GAMBARAN UMUM PLAZA BINTARO JAYA

Bintaro Jaya merupakan sebuah kawasan dinamis yang terus berkembang dari segi bisnis

dan gaya hidup. Permintaan pusat perberbelanjaan di daerah Bintaro Jaya terus berkembang

dari tahun ke tahun seiring dengan peningkatan keinginan dan daya beli masyarakat.

Peningkatan kemampuan ekonomis masyarakat tersebut membuat kebutuhan belanja dan

hiburan telah menjadi kebutuhan yang tidak terpisahkan dari kehidupan masyarakat sehari-

hari.

Dalam pandangan dan gaya hidup masyarakat yang seperti itu, PT. Jaya Real Properti,

Tbk membangun Plaza Bintaro Jaya. Saat mulai beroperasi pada tahun 1993, pusat

perbelanjaan ini telah mampu memenuhi kebutuhan belanja, hiburan dan gaya hidup

masyarakat di daerah Bintaro dan sekitarnya. Selain itu, dalam waktu 15 tahun, keberadaan

Plaza Bintaro Jaya telah dikenal luas oleh masyarakat yang tinggal di Pamulang, Ciputat,

Serpong, Tangerang dan Jakarta.

Plaza Bintaro Jaya terletak di Jalan Bintaro Utama IIIA, Bintaro Jaya Sektor 3, Kelurahan

Pondok Karya, Kecamatan Pondok Aren, Kota Tangerang Selatan, Banten. Pusat

perbelanjaan yang berada di bawah naungan PT. Jaya Real Properti, Tbk ini memiliki tanah

seluas 64.343,40 m2 dan bangunan seluas 32.039,95 m2. Plaza Bintaro Jaya memiliki 5

bangunan yang terdiri atas 1 bangunan utama 3 lantai dan 4 bangunan tambahan yang

digunakan oleh Pizza Hut, Tamani Cafe, Total Buah, dan Bakmi GM.

Plaza Bintaro Jaya memiliki total luas lantai sewa sebesar 20.754,37 m2 dan menyediakan

berbagai fasilitas seperti AC, Telepon Umum, Eskalator, Lif (barang), Sistem Pemadam

Kebakaran, Sound Sistem, taman, dan areal parkir yang sangat luas.

Dalam rangka meningkatkan kepuasan konsumen, Plaza Bintaro Jaya telah menghadirkan

penyewa-penyawa besar dan terkenal seperti toko buku Gramedia seluas 2,290.15 m2 pada

lantai 1 dan 2, Cahaya Dept.Store yang menempati area seluas 3,443.5 m2 pada lantai 1, Hero

Supermarket seluas 1,848.26 m2 pada lantai 1, Toy's City seluas 436,60 m2 pada lantai 2,

Pojok Busana Dept Store seluas 480,20 m2 pada lantai 2, Rumah Kita (Home Appliance)

seluas 535,35 m2 pada lantai 2, dan Cineplax 21 seluas 1,474.00 pada lantai 2 dan 3.

Plaza Bintaro Jaya juga selalu berinovasi dalam penambahan penyewa dengan cara

menghadirkan penyewa-penyewa terkenal untuk menyempurnakan gaya hidup dan

memenuhi kebutuhan kuliner masyarakat melalui kehadiran Tamani kafe, Pizza HUT,

Wendy's, KFC, Red bean, Hanamasa, Brad Talk, J.Co., American Hamburger, dan

sebagainya.

PELAKSANAAN MANAJEMEN PROPERTI PADA PLAZA

BINTARO JAYA

A. VISI, MISI DAN TUJUAN PERUSAHAAN

Plaza Bintaro Plaza berada di bawah kepemilikian PT Jaya Real Property, Tbk yang

memiliki Visi dan Misi sebagai berikut:

Visi: “Menjadi salah satu pengembang dan pengelola properti terbaik di Indonesia”

Misi:

1. Mencapai pertumbuhan pendapatan di atas rata-rata pertumbuhan industri Real Estate

dan Properti di Indonesia.

2. Memberi produk dan pelayanan yang bermutu yang memuaskan konsumen.

3. Membangun sumber daya manusia yang berkualitas dan iklim kerja yang baik untuk

mencapai kinerja yang tinggi.

4. Mengoptimalkan produktivitas seluruh sumber daya yang dimiliki demi manfaat

konsumen, pemegang saham dan karyawan.

5. Peduli pada aspek sosial dan lingkungan di setiap unit usaha.

Kebijakan Mutu: “Perusahaan menempatkan kepuasan konsumen sebagai prioritas

utama”

Sasaran Mutu:

1. Pertumbuhan pendapatan di atas rata-rata industri Real Estate dan Properti di

Indonesia.

2. Meningkatkan Indeks Kepuasan Konsumen (IKK) sebesar 5% setiap tahun.

3. Meningkatkan Indeks Kepuasan Kerja Karyawan (IKKK) sebesar 5% setiap tahun.

4. Laba bersih di atas rata-rata industri Real Estate dan Properti di Indonesia.

Ruang lingkup kegiatan perusahaan adalah pengembangan kota (urban development)

yang meliputi pengembangan kawasan perumahan dan industri, pembangunan

infrastruktur dan fasilitas umum, penyediaan jasa-jasa pendukung, serta melakukan

investasi, baik langsung dan tidak langsung melalui perusahaan anak maupun patungan

dengan pihak-pihak lain. Pada saat ini kegiatan Perusahaan terutama adalah

pembangunan perumahan di daerah Selatan Jakarta, pengelolaan usaha properti dan

penyediaan jasa-jasa penunjang lainnya.

Tujuan pendirian Plaza Bintaro Jaya adalah mengembangkan investasi di bidang

usaha retail dalam rangka menyediakan fasilitas penunjang kawasan perumahan Bintaro

Jaya.

Berdasarkan visi dan misi dari pembangunan Bintaro Plaza tersebut, maka dibentuk suatu

manajemen properti yang bertujuan untuk:

1. Mengelola investasi

Dalam mengelola investasi, Manajer properti harus memastikan bahwa nilai dari

properti yang dikelolanya tidak mengalami penurunan dan bahkan sebaliknya

nilainya terus bisa naik. Nilai sebuah properti dapat diformulasikan sebagai

berikut:

Nilai = Pendapatan operasional bersih setahun (NOI) x (1/i)

Keterangan :

NOI = pendapatan kotor setahun – biaya operasional setahun

i = tingkat kapitalisasi dari properti tersebut

Tolok ukur atau performance investasi dapat diukur dengan menggunakan besaran

dari tingkat hasil yang akan diperoleh (yield). Semakin tinggi yield dari suatu

investasi, maka semakin tinggi risiko dan tingkat pengembalian (risk & retun)

yang akan diperoleh. Yield dapat diformulasikan sebagai berikut:

Yield (%) = (Pendapatan operasional bersih setahun /Nilai) x 100%

Dengan demikian salah satu keberhasilan dari suatu manajemen properti dapat

terlihat dari kemampuan mereka memberikan kontribusi dalam meningkatkan

penghasilan bersih dari properti tersebut.

Berdasarkan data yang kami peroleh, pendapatan bersih Bintaro Plaza dari tahun ke

tahun terus mengalami peningkatan. Hal ini menunjukkan bahwa pihak pengelola

telah berupaya semaksimal mungkin untuk terus menaikkan nilai properti Bintaro

Plaza.

