PENDAHULUANSiklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaan barang dan jasa. Didalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah dengan pemasok barang (vendor). Di dalam perusahaan, informasi mengenai kebutuhan untuk membeli barang dan bahan baku mengalir ke siklus pengeluaran dari siklus pendapatan dan produksi, pengendalian persediaan, dan berbagai departemen. Setelah barang dan bahan baku tiba, pemberitahuan penerimaannya mengalir kembali ke sumber-sumber dari siklus pengeluaran. Data biaya juga mengalir dari siklus pengeluaran ke buku besar umum dan fungsi pelaporan untuk dimasukkan dalam laporan keuangan dan berbagai laporan manajemen.Figur 1. Diagram siklus pengeluaranTujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaab persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan perusahaan untuk berfungsi. Untuk mencpai tujuan tersebut, manajemen harus membuat keputusan penting sebagai berikut: Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang harus dimiliki? Pemasok manakah yang menyediakan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik? Bagaimana perusahaan dapat mengonsolidasikan pembelian antarunit untuk mendapatkan harga optimal? Bagaimana teknologi informasi dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan keakuratan fungsi logistik inbound? Bagaimana perusahaan dapat memelihara kas yang cukup untuk memanfaatkan setiap diskon yang ditawarkan pemasok? Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas?Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini mengarah bagaimana sebuah perusahaan menjalankan empat aktivitas siklus pengeluaran dasar, yaitu:1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa.2. Menerima bahan baku, perlengkapan, dan jasa.3. Menyetujui faktur pemasok.4. Pengeluaran kas.SISTEM INFORMASI SIKLUS PENGELUARANSeperti yang ditunjukkan Tabel 1, aktivitas-aktivitas dalam silus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan. Hubungan erat antara aktivitas siklus pengeluaran pembelian dan aktivitas siklus pendapatan penjual memiliki implikasi penting unuk mendesain sistem informasi akuntansi kedua pihak.AKTIVITAS SIKLUS PENDAPATANEntri pesanan penjualan-memproses pesanan dari pelanggan.

Pengiriman-mengantar barang dagangan atau jasa ke pelanggan (logistik outbound)

Penagihan-mengirimkan faktur ke pelanggan

Penerimaan kas-memproses pembayaran dari pelanggan.AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARANPemesanan bahan baku, perlengkapan, dan jassa-mengirimkan pesanan ke pemasok

Penerimaan-merima barang atau jasa dari pemasok (logistik inbound)

Memproses faktur-meninjau dan menyetujui faktur dari pemasokPengeluaran kas-memproses pembayaran ke pamasok

