MANUAL BOOK APLIKASI PT ASAKTA 

 

 

 

 

 

 

 

2012  

DAFTAR ISI 

1. Daftar Pembagian User 2. Hak Akses User 3. Tampilan menu 4. Proses Setiap user 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PEMBAGIAN USER 

Pada aplikasi ini user di bagi menjadi 4 type 

a. Admin b. Validasi c. Asisten d. Check e. Akuntansi 

 

HAK AKSES USER 

a. User dengan type admin dapat mengakses semua menu yang ada pada aplikasi b. User dengan type validasi hanya dapat mengakses pada menu validasi saja c. User dengan type asisten hanya dapat mengakses pada menu asisten saja d. User dengan type check hanya dapat mengakses pada menu check saja e. User dengan type akuntansi hanya dapat mengakses pada menu akuntansi saja 

 

TAMPILAN MENU 

Menu pada aplikasi mempunyai tampilan bar dan shortcut 

1. Menu tampilan Bar 

  

2. Menu ShortCut 

 

Untuk menu ADMIN berisi  inputan MASTER data proses nya hanya  INPUT, UPDATE, DELETE dan masing‐masing menu sudah di buat valid sehingga menghindari kesalahan  input karakter data sesuai jenis karakter yang boleh di masukan ke dalam database. 

Contoh: 

 Untuk data NAMA di pastikan menggunakan string (huruf) akan otomatis hanya bisa di  input menggunakan huruf 

Untuk data jenis angka di pastikan hanya bisa di input menggunakan angka. 

Untuk setiap jenis tampilan menu data master berikut ini sebagian yang perlu di perhatikan. 

 

1. Data USER 

  

2. Data JENIS USER 

  

3. Data BANK 

  

Untuk data bank perlu di perhatikan pengisian data agar tidak salah 1. Kolom Nama Bank di buat maksimal 10 karakter saja 2. Terutama perhitungan BIAYA, POTONGAN LUAR, dan POTONGAN ATM dalam nilai 

nominal 10 an 3. Kolom Batas ATM adalah batas maksimal kartu ATM bisa mentransfer uang pada 

mesin ATM  

4. Data REKENING 

  

   Yang perlu di perhatikan adalah Kolom Status Pake = 1. Kartu ATM sedang digunakan, tidak bisa untuk proses. 0 Kartu ATM bisa digunakan. 

Supaya Kartu ATM bisa gunakanan dalam proses transfer, harus di kondisikan menjadi “ 0 “ 

PROSES LOGIN 

Untuk menjalankan aplikasi ini user sebelunya di haruskan logins sesuai dengan akun masing‐masing. Tampilan login : 

 

Gambar 1. Memeilih Menu Proses data atau Akuntansi 

 

Gambar 2. Tampilan login 

 

Gambar 3. Memilih Jenis user login 

 

 

 

 

PROSES KERJA USER VALIDASI 

Untuk user dengan type validasi proses kerja sesuai dengan menu validasi sebagai berikut: 

1. Setelah login sesuai type user kemudian usert pertama kali menjalankan menu import data baru, yaitu meng  import data dari bentuk  format excel  (file dari email ke dalam format database yang ada pada aplikasi) dengan cara menjalankan menu import. 

Yang  perlu  di  perhatikan  adalah  format  data  excel  harus  di  sesuaikan  agar  tidak  terjadi kesalahan. Format yang benar adalah 

1. File excel tidak boleh mengandung baris kosong 2. Header file excel di hapus 3. Judul kolom‐kolom excel harus di sesuaikan sehingga formatnya sebagai berikut 4. Nama SHEET excel harus SHEET1 

 

 

Gambar 4. Judul Kolom dan nama Sheet harus sesuai sistem 

 

Gambar 5. Menu user validasi Import 

Langkah proses validasi data

1. Pilih tombol import   akan muncul window import data 2. Pilih Tanggal Data, Hari, Company dan Transfer pada tampilan layar 

 

 Gambar 6. Tampilan Menu Import 

 3. Tekan Tombol Lanjut, muncul menu untuk memilih file excel 

 

Gambar 7. Memilih data file excel 

4. Pilih File excel yang akan di import ke database, kemudian pilih tombol OPEN 5. Pilh Tombol Lanjut sampai muncul proses import 

 Gambar 8. Proses Import 

6. Jika selesai tekan tombol SELESAI  

Langka selanjutnya adalah memvalidasi data. Tekan tobol validasi   1. Kemudian akan mucul window proses validasi, tekan tombol mulai seperti gambar di 

bawah 

 Gambar 9. Proses Validasi data 

 2. Jika selesai Proses validasi normal, data tidak ada yang salah window akan menutup. 3. Jika validasi Menemukan data salah maka akan muncul proses secara manual. 

