Modul ke:

Fakultas

Program Studi

MANAJEMEN PERSEDIAANModul ini berisi materi tentang Manajemen pembeliandan kebutuhan perdana dan pengisian kembalipersediaan untuk kelancaran kegiatan perusahaan danmemenuhi permintaan konsumen

Ir. Rini Anggraini MMEKONOMI DAN BISNIS

MANAJEMENwww.mercubuana.ac.id

KEBUTUHAN PERDANA DAN PENGISIAN KEMBALI PERSEDIAAN

KEBUTUHAN PERDANA

• adalah perhitungan kebutuhan barang umumatau suku cadang yang pertama kali dilakukan, sejak suatu peralatan dibeli atau suatu fasilitasatau pabrik dibangun.

Pemesanan perdana

• Adalah pemesanan untuk pembelian yang pertama kali dilakukan sebagai akibatkebutuhan perdana tersebut.

Pemesanan perdana meliputi 3 jenis kebutuhan perdana

1. Barang persiapan (Comissioning Materials)2. Barang perdana (Initial Materials)3. Barang untuk operasi Normal (Normal

Operation Materials)

Barang persiapan (ComissioningMaterials)• Barang yang diperlukan untuk melengkapi dan

menyiapkan suatu peralatan atau pabrik agar siap mulai bekerja. Keperluan barang ini dapatdiambil dari persediaan barang perdana, asalkan kalau dipakai, harus diganti (dipesankembali)

Barang perdana (Initial Materials)

• Semua kebutuhan barang yang digunakanuntuk menjaga agar operasi perdana suatuperlengkapan atau pabrik selama masapercobaan dapat berjalan dengan lancar danuntuk keperluan selama tahun pertama

Barang untuk operasi Normal (Normal Operation Materials)• Barang yang diperlukan untuk menjamin

kelancaran operasi peralatan yang bersangkutan sejak mulai bekerja sampaioperasi 2 tahun, diluar (atau mungkintermasuk) keperluan barang perdana.

Pengisian kembali persediaan

• Selanjutnya sesudah dilakukan pemesananuntuk mengisi persediaan kembali karenasebagian dari persediaan sudah digunakanuntuk mengganti barang yang rusak.

• Pengisian kembali atau pemesanan kembali initetap harus memperhatikan prinsippengendalian persediaan yaitu penentuanjumlah dan jenis barang yang disimpan dalampersediaan harus dilakukan agar operasiperusahaan tidak terganggu.

4 sistem yang digunakan dalam pengisiankembali persediaan

1. Sistem tinjauan terus menerus (perpetual riviewsystem)

2. Sistem tinjauan periodik (Periodic Review system)

3. Sistem jumlah tetap4. Sistem tepat waktu

Sistem tinjauan terus menerus (perpetual riviewsystem)

• Dalam sistem ini peninjauan dilakukan terusmenerus yang berarti setiap kali perlu dipesan, maka harus dipesan.

• Perhitungan kapan perlu dipesan adalah apabilajumlah persediaan sudah mencapaijumlah/tingkat tertentu. Jumlah ini disebut titikpesan kembali atau reorder point.

• Reorder point digunakan pada sistem ini dansistem jumlah tetap.

Siklus Pemesanan persediaan

12

0 Leadtime

Order Placed

Order Received

TimeLeadtime

Order Placed

Order Received

pers

edia

anLe

vel

Reorder point

Order qty

Reorder PointAgar pembelian bahan yang sudah ditetapkan dalam EOQ

tidak mengganggukelancaran kegiatan produksi, maka diperlukan waktu

pemesanan kembali bahanbaku. Faktor-faktor yang mempengaruhi titik pemesanan kembali

adalah :1. Lead Time. Lead time adalah waktu yang dibutuhkan antara

bahan baku dipesan hingga sampai diperusahaan. Lead time ini akan mempengaruhi besarnya bahan baku yang digunakan selama masa lead time, semakin lama lead time maka akan semakin besar bahan yang diperlukan selamamasa lead time.

2. Tingkat pemakaian bahan baku rata-rata persatuan waktutertentu.

3. Persediaan Pengaman (Safety Stock), yaitu jumlahpersediaan bahan minimum yang harus dimiliki olehperusahaan untuk menjaga kemungkinan keterlambatandatangnya bahan baku, sehingga tidak terjadi stagnasi.

