Makalah Tentang Sistem Akuntansi - Bsi

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Pada saat ini perkembangan ilmu pengetahuan teknologi semakin maju

terutama pada teknologi berbasis komputer. Dengan adanya sumber daya manusia

yang terampil dan bermutu dapat menunjang pemanfaatan teknologi yang tinggi,

khususnya teknologi teknologi informasi yang menggunakan komputer, seiring

semakin berkembangnya teknologi secara tidak langsung ikut berpengaruh pada

persaingan bisnis. Kita dituntut untuk memberikan pelayanan yang terbaik, baik itu

efisien waktu maupun keamanan dan kekurangan data. Seperti halnya dalam

perkantoran, perusahaan, perbankan serta dunia bisnis lainnya memerlukan data yang

tepat dan akurat untuk mendapatkan informasi pada setiap aktifitasnya yang telah

diolah melalui komputer, seperti pengolahan data, pencocokan data, pembayaran dan

sebagainya.

Sistem penjualan merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan perusahaan

untuk mendapatkan perhitungan penjualan tersebut dan mengetahui beberapa total

penjualan yang dicapai perusahaan pada suatu periode.

Dengan pertimbangan diatas maka penulis akan mengaji tentang penjualan pada

Online Shop dengan maksud dan harapan dapat memberi masukan kepada

manajemen perusahaan. Oleh karena itu penulis menetapkan judul “Analisa Sistem

Penjualan Pada Online Shop”

2

1.2. Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan makalah ini adalah :

1. Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang telah di dapat dalam

perkuliahan.

2. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi yang memiliki

wawasan pengetahuan.

3. Meningkat wawasan dan pengetahuan mengenai dunia kerja.

4. Menumbuhkan keberanian dan percaya diri dalam menghadapi persaingan di

dunia kerja.

Tujuan dari pembuatan makalah ini yaitu untuk memenuhi salah satu syarat

nilai mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi program Diploma III (DIII) jurusan

Komputerisasi Akuntansi pada Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina

Sarana Informatika (AMIK-BSI).

1.3. Metode Penelitian

Metode penelitian merupakan suatu cara, teknik yang sistematika untuk

mngerjakan suatu penelitian. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan

pengumpulan data melalui cara :

1. Wawancara (Interview)

Yaitu suatu metode pengumpuln data dengan melakukan tanya jawab mengenai

keterangan yang dieprlukan dalam penyusunan makalah ini dengan menanyakan

langsung dengan beberapa pihak yang berhubungan langsung dengan kasus yang

dingkat.

3

2. Pengamatan (Observation)

Yaitu pengumpulan data-data dengan cara pengamatan langsung suatu objek

atau kegiatan yang berhubungan dengan sistem penjualan.

3. Studi pustaka

Yaitu dengan mengumpulkan data atau fakta dengan mempelajari buku-buku

sebagai referensi dan acuan sebagai penunjang dalam penulisan makalah ini.

1.4. Sistematika Penulisan

Makalah ini disusun atas beberapa bab, dimana setiap bab dapat dijabarkan

sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang secara

umum,maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi

permasalahan,metode penelitian, serta sistematika penulisan secara

keseluruhan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistemdan

peralatan pendukungnya (tool system).

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini menerangkan secara umum profil perusahaan tentang sejarah

dan struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir

data sistem berjalan, kamus data system berjalan, spesifikasi system

berjalan dalam bentuk dokumen input dan output, spesifikasi file, struktur

4

kode dan permasalahn yang terjadi pada sistem berjalan serta alternative

pemecahan masalah yang dihadapi oleh sistem.

BAB IV PENUTUP

Menguraikan tentang beberapa kesimpulan akhir dari sistem yang ada dan

saran-saran yang berisi mengenai sistem yang sedang dipakai sekarang.

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

A. Pengertian Sistem

Mempelajari suatu sistem akan lebih jelas dan mudah jika kita mengethaui dan

mengerti apa pengertian sistem itu sendiri. Secara sederhana suatu sistem dapat

diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling

berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem juga

merupakan suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem

yang berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Ada beberapa definisi system menutur beberapa tokoh yaitu :

1. Gordon B.Davis

Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep

serta prosedur yang dihimpun menjadi satu kesatuan untuk maksud dan tujuan

bersama.

