Manajemen Proyek SI BSI Baru

download Manajemen Proyek SI BSI Baru

of 51

  • date post

    17-Jul-2015
  • Category

    Documents

  • view

    4.038
  • download

    11

Embed Size (px)

Transcript of Manajemen Proyek SI BSI Baru

PERTEMUAN 1 KONSEP DASAR PROYEK DAN PROYEK SISTEM INFORMASI

PENDAHULUAN Pengertian proyek dan sistem informasi Konsep sistem informasi Kompetensi manager proyek PROYEK Secara umum pengertian proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumberdaya yang terhimpun dalam suatu wadah (organisasi) tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya atau untuk mencapai sasaran tertentu.Perlingkupan menegosiasi Lingkup Penutupan Menilaian dan Pembelajaran Proyek Pengontrolan Memonitor dan Mengontrol Kemajuan

Perancangan Mengidentifikasikan Tugas

Perkiraan Mengistimasikan Waktu Tugas

Pengarahan Mengarahkan Usaha Tim

Penjadwalan Menentukan Ketergantungan Antar Tugas Pengorganisasian Menempatkan Sumber Usaha

Siklus Hidup Proyek

SIKLUS HIDUP PROYEK 1. Fase Pelingkupan Fase menentukan batasan sebuah proyek. Proses negosiasi lingkup proyek mendominasi fase ini. Hasil proses negosiasi lingkup proyek dituangkan dalam sebuah statement of work atau pernyataan kerja 2. Fase Perencanaan Fase mengidentifikasikan tugas-tugas yang terlibat dalam proyek. Merinci tugas menjadi tingkatan-tingkatan tugas. Hasil proses identifikasi tugas adalah Work Breakdown Structure atau struktur rincian tugas 3. Fase Perkiraan Fase memperkirakan waktu masing-masing tugas 4. Fase penjadwalan Fase menentukan ketergantungan antar tugas yang membangun proyek secara keseluruhan

1

5. Fase pengorganisasian Fase menempatkan sumber daya pada masing-masing tugas dan menyeimbangkan (leveling) sumber daya 6. Fase Pengarahan Dilakukan pada saat implementasi proyek. Implementasi proyek perlu pengarahan tim akan rencana yang telah disepakati sehingga proyek dapat diselesaikan secara optimal 7. Fase Pengontrolan Fase memonitor dan mengontrol kemajuan proyek. Menyampaikan laporan pengembangan proyek dan perubahan proyek 8. Fase Penutupan Fase menilai hasil akhir proyek dan masukan atau pengalaman yang didapat yang akan berguna bagi proyek-proyek selanjutnya PENGERTIAN SISTEM INFORMASI Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. DELIVERABLE adalah suatu nilai yang dihasilkan oleh tim manajemen proyek sesuai jadwal, disampaikan kepada sponsor, komite pengkaji, klien penting atau pihak-pihak lain yang berkepentingan, sering dalam bentuk suatu rencana, laporan, prosedur yang belum ditulis, produk atau jasa SASARAN adalah suatu hasil yang diinginkan; sesuatu yang bernilai untuk diperjuangkan; tujuan yang harus dicapai dari suatu proyek; alasan dilaksanakannya sebuah proyek. KONSEP PROYEK SISTEM INFORMASI Konsep proyek sistem informasi ditekankan pada empat faktor, yaitu : manusia, produk, proses, proyek. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajemen manusia (a people management capability maturity model / PMCMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim Manajemen proyek yang efektif dipengaruhi oleh 4 faktor : manusia, produk proses dan proyek MANUSIA A People Management Capability Maturity Model /Model Kematangan Kemampuan Manajemen Manusia/ PM-CMM mendefinisikan hal berikut ini : Seleksi Management Performance/manajemen unjuk kerja Recruiting/rekruitmen Training/pelatihan Kompensasi

2

Pengembangan Karir Organisasi Perancangan Kerja Pengembangan Tim

PRODUK Tentukan ruang lingkup Tentukan obyektif produk Definisikan solusi alternatif PRODUK Produk scope harus ditentukan dan dibatasi Software scope Context Obyektif informasi Fungsi dan performa Data Kuantitatif Jumlah user Maximum response time Algoritma yang dipakai PROSES Aktifitas layar kerja dari pengembangan software ditentukan Berbagai tugas-tugas, milestone, produk kerja dan poin-poin mengenai quality assurance dibahas. KERANGKA WAKTU adalah jadwal waktu yang menunjukkan saat mulai dan selesainya setiap subtugas, tugas, tahap atau keseluruhan proyek MILESTONE adalah suatu kegiatan, tindakan, peristiwa penting yang sengaja diadakan atau suatu titik waktu tertentu dalam sebuh proyek. PROYEK Pada tahun 1998 menunjukkan bahwa sebanyak 26 % proyek software gagal dalam membuat produk softwarenya dan sebanyak 46% mengalami pembengkakan biaya dan perpanjangan jadwal penyelesaian proyek yang dibangunnya Masalah gagal dan suksesnya sebuah proyek KOMPETENSI YANG HARUS DIMILIKI MANAJER PROYEK KOMPETENSI PENCAPAIAN BISNIS KOMPETENSI PENJELASAN Kesadaran bisnis Orientasi rekan bisnis BAGAIMANA MENDAPATKANNYA? Mengikat tiap proyek Pengalaman bisnis sistem pada visi, misi dan tujuan organisasi Menjaga keterlibatan para Pengalaman bisnis manajer & user selama 3

Komitmen pada kualitas

proyek Memastikan tiap proyek Pengalaman bisnis sistem berkontribusi pada harapan kualitas organisasi secara keseluruhan

