Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

34

Transcript of Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Page 1: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library
Page 2: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library
Page 3: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 1

REFORMASI BIROKRASI

Teknologi Informasi Perpustakaan

(e library)

Berbicara mengenai teknologi informasi tidak terlepas dari pandangan seseorang

akan seperangkat alat-alat komputer yang digunakan sebagai media untuk memproses

suatu data menjadi suatu informasi yang pada akhirnya dapat digunakan dalam

pelaksanaan suatu kegiatan, baik itu di dalam organisasi maupun sekedar untuk

memuaskan rasa keingintahuan seseorang terhadap suatu hal yang menarik

perhatiannya.

Penerapan teknologi informasi menghasilkan suatu sistem informasi yang

berbasis komputer (terotomasi) dan dapat terhubung secara online (berbasis web).

Namun demikian sistem informasi yang kita kenal sekarang, semula dilakukan secara

konvesional/ manual, khususnya pada pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan secara

sistematis seperti pencatatan agenda, kerasipan, dll, sebelum hadirnya komputer sebagai

alat “ajaib” yang telah digunakan pada saat ini. Adanya unsur-unsur yang saling

mendukung di dalam suatu sistem mempermudah suatu informasi dapat diakses dan

digunakan secara cepat dan tepat.

Penerapan teknologi informasi dapat digunakan disegala bidang sesuai dengan

kebutuhannya. Pada instansi pemerintah penerapan teknologi informasi hampir

digunakan pada setiap bagian, seperti pada unit tata usaha, kepegawaian, diklat dan tidak

terkecuali perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem

informasi perpustakaan adalah, pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan

pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya, yang biasa diistilahkan

sebagai bentuk otomasi perpustakaan.

Pembangunan Sistem Informasi Perpustakaan (e library) atau yang lebih dikenal

dengan SIMPUSLAN merupakan suatu bentuk penerapan teknologi informasi yang

digunakan oleh Perpustakaan LAN yang bertujuan untuk mengintegrasikan layanan

perpustakaan secara sistematis sehingga memudahkan pengelola dalam memberikan

layanan dan informasi kepada pemustaka (pengguna perpustakaan), meningkatkan

kinerja perpustakaan dan mengembangkan perpustakaan kearah yang lebih modern,

Page 4: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

2 Penerapan E-Government

dengan digunakannya SIMPUSLAN pada perpustakaan maka manfaat yang dapat

diperoleh adalah:

1. Mempercepat layanan sirkulasi.

Dalam layanan sirkulasi proses peminjaman biasanya dilakukan dengan

menggunakan kartu,langkah awal dilakukan dengan petugas meminta kartu anggota

pemustaka, mengambil kartu pinjam, menulis nomer buku dan judul buku di kartu

pinjam, mencabut kartu buku dan diakhiri dengan menyimpan kartu pada masing-

masing loker.

Terlihat bahwa pekerjaan tersebut memakan waktu yang cukup lama dan cukup

rumit, dengan keberadaan SIMPUSLAN maka pekerjaan peminjaman buku dapat

dilakukan dengan cepat dan mudah untuksetiap buku yaitu cukup dengan menyorot

barcode kartu kemudian menyorot barcode buku selanjutnya memberikan cap

tanggal pengembalian, begitu juga dengan proses pengembalian dan perpanjangan

buku, cukup dengan menyorot barcode buku maka proses tersebut sudah dapat

dilakukan secara otomatis.

2. Efisiensi dalam melakukan katalogisasi.

Katalog merupakan daftar dari koleksi perpustakaan yang disusun secara sistematis,

sehingga memungkinkan pengguna perpustakaan dapat mengetahui dengan mudah

koleksi apa yang dimiliki oleh perpustakaan berdasarkan pengarang, judul atau

subyeknya dan dimana koleksi tersebut dapat ditemukan.

Rangkaian kegiatan dalam membuat katalog secara manual banyak menghabiskan

waktu, tenaga dan biaya, dengan adanya SIMPUSLAN akan dapat menghemat proses

pembuatan katalog menjadi lebih mudah, penyajian buku bagi pemustaka juga akan

lebih cepat dan pada gilirannya terciptalah efisiensi.