2. Jogiyanto HM

Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu.

3. Raymond Mc. Leod Jr.

6

Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari

suatu sistem adalah untuk mencapai tujuan (goal) dan ada pula yang menyebutkan

untuk mencapai suatu sasaran (objective). Tujuan (goal) biasanya dihubungkan

dengan ruang lingkup yang lebih luas dan (objective).

Dalam ruang lingkup yang lebih sempit.Bila merupakan suatu sistem utama

seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat digunakan.Untuk sebuah

sistem akuntansi atau system-sistem lainnya yang merupakan bagian dari subsistem

dari sistem bisnis, maka istilah objectivelebih tepat digunakan.Jadi tergantung ruang

lingkup mana sistem tersebut dipandang.

B. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Adapun

karakteristik system yang dimaksud sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen atau elemen-

elemen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama untuk

membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu sub

sistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem menpunyai sifat-sifat

dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhiproses

sistem secara keseluruhan.

7

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan

luarnya(environtment).Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari

sistem tersebut.

3. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sub

sistem dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan

sumber-sumberdaya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem yang lainnya.

4. Lingkungan Luar Sistem (Environtments)

Lingkungan luar sistem adalah apapun yang berada diluar batas dari

sistem yang menguntungkan, merupakan energi dari sistem yang harus dijaga

dan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu

sistem.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem.

Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi

yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal

(signal input) energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan

diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

8

Keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada

supra sistem(suatu system yang lebih besar).

7. Pengolahan Sistem(Pocess)

Pengolah sistem adalah bagian yang bertugas mengolah atau mengubah

masukan menjadi system keluaran.

8. Sasaran Sistem(Objective) atau Tujuan (Goal)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem

dan keluaran yang akan dihasilkan sistem dan dikatakan berhasil jika mengenai

sasaran dan tujuannya. Jika suatu system tidak mempunyai sasaran atau tujuan,

maka operasi yang dijalankan oleh sistem tidak akan berguna.

C. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang,diantaranya adalah

sebagai berikut ini :

a. Sistem Abstrak(Abstract System) dan Sistem Fisik(Physical System)

Sistem Abstrak(Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-

ide yang tidak nampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu system yang

berupa pemikiran-pemikiran hubungan manusia dengan Tuhan. Sistem

Fisik(Physical System) adalah sistem yang ada secara fisik dan dapat dilihat,

misalnya sistem computer, sistem produksi,dan lain sebagainya.

9

b. Sistem Alamiah(Natural System)dan Sistem Buatan Manusia(Human Made

System)

Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alami, tidak dibuat

oleh manusia. Misalnya sistem peredaran manusia, sistem fotosintesis

tumbuhan.Sistem Buatan Manusia(Human Made System) merupakan sistem

yang dirancang oleh manusia dan dalam prosesnya melibatkan interaksi

manusia dengan mesin. Misalnya system informasi.

c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic

System)

Sistem Tertentu (Deterministic System)adalah sistem yang tingkah lakunya

dapat diprediksi. Misalnya sistem komputer.Sistem Tak Tentu (Probabilistic

System) adalah sistem yang kondisimasa depannya tidak dapat diprediksi

karena mengandung unsusr kemungkinan atau probabilitas.Misalnya system

ramalan cuaca.

d. SistemTertutup(Closed System) dan Sistem Terbuka(Open System)

SistemTertutup(Closed System) adalah sistem yang tidak berhubungan dan

tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.Misalnya system perakitan

(Assembling system).Sistem Terbuka(Open System) adalah sistem yang

berhubungan dan dipengaruhi olehlingkungan luarnya. Misalnya system

administrasi kepegawaian.

D. Daur Hidup Sistem

Daur hidup system (life cycle system) adalah proses evolusioneryang diidkuti

dalam penerapan system atau subsistem informasi berbasis computer. Siklus hidup

10

system terdiri dari serangkaian tugas yang mengikuti langkah-langlah pendekatan

system dan mengikuti pola yang teratur dan dilakukan secara top-down.

Tahapan-tahapan dari daur hidup sistem sebagai berikut :

1. Mengenali Adanya Kebutuhan

Kebutuhan dapat terjadi karena pengembangan organisasi dan volume yang

meningkat melebihi kapasitas yang ada sehingga dibutuhkan pembangunan

sistem yang efektif.

