Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

46
MANUAL MUTU Unit Layanan Pengadaan (ULP) UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2014

Transcript of Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Page 1: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

MANUAL MUTU

Unit Layanan Pengadaan (ULP)

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2014

Page 2: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

M

Manual Mutu

Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

Kode Dokumen :

Revisi : 1

Tanggal : 12 Mei 2014

Diajukan oleh : Sekretaris II Much. Rikhi Toufan, ST NIK. 860801 1321 0382

Dikendalikan oleh

: Sekretaris I Khoirul Azhar, ST NIP. 19810709 200910 1 002

Disetujui oleh : Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT NIP. 19591128 198710 1 001

Page 3: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

1 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

1 PENDAHULUAN

1.1 Ruang Lingkup Manual Mutu

Manual Mutu ini memberikan deskripsi mengenai sistem mutu yang digunakan oleh

Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya (UB).Pedoman ini menjelaskan

tentang kemampuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam

memenuhi persyaratan pelanggan.Selain itu, Manual Mutu ini menjadi panduan

penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang sesuai dengan standar ISO 9001:2008.

Prosedur yang dinyatakan dalam Manual Mutu adalah prosedur yang

didokumentasikan sesuai dengan persyaratan standar 9001:2008.Panduan ini merupakan

persyaratan wajib dari sistem mutu, merupakan dokumen yang disusun untuk

kepentingan institusional Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya.Dengan

demikian, tidak diperkenankan membuat salinan sebagian atau keseluruhan dokumen ini

untuk tujuan komersial.Salinan dapat dibuat untuk tujuan pelatihan dan pengembangan

SMM.Pengguna diharapkan memperhatikan dan hanya menggunakan edisi dokumen yang

berlaku.

Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) adalah unit yang

melaksanakan proses pengadaan barang/jasa melalui Sistem Layanan Secara Elektronik

(SPSE) pada e-tendering, e-catalog. ULP-UB merupakan implementasi Perpres No. 54

tahun 2010 beserta perubahannya yang di lauching pada tanggal 11 Desember 2010.ULP-

UB merupakan bagian/unit tersendiri di bawah langsung koordinasi Rektor. Tugas utama

ULP-UB adalah melakukan proses pemilihan penyedia barang/jasa yang kredibel melalui

e-tendering, e-catalog. Semoga keberadaan website ULP-UB dapat memberikan kontribusi

dan manfaat yang besar bagi pelayanan proses pengadaan barang/jasa yang kredibel,

dapat mencerdaskan bangsa khususnya di Universitas Brawijaya.

1.2 Tujuan Manual Mutu

Manual Mutu ini bertujuan untuk:

a. Menjelaskan kegiatan utama (core business) Unit Layanan Pengadaan Universitas

Brawijaya (ULP-UB) yaitu Layanan Pengadaan Barang dan Jasadi lingkungan

Universitas Brawijaya, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun

tindakan perbaikan untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam

memenuhi persyaratan pelanggan.

b. Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.

c. Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan persyaratan

ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007.

Page 4: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

2 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

d. Mencerminkan komitmen Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB)

dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam bentuk tertulis, sehingga

dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan barang

dan jasa.

2 LANDASAN KEBIJAKAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Landasan kebijakan manajemen mutu Unit Layanan Pengadaan Universitas

Brawijaya (ULP-UB) didasarkan pada kebijakan-kebijakan sebagai berikut:

1. Undang-Undang RI Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

2. Undang-Undang RI Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

3. Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan

Penyelenggaraan Pendidikan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan

Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010;

4. Peraturan Presiden RI Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa

Pemerintah sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan

Presiden RI Nomor 70 Tahun 2012;

5. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor

1 Tahun 2012 tentang Unit Layanan Pengadaan dan Surat Edaran Kepala LKPP

Nomor 08/KA/2/2013 tentang Kewajiban Membentuk Unit Layanan Pengadaan

(ULP) dan Permohonan Informasi tentang Keberadaan ULP.

6. Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor

9 Tahun 2014 tentang Tentang Petunjuk Teknis Operasional Sertifikasi Keahlian

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

7. Peraturan Kepala LKPP Nomor 1 tahun 2013 tentang Perubahan Atas Perka LKPP

No. 16 Tahun 2012

8. Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang E-Tendering beserta

Lampirannya.

9. Peraturan Kepala LKPP Nomor 15 Tahun 2012 tentang Standar Dokumen

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

10. Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2012 tentang Petunjuk Teknis Perpres

No. 70 Tahun 2012 Tentang Perubahan Kedua Atas Perpres No. 54 Tahun 2010

Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

11. Peraturan Kepala LKPP Nomor 13 Tahun 2012 tentang Pengumuman Rencana

umum Pengadaan

Page 5: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

3 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

12. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 074/SK/2006 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Universitas Brawijaya;

13. Keputusan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 365/SK/2011 tentang

Pembentukan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya;Visi dan Misi

Universitas Brawijaya, 201

14. Statuta Universitas Brawijaya, 2009.

15. Persyaratan SMM ISO 9001:2008

3 DESKRIPSI ISTILAH DAN DEFINISI

a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan,

tujuan dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan

b. Jaminan mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan

pemenuhan standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan

perbaikan berkelanjutan, sehingga visi dan misi Perguruan Tinggi dapat tercapai

serta stakeholders memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders).

Kegiatan harus terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan

Sistem Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil)

akan memenuhi persyaratan mutu.

c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya

dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer

(stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak), maupun tersirat.

d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara

dan metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait

dengan memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi serta pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk

memperoleh manfaat yang sebesar-besarnya (PP No. 102 Tahun 2000).

e. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan

sistem manajemen mutu dari organisasi Unit Layanan Pengadaan Universitas

Brawijaya (ULP-UB)

f. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima

atau membeli layanan dari Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-

UB). Pelanggan Unit Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) terdiri

atas mahasiswa, dosen,Unit/Lembaga/Fakultas, Penyedia barang dan jasa).

g. Unit kerja penyelenggara adalah fakultas dan jurusan atau lembaga selain fakultas

dan jurusan yang menyelenggarakan layanan layanan pengadaan barang dan jasa

Page 6: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

4 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

h. Lembaga pendukung adalah lembaga selain fakultas dan jurusan/Program Studi

yang mendukung terselenggaranya layanan pengadaan barang dan jasa

i. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya

j. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi

k. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau

menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan

l. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan Pengadaan barang dan

jasa di lingkungan Universitas brawijaya dalam bentuk Dokumen Kontrak

Pengadaan.

4 SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 Sejarah Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Pelayanan pengadaan di Universitas Brawijaya (UB) sudah sejak lama

dilaksanakan untuk melayani kebutuhan-kebutuhan sarana dan prasarana untuk

semua sivitas UB, dalam perkembangannya sejak tahun 2008 telah dibentuk

panaitia pengadaan dengan personil yang hampir semuanya baru. Pada tahun

2008 sampai dengan 2010 pelayanan pengadaan telah dilaksanakan dengan cara

manual yang semuanya berdasarkan Keputusan Presiden nomor 80 tahun 2003.

Pada akhir tahun 2010 telah mengajukan sistem pengadaan secara elektronik

kepada LKPP pusat, dan di UB telah dilaunching pada tanggal 11 Desember 2010

oleh Deputy LPSE LKPP Prof. Himawan Adinegoro dengan nama Layanan

Pengadaan Secara Elektronik Universitas Brawijaya (LPSE-UB). Mulai tahun 2011

pelayanan proses pengadaan telah dilakukan sepenuhnya secara elektronik melalui

sistem Pengadaan secara Elektronik (SPSE)-LKPP dengan membentuk panitia-

panitia pengadaan pusat dan unit kerja diseluruh lingkungan Universitas Brawijaya.

Sesuai dengan Peraturan Presiden nomor 54 tahun 2010 beserta perubahannya

Peraturan Presiden nomor 70 tahun 2012, mulai tahun 2013 telah dibentuk Unit

Layanan Pengadaan Universitas Brawijaya (ULP-UB) dengan membentuk kelompok

kerja ULP di kantor pusat Universitas Brawijaya dan unit kerja di semua

Fakultas/Unit kerja UB untuk melaksanan layanan pengadaan barang dan jasa.

