MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI KANTOR ARSIP DAN ......perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

i

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF

DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA

SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokation Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang

Manajemen Administrasi

Oleh:

DWI AYU HIMAWATI

D1509025

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010


commit to user

ii


commit to user

iii


commit to user

iv

MOTTO

“Sedikit pengetahuan yang digunakan untuk berkarya, sungguh lebih

berharga dari pada banyak pengetahuan disimpan saja” Kahlil Gibran

“Jauh lebih baik menjadi sumur kering yang dilempari batu oleh setiap

orang yang melewatinya, dari pada menjadi sumber air kehidupan yang

tidak pernah terpakai” Kahlil Gibran

“Kesalahan terbersar laki-laki adalah ketika memilih pekerjaan, dan

kesalahan terbesar perempuan adalah ketika memilih jodoh” Konfusius


commit to user

v

PERSEMBAHAN

Kedua Orang tuaku yang selalu memberikan

dukungan dan doa

Kakakku yang selalu menyemangatiku

Teman-teman dan Sahabat-sahabatku

Seseorang yang selalu ada di hatiku

Almamater tercinta


commit to user

vi


commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang

telah memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat

menyelesaikan tugas akjir ini berjudul ”MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF

DI KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN KOTA SURAKARTA”.

Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi

persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III

Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas

Sebelas Maret Surakarta.

Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat

kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari

berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada

kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-

besarnya kepada :

1. Ibu Dra. Kristina Setyowati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama

yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan

dalam penulisan Tugas Akhir ini.

2. Bapak Drs. H. Sakur, M.S. selaku Ketua Program Diploma

Manajemen Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang

telah membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga

dapat menempuh perkuliahan dengan baik.

3. Bapak Drs. H. Supriyadi, SN, SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial

dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Bapak Drs. M. Yuhri selaku ketua seksi bagian pengelolaan arsip di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta.

5. Bapak Sri Wahyudi, S.Sos dan Bapak Haryanto, S.Sos, selaku

pembimbing peserta magang di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta.

6. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan

moral maupun material.


commit to user

viii

7. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III

manajemen administrasi angkatan 2007.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan

penulisan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak

kekurangannya, Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan

masukan dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis.

Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini

bermanfaat bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta,

Penulis


commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................ ii

PENGESAHAN ............................................................................................. iii

PERNYATAAN ............................................................................................. iv

MOTTO ......................................................................................................... v

PERSEMBAHAN .......................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ................................................................................... vii

DAFTAR ISI .................................................................................................. ix

DAFTAR TABEL ......................................................................................... xii

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xiii

ABSTRAK ..................................................................................................... xiv

ABSTRACT ................................................................................................... xv

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ........................................................ 1

B. Perumusan Masalah ............................................................... 3

C. Tujuan Pengamatan ............................................................... 3

D. Manfaat Pengamatan ………………………………………. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 5

A. Pengertian Manajemen Arsip ................................................. 5

1. Pengertian Manajemen ................................................... 5

2. Pengertian Arsip ............................................................ 11

3. Pengertian Manajemen Arsip .......................................... 13

4. Fungsi Arsip ................................................................. 15

5. Jenis Arsip .................................................................... 15

B. Prosedur Pengelolaan arsip Dinamis Aktif ........................... 16

Halaman


commit to user

x

1. Penerimaan Arsip ............................................................ 16

2. Pencatatan Arsip ............................................................. 17

3. Penataan dan Penyimpanan Arsip ................................... 17

4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip.................... 18

5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip ................................. 21

6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip................................. 22

7. Kendala-kendala Dalam Pengelolaan Arsip ................... 24

C. Metode Pengamatan .............................................................. 26

1. Jenis Pengamatan ............................................................ 26

2. Lokasi Pengamatan ........................................................ 26

3. Sumber Data ................................................................... 26

4. Teknik Pengamatan ........................................................ 27

5. Teknik Analisis Data ...................................................... 29

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ..................................... 30

A. Lokasi pengamatan ............................................................... 30

B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta ........................................................................ 30

C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta ................................................................................ 33

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta .......................................................... 33

E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta ...................................................................... 34

F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip ......................................... 40

BAB IV PEMBAHASAN .......................................................................... 36

A. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta .................................... 43

1. Tahap Penciptaan .............................................................. 45

2. Tahap Penggunaan ............................................................ 51


commit to user

xi

3. Tahap Penyimpanan Aktif ................................................. 52

4. Tahap Pemindahan Menjadi Penyimpanan Aktif ............. 54

B. Analisa JumlahPengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta ................... 55

C. Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

Aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta ................................................................................ 58

BAB V PENUTUP ................................................................................... 60

A. Kesimpulan ........................................................................... 60

B. Saran ...................................................................................... 62

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................... 63

LAMPIRAN


commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota

Surakarta Pada Tahun 2010.....………………………………………………… 42

Tabel 4.1 Jumlah Arsip Dinamis Aktif Pada Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta…………………..……….……............… 56

Tabel 4.2 Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan

Perpustakaan Kota Surakarta..……………………………………….…....…… 57


commit to user

xiii

DAFTAR GAMBAR

Gb. 1. Tingkatan Manajemen…………………………………………………. 10

Gb. 2. Model Analisis Interaktif ……………………………………………... 29

Gb. 3. Bagan Orgnisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta………………………………………………………………... 35


commit to user

xiv

ABSTRAK

Dwi Ayu Himawati. D1509025. Manajemen Arsip Dinamis Aktif di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Program Diploma III

Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Universitas

Sebelas Maret Surakarta. 62 halaman

Manajemen arsip dinamis aktif merupakan kegiatan yang penting dilakukan

pada setiap lembaga atau instansi. Seperti halnya di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Kota Surakarta. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dengan tujuan

untuk mendeskripsikan dan mengetahui manajemen arsip dinamis aktif di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Pengamatan ini merupakan jenis

pengamatan deskripsi kualitatif. Sumber data yang digunakan yaitu informan yang

dianggap mengetahui informasi secara mendalam dan dapat dipercaya, dan

dokumen-dokumen serta pengamatan atau observasi langsung. Teknik

pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dengan informan atau studi

dokumen serta observasi terhadap kejadian atau peristiwa yang terkait dengan

proses manajemen arsip dinamis aktif. Analisis data dilakukan dengan reduksi

data, sajian data kemudian penarikan kesimpulan.

Manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta meliputi 4 tahap, yaitu tahap penciptaan, tahap penggunaan, tahap

penyimpanan aktif dan tahap pemindahan menjadi penyimpanan inaktif. Pada

tahap penggunaan terdapat penataan berkas yang dilakukan dengan system kartu

kendali. Pada tahap penyimpanan meliputi penyimpanan arsip dan penemuan

kembali arsip dengan system kartu kendali.

Hasil analisis pengamatan yang dilakukan di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Kota Surakarta, penulis menyimpulkan bahwa manajemen arsip

dinamis aktif di Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta telah sesuai dengan

prosedur yang ditentukan, dan dilakukan oleh tenaga yang ahli dibidang tersebut.

Tetapi adanya hambatan-hambatan yang menyebabkan pengelolaan arsip dinamis

aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta kurang optimal. Hal ini

disebabkan karena faktor-faktor penghambat antara lain : kurangnya sumber daya

manusia yang mengelola arsip Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta, tempat atau gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip masih

kurang memadai, fasilitas penunjang kearsipan seperti computer, kipas angin, AC

dan telepon belum terpenuhi dengan baik. Hal-hal inilah yang menghambat

terciptanya optimalisasi pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Kota Surakarta.


commit to user

xv

ABSTRACT

CANDRA AGUSTA IFAN ISYA’I, D1507088, DYNAMIC MANAGEMENT

OF ARCHIVES IN OFFICE ON ARCHIVES AND LIBRARY CITY

SURAKARTA, Final Study Program Administrative Management Diploma

Program Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University

Surakarta, 2010, 50 page

In a very important organization of documents or archives, for archives as

the memory center and source of information in order to conduct planning

activities, analysis and responsible. This observation aims to find out how active

archives and records management in the Office of the City Library and Archive

staff only.

This research is a qualitative descriptive, namely to describe a number of

data obtained from the Office of Library and Archive Surakarta which is then

processed and analyzed so that conclusions can be drawn from these observations.

In the analysis data using of qualitative descriptive method in determining

methods of data analysis, conducted by observation, interviews, documentation

and set the standard and the position of elements with one another so that they can

be analyzed and pull in the conclusion.

Results of analysis of observations made in the Office of Surakarta City

Archives and Library, the author concludes that active management of archives

and records at the Archives and Library of Surakarta in accordance with

prescribed procedures, and conducted by personnel who are experts in the field.

But the existence of barriers that cause the active management of archives and

records at the Archives and Library of Surakarta less than optimal. This is due to

inhibiting factors include: lack of human resources to manage archives in the

Office of Library and Archive Surakarta, places or buildings for the structuring

and management of the archive is still not adequate, supporting facilities such as

computer archives, fan, air conditioning and phone has not been fulfilled properly.

These things hinder the creation of archives and records management optimization

is active in the Archives and Library of Surakarta.

Results from these observations concluded that the archive is managed

dynamically active in the Office of Surakarta City Archives and Library

management is correct and in accordance with the procedures specified, but the

process is not optimal due to the management of the factors inhibiting the archives

and records management cause active in the Office of Archives and Library

Surakarta city has not effectively enforced.


commit to user

1

BAB 1

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam pelaksanaan administrasi sehari- hari tidak lepas dari proses

penciptaan arsip, karena arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap

kegiatan pada lembaga atau instansi tersebut. Secara umum catatan tersebut

berupa naskah atau dokumen ataupun sesuatu informasi yang berupa

rekaman. Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan

hidup suatu organisasi, oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup

sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan dan

pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah system yang

baik dan benar untuk menangani arsip. Kegiatan yang berhubungan dengan

penyimpanan warkat dan dokumen- dokumen inilah yang selanjutnya disebut

kerasipan.

Dijelaskan dalam Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat

2 tentang kearsipan memberikan rumusan bahwa arsip adalah rekaman

kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan

perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima

oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,

organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam

pelaksanaan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip pada kantor

ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan ,

pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara. Dengan

demikian arsip diperlukan untuk membantu dalam pengambilan keputusan

atau kebijakan oleh pemimpin instansi tersebut. Kearsipan adalah suatu

bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen- dokumen

secara sistimatis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen- dokumen

tersebut dapat cepat ditemukan. Sedangkan arsip adalah kumpulan warkat

yang dikumpulkan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap

kali diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.

1


commit to user

2

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2, yaitu arsip dinamis dan

arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

pada umumnya atau digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

Administrasi Negara. Arsip dinamis ini berada pada lembaga pemerintah

ataupun lembaga swata karena arsip dinamis dipergunakan secara langsung

dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan adminitrasi

sehari- hari.

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta merupakan

sebuah instansi pemerintah yang salah satu lembaga teknis daerah kota

Surakarta yang mempunyai tugas pokok membantu dalam penyelenggaraan

pemerintah daerah khususnya di bidang kerasipan. Dimana pelaksanaan tugas

penyelenggaraan pemerintah daerah dan pengelolaan kersipan merupakan

tantangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta untuk

meningkatkan kinerja maupun kualitas manajemen arsip pemerintah kota

Surakarta.

Arsip disimpan karena mempunyai kepentingan bagi lembaga, instansi

atau organisasi baik untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang.

Dari hari ke hari surat- surat yang masuk dan keluar pada Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta semakin banyak, surat- surat tersebut

sangat perlu dikelola sebaik mungkin karena masih diperlukan

keberadaannya. Karena yang dikelola bukan hanya arsip dari Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, terkadang arsip aktif yang

dibutuhkan tidak cepat ditemukan, dikarenakan manajemen arsip aktif yang

belum baik dan benar. Sulitnya mencari surat atau informasi yang dubutuhkan

dapat berpengaruh pada pengambilan keputusan oleh pimpinan.

Karena banyaknya surat yang keluar masuk serta intensitas penggunaan

arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, dalam

pengurusan surat masuk atau keluar terkadang tidak sesuai dengan prosedur

yang seharusnya. Seperti tidak dicatatnya surat masuk pada agenda surat

masuk tetapi langsung dicatatkan pada kartu kendali. Selain itu arsip yang


commit to user

3

harusnya sudah dipindahkan ke inaktif tidak segera dipindahkan sehingga

terjadi penumpukan arsip. Akibat dari tidak sesuai prosedur atau ada

prosedur yang terlewat, pencatatan dan penyimpanan arsip aktif juga tidak

dapat dilakukan secara maksimal. Sehingga arsip aktif yang intensitas

penggunaannya masih tinggi tidak mudah ditemukan.

