L I SS A M A R I A S I A N I PA RA M I TA R O U L I S I TA N G G A N G

G A S H A A RYA P R ATA M AE L D A O N C O SS YA

R A G A M A N D UA R UF E B R I A N R A M A D H A NV E G A N I T YA E R I D A N I

A R I O M AT S W O PAT I M E Y E RW I D A R AT N A S A R I S I A H A A N

D E R I L A N D RY I S H A M

MANAJEMEN LOGISTIK OBAT DI PUSKESMAS

PASAR REBO

MANAJEMEN LOGISTIK OBAT

Manajemen obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut aspek perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat yang dikelola secara optimal untuk menjamin tercapainya ketepatan jumlah dan jenis perbekalan farmasi dan alat kesehatan

Menurut Indrawati (1999) ”Manajemen logistik obat adalah proses pengelolaan yang strategis mengenai pengadaan, distribusi dan penyimpanan obat dalam upaya mencapai kinerja yang optimal”

TUJUAN

Tujuan Manajemen Logistik Obat di Puskesmas Terlaksananya pelayanan obat kepada masyarakat secara rasional dan menyeluruh.

Tujuan pengelolaan obat Menjamin tersedianya obat dengan mutu yang terjamin, aman, dan tersebar secara merata dan teratur, sehingga mudah diperoleh pada tempat dan waktu yang tepat (Depkes, 2005).

FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK OBAT

Sistem pengelolaan obat mempunyai 4 fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu :• Perumusan kebutuhan atau perencanaan

(selection)• Pengadaan (Procurement)• Distribusi (Distribution)• Penggunaan (Use)

Keempat fungsi didukung oleh sistem penunjang pengelolaan :• Organisasi (Organization)• Pembiayaan dan kesinambungan (Financing

and Sustainability)• Pengelolaan informasi (Information

Management)• Pengelolaan dan pengembangan sumber

daya manusia (Human Resources Management)

ALUR MANAJEMEN LOGISTIK OBAT

PERENCANAAN

PENCATATAN &

PELAPORANPENGENDALIA

N OBAT DISTRIBUSI

PENYIMPANANPERMINTAAN

PERENCANAAN

suatu proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan kesehatan untuk menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan Puskesmas

Tujuan : • Perkiraan jenis dan jumlah obat dan perbekalan

kesehatan yang mendekati kebutuhan • Meningkatkan penggunaan obat secara rasional • Meningkatkan efisiensi penggunaan obat

KEGIATAN-KEGIATAN PERENCANAAN MELIPUTI:

1. Tahap Pemilihan obat Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan jenis obat yang benar-benar diperlukan sesuai dengan pola penyakit.

Dasar seleksi kebutuhan obat yaitu:• Dipilih bedasarkan seleksi ilmiah, medis dan

statistik• Dipilih untuk menghindari duplikasi dan

kesamaan jenis serta menghindari penggunaan obat kombinasi

2. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat Untuk mengetahui pemakaian obat setiap bulan dari masing-masing jenis obat di Unit Pelayanan Kesehatan/Puskesmas selama setahun. Data pemakaian obat di Puskesmas diperoleh dari LPLPO.

3. Tahap Perhitungan Kebutuhan ObatDilakukan oleh apoteker dan tenaga farmasi di tingkat PKD maupun di UPOPPK Kabupaten/Kota. Untuk menetukan kebutuhan obat dilakukan pendekatan perhitungan melalui:

• metode konsumsidengan cara perhitungan berdasarkan atas analisa konsumsi obat sebelumnya

• Metode morbiditas dengan cara kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit

4. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat kegiatan yang perlu dilakukan pada tahap ini :

• Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. • Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang

akan datang. dengan rumus :

Ket :a : Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datangb : Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (sesuai dengan

tahun anggaran yang bersangkutan)c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datangd : Rancangan stok akhir tahun (lead time dan buffer stock)e : Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember di Unit

Pengelola Obat GFKf : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan (Januari -

Desember)

a = b + c + d – e – f

• Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan cara sebagai berikut :

a. Melakukan analisis ABC – VEN (vital, esensial, non esensial)

b. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan anggaran yang tersedia

c. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan berdasarkan 10 besar penyakit.

5. Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat

Berdasarkan dana yang tersedia adalah dengan cara analisa ABC dan analisa VEN (Vital, Esensial, Non Esensial).

