Manajemen Data pada Excel 2007 - Mengurutkan Data dengan Sort

Sort adalah perintah untuk mengurutkan data berdasarkan kondisi tertentu. Cara menggunakan perintah ini adalah sebagai berikut :

Tempatkan kursor di dalam tabel data.

Klik menu Data.

Pada ribbon-bar klik Sort.

Kotak dialog Sort akan tampil seperti berikut ini.

Keterangan:

Bagian Sort by berisikan nama field atau nama kolom yang digunakan sebagai acuan pengurutan data.

Bagian Sort On digunakan untuk menentukan tipe data yang ingin diurutkan. Bagian Order digunakan untuk menentukan kondisi pengurutan data, yaitu secara

Ascending (menaik) atau Descending (menurun).

Tombol Add Level digunakan jika kita ingin mengurutkan data pada beberapa kolom atau beberapa baris sekaligus.

Tombol Options digunakan untuk menentukan arah pengurutan data, apakah berdasarkan kolom (dari atas ke bawah) atau berdasarkan baris (dari kiri ke kanan).

Pilihan My data has headers sebaiknya diaktifkan agar pada bagian Sort by dapat terlihat judul kolom atau judul baris yang terdapat pada tabel.

Sebagai contoh, pada tabel penjualan berikut ini:

Untuk mengurutkan nilai penjualan dari nilai terkecil sampai ke nilai terbesar, pilih field PENJUALAN 1 pada bagian Sort by lalu tekan tombol Ok.

Perhatikan tampilan data yang telah mengalami perubahan seperti berikut ini. Kolom PRODUK tidak berurutan namun kolom PENJUALAN 1 telah diurutkan.

Demikian contoh dasar dari penggunaan perintah Sort dalam Excel 2007. Mudah-mudahan ada gunanya.

Cara mengurutkan data di Ms Excel 2007 3:29 AM ketikankomputer 1 comment

Pada saat membuat suatu data berupa tabel di ms excel, tentu akan lebih mudah untuk dipelajari dan dipahami jika data tersebut tersusun secara urut. Yaitu data tersebut tersusun mulai dari nominal dengan nilai terkecil ke nominal nilai terbesar atau data disusun mulai dari huruf a sampai z. Atau sebaliknya dalam mengurutkan data bisa juga dimulai dari angka yang terbesar menuju ke angka terkecil atau dari huruf z menuju ke huruf a. Dengan data yang tersusun secara urut tersebut anda akan lebih mudah dalam mencari sebuah nama dengan awalan huruf g, h, s, dst atau nominal angka tertentu. Bisa juga dengan mengurutkan urutan nilai atau angka tertentu akan mempermudah menentukan rangking suatu nilai prestasi belajar atau kejuaraan tertentu.

Pada ms excel telah terdapat fasilitas untuk mengurutkan data dalam sebuah tabel secara urut per nomor atau per huruf secara detail yaitu fasilitas Sort & Filter. Untuk menggunakan fasilitas Sort & Filter ini dapat diikuti langkah-langkah berikut ini :

1. Ketikkan terlebih dahulu data pada tabel sampai selesai.2. Blok atau seleksi kolom atau data yang akan diurutkan.3. Pada ribbon Home, group menu Editing klik Sort & Filter4. Pilih salah satu yaitu :

o Sort A to Z untuk mengurutkan dari kecil ke besar atau dari huruf a sampai huruf z

o Sort Z to A untuk mengurutkan dari besar ke kecil atau dari huruf z sampai huruf a

5. Jika kolom terdapat banyak kolom dan agar data yang lain juga mengikuti diurutkan, maka seleksi atau blok data mulai dari data yang akan diurutkan sampai data yang lainnya kemudian ikuti langkah nomor 3 dan 4.

6. Maka data akan diurutkan secara detail

Sorting Data in Excel

Quick Sort with Excel Sort Buttons Problems with Sorting Excel Data

Excel Sort Two or More ColumnsExcel Sort in Custom Order Excel Sort Data by RowDownload the Sample Excel Sort Workbook

For Excel 2003 and earlier, see the Excel 2003 Sort Data Basics page

Quick Sort With Excel Sort Buttons

In Excel,you can quickly sort your data by using the A-Z and Z-A Sort buttons on the Ribbon's Data tab. But, be careful, or one column may be sorted, while others are not.