2. Pembangunan Sistem

Menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu system untuk

memenuhi kebutuhan tersebut.

3. Pemasangan Sistem

Pemasangan sistem merupakan tahap peralihan dan tahap pembangunan sistem

yang menuju tahap operasional sistem.

4. Pengoperasian Sistem

Pada tahap pengoperasian sistem terjadi perubahan-perubahan dalan organisasi

akibat adanya pertumbuhan bisnis dan organisasi yang menjadikan sistem harus

diperbaharui untuk mengatasi perubahan tersebut.

5. Sistem Menjadi Usang

Akibat dari adanya perubahan yang begitu drastis menyebabkan sistem menjadi

tidak layak untuk dioperasikan sehingga perlu dibangun sistem yang baru untuk

menggantikannya.

11

E. Pengertian Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah penentuan langkah-langkah operasi dalam proses

pengolahan data dan penentuan prosedur untuk mendukung operasi sistem. Untuk

lebih jelasnya perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap setelah anailisis dari siklus pengembangan sistem.

2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional.

3. Persiapan rencana bangunan implementasi.

4. Menggambarkan bagaimana suatu system dapat dibentuk.

Dapat berupa penggambaran, perencanaan, pembuatan sketsa atau pengaturan

dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi,

termasuk mengenai mengkonfigurasi komponen perangkat lunak dan perangkat keras

dari suatu sistem.

Jika amelihat uaraian diatas, maka dapat disimpulkan bahwa definisi dari

perancangan sistem adalah suatu tahap setelah menganalisa suatu sistem dengan

mempersiapkan komponen-komponen bagi pemenuhan kebutuhan yang diperlukan

oleh suatu sistem.

Persiapan untuk mengimplementasikan (mewujudkan) dalam suatu bentuk

sistem yang real (nyata) sehingga dapat menggambarkan sistem yang dibentuk berupa

perencanaan sistem, pembuatan sketsa dan pengaturan elemen-elemen yang saling

berkaiatan berupa perangkat keras dari penggunaan computer agar system yang

dibangun berfungsi secara optimal dan mempunyai daya guna (manfaat) yang besar.

12

Adapun tujuan dari perancangan sistem untuk memenuhi kebutuhan kepada

pemakai sistem dan untuk memberikan gambaran yang jelas tentang rancang bangun

yang lengkap kepada pemogram computer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.

F. Informasi

Menurut Krismiaji dalam Dasaratha V (2008:10) didefinisikan bahwa

“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih

berarti bagi yang menerimanya”. Susmber dari informasi adalah data.Data merupakan

kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan satuan nyata.Kejadian-

kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut

dengan transaksi.

Kualitas informasi tergantung dari tiga hal, yaitu :

1. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias

atau menyesatkan.

2. Tepat pada waktunya berarti informasi yang dating pada penerimanya tidak

boleh terlambat.

3. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dari dua hal yaitu

manfaat dan biaya mendapatkannya.Suatu informasi dikatakan bernilai bila

manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.

G. Sistem Informasi Akuntansi

Kemampuan komputer untuk menangani jumlah data yang besar secara cepat

telat memungkinkan untuk diterapkan dalam system akuntansi.

13

Sistem Akuntansi yang berbasis komputer sekarang dikenal dengan istilah Sistem

Informasi Akuntansi (SIA).

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah suatu sistem yang bertugas

mengumpulkan data yang menjelaskan mengenai kegiatan perusahaan, kemudian

mengubah data tersebut menjadi sebuah informasi, serta menyediakan informasi bagi

pemakai didalam maupun diluar perusahaan

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

Adapun peralatan pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem

yang baru pada penulisan makalah ini adalah :

A. Diagram Alir Data (Data Flow Diagram atau DFD)

Diagram alir data (DAD) merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi

atau simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan alir dari data sistem dan

untuk membantu di dalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Simbol-

simbol yang digunakan dalam membuat Diagram Alir Data terdiri dari empat buah

symbol yaitu :

1. Kesatuan Luar (Eksternal Entity)

Merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem berupa orang, organisasi

atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberi input

atau menerima output sistem.