ANALISIS ABC• Kelompok A

kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 70 % dari jumlah dana obat keseluruhan. • Kelompok B

kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 20 % dari jumlah dana obat keseluruhan.• Kelompok C

kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya menunjukan penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat keseluruhan.

ANALISA VEN

• Kelompok V kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini: obat penyelamat (life saving drug), obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar.• Contoh obat yang termasuk jenis obat Vital

adalah adrenalin, antitoksin, insulin dan obat jantung.

• Kelompok E kelompok obat-obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit (kausal). • Contoh obat yang termasuk jenis obat

Essensial adalah antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID dan lain-lain.

• Kelompok N merupakan kelompok jenis obat-obat penunjang yaitu obat yang berkerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.• Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-

essensial adalah vitamin, suplemen dan lain-lain.

PERMINTAAN

Tujuan :memenuhi kebutuhan obat di masing-masing unit pelayanan kesehatan sesuai dengan pola penyakit yang ada di wilayah kerjanya.

Beberapa hal dalam permintaan:• Kegiatana. Permintaan rutinb. Permintaan khususc. Permintaan obat dengan LPLPOd. Permintaan obat ditunjukkan kepada

Kepala Dinas Kesehatan dan Instalasi Farmasi

• Menentukan jumlah permintaan obata. Data yang diperlukanb. Sumber data

PENYIMPANANTujuan:

agar obat yang diterima aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan, mutu terjamin dan mempermudah pengaturan atau administrasi.

Pengaturan penyimpanan obat :• Penerapan Sistem FIFO dan FEFO • Obat di susun secara alfabetis • Perhatikan suhu, ventilasi, kelembapan,

pencahayaan, sifat obat seperti mudah terbakar, menguap, dll• Cairan dipisahkan dari padatan

BEBERAPA HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN PD PENYIMPANAN OBAT

Kelembaban

Udara lembab dpt menimbulkan kerusakan pd tablet, kapsul, oralit

Sinar matahari

Sinar Matahari langsung dpt merusak injeksi

Suhu (Panas)

Suhu yg terlalu tinggi kerusakan: salep, suppositoria

Kerusakan Fisik

Disebabkan menumpuk terlalu tinggiDus berdempetan dgn benda tajam

Kontaminasi bakteri

Wadah obat yg rusak atau terbuka akan mudah tercemar oleh bakteri

Pengotoran

Ruang yg kotor dpt menyebabkan adanya insek/roden.

Pengelolaan Obat Puskesmas

PENGAMATAN MUTU OBATDILAKUKAN SECARA ORGANOLEPTIS

Bau Terjadi perubahan bau spt pd tab asetosal (Krn panas)

Warna Perubahan Warna menjadi kecoklatan contoh : Vit C (krn SM)

Pecah Tablet menjadi mudah pecah contoh : Tablet Etambutol (krn Lembab)

Kering Volume cairan berkurang contoh : alkohol (krn penguapan)

Meleleh Perubahan konstituen menjadi leleh contoh : Salep, Supp (krn suhu panas)

Pengelolaan Obat Puskesmas

JENIS KERUSAKAN PD SEDIAAN OBATTablet Perubahan warna, bau, rasa, bintik, pecah,

retak, benda asing, wadah rusakTablet Salut

Salutnya pecah, basah, lengket satu sama lain, wadah rusak

Kapsul Kapsul terbuka, lengket satu sama lain, wadah rusak

Salep Warna berubah, berbintik-bintik, wadah rusak

Cairan Warna berubah, endapan/keruh, perubahan kekentalan, wadah rusak

Injeksi Warna berubah, endapan/keruh, benda asing kekentalan, wadah rusak

DISTRIBUSIPenyaluran/distribusi adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan sub-sub unit pelayanan kesehatan antara lain : • Sub unit pelayanan kesehatan di

lingkungan Puskesmas (kamar obat, laboratorium)

• Puskesmas Pembantu • Puskesmas Keliling • Posyandu • Polindes

Dalam kegiatan distribusi obat Puskesmas, berhubungan dengan beberapa hal:• Menentukan frekuensi distribusi • Menentukan jumlah dan jenis obat yang

diberikan • Melaksanakan penyerahan obat

Pencatatan pendistribusian obat meliputi pencatatan dalam:• Kartu Rencana Distribusi• Buku harian pengeluaran obat• Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat

(LPLPO)• Surat kiriman obat

PENGENDALIAN

• Pengendaliaan Persediaan merupakan rangkaian kegiatan dalam menjaga keseimbangan antara keuntungan dan kerugian dalam penyediaan obat-obatan sesuai rencana yang telah dibuat• Pengendalian obat terdiri dari:

1. Pengendalian persediaan

2. Pengendalian Penggunaan

3. Penanganan obat hilang

PENCATATAN & PELAPORAN

• rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya.

• Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh pengelolaan obat.

Tujuan Pencatatan dan pelaporan adalah : • Bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilakukan • Sumber data untuk melakukan pengaturan dan

pengendalian • Sumber data untuk pembuatan laporan

HAL-HAL PENTING DALAM PENCATATAN DAN PELAPORAN

1. Sarana pencatatan dan pelaporan2. Alur pelaporan3. Periode pelaporan4. Laporan Pengelolaan Obat

PENILAIAN/EVALUASI

Penilaian (evaluasi) dilakukan secara eksternal oleh supervisor (pejabat setingkat lower manajer atau dilingkungan DINKES), dengan melakukan pemeriksaan catatan dan laporan obat, maupun langsung ke gudang penyimpanan dan distribusi obat) atau dalam rapat rutin/khusus

Namun yang dimaksud penilaian (evaluasi) obat, khususnya penilaian terhadap manajemen obat, mencakup :

• Penilaian terhadap rencana kebutuhan obat Puskesmas, • Penilaian terhadap penyimpanan obat. • Penilaian terhadap Distribusi obat.

PROSEDUR PENGADAAN

OBAT

Puskesmas

Tim Perencanaan ObatKabupaten / Kota

Draft Usulan ke Pemda

Penetapan Bupati/Walikota

Pengadaan Aanwijzing Tender

Uji mutu Balai POM 2 kali

Distribusi ke Gudang

Distribusi ke Puskesmas

MEKANISME PERTANGGUNGJAWABAN

Pertanggungjawabana. laporan berkalab. laporan pertanggung jawaban masa

jabatan Sarana yang digunakan untuk pencatatan

dan pelaporan obat di Puskesmas adalah LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat ) dan kartu stok.

Puskesmas bertanggung jawab atas terlaksananya pencatatan dan pelaporan obat yang tertib dan lengkap serta tepat waktu untuk mendukung pelaksanaan seluruh pengelolaan obat.

PUSKESMAS PASAR REBO

ALUR PENGADAAN OBAT

• Perencanaan• Pengajuan Anggaran ke PEMDA DKI• Penentuan tender obat oleh Depkes• Pembelian obat-obatan ke perusahaan obat yang

telah ditentukan Depkes• Penerimaan obat• Pemeriksaan kualitas• Distribusi• Peresepan• Penyimpanan

Perencanaan• Perencaan pembelian

obat disesuaikan dengan kebutuhan obat

Pengajuan Anggaran

• Puskesmas mengadakan anggaran ke PEMDA DKI

Penentuan tender obat

• Depkes menentukan perusahaan obat yang nanti akan dibeli oleh Puskesmas

Pembelian Obat

• Uang dari PEMDA digunakan untuk membeli obat ke perusahaan obat

Penerimaan obat

• Dikirim dari perusahaan obat

• Pendataan barang masuk

Pemeriksaan kualitas

• Pemeriksaan kadaluarsa obat

• Menghitung jumlah dan jenis obat

Distribusi

• Dibagi ke dalam 7 area :• IGD• Kamar obat• 5 Kelurahan

(Gedong, Baru, Cijantung, Kalisari, Pekayon)

• Sisanya akan masuk ke Buffer Stock

Peresepan

• Peresepan dari dokter kepada pasien

LEMARI PENYIMPANAN

OBAT NARKOTIK

KARTU STOK OBAT GUDANG

GUDANG PENYIMPANAN OBAT

GUDANG PENYIMPANAN OBAT

KAMAR OBAT

KARTU PERSEDIAAN OBAT

DAFTAR BELANJA OBAT

SURAT BUKTI BARANG KELUAR

DISTRIBUSI OBAT PKM PASAR REBO

TERIMA KASIH