MANAJEMEN MIGRASI SISTEM INFORMASI DALAM...

of 13/13
MANAJEMEN MIGRASI SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI PERUSAHAAN Untuk Memenuhi Tugas Individu Sistem Informasi Manajemen Kelas E62 Disusun Oleh: Didik Prianto (K25161085) SEKOLAH PASCA SARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2017
  • date post

    21-Nov-2020
  • Category

    Documents

  • view

    2
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of MANAJEMEN MIGRASI SISTEM INFORMASI DALAM...

  • MANAJEMEN MIGRASI SISTEM INFORMASI DALAM

    ORGANISASI PERUSAHAAN

    Untuk Memenuhi Tugas Individu Sistem Informasi Manajemen Kelas E62

    Disusun Oleh:

    Didik Prianto (K25161085)

    SEKOLAH PASCA SARJANA

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    2017

  • ii

    DAFTAR ISI

    DAFTAR ISI ii

    DAFTAR GAMBAR iii

    I. PENDAHULUAN 4

    1.1 Latar Belakang 4

    1.2 Perumusan Masalah 5

    1.3 Tujuan Penelitian 5

    II. PEMBAHASAN 6

    2.1 Aspek Yang Perlu Diperhatikan Dalam Migrasi Sistem Informasi 6

    2.2 Metodologi Migrasi Sistem Informasi 7

    2.3 Studi Kasus : Migrasi Sistem Informasi di Blibli.com 8

    III. PENUTUP 11 3.1 Kesimpulan 11

    3.2 Saran 11

    DAFTAR PUSTAKA 12

  • iii

    DAFTAR GAMBAR

    1 Peran sistem informasi dalam organisasi perusahaan 4

    2 Aspek penerapan sistem informasi 6

    3 Strategi peralihan sistem informasi 7

    4 Ilustrasi model migrasi sistem informasi 8

    5 Tampilan blibli.com sebelum dan sesudah migrasi 9

    6 Cek list migrasi sistem informasi 10

  • 4

    I. PENDAHULUAN

    1.1 Latar Belakang

    Dalam sebuah perusahaan, sistem informasi sebagai support system untuk kelancaran,

    kemudahan dan bahkan sebagai competitive advantage bagi perusahaan. Sistem informasi

    yang terdiri atas perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), perangkat jaringan

    (network) dan sumber daya manusia yang terlibat didalamnya.

    Dalam perjalanannya, bisnis semakin hari semakin berkembang dan semakin komplek,

    begitu pula sistem informasi juga ikut berkembang mengikuti kebutuhan bisnis. Perangkat

    keras misalnya, hampir setiap tahun keluar perangkat keras dengan spesifikasi yang lebih

    tinggi untuk mendukung kemampuan komputasi yang lebih tinggi pula. Begitu pula untuk

    perangkat lunak, selalu ada perbaikan secara tampilan, fungsi dan keamanan setiap tahunnya.

    Dan tentu saja penambahan fungsi, tampilan dan keamanan itu memerlukan perangkat keras

    yang bisa mendukung. Pada akhirnya sistem informasi yang ada dalam organisasi perusahaan

    harus mengikuti perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak ini.

    Sistem informasi dalam organisasi perusahaan secara umum berperan pada beberapa

    proses bisnis yang dibagi menjadi support processes dan primary business processes. Untuk

    lebih jelasnya peran sistem informasi bisa dilihat pada gambar berikut :

    Gambar 1. Peran sistem informasi dalam organisasi perusahaan.

    Melihat peran penting sistem informasi dalam perusahaan, agar tetap terus memiliki

    nilai competitive advantage di tengah persaingan bisnis maka perlu dilakukan update,

    upgrade atau pembaharuan sistem informasi. Dengan semakin kompleknya proses bisnis,

    maka update, upgrade atau pembaharuan sistem informasi menjadi tantangan tersendiri bagi

    seorang manager sistem informasi. Apabila update, upgrade atau pembaharuan tersebut ada

    pada support processes, maka hal ini tidak terlalu critical, tetapi apabila itu terjadi pada

    primary business process maka perlu kehati-hatian karena bersifat critical.