2. Proses (Process)

Merupakan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau

komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk

14

dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbolnya berupa empat

persegi panjang tegak dan sudut-sudutnya tumpul.

3. Arus Data (Data Flow)

Arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses

sistem. Simbol dari arus data adalah anak panah.

4. Simpanan Data (Data Store)

Suatu simpanan data berupa suatu file atau database di sistem computer, arsip,

atau catatan manual, kotak tempat data, table acuan manual, agenda atau buku

dan lain-lain. Simpanan data disimbolkan dengan sepasang garis horizontal

parallel yang tertutup disalah satu ujungnya.

Dalam penggunaan symbol Diagram Alir Data (DFD) ada peraturan atau

rambu-rambu baku yang berlaku untuk membuat model sistem, yaitu :

a. Didalam Aiagram Alir Data tidak boleh menghubungkan antara external entity

dengan external entity lainnya secara langsung.

b. Didalam Aiagram Alir Data tidak boleh menghubungkan data store yang satu

dengan data store yang lainnya secara langsung.

c. Didalam Aiagram Alir Data tidak boleh menghubungkan data store dengan

external entity secara langsung atau sebaliknya.

d. Didalam Aiagram Alir Data setiap proses harus ada data flow yang masuk dan

juga data flow yang keluar.

Langkah-langkah dalam membuat Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi

tiga tahap atau tingkat konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :

15

1. Diagram Konteks

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang

akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan

sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.

2. Diagram Nol

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam

diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.

3. Diagram Detail

Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih

mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

B. Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan informasi dari

suatu sistem informasi dengan mendefinisikan data yang mengalir pada system secara

lengkap.Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang

mengalirpada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang

data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store.

Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih

detail tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga

untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun

secara abjad.

Adapun kegunaan dari kamus data adalah :

1. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.

16

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-

laporan.

3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD ( Diagram Alir Data )

Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yangdicatat.

Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow

diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga

merekayang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih

lanjuttentang suatu arus data tertentu di Diagram Alir Datadapat langsung

mencarinyadengan mudah di kamus data.

2. Alias

Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama

mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan

yang lainnya.

3. Tipe Data atau Bentuk Data

Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk

dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan

terarah,tampilan layar dimonitor, variabel, parameter dan field-field adalah

bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.

17

4. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan

menuju.Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya

memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.

5. Penjelasan

Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan

tentang arus data tersebut.

6. Periode

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu

dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan

input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus

dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

7. Volume

Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume rata-rata

dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya

arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan volume puncak

menunjukkan volume yang terbanyak.

8. Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri

dari item-item atau elemen-elemen data.

18

Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk

mempersingkat arti atau makna dari symbol yang dijelaskan, yang disebut dengan

notasi.

Notasi pada kamus data dibagi menjadi 2 macam yaitu sebagai berikut :

a. Notasi Tipe Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output

suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

Notasi Keterangan

X Setiap Karakter

9 Angka Numerik

A Karakter Alphabet

Z Angka nolditampilkan sebagai spasi kosong

. Titik,sebagai pemisah ribuan

, Koma, sebagai pemisah pecahan

-

/

Hypen, sebagai tanda penghubung

Slash, sebagai tanda pembagi

19

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data input maupun output

suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain adalah :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi n Keterangan

= Terdiri dari

+ And (dan)

() Pilihan (boleh ya atau tidak)

{} Iterasi /Perulangan Proses

[ ] Pilih salah satu pilihan

I Pemisah pilihan dalam tanda [ ]

* Keterangan atau catatan

@ Petunjuk (key field)

Kamus data dapat menjelaskan data flow diagram lebih mendetail seperti data

flow, process dan data store. Didalam menjelaskan arus data harus dapat menjelaskan

rincian data yang mengalir, volume data, tembusan periode control, dan keterangan

tambahan. Sedangkan didalam proses kamus data harus dapat menjelaskan lebih

mendetail proses tersebut dan aturan-aturan bisnisnya.

20

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Dalam perkembangan perekonomian yang pesat pada saat ini serta perubahan

teknologi yang melanda dihampir setiap negara, budaya dan ekonomi, hal ini

membuat kebutuhan dalam sesi fashion semakin meningkat oleh karena itu banyak

perusahaan berlomba-lomba memasarkan produk bukan lagi dengan menggunakan

jumlah karyawan yang banyak namun dengan menggunakan kecanggihan teknologi .