Demi mendukung kelancaran semua kegiatan yang menyangkut

administrasi kerasipan, peran arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta sangat penting. Maka dari itu penulis mencoba untuk

meneliti bagaimana system pengelolaan arsip dinamis aktif yang baik dan

benar di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk mengambil judul sebagai

berikut: “MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI KANTOR ARSIP

DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA”.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimana manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta?

2. Kendala apa saja yang ada dalam manajemen arsip dinamis aktif pada

Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta?

C. Tujuan Pengamatan

1. Tujuan Operasional:

Untuk mengetahui manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Untuk mengetahui kendala- kendala apa saja yang muncul dalam

manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta.

2. Tujuan Fungsional: Dapat memberi masukan mengenai manajemen dan

cara mengatasi kendala yang muncul dalam manajemen arsip dinamis

aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.


commit to user

4

3. Tujuan Individual: Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutah

Ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan ILmu Politik Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

1. Memberi penjelasan mengenai manajemen arsip dinamis aktif pada

Kantor Arsip dan Perpustakaan daerah Kota Surakarta.

2. Sebagai media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan

terutama dalam masalah kearsipan.


commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

A. PENGERTIAN MANAJEMEN ARSIP

1. Pengertian Manajemen

Pembicaraan mengenai manajemen, selalu didahului dengan

organisasi. Kita hidup selalu berhubungan dengan organisasi. Apakah itu

organisasi kampong, desa, sekolah, politik, olah raga, pemerintah maupun

organisasi ekonomi. Semua organisasi mempunyai beberapa program atau

metode untuk mencapai sasaran, yaitu rencana. Tanpa rencana yang

rencana yang harus dikerjakan, kemungkinan besar tidak ada organisasi

yang bertindak efektif.

Ada tiga alasan penting untuk mempelajari organisasi dan praktik

manajemen, yaitu yang menyangkut masa lalu, masa kini dan masa depan.

Untuk menjalankan organisasi dengan segala permasalah tersebut

diperlukan manajemen yang dilakukan secara sadar dan terus-menerus

secara berkesinambungan.

Manajemen berasal dari bahsa inggris yaitu management dengan

kata dasar to manage yang secara harfiah berarti mengelola. Sebagai kata

benda, manajemen dalam bahsa kita sering diartikan sebagai pimpinan,

yaitu sekelompok orang penting yang mengatur jalannya suatu organisasi

atau perusahaan. Sehingga manager dipakai untuk menyebut pejabat

organisasi atau perusahaan.

James A. F. Stoner (Sentot Imam Wahjono, 2008:5), menjelaskan

bahwa manajemen adalah :

“…proses merencanakan, mengorganisasian, memimpin, dan

mengendalikan pekerjaan para anggota organisasi serta menggunakan

semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang

telah ditetapkan”.

Sementara itu, Luther Gulick (Sentot Imam Wahjono, 2008:5),

menjelaskan bahwa manajemen adalah :

5


commit to user

6

“…ilmu (science) yang memungkinkan manusia saling bekerja

sama secara istematis sehingga bermanfaat bagi manusia”.

Kemudian Marry Parker Follet (Sentot Imam Wahjono, 2008:5),

menjelaskan bahwa manajemen adalah :

“ …seni (art) untuk melakukan pekerjaan melalui orang lain”.

Dari berbagai definisi manajemen diatas dapatlah dikatakan bahwa

manajemen adalah gabungan ilmu dan seni yang merupakan sekumpulan

proses tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pemimpinan, serta pengendalian atas penggunaan sumber-sumber daya

organisasi yang tersedia untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

sehingga bermanfaat bagi manusia. Dikatakan ilmu karena manajemen

bisa dipelajari dari praktik-praktik di lapangan baik berupa kasus-kasus

yang berhasil maupun yang gagal sehingga didapatlah teori yang

menjelaskan tindakan tertentu (sebab akibat).

Sebagai ilmu yang dinamis, manajemen juga berkembang dari masa

ke masa yang mengarah ke perbaikan dan penajaman. Dikatakan sebagai

seni, karena dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen ternyata

terdapat perbedaan hasil antara penanganan satu orang dengan yang lain

meskipun menggunakan teori yang sama.

2. Proses Manajemen

Sejak akhir abad ke- 19, para ilmuwan mendefinisikan manajemen

ke dalam empat fungsi pokok manajer, yaitu perencanaan (planning),

pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan

pengendalian (controlling).

James A.F. Stoner juga mendefinisikan manajemen ke dalam empat

fungsi pokok manajer. Untuk lebih jelasnya empat pokok fungsi manajer

tersebut diatas, adalah sebagai berikut :


commit to user

7

a). Perencanaan

Perencanaan (planning), mengandung arti bahwa manajer lebih

dahulu memikirkan dengan seksama sasaran dan tindakan berdasarkan

pada beberapa metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan

perasaan. Jadi perencanaan adalah proses menetapkan sasaran dan

memilih cara untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan (Sentot

Imam Wahyono, 2008 : 55). Rencana mampu mengarahkan tujuan

organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya.

Disamping itu rencana merupakan pedoman untuk :

1). Organisasi memperoleh dan menggunakan sumber daya yang

diperlukan untuk mencapai tujuan;

2). Anggota organisasi melaksanakan kegiatan yang konsisten dengan

tujuan dan prosedur yang sudah ditetapkan;

3). Memantau dan mengukur kemajuan dalam mencapai tujuan,

sehingga tindakan korektif dapat diambil bila kemajuan tidak

memuaskan.

b). Pengorganisasian

Pengorganisasian (organizing) adalah proses mengatur dan

mengalokasikan pekerjaan, wewenang, dan sumber daya ke sejumlah

anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran

organisasi. Sasaran yang berbeda memerlukan struktur yang berbeda

pula sehingga para manajer harus menyesuaikan struktur organisasi

dengan sasaran dan sumber dayanya, proses yang disebut desain

organisasi atau perancangan organisasi. Yang tidak kalah penting

setelah struktur organisasi dibentuk sesuai dengan kekhususan

organisasi, ialah mencari staf (staffing) yang cocok dengan jumlah dan

waktunya. Jadi pengorganisasian adalah penentuan struktur organisasi

yang paling cocok dengan tujuan dan strategi organisasi, sumber daya

yang dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya (Sentot Imam

Wahyono, 2008 : 87).


commit to user

8

Kata kunci dalam mengorganisasi adalah koordinasi, antara lain

: menjamin pengalokasian semua pekerjaan sampai habis kepada

setiap orang di dalam organisasi, serta berjalan dengan baik tanpa

terjadinya ekses tumpang tindih (overlapping) yang tidak produktif.

Dalam batas tertentu tumpang tindih pekerjaan dengan tujuan efisiensi

dan optimalisasi peran sangat dianjurkan. Namun yang perlu dihindari

adalah akibat-akibatnya yang kontra produktif. Oleh karena itu

diperlukan upaya koordinasi.

c). Kepemimpinan

Kepemimpinan menurut House et. Al. adalah kemampuan

individu untuk mempengaruhi, memotivasi, dan membuat orang lain

mampu memberikan kontribusinya demi efektifitas dan keberhasilan

organisasi (dalam Gary Yukl, 2005 : 4). Sedangkan menurut Rauch

dan Behling bahwa kepemimpinan adalah proses mempengaruhi

aktivitas kelompok yang terorganisir untuk mencapai sasaran (dalam

Gary Yukl, 2005 : 4). Jadi kepemimpinan (leadership) itu meliputi

mengarahkan, mempengaruhi, dan memotivasi karyawan untuk

melaksanakan tugas yang penting. Para manajer memimpin untuk

membujuk orang lain supaya mau bergabung dalam rangka mengejar

masa depan yang muncul dari langkah planning dan organizing.

Fungsi leadership merupakan fungsi paling kritis (paling menentukan

keberhasilan) dari keseluruhan fungsi manajemen. Banyak kasus yang

menjelaskan tentang kesuksesan organisasi dengan sumber daya

memadai, hanya karena sukses mengelola fungsi ini. Dalam banyak

organisasi di Indonesia, siapa yang memimpin menjadi titik sentral

pembahasan sukses.

Manajemen berarti getting things done through the other people

atau mencapai tujuan melalui orang lain, apabila tidak mau melakukan

sesuatu untuk organisasi, maka dilakukan motivasi oleh manajer

dengan menggunakan seninya untuk mempengaruhi orang lain dari

tidak mau untuk menjadi mau.


commit to user

9

d). Pengendalian

Pengendalian menurut R.J. Mockler adalah usaha yang

sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran dan

tujuan perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan

pelaksanaan dengan standar, menganalisis kemungkinan

penyimpangan, kemudian melakukan tindakan koreksi yang

diperlukan agar sumber daya dapat dipergunakan secara efektif dan

efisien dalam rangka mencapai sasaran dan tujuan (dalam Ir. Abrar

Husen,MT, 2009 : 161). Jadi pengendalian (controlling) dapat

diartikan sebagai proses kegiatan untuk memastikan bahwa aktivitas

yang terjadi sesuai dengan aktivitas yang direncanakan. Proses ini

melibatkan berbagai elemen :

1). Menetapkan standar prestasi kerja;

2). Mengukur prestasi kerja saat ini;

3). Membandingkan prestasi kerja dengan standarnya;

4). Mengambil tindakan korektif bila ada penyimpanan.

Sekarang banyak organisasi menetapkan cara baru dengan

memasukkan mutu ke dalam fungsi pengendalian. Salah satu

pendekatan yang popular saat ini adalah Total Quality Management

(TPQ) yang mengharuskan manajemen berada dalam kondisi

perbaikan terus-menerus dalam semua operasi dan fungsi.

3. Tingkat Manajemen dan Keterampilan Manajemen

a). Tingkat Manajemen

Tingkatan manajemen adalah tingkatan manajer di dalam mengelola

organisasi sesuai dengan tingkat kewenangan. Tingkatan manajemen

dibagi tiga level, yaitu :

1). Manajer Lini Pertama (first line manager) adalah tingkatan

terbawah dalam manajemen suatu organisasi. Memimpin dan

mengawasi langsung, serta bertanggung jawab terhadap kelancaran

pekerjaan para tenaga operasional di lapangan. Demikian juga


commit to user

10

menjadi tumpuan harapan atas keberhasilan pencapaian tujuan, dan

diharapkan mampu mengartikan dan menterjemahkan sasaran dan

tujuan organisasi serta mampu membuat breakdown pekerjaan

yang rinci dengan bahasa sederhana yang mudah dimengerti oleh

karyawan pelaksana.

2). Manajer Madya (middle manager) bertugas memimpin dan

mengawasi manajer lini pertama. Bertanggung jawab ke manajer

puncak, dan mengimplementasikan kebijakan serta mendapatkan

keselarasan antara tuntutan manajer puncak dengan kemampuan

bawahannya.

3). Manajer Puncak (top manager), bertanggung jawab atas

keseluruhan kegiatan organisasi. Tugasnya adalah menetapkan

kebijakan dan mengarahkan organisasi agar dapat beradaptasi

dengan lingkungan mikro dan makro perusahaan dan menjamin

tercapainya tujuan perusahaan.

GAMBAR 1.

TINGKATAN MANAJEMEN (MANAJEMEN LEVEL)

TOP

MIDDLE

FIRST LINE

KARYAWAN PELAKSANA

(NON- MANAJRIAL)

Sumber : Diadaptasi dari Handoko 2000, hal 18 dengan modifikasi.


commit to user

11

b). Keterampilan Manajemen

Keterampilan manajemen adalah keterampilan yang dimiliki oleh

manajer untuk menjalankan organisasi di dalam pencapaian suatu

tujuan. Perbedaan tingkat manajemen diikuti dengan perbedaan

keterampilan manajemen yang diperlukan. Keterampilan manajemen

ada tiga yaitu :

1). Keterampilan konseptual (conceptual skill) adalah kemampuan

mental untuk mengkoordinasi dan memadukan seluruh kepentingan

dan kegiatan organisasi (kemampuan manajer untuk melihat

organisasi secara keseluruhan dan memahami hubungan antar

elemen yang saling terkait dan saling tergantung;

2). Keterampilan kemanusiaan (interpersonal skill) adalah

kemampuan untuk bekerja sama dengan manusia lain (manajer

harus mempunyai kemampuan untuk memotivasi orang lain agar

tercipta partisipasi bersama dalam mencapai tujuan organisasi);

3). Keterampilan teknis (technical skill) adalah kemampuan dalam

menggunakan prosedur, teknik, dan pengetahuan di bidang-bidang

khusus, sehingga pekerjaan dapat terlaksana dengan baik.

