MANUAL PROSEDUR - Program Studi Teknik Kimia - Home...3.3 Transkrip Nilai adalah rekapitulasi mata...

MANUAL PROSEDUR

PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL

STUDI DAN PENGAMBILAN TRANSKRIP

GUGUS KENDALI MUTU

DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

SEPTEMBER 2018

No. Dokumen : MP-GKM-TK-FT-6-05

Tanggal Terbit Edisi 1 : 15 September 2008

Tanggal Terbit Edisi 2 : 10 November 2011

Tanggal Terbit Edisi 3 : 10 November 2015

Status Revisi : 06

Direvisi Oleh : Tim GKM Departemen Teknik Kimia

USU

Diperiksa dan Disetujui Oleh : Ketua GKM Program Studi

Teknik Kimia USU

Disahkan Oleh : Ir. Seri Maulina M.Si., Ph.D

Dekan Fakultas Teknik

GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN TEKNIK KIMIA FAKULTAS TEKNIK

No. Dokumen : MP-GKM-TK-FT-6-05 Revisi : 06 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 1 – 9

PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN PENGAMBILAN TRANSKRIP

Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya

tanpa persetujuan pemilik dokumen ini.

DAFTAR ISI

halaman

DAFTAR ISI ............................................................................................................. 1

LEMBARAN PENGESAHAN ................................................................................. 2

DAFTAR DISTRIBUSI ............................................................................................ 3

CATATAN PERUBAHAN ...................................................................................... 4

1. TUJUAN ............................................................................................................... 5

2. RUANG LINGKUP .............................................................................................. 5

3. DEFINISI .............................................................................................................. 5

4. REFERENSI .......................................................................................................... 6

5. KETENTUAN UMUM ......................................................................................... 6

6. TUJUAN KEGIATAN .......................................................................................... 7

7. PERSYARATAN .................................................................................................. 7

8. TATA CARA PELAKSANAAN .......................................................................... 7

9. LAMPIRAN .......................................................................................................... 9






LEMBARAN PENGESAHAN

Disiapkan

Oleh:

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

1. Maya Sarah S.T., M.T., Ph.D., IPM Ketua GKM

2. Erni Misran S.T., M.T., Ph.D Sekr. GKM

3. Okta Bani S.T., M.T Anggota

Disahkan

Oleh:

Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal

Ir. Seri Maulina, M.Si., Ph.D Dekan






DAFTAR DISTRIBUSI

No. Penerima Personil Tanda Tangan Tanggal

1 Fungsionaris DTK

USU

Ketua Departemen

Sekretaris Departemen

2 Tata Usaha

Departemen KTU






CATATAN PERUBAHAN

Revisi

ke- Tanggal Halaman Paragraf Alasan

Disahkan

Oleh

Fungsi/

Jabatan

Tanda

Tangan

1 3 -12- 2007 1 -

Kesalahan

penomoran dan

nama dokumen

Prof. Dr. Ir.

Armansyah

Ginting,

M.Eng

Dekan

FT USU

2 1 - 8 - 2008 1-9

Pembuatan daftar

isi, penggantian

anggota tim GKM,

pembuatan flow

chart, penggantian

jenis huruf

Prof. Dr. Ir.

Armansyah

Ginting,

M.Eng

Dekan

FT USU

3 10-11-2011 1-9 Penggantian

anggota tim GKM

Prof. Dr. Ir.

Bustami

Syam,

M.S.M.E.

