Bab 23

Manajemen Persediaan Obat

Ringkasan

Bab ini membahas manajemen persediaan obat di toko tingkat pusat dan di toko-toko tingkat

regional atau kabupaten yang independen dari fasilitas prasarana kesehatan. Manajemen

perbekalan medis harus membantu pergerakan pasokan dari sumber ke pengguna semurah

dan dapat dipercaya sebisa mungkin, dan tanpa pemborosan yang signifikan atau pencurian.

Tujuan utama dari toko adalah untuk menerima, menjaga, dan pengiriman stok. Proses ini

dikendalikan oleh sistem kontrol persediaan, yang mungkin pengguna berbasis komputer.

Tujuan utama dari pengendalian persediaan adalah mengelola gerakan pengadaan dan saham.

Sistem ini juga harus dirancang untuk memberikan informasi untuk memantau kinerja.

Berikut ini adalah karakteristik dari operasi toko yang dikelola dengan baik:

- Toko harus dibagi menjadi zona yang menyediakan berbagai kondisi lingkungan dan derajat

keamanan.

- Harus ada zona yang tepat untuk memenuhi setiap item yang akan disimpan.

- Stok harus disimpan pada palet di lantai, di rak pallet, atau di rak-rak. Masing-masing

sistem membutuhkan jenis peralatan khusus penanganan.

-Sistem rumah tangga yang baik - pembersihan dan inspeksi, pembuangan saham kadaluarsa

dan rusak, dan pengelolaan keamanan harus dipelihara.

-Struktur manajemen harus didefinisikan secara jelas.

-Staf harus tepat memenuhi syarat, terlatih,disiplin,dan dihargai.

-Untuk meningkatkan efisiensi, staf harus memiliki kondisi kerja dan fasilitas yang baik.

23.1 Informasi untuk Pengendalian Persediaan

Tujuan dari manajemen perbekalan medis untuk melindungi barang-barang yang tersimpan

dari kerugian, kerusakan, pencurian, atau pemborosan dan untuk mengelola pergerakan

pasokan dari sumber ke pengguna dengan semurah mungkin. Penggunaan informasi yang

efektif adalah kunci untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Proses terpadu dikenal sebagai

pengendalian persediaan. Tujuan dari sistem pengendalian persediaan adalah untuk

memastikan bahwa sistem distribusi selalu berisi barang-barang yang tepat dalam jumlah

yang benar. Sebuah sistem yang sepenuhnya dikembangkan memiliki tiga komponen utama:

1. Sebuah sistem manajemen persediaan untuk mendapatkan barang yang tepat dan

untuk memantau pemasukan dan kualitas mereka (lihat Bab 15)

2. Sebuah sistem kontrol stok untuk memantau arus barang dalam sistem.

3. Sebuah sistem pemantauan kinerja untuk memeriksa bahwa sistem operasi secara

efektif.

Informasi ialah penting untuk manajemen (lihat bab 45). Mengumpulkan, mengolah, dan

menyebarluaskan informasi adalah mahal, tetapi biaya pengembangan dan pemeliharaan

sistem informasi harus seimbang terhadap biaya pengendalian persediaan yang tidak efektif

(lihat bab 15). Desain dari sistem informasi adalah penting, tetapi keberhasilannya tergantung

terutama pada staf yang terlatih, terorganisir, dan mengawasi.

Sistem manual versus sistem komputerisasi

Sistem informasi harus mencakup data tentang produk yang masuk dan keluar dari gudang,

produk dalam persediaan, produk pesanan, dan cara-cara untuk memantau pesanan dalam

saluran persediaan. Elemen kunci dari sistem ini adalah bentuk yang dirancang dengan baik

dan prosedur yang jelas.

Satu dekade yang lalu, sebagian besar sistem persediaan umum mengandalkan

sepenuhnya pada catatan persediaan manual, tapi selama beberapa tahun terakhir, banyak

program telah berubah ke sistem komputerisasi. Bahkan dengan komputerisasi, namun itu

adalah praktik yang baik untuk mempertahankan sistem manual, seperti kartu stok sebagai

cadangan. Ada kepercayaan bahwa komputerisasi memecahkan masalah pengendalian stok.

Ini tidak benar. Sebuah komputer bukanlah pengganti untuk staf terlatih; itu hanya alat

tambahan bagi mereka untuk menggunakan (lihat bab 46). Kedua sistem manual dan

komputerisasi melakukan tugas-tugas yang sama informasi fundamental pengolahan yaitu:

input data, penyimpanan data, pengolahan data, pengambilan data, dan penyebaran data.

Perbedaannya adalah bahwa sistem komputerisasi memungkinkan beberapa tugas yang harus

diselesaikan lebih cepat, akurat, ekonomis, dan fleksibel. Namun demikian, data yang masih

harus dimasukkan, dimanipulasi, dan diinterpretasikan oleh staf yang terampil dan

berpengetahuan luas.

Informasi pengadaan

Siklus pengadaan (bab 13-20) melibatkan toko perbekalan atau persediaan medis pada semua

tingkat sistem distribusi. Kegiatan ini dijelaskan dibawah ini.

Unit perbekalan medis memberikan unit pengadaan dengan daftar jenis dan jumlah

obat yang dibutuhkan. Setelah pemasok dipilih dan pesanan ditempatkan, unit pengadaan

menginformasikan Unit perbekalan medis tentang pemasok, harga satuan, jumlah pesanan,

tanggal perkiraan kedatangan pengiriman, dan informasi penting lainnya. Unit melacak

informasi mengenai status persediaan, pengiriman baru diterima dan dibawa ke saham, isu-

isu yang dibuat untuk fasilitas kesehatan, kadaluarsa obat, obat yang rusak, dan data audit

dari pemeriksaan stok fisik.

Unit perbekalan medis juga menyimpan trek dari masalah fasilitas kesehatan individu,

mencatat metode transportasi, waktu pengiriman, dan konfirmasi penerimaan dari unit

pengguna. Pelacakan ini harus menghasilkan informasi tentang nilai bulanan dan tahunan

total masalah, rincian produk tertentu, dan bagaimana alokasi anggaran yang digunakan.

Setelah pesanan telah ditempatkan, kemajuannya harus dipantau sampai yang diterima di

toko-toko pusat medis (CMS). Sebuah sistem monitoring yang baik memungkinkan untuk

memperkirakan waktu pengiriman realistis dan untuk memutuskan apakah perintah tambahan

atau keadaan darurat yang diperlukan.

Kedua sistem manual dan komputerisasi harus mengidentifikasi kejadian selama

periode waktu yang pasti, untuk memfasilitasi komunikasi dengan pemasok.

Tonggak penting waktu pengadaan adalah:

- tanggal awal pemesanan

- Tanggal penghargaan kepada pemasok (untuk tender)

- Surat informasi kredit

- Informasi dan tanggal pengiriman

- Kedatangan dipelabuhan

- Tanggal kliring pengiriman

- Tanggal laporan penerimaan

Sistem informasi pemasok yang efektif harus mencakup informasi umum tentang

pemasok dan produk, waktu yang pasti, tingkat manfaat, nilai beli, kualitas produk, metode

pembayaran, dan prakualifikasi berdasarkan praktek cara pembuatan yang baik. Informasi

tentang kinerja pemasok harus dikumpulkan sepanjang siklus pengadaan untuk membantu

dalam memilih pemasok berikutnya. Bab 16 membahas fitur dari sistem informasi pengadaan

secara lebih rinci.

Catatan Persediaan (Stok)

Catatan persediaan mengandung informasi tentang pemasok (supplier), pelanggan, harga,

kuitansi persediaan, masalah persediaan, kerugian stok, dan ketersediaan stok. Data ini

penting untuk distribusi perencanaan.

Harus ada catatan persediaan (manual atau komputerisasi) untuk setiap item

persediaan. Catatan stok mendokumentasikan semua transaksi yang berhubungan dengan

item. Ini mungkin berisi informasi tentang tingkat pemesanan ulang, menyusun ulang selang,

menyusun ulang kuantitas, waktu yang pasti, dan diperkirakan tingkat konsumsi. Banyak

toko juga menjaga kartu bin dengan masing-masing produk di tempat penyimpanan sebagai

duplikat catatan. Di beberapa toko, ini adalah catatan terbaru dan akurat dari keberlangsungan

persediaan.