Page 7: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

5 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

4.2 Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya

Visi dan Misi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayaantara lain:

Visi

Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya memiliki visi “Menjadi

Unit Layanan Pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang berlaku dan

dapat bermanfaat bagi sivitas serta masyarakat”.

Misi

Melaksanakan layanan pengadaan yang kredibel berdasarkan peraturan yang

berlaku agar semua para stakehorder dan sivitas akademika serta masyarakat

mendapatkan manfaat yang optimal.

Melakukan pengembangan dan penyebarluasan pengetahuan pengadaan

barang/jasa pemerintah agar mendapatkan sumber daya manusia yang

profesional dan taat hukum.

Tujuan Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

1. Untuk melaksanakan proses pemilihan penyedia barang/jasa melalui sistem

pelayanan secara elektronik (e-tendering dan e-catalog),

2. Untuk melaksanakan pembinaan stake holder melalui pelaksanaan pelatihan

pengadaan barang/jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku

Maklumat

Kami berupaya memberikan Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa Secara

Elektronik dengan sungguh-sungguh untuk dapat :

1. Memberikan pelayanan pengadaan yang cepat dan tepat waktu sesuai dengan

standar pelayanan yang ditetapkan;

2. Memberikan kemudahan dalam mendapatkan layanan pengadaan barang

secara elektronik;

3. Memberikan layanan pengadaan dengan senyum, sapa dan optimal;

4. Merespon dengan cepat permintaan informasi dan keberatan atas proses

pengadaan secara elektronik yang disampaikan baik langsung maupun media;

5. Menyiapkan SDM ULP yang berdedikasi dan siap melayani;

6. Melakukan pengawasan internal dan evaluasi kinerja pelaksana.

Page 8: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

6 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

4.3 Struktur Organisasi dan Tugas Pokok dan Fungsi

Struktur Organisasi Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadisahkan

dengan Surat Keputusan Rektor NOMOR : 220/SK/2013 tanggal : 26 APRIL 2013.

Dengan tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP) sesuai dengan

Organisasi dan Tata Kerja Universitas Brawijaya tahun 2010 adalah sebagai berikut:

Mengkaji ulang rencana umum pengadaan barang/jasa bersama PPK;

Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;

Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website Kementerian dan

papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta menyampaikan ke LPSE

untuk diumumkan pada Portal Pengadaan Nasional;

Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa melalui prakualifikasi atau

pascakualifikasi;

Melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan harga terhadap penawaran yang

masuk;

Menjawab sanggahan;

Menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan

penyedia barang/jasa kepada PPK;

Menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa;

Mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri, KAK/Spesifikasi Teknis, dan

Rancangan Kontrak kepada PPK berdasarkan atas usulan Pokja ULP;

Kepala Unit Layanan Pengadaan

Sekretaris I

Unit Layanan

Pengadaan (ULP)

Staf Staf Staf Staf Staf

Sekretaris I

Unit Layanan

Pengadaan (ULP)

Kelompok Kerja

Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Page 9: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

7 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada Menteri melalui

KPA;

Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan

Barang/Jasa kepada KPA;

Menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan

ULP;

Melaksanakan pengadaaan barang/jasa dengan menggunakan sistem pengadaan

secara elektronik melalui LPSE;

Melaksanakan evaluasi terhadap proses pengadaan barang/jasa yang telah

dilaksanakan; dan

Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen

pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa, daftar hitam

penyedia.

Tugas Struktur ULP

1. Tugas Kepala terdiri atas :

Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh kegiatan ULP;

Menyusun dan melaksanakan strategi pengadaan barang/jasa ULP;

Menyusun program kerja dan anggaran ULP;

Mengawasi seluruh kegiatan pengadaan barang/jasa di ULP dan melaporkan

apabila ada penyimpangan dan/atau indikasi penyimpangan;

Membuat laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan pengadaan

barang/jasa kepada Menteri melalui Pejabat Eselon I terkait;

Melaksanakan pengembangan dan pembinaan Sumber Daya Manusia ULP;

Menetapkan Pokja ULP;

Menugaskan anggota Pokja ULP sesuai dengan beban kerja masing-masing;

Mengusulkan penempatan/ pemindahan/ pemberhentian anggota ULP kepada

Pejabat Eselon I terkait;

Mengusulkan pengangkatan Tim Teknis dan Staf Pendukung ULP kepada Pejabat

Eselon I terkait;

Mengusulkan penetapan pemenang kepada Menteri untuk Penyedia

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai di atas Rp

100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon I terkait;

Page 10: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

8 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Mengusulkan penetapan peringkat teknis untuk Penyedia Jasa Konsultansi yang

bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Pejabat Eselon

I terkait; dan

Menyampaikan hasil pemilihan penyedia barang/jasa yang telah dilaksanakan oleh

Pokja ULP kepada PPK.

Kepala dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP

2. Tugas Sekretaris terdiri atas:

Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan, kepegawaian, ketatausahaan,

perlengkapan, dan rumah tangga ULP;

Mengiventarisasi paket-paket yang akan dilelangkan/ diseleksi;

Menyiapkan dokumen pendukung dan informasi yang dibutuhkan Pokja ULP;

Memfasilitasi pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa yang dilaksanakan oleh

Pokja ULP;

Mengagendakan dan mengkoordinasikan sanggahan yang disampaikan oleh

penyedia barang/jasa;

Mengelola sistem pengadaan dan sistem informasi data manajemen pangadaan

untuk mendukung pelaksanaan pengadaan barang/jasa;

Mengelola dokumen pengadaan barang/jasa;

Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan menyusun laporan

evaluasi;

Menyusun laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa; dan

Menyiapkan dan mengkoordinasikan tim teknis dan staf pendukung ULP dalam

proses pengadaan barang/jasa.

Sekretaris dapat merangkap dan bertugas sebagai anggota Pokja ULP.

3. Tugas Pokja ULP, terdiri atas:

Melakukan kaji ulang terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK), Spesifikasi Teknis dan

Harga Perkiraan Sendiri (HPS), dan Rancangan Kontrak paket-paket pengadaan

barang/jasa yang akan dilelang/ diseleksi;

Mengusulkan perubahan KAK, Spesifikasi Teknis dan HPS, dan Rancangan Kontrak

kepada PPK, melalui Kepala ULP;

Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa dan menetapkan dokumen

pengadaan;

Page 11: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

9 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Melakukan pemilihan penyedia barang/jasa mulai dari pengumuman kualifikasi

atau pelelangan sampai dengan menjawab Sanggah;

Mengusulkan penetapan pemenang kepada Menteri untuk Penyedia

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai di atas Rp

100.000.000.000,- (seratus milyar rupiah) dan pennyedia jasa Konsultansi yang

bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah) melalui Kepala ULP;

Mengusulkan penetapan peringkat teknis kepada Menteri untuk Penyedia Jasa

Konsultansi yang bernilai di atas Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah)

melalui Kepala ULP;

Menetapkan pemenang untuk:

Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket pengadaan barang/pekerjaan

konstruksi/jasa lainnya yang bernilai paling tinggi Rp 100.000.000.000,- (seratus

milyar rupiah);

Seleksi atau PenunjukanLangsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi yang

bernilai palinh tinggi Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah);

Menyampaikan Berita Acara Hasil Pelelangan kepada PPK melalui Kepala ULP;

Membuat laporan mengenai proses dan hasil Pengadaan Barang/Jasa kepada

Kepala ULP;

Memberikan data dan informasi kepasa Kepala ULP mengenai Penyedia

Barang/Jasa yang melakukan perbuatan seperti penipuan, pemalsuan dan

pelanggaran lainnya; dan

Mengusulkan bantuan Tim Teknis dan/atau Tim Ahli kepada Kepala ULP.

ULP melaksanakan pemilihan calon penyedia barang/jasa di lingkungan Satker

yang bersangkutan.

Pemilihan sebagaimana dimaksud di atas dilaksanakan setelah ULP menerima

paket pengadaan barang/jasa dari PPK.

Paket pengadaan barang/jasa sebagaimana dimaksud di atas dilengkapi dengan

data pendukung sebagai berikut:

Salinan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK);

KAK/ Spesifikasi Teknis;

HPS; dan/atau

Rancangan Kontrak.

Page 12: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

10 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

4. Tim Pendukung bertugas :

Membantu mengkaji ulang Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa bersama

dengan ULP.

Membantu melakukan kajian terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri

paket-paket yang akan dilelang/seleksi.

