FORMULIR ADMINISTRASI

Jenis-jenis Bukti Transaksi

1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi

Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.

Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain

2. Jenis-Jenis transaksiTransaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :

a. Trasnsaksi internalTransaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.

b. Transaksi eksternalTransaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.

Jenis-Jenis transaksi

Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.

Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :

1. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.

2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :

a. Faktur ( invoice )Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

 

 

Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :

1. Nama dan alamat penjual2. Nomor faktur3. Nama dan alamat pembeli4. Tanggal pemesanan5. Tanggal pengiriman6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang,

kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

 

b. Kuitansi ( official Receipt )Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-

Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :

1. Nama yang menyerahkan uang2. Jumlah uang yang dibayarkan3. Tanggal penyerahan uang4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang

c. Nota debet ( Debit Memo )Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.

d. Nota kredit ( Credit Memo)Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.

e. Cek ( Cheque )Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.

Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

f. Bilyet giroBilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

g. Rekening KoranRekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

 

ALUR BUKTI TRANSAKSI

1. Alur transaksi pembelian proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau

produksi melakukan survei pasar menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas

dan layanan purna jual membuat daftar barang yang akan dibeli mengirimkan surat pesanan membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier menerima barang menerima barang sesuai dengan pesanan membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran

kas.

2. Alur penjualan tunai proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau

tertulis ) negosiasi membuat dan menandatangani surat perjanjian membuat faktur ( invoice ) memeriksa barang yang dijual menerima pembayaran membuat bukti transaksi mengirim barang yang dijual

3. Alur penjualan kredit proses penjualan dimulai dari permintaan negosiasi menerima aplikasi kredit melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang

dapat memenuhi kewajibannya mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan

melampirkan bukti hasil survei jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak,

dikembalikan kepada calon pelanggan membuat surat perjanjian penjualan kredit membuat bukti transaksi

menyerahkan barang

4. Alur penerimaan kas dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan

kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan menghitung jumlah transaksi menerima pembayaran memeriksa keabsahan uang yang diterima membuat bukti transaksi

5. Alur pengeluaran uang kas dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan

pembayaran biaya- biaya menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya memeriksa keabsahan bukti melekukan pembayaran menerima bukti transaksi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 FORMULIR ADMINISTRASI

Jenis-jenis Bukti Transaksi

1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi

Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang menimbulkan perubahan terhadap posisi harta keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.

Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat dikomunikasikan kepada pihak lain

2. Jenis-Jenis transaksiTransaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi menjadi 2 jenis, yaitu :

a. Trasnsaksi internalTransaksi internal adalah transaksi yang terjadi yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.

b. Transaksi eksternalTransaksi eksternal adalah transaksi yang melibatakan pihak luar perusahaan, seperti transaksi pembelian, penjualan, pembayaran hutang piutang.

Jenis-Jenis transaksi

Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.

Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan menjadi :

1. Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.

2. Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak luar perusahaan. Bukti tersebut antara lain :

a. Faktur ( invoice )Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

 

 

Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :

1. Nama dan alamat penjual2. Nomor faktur3. Nama dan alamat pembeli4. Tanggal pemesanan5. Tanggal pengiriman6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang,

kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.

Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur penjualan.

 

b. Kuitansi ( official Receipt )Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang. Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp 3.000,-

Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :

1. Nama yang menyerahkan uang2. Jumlah uang yang dibayarkan3. Tanggal penyerahan uang4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang

c. Nota debet ( Debit Memo )Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.

d. Nota kredit ( Credit Memo)Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota pada sisi debet.

e. Cek ( Cheque )Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk giro.

Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

f. Bilyet giroBilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

g. Rekening KoranRekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

 

ALUR BUKTI TRANSAKSI

1. Alur transaksi pembelian proses pembelian dimulai dari permintaan bagian penjualan atau

produksi melakukan survei pasar menerima berbagai penawaran dari berbagai perusahaan memutuskan supplier dengan mempertimbangkan harga, kualitas

dan layanan purna jual membuat daftar barang yang akan dibeli mengirimkan surat pesanan membuat dan menanda tangani surat perjanjian dengan supplier menerima barang menerima barang sesuai dengan pesanan membayar jumlah transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran

kas.

2. Alur penjualan tunai proses penjualan dimulai dari permintaan pelanggan ( lisan atau

tertulis ) negosiasi membuat dan menandatangani surat perjanjian membuat faktur ( invoice ) memeriksa barang yang dijual menerima pembayaran membuat bukti transaksi mengirim barang yang dijual

3. Alur penjualan kredit proses penjualan dimulai dari permintaan negosiasi menerima aplikasi kredit melakukan survei kepada calon pelanggan dimasa mendatang

dapat memenuhi kewajibannya mendapatkan persetujuan kredit dari kepala bagian kredit dengan

melampirkan bukti hasil survei jika ya, maka dilakukan proses penjualan kredit jika tidak,

dikembalikan kepada calon pelanggan membuat surat perjanjian penjualan kredit membuat bukti transaksi

menyerahkan barang

4. Alur penerimaan kas dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan penarimaan

kas misalnya penjualan tunai, penerimaan piutang dan lain-lain memeriksa bukti transaksi dari bagian penjualan menghitung jumlah transaksi menerima pembayaran memeriksa keabsahan uang yang diterima membuat bukti transaksi

5. Alur pengeluaran uang kas dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran hutang, dan

pembayaran biaya- biaya menerima bukti pembelian atau bukti pengeluaran uang lainnya memeriksa keabsahan bukti melekukan pembayaran menerima bukti transaksi

FORMULIR ADMINISTRASI

SOP ADMINISTRASI TRANSAKSI

Standard Operational Procedure ( SOP ) adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. SOP untuk menangani administrasi transaksi akan mengikuti alur dari transaksi.