Dari ketiga faktor di atas, maka reorder point dapat dicari dengan rumusberikutini :

Re-Order Point= (LD x AU) + SSDimana:• LD = Lead Time• AU = Average Usage = Pemakaian rata-

rata• SS = Safety Stock

Contoh :• PT. Deivy menetapkan lead time bahan

baku A selama 4 minggu, pemakaianratarata sebesar 250 Kg perminggu, safety stock yang ditaksir sebesarpemakaian ratarata untuk 2 minggu. Dari data ini, maka reorder pointnyaadalah sebagai berikut :Reorder Point = (4 x 250) + (2 x 250)

= 1.500

Sistem tinjauan periodik (Periodic Review system)

• Dalam sistem ini tinjauan pemesanan kembalidilakukan setiap waktu, misalnya setiap 1 bulan, 3 bulan, 6 bulan atau setiap periode waktutertentu yang ditetapkan.

• Penentuan ini didasarkan atau beberapapertimbangan seperti jenis barang, frekuensipenggunaan barang, kepentingan barangtersebut dalam perusahaan. Tidak perlupersediaan masih banyak atau tidak.

Sistem jumlah tetap

Dalam sistem ini yang menonjol adalah setiap kali memesan, jumlah yang dipesan selalu sama, maka harga yang dipesan juga sama

Sistem tepat waktu

• Dalam sistem ini andalanya pada konsep tepatwaktu, yang merupakan bagian dari manajementepat waktu, yang diberlakukan pada semuakegiatan yang berhubungan dengan produksi, yaitu tapat waktu pemesanan, tepat waktupembelian, tepat waktu kedatangan barang, tepat waktu produksi, tepat waktu pengirimanpenjualan dan sebagainya.

Pengisian kembali persediaan didasarkanatas berbagai kondisi kebutuhan atau

permintaan barang1. Sistem permintaan independen2. Sistem permintaan dependen3. Sistem permintaan dengan ciri tersendiri

1. Sistem permintaan independen

Adalah jenis permintaan suatu barang yang bebasartinya tidak tergantung pada waktu atau jumlahpermintaan barang lain. Permintaan seperti inibiasanya seragam dan relatif lebih teratur.

Model-model perhitungan permintaanindependen

• Sistem pemesanan tetap• Sistem produksi tumpukan• Sistem priodik tetap• Sistem minimum maksimum

Sistem pemesanan tetap

• Dalam sistem ini untuk setiap kali pemesanan, jumlah yang dipesan selalu tetap. Model yang paling populer adalah model EOQ (Economic Order Quantity)

Perhitungan EOQ• Biaya Total = biaya penyimpanan tahunan + biaya

pemesanan tahunan atau biaya setupTC = HQ / 2 + SD / QTC = total biaya per tahunQ = lotH = biaya memegang satu unit per tahunD = permintaan tahunan per tahunS = biaya pemesanan atau menyiapkan satu lotC = Biaya produk/unit

Rumusan Matematis(2)

TC = DC + SD/Q + QH/2dTC/dQ = -SD/Q2 + H/2 = 0

H/2 = SD /Q2

Q2H = 2SDQ2 = 2SD/H

H2SDQ*EOQ ==

Contoh (1)

Setiap tahun PT WM membeli 8000 unitproduk X dengan harga Rp. 10 per unit.Ongkos pesan adalah Rp. 30 per sekali pesandan ongkos simpan adalah Rp. 3 per unit pertahun.

Hitung:• EOQ• Ongkos total tahunan

Contoh (2)

D = 8000, C= $10, S = 30, H = 3

4003

2x8000x30Q*EOQ ===

TC = 8000x10 + (8000x30)/400 + 3x400/2

TC = Rp. 81.200

Sistem produksi tumpukan

• Sistem ini berorientasi pada produksi barangdalam tumpukan tertentu. Model yang cukuppopuler adalah formula EPQ

Economic Production/Manufacturing Quantity(EPQ/EMQ)

• Ongkos setup turun bila ukuran batch produksi naik

• Ongkos simpan naik bila ukuran batch naik

• EPQ/EMQ adalah jumlah pada saat ongkos total minimum

Production, Demand and inventory

0

1020

30

4050

60

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Time period

Qua

ntity

ProductionDemandInventory

EconomicProductionLot

Fluctuatingpersediaan

Siklus Produksi

0

Leve

lper

sedi

aan

pp-r

Q1

Q

Waktu

ROP

Ltp

t

r

p= tingkat produksi; r=tingkat permintaan (r<p); tp= perioda produksi;

t=perioda antar produksi; Q1= tp(p-r)=persediaan maksimum; Q= tpp

Rumusan Matematis(1)

Harga beli total =Frekuensi pemesanan per tahun =Ongkos pesan total =persediaan rata-rata =Ongkos simpan =Ongkos total persediaan =

T C=

DCD/Q

SD/Q{Q(p-r)}/2p

{HQ (p-r)}/2p

DC + SD/Q + {HQ (p-r)}/2p

Rumusan Matematis(2)