Membantu menyiapkan dokumen pengadaan.

Membantu mengelola pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

Membantu menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa.

Membantu membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada

Kepala ULP.

Membantu melakukan pelayanan bimbingan teknis, pemberian pendapat dan

rekomendasi, serta koordinasi penyelesaian masalah di bidang pengadaan.

Membantu melaksanakan bimbingan teknis dan layanan advokasi bidang

pengadaan B/J

Membantu melakukan kaji ulang terhadap spesifikasi dan Harga Perkiraan Sendiri

paket-paket yang akan dilelang/seleksi.

Membantu mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup

dokumen pengadaan, data survei harga, daUnit Layanan Pengadaan (ULP)ar

kebutuhan barang/jasa, daUnit Layanan Pengadaan (ULP)ar hitam penyedia.

Mempertanggungjawabkan semua tugas dan kewajiban yang menjadi tanggung

jawabnya.

Melaksanakan tugas lain yang relevan

Page 13: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

11 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Page 14: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

12 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

4.4 Program Kerja

NO JENIS PROGRAM TUJUAN KEGIATAN PELAKSANA INDIKATOR

1 PELAYANAN PENGADAAN

BARANG/JASA

Untuk memilih penyedia

barang dan jasa yang

professional yang dapat

menghemat keuangan

Negara yang sesuai

dengan aturan yang

berlaku.

- LAYANAN PROSES PEMILIHAN

PENYEDIA BARANG/JASA melalui

LPSE UB :

Mengkaji ulang RUP

Menyusun rencana pemilihan PBJ

Pengumumkan pelaksanaan PBJ

Menilai kualifikasi

Mengevaluasi dokumen lelang

Menjawab sanggahan

Menyampaikan hasil pemilihan PBJ

kepada PPK

Mengusulkan perubahan HPS, KAK,

SpekTek dan rancangan kontrak

kepada PPK

Mengorganisir pelaksanan pemilihan

s.d pelaporan PBJ

Mengelola sistem managemen

pengadaan

POKJA SATKER

Page 15: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

13 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2 PENGEMBANGAN

/PENINGKATAN

KOPETENSI SDM

Untuk memenuhi

persyaratan sertifikasi

sebagai pelaksana pokja

PBJ

- PEMBAHARUAN SERTIFIKASI PBJ POKJA SATKER

Untuk menambah/

memperbaruhi sertifikasi

serta kompetensi bidang

PBJ terkait

- PELATIHAN DAN BINTEK PBJ PERSONIL ULP

3 KEMITRAAN Untuk meningkatkan

kerjasama kompetensi

bidang pengadaan lain

yang terkait

Kerja sama dengan organisasi

profesi/lembaga l dalam bidang lainnya

ULP

Untuk konsultasi, dan

menyelesaian masalah

PBJ

Kerja sama dengan LKPP untuk

meningkatkan kompetensi PBJ

ULP

Untuk meningkatkan

kerjasama kompetensi

bidang pengadaan lain

yang terkait

Kerja sama dengan Organisasi

Internasional yang berkaitan dengan

peningkatan kompetensi profesi

pengadaan

ULP

Page 16: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

14 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

4.5 Renstra

Program Kerja ULP ini sepenuhnya mengacu pada Rencana Strategis Universitas

Brawijaya. Dalam jangka pendek program kerja yang dilaksanakan adalah :

1. Melaksanakan pelayanan pengadaan barang dan jasa bagi seluruh sivitas

Universitas Brawijaya yang tersebar pada Unit Kerja/Fakultas sesuai dengan

peraturan yang berlaku.

2. Meningkatkan kompetensi pengadaan barang dan jasa pemerintah bagi stake

holder PBJ.

4.6 Melakukan kerjasama/kemitraan dengan organisasi/lembaga

lain terkait dengan pengadaan barang/jasa.

Sasaran Mutu/Quality Objective

Sasaran mutu/quality objective Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas

Brawijaya secara garis besar adalah sebagai berikut :

1. Memastikan bahwa kepatuhan terhadap setiap Audit Internal Mutu (AIM) minimal

adalah 80%.

2. Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan

proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket pelelangan

barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist

3. Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran.

4. Sumber Daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat.

5. Sarana dan Prasarana yang memadai.

6. Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses pengadaan

barang dan jasa sesuai pengajuan.

Page 17: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

15 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Tabel 1. Sasaran Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

No Indikator Target 2013 2014 2015 2016

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

1 Menjalankan sistem penjaminan mutu internal secara efektif.

Rencana Tindakan Awal Yang

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran

Mutu :

Peningkatan implementasi sistem

penjaminan mutu internal (SPMI) pada

unit kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya

50% 100% 100% 100%

2 Paket pelelangan dapat terealisasikan minimal 80% sesuai dengan pengajuan

proses lelang dari setiap unit/lembaga/fakultas, tidak termasuk paket

pelelangan barang dan jasa yang gagal lelang atau blacklist

Rencana Tindakan Awal Yang

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran

Mutu :

Checklist kelengkapan administrasi,

Mengkaji kembali dokumen lelang dan

spesifikasi sebelum diproses, Peningkatan

terhadap evaluasi dokumen penawaran

terkait dengan kualifikasi perusahaan

80% 100% 100% 100%

No Indikator Target 2013 2014 2015 2016

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

3 Antisipasi Proses lelang Mendekati akhir tahun Anggaran

Page 18: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

16 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Indikator Target 2013 2014 2015 2016

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

Rencana Tindakan Awal Yang

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran

Mutu :

Proaktif kepada unit kerja untuk

mempersiapkan proses lelang, Strategi/

menjadwalkan Proses lelang awal

khususnya Dana APBN, APBN-P dan

BOPTN

80% 100% 100% 100%

4 Sumber daya Manusia (SDM) yang terampil dan bersertifikat

Rencana Tindakan Awal Yang

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran

Mutu :

Peningkatan SDM dengan pelatihan

tentang pengadaan barang dan jasa, Ujian

sertifikasi pengadaan barang dan jasa,

Peningkatan system layanan pengadaan

secara elektronik,

80% 100% 100% 100%

Page 19: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

17 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Indikator Target 2013 2014 2015 2016

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

5 Sarana dan Prasarana yang memadai guna meningkatkan kinerja

Rencana Tindakan Awal Yang

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran

Mutu :

Pemenuhan kebutuhan sarana dan

prasarana yang akan mempercepat

kinerja

80% 100% 100% 100%

6 Kepuasan pelanggan terhadap Ketepatan Waktu pencapaian proses

pengadaan barang dan jasa sesuai pengajuan.

Rencana Tindakan Awal Yang

Dilakukan Untuk Mencapai Sasaran

Mutu :

Peningkatan responbility sesuai dengan

alokasi yang ditentukan SOP

80% 100% 100% 100%

4.7 SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sistem Manajemen Mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP) UB diupayakan berjalan

dengan efektif, dengan membuat, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara dan

melakukan peningkatan berkelanjutan sistem penjaminan mutu di Unit Layanan

Pengadaan (ULP). Identifikasi dan pengelolaan proses dilakukan untuk memastikan

persyaratan yang sesuai telah terpenuhi. Tindakan perbaikan dilakukan bila diperlukan

dan kemudian ditinjau ulang.

Dalam rangka menerapkan SMM di UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB, diambil

langkah-langkah, yaitu:

1. Menentukan Management Representative (MR) dan proses-proses yang

dibutuhkan dalam SMM.

2. Menentukan urutan dan interaksi proses-proses tersebut.

3. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan bahwa baik

proses operasi maupun proses-proses ini efektif.

4. Memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk

mendukung kegiatan operasional dan pemantauan proses-proses tersebut.

5. Memantau, mengukur, dan menganalisis proses-proses tersebut.

6. Mengambil tindakan yang diperlukan dan melakukan peningkatan berkelanjutan.

Page 20: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

18 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB melakukan penjaminan mutu layanan

sebagai pertanggungjawaban kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu

layananUNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB secara berkelanjutan.Dengan demikian,

mutu penyelenggaraan layanandi UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB diakui tidak saja

secara internal, namun juga secara eksternal oleh BPK dan IRJEN.