Data Pendapatan Bersih Periode 2003-2007 (dalam juta rupiah)

Tahun 2003 2004 2005 2006 2007Pendapatan Sewa

2.111,87 2.284,15 2.464,62 2.416,12 2.956,61

Biaya Operasional

739.15 799,45 862,62 724,84 1.034,81

Pendapatan Bersih

1.372,72 1.484,7 1.602 1.691,28 1.921,8

2. Mengelola bisnis

Tujuan dari kegiatan ini adalah optimalisasi dari arus kas sekaligus memelihara

dan meningkatkan nilai properti tersebut. Kegiatan manajemen properti sebagai suatu

bisnis atau usaha juga tidak dapat dipisahkan dalam kaitannya mengelola properti

sebagai suatu investasi sebab keduanya saling terkait dan memiliki hubungan yang

erat. Dalam hal ini kegiatan manajemen properti Plaza Bintaro Jaya meliputi:

a. Memasarkan ruangan untuk memperoleh penyewa dengan harga sewa yang

terbaik

Kegiatan memasarkan ruangan dilakukan oleh bagian pemasaran. Media promosi

yang digunakan untuk menarik penyewa adalah melalui internet. Kegiatan

pemasaran tidak terlalu gencar dilakukan karena Bintaro Plaza telah cukup dikenal

masyarakat dan setiap bulannya pihak pengelola menerima telepon dari calon

penyewa yang menanyakan ketersediaan ruang sewa di Bintaro Plaza.

b. Menagih sewa dan biaya pelayanan (service charge)

Setiap penyewa di Plaza Bintaro Jaya membayar sendiri uang sewa dan service

charge setiap bulannya ke Bank. Apabila terdapat penyewa yang terlambat

membayar uang sewa, ditegur dengan cara menghentikan supply listrik ke

penyewa tersebut.

c. Memelihara properti

Kegiatan pemeliharaan bangunan dilakukan oleh bagian teknik, sedangkan

pemeliharaan kebersihan bangunan dilakukan oleh bagian operasional yang

bekerjasama dengan beberapa perusahaan outsourcing.

d. Mengelola keuangan dan memberikan laporan secara berkala

Kegiatan pengelolaan keuangan berada di bawah tanggung jawab bagian

keuangan. Bagian keuangan berperan dalam mengendalikan biaya yang harus

dikeluarkan guna menghindari pengeluaran-pengeluaran yang tidak efisien.

Bagian keuangan menyusun laporan secara berkala untuk mengetahui arus kas dan

kinerja keuangan Plaza.

e. Memonitor nilai properti

Tugas memonitor nilai properti dilakukan oleh Manajer Pengelola Plaza Bintaro

Jaya selaku pimpinan tertinggi. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya senantiasa

memantau nilai properti untuk mengetahui perkembangannya, mengingat

banyaknya faktor persaingan yang dapat menimbulkan turunnya pendapatan Plaza

Bintaro Jaya.

f. Melakukan pengadaan sarana dan fasilitas pelengkap, seperti area untuk

merokok, ruang ibadah, dan area untuk bermain anak-anak.

g. Memahami pentingnya suatu komunikasi dan informasi

Manajer Pengelola Plaza selalu berusaha mengikuti perkembangan informasi

terkini sesuai dengan perkembangan bisnis yang dijalankan serta mengamati

kebijakan-kebijakan yang dikeluarkan oleh pemerintah untuk mengantisipasi

apabila terjadi perubahan-perubahan peraturan pemerintah yang dapat merugikan

pihak Plaza.

B. BENTUK ORGANISASI MANAJEMEN PROPERTI

Bentuk organisasi manajemen properti pada Plaza Bintaro Jaya bersifat internal atau biasa

disebut Internal (In House) Manajemen Properti. Dalam Internal (In House) Manajemen

Properti, hubungan antara manajer properti dan organisasi (pemilik bangunan) hanyalah

sebatas hubungan pekerja dan pemberi kerja.

Jadi, pengelolaan manajemen properti Plaza Bintaro Plaza diserahkan kepada manajer

Pengelola Plaza Bintaro Jaya yang bekerja untuk PT. Jaya Real Properti, Tbk selaku pemilik.

Untuk lebih jelasnya, dapat kita lihat struktur organisasi perusahaan pada halaman

selanjutnya yang terbagi atas:

a. Struktur organisasi PT. Jaya Real Properti, Tbk selaku pemilik

b. Struktur organisasi Plaza Bintaro Jaya

Dari struktur organisasi tersebut, terlihat jelas bahwa Manajer Pengelola Plaza Bintaro berada

di bawah Koordinator Manajer Properti Ritel yang membawahi seluruh unit usaha ritel milik

PT. Jaya Real Properti, Tbk. Manajer Pengelola Plaza Bintaro melaksanakan fungsi-fungsi

manajemen properti dalam mengelola Plaza Bintaro Jaya sebagai sebuah investasi atau bisnis

serta mengelola dan melaksanakan aspek fisik lingkungan sehingga tercapai hasil optimal

secara efektif dan efisien. Manajer Pengelola Plaza Bintaro bertugas merencanakan,

mengorganisir, mengarahkan, dan mengontrol pengelolaan Plaza Bintaro Jaya Jaya baik

secara operasional, teknik, keuangan dan pemasaran persewaan Plaza Bintaro Jaya Jaya.

Demi tercapainya efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaan tugas, manajer

pengelola Plaza Bintaro Jaya mendelegasikan wewenang kepada sejumlah supervisor yaitu

supervisor keuangan, supervisor pemasaran/Tenant Relation and Fitting Out (TR/FO),

supervisor operasional, dan supervisor teknik. Supervisor Keuangan bertanggung jawab atas

seluruh pelaksanaan kegiatan keuangan yang meliputi arus kas masuk dan kas keluar,

pengendalian internal keuangan, pengontrolan atas anggaran keuangan (cash flow) dan

melaksanakan sinkronisasi data atau dokumen administrasi keuangan dengan data atau

dokumen akuntansi sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. Untuk

memudahkan pelaksanaan tugasnya, supervisor keuangan dibantu oleh beberapa pegawai

yakni Officer A/R yang melaksanakan kegiatan penerimaan tagihan dari penyewa dan

bertanggung jawab terhadap pengelolaan piutang yang dimiliki Plaza, Kolektor yang bertugas

melakukan kegiatan penagihan sewa, serta Officer administrasi Penagihan yang melakukan

pengelolaan administrasi penagihan.

Supervisor pemasaran/TR/FO bertanggung jawab atas kegiatan mencari

tenant/penyewa baru untuk Plaza Bintaro Jaya. Supervisor pemasaran/TR/FO dibantu oleh

Officer pemasaran yang bertugas membantu supervisor di dalam mencari calon

tenant/penyewa baru, Officer acara/promosi yang bertugas membantu supervisor di dalam hal

kegiatan promosi Plaza Bintaro Jaya, dan Officer TR/FO bertugas melaksanakan kegiatan

yang berkaitan dengan serah terima ruang sewa ke penyewa, Fitting Out dan mengontrol

penyewa terhadap peraturan dan tata tertib gedung.

Tenant Relation (TR) bertugas untuk mengakomodasi kebutuhan-kebutuhan penyewa

dan menjalin hubungan yang baik dengan penyewa. Sedangkan FO (Fitting Out) bertanggung

jawab terhadap renovasi ruang pada saat ada penyewa baru atau terdapat penyewa yang ingin

melakukan renovasi. Bagian FO menentukan standar-standar dalam melaksanakan renovasi

seperti warna apa yang diizinkan, material seperti apa yang diperbolehkan, dan sebagainya.

