Materi MYOB Accounting

7/29/2019 Materi MYOB Accounting

1/40

Materi MYOB AccountingGambaran Umum MYOB Accounting

Sekilas MYOB AccountingMYOB Accounting merupakan paket program komputer untuk olahdata

akuntansi yang dibuat secara terpadu (integrated software). Program dibuatoleh MYOB Limited Australia, selanjutnya software ini telah dipakai dandikembangkan di beberapa negara lain. MYOB sudah menyediakan chart ofaccount (daftar rekening) siap pakai menggunakan bahasa Inggris untuk 105jenis perusahan.MYOB Accounting mempunyai berbagai keunggulan dibandingkan dengansoftware sejenis, diantaranya : Mudah digunakan (user friendly), Mudah dimengerti oleh orang awam yangtidak mempunyai pengetahuan yang mendalam tentang komputer danakuntansi serta sangat mudah dioperasikan dan dapat diterapkan padaberbagai jenis usaha.

Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat, Terdiridari berbagai jenis laporan keuangan dibuat secara otomatis, meliputi : neracasaldo, neraca, laporan rugi laba, laporan pembelian dan penjualan, daftarumur piutang, jurnal transaksi, persediaan barang dan sebagainya sesuaidengan Standar Akuntansi Keuangan. Kemampuan menampilkan data secara cepat dan mudah, Dilengkapi denganfasilitas untuk menampilkan data secara cepat dan mudah pada layarkomputer atau dicetak ke printer. Sistem sekuriti yang memadai, Dilengkapi dengan sistem sekuriti memadaiberupa Password yang dapat ditentukan dalam beberapa level. Laporan keuangan dapat diaktifkan dengan Microsoft Excel dan MicrosoftWord. Laporan keuangan komparasi, Menyajikan laporan keuangan komparasi baikneraca, laporan laba rugi maupun penjualan dengan data historis bulan laluatau tahun sebelumnya.

Fasilitas dan Cara Kerja MYOB Accounting Plus V.12Kelengkapan fasilitas MYOB Accounting Plus ditunjukkan dengan modulakuntansi yang dapat ditangani. Modul tersebut bekerja secara terpadu(integrated) dengan tingkat koordinasi yang sangat tinggi sehingga pekerjaanyang dilakukan oleh satu bagian akan berpengaruh ke bagian yang lain(Linked Accounts). Program MYOB dapat digunakan secara efektif dan efisiendengan cara memahami proses kerja program dalam kaitan dengan prosesakuntansi (accounting process). Proses akuntansi dengan MYOB diawalidengan dicatat data awal perusahaan dan berakhir disusun laporan keuangan.Adapun penjelasan tentang fungsi masing-masing modul kaitannya denganproses akuntansi menggunakan MYOB Accounting Plus V.12 adalah sebagaiberikut:Accounts, Fasilitas ini berfungsi untuk mencatat data awal perusahaan berupa


2/40

pencatatan rekening, proses pencatatan transaksi dan proses penjurnalantransaksi.Banking, Berfungsi untuk mencatat, mencetak bukti transaksi dan laporankeuangan perusahaan yang dalam transaksinya mengunakan modulChequebook.

Sales, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan dan mencetak bukti transaksiserta laporan termasuk analisis penjualan barang dan jasa.Time Billing, Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa yangtermasuk dalam daftar aktivitas (activity list) yang dicatat melalui menu TimeBilling (untuk MYOB V.13).Purchases, Berfungsi untuk mencatat, menampilkan, dan mencetak buktitransaksi serta laporan termasuk analisis pembelian barang dan jasa.

Payroll, Digunakan untuk mencatat transaksi penggajian karyawan ataupegawai, meliputi perhitungan gaji pokok, bonus dan perhitungan pajak

penghasilan karyawan (untuk MYOB V.13).Inventory, Berfungsi untuk mencatat data barang yang diperjual belikan,menentukan dan mengubah harga jual serta administrasi persediaan barang.Card File, Card File berfungsi untuk mengarsipkan data pelanggan, pemasok,data karyawan yang terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barangdagangan atau jasa.

Gambar 1 - Command Centre

Format Tanggal dan Simbol Mata Uang

Format tampilan tanggal dan simbol mata uang (currency) seperti $ dan Rpmengikuti setting Windows yang digunakan. Misalkan saat ini tanggal 01November 2005, format yang dapat dipilih adalah 01/11/05, 01/11/2005 atau11/01/2005. default simbol mata uang adalah $ (dollar), misalkan andamenuliskan angka 5000, maka tampilan pada saat dicetak adalah $ 5,000.Format tanggal dan satuan mata uang dapat diubah sesuai dengan settingyang diinginkan melalui Start Menu, pilih Control Panel pilih InternationalSetting atau Regional & language Options dilanjutkan dengan mengklik tabDate & Currency atau Regional Options.

Gambar 2 - Control Panel , Regional & language OptionsGambar 3 - Date & Time Properties

Catatan: Dalam kasus latihan, di mana tanggal komputer dan tanggaltransaksi kasus latihan biasanya berbeda. Untuk itu, sebelum Anda membukaprogram MYOB rubahlah setting date & time sesuai tanggal transaksi kasuslatihan.


3/40

Bagan Tahapan Kegiatan Pemrosesan Data Akuntansi dengan MenggunakanSoftware MYOB Accounting

Catatan:* Kegiatan 17 adalah Kegiatan Setup Data Awal Perusahaan* Kegiatan 89 adalah Kegiatan Entry Data Transaksi Perusahaan* Kegiatan 10 adalah Kegiatan Penyajian Laporan Keuangan dan LaporanManajemen Lainnya

Bekerja dengan MYOB Accounting V.12

Membuat Data Akuntansi Baru


4/40

Proses pembuatan data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagaiberikut :1. Aktifkan Program MYOB Accounting.2. Klik tombol Create New Company File, kotak dialog New Company FileAssistant ditampilkan:

Gambar 4 - New Company File Assistant, Company Information

Catatan: Dalam kasus ini, Company Name silahkan diisi dengan namamahasiswa peserta praktikum komputer akuntansi diikuti 5 (lima) digit angkaterakhir dari nomor mahasiswa yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agartidak keliru dengan data mahasiswa grup lain. Contoh: PT DEVA TEKTONIKA -18566. Panjang karakter maksimal 40 (empat puluh).

3. Pada kotak dialog pertama ditampilkan perkenalan (introduction) Welcome

to the MYOB New Company File Assistant untuk memulai pembuatan dataperusahaan PT KHANSAINDO COMPUTAMA.4. Klik tombol Next>, selanjutnya isi nama dan alamat lengkap perusahaanseperti tampak pada Gambar 4 di atas.5. Klik tombol Next>,isikan data tahun dan bulan sebagai dasar untukpencatatan transaksi, misalkan periode akuntansi dimulai bulan Januari danberakhir bulan Desember, proses pengolahan data dimulai bulan Novembertahun 2005. Current Financial Years diisi dengan 2005 dan Last Month ofFinancial Years diisi dengan December dan Conversion Month diisi denganJanuari/November. Kemudian pilih Twelve untuk periode akuntansi dalamsatu tahun atau Thirteen apabila data penyesuaian baru diperlukan untuk

setiap bulannya dalam satu periode akuntansi yang bersangkutan.

Gambar 5 - New Company File Assistant, Accounting Information

6. Klik tombol Next>, Anda diminta untuk meninjau kembali data yang telahdiisi pada langkah sebelumnya. Edit atau sunting untuk data yang belumsesuai dengan cara klik < Back.

Gambar 6 - New Company File Assistant, Comfirm Accounting Information

7. Klik tombol Next>, pilih salah satu jenis usaha sesuai dengan aktivitas yangdijalankan, misalkan jika perusahaan bergerak dalam usaha catering pilihCatering Business. Dalam kasus ini akan dipakai pilihan I would like to importa list of account, karena perusahaan akan mengimpor data akun yang telahdimiliki atau baru akan merancang daftar rekening sendiri dan hanyamembutuhkan daftar rekening yang saling terkait (linked account) saja.


5/40

Gambar 7 - New Company File Assistant, Accounts List

8. Klik tombol Next>, selanjutnya akan ditampilkan sebuah kotak dialog yangmenawarkan lokasi penyimpanan data akuntansi (secara default akan

tersimpan di C:\myob12\namaperusahaan.dat). Apabila Anda hendakmenyimpan di tempat lain, maka klik Change.9. Kemudian muncul tampilan NewSave In, pilihlah Local Disk (D:) lalubuatlah folder baru dengan cara klik icon create new folder pada tampilan ini.Timpa langsung nama new folder dengan ketentuan sebagai berikut:a. ketik kata Kompak diikuti 2 (dua) digit angka grup Anda tanpa spasi (misal:Kompak01, Kompak02, Kompak03, dst),b. Ketik tanda garis bawah dengan cara tekan tombol Shift + ketuk tombolminus,c. Ketik kata Komp diikuti 2 (dua) digit nomor urut presensi atau computeryang anda pakai,

d. Ketik tanda garis bawah dilanjutkan dengan 5 (lima) digit terakhir darinomor mahasiswa Anda.e. Pastikan isian combo box file name berisikan nama perusahaan yangdijadikan kasus dalam praktikum ini (PT Khansaindo Computama). Setelahselesai klik Save.

Gambar 8 - New Company File Assistant, Company File

10. Klik tombol Next>, untuk create your company file.11. Klik tombol Setup Assistant untuk membuat data awal perusahaan yangakan dipandu oleh MYOB.12. Klik tombol Command Centre untuk menuju ke program menuMYOB/Command Centre seperti tampak pada Gambar 14.

Mengaktifkan MYOB AccountingProgram MYOB Accounting yang telah terpasang dalam komputer Anda dapatdiaktifkan dengan langkah :

1. Klik tombol start, pilih dan klik Program - MYOB Accounting sehingga akanmuncul tampilan berikut:

Gambar 9 - Tampilan Welcome to MYOB Accounting

2. Klik tombol Open your company file sehingga pada layar komputer akanmuncul kotak dialog alamat data yang pernah disimpan sebelumnya kemudianklik ganda file data PT KHANSAINDO COMPUTAMA.


6/40

Gambar 10Tampilan jendela cari file data

3. Selanjutnya akan muncul tampilan UserID dan Password seperti tampakpada Gambar 11, untuk latihan sementara langsung saja klik OK.

Gambar 11 - Tampilan Sign-OnRegistrasiNomor register diisikan pada setiap data akuntansi yang dibuat, bukan padasaat program diinstall ke komputer. Sebuah data akuntansi tanpa nomorregristasi hanya dapat diaktifkan selama 25 kali, sehingga disarankan segeramengisi nomor registrasi tersebut. Batas untuk mengisikan data akuntansimaksimal 25 kali, melewati batas tersebut data akuntansi tidak dapatdiaktifkan lagi. Proses pengisian nomor regristrasi dilakukan dengan langkahsebagai berikut :1. Aktifkan data akuntansi yang akan diisi nomor register. Sebuah kotak

dialog yang menyarankan Anda untuk segera mengisi nomor registerditampilkan.

Gambar 12 - Kotak dialog Register2. Klik tombol Enter Now, kotak dialog untuk pengisian nomor registerditampilkan.

Gambar 13 - Kotak dialog MYOB Accounting Registration3. Isikan nomor register pada kotak isian Registration No. HE318XXXX(misalnya), diakhiri dengan mengklik tombol OK, proses pengisian nomorregister selesai.

Modul Accounts

AccountsFasilitas yang terdapat dalam modul General Ledger digunakan untukmengubah atau mencatat data awal perusahaan berupa nomor rekeningbeserta saldonya, mengaitkan rekening, mencatat transaksi, proses jurnal, dansebagainya.

