Manajemen Scope Proyek

download Manajemen Scope Proyek

of 21

Embed Size (px)

description

Scope mengacu kepada semua pekerjaan tercakup dalam pembuatan produk-produk proyek dan proses-proses yang digunakan untuk menghasilkannya. Ruang-lingkup mendefinisikan apa yang akan dan tidak akan dikerjakanDeliverables adalah produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek seperti hardware atau software, dokumen perencanaan atau catatan meetingTim proyek dan stakeholders harus punya pemahaman yg sama tentang produk-produk yang akan dihasilkan dari proyek dan bagaimana mereka dibuat

Transcript of Manajemen Scope Proyek

  • Chapter 5:Manajemen Scope Proyek

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • What is Project Scope Management?Scope mengacu kepada semua pekerjaan tercakup dalam pembuatan produk-produk proyek dan proses-proses yang digunakan untuk menghasilkannya. Ruang-lingkup mendefinisikan apa yang akan dan tidak akan dikerjakanDeliverables adalah produk yang dibuat sebagai bagian dari proyek seperti hardware atau software, dokumen perencanaan atau catatan meetingTim proyek dan stakeholders harus punya pemahaman yg sama tentang produk-produk yang akan dihasilkan dari proyek dan bagaimana mereka dibuat

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Proses Manajemen Scope Proyek (1)Perencanaan Scope: menentukan bagaimana scope didefinisikan, diverifikasi, dikontrol dan bagaimana WBS dibuat. Output : rencana manajemen scopeDefinisi Scope: review piagam proyek dan pernyataan scope awal hasil dari proses inisiasi dan menambahkan informasi sesuai dengan perkembangan. Output : pernyataan scope proyek, permintaan perubahan, update rencana manajemen scope proyekPembuatan WBS : membagi deliverable proyek utama menjadi komponen yang lebih kecil dan mudah di-manage. Output : WBS, kamus WBS, garis dasar scope, permintaan perubahan, update rencana manajemen scope proyek

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Proses Manajemen Scope Proyek (2)Verifikasi Scope: formalisasi penerimaan scope proyek. Output : deliverable yang sudah disetujui, permintaan perubahan, rekomendasi langkah perbaikanPengendalian Perubahan Scope: mengendalikan perubahan scope proyek. Output : permintaan perubahan, rekomendasi langkah perbaikan, update pernyataan scope proyek, WBS dan kamus WBS, garis dasar scope, rencana manajemen proyek, dan aset proses organisasi

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Perencanaan Scope dan Pernyataan ScopePernyataan Scope adalah dokumen yang digunakan untuk membangun dan mengonfirmasikan pemahaman umum akan scope proyek, yang mencakup :Justifikasi proyekDeskripsi singkat dari produk-produk proyekRingkasan dari semua deliverablesPernyataan tentang apa yang menjadi tolok ukur keberhasilan proyekLihat File Pernyataan Scope.doc

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Definisi ScopeSetelah selesai dengan perencanaan scope, langkah selanjutnya adalah mendefinisikan pekerjaan lebih lanjut dengan memilah dan memecahnya menjadi komponen kecil yang mudah di-manageDefinisi scope yang baik:Membantu meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya dan sumber dayaMendefinisikan garis dasar untuk pengukuran performa dan pengendalian proyekMembantu mengkomunikasikan tanggung-jawab pekerjaan yang jelas

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • The Work Breakdown Structurework breakdown structure (WBS) adalah pengelompokan pekerjaan-pekerjaan yang tercakup dalam proyek yang mendefinisikan scope keseluruhan dari proyekWBS adalah dokumen fundamental dalam manajemen proyek karena WBS menjadi basis bagi perencanaan dan manajemen jadwal proyek, biaya dan perubahan

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Sample Intranet WBSOrganized by Product

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Sample Intranet WBSOrganized by Phase

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Table 5-3. Intranet WBS in Tabular Form1.0 Concept1.1 Evaluate current systems1.2 Define Requirements1.2.1 Define user requirements1.2.2 Define content requirements1.2.3 Define system requirements1.2.4 Define server owner requirements1.3 Define specific functionality1.4 Define risks and risk management approach1.5 Develop project plan1.6 Brief Web development team2.0 Web Site Design3.0 Web Site Development4.0 Roll Out5.0 Support