  • 5

    1.2 Perumusan Masalah

    Persaingan bisnis yang ketat menuntut perusahaan untuk selalu kompetitif, termasuk

    pada bagian sistem informasi yang digunakan. Untuk itu migrasi sistem informasi untuk

    mengganti sistem lama yang sudah usang dengan sistem baru yang lebih kompetitif tentu

    akan memberikan nilai bisnis yang lebih. Dalam melakukan migrasi sistem informasi banyak

    hal perlu diperhatikan agar peralihan sistem informasi ini berjalan lancar. Proses pra-migrasi,

    saat migrasi dan pasca-migrasi apa saja yang perlu diperhatikan agar peralihan sistem

    berhasil. Bagaimana peranan masing-masing bagian, department atau stakeholder agar

    peralihan sistem berjalan dengan lancar?

    1.3 Tujuan Penelitian

    Tujuan dari makalah ini antara lain :

    1. Mengupas mengenai aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam migrasi sistem informasi

    2. Mengetahui teknik dan methodology yang tepat dalam melakukan peralihan sistem informasi

    3. Mengetahui peranan masing-masing bagian agar peralihan berjalan dengan sukses.

  • 6

    II. PEMBAHASAN

    2.1 Aspek Yang Perlu Diperhatikan Dalam Migrasi Sistem Informasi

    Dalam melakukan migrasi sistem informasi perlu diperhatikan beberapa aspek terkait

    dengan strategi sistem informasi dan orang-orang yang terlibat dalam menggunakan sistem

    inforamsi tersebut. Pada dasarnya peralihan sistem informasi akan melibatkan 3 hal yaitu

    teknologi, proses dan people (orang). Untuk memastikan keberhasilan migrasi sistem

    informasi maka ketiga hal itu perlu diperhatikan.

    Gambar 2. Aspek penerapan sistem informasi

    Manajemen harus bisa memastikan bahwa migrasi sistem informasi ini akan membawa

    business value bagi perusahaan agar tetap terus berkembang dan kompetitif pada bisnis yang

    digeluti. Kajian mendalam (assessment) terhadap teknologi baru yang akan diterapkan perlu

    dilakukan sehingga keputusan untuk migrasi ke sistem baru memang benar-benar dibutuhkan

    perusahaan dan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Bagaimanapun tujuan perusahaan

    adalah mencari keuntungan yang sebesar-besarnya, maka migrasi sistem informasi juga harus

    diperhitungkan untung-ruginya.

    Apabila sudah dilakukan kajian mendalam, maka proses migrasi sistem informasi juga

    perlu diperhatikan. Siapa yang bertanggung jawab terhadap masing-masing proses dan resiko

    yang bisa dikontrol oleh masing-masing penanggung jawab. Proses bisnis yang terdampak

    terhadap sistem informasi yang akan diterapkan juga perlu diperhatikan. Hal yang tak kalah

    penting setelah itu adalah people (orang), karena secanggih apapun sistem informasi jika

    orang yang akan mengoperasikannya tidak di-training dengan baik maka akan menyebabkan

    kegagalan peralihan sistem informasi.

    Migrasi sistem informasi sebagai strategi bagi perusahaan juga perlu di-manage dengan

    baik. strategi penerapan sistem informasi penting dilakukan mengingat kebutuhan perusahaan

  • 7

    dan keuntungan yang diterima. Strategi proses peralihan sistem informasi bisa terlihat pada

    gambar di bawah ini.

    Gambar 3. Strategi peralihan sistem informasi

    2.2 Metodologi Migrasi Sistem Informasi

    Menurut O’brien migrasi sistem informasi bisa dilakukan dengan beberapa metode

    antara lain :

    1. direct conversion, atau konversi secara langsung. Untuk sistem informasi yang sifatnya tidak memiliki implikasi secara langsung secara bisnis maka konversi

    model ini bisa dilakukan. Dimana sistem informasi lama secara langsung diganti

    dengan sistem informasi yang baru. Konversi model ini cukup beresiko ketika

    sistem informasi baru yang akan diterapkan terkait dengan primary process dari

    bisnis inti perusahaan. Jika konversi tidak berhasil maka implikasi secara bisnis

    sangat besar, dimana bisa jadi bisnis menjadi tidak berjalan seperti biasanya atau

    bahkan proses bisnis tidak bisa dilakukan karena sistem yang baru gagal dikonversi

    secara sempurna.

    2. Parallel conversion, atau konversi secara parallel. Pada model ini konversi sistem lama ke sistem baru ada saatnya dimana sistem lama dan sistem baru sama-sama

    berjalan secara simultan hingga pada waktu sudah ditentukan waktu cut-off sistem

    lama, maka sistem baru akan diberlakukan. Dengan model konversi seperti ini maka

    resiko terhadap bisnis lebih kecil. Model ini juga membuat pengguna sistem

    informasi lebih nyaman karena sudah diperkenalkan kepada sistem informasi yang

  • 8

    baru terlebih dahulu dan pada saat pengguna sudah terbiasa dengan sistem

    informasi yang baru, maka cut-off bisa dilakukan.

