MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

8/18/2019 MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

1/54


2/54

A. ARSIP INAKTIFA. ARSIP INAKTIF

adalah aadalah arsip dinamis yang frekuensirsip dinamis yang frekuensipenggunaannya telah menurun.penggunaannya telah menurun.

Betty R. Ricks ; penggunaan arsip kurang dariBetty R. Ricks ; penggunaan arsip kurang dari

! kali setahun "isa dise"ut inaktif.! kali setahun "isa dise"ut inaktif.Standar I#A dan AR$A ; tahun diru%ukStandar I#A dan AR$A ; tahun diru%ukkurang dari & atau ' kali termasuk arsipkurang dari & atau ' kali termasuk arsipinaktif inaktif ..


3/54

Penentuan arsip inaktif dPenentuan arsip inaktif dapat pulaapat pula

dengan ketentuan yangdengan ketentuan yangdi"erlakukandi"erlakukan

dalam (RA ) (ad*al Retensi Arsip +dalam (RA ) (ad*al Retensi Arsip +

K,mp,sisi -,lume arsip ;K,mp,sisi -,lume arsip ;

%umlah arsip inaktif /& 0 s.d. 1! %umlah arsip inaktif /& 0 s.d. 1!

0202arsip permanen 0 s.d. & 0arsip permanen 0 s.d. & 0

arsip aktif /! 02 arsip musnah arsip aktif /! 02 arsip musnah

/! 0/! 0


4/54

2. Pusat Arsip ( Record Center )

Tempat dan semua fasilitas yang dirancanguntuk menyimpan arsip-arsip inaktif

dengan tujuan agar efektif dalam penemuankembali dan efisien dalam pembiayaan.

eberadaan Record Center !arus bisa

menjamin keamanan penyimpanan arsipinaktif" baik aman fisik maupun amaninformasi .


5/54

• Aman fisik artinya arsip ter!indarAman fisik artinya arsip ter!indar

dari ba!aya pengrusakan baik yangdari ba!aya pengrusakan baik yangditimbulkan ole! serangga" binatangditimbulkan ole! serangga" binatang

pengerat" su!u" kelembaban" ula!pengerat" su!u" kelembaban" ula!

manusia" bencana dan lain-lain.manusia" bencana dan lain-lain.

• Aman informasi artinya # arsip tidakAman informasi artinya # arsip tidakdibuka" dibaca kepada orang yangdibuka" dibaca kepada orang yangtidak ber!ak.tidak ber!ak.


6/54

Tujuan diadakannyaTujuan diadakannya Record CenterRecord Centeradalah mengurangi volume arsip diadalah mengurangi volume arsip di

Unit Kerja, mengendalikan arsip,Unit Kerja, mengendalikan arsip,memudahkan retrieval (penemuanmemudahkan retrieval (penemuan

kembali), menjaga keamanan arsipkembali), menjaga keamanan arsip


7/54

4. Sistem Pengelolaan

Arsip Inaktif

#ara atau met,demenerima2 menyimpan2mengaktualisasikan danmenemukan kem"ali arsipinaktif yang disimpan yangdidasarkan pada prinsipefekti-itas2 e3siensi dan

keamanan2 yang didukung,leh S4$ yang "erkualitas2kelem"agaan yangmantap2 dan sarana serta

prasarana yang memadai.


8/54

$. Tujuan dan Prinsip$. Tujuan dan Prinsip

PengelolaaPengelolaann Arsip %naktif Arsip %naktif

Tujuan &Tujuan &

!ampu menyediakan arsip yang benar !ampu menyediakan arsip yang benar sehingga penemuan kembali arsip dengansehingga penemuan kembali arsip dengancepat, tepat dan benar "cepat, tepat dan benar " cepat berkaitancepat berkaitan#aktu penemuan, tepat berarti arsip yang#aktu penemuan, tepat berarti arsip yangtersedia sesuai dengan yang diminta,tersedia sesuai dengan yang diminta,

benar adalah arsip harus diberikan kepada benar adalah arsip harus diberikan kepadaorang yang berhak,orang yang berhak, serta dengan biayaserta dengan biayayang see$isien mungkinyang see$isien mungkin


9/54

Terkait hal tersebut, perluTerkait hal tersebut, perlu penciptaan Pusatpenciptaan PusatArsipArsip yang memilikiyang memiliki sasaran sasaran %%

aa &engurangan volume arsip organisasi dan&engurangan volume arsip organisasi danimplikasinya terjadi pengurangan biaya ruangimplikasinya terjadi pengurangan biaya ruangsimpan, alat dan sumber daya manusiasimpan, alat dan sumber daya manusia

b b &enciptaan kontrol yang tepat untuk&enciptaan kontrol yang tepat untuk

menjamin aliran arsip dari tempat yang mahalmenjamin aliran arsip dari tempat yang mahal

ke tempat yang lebih murahke tempat yang lebih murah

cc &embebasan ruang kerja atau kantor dari&embebasan ruang kerja atau kantor dari

tumpukan arsiptumpukan arsip


10/54

dd &enciptaan sistem penyimpanan dan&enciptaan sistem penyimpanan dan

penemuan kembali yang e$ekti$ dan penemuan kembali yang e$ekti$ dane$isiene$isien &enemuan kembali dengan cepat&enemuan kembali dengan cepat