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Figure 5-8. Intranet WBS and Gantt Chart in Project 2000

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Figure 5-9. Intranet WBS and Gantt Chart Organized by Project Management Process Groups

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Table 5-4: Executing Tasks for JWD Consultings WBS

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Pendekatan pembuatan WBSMenggunakan petunjuk/guidelines: Beberapa organisisa menyediakan petunjuk bagaimana menyiapkan WBSPendekatan Analogi: Review WBS dari project yang mirip dan sesuaikan dengan kebutuhan proyek andaPendekatan top-down: Mulai dari item-item pekerjaan terbesar dan kemudian memecahnyaPendekatan bottom-up: Mulai dari pekerjaan detil dan bergerak ke atasPendekatan pemetaan-pikiran: Tuliskan pekerjaan-pekerjaan dalam format non-linear dan kemudian buat struktur WBS-nya

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Sample Mind-Mapping Approach

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Prinsip dasar dlm pembuatan WBS1. Suatu unit pekerjaan hanya boleh muncul dalam satu tempat dalam WBS2. Isi pekerjaan dari suatu item WBS adalah item-item WBS di bawahnya3. Suatu item WBS adalah tanggung-jawab dari satu individu walaupun mungkin ada banyak orang bekerja untuk item tersebut4. WBS harus konsisten dengan bagaimana pekerjaan itu sebenarnya akan dilakukan 5. Anggota tim proyek harus turut serta dalam pembuatan WBS untuk menjamin konsistensi6. Setiap item WBS harus didokumentasikan untuk menjamin pemahaman yang tepat akan scope pekerjaan yang tercakup dan tidak tercakup dalam item WBS tersebut7. WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tidak bisa dihindari walaupun perubahan tersebut tetap harus dikendalikan*Cleland, David I. Project Management: Strategic Design and Implementation, 1994

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Verifikasi dan Pengendalian Perubahan ScopeSangat sulit untuk membuat pernyataan scope yang baik dan WBS untuk suatu proyekDan jauh lebih sulit untuk memverifikasi scope proyek dan meminimalisasi perubahan scopeBanyak proyek IT mengalami kegagalan akibat scope creep dan verifikasi scope yang buruk. Contoh :FoxMeyer Drug, perusahaan obat2an dinyatakan bangkrut setelah adanya scope creep dalam penggudangan menggunakan robot

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Factors Causing IT Project Problems

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Saran untuk meningkatkan input dari UserMembuat proses seleksi proyek yang baik dan menyarankan sponsor proyek harus dari user organisasiLibatkan user dalam proyek dan beri tugas dan peran yang pentingLakukan pertemuan/meeting secara rutinSampaikan sesuatu pada users dan sponsor secara regulerTempatkan user dan developer di tempat yang sama

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Saran untuk mengurangi kebutuhan yang kurang lengkap dan berubahBuat dan ikuti proses manajemen requirementGunakan teknik seperti prototyping, use case modeling, and JAD untuk memancing keterlibatan user secara lebih baikTuliskan kebutuhan(requirement) dan selalu lakukan update kalau ada perubahanSiapkan testing yang cukup dan lakukan testing sepanjang siklus hidup proyekReview perubahan dari perspektif sistemTekankan pentingnya tanggal penyelesaian untuk membantu fokus terhadap apa yang paling pentingAlokasikan sumberdaya khusus untuk menangani permintaan perubahan

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5

  • Menggunakan software u/ membantu manajemen scope proyekSoftware pengolah kata membantu pembuatan dokumen-dokumen terkait scopeSpreadsheets membantu melakukan perhitungan finansial, membuat models skor dengan pembobotan dan membuat chart dan grafikSoftware komunikasi seperti e-mail and the Web membantu klarikasi dan pengkomunikasian informasi scopeSoftware Manajemen proyek membantu pembuatan WBS, basis bagi pekerjaan dalam Gantt ChartAda Sofware khusus yang bisa digunakan untuk Balance Score Card,membuat pemetaan pikiran, dan mengelola requirements.

    IT Project Management, Third Edition Chapter 5