Manajemen Berdasar Aktivitas

1

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT

2

BUTIR-BUTIR PENTING

Latar belakang Konsep ABM Manfaat ABM ABM Mindsets yang melandasi ABM Concluding remark

3

BUTIR PENTING KE-1

LATAR BELAKANG

4

The method used to manage business process will be a major factor in

determining the survival of corporation in the coming decade

(Noland D. Archibald)

5

LATAR BELAKANG

Producer market Kompetisi tidak tajam dan

tidak kompleks Hard automation

Customer market Kompetisi tajam dan

kompleks Smart technology

LINGKUNGAN BISNIS MASA LALU

LINGKUNGAN BISNIS MASA DEPAN

6

LATAR BELAKANG ABM

CUSTOMER

PERSAINGAN TAJAM DAN KOMPLEKS

TEKNOLOGI INFORMASI

PARADIGMA TERHADAP ORGANISASI

PENDEKATAN MANAJEMEN


ORGANIZATION AS A POOL OF SHARED

COMPETENCIES AND RESOURCES

KARAKTERISTIK LINGKUNGAN BISNIS

7

KELEMAHAN PENDEKATAN MANAJEMEN TRADISIONAL

Manajemen tradisional menggunakan functional-based approach dalam mengelola organisasi perusahaan.

Functional-based approach ini merupakan perwujudan ajaran Adam Smith: “division of labor.”

Ajaran division of labor cocok untuk lingkungan yang padat tenaga kerja (laborious); ajaran tersebut mampu meningkatkan produktivitas tenaga kerja yang mengandalkan otot.

Ajaran division of labor tidak cocok untuk lingkungan yang padat knowledge-based works.

8

STRUKTUR ORGANISASI FUNGSIONAL HIRARKHIS

Direktur Utama

Direktur Pemasaran

Direktur Operasi

Direktur Keuangan

Direktur Umum

Bagian Promosi

Bagian Penjualan

Seksi Penerimaan

Order

Seksi Pengiriman

Jenjang atas

Jenjang menengah

Jenjang bawah

9CFO INSTITUSI LAYANAN

KESEHATAN

Direksi

Sistem Rawat Jalan

Sistem Rawat Inap

Sistem Gawat Darurat

SDMAkuntansi &

UmumLogistik

LaboratoriumParamedik FarmasiNutritional

Service

OR

GA

NIS

AS

I S

ISTE

M

ORGANISASI FUNGSIONAL UTAMA

ORGANISASI FUNGSIONAL PENDUKUNG

RadiologiDokter Umum & Spesialis

Cross-Functional Team



Komite Medik

Keuangan

10

SYSTEM FOCUSED ON CUSTOMER

Pemasaran

Desain Akuntansi

Pengiriman

Produksi

Customer A Customer B

Pemasaran

DesainAkuntansi

Pengiriman

Produksi

11

SYSTEM FOCUSED ON PRODUCTS

Mesin Potong

Produk Jadi A

Cell A

Mesin Bubut

MesinLas

Mesin Potong

Produk Jadi B

Cell B

Mesin Bubut

MesinLas

12

BUTIR PENTING KE-2

KONSEP ABM

13

DEFINSI ABM

Manajemen berbasis aktivitas (activity-based management [ABM]) adalah pendekatan manajemen yang memusatkan pengelolaan pada aktivitas dengan tujuan untuk melakukan improvement berkelanjutan terhadap value yang dihasilkan bagi customer dan laba yang dihasilkan dari penyediaan value tersebut.

14

DEFINISI ABM

SUMBER DAYA AKTIVITAS

MASUKAN PROSES KELUARANPROSES

PEMANFAATAN CUSTOMER

PRODUK DAN JASA

CUSTOMER VALUE

KEPUASAN CUSTOMER

15

HUBUNGAN ABM DENGAN ABB DAN ABC


ACTIVITY-BASED BUDGETING ACTIVITY-BASED COST SYSTEM

Alat Perencanaan dan Pemotivasian

Alat Pemantau

ABM sebagai Basis ABB dan ABC

ABM sebagai Alat Implementasi ABB

16

PENDEKATAN LAIN DALAM MANAJEMEN

Value-Based Management (VBM) Pendekatan manajemen yang secara formal memusatkan pengelolaan ke penciptaan shareholder value (shareholder value creation).

Total Quality Management (TQM) Pendekatan manajemen yang menggunakan tiga paradigma baru dalam pengelolaan: customer value strategy, continuous improvement, dan organizational system.