4. Pengertian Arsip

Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut

Archief, sedangkan dalam bahasa Inggris disebut Archieve, ksts inipun

berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata Arche yang berarti ”permulaan”.

Kemudian kata Arche ini berkembang menjadi kata Archia yang berarti

”catatan”. Selanjutnya dari kata Arche berubah menjadi kata Ar-cheion yang

berarti ”gedung pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa latin disebut

Archivum atau Archium, dan alkhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa

Indonesia dipakai istilah ”arsip” sampai saat ini.

Arsip juga dapat diartikan sebagai kumpulan warkat yang memiliki

guna tertentu disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali


commit to user

12

dengan cepat dan mudah (Sutarto, 1981: 200). Kata arsip meliputi 3

pengertian :

a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan

b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen

c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan

naskah atau dokumen

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 macam yaitu arsip

dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip-arsip yang

dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,

penyeleggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan

secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sedangkan

arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk

perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya

maupun pada penyelenggaraan kehidupan sehari-hari administrasi. Dengan

demikian arsip statis tidak berada lagi di setiap organisasi pencipta arsip

tetapi berada di Arsip Nasional Republik Indonesia.

Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis aktif dan

arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang masih

sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan suatu kerja

(unit pengolah) pada suatu organisasi. Arsip dinamis inaktif adalah arsip

dinamis yang frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah sudah jarang dan

hanya digunakan sebagai referensi.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah tulisan yang

dapat memberi keterangan tetang kejadian-kejadian dan pelaksanaan

organisasi yang berupa surat menyurat dan tata bahan yang dapat

memberikan keterangan yang jelas dan tepat. Data atau bahan tersebut dapat

berupa cetakan,buku catatan yang berisi korespondensi, hasil penelitian,

skripsi, dan latihan-latihan serta laporan mengenai suatu hal.

Arsip aktif digunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya dan

digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi. Dengan


commit to user

13

demikian dapat disimpulkan bahwa arsip dinamis aktif yang secara langsung

dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan

administrasi. Sebagaimana terkandung dalam Peraturan Pemerintah Nomor

34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

5. Pengertian Manajemen Arsip

Manajemen arsip adalah kegiatan pengaturan informasi dan fisik

arsip dengan cara-cara tertentu untuk memudahkan kembali arsip yang

dibutuhkan kembali. Manajemen arsip dapat diartikan sebagai sistem

pengelolaan arsip yang melibatkan informasi, orang, peralatan, uang

sehingga arsip selalu siap ketika diperlukan dengan waktu yang cepat, tepat

dan untuk orang yang berhak. (ANRI, 2005:88).

Menurut Lundgren and Lundgren manajemen arsip dinamis meliputi

perencanaan, penempatan staff, pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan terhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan

arsip. Manajemen arsip pada dasarnya mengelola seluruh daur hidup arsip.

Dalam pengertian lain Robek, Brown dan Maedke menyatakan bahwa

manajemen arsip dinamis merupakan aplikasi kontrol yang sistematis dan

ilmiah terhadap informasi terekam yang dibutuhkan oleh prganisasi. Dari

dua pengertian ini, dapat disimpulkan bahawa manajemen arsip dinamis

adalah pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen di dalam rangka mengelola

keseluruhan daur hidup arsip. (ANRI, 2005:10)

Untuk mencapai tujuan manajemen arsip, maka perusahaan harus

mengetahui siklus hidup arsip. Menurut Ida Niraida, SE (2008:93) pada

umumnya setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup, yaitu sebagai

berikut :

a. Tahap penciptaan

Pada tahap ini dokumen diciptakan/ dibuat, lalu digunakan

sebagai media penyampaian informasi atau dasar dalam

pengambilan keputusan. Pada tahap ini dokumen belum dapat

dikategorikan sebagai arsip


commit to user

14

b. Tahap penggunaan

Meskipun dokumen telah selesai digunakan, dokumen masih

diperlukan untuk waktu yang akan datang. Pada tahap ini

dokumen dapat dikategorikan sebagai arsip.

c. Tahap penyimpanan aktif

Arsip yang masih sering digunakan dalam berbagai kegiatan

perusahaan atau instansi disimpan di tempat penyimpanan dengan

status aktif.

d. Tahap pemindahan menjadi penyimpanan inaktif

Meskipun arsip sudah tidak diperlukan dalam kegiatan

perusahaan, tetapi masih perlu disimpan apabila sewaktu-waktu

ada kebutuhan yang relevan dengan kegiatan saat ini. Arsip

tersebut kemudian dipindahkan menjadi arsip inaktif.

e. Tahap pemusnahan atau pemindahan menjadi arsip historis

Arsip dimusnahkan apabila arsip tersebut sudah tidak berguna

lagi bagi perusahaan. Dengan pertimbangan dan alasan tertentu

arsip yang tidak terpakai tetap disimpan sebagai arsip kuno,

misalnya karena alasan historis.

Kelima tahapan ini hendaknya dilalui oleh setiap jenis arsip. Bila

salah astu atau beberapa tahap di atas kurang mendapat penanganan yang

serius/ tidak efektif, maka manajajemen kearsipan secara keseluruhan

menjadi tidak efektif pula.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajemen arsip dalam

pengertian luas tidak hanya menyangkut bagaimana cara menyimpan arsip

dengan baik tetapi juga mencakup hal-hal yang lebih signifikan mulai dari

penciptaan sampai pemusnahan arsip.

Pengelolaan arsip yang baik dan benar digunakan sebagai sarana

temu balik, penentuan nilai guna arsip, serta untuk pelaksanaan penemuan

kembali arsip.


commit to user

15

6. Fungsi Arsip

Peranan arsip sangatlah penting bagi sebuah organisasi, maka

keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga

keberadaan arsip tersebut benar-benar menunjukkan peran yang sesuai dan

dapat membantu dalam penyelesaian pekerjaan personil yang ada pada

organisasi gtersebut.

Arsip mempunyai 4 fungsi, yaitu :

a. Fungsi Informasi

Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan

rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila dibutuhkan.

b. Fungsi Yuridis

Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi

sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

c. Fungsi Sejarah

Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi

untuk masa yang akan datang.

d. Fungsi Ilmu Pengetahuan

Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang

membutuhkan sebagai penambahan pengetahuan.

Fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu dalam

membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif.

Hal ini dilakukan karena tempat penyimpan yang berbeda antara arsip aktif

dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dapat membantu

dalam penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat.

7. Jenis Arsip

Menurut Suraja Yohannes (2006:35) dalam Tata Kearsipan Dengan

Memanfaatkan Teknologi Modern, jenis arsip dibedakan sebagai berikut :

a. Arsip Aktif (Dinamis Aktif)

Arsip yang masih dipergunakan terus-menerus bagi kelangsungan

pekerjaan dilingkungan unit pengolah dari suatu organisasi atau

kantor.


commit to user

16

b. Arsip Inaktif (Dinamis Inaktif)

Arsip yang tidak lagi digunakan secara terus-menerus atau frekuensi

penggunaannya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi.

c. Arsip Dinamis

Arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau

digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

negara.

d. Arsip Statis

Arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan,

pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kengasaan pada

umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan

pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan

datang.

B. PROSEDUR PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS AKTIF

1. Penerimaan Arsip

Penerimaan arsip merupakan kegiatan paling utama yang dilakukan

dalam manajemen arsip dinamis aktif. Dalam kegiatan ini petugas arsip

menerima surat atau dokumen yang masuk baik dari dalam ataupun dari

luar organisasi.

Sebelum menyimpan surat atau dokumen yang masuk, petugas

terlebih dahulu memeriksa kebenaran alamat, hal dan tujuan dari surat atau

dokumen tersebut. Setelah dibaca kemudian diindeks dengan memberi

tanda atau klasifikasi tertentu pada masing-masing surat atau dokumen.

Tujuan dari pemberian klasifikasi tertentu pada surat atau dokumen adalah

untuk penataan arsip secara sistematis dan efektif sehingga dapat dengan

mudah ditemukan apabila dibutuhkan. Penyortiran surat atau dokumen

adalah memilih, memisahkan, dan membagi-bagi menurut keadaan surat

atau dokumen. (Ida Nuraida, SE 2008:76)


commit to user

17

2. Pencataan Arsip

Pencatatan adalah proses mendaftar arsip yang telah diterima

kedalam suatu catatan, guna lebih memudahkan dalam proses penerimaan.

Pencatatan ini penting karena dapat membantu dalam penemuan kembali

surat atau dokumen yang dibutuhkan. Melalui pencatatan ini dapat

diketahui jumlah surat atau dokumen yang masuk dan keluar dalam satu

waktu. Pencatatan surat atau dokumen yang masuk dan keluar dicatat

dalam buku agenda atau kartu kendali. (Ida Nuraida, SE 2008:76)

3. Penataan dan Penyimpanan Arsip

Penataan arsip artinya mengatur atau menyusun arsip-arsip dengan

kode klasifikasi yang telah dibuat menurut penyimpanan yang efektif dan

efisien. Pelaksanaan penataan arsip terdiri dari :

1. Arsip harus disortir terlebih dahulu.

2. Meneliti arsip apakah telah didisposisi/ belum.

3. Kemudian arsip yang saling berhubungan disatukan.

4. Pemberian kode klasifikasi diujung kanan atas.

5. Menentukan indeks.

Ada beberapa cara atau sistem dalam penataan dan penyimpanan

arsip. Menurut Sutarto (1981: 176-194) adalah:

1. Sistem Abjad

Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada urutan abjad

mulai dari A – Z. Kode abjad diindeks dari nama orang, organisasi atau

badan lain yang sejenis.

2. Sistem Pokok Soal (subyek)

Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat atau

pokok soail isi surat.

3. Sistem Tanggal (kronologis)

Yaitu sistem penyimpanan arsip yang didasarkan atas tanggal surat atau

tanggal penerimaan surat.


commit to user

18

4. Sistem Nomor

Yang dimaksud dengan sistem penyimpanan arsip dengan nomor yaitu

arsip yang akan disimpan diberi nomor kode dengan angka-angka.

Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan bukan nomor surat.

5. Sistem Wilayah

Yaitu penyimpanan arsip berdasarkan pengelompokan wilayah tertentu.

Sedangkan untuk pengorganisasian arsip aktif ada beberapa pilihan

yang sesuai dengan perusahaan atau organisasi yang bersangkutan,

yaitu:

a. Penyimpanan Arsip Secara Terpusat (Sentralisasi)

Yaitu penyimpanan semua arsip aktif, kecuali yang masih

dalam proses pekerjaan disimpan pada lokasi terpusat (satu lokasi).

b. Penyimpanan Arsip Secara Desentralisasi

Yaitu penyimpanan arsip aktif masing-masing unit kerja

disimpan oleh unit kerja yang bersangkutan. Faktor yang mendukung

dipilihnya model ini adalah memudahkan dalam mengontrol,

mempunyai akses yang sangat cepat.

c. Penyimpanan Desentralisasi Terkendali

Yaitu kombinasi antara sistem sentralisasi dan desentralisasi.

Masing-masing unit kerja mempunyai tanggung jawab menyimpan

dan memelihara arsip aktif yang diciptakannya, namum

pelaksanaannya tetap dalam pengawasan dari pusat oleh unit

kearsipan. Dengan begitu konsistensi, keseragaman, dan ketertiban

pelaksanaan penataan berkas dapat terjamin.

4. Peminjaman dan Penemuan Kembali Arsip

Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip untuk sementara dari

tempat penyimpanan arsip karena dibutuhkan oleh pihak lain. Karena

arsip itu tidak ada pada tempatnya, sehingga diperlukan pencatatan oleh

petugas agar dapat diketahui dimana arsip tersebut berada, siapa yang

meminjam, kapan arsip itu dipinjam dan dikembalikan.


commit to user

19

Arsip dinamis aktif bersifat tertutup, oleh sebab itu perlu diatur/

ditentukan prosedur atau tata cara peminjamannya baik intuk keperluan

intern atupun ekstern organisasi/ perusahaan. Pencatatan tentang

peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan formulir khusus yang

disebut bon pinjam atau lembar peminjaman arsip.

Lembar peminjaman arsip diisi rangkap 3 yang memiliki fungsi

masing-masing, yaitu:

a. Lembar peminjaman arsip I berwarna putih. Disimpan oleh

penyimpan arsip berdasarkan tanggal pengembalian arsip, berfungsi

sebagai bukti peminjaman arsip.

b. Lembar peminjaman arsip II berwarna hijau. Oleh penyimpan arsip

diletakkan ditempat arsip yang dipinjam, berfungsi sebagai

pengganti arsip yang dipinjam.

c. Lembar peminjaman arsip III berwarna biru. Disertakan pada pihak

yang meminjam arsip.