Dalam penerapan SPMI, ULP memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan

dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan oleh manajemen. Dengan SPMI ini, UNIT

LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB akan mampu menetapkan dan mewujudkan visinya

melalui pelaksanaan misinya serta mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan

stakeholders yaitu kebutuhan layanan sivitas dan masyarakat.

Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka

dibentuk struktur fungsional organisasi penjaminan mutu yakni Gugus Jaminan Mutu

(GJM) dalam bentuk simpel yang berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu (PJM) di

tingkat universitas. Struktur fungsional organisasi penjaminan mutu PJM digambarkan

pada Gambar 3 berikut ini :

Gambar 3. Struktur Organisasi Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya

ULP sebagai Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA) melakukan proses Sistem

Manajemen Mutunya mengikuti satu siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas

Brawijaya, seperti ditunjukkan pada Gambar 4 berikut :

REKTOR

PJM

Unit Kerja Pelaksana

Akademik (UKPA):

Fakultas/Program Jurusan/PS

Unit Kerja Penunjang

Pelaksana Akademik

(UKPPA):

Biro Lembaga UPT

Page 21: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

19 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Gambar 4. Siklus Sistem Penjaminan Mutu Internal Universitas Brawijaya

Bisnisproses di Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas Brawijaya, terdiri dari , yaitu :

1. Proses layanan pengadaan jasa konstruksi

2. Proses layanan pengadaan barang/jasa lainnya

3. Proses pengembangan SDM kompetensi PBJ

4. Proses Kerjasama Kemitraan

5. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen

6. Proses Pelayanan Tata Usaha

Sedangkan produk/output yang dihasilkan Unit Layanan Pengadaan (ULP), Universitas

Brawijayaadalah penyedia barang/jasa, sumber daya manusia yang

bersertifikasi/ketrampilan, laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa, draft kontrak,

pelatihan serta kerjasama yang akan dipastikan mutunya dengan kriteria kelayakan

produk :

1. Penyedia barang/jasa

Lulus kualifikasi

Lulus administrasi dan teknis

Lulus harga yang responsif

Page 22: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

20 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2. Sumber daya manusia

Memiliki kompetensi dibidang administrasi

Memiliki kompetensi dibidang IT (minimal microsoft office dan internet)

Memiliki sertifikasi pengadaan resmi Pemerintah

3. Laporan proses pemilihan penyedia barang/jasa

Memiliki kelengkapan yang sistematis

4. Draft kontrak

Mencakup ketentuan umum, semua produk proses pemilihan barang/jasa,

dokumen penawaran, jaminan pelaksanaan, SPMK.

5. Pelatihan dan kerjasama

Mencakup materi pengadaan, kontrak dan SPSE

Kerjasama dengan Instansi terkait pengadaan dan Instansi Pemerintah

6. Proses Audit Internal dan Tijauan Manajemen

Laporan monitoring kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali

Laporan evaluasi kinerja disusun minimal setiap 6 bulan sekali

Hasil monitoring dan evaluasi kinerja menunjukkan tingkat kepatuhan

minimal 80%

Proses bisnis dan output yang terkait dengan pelanggan di Unit Layanan Pengadaan

(ULP), Universitas Brawijaya akan dirinci pada Gambar 5 dan Tabel 2 berikut ini:

Tabel 2. Proses Bisnis Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Proses Output (Produk) Pelanggan

Proses layanan

pengadaan jasa

konstruksi

Penyedia barang/jasa

konstruksi

Laporan proses

Draft kontrak

Penyedia barang/jasa

Unit kerja

Universitas/Lembaga /Fakultas

Proses layanan

pengadaan

barang/jasa

lainnya

Penyedia barang/jasa lainnya

Laporan proses

Draft kontrak

Penyedia barang/jasa

Unit kerja

Universitas/Lembaga /Fakultas

Proses

Pengembangan

Sumber Daya

Manusia

Sertifikasi Tenaga

Kependidikan

Ketrampilan Tenaga

pendukung

Tenaga kependidikan dan

dosen

Page 23: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

21 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Proses Output (Produk) Pelanggan

Proses kerjasama

kemitraan

Mou Kerjasama

Laporan/surat tugas

kerjasama

Perorangan/instansi mitra

dengan ULP UB

Dosen

Tenaga kependidikan

Pimpinan UB

Proses Audit

Internal dan

Tinjauan

Manajemen

Laporan Kinerja Unit Layanan

Pengadaan (ULP)

Laporan Hasil Tinjauan

Manajemen

Laporan Hasil Audit Internal

Dosen

Tenaga kependidikan

Pimpinan UB

Proses layanan

tata usaha

Laporan rutin administrasi Tenaga kependidikan

4.8 SISTEM DOKUMENTASI DAN AUDIT

Adanya sistem dokumentasi memungkinkan jaminan keselarasan antara

perencanaan, implementasi, pengendalian proses kegiatan GJM Unit Layanan Pengadaan

(ULP) Universitas Brawijaya. Hal ini menjadi alat komunikasi efektif dan menjamin

konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan persyaratan

pelanggan dan peningkatan mutu berkelanjutan.Untuk itu sistem dokumentasi yang telah

Page 24: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

22 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

disusun oleh GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya adalah sebagai

berikut :

Tabel 3. Dokumen GJM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

NO Dokumen Kode

1 Visi, Misi, Maklumat dan Tujuan Unit Layanan

Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

2 Program Kerja Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya

3 Renstra Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya

4 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

5 Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan

Rekaman

6 Manual Prosedur Tindakan Korektif dan

Pencegahan

7 Manual Prosedur Pengendalian Produk yang

Tidak Sesuai

8 Manual Prosedur Audit Internal

9 Manual Prosedur Pengajuan Proses Lelang

10 Manual Prosedur Proses Pelaksanaan Barang

dan jasa

11 Manual Prosedur Pelelangan Sederhana

12 Manual Prosedur Pelelangan Umum

13 Manual Prosedur Penunjukan langsung (E-

Catalog)

14 Manual Prosedur Gagal Lelang

15 Manual Prosedur Sanggahan

16 Manual Prosedur Black List

17 Manual Prosedur PUMK ULP

18 Manual Prosedur Surat Menyurat

19 Instruksi Kerja

20 Dokumen Pendukung

21 Borang-borang

Page 25: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

23 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Audit mutu dilakukan secara internal dan eksternal berdasarkan dokumen audit

mutu UB. Audit Internal dilaksanakan secara rutin, minimal satu tahun sekali untuk

mengukur terpenuhinya persyaratan SMM dan Standar Mutu yang diterapkan universitas.

Pedoman pelaksanaan Audit Internal tertuang dalam MP Pelaksanaan Audit Internal

(00600 04004).

Audit ekternal dilaksanakan untuk seluruh lembaga dan unit kerja di Unit Layanan

Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya dalam mengukur pemenuhan terhadap SMM

ISO9001:2008 yang dinyatakan dalam kepatuhan, ada tidaknya temuan dan atau

perolehan sertifikat.

5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

5.1 Komitmen Top Manajemen

Dalam rangka menjamin mutu pelayanan Pengadaan barang dan Jasa dalam

menyediakan sumber daya manusia di Unit Layanan Pengadaan (ULP), maka Kepala Unit

Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya berkomitmen untuk menjalankan Sistem

Penjaminan Mutu secara sungguh-sungguh dengan jalan:

7. Sesuai dengan ketentuan pelaksanaan penjaminan mutu di lingkungan UB, maka

Kepala unit Layanan Pengadaan berfungsi sebagai Manajer Representattif (MR)

dalam menjalanka manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR,

dibentuklan Tim Gugus Jaminan Mutu (GJM) di Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya.

8. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya dengan cara mensosialisasikan kepada seluruh unit kerja.

9. Berkoordinasi secara rutin dengan MR dan Tim GJM dalam implementasi Sistem

Penjaminan Mutu

10. Menyiapkan segala sumberdaya dalam mendukung implementasi Sistem Penjaminan

Mutu.

11. Melakukan audit internal implementasi sistem penjaminan mutu di Unit Layanan

Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayadan mematuhi Audit Intenal Mutu (AIM) yang

dilakukan oleh universitas melalui Pusat Jaminan Mutu (PJM).

Page 26: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

24 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

5.2 Kepuasan Pelanggan

Selain untuk mencapai visi misi dan tujuan, bertekad memberikan pelayanan

kepada pelanggan sesuai motto Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya:

“Layanan Pengadaan Kredibel adalah Kepuasan Anda”.