Dekan

FT USU

4 13-09-2017 1-9

Penggantian:

- anggota tim GKM

- Dekan FT USU

Ir. Seri

Maulina,

M.Si., Ph.D

Dekan

FT USU

5 03-09-2018 5-9

Penyempurnaan

ruang lingkup,

definisi, referensi,

ketentuan umum

dan tujuan kegiatan

Ir. Seri

Maulina,

M.Si., Ph.D

Dekan

FT USU






1. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan membuat :

1.1 Kartu Hasil Studi (KHS)

a) Memberikan pedoman bagi pegawai dalam pembuatan KHS

b) Memberikan pedoman bagi Departemen dan Fakultas dalam memantau

perkembangan studi mahasiswa

c) Memberikan pedoman bagi dosen wali atas prestasi mahasiswa dalam satu

semester

d) Memberi pedoman bagi mahasiswa atas prestasi yang dicapainya dalam 1

(satu) semester

1.2 Transkrip Nilai

a) Memberikan pedoman bagi pegawai dalam pembuatan Transkrip Nilai

b) Memberikan pedoman bagi Departemen dan Fakultas dalam memantau

perkembangan kelulusan mahasiswa

c) Memberi pedoman bagi mahasiswa atas prestasi yang dicapainya selama

perkuliahan

d) Menjadi dokumen pelengkap dan penunjang bagi mahasiswa dalam melamar

pekerjaan

e) Memberikan pedoman bagi dunia kerja atas prestasi akademis lulusan

Departemen Teknik Kimia USU

2. RUANG LINGKUP

2.1 Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi

Prosedur ini berlaku untuk Ketua Departemen, Sekretaris Departemen, pegawai,

penanggungjawab portal akademik di Departemen Teknik Kimia, Fakultas Teknik,

Universitas Sumatera Utara.

2.2 Prosedur Pembuatan Transkrip Nilai

Prosedur ini berlaku untuk Ketua Departemen, Sekretaris Departemen, pegawai

penanggungjawab portal akademik di Departemen Teknik Kimia, Fakultas Teknik,

Universitas Sumatera Utara, serta para stake holder lainnya (Pemerintah, Industri,

Jasa, dan lain-lain) terutama dunia kerja.

3. DEFINISI

3.1 Kartu Hasil Studi (KHS) adalah formulir yang berisi mata kuliah dan nilai yang

diperoleh dalam satu semester yang dilengkapi dengan IP (Indeks Prestasi) yang

dicapai dalam semester tersebut.

3.2 IP adalah tingkatan pencapaian prestasi mahasiswa dalam 1 (satu) semester.






3.3 Transkrip Nilai adalah rekapitulasi mata kuliah dan nilai yang diperoleh pada seluruh

semester yang telah dijalani dan dilengkapi dengan IPK yang dicapai mahasiswa

yang bersangkutan.

3.4 Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) adalah tingkatan pencapaian prestasi mahasiswa

untuk seluruh semester yang telah dijalani.

3.5 Kartu Kemajuan Mahasiswa (KKM) adalah kartu ataupun lembaran yang memuat

nilai seluruh mata kuliah yang diambil mahasiswa.

3.6 Transkrip Sementara adalah penilaian sementara dari hasil belajar yang dinyatakan

dengan huruf serta indeks prestasi kumulatif yang dikeluarkan departemen

berdasarkan permintaan mahasiswa dalam masa perkuliahan.

3.7 Transkip Akademik adalah dokumen resmi sebagai bukti sah tentang identitas diri

mahasiswa, matakuliah, dan nilai secara kumulatif yang diperlukan untuk

mendukung kelengkapan ijazah.

4. REFERENSI

4.1 PP Nomor 32 Tahun 2013 tentang Standar Nasional Pendidikan.

4.2 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang

Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara.

4.3 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/ 2004 tentang

Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara.

4.4 Peraturan Akdemik Departemen Teknik Kimia, Fakultas Teknik, Universitas

Sumatera Utara, Tahun 2017.

4.5 Manual Mutu Departemen Teknik Kimia, Fakultas Teknik, Universitas Sumatera

Utara, Tahun 2017.

5. KETENTUAN UMUM

5.1 Pegawai penanggung jawab portal akademik bertanggung jawab menyiapkan KHS

setiap mahasiswa berdasarkan nilai matakuliah yang masuk dari dosen serta

bertanggungjawab mendistribusikan KHS tersebut kepada mahasiswa yang

bersangkutan.

