Manajemen Lingkup Proyek

23
1 Manajemen Manajemen Lingkup Proyek Lingkup Proyek

description

Manajemen Lingkup Proyek. Tujuan Pembelajaran. Memahami elemen-elemen yg membuat manajemen lingkup yg baik adl sesuatu yg penting Menjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkup Menjelaskan prose pengembangan pernyataan lingkup proyek menggunakan project charter dan pernyataan lingkup awal - PowerPoint PPT Presentation

Transcript of Manajemen Lingkup Proyek

Page 1: Manajemen Lingkup Proyek

1

Manajemen Manajemen Lingkup Proyek Lingkup Proyek

Page 2: Manajemen Lingkup Proyek

2

Tujuan PembelajaranTujuan Pembelajaran

Memahami elemen-elemen yg membuat manajemen Memahami elemen-elemen yg membuat manajemen lingkup yg baik adl sesuatu yg pentinglingkup yg baik adl sesuatu yg penting

Menjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkupMenjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkup Menjelaskan prose pengembangan pernyataan lingkup Menjelaskan prose pengembangan pernyataan lingkup

proyek menggunakan project charter dan pernyataan proyek menggunakan project charter dan pernyataan lingkup awallingkup awal

Proses definisi lingkup dan usaha-usaha yg diperlukan Proses definisi lingkup dan usaha-usaha yg diperlukan dalam membuat WBS menggunakan analogi, pendekatan dalam membuat WBS menggunakan analogi, pendekatan top-down, bottom-up, dan mind-mappingtop-down, bottom-up, dan mind-mapping

Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bgmn Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bgmn hubungannya dgn definisi lingkup dan pengendalian hubungannya dgn definisi lingkup dan pengendalian lingkuplingkup

Memahami pentingnya pengendalian lingkup dan Memahami pentingnya pengendalian lingkup dan pendekatan utk mencegah scope-related problems dlm pendekatan utk mencegah scope-related problems dlm proyek ITproyek IT

Menggambarkan bgmn perangkat lunak dpt membantu Menggambarkan bgmn perangkat lunak dpt membantu dlm manajemen lingkup proyekdlm manajemen lingkup proyek

Page 3: Manajemen Lingkup Proyek

3

Manajemen Lingkup ProyekManajemen Lingkup Proyek

Lingkup terkait dgn semua pekerjaan dan Lingkup terkait dgn semua pekerjaan dan proses-proses yg hrs dilakukan utk proses-proses yg hrs dilakukan utk mewujudkan suatu produk dlm suatu mewujudkan suatu produk dlm suatu proyekproyek

Deliverable adl produk yg dihasilkan yg Deliverable adl produk yg dihasilkan yg mrpk bagian dr proyek spt perangkat keras mrpk bagian dr proyek spt perangkat keras atau perangkat lunak, dokumen atau perangkat lunak, dokumen perencanaan, atau hasil rapat/pertemuanperencanaan, atau hasil rapat/pertemuan

Manajemen lingkup proyek mencakup Manajemen lingkup proyek mencakup proses-proses yg hrs dilakukan dlm proses-proses yg hrs dilakukan dlm mendefinisikan dan mengendalikan apakah mendefinisikan dan mengendalikan apakah pekerjaan itu mrpk bagian proyek ataukah pekerjaan itu mrpk bagian proyek ataukah tidaktidak

Page 4: Manajemen Lingkup Proyek

4

Proses Manajemen Lingkup Proses Manajemen Lingkup ProyekProyek

Perencanaan lingkupPerencanaan lingkup: mendefiniskan bgmn lingkup : mendefiniskan bgmn lingkup akan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikanakan didefinisikan, diverifikasi, dan dikendalikan

Definisi lingkupDefinisi lingkup: Melihat kembali project charter : Melihat kembali project charter dan pernyataan lingkup awal dan menambahkan dan pernyataan lingkup awal dan menambahkan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan perubahan yg telah disetujuiperubahan yg telah disetujui