3. Mempermudah penelusuran informasi

Otomasi perpustakaan akan memudahkan pemustaka dalam menelusur informasi

khususnya katalog melalui OPAC (Online Public Access Catalog). Pemustaka dapat

menelusur suatu judul buku secara cepat dan mudah, karena penelusuran buku

dapat dilakukan dari berbagai pendekatan,seperti melalui judul, kata kunci judul,

pengarang, kata kunci pengarang, subyek, kata kunci subyek.

Page 5: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 3

REFORMASI BIROKRASI

4. Membantu petugas untuk mengetahui daftar anggota perpustakaan.

5. Membantu petugas mengetahui daftar buku secara cepat dan tepat.

6. Membantu petugas mengetahui data peminjam buku perpustakaan.

7. Mempermudah petugas untuk mengetahui keterlambatan peminjaman buku

di perpustakaan.

8. Mempermudah petugas untuk mengetahui batas waktu peminjaman buku di

perpustakaan.

Untuk mencapai keberhasilan dalam penggunaan SIMPUSLAN, tidak dapat dipungkiri

jika perpustakaan membutuhkan dukungan dari seluruh staf yang ada, pustakawan, staf

IT, operator, teknisi dan administrator. Seluruh staf perpustakaan harus mampu

memahami alur kerja, prosedur operasional dan terlatih dalam mengoperasikan

SIMPUSLAN, sehingga keberadaan SIMPUSLAN sebagai penerapan teknologi informasi

dapat terus dikembangkan dan dapat digunakan sebagai jembatan menuju modernisasi

perpustakaan.

Aplikasi SIMPUS (Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan) adalah aplikasi yang

digunakan sebagai layanan administrasi yang ada diperpustakaan, yaitu administrasi

pengelolaan layanan keanggotaan, pencatatan pengunjung, pengelolaan pustaka,

administrasi sirkulasi dan laporan-laporan serta statistik.

A. Pengguna SIMPUS

Berdasarkan hak akses terhadap simpus, pengguna simpus dibagi menjadi 4 grup

dimana msing-masing grup pengguna akan mendapatkan hak akses yang berbeda-

beda tarhadap fungsi yang ada di simpus.

1. Administrator

Grup administrator adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak

akses terhadap semua fungsi aplikasi yang ada didalam aplikasi simpus.

2. Operator Anggota

Grup operator anggota adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak

akses terhadap fungsi simpus dalam menangani administrasi simpus pengelolaan

anggota.

Page 6: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

4 Penerapan E-Government

3. Operator Pustaka

Grup operator pustaka adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak

akses terhadap fungsi simpus dalam menangani pengelolaan data koleksi

perpustakaan.

4. Operator Sirkulasi

Grup operator sirkulasi adalah grup dari pengguna simpus yang mempunyai hak

akses terhadap fungsi simpus dalam menangani administrasi peminjaman dan

pengembalian koleksi perpustakaan oleh anggota perpustakaan.

B. Fungsi-fungsi SIMPUS

1. Autentikasi (login) pengguna

Authentikasi atau login pengguna adalah fungsi yang digunakan oleh pengguna

untuk masuk kedalam aplikasi simpus agar bisa menggunakan

fungsi-fungsi yang ada didalamnya sesuai dengan hak akses dari pengguna. fungsi

autentikasi akan tampil pertama kali ketika kita mengakses aplikasi simpus.

tampilan halaman autentikasi adalah sebagai berikut:

halaman login simpus

Cara penggunaan fungsi autentikasi yaitu masukan username pengguna di form

isian pertama, masukan password pada form isian kedua lalu tekan tombol login.

jika berhasil login akan tampil halaman sebagai berikut:

Page 7: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 5

REFORMASI BIROKRASI

halaman depan setelah login berhasil

2. Pengelolaan Data Referensi

Data Referensi adalah data-data yang menjadi acuan master data simpus dan

transaksi simpus. fungsi yang ada aksi yang ada didalam fungsi ini adalah tambah

data referensi, ubah data referensi dan hapus data referensi. Yang termasuk

referensi antara lain:

a. Jenis Buku

Referensi jenis buku digunakan untuk mencatat informasi macam-macam

jenis koleksi buku.

b. Bahasa

Referensi bahasa digunakan untuk mencatat nama-nama bahasa yang

digunakan sebagai informasi bahasa dari koleksi pustaka

c. Instansi

Referensi instansi digunakan untuk mencatat informasi nama-nama instansi

pemustaka sebagai informasi asal instansi dari anggota.

