Manajemen arsip dinamis

20
1 p. hp Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

description

Manajemen Arsip Dinamis

Transcript of Manajemen arsip dinamis

Page 1: Manajemen arsip dinamis

11

p. hp

Copyright @ BAMBANG UTOMO. Allright reserved.

Page 2: Manajemen arsip dinamis

22

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIPArsip Arche * Permulaan (Yunani) * Jabatan * Fungsi * Kuasa Hukum Ta arche * Dokumen atau

* Catatan – catatan Archion * Balai Kota, Gd.Pemerintah Archivum (Latin) Tempat penyimpanan

dokumen pemerintah

Archives (Inggris) * Tempat Dokumen Archief (Belanda) * Semua kata yang tertulis Arsip(Indonesia) * Semua warkat yang telah disimpan

Page 3: Manajemen arsip dinamis

33

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP

ODELL dan STRONG

Fakta – fakta tertulis Mengenai peristiwa – peristiwa dan kegiatan Warkat dapat berwujud dalam surat – surat, data, barang – barang

cetakan, kata – kata, lembaran – lembaran atau buku – buku yang menyebutkan tentang fakta – fakta tersebut.

Page 4: Manajemen arsip dinamis

44

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP

SCHELLENBERG

Arsip dapat diartikan sebagai warkat/naskah dari suatu badan Pemerintahan atau Swasta yang diputuskan sebagai bahan berharga untuk diawetkan secara tetap, guna keperluan mencari keterangan dan penelitian dan disimpan atau telah dipilih untuk disimpan pada suatu badan kearsipan.

Page 5: Manajemen arsip dinamis

55

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP

MULER dan Kawan – kawan

Keseluruhan dokumen tertulis, tulisan – tulisan dan barang–barang cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu Badan Pemerintah atau salah seorang dari pejabat – pejabat sepanjang dokumen – dokumen itu dimaksudkan untuk berada di bawah pemeliharaan dari badan itu atau pejabat tersebut.

Page 6: Manajemen arsip dinamis

66

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP

DALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RIDALAM SEMINAR DOKUMENTASI KEARSIPAN KEMENTRIAN RI23 FEBRUARI – 2 MARET 195723 FEBRUARI – 2 MARET 1957

1.1. Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang Arsip adalah kumpulan daripada surat menyurat yang terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –terjadi oleh karena pekerjaan, aksi, transaksi, tindak –tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap tanduk dokumen yang disimpan sehingga pada setiap saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk saat dibutuhkan dapat dipersiapkan, untuk melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya.melaksanakan tindakan – tindakan selanjutnya.

2.2. Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan Arsip adalah suatu badan, dimana diadakan pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang pencatatan, penyimpanan, serta pengolahan tentang segala surat, baik dalam pemerintahan maupun segala surat, baik dalam pemerintahan maupun dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar, dalam soal umum, baik kedalam maupun keluar, dengan suatu sistem tertentu yang dapat dengan suatu sistem tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.dipertanggung jawabkan.

Page 7: Manajemen arsip dinamis

77

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIPPERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961PERATURAN PRESIDEN No.61 TH 1961

TENTANG POKOK – POKOK KEARSIPANTENTANG POKOK – POKOK KEARSIPAN

1. Pada umumnya wujud tulisan dan bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, maupun dalam kesatuan bentuk dan fungsi dari pada usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

2. Kumpulan surat – surat atau bahan – bahan penolong lainnya dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara physis dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan.

Page 8: Manajemen arsip dinamis

88

PENGERTIAN ARSIPPENGERTIAN ARSIP

UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971UNDANG – UNDANG NO. 7 TAHUN 1971

TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK TENTANG KETENTUAN – KETENTUAN POKOK KEARSIPANKEARSIPAN

Pasal 1 ayat a :

- Naskah – naskah yang dibuat dan diterima.

- oleh lembaga – lembaga Negara dan Badan – badan pemerintahan;

- dalam bentuk corak apapun.

- baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok

- dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahaan.

Page 9: Manajemen arsip dinamis

99

Lanjutan UU No.7 tahun 1971Lanjutan UU No.7 tahun 1971

Pasal 1 ayat b - Naskah – naskah yang dibuat dan diterima - oleh badan – badan swasta, dan / atau perorangan - dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok. - dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Page 10: Manajemen arsip dinamis

1010

a.Ialah segala tindakan atau kegiatan yang dengan tepat dilakukan dalam rangka suatu proses manajemen yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan, klasifikasi, penempatan, pemeliharaan dan distribusi surat-surat, catatan- catatan, perhitungan perhitungan,grafik, data, ataupun informasi lainnya serta cara penemuannya kembali apabila sewaktu –waktu diperlukan

b. Filing dikatakan sebagai proses mengklasifikasi, mengatur, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan padasaat dibutuhkan.

c. Arsip (ps. 1, uu. No. 7 tahun 1977),adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-2 negara dan badan-badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan utk kegiatan administrasi sehari-hari

PENGERTIAN FILING/PENGARSIPAN

Page 11: Manajemen arsip dinamis

1111

FUNGSI ARSIPFUNGSI ARSIP

Pasal 2 UU Pasal 2 UU No.7/1971No.7/1971

Fungsi ARSIPFungsi ARSIP

1.1. ARSIP DINAMISARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam Arsip yang digunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan admisistrasi negara.penyelenggaraan admisistrasi negara.

a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih a. Arsip aktif : arsip yang sedang atau masih digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.

b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi b. Arsip semi aktif : arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – penggunaannya sudah mulai berkurang; sewaktu – waktu informasinya masih diperlukan.waktu informasinya masih diperlukan.

c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus c. Arsip inaktif : tidak digunakan secara terus menurus.menurus.