Hal ini menjadikan posisi marketing tidak begitu di prioritaskan sebagai masalah

utama pada ekonomi. Marketing memang mempunyai ruang lingkup yang sangat

luas mulai dari merencanakan membuat barang jatuh ketangan konsumen akhir.

Produsen tidak hanya memproduksi barang saja ,tetapi juga harus memikirkan

bagaimana cara untuk memasarkan barang tersebut, diperlukan cara efektif dalam

mempromosikan barang tersebut serta mengurangi klaim yang ada.

Promosi adalah suatu sarana didalam pemasaran, promosi dipakai oleh

marketing manager untuk memberi informasi kepada konsumen tentang kegunaan

dan sifat serta proses dari barang atau jasa, serta meyakinkan konsumen sehingga

mereka tertarik untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan. Hampir semua

perusahaan melakukan kegiatan promosi dengan maksud meningkatkan volume

penjualan ataupun untuk mempertahankan penjualan yang sudah dicapai yang

termasuk dalam kegiatan promosi adalah periklanan personal selling dan promosi

21

penjualan. Kegiatan promosi ini dikombinasikan untuk saling mendukung dalam

suatu strategi pemasaran serta memperkenalkan dan memberitahu suatu produk

kepada konsumen agar mau membeli dan memakai produk yang dipasarkan.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan rutin di Online Shop terdapat aturan yang ditentukan, dalam

hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan

perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar.

Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi ditempat perusahaan untuk

untuk pembuatan makalah ini yaitu sebagai berikut :

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Online Shop ini berdiri sejak tahun 1994, kegiatan ini bermula sejak

digunakannya banner dihalaman website lalu tidak lama kemudian sekitar pada tahun

2000 bisnis Online Shop ini memperlihatkan hasil yang luar biasa. Online Shop

menyediakan barang atau jasa untuk diperjual belikan seperti pakaian anak-anak,

pakaian wanita, kerudung, sandal, sepatu dan masih banyak lainnya.

VISI

Menjadi toko Online yang mampu memberikan kesan kepuasan dan nyaman

dihati pelanggan.

22

MISI

1. Kepuasan pelanggan merupakan tujuan kami.

2. Mempermudah masyarakat untuk membeli kebutuhan yang diinginkan.

3. Mampu menggunakan berbagai variasi fashion yang mengikuti trend masa

kini.

4. Bertekad untuk selalu memberikan pelayanan dan produk yang terbaik untuk

para pelanggan.

TUJUAN

1. Untuk mempermudah bagi siapa saja yang berbelanja tampa harus repot-repot

keluar rumah.

2. Menjadikan toko online yang selalu dipercaya para pelanggan.

3. Memberikan produk dengan berbagai macam merk dengan harga yang

terjangkau.

4. Menjadi toko online yang selalu memberikan kepuasan bagi pelanggan

dengan menjamin keaslian barang yang dibeli, serta pengiriman yang relatif

aman dan tepat.

3.2.2. Stuktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam sekelompok

orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema struktur organisasi

pada Online Shop.

23

ONLINE SHOP

Gambar III.1 Struktur Organisi.

Adapun tugas dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :

1. MANAGER

Manager bertugas mengawasi semua kegiatan yang di lakukan oleh tiap-tiap

bagian serta mengatur semua aktifitas yang di lakukan setiap bagian.

2. ADMINISTRASI

Administrasi disini bertugas untuk mencatat semua kegiatan pembeli dan

penjual.

MANAGER

BAGIAN ADMINISTRASI

Purchase Order

Accounting staf

Sales Order

BAGIAN PEMASARAN

Sales Marketing Gudang

24

3. PURCHASE ORDER

Purchase order di sini bertugas melakukan pembelian pesanan pelanggan

kepada distributor.

4. SALES ORDER

Sales order di sini mencatat semua penjualan yang ada di young at top store.

5. ACCOUNTING

Menghitung dan mengecek kembali data tentang keuangan yang masuk dan

keluar.

6. GUDANG

Mengontrol dan mengecek persediaan stok di gudang.

7. SALES MARKETING

Bertugas untuk memasarkan produk via online serta mencatat semua

penjualan.