Agar penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan cepat dan

tepat diperlukan suatu sistem atau tata cara. Oleh sebab itu penemuan

kembali arsip erat hubungannya dengan sistem penataan dan

penyimpanan arsip tanpa mengetahui sistem penataan dan penyimpanan

arsip, penemuan kembali arsip akan mengalami kesulitan.

Dalam penyimpanan arsip tidak boleh dilakukan dengan

sembarangan karena arsip itu sangat penting keberadaannya sehingga

diperlukan sistem yang baik dan benar dalam penyimpanan arsip

sehingga ketika dibutuhkan kembali dapat cepat ditemukan. Ada

beberapa syarat yang harus ditaati agar penemuan kembali arsip dapat

terlaksana dengan baik, yaitu:

a. Kebutuhan pemakai arsip atau surat diteliti dahulu dan sistemnya

harus mudah untuk diingat.

b. Harus didasarkan atas kegiatan nyata instansi yang bersangkutan,

maka disusunlah indeks sebagai tanda pengenal.


commit to user

20

c. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisiten dan mudah

diingat.

d. Sistem penemuan harus didukung oleh peralatan dan perlengkapan

yang memadai.

e. Selanjutnya penemuaan kembali arsip harus didukung oleh personel

yang terlatih dalam bidang kearsipan dan harus mempunyai daya

tangkap yang tinggi, cepat, tekun, suka bekerja secara detail tentang

informasi.

Ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan dalam

memudahkan penemuan kembali arsip, yaitu :

a. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyususn,

menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku

baik arsip yang bersifat kedinasan atau pribadi pimpinan.

b. Dalam menciptakan sistem penyimpanan arsip yang baik dan benar

ada beberapa faktor penunjang yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Kesederhanaan

Sistem penyimpanan yang dipilih harus mudah, sehingga dapat

dimengerti tidak hanya satu orang saja tetapi juga pegawai yang

lain.

2. Ketetapan menyimpan arsip

Berdasarkan sistem yang digunakan, harus memungkinkan

penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat.

3. Memenuhi persyaratan ekonomis.

Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada

serta biaya yang tersedia.

4. Menjamin keamanan

Penyimpanan harus ditempat yang benar-benar aman. Arsip harus

terhindar dari kerusakan, pencurian/ kemusnahan dan harus aman

dari bahaya air, api, binatang, udara yang lembab dan lain- lain.

5. Penempatan arsip


commit to user

21

Tempat penyimpanan arsip hendaknya pada tempat yang strategis

sehingga mudah dicapai oleh semua unit.

6. Sistem yang digunakan harus fleksibel

Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan

dalam rangka penyempurnaan pada efisiensi kerja.

7. Petugas arsip

Petugas arsip perlu memahami pengetahuan dibidang kearsipan.

c. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani

peminjaman arsip dengan baik.

d. Mencatat dan menyimpan pidati atau peristiwa penting yang terjadi

setiap hari secara lengkap dengan tanggal kejadiannya agar dapat

menjadi alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan

kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan.

e. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat

memahami seluruh media informasi dan mengajukan saran dalam

penyusutan dan pemusnahan bila perlu.

5. Penyusutan dan Pemindahan Arsip

1. Penyusutan

Penyusustan arsip yang telah mencapai masa inaktif

merupakan bagian dari pengelolaan arsip aktif. Kegiatan penyusutan

yang dimaksud yaitu untuk mengurangi arsip yang tidak bernilai

guna dan memindahkan arsip yang telah masa inaktif ke pusat arsip

inaktif. Dalam penyusustan arsip ini terkandung kegiatan penilaian

untuk menetapkan arsip mana yang dapat dimusnahkan dan yang

layak dipindahkan.

Kelancaran dalam proses penyusutan arsip bergantung pada

ketertiban tata kearsipan dinamis secara menyeluruh. Arsip harus

sudah terorganisir secara logis dan sistematis sesuai dengan masing-

masing jenis dab tipe arsip. Selain itu, masing-masing jenis berkas


commit to user

22

telah ditetapkan jangka simpannya yang dituangkan dalam jadwal

retensi arsip.

2. Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip

aktif ke arsip inaktif karena sudah jarang sekali digunakan dalam

kegiatan administrasi sehari- hari. Pemindahan arsip juga dapat

diartikan sebagai kegiatan memindahkan arsip-arsip yang telah

mencapai jangka waktu tertentu ketempat lain. Sehingga filing

cabinet yang semula dipakai dalam pelaksanaan pekerjaan kearsipan

sehari-hari dapat digunakan untuk menyimpan arsip-arsip baru.

6. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

1. Menurut ANRI (2005:7) pemeliharaan arsip harus dijaga

keamanannya, baik dari segi kualitas, kuantitas maupun dari segi

informalitas, pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan

cara :

a. Pengaturan Ruangan

Ruang penyimpanan hendaknya harus dijaga agar tetap kering,

terang, terdapat ventilasi, terhindar dari air, api atau

kemungkinan serangan serangga.

b. Pemeliharaan

Penyimpanan Arsip disimpan ditempat yang terbuka (rak-rak /

lemari arsip). Penyimpanan arsip dalam rak-rak atau lemari

arsip diatur secara renggang agar tetap ada udara diantara

berkas-berkas yang disimpan.

c. Tindakan Preventif

Merupakan tindakan menjaga dari terjadinya kerusakan arsip

dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau

siapapun membawa makanan atau minuman ke-ruang tempat

penyimpanan. Hal ini dikhawatirkan sisa-sisa makanan atau

minuman menyebabkan masuknya serangga/ hewan lain

kedalam ruangan tempat arsip disimpan. Demikian juga


commit to user

23

petugas atau siapapun tidak diperbolehkan merokok didalam

ruangan, selain asapnya dapat menyebabkan kerusakan kertas,

menyalakan api untuk menghidupkan rokok dapat

membahayakan arsip. Disamping tindakan tertentu untuk

mengamankan arsip dapat juga dipasang tabung pemadan

kebakaran.

d. Tempat arsip

Tempat arsip sebaiknya terbuat dari logam, kalau tempat arsip

dari kayu, maka harus dipilih kayu yang berkualitas (missal:

kayu jati). Jadi dengan tempat penyimpanan yang baik,

kerusakan arsip dapat dicegah sedini mungkin.

e. Kebersihan

Menjaga arsip agar tetap utuh dilakukan dengan cara menjaga

kebersihannya, missal dengan peralatan yang sederhana seperti

kemoceng.

2. Menurut Basir Barthos, (1990 : 50-56) perawatan arsip Secara fisik

semua arsip harus dirawat dari segi kerusakan. Kerusakan arsip

dapat terjadi karena faktor internal maupun eksternal.

a. Faktor Internal

1) Kertas

Berarti kertas yang digunakan dalam penciptaan arsip men

jadi penyebab pencepatan rusaknya arsip. Maka kertas Yang

digunakan harus dengan kertas yang berkualitas baik.

2) Tinta

Adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna

yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan (huruf,

angka) diatas kertas.

Hal yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah

sebagai berikut :

a) pergunakanlah jenis tinta yang kualitas baik (tidak

mudah luntur).


commit to user

24

b) Ada beberapa jenis tinta, antara lain tinta karbon dan

tinta yang dibuat dari pohon oak.

3) Pasta atau lem

Dipergunakan sebagai perekat, bahan baku Yang

dipergunakan

lem ada beberapa macam yaitu :

a) Lem yang terbuat dari tepung (sagu, gandum, atau

beras).

b) Lem yang terkuat dari getah arab atau cellulose tape dan

sejenisnya

c) Perekat sintetis terutama polvem acecat

b. Faktor Eksternal kerusakan akibat serangan dari luar antara lain :

1) Kelembaban udara

2) Udara yang terlalu kering,

3) Sinar matahari.

4) Kekotoran udara.

5) Debu.

6) Jamur

7) Rayap

8) Ngengat

7. Kendala – Kendala Dalam Pengelolaan Arsip

Masalah yang timbul di dalam penyelenggaraan kearsipan

menurut Abu Bakar (1997 : 64) :

1. Pengertian dan kesadaran terhadap peranan arsip dalam kegiatan

adminitrasi perkantoran masih kurang atau belum sesuai record

management.

2. Bidang kearsipan belum atau kurang mendapat fasilitas yang

selayaknya, serta selalu kekurangan biaya untuk perkembangan.

3. Para petugas kearsipan kurang atau tidak mendapat pendidikan

khusus tentang kearsipan.


commit to user

25

4. Syarat petugas kearsipan masih belum mendapat perhatian,

segingga keterampilan dibidang ini tidak tercapai dan akibatnya

bidang kearsipan kurang tertib atau tidak teratur.

Sedangkan menurut Ig Wursanto (1989 : 29) masalah-masalah

dibidang kearsipan dapat disebutkan sebagai berikut :

1. Penemuan kembali secara cepat dan tepat terhadap arsip-arsip

apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan

organisasi yang bersangkutan maupun oleh organisasi lainnya.

2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang

kurang sistematis, sistem pemeliharaan dan pengamanan yang

kurang sempurna, serta peminjaman atau pemaaian arsip oleh

pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka

waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan kepada unit

kearsipan.

3. Bertambahnya terus - menerus arsi-arsip kedalam bagian kearsipan

tanpa di ikuti dengan penyingkiran dan penyusutan yang

mengakibatkan tempat penyimpanan arsip tidak mecukupi.

4. Tatakerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan modern karena pegawai kearsipan yang tidak cakap dan

kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak pimpinan dan

dari para ahli kearsipan.

5. Peralatan kearsipan yang tidak memadai, dan tidak mengikuti

perkembangan ilmu kearsipan yang modern, karena kurangnya

dana yang tersedia, serta karena para pegawai kearsipan yang

tidak cakap.

6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan

pentingnya arsip-arsip bagi organisasi, sehingga sistem

penyimpanan, pemeliharaan dan perawatan arsip kurang mendapat

perhatian yang semestinya.


commit to user

26

C. Metode Pengamatan

1. Jenis Pengamatan

Pengamatan ini dimaksudkan untuk mendiskripsikan tentang

manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta. Bentuk pengamatan yang digunakan adalah pengamatan

diskriptif kualitatif, yaitu metode pengamatan yang memberikan gambaran

atau melukiskan keadaan obyek pengamatan berdasarkan fakta-fakta yang

tampak.

2. Lokasi Pengamatan

Sesuai dengan tempat dimana pengamatan melakukan magang maka

pengmatan ini mengambil lokasi di kantor Kantor Arsip dan Perpustakaan

Kota Surakarta. Pemilihan lokasi pengamatan didasarkan atas

pertimbangan-pertimbangan berikut ini :

a. Di lokasi pengamatan terdapat permasalahan yang akan dikaji

dalam pengamatan ini.

b. Di lokasi ini, penulis mendapat ijin untuk melaksanakan

pengamatan yang memungkinkan penulis mendapatkan data-data

yang diperlukan sesuai dengan permasalahan yang diamati.

3. Sumber Data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 56) sumber data merupakan bagian yang

sangat penting bagi peneliti karena ketepatan memilih dan menentukan

jenis sumber data akan sangat menentukan ketepatan dan kekayaan data

atau kedalaman informasi yang dapat diperoleh.

a. Narasumber (informan)

Dalam penelitian kualitatif posisi sumber data yang berupa manusia

(narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki

informasinya. Peneliti dan narasumber disini memiliki posisi yang

sama, oleh sebab itu narasumber bukan hanya sekedar memberi

tanggapan pada yang diminta oleh peneliti, tetapi ia bisa lebih memilih


commit to user

27

arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. Yang dapat

dijadikan narasumber dalam pengamatan ini adalah :

- Bagian Pengelola Arsip/ kersipan

- Bagian Tata Usaha/ pengolah

b. Sumber tertulis

Sumber tertulis biasanya merupakan bahan tertulis yang berhubungan

dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam pengamatan ini

yang dapat digunakan sebagai sumber data adalah :

- Dokumen atau bukti pengelolaan arsip dan informasi tentang

berbagai macam kegiatan di instansi terkait.

- Sumber buku : yaitu dengan cara mencari buku-buku yang berisi

tentang masalah yang dihadapi. Selain itu juga untuk mendukung

kelengkapan data yang dibutuhkan yang bersifat teoritis.

c. Peristiwa atau kejadian

Data atau informasi yang dikumpulkan dari peristiwa dan aktivitas

sebagai sumber data yang berkaitan dengan penelitiannya. Dari

pengamatan pada peristiwa tersebut, peneliti dapat mengetahui proses

bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena peneliti melihat

secara langsung. Penulis cenderung memilih informan yang dapat

dipercaya dan dianggap mengetahui serta memahami permasalahan

yang sedang diamati dengan jelas dan menangkap kelengkapan data.