2.2. ARSIP STATISARSIP STATIS Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung Arsip yang tidak lagi dipergunakan secara langsung

untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan untuk perencanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan pada umumnya, maupun pada penyelenggaraan administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama administrasi sehari – hari. Arsip statis ini terutama berguna untuk penelitian ilmiahberguna untuk penelitian ilmiah

Page 12: Manajemen arsip dinamis

1212

FUNGSI ARSIPFUNGSI ARSIP

1. Mendukung proses pengambilan 1. Mendukung proses pengambilan

keputusan.keputusan.

2. Menunjang proses perencanaan.2. Menunjang proses perencanaan.

Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.Fungsi / kegunaan 3. Mendukung pengawasan.

ARSIP sebagai ARSIP sebagai

Sumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.Sumber informasi 4. Sebagai alat pembuktian.

5. Memori perusahaan.5. Memori perusahaan.

6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi. 6. Arsip untuk kepentingan politik dan ekonomi.

Page 13: Manajemen arsip dinamis

1313

PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971

TUJUAN KEARSIPANTUJUAN KEARSIPAN

Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung Untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi pemerintah.tersebut bagi pemerintah.

Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, menyediakan informasi dengan tepat, lengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisienlengkap,akurat,relevan,dan tepat waktu secara efisien

TUJUAN KEARSIPANTUJUAN KEARSIPAN

Page 14: Manajemen arsip dinamis

ARSIP

Page 15: Manajemen arsip dinamis

1515

NILAI GUNA ARSIP

ALFRED ?

Administrative Value

Legal Value

Fiscal Value

Research Value

Educational Value

Documentary Value

Page 16: Manajemen arsip dinamis

1616

SISTEM KEARSIPANSISTEM KEARSIPAN

Sistem KearsipanSistem Kearsipan Pola Baru Pola Baru

Kebijaksanaan pengendalian surat Kebijaksanaan pengendalian surat dengan menggunakan kartu kendalidengan menggunakan kartu kendali

Kebijaksanaan penataan berkas Kebijaksanaan penataan berkas dengan menggunakan metode dengan menggunakan metode pemberkasan.pemberkasan.

Kebijaksanaan penggunaan arsip Kebijaksanaan penggunaan arsip

dengan melaksanakan penyusutandengan melaksanakan penyusutan

Page 17: Manajemen arsip dinamis

1717

JENIS ARSIPJENIS ARSIP

JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :JENIS ARSIP BERDASARKAN MEDIANYA :

1.1. Arsip berbasis kertas.Arsip berbasis kertas.

2.2. Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).Arsip pandang dengar (Audio Visual Record).

3.3. Arsip kartografik dan arsitektualArsip kartografik dan arsitektual

4.4. Arsip elektronik (Mechine readable)Arsip elektronik (Mechine readable)

Page 18: Manajemen arsip dinamis

1818

MANAJEMEN ARSIP DINAMISMANAJEMEN ARSIP DINAMIS

TERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGRENTERRY D.LUNDGREN dan CAROL LUNDGREN Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh Manajemen arsip dinamis pada dasarnya mengelola seluruh

daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).daur hidup arsip (Life Cycle Of A Record).

MARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKOMARY ROBEK, GERALD BROWN dan WILMERO MEDKO Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang Manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang

sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang sistematis dan ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan.dibutuhkan.

IRA A.PENNIRA A.PENN Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis Manajemen arsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan logis

terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyusutan arsip penyusutan arsip

Page 19: Manajemen arsip dinamis

1919

TUJUAN MANAJEMEN ARSIP TUJUAN MANAJEMEN ARSIP DINAMISDINAMIS

1.1. Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang Mengendalikan penciptaan arsip, sehingga arsip yang disimpan hanya arsip yang penting saja.disimpan hanya arsip yang penting saja.

2.2. Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.Terciptanya efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip.

3.3. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.Terciptanya penyusutan arsip secara tepat.

Page 20: Manajemen arsip dinamis

2020

ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP

1. Azas Sentralisasi1. Azas Sentralisasi

Asas Pengorganisasian 2. Asas DesentralisasiAsas Pengorganisasian 2. Asas Desentralisasi

Arsip DinamisArsip Dinamis

3. Asas Gabungan 3. Asas Gabungan Sentralisasi Sentralisasi

dan dan desentralisasi desentralisasi