5.2 Pegawai penanggung jawab portal akademik bertanggung jawab dalam

mempersiapkan Transkrip Nilai sementara dari mahasiswa yang telah lulus sidang

sarjana dan telah menyelesaikan tugas akhir pada Departemen.

5.3 Sekretaris Departemen bertanggung jawab memvalidasi informasi nilai yang ada

dalam Transkrip Nilai dari mahasiswa yang telah lulus sidang sarjana dan telah

menyerahkan perbaikan laporan akhir pada departemen Teknik Kimia

5.4 Ketua Departemen bertanggung jawab penuh terhadap seluruh proses pembuatan

KHS dan Transkrip Nilai di lingkungan Departemen Teknik Kimia USU.






6. TUJUAN KEGIATAN

Tujuan kegiatan ini adalah agar proses pengurusan KHS dan transkrip nilai dapat berlangsung secara efisien.

7. PERSYARATAN Kegiatan ini harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut: 1. Semua kegiatan yang dilakukan oleh staf administrasi harus terdokumentasi. 2. Judul skripsi dalam bahasa inggris harus dicheck dan mendapat persetujuan dari dosen

yang ditunjuk untuk mengkoreksi judul skripsi dalam bahasa inggris.

8. TATA CARA PELAKSANAAN

8.1 Kartu Hasil Studi (KHS)

8.1.1 Dosen pengasuh mata kuliah menyerahkan nilai akhir mahasiswa kepada

departemen melalui pegawai administrasi (MP-GKM-TK-FT-6-04).

8.1.2 Pegawai yang bertugas membuat KHS mahasiswa meng-input data-data nilai

ujian akhir mahasiswa pada setiap akhir semester dan sebagai hasilnya

diperoleh KHS untuk setiap mahasiswa.

8.1.3 KHS yang berisi juga IP setiap mahasiswa tersebut dicetak dan diteruskan

kepada Sekretaris Departemen.

8.1.4 Sekretaris Departemen memeriksa KHS tersebut dan memberikan paraf,

kemudian diteruskan kepada Ketua Departemen.

8.1.5 Ketua Departemen memeriksa kembali KHS tersebut lalu menandatangani

KHS dan distempel (FM-GKM-TK-FT-6-05-01).

8.1.6 KHS yang telah ditandatangani oleh Ketua Departemen didistribusikan

kepada mahasiswa.

8.1.7 IP mahasiswa menjadi masukan bagi pembimbing akademik (dosen wali) dan

dijadikan acuan bagi jumlah SKS mata kuliah yang dapat diambil setiap

semester (MP-GKM-TK-FT-6-02).

8.2 Transkrip Nilai

8.2.1 Transkrip Nilai Sementara

8.2.1.1 Mahasiswa mengajukan permohonan pembuatan transkrip nilai sementara

kepada Ketua Departemen.

8.2.1.2 Ketua Departemen membuat disposisi agar pegawai penanggung jawab

portal menindaklanjuti pembuatan transkrip






8.2.1.3 Pegawai yang bertugas membuat transkrip nilai merekapitulasi nilai setiap

semester dari mahasiswa hingga semester yang berjalan sesuai dengan

KKM (Kartu Kemajuan Mahasiswa) yang bersangkutan.

8.2.1.4 Transkrip Nilai yang telah dicetak kemudian diteruskan kepada Sekretaris

Departemen untuk diperiksa dan diberi paraf, kemudian diteruskan kepada

Ketua Departemen.

8.2.1.5 Ketua Departemen memeriksa kembali kelengkapan Transkrip Nilai

tersebut dan menandatangani Transkrip Nilai dan distempel.