4. Tehnik Pengamatan

a. Observasi

Observasi merupakan suatu proses melihat, mengamati untuk menggali

data dari sumber data yang berupa peristiwa, aktivitas, perilaku, lokasi,

benda, serta rekaman gambar. Dalam hal ini penulis melakukan

pengamatan langsung di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta.


commit to user

28

b. Dokumentasi yaitu mendokumentasikan data-data yang diambil dan

diperoleh dibidang kearsipan di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota

Surakarta.

c. Wawancara

Wawancara yaitu tehnik pengumpulan data untuk mendapatkan

keterangan-keterangan lisan melalui komunikasi langsung dan

berhadapan langsung dengan responden yang dapat memberikan

keterangan. Dalam hal ini wawancara bersifat terbuka dan lentur serta

tidak ketat dalam suasana formal, bisa dilakukan berulang pada

informan yang sama.

5. Tehnik Analisis Data

Menurut H.B Sutopo (2006 : 115) Tehnik analisis data yang dipakai dalam

pengamatan ini adalah tehnik data deskripsi kualitatif yaitu secara khusus

kegiatannya pada dasarnya dilakukan secara induktif, interaktif dari setiap

unit datanya, yang bersamaan dengan proses pelaksanaan pengumpulan

data dan memproses akhir.

4 tahapan dalam analisis data, yaitu :

a. Pengumpulan data

Pengumpulan data dilakukan penulis sebelum pengamatan, ketika

melakukan pengamatan dan di akhir penulis melakukan pengamatan.

b. Reduksi data

Reduksi data adalah proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan

abstraksi dari semua jenis informasi yang tertulis lengkap dalam

catatan lapangan.

c. Sajian data

Sajian data adalah suatu organisasi informasi deskripsi dalam bentuk

narasi lengkap yang untuk selanjutnya memungkinkan simpulan

pengamatan dapat dilakukan dan disusun berdasarkan poko-pokok

yang terdapat dalam reduksi data dan disajikan dengan menggunakan

kalimat bahasa yang sistematis.

d. Penarikan kesimpulan dan verifikasi


commit to user

29

Kesimpulan merupakan tahap akhir, yaitu kesimpulan jawaban dari

pertanyaan pengamatan yang diajukan mengungkapkan ”what” dan

”how” dari pengamatan tersebut. Sedangkan verifikasi merupakan

aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data

kembali dengan cepat.

Keempat komponen tersebut saling berhubungan dan mendukung

sehingga membentuk interaksi dalam proses pengumpulan data sehingga

menjadi siklus penting dalam penulisan laporan. Agar analisa yang didapat

cukup memuaskan, keseluruhan proses tersebut dilakukan sepanjang

proses pengamatan dan dilakukan berulang kali.

Gambar 2. Model Analisis Interaktif

Sumber : H.B Sutopo,2006:117

Pengumpulan

data

Reduksi data Sajian data

Penarikan kesimpulan/

verifikasi

(1) (2)

(3)


commit to user

30

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Lokasi Pengamatan

Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah

Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang beralamat di Jalan Kepatihan

No. 3 Surakarta 57129 Telp. (0271) 643320. Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta yang sekarang ini sebelumnya bertempat di Jalan

Kolonel Sutarto No. 174 A yang sekarang ini digunakan sebagai depo (tempat

untuk menyimpan) arsip, karena ada perbaikan maka Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dipindahkan tempat di Jalan Kepatihan

No. 3 Surakarta. Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun

2001, sebagai Lembaga Teknis Daerah dan merupakan unsur penunjang

Pemerintah Daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah dipimpin

oleh seorang kepala kantor yang dalam melaksanakan tugas berada di bawah

dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

B. Sejarah Berdirinya Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta dibentuk

berdasarkan Peraturan Daerah No. 6 Tahun 2001. Sebelum dibentuk Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, penyelenggaraan urusan

pemerintahan di bidang kearsipan ditangani oleh Kantor Sekretaris Daerah

Pemerintah Kota Surakarta, khususnya di Bagian Umum. Namun setelah ada

keputusan Menteri Dalam Negeri No. 28 Tahun 1992, maka susunan

organsasi dan tata kerja Sekretaris Wilayah Daerah Pemerintah Kota

Surakarta menjadi pola maksimal.

30


commit to user

31

Adanya Surat Keputusan dari Menteri Dalam Negeri merupakan

jawaban atas Surat Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Tengah tanggal

28 September 1992 No. 061/29056. Surat Gubernur tersebut berisi usulan

tentang peningkatan pola organisasi Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II

yang merupakan kelanjutan dari surat Walikota Madya Kepala Daerah

Tingkat II Surakarta tanggal 29 April 1992 yang berisi pengajuan

permohonan agar susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat

Wilayah/Daerah Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Sebagai jawaban

atas surat tersebut, Menteri Dalam Negeri mengeluarkan surat persetujuan

atas perubahan susunan organisasi dan tata kerja Sekretariat Wilayah/Daerah

Kota Surakarta menjadi pola maksimal. Surat itu dikeluarkan pada tanggal 8

Oktober 1992 No. 061/2597/SJ.

Berdasarkan atas Surat Keputusan Menetri Dalam Negeri tersebutlah

disusun Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1

Tahun 1993 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat

Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta. Atas hal

tersebut, terbentuklah Paraturan Daerah No. 7 Tahun 1993 seri: D No. 6

tanggal 22 April 1993, yang disyahkan dengan keputusan Gubernur Kepala

Daerah Tingkat I Jawa Tengah No. 183.3/173/1993 tanggal 23 Maret 1993.

Selanjutnya Peraturan Daerah tersebut mengalami perubahan sebanyak

dua kali, perubahan pertama dengan Peraturan Daerah Kotamadya Daerah

Tingakt II No. 2 Tahun 1996 Tentang Perubahan Pertama Peraturan Daerah

Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan

Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD

Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta. Kemudian Peraturan Daerah dirubah

lagi dengan Pertauran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II Surakarta No. 17

Tahun 1999 Tentang Perubahan Kedua Pertauran Daerah Kotamadya Daerah

Tingkat II Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata

Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II


commit to user

32

Surakarta. Perubahan kedua Peraturan Daerah ini termuat dalam Lembaran

Daerah Kotamadya Surakarta Tahun 1999 No. 31 Seri: D No. 12.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II

Surakarta Tentang Perubahan Kedua Peraturan Daerah Kotamadya Tingkat II

Surakarta No. 1 Tahun 1993 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Sekretariat Wilayah/Daerah dan Sekretariat DPRD Tingkat II Surakarta

tersebut, maka penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang kearsipan masih

ditangani oleh Bagian Umum di bawah Sekretariat Wilayah/Daerah Kota

Surakarta.

Kemudian, dengan adanya Undang-Undang No. 22 Tahun 1999 tentang

Pemerintahan Daerah yang menganut prinsip penyelenggaraan otonomi

daerah yang luas, nyata dan bertanggungjawab, maka demi kelancaran

Penyelenggaraan Pemerintah Daerah Kota Surakarta perlu adanya penataan

kembali perangkat Pemerintah Daerah Kota Surakarta sesuai dengan

Peraturan Pemerintah No. 84 Tahun 2000 tentang Pedoman Organisasi

Perangkat Daerah. Untuk itu, diterbitkanlah Peraturan Daerah Kota Surakarta

No. 6 Tahun 2001 yang termuat dalam Lembaran Daerah Kota Surakarta

Tahun 2001 No. 14 seri: D 12 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Surakarta Perangkat Daerah Kota Surakarta.

Dengan adanya Peraturan Daerah Kota Surakarta No. 6 Tahun 2001

tersebut, maka dibentuklah Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta yang menangani penyelenggaraan urusan pemerintah di bidang

kearsipan. Peraturan daerah ini kemudian ditindaklanjuti dengan Keputusan

Walikota Surakarta No. 36 Tahun 2001 Tentang Pedoman Uraian Tugas

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Kemudian muncul

Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas

Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta.


commit to user

33

C. Visi dan Misi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut

adalah sebagai berikut :

1. Visi

“Terwujudnya budaya masyarakat yang cerdas dan berbudi luhur

bertumpu pada informasi”

2. Misi

a. Menyediakan dan melayani kebutuhan informasi serta pengetahuan

ilmiah.

b. Mendorong, meningkatkan dan memotivasi masyarakat untuk gemar

membaca.

c. Mendorong terwujudnya penataan arsip dan perpustakaan yang

modern.

d. Menjadikan arsipdan perpustakaan sebagai pusat ilmu pengetahuan

dan teknologi (IPTEK), sarana penelitian, sarana rekreasi serta

pendidikan.

e. Mewujudkan Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah sebagai Pembina

kearsipan dan perpustakaan di instansi dan mayarakat.

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

1. Tugas Pokok

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yang

berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah

daerah di bidang kearsipan dan perpustakaan daerah. Adapun kedudukan,

tugas pokok dan fungsi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta yaitu Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah dalam


commit to user

34

melaksanakan tugas dipimpin seorang Kepala Kantor yang berkedudukan

di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris

Daerah. Tugas pokok Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah yakni

melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang

kearsipan dan perpustakaan.

2. Fungsi

Untuk melaksanakan tugas pokok, Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah mempunyai fungsi sebagai berikut:

a. Penyelenggaraan kesekretariatan kantor

b. Penyusunan rencana program, pengendalian, evaluasi dan pelaporan

c. Pengelolaan dan pelayanan arsip

d. Pengelolaan perpustakaan

e. Penyelenggaraan pelayanan perpustakaan

f. Penyelenggaraan sosialisasi

g. Pembinaan jabatan fungsional

E. Struktur Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta

Struktur organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan derah Kota

Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi

secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan suatu

struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung

jawab dalam suatu organisasi.

Dalam rangka melaksanakan ketentuan pasal 72 Peraturan Daerah Kota

Surakarta NOMOR 6 Tahun 2008 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kota

Surakarta, maka ditetapkan Peratutan Walikota tentang Penjabaran Tugas

Pokok dan Fungsi serta Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta. Adapun struktur organisasi kantor Arsip dan Perpustakaan


commit to user

35

Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32

Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur

organisasi adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 : Bagan Organisasi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta

kepa

Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 2010

KEPALA

JABATAN FUNGSIONAL

SUB BAGIAN

TATA USAHA

STAF

STAF

STAF

PUSTAKAWAN

PUSTAKAWAN

SEKSI

PENGELOLAAN

ARSIP

SEKSI

PENGELOLAAN

PERPUSTAKAAN

SEKSI

PELAYANAN

PERPUSTAKAAN

STAF

STAF

STAF STAF

STAF STAF

STAF

STAF

STAF


commit to user

36

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-

masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Arsip Dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

a. Kepala Kantor

Tugas pokok :

Melaksanakan urusan pemerintahan di bidang kearsipan dan perpustakaan.

Uraian Tugas :

1. Menyusun rencana strategis dan program kerja tahunan kantor sesuai

dengan program pembangunan daerah (Propeda).

2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugas masing-

masing agar tercapainya pemerataan tugas.

3. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi

penyimpangan.

4. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan

hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

5. Menilai hasil kerja secara periodik guna bahan peningkatan kinerja.

b. Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Tugas Pokok :

Melaksanakan administrasi umum, kepegawaian dan keuangan sesuai

dengan kebijakan tekhnis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

Uraian Tugas :

1. Menyusun program dan rincian kerja Sub Bagian Tata Usaha

berdasarkan rencana strategis dan program kerja tahunan kantor.

2. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan

pelaksanaan tugas.

3. Mengelola administrasi surat-menyurat, peralatan dan perlengkapan

kantor, rumah tangga, perjalanan dinas, dokumentasi dan perpustakaan

serta hubungan masyarakat dan protokol.


commit to user

37

4. Mengelola administrasi kepegawaian meliputi pengangkatan, kenaikan

pangkat, perpindahan, pemberhentian, pensiun, kenaikan gaji berkala

dan tunjangan serta presensi atau daftar hadir pegawai.

5. Mengkoordinasi administrasi keuangan, anggaran rutin dan

pembangunan serta melakukan pengawasan laporan adminitrasi

keuangan bendahara rutin dan pembangunan dengan membubuhkan

paraf.

c. Seksi Pengelolaan Arsip

Tugas Pokok :

Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis serta

memberikan layanan kearsipan sesuai dengan kebijakan teknis yang

ditetapkan oleh Kepala Kantor.

