11

Jakarta By : Kanaidi, SE., M.Si., cSAP 27-28 kanaidi963@gmail.com... HP.08122353284

Role and Type ofREPORT WRITING

2

TUJUAN:1.Memahami prinsip

komunikasi yang efektif

2. Memahami proses penulisan laporan (komunikasi verbal tertulis)

4. Mengetahui prinsip dan aturan dalam penulisan laporan yang efektif

3. Mengaplikasikan struktur laporan yang lazim

3

Written Communication

Clarity is the key

Memos, letters Reports

4

KECAKAPAN MEMECAHKAN MASALAH

SECARA ARIF DAN KREATIF

KECAKAPAN MENGGALI INFORMASI

KECAKAPAN MENGOLAH INFORMASI DAN

MENGAMBIL KEPUTUSAN DGN CERDAS

Sesi Ke-2Sesi Ke-2

KECAKAPAN BERPIKIR

DAN BERNALAR

5

KECAKAPAN MENDENGARKAN

KECAKAPAN BERBICARAKECAKAPAN MEMBACA

KECAKAPAN MENULISKAN

PENDAPAT / GAGASAN

KECAKAPAN

KOMUNIKASI

6

Penulisan Laporan

Penulisan laporan dilakukan untuk berbagai macam topik dan tujuan.

Misalnya : a. Laporan tahunan b. Laporan penjualan bulananc. Laporan atas permintaan manajemen

tentang isu tertentu. d. Laporan atas pemintaan pemerintah

tentang pelaksanaan peraturan tertentue. Laporan kemajuan perusahaanf. Laporan studi kelayakan usahag. dan lain-lain

Lantas….

Bagaimana dengan Anda?

7

Tujuan Penulisan LaporanΩ Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion

Laporan merupakan informasi yang digunakan untuk membantu pengambilan keputusan.

Laporan tersebut merupakan alat untuk menyajikan informasi.

Beberapa laporan berisikan tentang cara pemecahan masalah dalam bidang bisnis,dan ada juga yang berisikan

informasi-informasi yang berguna untuk membantu pengambilan keputusan di masa

datang.

8

• Menetapkan cara memperbaiki semangat kerja.

• Merancang prosedur kerja baru bagi perusahaan guna penyusunan inventaris tahunan.

• Haruskah perusahaan membeli komputer baru untuk mengantikan komputer model lama?

• Haruskan tata-letak kantor disusun secara modular atau terbuka ?

Contoh-contoh tujuan Laporan

Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion

9

A. Tetapkan lingkup laporan.B. Pertimbangkan siapa

pembacanya. C. Kumpulkan informasi/data

yang diperlukan. D. Analisis informasi/data yang

telah terkumpul. E. Organisasikan laporan anda

Langkah-langkah penyusunan Laporan

Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion

Struktur Laporan

10

Anda harus membatasi jumlah informasi yang akan anda kumpulkan. Kumpulkan informasi yang paling anda anggap penting dan perlukan. Contohnya, informasi-informasi yang penting untuk merancang cara-cara memperbaikan semangat kerja pegawai antara lain mencakup/melingkupi: Gaji, upah, tunjangan-tunjangan, penugasan kerja, jam kerja.

A. Lingkup LaporanΩ Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion

11

Tugas anda adalah memudahkan orang yang membacanya. Agar laporan anda mudah dibaca, berpikirlah dari sudut

pembaca. - Bahasa yang digunakan.- Tingkat pendidikan - Posisi dalam organisasi- Pengetahuan atas topik laporan - Tanggung jawab atas pelaksanaan- Usia- Kesukaan

(kualitatif/kuantitatif/uraian/gambar).

B. Pertimbangkan pembaca laporan Anda (1)Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion

12

1. That audience is a group of specialist in their field.

2. That audience is familiar with the subject of the report.

3. That audience has time to read the entire report.

4. That audience has strong interest in the subject of the report.

B. Pertimbangkan pembaca laporan Anda (2)Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion

Beberapa asumsi yang keliru terhadap pembaca yang umumnya terjadi :

13

C. Kumpulkan informasi / data yang dibutuhkan

Informasi / data

Primer :

Data awal yang secara khususdiambil demi tersusunnya laporan.

Misal : kuesioner,

wawancara, observasi.

Sekunder :Data yangdiambildari sumber data lain.

Misalnya : dari majalah,

laporan, jurnal, koran,

dlsb.

Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion

Pentingnya Data

14

D. Analisis data atau informasi yang anda peroleh

Tujuan analisis data adalah untukmemberikan arti yang lebih rinci dan mendalam atas data atau informasi

yang dikumpulkan.Analisis Deskriptif :

Menguraikan secara rinci dan mendalam data kuantitiatifatau kualitatif.

Analisis eksplanasi :Antara lain, mencoba menghubungkan beberapa variabel yang ditemukan.

Mis. : Apakah ada hubungan

antara anggaran promosi

dengan volume penjualan

Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion

15

E. Organisasikan laporan anda

Antara lain mencakup :• Tetapkan struktur yang akan digunakan• Tentukan format penulisan • Tetapkan jumlah laporan yang harus dibuat• Tentukan batas akhir penulisan laporan

Ω Problem Statement Ω Mapping Ω Strategic Direction Conclusion

Telp/Fax : 022-4267735

Pin BB : 79D6107F