Supervisor Operasional bertanggung jawab terhadap pengelolaan operasional gedung.

Supervisor operasional dibantu oleh Supervisor Keamanan dan Parkir, Supervisor

Housekeeping Indoor, dan Supervisor Housekeeping Outdoor. Pada bagian operasional,

masing-masing supervisor tersebut tidak memiliki anak buah. Para supervisor membawahi

tenaga-tenaga outsourcing yang berasal dari eksternal organisasi. Pengawasan dan koordinasi

terhadap pekerjaan pihak outsourcing/subkontraktor operasional gedung dilakukan oleh

Supervisor Operasional. Supervisor Keamanan dan Parkir bertugas melakukan pengawasan

dan bertanggung jawab atas kondisi parkir, keamanan dan kenyamanan penyewa/pengunjung

maupun area sekitar Plaza Bintaro Jaya. Supervisor Housekeeping Indoor bertanggung jawab

atas pengawasan dan koordinasi terhadap pekerjaan sub kontraktor mengenai kebersihan di

dalam Plaza dan pemeliharaan toilet. Sementara itu, Supervisor Housekeeping Outdoor

bertanggung jawab atas atas pengawasan dan koordinasi terhadap pekerjaan sub kontraktor

mengenai kebersihan di luar bangunan Plaza, pengangkutan sampah, dan pemberantasan

hewan-hewan pengganggu seperti lalat, kecoa, tikus, dan hewan-hewan pengganggu lainnya.

Supervisor Teknik melakukan pengawasan dan bertanggung jawab mengatur

pekerjaan teknik dalam rangka menjalankan operasional gedung. Supervisor Teknik

bertanggung jawab atas pemeliharaan dan perbaikan mesin, peralatan, dan bangunan.

Kerusakan-kerusakan ringan yang terjadi pada bangunan seperti keretakan kecil pada

dinding, perbaikannya langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakan-

kerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor (eksternal) melalui sistem

lelang. Supervisor Teknik dibantu oleh Teknisi (ME) yang melaksanakan tugas sebagai

operator dan teknisi dalam melakukan operasional perawatan fasilitas dan peralatan dalam

gedung secara periodik. Selain itu, Supervisor Teknik juga dibantu oleh Teknisi (Sipil) yang

melaksananakan tugas operasional perawatan gedung.

Disamping itu, pihak Plaza Bintaro Jaya juga memiliki Officer Administrasi Umum

yang bertugas melayani karyawan dan membantu tugas-tugas yang berkaitan dengan

administrasi dan Officer Pengadaan yang bertugas melakukan pengadaan atas

kebutuhan/fasilitas karyawan dan operasional perusahaan. Manajer Pengelola Plaza dibantu

oleh sekretaris yang bertugas melakukan pekerjaan kesekretariatan Unit Pengelola Plaza

Bintaro Jaya.

Saat ini, posisi Duty Manager yang bertugas menangani komplain dan memberikan

informasi yang diperlukan oleh pelanggan (tenant dan pengunjung), serta menangani keadaan

“tanggap darurat” pada hari Sabtu, Minggu dan Libur Nasional masih belum terisi.

Untuk lebih jelasnya, berikut uraian pekerjaan masing-masing jabatan:

A. Koordinator Manajer Property Retail

Tugas Pokok:

1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal–hal yang dianggap perlu bagi

kemajuan ataupun pengembangan tiap–tiap unit usaha.

2. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional gedung untuk tiap–tiap unit

usaha.

3. Bertanggung jawab atas tercapainya target operasional gedung (antara lain

tingkat hunian, cash flow, dll )

4. Menjaga hubungan baik dengan tenant dan pihak yang terkait dengan

operasional gedung.

5. Memberikan tugas dan arahan pekerjaan.

Wewenang:

1. Merekomendasikan kontraktor/vendor sesuai lingkup pekerjaan.

2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

B. Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya

Tugas Pokok:

1. Melakukan perencanaan serta menganalisa hal-hal bagi kemajuan ataupun

pengembangan Plaza Bintaro Jaya Jaya.

2. Memastikan kelancaran operasional gedung.

3. Mengendalikan dan mengatur arus kas keuangan sesuai program kerja.

4. Memastikan tercapainya target Rugi/Laba ( pendapatan, Gross Profit & Laba

Usaha).

5. Mengusulkan range tarif pada SK tarif sewa

6. Menentukan jadwal kenaikan tarif ( service charge, listrik, air & gas) dan

perubahan konversi kurs sewa & service charge

7. Menjaga hubungan baik dengan tenant

Wewenang:

1. Merekomendasikan Outsourcing/kontraktor sesuai lingkup pekerjaan.

2. Mencari solusi atas segala permasalahan pengelolaan gedung.

C. Duty Manager

Tugas Pokok:

1. Menerima dan menindak-lanjuti komplain dari pelanggan.

2. Memberikan informasi yang diperlukan oleh pelanggan.

3. Membantu mengecek kelancaran operasional gedung.

4. Membantu melakukan kontrol atas penerapan peraturan dan tata tertib

gedung.

5. Melakukan koordinasi dengan seluruh bagian terkait sesuai dengan

permasalahan/komplain yang harus ditindak-lanjuti saat itu juga (urgent).

6. Penanganan keadaan “tanggap darurat”.

Wewenang:

1. Mengajukan alternatif solusi penanganan kepada Manajer Plaza Bintaro Jaya

atas permasalahan/komplain yang bersifat “urgent” harus segera ditindak-

lanjuti yang terjadi pada hari Sabtu, Minggu dan Libur Nasional.

2. Meminta masukan dan/atau informasi dari bagian terkait atas suatu

peristiwa/ kejadian sebagai bahan untuk menganalisa suatu

permasalahan/komplain.

3. Bertindak mewakili manajemen dalam penangan keadaan “tanggap darurat”.

D. Sekretaris Plaza Bintaro Jaya

Tugas Pokok:

1. Melakukan filing management untuk semua data (softcopy dan hardcopy).

2. Menangani administrasi surat menyurat, dll.

3. Mendelegasikan pendistribusian dokumen, surat-surat, data-data, dan lain-

lainnya kepada bagian/unit/pejabat yang terkait.

4. Melakukan penjadwalan rapat-rapat internal dan eksternal Unit Pengelola Plaza

Bintaro Jaya.

5. Mengatur arus lalu lintas dan dokumentasi file-file serta data-data dalam Unit

Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

6. Menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

7. Menjawab telepon yang masuk, serta memproses dan menindaklanjuti kritik

dan saran dari customer/pengunjung.

8. Menangani administrasi yang berkaitan dengan kepagawaian (seperti izin

kehadiran, lembur/piket, asuransi kesehatan, dll).

Wewenang: -

E. Officer Administrasi Umum

Tugas Pokok:

1. Melayani kebutuhan karyawan pengelola Plaza Bintaro Jaya.

2. Melaksanakan tugas membuka/menutup ruang pengelola Plaza Bintaro Jaya,

membersihkan, dan merapikan ruang kerja karyawan.

3. Melakukan pendistribusian/expedisi maupun pengambilan atas surat, berkas,

dokumen-dokumen ke tempat yang diperintahkan, terkait pekerjaan kantor

Plaza Bintaro Jaya.