Mengaktifkan Data AkuntansiProses mengaktifkan data akuntansi dilakukan setelah program MYOB aktif,selanjutnya klik tombol Open your company file . Kemudian pada layarkomputer akan muncul jendela UserID dan Password, sementara langsungsaja klik OK. Selanjutnya ditampilkan data-data akuntansi yang sudah adadan pernah dibuat sebelumnya dalam contoh kasus latihan ini adalah dataakuntansi PT Khansaindo Computama yang tersimpan dalam File Name: PT


7/40

KHANSAINDO COMPUTAMA dan Files of Type: MYOB Data (*.DAT) akandiaktifkan dengan langkah sorot file tersebut, dan tekan tombol OK atau klikganda mouse kiri. Bila diperhatikan tampilan gambar dilayar yang munculterdiri dari dua bagian : Pertama, baris menu yang terdiri dari : File, Edit, Lists, Command Centres,

Setup, Reports, Windows, dan Help. Kedua, modul Commad Centre yang terdiri dari modul Account, Banking,Sales, Time Billing, Purchases, Payrol, Inventory dan Card File.

Gambar 14 - Tampilan Menu Bar & Modul Command Centre

Accounts - Accounts List (Chart of Accounts)Daftar rekening (chart of account) default ditampilkan dalam bahasa Inggris.Melalui pilihan Accounts - Account List Anda dapat mengganti nama, nomor,dan mengisi saldo rekening. Anda perhatikan pada bagian atas JendelaAccount List terdapat beberapa kotak yang berisi tulisan Assets, Liabilities,

Equity, Income, Cost of Sales, Expenses, Other Income dan Other Expense,yang menunjukkan kelompok rekening.

Gambar 15 - Accounts List

Kelompok RekeningPencatatan kelompok rekening dalam MYOB pada prinsipnya dikelompokkanberdasarkan pada golongan rekening berikut :

Assets (aktiva) diawali dengan nomor rekening 1-

Liabilities (utang/kewajiban) diawali dengan nomor rekening 2-Equity (modal/ekuitas) diawali dengan nomor rekening 3-Income (pendapatan) diawali dengan nomor rekening 4-Cost of Sales (hpp/hp produksi) diawali dengan nomor rekening 5-Expenses (biaya) diawali dengan nomor rekening 6-Other Income (pendapatan lain) diawali dengan nomor rekening 8-Other Expense (biaya lain) diawali dengan nomor rekening 9-

Nomor rekening maksimal dapat dituliskan dalam lima digit angka, danmempunyai struktur sampai dengan empat tingkatan atau level. Disamping iturekening juga dikelompokkan dalam dua tipe yaitu Header dan Detail, tipe

Detail dibagi dalam dua kelompok yaitu : Detail dan Detail Cheque atau DetailCredit Chart Account. Rekening tipe Header (induk) merupakan rekening yangmasih memiliki sub-rekening dibawahnya, sedangkan rekening yang sudahtidak mempunyai sub-rekening lagi disebut dengan rekening tipe Detail. Darisekian banyak rekening hanya sebagian rekening yang digunakan untukmencatat penerimaan ataupun pengeluaran transaksi piutang dan utangdagang, rekening ini adalah rekening yang bertipe Detail Cheque. Sebagaipenjelasan tentang level dan tipe rekening, perhatikan contoh struktur


8/40

rekening berikut ini :Rekening tipe Header tidak mempunyai saldo, angka yang tercantum dalamkolom Balance pada dasarnya merupakan akumulasi saldo sub-rekening yangbersangkutan. Misal, pada sebuah data akuntansi, sub-rekening dari Bankadalah Bank Mandori dengan saldo Rp 5.000.000,00 dan Bank Raimon

bersaldo Rp 15.000.000,00. Total jumlah kedua rekening bank adalah sebesarRp20.000.000,00. Angka tersebut dapat ditampilkan pada saat laporankeuangan dicetak dengan cara mengklik kotak isian When Reporting, Generatea Subtotal for This Section hingga muncul tanda (centang) pada tampilanedit accounts, account information.

Untuk memulai pembuatan kode rekening dilakukan dengan cara:

Mencatat Rekening BaruPencatatan atau penambahan rekening baru dilakukan dengan langkahsebagai berikut ini :1. Pilih dan klik Modul Accounts, klik Accounts List.2. Klik icon New, kotak dialog Edit Accounts ditampilkan.

Gambar 16Tampilan Edit Accounts

3. Tentukan tipe rekening dengan mengklik salah satu pilihan : HeaderAccounts (Non Postable), Detail Accounts (Postable), atau Detail Cheque

Accounts (Postable).4. Klik salah satu pilihan kelompok rekening : Asset, Liability, Equity, Income,Cost of Salr, Expense, Other Income, Other Expense pada AccountClassification.5. Tentukan nomor rekening pada kotak isian Account Number, nama rekenngpada kotak isian Account Name, dan saldo awal rekening (jika ada) pada kotakisian Opening Balance.6. Klik tombol OK, proses pencatatan rekening selesai.

Mengganti Nama RekeningDefault nama rekening yang dibuat MYOB menggunakan bahasa Inggris, jika

dikehendaki dapat diganti dengan bahasa Indonesia. Penggantian namarekening dilakukan dengan langkah :1. Sorot rekening yang akan diganti dengan nama lain.2. Klik tombol Edit atau klik ganda mouse Anda.3. Ketik nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Account Namedalam kotak dialog Edit Accounts, kemudian klik OK.

Menghapus Rekening


9/40

Rekening yang dapat dihapus adalah rekening yang bukan linked accounts(linked tax code), bersaldo nol, dan atau belum pernah digunakan untukmencatat transaksi. Proses penghapusan rekening dilakukan dengan langkah :1. Aktifkan rekening yang akan dihapus (Sorot rekening dan klik tombol Editatau klik ganda mouse).

2. Klik Edit yang terdapat dalam baris menu bar.3. Pilih dan klik Delete Account. Proses penghapusan selesai.4. Bila rekening yang akan dihapus berkaitan dengan linked accounts (linkedtax code), maka rekening tersebut harus dilepas dahulu linked-nya. Untukrekening yang akan dihapus dan terkait dengan linked account, lepas atauganti rekening tersebut melalui menu bar Setup, Linked Accounts.

Gambar 17Tampilan menghapus rekening

Gambar 18Tampilan bila rekening yang dihapus merupakan linked account

Mengubah Tipe RekeningTipe rekening yang telah ditentukan dapat Anda ubah, misalnya dari rekeningbertipe Header account (Non Postable) menjadi Detail Account (Postable) atauDetail Cheque Account (Postable). Perubahan rekening tipe Detail Account(Postable) menjadi Detail Cheque Account (Postable) atau sebaliknya dilakukandengan langkah sebagai berikut :1. Aktifkan rekening yang akan diubah tipenya.2. Klik salah satu kotak pilihan pada kotak dialog Edit Accounts.3. Klik tombol OK.

Khusus untuk rekening dari tipe Detail Account (Posatable) dan Detail ChequeAccount (Postable) yang akan diubah ke tipe Header Account (Non Postable)harus memenuhi syarat : Bersaldo nol, dan belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi. Jika level rekening tersebut adalah 4, sebelum perubahan tipe, rekeningtersebut terlebih dahulu diubah menjadi ke level 3 atau level 2.

Mengubah Level RekeningStruktur rekening dalam MYOB Accounting terdiri dari empat tingkatan ataulevel; level 1 diperuntukkan bagi rekening Aktiva, Utang atau Kewajiban,

Modal atau Ekuitas, Pendapatan,Harga Pokok Penjualan, Biaya, PendapatanLain dan Biaya Lain. Rekening bertipe Header kecuali level 1 dapat menempatilevel 2 dan level 3, level 2 sampai level 4 diperuntukkan selain rekening yangtelah disebutkan di atas yang bertipe Detail. Mengubah level rekeningdilakukan dengan menyorot rekening yang bersangkutan dilanjutkan denganmenekan icon Up atau icon Down pada account list.

Anggaran Rekening


10/40

Sebagai alat kontrol keuangan, Anda dapat menganggarkan saldo masing-masing rekening dalam periode waktu bulanan. Pengisian data anggarantersebut dilakukan dengan mengklik icon Budget yang terdapat dalam kotakdialog Edit Accounts.

Tugas 1: Susunlah kode rekening yang diperlukan PT Khansaindo Computamaseperti tampak pada tabel di bawah ini!

PT KHANSAINDO COMPUTAMAJl. Raya Jogja-Solo KM.9, No.1001Yogyakarta55221Accounts List Detaildalam Ribuan Rp (000)Acc. Account Type Dr/Cr Header/Detail Level Cheque Balance TaxCode1-0000 Assets Asset Debit Header 1 N 2.900.612

1-1000 Current Assets Asset Debit Header 2 N 798.1121-1100 Total Cash Asset Debit Header 3 N 482.1121-1110 Cash in Bank Asset Debit Detail 4 Y 476.112 N-T1-1120 Petty Cash Asset Debit Detail 4 Y 6.000 N-T1-1130 Undeposited Funds Asset Debit Detail 4 Y - N-T1-1210 Account Receivable Asset Debit Detail 3 N 110.000 N-T1-1220 Allowance for Doubtful Debt Asset Debit Detail 3 N (9.000) N-T1-1310 Merchandise Inventory Asset Debit Detail 3 N 171.000 N-T1-1320 Supplies Asset Debit Detail 3 N 33.000 N-T1-1410 Prepaid Insurance Asset Debit Detail 3 N 6.000 N-T1-1420 Prepaid Rent Asset Debit Detail 3 N 5.000 N-T

1-2000 Long Term Investment Asset Debit Header 2 N 420.0001-2100 Stock Investments Asset Debit Detail 3 N 420.000 N-T1-3000 Fixed Assets Asset Debit Header 2 N 1.682.5001-3100 Land Asset Debit Detail 3 N 750.000 N-T1-3200 Building Asset Debit Header 3 N 508.5001-3210 Building at Cost Asset Debit Detail 4 N 520.000 N-T1-3220 Building Accum. Dep. Asset Debit Detail 4 N (11.500) N-T1-3300 Office Equipment Asset Debit Header 3 N 307.0001-3310 Office Equipment at Cost Asset Debit Detail 4 N 330.000 N-T1-3320 Office Equipment Accum. Dep. Asset Debit Detail 4 N (23.000) N-T1-3400 Vehicle Asset Debit Header 3 N 117.000

1-3410 Vehicle at Cost Asset Debit Detail 4 N 140.000 N-T1-3420 Vehicle Accum. Dep. Asset Debit Detail 4 N (23.000) N-T2-0000 Liabilities Liability Credit Header 1 N 537.7622-1000 Current Liabilities Liability Credit Header 2 N 237.7622-1100 Credit Card Liability Credit Header 3 N 8.4002-1110 Master Card Liability Credit Detail 4 Y 8.400 N-T2-1210 Accounts Payable Liability Credit Detail 3 N 154.000 N-T2-1310 Salaries Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T


11/40

2-1410 Dividend Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T2-1510 VAT Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T2-1520 Income Tax Payable Liability Credit Detail 3 N - N-T2-1600 Value Added Tax Liability Credit Header 3 N 75.3622-1610 VAT In Liability Credit Detail 4 N (92.238) N-T

2-1620 VAT Out Liability Credit Detail 4 N 167.600 N-T2-1999 Other Current Liabilities Liability Credit Detail 3 N - N-T2-2000 Long Term Liabilities Liability Credit Header 2 N 300.0002-2100 Bank Loans Liability Credit Detail 3 N 300.000 N-T3-0000 Equity Equity Credit Header 1 N 2.362.8503-1100 Common Stock Equity Credit Detail 2 N 1.600.000 N-T3-1300 Agio (Disagio) Equity Credit Detail 2 N 120.000 N-T3-8000 Retained Earnings Equity Credit Detail 2 N 156.000 N-T3-9000 Current Year Earnings Equity Credit Detail 2 N 486.850 N-T3-9999 Historical Balancing Equity Credit Detail 2 N - N-T4-0000 Income Income Credit Header 1 N 1.736.250

