Materi balance scorecard hf guideline
-
Upload
agung2511 -
Category
Leadership & Management
-
view
176 -
download
2
description
Transcript of Materi balance scorecard hf guideline
Module II
BSC: Tahapan Penyusunan
0Dalam perjalanannya, pengembangan BSC dilakukanberdasarkan kebutuhan organisasi, apakah bersifatprofit atau non profit
0 Penyederhanaan penyusunan BSC telah banyakdiadaptasi perusahaan berdasarkan apa yang telahmereka jalankan
BSC: Tahapan Penyusunan
0 Susunan Sasaran Strategis tidak harus Financial, Customer, PBI dan L&G, tergantung pada kebutuhan.
0Bisa saja suatu perusahaan / divisi (SBU) menempatkan Customer sebagai yang utama, sedangkan Financial sebagai pendukung. Contoh: perusahaan sosial/pemerintahan/NGO
0Target Keuangan hanya pada efisiensi biaya
DIA
GR
AM
TA
HA
PAN
P
EN
YU
SUN
AN
BSC F
ase
IF
ase
IIF
ase
III
Fas
eIV
Fas
eV
Fase I: FormulasiStrategi
Fase II:PemetaanStrategi
Fase III:PenyelarasaanOrganisasi
Fase IV:EksekusiOperasional
Fase V:PemantauandanPenyelarasanKembali
TAHAP I: Formulasi Strategi0Menyusun Visi, Misi dan Nilai-nilai Organisasi
0Kriteria rumusan Visi yang baik
0 Terdapat harapan dari “pemilik”
0 berkesinambungan
0 “Shorter Is Better”
0 Menarik komitmen seluruh pemangku kepentingan
0 Dapat diwujudkan (realistik)
0 Ada waktu (masa) kapan mimpi untuk dicapai
TAHAP I: Formulasi Strategi0Rumusan penyusunan Misi yang baik
0 Memberikan alasan keberadaan organisasi –mengungkapkan siapa dan apa yang dilakukanorganisasi
0 Memberikan informasi bagaimana visi akan diwujudkan
0 Menjelaskan kebutuhan dasar yang akan dipenuhi
0 Mengekspresikan nilai-nilai inti dari organisasi
0 Mudah dipahami
0 Memuat kekhasan organisasi yang membedakannyadari organisasi lain
TAHAP I: Formulasi Strategi0 Setelah menetapkan Visi, Misi dan Nilai-nilai, maka
Manajemen mengembangkan dan memformulasikanstrategi utama
0 Penetapan permasalahan utama di dalam perusahaanguna menyusun Fokus Area Strategis
0 Formulasi dilakukan dengan menganalisa secarainternal dan eksternal organisasi (Analisa SWOT)
TAHAP I: Formulasi Strategi0 Fokus Area Strategis (Strategic Focus Area)
0Membahas apa yang menjadi area utama yang perlu, apa yang seharusnya terjadi (output) dan apa solusiyang diharapkan
No Key Process Output “Customer” Expectation
01 Biayaoperasional yang selalu tinggi
Efisiensibiayaoperasional
Seluruhdepartment
Maksimalisasiaset danpenggunaanbiayaoperasionalsesuai denganbudget
TAHAP I: Formulasi Strategi
Analisa SWOT
0merupakan identifikasi berbagai faktor secarasistematis untuk merumuskan strategi perusahaan
0Didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkankekuatan (strengths), dan peluang (opportunities), namum secara bersamaan dapat meminimalkankelemahan (weakneses) dan ancaman (threats)
TAHAP I: Formulasi Strategi0 Strengths
0 Segala aspek internal organisasi yang dapatdiberdayakan untuk meningkatkan kinerja. Mencakupaspek tangible (kuantitas sumber-daya) dan intangible(nilai-nilai budaya organisasi, kualitas sumber-daya)
0 Sering dikenal sebagai “core competencies”
0Weaknesses
0 Segala aspek internal organisasi yang menghalangiorganisasi mewujudkan tujuannya
TAHAP I: Formulasi Strategi0Opportunities
0 Aspek-aspek di luar organisasi yang sangat potensialmemberikan keuntungan bagi organisasi untukberkembang dan meningkatkan kinerja
0Threats
0 Tantangan dari eksternal yang dihadapi organisasidalam usaha meningkatkan kinerjanya
TAHAP I: Formulasi Strategi0Dasar pertimbangan analisa internal:
