Manual de entrenamiento para Jefe de Bodega

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Jackeline Chacón 1141108 Cinthia Sagastume 1148303 Universidad Rafael Landívar Administración de Hoteles y Restaurantes MANUAL DE ENTRENAMIENTO PARA JEFE DE BODEGA

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Universidad Rafael Landívar Administración de Hoteles y Restaurantes Jackeline Chacón 1141108 Cinthia Sagastume 1148303

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Page 1: Manual de entrenamiento para Jefe de Bodega

Jackeline Chacón 1141108

Cinthia Sagastume 1148303

Universidad Rafael Landívar

Administración de Hoteles y Restaurantes

MANUAL DE ENTRENAMIENTO PARA

JEFE DE BODEGA

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BIENVENIDO A NUESTRO EQUIPO

Estimado colaborador: Nuestra más cordial bienvenida de parte de todo el equipo de personas que formamos la plantilla de Lapa Lapa, Restaurante & Bar. Esta empresa nació del esfuerzo y visión de futuro que tuvo la familia Lapa Lapa, Restaurante & Bar. La dirección tiene una política empresarial clara: Ofrecer una relación estable y duradera, una relación fiel a nuestra casa, tanto a los clientes externos como a los internos. 

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MISIÓN:  Empresa familiar con más de 25 años en el sector gastronómico en la que clientes y empleados comparten experiencias positivas. Trabajamos con ilusión para que ambos se sientan únicos y especiales. VISIÓN:  Ser una marca reconocida por clientes y colaboradores con un estilo propio, líder en fidelización y gestión de las emociones y comprometida con el desarrollo local y la gastronomía de calidad. VALORES: Queremos que clientes y personal perciban nuestra dedicación para lograr su satisfacción. La empresa demanda diariamente a sus colaboradores: orden, limpieza, puntualidad, responsabilidad, lealtad, honradez, trabajo en equipo y amor al trabajo.

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El Jefe de bodega es la persona que labora dentro de la bodega de un restaurante y se encarga de suministrar a todos los departamentos lo que requieran de la bodega.

Es la persona encargada de mantener bien suministrada la bodega, así como de supervisar las entradas y salidas de suministros y verificar que los suministros perecederos que se encuentran en las cámaras de congelación y refrigeración estén en perfecto estado.

RESPONSABILIDAD GENERAL DEL PUESTO

PERFIL DEL JEFE DE BODEGAEl Jefe ideal debe contar con las siguientes características:

Responsable, honesto, ordenado, puntual, amable.

Don de mando, consciente de los suministros.

Conocimientos básicos de computación y alimentos y bebidas.

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POSICIÓN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN

Gerente de Alimentos y Bebidas

Jefe de Almacén

Asistente

Auxiliar Auxiliar Recepcionista

FUNCIONES GENERALES-Supervisión de la bodega y cámaras de congelación y refrigeración.

-Recepción de mercancía.

-Salida de mercancía.

-Elaboración y revisión de reportes.

-Elaboración de inventarios.

-Cierre de bodega.

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OBJETIVO GENERAL Brindar al Jefe de bodega un instrumento formal de trabajo y orientarle hacia un nivel de desarrollo óptimo en sus funciones y actividades diarias, apegándose a las políticas y sistemas internos del restaurante.

Al terminar la lectura y al terminar de aplicar los nuevos conocimientos en su práctica cotidiana, el Jefe de bodega debe lograr la excelencia profesional en su puesto de trabajo.

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OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Que el Jefe de bodega conozca cuál es el objetivo general del manual, cuáles son sus funciones dentro del puesto que ocupará.

2. Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento cotidiano en la supervisión de la bodega y de las cámaras de congelación y refrigeración.

3. Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento cotidiano de recibir mercancía.

4. Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento cotidiano a seguir en la salida de mercancía.

5. Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento cotidiano a seguir durante la revisión y elaboración de reportes.

6. Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento del día a día a seguir al momento de realizar el inventario de bodega y cámaras de refrigeración y congelación.

7. Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento del día a día a seguir al momento de realizar el cierre de Almacén.

8. Que el Jefe de bodega mantenga en su oficina todo el equipo necesario para llevar a cabo sus actividades diarias y se comprometa a cuidarlo, tanto él como su personal.

9. Que el Jefe de bodega mantenga en inventario todo el quipo que se requiere para realizar el trabajo con máximo de seguridad.

10. Que el Jefe de bodega conozca la cava, el lugar indicado para almacenar los vinos y licores finos que se sirven en el restaurante.

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TIPO DE ENTRENAMIENTO-On the Job: El manual para el puesto de Jefe de bodega está diseñado para aplicarse como texto del curso de capacitación dentro de las instalaciones del restaurante mientras está operando.

-Estructurado: Se impartirá una capacitación formal, en la cual se incluirá este manual, material didáctico, un cronograma y una evaluación por cada sesión.

-Individual: La capacitación será impartida de persona a persona.

MÉTODO DE ENTRENAMIENTO-Demostrativo: Se utilizará a un entrenador para explicar y demostrar algunas tareas.

-Autoformación: Se entregará este manual, ya que por su contenido y claridad puede estudiarse de manera autodidacta al ritmo del entrenado.

CRONOGRAMASe utilizará un cronograma en donde se establecerá la duración del entrenamiento, en días y horas, según convenga.

LUGAROn the Job, el entrenamiento tendrá lugar dentro de las instalaciones del restaurante, específicamente dentro de la bodega y la oficina de la bodega.

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PLANIFICACIÓN DE LECCIONESCon el objetivo de que el entrenador pueda dar la capacitación con éxito, la planificación de las lecciones debe ser tan detallada que no falte ningún aspecto, lo que asegurará que el entrenado aprenda todo el contenido necesario.

Objetivo1: Que el Jefe de bodega conozca cuál es el objetivo general del manual, cuáles son sus funciones dentro del puesto que ocupará.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 4 horas en 1 día.

Equipo necesario: Manual de entrenamiento

Sesiones:

1. Que el jefe de bodega conozca cuál es el objetivo general del manual.

2. Cómo aplicar las indicaciones del manual a la práctica.

3. Saber cuáles son sus responsabilidades en el puesto que ocupará.

4. Conocer el perfil del Jefe de Bodega con el cual deberá cumplir.

5. Conocer su posición dentro de la organización.

6. Conocer sus funciones principales.

7. Evaluación 1

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Objetivo 2: Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento cotidiano en la supervisión de la bodega y de las cámaras de congelación y refrigeración.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 10 horas, divididas en 1 hora diaria por 10 días.

Equipo necesario: Computadora, orden de compra, termómetro, bitácora, orden de trabajo, listado de asistencia de personal.

Sesiones:

1. El Jefe de bodega debe abrir diariamente la bodega y cámara de congelación y refrigeración que están bajo su responsabilidad y revisa que funcionen perfectamente (temperatura).

2. Verifica bitácora para ver si se sustrajeron artículo fuera del horario de servicio (de 07:00 a 20:00 horas). Si se sustrajeron artículos, revisa las órdenes correspondientes.

3. Verifica que de las estanterías y cámaras se haya sustraído lo especificado en cada orden de requisición.

4. Corrobora la existencia de mínimos y máximos para solicitar lo que sea necesario.

5. Verifica que los artículos perecederos estén en perfectas condiciones.

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6. Revisa que todos los cortes de carne tengan las tarjetas de carne correspondientes.

7. Si encuentra alguna falla o desperfecto debe elaborar la orden de trabajo requerida, la firma y la envía al Departamento de Mantenimiento y da seguimiento hasta que se repare la falla.

8. Verifica que se haya realizado la limpieza tanto de la bodega como de las cámaras.

9. Verifica el listado de asistencia del personal.

10. Asigna las áreas que tendrá a cargo su personal.

11. Elabora requisiciones de compra, solicita firma de autorización de su Jefe inmediato y la envía al Departamento de Compras.