    3. Pilot conversion, atau konversi secara pilot. Pada model ini sistem baru yang akan diterapkan, dilakukan piloting pada area atau bagian tertentu dengan scope yang

    lebih kecil sehingga meminimalisir resiko. Biasanya bagian atau area yang akan

    diterapkan sistem baru memiliki karakteristik yang sesuai dengan karakteristik

    perusahaan yang akan menerapkan sistem baru tersebut. Bila sistem baru di area

    atau bagian yang lebih kecil itu berhasil, maka pada tahap selanjutnya diterapkan

    pada sistem informasi perusahaan dengan skala yang lebih luas.

    4. Phase atau gradual conversion, pada konversi model ini sebenarnya menggabungkan antara direct conversion dan parallel conversion untuk

    meminimalisir resiko kegagalan dalam menerapkan sistem baru. Setiap phase dalam

    migrasi sistem lama ke sistem baru harus didokumentasikan secara baik. setiap

    tahap jika ditemukan bug bisa langsung diperbaiki. Migrasi bisa juga dilakukan per

    modul untuk setiap phase.

    Gambar 4. Ilustrasi model migrasi sistem informasi

    Jika migrasi sistem informasi sudah berhasil dilakukan maka hal selanjutnya yang perlu

    diperhatikan adalah post implementation activities.

    2.3 Studi Kasus : Migrasi Sistem Informasi di Blibli.com

    Blibli.com sebagai sebuah perusahaan e-commerce memiliki beberapa sistem informasi

    yang saling terkait. Sistem utama yang ada dalam situs belanja online tersebut terdiri atas

    berbagai macam modul diantaranya sistem penerimaan order, sistem pembayaran, sistem

    manajemen promo, sistem manajemen shipping, sistem management website, sistem

    manajemen merchant, dan lain sebagainya.

    time

  • 9

    Pada awal berdirinya, blibli.com menggunakan sistem belanja online berbayar yang

    sudah jadi dikarenakan kebutuhan yang mendesak. Sejalan dengan perkembangan bisnis dan

    persaingannya, sistem tersebut akhirnya tidak mampu memenuhi ekspektasi dari manajemen

    untuk memenuhi kepuasan pelanggan. Sistem lama tersebut sulit untuk dilakukan modifikasi

    untuk memenuhi kebutuhan bisnis, selain itu dengan jumlah transaksi yang meningkat

    membuat sistem itu menjadi lebih lambat dan akhirnya membuat semua bagian dan

    pelanggan mengalami masalah. Untuk mengatasi hal tersebut akhirnya dilakukan migrasi ke

    sistem baru yang dikembangkan secara internal (insourcing) dengan pemrograman java. Pada

    tahun 2015 bukan hanya tampilan luar saja yang berubah tapi secara back-end system juga

    berubah.

    Tampilan blibli.com sebelum migrasi

    Tampilan blibli.com setelah migrasi

    Gambar 5. Tampilan blibli.com sebelum dan sesudah migrasi

    Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan migrasi sistem informasi :

    1. Testing the IT sistem 2. Deployment diagram 3. Bagian yang bertanggung jawab terhadap setiap phase dan bagian dari sistem

    informasi.

    4. Impact analysis 5. Implementation step by step 6. Roll Back scenario jika migrasi gagal atau bermasalah.

  • 10

    Berikut ini adalah cek list yang perlu diperhatikan pada saat melakukan migrasi sistem

    informasi.

    Gambar 6. Cek list migrasi sistem informasi

    Semua informasi di atas ada dalam document implementation plan. Di dalam dokumen

    tersebut semua informasi sistem informasi dijabarkan secara jelas tahap demi tahap dan sudah

    ada persetujuan dari manajemen dan pihak terkait. Migrasi sistem biasanya dilakukan pada

    malam hari dimana impact terhadap bisnis biasanya lebih kecil, dan pada pagi hari semua

    sistem sudah berjalan sesuai rencana. Apabila ada bug yang sifatnya minor, maka akan segera

    dibuatkan dokumen dan segera dibuatkan solusinya. Namun apabila bug itu sifatnya major

    maka akan dilakukan rollback ke sistem lama.

