MANAJEMEN PERGUDANGAN

PERGUDANGAN Pergudangan memegang peran yang sangat penting dalam kehidupan sebuah perusahaan. Barang yang disimpan di gudang bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, suku cadang maupun produk jadi. Peningkatan produktivitas dan pelayanan pergudangan akan sangat berpengaruh pada performansi perusahaan secara keseluruhan

Tujuan Fasilitas Pergudangan

Membantu pengadaan material yg dibutuhkan dalam jml yg ekonomis dan dg harga yg paling rendahMenyelesaikan proses-proses penerimaan, distribusi dan pengelolaan inventaris secara tepat.Memelihara kondisi material yg disimpan agar tetap dalam kondisi baik sampai material tersebut diperlukan

Klasifikasi Material

1.Bahan bangunan/konstruksi (Kayu, kaca, lemb. Baja, pipa, aspal, semen, dll)2.Bahan bakar dan pelumas3.Bahan kimia4.Bahan peledak5.Peralatan

Klasifikasi Barang yg Disimpan Menurut Kondisinya

Kepekaan terhadap pengaruh luar (mis:iklim, biologis, fisik, kontaminasi kimia)Lama penyimpananFrekuensi pemindahan/penggunaan barangVolume stok rata-rataHarga barangBentuk dan posisi barang

Lokasi Gudang

Faktor-faktor pertimbangan:Biaya pendirian (biaya lokasi, biaya konstruksi)Biaya berulang (PBB, tenaga kerja, utilitas, pemeliharaan bangunan, biaya angkutan, penyediaan bahan-bahan kantor, peralatan, pengemasan, material penyimpanan)Prinsip pergerakan minimum (sedapat mungkin meminimalkan pemindahan barang; kemudahan mencapainya, jarak, akses transportasi)Pelayanan lokal (utilitas)Ketersediaan tenaga kerja Keluwesan beroperasi (mis, kemungkinan perluasan)

Jenis-jenis Gudang

Gudang tertutup penuh/setengah tertutup-lingkungan tidak terkendaliGudang tertutup penuh-lingkungan terkendaliGudang Tahan ApiGudang Bahan PeledakGudang Bahan BakarDaerah Penyimpanan Terbuka

Sarana dan Perlengkapan GudangTujuan:Melakukan penanganan material di gudangsecara efektif dan efisien

Terdiri dari:Perlengkapan di dalam gudangPerlengkapan di luar gudang

Sarana gudang luar

Bagian bangunan gudang/bersebelahan, untuk mempermudah material handlingMeliputi: daerah parkir, penyimpanan kontainer, dok bongkar muat, jembatan timbang

Tata Letak GudangUnsur-unsur utama pekerjaan di gudangPenerimaan materialPemeriksaan materialPemindahan ke tempat penyimpananPengambilan kembali material ut dikirimPengumpulan material ut dikirimPengirimanPenghitungan stok dan pengesahanPemeliharaan stok dan penyimpanan kembali

Sasaran tata letak gudangBersih dan teraturMemudahkan penanganan materialMemudahkan mencari lokasi barangKeamananPemrosesan penerimaan, penyimpanan, pengiriman yang efektif dan efisien.

Contoh Tata Letak Gudang

Keselamatan dan Keamanan Gudang

Keselamatan GudangMencakup tindakan pencegahan dan pengawasanterhadap:

Pergerakan kendaraanPeralatan penanganan materialTata laksana kerja gudang

Pergerakan kendaraan

Manuver kendaraan besar hanya boleh dilakukan dg bimbingan staf gudang. Pembatasan jumlah kendaraan yg masukTanda-tanda yg jelasSistem lalu lintas satu arahBatas kecepatanLarangan masuk ke daerah tertentuJalan akses yg memadaiCermin cembung di pojok-pojok

Peralatan penanganan material

Peralatan mekanis yg bergerakOperator yang terlatihAturan penggunaan peralatanLorong-lorong gudang dan jalur akses yg memadaiPemeliharaan peralatan yg baikPeralatan tetapPemeriksaan dan pemeliharaan peralatanMuatan maksimum harus tertera pada peralatan ybs