d. Jenis Koleksi Berkala

Referensi jenis majalah digunakan untuk mencatat informasi macam-macam

jenis majalah / koleksi berkala.

e. Golongan

Referensi golongan digunakan untuk mencatat macam-macam nama

golongan / klasifikasi koleksi.

f. Jenis Penelitian

Referensi jenis penelitian digunakan untuk mencatat macam-macam nama

jenis koleksi penelitian.

g. Tipe Koleksi

Referensi tipe koleksi digunakan untuk mencatat macam-macam nama tipe

koleksi menurut jenis sirkulasinya.

Page 8: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

6 Penerapan E-Government

h. Frekuensi Majalah

Referensi frekuensi majalah digunakan untuk mencatat informasi nama-nama

frekuensi terbit majalah / koleksi berkala.

i. Status Koleksi

Referensi status koleksi digunakan untuk mencatat nama-nama status koleksi

dalam sirkulasi.

j. Status Anggota

Referensi status anggota digunakan untuk mencatat nama-nama status

keaktifan anggota dalam sirkulasi.

k. Kategori Anggota

Referensi kategori anggota digunakan untuk mencatat macam-macam nama

kategori anggota yang digunakan untuk membedakan jenis anggota dalam

sirkulasi.

Aksi-aksi, tampilan serta proses didalam fungsi pengelolaan data referensi

yaitu:

tampilan semua menu untuk masuk ke masing-masing data referensi

link untuk aksi penambahan data link aksi

ubah data

Page 9: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 7

REFORMASI BIROKRASI

tampilan daftar data referensi jenis buku

form tampilan tambah data jenis buku

cara penggunaan fungsi tambah jenis buku dengan cara memasukan isian

nama jenis buku pada form isian yang tersedia kemudian tekan tombol

simpan untuk memrposes simpan dan batal untuk membatalkan

penambahan jenis buku dan kembali ke tampilan daftar jenis buku.

tampilan ubah data jenis buku

cara menggunakan fungsi ubah jenis buku dengan merubah form isian data

yang berisi data jenis buku sebelumnya kemudian diubah dengan nama jenis

buku yang baru, kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal

untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar jenis buku.

tampilan penghapusan data jenis buku

cara menggunakan fungsi hapus data jenis buku dilakukan dengan menekan

proses hapus untuk memproses tombol hapus data dan batal untuk

membatalkan kemudian kembali ke daftar jenis buku.

3. Pengaturan (Seting)

link aksi menghapus data

Page 10: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

8 Penerapan E-Government

Pengaturan adalah fungsi yang berisi pengaturan sistem sebelum aplikasi simpus

dijalankan. Ada 2 menu fungsi pengaturan yaitu seting administrasi sirkulasi dan

pengaturan hari libur.

tampilan daftar pengaturan sistem simpus

tampilan proses perubahan nilai seting sistem simpus

cara perubahan atau pengisian nilai seting adalah dengan mengisikan nilai

pengaturan sesuai dengan petunjuk keterangan seting pada form yang tersedia,

kemudian tekan tombol simpan untuk proses perubahan dan batal untuk

membatalkan perubahan nilai seting kemudian kembali kedaftar seting

(pengaturan)

4. Manajemen Sistem

Manajemen sistem adalah pengaturan hak akses pengguna terhadap aplikasi

simpus. Fungsi yang tersedia didalam manajemen pengguna yaitu:

a. Manajemen Grup

link aksi mengubah data seting

Page 11: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 9

REFORMASI BIROKRASI

Menu manajemen grup berfungsi untuk mengelompokan akses pengguna

terhadap sistem simpus.

tampilan daftar grup

tampilan proses tambah grup

Cara penambahan grup baru dengan mengisikan form isian yang tersedia,

kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan tombol batal untuk

proses membatalkan kemudian kembali ke daftar grup.

tampilan proses ubah grup

Cara perubahan grup dengan merubah form isian yang tersedia kemudian

tekan tombol simpan untuk proses ubah dan tombol batal untuk

membatalkan kemudian kembali ke daftar grup

link aksi tambah grup

link aksi menambahkan akses fungsi sipus

link aksi menghapus grup

link aksi merubah grup

Page 12: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

10 Penerapan E-Government

tampilan proses hapus grup

Cara penghapusan grup dengan menekan tombol hapus untuk proses hapus

dan tombol batal untuk membatalkan kemudian kembali ke daftar grup.