Kepuasan pelanggan dipenuhi dengan memberikan produk yang dihasilkan melalui

proses bisnis seperti yang digambarkan pada Gambar 6 dan dijabarkan pada Tabel 2

berdasarkan kriteria minimal kelayakan masing-masing produk tersebut.

5.3 Kebijakan Mutu

Unit Layanan Pengadaan (ULP) mempunyai kebijakan mutu sebagai berikut.

Unit Layanan Pengadaan (ULP)akan melaksanakan proses Layanan Pengadaan (e-

Tender dan e-Catalog) dan bekerjasama dengan pihak terkait dalam rangka menyediakan

SDM dansistem pengadaan secara elektronik

yang bisa diterima oleh pengguna layanan dengan menjamin mutu layanan sesuai

persyaratan yang diajukan oleh pengguna jasa layanan, dengan cara berupaya

menjalankan sistem penjaminan mutu secara terus menerus dan peningkatan mutu

secara bertahap serta berkelanjutan. Dalam usaha merealisasikan kebijakan di atas,

dinyatakan dalam dokumen Renstra, Renop/Program Kerja Unit Layanan Pengadaan

(ULP) UB, serta didukung dengan adanya Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP).

Tim GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB merencanakan sistem mutu dengan

memperhatikan dua aspek utama yang meliputi sasaran mutu dan perencanaan SMM.

Dalam menentukan sasaran mutu, GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)UB harus

memastikan bahwa sasaran mutu termasuk yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan

produk, ditetapkan untuk fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi.Dalam

perencanaan sistem manajemen mutu.GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB

memastikan bahwa rencana sistem manajemen mutu dijalankan dalam rangka memenuhi

persyaratan yang diberikan pada sasaran mutu. Selain itu keterpaduan sistem manajemen

mutu akan tetap dipelihara meskipun ada perubahan pada sistem manajemen mutu,

antara yang direncanakan dengan yang diterapkan.

5.4 Perencanaan Sistem Mutu

Perencanaan sistem mutu dimulai dari dokumen Visi dan Misi. Untuk mencapai visi

dan misi tersebut, maka disusunlah dokumen Rencana Strategis (Renstra), Program

Page 27: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

25 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Kerja (Proker)/Renop, Pedoman Pelaksanaan, Manual Mutu, Standar Mutu ULP dan/atau

Sasaran Mutu (Quality Objective), Manual-Manual Prosedur (MP) dan dokumen

pendukung lainnya.

Standar Mutu ULP disusun berdasarkan standar PJM Universitas, dengan maksud

agar memperlancar persiapan ULP dalam menghadapi Audit Internal dan Eksternal.

5.5 Tanggung jawab, Wewenang dan Komunikasi

Sesuai struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi Unit Layanan Pengadaan (ULP),

maka tanggung jawab dan wewenang masing-masing orang telah ditetapkan secara rinci

dan jelas.Selain itu dalam menjalankan sistem penjaminan mutu di ULP telah diangkat

Sekretaris I sebagai Manajer Representatif (MR) yang mempunyai tanggung jawab dan

wewenang mewakili Kepala ULP dalam menjalankan kegiatan penjaminan mutu sehari-

hari dibantu dengan Gugus Jaminan Mutu (GJM) ULP.

Dalam rangka menjamin mutu pelayanan pendidikan maka Unit Layanan Pengadaan

(ULP) berkomitmen untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu secara sungguh-

sungguh dengan jalan:

1. Mengangkat Sekretaris I sebagai Manajer Representatif (MR) dalam menjalankan

manajemen mutu sehari-hari. Dalam rangka membantu MR, menunjuk tim Gugus

Jaminan Mutu (GJM) di Unit Layanan Pengadaan (ULP).

2. Membudayakan sistem mutu di lingkungan Unit Layanan Pengadaan (ULP) dengan

cara mensosialisasikan kepada tenaga kependidikan, pokja, dan pelanggan yang

berkaitan.

Ketua GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP) UB memastikan bahwa tanggung

jawab dan wewenang setiap pihak pelaksana kegiatan GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN

(ULP) UB telah ditetapkan serta dikomunikasikan. Ketua GJM UNIT LAYANAN PENGADAAN

(ULP) UB memiliki tanggung jawab dan wewenang, di antaranya:

1. Memastikan bahwa proses yang dibutuhkan untuk sistem manajemen mutu dibuat,

diterapkan dan dipelihara

2. Memastikan bahwa proses komunikasi yang sesuai telah ditetapkan dalam

organisasi sehingga terjadi komunikasi efektif dalam sistem manajemen mutu

3. Memastikan bahwa kebutuhan pengguna jasa terkait SPMI telah dirumuskan dan

dikomunikasikan pada seluruh elemen organisasi, sehingga secara sinergis pihak

terkait peduli untuk memenuhinya.

Page 28: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

26 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Deskripsi tugas yang terkait dengan SMM ditetapkan dan diterapkan pada

keseluruhan struktur organisasi.Adanya etika, hubungan, tanggung jawab pada dua

bidang bertujuan untuk memfasilitasi manajemen mutu yang efektif dan

komunikatif.Untuk pencapaian kebijakan dan sasaran mutu, setiap elemen dalam

organisasi dituntut untuk berkontribusi dalam peningkatan mutu.

Komunikasi yang efektif dan efisien tentang kebijakan mutu, persyaratan, sasaran

dan kinerja dalam sistem manajemen mutu ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja

organisasi dan semua elemen organisasi mencapai sasaran yang ditargetkan.Komunikasi

ini juga mencakup komunikasi dengan pihak dalam dan luar organisasi.Manajemen juga

dituntut untuk mengkomunikasikan hasil pencapaian sasaran mutu dan evaluasi

pencapaiannya serta pemenuhan kepuasan pelanggan. Beberapa bentuk komunikasi :

a. Rapat rutin MR dengan tim GJM minimal 1x dalam sebulan

b. Rapat manajemen : Kepala ULP, Sekretariat, MR, Ketua GJM, tenaga

kependidikan dan tim pendukung, minimal 1x dalam 2 bulan

c. Umpan balik dari seluruh anggota pelanggan minimal 1 kali dalam 1 tahun misal

respon balik dari unit kerja/fakultas, e-help desk

Komunikasi dengan pelanggan dilakukan melalui pengumuman, undangan tertulis,

website, pertemuan berupa rapat koordinasi.

5.6 Tinjauan Manajemen

Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya melaksanakan tinjauan

manajemenbaik internal maupun eksternal/AIM.Tinjauan manajemen internal dilakukan

secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam sebulan sedangkan Tinjauan

manajemen Eksternal/AIM dilakukan secara periodik sekurang-kurangnya satu kali dalam

setahun.

Tinjauan ini memberi peluang untuk peningkatan, perbaikan, dan perubahan

kebutuhan sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.

Tinjauan ini dilakukan setelah selesai dilakukan Audit Internal Mutu (AIM) dengan cara

mengadakan pertemuan/rapat koordinasidalam rangka mengevaluasi hasil AIM,

memperbaiki jika ada ketidaksesuaian, mencegah produk yang tidak sesuai untuk

meningkatkan kinerja dengan jalan merekomendasikan langkah-langkah yang harus

diambil.

Input untuk tinjauan manajemen meliputi: hasil audit, umpan balik dari pelanggan,

kinerja proses, dan produk yang terkait, status dari tindakan pencegahan dan perbaikan,

Page 29: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

27 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya, perubahan yang dapat mempengaruhi

sistem manajemen mutu serta rekomendasi untuk peningkatan mutu. Sedangkan output

dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:

perbaikan yang efektif dari dalam manajemen mutu dan prosesnya, perbaikan produk

yang sesuai dengan keinginan pelanggan dan sumber daya yang dibutuhkan.

Secara garis besar prosedur tinjauan manajemen adalah berdasarkan hasil audit

dan umpan balik pelanggan bila ada produk yang tidak sesuai, tim GJM bersama MR akan

menilai kinerja proses yang telah dilakukan. Hasil penilaian ini akan disampaikan pada

rapat tinjauan manajemen yang melibatkan Seluruh structural Unit Layanan Pengadaan

(ULP) Universitas Brawijaya. Hasil tinjauan manajemen ini harus didokumentasikan

rekaman dari tinjauan manajemen dipelihara dengan baik, dicatat, didokumentasikan,

sertaditindaklanjuti.