17VALUE-BASED MANAGEMENT

Terciptanya Shareholder Value

SASARAN STRATEGIK PERSPEKTIF KEUANGAN

KOMPONEN SHAREHOLDER VALUE

PEMACU NILAI

SASARAN DAN INISIATIF STRATEGIK PERSPEKTIF NONKEUANGAN

Arus Kas dari Operasi

Biaya Modal

Pertumbuhan Pendapatan

Penurunan Biaya dan

Pajak Penghasilan

Penurunan Pengeluaran

Modal

Penurunan Risiko Bisnis

Penurunan Biaya Utang

Optimisasi Struktur Modal

Penurunan Biaya Ekuitas

PERSPEKTIF CUSTOMER

Pemerolehan hak paten untuk mencegah pesaing masuk ke pasar, penempatan perusahaan dalam ceruk pasar tertentu, peluncuran produk inovatif

Skala ekonomi, akses khusus ke bahan baku, proses yang lebih tinggi efisiensinya, pemanfaatan SDM, perencanaan pajak yang efektif

Pemerolehan dan pemeliharaan aktiva tetap secara efisien, spin-offs, tingkat pemanfaatan yang lebih tinggi terhadap aktiva tetap, manajemen yang efisien terhadap modal kerja, penjualan aktiva tetap yang tidak menghasilkan value.

PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN

Pembangunan kapabilitas dan komitmen personel

Pencapaian kinerja operasi yang unggul dan konsisten dibandingkan dengan pesaing, kontrak jangka panjang, pembelanjaan projek

Pencapaian dan pemeliharaan struktur modal yang meminumkan keseluruhan biaya, pengoptimisasian manfaar pajak.

Pengurangan perubahan laba yang mendadak, pendesainan niche instruments

Penciptaan nilai yang konsisten

Sasaran Strategik

Inisiatif Strategik

Inisiatif Strategik

PERSPEKTIF PROSES

Terbangunnya Firm Equity

Terbangunnya Organizational Capital

Sasaran Strategik

Sasaran Strategik

Terbangunnya Human Capital

Inisiatif Strategik

18

BUTIR PENTING KE-3

MANFAAT ABM

19

MANFAAT ABM

Meningkatkan customer value melalui pengurangan biaya. Bagaimana pengurangan biaya dilaksanakan dalam ABM?

Fokus utama adalah terhadap non-value-added activities:

» Activity reduction (pengurangan non-value-added activities)

» Activity elimination (penghilangan non-value-added activities)

Fokus kedua adalah terhadap value-added activities:

» Activity selection (pemilihan value-added activities)

» Activity sharing (pemanfaatan optimum value-added activities)

20

BUTIR PENTING KE-3


21

PROSES ABM

Business process analysisActivity-based management

22

BUSINESS PROCESS ANALYSIS

Mengapa business process analysis? Pengurangan biaya (cost reduction) dilandasi oleh

keyakinan bahwa pemahaman secara mendalam terhadap proses bisnis dan improvement berkelanjutan terhadap proses tersebut merupakan penentu efektivitas pengelolaan biaya.

Pergeseran paradigma terhadap organisasi; dari organisasi sebagai sekelompok fungsi/departemen ke organisasi sebagai sekumpulan proses.

23


Business process analysis dilakukan dengan tujuan untuk: memberikan panduan dalam program pengurangan

biaya dan cycle time improvement terhadap kualitas proses usaha lain dalam meningkatkan kinerja organisasi