tampilan proses pemberian akses menu ke grup

Cara menambahkan akses menu kepada grup dilakukan dengan cara memilih

menu yang tersedia pada pilihan kemudian tekan tombol simpan untuk

proses simpan.

b. Manajemen Pengguna

Manajemen pengguna digunakan untuk menambah pengguna simpus dan

memberikan akses grup pengguna.

tampilan daftar pengguna simpus

link aksi ubah pengguna

link aksi hapus pengguna

link aksi tambah pengguna

link aksi pemberian akses grup pengguna

Page 13: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 11

REFORMASI BIROKRASI

tampilan tambah pengguna

Cara menambahkan pengguna mengisikan isian form yang tersedia kemudian

tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk proses batal

kemudian kembali ke daftar pengguna.

tampilan ubah pengguna

Cara merubah pengguna dengan cara merubah isian form yang tersedia

kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk

membatalkan kemudian kembali ke daftar pengguna.

tampilan hapus pengguna

Cara mengahapus pengguna dengan cara menekan tombol hapus untuk

prose hapus dan batal untuk membatalkan kemudian ke daftar pengguna.

Page 14: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

12 Penerapan E-Government

tampilan pemberian akses grup pengguna

Cara menambahkan akses grup pengguna dengan cara memilih grup yang

tersedia kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah akses grup

pengguna.

c. Ubah Password

Menu ubah password digunakan untuk merubah password bagi pengguna

yang sudah login ke simpus.

tampilan proses ubah password

Cara merubah password dengan cara memasukan isian password lama dan

isian password baru yang diinginkan, kemudian tekan tombol simpan untuk

proses ubah password.

5. Pengelolaan Anggota

Pengelolaan anggota berfungsi untuk mengelola layanan administrasi anggota

perpustakaan.

a. Registrasi Anggota

Registrasi anggota berfungsi untuk menambah, merubah dan mengahapus

data anggota perpustakaan.

link aksi tambah anggota

Page 15: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 13

REFORMASI BIROKRASI

tampilan daftar anggota

tampilan proses tambah anggota

Penambahan anggota dilakukan dengan cara mengisi form isian yang

tersedia kemudkan tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal

untuk membatalkan.

link aksi ubah anggota

link aksi hapus anggota

Page 16: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

14 Penerapan E-Government

tampilan proses ubah anggota

Ubah anggota dilakukan dengan cara merubah isian form yang berisi data

sebelum diubah kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan

batal untuk membatalkan.

tampilan proses hapus anggota

Proses penghapusan anggota dilakukan dengan cara menekan tombol hapus

untuk proses hapus dan batal untuk membatalkan.

b. Aktifasi Anggota

Menu aktifasi anggota berfungsi untuk mengaktifasi anggota yang statusnya

non aktif.

link aksi aktifasi anggota

Page 17: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 15

REFORMASI BIROKRASI

tampilan daftar anggota non aktif

tampilan proses aktifasi anggota

Aktifasi anggota dilakukan dengan cara menekan tombol Aktifasi untuk

proses aktifasi dan tombol kembali untuk kembali ke daftar anggota non aktif.

c. Cetak Kartu Anggota

Menu cetak kartu anggota digunakan untuk mencetak kartu anggota sebagai

identitas anggota perpustkaan.

tampilan daftar antrian anggota yang akan dicetak

aksi menghapus antrian anggota cetak

aksi mencari anggota yang mau dicetak

aksi proses cetak kartu anggota

Page 18: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

16 Penerapan E-Government

tampilan daftar pencarian anggota yang mau dicetak

proses pemilihan data anggota yang mau dicetak dengan cara mencari data

anggota dengan mengisi inputan kriteria pencarian kemudian tekan tombol

cari, mencentang pada cekbox yang tersedia pada daftar anggota kemudian

tekan tombol pilih untuk proses memilih anggota cetak.

d. Bebas Pinjam

Menu bebas pinjam anggota digunakan untuk memproses administrasi

anggota yang meminta surat bebas pinjam perpustakaan, sebagai bukti

telah bebas dari segala tanggungan peminjaman dan denda.

tampilan daftar anggota

link aksi bebas pinjam anggota

Page 19: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 17

REFORMASI BIROKRASI

tampilan proses bebas pinjam

Proses bebas pinjam dilakukan dengan mengisikan form isian bebas pinjam

kemudian tekan tombol Bebas Pinjam untuk proses bebas pinjam dan

tombol kembali untuk kembali ke daftar anggota.

