MANUAL BOOK NIS – SERVICE DEALER - .:: IT Department ::.it.nasmoco.com/download/NIS-Service/MANUAL...

MANUAL BOOK

NIS – SERVICE DEALER

A. MENU LOGIN

Merupakan menu untuk login kedalam sistem, berdasarkan user dan password tertentu. Dimana setiap

user akan ditentukan otoritas menu yang bisa diaksesnya. Dimana menu untuk mengatur otoritas

masing – masing user dijelaskan pada submenu L.3. Setting Petugas.

Gambar A. Menu Login

Berikut ini adalah cara untuk Login NIS Service :

A.1 : Inputkan Kode Petugas.

A.2 : Tekan Enter maka Nama Petugas akan muncul secara otomatis.

A.3 : Inputkan Password.

A.4 : Klik Login atau tekan Enter dan secara otomatis akan Login ke dalam aplikasi NIS

Service.

Pengelompokan otoritas menu diatur sebagai berikut :

SA : Estimasi, Order, Validasi, Follow Up, Info, Laporan Unit Masuk, Master, Backup,

Ganti Password, Ganti No Polisi, Absensi Mekanik.

F/O & tech : Progress (JPCB), Laporan Harian Mekanik, Laporan Unit Masuk.

Billing : Invoice, Retur, Cetak Ulang, Laporan Revenue.

MRS : Info, MRS, Laporan Unit masuk, Validasi, Booking.

Kasir : Registrasi.

Instructur : Master Rate, Aproval Supervisi, Konfirmasi Sublet.

Kabeng : All System.

Admin : Profil AAS, Kode Jurnal AAS.

Manual Book NIS Service – IT Department 1

B. MENU BOOKING

B.1. Submenu Pembuatan Booking.

Merupakan menu untuk memproses transaksi Booking, dimana customer bisa memesan

alokasi tempat dan mekanik. Proses booking bisa dilakukan minimal 1 hari sebelum

kedatangan service, dimana order pekerjaannya diutamakan yang Servis Berkala, atau

pekerjaan yang jelas. Menu ini akan digunakan terutama oleh MRS atau person yang

ditunjuk sebagai PIC Booking.

B.1.1. Dengan No Rekom.

Dilakukan untuk kendaraan yang STNK nya belum jadi. Pilih tombol no Polisi di kiri

atas, menjadi no Rekom. Lalu dilanjutkan submenu B.1.3 Proses Pengisian.

Gambar B.1.1 Pengubahan Tombol

B.1.2. Dengan No Polisi.

Dilakukan untuk kendaraan pada umumnya, dengan menuliskan langsung no Polisi

kendaraan.

B.1.3. Proses Pengisian.

Gambar B.1.3. Proses Pengisian Booking


B13.1 : Tombol untuk merubah ke No Polisi atau No Rekom berdasarkan data nomor

polisi yang ingin diinputkan. Klik satu kali di tombol untuk merubah.

B13.2 : Inputkan nomor Polisi sesuai data yang ada.

B13.3 : No Urut Booking otomatis muncul ketika booking disimpan.

B13.4 : Tombol untuk cek data di HO, jika seadainya customer pernah servis di

dealer lain. ( Intern Nasmoco)

B13.5 : Tombol untuk melihat stall yang sudah terpakai.

B13.6 : Merupakan rincian data customer. Untuk customer baru, maka wajib mem

buat kode langganan baru atas customer tersebut dengan mengisikan :

1. Nama dengan format = nama diikuti dengan tanda spasi ( ) lalu gelar,

kemudian diikuti (,) lalu sebutan (Bp / Ibu).

2. Alamat, untuk jalan “JL.”, untuk desa didepan ditulis “DS.”, untuk dusun

ditulis “DSN.”, untuk dukuh ditulis “DK.”

3. Kota , ditulis hanya kota besarnya saja, tanpa kabupaten atau daerah

khusus.

4. Pstn diperuntukkan untuk no telepon rumah, dalam arti local, tidak bisa

sms.

GSM diperuntukkan untuk no Hp GSM.

CDMA diperuntukkan untuk no HP CDMA.

5. No. MOU akan ditampilkan jika unit tersebut terlibat MOU.

Jika customer tersebut adalah customer lama yang kode langgannya sudah

ada dalam database dealer maka tinggal memilih kode langganan untuk cus-

tomer tersebut.

B13.7 : Rincian data kendaraan, untuk customer baru, user wajib mengisi thn

kendaraan, model kendaraan, dan warna.

B13.8 : Merupakan data history kendaraan.

B13.9 : Tombol untuk melihat History service untuk perbaikannya, part item dan

sublet.

B13.10 : Tanggal dan jam booking yang diinginkan customer. Tipe pemesanan dipilih

melalui telepon, sms atau datang langsung ke dealer. Tipe service dipilih

sesuai dengan kondisi yang ada dilapangan yaitu :

1. RTJ yaitu tipe service dikarenakan return job yaitu pengulangan penger-

jaan dikarenakan perkerjaan service yang sebelumnya belum menyelesaik-

an keluhan customer.

2. THS yaitu tipe service dimana mekanik dealer yang menangani langsung

pengerjaan service dilapangan (dikerjakan diluar dealer).

3. EM yaitu tipe service untuk SBE hingga 50.000 km tanpa keluhan dimana

proses pengerjaan service dilakukan dalam waktu kurang dari 1 jam dan

dikerjakan lebih dari 1 orang mekanik. Dimana waktu penerimaan service

hingga penyerahan kendaraan adalah 1 jam.


4. SB NP yaitu tipe service untuk SBE hingga 50.000 km tanpa keluhan dimana

proses pengerjaan service dilakukan dalam waktu kurang lebih 1 jam dan

dikerjakan oleh 1 orang mekanik.

5. Ambil yaitu tipe service dimana kendaraan yang akan diservice diambil

langsung oleh PIC dealer ke customer. Pelayanan service ini diberikan ke-

pada customer yang tidak dapat datang sendiri ke dealer.

6. Kirim yaitu tipe service yang diberikan kepada customer yang tidak dapat

mengambil langsung kendaraan yang sudah selesai dilakukan service

didealer, sehingga PIC dealer yang akan mengantarkan kendaraan tersebut

kepada customer.

B13.11 : Bantuan user untuk menanyakan rincian keluhan customer.

B13.12 : List permintaan customer. Wajib diisi.

B13.13 : List keluhan customer.

B13.14 : Pesan Khusus, saran, dan karakter customer.

B13.15 : Catatan jika diperlukan. Co. keterangan untuk sublet, tanpa ganti oli.

B13.16 : Isikan optional apakah service akan Ditunggu atau Ditinggal.

B13.17 : Tanggal dan waktu estimasi selesai akan terisi otomatis by sistem sesuai

dengan Job Order yang diinputkan.

B13.18 : Estimasi perkiraan harga dari hasil input pekerjaan dan part yang dipilih.

B13.19 : Tombol untuk menentukan posisi stall. Penjelasan di submenu B.1.4.

Penempatan Stall.

B.1.3.1. Tab Job Order & Sublet

B13.20 : Untuk input job order yang akan dikerjakan. Pertama dipilih group

pekerjaan, apakah GRP, SBE, SBI. Kemudian pilih pekerjaan yang akan

dikerjakan.Tentukan mekanik yang akan mengerjakan. Tekan enter, maka

item pekerjaan akan disimpan dalam list.

B13.21 : Untuk mengisikan Sublet atas perkerjaan service yang akan dikerjakan. Per

tama dipilih atau isikan tipe sublet. Kemudian isikan quantity dan satuan

sublet. Isikan estimasi harga jual sublet. Berikan tanda check list (V) pada

check box Part jika sublet tersebut merupakan Part.

B13.22 : Jika unit yang diinput terlibat warranty SSC, maka tombol warranty akan

berkedip merah.

B13.23 : Tombol untuk cetak ulang booking. Panggil unit yang bersangkutan, lalu

tekan cetak.

B13.24 : Tombol untuk simpan data booking, dan langsung akan mencetak booking.

B13.25 : Tombol untuk kembali ke menu Utama.


B.1.3.2. Tab Part Order

Gambar B.1.3.2. Tab Part Order

B13.26 : Untuk input sparepart, pilih kode item part yang akan digunakan, lalu

input jumlahnya. Tekan enter, maka item part akan disimpan dalam list.

B.1.4. Penempatan Stall.

Menu Stall ini digunakan sebagai pengganti JPB (Job Progress Board) yang dilakukan

dengan manual oleh user yang bersangkutan. User hanya menekan tombol yang

bertuliskan Stall , jika tombol tersebut masih berwarna Kuning berarti stall belum

dipasang, namun jika sudah tidak berwarna maka tidak perlu mengisikan stall lagi.

Gambar B.1.4. Stall


B14.1 : Merupakan informasi data Customer, dari No Polisi, Kode Pelanggan dan

nama Customer.

B14.2 : Merupakan informasi Tanggal yang dibooking customer dan jumlah total

actual rate yang diperlukan.

B14.3 : Merupakan pilihan Stall yang ada di bengkel.

B14.4 : Merupakan Jam kerja Stall yang tersedia. Untuk tiap tanda titik (.)

mewakili 10 menit. Dimana User tinggal memilih jam dan stall mana unit

tersebut akan dikerjakan, lalu klik OK.

B14.5 : Merupakan tanda posisi unit akan dikerjakan. Gambar blok berwarna biru

muda dengan karakter (>).

B14.6 : Merupakan tanda posisi unit lain. Gambar blok berwarna hijau dengan

karakter (#).

B14.7 : Merupakan tombol untuk kembali ke menu Booking.

B.1.5. Melihat & Reschedule.

Tuliskan No Polisi yang akan dilihat datanya, lalu enter. Maka data booking akan

ditampilkan. Klik tombol cetak, jika ingin mencetak ulang.

Untuk proses Rechedule, ketik no polisi kendaraan yang akan di reschedule. Lalu ubah

Tanggal dan jam booking. Kemudian atur kembali posisi stall untuk hari dan jam

bersangkutan.

Untuk proses Reschedule dibatasi sampai 3x, jika sampai ada yang melebihi, maka

harus dibatalkan (penjelasan di submenu B.2. Pembatalan Booking) dan membuat

booking ulang.

B.2. Submenu Pembatalan Booking.

Merupakan menu yang digunakan untuk memproses pembatalan transaksi Booking.

Gambar B.2. Pembatalan Booking


B2.1 : Pilih no Booking yang akan dibatalkan. Maka data booking akan ditampilkan.

B2.2 : Tombol untuk batal Booking, diwajibkan untuk mengisi alasan pembatalan booking,

baru pembatalan booking bisa diproses.

B2.3 : Tombol untuk kembali ke Menu Utama.

B.3. Submenu Estimasi.

Menu ini digunakan untuk membuat suatu simulasi penghitungan beban biaya service yang

sekiranya akan ditanggung customer jika melakukan service berdasarkan permintaan yang

diajukan.

Dimana menu ini juga bisa digunakan untuk membuat penawaran harga ke customer. Data

ini juga bisa dilanjutkan untuk dijadikan Booking atau Order jika customer setuju dengan

perkiraan harga yang dibuat.

B.3.1. Pembuatan Estimasi.

Gambar B.3.1. Pembuatan Estimasi

B31.1 : Tombol untuk merubah ke No Polisi atau No Rangka berdasarkan data

nomor yang ingin diinputkan. Klik satu kali di tombol untuk merubah.

B31.2 : Inputkan nomor ( Rangka atau Polisi ) sesuai data yang ada.

B31.3 : Kolom ini tidak perlu diisi saat membuat estimasi.

B31.4 : Kolom Nama s/d CDMA No diisi manual, isikan sesuai data customer.

B31.5 : Isikan kolom ini sesuai tahun pembuatan mobil.


B31.6 : Input Model mobil yang akan dibuat estimasi, atau tekan F12 untuk memilih

jenis model. Untuk kolom Warna bisa tekan F12, atau diinput manual.

B31.7 : Tanggal diisi dengan tangal pembuatan estimasi, setelah kolom ini terisi

maka kolom estimasi selesai akan muncul otomatis.

B31.8 : Jam mulai diisi dengan jam saat pembuatan estimasi, kolom jam selesai

akan terisi setelah jam mulai diisikan.