Praktek pelaksanaan pekerjaan gudang

Prosedur penumpukan yg benarPenggunaan peralatan yg tepatPenggunaan pakaian pelindung, sarung tangan, masker, sepatu, helmBerhati-hati dalam menggunakan tanggaPenggunaan label yg diperlukan, mis: handle with care, this side up, dsb

Keamanan GudangMeliputi pencegahan dan peringatan thd:Pencurian (pagar, pengawasan keluar-masuk, kamera, lampu sorot, ruang penyimpanan khusus, dll)Kebakaran (ventilasi, alat pemadam kebakaran, pergudangan khusus/terpisah ut barang-barang yg mudah terbakar)

AKTIVITAS PERGUDANGAN

Penerimaan & Penanganan Penyimpanan Pengeluaran Pengendalian / Pengontrolan Perawatan .

PENERIMAAN MATERIALPemeriksaan materialTujuan:Memastikan apakah material yg diterima sudah sesuai dg order pembelian/perjanjian pengiriman barang, baik jumlah, jenis, kondisi, maupun harganyaMemastikan apakah jumlah stok yg diterima telah dicatat pada arsip data inventaris/catatan stokPemisahan dan pembetulan ketidaksesuaian dalam pencatatan kualitas barang berdasarkan barang yang ada

Aktivitas Penerimaan Material

Pemeriksaan dokumen (PO, Surat Jalan dll) Barang yang belum diperiksa disimpan di TRANSIT AREA Pemeriksaan Mutu (quality Control) 100 % inspection Sampling (metode sampling) Pemeriksaan mutu boleh juga dilakukan di tempat supplier Pemeriksaan quantity barang Penyelesaian Administrasi Proses Handling yang benar

Pemeriksaan material

Meliputi:Pemeriksaan fisik (Jenis, tipe, kualitas, jumlah, kondisi barang, kemasan)Pemeriksaan dokumen (kelengkapan dan kesesuaian dokumen, Uraian barang, jumlah, harga, waktu pengiriman)

INCOMING INSPECTION

100 % inspection biasanya dilakukan untuk :Supplier baru Material Pokok Inkonsistensi quality dari supplier Ada masalah baru yang timbul

Sampling InspectionSampling Inspection dilakukan jika :Ada konsistensi mutu material yang dikirim dari supplier Tidak ada masalah yang serius dalam pengiriman material

Prosentase sampling ditentukan berdasarkan :Konsistensi Sistem dan prosedur internal supplier Jika tidak ada masalah dari waktu ke waktu, prosentase sampling dari satu supplier secara kontinyu akan turun

Pencatatan Material

Berita Acara Serah Terima Penyesuaian jumlah penyerahan (suplai) terhadap kebutuhan total yg tertulis dalam kontrakMemindahkan keterangan jumlah yg diterima ke dalam sistem penyimpanan stok

PENYIMPANAN MATERIALPersyaratan: Stok mudah ditemukan, sederhana dan efisien, aman, stok lama dapat dikeluarkan lebih dahulu bila diperlukanPenyimpanan material yg efektif membutuhkan kerapihan, disipilin dan cara yg sesuai

Aktivitas PenyimpananPenentuan jumlah unit per kelompok Untuk barang kecil dikelompokkan per bungkus dengan kuantitas tertentu Pemberian identitas barang Penyimpanan di rak secara sistematis Penyimpanan berdasarkan prinsip FIFO Pemeriksaan kembali untuk barang yang telah disimpan dalam masa tertentu. (Re inspection) Buatkan layout penyimpanan barang (Lay out Gudang) Jika jenis barang banyak, dalam daftar inventory tuliskan lokasi penyimpanan barang

IDENTITAS BARANGIDENTITAS BARANG BERISI INFORMASI TENTANG :NAMA BARANG KODE BARANG SPESIFIKASI BARANG UNIT JUMLAH PENERIMAAN TANGGAL TERIMA NAMA SUPPLIER CAP QC PASS DLL (SESUAI KEBUTUHAN