4-1100 Sales of Merchandise Income Credit Detail 2 N 1.491.000 N-T4-1200 Service Income Income Credit Detail 2 N 210.000 N-T4-2100 Freight Out Income Credit Detail 2 N 35.000 N-T4-2200 Late Fee Incomes Income Credit Detail 2 N 250 N-T5-0000 Cost Of Sales Cost of Sales Debit Header 1 N 929.5005-1100 Cost of Goods Sold Cost of Sales Debit Detail 2 N 926.580 N-T5-2000 Purchase Discount Cost of Sales Debit Detail 2 N (4.200) N-T5-3000 Freight In Cost of Sales Debit Detail 2 N 7.120 N-T6-0000 Expenses Expense Debit Header 1 N 332.9006-1000 Sales & Promo Expense Expense Debit Header 2 N 117.5006-1100 Advertising Expense Expense Debit Detail 3 N 48.000 N-T

6-1200 In Store Promotion Expense Expense Debit Detail 3 N 20.000 N-T6-1300 Sales Discount Expense Debit Detail 3 N 25.000 N-T6-1400 Sales Salaries Expense Expense Debit Detail 3 N 24.500 N-T6-1900 Other Sales Expense Expense Debit Detail 3 N - N-T6-2000 General & Adm. Expense Expense Debit Header 2 N 172.5006-2100 Telephone Expense Expense Debit Detail 3 N 26.800 N-T6-2200 Maint. & Repair Expense Expense Debit Detail 3 N 44.000 N-T6-2300 Rent Expense Expense Debit Detail 3 N 25.000 N-T6-2400 Supplies Expense Expense Debit Detail 3 N 15.200 N-T6-2500 Elect. & Water Expense Expense Debit Detail 3 N - N-T6-2600 Bad Debt Expense Debit Detail 3 N 4.000 N-T

6-2700 Insurance Expense Expense Debit Detail 3 N 29.000 N-T6-2800 Depreciation Expense Expense Debit Detail 3 N 27.500 N-T6-2900 Late Fee Expense Expense Debit Detail 3 N 1.000 N-T6-2999 Other General & Adm. Expense Expense Debit Detail 3 N - N-T6-3100 Utility Expense Expense Debit Detail 2 N 22.400 N-T6-4100 Income Tax Expense Expense Debit Detail 2 N - N-T6-5100 Wages & Salaries Expense Debit Detail 2 N 20.500 N-T6-5200 Other Employer Expenses Expense Debit Detail 2 N - N-T


12/40

8-0000 Other Income Other Income Credit Header 1 N 35.0008-1000 Interest Income Other Income Credit Detail 2 N 11.000 N-T8-2000 Dividend Income Other Income Credit Detail 2 N 24.000 N-T8-3000 Gain on Sales of Fixed Assets Other Income Credit Detail 2 N - N-T8-4000 Gain on Sales of Stock Invest. Other Income Credit Detail 2 N - N-T

9-0000 Other Expenses Other Expense Debit Header 1 N 22.0009-1000 Interest Expense Other Expense Debit Detail 2 N 9.000 N-T9-2000 Bank Service Charge Other Expense Debit Detail 2 N 13.000 N-TKeterangan: Untuk rekening type Header, saldonya otomatis muncul (tidakperlu entry saldo awal untuk rekening tersebut).Tabel 1Daftar Kode Rekening dan Neraca Saldo Per 30 November 2005

Linked Accounts

Jumlah rekening dalam suatu perusahaan sangat tergantung pada kebutuhan

untuk mencatat transaksi, sehingga untuk jenis perusahaan yang samasangat mungkin memiliki jumlah rekening berbeda. Tidak ada teori yangmenentukan berapa banyak jumlah rekening dalam suatu perusahaan, semuatergantung pada kebutuhan perusahaan. Apabila anda akan menggunakanprogram akuntansi sebaiknya lebih dulu menyusun daftar rekening. Sebagaipedoman, Anda dapat mencetak daftar rekening contoh dalam MYOB yangdisertakan dalam memilih jenis perusahaan sesuai kegiatan pada saat prosespembuatan data akuntansi (bahasa Inggris). Berdasarkan rekening contohtersebut, Anda dapat memodifikasi nama dan menentukan jumlah rekeningyang dibutuhkan, rekening tersebut biasanya dicatat dalam sebuah daftarrekening atau chart of account. Sebagian rekening dalam chart of account

yang terdapat dalam data MYOB saling terkait dengan rekening lain (linkedaccounts). Keterkaitan rekening tersebut berfungsi mengkoordinasikanbeberapa nomor rekening untuk penyusunan laporan keuangan.Rekening yang saling terkait tersebut sudah disiapkan oleh MYOB apabilapencatatan data akuntansi menggunakan rekening contoh (bahasa Inggris).Persoalan yang timbul untuk penerapan disuatu perusahaan biasanyarekening contoh tersebut dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan perusahaanbaik nama maupun nomor rekening. Dengan demikian tentu saja nomorrekening yang saling terkait tersebut juga mengalami penyesuaian. Rekeningyang saling terkait dikelompokkan menjadi empat yaitu :1. Account & Banking Accounts

o Equity Accounts for Current Earnings, diisi dengan nomor rekening labaperiode berjalano Equity Accounts for Retained Earnings, diisi dengan nomor rekening labaditahano Equity Accounts for Historical Balancing, diisi dengan nomor rekening saldopenyeimbang.o Cheque Account for Electronic Payment, diisi dengan nomor rekening KasBank


13/40

o Cheque Account for Undeposited Fund diisi dengan nomor rekening KasSementara

Gambar 19Setup Accounts & Banking Linked Accounts

2. Sales Accountso Asset Account for Tracking Receivables, diisi dengan nomor rekening PiutangDagang atau Piutang Usaha dengan tipe Detail Account.o Cheque Account for Customer Receipts, diisi dengan nomor rekening untukmencatat penerimaan uang/cek dari pelanggan. Rekening bertipe DetailCheque Account.o I charge freight on sales, diisi dengan nomor rekening bertipe Detail Accountdari kelompok pendapatan untuk mencatat pendapatan angkut barang.o I track deposits collected from customers, diisi dengan nomor rekeningbertipe Detial Account kelompok Utang atau Kewajiban untuk mencatat

penerimaan uang muka dari pelanggan.o I give discounts for early payment, diisi dengan nomor rekening potonganpenjualan. Rekening ini dapat dimasukkan dalam kelompok HPP atauBiaya/beban.o I assess charge for late payment, diisi dengan nomor rekening pendapatandari denda keterlambatan bayar oleh konsumen, dalam contoh dicatat dalamPendapatan Lain-lain

Gambar 20Setup Sales Linked Accounts3. Purchases Accountso Liability Account for Tracking Payables, diisi dengan nomor rekening Utang

Dagang dengan tipe Detail Account.o Cheque Account for Paying Bills, diisi dengan nomor rekening untukpembayaran kepada pemasok. Rekening bertipe Detail Cheque Account.o I pay freight on purchases, diisi dengan nomor rekening ongkos angkutpembelian barang. Rekening ini dapat dimasukkan dalam kelompok HPP atauBiaya/beban.o I track deposits paid to supplier, diisi dengan nomor rekening untukmencatat pembayaran uang muka ke pemasok.o I take discounts for early payment, diisi dengan nomor rekening potonganpembelian.o I pay charges for late payment, diisi dengan nomor rekening untuk

membayar denda keterlambatan pembayaran kepada pemasok.

Gambar 21Setup Purchases Linked Accounts

4. Payroll Accounts (untuk MYOB V.13)o Payroll Cheque Account, diisi dengan rekening yang digunakan untukmembayar pengeluaran yang tercantum dalam daftar gaji.


14/40

o Default Employer Expense Account, biasanya diisi dengan rekeningpembebanan atau biaya pensiun karyawan.o Default Wages Expense Account, diisi dengan rekening untuk pembebananbiaya gaji/upah.o Default tax/Deductions payable Accounts, diisi dengan nomor rekening

pajak penghasilan yang dibayar karyawan/pegawai.

Gambar 22Setup Purchases Linked AccountsTugas 2: Pasanglah rekening-rekening linked accounts yang diperlukan PTKhansaindo Computama seperti tampak pada gambar 19 s/d 22 di atas!

Linked Tax CodeValue Added Tax (VAT) atau Pajak Pertambahan Nilai (PPN)

Pajak Pertambahan NilaiPPN / VAT

Salah satu jenis pajak yang telah dikenal secara luas dalam dunia bisnisadalah Pajak Pertambahan Nilai (Value-added taxes atau VAT) yang biasadisingkat PPN. Negara: Singapura, Selandia Baru, Inggris, Uni Eropa danAfrika Selatan menggunakan istilah VAT (value-added taxes) sedangkanAustralia (pembuat sofware MYOB) menggunakan istilah GST (good & servicestax). Istilah GST inilah yang nanti Anda temukan pada MYOB, bukansingkatan VAT dalam mengisi tabel pajak. Istilah yang populer terkait denganPPN adalah Pajak Masukan dan Pajak Keluaran. Pajak Masukan/VAT Inadalah PPN yang dibayar oleh PKP pada waktu pembelian barang kena pajak,penerimaan jasa kena pajak, atau impor barang kena pajak. PajakKeluaran/VAT Out adalah PPN yang dipungut oleh PKP pada waktu

penyerahan barang kena pajak atau jasa kena pajak.

Utang PPN atau VAT PayableSalah satu fasilitas yang dimiliki MYOB versi 12 terkait dengan pajakpertambahan nilai adalah pencatatan PPN Masukan/VAT In dan PPNKeluaran/VAT Out yang secara otomatis terkait dengan transaksi pembeliandan penjualan barang atau jasa kena pajak. Perusahaan dapat merancangdaftar rekening agar setiap saat dapat melihat saldo Utang PPN yangmerupakan selisih antara PPN Keluaran/VAT In dan PPN Masukan/VAT Out.Data akuntansi dalam rekening yang dibuat oleh MYOB menggunakan istlahrekening GST Collected on Sales (PPN Keluaran) dan GST Paid on Purchases

(PPN Masukan). Kedua rekening tersebut termasuk dalam kelompok Utangatau Kewajiban (Liability), setiap kali terjadi transaksi pembelian, saldorekening GST Paid on Purchase menunjukkan angka negatif dan jika terjaditransaksi penjualan, saldo rekening GST Collected on Sales menunjukkanangka positif. Selisih angka kedua rekening tersebut tercantum dalam saldopada rekening GST Liabilities (Value Added Tax).

