Manajemen arsip dinamis
-
Upload
aconk-afandi-nur -
Category
Business
-
view
2.900 -
download
14
description
Transcript of Manajemen arsip dinamis
11
p. hp
Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.
22
PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIPArsip Arche * Permulaan (Yunani) * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum Ta arche * Dokumen atau
* Catatan – catatan Archion * Balai Kota, Gd.Pemerintah Archivum (Latin) Tempat penyimpanan
dokumen pemerintah
Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) * Semua kata yang tertulis Arsip(Indonesia) * Semua warkat yang telah disimpan
33
PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP
ODELL dan STRONG
Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang
cetakan, kata – kata, lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut.
44
PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP
SCHELLENBERG
Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.
55
PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP
MULER dan Kawan – kawan
Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.
66
PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP
DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RIDALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI23 FEBRUARI – 2 MARET 195723 FEBRUARI – 2 MARET 1957
1.1. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya.melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya.
2.2. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar, dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar, dengan suatu sistem tertentu yang dapat dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.dipertanggung jawabkan.
77
PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIPPERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961
TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPANTENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN
1. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.
2. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
88
PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP
UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971
TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPANKEARSIPAN
Pasal 1 ayat a :
- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.
- oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan;
- dalam bentuk corak apapun.
- baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok
- dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan.
99
Lanjutan UU No.7 tahun 1971Lanjutan UU No.7 tahun 1971
Pasal 1 ayat b - Naskah – naskah yang dibuat dan diterima - oleh badan – badan swasta, dan / atau perorangan - dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. - dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
1010
a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan
b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan padasaat dibutuhkan.
c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari
PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN
1111
FUNGSI ARSIPFUNGSI ARSIP
Pasal 2 UU Pasal 2 UU No.7/1971No.7/1971
Fungsi ARSIPFungsi ARSIP
1.1. ARSIP DINAMISARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam Arsip yang digunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.penyelenggaraan admisistrasi negara.
a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.waktu informasinya masih diperlukan.
c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus.menurus.
2.2. ARSIP STATISARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiahberguna untuk penelitian ilmiah
1212
FUNGSI ARSIPFUNGSI ARSIP
1. Mendukung proses pengambilan 1. Mendukung proses pengambilan
keputusan.keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan.2. Menunjang proses perencanaan.
Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.
ARSIP sebagai ARSIP sebagai
Sumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.Sumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.
5. Memori perusahaan.5. Memori perusahaan.
6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. 6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.
1313
PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971
TUJUAN KEARSIPANTUJUAN KEARSIPAN
Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.tersebut bagi pemerintah.
Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, menyediakan informasi dengan tepat, lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisienlengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien
TUJUAN KEARSIPANTUJUAN KEARSIPAN
ARSIP
1515
NILAI GUNA ARSIP
ALFRED ?
Administrative Value
Legal Value
Fiscal Value
Research Value
Educational Value
Documentary Value
1616
SISTEM KEARSIPANSISTEM KEARSIPAN
Sistem KearsipanSistem Kearsipan Pola Baru Pola Baru
Kebijaksanaan pengendalian surat Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendalidengan menggunakan kartu kendali
Kebijaksanaan penataan berkas Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode dengan menggunakan metode pemberkasan.pemberkasan.
Kebijaksanaan penggunaan arsip Kebijaksanaan penggunaan arsip
dengan melaksanakan penyusutandengan melaksanakan penyusutan
1717
JENIS ARSIPJENIS ARSIP
JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :
1.1. Arsip berbasis kertas.Arsip berbasis kertas.
2.2. Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).
3.3. Arsip kartografik dan arsitektualArsip kartografik dan arsitektual
4.4. Arsip elektronik (Mechine readable)Arsip elektronik (Mechine readable)
1818
MANAJEMEN ARSIP DINAMISMANAJEMEN ARSIP DINAMIS
TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGRENTERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh
daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).
MARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKOMARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang
sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan.dibutuhkan.
IRA A.PENNIRA A.PENN Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis
terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip penyusutan arsip
1919
TUJUAN MANAJEMEN ARSIP TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMISDINAMIS
1.1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja.disimpan hanya arsip yang penting saja.
2.2. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.
3.3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.
2020
ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP
1. Azas Sentralisasi1. Azas Sentralisasi
Asas Pengorganisasian 2. Asas DesentralisasiAsas Pengorganisasian 2. Asas Desentralisasi
Arsip DinamisArsip Dinamis
3. Asas Gabungan 3. Asas Gabungan Sentralisasi Sentralisasi
dan dan desentralisasi desentralisasi