    Pada kenyataanya hampir jarang sekali terjadi rollback, karena biasanya migrasi sistem

    dilakukan dengan rencana yang matang. Semua metode dalam migrasi sistem informasi

    dilakukan. Pada tahap awal biasanya sudah dibuatkan prototype yang di-develop dan di-

    deploy pada sistem atau environment yang berbeda, sehingga manajemen sudah bisa

    membayangkan perubahan yang terjadi. Ini sekaligus juga memudahkan dalam masukan

    yang sifatnya tampilan. Lalu setelah itu semua data yang ada pada sistem lama dimigrasi

    terlebih dahulu ke sistem baru. Setelah semua data terinput di sistem baru maka sebelum

    proses migrasi total dilakukan pada malam hari, sudah berjalan secara parallel 2 sistem yang

    lama dan yang baru. Pada malah hari phase selanjutnya adalah memastikan semua link, url

    dan lain sebagainya sudah termapping sempurna ke sistem baru dan migrasi total dilakukan

    dengan mematikan sistem lama dan menggunakan sistem baru ini. Teknik migrasi yang

    dilakukan adalah parallel conversion dan phase conversion. Semua ini dilakukan untuk

    memastikan peralihan sistem informasi memiliki dampak yang minimal dan peralihan

    berjalan dengan smooth.

  • 11

    III. PENUTUP

    3.1 Kesimpulan

    Dalam melakukan migrasi sistem informasi maka manajemen perusahaan harus

    memperhatikan aspek teknologi, proses dan manusia yang menggunakannya. Sistem

    informasi sebagai penunjang bagi proses bisnis harus memberikan manfaat positif bagi

    perusahaan. Pada selanjutnya penerapan sistem informasi ini akan memberikan keunggulan

    kompetitif bagi perusahaan. Strategi penerapan sistem informasi juga harus

    mempertimbangkan kebutuhan perusahaan. Apabila sistem lama sudah tidak bisa menunjang

    proses bisnis maka penerapan sistem informasi yang baru mutlak diperlukan.

    Dalam melakukan migrasi maka resiko yang ditimbulkan dari penerapan sistem baru

    perlu diperhitungkan, termasuk pelaksanaannya apakah akan menggunakan direct

    conversion, parallel conversion, pilot conversion atau phase conversion. Masing-masing

    memiliki kekurangan dan keunggulannya. Penerapannyapun bisa berbeda pada setiap

    perusahaan. Apabila proses migrasi melibatkan primary business proses maka perlu

    diperhatikan resiko yang timbul dan harus dipastikan tidak mengganggu business proses yang

    sedang berjalan.

    Pada perusahaan e-commerce, migrasi sistem informasi menjadi sebuah keharusan

    karena teknologi yang berkembang dan kebutuhan konsumen terus meningkat sehingga

    memerlukan sistem baru yang lebih bisa memberikan pelayanan yang lebih baik bagi

    konsumen. Hal ini tentu akan memberikan manfaat bagi perusahaan dimana konsumen yang

    puas tentu akan terus menggunakan platform e-commerce tersebut.

    3.2 Saran

    Untuk setiap migrasi sistem informasi, maka dokumentasi dari sistem informasi sangat

    diperlukan. Dokumentasi implementasi dan penggunaan. Setelah migrasi sistem informasi

    berjalan lancar makan training terhadap users yang menggunakan perlu dilakukan sebab

    secanggih apapun sistem informasi yang digunakan jika users tidak bisa menggunakannya

    maka tetap menjadi sebuah kegagalan migrasi sistem informasi.

  • 12

    DAFTAR PUSTAKA

    O’Brien, J. A & Marakas, G. M. (2016). Information Management System, 10th

    Edition.,McGraw-Hill/Irwin. New York.

    Anonim. Permasalahan Komponen Sistem Informasi pada Migrasi Sistem PT. Garuda

    Indonesia. Diperoleh 13 Februari 2017, dari

    https://themostwowpartner.wordpress.com/2013/02/26/permasalahan-komponen-

    sistem-informasi-pada-migrasi-sistem-pt-garuda-indonesia.

    Anonim. Six Step to Migration Project Success. Systel Whitepaper. Diperoleh 13 Februari

    2017, dari www.syntelinc.com.

    https://themostwowpartner.wordpress.com/2013/02/26/permasalahan-komponen-sistem-informasi-pada-migrasi-sistem-pt-garuda-indonesiahttps://themostwowpartner.wordpress.com/2013/02/26/permasalahan-komponen-sistem-informasi-pada-migrasi-sistem-pt-garuda-indonesiahttp://www.syntelinc.com/

  • 13