ee &engamanan arsip seluruh organisasi&engamanan arsip seluruh organisasi

sebagai bahan bukti pertanggungja#abansebagai bahan bukti pertanggungja#aban

'asional 'asional


11/54

Prinsip - PrinsipPrinsip - Prinsip

Pengelolaan Arsip %naktif Pengelolaan Arsip %naktif

gar tujuan pengelolaan arsip inakti$ dan &usatgar tujuan pengelolaan arsip inakti$ dan &usatrsip dapat tercapai maka harus memperhatikanrsip dapat tercapai maka harus memperhatikan

prinsipprinsip % prinsipprinsip %

aa &engelolaan arsip inakti$ harus&engelolaan arsip inakti$ harus !UR*!UR* ( ratio antara input dan output )( ratio antara input dan output )

bb &engelolaan arsip inakti$ harus&engelolaan arsip inakti$ harus CC+-./+CC+-./+

(dapat ditemukan(dapat ditemukan))cc &engelolaan arsip inakti$ harus menjamin&engelolaan arsip inakti$ harus menjamin

KeamananKeamanan (( 0+T1 2UR'T++0+T1 2UR'T++ ))

Keamanan terjamin ( bencana maupun kerusakanKeamanan terjamin ( bencana maupun kerusakan


12/54

BAGAIMANA ARSIP YANG BAIK BAGAIMANA ARSIP YANG BAIK

5Asli atau otentik Asli atau otentik

5Dapat dipera!aDapat dipera!a

5"tu# atau lengkap"tu# atau lengkap

5Dapat digunakanDapat digunakanUNTUK APA ARSIP DIKELOLA ?

Sumber InformasiBukti Pertanggunggjawabab Nasional

Memori Organisasi

Memori kolektif


13/54

DASAR $"K"MDASAR $"K"M

5 "" No 4% &a#un '(() tentangKearsipanS* KA. ANRI No . (+ ta#un +),+-

tanggal Agustus +),+ tentang

Penanganan Arsip Dinamis Inaktif S* Ka. ANRI No .(' ta#un +),% tanggal

+/ Mei +),% tentang Nilai Guna Arsip

Keputusan Kepala ANRI Nomor (0 &a#un'((+ tentang Pedoman Penilaian ArsipBagi Instansi Pemerinta#- Badan "sa#aDan S1asta


14/54

!enyangkut teknik dan tahaptahap %!enyangkut teknik dan tahaptahap %

A.A. Peminda!an Arsip %naktifPeminda!an Arsip %naktif dari Central 0ile didari Central 0ile di

UnitUnit Kerja ke &usat rsip, dengan langkahUnitUnit Kerja ke &usat rsip, dengan langkah

langkah %langkah %

3 !enentukan kapan suatu arsip dapat dipindah3 !enentukan kapan suatu arsip dapat dipindah

4 !enentukan arsip yang akan dipindah4 !enentukan arsip yang akan dipindah

5 !enyiapkan arsip yang akan dipindah5 !enyiapkan arsip yang akan dipindah

6 &enyiapan ruang simpan6 &enyiapan ruang simpan

7 &enerimaan arsip7 &enerimaan arsip


15/54

$.$. Penataan dan PenyimpananPenataan dan Penyimpanan

3 &emeriksaan3 &emeriksaan

4 &endeskripsian4 &endeskripsian5 ortir 5 ortir

6 &enataan rsip dan .o86 &enataan rsip dan .o8

7 &embuatan 9a$tar &ertelaan rsip7 &embuatan 9a$tar &ertelaan rsip

C. Pelayanan ArsipC. Pelayanan Arsip

9apat berupa peminjaman arsip atau pemberian9apat berupa peminjaman arsip atau pemberian

servis in$ormasi yang terkandung dalam arsipservis in$ormasi yang terkandung dalam arsipyang disimpan &elayanan arsip mengaturyang disimpan &elayanan arsip mengaturke#enangan penggunaan arsip ( berdasarkanke#enangan penggunaan arsip ( berdasarkan jenjang jabatan ) dan prosedur penggunannya jenjang jabatan ) dan prosedur penggunannya


16/54

Prosedur 'ayananProsedur 'ayanan

a.a. PermintaanPermintaan

/isan, tertulis, pertelpon 0:R!U/-R/isan, tertulis, pertelpon 0:R!U/-R peminjaman sangat baik disiapkan peminjaman sangat baik disiapkan

b.b. Pencarian"Pencarian" melalui 90TR &+RT+/'melalui 90TR &+RT+/'

R-& ( 9 & -nakti$ )R-& ( 9 & -nakti$ )c.c. Pengambilan arsip"Pengambilan arsip" siapkan :UT -'9-CT:Rsiapkan :UT -'9-CT:R

( berupa guide;$older dan atau bo8 ) yang juga( berupa guide;$older dan atau bo8 ) yang juga

memuat 0:R!U/-Rmemuat 0:R!U/-R


17/54

d.d. PencatatanPencatatan dalam sarana peminjamandalam sarana peminjaman.UKU;0:R!U/-R .UKU;0:R!U/-R

e.e.