Mengaitkan Rekening PPN/VAT dengan Kode Pajak


15/40

Saldo rekening PPN Masukan/VAT In dan PPN Keluaran/VAT Out akanterpengaruh oleh transaksi pembelian atau penjualan barang/jasa kena pajakapabila telah terkait dengan kode pajak. Untuk mengaitkan rekening tersebutdengan kode pajak, Anda dapat menggunakan kode GST yang telah disediakanoleh MYOB. Apabila Anda menghendaki istilah tersebut dengan PPN (Pajak

Pertambahan Nilai), Anda dapat mengganti istilah GST dengan PPN/VAT ataudengan membuat kode pajak baruPPN. Penggantian istilah GST (goods &services taxes) menjadi PPN/VAT dilakukan dengan mengaktifkan kode pajakGST dan mengganti GST dengan PPN/VAT pada kotak isian Tax Code yangterdapat dalam kotak dialog Tax Information. Sedangkan proses pembuatankode pajak baru (dalam kasus ini PPN/VAT) dilakukan dengan langkah :1. Pilih dan klik menu List pada tampilan menu barTax Codes. Kotak dialogTax Code List ditampilkan, Anda perhatikan isian kode pajak disesuaikandengan yang berlaku di Australia.2. Klik icon New. Kotak dialog Tax Code Information ditampilkan.3. Isikan data sesuai dengan yang Anda maksudkan seperti berikut ini:

Tax Code : diisi dengan kode pajak, dalam kasus ini PPN/VAT. Description, diisi dengan penjelasan sesuai dengan kode pajak yang telahdiisikan pada Tax Code, dalam kasus ini Pajak Pertambahan Nilai/ValueAdded. Tax Type : klik drop-down dan pilih salah satu tipe pajak dalam kasus iniGoods & Services Tax Rate, diisi dengan tarif pajak, dalam kasus ini tarif PPN adalah 10%. Linked Account for Tax Collected :diisi dengan nomor rekening PPNKeluaran/VAT Out, isian inilah yang mengaitkan tabel pajakPPN/VATdengan rekening PPN Keluaran/VAT Out. Linked Account for Tax Paid: diisi dengan nomor rekening PPN

Masukan/VAT In, isian inilah yang mengaikan tabel pajakPPN/VAT denganrekening PPN Masukan/VATIn.4. Klik tombol OK, proses pencatatan pajak dengan kode PPN/VAT selesai.Kode PPN/VAT tersebut selanjutnya tercantum dalam tabel pajak pada TaxCode List.

Gambar 23Tampilan membuat Tax Code baru

Gambar 24Tampilan menghapus Tax CodeTugas 3: Buatlah kode pajak yang diperlukan PT Khansaindo Computamaseperti tampak pada gambar 23 di atas!


16/40

Backup dan RestoreFasilitas Backup berfungsi untuk mem-backup data (membuat data cadangan)melalui proses pengompresan (pengecilan size file) data, sehingga dapat dibawaatau disimpan ke dalam media yang aman dan lebih kecil ukuran kapasitas

memorinya. Backup data sebaiknya disimpan padastorage/drive/directory/komputer yang lain dengan data aslinya dandilakukan sesering mungkin secara periodik (setiap hari misalnya). Hal inidiperlukan guna mengantisipasi jika data asli yang sedang diproses mengalamikegagalan atau kerusakan, sehingga dapat dilakukan restore kembali denganmenggunakan data backup dari komputer yang lain sekalipun. Selainmembuat backup data ke storage lain, juga disarankan untuk menyimpandata backup di ruang atau bahkan di gedung yang terpisah. Hal ini bergunauntuk menghindari kehilangan data karena pencurian, kebakaran, danbencana alam.Adapun langkah-langkah untuk mem-backup file data akuntansi yang

diproses dengan sortware MYOB Accounting adalah sebagai berikut:1. Dari menu bar klik File, lalu pilih Backup, selanjutnya pada layar muncultampilan berikut:

Gambar 25Tampilan Backup File Data

2. Pilih Backup Company File only dan Do not check Company for errors,dilanjutkan dengan mengklik tombol Continue, selanjutnya komputer akanmemproses dan di layar muncul tampilan:

Gambar 26Tampilan Backup Save In

3. Klik drop down pada combo box isian Save In misal pilih tempatpenyimpanan file data di disket 3Floppy(A:).4. Bila Anda perhatikan File Name dalam keadaan default dinamaiMYOBXX##, empat angka di belakang MYOB menunjukkan tanggal dan bulan(atau bulan dan tanggal) Pem-backup-an file data, sebagai contoh MYOB0603;berarti menunjukkan data tersebut di-backup pada tanggal 03 Juni. Untukmengganti nama file tersebut, ketik Nama File dengan nama Anda diikuti 5(lima) digit terakhir nomor mahasiswa dan urutan tugas atau tanggal transaksinantinya (misal: DEVA_18566_Tugas3).5. Klik Save, lalu klik OK dan proses backup selesai.

RestoreMenu Restore merupakan fasilitas yang berfungsi untuk mengembalikan filedata yang hilang atau rusak karena satu dan lain hal, atau juga Anda inginmembuka file data pada computer lain yang tidak terhubung dengan jaringan.Untuk dapat melakukan restore dengan baik, maka Anda harus memenuhibeberapa syarat dan tahapan me-restore file data sebagai berikut:1. Anda harus sudah mempunyai file backup (nama file.ZIP) lengkap/tidakcorrupt yang akan direstore datanya.


17/40

2. Anda harus sudah membuka salah satu data MYOB. Bila belum, Anda bisabuka file data melalui klik Explore the sample company > klik OK > klik No,sehingga muncul tampilan menu Command Centre perusahaan sampelClearwater Pty. Ltd.3. Klik menu File > pilih Restore, selanjutnya komputer akan menonaktifkan

dan menghapus data akuntansi yang sedang aktif, pilih Yes atau No untukmelakukan backup atau tidak atas file yang hendak dinonaktifkan sebelumrestore.

Gambar 27Tampilan Restore konfirmasi backup

4. Dalam kasus ini pilihlah No, selanjutnya pada layar muncul tampilanseperti pada gambar berikut ini:

Gambar 28Tampilan pilih file yang akan di-restore

5. Pilih file yang akan di-restore, dilanjutkan dengan mengklik tombol Open,tunggu sesaat sehingga muncul tampilan seperti dalam gambar berikut ini:

Gambar 28Tampilan pilih file yang akan di-restore

6. Klik tombol Save jika kita menyetujui nama file dan posisi drive yangditawarkan MYOB atau ganti dengan posisi subdirektori yang lain(Kompak??_Komp##_*****) dan nama file lain (tidak boleh sama dengan namafile.DAT yang sudah ada di folder Anda).7. Klik OK untuk menyetujui konfirmasi tentang keyakinan Anda akaninformasi file data baru hasil restore dan directory serta foldernya apakah

sudah benar, proses restore selesai.

Modul Card File

Card FileModul Card File berfungsi seperti kartu yang digunakan untuk mencatat data

atau informasi yang meliputi nama, alamat, dan data lain seperti dalamcatatan akuntansi manual; meliputi: kartu utang, kartu piutang, karyawandan data personal. Dari tujuh modul Command Centre hanya modul Card Fileyang tidak berujung ke Transaction Journal, sehingga tidak mempengaruhiposisi keuangan perusahaan.

Gambar 29Modul Card File


18/40

Card ListTerdiri dari empat kelompok yaitu: Customer, Supplier, Employee, danPersonal yang ditampilkan dalam satu form All Cards. Dari empat kelompok diatas, ada dua kelompok yang memiliki saldo (balance) yakni: kelompok

Supplier (utang dagang) dan kelompok Customer (piutang dagang).

Gambar 30Form Card List

Mengisi Kartu PiutangNew, Card List, CustomerPengisian kartu piutang (customer card) yang berisi data nama dan alamatkonsumen, termin dan sebagainya dilakukan dengan langkah berikut ini :1. Pilih dan klik Card FileCards List. Kotak dialog Form Cards Listditampilkan gambar 26.2. Klik icon New. Kotak dialog Card Information pada posisi tab Profile

ditampilkan.

Gambar 31Form Card List > Profile Customer

3. Profile - Isi data tentang pelanggan (customer) berikut ini: Card Type : pilih salah satu tipe kartu : Customer, Vendor, Employee ataupersonal. A/R Balance : (saldo piutang) atau A/P Balance : (saldo utang) secaraotomatis terisi saldo apabila tipe kartu Customer atau Vendor. Designation, klik pilihan Company jika data yang dicantumkan dalam kartu

merupakan perusahaan dan pilih Individual kalau jika data yang dicantumkandalam kartu merupakan identitas perseorangan. Selanjutnya isi nama padakotak isian Name. Card ID, diisikan dengan kode masing masing pemilik kartu. Location, Anda dapat mengisikan lebih dari satu alamat dengan caramengganti addres1-Bill to alamat penagihan faktur, 2-Ship to alamatpengiriman barang, 3, 4, dan 5 sebagai alamat alternatif lainnya. Kotak isian Address : diisi dengan alamat sesuai dengan yang telah diisikandalam informasi lokasi di atas. City : diisi dengan kota tempat domisili. State : diisi dengan negara bagian atau propinsi (di Indonesia).

Post code : diisi dengan kode pos sesuai dengan kota yang diisikan padaisian City. Phone #1 : , Phone #2 dan Phone #3 ; diisi dengan nomor telepon. Fax # diisi dengan nomor facsimile. Contact Name : diisi dengan nama untuk kontak personal.

Gambar 32Form Card List > Selling Detail Customer


19/40

4. Selanjutnya klik tab Selling Details - isikan Customer Terms Information : Pada kotak pilihan Payment is Due : pilih syarat pembayarannya Pada kotak isian Discunt Days : isi jangka waktu periode untuk

mendapatkan potongan pembayaran. Pada kotak isian Balance Due Days : isi jangka waktu (hari) bataspembayaran kredit. Pada kotak isian % Discount for Early Payment : isi persentase potonganpembayaran yang diberikan jika membayar dalam periode potongan. Pada kotak isian % Monthly Charge for Late Payment : isi persentase dendaketerlambatan membayar jika konsumen membayar melewati masa kredit. % Volume Discount : isi dengan % volume diskon yang diberikan.

Setting Default Termin Pembayaran

Pengisian Customer Terms Information sebenarnya dapat dilakukan secaraotomatis. Untuk melakukan otomatisasi pengisian termin pelanggan dilakukanmelalui menu bar Setup, Preferences, Sales, Terms. Demikian pula dengantermin untuk pemasok dapat dilakukan melalui menu bar Setup, Preferences,Purchases, Terms.

Gambar 33Setup Preferences Sales

Gambar 34Setup Preferences Credit Terms

Mengisi Kartu UtangNew, Card List, SupplierPengisian kartu utang (supplier card) yang berisi data nama dan alamatkonsumen, termin dan sebagainya dilakukan dengan langkah yang kuranglebihnya sama dengan cara pengisian kartu piutang.


20/40

Tugas 4: a. Buatlah data customers, dan suppliers (termasuk default terminpembayaran baik untuk customer maupun supplier) dengan menggunakaninformasi yang ada pada tabel berikut, sehingga tampak seperti gambar 30 -34 di atas!

b. Lakukan backup file data sampai dengan tugas 4!

Daftar Pelanggan & Saldo Account Receivable per 30 November 2005Kode CUS 001 CUS 002 CUS 003 CUS 004Nama CV. Surya Telematika Portable Outlet Centre Toko Kharuan JayaPenjualan TunaiAlamat Malioboro Mall I/3 Lt.1 Jln. Kyai Mojo 119 Jln. Mangkubumi 3 -Kota Yogyakarta Yogyakarta Yogyakarta -Phone 0274 531 922 0274 547 432 0274 589 724 -Tgl. Inv. 19/11/2005 30/11/2005 21/11/2005 -No. Inv. FPJ-123 FPJA-012 FPJT-234 -

So. Awal Rp33.000.000,00 Rp55.000.000,00 Rp22.000.000,00 -Total Saldo Piutang Dagang Rp110.000.000,00 -Tabel 2Data Customer (saldo sudah termasuk PPN)

Daftar Pemasok & Saldo Account Payable per 30 November 2005Kode SUP 001 SUP 002 SUP 003Nama PT. Glenmore Computa PT. Buana Komputindo PT. Hi-Tech PortablesAlamat Jl. Tubagus Angke 101 Pertokoan Mangga Besar Blok Q-9 Jl. RawaMangu I/212, PulogadungKota Tangerang Jakarta JakartaPhone 021 - 7296 8311 021 - 573 2406 021633 7514

Tgl. Faktur 29/11/2005 09/11/2005 15/11/2005No. Faktur FPBX-057 FPBN-141 FPBB-033So. Awal Rp27.500.000,00 Rp55.000.000,00 Rp71.500.000,00Total Saldo Utang Dagang Rp154.000.000,00Tabel 3Data Supplier (saldo sudah termasuk PPN)

Modul Inventory

Modul Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungandengan barang yang diperdagangkan, fungsi menu Inventory hampir sama

dengan kartu persediaan pada akuntansi manual.

