MAKALAH RINGKASAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Disusun Oleh :

MUHAMMAD NURNPM : 075310248

JURUSAN AKUNTANSIFAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS ISLAM RIAUPEKANBARU

2010

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala limpahan dan

karuniaNya, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “ SISTEM

INFORMASI MANAJEMEN” dengan baik dan benar.

Saya menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih jauh dari kesempurnaan

dan terkadang ada kesilapan dalam penulisan ini, namun demikian saya telah berusaha

dengan sebaik mungkin agar makalah ini dapat dijadikan sebagai penambahan wawasan bagi

pembaca dan bermanfaat tentunya.

Saya selaku penulis dengan senang hati menerima kritik dan saran yang membangun

guna penyempurnaan makalah ini. Akhirnya penulis berharap semoga makalah ini

bermanfaat bagi seluruh pembaca.

Pekanbaru, Januari 2010

Muhammad Nur NPM:075310248

DAFTAR ISI

Kata Pengantar.....................................................................................................................IDaftar Isi..............................................................................................................................II

BAB 1 : KONSEP DASAR SISTEM..................................................................................1A. Pendahuluan..........................................................................................................1B. Konsep Sistem.......................................................................................................1C. Kerangka Kerja Organisasional dari Suatu Sistem...............................................2D. Karakteristik Sistem..............................................................................................3E. Jenis-jenis Sistem...................................................................................................3

BAB 2 : MANAJEMEN......................................................................................................5A. Pendahuluan..........................................................................................................5B. Pengertian Manajemen..........................................................................................6C. Perencanaan Manajemen.......................................................................................8D. Pengawasan Manajemen.......................................................................................10E. Peranan Manajer....................................................................................................11

BAB 3 : SISTIM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)......................................................12A. Pendahuluan..........................................................................................................12B. Pengertian Informasi.............................................................................................12C. Proses Komunikasi................................................................................................13D. Komunikasi Manajemen.......................................................................................16E. Definisi Sistem Informasi Manajemen..................................................................16

BAB 4 : KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN...............................18A. Pendahuluan..........................................................................................................18B. Sistem Kerja Komputer.........................................................................................19C. Proses Kerja Komputer..........................................................................................21D. Komputerisasi Di Indonesia..................................................................................23

BAB 5 : PENGAMBILAN KEPUTUSAN.........................................................................25A. Pentingnya Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen ....................................25B. Berbagai Kekuatan Yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan.....................25C. Jenis-jenis Keputusan............................................................................................27D. Langkah-langkah Dalam Pengambilan Keputusan ..............................................30E. Sarana Pengambilan Keputusan............................................................................31

DAFTAR PUSTAKA..........................................................................................................34

BAB 1

KONSEP DASAR SISTEM

A. PENDAHULUAN

Pada bab pertama ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan system informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor sebagai berikut ini :

1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri. Untuk membangun sistem dengan and-user yang berkualitas, seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak lain.

2. Seorang manajer bisnis memang mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan.

3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai sistem informasi.

B. KONSEP SISTEM

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerja sama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggung jawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses ini yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut system analysis and design (SA&D). Proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar sebagai berikut :

Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.

Memilih cakupan yang tepat atas keadaan atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.

Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah, sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar kemasalah yang kecil.

Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian yang lain mengkin sekali berbeda, sehingga pemecahan altenatif yang menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.

Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ketahap berikutnya.

C. KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM

Ada beberapa macam kerangka macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang dimaksud seperti pada gambar berikut adalah manusia, teknologi, tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap kali mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi komputer dikantor berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara merubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi berubah, dan komponen yang lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam kontek kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah ? jawaban secara konkrit mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang menguntungkan perusahaan.

Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi

D. KARAKTERISTIK SISTEM

StrukturOrganisasi

Teknologi

Tugas / Prosedur

Manusia(People)

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya :

Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsur mana yang termasuk di dalam sistem dengan sistem lainnya.

Lingkungan (Environtment) : Segala sesuatu diluar sistem; lingkungan menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

Masukan (Input) : Sumberdaya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsikan dan dimaipulasi oleh suatu sistem.

Keluaran (Output) : Sumberdaya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan dilayar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan suatu sistem.

Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.

Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.