PengendalianPengendalian ( memonitor peredaran arsip dan( memonitor peredaran arsip dankapan kembali ke penyimpanan) Kelalaiankapan kembali ke penyimpanan) Kelalaian pengembalian arsip " perlu $ormulir pengingat, surat pengembalian arsip " perlu $ormulir pengingat, surat peringatan, .erita cara kehilangan arsip dan peringatan, .erita cara kehilangan arsip dansanksi hukum Kegiatan ini untuksanksi hukum Kegiatan ini untuk mengamankanmengamankanfisik dan informasi arsipfisik dan informasi arsip

f.f. Penyimpanan kembaliPenyimpanan kembali

rsip yang dipinjam kembali, penandaan padarsip yang dipinjam kembali, penandaan pada

$ormulir agar tidak terjadi kesalahpahaman, out$ormulir agar tidak terjadi kesalahpahaman, outindicator diambil dan diberi catatan, arsipindicator diambil dan diberi catatan, arsipditempatkan kembali dengan posisi yang benarditempatkan kembali dengan posisi yang benar


18/54

D. PemusnahanD. Pemusnahan4ilaksanakan ketika masa penyimpanan arsip4ilaksanakan ketika masa penyimpanan arsip

inaktif telah selesai2 dengan tahap6tahap 7inaktif telah selesai2 dengan tahap6tahap 7

.. Pen!eleksianPen!eleksian2 "erdasarkan (ad*al Retensi2 "erdasarkan (ad*al RetensiArsip. Selesai diseleksi2 di"uatkan 4PA 8sulArsip. Selesai diseleksi2 di"uatkan 4PA 8sul$usnah dia%ukan ke Panitia Pemusnahan untuk$usnah dia%ukan ke Panitia Pemusnahan untuk

diadakan Penilaian terhadap arsip yang akandiadakan Penilaian terhadap arsip yang akandimusnahkan yang kemungkinandimusnahkan yang kemungkinanmenghasilkan keputusan 7menghasilkan keputusan 7

6 Arsip terse"ut disimpan kem"ali untuk *aktu6 Arsip terse"ut disimpan kem"ali untuk *aktu

tertentutertentu

6 Arsip terse"ut dimusnahkan6 Arsip terse"ut dimusnahkan

6 Arsip terse"ut diserahkan ke ANRI karena6 Arsip terse"ut diserahkan ke ANRI karena

ternyata "ernilai guna sekunder ) misalternyata "ernilai guna sekunder ) misal

memiliki kandungan inf,rmasi "erse%arah +memiliki kandungan inf,rmasi "erse%arah +


19/54

9.9. Pelaksanaan Pemusna#anPelaksanaan Pemusna#an2 setelah2 setelah

ditentukan musnah ,leh pimpinan2 segeraditentukan musnah ,leh pimpinan2 segera

dilaksanakan pemusnahan "isa dengan caradilaksanakan pemusnahan "isa dengan cara

di"akar2 dicacah2 di%adikan "u"ur kertas ataudi"akar2 dicacah2 di%adikan "u"ur kertas atau

dengan larutan kimia lainnya sehingga 3sikdengan larutan kimia lainnya sehingga 3sik

dan inf,rmasi arsip sudah tidak dapatdan inf,rmasi arsip sudah tidak dapat

dikenali lagi. 4isaksikan ,leh minimal 9dikenali lagi. 4isaksikan ,leh minimal 9

pe%a"at hukum.pe%a"at hukum.

/./. Dokumentasi Pemusna#anDokumentasi Pemusna#an2 menurut PP2 menurut PP

N,. /1 Tahun :: tentang Penyusutan Arsip2N,. /1 Tahun :: tentang Penyusutan Arsip2

pemusnahan arsip "erdasar ke"i%aksanaanpemusnahan arsip "erdasar ke"i%aksanaanpimpinan "erarti harus ada SK tentang arsippimpinan "erarti harus ada SK tentang arsip

yang dimusnahkan2 kemudian di"uat Beritayang dimusnahkan2 kemudian di"uat Berita

Acara Pemusnahan dan 4aftar Arsip yangAcara Pemusnahan dan 4aftar Arsip yang

dimusnahkan.dimusnahkan.


20/54

A.A. 2*NIS P"SA& ARSIP 2*NIS P"SA& ARSIP

+. Berdasarkan 3okasi+. Berdasarkan 3okasi

a.


21/54

'. Berdasarkan Kepemilikan'. Berdasarkan Kepemilikan

a. $ilik Sendiria. $ilik Sendiri

". Pusat Arsip K,mersial". Pusat Arsip K,mersial

++ Self Ser-iceSelf Ser-ice

9+9+ Full Ser-ice2 "e"erapa fakt,rFull Ser-ice2 "e"erapa fakt,rdalam memilih pusat k,mersialdalam memilih pusat k,mersial

yang paling tepat 7yang paling tepat 76 >,kasi6 >,kasi

6 Keamanan6 Keamanan

6 Kenyamanan6 Kenyamanan6 K,nstruksi "angunan6 K,nstruksi "angunan

6 Fasilitas yang dita*arkan6 Fasilitas yang dita*arkan

6 Tingkat pr,fesi,nalisme6 Tingkat pr,fesi,nalisme


22/54

//. Berdasarkan &ipe Pengelolaan. Berdasarkan &ipe Pengelolaan

a. &ipe Minimala. &ipe Minimal

$erupakan pusat arsip yang paling$erupakan pusat arsip yang palingsederhana. ?anya untuk arsip yang %arangsederhana. ?anya untuk arsip yang %arangdipakai atau menunggu saat dimusnahkan.dipakai atau menunggu saat dimusnahkan.

Tidak ada 4aftar Arsip2 ",@ hanya ditandai Tidak ada 4aftar Arsip2 ",@ hanya ditandai

dengan isi dan tgl pemusnahan2 ditatadengan isi dan tgl pemusnahan2 ditatadalam rak secara "erkel,mp,k.dalam rak secara "erkel,mp,k.