Desain kartu stok dan kartu bin tergantung pada pilihan sistem pengendalian

persediaan. Untuk rincian mengenai desain, pemilihan, dan penggunaan berbagai jenis sistem

pengendalian persediaan, lihat Bab 15; contoh catatan kartu stok dan kartu bin disediakan

dalam Lampiran 23.1 dan 23.2.

Ketika pengiriman obat diterima di CMS, itu diperiksa untuk memastikan bahwa

memenuhi spesifikasi dalam kontrak pemasokan. Jika pengiriman memuaskan, bagian

penerimaan gudang menghasilkan laporan penerimaan (lihat Lampiran 23.3). Laporan ini

membawa berakhirnya jangka waktu pengadaan.

Fasilitas kesehatan individu adalah pengguna akhir pasokan medis. Hal ini penting

demi memelihara informasi dari prasarana kesehatan untuk memantau konsumsi,

memperkirakan kebutuhan obat, dan membuat keputusan manajemen lainnya. Banyak sistem

informasi toko medis juga menjaga terus informasi umum tentang lokasi fasilitas, status

fasilitas, penduduk yang dilayani, metode distribusi, jadwal pengiriman, nilai masalah, dan

pemanfaatan anggaran kedepan.

Pemantauan dan pelaporan Kinerja

Pencatatan dan sistem pelaporan harus dirancang untuk membuat kumpulan data pemantauan

rutin dengan sesederhana mungkin (lihat Chapter 36). Catatan stok (persediaan) adalah

sumber informasi penting tentang cara sistem distribusi dikelola secara efektif. Mereka

memberikan bukti rinci tentang bagaimana produk mengalir melalui sistem dan dapat

digunakan untuk mengidentifikasi di mana masalah yang terjadi sehingga tindakan korektif

dapat diambil. Laporan berkala pada persediaan dan status pesanan, seperti yang dijelaskan

dalam Bab 15, harus disiapkan oleh toko medis dan dikirim ke departemen kesehatan, gudang

tingkat yang lebih rendah, dan fasilitas kesehatan.

Komunikasi

Toko perbekalan medis harus menjaga komunikasi yang efektif dengan pemasok, dengan

gudang dan prasarana kesehatan tingkat yang lebih rendah, dan pelayanan asuransi kesehatan.

Pertemuan atau rapat secara berkala dengan staf penyedia layanan dapat membantu

memastikan komunikasi yang baik dan sistem pemasokan yang lebih efektif.

23.2 Alur dan dokumen kerja stok

Stok , dan dokumen yang menyertainya, harus mengalir melalui gudang secara tertib.

Ada enam tahap untuk proses ini:

1. Menerima. Barang tiba di ruang penerima dan diperiksa dan dimasukkan ke dalam

sistem catatan stok. Laporan penerimaan dipersiapkan.

2. Penyimpanan. Barang diterima dipindahkan ke tempat alokasi penyimpanan di dalam

gudang, di mana mereka disimpan pada pesanan pertama masuk / pertama keluar

(FIFO) atau pertama-kadaluwarsa / pertama-keluar (FEFO).

3. Alokasi stok (persediaan). Dalam sebagian besar toko medis, manajer menentukan

apakah iya atau tidak untuk mengalokasikan jumlah yang lengkap diminta ketika

permintaan diterima. Keputusan tergantung pada status stok dan penelaahan atas pola

konsumsi fasilitas (dan, dalam beberapa kasus, status anggaran).

4. Jemputan pesanan. Daftar jemput pesanan disiapkan (yang mungkin berupa

permintaan asli dan bukan daftar terpisah). Pekerja menggunakan daftar ini untuk

mengidentifikasi dan mengumpulkan item yang dialokasikan dari gudang.

5. Pemasangan pesanan. Pesanan individu dirakit dan diperiksa di daerah kemasan.

Mereka kemudian dikemas untuk pengiriman dan dokumentasi pengiriman disiapkan.

6. Keberangkatan dan pengiriman. Barang yang dikemas dimuat ke transportasi dan

dikirim, disertai dengan dokumentasi yang diperlukan, termasuk daftar catatan

kemasan semua item dan kuantitas. Idealnya, faktur satuan biaya narkoba dan nilai

total harus menemani pengiriman. Catatan pengiriman diperiksa ketika kendaraan

kembali. Jika kesalahan atau kerusakan telah dilaporkan, tindakan yang tepat harus

dilakukan.

Jumlah stok fisik formal dan informal harus diambil rutin untuk memastikan stok

yang sedang ditangani dengan benar dan kerugian dan ketidakakuratan itu yang benar

diperhitungkan.

Penerimaan stok

Impor dan kliring pelabuhan dijelaskan dalam Bab 22. Prosedur yang diuraikan di sini

mengasumsikan bahwa tugas ini dilakukan oleh unit impor pada CMS. Port kliring mungkin,

namun, dikontrak untuk agen kliring atau membuat tanggung jawab pemasok. Dalam kasus

tersebut, barang diserahkan langsung ke CMS atau dikumpulkan dari gudang agen. tanggung

jawab akhir untuk inspetions tetap dengan CMS.

Dengan pengecualian item penjualan lokal, beberapa salinan dokumen pengiriman

pemasok dan faktur pemasok harus diterima oleh CMS sebelum persediaan tiba di pelabuhan

masuk. Informasi ini dicatat pada formulir panduan atau komputerisasi untuk melacak setiap

pesanan pembelian. Selain itu, unit impor harus mencatat informasi kedatangan. penasehat ini

dijepitkan pesanan pembelian dalam file pemasok untuk menunggu kedatangan kiriman.

Ketika pemberitahuan kedatangan kiriman ini di pelabuhan diterima, perlu untuk

lembar dokumen tertentu dilengkapi. Seringkali itu penting untuk mengatur pengeluaran dari

pengiriman.

Kontainer diperiksa terhadap dokumen pengiriman pemasok. Bagian pertama dari

laporan penerimaan selesai (Lampiran 23.3). Setiap kerusakan jelas dan/atau kasus hilang

pengiriman dicatat dan dilaporkan kepada otoritas pelabuhan dan petugas bea cukai.

Ketika kiriman tiba di area gudang menerima, isinya harus dikarantina sampai mereka

telah diperiksa (Gambar 23.1). Petugas penerimaan secara sistematis memeriksa kasus dan

isinya terhadap faktur pemasok. Perbedaan, variasi, dan kerusakan dicatat pada faktur.

Sebuah pemeriksaan cepat dan menyeluruh berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan adalah

penting untuk jaminan kualitas dan sebagai prekursor untuk setiap klaim asuransi. Gambar

23.2 adalah daftar kriteria pemeriksaan sampel.

Faktur dijelaskan ditandatangani dan diberi tanggal oleh anggota staf senior.

Pengamatan dirangkum pada bagian kedua dari laporan penerimaan.

Salah satu salinan laporan penerimaan diisi sesuai dengan jumlah pesanan pembelian

untuk yang sesuai. Salinan lain dan faktur pemasok dijelaskan ini dilewatkan ke bagian

kontrol stok. Dalam beberapa gudang, salinan terpisah diberikan ke departemen keuangan.

Item kemudian dimasukkan pada kartu catatan stok masing-masing (Lampiran 23.1).

Stok kepemilikan total baru dihitung, serta biaya rata-rata per unit untuk setiap item. Jika

sistem komputerisasi yang digunakan, penerimaan dimasukkan ke dalam sistem seperti yang

ditentukan dalam perangkat lunak manual.

Penyimpanan Stok

Setelah stok yang masuk telah diperiksa dan disetujui, itu resmi dirilis dari daerah penerima

dan pindah ke gudang untuk disimpan di zona yang sesuai. Stok persediaan baru dapat

disimpan pada lantai palet, rak pallet, atau rak. Jika sistem lokasi cairan atau setengah cair

yang digunakan ( lihat Bagian 23.4), lokasi yang tepat dari setiap item harus dicatat. Jika

sistem kartu bin sedang digunakan, penerimaan harus dimasukkan pada kartu bin ketika

barang dipindahkan ke tempat penyimpanan.