8. PEMASARAN

Bagian pemasaran di sini mencakup 2 pekerjaan di atas yaitu sebagai sales

marketing dan gudang.

3.3. Prosedur Sistem Akuntansi Berjalan

Prosedur sistem penjualan di Online Shop adalah sebagai berikut :

1. Proses Pemesanan Barang

Proses pemesanan barang diawali dengan pengiriman sms,via email atau

pesan facebook.

25

2. Proses Pembayaran Tunai

Ketika barang di anter ke pelanggan, pelanggan membayarnya langsung ke

petugas pengirim. Atau melalui transfers melalui bank yang di tunjuk.

3. Proses Pengiriman Barang

Jika jenis pembayaran kedua maka Setelah bukti transfer diterima, surat jalan

untuk pengiriman barang dibuat oleh gudang, dengan melihat terlebih dahulu

data barang, copy nota penjualan dan copy PO. Sebelum dikirim terlebih

dahulu barang dipastikan mutunya. Sedangkan untuk pembayaran jenis kedua

ada beberapa ketentuan yang berlaku yaitu. Berlokasi tempat tinggal di area

bekasi utara, Pelanggan sebelum melakukan pemesanan via online sering

melakukan pembelian di Online Shop atau langganan.

4. Proses Pembuatan Laporan

Merupakan proses terakhir yaitu melaporkan kegiatan penjualanan setiap

bulannya kepada direktur perusahaan yang data-datanya diambil berdasarkan

PO, Nota Penjualan, Bukti Transfer, Surat Jalan.

3.4. Diagram Alir Data(DAD) Sistem Akuntansi Berjalan

Definisi dari DAD adalah suatu network yang menggambarakan suatu

system automat atau terkomputerisasi , manual atau gabungan dari keduanya

yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan komponen sistem

yang saling berhubungan sesuai aturan yang telah ditetapkan.

26

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Akuntansi Berjalan.

27

Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Akuntansi Berjalan.

28

Surat Jalan Surat Jalan

Surat Jalan

Surat Jalan

Nota Penjualan

Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Akuntansi Berjalan.

3.1

Proses

Pembuatan

Surat Jalan

Arsip Surat Jalan D-3

3.2

Proses

Pengiriman

Barang

Arsip SJ D-3

Arsip NP D-4

29

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi

nama arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur

data. Adapun data sistem berjalan dari proses pemesanan barang sampai proses

pengiriman barang adalah sebagai berikut :

A. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Purchase Order

Nama Arus Data : Purchase Order

Alias : PO

Bentuk Data : Manual / Cetak Komputer

Arus Data : Customer – Proses 0.1

Proses 0.1 – Purchase Order

Penjelasan : Sebagai salah satu persyaratan pemesanan

barang

Periode : Setiap melakukan pemesanan barang

Volume : 1 – 25 surat

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Judul + Tahun + No PO + Tanggal + Dipesan

Oleh + Dibeli Oleh + Tanggal Pakai +

Nama Supplier + Telp Fax + Contact Person +

Cara Pembayaran

Isi : 1 { No + Nama Barang + Kuantitas + Harga

Satuan + Potongan Harga + Jumlah +

30

Keterangan + Total.