. &ipe Standar. &ipe Standar

$emenuhi kriteria tertentu 7 standar$emenuhi kriteria tertentu 7 standarminimal gedung2 standar sistemminimal gedung2 standar sistempengel,laan2 standar pelayanan2 standarpengel,laan2 standar pelayanan2 standarpemeliharaan dan pera*atan serta standarpemeliharaan dan pera*atan serta standar

pengamanan arsip.pengamanan arsip.


23/54

B. K"A3I5IKASI G*D"NGB. K"A3I5IKASI G*D"NG

DAN P*NGG"NAAN R"ANG DAN P*NGG"NAAN R"ANG

. Kuali6kasi Gedung. Kuali6kasi Gedung6 Perlu ciri khusus se"agai gedung pusat arsip6 Perlu ciri khusus se"agai gedung pusat arsip

6 Bahan "angunan tahan rayap atau semut26 Bahan "angunan tahan rayap atau semut2tidak mudah ter"akartidak mudah ter"akar

6 Sirkulasi udara "aik dan lancar6 Sirkulasi udara "aik dan lancar6 Pengaman teralis6 Pengaman teralis

6 P,sisi gedung%endela tidak langsung terkena6 P,sisi gedung%endela tidak langsung terkenasinar matahari2 angin atau de"usinar matahari2 angin atau de"u

6 edung di"uat le"ih tinggi2 agar ruangan6 edung di"uat le"ih tinggi2 agar ruangan,ptimal. Se"aiknya tidak "ertingkat2 namun,ptimal. Se"aiknya tidak "ertingkat2 namunrak arsipnya yang "ertingkatrak arsipnya yang "ertingkat

6 Tidak perlu desain full A#. Bila tersimpan6 Tidak perlu desain full A#. Bila tersimpan

arsip -ital "isa dilengkapi dengan A#.arsip -ital "isa dilengkapi dengan A#.


24/54

..

Perlu diatur dan didesain sedemikian rupaPerlu diatur dan didesain sedemikian rupa

sehingga kekuatan lantai2 dinding2 atap atausehingga kekuatan lantai2 dinding2 atap atau

langit6langit6 langit dalam k,ndisi yang "aik.langit dalam k,ndisi yang "aik.Perhitungan secara masak terhadapPerhitungan secara masak terhadap

penggunaan ruang untuk peralatanpenggunaan ruang untuk peralatan

penyimpanan arsip "aik rak -ertikal dan rakpenyimpanan arsip "aik rak -ertikal dan rak

h,ris,ntalh,ris,ntal

%. Ruang Ba1a# &ana#%. Ruang Ba1a# &ana#

Tingkat pengamanan le"ih tinggi2 namun Tingkat pengamanan le"ih tinggi2 namun

k,nsekuensi "iaya %auh le"ih tinggi.k,nsekuensi "iaya %auh le"ih tinggi.

Se"aiknya untuk arsip -ital sa%aSe"aiknya untuk arsip -ital sa%a

7 8 G7 3AY 8"& R"ANGAN


25/54

7. 3AY 8"& R"ANGAN7. 3AY 8"& R"ANGAN

Pengaturan ruang see3sienPengaturan ruang see3sien

mungkin "aik h,ris,ntalmungkin "aik h,ris,ntal

maupun -ertikal2 namunmaupun -ertikal2 namun

penyimpanan tetap efektif.penyimpanan tetap efektif.

Pem"agian 1 ruangan pusatPem"agian 1 ruangan pusat

arsip "erdasarkan fungsi 7arsip "erdasarkan fungsi 7

. Ruang Kant,r. Ruang Kant,r

9. Ruang Referensi9. Ruang Referensi

/. Ruang Pr,ses/. Ruang Pr,ses

1. Ruang Penyimpanan1. Ruang Penyimpanan


26/54

D. P*RA3A&AND. P*RA3A&AN

Peralatan dalam penyimpanan arsip inaktif Peralatan dalam penyimpanan arsip inaktif

.. Rak arsip ter"uat dari "a%a2 hampirRak arsip ter"uat dari "a%a2 hampir

setinggi ruangan ) Penggunaan ruangsetinggi ruangan ) Penggunaan ruang,ptimal secara -ertikal +. Ada ikatan tali,ptimal secara -ertikal +. Ada ikatan tali"a%a antar rak."a%a antar rak.

9.9. Pengaturan rak arsip tidak makanPengaturan rak arsip tidak makantempat ) secara h,ris,ntal + 2 tidak ditempat ) secara h,ris,ntal + 2 tidak di"a*ah lampu2 ka"el6ka"el listrik dan pipa"a*ah lampu2 ka"el6ka"el listrik dan pipaair. (arak antar rak cukup untuk lalu lalangair. (arak antar rak cukup untuk lalu lalangpengam"ilan arsip ) C meter +pengam"ilan arsip ) C meter +

// B i t d t " t d iB i t d t " t d i


27/54

/./. B,@ arsip standar2 ter"uat dariB,@ arsip standar2 ter"uat darikart,n gel,m"ang ukurankart,n gel,m"ang ukuran/@:@9 cm )",@ kecil+ dan/@:@9 cm )",@ kecil+ dan

/@:@9 cm )",@ "esar+./@:@9 cm )",@ "esar+.1.1. Alat pengukur kelem"a"anAlat pengukur kelem"a"an

udara.udara.