4. Selalu berkoordinasi dan bekerja sama dengan atasan untuk kelancaran tugas.

5. Melaksanakan tugas sebagai Operator, bila diperlukan.

6. Bertanggung jawab dan melaporkan semua hasil pekerjaan tersebut diatas

kepada atasan langsung.

Wewenang: -

F. Officer Pengadaan

Tugas Pokok:

1. Melakukan dan menyelesaikan proses TDP/BP dan administrasi keuangan/

umum lainnya.

2. Bertanggung jawab atas kas kecil Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya, menyusun

laporan cash in/out biaya kerja.

3. Melakukan kegiatan administrasi dan pemenuhan kebutuhan Rumah Tangga

Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya merujuk pada Rencana Anggaran Biaya

dengan melihat skala prioritasnya.

4. Menyusun laporan bulanan keuangan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

5. Monitoring stok peralatan/fasilitas kerja.

6. Pembelian peralatan/fasilitas kerja sesuai permintaaan.

Wewenang:

Mengajukan permohonan perubahan/revisi rencana anggaran sesuai dengan

realisasi/kondisi di lapangan kepada Manajer Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

G. Supervisor Keuangan

Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi pembuatan invoice, kwitansi, faktur pajak dan bon

penerimaan.

2. Melakukan koordinasi setoran bank dan tagihan.

3. Melakukan pembuatan rencana dan realisasi cash flow.

4. Melakukan pembuatan piutang sewa, service charge, listrik, air, gas, dll.

5. Membuat usulan surat teguran, surat penutupan toko, pemutusan pemadaman

listrik dan berita acara pembatalan.

6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan keuangan

serta mengawasi pelaksanaannya.

7. Memastikan distribusi SK perubahan konversi kurs , service charge, listrik, air

dan gas kepada tiap-tiap tenant sebelum ketentuan berlaku.

Wewenang: -

H. Officer A/R

Tugas Pokok:

1. Membuat rekapitulasi invoice sewa, service charge, listrik, dan penerimaan

hasil pembayaran lain-lain.

2. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran.

3. Mengantar hasil kerja dan surat ke kantor pusat maupun surat ( invoice dan

kwitansi) yang terkait dengan penagihan ke tenant.

4. Melakukan filling system.

Wewenang: -

I. Officer Kolektor

Tugas Pokok:

1. Melakukan pengambilan tagihan (PPh dan giro) keluar kantor.

2. Melakukan penagihan (PPh dan giro) melalui telepon dan surat teguran.

3. Membuat rekapitulasi tagihan potong PPh atas pembayaran sewa, service

charge, dan penerimaan bukti potong PPh pasal 4 (2).

4. Mengirimkan invoice dan kwitansi pembayaran ke penyewa.

5. Membuat tanda terima kwitansi pembayaran.

6. Mengambil rekening koran ke bank.

7. Membuat arsip yang terkait dengan penagihan.

Wewenang: -

J. Officer Administrasi Penagihan

Tugas Pokok:

1. Melakukan pembuatan invoice sewa, service charge, listrik, faktur pajak,

kwitansi, dan invoice lainnya.

2. Membuat tanda terima invoice dan kwitansi.

3. Melakukan kliring giro ke bank.

4. Melakukan pembuatan berita acara pengahapusan piutang.

5. Mengantar invoice dan kwitansi ke tenant.

6. Melakukan filling system.

Wewenang: -

K. Supervisor Pemasaran/TR/FO

Tugas Pokok:

1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari dan

melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro Jaya.

2. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.

3. Melakukan kontrol terhadap Masa Sewa, Kontrak Sewa, Kegiatan

pameran/promosi, kegiatan tenant relation dan Fitting out .

4. Membuat jadwal pameran dalam 1 (satu) tahun serta tema pamerannya.

5. Melakukan tender dan monitoring pelaksanaan pameran

6. Menyusun dan mengevaluasi program dan budget promosi sesuai target yang

telah ditetapkan.

7. Membuat laporan bulanan occupancy gedung, kegiatan pameran dan promosi

kepada atasan langsung.

8. Melakukan kontrol terhadap komplain.

9. Membuat prosedur kerja dan instruksi kerja yang terkait dengan pemasaran

sewa ruang, pameran, promosi, Tenant Relation dan Fitting Out, serta

mengawasi pelaksanaannya.

Wewenang:

Memberikan rekomedasi kepada atasan atas calon penyewa baru yang telah melalui

proses diseleksi.

L. Officer Pemasaran

Tugas Pokok:

1. Memasarkan ruang sewa yang kosong & Billboard dengan mencari dan

melakukan seleksi terhadap calon penyewa di Plaza Bintaro Jaya.

2. Membuat penawaran dan mem-followup calon tenant.

3. Melakukan Konfirmasi atas masa sewa habis dan pembuatan kontrak baru.

4. Membuat dan mengarsipkan surat kepada/dari tenant maupun dari luar.

5. Membantu kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pameran dan

promosi/acara (termasuk tender).

Wewenang: -

M. Officer Acara/Promosi

Tugas Pokok:

1. Membuat design promotion tools (media cetak dan ruang), seperti spanduk,

giant banner, umbul-umbul, brosur, dll.

2. Melakukan koordinasi design promotion tools dengan supplier.

3. Mengusulkan tema/topic, acara, design, serta melakukan kontrol dan evaluasi

pelaksanaannya (termasuk proses tender).

4. Melakukan kontrol atas pemasangan umbul-umbul, spanduk, banner, dan media

promosi lainnya.

5. Melakukan kontrol atas persewaan billboard.

6. Memberikan masukan dalam penentuan tarif umbul-umbul, spanduk, billboard,

dan media promosi lainnya.

7. Meng-update web site PBJ.

Wewenang: -

N. Officer TR/FO

Tugas Pokok:

1. Menindak-lanjuti komplain dari tenant ke bagian terkait, serta membuat laporan

rekapitulasi, dan kontrol komplain.

2. Membantu melaksanakan kegiatan administrasi (surat menyurat, perijinan,

filling system, dll) yang mendukung kegiatan tenant relation, fitting out.

3. Membantu mengarahkan gambar desain dan teknis pemasangan billboard

signage tenant/penyewa.

4. Membantu melakukan kontrol penagihan PBB tenant.

Wewenang: -

O. Supervisor Operasional

Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi terhadap semua pekerjaan sub kontraktor yang ada di

bagian keamanan, parkir, car call, hygiene, housekeeping, pest control,

perawatan plumbing, dan angkut sampah.

2. Memastikan bahwa setiap pekerjaan sub kontraktor sesuai dengan kontrak

perjanjian yang telah disepakati.

3. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor.

4. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub kontraktor.

5. Membuat laporan bulanan atas hasil kinerja sub kontraktor kepada Manajer unit.

6. Membuat Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja yang terkait dengan kebersihan,

keamanan, dan tangga darurat gedung serta mengawasi pelaksanaannya.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan pengunjung,

penghuni, gedung, maupun lingkungan.

2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak

sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.