Kontrol Stok Menggunakan Sistem FIFO dan FEFO

Untuk menghindari penumpukan stok kadaluarsa dan usang, item harus disimpan dan

dikeluarkan pada dasar FIFO atau FEFO, sesuai dengan pedoman berikut.

Sistem kontrol stok harus mencatat tanggal kadaluwarsa dan tanggal penerimaan.

Stok harus disimpan sehingga awal berakhir, atau batch pertama disampaikan diambil dan

dikeluarkan pertama. Ketika jumlah kecil yang terlibat, ini dapat dicapai dengan

menempatkan stok baru yang diterima di belakang rak belakang stok yang ada. Ketika jumlah

yang lebih besar yang terlibat misalnya, beberapa beban pallet - item baru yang diterima

dapat ditempatkan pada tingkat atas dari rak pallet. Mereka tetap di sana sampai stok yang

lebih lama telah dikeluarkan. Stok yang dijemput dijaga dalam posisi yang dapat terakses,

diasumsikan bahwa pesanan dijemput dengan dalam jumlah yang relatif kecil. Di gudang

dimana seluruh beban pallet didistribusikan untuk distribusi ke tingkat yang lebih rendah, ini

adalah kurang perhatian, karena mesin pengangku atau tranportasi yang digunakan.

Stok baru tiba kadang-kadang memiliki tanggal kadaluwarsa lebih awal dari batch

yang diterima sebelumnya dari item yang sama. Jika sistem FEFO digunakan, stok ini harus

"dipromosikan" sehingga dikeluarkan sebelum kemudian stok berakhir. Hal ini sangat

penting dengan produk yang memiliki masa hidup yang pendek, seperti vaksin.

Perhatikan bahwa sistem pergantian stok dapat ditentukan oleh skema kenaikan harga,

apakah obat yang dijual kepada klien. Jika harga dilakukan secara FIFO, sistem ini juga harus

digunakan untuk manajemen stok, kecuali ketika stok persediaan baru akan berakhir dapat

digunakan sebelum pergantian FIFO.

Alokasi Pesanan

Di bawah sistem tarikan distribusi, toko-tingkat yang lebih rendah dan fasilitas kesehatan

mengajukan permintaan atau permintaan resmi untuk persediaan. Dalam sebagian besar toko

perbekalan medis, pejabat yang ditunjuk bertanggung jawab untuk mengkaji permintaan

resmi dan mengalokasikan stok berdasarkan tingkat persediaan di prasarana kesehatan yang

meminta dan di gudang penerbitan dan konsumsi masa lalu oleh fasilitas. Fasilitas meminta

mungkin memiliki anggaran yang telah dipertimbangkan dalam membuat alokasi. Setelah

alokasi dibuat, agar dapat dipilih.

Memilih pesanan

Jumlah yang dialokasikan dari daftar pilih pesanan. Daftar ini akan diteruskan ke pemilik

toko. Dalam sebuah toko besar - terutama yang menggunakan sistem lokasi cairan (lihat

Bagian 23.4) - daftar harus menentukan posisi yang tepat dari item yang akan dipilih. Dalam

sebuah toko kecil, penjaga toko mungkin tahu di mana segala sesuatunya. item yang terdaftar

diambil dari saham di FIFO ketat atau perintah FEFO dan diangkut ke area packing, di mana

pesanan pemasangan berlangsung. Jika kartu bin digunakan, stok yang diterbitkan harus

dicatat pada kartu bin karena ditarik dari tempat penyimpanan.

Gambar 23.2 Checklist Inspeksi untuk Penerimaan Obat

Semua Pengiriman

Bandingkan barang dengan faktur pemasok dan pesanan pembelian asli atau kontrak. Catat

pada laporan penerimaan. Periksa BAHWA:

jumlah kontainer yang disampaikan adalah benar

jumlah paket di setiap kontainer benar

kuantitas di setiap paket yang benar

obat benar (jangan bingung nama generik dan nama merek)

bentuk sediaan benar (tablet, cair, bentuk lainnya)

kekuatan benar (miligram, konsentrasi persen, pengukuran lain)

pengidentifikasi khusus yang hadir, jika diperlukan (pasal kode, pelayanan cap kesehatan,

kode lain)

tidak ada bukti terlihat kerusakan (menjelaskan)

Mengambil sampel untuk pengujian (jika prapenerimaan penerimaan sampel adalah prosedur

standar).

Tablet

Untuk setiap pengiriman, tablet obat dan dosis yang sama harus konsisten. PERIKSA bahwa:

Tablet identik dalam ukuran

tablet yang identik dalam bentuk

tablet identik dalam warna (naungan warna dapat bervariasi dari batch ke batch)

tanda tablet identik (scoring, huruf, penomoran)

Tidak ada cacat (memeriksa tempat, lubang, chip, istirahat, tepitidak rata, retak,

tertanam atau benda asing yang patuh, lengket)

Tidak ada bau ketika botol disegel dibuka (kecuali untuk tablet rasa dan mereka

dengan bahan aktif biasanya memiliki bau yang khas)

Tidak ada bau setelah tablet telah terkena udara ruangan selama dua puluh sampai

tiga puluh menit.

Kapsul

Untuk setiap pengiriman, kapsul obat dan dosis yang sama harus konsisten. Check BAHWA:

kapsul identik dalam ukuran

kapsul identik dalam bentuk

kapsul identik dalam warna (naungan warna dapat bervariasi dari batch ke batch)

tanda kapsul identik

tidak ada cacat (memeriksa lubang, lubang, chip, istirahat, tepi tidak rata, retak, tertanam

atau patuh benda asing, lengket)

tidak ada kapsul kosong

tidak ada kapsul terbuka atau rusak

Parenteral

Parenteral adalah semua produk untuk injeksi (IV cairan, ampul, padatan kering untuk

pemulihan, suspensi untuk injeksi). Periksa BAHWA:

solusi atau larutan yang jelas (solusi harus bebas dari partikel larut, dalam batas-batas yang

diijinkan)

padatan kering untuk digunakan dalam suntikan sepenuhnya bebas dari partikel asing

terlihat

tidak ada wadah bocor (botol, ampul)

Pengumpulan Pesanan

Pada lokasi pengiriman, pesanan disusun sesuai urutan yang tertera pada formulir

permintaan (Annex 23.4). Pesanan kemudian dilakukan pengecekan kembali oleh petugas

pengiriman sebelum barang – barang dikemas, disegel, dan dilabel untuk dikirimkan.

Beberapa barang, seperti vaksin, membutuhkan penanganan dan pengemasan khusus.

Pengiriman Pesanan

Dengan sistem pengiriman in-house, permintaan secara umum didistribusikan menurut

jadwal pengiriman tetap. Petugas pengriman, melengkapi surat pengiriman (Annex 23.5).

surat pengiriman berisi jumlah dan jenis barang yang dikirim. Konten spesifik tidak

dijelaskan kecuali barang – barang membutuhkan penanganan khusus, seperti vaksin, barang

yang mudah rusak atau berkurang seperti bulk germicides, dan tangki gas medis. Surat

pengiriman ditandatangani oleh supir, yang membawa dua salinan, bersama dua salinan

faktur atau formulir pengiriman yang telah dilengkapi. Salinan ketiga dimasukkan ke dalam

buku dokumen pengiriman, yang dikelola oleh petuga pengiriman.

Ketika pengiriman sampai pada tempat penerimaan, supir dan petugas tempat

penerimaan menghitung dan memriksan container. Barang yang rusak dan hilang dicatat pada

surat pengiriman. Petugas penerimaan dan supir menandatangani kedua salinan yang dibawa

oleh supir; masing – masing pada setiap salinan. Idelanya, paket yang diterima harus dibuka

dan diverifikasi kesesuaiannya terhadap dengan permintaan dihadapan supir. Namun, karena

batasan waktu, meskipun, ini tidak selalu mungkin.