Only use this technique if there are no blank rows or columns within the data.

1. Select one cell in the column you want to sort.2. On the Excel Ribbon, click the Data tab.3. Click Sort A to Z (smallest to largest) or Sort Z to A (largest to smallest)

4. Before you do anything else, check the data, to ensure that the rows have sorted correctly. If things look wrong, immediately click the Undo button on the toolbar.

Problems with Sorting Excel Data

When you quickly sort data with the A-Z or Z-A button, things can go horribly wrong. If there is a blank row or blank columns within the data, part of the data might be sorted, while other data is ignored. Imagine the mess you'll have, if names and phone number no longer match, or if orders go to the wrong customers!

Follow these steps to help prevent problems when sorting Excel data:

1. Select one cell in the column you want to sort.2. Press Ctrl + A, to select the entire region. 3. Check the selected area, to make sure that all the data is included. For example, in the screen

shot below, hidden column E is blank, so columns at the left are not selected.

4. If all the data was not selected, fix any blank columns or rows, and try again. Or, use the Sort Dialog box, as described in the next section.

5. If all the data is selected, click Sort A to Z (smallest to largest) or Sort Z to A (largest to smallest)6. Before you do anything else, check the data, to ensure that the rows have sorted correctly. If

things look wrong, click the Undo button on the toolbar.

Excel Sort Two or More Columns

If you want to sort 2 or more columns in an Excel table, you can use the Sort dialog box. In this example, we'll sort a table with personal data. First, the data will be sorted by Gender, then by State, and then by Birth Year.

1. Select all the cells in the list. This is the safest approach to sorting. In most cases, you can select one cell and Excel will correctly detect the rest of the list -- but it's not 100% certain. Some of the data may be missed.

2. On the Excel Ribbon, click the Data tab.3. In the Sort & Filter group, click the Sort button.

4. Click the Add Level button, to add the first sorting level.5. From the Sort by dropdown, select the first column you want to sort. In this example, Gender

will be the first column sorted.

Note: If the dropdown is showing Column letters instead of headings, add a check mark to My data has headers.

6. From the Sort On drop down, select the option that you want. We're sorting on the values in the Gender column, so leave the default setting of Values.

7. Next, from the Order drop down, select one of the options. The list of Order options will depend on what you selected in the Sort On column. Because we selected values, the Order options are A to Z, Z to A and Custom List. We'll select A to Z.

8. If you are sorting on multiple columns, click the Add Level button, to add the next level, and select options from its drop down boxes.

Here we have selected Gender, State and BirthYr as the sort fields, and all are sorted on Values. Because the BirthYr column contains only numbers, its Order options are slightly different from the text column options.

9. After you have selected all the Sort levels, and their options, click OK.

The data will be sorted in the order that you specified. In the screen shot below:

Gender column is sorted first, so all the female names are at the top. Next, the State column is sorted, so females from Alabama are at the top of the list. Finally, the BirthYr is sorted, with the earliest birth years at the top of each state.

Sort in a Custom Order

In the Sort dialog box, or on the Excel Ribbon, you can select a sort order, such as A to Z, or Largest to Smallest. In addition to these standard options, you can sort in a custom order, such as month order, or weekday order. In this example, we'll sort a column with weekday names, using the Excel Ribbon command.

Watch the steps for doing a custom sort in the Excel Sort Custom Order video, or follow the written instructions, below the video.

To sort in a custom order in Excel, follow these steps:

1. Select one cell in the column you want to sort.2. Press Ctrl + A, to select the entire region. 3. Check the selected area, to make sure that all the data is included. 4. On the Excel Ribbon, click the Home tab5. In the Editing group, click the arrow on Sort & Filter.6. Click Custom Order.