Uraian Tugas :

1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pengelola Arsip


2. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta

melaksanakan penyusutan arsip.

3. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.

4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

5. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

d. Seksi Pengelolaan Perpustakaan

Tugas Pokok :

Melaksanakan pengadaan, pengelolaan dan pemeliharaan bahan pustaka

sesuai dengan kenijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Kantor.

Uraian Tugas :

1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pengelola Perpustakaan



commit to user

38

2. Mengumpulkan data dan bahan untuk pengadaan bahan pustaka.

3. Melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan cara yang telah

ditentukan.

4. Melaksanakan pengelolaan bahan pustaka meliputi inventarisasi,

klasifikasi, katalogisasi, shelving dan filing.

5. Melaksanakan pemeliharaan bahan pustaka

e. Seksi Pelayanan Perpustakaan

Tugas Pokok :

Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi, pendidikan pemakaian

dan penyebarluasan informasi serta pembinaan perpustakaan sesuai

dengan kebijakan teknis yang diterapkan oleh Kepala Kantor.

Uraian Tugas :

1. Menyusun program dan rincian kerja Seksi Pelayanan Perpustakaan


2. Melaksanakan pelayanan sirkulasi dan referensi.

3. Melaksanakan pelayanan pendidikan pemakai dan penyebarluasan

informasi.

4. Menyiapkan pelaksanaan bimbingan teknis serta pendidikan dan

pelatihan perpustakaan.

5. Melaksanakan pembinaan koleksi rutin dan berkala (stock opname)

Di bawah ini merupakan tata kerja bagi setiap bidang dalam Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu sebagai berikut :

a. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya

berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan kebijakan

yang yang ditetapkan oleh Walikota.


commit to user

39

b. Kepala Kantor, Subbagian dan Seksi dalam melaksanakan tugasnya

memperhatikan prinsip-prinsip manajemen yang meliputi perencanaanm

pengorganisasian, pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan

sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing.

c. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Kantor, Kepala Subbagian,

Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional wajib menerapkan prinsip

koordinasi, integrasi dan sinkronisasi secara vertical maupun horizontal

baik ke dalam maupun antar satuan organisasi dalam lingkungan

Pemerintah Daerah serta instansi lain sesuai dengan tugas pokoknya

masing-masing.

d. Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan Kepala Seksi bertanggung jawab

dalam memimpin, mengkoordinasikan dan memberikan bimbingan serta

petunjuk-petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya masing-masing.

e. Kepal Kantor, Kpala Subbagian dan Kepala Seksi wajib mengikuti dan

mematuhi petunjuk-petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan masing-

masing serta menyampaikan laporan tepat pada waktunya.

f. Dalam menyampaikan laporan masing-masing kepada atasan, tembusan

laporan dapat disampaikan kepada satuan organisasi laindi lingkungan

kantor yang secara fungsional mempunyai hubungan kerja.

g. Setiap laporan yang diterima oleh Kepala Kantor, Kepala Subbagian dan

Kepala Seksi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakansebagai bahan

penyusunan laporan lebih lanjutdan dijadikan bahan untuk memberikan

petunjuk kepada bawahan.

h. Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan Pejabat Fungsional menyampaikan

laporan kepada Kepala Kantor dan berdasarkan hal tersebut Kepala

Subbagian Tata Usaha menyusun laporan berkala Kepala Kantor kepada

Walikota melalui Sekda.

Di bawah ini merupakan peraturan tentang kepegawaian yang ada di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, meliputi :


commit to user

40

a. Jenjang jabatan dan kepangkatan serta susunan kepegawaian diatur

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

b. Kepala Kantor, Kepala Subbagian, Kepala Seksi dan pejabat fungsional

dilingkungan kantor diangkat dan diberhentikan oleh pejabat yang

berwenang sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

F. Pegawai Seksi Pengelolaan Arsip

Dalam pengelolaan arsip terutama arsip dinamis aktif, tentu

membutuhkan sebuah seksi tersendiri guna mengelola arsip-arsip tersebut.

Adapun mengenai pegawai dalam seksi pengelolaan arsip di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta terdiri dari tiga bagian yaitu:

1. Kepala Seksi Pengelolaan Arsip

Kepala sekai pengelolaan arsip, saat ini dijabat oleh Bapak Sri Wahyudi,

S.Sos. Mengenai tugas-tugasnya adalah sebagai berikut;

a. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan, mengelola arsip dinamis

inaktif dan statis serta memberikan layanan kearsipan sesuai dengan

kebijakan teknis yang ditetapkan oleh kepala kantor.

b. Menyusun program dan rincian kerja seksi pengelola arsip


c. Membagi tugas kepada bawahan agar tercipta pemerataan tugas.

d. Memberi petunjuk dan arahan kepada bawahan guna kejelasan

pelaksanaan tugas.

e. Mengawasi pelaksanaan tugas bawahan agar tidak terjadi

penyimpangan.

f. Memeriksa hasil kerja bawahan untuk mengetahui kesulitan dan

hambatan serta memberikan jalan keluarnya.

g. Menilai hasil kerja secara periodic guna bahan peningkatan kinerja.

h. Melaksanakan pembinaan teknis kearsipan.


commit to user

41

i. Melaksanakan tertib administrasi serta membuat laporan berkala dan

tahunan.

j. Melaksanakan koordinasi guna kelancaran pelaksanaan tugas.

k. Memberikan usul dan saran kepada atasan dalam rangka kelancaran

pelaksanaan tugas.

l. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai

pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.

m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Staf Pengelola Arsip

Mengenai staf pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta terdiri dari:

1) Areif Heri Wiyana, S.Si

2) Budi Sofyan Hadi

3) Damayanti Mieke

4) Mahalani, SE

Adapun mengenai tugas dari staf pengelola arsip adalah sebagai berikut:

a. Menerima, menyimpan, mengolah dan memelihara arsip serta

melaksanakan penyusutan arsip.

b. Melaksanakan layanan kearsipan.

c. Menginventarisasi permasalahan-permasalahan guna menyiapkan

bahan petunjuk pemecahan masalah.

d. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Dibawah ini adalah daftar pegawai beserta jabatan-jabatannya di

Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta sebagai berikut :


commit to user

42

Table 3.1 : Daftar Pegawai Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta

Pada Tahun 2010

No Nama Jabatan/Pangkat Gol Pendidikan

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

Dra. Siti Muryati, MM

M. Ndandung Kusumo, SH

Sri Wahyudi,S.Sos,M.Si

Dra.Hasti D.S, M.T

Muh.Arif Mutaqin, S.Sos

Warsito

Suparsi

Kurniawati A.Ma

Haryanto, S.Sos, M.Si

Anis Widyaningsih, SE

Tri Suyanto

Daryana

Agus Sunaryo

Sriyati

Sri Mulyani

Selvia Berthisari

Nina Dewi S.

Budi Sofyan Hadi

Arief Heri Wiyana, S.Si

Damayanti Mieke

Mahalani, SE

Reni Wahyuningsih, SH

Fatimah Rohaniwati

Agus Madiyono

Trining Tyastuti

Slamet

Nanik Aminah, A.Md

Kepala Kantor Arpusda

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Kepala Seksi Peng. Arsip

Kepala Seksi Peng.Perpustakaan

KaSi Pelayanan Perpustakaan

Fungsional Pustakawan



Pengolahan Data Kearsipan

Pemb. Bendahara Pembukuan

Bendahara Pengeluaran

Pembukuan SPJ

Pengelola Barang

Agendaris Surat Masuk

Agendaris Surat Keluar

Bendahara Gaji

Pengelola Kepegawaian

Pengelola Arsip

Pengelola Arsip

Pengelola Arsip

Pengelola Arsip

Katalog Bahan Pustaka

Pengolah Bahan Pustaka

Sirkulasi Layanan

Pelayanan Perpustakaan



IV/b

III/d

III/d

III/d

III/d

III/d

III/c

III/c

III/c

III/c

III/b

III/b

III/b

III/c

III/b

III/b

III/b

III/b

III/b

III/a

III/a

II/d

II/d

II/b

II/b

II/a

III/a

Magister Manajemen

Sarjana Hukum

Magister Sains

Magister Tehnik

Sarjana Sos&Pol

SLTA

SLTA

Ahli Madya

Magister Sains

Sarjana Ekonomi

SMEA

SMEA

D III

D III

SLTA

Sarjana Ekonomi

SLTA

SLTA

Sarjana Sosiologi

SLTA

Sarjana Ekonomi

Sarjana Hukum

SLTA

SLTA

SLTA

SLTA

Ahli madya

Sumber: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta 2010


commit to user

43

BAB IV

PEMBAHASAN

Setiap perusahaan pasti memiliki arsip yang berisi data dan informasi yang

baerkaitan dengan instansi. Data dan informasi yang terdapat di dalam arsip ada

yang harus disimpan untuk sementara dan ada yang harus diproses lebih lanjut,

serta ada juga yang harus tetap disimpan karena masih dibutuhkan oleh instansi

karena masih dibutuhkan.

Arsip merupakan sekumpulan catatan atau naskah mengenai suatu hal

yang memiliki nilai guna tertentu yang disusun secara sistematis sehingga dapat

dengan mudah dan cepat ditemukan. Dalam kegiatan administrasi perkantoran,

proses manajemen kearsipan sangatlah penting. Pada bab ini penulis menguraikan

hasil pengamatan yang dilakukan selama kegiatan Kuliah Kerja Manajemen

Administrasi pada tanggal 1 Februari sampai 29 Februari 2012 di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Dalam bab ini penulis akan membahas

tentang manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta.

Dalam manajemen arsip dibutuhkan prosedur dan penanganan yang baik

dan benar oleh orang yang ahli dalam bidang kerasipan. Keberadaan Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sangat penting karena menangani

pengelolaan arsip-arsip daerah Kota Surakarta. Dengan demikian penulis

mengambil dua rumusan masalah yang meliputi :

A. Manajemen Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Manajemen arsip dinamis aktif pada Kantor Arsip dan Perputakaan Daerah

Kota Surakarta adalah suatu kegiatan pengumpulan, pengaturan, dan penataan

informasi-informasi secara sistematis agar tetap rapi dan dapat ditemukan kembali

45


commit to user

44

dengan cepat ketika dibutuhkan. Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta, manajemen arsip dinamis aktif sudah dilakukan dengan baik dan benar

sehingga pengelolaan arsip dapat mencapai target yang diharapkan.

Manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta meliputi pengelolaan arsip dinamis aktif yang sudah dilakukan

dengan berpedoman pada pola baru, yaitu pola kartu kendali yang pola

penataannya berdasarkan pokok permasalahannya. Dengan menggunakan

penataan ini arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Dapat dilihat

pada gambar di bawah ini :

Gambar 4.1 : Proses Pengelolaan Arsip Dalam Manajemen Arsip

Dinamis Aktif

Sumber : Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Menurut Bapak Wahyudi (wawancara tanggal 10 Februari 2012) selaku

arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta menjelaskan bahwa:

“Manajemen arsip dinamis aktif yang meliputi pengelolaan arsip

dinamis aktif pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

telah menggunakan sistem kartu kendali yang dimulai dari tahap peciptaan

(pengurusan surat), tahap penggunaan (penataan berkas), tahap

penyimpanan aktif (penyimpanan dan penemuan kembali arsip), sampai

tahap pemindahan arsip yang masa aktifnya sudah habis”

Dari pernyataan dan gambar diatas dapat diliaht bagaimana prosedur

pengelolaan arsip dalam manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan


commit to user

45

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Tahap- tahap dalam manajemen arsip

dinamis aktif adalah sebagai berikut:

1. Tahap Penciptaan

Di Kantor arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, tahap

penciptaan dalam manajemen arsip dinamis aktif meliputi prosedur

pengurusan surat. Menurut Bpak Sri Wahyudi, S,SOS (wawancara tanggal

20 februari 2012) selaku ketua Unit pengelolaan arsip di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta mengungkapkan bahwa:

“Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta tehap

penciptaan meliputi pengurusan surat masuk dan surat keluar pada unit

kearsipan dan unit pengolah dengan prosedur yang berbeda pada tiap

unitnya”

Prosedur pengurusan surat dibagi menjadi 2 macam yaitu pengurusan

surat masuk dan pengurusan surat keluar.

a. Pengurusan Surat Masuk

1. Pengurusan Surat Masuk di Unit Kearsipan

a) Penerimaan Surat

1) Surat masuk yang diterima disortir terlebih dahulu kemudian

dicatat dalam buku agenda surat masuk.

2) Bila menerima surat dari pos maka harus memeriksa

kebenaran alamat surat dan mengembalikannya apabila

terjadi kesalahan alamat yang tercantum pada surat.