Footer : Tanda Tangan

2. Bukti Transfer

Nama Arus Data : Bukti Transfer

Alias : BT

Bentuk Data : Cetak Komputer


Proses 0.2 – Arsip Bukti Transfer

Penjelasa : Berisi Keterangan Pembayaran

Periode : Saat melakukan Pembayaran

Volume : 1 – 25 Surat


Header : Tanggal + Judul

Isi : Nama Perusahaan + No Transaksi + Tanggal

+ Jam + Dari Rekening + Isi Rekening +Nama

Penerima + Jumlah + Tanggal Efektif + Email

Penerima

Footer : Cetak Dan Simpan

31

B. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nota Penjualan

Nama Arus Data : Nota Penjualan

Alias : NP

Bentuk Data : Manual

Arus Data : Proses 0.3 – Customer

Penjelasan : Surat yang berisi spesifikasi harga dan jenis

produk yang dipesan customer

Periode : Setiap Melakukan Transaksi Penjualan



Header : Nama Perusahaan + Alamat Perusahaan +

Telp Perusahaan + Nama Customer + Alamat

Customer + Telp Customer + No Nota +

Tanggal Nota

Isi : Nama Produk + Merk Dagang + Harga +

Quantity

Footer : Tanda Tangan Marketing atau Stempel

Perusahaan

32

2. Surat Jalan

Nama Arus Data : Surat Jalan

Alias : SJ


Arus Data : Gudang – Proses 0.3

Proses 0.3 – Customer

Penjelasan : Sebagai syarat dalam pengiriman barang

Periode : Setiap melakukan pengiriman barang



Header : Nama Perusahaan + Nama Kota + Tanggal +

Alamat Kirim + No Surat Jalan

Isi : 1 { Jumlah + Satuan + Nama Barang +

Keterangan }

Footer : Tanda Terima

3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan

Dalam spesifikasi sistem berjalan ini akan dijelaskan mengenai dokumen-

dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan datanya, dokumen-dokumen tersebut

terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran.

33

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman barang

pada Online Shop. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai

berikut:

1. Purchase Order

Nama Dokumen : Purchase Order

Fungsi : Sebagai bukti customer memesan barang

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Pemasaran

Frekuensi : Setiap customer memesan barang

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 1 Lembar

Bentuk : Lihat Lampiran A-1

2. Bukti Transfer

Nama Dokumen : Bukti Transfer

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Sales Marketing

Frekuensi : Setiap customer ingin melakukan pembayaran

Media : Kertas


Bentuk : Lihat Lampiran A-2

34

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran terdiri dari proses penawaran, pengiriman dan pembayaran

barang. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

1. Nota Penjualan

Nama Dokumen : Nota Penjualan

Fungsi : Sebagai bukti transaksi penjualan

Sumber : Bagian Pemasaran

Tujuan : Customer

Frekuensi : Setiap ingin melakukan transaksi penjualan

Media : Kertas


Bentuk : Lihat Lampiran B-2

2. Surat Jalan

Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Sebagai bukti pengiriman barang

Sumber : Bagian Pemasaran

Tujuan : Bagian Pengiriman

Frekuensi : Setiap ingin mengirim barang

Media : Kertas

Jumlah Rangkap : 4 lembar

Bentuk : Lihat Lampiran B-3.

35

BAB IV

PERANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Setelah mengetahuai sistem penjualan Online Shop, maka pada bab ini penulis

mengajukan perancangan sistem usulan penjualan Online Shop yang diaplikasikan

pada komputer. Pada dasarnya pengolahan sistem yang lama dengan sistem yang

diusulkan atau sistem yang baru tidak banyak mengalami problema, yang

membedakan hanya pada sistem pengolahan data yang diaplikasikan.

Sistem usulan dibuat untuk memperbaiki sistem lama yang masih manual pada

Online Shop dalam sistem penjualan online manual sehingga menggunakan sistem

komputerisasi. Tujuannya adalah untuk membantu mempermudah proses penjualan

Online Shop menjadi sumber daya baik segi brainware, hardware dan software guna

menghasilkan informasi yang berkualitas akurat, tepat waktu dan terperinci.

4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan

Prosedur sistem usulan pada penjualan Online Shop adalah sebagai berikut :

1. Proses Pemesanan Barang

Proses pemesanan barang masuk kesitus web lalu pembeli memilih produk

yang diinginkan dan lalu pembeli akan disuguhkan dengan informasi-

informasi tentang produk yang dipilih selain itu juga disediakan informasi

36

tentang jangka waktu pengiriman yang berbeda setiap kota dan ketersediaan

stok produk tersebut.

2. Proses Pembayaran

Untuk pembayaran disini bisa menggunakan kartu kredit barang akan diterima

setelah uang didebitkan ke rekening yang sudah ditunjukan dengan jangka

waktu yang telah ditentukan sebelumnya sesuai dengan wilayah tempat

tinggal pembeli, dan bisa juga menggunakan via transfer barang akan diterima

setelah uang di transfer dengan jangka waktu yang telah ditentukan

sebelumnya.

3. Proses Pengiriman Barang

Jika memesan dari beberapa suplier maka produk akan dikirimkan secara

terpisah oleh kurir yang berbeda untuk pengirimannya melalui JNE, TIKI dan

masih banyak yang lainnya, denga status pesanan diwebsite maka satu hari

setelah notifikasi diterima oleh Online shop maka kurir akan langsung

mengirimkan pesanan tersebut.

