MANAJEMEN FARMASI I

PENGELOLAAN OBAT DI APOTEK

HENDY RISTIONO, S.Far., Apt

KEUNTUNGAN & MANFAAT ITEMS OBAT & LOGISTIK MEDIS (OLM)YANG TERBATAS

SUPLAI : - pengadaan, penyimpanan, distribusi lebih mudah - stok tidak perlu banyak - lebih mudah dalam kendali mutu - penyampaian obat ke pasien lebih baik

BIAYA : - harga lebih dapat ditekan dan lebih kompetitif

PRESCRIBING : - penguasaan obat lebih dalam & terfokus - memungkinkan penulisan resep lebih rasional - informasi kepasien lebih terfokus - lebih waspada dan mengenal ESO / ADR.

PASIEN : - informasi, edukasi lebih fokus - mengurangi kebingungan dan meningkatkan ketaatan minum obat - ketersediaan obat lebih terjamin.

OBAT YANG BEREDARDI INDONESIA:> 15.000 JENIS

DANA TERSEDIA TERBATAS

PERLU DILAKUKANSELEKSI / PEMILIHAN

MANFAATKEAMANAN

KETERSEDIAAN

Managerial aspect

Medical aspect

MANAJEMEN LOGISTIK MEDIS / BARANG FARMASI

PEMILIHAN /SELEKSI OBAT - BF

PENYEDIAAN / PENGADAAN

PENYIMPANAN &DISTRIBUSI

PENGGUNAAN /DRUG USE

MANAJEMENSUPPORT:-organisasi & mekanisme-sumber daya manusia-SIM-financing

MEDICAL LOGISTICMANAGEMENT

(included Medicines)

4

SOp

SK

SP

SO

LT

SO

SIKLUS PERIODE

TINGKAT

STOK

DT

Keterangan:SOp = stok optimum SO = stok orderSK = stok kerja LT = waktu tungguSP = stok pengamanan DT = saat penyerahan obat

Siklus Persediaan/ Tingkat Stok

PERENCANAAN OBAT DI APOTEK

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

BUDAYA MASYARAKAT

KEMAMPUAN MASYARAKAT

POLA PENYAKIT

1) Metode Epidemiologi

2) Metode Konsumsi

3) Metode Kombinasi

4) Metode just in time

METODE PERENCANAAN PENGADAAN

1. V (Vital)Golongan obat yang harus ada

2. E (Esensial)Golongan obat yang penting untuk diadakan

3. N (non esensial)Golongan obat yang kurang penting diadakan

METODE V-E-N(Mengelola/mengendalikan stock)

Pemilihan Obat Menurut WHO

1) Dipilih obat yang secara ilmiah menunjukkan efek terapetik lebih besar dibanding resiko resiko ESO

2) Jangan terlalu banyak jenis obat yang diseleksi, hindari duplikasi.

3) Untuk obat baru, harus berdasarkan bukti ilmiah bahwa lebih baik dibanding obat pendahulu

4) Sediaan kombinasi hanya dipilih jika potensinya lebih baik dari sediaan tunggal

5) Jika alternatif pilihan obat banyak, dipilih DOC dari penyakitnya

6) Pertimbangan administrasi dan biayan yang dibutuhkan

7) Kontraindikasi, peringatan, ESO harus dipertimbangkan

8) Dipilih obat yang standar mutunya tinggi

Metode Pengadaan Tender terbuka : untuk semua rekanan yg terdaftar,menguntungkan,

perlu staf kuat,waktu dan perhatian lama.

Tender terbatas (lelang tertutup) : rekanan tertentu yg punya riwayat baik,harga dpt dikendalikan, tenaga dan beban lebih hemat.

Pembelian dengan tawar-menawar : item sedikit dan tdk urgent, pendekatan langsung.

Pengadaan langsung : pembelian jumlah kecil, perlu segera tersedia, harga tertentu, agak mahal

1) Pengadaan Jumlah terbatas

– Order barang terbatas– Modal terbatas– Kecepatan aliran barang– Stock obat– Keberadaan PBF dalam kota (Lead time cepat)

METODE PENGADAAN

2) Pengadaan secara berencana

– Order berdasarkan waktu tertentu– Order berdasarkan periode musim tertentu– Keberadaan PBF di luar kota (Lead time lama)

3) Pengadaan secara spekulatif

– Kemungkinan kenaikan harga– Bonus yang ditawarkan

Harus diperhatikan:– Modal yang dimiliki– Kecepatan aliran barang

4) Konsinyasi

– Produk yang masih dalam tahap promosi– Bentuk pembayaran

Syarat-syarat dalam Fungsi Pengadaan

1. DoelmatigSesuai tujuan dan rencana

2. RechmatigSesuai hak dan kemampuan

3. WetmatigSesuai dengan ketentuan yang berlaku

Kriteria Pemilihan PBF

1. Legalitas PBF2. Kecepatan dan ketepatan pengiriman barang3. Penawaran diskon/bonus4. Kualitas barang5. Kemungkinan pengembalian barang yang

rusak dan ED

Surat PesananAda 3 macam SP :1) SP Narkotika– Terdiri 5 rangkap– Satu SP hanya untuk 1 item obat– Form SP langsung dari KF

2) SP Psikotropika– Terdiri 2 atau 3 rangkap– Satu SP bisa lebih dari 1 item obat

3) SP Non Narkotika-Psikotropika– Terdiri dari 2 rangkap– Untuk order OB, OBT, Alkes, obat keras non narkotika-psikotrpika,