Surat pengiriman yang telah ditandatangani menyatakan bahwa supir telah dengan

aman mengirimkan pesanan. Toko penerima menyerahkan dua salinan formulir permintaan

yang telah lengkap. Satu ditandatangani dan ditandai dan dikembalikan ke toko pengirim.

Jika ada perbedaan antara barang yang dikirim dengan formulir permintaan dilaporkan pada

formulir tersebut, dan lakukan pemeriksaan.

Supir mengembalikan salinan surat pengriman yang ditandatangani ke petugas

persediaan, yang menandatangani dan menandai dan juga menandatangani dan menandai

salinan permanen dalam buku dokumen pengiriman.

Beberapa sistem pesanan mengharuskan penerima mengirimkan pemebritahuan tertulis

penerimaan. Seperti kasus – kasus, penerima harus mengirimkan salinan permintaan yang

lengkap yang ditandatangani ke CMS (Central Medical Store) sebelum tanggal permintaan

selanjutnya. Tanggal pengembalian dimasukkan ke dalam daftar permintaan resmi (Annex

23.6). Jika penerima tidak menyertakan salinan “bukti penerimaan”, toko/gudang penyedia

menolak untuk memenuhi permintaan. Salinan dimasukkan dalam file permintaan individu

berdasarkan tanggal. Jika setiap perbedaan telah dicatat dan kemudian diverifikasi semua

catatan yang relevan, termasuk kartu persediaan, harus disesuaikan. Semua catatan dilakukan

secara komputerisasi, dengan file salinan yang dikelola.

Stock Opname

Kartu bin (Annex 23.2) dan kartu catatan stock (Annex 23.1) dan/atau file computer

memberikan catatan terus menerus setiap barang pesanan distock. Salinan pesanan pembelian

dan salinan faktur pemasok yang diverifikasi digunakan untuk mendokumentasikan

penambahan persediaan.

Unit penyimpanan medis harus secara regular menghitung stock yang ada untuk

memeriksan bahwa stock penjagaan pada catatan persediaan perpetual adalah benar.

Pemerintah atau kantor audit toko harus secara berkala menyatakan bahwa transaksi dicatat

dan total bersih akurat. Latihan audit ini dilakukan dengan memeriksa pengadaan dan

permintaan resmi dan diverifikasi dengan penghitungan jumlah stock fisik. Siklus

penghitungan lebih mudah untuk mengatur dan lebih mungkin untuk memungkinkan

rekonsiliasi perbedaan antara catata dan stok fisik.

Stock aktif dan aman di semua lokasi harus dihitung sesuai jadwal dan dibandingkan

dengan jumlah pada masing – masing kartu. Verifikasi persediaan, pada setiap lokasi dimana

pesanan – pesanan distock, harus direncanakan untuk:

Membuat prosedur dan peraturan yang dirancang untuk mencegah kerugian dan

pemborosan

Memastiakn bahwa keamanan yang ditentukan adekuat

Memberikan formulir tambahan evaluasi yang mengungkapkan kecacatan dalam

sistem pergudangan

Memberikan evaluasi berkala kondisi penyimpanan dan kecukupan fasilitas

penyimpanan, tata letak dan pengaturan stok

Mengidentifikasi surplus, kadaluarsa, dan stok yang tidak terpakai atau rusak.

23.3 Pengaturan tata letak stok dalam toko

Obat – obat dan perlengkapan medis penting harus diletakkan pada bagian toko dengan

kombinasi suhu dan keamanan yang sesuai/tepat. Proses pengaturan tatal letak awal

merupakan dasar yang paling penting dalam penyusunan pesanan. Wilayah/tata letak dapat

berupa bangunan atau raungan terpisah, lemari terkunci, kulkas, freezer atau raungan dingin.

Gambar 23.3 menunjukkan beberapa kemungkinan kombinasi dan ilustrasi bagaimana barang

– barang diklasifikasikan menurut penyimpanan yang diperlukannya. Kemudian,

pengklasifikasian barang “2B” pada skema tersebut disimpan pada suhu 15° - (25-30°C) pada

toko.

Hal ini penting untuk mengikuti instruksi penyimpanan yang ditetapkan pembuat

produk selama mungkin. Jika tidak memungkinkan, produk harus dijaga pada kondisi yang

paling cocok yang tersedia dan digunakan secepat mungkin. Pembuat produk harus

menyatakan sebelum melanggar kondisi penyimpanan yang disarankan untuk menentukan

berapa lama produk akan tetap aman dan efektif di bawah kondisi penyimpanan yang

sebenarnya.

Jika tidak terdapat instruksi penyimpanan khusus “kondisi penyimpanan normal”

digunakan. Kondisi penyimpanan normal untuk obat – obat didefinisikan sebagai

“penyimpanan pada tempat kering, ventilasi baik pada suhu +15° - +25°C, atau, bergantung

pada kondisi iklim, sampai +30°C (WHO, 1990). Setiap wilayah/zona penyimpanan harus

setidaknya memiliki satu termometer dan suhu harus dicatat perhari saat waktu terpanas pada

hari tersebut.

Penyimpanan pada suhu ruangan yang tidak terkontrol

Banyak produk yang dapat dengan aman disimpan pada suhu ruangan yang tidak

terkontrol. Namun, suhu pada bagian atas toko dapat mencapai 40°C pada iklim panas. Pada

iklim dingin, suhu akan turun di bawah titik beku di toko-toko tanpa pemanas. Suhu ekstrem

mungkin dapat menyebabkan kerusakan beberapa barang.

Penyimpanan pada suhu dan kelembapan terkontrol

Pada iklim panas, dibutuhkan untuk menyimpan banyak barang pada ruangan berAC.

Pada iklim lembab, dehumidifiers digunakan untuk mencegah hilangnya kelembapan. Pada

iklim dingin, penyimpanan dengan kondisi hangat dibutuhkan untuk produk – produk yang

rusak karena beku (tidak stabil dibawah titik beku).

Penyimpanan dingin

Potensi vaksin, sera, kit tes, dan banyak barang lainnya yang bergantung pada

penyimpanan yang dingin. Vaksin, secara khusus harus dijaga suhunya dari saat pembuatan

sampai saat penggunaan.

Permasalahan/kerusakan cold-chain merupakan penyebab tersering dari masalah pada

program imunisasi. Program imunisasi besar – besaran WHO memberikan penasehat

komprehensif tentang merancang dan menerapkan cold-chain. Gambar 23.4 menunjukkan

peralatan yang diperlukan untuk menerapkan efektif cold-chain.

Penyimpanan vaksin nasional dan regional harus dilengkapi dengan generator yang

standby; idelanya wilayah penyimpanan vaksin harus memilikinya. Memiliki backup

memastikan bahwa vaksin dan produk lainnya terlindungi dalam hal kegagalan daya.

Penyimpanan yang aman

Narkotik dan bahan lain yang perlu dikontrol harus dijaga/disimpan pada ruangan yang

aman. Idealnya, ruangan tersebut memiliki lampu peringatan merah atau sirine peringatan

yang akan aktif ketika pintu dibuka haru tetap dekat dengan penyimpanan/toko. Kunci

penyimpanan yang aman harus disimpan/dijaga pada ruangan yang aman.

Untuk masuk kedalam ruang penyimpanan tersebut harus dikontrol. Tidak lebih dari

dua pegawai yang ditetapkan yang boleh mengakses ruangan tersebut. Secara tipikal, yang

boleh mengakses ruangan tersebut yaitu, direktur ruang penyimpanan, apoteker yang paling

senior atau pegawai toko yang paling senior. Perhatian yang sama mungkin diperlukan untuk

obat – obat nonnarkotik yang sering hilang/dicuri.

Zat yang mudah terbakar

Zat yang mudah terbakar seperti alkohol dan eter, harus disimpan pada ruangan atau

bagunan khusus. Bangunan terpisah adalah penyimpanan yang terbaik karena sangat

mengurangi resiko kebakaran menyebar ke toko/penyimpanan utama. Tempat penyimpanan

zat yang mudah terbakar harus memiliki ventilasi yang baik dan antiapi. Dilengkapi dengan

tulisan “Mudah terbakar” yang diletakkan pada bagian dinding atau atap.