MEMESAN BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN, DAN JASAAktivitas bisnis utama yang pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan bahan baku, perlengkapan, atau jasa. Keputusan penting yang dibuat dalam langkah awal ini adalah mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak yang dibel, lalu memilih dari pemasok mana untuk membeli.Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan adalah menjaga stok yang cukup sehingga produksi dapat berlangsung tanpa gangguan bahkan jika persediaan yang digunakan lebih besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman. Pendekatan tradisional biasanya disebut sebagai pendekatan economic order quantity (kuantitas pesanan ekonomis-EOQ) karena pendekatan ini didasarkan pada perhitungan ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penyimpanan, dan kehabisan stok. Biaya pemesanan termasuk seluruh biaya terkait dengan pemrosesan transaksi pembelian. Biaya penyimpanan adalah biaya yang terkaitkan dengan penahanan persediaan. Biaya kehabisan stok adalah biaya yang dihasilkan dari kekurangan persediaan seperti penjualan yang hilang atau penundaan produksi. Formula EOQ digunakan untuk menghitung berapa banyak untuk memesan. Reorder point (titik pemesanan ulang) menentukan kapan untuk memesan. Perusahaan biasanya menetapkan reorder point berdasarkan waktu pengiriman dan tingkat yang diinginkan dari stok pengaman (safety stock) untuk menangani fluktuasi yang tidak diharapkan dalam permintaan.Adapun metode pengendalian persediaan alternatif lainnya yaitu, perencanaan kebutuhan material (materials requirements planning-MPR) berupaya untuk mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan meningkatkan akurasi (ketepatan) teknik perkiraan untuk menjadwalkan pembelian dengan lebih baik guna memenuhi kebutuhan produksi. Jadwal dan spesifikasi teknik ini untuk setiap produk mengidentifikasi kuantitas dari bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan yang diperlukan dalam produksi dan titik waktu ketika mereka akan diperlukan. Jadi, sistem MPR mengurangi ketidakpastian mengenai kapan bahan baku dibutuhkan dan dengan demikian memungkinkan perusahaan untuk menyimpan persediaan lebih sedikit.Lalu, alternatif selanjutnya adalah sistem persediaan just-in-time (JIT inventory system) berupaya untuk meminimalkan, tetapi tidak mengeliminasi secara total, persediaan barang jadi dengan membeli dan memproduksi barang hanya sebagai respons terhadap penjualan aktual, bukannya yang diperkirakan. Akibatnya, sistem JIT ditandai dengan pengiriman yang sering atas sejumlah kecil bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan secara langsung ke lokasi tertentu yang memerlukannya saat mereka diperlukan, bukannya pengiriman dalam jumlah besar yang jarang ke fasilitas pusat penerimaan dan penyimpanan. Oleh karena itu, pabrik yang menggunakan sistem JIT akan memiliki beberapa dokumen penerimaan, masing-masing ditugaskan untuk menerima pengiriman barang yang diperlukan di pusat kerja terdekat.Sebuah perbedaan besar antara sistem MRP dan JIT adalah penjadwalan produksi. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi penjualan yang diperkirakan, sehingga membuat kuantitas optimal pada persedian barang jadi. Sistem JIT menjadwalkan produksi sebagai respons terhadap permintaan pelanggan, sehingga secara virtual mengeliminasi persediaan barang jadi, tetapi perlu menyimpan bahan baku dalam jumlah yang cukup dalam rangka untuk menyesuaikan produksi dengan cepat sebagai respons terhadap permintaan pelanggan. Baik sistem MRP maupun JIT dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efiensi. Memilih salah satu metode tergantung jenis produk yang dijual perusahaan. Sistem MRP lebih efektif digunakan dengan produk yang memiliki pola permintaan yang dapat di prediksi, seperti bahan pokok konsumen. Untuk barang seperti itu, perushaan dapat merencanakan pembelian untuk meminimalkan risiko kelebihan stok dan biaya yang mengikuti dari menurunkan atau membongkar persediaan yang berlebih. Sebaliknya, sistem persediaan JIT berguna terutama bagi produk yang relatif memiliki siklus produksi yang pendek dan permintaannya tidak dapat diprediksi dengan akurat, seperti mainan yang dikaitakn dengan film-film tertentu.Terlepas dari sumbernya, kebutuhan untuk membeli barang atau perlengkapan sering menghasilkan penciptaan sebuah permintaan pembelian (purchase requisition) yang mengidentifikasi requisitioner (orang yang mengeluarkan pesanan pembelian); menentukan lokasi pengiriman dan tanggal yang diperlukan; mengidentifikasi nomor barang, deskripsi, kuantitas, dan harga dari setiap barang yang diminta; dan mungkin akan menyarankan seorang pemasok.Memilih PemasokKeputusan operasional yang penting dalam aktivitas pembelian adalah memilih pemasok untuk berbagai barang persediaan. Beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini adalah: Harga Kualitas bahan baku Dapat diandalkan dalam melakukan pengirimanPerlu diperhatikan bahwa mengevaluasi pemasok yang tepat melibatkan lebih dari sekedar membandingkan harga. Perushaan juga mengeluarkan biaya, seperti pengerjaan ualng dan bahan yang tersisa setelah produksi, terkait dengan kualitas produk yang dibeli.Pesanan pembelian (purchase order) adalah dokumen atau formulir elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu pada harga yang ditentukan. Seringkali, beberapa pesanan pembelian dihasilkan untuk mengisi satu permintaan pembelian, karena vendor yang berbeda mungkin menjadi