TC = DC + SD/Q + {HQ (p-r)}/2pdTC/dQ = -SD/Q2 + {H(p-r)}/2p = 0{H(p-r)}/2p= SD /Q2

Q2{H(p-r)} = 2pSDQ2 = 2pSD/{H(p-r)}

r)-H(p2pSDQ*EMQ ==

Contoh (1)

Permintaan untuk item X adalah 20.000 unit per tahun.Pabrik ini mempunyai 250 hari kerja per tahun dengantingkat produksi sebesar 100 unit per hari dan lead timesebesar 4 hari. Ongkos produksi adalah Rp. 50 per unit,ongkos simpan adalah Rp. 10 per unit per tahun, danongkos setup adalah Rp. 20 per sekali setup. Hitung EMQdan ongkos total yang terjadi

Contoh (2)

r= D/N= 20.000/250= 80 unit per harip= 100 unit per hariS= 20; H= 10

80)-10(10000x202x100x20.0Q*EMQ ==

EMQ = 632 T = Rp. 1.001.264

Sistem priodik tetap

• Sistem ini digunakan untuk perhitungan atautinjauan pemesanan kembali persediaan barangberdasarkan jadwal waktu yang tetap. Adapaunmodel yang lebih populer digunakan adalahformulam EOI (Economic Order Interval)

Economic Order Interval (EOI)

m = frekuensi pemesanan = D/QT = 1/m = Q/DBila

maka

H2SDQ*EOQ ==

DH2S

DH

2SD

DQT* === (tahun)

Sistem minimum maksimum

• Dalam sistem ini menganut faham bahwasebaiknya diusahakan suatu jumlah persediaanminimum unutk menjamin kelangsungan operasiperusahaan, namun perlu juga ditetapkan jumlahmaksimum untuk menjamin tidak tertumpuknyabarang secara tidak terkendali. Ini sesuai denganprinsip manajemen persediaan

EOQ dengan Safety Stock• Jika perusahaan menetapkan jumlah minimum persediaan

yang harus ada digudang (Safety Stock) maka jumlah barang yang ada di gudang:

• Setiap kali jumlah persediaan mencapai Safety Stock maka perusahaan harus segera membeli sebesar EOQ

• Persediaan digudang tidak pernah mencapai nol

= EOQ + Safety Stock

EOQ dengan Safety Stock

Dari contoh perhitungan EOQ dimuka, hitunglah besarnya jumlah barang yang ada di gudang bila ditetapkan safety stock sebesar 25:

= EOQ + Safety Stock

= 300 + 25= 325 unit

Sistem permintaan dependen

• Adalah jenis permintaan barang yang waktu danjumlahnya tidak bebas berdiri sendiri, tetapitergantung pada waktu atau jumlah permintaanbarang lain. Permintaan jenis ini biasanya berlakuuntuk produksi rakitan, dimana suatu produksirakitan jadi adalah hasil suatu rakitan komponenatau barang yang lebih kecil. Model pemesanankembali yang paling terkenal dalam sistem iniadalah MRP (Material Requirement planning)

Input dan Output MRP

MaterialRequirements

Planning

MaterialRequirements

Planning

Master Production ScheduleMaster Production Schedule

Planned Order ReleasesPlanned Order Releases

Work OrdersWork Orders Purchase OrdersPurchase Orders Rescheduling Rescheduling

ProductStructure

File

ProductStructure

File

InventoryMaster

File

InventoryMaster

File

Clipboard

Rivet (2)

Iron Rod (3

in.)

Spring (1)

Spring Steel (10

in.)

Level 0

Level 1

Level 2

Level 3

Bottom Clip (1)

Top Clip (1)

Pivot (1)

Sheet Metal (8 in2)

Clip Assembly (10)

Sheet Metal (8 in2)

Struktur Produk

Board (1)

Pressboard (1)

Finish (2oz.)

3. Sistem permintaan dengan ciritersendiri

• Dalam sistem ini, permintaan barang walaupunada sifat kepastiannya, namun jumlah, waktu danfrekwensi pemakaiannya mempunyai polatersendiri, yang berubah-ubah dan suatu kurunwaktu tertentu pula, kadang-kadang teratur dankadang-kadang tidak teratur.

DAFTAR PUSTAKA

• Agus Ristono (20090 Manajemen Persediaan, Graha Ilmu YogyaKarta.

• Hani Handoko (2002) ManajemenProduksidanOperasi, BPFE, Yogyakarta

• Heizer Jay B. Rander (2006), ManajemenOperasi, SalembaEmpat, Jakarta.

• Herjanto, Eddy. 2008. ManajemenOperasi, .EdisiKetiga. Jakarta: Grasindo