&.&. A# khusus ruang arsip -ital.A# khusus ruang arsip -ital.'.'. Peralatan lain 7 alat pemadamPeralatan lain 7 alat pemadamke"akaran2 hydrant2 penghancurke"akaran2 hydrant2 penghancurkertas2 l,ri2 telep,n2 facsimile2kertas2 l,ri2 telep,n2 facsimile2

mesin f,t,c,py dan lain6lainmesin f,t,c,py dan lain6lainsesuai ke"utuhan dansesuai ke"utuhan dankemampuan ,rganisasi.kemampuan ,rganisasi.


28/54

P*MB*NA$AN9P*NA&AAN ARSIP INAK&P*MB*NA$AN9P*NA&AAN ARSIP INAK& IFIF

$al ini mengingat di Indonesia pada$al ini mengingat di Indonesia padaumumn!a arsip inaktif dalam keadaanumumn!a arsip inaktif dalam keadaanelum teratur.elum teratur.

+.+. PePersiapanrsiapana. Pengumpulan data melalui sur:ei arsipa. Pengumpulan data melalui sur:ei arsip

. Pemuatan daftar ik#tisar arsip. Pemuatan daftar ik#tisar arsip ..Perenanaan- melalui daftar ik#tisarPerenanaan- melalui daftar ik#tisar

arsip terseut dapat diuat suatuarsip terseut dapat diuat suatuperenanaan untuk menangani arsip;perenanaan untuk menangani arsip;arsip inaktif- termasuk perenanaanarsip inaktif- termasuk perenanaan

a#an9 peralatan seperti rak arsip-oksa#an9 peralatan seperti rak arsip-oksarsip- kertas pemungkus- kartu deskripsiarsip- kertas pemungkus- kartu deskripsidan tali ra6a- serta perenanaan anggarandan tali ra6a- serta perenanaan anggaran

d. Pemersi#an arsipd. Pemersi#an arsip


29/54

Pemersi#an ada ' maam araPemersi#an ada ' maam ara

+. F+. Fumigasi ) adalah pem"erian "ahanumigasi ) adalah pem"erian "ahankimiakimia untuk mematikan "akteriuntuk mematikan "akteri dandanseranggaserangga yang ada pada arsip +.yang ada pada arsip +.

9+. $em"ersihkan de"u yang menempel9+. $em"ersihkan de"u yang menempel

pada arsip2 prinsip tidak merusak 3sikpada arsip2 prinsip tidak merusak 3sikarsip.arsip.

'.'. Pemila#an arsipPemila#an arsip )adalah kegiatan)adalah kegiatanpemisahkan antara arsip dan n,n arsippemisahkan antara arsip dan n,n arsip

serta duplikasinya. Selan%utnyaserta duplikasinya. Selan%utnyadikel,mp,kan sesuai dengan seriesdikel,mp,kan sesuai dengan seriesarsipnya.arsipnya.


30/54

%.%. Penelitian dan RekonstruksiPenelitian dan Rekonstruksi

PenelitianPenelitian terhadap se%arah ,rganisasiterhadap se%arah ,rganisasipencipta arsip dan se%arah sistempencipta arsip dan se%arah sistempenataan yang pernah ada. (adi "erdasarpenataan yang pernah ada. (adi "erdasarpenelitian terse"ut penataan arsip akanpenelitian terse"ut penataan arsip akan

dapat dilaksanakan "erdasar aDasdapat dilaksanakan "erdasar aDasPr,-enance dan aDas


31/54

A


32/54

Rekonstruksi =Rekonstruksi =

Kegiatan mengem"alikan penataan arsipKegiatan mengem"alikan penataan arsip

sesuai dengansesuai dengan konteks penataankonteks penataan

aslin!aaslin!a. Rek,nstruksi dilaksanakan untuk. Rek,nstruksi dilaksanakan untukmengatur susunan arsip dalam setiap 3le2mengatur susunan arsip dalam setiap 3le2

susunan 3le dalam setiap series dansusunan 3le dalam setiap series dan

pengaturan antar seriespengaturan antar series

44 Pendeskripsian ArsipPendeskripsian Arsip


33/54

4.4. Pendeskripsian ArsipPendeskripsian Arsip

Kegiatan perekaman pencatatan inf,rmasiKegiatan perekaman pencatatan inf,rmasi

setiap series arsip "erdasarkan ciri6cirisetiap series arsip "erdasarkan ciri6ciri

arsipnya. Secara umum standar minimalnyaarsipnya. Secara umum standar minimalnyamemuat & hal 7 inf,rmasi series2 tanggaltahunmemuat & hal 7 inf,rmasi series2 tanggaltahun

series2 tingkat keaslianperkem"angan2 "entukseries2 tingkat keaslianperkem"angan2 "entuk

redaksi dan "entuk luark,ndisi 3sik arsip.redaksi dan "entuk luark,ndisi 3sik arsip.

Pendiskripsian Arsip dilakukan dan senantiasaPendiskripsian Arsip dilakukan dan senantiasaharus memperhatikan hu"ungan antar arsipharus memperhatikan hu"ungan antar arsip

yang "erasal dari unit ker%a satu dengan unityang "erasal dari unit ker%a satu dengan unit

ker%a lainnya.ker%a lainnya.

Sedangkan sarana yang dipergunakan untukSedangkan sarana yang dipergunakan untukpendiskripsian adalah kartu diskripsi 3sis.pendiskripsian adalah kartu diskripsi 3sis.