pemasok yang ditunjuk untuk berbagai barang yang diminta. Banyak perusahaan memelihara persetujuan pembelian khusus dengan pemasok penting. Sebuah pesanan pembelian selimut (blanket purchase order) atau pesanan menyeluruh adalah sebuah komitmen untuk membeli barang tertentu pada harga yang telah ditentukan dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, seringnya setahun. Pesanan pembelian selimut mengurangi ketidakpastian dari pembeli mengenai sumber bahan baku yang dapat diandalkan dan membantu pemasok merencanakan kapasitas dan operasinya dengan lebih efektif.MENERIMA BAHAN BAKU, PERLENGKAPAN DAN JASAAktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan atas barang yang dipesan. Departemen penerimaan bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari para pemasok. Ia biasanya melapor ke manajer gudang, yang kemudian melapor ke wakil direktur manufaktur. Departemen penyimpanan persediaan, yang juga melapor ke manajer gudang, yang bertanggung jawab untuk penyimpanan barang. Informasi mengenai tanda terima barang dagangan yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui catatan persediaan.Ketika pengiriman tiba, seorang petugas penerimaan membandingkan nomor pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan dengan pesanan pembelian terbuka untuk memverifikasi bahwa barang dipesan. Petugas penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas barang yang dikirimkan. Sebelum melakukan rute persediaan ke gudang atau pabrik, petugas penerimaan juga harus memeriksa setiap pengiriman sebagai tanda-tanda atas kerusakan yang jelas.Laporan penerimaan (receiving report) mendikumentasikan detail-detail menganai setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelia. Untuk setiap barang yang diterima, ia menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan kuantitas. Laporan penerimaan juga berisi ruang untuk mengidentifikasi orang yang menerima dan menginpeksi barang serta untuk penjelasan mengenai kualitas barang yang diterima.Tiga pengecualian yang mungkin terhadap proses ini adalah:1. Menerima kuantitas barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan.2. Menerima barang rusak, atau3. Menerima barang berkualitas rendah yang gagal inspeksi.Dalam tiga kasus tersebut, departemen pembelian harus mengatasi situasi dengan pemasok. Biasanya pemasok akan memberi pembeli izin untuk mengoreksi faktur bagi semua ketidaksesuaian dalam kuantitas. Dalam kasus barag rusak atau berkualitas buruk, sebuah dokumen yang disebut memo debit disiapkan setelah pemasok setuju mengambil kembali barang atau memberikan pengurangan harga. Memo debit adalah sebuah dokumen yang digunakan unuk mencatat pengurangan terhadap saldo yang harus dibayarkan ke pemasok. Satu salinan memo debit dikirimkan kepada pemasok, yang berikutnya membuat memo kredit sebagai pengakuan.departemen utang diberi tahu dan menyesuaikan saldo rekening terutang kepada pemasok tersebut. Sebuah salinan memo debit menyertai brang ke departemen pengiriman untuk mengotorisasi returnya ke pemasok.MENYETUJUI FAKTUR PEMASOKAktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Departemen bagian utang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Sebuah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat barang diterima. Untuk alasan praktis, meski demikian, sebagian besar perusahaan mencatat utang hanya setelah penerimaan dan persetujuan atas faktur pemasok. Ketika faktur pemasok diterima, departemen bagian utang bertanggung jawab untuk mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang berkaitan. Kombinasi faktur pemasok dan dokumen pendukung yang terkait ini menciptakan apa yang disebut sebagai paket voucher (voucher package). Setelah memberi persetujuan (approver) memverifikasi bahwa perushaan telah menerima apa yang telah ia pesan, faktur tersebut disetujui untuk pembayaran.Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, disebut sebagai sistem nonvoucher atau voucher. Dalam sebuah sistem nonvoucher (nonvoucher system), tiap-tiap faktur yang disetujui (bersama dengan dokumen pendukung) di-posting ke catatan pemasok individual dalam file utang dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika sebuah cek dituliskan untuk membayar sebuah faktur, paket voucher dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai dibayar, dan kemudian paket voucher disimpan dalam file faktur dibayar. Dalam sebuah sistem voucher, sebuah dokumen tambahan yang disebut voucher pencairan juga dibuat ketika sebuah faktur pemasok disetujui untuk pembayara. Voucher pencairan (disbursment voucher) mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang beredar, dan mengidentifikasikan jumlah bersih untuk dibayarkan setelah dikurangi dengan diskon dan potongan yang berlaku.Sistem voucher menawarkan 3 manfaat atas sistem nonvoucher. Pertama, sistem tersebut mengurangi jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur mungkin disertakan dalam satu voucher pencairan. Kedua, karena voucher pencairan adalah sebuahdokumen yang dihasilkan secara internal, ia dapat diberi nomor sebelumnya untuk menyederhanakan pelacakan seluruh hutang. Ketiga, karena voucher menyediakan catatan eksplisit yang faktur pemasok telah disetujui untuk pembayaran, voucher tersebut memfasilitasi pemisahan waktu perseujuan faktur dari waktu pembayaran faktur. Ini mempermudah untuk menjadwalkan kedua aktifitas untuk memaksimalkan efisiensi.PENGELUARAN KASAktifitas final dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.

TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDURFungsi kedua dari SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikanpengawasan dan pengendalian yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:1.Semua transaksi telah diotorisasi secara tepat2.Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi)3.Semua transaksi yang valid dan telah diotorisasi telah dicatat4.Semua transasksi telah dicatat secara akurat5.Semua aktiva (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan hilang atau dicuri6.Aktivitas bisnis dilaksanakanDokumen dan catatan yang telah diuraikan sebelumnya memainkan peranan penting dalam pencapaian tujuan pengendalian ini. Dokumen yang sederhana, lengkap dengan instruksi pengisian yang jelas akan memudahkan pencatatan data transaksi yang efisien dan akurat. Jika perusahaan menggunakan dokumen elektronik, maka penggunaan prosedur pengendalian aplikasi yang tepat seperti cek validitas, cek field, dan sebagainya akan meningkatkan akurasi entry data. Penyediaan ruang khusus pada dokumen kertas dan dokumen elektronik untuk mencantumkan siapa yang membuat dan siapa yang mengkaji dokumen tersebut juga merupakan bukti bahwa sebuah transaksi telah diotorisasi secara tepat.Selain kewajiban diatas perlu diperhatikan beberapa ancaman yang terjadi seperti:Proses/AktifitasAncamanProsedur Pengendalian yang Dapat Diterapkan