7. In the Sort dialog box, select the Day column in the Sort By box. 8. From the Order drop down, select Custom List.

9. In the Custom dialog box, select a custom list and then click OK, twice, to close the dialog boxes.

The Day column is sorted in weekday order, instead of alphabetical order, so Sunday appears at the top of the list.

 

Sorting a Row

Instead of sorting your data by columns, you can sort the data by row. In this example, we'll sort a table of monthly sales, so the month with the largest sales total is at the left. To do this, we'll use a right-click popup menu.

You can see the steps in this short Sort Excel by Row video, and read the detailed instructions below.

To sort by a row in Excel, follow these steps:

1. Select one cell in the row you want to sort.2. Press Ctrl + A, to select the entire region. 3. Check the selected area, to make sure that all the data is included. 4. Right-click a cell in the row that you want to sort5. In the popup menu, click Sort, then click Custom Sort.

6. In the Sort dialog box, select the Day column in the Sort By box. 7. From the Order drop down, select Custom List. 8. At the top of the Sort dialog box, click Options.

9. In the Options dialog box, under Orientation, select Sort Left to Right.

10. Click OK, to close the Options dialog box.11. From the Sort By drop down, select the row that you want to sort. There are no headings

available, so select the correct Row number.

12. Select the Sort On, and the Order options, then click OK.

The data is sorted by the values in the selected row.

Beberapa hari terakhir ini, saya sibuk dengan hobi baru. Membuat formula untuk excel. Hmm, semacam low level programming ?. Ternyata mengasyikan , saya terlarut cukup lama dengan ini. Konsepnya, semua hal pasti bisa dilakukan asal bisa dibayangkan. Dan efeknya, saya penuh imajinasi, pasti bisa kalo di-begini-kan, pasti bisa kalau di-begini-in. Suka. Meski, yah kadang-kadang idenya terlalu ekstrim dan ternyata tidak bisa di-cover oleh excelnya sendiri, he he.

Dan berikut beberapa hasil oprekan formula yang saya buat. oia, untuk contoh saya tampilkan data-data motor Honda karena kebetulan saya bekerja disana, jadi tutorial ini emang sengaja saya tulis sambil bekerja, gak masalah kan . Nah, sebelum memulai, perlu anda perhatikan, sering error yang terjadi adalah kesalahan penggunaan karakter ; (titik koma) dan , (koma) untuk memisahkan antarperintah dalam formula. Ini bergantung pada setting regional komputer anda. Karakter ; (titik koma) digunakan pada regional Indonesia. Sedangkan karakter , (koma) digunakan pada regional English (United States). Jadi, kalo formula anda tidak berfungsi, jangan dulu panik, coba deh cek untuk hal ini.

Fungsi VLOOKUP

Idenya, saya punya database berisi nilai-nilai dan keterangannya. Berdasarkan database tersebut, saya tampilkan keterangan saat formula menemukan nilai yang sama dengan database tadi. Fungsi yang saya gunakan adalah VLOOKUP.

=VLOOKUP(k3,master_plafond!$B:$C,2,0), dimana

VLOOKUP : Nama fungsi yang akan digunakan. awalan v menunjukkan data yang akan diambil berada dalam kolom vertikal. Kalau datanya ingin diambil dari kolom horizontal ? ya, namanya jadi hlookup dunks . Perlu diperhatikan, setiap fungsi pada excel membutuhkan karakter () yang mengapit formula bersangkutan.K3 : Kolom berisi patokan nilai yang akan dicari datanya dari database.master_plafond!$B:$C : Database dengan kolom berisi nilai yang sesuai dengan patokan nilai yang akan dicari. Apabila diperhatikan, penulisan master_plafond! terjadi pada saat nilai yang diambil tidak berada dalam worksheet yang sama dengan kolom dimana formula ini dituliskan.2 : Posisi kolom ke- dari range kolom yang di-sort dimana berisi data yang akan ditampilkan manakala ditemui nilai yang sama dengan patokan K3.0 : Nah, saya belum ngedapetin penjelasan teknis tentang angka 0. Mungkin semacam angka default yang harus ada. nanti saya cari deh, sebenernya angka ini teh representasi apa .