24

MANFAAT BUSINESS PROCESS ANALYSIS


ACTIVITY-BASED BUDGETING

ACTIVITY-BASED OBJECT COSTING

ACTIVITY MAP

ACTIVITY-BASED PROCESS COSTING

GENERAL LEDGER COST DATA AND OPERATING

DATA

Accurate and multidimentional

object cost

Realized cost reduction

Targeted cost reduction

25ACTIVITY-BASED PROCESS COSTING AND

ACTIVITY-BASED OBJECT COSTING

General Ledger Cost Data and Operating Data

Activity Cost Pool Activity-Based Process Costing

Cost Object Activity-Based Object Costing

Continuous Improvement

Performance Measurement

Accurate and Multidimensional Object

Cost

26

TAHAP BUSINESS PROCESS ANALYSIS

Mengidentifikasi business processMengidentifikasi subprocess dan

activitiesMelaksanakan process value analysisMengembangkan rencana improvement

27

GENERIC PROCESS

Proses Eksekutif

Pendukung Intern

Penciptaan Bisnis Baru

Pendesainan Produk/Jasa

Operasi

Pendukung Pasca Jual

PROSES

Modal

Sumber Daya Manusia

Bahan dan Informasi

Teknologi

MASUKAN KELUARAN CUSTOMER

Produk/Jasa

Kepuasan Customer

Proses Pemanfaatan

28

PROCESS, SUB-PROCESS, ACTIVITIES

Business Process

Sub-Process

Activities

Proses Eksekutif

Perencanaan Strategik Alokasi Modal Penyusunan Anggaran

Penetapan/pengkomunikasian sasaran strategik

Review dan persetujuan target

Review dan persetujuan strategic initiatives

29


Business Process

Sub-Process

Activities

Dukungan Intern

SDM

Rekruitmen

Pendidikan dan Pelatihan

Administrasi Personel

Keuangan Sekretariat dan Umum

Sistem Informasi

Manajemen Kas

Kesejahteraan Personel

30


Business Process

Sub-Process

Activities

Penciptaan Bisnis Baru

Promosi Penjualan

Pembuatan TOR Promosi Penjualan

Permintaan Project Proposal

Pemilihan Pemasok Jasa Promosi Penjualan

Pelatihan Penjualan Produk/Jasa

Pembuatan Project Proposal

Penawaran Harga

Penerimaan Order

Pemantauan Pelaksanaan Projek

31


Business Process

Sub-Process

Activities

Pendesainan Produk/Jasa

Riset Pasar

Pembuatan TOR Riset Pasar

Permintaan Project Proposal

Pengambilan Keputusan Outsourcing atau Inhouse Sourcing

Perencanaan Produk

Pendesaianan Produk/Jasa

Pengembangan Produk

Pemantauan Pelaksanaan Projek

Tes Penerimaan

Pasar

32


Business Process

Sub-Process

Activities

Operasi

Prakiraan Produk/Jasa

Menerbitkan spesifikasi barang

Mendapatkan penawaran harga dari pemasok

Menerbitkan order pembelian

Perencanaan Produk

PengadaanPerencanaan Fasilitas dan Ekuipmen

Menindaklanjuti pembelian barang

Konversi Konversi

Memilih pemasok

33


Business Process

Sub-Process

Activities

Pendukung Pasca Jual

Pengepakan

Pengukuran/Penghitungan

Penyusunan/Penyimpanan

Pemuatan

Logistik LuarPendidikan/Pelatihan Customer

Layanan Informasi Customer

Layanan Suku Cadang/Reparasi

Pengepakan

34

APA YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MENGIDENTIFIKASI PROSES BISNIS,

SUBRPOSES, DAN AKTIVITAS Ikutsertakan karyawan yang sesungguhnya terlibat

dalam pelaksanaan aktivitas Identifikasi customer Identifikasi sumber daya yang dikonsumsi Identifikasi activity driver Estimasi cycle effectiveness Tentukan value aktivitas bagi customer

35

OPERATING PERSONNEL Operating personnel merupakan pemakai utama informasi yang

dihasilkan oleh ABC System Operating personnel merupakan orang yang memahami dengan

baik aktivitas yang digunakan untuk menghasilkan value bagi customers

Operating personnel memiliki kompetensi untuk melakukan: identifikasi sumber daya yang dikonsumsi untuk

melaksanakan aktivitas estimasi cycle effectiveness hubungan antaraktivitas

36

IDENTIFIKASI SUMBERDAYA YANG DIKONSUMSI UNTUK AKTIVITAS

Sumber daya yang dikonsumsi untuk aktivitas dibagi menjadi dua golongan besar:

Employee resource (sumber daya manusia) Expenses resource

Sumber daya manusia yang dikonsumsi untuk aktivitas dinyatakan dalam dua macam:

Jumlah orang (headcount) FTE (full-time equivalent)

37

IDENTIFIKASI SUMBERDAYA YANG DIKONSUMSI UNTUK AKTIVITAS

Expense resource terdiri dari: Materials Energi Pemeliharaan Depresiasi dan amortisasi Asuransi Sewa Supplies kantor Umum

38

CUSTOMER AKTIVITAS

Setiap aktivitas harus dapat diidentifikasi customer-nya, karena customer inilah yang merupakan alasan pokok pengorbanan sumber daya untuk menjalankan aktivitas tersebut

Customer juga digunakan untuk mengevaluasi apakah keluaran suatu aktivitas dipacu oleh kebutuhan customer (customer driven), atau hanya sekadar “we’ve always done it that way.”

39

IDENTIFIKASI ACTIVITY DRIVER

Activity driver adalah pemacu timbulnya aktivitas Contoh:

number of labor transactions number of material moves number of part numbers number of part received number of product average number of option number of schedule changes number of vendors number of units scraped number of engineering change notice number of units reworks

40

ESTIMASI CYCLE EFFECTIVENESS Cycle time suatu proses adalah jumlah waktu yang

diperlukan untuk menyelesaikan keseluruhan proses tersebut.