34/54

KEGI!N PENDKEGI!N PENDEESK"IPN "SIP #SK"IPN "SIP #

Seara seder#ana memuat >lima?Seara seder#ana memuat >lima?

unsur @unsur @a.a. Informasi series arsipInformasi series arsip

Generalisasi !ang terkandung dalamGeneralisasi !ang terkandung dalamseries arsip. $arus dapatseries arsip. $arus dapat

menggamarkan informasi arsipmenggamarkan informasi arsipseara lengkap dan elas 7onto#n!a @seara lengkap dan elas 7onto#n!a @perenanaan pega1ai- pengangkatanperenanaan pega1ai- pengangkatanpega1aipega1ai

..

Periode ArsipPeriode ArsipPeriode arsip diiptakan !aitu dalamPeriode arsip diiptakan !aitu dalamentuk 1aktu ta#un - ulan danentuk 1aktu ta#un - ulan dantanggal.tanggal.

..

Bentuk redaksiBentuk redaksi

Berkaitan den an entuk informasi


35/54

d.d. &ingkat keaslian adala# erkaitan&ingkat keaslian adala# erkaitan

dengan keotentikan arsip !angdengan keotentikan arsip !ang

ersangkutan . 7onto# @ Asli- salinan-ersangkutan . 7onto# @ Asli- salinan-temusan- op!.temusan- op!.

e.e. Bentuk luar adala# keterangan tentangBentuk luar adala# keterangan tentang

kondisi arsipkondisi arsip- untuk memerita#ukan- untuk memerita#ukan

keadaan arsip !ang erkaitan dengankeadaan arsip !ang erkaitan dengankarakteristik 6sik dan :olume arsipkarakteristik 6sik dan :olume arsip

Karakteristik 6sik onto# @ KertasKarakteristik 6sik onto# @ Kertas

erluang- arsip rusak- arsip soek.erluang- arsip rusak- arsip soek.

olume arsip menelaskan umla# arsipolume arsip menelaskan umla# arsip

!ang dideskripsi. 7onto# @ lemar-!ang dideskripsi. 7onto# @ lemar-

erkas- sampul atau ungkus dll.erkas- sampul atau ungkus dll.


36/54

5ormat Deskripsi5ormat Deskripsi Kartu deskripsi dapat diuat dariKartu deskripsi dapat diuat dari

kertas $S folio dan dipotongkertas $S folio dan dipotong

menadi 4 >empat ? agian. Dalammenadi 4 >empat ? agian. Dalam

pendeskripsian arsip selainpendeskripsian arsip selainmemper#atikan unsur;unsurmemper#atikan unsur;unsur

terseut di atas uga perluterseut di atas uga perlu

ditama# keterangan mengenaiditama# keterangan mengenai

kode inisial pendeskripsi dan unitkode inisial pendeskripsi dan unit

kera asal arsip.kera asal arsip.


37/54

. Pemuatan Skema Pengaturan Arsip. Pemuatan Skema Pengaturan Arsip

Penyusunan Skema ArsipPenyusunan Skema Arsip ertuuanertuuan untukuntuk

menyusun kartu6kartu deskripsi 3sis yangmenyusun kartu6kartu deskripsi 3sis yang

telah dihasilkan dari kegiatan pendeskripsian.telah dihasilkan dari kegiatan pendeskripsian.Penyusunan SkemaPenyusunan Skema merupakan pmerupakan pengurutanengurutansecarasecara sistematis "erdasarkansistematis "erdasarkan flling planflling plan yangyangdidasarkan pada p,k,k6p,k,k masalah ataudidasarkan pada p,k,k6p,k,k masalah atau

urusan yang terkandung dalam k,leksi arsipurusan yang terkandung dalam k,leksi arsip22 %uga perhatikan %uga perhatikan klasi3kasi arsip2 fungsi danklasi3kasi arsip2 fungsi danstruktur ,rganisasi pencipta arsipstruktur ,rganisasi pencipta arsip22perkem"angan lem"aga ) T8P


38/54

9 9 g pg p

kartu deskripsikartu deskripsi > 6sis ?> 6sis ? C Penomoran De6nitif C Penomoran De6nitif

Kartu 3sisKartu 3sis dikel,mp,kkan dandikel,mp,kkan dan diurutkan secara sistematis "erdasarkandiurutkan secara sistematis "erdasarkan

skema pengaturan arsip2 setelah termanu-er diganti men%adi n,m,r de3nitifskema pengaturan arsip2 setelah termanu-er diganti men%adi n,m,r de3nitif

secara "erurutan.secara "erurutan.

Kegiatan manu-er 3sis "erupa menyusun kartu 3sis yang sudahKegiatan manu-er 3sis "erupa menyusun kartu 3sis yang sudah

dikel,mp,kkan "erdasarkan masalah yang ada dalam skema penyusunandikel,mp,kkan "erdasarkan masalah yang ada dalam skema penyusunan

arsip kemudian diurutkan sesuai dengan urutan k,de klasi3kasi arsip danarsip kemudian diurutkan sesuai dengan urutan k,de klasi3kasi arsip dan

kurun *aktunya "ulan 6tahunnya ) dari yang tertua hingga termuda +2kurun *aktunya "ulan 6tahunnya ) dari yang tertua hingga termuda +2

kemudian di"eri n,m,r de3nitif ) n,m,r "erurutan dari 2 92 /2 12 dst.kemudian di"eri n,m,r de3nitif ) n,m,r "erurutan dari 2 92 /2 12 dst.karena kartu 3sis sudah teridenti3kasi secara urut +karena kartu 3sis sudah teridenti3kasi secara urut +


39/54

00.. Pemuatan Daftar Arsip SementaraPemuatan Daftar Arsip Sementara

Pem"uatan 4aftar Arsip "erdasarkan kartu6Pem"uatan 4aftar Arsip "erdasarkan kartu6

kartu deskripsi yang dikel,mp,kkankartu deskripsi yang dikel,mp,kkan"erdasarkan sistem penataan aslinya."erdasarkan sistem penataan aslinya.

