A. Bidang Manajemen

1. Pemesanan obat

Setiap minggunya (pada hari jumat) di Apotek Menmari selalu di cek

obat-obat apa saja yang stoknya tersisa sedikit kemudian pada hari sabtu obat-

obat yang stoknya sedikit tersebut dibuat daftar atau dengan kata lain dibuat

defekta. Defekta tersebut berisi obat-obat atau barang-barang apa saja yang

akan dipesan pada minggu selanjutnya, defekta dibuat untuk mempermudah

pemesanan obat kepada PBF. Jika ada sales dari PBF yang datang maka

pertama Apoteker Pengelola Apotek (APA) melihat defekta terlebih dahulu

untuk mengetahui barang-barang apa saja yang akan dipesan kepada PBF

tersebut. Selanjutnya APA menulis pesanan di surat pesanan, surat pesanan

ada bermacam-macam jenisnya. Macam-macam jenis surat pesanan yaitu ada

surat pesanan yang digunakan untuk memesan obat-obat biasa seperti obat

keras, obat wajib apotek, obat bebas, obat bebas terbatas serta alat-alat

kesehatan dan produk lainnya, surat pesanan biasa ini terdiri atas 2 rangkap,

rangkap yang asli diserahkan kepada sales dari PBF yang didalamnya tertulis

nama obat serta jumlah obat yang akan dipesan dan rangkap copyannya untuk

arsip di apotek. Yang kedua ada surat pesanan untuk obat-obat narkotika,

surat pesanan ini terdiri dari 4 rangkap dengan warna yang berbeda yaitu

warna putih untuk Pedagang Besar Farmasi (PBF), warna biru untuk Badan

Pengawas Obat dan Makanan (BPOM), warna merah muda untuk Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota, dan warna kuning untuk arsip Apotek. Surat

pesanan narkotika hanya digunakan untuk memesan 1 obat narkotika, namun

pada Apotek menmari tidak menyediakan obat-obat narkotika sehingga tidak

mempunyai surat pesanan narkotika. Yang ketiga ada jenis surat pesanan

psikotropika yang digunakan untuk memesan obat dengan golongan

psikotropika. Surat pesanan psikotropika terdiri dari 2 rangkap, rangkap

pertama berwarna putih untuk Pedagang besar Farmasi dan rangkap kedua

untuk arsip apotek. Dan yang terakhir yaitu surat pesanan untuk obat-obat

prekursor atau obat yang mengandung prekursor. Prekursor adalah  zat atau

bahan pemula atau bahan kimia yang dapat digunakan dalam pembuatan

Narkotika dan Psikotropika. Surat pesanan untuk prekursor juga terdiri dari

dua rangkap, rangkap pertama untuk PBF dan rangkap kedua untuk arsip

apotek.

Setelah APA membuat menulis obat yang akan dipesan pada surat

pesanan, surat pesanan tersebut ditandatangani oleh APA dan diberi stempel

apotek kemudian lembar pertama dari surat pesanan diserahkan pada sales

dari PBF yang akan ditindaklanjuti oleh sales yang nantinya akan

mengirimkan barang yang telah dipesan.