4. Proses Pembuatan Laporan

Proses terakhir yaitu menghitung jumlah barang yang keluar dalam penjualan

setiap bulannya kepada perusahaan yang data-datanya diambil berdasarkan

bukti transfer dan surat jalan.

37

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Akuntansi Usulan

Data Customer Data Customer

Data Pesaan Data Pesanan

Pemesanan Barang Pemesanan Barang

Penerimaan Barang

Barang Transfer

Bukti Transfer

Gambar IV.II Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan.

Customer

1.1

Proses

Sistem

Penjualan di

Lazada

Sales

Order

Bank Kurir

38


Data Pesanan Data Pesanan

Transfer Transfer

Bukti Transfer Bukti Transfer

Penerimaan Barang

Barang Barang



Bukti Pesanan Bukti Pesanan

Gambar IV.II Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan.

Customer

1.1

Proses

Pemesanan

Barang

Arsip Data Customer D-1

Arsip Data Pesanan D-2

1.2

Proses

Pembayaran

Bank

1.3

Proses

Pengiriman

Barang

Sales Order

Kurir

1.4

Proses

Laporan

Arsip Surat Jalan D-3

Arsip Bukti Pesanan D-4

39


Data Pesanan Data Pesanan

Data Pesanan

Bukti Transfer Bukti Transfer

Gambar IV.II Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan.

0

Proses

Pemesanan

Barang

Arsip Data Customer D-1

0

Proses

Pembayaran

Arsip Data Pesanan D-2

Arsip Bukti Transfer D-5

40

3.5. Kamus Data Sistem Berjalan

Untuk menjelaskan diagram usulan dibuatkan kamus data yang meliputi nama

arus data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur data.

Adapun data sistem berjalan dari proses pemesanan barang sampai proses pengiriman

barang adalah sebagai berikut :

A. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Data Customer

Nama Arus Data : Data Customer

Alias : DC

Bentuk Data : Dokumen

Arus Data : Data Customer – Proses 0.1

Penjelasan : Untuk melihat data customer

Periode : Setiap melakukan pemesanan barang

Volume : 1 – 25 surat


Header : Date ( Tanggal + Bulan + Tahun )

Isi : 1 {Kode_Langganan + Nama + Alamat +

Telephone + fax

Footer : -

41

2. Bukti Transfer

Nama Arus Data : Bukti Transfer

Alias : BT

Bentuk Data : Cetak Komputer


Proses 0.2 – Arsip Bukti Transfer

Penjelasa : Berisi Keterangan Pembayaran

Periode : Saat melakukan Pembayaran



Header : Tanggal + Judul

Isi : Nama Perusahaan + No Transaksi + Tanggal

+ Jam + Dari Rekening + Isi Rekening +Nama

Penerima + Jumlah + Tanggal Efektif + Email

Penerima

Footer : Cetak Dan Simpan

B. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Surat Jalan

Nama Arus Data : Surat Jalan

Alias : SJ


Arus Data : Gudang – Proses 0.3

42

Proses 0.3 – Customer

Penjelasan : Sebagai syarat dalam pengiriman barang

Periode : Setiap melakukan pengiriman barang



Header : Nama Perusahaan + Nama Kota + Tanggal +

Alamat Kirim + No Surat Jalan

Isi : 1 { Jumlah + Satuan + Nama Barang +

Keterangan }

Footer : Tanda Terima

43

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkanuraian diatas penulis dapat mengambil kesimpulan yaitu sebagai

berkut :

1. Penjualan Online Shop sangatlah membantu customer atau masyarakat

dengan adanya katalog dan harga yang terlihat pada katalog tersebut,

sehingga dapat menghemat waktu customer.

4.2. Saran

Dalam hal ini penulis mencoba memberikan saran yang berkaitan dengan

penjualan Online Shop :

1. Penjualan Online Shop sangatlah rentan dengan hal penipuan jadi

customer ataupun masyarakat harus berlebih berhati – hati dalam memilih

barang.

Makalah Tentang Sistem Akuntansi - Bsi

Documents

Transcript of Makalah Tentang Sistem Akuntansi - Bsi