B31.9 : Isikan tipe job dengan menekan F12.

B31.10 : Isikan job order dengan menekan F12.

B31.11 : Untuk sublet order diisi dengan menekan F12, selanjutnya mengisi quantity,

satuan, dan harga. Dimana harga yang tertulis sudah ditambah dengan 20%

saat tampil.

B31.12 : Isikan part order dengan menekan F12, selanjutnya mengisi quantity part.

Dimana untuk harga part akan terisi secara otomatis by sistem.

B31.13 : Isikan Note yang berkaitan dengan estimasi tersebut (sesuai dengan

kebutuhan User).

B31.14 : Kolom jasa s/d total akan terhitung secara otomatis setelah kursor diarahkan

ke kolom atau dr kolom harga di tekan Enter.

B31.15 : Tekan tombol Simpan Estimasi untuk menyimpan data estimasi yang telah

dibuat, dan otomatis akan tercetak di layar yang dapat langsung dicetak

print.

B31.16 : No urut akan muncul dengan sendirinya setelah tombol Simpan Estimasi

ditekan.

B31.17 : Tekan tombol Buat Booking jika dari estimasi ingin langsung dibawa ke

transaksi buat booking.

B31.18 : Tekan tombol Buat Order jika dari estimasi ingin langsung dibawa ke

transaksi buat order.

B31.19 : Tombol Cetak Estimasi digunakan hanya untuk mencetak estimasi yang

sebelumnya sudah dibikin tapi belum di print. Masukkan data

berdasarkan No Polisi atau No Rangka atau tekan F12, untuk memilih

transaksi mana yang akan di cetak.

B31.20 : Untuk kembali ke menu utama, tekan tombol ini.

B.3.2. Dilanjutkan menjadi Booking.

Panggil estimasi yang telah dibuat, lalu tekan tombol Booking. Maka semua data yang

telah ada akan dibuat sebagai inputan booking. Yang kemudian dilanjutkan dengan

proses penginputan booking, penjelasan di submenu B.1. Pembuatan Booking.

B.3.3. Dilanjutkan menjadi Order.

Panggil estimasi yang telah dibuat, lalu tekan tombol Order. Maka semua data yang

telah ada akan dibuat sebagai inputan Order. Yang kemudian dilanjutkan dengan proses

penginputan order, penjelasan di submenu C.1. Pembuatan Order.


B.4. Submenu Display Stall

Menu ini digunakan untuk menampilkan posisi stall yang ada didealer. Dimana dari Display

Stall ini dapat diketahui posisi kendaraan sedang dalam proses apa dan ada di stall berapa

untuk 1 hari yang dipilih untuk ditampilkan.

Gambar B.4. Display Stall

B4.1 : Merupakan tombol untuk Ganti Hari, yaitu ketika akan melihat Display Stall

sesuai dengan hari yang akan dipilih. Yaitu sebagai berikut :

1. Klik tombol Ganti Hari dan muncul tampilan sebagai berikut :

2. Isikan tanggal display.

3. Klik Display untuk menampilkan Display Stall.

4. Klik tutup jika akan mebatalkan proses dan kembali ke menu Display Stall.

B4.2 : Merupakan tanggal Display Stall.

B4.3 : Merupakan posisi Stall yang ada didealer.

B4.4 : Merupakan Jam kerja Stall yang tersedia. Untuk tiap tanda titik (.)

mewakili 10 menit.

B4.5 : Merupakan keterangan proses yang ada didealer pakah dalam posisi Waiting,

Proses, Stopped, Finish, Invoicing, dll.

B4.6 : Merupakan panduan untuk membaca Display Stall.

B4.7 : Merupakan tombol untuk keluar dan kembali ke Menu Utama.


B.5. Submenu Jam Terpakai

Menu ini digunakan untuk menampilkan posisi stall yang ada didealer. Dimana Jam

terpakai hanya menampilkan posisi stall yang ada didealer untuk Range Jam sekian s/d

sekian sudah terpakai atau belum dan tidak dapat diketahui untuk Range Jam tersebut

sedang dalam proses apa untuk hari yang dipilih hingga H+3 kedepan.

Gambar B.5. Jam Terpakai

B5.1 : Merupakan posisi Stall yang ada didealer.

B5.2 : Merupakan Keterangan Hari posisi stall mulai dari hari yang ditampilkan (hari

H) hingga H+3 kedepan.

B5.3 : Merupakan jam yang sudah terpakai didealer.

B5.4 : Merupakan tombol untuk Ganti Hari, yaitu ketika akan melihat Jam Terpakail

sesuai dengan hari yang akan dipilih. Yaitu sebagai berikut :

1. Klik tombol Ganti Hari dan muncul tampilan sebagai berikut :

2. Isikan tanggal display.

3. Klik Display untuk menampilkan Display Stall.

4. Klik tutup jika akan mebatalkan proses dan kembali ke menu Display Stall.

B5.5 : Merupakan tombol untuk keluar dan kembali ke Menu Utama.


C. MENU ORDER

C.1. Submenu Pembuatan Order.

Merupakan menu untuk membuat Work Order (WO) berdasarkan permintaan dari customer

yang datang ke Bengkel. WO ini bisa dibuat dari beberapa inputan sebagai berikut :

C.1.1. Dengan No. Booking.

Tombol ini dipilih jika customer yang datang telah melakukan transaksi booking minimal

1 hari sebelumnya. User dalam hal ini SA, hanya memanggil No Booking yang telah

dibuat. Kemudian melanjutkan dengan proses melengkapi pengisian order, penjelasan

di submenu C.1.3. Pengisian Order.

C.1.2. Dengan No. Rangka.

Tombol ini dipilih jika customer yang datang belum melakukan booking sebelumnya.

Dengan menuliskan no rangka lengkap sebagai kata kunci. Jika customer baru maka

akan diarahkan untuk mengisi master customer terlebih dahulu. Penjelasan pengisian

master customer di submenu K.3. Submenu Master Customer. Kemudian melanjutkan

dengan proses melengkapi pengisian order, penjelasan di submenu C.1.3. Pengisian

Order.

C.1.3. Pengisian Order.

Gambar C.1.3. Pengisian Order


C13.1 : Tombol untuk pilihan menu input Order. Dengan No Booking, No Rangka atau No

Wo untuk melihat order yang telah disimpan.

C13.2 : Input No Booking, No Rangka atau No WO berdasarkan pilihan tombol yang telah

dipilih pada keterangan C13.1.

C13.3 : Tombol untuk melihat / mengisi data customer. Dimana untuk customer baru

maka akan langsung dimunculkan form untuk mengisi master customer,

penjelasan di submenu K.3 Master Customer.

C13.4 : Pilihan jika order akan dikerjakan di tempat customer (THS).

C13.5 : Pilihan jika order merupakan return job. Dimana pilihan ini hanya bisa dipilih

jika waktu customer dari +- 15 hari dari service sebelumnya.

C13.6 : Detail data customer, Pilih kode pelanggan customer. Jika customer baru, wajib

melengkapi master customer. Penjelasan master customer di submenu K.5.

Master Pelanggan.

C13.7 : Detail data kendaraan berdasarkan inputan pada master customer.

C13.8 : Detail history servis terakhir.

C.1.3.1. Tab Keluhan.

C13.9 : Merupakan pilihan tipe servis.

1. Regular, untuk pekerjaan biasa, SBE maupun GRP. Yang termasuk pekerjaan

regular, adalah semua pekerjaan General, PDS, SBI, SBE tanpa program

khusus.

2. Program, merupakan pekerjaan yang perlakuan harganya berdasarkan

program tertentu. Co. Program Free Jasa servis untuk SBE 10.000 – 50.000.

Untuk pilihan program merupakan program yang didaftarkan ke HO baik

oleh dealer maupun program HO sendiri.

3. Warranty, merupakan pekerjaan warranty, baik SSC maupun biasa. Dimana

untuk SSC maka tinggal mengisikan daftar pekerjaan dari Form warranty,

Untuk pekerjaan yang dipilih. Penjelasan di submenu C.1.5 Terlibat

Warranty SSC.

C13.10: Field untuk isian permintaan customer.

C13.11: Field untuk mengisi keluhan customer berdasarkan panduan dari C13.12.

C13.12: Field untuk panduan menanyakan keluhan customer.

C13.13: Informasi Jumlah semua order yang masuk per hari ini.

C13.14: Informasi nama SA sehubungan dengan Order tersebut.

C13.15: Tombol untuk input warranty SSC.

C13.16: Tombol untuk cetak ulang WO.

C13.17: Tombol untuk simpan data WO.

C13.18: Tombol untuk kembali ke menu.


C.1.3.2. Tab Walk Around Check (WAC).

Gambar C.1.3.2. Tab Walk Around Check

C13.19 : Gambar untuk penanda kondisi kendaraan saat Walk around check. Klik kiri

untuk memberi tanda silang, klik kanan pada tanda silang untuk menghapus

tanda.

C13.20 : Field untuk isian kondisi kendaraan yang tidak bisa dijelaskan dengan gambar.

C13.21 : Field untuk isian barang berharga yang tertinggal di kendaraan.

D13.22 : Pilihan meter bahan bakar kendaraan.

C.1.3.3. Tab Job Order & Part.

Gambar C.1.3.3 Tab Job Order & Part


C13.23 : Isi Group pekerjaan SBE, SBI, GRP, dll. Kemudian pilih job order

pekerjaan. Untuk booking, daftar pekerjaan ketika booking sudahotomatis

terdaftar. Jika ingin mengubah tinggal menghapus, dan menambah job

order yang baru.

Memilih mech yang akan digunakan, Jika mekanik yang diset saat booking

tidak masuk maka daftar pekerjaan diulang input dengan mekanik yang

baru.

C13.24 : Check Box PDS, diaktifkan hanya untuk transaksi PDS. Dimana untuk PDS

tidak memerlukan pengaturan stall. Dan tipe pembayarannya berupa tagihan.

Check Box EM, diaktifkan hanya untuk tipe service SBE hingga 50.000 km

tanpa keluhan dimana proses pengerjaan service dilakukan dalam waktu

kurang dari 1 jam dan dikerjakan lebih dari 1 orang mekanik. Dimana waktu

penerimaan service hingga penyerahan kendaraan adalah 1 jam.

Check Box SB NP yaitu tipe service untuk SBE hingga 50.000 km tanpa

keluhan dimana proses pengerjaan service dilakukan dalam waktu kurang

lebih 1 jam dan dikerjakan oleh 1 orang mekanik.

C13.25 : Daftar Pekerjaan yang diinput.

C13.26 : Field untuk mengisi part yang dibutuhkan. Memilih / mengisi kode part dan

jumlah yang dipakai. Tekan enter untuk menambah daftar part.

C13.27 : Daftar part yang diinput.

C13.28 : Field untuk menuliskan part yang mau diganti, yang dibawa oleh customer

sendiri.

C13.29 : Field untuk menuliskan KM kendaraan saat datang servis.

C13.30 : Tombol untuk mengatur posisi penempatan stall. Penjelasan di submenu

C.1.3.3.1 Penempatan Stall.

C13.31 : Tombol untuk menginput pekerjaan sublet. Penjelasan di submenu

C.1.3.3.2 Sublet.

C13.32 : Tombol untuk mencetak PO pengajuan sublet.

C13.33 : Tombol untuk mengisi additional Job. Penjelasan di submenu C.1.3.3.3

Additional Job.

C.1.3.3.1. Stall.

Menu Stall ini digunakan sebagai pengganti JPB (Job Progress Board) yang

dilakukan dengan manual oleh user yang bersangkutan. User hanya

menekan tombol yang bertuliskan Stall , jika tombol tersebut masih

berwarna Kuning berarti stall belum dipasang, namun jika sudah tidak

berwarna maka tidak perlu mengisikan stall lagi.


Gambar C.1.3.3.1. Penempatan Stall

C1331.1 : Merupakan informasi data Customer, dari No Polisi, Kode

Pelanggan dan nama Customer.

C1331.2 : Merupakan informasi Tanggal dan jumlah total actual rate

yang diperlukan.

C1331.3 : Merupakan pilihan Stall yang ada di bengkel.

C1331.4 : Merupakan Jam kerja Stall yang tersedia. Untuk tiap tanda

titik (.) mewakili 10 menit. Dimana User tinggal memilih jam

dan stall mana unit tersebut akan dikerjakan, lalu klik OK.