3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

P. Supervisor Kemanan dan Parkir

Tugas Pokok:

1. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub

kontraktor keamanan, termasuk didalamnya tugas-tugas:

a) Menciptakan suasana yang kondusif agar suasana penyewa/

pengunjung diarea Plaza Bintaro Jaya tetap merasa aman dan nyaman.

b) Memberikan pelayanan, penjagaan, dan perlindungan kepada

penyewa/pengunjung Plaza Bintaro Jaya.

c) Menegakkan disiplin dan tata tertib yang berlaku diarea Plaza Bintaro

Jaya.

d) Melakukan koordinasi dengan instansi lain dan aparat terkait untuk

kelancaran tugas keamanan di Plaza Bintaro Jaya.

e) Mengatur jadwal kerja personil keamanan.

f) Memberikan pertolongan yang terdepan bila terjadi musibah dan

ancaman, baik dari dalam atau luar area Plaza Bintaro Jaya.

g) Security report seputar Plaza Bintaro Jaya.

2. Melakukan kontrol dan pengawasan secara langsung kepada petugas

parkir dan car call.

3. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan sub kontraktor

keamanan, parkir dan car call.

4. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari sub kontraktor

keamanan, parkir dan car call.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan keamanan dan

keselamatan gedung.

2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak

sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.

3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor keamanan, parkir atau car

call yang kurang baik.

4. Menindak/memberikan sanksi di tempat bagi anggota keamanan atau yang

tidak disiplin atau melalaikan tugas dan instruksi atasan.

5. Membuat perbaikan jadwal dan perombakan regu jaga.

Q. Supervisor Housekeeping Indoor

Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub kontraktor,

yaitu: kebersihan di dalam, hygiene, maupun perawatan plumbing di Plaza

Bintaro Jaya.

2. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor

Housekeeping In Door.

3. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub kontraktor

Housekeeping In Door.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan pengunjung, penghuni,

maupun lingkungan.

2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak

sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.

3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

R. Supervisor Housekeeping Outdoor

Tugas Pokok:

1. Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan sub kontraktor,

yaitu: kebersihan diluar, pest control, maupun angkut sampah di Plaza Bintaro

Jaya.

2. Melakukan evaluasi secara periodik atas pekerjaan semua sub kontraktor

Housekeeping Out Door.

3. Mengkoordinir laporan pekerjaan bulanan dari semua sub kontraktor

Housekeeping Out Door.

Wewenang:

1. Menghentikan pekerjaan/kegiatan yang membahayakan pengunjung, penghuni,

maupun lingkungan.

2. Memberikan teguran kepada petugas sub kontraktor apabila pekerjaan tidak

sesuai dengan pekerjaan yang diharapkan.

3. Meminta penggantian atas personil sub kontraktor yang kurang baik.

S. Supervisor Teknik

Tugas Pokok:

1. Membuat Prosedur Kerja pemeriksaan, perawatan dan perbaikan fasilitas

gedung serta mengawasi pelaksanaannya.

2. Membuat program kerja harian, mingguan, bulanan, tahunan serta mengawasi

pelaksanaanya.

3. Mengatur jadwal dan tugas kerja teknisi dalam hal operasional gedung.

4. Mengawasi pekerjaan renovasi tenant/penyewa gedung.

5. Menyusun laporan kerja secara periodik.

6. Membuat anggaran pekerjaan teknik.

7. Mengawasi operasional gedung.

8. Melakukan pencatatan meter pemakaian listrik, air, gas tenant/penyewa.

9. Memberikan usulan atas perubahan tariff listrik, air, dan gas.

Wewenang:

1. Mengambil tindakan yang dianggap perlu untuk kelancaran operasional

gedung.

2. Menghentikan pekerjaan pihak ke-3 (tenant/kontraktor) apabila dianggap

mengganggu kelancaran operasional gedung saat ini, ataupun di kemudian

hari.

T. Teknisi (M/E)

Tugas Pokok:

1. Melaksanakan program kerja.

2. Melakukan inspeksi untuk kesiapan gedung.

5.2.1. Memastikan semua fasilitas gedung Mesin/Elektro berfungsi dengan

baik.

5.2.2. Menyiapkan/mengontrol peralatan elektrik, mekanikal, dan pompa

hydrant untuk antisipasi kebakaran.

3. Melakukan perbaikan ringan.

5.3.1. Melakukan perawatan/perbaikan fasilitas gedung: escalator, escavator,

AC, dll.

4. Melaksanakan serta mengecek ulang hasil work order yang telah

dilaksanakan dan selanjutnya dilaporkan ke Supervisor Teknik.

5. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara teknis

pengelolaan gedung, sesuai persetujuan atasan.

Wewenang: -

U. Teknisi (Sipil)

Tugas Pokok:

1. Melaksanakan program kerja.

2. Melakukan inspeksi kesiapan gedung.

3. Melakukan perbaikan ringan.

4. Mengawasi pekerjaan fitting out.

5. Melakukan tindakan teknis yang dapat menunjang kegiatan pengelolaan

gedung.

6. Menghentikan pekerjaan apabila membahayakan/merugikan secara teknis

pengelolaan gedung.

Wewenang: -

C. PEMELIHARAAN BANGUNAN

Kegiatan pemeliharaan bangunan yang dilakukan oleh pihak Plaza Bintaro Jaya hanya

terbatas pada bangunan bersama dan fasilitas-fasilitas yang dimiliki Plaza, seperti

eskalator, AC, lif barang, dan plumbing. Pemeliharaan terhadap kios/ruang-ruang yang

disewa menjadi tanggung jawab penyewa sepenuhnya. Apabila terdapat kerusakan, pihak

penyewa harus melakukan perbaikan sendiri dengan pangawasan langsung dari pihak

Plaza.

Pengelola Plaza Bintaro Jaya melaksanakan kegiatan pemeliharaan terhadap:

a. integritas fisik bangunan untuk mempertahankan umur bangunan yang meliputi:

pedestrian, jalan mobil dan parkir, tapak (site) bangunan, serambi, tangga, atap,

jendela, interior maupun eksterior bangunan.

b. penampilan fungsi bangunan yang meliputi: sistim pendingin ruangan (AC), sistem

ventilasi, sistem pemipaan (plumbing), lift (barang), escalator, dan pembersihan

tapak.

c. visual bangunan dengan senantiasa mendesain interior bangunan semenarik mungkin

agar tidak ketinggalan zaman dan meningkatkan tingkat hunian Plaza.

Pihak pengelola melaksanakan empat kegiatan pemeliharaan yakni:

a. Pemeliharaan Pencegahan (preventive maintenance) melalui penyediaan fasilitas

pemadam kebakaran berupa smoke detector, fire alarm, hydrant, dan sprinkler.

b. Pemeliharaan Perbaikan (corrective maintenance) apabila terjadi kerusakan seperti

terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena rembesan air, keretakan dinding, dan

sebagainya. Seperti telah disebutkan di atas, apabila kerusakannya ringan maka

perbaikannya langsung ditangani oleh para teknisi. Sedangkan untuk kerusakan-

kerusakan besar, perbaikannya diserahkan kepada pihak kontraktor (eksternal)

melalui sistem lelang.

c. Pemeliharaan Rutin (planned maintenance) seperti kebersihan ruangan, toilet,

pengecatan secara periodik, pembersihan sistem AC, perawatan eskalator, dan

sebagainya.

d. Pemeliharaan Darurat (emergency maintenance) yang dilakukan bila terjadi kerusakan

yang mendadak pada bangunan yang diakibatkan oleh kejadian-kejadian yang tak

terduga seperti terkena gempa, terjadi kebakaran akibat adanya arus hubungan

pendek dan sebagainya.

