Mekanisme Audit
6
MEKANISME AUDIT I. MISTERI AUDIT (15 menit) 1 Lakukan audit secara mistery dengan cara: Pura-pura 1. Observasi dari luar SPBU 2. Mengisi BBM 3. Masuk ke WC Point-point yang harus di nilai: Prosedure pelayanannya a.l.: 1. Perhatikan pakaian operator (apakah seragam semua) 2. Perhatikan penampilan operator 3. Perhatikan apakah semua operator melakukan 3 S (Senyum, S 4. Perhatikan apakah semua operator menunjuk angka nol pada 5. Perhatikan apakah semua operator mengucapkan terima kasih 6. Apakah Fill cap mobil ditempatkan diatas cap mobil 7. Pengaturan (guider) pada kendaraan yang masuk sedang beke 8. Perhatikan pelayanan di fasilitas pengisian Angin dan Air II.ADMINISTRASI AUDIT. (45 menit) 1. Lakukan audit secara checking (pemeriksaan) dokumen a. Check catatan stock harian: a. stock awal b. data penerimaan. b. Check catatan density harian/catatan kualitas 1. density awal (pagi hari) 2. Density penerimaan (catatan harus terisi bila ada penerimaan) c. Check folder DO truck tangki apakah tersedia dan di tata rapi (tiap jenis produk BBM dipisah fileny (periksa apakah DO terakhir sudah ditatat ke dalam catatan persediaan dan catatan densi d. Check catatan housekeeping a.l. housekeeping; 1. Kantor 2. Musholla 3. Wudhu 4. C-store (jika t 5. Musholla 6. Driveway 7. Taman 8. Hardware features ( Totem, Canopy, Product signa 9. Rambu-rambu dll. e. Check catatan perawatan pompa dan tank pompa tangki (DU & ST) 1. Setiap pompa mempunyai harus ada data perawatannya 2. Setiap Tangki mempunyai data perawatan f. Check catatan perbaikan kerusakan machine pompa (Breakdown Maintenance) Bandingkan dengan data perawatan pompa (dorong / hisap) g. Check Surat keterangan pelatihan penanggulangan pemadam kebakaran. Tanya apakah sudah semua terlatih jika "ya" minta surat keterangan jika "tidak" berapa h. Check Document & Mekanisme Keluhan Pelanggan Planel board keluhan diatas DU, kotak saran, log book keluhan pelanggan serta form kelu (display di pulau pompa) dan/ atau Dispenser unit Hal-hal yang harus diperhatikan: 1. apakah keluhan ditindaklanjuti 2. apakah form keluhan di masukkan di buku keluhan pelanggan. 3. apakah keluhan di selesaikan dalam tempo tidak lebih dari 48 jam 4. siapa yang menyelesaikan keluhan pelanggan tersebut. 5. perhatikan bagaimana hasil verifikasi, tindakan2 dan solusi yang dilakukan i. Check sertificate calibrasi (terra) dispenser units dan calibrasi bejana ukur 10 dan 20 liter Hal-hal yang harus diperhatikan: 1. Keutuhan segelnya 2. Kondisi mechine (bersih atau kotor) dan bejana ukur. 3. Perhatikan validasinya. IIICHECK QUANTITY AND QUALITY (30-60 menit) Periksa kelengkapan alat2 ukur al: Bejana ukur, Hydrometer, Thermometer, Tatakan Bejana, Dip stick, Pasta a. Ukur volume (tera) dengan bejana ukur 20 liter b. Ukur density dengan hydrometer yang standard dan suhu dengan thermometer least count 0.5 derajat c. Bandingkan selisih density @ 15 derajat hasil audit dengan density akhir @ 15 derajat pasca penerim (setelah 2 Jam dan telah jual lebih kurang 200 ltr. pasca pembongkaran pada penerimaan terakhir) d. Check segel dispenser unit dan perhatikan apakah ada bojoran dari sambungan pipa-pipanya (buka cap sekaligus perhatikan pelayanan disanaantara lain: 3 S, tawarin bantuan apa tidak, ucapan terimakasih pada pembeli dan struk pembelian. selisih penerimaan. 4. stock akhir 5.selisih operational pembongkaran 2 jam dan/ atau 200 liter pada penerimaan bbm terakhir setiap tangki timbun 200 liter pengisian BBM ke dalam reference density @ 15 degree pada checklist Q & Q check