Bahan bakar tidak boleh disimpan di atau dekat penyimpanan medis. Tangki bahan

bakar harus disimpang di dalam suatu ruangan yang dikunci untuk mencegah pencurian.

Harus ada tembok rendah disekitar tangki. Area tertutup harus cukup untuk menahan volume

total bahan bakar yang disimpan; untuk memastikan bahan bakar yang terkandung jika ada

tumpahan besar. Jika terjadi kebakaran, resiko penyebaran akan berkurang.

23.4 Lokasi stock dalam zona

Dalam zona/wilayah, stock mungkin ditempatkan pada lokasi tetap, lokasi cair, atau

semicair. Sistem lokasi tetap, merupakan sistem lokasi penyimpanan yang paling sederhana

untuk mengatur, karena setiap barang stock selalu disimpan pada tempat yang sama. Sistem

penyimpanan fluida membutuhkan manajemen stok yang canggih, karena lokasi setiap

barang stock berbeda setiap waktu. Sistem semifluida merupakan kombinasi pola kedua

sistem.

Lokasi tetap

Pada sistem lokasi tetap, setiap barang stok dialokasikan untuk rak tertentu, pallet

packing atau area lantai. Sistem lokasi tetap seperti rumah dimana setiap anggota keluarga

memiliki ruangannya sendiri. Ruangan kosong seseorang tidak dirumah.

Agar sistem lokasi tetap berjalan dengan baik, tempat penyimpanan/gudang harus

memiliki luas yang cukup untuk mengakomodasikan tingkat kemungkinan maksimum stok

setiap waktu, termasuk keamanan stok. ketika stok digunakan, lokasi penyimpanan kosong

dan dibiarkan kosong sampai pengiriman barang baru diterima.

Dengan sistem lokasi tetap, pengaturan/administrasi stok relatif lebih mudah. Barang –

barang akan selalu mudah untuk ditemukan pada tempat yang sama. Namun, sistem ini

memiliki kelemahan, yaitu:

Sistem lokasi tetap tidak fleksibel. Jika terjadi perubahan dalam jumlah pesanan atau

perubahan dalam pengemasan/pengaturan, lokasi yang ditetapkan menjadi terlalu

besar atau terlalu kecil.

Jika barang baru dipesan,kemungkinan tidak ada tempat untuk barang tersebut untuk

disimpan

Pencurian mungkin meningkat karena semua pegawai gudang mengenal lokasi

barang – brang berharga

Ruang penyimpanan mungkin sia-sia, karena pada waktu itu sebagian besar kosong

Lokasi fluida

Pada sistem lokasi fluida, gudang dibagi menjadi dua lokasi yang ditandai. Setiap

lokasi diberi kode. Masing – masing barang disimpan disetiap ruang yang tersedia pada

waktu penngiriman datang. Sistem lokasi fluida seperti hotel. Ruangan digunakan hanya

ketika ada tamu yang datang.

Sistem lokasi fluida menggunakan ruangan yang tersedia dengan efisien, tetapi ini

membutuhkan administrasi stok yang canggih. Penggalaman menunjukkan bahwa

penyimpanan menggunakan sistem lokasi fluida dapat menghemat ruangan 20 – 25% lebih

kecil daripada menggunakan sistem lokasi tetap. Administrasi sistem lokasi bekerja

mengikuti:

Unit pengadaan memberikan informasi tentang jenis, volume, dan berat barang

yang sampai.

Pemilik gudang/toko memperkirakan lokasi mana yang akan kosong ketika stok

baru sampai dan memilih lokasi yang cocok. Data ini dicatat dalam sistem

kontrol stok.

Jika ruang tidak cukup tersedia, barang lainnya dapat dipindahkan untuk

mendapatkan lebih banyak ruang.

Catatan lokasi pengendalian stok diperbarui.

Sistem lokasi fluida memerlukan sistem klasifikasi yang mengalokasikan kode unik untuk

setiap stok barang. Juga, stok dicatat untuk setiap batch dari setiap barang harus selalu dicatat

lokasi fisik barang tersebut di dalam gudang. Pada sistem lokasi fluida, batch – batch yang

berbeda dari barang tertentu disimpan pada beberapa tempat yang berbeda. Sebagai contoh,

jika barang nomor 150-050-48 adalah amoksisilin 500 mg, 150-050-48; B1-B menjadi batch

produk yang disimpan pada lorong/bagian B, baris 1, kolom B dan 150-050-48: C2-B

merupakan batch lain pada lorong/bagian C, baris 2, kolom B.

Lokasi semifluid

Sistem lokasi semifluid merupakan kombinasi dua sistem sebelumnya. Sistem ini

seperti hotel yang memiliki tamu regular. Tamu regular selalu diberikan raungan yang sama.

Tamua kasual diberikan ruangan mana saja yang tersedia.

Pada sistem semifluid, Setiap barang ditentukan beberapa ruang tetap untuk memilih

stok. Ketika pesanan disiapkan, staff pemilih pesanan tahu dimana harus mendapatkan setiap

barang. Sisa dari toko/gudang diisi dengan prinsip lokasi fluida. Ketika pengambilan stok

berjalan lama, lokasi tetap yang mengisi kembali lokasi fluida.

Sistem lokasi semifluid tidak memiliki ruang seefisien sistem lokasi fluida. Namun,

pemilihan stok disimpan pada ketinggian yang nyaman, dan menghilangkan kebutuhan untuk

penanganan mekanis selama pengambilan pesanan pada gudang yang masalah dalam jumlah

yang relatif kecil.

Pola lainnya, pemilihan stok selalu diletakkan/dijaga pada tempat yang sama. Tidak seperti

sistem lokasi tetap, meskipun, resiko yang lebih kecil perubahan kebutuhan akan

mengganggu sistem. Jika permintaan meningkat untuk item tertentu, pemilihan stok dapat

diisi ulang lebih sering. Seperti produk yang baru diperkenalkan, hal ini memungkinkan

untuk membagi pemilihan baris untuk memberikan ruang yang cukup.

23.5 Klasifikasi Stock

Item harus jelas diatur dalam masing-masing zona toko. ini membuat kontrol stok,

inventarisasi, dan ketertiban memilih lebih mudah.

Di toko-toko yang menggunakan prinsip lokasi yang tetap, barang dapat diatur secara

fisik di salah satu dari tujuh cara:

kategori terapeutik atau farmakologis

indikasi klinis

Sesuai abjad

Tingkat penggunaan

bentuk sediaan

bin acak

Kode komoditas

Dalam sistem lokasi cairan, organisasi yang jelas dan identifikasi produk yang unik

benar-benar penting untuk keberhasilan sistem. Jika tidak, item akan hilang. Pemberian kode

dengan salah satu dari empat metode pertama kurang cocok untuk sistem lokasi cairan,

karena posisi item saham tertentu akan bervariasi dari waktu ke waktu. Misalnya, jika

antipiretik yang dibagikan secara acak sekitar toko dalam sistem lokasi cairan, itu tidak layak

untuk mengatur toko atas dasar kelas terapi.

Namun, kelas terapi atau farmakologis, indikasi klinis, urutan abjad, dan klasifikasi

berdasarkan tingkat penggunaan masih dapat digunakan sebagai cara mengatur catatan

saham, sistem apa pun lokasi saham yang digunakan. Salah satu keuntungan dari sistem

kontrol stok komputerisasi adalah bahwa rekaman bisa disimpan dalam berbagai cara untuk

tujuan manajemen yang berbeda, misalnya, menurut kelas terapi dan juga dalam urutan abjad.

Terapeutik atau Farmakologi Kategori

klasifikasi terapeutik atau farmakologis mungkin merupakan cara yang efektif untuk

mengorganisir obat di toko-toko kecil dan di apotik fasilitas klinik kecil di mana pemilik toko

juga sebagai dispenser. Ini bukan keuntungan di toko-toko yang lebih besar

Indikasi klinis

Sebuah sistem yang didasarkan pada indikasi klinis mirip dengan kategori terapi dan

mungkin lebih mudah di gudang kecil. Semua antihipertensi bersama-sama, seperti semua

obat antidiabetik atau obat lain dengan indikasi klinis umum. Satu masalah adalah bahwa

banyak obat memiliki beberapa indikasi klinis. Oleh karena itu sebuah sistem indikasi klinis

memerlukan tingkat pengetahuan profesional yang staf toko tidak mungkin memiliki. Jika

staf memperoleh pengetahuan ini, pencurian dapat menjadi masalah.