6. Administrasi Pengunjung

Menu administrasi pengunjung digunakan untuk mencatat setiap pengunjung

yang datang ke perpustakaan

tampilan proses pencatatan pengunjung perpustakaan

Proses pencatatan pengunjung perpustakaan dilakukan dengan cara memasukan

nomor anggota atau nomor tamu jika pengunjung dari luar kemudian tekan

tombol simpan untuk proses mencatat pengunjung perpustakaan.

7. Pengelolaan Koleksi

Menu pengelolaan koleksi digunakan untuk mengelola data-data koleksi

perpustakaan. ada 3 jenis utama koleksi

a. Koleksi Buku

aksi proses mencatat pengunjung

Page 20: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

18 Penerapan E-Government

Menu koleksi buku digunakan untuk mengelola koleksi yang dikategorikan

sebagai buku. Struktur dari koleksi buku terdiri dari judul dan eksemplar

dimana judul menyatakan keberadaan sebuah judul buku dan eksemplar

menunjukan fisik buku.

tampilan daftar buku

tampilan tambah koleksi buku

Tambah buku dilakukan dengan cara mengisi form isian yang sudah tersedia

kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal untuk

membatalkan kemudian kembali ke daftar buku.

link aksi tambah buku

link aksi ubah buku

link aksi ke daftar eksemplar

link aksi hapus buku

Page 21: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 19

REFORMASI BIROKRASI

tampilan ubah buku

Proses ubah buku dilakukan dengan cara merubah form isian yang

sebelumnya sudah terisi data kemudian diganti dengan data baru, kemudian

tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk membatalkan.

tampilan hapus buku

Hapus buku dilakukan dengan cara menekan tombol hapus untuk proses

hapus dan batal untuk membatalkan dan kembali ke daftar buku.

Page 22: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

20 Penerapan E-Government

tampilan form tambah dan ubah eksemplar buku

Menambahkan data eksemplar dilakukan dengan cara mengisikan form isian

eksemplar yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan. untuk merubah

tekan link aksi ubah kemudian ubah isian form tekan tombol simpan. untuk

menghapus tekan link aksi hapus.

b. Koleksi Laporan Penelitian

Menu laporan penelitian digunakan untuk mengelola koleksi yang

dikategorikan sebagai laporan penelitian. Struktur dari koleksi laporan

penelitian terdiri dari judul dan eksemplar dimana judul menyatakan

keberadaan sebuah judul penelitian dan eksemplar menunjukan fisik koleksi

laporan penilitian.

tampilan koleksi penelitian

link aksi ubah eksemplar

link aksi hapus eksemplar

link aksi tambah penelitian

link ke daftar eksemplar

link aksi hapus penelitian

link aksi ubah penelitian

Page 23: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 21

REFORMASI BIROKRASI

tampilan tambah penelitian

Proses penambahan buku dilakukan dengan cara mengisi form isian yang

tersedia, kemudian tekan tombol simpan untuk proses tambah dan batal

untuk membatalkan.

tampilan ubah penelitian

Proses ubah penelitian dilakukan dengan cara mengubah form isian dengan

data yang baru, kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal

untuk membatalkan.

Page 24: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

22 Penerapan E-Government

tampilan proses hapus penelitian

Proses hapus penelitian dilakukan dengan cara menekan tombol hapus untuk

proses hapus dan tombol batal untuk membatalkan.

tampilan form tambah dan ubah eksemplar penelitian

Menambahkan data eksemplar dilakukan dengan cara mengisikan form isian

eksemplar yang tersedia, kemudian tekan tombol simpan. untuk merubah

tekan link aksi ubah kemudian ubah isian form tekan tombol simpan. untuk

menghapus tekan link aksi hapus

c. Koleksi berkala (Majalah/Jurnal)