C1331.5 : Merupakan tanda posisi unit lain. Gambar blok berwarna

hijau dengan karakter (#).

C1331.6 : Merupakan tanda posisi unit akan dikerjakan. Gambar blok

berwarna biru muda dengan karakter (>).

C1331.7 : Merupakan tombol untuk kembali ke menu Order.

C.1.3.3.2. Sublet.

Gambar C.1.3.3.2 Sublet


C1332.1 : Merupakan informasi kendaraan, dari no Rangka, model

kendaraan.

C1332.2 : Merupakan informasi customer pemilik kendaraan, dari Nama,

alamat, no WO dan no Polisi.

C1333.3 : No Purchasing Order dari sublet, akan otomatis terbentuk oleh

system.

C1333.4 : Field pekerjaan, untuk menginput order pekerjaan sublet. Jika

sudah pernah meng-input maka bisa melihat daftarnya dengan

tekan F12.

C1333.5 : Field Qty, untuk mengisi jumlah item. Untuk sublet bertipe

jasa, qty diisi nilai 1, ini berfungsi sebagai pengali harga.

C1333.6 : Pilihan apakah item sublet yang diinputkan berupa additional

job atau bukan.

C1333.7 : Field keterangan, untuk mengisikan ditambahkan atas

pekerjaan sublet tersebut.

C1333.8 : Field satuan, untuk mengisi satuan item. Untuk sublet bertipe

jasa, satuan ditulis paket.

C1333.9 : Pilihan apakah item sublet berupa part atau bukan.

C1333.10 : Daftar sublet yang telah diinput.

C1333.11 : Tombol untuk tambah pekerjaan baru, dan untuk menyimpan

jika caption “Simpan”.

C1333.12 : Tombol untuk ubah pekerjaan yang telah diinput, dan untuk

batal jika caption “Batal”.

C1333.13 : Tombol untuk menghapus pekerjaan sublet yang telah diinput.

C1333.14 : Tombol untuk kembali ke menu order.

C.1.3.3.3. Additional Job.

Gambar C.1.3.3.3 Additional Job


C1333.1 : Data Kendaraan customer, baik no Rangka, model kendaraan.

C1333.2 : Data customer, baik nama customer, no WO, no Booking.

C1333.3 : No Polisi kendaraan.

C1333.4 : Input data pekerjaan, dari group pekerjaan, job item, dan

mekaniknya.

C1333.5 : Daftar pekerjaan yang diinput.

C1333.6 : Input saparepart, pilih kode part dan quantity yang dipakai.

C1333.7 : Daftar part yang diinput.

C1333.8 : Tombol untuk mengatur posisi penempatan stall

C1333.9 : Keluhan dan permintaan customer.

C1333.10 : Tombol untuk input sublet. Penjelasan di submenu C.1.3.3.2.

C1333.11 : Estimasi biaya tambahan.

C1333.12 : Estimasi waktu selesai pengerjaan tambahan.

C1333.13 : Tombol untuk menyimpan additional job.

C1333.14 : Tombol untuk kembali ke menu order.

C.1.3.4. Tab Work Order.

Gambar C.1.3.4. Tab Work Order

C134.1 : Field untuk menampilkan No MOU, jika customer terlibat MOU.

C134.2 : Pilihan tipe customer, apakah internal atau external.

C134.3 : Pilihan untuk tipe kendaraan, apakah servis berkala kelipatan per

5000 km atau 10.000 km. Untuk pilihan pemakaian berat, berarti

akan di follow up setiap kelipatan 5000 km.

C134.4 : Pilihan alasan kedatangan customer, apakah melalui MRS (telepon,

SMS, Direct Mail), iklan atau inisiatif sendiri.

C134.5 : Informasi no WO, Tanggal dan jam pembuatan WO, dan keterangan


no Invoice, jika WO tersebut telah dibuat invoice dan no booking.

C134.6 : Pilihan apakah proses servis ditunggu atau ditinggal.

C134.7 : Tipe konfirmasi penggantian part, apakah untuk mengganti part,

konfirmasi dahulu ke customer atau langsung diganti.

C134.8 : Pilihan apakah kendaraan setelah selesai servis akan di cuci atau

tidak.

C134.9 : Pilihan pembayaran apakah cash, card atau tagihan. Transaksi

tagihan hanya diperuntukkan untuk unit PDS, MOU, maupun yang

mendapat ijin dari kabeng / kacab.

C134.10 : Estimasi waktu selesai service dan jam penyerahan.

C134.11 : Tombol untuk mengisi data 3 Day's follow Up. Penjelasan di submenu

C.1.3.4.1 3 Day's Follow Up.

C134.12 : Estimasi biaya jasa, part, sublet dan material.

C134.13 : Pesan khusus digunakan untuk memberikan keterangan tertentu.

C134.14 : Saran digunakan untuk menuliskan saran pekerjaan yang akan

dilakukan ketika servis berikutnya.

C134.15 : Catatan digunakan untuk memberikan catatan seperti tanpa ganti oli,

penghantaran unit, dll.

C134.16 : Atas Nama customer atau Nama customer untuk kolom tanda tangan

customer.

C.1.3.4.1. 3 Day's Follow Up.

Di akhir pembuatan Order sebelum user menekan tombol Simpan,

diharuskan mengisi data untuk keperluan 3 Days Follow Up. Data ini

digunakan sebagai acuan SA dalam melakukan follow 3 hari setelah service

dilakukan terhadap customer.

Gambar C.1.3.4.1 3 Day's Follow Up

C1341.1 : Detail keterangan kendaraan dan customer.

C1341.2 : Tanggal customer akan difollow up, defaultnya 3 hari dari hari

servis. Tetapi bisa diubah sesuai dengan perjanjian dengan

customer.


C1341.3 : Jam customer akan difollow up.

C1341.4 : No. Telepon customer yang akan dihubungi. Bisa dipilih dari

master customer yang telah diinput (dengan tekan F12). Atau

mengisikan sendiri sesuai dengan permintaan customer.

C1341.5 : Keterangan bisa diisi, nama customer yang akan dihubungi.

C1341.6 : Tombol untuk menyimpan data 3 Day's Follow Up.

C1341.7 : Tombol untuk kembali ke menu Order.

C.1.3.5. Tombol History Service.

Merupakan menu untuk melihat history service sebelumnya untuk kendaraan

yang dipilih.

Gambar C.1.3.5. History Service

C135.1 : Merupakan informasi data Customer, dari No Rangka, Nama Customer

dan No Polisi.

C135.2 : Merupakan pilihan history yang ingin dilihat, Service untuk pekerjaan

jasa, Part untuk item part, Sublet untuk pekerjaan sublet.

C135.3 : Rincian history.

C135.4 : Tombol untuk kembali ke Menu Booking.

C.1.4. Melihat Data Service berdasarkan No. WO.

Memilih no WO yang akan dilihat lalu tekan enter. Maka semua data Ordernya akan

ditampilkan. Serta keterangan status terakhir posisi kendaraan.


C.1.5. Terlibat Warranty SSC.

Gambar C.1.5 Form Warranty SSC

C15.1 : Keterangan kendaraan customer, no rangka, nama customer, no polisi

kendaraan.

C15.2 : Centang kolom proses untuk memproses warranty SSC yang dimaksud. Order

pekerjaan dan part yang diganti akan langsung masuk di WO.

C15.3 : Daftar SSC yang terlibat dari no rangka kendaraan yang didaftarkan.

C15.4 : Tombol untuk kembali ke menu Order.

C.2. Submenu Pembatalan Order.

Untuk membatalkan order, hanya tinggal memilih no WO yang akan dibatalkan. Lalu tekan

tombol batal, dan mengisikan alasan pembatalan order. Akan dicetak gatepass batal servis.

C.3. Submenu 3 Day's Follow Up.

Digunakan untuk melakukan proses 3 Day Follow Up oleh SA.

Gambar C.3. 3 Day's Follow Up


C3.1 : Tanggal Follow Up.

C3.2 : SA yang mengerjakan.

C3.3 : Tombol untuk cetak Label Sent. Lihat penjelasan C.3.2.

C3.4 : Daftar customer yang harus di Follow Up.

C3.5 : Detail customer yang dipilih.

C3.6 : Tombol untuk proses Follow Up customer. Lihat penjelasan C.3.1.

C3.7 : Daftar Keluhan Customer.

C3.8 : Daftar Job Order ketika service.

C3.9 : Kembali ke Menu.

C.3.1. Proses Follow Up.

Gambar C.3.1. Proses Follow Up

C31.1 : Tekan tombol diterima jika telepon berhasil menghubungi customer.

Jika telepon diterima maka akan muncul isian yang harus diisi. Pilih pilihan puas, cukup,

kurang berdasarkan hasil pembicaraan dengan customer, yaitu sebagai berikut :

C31.2 : Tekan tombol Tidak Ada respon jika tidak ada respon saat menghubungi

customer.

Jika telepon tidak ada respon maka muncul isian yang harus diisi yaitu alasan mengapa

telepon tidak terhubung, yaitu sebagai berikut :


C.3.2. Cetak LS (Label Sent).

Menu untuk mencetak daftar customer yang akan dikirimin survey kepuasan pelanggan,

yang merupakan program TOYOTA untuk menjaga kualitas pelayanan ke customer.

Gambar C.3.2. Cetak Label Sent

C.4. Submenu Validasi Order.

Menu untuk memberi tanda ke sparepart, jika ada, untuk segera menutup invoice

sparepart. Di menu ini, SA diharuskan melakukan cheking data untuk segala keperluan

Billing dari Sublet (jika ada), Validasi Sublet, dan juga Spare Part (sudah sesuai dengan di

lapangan belum).

Menu ini juga bisa digunakan untuk mengetahui posisi suatu WO atau melihat history WO

suatu kendaraan.

Gambar C.4. Validasi Order

C4.1 : Input No WO yang akan di validasi.

C4.2 : Klik tombol batal jika akan membatalkan Validasi Order.

C4.3 : Klik tombol Validasi jika sudah yakin data yang ada benar. Jika tombol ini belum

di klik, maka bagian Billing belum bisa melakukan Invoice.

C4.4 : Tombol untuk kembali ke menu.


Beberapa hal yang perlu diperhatikan saat melakukan validasi order ini adalah :

a. Konfirmasi Part

b. Konfirmasi Sublet

C.5. Submenu Pemakaian Sublet.

Menu untuk mendata pemakaian sublet yang sudah dikerjakan, baik jasa maupun berupa

part. Menu ini harus dijalankan lebih dulu sebelum proses validasi Order.

Gambar C.5 Pemakaian Sublet


Konfirmasi sublet ini akan muncul ketika di Wo tidak diinput

sublet , tujuan dari konfirmasi ini sebagai pengingat SA untuk

memastikan apakah benar Wo nya tidak memakai sublet. Jika

memang tanpa sublet, maka klik “No”, namun jika ternyata ada

sublet, maka klik “Yes” lalu segera memasukkan sublet yang

diperlukan melalui menu input sublet. Jika setelah di klik “Yes”

ternyata sublet belum juga dimasukkan, validasi belum bisa

dilakukan karena akan muncul konfirmasi seperti berikut.

Konfirmasi part ini akan muncul ketika di Wo tidak diinput

sparepart , tujuan dari konfirmasi ini sebagai pengingat SA untuk

memastikan apakah benar Wo nya tidak memakai part. Jika

memang tanpa part, maka klik “No”, namun jika ternyata ada part

maka klik “Yes” lalu konfirmasi bagian spare part untuk segera

memasukkan part yang diperlukan. Jika setelah di klik “Yes”

ternyata part belum juga dimasukkan, validasi belum bisa

dilakukan karena akan muncul konfirmasi seperti disamping.

C5.1 : Input No WO yang akan di input pemakaian sublet.

C5.2 : Data customer dan kendaraan akan muncul otomatis setelah nomor WO dipilih.

C5.3 : Pilih supplier.

C5.4 : Input Harga beli Sublet dari supplier.

C5.5 : Klik tombol untuk simpan.

C5.6 : Klik tombol kembali ke menu.

C.6. Submenu Retur Sublet.

Ketika SA sudah melakukan validasi sublet, dan ternyata ada sublet yang dibatalkan, maka

langkah yang harus dilakukan SA adalah me-retur sublet.