 Gambar 10. Validasi menemukan data tidak valid, “Nama Bank Tidak dikenal” 

 4. Jika menemukan data tidak valid, pilihanya adalah a. menambah data bank baru,  atau 

b. merubah data sesuaikan dengan data bank. 

a. Merubah data bank tekan tombol bank   muncul window Input Bank 

 Gambar 11. Input data bank 

Isi data bank sesuai ketentuan lalu simpan  

b. Jika merubah data keluar dari window valid dan update data dengan cara pilih baris data kemudian double click data yang di pilih 

  

Gambar 12. Pilih baris data, edit data pada window Kemudian Simpan.  

5. Validasi data selesai.  Catatan: Gunakan Pengurutan data untuk memudahkan pencarian data dengan cara click pada judul kolom. 

 

Gambar 13. Pengurutan data sesuai judul kolom tabel   

 

Proses  selanjutnya  adalah  rekapitulasi data, pilih  tombol REKAP  ,  kemudian muncul window rekap 

 

Gambar 14. Hasil Rekapitulasi data. 

Jika data semua benar, tekan tombol VALID. 

Namun jika ada data dengan kondisi bank tidak di kenal, atau data bank belum terdaftar maka data harus di EDIT kembali atau pada data bank di database kita tambahkan data bank sesuai data tersebut kemudian lakukan proses Validasi Ulang. 

 

Gambar 15. Data bank tidak dikenal. 

Langkah selanjutnya adalah mencetak rekapitulasi data, pilih tombol cetak 

 

  

 Gambar 16. Tampilan menu cetak rekap data per transaksi email 

  

Selanjutnya pilih tombol PINDAH untuk melanjutkan proses  

 Gambar 17. Proses pemindahan data 

Jika membutuhkan rekapitulasi total perhari tekan tombol TOTAL 

 

Gambar 18. Rekap PerHari 

Kemudian akan muncul window pilihan TANGGAL dan akan mencetak rekap per tanggal 

 

Gambar 19. Memilih pencetakan rekap per tanggal 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Langkap Menu Proses Data Valid

Setelah data di pindahkan selanjutnya pilih MENU DATA VALID, kemudian proses pembagian data  ke  dalam  kartu  atm,  pilih  menu  KARTU.  Pastikan  sebelumnya  kondisi  kartu  siap digunakan. Indikator kartu siap pakai adalah status “0”. Lihat di menu REKENING  

 

Gambar 20. Mengembalikan posisi status siap pakai kartu ATM 

Menu Rekening dijalankan oleh USER ADMIN.  

Pilih Tombol KARTU untuk Memulai 

 

Gambar 12. Proses pembagian data ke dalam kartu ATM 

Untuk memasukan data ke dalm kartu ATM bisa secara a. AUTO atau b. memilih satu persatu data rekap.  

a. Pilih tombol AUTO jika memasukan data ke dalam kartu secara otomatis b. Pilih baris data dengan doubleclick setiap baris satu persatu 

Tombol RESET untuk mengulang proses. Tombol REFRESH untuk memastikan data sudah siap atau belum untuk proses selanjutnya. Jika data sudah siap maka tombol VALID akan aktif dan proses bisa dilanjutkan. 

 

Gambar 21. Kondisi Kartu ATM sudah terisi 

Pastikan semua baris data sudah terisi dengan Kode Kartu pada kolom KODE_KARTU. Artinya proses siap di lanjutnkan 

 

 

 

 

 

 

Proses pembagian data ke asisten untuk di kirim ke ATM, pilih menu ATM dan akan  tampil menu berikut: 

 Gambar 22. Proses pembagian Kartu ATM kepada semua Asisten 

Proses Tombol nya adalah: 

1. Pilih Tombol ATM 2. Pilih NAMA ASISTEN 3. Pilih NAMA BANK 4. Tekan Tombol PINDAH 

Lakukan proses perulangan untuk pembagian ke semua asisten sampai kondisi SELESAI. 

 

Gambar 23. Pembagian tugas ke Asisten Selesai 

Tekan tombol TUTUP untuk Selesai. 

1

2

3

4

PROSES KERJA USER TYPE ASISTEN  

User asisten akan melaksanakan proses setelah menerima data dari user validasi. Setelah login user di minta untuk mencetak data. 