Sesuai abjad

Urutan abjad (dengan nama generik) juga menarik di toko-toko perangkat yang menyimpan

sejumlah kecil item. Namun, setiap perubahan dalam daftar nasional obat (esensial) atau

dalam daftar tingkat obat yang digunaan membutuhkan reorganisasi toko sendiri dan sistem

administrasi efek. Metode ini mungkin tidak mengakibatkan penggunaan optimal dari ruang

yang tersedia.

Tingkat Penggunaan

Dalam sistem tingkat obat yang digunakan, produk yang digunakan hanya satu tingkat dari

fasilitas disimpan bersama-sama. Penyimpanan sesuai dengan tingkat penggunaan adalah

cara yang jelas mengatur kit obat dan peralatan kit di toko-tingkat yang lebih tinggi. Ini

bukan metode praktis untuk mengorganisir item individual. Cemara, ruang penyimpanan

lebih diperlukan karena banyak barang yang biasa digunakan muncul di lebih dari satu

tingkat. Kedua, distribusi pada FIFO atau dasar FEFO menjadi lebih sulit untuk dicapai.

Ketiga, salah satu methodes lain dari organisasi yang dibutuhkan dalam setiap tingkat

penggunaan untuk menghindari kekacauan.

Formulir dosis

Sebuah sistem yang didasarkan pada bentuk sediaan yang umum digunakan di gudang kecil.

Tablet dan kapsul disimpan bersama-sama, dengan wilayah yang terpisah untuk lisan cairan,

suntikan, krim dan salep, dan cairan topikal. Dalam setiap wilayah dosis-bentuk, produk

dapat disimpan dalam, cairan, atau cara tetap setengah cair dan terorganisir lebih lanjut oleh

salah satu sistem lain yang dijelaskan dalam bagian ini. Keuntungan utama adalah bahwa

bentuk-bentuk yang mudah untuk mengenali saat menerima barang dan sistem ini

memungkinkan penggunaan optimal ruang.

Bin acak

Bin acak adalah ruang penyimpanan yang unik diidentifikasi oleh kode. Misalnya, unit rak

dapat dibagi secara vertikal dan horizontal ke dalam sel, masing-masing dengan kode lokasi

yang unik. Sebuah unit rak mungkin berlabel "b", itu adalah bay "B1" dan "B2", dan itu

adalah rak "A" "B" dan "C". Sebuah sel yang unik akan diidentifikasi, misalnya, sebagai B1-

B (gambar 23.5). sel ini disebut bin.

Metode penyimpanan bin acak dapat menggabungkan methodes dijelaskan di atas.

Misalnya, item ditempatkan abjad dalam klasifikasi terapi. nama generik digunakan di

seluruh. Jika ada lebih dari satu merek persiapan obat generik yang sama, semua disimpan

dalam bin untuk jenis itu.

Kode komoditas

Komoditas coding adalah sistem organisasi yang abstrak. Ini menawarkan fleksibilitas

maksimum dan dapat digunakan sama baiknya di toko-toko kecil dan besar.

Sistem ini didasarkan pada combinde kode artikel unik dengan kode lokasi yang unik.

Contoh kode artikel termasuk WHO spesifikasi teknis atau kode saham UNICEF. Kode Pasal

dapat dirancang untuk menentukan kelas terapi, indikasi klinis, tingkat penggunaan, atau data

lain yang relevan. Dalam sistem yang menggunakan artikel coding dan lokasi coading,

storekeeping staf tidak perlu memiliki pengetahuan khusus dari nama farmasi dan

penggunaan terapi,

Perubahan dalam daftar obat nasional dapat dengan mudah diperkenalkan dengan

menetapkan kode artikel yang unik untuk produk baru. Pasal coding bekerja dengan baik

dalam sistem komputerisasi. kontrak Tender mungkin mengharuskan hanya kode artikel

ditandai pada kemasan curah serta pada unit yang lebih kecil dari pasokan. Hal ini

meningkatkan keamanan, tetapi masih memungkinkan barang yang akan diidentifikasi oleh

mereka staf yang memiliki akses ke kunci coding.

Kode lokasi benar-benar independen dari kode artikel dan mirip dengan prinsip bin acak.

Kode yang cocok dapat dirancang untuk menggabungkan sejumlah karakteristik, termasuk:

suhu penyimpanan yang benar untuk produk

tingkat keamanan yang benar untuk produk

Apakah produk tersebut mudah terbakar

Bangunan di mana produk tersebut berada

ukuran paket

bentuk farmasi

23.6 Sock Penyimpanan dan Penanganan

Dalam setiap zona suhu dan keamanan, produk harus disimpan sehingga mereka easly

diakses dan dilindungi terhadap resiko kerusakan. Ada empat sistem dasar usia: rak, lantai

palet, blok-ditumpuk palet, dan rak pallet. penyimpanan langsung dari karton di lantai gudang

harus dihindari karena isinya dapat rusak oleh kelembaban. Pilihan sistem tergantung pada

faktor-faktor berikut:

Total jumlah produk yang akan disimpan

Rata-rata volume masing-masing produk

ketinggian internal gedung penyimpanan

ketersediaan lokal peralatan penanganan mekanis dan kemampuan untuk

menggunakan dan memelihara

Palet umumnya digunakan di tingkat nasional dan regional, di mana produk disimpan

dalam jumlah besar. Di tingkat kabupaten dan bawah, penyimpanan di rak-rak yang paling

umum. Aturan dasar untuk penyimpanan pallet adalah bahwa harus ada hanya satu lini

produk untuk palet. Palet memiliki keuntungan sebagai berikut:

Mereka menjaga barang-barang bersama-sama dan memaksakan metode disiplin

penyimpanan

beban besar dapat dipindahkan easly menggunakan peralatan penanganan mekanis

Palet mudah untuk transship karena mereka tidak memerlukan membongkar apapun

dan repacking

Palet mengisolasi barang dari lantai, Wich mungkin basah

Jika barang yang disediakan oleh produsen pada palet dibungkus plastik, mudah untuk

melihat ketika gangguan yang telah terjadi

Inspeksi kerusakan dan untuk pengiriman pendek mudah untuk melakukan

Ketika saham penataan ulang diperlukan, itu jauh lebih mudah untuk bergerak palet

dengan peralatan penanganan mekanis bahwa itu adalah untuk memindahkan volume

besar saham longgar yang telah ditempatkan di rak-rak

Kemasan Spesifikasi

Spesifikasi kemasan telah sesuai mengurangi resiko kerusakan selama penanganan. palet

lantai dan rak palet harus ditata sesuai modul palet yang dipilih. Palet datang dalam berbagai

ukuran, dan ukuran dan berat dari palet mempengaruhi tata letak toko dan pilihan peralatan

penanganan mekanis. Setiap kali layak, ukuran pallet standar harus diadopsi di seluruh sistem

distribusi, dan semua pemasok harus diminta untuk memenuhi spesifikasi ini.

Rak

Penyimpanan di rak-rak tidak memerlukan peralatan penanganan mekanis dan merupakan

pilihan yang cocok bila

Volume dan berat masing-masing item yang terlalu kecil untuk membenarkan palet

Ketinggian internal bangunan tidak cukup besar untuk multitier racking pallet dan rak

dapat digunakan sendiri atau dalam kombinasi dengan palet lantai atau twotrier

racking

Pengguna penanganan barang lokal lebih dapat diandalkan atau ekonomis daripada

penanganan mekanis.

Jika rak digunakan dalam gudang tinggi lebih dari 4,5 meter, dimungkinkan untuk

menginstal sistem mezzanine lantai independen mendukung tingkat kedua rak. Hal ini dapat

menghangatkan volume rak yang tersedia hingga 100 persen, dengan mengorbankan

beberapa ketidaknyamanan dalam penanganan bahan. Jelas, jika hal ini dilakukan, konstruksi

berkualitas tinggi sangat penting untuk menghindari cedera untuk staf dan kerusakan barang

yang disimpan.