Membuat WBSMembuat WBS: Membagi deliverables proyek yg : Membagi deliverables proyek yg besar mjd deliverables yg lbh kecil (komponen-besar mjd deliverables yg lbh kecil (komponen-komponen yg lbh mudah di-manage)komponen yg lbh mudah di-manage)

Verifikasi lingkupVerifikasi lingkup: Formalisasi lingkup proyek yg : Formalisasi lingkup proyek yg telah diterimatelah diterima

Pengendalian lingkupPengendalian lingkup: Mengendalikan perubahan : Mengendalikan perubahan pd lingkup proyekpd lingkup proyek

Page 5: Manajemen Lingkup Proyek

5

Perencanaan Lingkup dan Perencanaan Lingkup dan Rencana Manajemen LingkupRencana Manajemen Lingkup

Rencana Manajemen Proyek adl sebuah Rencana Manajemen Proyek adl sebuah dokumen yg terdiri atas deskripsi ttg bgmn dokumen yg terdiri atas deskripsi ttg bgmn tim akan mempersiapkan pernyataan lingkup tim akan mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS, memverifikasi proyek, membuat WBS, memverifikasi kelengkapan deliverables proyek, dan kelengkapan deliverables proyek, dan mengendalikan permintaan perubahan pd mengendalikan permintaan perubahan pd lingkup proyeklingkup proyek

Input pokoknya adl :Input pokoknya adl : Project charterProject charter Pernyataan lingkup awalPernyataan lingkup awal Rencana manajemen proyekRencana manajemen proyek

Page 6: Manajemen Lingkup Proyek

6

Nama Proyek: Proyek Upgrade ITTanggal Mulai Proyek: 4 Maret 2007 Tanggal Selesai Proyek: 4 Desember 2007Manajer Proyek: Kim Nguyen, 691-2784Tujuan Proyek: Melakukan upgrade hardware dan software utk semua pegawai (2000) dalam sembilan bulan berdasar pada standar baru perusahaan. Lihat lembar terlampir utk standar baru perusahaan. Upgrade kemungkinan akan mempengaruhi server sbgmn hardware dan software jaringan. Anggaran yang disediakan $ 1.000.000 utk hardware dan software serta $ 500.000 utk tenaga kerja.Pendekatan:Update basis data inventaris IT utk menentukan kebutuhan utk upgradeMembuat rincian perkiraan biaya utk proyek dan melaporkannya ke CEOMembeli hardware dan software sesuai kebutuhanMenggunakan semaksimal mungkin staf internal utk perencanaan, analisis, dan instalasiJabatan dan Tanggung Jawab

Nama Jabatan Tanggung Jawab

Walter Schmidt CEO Sponsor proyek, pemantau proyek

Mike Zwack CEO Sponsor proyek, pemantau proyek

Kim Nguyen Manajer Proyek Pemantau proyek, menyediakan staf

Jeff Johnson Direktur Operasi IT Mentoring Manajer Proyek

Nancy Reynolds Wakil Kepala HR Menyediakan staf, mengumumkan hal-hal terkait proyek pd seluruh karyawan

Steve McCann Direktur Pengadaan Membantu dalam hal pengadaan hardware dan software

Contoh Project CharterContoh Project Charter

Page 7: Manajemen Lingkup Proyek

7

DefinDefiniisi Lingkup dan Pernyataan si Lingkup dan Pernyataan Lingkup ProyekLingkup Proyek

Dasar pembuatan pernyataan lingkup Dasar pembuatan pernyataan lingkup proyek:proyek: Pernyataan lingkup awalPernyataan lingkup awal Aset-aset proses organisasionalAset-aset proses organisasional Permintaan perubahan yg disetujuiPermintaan perubahan yg disetujui

Sejalan perjalanan waktu, maka Sejalan perjalanan waktu, maka lingkup proyek hrs semakin jelas dan lingkup proyek hrs semakin jelas dan semakin spesifiksemakin spesifik