Items ListFasilitas Items List digunakan untuk mencatat barang atau jasa yangdiperdagangkan meliputi:1. Mencatat barang yang dibeli perusahaan dengan tujuan dijual kembali dannilai barang dicatat dalam persediaan.2. Mencatat pembelian barang yang hanya digunakan untuk keperluan kantor.


21/40

3. Mencatat barang hasil penggabungan beberapa komponen, misal komputeryang dirakit dari beberapa komponen.4. Mencatat barang berupa komponen untuk membuat satu produk, misalcasing, board, processor, disk drive, keyboard dan sebagainya yangmerupakan komponen untuk merakit sebuah komputer.

5. Mencatat jenis jasa yang ditawarkan kepada konsumen.

Gambar 35Item List

Perusahaan dagang aktivitas utamanya adalah membeli barang dan menjualkembali kepada konsumen tanpa proses lebih lanjut. Proses pencatatanpembelian barang yang diperdagangkan dicatat melalui menu Purchases danpenjualan tersebut dicatat melalui menu Sales. Pencatatan pembelian maupunpenjualan dalam MYOB identik dengan mengisi faktur dalam transaksimanual, informasi yang diisikan antara lain adalah kode barang, nama barang

dan harga (jual atau beli). Sebelum proses pengisian pada faktur tersebutdilakukan, maka lebih dulu data tentang barang atau jasa yangdiperjualbelikan harus dimasukkan ke komputer dengan cara:1. Melalui Menu Barklik Lists, Items, New atau melalui Command Centre -klik Inventory, Items List, New maka akan ditampilkan jendela iteminformation pada posisi tab Profile lalu isikan informasi yang berkaitan dengansediaan, yaitu:Item Number, diisi dengan nomor atau kode barangName, diisi dengan nama barangI buy This Item, klik kotak isian ini jika Anda membeli barang untuk

diperjualbelikan kembali

I Sell This Item, klik kotak isian ini untuk barang yang diperjualbelikankembali.I Inventory This Item, klik kotak isian ini bila nilai barang yang

diperjualbelikan dicatat dalam rekening Persediaan (Inventory).Kotak pilihan berikut ini terkait dengan kotak isian diatas, intinya Andadiminta memilih rekening untuk membukukan :Costs of Sales Account, pilih nomor rekening untuk membukukan Harga

Pokok Penjualan/HPP (cost of Sales5xxxx).Income Account for Tracking Sales, pilih nomor rekening untuk membukukan

hasil penjualan barang yang merupakan bagian dari kelompok Pendapatan

(Income4xxxx).

Assets Account from Item Inventory, pilih nomor rekening untukmembukukan Persediaan Barang yang merupakan bagian dari kelompokAktiva (Assets1-xxxx).

Khusus item jasa (service) hanya dapat dijual saja. Anda hanya perlumengisikan kode jasa, nama jasa, dan aktifkan field Sell This Item sajasehingga tab Buying Details dihilangkan. Kemudian pilih kode rekening yang


22/40

digunakan dalam transaksi penjualan jasa tersebut. Informasi selanjutnyayang harus didisi adalah tab Selling Details.

Gambar 36Item List Jasa/Service

Gambar 37Item Information Profile

Catatan: Gunakan fasilitas Copy From pada tampilan Item InformationProfile untuk menyalin beberapa default atas item tersebut pada item lainberikutnya. Bila hal ini dilakukan akan mempercepat proses pengisian itembarang yang sejenis.

2. Selanjutnya klik tab Buying Details, kemudian isikan informasi berikut ini:

Buying Unit of Measure, diisi dengan satuan unit barang yang dibeli,misalkan Unit.Number of Item per Buying Unit, diisi unit item barang yang dibeli, misal 1.Tax Code When Bought, diisi kode pajak pembelian barang (PPNmasukan/VAT In).Bagian Optional Restocking Information for the To Do List dapat Anda isikaninformasi :Minimum Level for Restocking Alert, diisi dengan kauntitas persediaan

minimum untuk suatu jenis barang.Primary Vendor for Reorders, klik drop-down (tanda panah ke bawah) untuk

mengisi pemasok utama (setelah sebelumnya diisi melalui menu CardVendor) barang yang bersangkutan.Vendor Item Number, diisi dengan nomor atau kode pemasok sesuai isian

pada Primary Vendor for Reorders.Default Reorder Quantity, diisi kuantitas pengisian kembali suatu barang

setelah mencapai persediaan minimum.

Gambar 38Item Information Buying Details

3. Selanjutnya klik tab selling Details, kemudian isikan informasi berikut ini:

Base Selling Price, diisi dengan harga jual barang (lihat tabel 4) yangbersangkutan. Angka ini akan muncul pada kolom price dalam fakturpenjualan.Selling Unit of Measure, diisi dengan satuan unit barang yang dijual, misalkan

UnitNumber of Item per Selling Unit, diisi dengan unit item barang yang dijual,

misal 1.Tax Code When Bought, diisi dengan kode pajak penjualan barang (PPN


23/40

keluaran/VAT Out).Inclusive/Exclusive, pilihan untuk menentukan apakah harga yang

ditetapkan pada Base Selling Price sudah termasuk pajak (Inclusive) ataubelum termasuk pajak (Exlusive). Bila kotak tersedia terdapat tanda centangberarti Inclusive, bila tidak ada tanda centang berarti Exclusive.

Calculate Sales Tax on, klik salah satu pilihan apakah PPN/VATdiperhitungkan dari Base Selling Price atau dari Actual Selling Price atasbarang yang dijual.

Gambar 39Item Information Selling Details4. Kotak dialog tab History menampilkan data barang berupa : pembelian (unitbought dan nilai pembelianpurchases), penjualan (unitsold dan nilaipenjualansales) serta harga pokok penjualan (sales of sales) pada suatutahun (financial years) tertentu.5. Kotak dialog tab Auto Build digunakan untuk menampilkan barang hasil

penggabungan beberapa jenis barang menjadi satu jenis barang baru denganfasilitas Auto-Build Inventory. Sebagai contoh untuk satu unit komputerterdiri dari beberapa komponen barang dapat diurai menjadi monitor,keyboard, casing, motherboard, diskdrive/cddrive, CD Rom dan komponenlain.

Set Item PricesFasilitas Set Item Price berfungsi untuk mengubah harga jual danmenentukan metoda pembebanan harga pokok penjualan. Metode yang dapatdipilih adalah Last Cost (LIFO) dan Avg. Cost (Average Cost), untuk memilihmetode yang digunakan, klik icon bersangkutan.

ShortcutsPada jendela Set Item Price Anda dapat memanfatkan icon Shortcuts untukmengubah harga jual, Anda dapat mengubah harga jual barang tertentu atauseluruh barang yang diperdagangkan berdasarkan persentase marjin, markupatau laba kotor berdasarkan harga beli barang yang bersangkutan.

Tugas 5: Buatlah data persediaan barang dagangan dan jasa PT KhansaindoComputama dengan menggunakan informasi yang ada pada tabel berikut,sehingga tampak seperti gambar 35 di atas dan lakukan backup file datasampai dengan tugas 5!

Daftar Persediaan Barang Dagangan &Saldo Inventory per 30 November 2005Kode Prnt 001 Prnt 002 N-EPC 001 N-EPC 002 N-PC 001Nama HP Printer PSC 1315 HP Printer PSC 1402 HP Pavilion dv 1121Entertaintment PC HP Pavilion dv 4126 AP Entertaintment PC HP Pavilion zt3315 N PCSatuan Unit Unit Unit Unit Unit


24/40

Harga Jual Rp390.000,00 Rp300.000,00 Rp6.180.000,00 Rp7.860.000,00Rp6.540.000,00Harga Beli Per Unit Rp325.000,00 Rp250.000,00 Rp5.150.000,00Rp6.550.000,00 Rp 5.450.000,00Jumlah Stock 10 10 9 9 11

Nilai Stock Rp3.250.000,00 Rp2.500.000,00 Rp46.350.000,00Rp58.950.000,00 Rp59.950.000,00Total Persediaan Barang Dagangan Rp171.000.000,00Daftar Jasa PT Khansaindo ComputamaKode Serv 001 Serv 002 Serv 003Nama Service Komputer Pelatihan Komputer Office Pelatihan KomputerAkuntansiSatuan Paket Paket PaketTarif/Orang Rp50.000,00 Rp500.000,00 Rp750.000,00Tabel 4Data Persediaan Barang Dagangan & Jasa (saldo belum termasukPPN)

Mencatat Saldo Awal

Saldo awal di sini diartikan sebagai saldo awal periode akuntansi atau saldosuatu rekening pada saat dimulai proses pencatatan akuntansi dengan MYOBAccounting. Misal, selama ini setiap transaksi yang terjadi dalam sebuahperusahaan dicatat secara manual dan sudah berlangsung beberapa tahun,terhitung sejak 01 Desember 2005 perusahaan mengganti proses pencatatanakuntansi dari cara manual dengan program komputer akuntansi-MYOBAccounting. Langkah yang harus dilakukan adalah memindahkan data

akuntansi meliputi : daftar rekening beserta saldonya, data pelanggan, datapemasok, data barang/jasa yang diperdagangkan dan sebagainya.

Rekening RiilRekening riil atau rekening neraca adalah rekening-rekening yang pada akhirperiode akuntansi dilaporkan dalam neraca. Kelompok yang termasuk dalamrekening riil adalah : aktiva, utang atau kewajiban dan modal atau equitas.Pencatatan saldo awal rekening riil dalam MYOB Accounting dapatdikelompokkan menjadi empat, yaitu :1. Saldo awal selain rekening : Piutang Dagang, Utang Dagang dan Persediaan.Pencatatan saldo awal rekening jenis ini dapat langsung diisi pada kolom

Opening Balance pada kotak dialog Edit Accounts atau melalui menu SetupBalancesAccount Opening Balances.2. Saldo awal rekening Piutang Dagang atau Piutang Usaha. Proses pengisiansaldo awal rekening Piutang Dagang adalah dengan mengisi saldo awal sepertiyang dilakukan pada angka 1 di atas, rincian saldo awal tersebut selanjutnyadicatat ke dalam masing-masing Kartu Piutang.3. Saldo awal rekening Utang Dagang atau Utang Usaha. Proses pengisiansaldo awal rekening Utang Dagang adalah dengan mengisi saldo awal seperti


25/40

yang dilakukan pada angka 1 di atas, rincian saldo awal tersebut selanjutnyadicatat ke dalam masing-masing Kartu Utang.4. Saldo awal rekening Persediaan Barang Dagangan. Proses pengisian saldoawal rekening Persediaan Barang Dagangan adalah dengan mengisi saldo awalseperti yang dilakukan pada angka 1 di atas, rincian saldo rekening tersebut

selanjutnya dicatat melalui Kartu Persediaan.

Gambar 40Memasukkan Saldo Awal Rekening Neraca

Mencatat Saldo AwalSelain rekening Piutang Dagang, Utang Dagang dan PersediaanProses pencatatan saldo awal dapat dilakukan dalam dua cara berikut ini.Cara pertama dilakukan dengan langkah :1. Pilih dan klik modul AccountAccount List.