Palet lantai

Palet lantai adalah solusi yang baik di gudang dengan ketinggian plafon kurang dari 3 meter

dan di toko-toko di mana biaya pallet racking dan truk forklift tidak dapat dibenarkan.

Banyak barang-barang berat atau besar, seperti gulungan kapas, kit obat, atau peralatan

rumah sakit besar, membutuhkan lokasi lantai. Lantai harus ditandai untuk menunjukkan

posisi pallet dan lorong.

Palet blok-bertumpuk

Palet yang berisi barang cahaya dapat ditumpuk di atas satu sama lain di blok. pallet blok-

ditumpuk harus digunakan hanya untuk barang-barang tanpa tanggal kadaluwarsa atau

dengan omset yang sangat tinggi, karena tinju di item adalah bagian bawah tumpukan. Blok

susun adalah metode murah dan hemat ruang penyimpanan, dan tidak ada racking diperlukan.

Pallet Racking

Rak pallet sederhana umumnya memiliki dua atau tiga tingkatan. Dua tingkatan racking

membutuhkan ketinggian yang jelas dari sekitar 4,5 meter. Hal ini dimungkinkan untuk

memiliki beberapa tingkatan yang lebih, tapi canggih peralatan penanganan mekanis

kemudian diperlukan.

Manfaat dari rak dan pallet racking dapat dikombinasikan. Tingkat bawah racking dapat

digunakan untuk menyimpan stok bekerja. lapis ini pada ketinggian yang nyaman untuk

pengguna agar memetik. Cara lainnya, memetik rak khusus dapat menjadi tempat tepat di

atas tingkat bawah palet. Dalam kedua kasus, tingkatan atas dapat digunakan untuk

menyimpan persediaan pengaman.

Beban Penanganan

Masing-masing dari empat sistem penyimpanan yang dijelaskan di atas membutuhkan

peralatan penanganan yang sesuai dan organisasi telah sesuai barang yang disimpan.

peralatan penanganan yang benar mengurangi risiko cedera pada pekerja dan kerusakan

barang. Hati-hati organisasi saham di rak-rak dan palet mengurangi angkat yang tidak perlu

dan memastikan akses mudah ke barang selama urutan memetik.

Rak. Dalam rangka untuk mengurangi penanganan manual, barang harus diangkut ke

dan dari rak thhe di gerobak troli. barang-barang berat harus disimpan di rak-rak yang lebih

rendah. Bila mungkin, barang-barang lainnya harus diatur sehingga barang yang sering

menjemput berada di ketinggian pinggang. safety stock dapat disimpan pada tingkat yang

lebih tinggi.

Palet. Palet Loaded dapat dipindahkan hanya dengan menggunakan peralatan

mekanis. Tangan dioperasikan palet hidrolik truk dan pallet lift cocok untuk lantai palet dan

palet racking tiga tingkatan yang tinggi. Palet disimpan pada tingkat yang lebih tinggi harus

pindah truk forklift usingpowered. Gambar 23.5 menggambarkan beberapa penyimpanan dan

penanganan peralatan yang khas.

23.7 Housekeeping

Tugas rumah tangga untuk toko termasuk pembersihan dan pengendalian hama, sistem

pemeriksaan rutin, pembuangan saham, tindakan pencegahan terhadap kebakaran, dan

langkah-langkah keamanan yang ketat.

Pembersihan dan Pest Control

Toko harus disimpan rapi dan harus dibersihkan dua atau tiga kali seminggu. Kebanyakan

gudang memiliki personil yang memadai tersedia untuk pembersihan dijadwalkan, dan

membersihkan peralatan yang memadai harus tersedia. Gambar 23.6 mengilustrasikan

manajemen toko baik dan buruk.

Pengendalian hama dapat menjadi tugas yang sulit, tapi untuk menghindari kemungkinan

kontaminasi dan kerusakan fisik saham, perlu untuk menjaga serangga, tikus dan hama

lainnya keluar dari tempat penyimpanan. Jika diperlukan, langkah-langkah pengendalian

hama seperti racun harus dilaksanakan, dengan tindakan pencegahan yang tepat.

Inspeksi

Staf senior harus memeriksa toko teratur. Kepala pemilik toko harus memastikan bahwa

karyawan gudang memeriksa rak dan palet setiap hari untuk tanda-tanda pencurian, hama,

atau kerusakan air dan kerusakan akibat kondisi iklim. Pemilik toko harus membuka

kontainer tersangka dan melaporkan masalah ke manajer.

Pembuangan Stock kadaluarsa atau rusak

Rusak atau saham kadaluarsa harus ditempatkan di daerah penyelamatan ditunjuk untuk

menunggu otoritas untuk pembuangan. Sebuah catatan tertulis dari semua saham konsinyasi

ke daerah ini harus dipertahankan. Disarankan bahwa setiap item dinilai pada biaya akuisisi.

Otoritas yang bertanggung jawab harus diberitahu secara tertulis bahwa saham harus

dihapuskan. Pembuangan mungkin tertunda jika desicion panitia diperlukan, dan ruang

penyimpanan yang cukup besar mungkin diperlukan untuk saham sampah. Setelah

kehancuran berwenang, yang clerck pengendalian persediaan harus menyesuaikan rekor

saham. Semua obat-obatan dan produk yang berpotensi beracun lainnya harus dibuang sesuai

dengan peraturan lokal dengan cara yang tidak menimbulkan risiko bagi kesehatan

masyarakat.

Kewaspadaan api

Sampah yang mudah terbakar, seperti karton dan kotak, tidak harus dibiarkan menumpuk di

toko. Merokok harus dilarang, dengan tanda-tanda "No Smoking" diposting di seluruh toko.

Staf senior harus mematuhi aturan yang ketat sebagai staf junior, dan hukuman harus

dikenakan pada orang-orang yang mengabaikan aturan. Sebuah merokok di luar gudang harus

ditunjuk. Manajemen harus memastikan bahwa api deteksi dan peralatan pemadam kebakaran

secara teratur diperiksa dan staf yang menerima adequatetraining dalam teknik pemadam

kebakaran dan tindakan darurat. Harus ada latihan api reguler untuk memperkuat pelatihan

itu. Staf harus memeriksa sering untuk api, tetapi manajemen pada akhirnya bertanggung

jawab. Penjaga malam dapat melayani tujuan ganda menanggapi api alarm dan melindungi

terhadap pencurian.

Keamanan

Idealnya, kantor kepala pemilik toko harus memiliki jendela yang menghadap ke teluk

memuat, pintu masuk kompleks, dan toko itu sendiri. Seorang pemilik toko yang duduk di

balik pintu tertutup dengan tirai ditarik tidak dapat mengamati apa yang terjadi di situs.

Tidak ada kendaraan harus diizinkan masuk ke kompleks toko kecuali mereka diizinkan

oleh kepala pemilik toko atau anggota staf senior lain. Daftar kendaraan resmi harus siap

untuk gatekeeper senyawa.

Akses pejalan kaki ke gedung penyimpanan juga harus dikontrol dengan ketat.

Pengunjung harus melapor ke kantor penjaga toko dan seharusnya tidak diizinkan masuk ke

area toko kecuali pada bisnis. pengunjung bisnis harus selalu disertai dengan anggota staf

senior. Kunjungan oleh teman-teman dan keluarga staf harus berkecil hati.

23.8 Organisasi dan Manajemen Toko Medis

Ini adalah diskusi singkat tentang isu-isu manajemen; manajer toko medis dianjurkan untuk

meninjau Bagian IV dari buku ini, yang membahas manajemen secara rinci.

Organisasi toko pusat medis umum ditunjukkan pada Gambar 23.7. struktur organisasi di

sebuah toko menengah umumnya versi kompresi struktur ini.