Page 8: Manajemen Lingkup Proyek

8

Definisi Lingkup Proyek Lebih Definisi Lingkup Proyek Lebih LanjutLanjut

Project CharterProject Charter::Upgrade kemungkinan mempengaruhi serverUpgrade kemungkinan mempengaruhi server

Pernyataan Lingkup AwalPernyataan Lingkup Awal::Server: Jika dibutuhkan server tambahan utk mendukung proyek Server: Jika dibutuhkan server tambahan utk mendukung proyek ini, maka server tsb hrs kompatible dgn server yg sudah ada. Jika ini, maka server tsb hrs kompatible dgn server yg sudah ada. Jika lebih ekonomis utk meningkatkan server yg telah ada, deskripsi lebih ekonomis utk meningkatkan server yg telah ada, deskripsi rinci mengenai peningkatan tsb hrs disampaikan ke CEO utk rinci mengenai peningkatan tsb hrs disampaikan ke CEO utk mendapatkan persetujuan. Spesifikasi server yg telah ada mendapatkan persetujuan. Spesifikasi server yg telah ada terlampir. CEO hrs hrs sdh menyetujui rancana detail ttg server terlampir. CEO hrs hrs sdh menyetujui rancana detail ttg server beserta lokasinya setidaknya dua minggu sebelum instalasibeserta lokasinya setidaknya dua minggu sebelum instalasi

Pernyataan Lingkup Proyek, Versi 1Pernyataan Lingkup Proyek, Versi 1::Server: Proyek ini memerlukan pembelian 10 server baru utk Server: Proyek ini memerlukan pembelian 10 server baru utk mendukung fungsi web, jaringan, basis data, aplikasi, dan mendukung fungsi web, jaringan, basis data, aplikasi, dan printing. Utk setiap tipe server akan diadakan sebanyak 2 buah. printing. Utk setiap tipe server akan diadakan sebanyak 2 buah. Deskripsi rinci utk server diberikan dlm btk brosur produk dlm Deskripsi rinci utk server diberikan dlm btk brosur produk dlm apendiks 8 berikut rencana penempatan server-server tsbapendiks 8 berikut rencana penempatan server-server tsb

Page 9: Manajemen Lingkup Proyek

9

Membuat WBSMembuat WBS

WBS mrpk pengelompokan pekerjaan WBS mrpk pengelompokan pekerjaan berorientasi deliverable yg terlibat dlm suatu berorientasi deliverable yg terlibat dlm suatu proyek yang menentukan lingkup keseluruhan proyek yang menentukan lingkup keseluruhan proyekproyek

WBS mrpk dokumen mendasar yg WBS mrpk dokumen mendasar yg menyediakan dasar-dasar utk perencanaan dan menyediakan dasar-dasar utk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber daya, pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan-perubahandan perubahan-perubahan

Dekomposisi adl proses memecah deliverables Dekomposisi adl proses memecah deliverables proyek mjd bagian-bagian yg lbh kecilproyek mjd bagian-bagian yg lbh kecil

Page 10: Manajemen Lingkup Proyek

10

WBS Intranet : diorganisasi WBS Intranet : diorganisasi berdasar produkberdasar produk

Page 11: Manajemen Lingkup Proyek

11

WBS Intranet : diorganisasi WBS Intranet : diorganisasi berdasar faseberdasar fase

Page 12: Manajemen Lingkup Proyek

12

WBS Intranet : bentuk tabular WBS Intranet : bentuk tabular (tabulasi)(tabulasi)

Page 13: Manajemen Lingkup Proyek

13

WBS dan Gantt Chart IntranetWBS dan Gantt Chart Intranet

Page 14: Manajemen Lingkup Proyek

14

Gantt Chart Intranet: Proses Gantt Chart Intranet: Proses Manajemen ProyekManajemen Proyek

Page 15: Manajemen Lingkup Proyek

15

Pendekatan dlm Pembuatan WBSPendekatan dlm Pembuatan WBS

GuidelinesGuidelines: DOD menyediakan panduan/guidelines : DOD menyediakan panduan/guidelines utk membuat/mempersiapkan WBSutk membuat/mempersiapkan WBS