3) Menggolongkan surat berdasarakan alamat yang dituju.

4) Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup.

5) Membuka surat terbuka dan memeriksa kelengkapan surat

tersebut.

6) Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima

dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.

b) Pengarahan Surat

1) Mengarahkan surat kepada pimpinan instansi, bila berkaitan

dengan kebijakan.


commit to user

46

2) Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila

berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional.

c) Penilaian Surat

Menentukan surat penting, surat rahasia atau surat biasa

d) Pencatatan Surat

1) Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat

pada lembar disposisi atau pengganti naskah dalam dua

rangkap. Lembar kedua dari lembar disposisi atau pengganti

naskah dimasukkan ke dalam takah yang berkaitan dengan isi

surat tersebut. Takah adalah suatu map jepit berisi catatan

kantor yang diedarkan oleh bagian administrasi kantor

kepada unit/pihak yang mempunyai wewenang terhadap

pengolahan catatan kantor yang bersangkutan. Lembar

pertama diambil dari lembar disposisi dan disertakan pula

surat masuk. Sebelum didistribusikan, surat dicatat pada

peredaran naskah atau dicatat pada surat yang terdiri dari

kolom-kolom yang berisi no. urut, no. agenda, no. takah,

kepada pihak mana surat tersebut ditujukan, kepada pihak

mana surat tersebut diteruskan dan waktu surat tersebut

dikembalikan.

2) Mencatat surat penting pada kartu kendali yang dibuat dalam

tiga rangkap dengan warna yang berbeda, misalnya : putih (I),

hijau (II), merah (III).

3) Mencatat surat pada lembar pengantar yang dibuat dalam dua

rangkap.

4) Mencatat surat rahasia pada lembar pengantar yang dibuat

dalam dua rangkap. Lembar pengantar berfungsi untuk

mencatat surat masuk dan surat keluar baik itu yang bersifat

surat biasa ataupun surat rahasia.

e) Penyimpanan Surat


commit to user

47

1) Surat masuk yang telah didistribusikan dan mendapatkan

tanggapan dari pengolah, dikembalikan kesekretariat dan

dimasukkan de dalam takah sesuai dengan kode klasifikasi

arsip.

2) Bila surat masuk dikembalikan ke secretariat dengan

disposisi untuk diteruskan ke pejabat lain, maka sebelum

naskah tersebut dikirim harus dicatat dulu dalam buku agenda

surat masuk untuk kemudian dikirim kepada pejabat yang

bersangkutan.

3) Setelah surat tersebut ditanggapi kemudian dimasukkan ke

dalam takah sesuai dengan kode klasifikasi arsip dan bila

suatu saat surat tersebut diperlukan maka pencarian kembali

surat bisa dilihat dalam buku agenda surat masuk.

f) Penyampaian Surat

1) Surat penting

- Menahan kartu kendali pertama sebagai pengganti buku

agenda.

- Menyampaikan surat beserta kartu kendali kedua dan ketiga

pada tata usaha.

- Menerima kartu kendali kedua setelah di paraf sebagai

tanda terima.

2) Surat biasa

- Menyampaikan surat beserta dua lembar pengantar kepada

tata usaha.

- Menerima lembar pengantar kedua setelah paraf sebagai

tanda terima.

3) Surat rahasia

- Menyampaikan surat dalam kedaan tertutup beserta dua

lembar pengantar kepada tat usaha.

- Menerima lembar pengantar kedua setelah diparaf sebagai

tanda terima.


commit to user

48

- Pemeberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola

klasifikasi yang telah ditetapkan.

- Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap).

- Mencatat surat dan surat rahasiapada lembar pengantar

kedua (dua rangkap).

2. Pengurusan Surat Masuk di Unit Pengolah

a) Penerimaan Surat

- Tata usaha menerima surat penting, surat biasa dan surat

rahasia.

- Tata usaha memberi paraf pada kartu kendali kedua dan

lembar pengantar kedua.

- Tata usaha menyimpan kartu kendali ketiga dan lembar

pengantar pertama pada tempat masing-masing.

b) Penyampaian surat kepada pimpinan

- Tata usaha melampirkan lembar disposisi untuk surat penting,

surat biasa dan surat rahasia masing-masing dibuat dalam dua

rangkap.

- Tata uasaha menyampaikan surat-surat tersebut beserta

lembar disposisi kepada pimpinan.

c) Penyampaian surat kepada pelaksana

- Tata usaha menyampaikan surat yang telah didisposisi oleh

pimpinan dalam dua rangkap kepada pelaksana.

- Tata usaha mengambil lembar disposisi kedua setelah

diparaf pelaksana dan menyimpannya dalam tickler file

menurut tanggal penyelesaian. Tickler file adalah alat atau

kotak kecil berukuran kurang lebih 10x15 cm yang

digunakan untuk menyimpan kartu-kartu kendali dan kartu-

kartu peminjam arsip, dimana cara penyusunan penyimpanan

arsip tersebut sama dengan sistem penyimpanan arsip

berdasarkan sistem tanggal dan sistem lainnya.


commit to user

49

b. Pengurusan Surat Keluar

1. Pengurusan Surat Keluar di Unit Pengolah

a) Penyiapan konsep

Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang

menandatangani surat tersebut atau staff yang ditunjuk.

b) Pengelompokkan

Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim berdasarkan

jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa dan surat rahasia.

c) Pencatatan

1) Surat keluar dicatat dalam buku agenda keluar yang terdiri

dari kolom-kolom: no. agenda, tanggal surat, no. surat,

perihal, keterangan, dan tujuan surat tersebut.

2) Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah dibubuhi

tanda tangan oleh pihak yang berwenang dan surat tersebut

siap untuk dikirim.

3) Pemeberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola

klasifikasi yang telah ditetapkan.

4) Mencatat surat penting pada kartu kendali (tiga rangkap).

5) Mencatat surat dan surat rahasiapada lembar pengantar kedua

(dua rangkap).

d) Penyampaian

Penyampaian atau pengiriman surat keluar dilaksanakan oleh

bagian pengiriman.

1) Penyampaian Surat Penting

- Menyampaikan surat asli, serta kartu kendali pertama

dan kedua pada unit kearsipan.

- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar

setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh

unit kearsipan.

2) Penyampaian Surat Biasa


commit to user

50

- Menyampaikan surat biasa, pertinggal dan lembar

pertama dan kedua kepada unit kearsipan.

- Menerima dan menyimpan pertinggal surat keluar

setelah distempel tanggal dan jam pengirimannya oleh

unit kearsipan.

- Menyimpan lembar pengantar pertama.

3) Penyampaian Surat Rahasia

- Menyampaikan surat rahasia dalam keadaan tertutup dan

menyampaikan lembar pengantar pertama dan kedua

kepada unit kearsipan.

- Menyimpan lembar pengantar pertama.

- Menyampaikan kartu kendali pertama, kedua, dan

lembar pengantar kedua.

2. Pengurusan Surat Keluar di Unit Karsipan

a) Penerimaan

- Menerima dan memeriksa surat keluar, pertinggal dan

kelengkapan surat tersebut dari tata usaha atau unit

pengolah.

- Mengembalikan pertinggal surat setelah distempel dan

mengembalikan lembar pengantar pertama kepada unit

pengolah.

- Menyimpan kartu kendali pertama, kedua, dan lembar

pengantar kedua.

b) Pengiriman

- Mengirim surat asli setelah distempel dan dimasukkan ke

dalam amplop kepada alamat yang dituju dengan

melampirkan surat pengantar (dua rangkap).

- Mengelompokkan surat-surat yang akan dikirim

berdasarkan prioritas pengirimannya (kilat khusus atau

biasa).


commit to user

51

Setelah surat masuk dan surat keluar selesai dikelola, selanjutnya

data dimasukkan ke dalam komputer dengan menggunakan aplikasi

simardi. Sistem pengurusan surat di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta semakin maju dengan ditunjang adanya aplikasi

simardi.

2. Tahap Penggunaan

Pada tahap ini dokumen yang sudah digunakan terkadang masih perlu

digunakan sebagai informasi sehingga perlu dilakukan penataan berkas.

Setelah pengurusan surat selesai, selanjutnya dilakukan penataan berkas

yaitu arsip surat masuk dan surat keluar dijadikan satu berdasarkan

permasalahannya masing- masing. Tahap- tahap penataan berkas di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu :

a. Dalam penataan berkas hal yang pertama dilakukan adalah

memisahkan arsip yang sedang dikelola dengan arsip yang akan

dimusnahkan. Arsip yang tidak diperlukan antara lain amplop, blangko

kosong yang kemudian disisihkan untuk dimusnahkan.

b. Kemudian memeriksa apakah lampiran lengkap sesuai dengan yang

tersebut dalam surat

c. Setelah memeriksa lampirannya kemudian menyisihkan salinan-

salinan yang rangkap untuk dimusnahkan apabila ada terdapat salinan

yang rangkap

d. Selanjutnya menetukan kode dan indeks

e. Kemudian arsip-arsip yang sama dikelompokkan menjadi satu baik

kesamaan masalah, kesamaan jenis atau proses dalam satu kegiatan

f. Tahap berikutnya yaitu menentukan titel atau indeks berkas yaitu

menetukan tanda pengenal berkas yang ditulis dalam Tab Folder

g. Tahap yang terakhir adalah penempatan sekat dan folder serta

disimpan dalam filing cabinet.

Peralatan yang dibutukan dalam penataan arsip adalag sebagai berikut :

a. Folder (sampul Arsip)


commit to user

52

- Merupakan tempat/ wadah arsip

- Bentuk folder seperti map tanpa daun penutup pada sisinya

b. Guide (sekat atau petunjuk)

Guide merupakan lembar pemisah yang terbuat dari karton tebal dan

merupakan petunjuk serta pemisah antara kelompok yang satu dengan

kelompok yang lain, sesuai dengan pengelompokkan yang dipilih pada

klasifikasi arsip.

c. Tab

- Tab adalah bagian menonjol berukuran kurang lebih 1x3 cm untuk

menempatkan kode dan indeks arsip

- Letak tab sesuai dengan tingkat kelompok klasifikasi yang dipilih,

yaitu:

1) Sekat pertama dengan tab pada ujung kiri digunakan untuk

menyekat kelompok primer (pokok masalah)

2) Sekat kedua dengan tab pada kedudukan lebih ke kanan

digunakan untuk menyekat antara kelompok sekunder (sub

masalah)

3) Sekat ketiga untuk menyekat kelompok tersier (sub-

submasalah)

d. Filling cabinet

Adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan

arsip secara vertikal. Pada umumnya filling cabinet mempunyai dua

sampai lima laci.

3. Tahap Penyimpanan Aktif

Arsip yang masih sering digunakan dalam kegiatan instansi atau

perusahaan disebut dengan arsip aktif. Arsip aktif disimpan disuatu tempat

sesuai dengan pengelompokan arsip dengan status aktif. Di Kantor Arsip

dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sistem penyimpana arsip

menggunakan sistem nomor yaitu arsip yang akan disimpan diberi nomor


commit to user

53

koe dengan angka-angka. Nomor disini adalah nomor kode penyimpanan

buka nomor surat.

Langkah yang pertama adalah memeriksa surat itu terlebih dahulu.

Surat harus dipastikan apakah surat siap disimpan atau harus ditindak

lanjuti/ diolah terlebih dahulu untuk kemudian disetujui dan

ditandatangani oleh pihak berwenang. Setelah itu, surat diberi kode nomor

penyimpanan sesuai dengan penggolongan surat, nomor-nomor tersebut

diurutkan. Selanjutnya dimasukkan kedalam box penyimpanan arsip. Pada

box penyimpanan arsip diberi keterangan tentang nomor arsip dalam box

tersebut, sehingga apabila arsip tersebut dibutuhkan dapat dengan cepat

ditemukan. Box penyimpanan ditempatkan pada rak-rak atau lemari arsip

yang diberi jarak sedikit renggang agar tetap ada udara diantara rak.

Penyimpanan arsip sangat berpengaruh pada kondisi arsip, apabila

penyimpanan tidak dilakukan dengan baik dan benar maka ketika arsip

tersebut dibutuhkan kembali kondisinya sudah rusak.

Proses penemuan kembali arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta sedah menganut system yang baru yaitu pola kartu

kendali. Dengan tujuan agar penemuan kembali arsip dinamis aktif dapat

ditemukan dengan mudah, cepat dan tepat. Letak arsip yang dibutuhkan

dapat diketahui melalui kartu kendali. Karena yang dicacat pada kartu

kendali adalah surat- surat yang dapat digolongkan sebagai surat penting.