12. Evaluación 2

Nota:

De ti depende en gran parte el buen funcionamiento de la bodega y de las cámaras de congelación y refrigeración.

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Objetivo 3: Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento cotidiano de recibir mercancía.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 10 horas, divididas en 1 hora diaria por 10 días.

Equipo necesario: Computadora, orden de compra, termómetro, balanza / pesa

Sesiones:

1. Recibe del Departamento de compras una copia de la orden de compra correspondiente al proveedor que recibirá ese día.

2. Recibe al proveedor y solicita factura.

3. Compara factura con la orden de compra.

4. Si no se recibe algún artículo que está enlistado en la orden de compra, se reporta al Departamento de Compras.

5. Pide al proveedor que descargue la mercancía en el lugar y horario que mejor convenga.

6. Verifica peso y cantidad de cada artículo que recibe, de acuerdo a lo facturado.

7. Verifica artículos en perfecto estado y calidad necesaria.

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8. Firma de recibido y conforme si todo está bien, de lo contrario lo reporta al Departamento de Compras.

9. Indica al personal que debe acomodar la mercancía recibida en la bodega o cámaras correspondientes.

10. En caso de recepción de carnes verifica que se elabore la tarjeta correspondiente de carne y se coloque en el corte correcto.

11. Deja constancia en las tarjetas de bodega y en el reporte de recepción de mercancía el movimiento efectuado.

12. Evaluación 3

Nota: Si llevas un buen control en la recepción de mercancía facilitarás las labores que realizas diariamente y la de tu personal.

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Objetivo 4: Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento cotidiano a seguir en la salida de mercancía.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 10 horas, divididas en 1 hora diaria por 10 días.

Equipo necesario: Computadora, orden de requisición, tarjeta de almacén, requisición de compra

Sesiones:

1. Recibe la orden de requisición del departamento solicitante (original y copia).

2. Entrega la orden a uno de los auxiliares para que sea debidamente surtida.

3. Verifica que los auxiliares den salida a la mercancía que se encuentra en los anaqueles para evitar mermas por descomposición.

4. Verifica que la mercancía salga en perfecto estado y que sea la correcta.

5. Anota la salida de los artículos en las tarjetas de almacén.

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6. Si por alguna razón no se entrega algo que iba en la orden de requisición se informa con una requisición de compras a la persona solicitante (esta situación no debería darse debido a que se debe tener un excelente control de máximos y mínimos).

7. Si algún artículo llegó al mínimo establecido, se elabora la requisición de compra de una vez.

8. Conserva cada una de las requisiciones que se recibieron ese día.

9. Evaluación 4

Nota: Para disminuir las mermas es importante supervisar la salida de artículos siguiente la técnica PEPS.

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Objetivo 5: Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento cotidiano a seguir durante la revisión y elaboración de reportes.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 10 horas, divididas en 1 hora diaria por 10 días.

Equipo necesario: Computadora, tarjeta de almacén, tarjetas de carne, requisiciones de compra

Sesiones:

1. Verifica los máximos y mínimos de cada artículo en las tarjetas de almacén para elaborar las requisiciones de compras necesarias.

2. Verifica en las cámaras de congelación y refrigeración la existencia de cortes de carne revisando las tarjetas de carne.

3. Revisa que la requisición esté debidamente autorizada.

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4. Elabora requisiciones de compras correspondientes.

5. Envía al Departamento de Compras las formas.

6. Verifica que todas las requisiciones de compras que enviaste al Departamento de Compras hayan sido surtidas.

7. Informa al Jefe de Compras si algo que solicitaste no se te surtió.

8. Evaluación 5

Nota: La verificación y elaboración de reportes debe realizarse lo más eficientemente posible.

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Objetivo 6: Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento del día a día a seguir al momento de realizar el inventario de bodega y cámaras de refrigeración y congelación.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 10 horas, divididas en 1 hora diaria por 10 días.