Pemeliharaan terhadap struktur bangunan dilakukan dengan:

1. Memelihara unsur-unsur struktur bangunan gedung dari pengaruh korosi, cuaca,

kelembaban, dan pembebanan di luar batas kemampuan struktur, serta pencemaran

lainnya.

2. Melakukan pemeriksaan berkala sebagai bagian dari perawatan preventif.

3. Mencegah dilakukan perubahan dan/atau penambahan fungsi kegiatan yang

menyebabkan meningkatnya beban yang berkerja pada bangunan gedung, di luar

batas beban yang direncanakan.

4. Memelihara bangunan agar difungsikan sesuai dengan penggunaan yang

direncanakan.

Pemeliharaan terhadap mekanikal (tata udara, sanitasi, plambing dan transportasi)

bangunan dilakukan dengan:

1. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala terhadap sistem tata udara, agar

mutu udara dalam ruangan tetap memenuhi persyaratan teknis dan kesehatan yang

disyaratkan.

2. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem distribusi air yang meliputi

penyediaan air bersih, sistem instalasi air kotor, sistem hidran, sprinkler dan septik

tank serta unit pengolah limbah.

3. Memelihara dan melakukan pemeriksaan berkala sistem transportasi dalam gedung,

baik berupa lif (barang), eskalator, dan tangga.

Pemeliharaan terhadap elektrikal (catu daya, tata cahaya, telepon, komunikasi dan alarm)

bangunan dilakukan dengan:

1. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap perlengkapan

pembangkit daya listrik cadangan.

2. Melakukan pemeliharaan dan pemeriksaan periodik terhadap sistem penangkal petir.

3. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara sistem instalasi listrik, baik untuk

pasokan daya listrik maupun untuk penerangan ruangan.

4. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan instalasi tata suara dan

komunikasi (telepon) serta data.

5. Melakukan pemeriksaan periodik dan memelihara jaringan sistem tanda bahaya dan

alarm.

Pemeliharaan terhadap bagian luar bangunan dilakukan dengan:

1. Memelihara secara teratur kondisi dan permukaan tanah dan/atau halaman luar

bangunan gedung.

2. Pemeliharaan secara baik dan teratur terhadap taman, saluran pembuangan, pagar dan

pintu gerbang, lampu penerangan luar, serta pos/gardu jaga.

3. Menjaga kebersihan di luar bangunan gedung, pekarangan dan lingkungannya.

House Keeping

Pelaksanaan pekerjaan House Keeping dilakukan oleh pihak ketiga (outsourcing) yakni

ISS, KHARISMA, CALMIC, WARU JAYA, dan DEWI I.

1. Pemeliharaan Kebersihan (Cleaning Service).

Pelaksanaan pemeliharaan kebersihan dalam gedung dilakukan oleh pihak ISS dan

bagian luar gedung oleh pihak KHARISMA. Program kerja pemeliharaan kebersihan

gedung yang dilakukan meliputi program kerja harian, mingguan, bulanan dan

tahunan yang bertujuan untuk memelihara kebersihan bagian dalam dan luar gedung

2. Pemeliharaan dan Perawatan Hygiene Service.

Pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan hygiene service dilakukan oleh pihak

CALMIC. Program kerja ‘Hygiene Service meliputi program pemeliharaan dan

perawatan untuk pengharum ruangan dan anti septik yang memberikan kesan bersih,

harum, dan sehat yang meliputi ruang kantor pengelola, lif, dan toilet.

3. Pemeliharaan Pest and Rodent Control.

Pelaksanaan pemeliharaan pest and rodent control dilakukan oleh pihak WARU

JAYA. Program kerja pelaksanaan pemeliharaan ‘Pest and Rodent Control’ dilakukan

setiap enam bulan dengan pola kerja bersifat umum, berdasarkan volume gedung

secara keseluruhan dengan tujuan untuk menghilangkan hama tikus, serangga dengan

cara penggunaan pestisida, penyemprotan, pengasapan (fogging) atau fumigasi, baik

‘indoor’ maupun ‘outdoor’ untuk memberikan kenyamanan kepada pengguna

gedung.

4. Pemeliharaan Plumbing Toilet.

Pemeliharaan terhadap sistem plumbing dan saluran air pada toilet untuk memastikan

bahwa toilet selalu bersih dan dapat digunakan dengan baik dilakukan oleh pihak

DEWI I.

D. KLASIFIKASI TENANT MIX

Pengaturan komposisi dari penyewa ruang (Tenant Mix) Plaza Bintaro Jaya dapat

dilihat pada denah di halaman selanjutnya.

Analisis strategi pengaturan komposisi penyewa pada Plaza Bintaro Jaya adalah sebagai

berikut:

a. Adanya keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat aktivitas.

Anchor Tenant (Penyewa Utama) yang terdiri dari toko buku Gramedia, Cahaya

Dept.Store, dan Hero Supermarket ditempatkan dengan baik sehingga tidak

menumpuk di satu lantai saja dan penempatan penyewa-penyewa lain tersebar merata

di setiap lantai, seperti toko pakaian dan makanan yang ada di setiap lantai sehingga

sangat memudahkan pembeli.

b. Adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai pilihan yang cukup banyak.

Hal ini dibuktikan dengan banyaknya penyewa atau counter dengan usaha sejenis

yang ada di dalam Plaza Bintaro Jaya. Misalkan untuk makanan, terdapat beberapa

pilihan seperti Hanamasha, Hoka-Hoka Bento, KFC, dan lain-lain. Begitu juga

dengan pakaian (fashion), salon dan sebagainya.

c. Penempatan sirkulasi yang kurang menghasilkan lokasi utama bagi penyewa.

Penempatan sirkulasi vertikal (escalator) di Plaza Bintaro Jaya kurang baik karena

pembeli dapat langsung menuju ke lantai berikutnya tanpa mengelilingi terlebih

dahulu tempat-tempat perbelanjaan yang ada di lantai bawahnya sehingga hal ini

tentunya merugikan bagi penyewa-penyewa yang ada di lantai tersebut.

Berikut adalah Gambar Tata letak escalator yang sejajar (alur menerus):

Bentuk umum tata ruang Plaza Bintaro Jaya adalah bentuk linier (memanjang). Tata

ruang plaza dapat dibagi menjadi ruang sewa, ruang servis, ruang sirkulasi dan ruang

penunjang. Ruang servis terdiri atas toilet pria dan wanita yang terdapat pada masing-

masing lantai bangunan, ruang AHU (Air Handling Unit) yang terdapat pada masing-

masing lantai, ruang trafo dan panel listrik yang terdapat pada lantai 1, gudang peralatan

pada lantai 2, tempat sampah pada semua lantai bangunan, ruang control-security di luar

gedung dan pos-pos keamanan di setiap lantai.

Ruang sirkulasi bangunan terdiri atas sirkulasi vertikal yang berupa eskalator

berjumlah sebelas unit dan tangga-tangga darurat di setiap lantai bangunan. Sedangkan

sirkulasi horisontalnya menggunakan koridor. Ruang penunjang terdiri atas ruang

manajemen gedung dilantai 2, musholla, dan ruang parkir yang berupa pelataran tapak

(area terbuka) seluas 52.541 m2.