Penentuan lokasi penyimpananPenentuan lokasi berdasarkan kategori :Lokasi Warehouse (jika lebih dari satu gudang) Lokasi Rak (Lot) Lokasi subrak

Media PenyimpananRak (Bin)PemagaanDaerah penyimpanan terbuka

Proses PenyimpananRencanakan penempatan barang-barang dengan frekuensi keluar masuk tinggi di lokasi yg mudah dijangkau, misalnya bagian tengah rak, lantai dasar.Gunakan sistem kode lokasi penyimpanan Penandaan daerah penyimpanan untuk barang-barang berukuran besar dan beratPelajari kemungkinan mengatur ukuran batch/lot bagi barang yg dikirim atau sistem pengemasan barang

Keamanan dan Perlindungan

Penyebab kerusakan barangPengaruh iklim (sinar matahari, udara panas, hujan dan kelembaban)Serangan kuman-kuman/rayap/binatangPenanganan fisik

Keamanan dan PerlindunganSinar matahari yg kuat mempercepat proses kimia yg dapat merusak bahan organik. Perlu tindakan pengawetan. Material harus disimpan pada gudang tertutup.Udara panas dapat mempercepat reaksi kimia, dapat mengkibatkan kebakaran. Perlu sistem sirkulasi yg baikAkibat intensitas curah hujan dibutuhkan sistem drainase yg baik ut menghindari banjir. Kelembaban akan menimbulkan jamur, korosi.

PENGELUARAN DAN PENGIRIMAN MATERIALMeliputi:Pengumpulan barang yang dibutuhkan dari lokasi gudangPemindahan barang ke tempat pengemasanPengecekan fisik, tipe, jumlah dan kondisiPerlindungan dan pengemasanPemuatan barang untuk diangkut ke tempat tujuan

Aturan Main Pengeluaran Barang

Otorisasi (tanda tangan) Data Pengeluaran lengkap (untuk keperluan apa) Tata cara pengeluaran barang dari lokasi (pabrik) Pemeriksaan barang keluar pabrik (satpam dll)Pemeriksaan dokumen permintaan barang Tanda tangan sesuai otorisasi Data - data lengkap

PENGENDALIAN STOK

Pengendalian Stok, meliputi:Pemeliharaan bukti dokumentasi yang akurat mengenai penerimaan, penyimpanan dan pengiriman dari suatu pergudangan Penggunaan informasi yang dapat diambil dari catatan-catatan tersebut

Kartu Catatan StokAlat pengendalian stok yg paling pentingHarus menyediakan informasi yang mutakhir mengenai kuantitas stok dan lokasi dari semua barang yang disimpan di gudang tersebutInformasi pada kartu catatan stok, meliputi:Nomor referensiUraian barangKlasifikasi stokLokasi/tempat penyimpananPerincian mengenai jumlah stok

Pemantauan StokInventory TurnoverLevel of serviceTingkat stok kadaluwarsa (dead stock)

Pemeriksaan Stok Pemeriksaan stok diperlukan untuk:Memeriksa kebenaran catatan stokMenetapkan nilai persediaanMendeteksi adanya kehilanganBisa digunakan sebagai bahan penilaian staf gudang

Masalah yang Sering Terjadi

Barang rusak dalam penyimpanan Rusak dalam handling Salah menyimpan barang Gangguan lain Misalnya : Tikus, Rayap, Kecoa dll Banjir SELISIH STOCK (Fisik Vs Administrasi) Stock tidak mencukupi

Ketidaksesuaian antara stok nyata dan catatanSumber-sumber ketidaksesuaian, al:Kesalahan pada waktu mencantumkan jumlah pada kartu stokKesalahan dalam mengeluarkan materialKehilangan, kerusakan materialSalah menempatkan stokKehilangan dokumen

Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*Deddy S/Manaj.Gudang*