6 PENGELOLAAN SUMBER DAYA

6.1 Ketersediaan Sumber Daya

Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayamengidentifikasi kebutuhan

sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung proses utama (bisnis proses) dalam

pengadaan barang dan jasa di lingkungan universitas Brawijaya. Adapun data sumber

daya manusia pada structural Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

sebagai berikut :

Page 30: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

28 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Tabel 4. Sumber Daya Manusia (SDM) pada

Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya

No Nama NIP Pend.

terakhir

Tahun

Masuk Jabatan Email

1. Dr. Ir. Achmad As’ad

Sonief, MT

19591128 198710 1 001 S3 1987 Ketua ULP [email protected]

.id

2. Muchammad Rikhi

Toufan, ST

860601 1321 0382 S1 Teknik

Arsitektur

2009 Sekretaris

ULP

riecyarch@ub

.ac.id

3. Khoirul Azhar, ST 19810709 200910 1 002 S1 Teknik

Sipil

2004 Sekretaris

ULP

Khoirul_azha

[email protected]

4. Hari Mulyanto 19760627 200710 1 001 SMA 1999 Staf ULP haripengadaa

[email protected]

5. Eko Wahyudi, SH 820425 13 2 1 0224 S1 Hukum 2008 Staf ULP exwahyudi@

ub.ac.id

6. Joko Sumahdiawan, SE 830307 13 2 1 0225 S1 Ekomoni 2008 Staf ULP joksuma@ub

.ac.id

7. Mahfud 830317 13 2 1 0619 SMK 2010 Staf ULP mahfudpeng

[email protected]

.id

8. Edi Sunandar 820412 13 2 1 0616 SMK 2010 Staf ULP edypengadaa

[email protected]

9. Virga M.R., S.Kom 201404 820829 21001 S1 Teknik

Informatika

2014 Staf ULP virgakoe@ub

.ac.id

10. Zahra Firdausyia, SE 201404 891220 22001 S1 Ekonomi 2014 Staf ULP yachrow@ub.

ac.id

Keterangan :

Dari data SDM Unit Layanan Pengadaan (ULP) tercatat sampai September 2014, terlihat bahwa sebagian kecil

telah berpendidikan S3 (1 Orang) S1 (6 Orang) sedangkan yang berpendidikan SMA/SMK = 3 Orang.

Page 31: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

29 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Tabel 5. Sumber Daya Manusia (SDM)

Berdasarkan Tugas pokok dan fungsi

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

1. Dr. Ir. Achmad

As’ad Sonief, MT

S3 Kepala

ULP

Memimpin dan

mengkoordinasikan

seluruh kegiatan

ULP;

Menyusun dan

melaksanakan

strategi pengadaan

barang/jasa ULP;

Menyusun program

kerja dan anggaran

ULP;

Mengawasi seluruh

kegiatan pengadaan

barang/jasa di ULP

dan melaporkan

apabila ada

penyimpangan

dan/atau indikasi

penyimpangan;

Membuat laporan

pertanggungjawaba

n atas pelaksanaan

kegiatan pengadaan

barang/jasa kepada

Menteri melalui

Pejabat Eselon I

terkait;

Melaksanakan

pengembangan dan

Pendidikan dan

Pelatihan

Kepemimpinan

(Diklatpim) Tingkat

III

Pelatihan dan

Ujian Nasional

Sertifikasi

Pengadaan Barang

dan Jasa di

Universitas

Airlangga (Tahun

2009)

Pelatihan

Pengadaan

Barang/Jasa

Layanan

Pengadaan Secara

Elektronik (LPSE)

Dikti –Kemdiknas

Jakarta Di Kota

Batu (Tahun 2009)

Pelatihan Training

Of Trainer (TOT)

e-procurement

Pemkot Surabaya

Di Job Placement

Centre Universitas

Brawijaya

v

Page 32: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

30 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

pembinaan Sumber

Daya Manusia ULP;

Menetapkan Pokja

ULP;

Menugaskan

anggota Pokja ULP

sesuai dengan

beban kerja

masing-masing;

Mengusulkan

penempatan/

pemindahan/

pemberhentian

anggota ULP

kepada Pejabat

Eselon I terkait;

Mengusulkan

pengangkatan Tim

Teknis dan Staf

Pendukung ULP

kepada Pejabat

Eselon I terkait;

Mengusulkan

penetapan

pemenang kepada

Menteri untuk

Penyedia

Barang/Pekerjaan

Konstruksi/Jasa

Lainnya yang

bernilai di atas Rp

100.000.000.000,-

(Februari 2010)

Pelatihan Layanan

Pengadaan Secara

Elektronik (LPSE)

e-procurement Di

LKPP Jakarta

Jakarta

(Nopember2010)

Sosialisasi LPSE (e

-procurement) di

Lingkungan

Universitas

Brawijaya

(Desember 2010)

Page 33: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

31 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

(seratus milyar

rupiah) melalui

Pejabat Eselon I

terkait;

Mengusulkan

penetapan

peringkat teknis

untuk Penyedia

Jasa Konsultansi

yang bernilai di atas

Rp

10.000.000.000,-

(sepuluh milyar

rupiah) melalui

Pejabat Eselon I

terkait; dan

Menyampaikan hasil

pemilihan penyedia

barang/jasa yang

telah dilaksanakan

oleh Pokja ULP

kepada PPK.

Kepala dapat

merangkap dan

bertugas sebagai

anggota Pokja ULP

2 Muchammad Rikhi

Toufan, ST

S1 Sekretaris

ULP

Melaksanakan

pengelolaan urusan

keuangan,

kepegawaian,

ketatausahaan,

Pelatihan

Pengadaan

Barang/Jasa

Layanan

Pengadaan Secara

v

Page 34: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

32 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

perlengkapan, dan

rumah tangga ULP;

Mengiventarisasi

paket-paket yang

akan dilelangkan/

diseleksi;

Menyiapkan dokumen

pendukung dan

informasi yang

dibutuhkan Pokja

ULP;

Memfasilitasi

pelaksanaan

pemilihan penyedia

barang/jasa yang

dilaksanakan oleh

Pokja ULP;

Mengagendakan dan

mengkoordinasikan

sanggahan yang

disampaikan oleh

penyedia

barang/jasa;

Mengelola sistem

pengadaan dan

sistem informasi data

manajemen

pangadaan untuk

mendukung

pelaksanaan

pengadaan

barang/jasa;

Elektronik (Lpse)

Pusat Jakarta Di

Kota Batu (Tahun

2009)

Pelatihan Training

Of Trainer e-

procurement

Pemkot Surabaya

Di Job Placement

Centre Of

Brawijaya

University

(Februari 2010)

Pelatihan e-

procurement Di

Pemerintah Kota

Surabaya Di

Pemkot Surabaya

(Juni 2010)

Pelatihan Layanan

Pengadaan Secara

Elektronik (LPSE)

e-procurement Di

Lkpp Pusat Jakarta

Di LKPP Jakarta

(Nopember 2010)

Sosialisasi LPSE (e

-procurement)

Seluruh Fakultas

Universitas

Brawijaya Di

Universitas

Page 35: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

33 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

Mengelola dokumen

pengadaan

barang/jasa;

Melakukan evaluasi

terhadap pelaksanaan

pengadaan dan

menyusun laporan

evaluasi;

Menyusun laporan

pelaksanaan

pengadaan

barang/jasa; dan

Menyiapkan dan

mengkoordinasikan

tim teknis dan staf

pendukung ULP

dalam proses

pengadaan

barang/jasa.

4) Sekretaris dapat

merangkap dan

bertugas sebagai

anggota Pokja ULP.