Fiches63cheskartu6kartu deskripsiFiches63cheskartu6kartu deskripsi

dimanu-er sesuai skema dan di"eri n,m,rdimanu-er sesuai skema dan di"eri n,m,r

de3ntif2 kemudian di6entry data sehinggade3ntif2 kemudian di6entry data sehinggatersusunlahtersusunlah Daftar Arsip SementaraDaftar Arsip Sementara ..

4ise"ut 4aftar Arsip Sementara karena4ise"ut 4aftar Arsip Sementara karena

masih perlu tahapan "erikutnya untukmasih perlu tahapan "erikutnya untuk

men%adi 4aftar Arsip dengan terle"ihmen%adi 4aftar Arsip dengan terle"ihdahulu dilakukan Seleksi dan Penilaian Arsipdahulu dilakukan Seleksi dan Penilaian Arsip

se"agai suatu tahapanse"agai suatu tahapan pen!usutan arsip.pen!usutan arsip.


40/54

EE.. Penilaian ArsipPenilaian Arsip

Pr,ses menentukan nilaiguna arsip "erikutPr,ses menentukan nilaiguna arsip "erikut

%angka *aktu simpan ) "erapa tahun arsip %angka *aktu simpan ) "erapa tahun arsipdisimpan pada *aktu aktifnya dan "erapadisimpan pada *aktu aktifnya dan "erapa

tahun arsip disimpan pada masa inaktifnya +tahun arsip disimpan pada masa inaktifnya +

serta nasi" akhirnya disimpan se"agai arsipserta nasi" akhirnya disimpan se"agai arsip

permanenpermanen ataukah dimusnahkan karenaataukah dimusnahkan karena

masuk kriteria arsipmasuk kriteria arsip musna#musna#..


41/54

)). Pemuatan Daftar Arsip. Pemuatan Daftar Arsip

Pem"uatan daftar denganPem"uatan daftar dengan

menuangkan ciri6ciri dari hasilmenuangkan ciri6ciri dari hasil

pendiskripsian arsip.pendiskripsian arsip. Daftar ArsipDaftar Arsip

diperlukan seagai sarana untukdiperlukan seagai sarana untuk

melakukan temu kemali arsipmelakukan temu kemali arsip

inaktif inaktif yang telah ditata.yang telah ditata.Pem"uatan 4aftar Arsip ) simpan2Pem"uatan 4aftar Arsip ) simpan2

serah2 musnah +serah2 musnah +


42/54

++((. Penataan 6sik arsip. Penataan 6sik arsip

Adalah kegiatan pengaturan 3sik arsipAdalah kegiatan pengaturan 3sik arsip

"erdasarkan urutan n,mer de3nitif yang"erdasarkan urutan n,mer de3nitif yangtelah di"erikan pada kartu 3sis terse"ut2telah di"erikan pada kartu 3sis terse"ut2dapat dipandu dengan 4aftar Arsip yangdapat dipandu dengan 4aftar Arsip yangtelah tersusun.telah tersusun.

++

++

. Penataan arsip dalam oks

. Penataan arsip dalam oks

Adalah tahap penempatan arsip dalamAdalah tahap penempatan arsip dalam",ks yang dipergunakan adalah sesuai",ks yang dipergunakan adalah sesuaidengan standart. ang disesuaikandengan standart. ang disesuaikandengan ukuran arsipnya.dengan ukuran arsipnya.

4ilakukan pela"elan pada ",ks untuk4ilakukan pela"elan pada ",ks untukmenerangkan isi arsip secara keseluruhanmenerangkan isi arsip secara keseluruhanyang terdapat dalam ",ks terse"utyang terdapat dalam ",ks terse"ut


43/54

++''. Penataan oks arsip kedalam. Penataan oks arsip kedalam

rak9roll o pak rak9roll o pak

Rak yang digunakan dapat "erupaRak yang digunakan dapat "erupa

rak statis ataupun rak yang dapatrak statis ataupun rak yang dapat

"ergerak )r,ll ,G pack+."ergerak )r,ll ,G pack+.

B,ks arsip ditempatkan sampingB,ks arsip ditempatkan samping

menyamping sesuai dengan urusanmenyamping sesuai dengan urusan

urutan n,mer de3nitif atau n,merurutan n,mer de3nitif atau n,mer

"erkas2 "erurutan dari se"elah kiri"erkas2 "erurutan dari se"elah kirike kanan.ke kanan.