Pelatihan staf dan Toko Medis Manual Prosedur

Setiap pekerja harus menerima pelatihan kerja yang tepat. Kebanyakan pekerjaan gudang

yang non-teknis, dan in-service training dan supervisi staf likelyto menjadi pendekatan yang

paling efektif. Harus ada panduan tertulis prosedur yang mencakup

kebijakan manajemen umum

Struktur manajemen

Deskripsi pekerjaan

prosedur pelaporan

kontrol stok dan prosedur pencatatan lainnya

prosedur operasional

prosedur kesehatan dan keselamatan

Pengguna harus mencakup alat bantu visual yang memperjelas operatios. Dokumen-

dokumen ini normalyused oleh direktur dan kepala seksi untuk melatih staf baru dan untuk

menyelesaikan pertanyaan prosedural. Gambar 23.8 memberikan daftar isi sampel.

Setiap area kerja harus memiliki salinan manual. Isi dokumen harus ditinjau dan

dijelaskan dalam presentasi kelompok. pengguna harus tersedia untuk setiap karyawan, dan

staf harus didorong untuk menggunakannya dalam melaksanakan tugasnya.

Pengawasan staf dan Disiplin

Hierarki pengawasan harus jelas digambarkan untuk semua pekerja. masalah personil harus

diselesaikan di tingkat telah sesuai. kepala bagian yang tidak mengawasi pekerja mereka

secara teratur dan efektif harus diganti.

Gambar 23.8 Isi dari Manual Prosedur untuk Sistem Suplai Farmasi Pusat

Pernyataan Kebijakan Operasional

Pola Penyusunan Pegawai Organisasi

Tingkat Pusat

Tingkat Regional

Tingkat Daerah

Tingkat Komunitas

Garis Wewenang

Gambaran Rangkaian Kegiatan dan Tugas dalam Proses Manajemen Material (dengan

penbahasan tujuan dari proses):

Deksripsi kerja (semua personil tiap tingkat, tiap tingkat ditangani secara terpisah)

Sistem informasi logistik

Alur dari informasi pusat, regional dan daerah

Bentuk operasi suplai (perintah pembelian, laporan penerimaan, kartu inventory,

surat daftar permintaan, buku induk permasalahan tiap item dan fasilitas, voucher

pengiriman)

Prosedur dan sistem accounting

Prosedur dan sistem kontrol inventori

Administrasi sistem suplai

Dana operasi (kegunaan, gaji, pemeliharaan, suplai, lain-lain)

Prosedur pemeliharaan (untuk bangunan dan peralatan)

Instruksi operasi khusus

Prosedur penyimpanan cold-chain

Prosedur pengawasan mutu

Prosedur pembungkusan dan pengiriman

Umpan balik dan dorongan positif penting. Perubahan kecil dalam kinerja seharusnya

dijaga secara perspektif. Masalah besar seperti kasus terbukti dari pencurian atau

pengemudian yang sembrono, harus ditangani melalui regulasi departemen yang telah

ditetapkan. Pertemuan reguler karyawan dapat membantu menjaga pengertian dari tujuan

bersama dan memastikan bahwa semua anggota mengerti tanggung jawab mereka.

Pengembangan Karir

Pekerja pada sistem logistik sering mendapatkan status rendah. Mereka sering dibayar

rendah, bekerja dibawah kondisi buruk dan tidak termotivasi. Berdampak pada kinerja yang

jelek.

Gudang yang efektif bergantung pada karyawan yang ingin melakukan pekerjaannya

secara benar. Ketika karyawan bekerja bagus, mereka seharusnya dihadiahi dan diapresiasi.

Meskipun itu sulit dilakukan pada banyak sistem suplai pemerintah, peningkatan tingkat gaji

dan promosi karyawan yang menunjukkan kemampuan dan komitmen akan membantu

organisasi mempertahankan karyawan yang bagus. Perpindahan personil yang sering dari

satu tempat ke yang lain seharusnya dihindari, jika mungkin.

Jika karyawan gudang ditangani dengan buruk oleh manajemen, mereka akan mencari

pekerjaan lain, dan pengalaman mereka akan hilang. Sebuah operasi gudang yang bergantung

pada tenaga kerja umum lebih cenderung mengalami pencurian, kerusakan, dan kesalahan

distribusi.

23.9 Fasilitas Karyawan

Fasilitas karyawan yang baik mendukung kebersihan, melindungi pekerja dari kecelakaan

kerja dan berkontribusi pada moril karyawan. Seperti obat yang mudah rusak akibat panas

atau dingin yang berlebihan, kinerja dan motivasi karyawan mengalami kondisi seperti itu

juga.

Fasilitas Kebersihan

Kebersihan personil penting bagi pekerja yang menangani suplai medis. Gudang

membutuhkan fasilitas kebersihan yang dijaga secara baik untuk karyawan dan pengunjung.

Akomodasi kebersihan harus diletakkan pada daerah pada bangunan untuk menyediakan

ventilasi alami dan menjaga pipa saluran di luar bangunan.

Area Istirahat Karyawan

Area istirahat yang terpisah, dengan dapur dan pantry untuk menyediakan dan menyimpan

makanan, meningkatkan moril karyawan dam mengurangi resiko kebakaran dan resiko

gangguan serangga pada gudang. Itu juga meningkatkan efisiensi dengan memisahkan

karyawan yang beristirahat dengan yang bekerja.

Pertolongan Pertama

Seharusnya ada peralatan pertolongan pertama yang cukup dan pakaian untuk menangani

pekerja yang mengalami kecelakaan dalam pekerjaan. Fasilitas pembersihan darurat harusnya

disediakan dalam kasus karyawan yang terkena agen korosif atau racun. Penting juga untuk

memasang shower darurat. Semprotan pembersih mata seharusnya disediakan. Peraturan

keamanan dan kesehatan lokal harus diikuti.

Pedoman Penilaian

Gambaran Umun

Bagaimana barang-barang diterima

dan disuplai ?

Fasilitas apa yang dilayani ?

Seberapa sering disuplai ? Metode

Apakah obat diatur dengan FIFO

atau FEFO ?

Berapa durasi stockout rata-rata

selama tahun terakhir ?

Berapa banyak obat kadaluarsa

transportasi apa yang digunakan ?

Manajemen dan Pemilihan Karyawan

Gudang

Apakah manual operasi secara cukup

menggambarkan prosedur dan

tanggung jawab ?

Apakah posisi karyawan

digambarkan berdasarkan kategori,

posisi yang dilist diakui dan diisi ?

Penerimaan

Apakah prosedur penerimaan dan

pengecekan obat diamati ? apakah

ceklist standar digunakan ?

Obat apa yang dikembalikan selama

tahun terakhir, dan kenapa ?

Bagaimana komplain terkait kualitas

produk ditangani ?

Komunikasi dan Pelaporan

Laporan apa yang secara reguler

diberikan dari gudang medis, dan

untuk siapa ?

Kontrol Stok

Sistem kontrol stok apa yang

digunakan ?

Apakah pengecekan stok acak dan

periodik dilakukan ? apakah sistem

audit stock ada ?

Berapa persen rekapan stok (dan

kartu bin) cocok dengan hitungan

fisik ?

Manajemen Stok

Apakah lokasi stok tetap, fluid atau

semifluid ?

dalam stok ? Berapa nilainya ?

Berapa nilai inventori pada awal dan

akhir tahun fiskal terakhir ?

Kondisi Penyimpanan

Apakah zona obat dalam kombinasi

yang betul dari suhu, kelembapan,

keamanan dan keamanan ?

Bagaimana obat disusun dalam tiap

zona ?

Apakah vaksin disimpan dan

dimonitor sesuai dengan

rekomendasi EPI ?

Apakah gudang rapi, dan prosedur

pengendalian hama efektif ada ?

Bangunan dan Peralatan

Apakah ruangan gudang terlalu

kecil, cukup, atau berlebih ?

Apakah loading bay, area

penerimaan, area pengemasan, area

administratif, area istirahat

karyawan, dan fasilitas kebersihan

memadai ?

Bagaimana kondisi atap, dinding,

lantai, langit-langit, jendela, pintu,

kunci, pnghalang pencuri, dan

instalasi suplai air dan drainase ?

Sistem penyimpanan apa yang

digunakan (rak, pallet lantai, rak

pallet ?

Bagaimana kondisi dari peralatan

penanganan mekanis, suplai listrik,

dan telepon ?

Apakah ada akses langsung pada

komunikasi internasional ?