E. MANAJEMEN HUNIAN

Sistem sewa pada Plaza Bintaro Jaya berupa sistem sewa tetap (fixed rental sistem)

sejumlah nominal tertentu. Dalam memberikan persetujuan sewa, pihak pengelola

mempertimbangkan:

a. Kemampuan calon penghuni untuk membayar sewa.

b. Kemampuan memelihara ruangan sebaik-baiknya.

c. Kemampuan untuk menciptakan dan menjalin hubungan baik dengan penghuni

lainnya.

d. Adanya potensi yang berkelanjutan dari penyewa.

e. Etika dan reputasi yang baik.

f. Kemungkinan adanya kebutuhan perluasan di masa yang akan datang.

Untuk memaksimalkan tingkat hunian Plaza, pihak Plaza Bintaro Jaya hanya melakukan

kegiatan promosi melalui internet. Kegiatan promosi tidak dilakukan dengan gencar

karena hampir setiap bulannya pihak Plaza selalu menerima telepon dari calon-calon

penyewa yang siap menyewa tempat apabila terdapat ruang yang kosong. Hal ini

disebabkan oleh Plaza Bintaro Jaya menetapkan tarif yang kompetitif dan saat ini telah

dikenal luas di kalangan masyarakat Bintaro dan sekitarnya sehingga menimbulkan daya

tarik tersendiri bagi para calon penyewa. Di samping itu, pihak Plaza Bintaro Jaya sendiri

selalu berupaya untuk mendatangkan penyewa-penyewa terkenal sehingga mengundang

calon-calon penyewa untuk datang dan menyewa ruang di Plaza Bintaro jaya.

Penyewa-penyewa di Plaza Bintaro Plaza selalu bersikap profesional dengan membayar

sewa tepat waktu. Apabila terdapat penyewa yang terlambat membayar sewa, sejauh ini

pihak Plaza Bintaro Jaya hanya melakukan pemutusan hubungan listrik sebagai sarana

teguran. Hal ini sangatlah efektif karena dalam 2-3 hari para penyewa tersebut akan

langsung membayar tunggakan sewanya.

Seperti telah kami singgung sebelumnya bahwa jumlah seluruh bangunan Plaza Bintaro

Jaya adalah sebanyak 5 unit yang terdiri atas sebuah bangunan utama dan 4 buah

bangunan yang digunakan oleh Pizza Hut, Tamani Cafe, Total Buah, dan Bakmi GM.

Keempat bangunan ini berada di depan bangunan utama dan sangat dekat dengan jalan di

depan Plaza. Oleh pihak pengelola, keempat penyewa tersebut disebut Anex. Pihak

pengelola memberi pelakuan yang sama terhadap Anex dan penyewa-penyewa lainnya

yang terdapat pada bangunan utama (tidak ada perbedaan perlakuan). Hanya saja, tarif

sewa Anex relatif lebih mahal karena posisinya yang lebih strategis disbanding penyewa

lannya.

Plaza Bintaro Jaya memiliki 3 penyewa utama (Anchor Tenant) yakni toko buku

Gramedia seluas 2,290.15 m2 pada lantai 1 dan 2, Cahaya Dept.Store yang menempati

area seluas 3,443.5 m2 pada lantai 1, dan Hero Supermarket seluas 1,848.26 m2 pada

lantai 1. Anchor Tenant menempati ruang sewa yang lebih luas, dibandingkan dengan

penyewa-penyewa lainnya. Anchor Tenant biasanya memiliki kemampuan untuk menarik

pembeli dan penyewa-penyewa lain untuk dating. Karena kemampuannya ini, Anchor

Tenant dikenakan tarif yang lebih murah dibanding penyewa-penyewa lainnya.

Berikut data tarif sewa tahun yang kami peroleh:

2003 2004 2005 2006 2007

Tarif Sewa Anchor

Tenant/m2

US $ 5-14 US $ 5-14 US$ 5-14 US$ 5-10 US$ 5-14

Tarif Sewa

Specialities

Stores/m2

US $ 18-36 US $ 18-36 US$ 18-36 US $ 18-36 US$ 18-38

Service Charge US $ 8 US $ 8 US $ 8 US $ 8 US $ 8

Kurs Sewa Rp5.000 Rp5.500 Rp6.000 Rp6.000 Rp7.000

Kurs Service Charge Rp5.000 Rp5.500 Rp 6000 Rp 7000 Rp7.000

Dari data tersebut, terlihat jelas bahwa tarif sewa Anchor Tenant realif lebih murah bila

dibandingkan dengan tarif penyewa-penyewa lain (Specialities Stores). Sedangkan

service charge yang dikenakan jumlahnya sama, baik bagi Anchor Tenant maupun bagi

Specialities Stores.

Apabila terdapat calon penyewa yang ingin menyewa ruang di Bintaro Plaza, maka

pihak pengelola akan melakukan tawar menawar dengan calon penyewa mengenai

kontrak sewa yang akan dilaksanakan. Aktifitas ini sangat menentukan keberhasilan

pengelolaan Bintaro Plaza sebagai suatu investasi. Kemampuan yang dimiliki oleh pihak

pengelola dalam melakukan negosiasi sewa diharapkan dapat memaksimalkan tingkat

hunian (occupancy rate) dan meminimalisasi tingkat kekosongan (vacancy rate).

F. MANAJEMEN ADMINISTRASI DAN KEUANGAN

Manajemen Administrasi dan Keuangan sangat diperlukan untuk memonitor seluruh

aktifitas yang berkaitan dengan keuangan dan administrasi sehingga dapat

menghindarkan adanya kemungkinan kebocoran-kebocoran keuangan yang terjadi

karena lemahnya sistem manajemen keuangan.

Pihak Plaza Bintaro Jaya melaksanakan kegiatan administrasi dan pembukuan secara

sistematis dalam rangka meningkatkan penerimaan dan mengendalikan biaya. Sumber

penerimaan Plaza Bintaro Jaya berasal dari pendapatan sewa lantai dan service charge

sebagai sumber pendapatan utama dan pendapatan parkir sebagai pendapatan tambahan.

Sedangkan biaya yang harus dikeluarkan pihak Plaza Bintaro Jaya berupa biaya gaji

pegawai, biaya administrasi dan umum, biaya pemasaran, biaya asuransi gedung, biaya

pajak (Pajak Bumi dan Bangunan dan Pajak Penghasilan), biaya pemeliharaan gedung,

dan manajemen fee.

Pihak Plaza melaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi kegiatan surat

menyurat, baik surat yang berasal dari Plaza maupun dari luar. Misalnya: Plaza Bintaro

Jaya akan tutup pada saat pemilihan umum, maka pihak Plaza akan mengeluarkan surat

dan menyampaikan kepada para penyewa. Kemudian apabila terdapat surat dari pihak

luar untuk penyewa, surat tersebut terlebih dahulu diterima oleh pihak pengelola Plaza

yang kemudian akan meneruskan surat ke tangan penyewa yang bersangkutan.

Kegiatan administrasi juga mencakup masalah kepagawaian (seperti izin kehadiran,

lembur/piket, asuransi kesehatan, dsb); pendistribusian dokumen, surat-surat, dan data-

data kepada bagian/unit/pejabat yang terkait; melakukan penjadwalan rapat-rapat internal

dan eksternal Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya; mengatur arus lalu lintas dan

dokumentasi file-file serta data-data dalam Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya; dan

menghimpun laporan pekerjaan Unit Pengelola Plaza Bintaro Jaya.