1. SOP administrasi pembelian tunai a. Bukti permintaan dalam bentuk surat permintaanb. Survei pasar dengan mengirimkan surat penawaran orderc. Perusahaan menjadi Supplier barangd. Memutuskan pihak yang akan menjadi Suppliere. Surat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barangf. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya sesuai dengan pesanan. Jika

sesuai masuk ke gudang jika tidak maka barang di kembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan kepada penjual.

g. Membayar transaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas.

2. SOP administrasi penjualan tunai a. Adanya surat permintaan ( order ) dari calon pembelib. Negosiasi dibuktikan dengan notolen ( catatan kesepakatan sementara )c. Membuat dan menandatangani surat penjualan d. Faktur dibuat dengan benar dan telitie. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa sudahkah sesuai dengan

pesanan pembeli. Bila ya, maka barang dikirim kepada pembeli namun bila tidak, barang dikembalikan ke gudang

f. Cocokan invoice asli dan rangkap dan periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti

g. Buat kuitansi sesuai dengan jumlah uang yang diterimah. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen

3. SOP administrasi penjualan kredit a. Adanya surat permintaan ( order ) dari pembelib. Negosiasi dibuktikan dengan notulen hasil pertemuanc. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembelid. Periksa formulir alikasi kredit, sesuaikan dengan bukti yang dilampirkane. Survei kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti surveif. Persetujuan dari manajer bagian kreditg. Bila setuju dilakukan proses penjualan bila tidak dikembalikan kepada

calon pelanggan h. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaani. Buatkan invoice j. Kirimkan barang dengan cepat kepada konsumen

4. SOP administrasi penerimaan kas a. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi penerimaan kasb. Periksa bukti trsnsaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan

teliti, cocokkan dengan rangkapnyac. Hitung jumlah transaksi dengan benar d. Periksa uang yang diterima dengan teliti e. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas misalnya kuitansi

5. SOP administrasi uang kas

 FORMULIR ADMINISTRASI

Pihak-pihak yang terkait dengan transaksi

1. Sales ( tenaga penjual )2. Pembeli3. Supplier4. Fasilitator, yang termasuk fasilitator adalah perusahaan pergudangan, perusahaan

asuransi, perusahan pengangkutan, dan lembaga keuangan.5. Lingkungan, seperti keinginan konsumen dan adanya pesaing ( Competitor )

FORMULIR ADMINISTRASI

Kesepakatan transaksi

Perjanjian jual beli merupakan persetujuan atau kesepakatan yang dilakukan oleh penjual dan pembeli secara tertulis atau lisan mengenai syarat-syarat jual beli yang harus ditaati oleh kedua belah pihak.

Perjanjian jual beli dapat dilakukan secara lisan atau tidak dibuat khusus bila :

1. penjual telah menetapkan syarat-syarat pembelian.2. pembeli mengajukan penawaran dengan mengajukan syarat yang termuat dalam

surat pesanan.3. penjual dan pembeli telah mengetahui secara pasti kebiasaan-kebiasaan penjualan

barang tersebut.4. pembayaran dilakukan secara tunai dan barang-barang telah diperiksa oleh kedua

belah pihak, masing-masing pihak juga telah menerima dan menyetujui transaksi tersebut.

Perjanjian jual beli dilakukan secara tertulis atau dibuat khusus bila :

1. penjualan dilakukan secara kredit yang memerlukan syarat khusus2. penjualan dilakukan secara beli sewa3. penjualan dilakukan secara bertahap ( kontrak jangka panjang ), pengiriman

barang beberapa kali4. penjualan secara indent ( menunggu stok barang tersedia ) 5. adanya kesepakatan mengenai kondisi garansi terhadap barang yang diperjual

belikan 6. barang yang diperjual belikan memiliki karakteristik khusus.

Hal-hal yang harus termuat dalam surat perjanjian jual beli antara lain :

1. Subyek perjanjian yaitu penjual dan pembeli dengan identitas lengkap2. Obyek perjanjian jual beli yang dijelaskan dengan rinci spesifikasi dan harganya3. Peraturan jual beli misalnya cara pengiriman, cara pembayaran, waktu

pengiriman, garansi, hak dan kewajiban kedua belah pihak, dsb4. Masa berlakunya perjanjian5. Pengesahan perjanjian 6. Tempat dan waktu perjanjian7. Saksi dalam perjanjian

FORMULIR ADMINISTRASI

Tata cara Mengisi Formulir

Tata cara mengisi formulir atau bukti-bukti administrasi penjualan serta kelengkapannya

a. Daftar harga barangDaftar ini dibuat untuk memudahkan penjual maupun konsumen mencari harga barang, dibuat dengan disusun per departemen sehingga penjual maupun konsumen mudah untuk menemukan sebuah barang yang dicarinya.

b. Daftar konsumen Dibuat untuk memudahkan perusahaan menghubungi konsumen bila diperlukan

c. Buku pesanan konsumen

d. Faktur

e. Kuitansi

f. Nota kredit

g. Nota debet

h. Kartu persediaan

i. Nota permintaan

j. Surat pesanan