2. Penerimaan , Penataan, dan Penyimpanan Barang

SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang

1. Saat barang datang dari PBF

2. Cek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya (kecocokan tentang

nama barang , bentuk, jumlah sediaan, nomor batch, dan tanggal ED

3. Cek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak)

4. Apabila barang tidak sesuai pesanan atau dalam kondisi rusak, barang

dikembalikan ke PBF

5. Apabila semua barang sesuai pesanan dan dalam kondisi baik, barang

diterima dan faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten apoteker

dilengkapi dengan nomor SIK/SIA serta dibubuhi stempel apotek

6. Faktur diambil satu lembar untuk arsip apotek

7. Serahkan faktur kepada bagian administrasi untuk dimasukkan kedalam buku

atau komputer

8. Cocokkan harga yang sudah ada di buku atau komputer dengan harga yang

tertera pada faktur baru, apakah ada kenaikan atau tidak

9. Hargai barang-barang / obat bebas dan letakkan sesuai dengan spesifikasinya.

Untuk obat keras langsung disimpan kedalam almari berdasarkan abjad

10. Buat kwitansi pembayaran faktur

11. Arsip faktur sesuai dengan nama PBF masing-masing

Proses penerimaan barang di apotek menmari sudah sesuai dengan SOP

yang ada disana. Saat ada barang datang, barang dicek kesesuaiannya dengan

SP dan faktur. Hal-hal yang harus dicek kesesuaiannya adalah nama barang,

bentuk sediaan, jumlah barang, bobot/volume barang, nomor batch serta

tanggal kadaluarsa dari barang tersebut. Selain hal-hal tersebut kita juga harus

mengecek kondisi barang yang kita terima apakah barang tersebut rusak,

pecah, tersegel atau tidak, kondisi barang yang kita terima harus dalam

keadaan baik. Jika semua barang yang datang sudah sesuai dan keadaaannya

pun telah diketahui baik maka barang diterima dan faktur ditandatangani oleh

apoteker dan distempel dengan stempel apotek. Faktur copyan pada lembaran

paling bawah pada faktur diambil 1 lembar untuk arsip apotek

Barang-barang yang sudah diterima selanjutnya dihargai, cara memberi

harga barang-barang atau obat di apotek menmari yaitu pertama harga beli

dari pbf ditambahkan ppn atau pajak sebesar 10% kemudian ditambahkan lagi

dengan presentase keuntungan, presentase keuntungan masing-masing obat

berbeda-beda tergantung golongan obat tersebut. Presentase keuntungan yang

ditambahkan untuk obat-obat keras dan obat wajib apotek sebesar 20%, obat

bebas; obat bebas terbatas; produk jamu serta alat kesehatan sebesar 10%, dan

yang terakhir produk susu sebesar 5%. Setelah harga+ppn ditambahkan

presentase keuntungan telah dihitung/ dijumlahkan maka hasilnya merupakan

harga jual untuk produk tersebut. Kemudian masing-masing barang yang

sudah dihargai diberi label yang tertulis harga barang tersebut dan selanjutnya

ditata atau diletakkan pada lemari/etalase atau diletakkan di tempat

penyimpanan barang.

. Kemudian kita menginput data barang yang datang sesuai dengan faktur

yang telah diterima ke dalam komputer berdasarkan nama obatnya masing-

masing, yang ditulis/dimasukkan adalah data-data tentang obat tersebut

seperti nama/merk obat, nama PBF, bentuk kemasan obat, jumlah obat,

satuan obat, diskon, harga asli obat, harga + ppn, harga jual serta tanggal

kadaluarsa.

Faktur yang sudah di input datanya disimpan dalam tempat penyimpanan

faktur atau dikelompokkan berdasarkan nama PBF yang telah diurutkan

berdasarkan nomor. Namun sebelumnya dibuat dahulu kwitansi pembayaran

faktur, sesuai dengan nominal yang tertera pada faktur, lalu digabungkan

bersama faktur dan disimpan pada tempat yang sesuai atau yang telah

disesuaikan.

Penyimpanan barang di apotek menmari sudah ditentukan untuk masing-

masing barangnya. Untuk obat-obat keras dan obat wajib apotek ditaruh di

etalase bagian dalam apotek, jadi tidak diperlihatkan atau tidak dipajang

diluar dan disimpan dengan konsep alfabetis, dari A hingga Z. Obat-obat

bebas, bebas terbatas, produk jamu, produk susu, alat kesehatan serta

perlengkapan bayi dipajang pada etalase depan dan bisa dilihat oleh

pembeli/pengunjung apotek dan disimpan sesuai dengan efek farmakologi

dan bentuk sediaan. Selain itu juga ada lemari tersendiri/khusus untuk

penyimpanan obat-obat psikotropika.

3. Pencatatan obat di buku obat

Setiap menerima barang dari PBF, data yang ada di faktur selalu di input

ke dalam komputer, disesuaikan dengan penyimpanan obat tersebut apakah

termasuk obat dalam (obat keras dan obat wajib apotek) atau obat luar ( obat

bebas, bebas terbatas, jamu, susu, alat kesehatan). Sedangkan obat-obat yang

keluar dicatat di dalam buku obat yang keluar, terdapat 2 buah buku yaitu

buku dalam untuk obat-obat yang ditempatkan didalam dan buku luar untuk

obat-obat yang ditempatkan diluar. Pencatatan tersebut dilakukan untuk

mengetahui pendapatan apotek dari obat yang keluar setiap harinya.

4. Pembayaran (Incaso)

Pembelian obat dan alat kesehatan di Apotek Menmari secara umum

dibagi 2 yaitu :

1. Pembelian Tunai

Pembelian tunai adalah pembelian yang dilakukan dengan membayar

langsung secara tunai

2. Pembelian Kredit

Pembelian kredit adalah pemebelian yang membayar setelah jatuh

tempo/dengan kredit. Biasanya PBF memberikan masa jatuh tempo sekitar 21

hari atau 1 bulan. Pada saat pembayaran, apotek akan membayar sejumlah

uang yang sesuai dengan nominal yang ada dalam kwitansi. Setelah

dibayarkan maka faktur yang asli diserahkan kepada apotek dan pada

kwitansi dituliskan kata “Lunas” dan ditandatangani oleh sales dari PBF.

Faktur asli kemudian digabungkan dengan faktur yang sebelumnya telah

dimiliki oleh apotek dengan Surat Pesanan dan Kwitansi kemudian disimpan

sebagai arsip. Di apotek menmari juga terdapat buku pembayaran, setiap

barang datang maka jumlah yang harus dibayarkan dicatat dalam buku

tersebut, nanti ketika sudah dibayarkan maka diberi keterangan lunas. Buku

pembayaran ada 1 namun didalamnya dipisahkan antar masing-masing PBF

nya.

5. Pengembalian Barang atau Obat (Retur)

Apabila barang yang dikirim tidak cocok dengan pesanan atau terdapat

kerusakan maka barang tersebut dapat diretur.