44/54

HAL-HAL YANG PERLUHAL-HAL YANG PERLU

DIPERHATIKAN DALAMDIPERHATIKAN DALAM

PENATAAN ARSIPPENATAAN ARSIP $emahami se%arah perkem"angan$emahami se%arah perkem"angan

,rganisasi untuk mengetahui setiap,rganisasi untuk mengetahui setiap

peru"ahan sistem administrasi danperu"ahan sistem administrasi danmanagement ,rganisasi ) prinsipmanagement ,rganisasi ) prinsip

pr,-enance prinsip asal usul +pr,-enance prinsip asal usul +

$engetahui sistem penataan arsip yang$engetahui sistem penataan arsip yang

dipergunakan dalam satu Instansidipergunakan dalam satu Instansi

) prinsip ,riginal ,rder aturan asli +) prinsip ,riginal ,rder aturan asli +

$%M&' PE"KI"N$%M&' PE"KI"N


45/54

$%M&' PE"KI"N$%M&' PE"KI"N

PE"'I!%NGN "SIPPE"'I!%NGN "SIP

+ M+ MEE F +' Meter 3ari > M3 ?F +' Meter 3ari > M3 ? oks oks F + M3F + M3 + oks+ oks F +9'( endelF +9'( endel

+ 6ling kainet+ 6ling kainet F '-4 M3F '-4 M3 + karung+ karung F + M3F + M3 + peti+ peti F + M3F + M3 '( snel#eter'( snel#eterF + M3F + M3

+' ordner+' ordner F + M3F + M3 + lemari+ lemari F 4 M3F 4 M3 09+(( erkas09+(( erkas F + M3F + M3


46/54

Sistem pengel,laan arsip dinamisSistem pengel,laan arsip dinamisdengan menggunakan tekn,l,gidengan menggunakan tekn,l,gi

inf,rmasi "er"asis *e" dan mengacuinf,rmasi "er"asis *e" dan mengacu

pada elemen6elemen data kearsipanpada elemen6elemen data kearsipan

SIS!EM KE"SIPN DINMIS (SKD)

P"O*INSI $+ !ENG'


47/54

TA*

. $em"erdayakan arsip s"g tulang punggungmana%emen pemerintahan dan pem"angunan

9. $em"erdayakan arsip se"agai "ukti akunta"ilitas

kiner%a aparatur/. $em"erdayakan arsip se"agai "ukti sah dipengadilan

1. $eningkatkan daya guna dan hasil guna arsipse"agai sum"er inf,rmasi dan "ahan "ukti

pertanggung%a*a"an nasi,nal&. $enyediakan arsip dan mem"erikan akses kepada

pu"lik untuk kepentingan pemerintahan2pem"angunan2 penelitian2 ilmu pengetahuan demi

kemaslahatan "angsa.


48/54

Sasaran yang ingin dicapai :Sasaran yang ingin dicapai :

1.1. Terkelolanya arsip secara efektif dan efisienTerkelolanya arsip secara efektif dan efisien

2.2. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat danTersedianya akses arsip secara cepat, tepat dan

mudahmudah

3.3. Terwujudnya khasanah arsip yang lengkap,Terwujudnya khasanah arsip yang lengkap,otentik dan reliabelotentik dan reliabel

4.4. Terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnyaTerwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya

apresiasi terhadap manfaat dan pentingnya arsipapresiasi terhadap manfaat dan pentingnya arsip


49/54

PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIKPENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK

DI PROINSI !A"A TENGAHDI PROINSI !A"A TENGAH

Mengemangkan program danMengemangkan program dan

men!usun manual pengelolaan arsipmen!usun manual pengelolaan arsip

seara elektronik >dari S2IK SKDseara elektronik >dari S2IK SKD

Pro:. 2ateng?Pro:. 2ateng? $enyiapkan data"ase *e" ser-er se"agai$enyiapkan data"ase *e" ser-er se"agai

p,rtal inf,rmasi kearsipan pr,-insi (a*ap,rtal inf,rmasi kearsipan pr,-insi (a*a

Tengah Tengah

Mensinkronisasikan elemen data dariMensinkronisasikan elemen data dari

unit penipta arsip #ingga kepadaunit penipta arsip #ingga kepada

lemaga kearsipan >Badan Arpus?lemaga kearsipan >Badan Arpus?


50/54


51/54

PR


52/54

Digitasi

untuk akses

Pen,usunan

Informasi SKD

rsi-

InaktifStatis

NGGO! $"INGN( Pengelola rsi- Inaktif ) P%S! $"INGN P"O*INSI

PENGG%N

MOD%&

PENG'IMP%N

D! SKD

/ministrator

O-erator SKD

nggota

$aringan

/ministrator

O-erator SKD

Pro0insi

Internet

PO"!& SKD

Ba/an "P%S $!ENG


53/54

Digitasi

Pen/eskri-sian

rsi- ktif

rsi- ktif

%nit Pengelolarsi- ktif (Instansi)

1SIS!EM

PENGE&O&N"SIP DINMIS2

P%S!

$"INGNKB

KO!

Pen,im-ananKo-i Digital%ntuk rsi-

*ital

P%S!

$"INGN

P"O*INSI

P%S!

$"INGNNSION&

"e3or/ 4enter Informasi

rsi- Inktif

Pen,im-ananKo-i Digital

%ntukkses

PangkalanData

Informasirsi- Statis


%ntukkses

PangkalanData

Informasirsi- Statis


%ntukkses

P%S!

$"INGN

P"O*INSI

(Ba/an "P%S)

PENGG%N

1SIS!EM KE"SIPN DINMIS ( S K D )2


54/54

MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

Documents

Transcript of MANAJEMEN ARSIP INAKTIF