Gambar C.6. Retur Sublet

C6.1 : Input Wo yang akan di retur sublet di kolom ini

C6.2 : Data customer dan kendaraan akan muncul otomatis setelah No. WO dipilih.

C6.3 : Setelah No Wo dimasukkan, maka semua sublet yang sudah pernah dimasukkan

sebelumnya akan muncul. Klik di kolom retur terhadap sublet yang ingin di retur.

C6.4 : Klik tombol Simpan untuk menyimpan retur.

C6.5 : Klik tombol Kembali ke Menu, jika ingin kembali ke Menu Utama.


D. MENU ANTRIAN

D.1. Submenu Cetak Antrian.

D.2. Submenu Panggil Antrian.

C2.1 : Jumlah antrian untuk ambil kendaraan.

C2.2 : Jumlah antrian Booking.

C2.3 : Jumlah antrian Non Booking.

C2.4 : Penanda bahwa absensi Mekanik belum di-

atur. Penjelasan di submenu I1.

C2.5 : Tombol untuk memanggil antrian berikut-

nya. Dimana ketika tombol ini ditekan maka

akan memanggil customer.


C1.1: Pilihan untuk cetak antrian servis,

yang melalui booking.

C1.2 : Pilihan untuk cetak antrian servis,

yang tidak melalui booking.

C1.3 : Pilihan untuk cetak antrian ambil

kendaraan selesai servis.

E. MENU PROGRESS

E.1. Submenu JPCB (Job Progress Control Board).

Merupakan menu yang digunakan Foreman / Control Room / Mekanik untuk melakukan

proses pencatatan pengerjaan di lapangan sebagai pengganti papan JPCB manual.

Gambar E.1 JPCB (Job Progress Control Board)

E1.1 : Keterangan hari dan tanggal sekarang.

E1.2 : Jam yang tersedia. Tiap titik melambangkan 10 menit.

E1.3 : Legend dengan warna merah dan tanda (@) melambangkan unit kendaraan sedang

dikerjakan.

E1.4 : Menandakan bahwa kendaraan dengan no Polisi H-9131-YS sedang dikerjakan oleh

mekanik VIC di stall 6, dari jam 9.

E1.5 : Legend dengan warna biru muda dan tanda (%) melambangkan unit kendaraan

sedang menunggu untuk dikerjakan.

E1.6 : Legend dengan warna hijau tua lurus 1 kolom, melambangkan jam sekarang.

E1.7 : Legend dengan warna hijau terang dan tanda (&) melambangkan unit kendaraan

telah selesai dikerjakan.

E1.8 : Tombol untuk mengatur jika ada pendingan pekerjaan kemarin.

E1.9 : Keterangan status yang ada di control board.

B : Booking, warna coklat dengan tulisan (B) putih. Menandakan alokasi untuk unit

booking.

W : Waiting, warna biru muda dengan tulisan (%) biru tua. Menandakan unit menunggu

untuk dikerjakan.

P : Proses, warna merah dengan tulisan (@) kuning. Menandakan unit sedang

dikerjakan.

S : Pause, warna kuning dengan tulisan (!) hitam. Menandakan unit sedang di pause

( job stopped).

F : Finish, warna hijau terang dengan tulisan (&) hitam. Menandakan unit sudah

selesai dikerjakan.

I : Invoicing, warna biru muda dengan tulisan (I) hitam. Menandakan unit sudah


diinvoice.

X : last, warna abu - abu.

E1.10 : Tombol untuk kembali ke menu.

E.1.1. Proses Mengalokasian Pengerjaan.

Gambar E.1.1 Proses Mengalokasikan Pengerjaan.

E2.1 : Tombol untuk tutup chip.

E2.2 : Merupakan keterangan kendaraan, dari no Rangka, no Polisi, Mekanik yang me-

ngerjakan, model kendaraan.

E2.3 : Merupakan keterangan perkiraan jam pengerjaan, jam mulai, Tanggal dan jam

pause.

E2.4 : Merupakan keterangan no WO, jam selesai pengerjaan.

E2.5 : Merupakan daftar pekerjaan yang harus dikerjakan, termasuk sublet.

E2.6 : Merupakan tombol untuk memulai pekerjaan.

E2.7 : Merupakan tombol untuk memindah kendaraan ke stall lain. Penjelasan di

submenu E.1.1.1 Pindah Stall.

E2.8 : Merupakan tombol untuk mengganti mekanik yang mengerjakan. Penjelasan di

submenu E.1.1.2 Ganti Mekanik.

E2.9 : Tombol untuk tutup chip.

E.1.1.1. Pindah Stall.

Pilih chip kendaraan yang akan dipindahkan stall, maka akan muncul detail

keterangan unit. Lalu pilih tombol Pindah Stall. Kemudian pilih Stall dan jam

yang akan ditempatkan, lalu tekan tombol pakai Stall.

Untuk proses ini maka chip warna akan dipindahkan ke stall yang baru, dimana

proses ini tidak akan langsung dimulai waktu pengerjaannya.


E.1.1.2. Ganti Mekanik.

Gambar E.1.1.2 Ganti Mekanik

Pilih tombol ganti mekanik, lalu isi mekanik yang baru, kemudian klik tombol

Proses.

Untuk proses ini, unit otomatis akan diproses sebagai mulai dikerjakan.

E.1.1.3. Start.

Pilih unit kendaraan yang akan dimulai, dilihat dari cetakkan WO. Lalu lihat

atribut apakah mekanik yang mengerjakan sudah benar. Atau mau diganti

posisi stall dan mekaniknya. Jika semua sudah sesuai, klik tombol start, untuk

memulai jam pengerjaan.

E.1.1.4. Paused.

Gambar E.1.1.4 Paused

Pilih unit kendaraan yang akan dipause, lalu klik tombol Pause.

Pilih alasan pause, apakah karena Sparepart, Sublet, Add Job, atau lainnya.

Kemudian tulis alasan detailnya. Klik tombol Proses.

Proses pause juga dilakukan manual ketika jam istirahat.

E.1.1.5. Finish.

Pilih unit yang akan distop progressnya, lalu klik tombol selesai. Maka proses

akan dihentikan.

E.1.2. Pencarian Posisi Unit.

Gambar E.1.2 Pencarian unit yang sedang dikerjakan.

Merupakan submenu untuk mencari unit yang dikerjakan hari ini. Akan ditampilkan

posisi stall dan jam mulai serta status WO.


E.1.3. Pencarian Unit pending.

Gambar E.1.3 Pencarian Unit Pending

Merupakan menu untuk mencari kembali unit yang dikerjakan hari sebelumnya yang

akan disambung kembali pengerjaanya untuk hari ini. Dimana proses pengerjaan bisa

dipindahkan stall dan mekanik yang mengerjakan sesuai dengan sumber daya yang

tersedia pada hari yang bersangkutan.

E.1.4. Melihat Unit yang lewat masa pengerjaan.

Menu untuk melihat unit mana yang belum dikerjakan sampai melebihi waktu yang telah

diplotkan. Dilihat dengan tanda (?) pada garis warna jam berjalan.

Dimana bisa dilihat, pada stall dan jam mana, unit tersebut seharusnya dikerjakan.

E.2. Atribut Legend.

Merupakan keterangan status pengerjaan unit berdasarkan warna chip. Ada dibagian bawah

form terdiri dari Booking, Waiting, Proses, Pause, Finish, Invoice.


F. MENU BILLING / INVOICING

F.1. Submenu Pembuatan Invoice.

Menu Billing ini digunakan untuk membuat invoice, yang nantinya digunakan customer untuk

pembayaran di kasir.

Gambar F.1 Pembuatan Invoice

E.1.1 : Masukkan No Wo yang akan dibuat kan invoice-nya, maka data customer akan

muncul dengan sendirinya.

E.1.2 : Tombol optional ini digunakan untuk keperluan jika user tidak ingin menampilkan

quatity discount.

E.1.3 : Tombol optional ini digunakan untuk keperluan jika user tidak ingin menampilkan

nilai rate yang dimiliki dari tiap perkerjaan yang ada di Wo tersebut.

E.1.4 : Kolom Disc digunakan untuk user melakukan input discount persen (%).

E.1.5 : Kolom Disc Rupiah ini digunakan untuk user melakukan input discount rupiah.

E.1.6 : Kolom Subtotal merupakan total jasa dari tiap perkerjaan dan bukan total dari

semua perkerjaan.

E.1.7 : Kolom Labour merupakan kolom total untuk semua jasa pekerjaan setelah di

discount.

E.1.8 : Merupakan table spare part da oli yang dipakai.

E.1.9 : Untuk nilai sparepart dan oli nya tercantum di kolom ini.

E.1.10 : Merupakan nilai sublet yang dipakai.

Nb. Untuk Tipe Invoice double, bisa dipilih biaya jasa apakah akan ditanggung dealer penjual

semua atau sebagian ditanggung oleh customer. Dengan memilih check box Customer

pada tabel jasa untuk jasa – jasa yang akan ditanggung oleh customer.

F.2. Submenu Retur Invoice.


Pilih no Invoice yang akan dibatalkan. Lalu klik tombol batal, tuliskan alasan pembatalan

invoice. Maka invoice tersebut akan dibatalkan.

Gambar F.2 Retur Invoice

F.3. Submenu Pencetakkan Rekap.

Merupakan menu rekap laporan yang dilaporkan ke HO.

Gambar F.3 Pencetakkan Rekap

F.4. Submenu Pencetakkan Ulang Invoice.


Jika ingin melalukan cetak ulang invoice dapat melalui menu ini, disamping itu juga bisa

untuk cetak invoice add job dan cetak invoice sublet.

E.4.1 : Input No Invoice yang akan dicetak di kolom ini, maka semua data invoice yang

sebelumnya telah diinput akan muncul otomatis.

E.4.3 : Untuk cetak Invoice Sublet, klik tombol ini ( jika ada ).

E.4.4 : Klilk tombol ini jika ingin kembali ke Menu.

E.4.5 : Tekan ke bawah tombol scroll ini sampai tombol Cetak muncul, dan klik tombol

Cetak tersebut untuk cetak ulang invoice.

G. MENU REGISTRASI


G.1. Submenu Pembuatan Registrasi.

Peregistrasian No Wo ini dilakukan agar dapat menghasilkan lembar gatepass, yang nantinya

digunakan untuk surat jalan. Dimana setelah proses ini dilakukan baru bisa membuat WO

untuk kendaraan yang sama.

G.1.1. Proses Registrasi.

Gambar G.1.1 Proses Registrasi

F.1.1 : Masukkan No Wo yang akan di registrasi (closing). Data customer dan mobil

akan otomatis muncul setelah No Wo nya diinput.

F.1.2 : Tombol ini digunakan untuk mencetak gatepass, setelah wo nya selesai di

registrasi. Namun cetakan itu akan muncul otomatis setelah user menekan

tombol Simpan di menu ini.

F.1.3 : Kolom ini digunakan untuk memberikan catatan apapun terkait dengan

peregistrasian No Wo ini.

F.1.4 : Klik tombol Simpan untuk menclosing (meregistrasi) No Wo.

F.1.5 : Klik tombol Kembali ke Menu, jika ingin kembali ke menu utama.

G.1.2. Pencetakkan Gatepas Sementara.

Untuk mencetak Gatepass sementara dikarenakan pembayaran belum lunas tetapi sudah

mendapatkan persetujuan kabeng / Kacab.

G.2. Submenu Pembatalan Registrasi.

Menu untuk membatalkan tanda Registrasi yang telah dibuat. Pilih no WO yang akan

dibatalkan Registrasinya, kemudian isi alasan pembatalan yang bisa dilanjutkan dengan

menekan tombol batal.

H. MENU MRS

H.1. Submenu Data Pelanggan.


Merupakan menu untuk melihat data customer bengkel serta melihat data history service

yang pernah dilakukan oleh tiap customer.

H.1.1

H.1.2

H.1.3

H.1.4

Gambar H.1.A Submenu Data Pelanggan

H.1.1 : Merupakan filter untuk pencarian data pelanggan.

H.1.2 : Tombol XLS, Untuk mengexport data pelanggan yang tertera di list ke Excel.