2. Aktifkan rekening yang akan diisi saldo awal (bertipe Detail)3. Isi saldo awal pada kotak isian Opening Balance dalam kotak dialog EditAccounts.4. Klik tombol OKCara kedua dilakukan dengan langkah :1. Klik menu Setup pada baris menu bar.2. Pilih dan klik BalancesAccount Opening Balances. Kotak dialog AccountOpening Balances ditampilkan.3. Isi saldo awal rekening pada kolom Opening Balance.4. Klik tombol OK

Saldo Rekening Piutang DagangPencatatan data ke dalam saldo rekening Piutang Dagang dilakukan denganlangkah :1. Klik menu Setup yang terdapat dalam baris menu2. Pilih dan klik BalanceAccount Opening Balances. Kotak dialog AccountOpening Balances ditampilkan.3. Isi angka saldo pada rekening Piutang Dagang yang terdapat dalam kotakdialog Account Opening Balances.4. Klik tombol OK

Saldo Pelanggan

Data masing-masing pelanggan (saldo masih nol) sebekum pencatatan saldoawal. Pencatatan saldo awal masing-masing kartu pelanggan dilakukandengan langkah :1. Klik menu Setup yang terdapat dalam baris menu.2. Pilih dan klik BalancesCustomer Balances. Kotak dialog CustomerBalances yang berisi data kartu pelanggan beserta saldonya ditampilkan.


26/40

Gambar 41Daftar Kartu Piutang & Saldo Pelanggan

3. Pilih salah satu atau klik ganda nama pelanggan yang hendak diisikansaldo awalnya.4. Klik tombol Add Sale, maka kotak dialog Historical Sale ditampilkan.

Gambar 42Memasukkan Saldo Awal Buku Pembantu Piutang

5. Klik drop-down pada Customer Name dan pilih nama pelanggan, cek tanggalpada Date : dan isi saldo awal pelanggan pada Amount Due.6. Klik tombol Record. Kotak dialog Receivable Balances ditampilkan kembali.7. Klik tombol Add Sale dan isi saldo awal kartu pelanggan yang lain (ikutilangkah ke-3 sampai ke-5).8. Klik tombol Close, pada kotak dialog Receivable Balances jika pengisiansaldo awal pelanggan selesai.

Gambar 43Tampilan Hasil Pengisian Saldo Piutang Telah Dilakukan denganBenar

Utang DagangMencatat saldo awal rekening Utang Dagang atau Utang Usaha beserta datasaldo awal kartu Utang masing-masing pemasok pada dasarnya tidak berbedadengan mencatat saldo awal rekening Piutang Dagang dan saldo masing-masing pelanggan. Perbedaan pencatatan terletak pada form yang digunakan

dalam pengisian saldo Utang yaitu kartu Utang dagang. Menu yang digunakanuntuk mencatat saldo adalah SetupBalancesSupplier Balances .

Gambar 44Tampilan Hasil Pengisian Saldo Utang Telah Dilakukan denganBenar

Persediaan Barang DaganganSaldo awal rekening persediaan barang dagangan merupakan kumulatif darinilai persediaan awal masing-masing barang. Nilai persediaan barangdiperoleh dari hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga beli barang

tersebut. Pengisian saldo awal barang yang diperdagangkan dapat dicatatmelalui modul InventoryCount Inventory dengan memasukkan jumlah saldoawal barang. Proses memasukkan saldo tersebut melalui menu CountInventorykolom Counted sebagaimana dijelaskan pada langkah ke-3 sampaidengan langkah ke-7 pencatatan hasil pengitungan fisik barang dagangan(Stock Opname) berikut ini:

Count Inventory - Menghitung Fisik Barang


27/40

Count Inventory digunakan untuk mencatat jumlah barang hasil perhitunganfisik yang berada di gudang (stock opname). Berdasarkan perhitungan fisik,nantinya akan diproses oleh MYOB untuk dibandingkan dengan catatanpersediaan barang menurut perhitungan komputer. MYOB telah menyediakanformulir untuk mencatat hasil perhitungan fisik barang yang dapat dicetak

melalui menu Reports-Index to Reports-Inventory-Inventory Count Sheet ataudari Command Centre-Reports-Inventory-Inventory Count.Langkah untuk menghitung fisik persediaan barang dagangan :1. Cetak Inventory Count Sheet melalui menu Report-Index to Reports-Inventory-Inventory Count Sheet atau dari Command Centre-Reports-Inventory-Inventory Count.2. Catat hasil perhitungan secara fisik ke dalam kolom 1st Count (untukpencatat pertama) dan/atau 2nd Count (untuk pencatat kedua).3. Selanjutnya hasil perhitungan tersebut Anda catat dalam kolom Countedpada kotak dialog Count Inventory.

Gambar 45Pengisian Jumlah Unit Awal Persediaan Barang Dagangan

4. Klik tombol Adjust Inventory, kotak dialog Adjustment Inventoryditampikan.

Gambar 46Pemilihan Kode Rekening untuk Penyesuaian

5. Klik drop-down pada kotak isian dalam Adjustment Inventory, pilih nomorrekening persediaan untuk barang yang bersangkutan.

6. Klik tombol Continue lalu klik Opening Balances, kotak dialog InventoryAdjustment.

Gambar 47Opening Balance Check Persediaan Barang Dagangan

Gambar 48Pembuatan Jurnal Saldo Awal Persediaan Barang Dagangan

7. Masukkan harga beli/perolehan per unit (unit cost) untuk masing-masingbarang persediaan. Lalu klik tombol Record.

8. Selanjutnya lihat jurnal penyesuaian hasil Inventory Adjustment di atasdengan cara klik Transaction Journal.

Gambar 49Tampilan Transaction Journal


28/40

Rekening NominalRekening nominal atau rekening laba-rugi adalah rekening yang pada akhirperiode akuntansi dilaporkan dalam laporan laba-rugi. Rekening nominal

dalam MYOB meliputi rekening kelompok pendapatan, harga pokok penjualan,biaya, pendapatan lain dan biaya lain. Awal periode akuntansi dapatdipastikan saldo-saldo rekening nominal adalah nol, misal pada awal periodeakuntansi saldo awal rekening nominal diisi, MYOB akan memberi komentar.

Gambar 50Tampilan peringatan bahwa:Saldo awal rekening nominal (L/R) dari periode tahun lalu tidak bisa dirubah

Pencatatan saldo rekening nominal jika menggunakan MYOB padapertengahan periode akuntansi dilakukan dengan menggunakan Modul

AccountRecord Journal Entry. Lihat gambar 51 berikut ini:

Gambar 51Pencatatan saldo rekening nominal

Koreksi Saldo AwalKesalahan pencatatan saldo awal dapat diidentifikasi bahwa saldo awal dicatatterlalu besar atau terlalu kecil. Penyebab kesalahan tersebut dapat terjadipada saldo awal rekening Piutang Dagang, saldo pada kartu piutang atau

kedua-duanya. Jika terdapat kesalahan pencatatan saldo awal, maka perludibuat koreksi saldo awal agar data menjadi benar (timpa saldo yang salah)baik melalui modul yang bersangkutan maupun dengan melalui jurnalpembalik dan koreksi.Untuk koreksi saldo awal buku pembantu utang dan piutang bisa jugadikoreksi dengan cara menghapus add sales yang keliru dan buat ulang saldoawal dengan benar. Sedangkan untuk kesalahan pengisian saldo awal bukupembantu persediaan bisa ditangani dengan cara:Jika kesalahan terjadi pada jumlah kuantitas (unit) atau harga beli per unit,maka buatlah adjust out untuk item yang keliru tersebut. Setelah diadjust outmaka saldo item tersebut menjadi 0. Setelah itu, isikan jumlah unit dan harga

beli item tersebut dengan benar (langkah 3-7 dalam menghitung fisikpersediaan; halaman 36-38)Jika kesalahan terjadi pada penulisan/pemilihan kode rekening yangdigunakan untuk penyesuaian, maka proses adjust out dan pengulanganlangkah 3-7 (gunakan kode rekening yang benar) dalam menghitung fisikpersediaan harus dilakukan untuk semua item list.


29/40

Tugas 6: Masukkan semua saldo awal baik untuk rekening riil maupunrekening nominal PT Khansaindo Computama dan lakukan backup file datasampai dengan tugas 6!

Modul Sales

Modul SalesFasilitas modul Sales digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barangatau jasa, retur penjualan dan penerimaan yang berhubungan denganpenjualan tersebut. Selain itu, MYOB juga menyediakan tiga pilihan modulpenjualan yaitu mulai dari Quote, Order, Invoice, Receive Payments, danTransaction Journals. Pada dasarnya pemrosesan data dengan menu Saleshampir sama dengan mengisi faktur penjualan dalam praktik akuntansisecara manual.Untuk lebih jelasnya Anda buka menu Sales dari PulldpwnMenu Command Centres> klik Sales> klik Enter Sales, sehingga muncul

tampilan seperti gambar berikut ini:

Gambar 52Sales>New/Edit Item>Quote

Enter QuotesForm ini berguna untuk membuat permohonan (Quote) dari pelanggan ataspenjualan suatu barang dagangan/item. Transaksi Quote ini tidak akandijurnal maupun diposting pada catatan akuntansi perusahaan. Jika Andatelah membuat Quote, maka Quote tersebut dapat dijadikan Order ataubahkan bisa juga langsung dijadikan Sales Invoice kepada bagian

penjualan/invoicing. Adapun cara pengisian Quote kurang lebihnya samadengan cara pengisian Order maupun Invoice yang akan dibahas kemudian.Contoh: 03/12/2005, diterima permohonan pesanan barang dagangan no.00001 dari Portable Outlet Centre yang dijanjikan akan dikirim/diterimakantanggal (promised date) 06-12-2005 dengan rincian (harga belum termasukPPN) sebagai berikut:Kode Nama Barang Unit Harga Satuan JumlahPrnt 001 HP Printer PSC 1315 3 Rp 390.000,00 Rp 1.170.000,00N-EPC 002 HP Pav. dv 4126 AP EPC 2 7.860.000,00 15.720.000,00======================= T o t a l ======================= Rp16.890.000,00

Enter OrdersForm ini berguna untuk membuat pesanan (Order) dari pelanggan ataspenjualan suatu barang dagangan/item. Ada dua kemungkinan pesanan(Order) bisa terjadi, yaitu:1. Order yang dilakukan berasal dari Quote yang telah Anda buat


30/40

sebelumnya.Untuk itu, Anda hanya tinggal membuka data Quote yang telah dibuat dengancara klik Sales Register, pilih Quote yang bersangkutan dan kemudian klikChange to Order. Setelah yakin benar dengan isian yang ada (perhatikantanggalnya berbeda atau tidak dengan tanggal pesan, no. faktur, no. PO),

maka untuk menyimpan perubahan Quote ke Order tersebut Anda tinggal klikRecord.

Gambar 53Tampilan mengubah Quote menjadi Sales Order

2. Order yang dilakukan tanpa Quote.Order penjualan juga bisa dilakukan secara langsung mengisikannya darimenu Command Centre> klik Sales> klik Enter Sales. Kemudian ubahlahtemplate menjadi ORDER, selanjutnya isikan data Order (sama dengan carapengisian Quote) yang diperlukan seperti: customer, nomor invoice, tanggal,

termin dan data item lainnya yang dipesan. Yang membedakan tampilan Orderdengan Quote hanyalah terletak pada bagian bawah sebelah kanan form adatambahan isian Paid Today, Payment Method, dan Balance Due. Untukmenyimpan hasil pembuatan Order tersebut klik Record.