KOMPETENSI PENGARUH KOMPETENSI PENJELASAN

BAGAIMANA MENDAPATKANNYA? Kesadaran antarpersonal Memahami, mengenal Dapat dipelajari di matakuliah, dan bereaksi pada tetapimembutuhkan motivasi serta tingkah pengalamanbisnis laku antar personal Kesadaran organisasi Memahami politik Pengalaman bisnis organisasi dan bagaimana menggunakannya dalam proyek Antisipasi Impact Memahami implikasi Manajemen proyek dan keputusan-keputusan pengalaman bisnis proyek serta mengelola harapan-harapan dan risiko Banyak Menggunakan Dengan keterampilan Pengalaman bisnis Pengaruh memperoleh kerjasama serta konsensus para manajer, user dan ahli teknologi KOMPETENSI MANAJEMEN MANUSIA KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA MENDAPATKANNYA? Memotivasi Orang Lain Memimpin dan Pengalaman bisnis mengarahkan orang lain untuk mengatasi perbedaan-perbedaan serta meraih tujuan proyek sebagai sebuah tim Ketrampilan Komunikasi Berkomunikasi secara Dapat dipelajari di matakuliah, efektif, lisan atau tulisan tetapi membutuhkan dalam konteks pengalaman bisnis pertemuan, presentasi, memo dan laporan Mengembangkan orang Memastikan para anggota Pengalaman bisnis lain tim proyek menerima tugas, pelatihan, supervisi dan umpan balik performa yang cukup untuk menyelesaikan proyek Memonitor & mengontrol Mengembangkan Peralatan dan teknik-teknik rencana, jadwal dan manajemen proyek, tetapi anggaran proyek. Secara membutuhkan pengalaman berkesinambungan proyek

4

memonitor perkembangan & membuat penyesuaian jika diperlukan KOMPETENSI MANAJEMEN DIRI (SELF MANAGEMENT) KOMPETENSI PENJELASAN BAGAIMANA MENDAPATKANNYA? Kepercayaan Diri Secara konsisten Pengalaman bisnis membuat dan mempertahankan keputusan-keputusan dengan kepercayaan diri kuat dalam proses dan atau fakta Manajemen Stress Bekerja efektif di bawah Pengalaman bisnis tekanan Kepedulian pada Secara konsisten dan jujur Pengalaman bisnis kredibilitas menyampaikan janji-janji dan solusi-solusi. Mempertahankan pertukaran teknis atau bisnis di lapangan jika diperlukan fleksibilitas Mampu menyelesaikan Pengalaman bisnis proses, gaya manajemen atau pembuatan keputusan berdasarkan situasi dan masalahmasalah yang tidak terantisipasi

5

PERTEMUAN 2 MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI Pengertian manajemen proyek Fungsi-fungsi manajemen proyek Manajemen proyek sistem informasi Penjadwalan proyek sistem informasi

PROYEK, PROSES, MANAJEMEN PROYEK PROYEK Urutan aktifitas yang harus diselesaikan tepat waktu, sesuai anggaran dan berdasarkan spesifikasi PROSES MANAJEMEN Aktifitas mendokumentasi, mengelola dan secara terus menerus memperbaiki proses pengembangan sistem MANAJEMEN PROYEK Merupakan proses melingkupi, merencanakan, menyediakan staf, mengorganisasi, mengarahkan dan mengontrol pengembangan sebuah sistem yang dapat diterima dengan biaya minimal dan selama jangka waktu tertentu PROYEK, PROGRAM dan OPERASI OPERASI : Kegiatan atau rutinitas sehari-hari PROYEK : Menghasilkan sesuatu yang baru PROGRAM : Mengulang proyek APAKAH PROYEK ITU ? Urutan kegiatan atau tugas Terdiri dari sumber-sumber daya Menghasilkan tujuan atau obyektif Menghasilkan sesuatu yang baru PROYEK YANG GAGAL Tidak memenuhi keinginan user Implementasi tidak sesuai jadwal Sistem tidak efektif Pengerjaan melebiho jadwal yang ditentukan Budget yang melebihi target MENGAPA PROYEK GAGAL? Spesifikasi yang tidak jelas Perubahan dalam batasan sistem Terjadi ketidak sepakatan antar stakeholder Perencanaan yang buruk Kurangnya menguasai seni manajemen proyek Dokumentasi yang sangat minim Komunikasi yang kurang baik Kualitas yang rendah dan performa yang minim Tidak cukup sumber daya FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PROYEK

6

Memfokuskan diri pada uraian aspek internal (inward looking). Pembahasan lebih diarahkan pada uraian mengenai aktivitas-aktivitas manajemen berupa planning, organizing, actuating dan controlling. Di samping itu akan diuraikan pula unit kerja manajemen proyek yang meliputi fungsi keuangan, sumber daya manusia, logistik, produksi dan pemeliharaan proyek. NEGOSIASIKAN RUANG LINGKUP PROYEK Scope proyek atau batasan proyek merupakan wilayah bisnis sebuah proyek. Termasuk jawaban 5 (lima) pertanyaan berikut ini : Produk ; Apa yang anda inginkan? Kualitas ; Seberapa bagus barang yang anda inginkan? Waktu ; Kapan anda menginginkannya? Biaya ; Seberapa banyak ada bersedia membayar? Sumber Daya ; Sumber daya apa yang anda bersedia atau mampu berikan? TENTUKAN SUMBER DAYA People ; termasuk semua sistem owner, user, analysts, desainers, builders, external agents dan clerical help yang akan terlibat dalam sebuah proyek Services ; termasuk service seperti review kualitas yang d