Cycle time = throughput time Yang diestimasi adalah average cycle time dan

maximum cycle time Cycle time = processing time + waiting time + moving

time + inspection time Cycle effectiveness = processing time/cycle time

41

PERGESERAN UKURAN KINERJA AKTIVITAS

Efisiensi dan produktivitasCost effectiveness

42

EFISIENSI DAN PRODUKTIVITAS

Proses

Masukan Keluaran

Efisiensi

Produktivitas

43

UKURAN EFEKTIVITAS

Aktivitas penambah nilai

Keluaran CustomerAktivitas bukan penambah nilai

Cost effectiveness

Cost effectiveness

Masukan

Cost ineffectiveness

Cost ineffectiveness

Proses

44

PROCESS VALUE ANALYSIS

Aktivitas dapat digolongkan ke dalam tiga kategori: Real-value-added activities (RVA) Business-value-added activities (BVA) Non-value-added activites (NVA)

RVA adalah aktivitas yang, dipandang dari sudut customer akhir, diperlukan untuk menghasilkan keluaran yang diharapkan oleh customer tersebut.

BVA adalah aktivitas yang tidak menambah nilai dipandang dari sudut customer, namun diperlukan oleh bisnis.

45

PROCESS VALUE ANALYSIS NVA adalah aktivitas yang tidak diperlukan baik dari sudut

pandang customer maupun bisnis. Untuk kepentingan process value analysis, aktivitas diberi

identifikasi sebagai berikut:◊ P —menunjukkan aktivitas yang bernilai dipandang dari

sudut paying customers◊ I —menunjukkan aktivitas yang bernilai bagi internal

customers dan non-paying customers (seperti Kantor Layanan Pajak)

◊ N—menunjukkan aktivitas yang tidak bernilai bagi customer

46


Process value analysis adalah proses pengidentifikasian, penggambaran, dan evaluasi proses yang dilaksanakan oleh organisasi untuk menghasilkan value bagi customer.

Process value analysis: Aktivitas apa yang dikerjakan? Berapa orang yang terlibat? Waktu dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan

aktivitas tersebut? Penaksiran value bagi customer yang dihasilkan dari aktivitas

tersebut?

47


Value-added activities: Required activities—aktivitas yang diwajibkan oleh

peraturan yang dikeluarkan oleh pihak berwenang. Discretionary activities:

• Aktivitas yang menyebabkan perubahan keadaan

• Perubahan keadaan tidak dapat dicapai melalui aktivitas sebelumnya

• Aktivitas tersebut memungkinkan aktivitas lain dapat dilaksanakan.

48

VALUE-ADDED ACTIVITY

VALUE-ADDED

ACTIVITY?

NEXT ACTIVITY OR CUSTOMER

PREVIOUS ACTIVITY

Perubahan bermanfaat, baik bagi proses sebelumnya maupun bagi proses selanjutnya

Perubahan tidak dapat diselesaikan oleh proses sebelumnya

Memungkinkan aktivitas lain dapat dilaksanakan

49



Activity Selection

Activity Sharing

Activity Reduction

Activity Elimination

Value-added Activities

Non-Value-added Activities

50

VALUE AND NONVALUE-ADDED ACTIVITIES

Value-added activities

Throughput time =Processing time

Inspection time

Movingtime

Waiting/Storagetime

+ + +

Non-value-added activities

51


Throughput time =Processing time

Inspection time

Movingtime

Waiting/Storagetime

+ + +

Value-added activities Non-value-added activities

TQCZero Defect

JITZero Inventory

JIT Manufacturing

Cellular Manufacturing

52

BUTIR PENTING KE-4

MINDSETS YANG MENDASARI ABM

53

MINDSETS YANG MENDASARI ABM

Customer value mindsetContinuous improvement mindsetOpportunity mindsetEmployee empowerment mindsetCross-functional mindset

54

BUTIR PENTING KE-5

CONCLUDING REMARK

55

ALL ORGANIZATION DO CHANGE WHEN PUT UNDER SUFFICIENT

PRESSURE. THIS PRESSURE MUST BE EITHER EXTERNAL TO THE

ORGANIZATION OR THE RESULT OF VERY STRONG LEADERSHIP

BRUCE HENDERSONCEO BOSTON CONSULTING GROUP, INC

Manajemen Berdasar Aktivitas

Documents

Transcript of Manajemen Berdasar Aktivitas