Barang tersebut diretur karena :

1. Tidak cocok dengan surat pesanan

2. Kemasan rusak

3. Mendekati Expire date atau sudah masuk Expire date

Obat yang tidak sesuai dengan surat pesanan atau rusak saat diterima

oleh apotek dapat diretur. Hal pertama yang dilakukan adalah menuliskan

nama barang serta alasan kenapa barang tersebut diretur pada formulir retur

yang disediakan oleh PBF atau jika tidak disediakan oleh PBF maka

menggunakan formulir retur dari Apotek sendiri. Tanda retur ditandatangani

oleh APA dan dibubuhi stampel apotek. Barang yang akan diretus akan

dibawa oleh sales dari PBF. Setelah tanda retur dan barang yang diretur

dibawa oleh sales dan nanti sales akan datang kembali untuk menyerahkan

faktur retur dan mengembalikan uang penggantian dari barang yang telah

diretur atau ditukar dengan barang yang sama namun waktu kadaluarsanya

masih panjang. Faktur retur akan ditandatangani oleh APA dan dibubuhi

stampel apotek.

Cara meretur obat yang mendekati waktu kadaluarsa atau sudah

kadaluarsa yaitu pertama dengan mengecek Distributor asal barang tersebut

dipesan serta tanggal fakturnya. Kita dapat mengecek dari data yang ada

didalam komputer. Selanjutnya faktur dicari pada tempat penyimpanan faktur

sesuai dengan masing-masing Distributor. Ketika sales Distributor tersebut

datang barang tersebut dapat diretur, APA akan membuat tanda retur dan

tanda retur serta barang yang akan diretur diserahkan untuk dibawa oleh

sales. Jika sales kembali, sales akan menyerahkan faktur retur untuk

ditandatangani dan menyerakan biaya pengganti dari barang tersebut atau jika

tidak maka sales bisa memotong uang yang akan dibayarkan oleh apotek

kepada PBF untuk barang yang akan dibayarkan selanjutnya.

6. Pelaporan Narkotika, Psikotropika, Prekursor, dan Pelayanan

Kefarmasian (Resep dan Swamedikasi)

Setiap bulannya kegiatan di apotek selalu dilaporkan. Ada

beberapa macam pelaporan yang dilakukan yaitu pelaporan obat

Narkotika, Psikotropika, Prekursor, serta Pelayanan Kefarmasian (Resep

dan swamedikasi.

a. Pelaporan obat golongan Narkotika dan Psikotropika

Obat golongan Narkotika dan Psikotropika dilaporkan secara online ke

Ditjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Departemen Kesehatan

Nasional (http://sipnap.binfar.depkes.go.id). Pelaporan jenis obat golongan

tersebut dilakukan setiap bulannya maksimal tanggal 10. Apoteker pengelola

apotek akan melaporkan secara online dan akan mengisi borang yang telah

disediakan.

b. Pelaporan Prekursor

Obat-obat Prekursor tunggal dilaporkan setiap bulannya ke Dinas

Kesehatan Kabupaten/Kota setempat. Apoteker pengelola apotek akan mengisi

lembaran pelaporan prekursor yang berisi nama obat, satuan, saldo awal, jumlah

prekursor yang masuk dan dari PBF mana, Jumlah prekursor yang keluar dan

ditujukan untuk siapa, serta stock akhir yang tersedia di apotek. Laporan untuk

melaporkan prekursor bisa diisi untuk lebih dari 1 obat prekursor. Laporan

dikirimkan via fax dan pos.

c. Pelaporan Pelayanan Kefarmasian (Resep dan Swamedikasi)

Pelaporan untuk pelayanan kefarmasian ditujukan setiap bulannya

ke dinas kesehatan kabupaten/kota setempat. Sama seperti prekursor,

Apoteker pengelola apotek akan membuat surat pelaporan yang akan

diisi, formatnya berisi Jumlah Resep yang masuk, Jumlah Swamedikasi

tertulis yang pernah diberikan, serta Jumlah informasi obat tertulis yang

diberikan kepada pasien. Laporan tersebut dikirimkan via fax dan lewat

pos, namun pengiriman lewat pos tidak dilakukan setiap bulan melainkan

beberapa bulan sekali.

Apotek menmari setiap bulannya selalu melaporkan obat-obat narkotika

psikotropika, prekursor dan pelayanan kefarmasian sesuai dengan aturan.

SURAT PESANAN PSIKOTROPIKA

Yang bertandatangan dibawah ini:

Nama : .............................................................................

Alamat : .............................................................................

Jabatan : .............................................................................

Mengajukan permohonan kepada :

Nama Perusahaan : .............................................................................

Alamat : .............................................................................

Jenis Psikotropika sebagai berikut :

1. ....................................sebanyak.........................................

2. ....................................sebanyak.........................................

3. ....................................sebanyak.........................................

4. ....................................sebanyak.........................................

Untuk keperluan apotek:

Nama : Apotek Menmari

Alamat : Jl. Jend.Gatot Subroto 470 – Banyumas

Banyumas, tgl.

Apoteker Pengelola Apotek,

Format buku pencatatan psikotropika

No. Tgl. Stock

awal

Pemasukan Pengeluaran Sisa Ket.

Dari No. faktur Jml Pasien Alamat Dokter Jml