Gambar H.1.B Saving And Export Data

Pilih lokasi penyimpanan hasil export (Selected Drive), kemudian isikan nama file

sesuai kebutuhan, tekan OK untuk meng-export data.

H.1.3 : Tombol Refresh, Untuk merefresh data yang ditampilkan pada list.

H.1.4 : Tombol History, Untuk menampilkan data history pelanggan.

Gambar H.1.C Data Service Pelanggan

H.2. Submenu Reminder 1.000 km.

Merupakan menu untuk menampilkan data customer yang harus diingatkan untuk service


pertama (SBI). Dimana data ini akan diambil dari data Sales. Untuk proses reminder ini

dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu:

H.2.1. By SMS

Proses reminder dengan cara menghubungi customer lewat SMS.

Reminder SMS dilakukan pada H-7 sebelum estimasi jatuh tempo Servis 1.000 Km.

H2.8

H2.1

H2.2

H2.4 H2.3

H2.7

H2.6

H2.9

H2.5

H2.10

H2.11 H2.12

Gambar H.2.1 Reminder SBI By SMS

Berikut adalah urutan penggunaan menu Reminder SBI melalui SMS:

H2.1 : Proses reminder SMS dimulai dengan menginputkan range tanggal reminder,

jika tanggal reminder yang diinputkan adalah hari ini, maka akan ditampilkan

data customer yang diperkirakan akan servis pada minggu depan (H+7).

Setelah mengisi range tanggal, kemudian pilih Type Reminder : SMS ,lalu tekan


tombol Process untuk menampilkan data customer yang harus di’reminder.

H2.2 : Template, untuk memilih data template sms yang akan dikirimkan ke

pelanggan. Tekan tombol Open pada menu Template SMS setelah memilih

template yang diinginkan.

Gambar H.2.1.A Template SMS

H2.3 : Checkbox, merupakan footer SMS, yaitu pilihan apakah footer juga akan

dikirimkan atau tidak. Secara default footer bertuliskan “Nasmoco X” (X =

nama cabang)

H2.4 : Pilih item pelangan yang akan direminder, lakukan dengan memberikan tanda

, kemudian data pelanggan secara detail akan ditampilkan, termasuk nomor

handphone untuk SMS.

H2.5 : Pilih item nomor telp yang akan dikirimi SMS, yaitu GSM atau CDMA atau

kedua-duanya, lakukan dengan memberikan tanda .

H2.6 : Tekan tombol Save, maka data SMS akan ditampung di database SMS secara

temporary.

Kemudian lakukan Step H2.4 – H2.6 untuk semua pelanggan yang akan di-SMS

H2.7 : Setelah semua di Save, tekan tombol Send dan semua data SMS yang telah

disimpan akan dikirimkan secara bersamaan.

Akan muncul pesan List Send SMS, kemudian tekan tombol OK.

Gambar H.2.1.B List Send SMS

H2.8 : Digunakan untuk mengexport data list SMS ke Excel.

H2.9 : Merupakan info bahwa pelanggan telah service 1.000 Km, ditandai dengan

Kemudian tombol untuk melihat Data Service 1.000 Km yang dilakukan.


Gambar H.2.1.C Data Service 1.000 Km

H2.10 : ● Jika , maka hanya akan menampilkan data yang belum di-SMS.

● Jika , maka seluruh data akan ditampilkan, baik yang belum di-SMS

ataupun yang sudah di-SMS.

Setelah memilih check diatas, tekan tombol Process (H2.1) agar data yang

tampil sesuai keperluan.

H2.11 : Tombol Edit Cust, digunakan untuk mengupdate (edit) data pelanggan (surat-

menyurat), berikut adalah tampilan Edit Customer :

Gambar H.2.1.D Form Edit Customer

Lakukan editing data sesuai keperluan, kemudian tekan tombol Save atau telan

tombol Cancel untuk membatalkan editing data.

H2.12 : Telah dilakukan Reminder SMS pada

tanggal

18/02/2010 12:06:13

H.2.2. By Phone

Proses reminder dengan cara menghubungi lewat telephone.

H2.13

H2.14

H2.16

H2.15 Gambar H.2.1 Reminder By Phone H2.17

Berikut adalah urutan penggunaan menu Reminder SBI melalui telephone:

H2.13 : Proses reminder Call dimulai dengan menginputkan range tanggal reminder,

jika tanggal reminder yang diinputkan adalah hari ini, maka akan ditampilkan

data customer yang diperkirakan akan servis pada 3 hari kedepan (H+3).

Setelah mengisi range tanggal, kemudian pilih Type Reminder : Call By


Phone ,lalu tekan tombol Process untuk menampilkan data customer yang

harus di’reminder.

H2.14 : List ini berisikan data yang harus direminder berdasarkan range yang telah di

inputkan (H2.13), kemudian pilihlah salah satu pelanggan yang akan di

telephone.

H2.15 : Tombol Call untuk menampilkan Form Konfirmasi Telephon sbb:

Gambar H.2.1.A Proses konfirmasi Telepon

Mulailah dengan menelephon pelanggan sesuai data yang tampil.

Proses dilakukan dengan menandai field yang ada sesuai keadaan, jika dapat

menghubungi orang yang dimaksud maka ditandai dengan diterima namun jika

tidak terhubung dengan pelanggan yang dimaksud atau telephon tidak

tersambung pilih tidak diterima (isikan alas an pada kolom alas an di sebelah

kanannya).

Konfirmasi ulang digunakan untuk mengatur waktu lain untuk dihubungi

kembali. Kemudian isi sesuai field yang ada.

Jika pelanggan menghendaki untuk melakukan Booking, tekan tombol Booking

untuk masuk ke menu Booking Service.

Setelah konfirmasi selesai, tekan Tombol Record untuk menyimpan hasil

konfirmasi yang telah dilakukan.

H2.16 : ● Jika , hanya akan menampilkan data yang belum di-Call.

● Jika , seluruh data akan ditampilkan, baik yang belum di-

Call ataupun yang sudah di-Call.

H2.17 : Telah dilakukan Call sebanyak 1 kali

pada tanggal 18/02/2010

H.3. Submenu Reminder Service.

Merupakan menu untuk menampilkan data customer yang harus diingatkan untuk service

berkala (SBE). Dimana data ini akan diambil dari data Servis. Untuk proses reminder ini

dapat dilakukan dengan 3 cara, yaitu:

H.3.1. By DM


Proses reminder dilakukan dengan Direct Mail / surat menyurat.

H3.1

H3.2

H3.6

H3.3

H3.4 Gambar H.3.1 Proses konfirmasi Telepon H3.5

Berikut adalah urutan penggunaan menu Reminder Service melalui DM:

H3.1 : Proses reminder DM dimulai dengan menginputkan range tanggal reminder, jika

tanggal reminder yang diinputkan adalah hari ini, maka akan ditampilkan data

customer yang diperkirakan akan servis pada 14 hari kedepan (H+14).

Setelah mengisi range tanggal, kemudian pilih Type Reminder : DM ,lalu tekan

tombol Process untuk menampilkan data customer yang harus di’reminder.

H3.2 : List ini berisikan data yang harus direminder berdasarkan range yang telah di

inputkan (H3.1), kemudian pilihlah salah satu pelanggan yang akan di-DM.

H3.3 : Merupakan informasi jatuh tempo servis berikutnya serta KM estimasi pada

servis tersebut.

Tekan tombol Create DM, untuk memulai menyeting isi DM, sbb :


Gambar H.3.1.A Form Setting DM

Data reminder DM diatas adalah data yang secara default di buat oleh system,

namun dapat diubah sesuai keperluan.

Tekan tombol Print untuk mencetak DM. Contoh layout cetakan DM :

Gambar H.3.1.B DM - Sisi Luar

Gambar H.3.1.B DM - Sisi Dalam

H.3.2. By SMS

Proses yang dilakukan pada dasarnya sama dengan cara reminder 1.000 Km.


Gambar H.3.2 Reminder Service By SMS

H.3.3. By Phone

Proses yang dilakukan pada dasarnya sama dengan reminder 1.000 Km.

Gambar H.3.3 Reminder Service By Phone

H.4. Submenu Follow Up Booking.

Merupakan menu untuk menghubungi customer yang telah melakukan booking sebelumnya.


Dimana pada menu ini MRS akan memastikan terlebih dahulu ketersediaan part (jika ada

penggunaan part) sebelum menghubungi customer.

H.4.1. Proses Follow Up.

Proses ini dilakukan dengan 2 jenis rangem yaitu :

● H-1, menampilkan data yang boking servis pada 1 hari kedepan.

● J-1, menampilkan data yang boking servis pada 1 jam kedepan.

H4.1

H4.2

H4.3

Gambar H.3.4 Follow Up Booking

Berikut adalah urutan penggunaan menu Follow Up Booking:

H4.1 : Proses Follow Up Booking dimulai dengan menginputkan tanggal reminder,

kemudian pilih Type Follow Up (H-1 atau J-1) sesuai keperluan, lalu tekan

tombol Process untuk menampilkan data customer yang harus di’follow up.


H4.2 : List ini berisikan data yang harus di’follow up berdasarkan tanggal yang telah

di inputkan (H4.1), kemudian pilihlah salah satu pelanggan yang akan di’follow

up.

Pada list ditampilkan Info, yang merupakan informasi bahwa pelanggan

adalah: BOK = Booking,

RSn = Reschedule ke n atau

BTL = Batal.

Kemudin N yang berisikan range melakukan booking yang dihitung dari tanggal

Booking (missal N = 2, maka permintaan booking dilakukan pada 2 hari sebelum

tanggal Booking service), pada N juga berisi keterangan Follow Up yaitu :

−− = Follow up belum dilakukan

OK = Follow Up menghasilkan Booking OK

RS = Follow Up menghasilkan Booking Reschedule

BT = Follow Up menghasilkan Booking Batal

CL = Follow Up pernah dilakukan namun tidak tersambung,

sehingga harus di Foolo Up kembali.

H4.3 : Setelah memilih salah satu data pada List, tekan tombol Follow Up.

Booking = OK

Foolow Up tidak

tersambung, harus

di follow up kembali.

Setalah Follow Up dilakukan, tekan tombol Save untuk menyimpan data hasil

Follow Up Booking.

H.4.2. Proses Reschedule.

Jika dari Proses Follow Up ternyata customer akan memundurkan tanggal

kedatangan service. Maka MRS memilih option Rechedule untuk menentukan

kembali tanggal kedatangan service yang baru.

Booking = Reschedule

Tekan tombol Booking

Untuk melakukan Resc.

H.4.3. Proses Pembatalan.

Jika dari proses Follow Up ternyata customer akan membatalkan service maka MRS

akan memilih option Batal untuk membatalkan alokasi Stall dan mekanik. Disamping

menu batal otomatis yang akan dilaksanakan jika customer belum datang setelah

waktu toleransi yang diberikan.

Booking = Batal


H.5. Submenu GRP – SBE Adjustment.

Merupakan menu untuk melihat data pelanggan yang melakukan service GRP namun

melakukan servis layaknya SBE pada angka Km yang berdekatan dengan SBE berikutnya.

Gambar H.5.1 GRP-SBE Adjustment

Data pada list GRP-SBE Adjustment merupakan data yang secara otomatis muncul ketika

system membaca data service yang termasuk dalam syarat adjustment. Disini PIC MRS harus

menyeting data yang tertera untuk tetap menjadi servis GRP atau menjadi SBE.

Set menjadi GRP

Set menjadi SBE 60.000 Km

Gambar H.5.1.A Set Adjustment

Setelah memilih setting diatas, tekan tombol Adjust untuk menyimpan hasil adjustment.

H.6. Submenu Reminder SSC.

Merupakan menu untuk melihat data pelanggan mana yang harus dipanggil untuk service

dikarenakan adanya kerusakan yang diketahui dari pihak pabrik. Dimana untuk biaya service

dan partnya akan ditanggung sebagai warranty.


Reminder SSC dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu SMS dan Call by phone

H6.1

H6.2

H6.3

H6.4 Gambar H.6.1 Reminder SSC H6.5

H6.1 : List tersebut berisikan data pelanggan yang terlibat dalam SSC, data yang tampil

merupakan data yang diinputkan dari HO Service.