Kebijakan Akuntansi

Laporan keuangan Plaza disusun sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum

di Indonesia, yaitu Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) yang ditetapkan

Ikatan Akuntan Indonesia. Dasar pengukuran dalam penyusunan laporan keuangan adalah

berdasarkan konsep biaya perolehan. Laporan keuangan disusun dengan metode akrual,

kecuali laporan arus kas.

Neraca disusun dengan mengelompokkan aktiva dan kewajiban menurut lancar dan

tidak lancar (classified basis). Laporan arus kas disusun dengan menggunakan metode

langsung (direct method) dengan mengelompokkan arus kas ke dalam aktivitas operasi,

investasi dan pendanaan. Mata uang pelaporan yang digunakan dalam penyusunan

laporan keuangan adalah Rupiah.

Penyusunan laporan keuangan dilakukan setiap tahun dan disampaikan kepada pihak-

pihak yang berkepentingan seperti:

1. Pihak Intern/Manajemen Perusahaan

Laporan Keuangan digunakan untuk mengevaluasi kinerja Plaza, menyusun

perencanaan, strategi, dan kebijakan dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi

Plaza.

2. Pemilik

Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui seberapa baik kinerja Plaza. Sebagai

pihak yang mnginvestasikan sumber dayanya, pemilik ingin mengetahui seberapa

baik kinerja Plaza dalam menghasilkan laba serta prospeknya di masa mendatang.

3. Kreditor

Laporan Keuangan digunakan untuk mengetahui kemampuan Plaza dalam

menghasilkan dana yang cukup untuk membayar utangnya. Sebagai pihak yang

menginvestasikan sumber dayanya melalui pemberian kredit, kreditor ingin

mengetahui seberapa baik kinerja Plaza dan berkepentingan atas kelangsungan hidup

Plaza.

4. Pemerintah

Pemerintah berkepentingan dalam penetapan pajak dan penyusunan statistik

pendapatan nasional.

G. MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

Manajemen sistem informasi bertujuan menyajikan informasi agar tanggung jawab yang

akan diserahkan dapat dilaksanakan secara tepat dan cepat. Plaza Bintaro Jaya menggunakan

manajemen sistem informasi untuk menunjang pelaksanan pengelolaan Plaza. Sistem

informasi tersebut digunakan untuk:

1. Pengendalian biaya

Sistem informasi digunakan sebagai sarana untuk menganalisis pola penggunaan dan

besarnya dana yang dikeluarkan Plaza sehingga kemungkinan munculnya pengeluaran-

pengeluaran yang tidak efisien dapat diminimalkan dan laba yang diperoleh dapat

ditingkatkan.

2. Penetapan tarif sewa dan service charge.

Sistem Informasi digunakan sebagai sarana pengambilan keputusan untuk menaikkan

atau menurunkan tarif sewa dan service charge Plaza. Dalam menentukan tarif dan

service charge perlu mempertimbangkan:

a. biaya listrik, air, dan pemeliharaan bangunan dan fasilitas

b. daya beli masyarakat

c. harga dan kebijakan pesaing

3. Mengetahui daftar tunggakan sewa

Sistem Informasi digunakan sebagai sarana untuk mengetahui penyewa-penyewa yang

menunggak atau terlambat membayar sewa sehingga dapat dilakukan tindakan penagihan

sewa.

4. Absensi pegawai

Sistem Informasi digunakan sebagai sarana untuk mengetahui tingkat absensi pegawai

sehingga dapat diketahui apabila terdapat pegawai yang sering absen dan menyebabkan

penurunan produktivitas.

Penggunaan sistem informasi yang terkomputerisasi tersebut memudahkan pihak Plaza

yang memiliki pegawai terbatas (hanya sebanyak 28 orang) untuk mengelola Plaza yang

cukup besar. Pihak Plaza menggunakan komputer yang terkoneksi dengan komputer PT Jaya

Real Properti sehingga setiap informasi berkaitan dengan Plaza dapat diketahui oleh pusat

(Koordinator Manajer Pengelola Properti). Selain itu, penyampaian informasi tersebut juga

berfungsi sebagai back up data sehingga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan

(forcemayeur) maka data-data pengelolaan Plaza Bintaro Jaya tetap aman.

Plaza Bintaro Jaya menggunakan sistem database yang selalu up to date untuk

meminimalisasi timbulnya tunggakan sewa. Database tersebut berisi informasi rinci tentang

penyewa sehubungan dengan keuangan mereka dalam membayar uang sewa. Penggunaan

sistem database ini akan meminimalisasi timbulnya kekeliruan dalam penagihan uang sewa.

KESIMPULAN

Pengelolaan yang dilakukan pihak manajemen Plaza Bintaro Jaya ditujukan

sepenuhnya untuk mengelola investasi. Penyusunan struktur organisasi dan uraian pekerjaan

setiap jabatan diarahkan untuk memaksimalkan pendapatan Plaza yang merupakan dasar bagi

peningkatan nilai Plaza. Seluruh bagian-bagian yang ada, mulai dari bagian keuangan sampai

bagian teknik diarahkan untuk saling mendukung satu sama lain demi pencapaian

peningkatan nilai investasi properti Plaza Bintaro Jaya.

Berdasarkan hasil pengamatan kami, kegiatan manajemen properti yang dilakukan

pada pusat perbelanjaan Plaza Bintaro Jaya cenderung ke arah manajemen hunian karena

penyewa-penyewa dalam Plaza Bintaro Jaya dapat dikatakan sebagai nyawa bagi

kelangsungan usaha Plaza Bintaro Jaya. Properti pusat perbelanjaan seperti Plaza Bintaro

Jaya memiliki sumber penghasilan utama dari sewa ruang (space) sehingga tingkat kepuasan

penyewa merupakan faktor utama keberhasilan Plaza dalam mencapai tujuannya.

Kemampuan Bagian TR/FO untuk mengakomodasi berbagai kepentingan dan keluhan

dari para penyewa merupakan faktor penentu keberhasilan Plaza Bintaro Jaya. Oleh sebab itu,

pihak pengelola (bukan hanya bagian TR/FO) saja harus senantiasa memberikan pelayanan

prima kepada penyewa sesuai Kebijakan Mutu perusahaan yang berbunyi: “Perusahaan

menempatkan kepuasan konsumen sebagai prioritas utama”

Dilihat dari segi pemeliharaan bangunan, pihak Plaza Bintaro Jaya telah

melaksanakan kegiatan pemeliharaan yang cukup baik terhadap bangunan dan fasilitas-

fasilitas yang ada di dalamnya melalui berbagai jenis kegiatan pemeliharaan, baik yang

dilakukan secara prefentif (pencegahan), korektif (perbaikan), maupun pemeliharaan rutin.

Dari segi pengaturan komposisi penyewa (tenant mix), Plaza Bintaro Jaya dapat telah

memenuhi 2 dari 3 kriteria tenant mix yang baik yakni adanya keseimbangan dari variasi

penyewa dari pusat ke pusat aktivitas dan adanya kompetisi sehingga pembeli mempunyai

pilihan yang cukup banyak. Sedangkan penempatan sistem sirkulasinya (escalator) kurang

menghasilkan lokasi utama bagi penyewa karena tata letaknya yang sejajar (alur menerus).

Dari segi manajemen hunian, manajemen administrasi dan keuangan, serta

manajemen sistem informasi dapat dikatakan cukup baik karena ikut berperan penting dalam

menunjang pengelolaan Plaza dan penyewa-penyewa yang ada di dalamnya.