Equipo necesario: Computadora, tarjeta de almacén, memorándum, informe de inventario

Sesiones:

1. Toma las formas de informe de inventario necesario para realizar esta función y bloquea la bodega en el que realizarás el inventario.

2. Cuenta cada uno de los artículos que tienes en existencia y anota en el informe de inventario.

3. Toma cada una de las tarjetas de almacén y proporciona al contralor de costos y alimentos y bebidas precio unitario, cantidad existente de cada artículo y fecha de la última salida de cada artículo.

4. Verifica que la cantidad que tienes en existencia según las tarjetas de almacén corresponda a la que encontraste físicamente al realizar el inventario.

5. Si tienes faltantes revisa que los datos estén bien anotados y no existan errores, cuenta nuevamente el stock del artículo faltante y revisa órdenes de requisición que surtiste durante el período correspondiente.

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6. Si después de revisar todos los datos sigue existiendo el faltante verifica la bitácora del Departamento de Seguridad cuántas veces se abrió la bodega cuando estaba fuera del horario de servicio, anótalo en el informe de inventario y modifica la tarjeta de almacén.

7. Si al levantar el inventario físico encuentras algún artículo en descomposición o en mal estado, elabora un memo especificando el dato.

8. Si detectas en las tarjetas de almacén algún artículo que no tiene movimiento o si este ha sido muy lento, elabora un memo especificando el inconveniente y lo entregas a tu Jefe inmediato para que él decida la estrategia a seguir con el artículo.

9. Revisa el informe de inventario, que éste haya sido perfectamente costeado por el Contralor de costos de alimentos y bebidas.

10. Firma el informe y solicita al Contralor una copia para archivar.

11. Archiva la copia del informe de inventario.

12. Evaluación 6

Nota: La elaboración del inventario es parte fundamental del funcionamiento de la bodega ya que por medio de éstos conocerás el estado real de las existencias que tienes en bodega.

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Objetivo 7: Que el Jefe de bodega conozca el procedimiento del día a día a seguir al momento de realizar el cierre de Almacén.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 10 horas, divididas en 1 hora diaria por 10 días.

Equipo necesario: Computadora, órdenes de requisición, tarjetas de almacén, archivo.

Sesiones:

1. Toma todas las órdenes de requisición, pedidos de compras, transferencias y requisiciones para eventos que surtiste durante el día.

2. Verifica que hayan sido actualizadas las tarjetas de almacén que se efectuaron con las salidas.

3. Anota en cada orden el precio unitario, el importe del artículo y el importe total que suman los artículos solicitados en la orden.

4. Envía al Departamento de costos todos los originales.

5. Archiva las copias.

6. Envía al Departamento de compras las requisiciones de compras y el reporte de recepción de mercancía que elaboraste durante el día.

7. Archiva las copias de las requisiciones

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de compras y de los reportes de recepción de mercancía que enviaste al Departamento de Compras.

8. Informa a tu Jefe inmediato sobre los pormenores del día.

9. Acomoda todas tus pertenencias para el día siguiente y verifica que los auxiliares acomoden todo el Almacén y cámaras.

10. Revisa que las cámaras funcionen correctamente.

11. Verifica que los auxiliares realicen la limpieza correspondiente.

12. Cierra el Almacén.

13. Evaluación 7

Antes de cerrar el Almacén debes realizar perfectamente este procedimiento para facilitar la labor del día siguiente.

Page 22: Manual de entrenamiento para Jefe de Bodega

Objetivo 8: Que el Jefe de bodega mantenga en su oficina todo el equipo necesario para llevar a cabo sus actividades diarias y se comprometa a cuidarlo, tanto él como su personal.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 1 hora en 1 día.

Equipo necesario: Manual de entrenamiento.

Sesiones:

1. Generalmente la oficina cuenta con escritorio, pizarrón, computadora, archivo, botiquín, teléfono, etc.

2. Debe preocuparse tanto del orden como de la limpieza y mantenimiento del equipo que se le ha entregado para apoyo de sus actividades diarias.