H6.2 : Terdapat range tanggal yang merupakan masa berlaku warranty SSC, serta terdapat

keterangan masa berlaku, missal : Berlaku 12 Bulan yaitu dari tanggal 28/09/2009

sampai dengan 28/09/2010.

H6.3 : Informasi SMS dan Call yang dilakukan,

● Jika , maka reminder by SMS telah dilakukan.

● Jika , maka reminder by Phone telah dilakukan.

H6.4 : Tombol Send SMS untuk menampilkan form Reminder By SMS.

H6.4.2

H6.4.3

H6.4.1

Gambar H.6.1.A Reminder By SMS H6.4.4

H6.4.1 : Tombol Template, untuk memilih template SMS yang akan digunakan.

H6.4.2 : Checkbox, merupakan footer SMS, yaitu pilihan apakah footer juga akan

dikirimkan atau tidak. Secara default footer bertuliskan “Nasmoco X” (X =

nama cabang)


H6.4.3 : Tombol Create, digunakan untuk melakukan generate terhadap isi pesan

SMS, yaitu menggantikan special karakter #XX menjadi plain text yang

sesuai.

H6.4.4 : Pilih nomot telephon yang akan dikirimi SMS, yaitu nomor GSM atau CDMA

atau kedua-duanya. Tombol Send untuk mengirimkan SMS.

H6.5 : Tombol Call untuk menampilkan form Reminder By Phone.

Gambar H.6.1.B Reminder By Phone

Tatacara penggunaan menu ini sama dengan menu Konfirmasi Telephon pada

Reminder SBI dan SBE, namun disini ditampilkan item pekerjaan atau part yang

terlibat dalam warranty untuk informasi ke pelanggan ketika reminder by phone

dilakukan. Tekan tombol Record setelah konfirmasi selesai dilakukan.

H.7. Submenu SMS Aplication.

Merupakan menu yang berhubungan dengan SMS Engine, data-data SMS, serta setting-setting

pada Aplikasi SMS.


H7.1 H7.2 H7.3 H7.4

Gambar H.7.1 SMS Aplication

H7.1 : Link untuk menampilkan Inbox SMS

Seluruh SMS yang masuk akan ditampilkan pada menu Inbox SMS ini.

Gambar H.7.1.A Inbox SMS

H7.2 : Link untuk menampilkan Send-item SMS


Gambar H.7.1.B Send-Item SMS

H7.3 : Link untuk menampilkan statistik SMS, berdasarkan data SMS yang dikirim.

Gambar H.7.1.C Statistik SMS

Pada menu Statistik SMS terdapat tombol Pulsa yang digunakan untuk menampilkan

menu Counter Pulsa SMS, yang berfungsi untuk memperkirakan nilai pulsa

bersadarkan SMS yang telah dikirimkan.

Nilai yang tertera merupakan nilai perkiraan, dan hanya berlaku untuk nomor yang

masih Pra Bayar.

Gambar H.7.1.D Counter Pulsa SMS

H7.4 : Link untuk menampilkan Template SMS. Menu ini digunakan untuk membuat

template SMS yang nantinya akan digunakan untuk menjadi template isi pesan SMS

yang dikirimkan ke pelanggan.


Gambar H.7.1.E Template SMS

Tempalte yang dibuat juga dimungkinkan untuk membuat special karakter #XX

menjadi plain text yang sesuai.

H.8. Submenu CRC Transfer.

Menu ini berisikan data pelenggan serta kendaraan yang berasal dari bagian Sales, data CRC

Transfer ini di peroleh setelah CR1 dan CR2 dilakukan oleh bagian Sales.

Data yang masuk dalam list ini merupakan data perjualan dari Cabang yang bersangkutan.

Data CRC T ransfer ini merupakan data yang digunakan untuk menghitung estimasi jatuh

tempo SBI, sehingga validitas data CR1 dan CR2 sangat berpengaruh terhadap validitas

estimasi jatuh tempo SBI.

Gambar H.8.1 CRC Transfer

H.9. Submenu Invalid CR.

Secara system, menu ini akan menampilkan data yang dianggap tidak valid, data pada list

ini dimungkinkan ada karena beberapa hal, yaitu:

1. Km CR2 > 1.000

2. Km 1.000 < Km CR2

3. Tgl 1.000 < Tgl CR2


Gambar H.9.1 list Invalid CR

Untuk menampilkan data yang dianggap tidak valid, dengan memberikan tanda pada tiga

pilihan yang disediakan, yaitu:

H9.1 : Km CR2 > 1.000 Km

Data ini dianggap tidak valid karena Km yang diinputkan berdasarkan form CR2

telah melampaui 1.000 Km, sehingga kemungkinan kendaraan tersebut telah

melakukan Servis 1.000 Km dan artinya SBI telah lost.

H9.2 : Km 1.000 < Km CR2

Hal ini diketahui ketika pelanggan telah melakukan SBI, ketika SBI diketahui bahwa

Km kendaraan dibawah nilai Km CR2, artinya data Km CR2 yang diinputkan

merupakan Km yang tidak valid.

Secara runtutan data seharusnya Km SBI lebih besar dari pada Km ketika CR2,

karena CR2 lebih dulu dilaksanakan sebelum SBI.

H9.2 : Tgl 1.000 < Tgl CR2

Hal ini diketahui ketika pelanggan telah melakukan SBI, ketika SBI diketahui bahwa

Tanggal SBI lebih kecil dari Tanggal CR2, artinya data Tanggal CR2 yang diinputkan

merupakan Tanggal yang tidak valid

Secara runtutan data seharusnya Tanggal SBI lebih besar

dari pada Taggal ketika CR2, karena CR2 lebih dulu dilaksanakan sebelum SBI.

H.10. Submenu KPI Aplication.

Merupakan menu untuk melihat nilai KPI MRS berdasarkan kriteria – kriteria tertentu yang

telah ditentukan. Nilai KPI dihitung dan diproses dari aktifitas harian MRS.


Gambar H.10.1 CLM KPI Monitoring

Tombol disamping digunakan untuk

menyeting Periode tahun perhitungan KPI

Tombol disamping digunakan untuk

menyeting Periode bulan perhitungan KPI

Setelah menentukan periode Tahun dan Bulan KPI, tekan tombol Process untuk menampilkan

data KPI sesuai periode yang diinginkan.

Pada menu ini terdapat tombol Graph untuk menampilkan grafik rasio banyaknya SBI dan SBE

pada tiap service baik data yang diundang maupun yang servis.

H.10.2 : Ratio SBI dan SBE terhadap pelanggan yang diundang untuk Servis.

H10.2.1 H10.2.2


H10.2.3

Gambar H.10.2 Ratio SBI dan SBE – Diundang

H10.2.1 : Untuk menampilkan grafik ratio, tentukan Kelipatan serta Max Km

sesuai keperluan.

H10.2.2 : Tentukan Range Data pelanggan yang diundang oleh aktivitas MRS. Untuk

kebutuhan dasar rate SBE, biasanya dilakukan tiap 6 bulan, sehingga

data ratio akan lebih valid jika range tanggal disetting dalam jangka 6

bulan atau lebih.

H10.2.3 : Setelah setting Kelipatan, Max Km serta Range Data dilakukan, tekan

tombol Process untuk menampilkan data ratio diundang.

H.10.3 : Ratio SBI dan SBE terhadap pelanggan yang datang untuk Servis.


Gambar H.10.3 Ratio SBI dan SBE – Datang

H.10.4 : Ratio SBI dan SBE terhadap perbandingan antara yang diundang servis dengan

pelanggan yang datang servis

Gambar H.10.4 Ratio Perbandingan SBI dan SBE

Data dan Grafik Ratio akan lebih valid jika range tanggal disetting dalam jangka 6

bulan atau lebih, tentunya jika NIS Service juga telah diimplementasikan dalam

waktu 6 bulan.

Ratio ini diperoleh dari perbandingan (prosentase) pelanggan yang melakukan servis

terhadap pelanggan yang di undang, sehingga nilai prosentase Ratio akan naik jika

pelanggan yang servis adalah pelanggan yang diundang.


I. MENU INFORMASI

I.1. Submenu Informasi Repair History.

Untuk melihat history perbaikan kendaraan, dapat melalui menu Informasi ini.

Gambar I.1. Repair History

I1.1 : Masukkan No Polisi yang akan dilihat history nya

I1.2 : Tombol untuk menyimpan text ke folder, setelah di export ke text.

I1.3 : Tombol untuk export file ke bentuk text.

I1.4 : Jika hanya ingin mencetak di layar, maka klik tombol ini.

I1.5 : Klik tombol ini jika ingin mencetak file menggunakan printer.

I1.6 : Tekan tombol ini jika ingin kembali ke menu awal.

I.2. Submenu Informasi Service Per Tanggal

Untuk melihat history perbaikan kendaraan per tanggal, dapat melalui menu Informasi ini.


Gambar I.2. Informasi Service per Tanggal

I2.1 : Masukkan tanggal awal yang akan dilihat history nya.

I2.2 : Masukkan tanggal akhir yang akan dilihat history nya.

I2.3 : Pilih Status Customer yang akan dilihat history nya.




I2.7 : Klik tombol ini jika ingin mencetak file menggunakan printer.


I.3. Submenu Informasi Batal Order.

Semua data Order yang sudah dibatalkan, akan tampil disini.


Gambar I.3. Informasi Batal Order

I3.1 : Optional ini digunakan jika ingin melihat batal order berdasarkan tanggal

pembuatan order sebelum dibatalkan.

I3.2 : Optional ini digunakan jika ingin melihat batal order berdasarkan tanggal

pembatalan order.

Isikan tanggal awal dan akhir data yang akan dilihat.




I3.6 : Klik tombol ini jika ingin mencetak file dengan menggunakan printer.


I.4. Submenu Informasi Retur Invoice.

Untuk melihat data invoice yang diretur.


Gambar I.4. Informasi Retur Invoice

I4.1 : Optional ini digunakan jika ingin melihat retur invoice berdasarkan tanggal

invoice.

I4.2 : Optional ini digunakan jika ingin melihat retur invoice berdasarkan tanggal retur.

Isikan tanggal awal dan akhir data yang akan dilihat.






I.5. Submenu Informasi Booking.

Untuk melihat data yang pernah booking.


Gambar I.5. Informasi Booking

I5.1 : Optional ini digunakan untuk melihat booking berdasarkan tanggal terjadinya

booking.

Isikan dari awal tanggal sampai dengan akhir tanggal yang dikehendaki.

I5.2 : Optional ini digunakan untuk melihat booking berdasarkan tanggal order untuk

booking.

Isikan dari awal tanggal sampai dengan akhir tanggal yang dikehendaki.






I.6. Submenu Informasi TPSS.

Berisikan data customer lengakap yang pernah service, yang dapat ditarik laporan dari

tanggal tertentu.


Gambar I.6. Informasi TPSS Customer

I6.1 : Isikan tanggal awal s/d tanggal akhir service data yang akan dilihat.

I6.2 : Isikan Group Job Order yang datanya akan dilihat.

I6.3 : Isikan Job Order yang datanya akan dilihat.

I6.4 : Isikan SA yang datanya akan dilihat.

I6.5 : Isikan tanggal DO TAM sesuai data yang pernah diisikan saat dilakukan service oleh

customer.

I6.6 : Isikan nama dealer penjual atas kendaraan yang dimiliki customer.

I6.7 : Isikan Model kendaraan yang dimiliki customer.

I6.8 : Pilih optional Group Job Order apakah Dengan Retur Order jika menginginkan data

customer yang pernah melakukan retur.

I6.9 : Pilih optional Group Job Order apakah Tanpa Retur Order jika tidak menginginkan

data customer yang pernah melakukan retur.

I6.10 : Klik tombol ini untuk merefresh data yang sudah ada, supaya mengupdate jika ada

perubahan maupun data baru.

I6.11 : Setelah informasi diisikan, klik tombol ini untuk mencetak ke layar. File yang telah

tercetak ke layar dapat diexport ke EXCEL ataupun dapat langsung di cetak dengan

menggunakan printer dengan menekan tombol yang ada di layar.

I6.12 : Kembali Ke Menu jika anda menekan tombol ini.

Untuk kode I6.2 sampai dengan I6.7 dapat diisi salah satu ataupun tidak diisi sama sekali dan

bahkan dapat diisi semuanya tergantung data informasi yang diperlukan.