Pendekatan analogiPendekatan analogi: Melihat WBS proyek yg sejenis : Melihat WBS proyek yg sejenis dan menyesuaikannya dgn proyek yg ditanganidan menyesuaikannya dgn proyek yg ditangani

Pendekatan top-downPendekatan top-down: Mulai dr item terbesar dlm : Mulai dr item terbesar dlm proyek dan memecahnya mjd item-item yg lbh kecilproyek dan memecahnya mjd item-item yg lbh kecil

Pendekatan bottom-upPendekatan bottom-up: Mulai dgn pekerjaan-: Mulai dgn pekerjaan-pekerjaan yg khusus kmd menggabungkannya mjd pekerjaan yg khusus kmd menggabungkannya mjd yg lbh umumyg lbh umum

Pendekatan miPendekatan minnd-mappingd-mapping: Menuliskan pekerjaan-: Menuliskan pekerjaan-pekerjaan dlm format non linear bercabang dan kmd pekerjaan dlm format non linear bercabang dan kmd membuat struktur WBS-nyamembuat struktur WBS-nya

Page 16: Manajemen Lingkup Proyek

16

Contoh Pendekatan Mind-MappingContoh Pendekatan Mind-Mapping

Page 17: Manajemen Lingkup Proyek

17

Hasil WBS dlm Btk ChartHasil WBS dlm Btk Chart

Page 18: Manajemen Lingkup Proyek

18

Kamus WBS dan Baseline LingkupKamus WBS dan Baseline Lingkup

Banyak pekerjaan dlm WBS yg hrs dijelaskan Banyak pekerjaan dlm WBS yg hrs dijelaskan scr rinci shg orang tahu apa yg hrs dilakukan scr rinci shg orang tahu apa yg hrs dilakukan dan dpt memperkirakan berapa lama waktu dan dpt memperkirakan berapa lama waktu dan biaya yang dibutuhkan utk dan biaya yang dibutuhkan utk menyelesaikan pekerjaan tsb.menyelesaikan pekerjaan tsb.

Kamus WBS mrpk dokumen yg menjelaskan Kamus WBS mrpk dokumen yg menjelaskan scr rinci mengenai setiap item dalam WBSscr rinci mengenai setiap item dalam WBS

Pernyataan lingkup proyek dan WBS yg telah Pernyataan lingkup proyek dan WBS yg telah disetujui membentuk apa yg disebut baseline disetujui membentuk apa yg disebut baseline lingkup yg digunakan utk mengukur kinerja lingkup yg digunakan utk mengukur kinerja utk mencapai tujuan-tujuan lingkup proyekutk mencapai tujuan-tujuan lingkup proyek

Page 19: Manajemen Lingkup Proyek

19

Membuat WBS dan Kamus WBSMembuat WBS dan Kamus WBS

Sebuah pekerjaan hanya boleh muncul pd satu tempat Sebuah pekerjaan hanya boleh muncul pd satu tempat dlm WBSdlm WBS

Pekerjaan yg tercakup dlm sebuah item WBS adl Pekerjaan yg tercakup dlm sebuah item WBS adl jumlahan item-item WBS dibawahnyajumlahan item-item WBS dibawahnya

Sebuah item WBS mrpk tanggung jawab satu org Sebuah item WBS mrpk tanggung jawab satu org individu meskipun bbrp org yg mengerjakannyaindividu meskipun bbrp org yg mengerjakannya

WBS hrs konsisten dgn cara aktual pekerjaan tsb WBS hrs konsisten dgn cara aktual pekerjaan tsb dikerjakandikerjakan

Anggota tim proyek hrs terlibat dlm pembuatan WBS Anggota tim proyek hrs terlibat dlm pembuatan WBS shg menjamin konsistensi pelaksanaannyashg menjamin konsistensi pelaksanaannya

Setiap item WBS hrs didokumentasikan dlm kamus Setiap item WBS hrs didokumentasikan dlm kamus WBS utk menjamin pengertian yg akurat ttg lingkup WBS utk menjamin pengertian yg akurat ttg lingkup pekerjaanpekerjaan