Menu koleksi berkala digunakan untuk mengelola kolekis yang dikategorikan

sebagi koleksi berkala. Struktur dari koleksi berkala terdiri dari judul/nama,

edisi/volume, eksemplar, dan index/artikel. dimana judul/nama menunjukan

link aksi ubah eksemplar

link aksi hapus eksemplar

Page 25: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 23

REFORMASI BIROKRASI

kebaradaan dari nama majalah, edisi/volume adalah frekuensi terbit,

eksemplar menunjukan fisik dari koleksi dan index/artikel.

tampilan daftar majalah

tampilan aksi tambah majalah/jurnal

Proses tambah majalah/jurnal dengan cara mengisi form isian yang tersedia

kemudian tekan tombol simpan untuk proses simpan dan batal untuk

membatalkan.

link aksi ubah majalah

link aksi hapus majalah

link aksi tambah

link aksi daftar edisi majalah

Page 26: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

24 Penerapan E-Government

tampilan ubah majalah/jurnal

Proses ubah majalah/jurnal dengan cara mengubah form isian dengan data

baru kemudian tekan tombol simpan untuk proses ubah dan batal untuk

membatalkan.

tampilan hapus majalah/jurnal

Proses hapus majalah/jurnal dilakukan dengan cara menekan tombol hapus

untuk proses hapus dan tombol batal untuk membatalkan.

link aksi daftar index majalah/jurnal

Page 27: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 25

REFORMASI BIROKRASI

tampilan tambah dan ubah edisi majalah/jurnal

Proses menambah edisi majalah/jurnal dilakukan dengan cara mengisi form

isian kemudian tekan tombol simpan, untuk mengubah edisi tekan link aksi

ubah edisi kemudian ubah data pada form isian tekan tombol simpan, untuk

menghapus edisi tekan tombol link aksi hapus.

tampilan indek majalah/jurnal

Proses tambah index majalah dilakukan dengan cara mengisi form isian

kemudian tekan tombol simpan. untuk mengubah tekan link aksi ubah, ubah

isian data tekan tombol simpan. untuk menghapus tekan link aksi hapus.

link aksi daftar eksemplar

link aski ubah edisi

link aksi hapus edisi

link aksi hapus index

link aksi ubah index

Page 28: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

26 Penerapan E-Government

tampilan eksemplar majalah/jurnal

Proses tambah eksemplar dilakukan dengan cara mengisi form isian yang

tersedia kemudian tekan tombol simpan. untuk mengubah tekan link aksi

ubah kemudian ubah data pada form isian tekan tombol simpan. untuk

menghapus tekan link aksi hapus.

8. Sirkulasi

Menu sirkulasi digunakan sebagai transaksi peminjaman dan pengembalian data

koleksi perpustakaan oleh anggota perpustakaan yang mempunyai status aktif.

link aksi hapus eksemplar link aksi

ubah eksemplar

input nomor anggota

tombol proses cari anggota

opsi proses pencarian

input barcode buku

Page 29: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 27

REFORMASI BIROKRASI

a. Proses transaksi peminjaman dilakukan dengan cara masukan nomor

anggota/no barcode buku pada input nomor anggota sesuai opsi proses

pencarian kemudian tekan tombol cari untuk proses cari. masukan nomor

barcode buku untuk kemudian tekan tombol pinjam atau tekan tombol cari

eksemplar untuk opsi pencarian lain.

b. Proses transaksi pengembalian dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan

data sirkulasi yang ingin dikembalikan kemudian tekan tombol pengembalian

untuk proses pengembalian.

c. Proses transaksi perpanjangan dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan

data sirkulasi yang ingin diperpanjang kemudian tekan tombol perpanjangan

untuk proses perpanjangan.

d. Proses transaksi pembatalan dilakukan dengan cara klik pada cek pemilihan

data sirkulasi yang ingin dibatalkan kemudian tekan tombol batal pinjam

untuk proses batal pinjam.

proses pinjam

tombol cari data buku

cek memilih data sirkulasi

tombol proses pengembalian

tombol proses perpanjangan

tombol proses batal pinjam

input pembayaran denda

input diskon denda

Page 30: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

28 Penerapan E-Government

9. Laporan dan Statistik

Menu laporan dan statistik digunakan untuk menampilkan rekap dan statistik dari

data-data transaksi.