I.7. Submenu Konfirmasi Sublet.

Menu ini berisikan data sublet yang telah diisi oleh user pada saat validasi sublet, dimana

nantinya informasi ini akan digunakan sebagai lampiran untuk pelunasan hutang ke supplier.


Gambar I.7. Informasi Konfirmasi Sublet

I7.1 :Masukkan nama supplier yang akan diambil data subletnya. Setelah itu semua data

atas nama supplier akan muncul di table bawah.

I7.2 :Isikan tanggal batas akhir data yang ingin diambil.

I7.3 :Klik optional pada kolom tagih sebagai tanda yang nantinya akan dilakukan

pelunasan.

I7.4 : Total akan menghitung secara otomatis ketika optional I7.3 di klik.

I7.5 : Klik Simpan dan muncul tampilan message box untuk kode penagih dan nama

penagih.

I7.6 :Pada Kolom No.Invoice Supplier boleh diisi ataupun tidak. Jika ingin diisi maka data

diisi sesuai informasi yang diterima dari supplier, isikan No Invoice. Sedangkan pada

Kolom Penagih boleh diisi ataupun tidak. Jika ingin diisi maka data diisikan sesuai

dengan informasi yang diterima dari supplier, isikan Nama Penagih.

I7.7 : Klik simpan ataupun batal jika tidak jadi menyimpan nya.

I7.8 : Massage box ini akan muncul setelah menekan tombol I7.7. Tekan Yes jika ingin

melanjutkan, tekan No jika ingin membatalkan.

I7.9 :Klik tombol ini untuk kembali ke Order.


I.8. Submenu Persetujuan Diskon.

Di menu berisi informasi mengenai semua job order yang telah dilakukan adjustment rate.

Di menu ini hanya controlling mengenai alasan dilakukannya adjustment rate.

Gambar I.8. Informasi Persetujuan Diskon

I8.1 : Masukkan tanggal awal dan tanggal akhir dimana No Wo berada, tanggal ini bisa

diisi sama jika memang berada pada satu tanggal.

I8.2 : Masukkan No Wo yang akan di validasi

I8.3 : Semua job order yang akan dilakukan validasi di menu ini dipastikan adalah job

order yang telah di adjustment rate sehingga harga jual nya nol. Jadi jika ada

yang tidak nol, berarti tidak perlu dilakukan eksekusi di menu ini.

I8.4 : Klik tombol “ V ” ini yang artinya adalah validasi, maka akan muncul kolom

keterangan dibawahnya ( I8.5 ).

I8.5 : Isikan keterangan mengenai dibuatnya adjustment rate terhadap suatu job

order, ini dilakukan oleh user level tertentu yang diberikan hak.

I8.6 : Tekan tombol ini untuk menyimpan atas validasi yang terjadi.

I8.7 : Klik tombol ini untuk kembali ke menu.

Validasi di menu ini tidak memberikan efek apapun ke menu yang lain. Validasi ini digunakan

untuk cross check adjustment yang terjadi saat billing, dikhawatirkan terjadinya adjustment


yang tidak disertai alasan yang jelas ( tanpa otorisasi ).


J. MENU LAPORAN

J.1. Submenu Laporan Jumlah Unit

J.1.1. Jumlah Unit Masuk.

Berisi laporan mengenai seluruh unit kendaraan yang telah dibuatkan WO ( unit entry )

baik yang sudah dibuatkan Invoice ataupun belum.

Gambar J.1.1. Laporan Jumlah Unit Masuk

J11.1 : Masukkan tanggal awal sampai dengan akhir tanggal yang diperlukan.

J11.2 : Group Job order, Job order, Mekanik, dan SA diinput berdasarkan

informasi yang dimiliki unit kendaraan yang service.

J11.3 : Pilih model kendaraan sesuai yang diperlukan.

J11.4 : Dealer Penjual, Tipe Service, Tipe Order, Proses dan Tahun Kendaraan

diinput berdasarkan Informasi unit kendaraan yang service.

J11.5 : Klik tombol ini untuk merefresh data yang sudah ada, supaya

mengupdate jika ada perubahan maupun data baru.

J11.6 : Setelah informasi diisikan, klik tombol ini untuk mencetak ke layar. File

yang telah tercetak ke layar dapat diexport ke EXCEL ataupun dapat

langsung di cetak dengan menggunakan printer dengan menekan tombol

yang ada di layar.

J11.7 : Kembali Ke Menu jika anda menekan tombol ini.

Untuk kode J11.2 sampai dengan J11.4 dapat diisi salah satu ataupun tidak diisi sama

sekali dan bahkan dapat diisi semuanya tergantung data informasi yang diperlukan.

J.1.2. Jumlah SO dalam Proses

Berisi laporan mengenai seluruh unit kendaraan yang telah dibuatkan WO ( unit entry )

yang belum dibuatkan Invoice.


Gambar J.1.2. Laporan Jumlah SO dalam Proses


J12.2 : Group Job order, Job order, Mekanik, dan SA diinput berdasarkan

informasi yang dimiliki unit kendaraan yang service.

J12.3 : Pilih model kendaraan sesuai yang diperlukan.

J12.4 : Dealer Penjual, Tipe Service, Tipe Order, Proses dan Tahun Kendaraan

diinput berdasarkan Informasi unit kendaraan yang service.






yang ada di layar.




J.2. Submenu Laporan Revenue Unit

J.2.1. Laporan Rincian Revenue

Berisi laporan mengenai unit kendaraan yang WO nya sudah terinvoice berdasarkan tipe

Job Order nya.


Gambar J.2.1. Laporan Rincian Revenue




J12.3 : Klik tombol ini untuk mencetak ke layar. File yang telah tercetak ke layar

dapat diexport ke EXCEL ataupun dapat langsung di cetak dengan

menggunakan printer dengan menekan tombol yang ada di layar.


J.2.2. Laporan Total Revenue

Berisi laporan mengenai unit kendaraan yang WO nya sudah terinvoice.

Gambar J.2.2. Laporan Total Revenue

J22.1 : Masukkan tanggal awal dan akhir laporan yang diperlukan.

J22.2 : SA dan Model Kendaraan diisikan sesuai informasi yang diperlukan.

J22.3 : Pilih tipe laporan yang akan dilihat apakah Harian, Hrian Cetak atau Global

(sesuai dengan kebutuhan User).

J22.4 : Dealer Penjual, Tipe Service, Tipe Order, Proses, Status dan Kode


langganan diisikan sesuai informasi yang diperlukan.






yang ada di layar.




J.3. Submenu Laporan Harian Mekanik.

Untuk melihat laporan efektivitas mekanik.

Gambar J.3. Laporan Harian Mekanik

J3.1 : Masukkan tanggal awal dan akhir data yang diperlukan.

J3.2 : Pilih Tipe laporan yang akan ditampilkan, apakah laporan secara Detail atau

Rekap nya saja.

J3.3 : Foreman, Mechanic, SA, dan Stall diisi sesuai dengan informasi yang diperlukan.

J3.4 : Tekan tombol ini untuk mencetak ke layar atas laporan yang diperlukan.

Setelah tercetak di layar, user dapat melakukan cetak dengan printer ataupun

dapat meng-export data ke EXCEL dengan memperhatikan tombol yang ada di

layar tersebut.

J3.4 : Klik tombol ini jika ingin kembali ke menu utama.

Untuk pengisian di kode J3.3 dapat diisi salah satu atau tidak diisi semua jika ingin melihat

all laporan.

J.4. Submenu Laporan Rekap.

J.4.1. Laporan Bulanan.

Untuk melihat laporan rekap transaksi bulanan berdasarkan unit invoice.


Gambar J.4.1. Laporan Rekap Bulanan

J41.1 : Pilih tanggal awal laporan yang diperlukan.

J41.2 : Pilih tanggal akhir laporan yang diperlukan.




yang ada di layar.


J.4.2. FIR (Fix It Right) Follow Up.

Laporan yang digunakan untuk mengetahui kecenderungan kualitas kinerja bengkel

berdasarkan interview dengan customer yang telah melakukan service sebelumnya.

Gambar J.4.2. Laporan Rekap FIR Follow Up

J42.1 : Isikan tanggal awal dan akhir untuk laporan yang diperlukan.

J42.2 : Isikan SA sesuai dengan laporan yang akan ditampilkan.




yang ada di layar.

J42.4 : Klik tombol ini untuk kembali ke menu.

J.4.3. Laporan Konfirmasi Sublet.


Laporan yang digunakan untuk menampilkan pekerjaan Sublet yang telah di proses

konfirmasi sublet oleh Instruktur.

Gambar J.4.3. Laporan Rekap Konfirmasi Sublet

J43.1 : Pilih kisaran tanggal laporan yang ingin dilihat.

J43.2 : Tombol untuk mencetak ulang.

J43.3 : Tombol untuk kembali ke menu.


K. MENU MASTER

K.1. Submenu Master Mekanik.

Gambar K.1. Master Mekanik

K1.1 : Kode mekanik, input atau memilih jika ingin melihat yang sudah ada.

K1.2 : Nama mekanik, input nama mekanik.

K1.3 : Group mekanik, kelompok foreman mekanik.

K1.4 : Level mekanik.

K1.5 : Tombol untuk mengatur jam absensi mekanik. Penjelasan di submenu K.1.1.

K1.6 : Tombol untuk simpan data mekanik.

K1.7 : Tombol untuk menghapus data mekanik.

K1.8 : Tombol untuk kembali ke menu.

K.1.1. Absensi Mekanik.

Menu untuk mencatat kehadiran mekanik. Yang berkaitan untuk pembuatan order.

Dimana order yang bisa dikerjakan oleh mekanik yang hadir.


Gambar K.1.1. Absensi Mekanik

Input pilihan Shift Mekanik (Terutama untuk dealer yang 24 jam), maka jam mulai dan

selesai akan terisi sesuai dengan master shift, dan tanda Ada akan tercentang.

Jika mekanik tidak masuk, isi pilihan shift dengan angka (0), maka jam Mulai, Selesai

dan tanda Ada akan kosong.

Jika ada mekanik yang jam kerjanya tidak sesuai default jam, tinggal diubah pada

kolom Mulai atau Selesai.

K11.1 : Dicentang untuk menandakan mekanik hadir.

K11.2 : Pilihan shift jam masuk mekanik.

K11.3 : Shift jam mekanik yang menentukkan jam mulai dan jam selesai.

K11.4 : Jam mulai dan jam selesai mekanik.

K.2. Submenu Master Meterai.

Untuk menginput master materai.

Gambar K.2. Master Materai


K2.1 : Isikan Batas minimal sebagai penanda untuk master materai tersebut.

K2.2 : Isikan Nilai Materai.

K2.3 : Tombol untuk simpan data materai.

K2.4 : Tombol untuk menghapus data materai.


K.3. Submenu Master Customer.

Menu untuk input master customer. Dimana akan diinputkan no rangka, kode Pelanggan, data

customer, data kendaraan, data surat menyurat.

Gambar K.3. Master Customer

K3.1 : Memilih 3 digit kode negara.

K3.2 : Mengisi no Rangka kendaraan, dilihat dari buku servis atau STNK.

K3.3 : Tombol untuk membuat kode pelanggan baru. Penjelasan di submenu K.5.

K3.4 : Data customer penagihan, data diinput dari master pelanggan. Penjelasan di

submenu K.5.

K3.5 : Kode pos data customer penagihan.

K3.6 : Data no telepon untuk customer penagihan.

K3.7 : Pilihan untuk mengisi data customer surat menyurat seperti data customer

penagihan. Jika datanya berbeda, tidak usah di centang. Langsung diisi datanya.

K3.8 : Data customer surat menyurat.

K3.9 : Pekerjaan customer surat menyurat.

K3.10 : Data agama, hobi, tempat dan tanggal lahir customer surat menyurat.

K3.11 : Beri tanda check list jika ada update perubahan data customer dimana untuk data

customer yang lama tetap tersimpan di database, sehingga jika data surat menyurat

tersebut diakses oleh CRC dari Aplikasi NIS Vehicle ataupun oleh MRS dari Aplikasi

NIS Service maka terdapat history surat menyurat atas customer tersebut.

K3.12 : Inputkan catatan yang akan ditambahkan terkait dengan master customer tersebut.