-
Upload
mohamad-ilham -
Category
Documents
-
view
261 -
download
19
Transcript of Mekanisme Audit
MEKANISME AUDITI. MISTERI AUDIT (15 menit)
1 Lakukan audit secara mistery dengan cara: Pura-pura: 1. Observasi dari luar SPBU 2. Mengisi BBM
3. Masuk ke WC
Point-point yang harus di nilai:
Prosedure pelayanannya a.l.: 1. Perhatikan pakaian operator (apakah seragam semua) 2. Perhatikan penampilan operator 3. Perhatikan apakah semua operator melakukan 3 S (Senyum, Sapa and Salam) 4. Perhatikan apakah semua operator menunjuk angka nol pada konsumen 5. Perhatikan apakah semua operator mengucapkan terima kasih pada konsumen 6. Apakah Fill cap mobil ditempatkan diatas cap mobil 7. Pengaturan (guider) pada kendaraan yang masuk sedang bekerja jika tersedia 8. Perhatikan pelayanan di fasilitas pengisian Angin dan Air jika tersedia
II. ADMINISTRASI AUDIT. (45 menit)1. Lakukan audit secara checking (pemeriksaan) dokumen
a. Check catatan stock harian: a. stock awal b. data penerimaan.
b. Check catatan density harian/catatan kualitas
1. density awal (pagi hari)
2. Density penerimaan (catatan harus terisi bila ada penerimaan)
c. Check folder DO truck tangki apakah tersedia dan di tata rapi (tiap jenis produk BBM dipisah filenya)(periksa apakah DO terakhir sudah ditatat ke dalam catatan persediaan dan catatan density)
d. Check catatan housekeeping a.l. housekeeping; 1. Kantor 2. Musholla 3. Wudhu 4. C-store (jika tersedia)5. Musholla 6. Driveway 7. Taman 8. Hardware features ( Totem, Canopy, Product signage, Lisplang/ Facia) 9. Rambu-rambu dll.
e. Check catatan perawatan pompa dan tank pompa tangki (DU & ST)1. Setiap pompa mempunyai harus ada data perawatannya2. Setiap Tangki mempunyai data perawatan
f. Check catatan perbaikan kerusakan machine pompa (Breakdown Maintenance)Bandingkan dengan data perawatan pompa (dorong / hisap)
g. Check Surat keterangan pelatihan penanggulangan pemadam kebakaran. Tanya apakah sudah semua terlatih jika "ya" minta surat keterangan jika "tidak" berapa orang yang belum
h. Check Document & Mekanisme Keluhan Pelanggan Planel board keluhan diatas DU, kotak saran, log book keluhan pelanggan serta form keluhan disediakan (display di pulau pompa) dan/ atau Dispenser unit
Hal-hal yang harus diperhatikan:1. apakah keluhan ditindaklanjuti2. apakah form keluhan di masukkan di buku keluhan pelanggan.3. apakah keluhan di selesaikan dalam tempo tidak lebih dari 48 jam4. siapa yang menyelesaikan keluhan pelanggan tersebut.5. perhatikan bagaimana hasil verifikasi, tindakan2 dan solusi yang dilakukan
i. Check sertificate calibrasi (terra) dispenser units dan calibrasi bejana ukur 10 dan 20 literHal-hal yang harus diperhatikan:
1. Keutuhan segelnya2. Kondisi mechine (bersih atau kotor) dan bejana ukur.3. Perhatikan validasinya.
III. CHECK QUANTITY AND QUALITY (30-60 menit)Periksa kelengkapan alat2 ukur al: Bejana ukur, Hydrometer, Thermometer, Tatakan Bejana, Dip stick, Pasta air & minyak, dll.