3. El Jefe de bodega es el responsable del equipo de oficina que se le ha entregado y es responsable de entregarlo en las mismas condiciones al momento de finalizar sus labores para la empresa.

4. Evaluación 8

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Objetivo 9: Que el Jefe de bodega mantenga en inventario todo el quipo que se requiere para realizar el trabajo con máximo de seguridad.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 1 hora en 1 día.

Equipo necesario: Manual de entrenamiento.

Sesiones:

1. El inventario contará con artículos como: traje para ingresar a las cámaras de refrigeración y congelación, batas, botas especiales, extinguidor, guantes y escalera.

2. Evaluación 9

Page 24: Manual de entrenamiento para Jefe de Bodega

Objetivo 10: Que el Jefe de bodega conozca la cava, el lugar indicado para almacenar los vinos y licores finos que se sirven en el restaurante.

Tipo de entrenamiento: On the Job, estructurado, individual

Cronograma: 1 hora en 1 día.

Equipo necesario: Manual de entrenamiento.

Sesiones:

1. Visitar el lugar donde se almacenan los vinos y licores finos.

2. Velar por el orden y limpieza del mismo.

3. Evaluación 10

Page 25: Manual de entrenamiento para Jefe de Bodega

EVALUACIÓNSe efectuarán evaluaciones espaciadas durante todo el entrenamiento a través de preguntas orales y demostración de habilidades adquiridas.

Evaluación 1:

Describir cuál es el objetivo general del manual.

Describir cuál es su responsabilidad general dentro del puesto.

Describir el perfil del puesto a ocupar.

Reconocer cuál es su posición dentro de la organización.

Enumerar sus funciones principales.

Evaluación 2:

Describir la utilidad de cada tarjeta o formato

-Orden de requisiciones

-Requisición de compras

-Tarjeta de bodega

-Tarjeta de carne

-Orden de trabajo

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Evaluación 3:

¿Qué debes solicitar a tus proveedores al momento de recibirlos?

¿Contra cuál formato debes verificar la factura que te entregó tu proveedor?

¿Qué debes hacer en caso de que tu proveedor no te surta algo que está en la lista de orden de compra?

¿Qué aspectos debes revisar de la mercadería recibida?

¿Qué se debe hacer en caso de que todo lo que se solicitó se recibe en perfecto estado y qué se debe hacer en caso de que algo no sea de tu entera satisfacción?

Evaluación 4:

¿Qué debes revisar en las órdenes de requisición que recibes?

¿En qué formato apuntas la salida de un artículo?

¿Qué debes hacer en caso de que te soliciten un artículo que no tengas en inventario?

Evaluación 5:

Indica si es verdadero o falso:

Los máximos y mínimos de cada artículo los revisas en la requisición de eventos…

Las requisiciones de compras se deben enviar al Departamento de Compras…

Si un artículo no es surtido debes reportarlo al jefe de compras…

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Las tarjetas de almacén se envían al Departamento de Compras…

Evaluación 6:

¿Cómo se llama el formato en el que reportas los resultados obtenidos en los inventarios?

¿En conjunto con quién debes realizar los inventarios?

¿Contra qué formato debes revisar los informes de inventario?

¿En qué formato reportas los artículos de lento movimiento?

¿Quién conserva el informe de inventario?

Evaluación 7:

Indica si es verdadero o falso:

Debes verificar que todo el Almacén se encuentre limpio y ordenado.

Debes informar a ti Jefe inmediato sobre los pormenores del día.

El auxiliar es el encargado de cerrar el Almacén.

Debes archivar todos los originaes de las compras elaboradas durante el día.

Evaluación 8 y 9:

El Jefe de bodega realizará una autoevaluación del objetivo 8 y 9.

Evaluación 10:

Definir qué es una cava y cuál es su responsabilidad sobre ella.