Pesan barang1. Mencegah kehabisan dan/atau kelebihan persediaan

2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan

3. Membeli dengan harga yang dinaikan

4. Membeli barang berkualitas rendah

5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi

6. Komisi (kickback)Sistem pengendalian persediaan, catatan persedian perpetual, teknologi kode geratis, penghitungan persediaan secara periodik.

Catatan persedian perpetual yang akurat, persetujuan permintaan pembelian.

Meminta penawaran kompetitif, gunakan pemasok yang disetujui , persetujuan pesanan pembelian, pengendalian anggaran

Gunakan vendor yang disetujui, persetujuan pesanan pembelian, awasi kinerja vendor, pengendalian anggaran

Persetujuan pesanan pembelian, batasi akses ke file utama pemasok

Kebijakan, mintalah pegawai bagian pembelianuntuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok, audit vendor

Terima dan simpan barang7. Menerima barang yang tidak dipesan

8. Membuat kesalahan dalam penghitungan

9. Mencuri persediaanMinta bagian penerimaan menverivikasikan keberadaan pesanan pembelian yang valid

Gunakan teknologi kode geratis, dokumentasikan kerja pegawai, insentif untuk penghitungan yang akurat

Pengendalianakses fisik, penghitungan periodik persedian dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan, dokumentasikan semua kiriman p[ersediaan

Setujui dan bayar vaktur dan vendor10. gagal menangkap kesalahan dalam faktur dari vendor

11. membayar barang yang tidak diterima

12. gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia

13. membayar faktur yang sama dua kali

14. kesalahan mencatat dan memasukan data dalam utang usaha

15. menyalahgunakan, kas, cek, atau EFTPeriksa kembali akturasi faktur, pelatihan bagi pegawai bagian utang usaha, gunakan ERS

Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli, gunakan ERS, pengendalian anggaran

Penyimpanan file yang tepat, anggaran arus kas

Hanya membayar faktur yang didukung oleh budel voucher asli, pembatalan bundel voucher saat pembayaran, gunakan ERS, kendalikan akses ke file utama pemasok

Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan

Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek, dan terminal kiriman EFT, pemisahan tuga antara bagian utang usaha dan kasir, rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independen dari proses pengeluaran kas, alat perlindungan cek termasuk positive pay, tinjau ulang secara teratu untuk transaksi EFT

Pengendalian umum16. kehilangan data

17. kinerja kurang baikBuat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana, pengendal;ian akses fisik dan logis

Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kerja yang memadai

Memesan BarangTujuan utama proses permintaan pembelian adalah untuk memelihara pasokan seluruh kebutuhan bahan baku secara memadai. Ancaman 1 : Mencegah kehabisan persediaan dan / atau kelebihan persediaan Untuk mengatasi ancaman ini, perusahaan perlu menetapkan sebuah system pengendalian persediaan yang akurat. Metode pencatatan persediaan perpectual dapat digunakan untuk menjamin bahwa informasi tentang tentang persediaan barang selalu terkini. Perusahaan harus memilih pemasok yang bereputasi baik dalam memenuhi komitmen pengirimannya. Ancaman 2 : Meminta Barang yang Tidak Dibutuhkan Perusahaan harus selalu tanggap terhadap pembelian barang-barang yang kurang penting. Penyelenggaraan system persediaan perpectual dapat membantu menjamin validitas permintaan pembelian yang dibuat secara otomatis oleh system pengendalian persediaan. Supervisor harus meninjau ulang dan meyetujui permintaaan pembelian yang dilakukan oleh setiap pegawai. Ancaman 3 : Membeli dengan Harga yang Dinaikkan Perusahaan berupaya untuk memperoleh harga yang wajar untukbarang dan bahan baku yang dibelinya. Oleh karena itu, daftar harga untuk barang-barang yang sering dibeli harus disimpan dalam computer dan dikonsultasikan setiap kali memesan barang. Ancaman 4 : Membeli Barang Berkualitas Rendah Dalam upaya untuk memperoleh barang dengan harga yang rendah, perusahaan harus hati-hati terhadap kemungkinan terjadinya pembelian barang dengan kualitas rendah. Produk dengan kualitas rendah dapat mengakibatkan penundaan produksi yang mahal biayanya. Selain itu, biaya pembuangan dan pengerjaan ulang sering kali mengakibatkan total biaya produksi yang lebih tinggi daripada jika membeli bahan baku berkualitas lebih tinggi dan lebih mahal dari semula. Ancaman 5 : Membeli dari Pemasok yang Tidak Diotorisasi Pembelian barang dari pemasok yang tidak sah dapat menimbulkan berbagai persoalan. Barang yang diperoleh bisa saja berkualitas rendah atau harga barang terlalu tinggi (mahal). Pembelian mungkin menyebabkan masalah hukum, seperti pelanggaran kuota impor. Akibatnya, semua pesanan pembelian harus tinjau ulang untuk memastikan bahwa hanya pemasok yang disetujui yang yang digunakan. Ancaman 6 : Kickback (Komisi) Kickback adalah hadiah ari pemasok untuk para staf bagian pembelian dengan tujuan mempengaruhi pilihan pemasok mereka. Kickback dapat menyebabkan pembelian barang dengan harga dinaikkan untuk barang berkualitas rendah. Bahkan jika tidak satupun masalh ini terjadi, kickback dapat mengurangi objektifitas pembeli.Menerima dan Menyimpan BarangTujuan utama dari funsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memverifikasi tanda terima persediaan yang dipesan, dan untuk menjaganya dari kehilangan atau pencurian. Ancaman 7 : Menerima Barang yang Tidak Dipesan Penerimaan barang kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah memerintahkan penerimaan untuk menerima kiriman yag terdapat salinan pesanan yang telah disetujui saja. Ancama 8 : Membuat Kesalahan Dalam Menghitung Barang yang Diterima Perhitungan yang akurat atas barang yang diterima sangatlah penting karena untuk membuat catatan persediaan perpetual yang akurat. Hal ini juga memastikan bahwa perusahaan hanya membayarbarang yang benar-benar diterimanya. Ancaman 9 : Mencuri Persediaan Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian sebagai berikut. Pertama, barang harus disimpan dalam lokasi aman, dan akses ke lokasi tersebut dibatasi. Kedua, seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan. Dokumntasi ini memberikan informasi yang dibutuhkan untuk menentukan tanggung jawab atas kekurangan apapun, sehingga mendorong pegawai unuk lebih memperhatikan pencatatan semua pergerakan persediaan secara akurat. Terakhir, merupakan hal yang penting untuk secara periodik menghitung persediaan digudang dan untuk merekonsiliasi perhitungan tersebut dengan catatan persediaan.Menyetujui dan Membayar Faktur dari VendorTujuan untuk menyetujui dan membayar faktur dari vendor adalah untuk memastikan bahwa perusahaan hanya membayar barang dan jasa yang dipesan dan diterima, serta untuk menjaga kas. Ancaman 10 : Gagal Menemukan Kesalahan Dalam Faktur dari Vendor Faktur dari vendor dapat berisi kesalahan sepeti penyimpangan antara harga yang tercantum dengan yang sebenarnya atau salah perhitungan jumlah total yang belum dibayar. Akibatnya, akurasi matematis dari faktur vendor harus diverifikasi dan harga serta jumlah yang ertulis didalamnya dibandingkan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Ancaman 11 : Membayar Barang yang Tidak Diterima Cara pengendalian terbaik untuk mengatasi pembayaran barang yang tidak pernah diterima adalah dengan membandingkan kuantitas yang tercantum di faktur pembelian dengan kuantitas yang tercantum dalam tembusan laporan penerimaan barang yang telah ditandatangani oleh karyawan yang menerima transfer barang dari departemen penerima barang. Ancaman 12 : Gagal Memanfaatkan Diskon Pembelian Pengaturan file yang baik secara signifikan mengurangi risiko ancaman ini. Faktur penjualan yang telah disetujui harus di file berdasarkan tanggal jatuh temponya, dan sistem tersebut harus didesain untuk menelusuri faktur penjualan yang jatuh tempo dan mencetak daftar periodik atas semua faktur yang belum dibayar. Anggaran arus kas yang menunjukkan arus masuk kas dan komitmen yang masih harus diselesaikan, juga dapat membantu perusahaan merencanakan untuk menggunakan diskon pembelian persediaan. Ancaman 13 : Membayar Faktur Penjualan yang Sama Dua Kali Faktur yang sama dapat dibayar lebih dari sekali kaerna beberapa hal. Kemungkinan pertama, duplikat faktur dikirmkan setelah cek diposkan. Kemungkinan kedua, faktur pembelian terpisah dari dokumen lainnya dalam paket voucher. Ancaman 14 : Kesalahan Mencatat dan Memasukkan Data Dalam Utang Usaha Kesalahan dalam pencatatan dan posting pembayaran kepada pemasok akan berakibat kesalahan dalam laporan keuangan dan laporan kinerja, yang pada gilirannya berakibat buruknya pembuatan keputusan. Untuk mencegah terjadinya hal tersebut, maka perusahaan harus menyelenggarakan pengawasan pemrosesan dan entry data yang memadai dan tepat. Ancaman 15 : Penyalahgunaan Kas, Cek, atau EFT Pengeluaran yang merupakan penipuan, terutama dikeluarkan cek-cek ke para pemasok fiktif, adalah jenis umum penipuan. Pemisahan tugas yang memadai dapat secara signifikan mengurangi resiko ancaman ini. Fungsi utang usaha harus mengotorisasi pembayaran, termasuk pembentukan bundel voucher; akan tetapi, hanya bendahara atau kasir yang harus menandatangani cek. Cek-cek yang melebihi jumlah tertentu, seperti $5.000 hingga $10.000, harus mensyaratkan dua tanda tangan, hingga memberikan juga peninjauan ulang independen atas pengeluaran.Pengendalian UmumAncaman 16 dan 17 merupakan ancaman-ancaman umum yang mempengaruhi semua tingkat siklus pengeluaran. Ancaman 16 : Kehilangan Data Data mengenai kewajiban pengeluaran kas tertunda dan pesanan yang belum diselesaikan harus dijaga dari kehilangan atau kecurangan. Baik label file internal maupun eksternal harus digunakan untuk mengurangi kemungkinan secara tidak sengaja menghapus file penting dan untuk memastikan bahwa versi terbaru file utama diperbarui. Sebagai tambahan, file pembelian, tanda terima, utang usaha, dan pengeluaran kas harus dibuat cadangan secara teratur. Dua salinan cadangan harus dibuat, satu disimpan di lokasi, satunya diluar lokasi. Ancaman 17 : Kinerja Kurang Baik Tujuan lain pengendalian internal dalam siklus pengeluaran adalah untuk mendorong kinerja yang efisien dan efektif dari aktivitas bisnis. Persiapan dan peninjauan ulang laporan kinerja akan efektif untuk mencapai tujuan ini.