0 Pertimbangan (brainstorming) dari seluruh karyawan
0 Membandingkan kinerja sekarang dengan kompetitor
0Dasar pertimbangan analisa eksternal:
0 Sebaran demografis (usia, jenis kelamin, etnis, dl)
0 Tingkat ekonomi (inflasi, suku bunga, PDB, dll)
0 Sospolhukam (stabilitas keadaan negara)
0 Perkembangan tekhnologi
TAHAP I: Formulasi Strategi
Opportunity Threat
Strong
Yaitu strategi denganmemanfaatkan seluruh
kekuatan untuk merebutdan memanfaatkan
peluang sebesar-besarnya
Yaitu strategi denganmenggunakan kekuatan yang
dimiliki untuk mengatasiancaman
Weakness
Strategi yang memanfaatkan peluangyang ada dengan cara
meminimalkan kelemahanyang ada
Yaitu strategi yang bersifatdefensif dan berusaha
meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman
TAHAP II: Pemetaan Strategis0Dari serangkaian Strategis (4 perspektif) yang telah
disusun oleh manajemen, diterjemahkan ke dalamStrategi Korporat (Mapping Strategy)
0Ditetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI) untuk level Korporat
0Ditetapkannya Inisiasi Strategis, dalam upayaCorporat mencapai KPI Corporate
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Mapping Strategy
0Dari Analisa SWOT -> Development Strategy Mapping Strategy (menurut ke-4 perspektif)
0Bila masih ada yang belum terwakili dalam 4 Perspektif, maka didiskusikan kembali apa saja yang belum ada untuk dilengkapi
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Sasaran Strategis (Objective)
0 Saatnya melengkapi Sasaran Strategis (Objective) beserta pengukurannya
Perspective Objective Measure Target Initiatives
MeningkatkanProfitabilitas
MeningkatkanProfit Margin
OptimalisasiEfisiensi Biaya
MeningkatkanKepuasanPelanggan
MenciptakanInovasi
Produk/Proses
MeningkatkanCustomer Relation
OptimalisasiOperational
Excellent
Komitmenpada Regulasi
OptimalisasiPenerapan
MIS/IT
MeningkatkanKompetensiKaryawan
MenciptakanLingkungan Kerja
yang kondusif
Visi Misi Nilai
Asp
ekK
euan
gan
Asp
ekP
elan
ggan
Asp
ekP
rose
s B
isn
isIn
tern
al
Asp
ekP
ertu
mb
uh
an&
P
emb
elaj
aran
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Key Performance Indicator
0Harus jelas dan tidak bermacam-macam
0Disusun dengan metode: SMART-C (Specific, Measurable, Achievable, Reasonable, Time-bound and Continuous Development)
0Hindari KPI Game (mengakali / mempermudah KPI)
0Tidak perlu banyak, yg penting berbobot (SMART-C)
0 Pastikan biaya untuk realisasi tidak lebih besar darihasil yang diperoleh
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Key Performance Indicator
0KPI Eksak: mengukur hasil yang ideal (tepatmemenuhi sasaran)
0KPI Proksi: indikator mendekati ideal (sebagiansasaran)
0KPI Aktivitas: mengukur kesibukan aktivitas yang berujung pada hasil
0Dalam hal ini sebaiknya menggunakan KPI Eksak danmenghindari KPI Proksi dan KPI Aktivitas
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Key Performance Indicator
0Keluarga KPIs:
0 Produktivitas Hasil jadi (langsung) dari aktivitas
0 Kualitas hasil mampu memenuhi persyaratan
0 Profitabilitas hasil memberi keuntungan langsung
0 Waktu Seberapa kecepatan pekerjaan diselesaikan
0 Efisiensi Seberapa optimal penggunaan sumber daya
0 Cost Saving Seberapa hemat dalam realisasi budget
0 Growth Tingkat pertumbuhan bisnis
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Key Performance Indicator
0Dasar Penyusunan KPIs:
0 Peramalan (forecast), biasanya dengan melihat trend
0 Budget, dengan melihat serapan budget