         

Gambar  24. Menu user asisten 

Proses Menu User: 

1. Data Payroll 

 Gambar 25. Menu Payroll 

Langkah‐langkah: a. Pilih BANK b. Pilih Tombol PILIH 

12 3

c. Pilih Tombol VALID Kemudian akan muncul window Validasi data payroll 

 Gambar 26. Menu Payroll 

Proses validasi i. Pilih tombol CEK 

Hasil akan muncul setelah pembacaan data, jika data banyak proses akan lama.  ‐ Jika selesai tombol BEDA dan CETAK akan aktif. ‐ Jika data benar, data payroll dan data rekening sama Tekan tombol TUTUP ‐ Jika indikator tidak ada data yang berbeda Tombol BEDA dan CETAK 

tidak aktif, Tekan tombol TUTUP ii. Pilih tombol BEDA untuk membuat laporan EXCEL data berbeda iii. Pilih tombol CETAK untuk mencetak data berbeda dengan format Kertas 

 d. Pembuatan data payroll  dengan format EXCEL. Setelah data di validasi selesai 

kembali ke window utama payroll dan pilih Tombol EXCEL untuk membuat File EXCEL payroll 

  

 Gambar 27. Hasil Proses EXCEL 

 Hasil proses dalam bentuk File Excel   

2. Data Cetak Proses Pencetakan data oleh User ASISTEN 1. Pilih menu Manajemen Data Cetak 2. Pilih Tombol CETAK 3. Pilih  TANGGAL, NAMA COM, NO TRANSAKSI, dan NAMA BANK 4. Pilih Tombol CETAK 

Selengkapnya ada dalam gambar berikut: 

 

Gambar 28 Proses Pencetakan Data Oleh ASISTEN 

Data sebelum dicetak ditampilkan di layar monitor 

 

Gambar 29. Print Preview data sebelum di cetak 

1 

2 

3 

4 

 

Gambar 30. Pilih Tombol Cetak, Pilih Printer 

Setelah selesai data di pindahken ke proses ceklist 

 

 

Gambar 31. Memindahkan data cetak ke data checlist 

1 

2 

3 

 

3. Data Check 1 

             Proses  selanjutnya  adalah pindahkan data  yang  sudah diproses pengiriman  ke menu ceklist.  

1. Data yang sudah  terkirim melalui ATM kepada  rekening penerima, selanjutnya di cek kembali data yang terkirim dan data gagal terkirim untuk disimpan sebagai data. 

2. Tampilan menu ceklist asisten  Proses Menu Ceklist i. Pilih Menu Manajemen Data Check1 ii. Pilih TANGGAL, COM, TRANSAKSI, BANK iii. Pilih Tombol TAMPIL iv. CEKLIST data pilihan v. Pilih Tombol SIMPAN 

 

  

Gambar 20. Menu ceklist asisten  Setelah memilih menu  check  akan muncul  tampilan  berkut  di  atas, pilih  data  sesuai TANGGAL, NAMA COMPANY, NO TRANSAKSI dan nama BANK, click tombol TAMPIL  Selanjutnya beri tanga check pada data yang di pilih, setelah yakin semua data benar maka pilih tombol SIMPAN.  Data yang sudah benar dan diberi  tanda check setelah di clik  tombol simpan akan di beri tanda angka 1 pada kolom CHECK1.   

1 

2 3 

5 

4 

  

Gambar 21. Data terkirim dan benar sudah di check  

3. Proses kerja asisten selesai 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PROSES KERJA USER CHECK  User check akan bekerja setelah menerima data dari asisten. Setelah login 

 

   

Proses Kerja USER CHECK 

1. Pilih Menu Data Ceheck 2 2. Pilih TANGGAL, COM, TRANSAKSI, BANK 3. Pilih Tombol TAMPIL 4. Checklist Data pilihan 5. Tekan Tombol SIMPAN 

  

Gambar 23. Menu user check  

1 2 

3 

4 

5 

Tampilan menu check. Pilih menu  DATA  CHECK  2,    pilih  TANGGAL,  NAMA  COM,  TRANSAKSI,  dan  NAMA  BANK. Setelah data di pilih  akan muncul data  sesuai pilihan, dengan  kondisi pada  kolom CHECK1 sudah tertandai (angka 1) hasil dari proses oleh ASISTEN  Tugas user check adalah member tanda kembali dengan check pada kolom CHECK2 data yang sudah tekirim dan benar. Hasilnya adalah setelah diberi tanda check dan pilih tombol SIMPAN Akan tampil sebagai berikut:  

  

Gambar 26. Hasil proses check ke dua Mencetak data gagal Data gagal adalah  jika  tanda CHECK2  tidak bertanda  “1” maka data  sudah dipastikan gagal terkirim. Maka perlu di verifikasi kembali ke pengirim dalam hal  ini adalah pihak  luar negeri. Untuk mencetak daga gagal maka pilih tombol GAGAL Akan muncul tampilan cetak semua data yang gagal.  

 

   

Pindahkan data yang sudah dip roses ke data backup dengan menekan tombol PINDAH  

  

 Proses kerja user check selesai