Enter InvoicesMerupakan formulir untuk mencatat penjualan barang atau jasa baik secaratunai maupun kredit. Untuk mengaktifkannya klik Sales dari jendelaCommand Centre dilanjutkan dengan mengklik Enter Sales. Tampilan formulirpenjualan barang berbeda dengan faktur untuk penjualan jasa. Proses

pencatatan transaksi penjualan dilakukan dengan langkah :1. Pilih dan klik menu SalesEnter Sales. Kotak dialog SalesNew Itemditampilkan (lihat gambar 55).2. Jika tampilan yang muncul bukan SalesNew Item, maka Anda harus klikicon Layout yang ada di bagian bawah form Sales.. dan pilih layout yangdikehendaki apakah Item, Service, Profesional, Misellaneous atau Time Billing(Versi 13).

Gambar 54Pilihan template layout form Sales Quote/Order/Invoice

3. Klik drop-down dan pilih nama pelanggan pada isian customer, selanjutnyaisi data-data transaksi berikut ini. Bagian Ship to : secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barangsesuai dengan isian pada Customer Card yang bersangkutan. Invoice # : diisi atau secara otomatis terisi nomor faktur. Date : cek tanggal transaksi, jika tidak sesuai, ketik secara manual tanggaltransaksi tersebut. Customer PO # : diisi dengan nomor referensi pemesanan barang dari


31/40

pelanggan (jika ada). Kolom Ship diisi dengan jumlah barang yang dibutuhkan pembeli. Kolom Item Number, diisi dengan kode barang yang dijual dengan caramenempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan menekan enter dan diakhirimemilih kode barang yang bersangkutan.

Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan sesuaidengan kode pada kolom Item Number. Kolom Price, secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory) angkaini dapat diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan. Kolom Disc. %, diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada). Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlahbarang dengan harga jual (dikurangi potongan). Kolom Job, diisi dengan kode job (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi kode pajak pertambahan nilai/VAT. Kotak isian Salesperson : diisi dengan karyawan bagin penjualan (jika ada). Kotak isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikan

kepada pelanggan (jika ada), komentar ini dibuat melalui menu SalesComments & Ship Methods. Kotak isian Ship Via : diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada),keterangan ini dibuat melalui menu SalesComments & Ship Methods Promised Date : diisi dengan kesanggupan membayar jika merupakanpenjualan kredit (jika ada). Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yangbersangkutan Kotak isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual. Kolom Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang

berasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak. Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar pembeli atau diterimapenjual dari konsumen. Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount)dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akanmenambah saldo rekening Piutang Dagang.4. Klik tombol Record. Proses pencatatan selesai.

Gambar 55Pencatatan transaksi penjualan barang dagangan

Mencatat Penerimaan dari KonsumenPenerimaan uang yang dicatat melalui menu Sales adalah semua penerimaandari konsumen (Receive payment) yang berhubungan langsung denganpenjualan barang atau jasa aktivitas utama perusahaan. Proses pencatatanpenerimaan pelunasan Piutang dilakukan dengan langkah berikut ini.1. Pilih dan klik modul SalesReceive Payments. Kotak dialog ReceivePayments ditampilkan (lihat gambar 56).2. Isi semua data transaksi berikut ini:


32/40

Contoh: 01/12/2005, diterima pelunasan piutang dari Portable Outlet Centre,no. faktur FPJA-012, tanggal. 30/11/2005, Rp15.000.000,00 (masih dalammasa potongan) dengan no. bukti penerimaan BKM12-1, BG No.POC011205001, jatuh tempo 05/12/2005, BANK MANDALA CAB. PINGIT, no.rek. 033-001-000000002.

Klik dan pilih salah satu rekening (tipe Detail Cheque atau Detail CreditCard) pada bagian kiri atas kotak dialog Customer Paymentyang berfungsiuntuk menampung penerimaan pembayaran (Deposit to Account) atau bisajuga pilih Group with Undeposited Funds tergantung kebijakan akuntansiperusahaan., dalam kasus ini Portable Outlet Centre. Klik drop-down dan pilih pelangganyang membayar pada kotak Customer Pada kotak ID # : secara otomatis terisi kode penerimaan kas (customerreceipts) CR000xxx, jika Anda menghendaki keterangan yang lain isi secaramanual pada bagian ini (misalnya BKM12-1). Kotak Date : secara otomatis terisi tanggal sesuai dengan sistem komputer,

jika tidak sesuai bagian ini dapat diedit. Kotak Amount Received : isi dengan jumlah yang dibayar oleh pelangganatau konsumen dengan cara klik isian ini setelah kolom Amount Receiveddiisikan, maka secara otomatis langsung terisikan. Kotak Memo : secara otomatis terisi penjelasan jurnal, ganti keterangan lainjika Anda memerlukan. Kolom Amount Applied : diisi dengan pendistribusian angka dari kotak isianAmount Received. Finance Charge : diisi dengan banyaknya jumlah denda yang dikenakanperusahaan kepada pelanggan atas keterlambatan pelunasan piutang yangbersangkutan.

Gambar 56Pencatatan transaksi penerimaan pelunasan piutang dagang3. Klik tombol Record, maka kotak dialog gambar 57 akan ditampilkan (Versi13).4. Klik tombol Print Later untuk menunda pencetakan faktur atau kreditmemo atas diskon pelunasan yang telah diberikan.

Gambar 57Kotak dialog pencetakan faktur/memo kredit

5. Proses pencatatan transaksi selesai.

Sales Return & CreditsMerupakan formulir khusus untuk mencatat terjadinya transaksi retur


33/40

penjualan. Untuk melakukan pencatatan transaksi retur penjualan caranyasama dengan cara pencatatan transaksi penjualan. Bedanya pada pencatatantransaksi retur penjualan untuk kolom Ship didisikan dengan angkanegatif/minus.Dalam setiap entry transaksi retur penjualan ada 2 (dua) tahapan yang wajib

Anda lakukan, yakni:1. Pilih dan klik menu SalesEnter Sales, lalu lengkapi isian data invoiceyang ada dengan memasukan angka negative/minus pada kolom Ship danakhiri dengan klik Record. Intinya pada tahapan ini, yang Anda lakukanadalah membuat faktur negatif.2. Membebankan faktur negatif di atas ke faktur lainnya yang bernilai positifdan masih outstanding atau berstatus open (Apply to Sales) atau bisa jugadengan cara mengembalikan sejumlah uang tunai (Pay Refund) sesuai dengannilai faktur negatif tersebut jika transaksi retur terjadi berasal dari penjualantunai. Adapun langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut ini:a. Klik menu Sales> buka form Sales Register, pilih bagian/tab Return &

Credits.b. Isikan ID# dan tanggal melakukan retur serta isikan nilai retur pada isianAmount Applied untuk diperhitungkan dalam faktur penjualan kepadapelanggan bersangkutan yang berstatus open.c. Klik Record, proses retur penjualan dan pengkreditan rekening piutangdagang selesai.

Contoh: 09/12/2005, diterima retur penjualan barang dagangan dari PortableOutlet Centre Yogyakarta atas faktur no. FPJ12-1 tanggal 06/12/2005 denganharga pokok sbb:

Prnt 001 HP Printer PSC 1315 1 @ Rp 325.000,00

Gambar 58Pencatatan retur penjualan

Gambar 59Sales Register> Returns & Credits

Gambar 60Settle Returns & CreditsModul Purchases

Purchases dan Purchase Order/QuoteMerupakan formulir untuk mencatat pembelian barang dagangan atau jasa,untuk mengaktifkannya klik Purchase dari menu Commend Centredilanjutkan dengan mengklik Enter Purchase. Dalam bisnis biasanyapembelian barang dagangan melalui tiga cara, pertama langsung ke prosespembelian barang sehingga dicatat sebagai pembelian, kedua melalui tahap


34/40

pemesanan barang atau jasa dan penerimaan barang atau jasa yang telahdipesan sebelumnya, dan ketiga melalui tahap permohonan pesanan daribagian gudang ke bagian pembelian.. Pembelian cara yang pertama dicatatdengan istilah Purchase (Bill), proses pemesanan barang pada cara yang keduadicatat dengan istilah Purchase Orders (Order), sedangkan cara ketiga dicatat

dengan istilah Purchase Quote (Quote). Pencatatan pembelian barangdagangan atau jasa (purchase) dalam MYOB accounting pada dasarnya samadengan penjualan yang bersifat berlawanan/berkebalikan. Berikut ini adalahpemrosesan data pembelian dengan MYOB Accounting:Contoh: 10/12/2005, dipesan (order) barang dagangan secara kredit kepadaPT Buana Komputindo dengan perincian:Kode Nama Barang Unit Harga Satuan JumlahN-EPC 001 HP Pav. dv 1121 EPC 4 Rp 5.450.000,00 Rp 21.800.000,00N-EPC 002 HP Pav. dv 4126 AP EPC 4 6.760.000,00 27.040.000,00Sub Total Rp 48.840.000,00PPN/VAT 4.884.000,00

Freight 350.000,00Down Payment 27.037.000,00====================== T o t a l ====================== Rp27.037.000,00

1. Pilih dan klik menu PurchasesEnter Purchases. Kotak dialog Purchases -New Item ditampilkan.

Gambar 61Pencatatan transaksi order pembelian barang dagangan2. Isi data yang terkait dengan transaksi berikut ini :

Klik tamplate menjadi Order. Supplier, kilk dan pilih pemasok. Bagian Ship to : secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barangsesuai dengan isian pada isian Company Information (dalam kasus iniperusahaan - PT Buana Komputindo). Purchase : secara otomatis terisi nomor faktur pembelian. Anda dapatmengganti isian lain jika diperlukan. Date : cek tanggal transaksi, jika tidak sesuai ketik secara manual tanggaltransaksi tersebut. Supplier Inv # : diisi nomor faktur dari penjual (jika ada). Kolom Received ; diisi dengan jumlah barang yang dibeli atau dikirim olehpemasok. Kolom Backorder : diisi dengan angka (selisih) jika jumlah barang yangdkirim pemasok lebih kecil dari yang dibutuhkan. Kolom Item Number : diisi dengan kode barang yang dibeli dengan dengancara menempatkan penunjuk mouse, dilanjutkan menekan enter dan diakhirimemilih kode barang yang bersangkutan. Kolom Description, secara otomatis terisi nama barang sesuai dengan kodepada kolom Item Number.


35/40

Kolom Price, secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory), angkaini dapa diganti jika tidak sesuai dengan harga jual yang diinginkan. Kolom Disc%, diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada). Kolom Total, secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlahbarang dengan harga jual (dikurangi potongan).

Kolom Job, diisi dengan kode Job (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi dengan kode pajak (akan dijelaskan lebihlanjut) Kotak isian Sales Person : diisi dengan nama karyawan bagian penjualanpemasok (jika ada). Kotak isian Comment : diisi dengan komentar yang akan disampaikankepada pemasok (jika ada), keterangan ini dibuat melalui menu SalesComments & Ship Methods Promised Date : diisi dengan tanggal pengiriman barang yangdijanjikan/disepakati. Journal Memo : secara otomatis berisi keterangan jurnal transaksi yang

bersangkutan. Kotak isian Freight : diisi ongkos angkut pengiriman barang (jika ada). Kolom Tax, secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual. Kolom Amount : secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yangberasal dari : nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak. Paid Today : diisi dengan jumlah uang yang dibayar pembeli atau diterimapenjual dari konsumen. Balance Due : secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (Amount)dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akanmenambah saldo rekening Utang Dagang.3. Klik tombol Record. Apabila dari transaksi tersebut, ada pembayaran yang

dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok, sebelum transaksi tersebutdiproses kemudian form dialog konfirmasi kode pajak dan verifikasi uangmuka/pembayaran sebagian ditampilkan.

Gambar 62Tampilan konfirmasi kode pajak dan verifikasi uangmuka/pembayaran sebagian

4. Karena Anda belum memiliki kode rekening uang muka pembelian (DepositsWith Suppliers), maka kotak peringatan di samping akan dimunculkan. Untuk

itu, Anda harus membuatkan kode rekening tersebut sekaligus melakukanSetup Linked Accountnya kembali.

