Manual Prosedur"

Pengendalian Rekaman,

Fakultas IImu sosial dan IImu politik

[J n iversitas Brawijaya

Manual Prosedur

Pengendalian Rekaman

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu politik

Universitas Brawijaya

Malang

20L2

Manual Prosedur

Pengendalian Rekaman

Fakultas Ilmu Sosial dan IImu politik

Universitas BrawUaya

Kode Dokumen : 01100 05004

Revisi 1

Tanggal : 2t Maret2ll}Diajukan oleh : GJM

Yoyon , S.Psi., M.Psi

Disetujui oleh

Prof. Dr. Ir. Darsono Wisadirana, MS

IL

T

't.

ftosedur Pengendalian Dokumen ......Error! Bookmark not defined.

Prosedur Pengendalian Rekaman .................3

................ Error! Bookmark not defined.

Daftar Nomor Dokumen (01100 02ooo 01) .......................,....Error! Bookmad< not defined.

Borang Daftar Distribusi Dokumen (01100 02000 02)........,....Error! Bookmark not defined.

Borang Daftar Revisi Dokumen (01100 O2OOO 03)............ .................4

Borang Daftar Rekaman Mutu (01100 02OOO 04) ............ ..................5

ffinehpkan dan memelihara sistem pengendalian semua rekaman yang berhubungan denganfrrn mufu organisasi.

knctikan bahwa semua rekaman proses layanan bisnis terekam dalam arsip-arsip dokumenptg terkelola untuk menjamin mutu setelah dikaji dan disetujui secara memadai.

Lingkup

kngendalian Rekaman harus diterapkan pada semua rekaman dokumen mutu, seperti Manual(l'!M), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur organisa si, Job Descnption,

lnxrilrasi Produk dan semua dokumen yang berkaitan dengan mutu.

lbnual Mutu (MM) adalah Pedoman merekam layanan sistem mutu organisasi EISIp UB untukrenunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai&rgan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku

l' Rekaman Mutu adalah rekaman proses layanan bisnis FISIP UB dalam bentuk hardcopymaupunnftcopyyang digunakan sebagaialat (sarana) untuk menjalankan spMI.

3" Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentuuntuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar

kjukanManual Mutu FISIP UB (01100 OIOOO)

Standar Nasional Indonesia (sNI) sistem Manajemen Mutu (sMM) - persyaratan ISo g001:200g,Badan Standardisasi Nasional

Garis Besar Prosedur

L Pengendalian Rekaman. Rekaman yang baru atau rekaman hasil revisi harus disahkan olehDekan FISIP.

KTU melakukan pencatatan dan perekaman sebagaidasar menerbitkan dokumen.

Pendistribusian rekaman dilakukan masing-masing Kasubag dengan mengacu pada rencanakegiatan proses layanan pendidikan FISIP UB.

Hasing-masing Kasubag bertannggung jawab untuk menyusun rekaman kegiatan layananpendidikan sesuaidengan distribusi perannya yang akan dijadikan acuan penyusunan dokumen.

Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau untuk disetujui oleh Kasubag. Jika dalamFnerapannya mengkaitkan bidang lain, Rekaman tersebut harus dikaji oleh MR, bila perludengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumentdah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMENTERIGNDALI. Semua dokumen dapat diunggah dalam laman FISIp untuk mendukung programWrless community.

L

x.

L

T

roul]u-

M.

13"

h,anan Pere ftnt det rnaigrrnaing kasul'ag unUk dipdilan aqran bahan

dohrnen le\d I fui lerd tr ftuat oleh MR dan sebdum diterbitkan harus disetujuiDekan. Dokurnen l€\d I hbh l4aru.d tluU,r. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual

ffierefrr dan Irstruki Kerja.

iknrHran pada rekaman dan/atau dab jika diperlukan dapat dilakukan dan harus dikaji ulang

nHrron oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.

ffiaigrmasing Kasubag harus memberi identitas pada file rekaman kegiatan sebagai berikut:. LduUNama kegiatan. l{gnor. Tanggal kegiatan. Fersetujuan yang berwenango Status perubahan (Revisi)

ffitUfikasi jenis rekaman kegiatan dibedakan dengan nomor jenis rekaman menggunakanmma sampulyang berbeda tiap kasubag sebagiacuan penerbitan dokumen.

l{asing-masing Kasubag harus mengendalikan rekaman data mutu dan kegiatan dengan cara.hosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi dokumen terbaruguna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.

Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan data terkaitdiperbarui.

R.ekaman Terkendalifl-idak Terkendali

Sernua Rekaman mutu Terkendali harus disimpan dalam file rrekaman mutu kaubag sebagai

tuan penysuunan dokumen mutu. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai denganEagan Alir Pengendalian Rekaman. Masing-masing Kasubag harus menyimpan daftar distribusidokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR.

Dalam pengendalian rekaman, masing-masing Kasubag harus memberi identitas sebagai berikut:

. Judul/Namar Nomor. Tanggal penerbitan

. Persetujuan yang berwenangr Status perubahan (Revisi)

Identifikasi revisi rekaman dibedakan dengan warna sampul dan perubahan nomor revisi.

Masing-masing Kasubag harus mengendalikan rekaman dengan cara sebagai berikut:o Peta lokasi file(site map) Rekaman atau Borang

o Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada masing-masing bidang

[.7. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan untuk identifikasi revisi Rekaman atau

Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.

Tnp enam bulan sekali GJM melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada DaftarRekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya,

15.

T6

,lrgan Alir

r

@*

G]M

+

MR

MR

-

)l I

M)r I

Dafrar Revii Rclmr (Ot'l,m O2(XX, 03)

Vbi, Misidan Tujuan GJM

MP Pengendalian Dokumendan Rekaman GJMMP Pengendalian Produk

MP Audit Internal GJM

MP Pelatihan PerancanganSPMI dan Seftifikasi AuditorInternal GJM

MP Pengadaan danPemeliharaan Aset GJM

Daftar Reul{ n:kr (OttOO OZOOO 03)

Visi, Misidan Tujuan GJM

MP Pelatihan PerancanganSPMI dan Seftifikasi AuditorInternal GJM

.,

II

I

Eorang Dafiar Rehman t{utrt (O11OO O2O0O 04)

Msi, Misidan Tujuan PJM 00009 01000

Program Kerja PJM 00009 02000

Manual Mutu PJM(termasuk RencanaMutu)

00009 03000

MP PengendalianDokumen dan RekamanPJM

00009 02000

MP Pengendalian Produkvano Tidak Sesuai PJM

00009 04001

MP Tindakan Korektlfdan Penceqahan PJM

00009 04002

MP Audit Internal PJM 00009 04003

MP Evaluasi KepuasanPelanooan PJM

00009 04004

MP Review Profil PJM diLaman UB

00009 04005

MP Layanan Konsultasikepada Masyarakat PJM

00009 04006

MP PelatihanPerancangan SPMI danSertifikasi AuditorInternal PJM

00009 04007

MP Pengadaan danPemeliharaan Aset PJM

00009 04008

Instruksi Kerja 00009 05000

Dokumen Pendukung 00009 06000