Brawijaya Malang,

Jawa Timur

(Desember 2010)

3 Khoirul Azhar, ST S1 Sekretaris

ULP

Melaksanakan

pengelolaan urusan

keuangan,

kepegawaian,

ketatausahaan,

perlengkapan, dan

rumah tangga ULP;

Mengiventarisasi

paket-paket yang

Pelatihan dan ujian

nasional

pengadaan barang

dan jasa di

Universitas

Brawijaya (tahun

2010)

Pelatihan

Pengadaan

v

Page 36: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

34 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

akan dilelangkan/

diseleksi;

Menyiapkan dokumen

pendukung dan

informasi yang

dibutuhkan Pokja

ULP;

Memfasilitasi

pelaksanaan

pemilihan penyedia

barang/jasa yang

dilaksanakan oleh

Pokja ULP;

Mengagendakan dan

mengkoordinasikan

sanggahan yang

disampaikan oleh

penyedia

barang/jasa;

Mengelola sistem

pengadaan dan

sistem informasi data

manajemen

pangadaan untuk

mendukung

pelaksanaan

pengadaan

barang/jasa;

Mengelola dokumen

pengadaan

barang/jasa;

Melakukan evaluasi

Barang/Jasa

Layanan

Pengadaan Secara

Elektronik (Lpse)

Pusat Jakarta Di

Kota Batu (Tahun

2009)

Pelatihan Training

Of Trainer e-

procurement

Pemkot Surabaya

Di Job Placement

Centre Of

Brawijaya

University

(Februari 2010)

Pelatihan e-

procurement Di

Pemerintah Kota

Surabaya Di

Pemkot Surabaya

(Juni 2010)

Pelatihan Layanan

Pengadaan Secara

Elektronik (LPSE)

e-procurement Di

Lkpp Pusat Jakarta

Di LKPP Jakarta

(Nopember 2010)

Sosialisasi LPSE (e

-procurement)

Seluruh Fakultas

Page 37: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

35 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

terhadap pelaksanaan

pengadaan dan

menyusun laporan

evaluasi;

Menyusun laporan

pelaksanaan

pengadaan

barang/jasa; dan

Menyiapkan dan

mengkoordinasikan

tim teknis dan staf

pendukung ULP

dalam proses

pengadaan

barang/jasa.

Sekretaris dapat

merangkap dan

bertugas sebagai

anggota Pokja ULP.

Universitas

Brawijaya Di

Universitas

Brawijaya Malang,

Jawa Timur

(Desember 2010)

4 Eko Wahyudi, SH S1 Staf Membantu Panitia

Dalam Pembuatan

Dokumen Lelang

Membantu Proses

Pelaksanaan Lelang

Membantu

Pembuatan Dokumen

Kontrak

Trainer LPSE

Tim Verifikator LPSE

Pelatihan Training

Of Trainer e-

procurement

pemkot surabaya

di job placement

center (jpc)

universitas

brawijaya (tahun

2010)

Pelatihan training

of trainer e-

procurement di

pemkot surabaya

v

Page 38: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

36 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

(tahun 2010)

Pelatihan lpse e-

procurement di

lkpp - jakarta

(tahun 2010)

Sosialisasi lpse (e-

procurement)

seluruh fakultas

dilingkungan

universitas

brawijaya (tahun

2010)

5 Joko

Sumahdiawan, SE

S1 Staf Panitia Pengadaan

Barang dan Jasa.

Membantu Proses

Pelaksanaan Lelang.

Membantu

Pembuatan Dokumen

Kontrak

Pelatihan Training

Of Trainer e-

procurement

Pemkot Surabaya

Di Job Placement

Center (JPC)

Universitas

Brawijaya (Tahun

2010)

Pelatihan/Manage

ment Training Lpse

e-procurement Di

Lkpp Pusat -

Jakarta Selatan

(09 - 12 Nopember

2010)

Sosialisasi LPSE (e-

procurement)

Seluruh Fakultas Di

Lingkungan

v

Page 39: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

37 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

Universitas

Brawijaya

(Desember 2010)

6 Hari Mulyanto SMA Staf Panitia Pengadaan

Barang dan Jasa.

Memmbantu Proses

Pelaksanaan Lelang.

Membantu

Pembuatan Dokumen

Kontrak

Pelatihan Dan

Ujian Pengadaan

Barang Dan Jasa

(I-M Here) Di

Yogyakarta (Tahun

2010)

Ujian Pengadaan

Barang Dan Jasa

Di Unair Surabaya

(Tahun 2010)

Ujian Pengadaan

Barang Dan Jasa

Di Universitas

Brawijaya (Tahun

2010)

Pelatihan

Management

Training

Pengadaan Secara

Elektronik (e-proc)

Di LPSE-UB (03-07

Januari 2011)

v

7 Mahfud SMK Staf Panitia Pengadaan

Barang dan Jasa.

Memmbantu Proses

Pelaksanaan Lelang.

Membantu

Pembuatan Dokumen

Kontrak

Pelatihan

Management

Training

Pengadaan Secara

Elektronik (E-Proc)

Di Lpse-Ub (03-07

Januari 2011)

v

Page 40: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

38 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

No Nama Pend. Jabatan Standart Tugas

Pokok dan Fungsi

Pengalaman

Pelatihan

Pengadaan

Analisa

Komp.

8 Edi Sunandar SMK Staf Panitia Pengadaan

Barang dan Jasa.

Memmbantu Proses

Pelaksanaan Lelang.

Membantu

Pembuatan Dokumen

Kontrak

Pelatihan

Management

Training

Pengadaan Secara

Elektronik ( E-

Proc) Di Lpse

Universitas

Brawijaya (03-07

Januari 2011)

Pendidikan Dan

Pelatihan

Kesekretarisan

Perguruan Tinggi

Universitas

Brawijaya (29-30

April 2011)

v

9 Virga M.R., S.Kom S1 Staf Membantu Proses

Pelaksanaan Lelang.

v

10 Zahra Firdausyia,

SE

S1 Staf Membantu Proses

Pelaksanaan Lelang.

v

Page 41: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

39 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Analisis Jabatan (Job Analysis)

Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

No Nama Jabatan di

BAK

Education Skill Experience Training

Requirement

Actually

Gap Analy

sis

Follow Up

Requirement Actually

Gap Analy

sis

Follow Up

Requirement Actually Gap

Analysis

Follow Up

Requirement Actually

Gap Analy

sis

Follow Up

1 Dr. Ir.

Achmad As’ad Sonief,

MT

Kepala ULP S3 S3 √ Tidak

Ada

Manajemen

(baik)

baik √ Learnin

g by doing

Pernah

mengikuti pelatihan

LKPP tentang

pengadaan barang dan

jasa

Pernah

mengikuti pelatihan

LKPP

tentang pengadaan

barang dan jasa

√ Learnin

g by doing

Sertifikat Ahli

pengadaan barang dan

jasa

pemerintahan, Aplikasi

LPSE

√ √ Learning

by doing

Gol III/d Gol

III/d

√ Tidak

Ada

TIK (baik) baik √ Refres

hing

2 Much. Rikhi

Toufan, ST

Sek. ULP S1 S1 √ Tidak

Ada

Manajemen

(baik)

TIK (baik)

baik √ Learnin

g by

doing

Pernah

mengikuti

pelatihan LKPP tentang

pengadaan barang dan

jasa,

Pernah

mengikuti

pelatihan LKPP

tentang pengadaan

barang dan

jasa

√ Learnin

g by

doing

Sertifikat Ahli

pengadaan

rang dsan jasa

pemerintahan, Aplikasi

LPSE

√ √ Learning

by doing

3 Khoirul

Azhar, ST

Sek. ULP S1 S1 √ Tidak

Ada

Manajemen

(baik) TIK (baik)

baik √ Learnin

g by doing

Pernah

mengikuti pelatihan

LKPP tentang

pengadaan barang dan

jasa

Pernah

mengikuti pelatihan

LKPP

tentang pengadaan

barang dan jasa

√ Learnin

g by doing

Sertifikat Ahli

pengadaan rang dsan

jasa

pemerintahan, Aplikasi

LPSE

√ √ Learning

by doing

Page 42: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

40 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Analisis Jabatan (Job Analysis)