WBS hrs fleksibel shg dpt mengakomodasi perubahan WBS hrs fleksibel shg dpt mengakomodasi perubahan

Page 20: Manajemen Lingkup Proyek

20

Verifikasi LingkupVerifikasi Lingkup

Membuat pernyataan lingkup yang baik utk Membuat pernyataan lingkup yang baik utk sebuah proyek mrpk hal yg cukup sulitsebuah proyek mrpk hal yg cukup sulit

Yang lbh sulit lg adl melakukan verifikasi Yang lbh sulit lg adl melakukan verifikasi lingkup proyek dan meminimalkan lingkup proyek dan meminimalkan perubahan lingkupperubahan lingkup

Banyak proyek IT mengalami “scope creep” Banyak proyek IT mengalami “scope creep” atau “poor scope”atau “poor scope” FoxMeyer Drug bangkrut setelah terjadi “scope FoxMeyer Drug bangkrut setelah terjadi “scope

creep” pd proyek “robotic warehouse”creep” pd proyek “robotic warehouse” Enginner dr Grumman menyebutnya sistem Enginner dr Grumman menyebutnya sistem

“Naziware” dan menolak utk menggunakannya“Naziware” dan menolak utk menggunakannya 2121stst Century Insurance Group membuang byk Century Insurance Group membuang byk

waktu dan uang utk proyek yg sebenarnya bisa waktu dan uang utk proyek yg sebenarnya bisa menggunakan komponen-komponen off-the-shelfmenggunakan komponen-komponen off-the-shelf

Page 21: Manajemen Lingkup Proyek

21

Pengendalian LingkupPengendalian Lingkup

Pengendalian lingkup mencakup Pengendalian lingkup mencakup pengendalian perubahan-perubahan pada pengendalian perubahan-perubahan pada lingkup proyeklingkup proyek

Tujuan pengendalian lingkup:Tujuan pengendalian lingkup: Memgendalikan faktor-faktor yg dpt menyebabkan Memgendalikan faktor-faktor yg dpt menyebabkan

perubahan lingkupperubahan lingkup Memastikan perubahan-perubahan yg hrs Memastikan perubahan-perubahan yg hrs

dilakukan diproses mnrt prosedur yg telah dibuat dilakukan diproses mnrt prosedur yg telah dibuat sbg bagian dari pengendalian perubahan sbg bagian dari pengendalian perubahan terintegrasiterintegrasi

Mengatur perubahan jika hal tsb memang terjadiMengatur perubahan jika hal tsb memang terjadi Varians adl perbedaan antara kinerja yang Varians adl perbedaan antara kinerja yang

direncanakan dengan kinerja aktualnyadirencanakan dengan kinerja aktualnya

Page 22: Manajemen Lingkup Proyek

22

Input dari UserInput dari User

Supaya input dr user sifatnya membangun:Supaya input dr user sifatnya membangun: Proses seleksi proyek hrs baik dan usahakan Proses seleksi proyek hrs baik dan usahakan

sponsor dr organisasi pemakai (user)sponsor dr organisasi pemakai (user) Tempatkan user pd tim proyek dgn peran yg Tempatkan user pd tim proyek dgn peran yg

pentingpenting Adakan pertemuan reguler dgn agenda yg telah Adakan pertemuan reguler dgn agenda yg telah

tertentu dan pastikan user menandatangani tertentu dan pastikan user menandatangani deliverables pokok yg dipresentasikan dlm deliverables pokok yg dipresentasikan dlm pertemuanpertemuan

Sampaikan sesuatu kpd user dan sponsor scr Sampaikan sesuatu kpd user dan sponsor scr regulerreguler

Jangan menjanjikan utk menyampaikan sesuatu Jangan menjanjikan utk menyampaikan sesuatu jika tidak bisajika tidak bisa

Tempatkan user dan developer pd tempat yg samaTempatkan user dan developer pd tempat yg sama

Page 23: Manajemen Lingkup Proyek

23

selesaiselesai