0 Target, sasaran yang hendak dicapai / diselesaikan
0 Harapan, sesuai dengan realisasi bertahap terhadapcita-cita (visi) atau karena penerapan strategi baru
0 Lingkungan eksternal (persaingan, pertumbuhan pasar, kebijakan politik pemerintah, dsb)
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Key Performance Indicator
0 Contoh KPIs di Keuangan (Finance Perspective):
0 Pertumbuhan Penjualan
0 Return on Investment (ROI)
0 Return on Asset (ROA)
0 Net Profit
0 Working Capital Ratio
0 Cut Cost Productivity
0 Efficiency Budget
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Key Performance Indicator
0 Contoh KPIs di Pelanggan (Customer):
0 Market Share
0 Retaining Customer
0 Acquiring Customer
0 Customer Satisfaction Index
0 Corporate/Brand Awareness
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Key Performance Indicator
0 Contoh KPIs di Proses Bisnis Internal
0 Inovasi
0 Operation:
0Timeliness
0Quality/TQM (produk rijek, cacat)
0 Customer Relationship
0 Good Corporate Governance
0 Environment, Health and Safety Index
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Key Performance Indicator
0 Contoh KPIs di Pembelajaran dan Pertumbuhan
0 Employee Satisfaction Index
0 Gallup Index (Employee Engagement)
0 Turnover
0 Return on Training Investment
0 Climate (number of complaint / aspiration, discipline)
0 IT/MIS Indicators (network, downtime, number of complaint)
0Turnover Rate
0 = Jumlah karyawan yang keluar dibagi
0 (Jlh Total Kary di awal tahun+Jlh Kary Di AkhirTahun/2)
0TO = Maksimal 10%
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Measure (Pengukuran) KPI:
0Disesuaikan dengan KPI Family dan satuannya:
0 Satuan Pengukuran KPI:
0 Direct: Hasil aktual yang diraih (cth: Sales Volume)
0 Percent: perbandingan 2 nilai dalam momen yg berbeda
0 Simple Ratio: cth ytd, yoy
0 Index: berdasarkan ketetapan yang sudah ada
0 Composite Average: kombinasi (cth: Cust. Satisf. Index)
0 Statistic: Cth: Rata-rata, Varians dari sales distribution
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Lag Indicator Lead Indicator
0Hasil / DampakKinerja
0 Pada umumnya, iniadalah KPI Generic yang biasadilakukan
0Berperan utk stra-tegi jangka pendek
0 Pengendali Kinerja
0Hal ini akan meng-komunikasikanbagaimana out-come bisa terjadi
0Dapat berperanuntuk strategijangka panjang
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Target (Sasaran) KPI:
0Yang mengarahkan setiap orang, divisi dan korporatuntuk konsisten mencapai perubahan
0Ukuran yang hendak dicapai dalam waktu tertentu
0Hubungan dengan KPI ibarat “porsi makan” dan“kenyang”, dimana kita mengukur porsi makan untukmencapai target “kenyang”, semakin besar porsi, semakin tercapai target
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Target (Sasaran) KPI:
0Tipe-tipe penyusunan target
0%
50%
100%
150%
200%
250%
TAHAP II: Pemetaan Strategis
Initiative Strategy (Strategi Inisiasi) atau Action Plan
0 Strategi khusus untuk mencapai KPI
0 Pemilihan strategi harus tepat guna dan tepat sasaran
0 Sebaiknya tidak banyak, sehingga bisa fokus
0 Contoh pada salah satu Perspektif L&G:
0 “Employee Satisfaction Index”
0 KPI: Index 80 (berdasarkan hasil Survey)
0 Guna mencapainya, maka HRD berinisiatif untuk terusmeningkatkan kualitas pelayanan kepada karyawan
TAHAP III: Penyelarasan Organisasi
0 Strategi diturunkan ke level Divisi (Source Business Unit)
0 Divisi (SBU) boleh menetapkan Peta Strategi / dashboardmengacu atau sama dengan dashboard corporate