8.2.1.6 Transkrip Nilai tersebut diserahkan kepada mahasiswa.

8.2.2 Transkrip Nilai dan Legalisir Bagi Mahasiswa yang Lulus Yudisium

8.2.2.1 Pegawai yang bertugas membuat transkrip nilai merekapitulasi nilai setiap

semester dari mahasiswa yang telah lulus Sidang Sarjana/Yudisium

sesuai dengan KKM (Kartu Kemajuan Mahasiswa) yang bersangkutan.

8.2.2.2 Transkrip dibuat dalam 2 bahasa, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa

Inggris (FM-GKM-TK-FT-6-05-02).

8.2.2.3 Transkrip Nilai tersebut kemudian diteruskan kepada Sekretaris


Ketua Departemen



8.2.2.5 Mahasiswa memfotokopi Transkrip Nilai yang telah ditandatangani oleh

Ketua Departemen sebanyak 5 rangkap, masing-masing untuk yang

berbahasa Indonesia dan Bahasa Inggris untuk dilegalisir.

8.2.2.6 Pegawai akan menstempel kelengkapan legalisir Transkrip Nilai tersebut

dan meneruskannya kepada Sekretaris Departemen untuk ditandatangani

dengan menyertakan Transkrip Nilai yang asli.

8.2.2.7 Sekretaris Departemen menandatangani dan mengesahkan Transkrip Nilai

(melegalisir) setelah memeriksa aslinya (FM GKM-TK-FT-6-05-03).

8.2.2.8 Mahasiswa yang bersangkutan mengambil Legalisir Transkrip Nilai dari

Sekretaris Departemen dan menandatangani bukti pengambilan Transkrip

Nilai.

8.2.3 Transkrip Nilai Bagi Alumni

8.2.3.1 Alumni mengajukan permohonan pembuatan transkrip nilai kepada Ketua

Departemen.

8.2.3.2 Ketua Departemen melanjutkan surat permohonan tersebut kepada

pegawai.

8.2.3.3 Pegawai yang bertugas membuat transkrip nilai mencetak Transkrip Nilai

alumni tersebut berdasarkan data yang disimpan departemen.






8.2.3.4 Transkrip Nilai yang telah dicetak kemudian diteruskan kepada Sekretaris


Ketua Departemen.



8.2.3.6 Transkrip Nilai tersebut diserahkan kepada alumni.

9. LAMPIRAN

9.1 Flow Chart : FC-GKM-TK-FT-6-05

9.2 Contoh KHS : FM-GKM-TK-FT-6-05-01

9.3 Contoh Transkrip Nilai : FM-GKM-TK-FT-6-05-02

9.4 Contoh Transkrip Nilai yang dilegalisir : FM-GKM-TK-FT-6-05-03


No. Dokumen : FM-GKM-FT-TK-015-01 Revisi : 05 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 1 – 1

KARTU HASIL STUDI (KHS)

Dokumen ini milik Departemen Teknik Kimia Universitas Sumatera Utara. Dilarang memperbanyak atau menggunakan informasi di dalamnya untuk keperluan komersial atau yang lainnya tanpa persetujuan

pemilik dokumen ini.


No. Dokumen : FM-GKM-TK-FT-6-05-02 Revisi : 06 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 1 – 2

TRANSKRIP NILAI




No. Dokumen : FM-GKM-TK-FT-6-05-02 Revisi : 06 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 2 – 2

TRANSKRIP NILAI




No. Dokumen : FM-GKM-TK-FT-6-05-03 Revisi : 06 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 1 – 2 TRANSKRIP NILAI

YANG DILEGALISIR




No. Dokumen : FM-GKM-TK-FT-6-05-03 Revisi : 06 Tanggal terbit : 03 September 2018 Halaman : 2 – 2 TRANSKRIP NILAI

YANG DILEGALISIR



MANUAL PROSEDUR - Program Studi Teknik Kimia - Home...3.3 Transkrip Nilai adalah rekapitulasi mata...

Documents

Transcript of MANUAL PROSEDUR - Program Studi Teknik Kimia - Home...3.3 Transkrip Nilai adalah rekapitulasi mata...