Kosmetika, dll

Surat Pesanan Psikotropika

Lanjutan

Bagi Apotek yang dalam tahap pendirian (belum mempunyai SP), mengajukan ke Dinkes kota/kab untuk mendapatkan surat rekomendasi (SP Sementara)

Cara Pembayaran ke PBF

1. COD (Cash On Delivery), terutama untuk sediaan narkotika

2. Kredit3. Konsinyasi

Penerimaan Barang

Hal-hal yang perlu dicek saat penerimaan barang:

1. Kesesuaian jenis dan jumlah antara barang dan SP

2. Keadaan fisik barang3. Catat No.batch dan ED-nya

Distribusi Obat

meliputi kegiatan pengendalian persediaan barang, penyimpanan transportasi serta penyelesaian ke pabeanan.

Tujuan Distribusi

a) Menjamin ketersediaan obatb) Memelihara mutu obatc) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung

jawabd) Menjaga kelangsungan persediaane) Memperpendek waktu tungguf) Pengendaliaan persediaang) Memudahkan pencarian dan pengawasan waktu

tungguh) Memudahkan pencarian dan pengawasan

Penyimpanan Obat secara umum

Display penyimpanan obat di Apotek:a. Alfabetisb. FIFO dan FEFOc. Farmakologid. Bentuk sediaane. Kombinasi

Penyimpanan Narkotika

Ketentuan lemari penyimpanan narkotika :

1. Dibuat dari kayu atau bahan lain yang kuat

2. Mempunyai kunci yang kuat

3. Jika ukuran lemari kurang dari 40x80x100 cm, maka lemari harus dibuat pada tembok atau lantai

4. Dibuat dalam 2 bagian, bagian I untuk menyimpan morfin, petididn dan garam-garamnya. Bagian II untuk menyimpan narkotika untuk kebutuhan sehari-hari

Penyimpanan Psikotropika

Dalam lemari yang terpisah dengan obat/komoditi lainnya

Ketentuan Penyimpanan Barang/Obat

1) Perlu diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan di gudang dan menjamin bahwa barang/obat yang disimpan mudah diperoleh dan mengaturnya sesuai penggolongan, kelas terapi/khasiat obat sesuai abjad.

2) Perlu diperhatikan untuk obat dengan syarat penyimpanan khusus, obat thermolabiel dan obat yang punya batas kadaluarsa.

Pencatatan Barang

1. Kartu Stock2. Kartu Stelling

Penggunaan

Bentuk pelayanan obat di Apotek

1. Penjualan bebas/HV

2. Penjualan OWA

3. Penjualan berdasarkan resep dokter

Bentuk-bentuk Ketidakrasionalan Pemakaian Obat

• Peresepan boros (Extravagant), yaitu peresepan obat yang lebih mahal padahal ada alternatif yang lebih murah dengan manfaat dan keamanan yang sama. Termasuk peresepan yang terlalu berorientasi pada pengobatan simptomatik sehingga mengurangi alokasi obat-obat yang lebih vital.

• Peresepan berlebih (Over prescribing), yaitu terjadi bila dosis obat, lama pemberian atau jumlah obat yang diresepkan melebihi ketentuan dan obat yang sebenarnya tidak diperlukan.

• Peresepan yang salah (Incorrect prescribing), yaitu mencakup pemakaian obat untuk indikasi yang keliru, pemberian obat ke pasien salah dan pemakaian obat tanpa memperhitungkan kondisi lain yang diderita bersamaan.

lanjutan

– Peresepan majemuk (Multiple prescribing), yaitu pemakaian dua atau lebih kombinasi obat padahal sebenarnya cukup diberikan obat tunggal saja. Termasuk pengobatan terhadap semua gejala yang muncul tanpa mengarah ke penyakit utama.

– Peresepan kurang (Under prescribing), yaitu terjadi kalau obat yang diperlukan tidak diresepkan, dosis tidak cukup atau lama pemberian terlalu pendek (Santoso, 1989).

Pemusnahan Obat

• Obat/bahan padat, dengan cara ditanam• Obat/bahan cair, dengan cara diencerkan

terlebih dahulu• Atau dititipkan ke RS, Dinkes

Pemusnahan Narkotika dalam UU No.22 tahun 1997

Pemusnahan narkotika dilakukan dalam hal:1. Diproduksi tanpa memenuhi standar dan

persyaratan yang berlaku dan atau tidak dapat digunakan dalam proses produksi

2. Kadaluarsa3. Tidak memenuhi persyaratan digunakan pada

pelayanan kesehatan dan atau untuk pengembangan ilmu pengetahuan

4. Berkaitan dengan tindak pidana

Macam-macam Laporan Obat di Apotek

1. Laporan statistik resep dan OGBDibuat rangkap 4 dan dibuat tiap bulan. Bertujuan mengetahui tingkat penggunaan OGB dibandingkan obat lainnya

2. Laporan NarkotikaRangkap 4 dan dibuat tiap bulan

3. Laporan Psikotropika Rangkap 4 dan dibuat tiap bulan

lanjutan

4. Laporan monitoring obatmemuat nama-nama obat yang mengalami kerusakan dan tidak memenuhi persyaratan dilaporkan ke Dinkes

5. Laporan OWApenggunaan OWA tidak perlu dilaporkan, tetapi didalam pencatatannya disertai catatan-catatan.

Laporan Narkotika

Laporan Psikotropika