K3.13 : Data dealer penjual, delivery date, dan DO TAM kendaraan. Bisa didapat dari buku

servis.

K3.14 : Data kendaraan, tahun kendaraan, tipe kendaraan, warna, no Polisi dan KM

terakhir.

K3.15 : field untuk mengisi no mesin kendaraan.

K3.16 : field untuk no kunci kendaraan.

K3.17 : Tombol untuk simpan master customer.

K3.18 : Tombol untuk hapus master customer.

K3.19 : Tombol kembali ke menu.

Jika saat proses simpan terdapat message box sebagai berikut :

Pilih Yes jika Update data pelanggan atau penambahan data pelanggan adalah transaksi PDS.

Pilih No jika Update data pelanggan atau penambahan data pelanggan bukan transaksi PDS.

Hal ini akan berpengaruh terhadap data surat menyurat customer yang dipakai oleh Sales

(CRC). Jika transaksi PDS maka update yang dilakukan atas data customer tersebut tidak

akan mempengaruhi data surat menyurat yang lama yang digunakan oleh Sales (CRC) dan

berlaku sebaliknya.

K.4. Submenu Master Hobi.

Untuk mengisi master hobi customer. Untuk pilihan hobi customer ketika input master

customer.

Gambar K.4. Master Hobi


K4.1 : Isikan nama hobi yang akan diinput, atau tekan F12 untuk memunculkan nama

hobi yang sudah diinput jika akan melakukan hapus data Hobi.

K4.2 : Tombol untuk simpan master hobi.

K4.3 : Tombol untuk hapus master hobi.


K.5. Submenu Master Pelanggan.

Untuk input data master pelanggan penagihan ke master Accounting.

Gambar K.5. Master Pelanggan

K5.1 : Mengisi kode pelanggan.

K5.2 : Mengisi nama lengkap, alamat, kota, telpon (dengan urutan PSTN, GSM, CDMA), no.

fax, no. NPWP, syarat bayar customer.

K5.3 : Memilih tipe status Perusahaan Customer apakah swasta atau pemerintah.

K5.4 : Untuk mengisikan kode wilayah baru.

K5.5 : Tombol untuk menyimpan.


K.6. Submenu Master Wilayah.

Untuk menginput wilayah customer, isi kode wilayah dan keterangan wilayah.


Gambar K.6. Master Wilayah

K6.1 : Mengisi kode wilayah.

K6.2 : Mengisi nama wilayah.

K6.3 : Tombol untuk simpan.


K.7. Submenu Master Agama.

Untuk mengisi master agama customer. Untuk pilihan agama customer, ketika input master

customer.

Gambar K.7. Master Agama

K7.1 : Mengisi agama.

K7.2 : Tombol untuk simpan.


K7.3 : Tombol untuk hapus master agama.


K.8. Submenu Master Actual Rate.

Menu untuk mengisi actual rate tiap pekerjaan dan tipe model. Sebagai acuan untuk ukuran

waktu yang dipasang di control Board. Tekan tombol tambah, untuk menambah pekerjaan

baru. Pilih model kendaraan, tipe pekerjaan dan nilai ratenya. Tekan simpan untuk

menyimpan. Tombol Ubah untuk mengubah data yang telah disimpan. Tombol hapus untuk

menghapus data.

Gambar K.8. Master Actual Rate

K8.1 : Mengisi group model dari full model kendaraan.

K8.2 : Mengisi tipe pekerjaan (Tipe Job Order) dan pekerjaan (Job Order) yang akan

diinput.

K8.3 : Pilih Other untuk pekerjaan yang tidak ada di daftar.

K8.4 : Mengisi Rate dan keterangan job order.

K8.5 : Tombol simpan.

K8.6 : Tombol ubah.


K.9. Submenu Master Kode Dealer.

Menu untuk mengisi kode dealer tempat pembelian mobil oleh customer.


Gambar K.9. Master Kode Dealer

K9.1 : Mengisi kode dealer.

K9.2 : Mengisi nama penagihan.

K9.3 : Memilih kode pelanggan.

K9.4 : Tombol untuk menyimpan.



L. MENU SETTING

L.1. Submenu Profil Service.

Menu ini digunakan untuk mengisikan data kelengkapan cabang yang terkait dengan aplikasi

NIS Service.

Gambar L.1. Profil

L1.1 : No Counter untuk no WO.

L1.2 : No Counter untuk no Invoice.

L1.3 : Tombol untuk setting server. Untuk penjelasan lihat L.1.1.

L1.4 : Isian untuk kelengkapan data cabang.

L1.5 : Tombol untuk mengatur Jam stall. Untuk penjelasan lihat L.1.2.

L1.6 : Tombol untuk Disconnect ke HO.

L1.7 : Option untuk pilihan pengaturan cash/kredit manual, Pembuatan Faktur Pajak

Auto, Connect dengan Sparepart dan Connect dengan ACC.

L1.8 : Tombol untuk simpan.

L1.9 : Tombol untuk kembali ke menu.

L.1.1. Setting Server

Menu ini digunakan untuk Setting Server (konektivitas) baik koneksi ke server dealer

maupun koneksi ke HO dimana yang berhak untuk mengisikan dan update Nama Server,

User, Password dan Database adalah dari pihak IT, sedangkan kewenangan dealer

adalah setting kode pelanggan untuk HO.


Gambar L.1.1. Setting Server

L11.1 : Isikan kode pelanggan untuk HO.

L11.2 : Tombol untuk Simpan.

L.1.2. Atur Jam Stall.

Menu untuk mengatur jam kerja bengkel, secara harian dalam 1 minggu.

Gambar L.1.2. Atur Jam Stall

L12.1 : Jam buka bengkel dalam seminggu.

L12.2 : Tombol untuk menyimpan.

L12.3 : Tombol untuk batal.

L.2. Submenu Profil ACC.

Menu admin untuk merubah settingan koneksi ke data Accounting dan Sparepart.


Gambar L.2. Profil ACC

L2.1 : Mengisikan fiskal bulan sesuai dengan bulan yang sedang berjalan.

L2.2 : Mengisikan Kode faktur untuk Invoice atas service tersebut.

L2.3 : Mengisikan Kode Gudang Part.

L2.4 : Mengisikan Kode Cabang yaitu kode accounting untuk dealer tersebut.

L2.5 : Mengisikan kode bulan untuk fiskal berjalan.

L2.6 : Mengisikan tahun.

L2.7 : Tombol simpan.

L2.8 : Tombol kembali ke menu.

L.3. Submenu Petugas.

Menu untuk mengatur otoritas user yang ada.

Gambar L.3. Petugas

L3.1 : Masukkan Kode Petugas / Group.


L3.2 : Masukkan Nama Petugas / Group.

L3.3 : Masukkan Password.

L3.4 : Pilih Akses Setara Dengan jika akan menyamakan menu dan otoritas akses

dengan user lain yang sudah ada.

L3.5 : Pilih Tipe Petugas.

L3.6 : Pilih GRP atau BP yaitu aplikasi ini akan digunakan sebagai Aplikasi Service atau

Body Repair.

L3.7 : Pilih menu akses.


L3.9 : Tombol hapus.


L.4. Submenu Backup.

Menu untuk mem-backup data Service yang ada.

Gambar L.4. Backup

L.5. Submenu Ganti Password.

Menu user untuk mengganti passwordnya sendiri.

Gambar L.5. Ganti Password


L5.1 : Isikan password lama.

L5.2 : Isikan password baru.

L5.3 : Isikan verifikasi password baru.

L5.4 : Pilih tipe printer.



L.6. Submenu Ganti No. Polisi.

Menu untuk mengganti no Polisi kendaraan untuk customer yang terdaftar sebagai pelanggan

Bengkel.

Gambar L.6. Ganti No. Polisi

L6.1 : Isikan Nomor Polisi lama.

L6.2 : Isikan Nomor Polisi baru.



L.7. Submenu Kode Jurnal Acc.

Menu admin untuk menyetting akun – akun jurnal yang akan dibentuk berdasarkan transaksi

bengkel. Memilih kode akun dari master akun di akuntansi untuk kriteria – kriteria transaksi di

bengkel.


Gambar L.7. Kode Jurnal

L.8. Submenu Kode Oli.

Menu untuk menentukan tipe – tipe sparepart (pembagian berdasarkan part / oli, genuine /

non genuine) dari kode franchise -nya.

Gambar L.8. Kode Oli

L8.1 : Isikan Kode Digit Pertama untuk item sparepart atau oli.


L8.2 : Pilih tipe apakah Sparepart atau Oli.

L8.3 : Pilih Genuine atau Non Genuine

L8.4 : Tombol Simpan data

L8.5 : Tombol Hapus data.


L.9. Submenu Maintenance.

Merupakan menu untuk maintenance system cabang, jika ada proses – proses yang tidak

dijalankan semestinya. Proses ini hanya boleh dilakukan untuk user level minimal instruktur

keatas.

Gambar L.9 Maintenance

L.9.1. Aktifkan Proses Pekerjaan (JPCB).

Merupakan menu untuk mengaktifkan kembali alokasi unit di JPCB yang hilang

dikarenakan sudah difinish atau belum di pause pada hari sebelumnya.

L.9.1.1. Finish menjadi Pause.

Proses ini digunakan untuk mengaktifkan kembali unit yang sebelumnya telah di

finish karena asumsi bahwa mekanik telah selesai mengerjakan.

Input No WO yang akan diaktifkan kembali, lalu tekan tombol aktifkan.

Gambar L.9.1.1. Aktifkan Proses Pekerjaan dari Finish to Start

L.9.1.2. Start menjadi Pause.

Proses ini digunakan untuk memposisi proses menjadi pause. Ini dikarenakan


kesalahan mekanik / Foreman yang lupa meng-update kondisi pengerjaan unit.

Input No. WO yang akan di pause, lalu tekan tombol proses.

Gambar L.9.1.2. Aktifkan Proses Pekerjaan dari Pause to Start

L.9.2. Ganti Pekerjaan.

Merupakan menu untuk mengganti list pekerjaan WO baris pertama menjadi diagnosis.

Ini dilakukan bila mana WO yang telah dibuat akan diganti pekerjaannya.

Input No WO yang akan diganti pekerjaannya, tekan tombol ganti.

Gambar L.9.2. Ganti Pekerjaan

L.9.3. Aktifkan Jam Mekanik.

Merupakan menu untuk mengaktifkan jam mekanik yang habis, dikarenakan plot

pesanan di WO maupun di Booking.

Input kode inisial mekanik, lalu tekan tombol aktifkan.

Gambar L.9.3. Aktifkan Jam Mekanik

L.9.4. Persetujuan WO Return Job.

Validasi atau persetujuan WO dijadikan sebagai WO Return Job, walaupun sudah

melebihi dari batasan ketentuan suatu Unit dianggap sebagai Return Job. Hal ini dapat

dilakukan setelah mendapat ijin dari yang berwenang.

Input No. WO yang akan djadikan Return Job, tekan tombol proses.


L.9.5. Master Supplier

Menu ini digunakan untuk menambahkan atau update data Supplier.



L95.1 : Isikan Kode Supplier.

L95.2 : Lengkapi data Supplier seperti Nama, Alamat, Kota, Telepon, Contact Person.

L95.3 : Isikan Jenis Pekerjaan yang ditangani oleh Supplier tersebut.

L95.4 : Berikan tanda check list (V) PKP jika Supplier tersebut merupakan PKP

(Pengusaha Kena Pajak) yang akan berpengaruh terhadap pemotongan PPN.

L95.5 : Berikan Tanda check list (V) Non Jurnal jika tidak akan menjurnal ke dalam NIS

Accounting atas transaksi terhadap Supplier tersebut.

L95.6 : Tombol untuk simpan data.

L95.7 : Tombol untuk hapus data.

L95.8 : Tombol untuk kembali ke menu.

M. ABOUT BENGKEL

Keterangan pembuat sistem NIS Service.


Gambar M. About Bengkel

N. KELUAR

Menu untuk keluar dari sistem.


MANUAL BOOK NIS – SERVICE DEALER - .:: IT Department ::.it.nasmoco.com/download/NIS-Service/MANUAL...

Documents

Transcript of MANUAL BOOK NIS – SERVICE DEALER - .:: IT Department ::.it.nasmoco.com/download/NIS-Service/MANUAL...