Masih bingung ? Berikut saya kasih ilustrasinya. Jadi kondisinya begini, saya ingin saat saya tulis nama motor di kolom Nama_Motor pada worksheet Olahan_Data, secara otomatis kolom Kode_Tipe akan menampilkan kode motor tersebut yang databasenya diambil dari worksheet Master_Plafond. Dan berikut capture screen-nya.

Fungsi_VLOOKUP #1

Fungsi_VLOOKUP #2

Fungsi_VLOOKUP #3

Fungsi IF

Idenya, saya berada dalam 2 kondisi. Pada saat formula menemukan kondisi 1, saya ingin menampilkan data UVW dari worksheet S kolom D. Sementara itu, apabila formula menemukan kondisi 2, saya ingin menampilkan data XYZ dari worksheet S kolom F. Dan fungsi yang saya gunakan adalah IF.

=IF(K3=”-”;”silakan isi nama motor”;VLOOKUP(K3;Master_Plafond!$B:$C;2;0)), dimana

IF : Nama fungsi yang digunakan pada kondisi ini.K3=”-” : Kondisi yang menunjukkan situasi pada saat pada kolom K3 memiliki nilai -. Kondisi ini juga dijadikan dasar pengambilan keputusan.“silakan isi nama motor” : Statement ini akan muncul pada saat kolom K3 memiliki nilai -. Atau dapat juga diartikan, manakala kondisi terpenuhi, maka eksekusi dengan pilihan ini akan dilakukan.VLOOKUP(K3;Master_Plafond!$B:$C;2;0) : Apabila kolom K3 memiliki nilai dan sesuai dengan database pada master_plafond, maka data yang sesuai akan ditampilkan. Apabila kolom terisi, tapi nilainya tidak sesuai dengan database, maka statement #N/A akan ditampilkan. Perlu diketahui juga, section ini dapat

diganti dengan statement “nama motor tidak sesuai dgn master”, misalnya. Dan secara otomatis, statement atau hasil eksekusi fungsi VLOOKUP tersebut akan ditampilkan manakala kondisi tidak terpenuhi.

Masih bingung juga ? Jadi untuk fungsi ini, begini ilustrasinya. Saya ingin, pada saat saya mengisi kolom K3 dengan -, maka kolom O3 akan menampilkan tulisan silakan isi nama motor. Apabila, nama motor terisi dengan kalimat selain -, maka kolom O3 akan menampilkan hasil VLOOKUP. Dan apabila dari hasil VLOOKUP, tidak ditemui kesamaan, kolom O3 akan menampilkan kalimat #N/A. Kalau kolom K3 tidak diisi samasekali, gimana ? Yaa, hasil VLOOKUP juga pasti gagal dan nilai yang akan ditampilkan #N/A juga.Nah, berikut capture screen-nya,

Fungsi_IF

Menghilangkan #N/A

Idenya, saya agak terganggu dengan tulisan #N/A saat formula yang saya gunakan tidak

menemui hasil. Kenapa ? Sederhana ajah sih, karena kata-katanya ga user friendly, he he he. Lalu, bisa ga kalo #N/A ini diganti dengan kalimat lain ? Ooohh, tentu bisaa . Dan yang saya lakukan adalah menyisipkan statement ISNA dalam formula saya.

=IF(ISNA(VLOOKUP(K3;Master_Plafond!$B:$C;2;0));”tipe blm ada di master”;VLOOKUP(K3;Master_Plafond!$B:$C;2;0)), dimana

ISNA(VLOOKUP(K3;Master_Plafond!$B:$C;2;0)) : Kalimat ISNA ditempatkan sebagai suatu fungsi dan diletakkan didepan apitan formula yang ga saya ingin apabila ia gagal lalu menampilkan #N/A.“tipe blm ada di master” : Statement ini akan menggantikan kalimat #N/A pada saat formula gagal memperoleh data.VLOOKUP(K3;Master_Plafond!$B:$C;2;0) : Formula yang dimanfaatkan untuk mengambil data.

Nah, sekarang saya tampilkan screenshoot-nya yah…

Menghilangkan #N/A