Gambar 63Tampilan pembuatan kode down payment pembelian & setuppurchases linked accounts


36/40

5. Klik tombol OK, proses pencatatan transaksi selesai.

Pembayaran Kepada PemasokPembayaran yang dicatat melalui menu Purchases adalah semua pembayaran

yang dilakukan oleh perusahaan kepada pemasok (Pay Bills) berhubunganlangsung dengan pembelian barang atau jasa aktivitas utama perusahaan.Misalnya, angsuran/pelunasan utang dagang yang disebabkan transaksipembelian barang/jasa sehingga menyebabkan rekening utang usaha (dagang)berkurang, dan pembayaran uang muka (down payments) kepada pemasokdicatat dalam rekening uang muka kepada pemasok.Ada beberapa kemungkinan transaksi dalam hal pembayaran utang kepadapemasok, yaitu:1. Membayar utang dengan pilihan langsung ke cash/transfer.2. Membayar utang sebuah faktur lunas yang masih dalam masa potongan.3. Membayar utang mellewati batas waktu jatuh tempo, sehingga dikenakan

denda pembayaran.4. Membayar utang dengan Electronic Payments.5. Membayar utang pada kasus order sebagai uang muka yang tanggalpembayarannya tidak sama dengan tanggal pembuatan order.Penjelasan secara lengkap pembayaran kepada pemasok adalah sebagaiberikut:Contoh: 02/12/2005, dikeluarkan cek no. YK001 sebesar Rp4.200.000,00untuk membayar sebagian utang kepada PT Glenmore Computa, no. fakturFPBX-057 tgl. 29/11/2005 senilai Rp4.400.000,00 (masih dalam masapotonganpotongan pembelian sebesar Rp200.000,00).1. Pilih dan klik menu PurchasesPay Bills. Kotak dialog Pay Bills

ditampilkan.2. Isi data yang terkait dengan transaksi berikut ini : Pay From Account: Cash/bank yang dipakai untuk membayar utang dagangkepada pemasok. Balance: Menunjukkan saldo terakhir sebelum transaksi diproses. Supplier: Kilk dan pilih pemasok di mana utang perusahaan akan dibayar. Payee: Secara default muncul alamat pemasok. Anda masih dapat memilihalamat lain yang telah Anda isikan saat mengisikan data supplier. Tersedialima macam pilihan yaitu: Address1Address 5. Memo: Secara default langsung dimunculkan tulisan Payments: namasupplier yang akan dibayar. Anda juga masih dapat menggantinya bila

dikehendaki. Cheque Number: Diisi dengan nomor cek yang digunakan untuk membayarutang di atas. Date : Diisi dengan ttanggal pembayaran utang, jika tidak sesuai ketik secaramanual tanggal transaksi tersebut. Amount : Ketikkan jumlah yang dibayarkan. Amount Applied: Isikan baris faktur mana saja yang dibayar3. Klik tombol Record untuk menyimpan entry data transaksi di atas.


37/40

4. Klik icon Journals di bagian bawah form untuk melihat jurnal yang telahdibuatkan oleh MYOB atas pengisian data transaksi yang telah Anda lakukan.

Gambar 64Pencatatan transaksi pembayaran sebagian utang dagang

Catatan: Perlu Anda ketahui bahwa software MYOB Accounting hanya akanmemperhitungkan diskon pembelian apabila utang dalam satu faktur dibayarpenuh/lunas. Pada kasus di atas, utang yang dibayarkan hanya sebagianpadahal masih dalam masa potongan. Untuk itu Anda bisa mensiasati dengancara membuatkan jurnal umum untuk mengakui adanya potongan/diskonpembelian sebagaimana ditampilkan pada gambar berikut ini:

Gambar 65Pencatatan diskon pembelian atas transaksi pembayaransebagian utang dagangModul Banking

BankingModul Banking digunakan untuk pencatatan transaksi yang dilakukanberkaitan dengan rekening cash/bank baik menggunakan cek maupun kartukredit sehingga menyebabkan perubahan saldo pada rekening cash/bank danatau utang. Transaksi tersebut meliputi pengeluaran cek (spend money),deposito (receive money), pencetakan cek (print cheques), rekonsiliasi catatanperusahaan dengan catatan bank (reconcile accounts), electronic payments,dan jurnal transaksi.Untuk dapat menggunakan modul banking Anda dapat membukanya melaluipulldown menu (menu bar)> Command Centres> Banking> atau bisa juga

menggunakan menu toolsbar Command Centre.

Spend MoneySpend Money digunakan untuk menulis cek yang dikeluarkan olehperusahaan, slip pengeluaran kas di tangan, kas kecil atau penggunaan kartukredit sehubungan dengan transaksi yang terjadi selain untuk membayarutang dagang. Jika Anda hendak membayar utang dagang, maka akan dicatatmelalui menu PurchasePay Bills. Transaksi ini menyebabkan saldo rekeningyang bertipe Detile Cheque dan Detail Credit Card berubah.Apabila pengeluaran menggunakan rekening bank, maka dalam catatan MYOBsaldo bank bersangkutan akan berkurang walaupun sangat mungkin cek

tersebut belum dicairkan sehingga belum berpengaruh dalam catatan bank.Transaksi semacam ini dapat manjadi peyebab ketidakcocokan saldo menurutcatatan perusahaan dengan catatan bank sehingga diperlukan rekonsiliasipada saat tertentu. Adapun langkah-langkah untuk melakukan pengisian dataspend money adalah sebagai berikut:Contoh: 03/12/2005, dibeli perlengkapan kantor Rp350.000,00 dan sekaligusmembayar biaya reparasi mesin ketik Rp150.000,00 pada Toko Siswa Muda,Jl. Urip Sumoharjo No. 212, Yogyakarta secara tunai dengan no. bukti


38/40

pengeluaran dana kas kecil VKK12-1. Dari toolsbar klik icon Banking> klik Spend Money, maka muncul tampilanberikut ini:

Gambar 66Pencatatan pengeluaran kas kecil pada satu tanggal kotak pilihan pay from account: klik drop-down (rekening tipe detail chequedan Detail Credit Card ditampilkan), dan pilih salah satu rekening yangdigunakan untuk membiayai pengeluaran. Balance menunjukkan saldo rekening tersebut sebelum digunakan untuktransaksi. Kotak pilihan Card: klik drop-down dan pilih salah satu pilihan jika telahdibuatkan kartu untuk pihak yang dibayar (vendor atau payeelihatpenjelasan dalam modul Card File). Kotak isian Payee: secara otomatis terisi alamat pihak yang dibayar jika padakotak pilihan card telah terisi. Apabila pada kotak isian Card kosong, bagian

ini dapat anda isi pihak yang dibayar. Kotak isian memo: isi keterangan singkat yang menjelaskan transaksitersebut. Kotak isian Chanque Number: terisi/diisi nomer cek yang dikeluarkan atauslip pengeluaran. Kotak isian date: diisi dengan tanggal transaksi. Kotak isian Amount: diisi dengan jumlah dana yang dikeluarkan. Bagian kiri file Allocation, secara otomatis terisi nama rekening dari nomoryang telah diisikan disebelah kiri. Kolom Amount diisi angka yang sama padakotak isian Amount disebelah kanan atas atau dengan cara mengklik mousepada kolom tersebut.

Kolom job, diisi dengan kode job Kolom Tax, diisi dengan kode pajak (jika ada baca pembahasan Tax codeList) Klik tombol Record. Proses pencatatan transaksi selesai.

Receive MoneyReiceive Money adalah kebalikan daripada Spend Money. Fasilitas menuReiceive Money digunakan untuk mencatat transaksi yang menyebabkanpenambahan saldo rekening tipe Detail Cheque atau mengurangi saldorekening Detail Credit Card. Transaksi-transaksi yang dicatat menggunakanfasilitas ini adalah jenis transaksi penerimaan kas/bank selain dari pelanggan

(customer), seperti Penerimaan pinjaman uang, pendapatan bunga dari bank,pelunasan pinjaman dari karyawan, penjualan aktiva tetap, dan lainsebagainya.

Prepare Bank DepositMenu ini digunakan untuk melakukan proses penyetoran dana ke bank danjuga pencairan cek/giro yang diterima dari customer atau card file lainnya.Anda dapat melakukan pencairan (clearing) untuk beberapa jenis cek/giro dari


39/40

beberapa bank pada satu tanggal tertentu. Pada prinsipnya proses pencairancek/giro dalam menu ini adalah memindahkan saldo rekening dana belumdisetor (undeposited funds) ke rekening kas bank. Anda juga dapatmenyetorkan sejumlah dana tertentu dan sekaligus melakukan pencairan atassejumlah BG/cek yang diterima perusahaan dengan cara berikut ini:

Contoh: 05/12/2005, dilakukan penyetoran uang tunai dengan bukti setor no.BSB12-1 ke rekening bank perusahaan atas penerimaan tgl. 05-12-2005 dariToko Karuan Jaya sekaligus pencairan BG yang diterima dari Portable OutletCentre tgl. 01-12-2005. Lihat penjelasan pokok bahasan tentang Prepare BankDeposit.1. Klik Banking pada tampilan menu toolsbar Command Centre.2. Klik Prepare Bank Deposite, maka akan muncul tampilan seperti tampakpada gambar ???.3. Lengkapilah data isian yang ada atau sesuaikan data isian dengan kondisitransaksi yang dimaksud dengan benar. Biasanya yang perlu diganti adalahisian tentang ID# (no. bukti setoran) dan tanggal penyetoran dilakukan sesuai

dengan kebijakan yang diterapkan perusahaan.4. Klik kolom Deposit hingga muncul tanda silang (x) yang berarti kolomAmount terpilih akan disetorkan/dipindahkan jumlahnya ke rekening kasbank.5. Atau klik tombol icon All dibagian bawah form bila Anda hendak melakukanpenyetoran maupun clearing semuanya sekaligus.6. Klik Record, proses penyetoran dan clearing selesai.

Gambar 67Pencatatan penyetoran dana ke bank & pencairan giro/cek

Modul Accounts - Record Journal EntryRecord Journal Entry (lihat gambar 51Pencatatan saldo rekening nominal)digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dicatat melalui menuBanking, Sales, Time Billing, Purchases dan Payroll. Contoh transaksi (lihatgambar 51Pencatatan saldo rekening nominal) yang dicatat melalui menuRecord Journal Entry: Transfer uang : antar bank, bank ke kas, kas ke bank, pengisian dana kaskecil Piutang selain piutang dagang karena penjualan barang/jasa kegiatan utamaperusahaan. Pembelian aktiva tetap, secara tunai maupun kredit.

Utang selain utang dagang karena pembelian barang sebagai kegiatan utamaperusahaan. Pencatatan modal, prive, deviden dan yang terkait dengan modal Pendapatan selain kegiatan utama perusahaan, misalnya pendapatan bungabank, sewa ruang Pembayaran biaya produksi, administrasi dan umum termasuk pembayaranpajak


40/40

Biaya lain-lain,seperti bunga bank, pajak atas bunga bank, denda, dan lain-lain.

Diposting oleh yudi erwanto di4:27 AM
http://yudi-erwanto.blogspot.com/2010/01/materi-myob-accounting.htmlhttp://yudi-erwanto.blogspot.com/2010/01/materi-myob-accounting.htmlhttp://yudi-erwanto.blogspot.com/2010/01/materi-myob-accounting.htmlhttp://www.blogger.com/email-post.g?blogID=1433216577168252097&postID=2588668727278127151http://yudi-erwanto.blogspot.com/2010/01/materi-myob-accounting.html

Materi MYOB Accounting

Documents

Transcript of Materi MYOB Accounting