a. Laporan Sirkulasi

Laporan sirkulasi digunakan untuk mendapatkan rekap data sirkulasi dari

periode tertentu

tampilan laporan sirkulasi

Membuat laporan sirkulasi dilakukan dengan cara memililh periode tanggal

tertentu kemudian tekan tombol tampil. untuk mencetak rekap tekan tombol

cetak.

b. Laporan Pengunjung

Laporan pengunjung digunakan untuk mendapatkan rekap pengunjung dari

periode tertentu.

tampilan laporan rekap pengunjung

Membuat laporan rekap pengunjung dilakukan dengan cara memilih periode

tanggal tertentu kemudian tekan tombol tampil, untuk mencetak hasil rekap

tekan tombol cetak.

c. Statistik Sirkulasi

Statistik sirkulasi digunakan untuk mendapatkan data statistik dari transaksi

sirkulasi berdasarkan periode tertentu.

Page 31: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 29

REFORMASI BIROKRASI

tampilan statistik sirkulasi

Membuat laporan statistik dengan cara pilih periode tanggal kemudian tekan

tombol tampil. untuk mencetak tekan tombol cetak

d. Statistik Pengunjung

Statistik pengunjung digunakan untuk mendapatkan data statistik dari

transaksi pencatatan pengunjung berdasarkan periode tertentu.

tampilan laporan statistik pengunjung

Membuat laporan statistik pengunjung dilakukan dengan cara memilih peride

tanggal kemudian tekan tombol tampil, untuk mencetak tekan tombol cetak.

C. OPAC (Online Public Access Catalogue)

Page 32: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

30 Penerapan E-Government

OPAC adalah bagian dari SIMPUSLAN yang berinteraksi secara langsung dengan

pemustaka. Di dalam OPAC ini ditampilkan informasi-informasi mengenai Perpustakaan

dan juga kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung di Lembaga Administrasi Negara

secara ringkas. Selain memuat informasi tersebut, OPAC didalam OPAC ini pemustaka

dapat melakukan pencarian buku/ koleksi perpustakaan secara online.

Tampilan halaman utama OPAC LAN

Page 33: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

Tata Laksana 31

REFORMASI BIROKRASI

Apabila pemustaka menemukan judul buku yang sesuai dengan apa yang diinginkan,

pemustaka dapat melihat detail buku tersebut dengan memilih (klik) judul buku yang

berwarna biru.

Pilihan Kategori yang dicari

1. Buku 2. Penelitian

Pilihan jenis yang dicari

1. Referensi 2. text

Masukkan Judul buku atau nama pengarang atau subyek yang ingin dicari, kemudian tekan tombol search

Tampilan halaman pencarian OPAC LAN

Tampilan halaman detail pencarian OPAC LAN

Page 34: Manual Penggunaan Aplikasi E-Library

32 Penerapan E-Government

Dalam detail tersebut akan ditampilkan, judul buku, pengarang, tahun terbit, penerbit,

sampai dengan jumlah eksemplar yang tersedia dan juga eksemplar yang dipinjam.

Penerapan Teknologi informasi khususnya di perpustakaan (e library) pada saat

ini menghendaki perpustakaan menjadi right information, right user dan right now, yang

berarti bahwa perpustakaan harus mampu memberikan layanan informasi yang tepat

pada pengguna yang tepat dan waktu yang cepat. Hal itu dapat terlaksana apabila

perpustakaan dapat memanfaatkan dan mengembangkan teknologi informasi dalam

pengelolaan perpustakaan. Hadirnya SIMPUSLAN merupakan jawaban bagi perpustakaan

dalam mewujudkan perpustakaan yang modern dan terotomasi dalam melaksanakan

rutinitas kegiatan perpustakaan sehari-hari.

Dukungan dari seluruh pengelola perpustakaan khususnya Pustakawan mutlak

dibutuhkan sebagai entry point bagi keberlangsungan SIMPUSLAN, karena bagaimanapun

canggihnya teknologi yang digunakan apabila tidak didukung dengan pustakawan yang

berkualitas dan profesional tentu peran perpustakaan tersebut tidak akan ada nilainya.

Dengan demikian penerapan tehnologi informasi sangat berguna dan bermanfaat

dalam penyelenggaraan manajemen perpustakaan, bukan hanya sebatas untuk efisiensi

waktu dan tenaga dalam mengolah dan memberikan layanan namun juga sebagai salah

satu faktor penentu perpustakaan dalam melestarikan dan menyebarkan informasi.