a. Ukur volume (tera) dengan bejana ukur 20 literb. Ukur density dengan hydrometer yang standard dan suhu dengan thermometer least count 0.5 derajatc. Bandingkan selisih density @ 15 derajat hasil audit dengan density akhir @ 15 derajat pasca penerimaan
(setelah 2 Jam dan telah jual lebih kurang 200 ltr. pasca pembongkaran pada penerimaan terakhir)d. Check segel dispenser unit dan perhatikan apakah ada bojoran dari sambungan pipa-pipanya (buka cap machine DU)
4. Masuk ke C-store jika tersedia sekaligus perhatikan pelayanan disanaantara lain: 3 S, tawarin bantuan apa tidak, ucapan terimakasih pada pembeli dan struk pembelian.
1. Stock awal. 2. stock penerimaan 3. selisih penerimaan. 4. stock akhir 5.selisih operational
3. Density akhir yaitu pasca pembongkaran 2 jam dan/ atau 200 liter pada penerimaan bbm terakhir setiap tangki timbun
*Catat density akhir yaitu setelah 2 jam dan setelah jual lebih kurang 200 liter pengisian BBM ke dalam reference density @ 15 degree pada checklist Q & Q check
e. Check kadar air di dalam tangki timbun dengan menggunakan pasta air. sekaligus periksa kebersihan manhole Tangkif. Check sample atau contoh BBM dalam kaleng aluminium, disegel dan 2 X penerimaan terakhir pada tiap2 tangki ada samplenya
IV. KEGIATAN PEMOTRETAN DAN CHECK FITUR-FITUR LAINNYA (30 menit)1. Pemotretan yang wajib dilakukan
a. Foto Totem menagawali Pemotretan b. Foto rambu masuk SPBU c. Foto Format SPBU dari arah masuk (tampak tulisan Pertamina dan logo)d. Foto Format SPBU dari arah keluar (tampak tulisan pertamina dan logo)e. Foto format SPBU secara keseluruhan (view of gas station) dari luar SPBUf. Foto areal tangki timbun (tampak jlh tangki, filling point dan pavement (pelataran)g. Foto Dispenser Unit dan operator menghadap camera (operator tidak mengalingi nozzle) utamakan jika warna nozzle tdk sesuaih. Foto Driveway area dan Dispensing islandi. Foto View of Office dan furniturej. Foto Toilet (tampak bak sampah) dan daerah wudhu dan keset kakik. Foto facilitas-facilitas SPBU dan tanda-tandanya (Toko, ATM, Restauran, Bengkel dll)l. Foto product signagem. Foto generator (genset)n. Foto peringatan dilarang gunakan HP dan merokok dan matikan machine
2. Pemotretan lainnya sebagai pendukunga. Foto oil catcher, Oil sump (lubang pengisian)b. Foto taman dan lampu-lampu dalam kondisi menyala dan yang tidak berfungsi bila adac. Foto Grounding (Arde) dan kabel installasi jika ada yang tidak safety.d. Foto kekurangan-kekurangan dan kesalahan untuk mendukung bukti kekurangane. Foto Catatan Kualitas/ Density Terakhir masing-masing data tangki.(contoh Tangki 1, tangki 2, tangki 3 dst.)f. Foto Catatan Stock terakhirg. Foto Catatan Perawatan Mesin dan Catatan Perbaikan mesinh. Foto Catatan Checklist housekeeping terakhiri. Foto form-form keluhan pelanggan serta Log book keluhan pelangganj. Foto tanda dilarang masuk untuk mengahiri pemotretanl. Foto tabung pemadam 9 kg dan 60 kg termasuk lable validasi
LENGKAPI HASIL AUDIT dengan melengkapi checklist audit sebelum keluar dari SPBUa. Minta Pengawas tanda tangan ATTENDANCE SHEET
NB: . Usahakan foto jelas atau tidak buram.. Kalau Proses Audit sudah sore usahakan ambil foto terlebih dahulu supaya dapat hasil yang jelas. Foto-Foto tersebut diatas harus dikirim untuk memudahkan proses Editing hasil audit.
3
4
5