0 Divisi (SBU) juga menetapkan Inisiasi Strategis darimasing-masing KPI guna mencapai KPI Divisi (SBU). Padaakhirnya KPI diturunkan ke masing-masing individu / personil
TAHAP III: Penyelarasan Organisasi0Template penurunan KPI Divisi (SBU) ke Individu:
No Perspektif KPI Satuan Bobot Posisi A Posisi B Posisi C dll
TAHAP IV: Eksekusi Operasional0A gar seluruh KPI yang ada dalam dashboard berjalan
dengan baik, maka diperlukan “amunisi” yang dituangkan dalam perencanaan dan alokasi sumberdaya
0Hal ini berupa penyusunan Man Power Planning, (revisi) Struktur Organisasi, dan Budgeting
0Diadakan evaluasi terhadap Strategis Inisiasi, apakahmasih relevan atau perlu revisi
TAHAP V: Pemantauan & Penyelarasan Kembali0 Setelah diadakan evaluasi secara berkala (kuarta atau
semester), maka di penghujung tahun akan dilakukanevaluasi secara menyeluruh, apakah target sudahtercapai atau tidak
0Evaluasi dilakukan secara menyeluruh, mulai dariKorporat, Divisi (SBU) dan Individu
0Evaluasi dijadikan cermin untuk penyusunan BSC di tahun berikutnya
TAHAP V: Pemantauan & Penyelarasan Kembali0 Penilaian KPI Corporate dan Divisi (SBU)
No Perspektif KPI Pengukuran Target Bobot Skor Evaluasi
TAHAP V: Pemantauan & Penyelarasan Kembali0 Penilaian KPI Individu
No. Key Result Area Key Performance Indicator Weigh Performance
Supporting FactorsDescription Unit
01 EXTERNAL/STAKEHOLDER: Target %
Actual Performance %
Percentage %
Score
Target %
Actual Performance %
Percentage %
Score
02.01 FINANCE: Target %
Actual Performance %
Percentage %
Score
03 INTERNAL PROCESS: Target %
5 Actual Performance %
Percentage %
Score
04 LEARNING & GROWTH: Target %
5 Actual Performance %
Percentage %
Score
TOTAL SCORE #REF! #REF!
CONTOH PENERAPAN BSCPT. Inhutani IV, (Persero)
TAHAP I: “Visi”
“Menjadikan PT Inhutani IV (Persero) sebagaiperusahaan bidang kehutanan dan jasa agrobisnis yang kompetitif, dikelola berlandaskan prinsip-prinsip Good
Corporate Governance (GCG), dengan sumber dayamanusia (SDM) bermoral tinggi, profesional dan
handal”
Tahap II: “Misi”
0Membangun dan mengelola hutan secara lestari di areal kerja KPHP PT Inhutani IV (Persero), denganberazaskan keseimbangan lingkungan, sosial, danekonomi
0Menghasilkan produk hasil hutan dan agro industriyang unggul
0Mengembangkan usaha jasa dibidang kehutanan danagro bisnis yang kompetitif
0Membangun sumber daya manusia (SDM) yang bermoral tinggi, profesional dan handal
Tahap III: “Nilai-nilai”
0Disiplin
0 Jujur
0Amanah
0 Loyal
0Andal
0 Lestari
Tahap IV: “Analisa SWOT”Opportunity Threat
1) Pertumbuhan ekonomi > 4% 1) Produk kompetitor yang
kreatif
2) Banyak industri yang
kekurangan bahan baku
2) Ketidak-pastian areal kerja
3) Kelangkaan produk
1) Kekuatan keuangan (Modal)
yang bagus
2) Pemimpin Pasar
3) Kualitas produk yang unggul
1) Derivasi produk terbatas
2) Kompetensi karyawan yang
belum memadai
Stro
ng
We
akn
ess
1) Meningkatkan hubungan baik
dengan customer
2) Mempertahankan rasio
keuangan perusahaan yang
positif
1) Mencari lahan bisnis yang
lebih prospektif
2) Meningkatkan kualitas produk
guna menekan produk
kompetitor
1) Pengembangan produk
derivatif guna memenuhi
kelangkaan produk
2) Mengembangkan kompetensi
karyawan guna mempelajari dan
mengembangkan produk baru
1) Memastikan status hukum
areal kerja
Tah
apV
: “M
app
ing
Stra
tegy
”
TAHAP VI: “Matriks Balanced Scorecard“0DATA
TAHAP VII: “Dashboard”
0 100
50
Score: 81,71
75RED
YELLOW
GREEN
Selesai
Medan, 27 October 2014