Kartu kendali yang digunakan rangkap tiga, yaitu :

- Kartu kendali I (warna putih) yang disimpan oleh pengarah surat

atau pencatat surat

- Kartu kendali II (warna kuning) yang disimpan oleh piñata arsip

- Kartu kendali III (waarna merah muda) yang disimpan oleh unit

pengolah

Menurut ibu Meilani (wawancara tanggal 20 Februari 2012) selaku

staff pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta mengungkapkan bahwa :


commit to user

54

“ Penemuan kembali arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta menggunakan pola kartu kendali untuk

menemukan arsip-arsip yang dibutuhkan. Dengan cara menentukan pokok

masalah kemudian berdasarkan kode klasifikasi arsip.”

Arsip-arsip yang dibutuhkan kembali bias dicari dan ditemukan

kembali dengan menggunakan kartu kendalli. Tahap penemuan kembali

arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta antara lain

sebagai berikut :

a. Menentukan pokok masalah arsip yang akan dicari

b. Mencari kartu kendali arsip berdasarkan pokok masalah

c. Setelah kartu kendali ditemukan dan sesuai dengan klasifikasi arsip

yang dibutuhkan atau ingin ditemukan, kemudian mencari arsip

berdasarkan kode yang terdapat pada kartu kendali

d. Kemudian mengambil arsip dari filling cabinet

e. Setelah arsip selesai digunakan, arsip dan kartu kendali yang diambil

kemudian dikembalikan dan ditata kembali pada tempat semula agar

arsip-arsip dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila

dibutuhkan.

4. Tahap Pemindahan Menjadi Penyimpanan Inaktif

Proses terakhir dari pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta adalah pemindahan arsip.

Pemindahan arsip adalah memindahkan arsip-arsip dinamis yang masa

aktifnya sudah habis dan masuk ke dalam kategori arsip dinamis inaktif.

Proses pemindahan arsip dilakukan dari unit kerasipan pada unit kerja ke

pusat arsip untuk dapat diproses lebih lanjut.

Di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih

kurang tempat untuk menyimpan arsip. Hal ini menyebabkan penumpukan

arsip yang akan dipindahkan. Peralatan dan perlengkapan yang digunakan

masih sederhana sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam

pengerjaannya.


commit to user

55

Bapak Sri Wahyudi, S, Sos (wawancara tanggal 20 februari 2012)

selaku arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Kota

Surakarta, mengungkapkan bahwa :

“ Proses terakhir dari pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta yaitu memindahkan arsip yang masa

aktifnya sudah habis. Akan tetapi kurangnya tempat penyimpanan arsip

terjadi banyak penumpukan arsip yang belum dipimdahkan”

5. Tahap Pemusnahan atau Pemindahan Menjadi Arsip Historis

Tahap ini merupakan tahap pengelolaan arsip dinamis inaktif.

Dimana arsip sudah sangat jarang digunakan dan juga sudah dipilah-pilah

antara arsip musnah, arsip permanen dan arsip dinilai kembali. Penulis

melakukan pengamatan dan penelitian mengenai manajemen arsip dinamis

aktif , sehingga penulis tidak melakukan pengamatan pada tahap ini.

3. Analisa Jumlah Arsip dan Penerimaan Arsip Dinamis Aktif di

Kantor Arsip dan Perpuatakaan Daerah Kota Surakarta

Menurut Ibu Meilani (wawancara tanggal 22 februari 2012) selaku

staff Pengelolaan Arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta mengungkapkan bahwa :

“ Jumlah arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta dari tahun ke tahun trus mengalami peningkatan, hal ini

cukup merepotkan staff pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta karena SDM pengelola arsip masih sedikit. Tidak

sebanding dengan jumlah arsip sinamis aktif yang trus bertambah.”

Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan tentang manajemen

arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta untuk mengetahui data-data berdasarkan teori, peraturan-

peraturan maupun pendapat responden bahwa arsip yang berada di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta selain arsip dinamis aktif

juga terdapat arsip tekstual dan non tekstual. Hal tersebut dapat dilihat

pada table dibawah ini :


commit to user

56

Tabel 4.1 : Jumlah Arsip Dinamis Aktif Pemerintah Kota Surakarta

Pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

NO TAHUN

JUMLAH ARSIP

TEKSTUAL

NON TEKSTUAL

KASET FOTO

1.

2.

3.

2009

2010

2011

1.247 Berkas

1.435 Berkas

1.673 Berkas

-

-

-

6 Lembar

8 Lembar

9 Lembar


Keterangan Tabel :

Pada tahun 2009 jumlah arsip tekstual aktif yang berasal dari

sekretariat daerah sebanyak 1.247 berkas dan yang non tekstual yang

berupa foto sebanyak 6 lembar, kemudian pada tahun 2010 jumlah arsip

tekstual yang berasal dari DISPORA yang aktif sebanyak 1.435 berkas dan

yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 8 lembar, sedangkan pada

tahun 2011 jumlah arsip tekstual yang berasal dari DEPENDA yang aktif

sebanyak 1.673 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto sebanyak 9

lembar.

Jadi jumlah arsip dinamis aktif pada tahun 2009, 2010, 2011 arsip

tekstual sebanyak 4.355 berkas dan yang non tekstual yang berupa foto

sebanyak 23 Lembar.


commit to user

57

Table 4.2 : Jumlah Penerimaan Arsip Pada Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

NO TAHUN

JUMLAH ARSIP

TEKSTUAL

NON TEKSTUAL

KASET FOTO

1.

2.

3.

2009

2010

2011

24 ML

29 ML

33 ML

-

-

-

325 Lb

-

-

JUMLAH 86 ML - 325 Lb


Dari penjelasan data di atas dapat terlihat bahwa pengelolaan arsip

dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

belum ditangani secara maksimal. Dapat terlihat bahwa arsip yang

terdapat di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta belum

ditangani semua, serta belum semua unit pengolah menyerahkan arsip

dinamis aktif ke Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta sudah sesuai dengan prosedur yang benar, hanya

saja dalam pelaksanaannya kurang maksimal. Dalam hal pengurusan dan

penataan berkas tidak dapat dilakukan secara maksimal karena terbatasnya

tempat dan sumber daya yang dapat mengelola arsip.

Dari table-tabel diatas dapat diambil kesimpulan bahwa

pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai dengan prosedur yang benar, sudah

dikelola dengan baik, hanya saja kurang maksimal. Seperti yang


commit to user

58

diungkapkan Bapak Sri Wahyudi, S,Sos (wawancara tanggal 25 februari

2012) selaku arsiparis di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta

bahwa :

“ Pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta ini semua sudah dilakukan sesuai dengan

prosedur yang telah ditentukan, akan tetapi hasil yang diperoleh belum

maksimal. Dapat dilihat dari arsip yang belum dikelola secara penuh

karena keterbatasan tempat dan pengelola arsip.”

4. Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif

di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta

Dari pembahasan di atas pengelolaan arsip dinamis aktif telah

sesuai dengan prosedur yang benar tetapi kurang maksimal. Hal itu

menunjukkan bahwa dalam pengelolaan arsip dinamis aktif di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta masih terdapat beberapa

kendala yang dihadapi sehingga dapat menghambat pencapaian

optimalisasi dalam pengelolaan arsip dinamis aktif. Adapun beberapa

kendala yang dihadapi antara lain :

1. Kurang maksimalnya manajemen arsip dinamis aktif dikarenakan

kurangnya sumber daya manusia yang mengelola arsip. Di Kantor

Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta hanya terdapat 1 orang

arsiparis dan 4 staff kantor bagian pengelola arsip. Jumlah sumber

daya manusia yang tersedia tidak sebanding dengan jumlah arsip yang

dikelola oleh bagian pengelola arsip di Kantor Arsip dan Perpustakaan

Daerah Kota Surakarta. Sehingga pengelolaan arsip belum bias

dilakukan secara maksimal.

2. Selain itu saran dan prasarana kurang lengkap, juga tempat atau

gedung untuk penataan dan pengelolaan arsip yang masih kurang

memadai. Sehingga arsip-arsip yang ada belum bias dikelola secara

maksimal oleh bagian pengelolaan arsip.


commit to user

59

3. Dalam hal pemindahan dan penyimpanan arsip yang dilakukan oleh

Kantor Arsip dan Perpustakaan Derah Kota Surakarta juga belum

optimal karena dalam pemindahan dan penyimpanan arsip masih

menggunakan cara dan peralatan yang tradisional.


commit to user

60

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan selama pelaksanaan

magang di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, bahwa

manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta telah dilakukan dengan baik oleh bagian kearsipan yang telah diberi

tugas untuk menangani arsip-arsip yang masuk di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. Beradasarkan uraian pembahasan

masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan

sebagai berikut :

1. Arsip merupakan sekumpulan naskah, catatan atau rekaman mengenai

suatu hal yang memiliki nilai guna tertentu yang disimpan secara

sistematis dan dapat ditemukan lagi dengan mudah dan cepat, sehingga

perlu dikelola dengan baik.

2. Secara keseluruhan manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip Dan

Perpustakaan Daerah Kota Surakarta sudah dilakukan sesuai prosedur

yang ditentukan, yang meliputi :

a. Tahap penciptaan yang meliputi pengurusan surat masuk dan

pengurusan surat keluat pada unit kearsipan dan unit pengolah

dengan prosedur atau tahap yang berbeda pada setiap unitnya.

b. Tahap penggunaan yaitu tahap dimana arsip yang masih

diperlukan oleh perusahaan atau instansi ditata agar jika

dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat.

c. Tahap penyimpanan arsip yaitu arsip yang masih sering

digunakan atau dibutuhkan dekelompokkan menurut

masalahnya. Kemudian diberi nomor klasifikasi dan disimpan

60


commit to user

61

sesuai dengan nomor klasifikasi ke dalam box dengan status

aktif.

d. Tahap pemindahan menjadi penyimpanan inaktif yaitu arsip

yang sudah tidak digunakan atau masa aktifnya sudah habis ke

dalam kategori arsip inaktif.

Akan tetapi manajemen arsip dinamis aktif hasilnya belum

optimal. Bisa dilihat dari arsip-arsip yang masih bertumpuk

karena kurangnya tempat dan sumber daya manusia yang

mengelola arsip.

5. Pengurusan surat di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta telah sedikit lebih maju, karena selain menggunakan pola kartu

kendali juga menggunakan aplikasi Simardi, hal tersebut dapat

mempermudah proses pencarian surat atau berkas apabila sewaktu-waktu

dibutuhkan.

6. Sistem penemuan kembali arsip di Kantor Arsip Dan Perpustakaan Daerah

Kota Surakarta menggunakan sistem baru yaitu pola kartu kendali dengan

cara menentukan pokok masalah kemudian mencari berdasarkan kode

klasifikasi.

7. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke lembaga kearsipan masih kurang

optimal, karena kurangnya tempat yang cukup untuk mengelola dan

menyimpan arsip.


commit to user

62

B. Saran

Berdasarkan kesimpulan dari hasil pengamatan dan pembahasannya,

penulis mengajukan saran-saran dengan harapan untuk dapat dijadikan

masukan dan pertimbangan bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota

Surakarta dalam rangka meningkatkan pengelolaan arsip antara lain:

1. Dalam hal manajemen arsip sebaiknya menambah jumlah sumber daya

manusia yang ahli atau mengetahui tentang kearsipan dalam mengelola

arsip. Agar dalam manajemen arsip dinamis aktif di Kantor Arsip dan

Perpustakaan Dearah Kota Surakarta dapat dilaksanakan secara maksimal.

2. Dalam hal sarana dan prasarana, karena kurangnya sarana dan prasarana

yang terbatas maka sebaiknya menambah sarana dan prasarana secara

bertahap agar peralatan yang digunakan semakin lengkap. Sehingga

dapat mendukung tercapainya optimalisasi dalam manajemen arsip

dinamis aktif di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta.

Untuk tempat penyimpanan dan pengolahan arsip yang terbatas, maka

harus mengoptimalkan tempat tersebut dengan cara menyingkirkan atau

memindahkan barang-barang yang sudah tidak dibutuhkan atau tidak

berguna agar dapat menghemat tempat.

3. Dalam hal pemindahan arsip penulis mengambil langkah untuk

menggabungkan antara cara tradisional dan modern. Yaitu dengan

melakukan cara pemeliharaan dan perawatan yang modern tanpa

mengninggalkan cara tradisional. Dengan begitu pemeliharaan dan

perawatan arsip biasa dilakukan dengan lebih baik.

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI KANTOR ARSIP DAN ......perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...

Documents

Transcript of MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF DI KANTOR ARSIP DAN ......perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id...