No Nama Jabatan di BAK

Education Skill Experience Training

Requirement

Actually

Gap Analy

sis

Follow Up

Requirement Actually

Gap Analy

sis

Follow Up

Requirement Actually Gap

Analysis

Follow Up

Requirement Actually

Gap Analy

sis

Follow Up

4 Eko Wahyudi,

SH

Staff ULP S1/SMA/

SMK

S1 √ Tidak

Ada

Manajemen

(baik) TIK (baik)

baik √ Learnin

g by doing

Pernah

mengikuti pelatihan

LKPP tentang pengadaan

barang dan

jasa

Pernah

mengikuti pelatihan

LKPP tentang

pengadaan

barang dan jasa

√ Learnin

g by doing

Sertifikat Ahli

pengadaan rang dsan

jasa pemerintahan

, Aplikasi

LPSE

√ √ Learning

by doing

5 Joko

Sumahdiawan, SE

Staff ULP S1/SMA/

SMK

S1 √ Tidak

Ada

Manajemen

(baik) TIK (baik)

baik √ Learnin

g by doing

Pernah

mengikuti pelatihan

LKPP tentang pengadaan

barang dan jasa

Pernah

mengikuti pelatihan

LKPP tentang

pengadaan barang dan

jasa

√ Learnin

g by doing

Sertifikat Ahli

pengadaan rang dsan

jasa pemerintahan

, Aplikasi LPSE

√ √ Learning

by doing

6 Hari Mulyanto Staff ULP S1/SMA/SMK

SMA √ Tidak Ada

Manajemen (baik)

TIK (baik)

baik √ Learning by

doing

Sertifikat Ahli pengadaan

rang dsan

jasa pemerintahan

, Aplikasi LPSE

√ √ Learning by doing

7 Edi Sunandar Staff ULP S1/SMA/

SMK

SMK √ Tidak

Ada

Manajemen

(baik) TIK (baik)

baik √ Learnin

g by doing

Sertifikat Ahli

pengadaan rang dsan

jasa pemerintahan

, Aplikasi

LPSE

√ √ Learning

by doing

Page 43: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

41 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Analisis Jabatan (Job Analysis)

Sumber Daya Manusia (SDM) Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

No Nama Jabatan di BAK

Education Skill Experience Training

Requirement

Actually

Gap Analy

sis

Follow Up

Requirement Actually

Gap Analy

sis

Follow Up

Requirement Actually Gap

Analysis

Follow Up

Requirement Actually

Gap Analy

sis

Follow Up

8 Mahfud Staff ULP

S1/SMA/SMK

SMK √ Tidak Ada

Manajemen (baik)

TIK (baik)

baik √ Learning by doing

Sertifikat Ahli pengadaan

rang dsan

jasa pemerintahan

, Aplikasi LPSE

√ √ Learning by doing

9 Virga M.R.,

S.Kom

Staff

ULP

S1/SMA/

SMK

S1 √ Tidak

Ada

Manajemen

(baik) TIK (baik)

baik √ Learning

by doing

Sertifikat Ahli

pengadaan rang dsan

jasa pemerintahan

, Aplikasi

LPSE

√ √ Learning

by doing

10 Zahra

Firdausyia, SE

Staff

ULP

S1/SMA/

SMK

S1 √ Tidak

Ada

Manajemen

(baik)

TIK (baik)

baik √ Learning

by doing

Sertifikat Ahli

pengadaan

rang dsan jasa

pemerintahan, Aplikasi

LPSE

√ √ Learning

by doing

Tabel 6. Sarana dan Prasarana

Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya

Page 44: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

42 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

6.2 Ketersediaan Sarana dan Prasarana

Tabel 6. Sarana dan Prasarana Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya

Ruang Kepala Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

NO JENIS PERALATAN JUMLAH KONDISI KETERANGAN

1 Komputer (PC) 1 unit Baik

2 Printer 2 unit Baik

3 Scanner 1 unit Baik

4 AC 1 unit Baik

5 laptop 1 unit Baik

6 Telephon 1 unit Baik

7 Meja kerja 1 unit Baik

8 Kursi 3 unit Baik

9 Almari 6 unit Baik

10 Locker 1 unit Baik

Tabel 6. Sarana dan Prasarana

Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya

Ruang Staff Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

NO JENIS PERALATAN JUMLAH KONDISI KETERANGAN

1 Komputer (PC) 10 unit Baik

2 Printer 10 unit Baik

3 Scanner 2 unit Baik

4 AC 1 unit Baik

5 Fotocopy 1 unit Baik

6 Telephon + Fax 2 unit Baik

7 Camera 3 unit Baik

8 Handycam 1 unit Baik

9 Mesin ketik elektrik 1 unit Baik

10 Meja kerja 10 unit Baik

11 Kursi 12 unit Baik

12 Almari 2 unit Baik

Ruang Bidding Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

1 Komputer (PC) 2 unit Baik

2 Kursi 2 unit Baik

Page 45: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

43 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Tabel 6. Sarana dan Prasarana

Unit Layanan Pengadaan (ULP) - Universitas Brawijaya

Ruang Pokja Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijaya

NO JENIS PERALATAN JUMLAH KONDISI KETERANGAN

1 Komputer (PC) 9 unit Baik

2 Printer 1 unit Baik

3 LCD Proyektor 1 unit Baik

4 Layar LCD 1 unit Baik

5 AC 1 unit Baik

6 Meja kerja 6 unit Baik

7 Kursi 9 unit Baik

8 Almari 2 unit Baik

6.3 Kompetensi dan Pelatihan

Sumber daya manusia yang dibutuhkan di Unit Layanan Pengadaan (ULP)

Universitas Brawijaya harus memenuhi kompetensi yang telah ditetapkan. Adapun data

kompetensi beserta kebutuhan (gap analysis) sumber daya manusia baik Tenaga

fungsional maupun tenaga structural Universitas Brawijaya. Sumber daya manusia

khususnya dosen di Unit Layanan Pengadaan (ULP) Universitas Brawijayajuga akan selalu

dievaluasi baik oleh pelanggan maupun unit/lembaga/fakultas.

6.4 Infrastruktur dan Lingkungan Kerja

Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyediakan dan memelihara infrastruktur yang

diperlukan untuk mempermudah pelaksanaan proses layanan pengadaan, serta layanan

administrasi dalam pencapaian sistem manajemen mutu. Infrastruktur mencakup sarana

dan prasarana, yang penggunaannya diupayakan untuk meningkatkan efektivitas

kinerja.Sarana yang dibutuhkan meliputi ruang kerja.Sementara itu, prasarana yang

disediakan meliputi mejakerja, alat kerja,perangkat informasi dan teknologi.Dalam

penetapan infrastruktur dan lingkungan kerja digunakan pertimbangan sebagai berikut

yakni dengan melihat sumber daya yang diperlukan untuk keberlangsungan kinerja maka

perlu disesuaikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dengan fungsi, kinerja, sasaran,

kemampuan pengadaan dan pemeliharaan, pembiayaan operasional, keamanan dan

pembaharuan.

Universitas berperan dalam penyediaan yang meliputi: menetapkan tanggung jawab

dan wewenanguntuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan, penyimpanan, dan

Page 46: Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan (ULP)

44 D:\ULP UB\00005 01000 Manual Mutu Unit Layanan Pengadaan\MM Unit Layanan Pengadaan (ULP) Rev.1.Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA

instalasi. Sedangkan pihak ULP harus menentukan program perencanaan, penyediaan dan

pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis resiko terkait dengan keamanan,

keselamatan dan kebersihan. Penggunaan dan pemeliharaan menjadi hak dan tanggung

jawab ULP. Sarana, prasana dan barang milik negara yang telah rusak dan tidak dapat

digunakan harus dikelola sesuai aturan yang berlaku.

Dokumen terkait dengan sarana prasarana ada pada Dokumen Pendukung Borang

Kinerja Unit Layanan Pengadaan (ULP) standar 6sertaManual Prosedur Penanganan

Barang dan Aset Inventaris

6.5 Lingkungan Ruangan dan Suasana Kerja

Unit Layanan Pengadaan (ULP) menyusun sistem pengembangan suasana kerja

yang nyaman dan produktif bagi karyawan yang bisa mempengaruhi pencapaian prestasi

layanan yang maksimal. ULP menciptakan, dan memfasilitasi pengembangan suasana

layanan dalam bentuk: (1) Adanya kebijakan dan strategi; (2) Program implementasi

yang terjadwal; (3) Pengerahan sumber daya; (4) Monitoring dan evaluasi; (5) Tindak

lanjut untuk langkah perbaikan secara berkelanjutan.

Peran ULP dalam penciptaan suasana kerja diimplementasikan dalam bentuk:

1. Kebijakan tentang suasana kerja,

2. Menyediakan sarana dan prasarana,

3. Dukungan dana,

4. Kegiatan layanan yang mendorong interaksi layanan antara pokja dan staf untuk

pengembangan perilaku profesional.