Penyimpanan (Stroge) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

E. JENIS-JENIS SISTEM

Dalam teori sistem dapat dijumpai bukan satu dua, melainkan puluhan jenis sistem yang diketengahkan oleh para ilmuan, namun yang erat kaitannnya dengan sistem informasi nampaknya adalah apa yang ditampilkan oleh Gordon B. Davis sebagai berikut :

Sistem Abstrak dan Sistem Fisik (Abstrak System and Physical System) Sistem Abstrak

Sistem Abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan yang satu sama yang lain berada dalam ketergantungan.

Sistem FisikSistem Fisik adalah suatu perangkat unsur yang secara bersama-sama beroperasi untuk mencapai suatu tujuan.

Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System and Probabilistic System)

Sistem Deterministik Sistem Deterministik adalah sistem yang dalam operasinya dapat menentukan hasilnya secara pasti.Contohnya : program computer

Sistem ProbabilistikSistem Probabilistik adalah sistem yang dalam operasinya tak dapat diduga hasilnya secara pasti.Contohnya : sebuah korporasi

Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka (Closed System and Open System) Sistem Tertutup

Sistem Tertutup adalah sistem dimana tidak terjadi pertukaran bahan, informasi atau energi dengan lingkungan.Contohnya : computer

Sistem TerbukaSistem Terbuka adalah sistem yang memungkinkan terjadinya pertukaran bahan, informasi atau energi lingkungan. Contohnya : sistem biologis, dan sistem organisasi

Seorang perencana sistem biasanya memilih sistem yang relatif tertutup dan deterministik, dengan lain perkataan suatu sistem yang mapan dan dapat diramal yang selalu menunjukan tepat sebagaimana direncanakan. Sistem-sistem seperti ini umumnya lebih mudah untuk direncanakan daripada sistem yang terbuka dan probabilistik, karena sistem-sistem seperti itu dapat diperkirakan perilakunya. Juga lebih mudah untuk diatur dan dikontrol.

Dalam bidang sistem informsasi, unsur-unsur mesin seperti komputer dan program komputer bersifat relatif tertutup dan determnistik, sedang unsur-unsur manusia merupakan sistem terbuka dan probabilistik. Penggunaan manusia dan mesin dalm suatu sistem merupakan sistem manusia/mesin. Ragam kombinasi manusia dengan mesin dapat saja dimungkinkan. Sistem-sistem manusia-mesin dapat lebih berbobot pada mesin, sedang penggunaan manusia hanyalah selaku monitor terhadap operasi mesin, atau sebaliknya suatu sistem dapat lebih berbobot pada manusia, sehingga mesin hanyalah memegang peranan sebagai penunjang seperti dalam penyajian komputasi atau penyajian data.

BAB II

MANAJEMEN

A. PENDAHULUAN

Manajemen dengan segala permasalahannya sebenarnya sudah lama dikenal orang, seusia peradapan manusia itu sendiri. Dari papirus Mesir, catatan Tiongkok Kuno, tulisan-tulisan Yunani dan Romawi Purba dapat diketahui bagaimana pentingnya mengelola pemerintahan. Definisi Sokrates mengenai manajemen sebagai keterampilan mempunyai makna sebagaimana kita kenal sekarang sebagai fungsi manajer. Dalam dialognya dengan Nicomachides, Sokrates mengemukakan pemikiran-pemikirannya yang maknanya tidak jauh berbeda dengan pemikiran-pemikiran yang kita kenal dalam manajemen masa kini.

Pada awal abab 20 ini, tepatnya pada tahun 1911, muncul Frederick W. Taylor dengan karyanya yang berjudul “The Principles of Scientifik Management”. Pemikiran Taylor yang dituangkan dalam karyanya itu didasarkan atas pengalamannya yang dimulai dari masinis sampai menjadi teknik pada Midvale Steel Company di Philadelphia Amerika Serikat. Itu terjadi antara yahun 1873 ketika terjadi depresi sampai tahun 1884. Pada tahun itu Taylor mengahabiskan waktunya untuk menganalisis kegiatan para pekerja dalam menangani bahan-bahan dan mesin-mesin. Sampailah ia kepada kesimpulan bahwa sejumlah besar persentase buruh dan bahan habis disebabkan organisasi dan supervise pekerjaan yang tidak efisien.

Jika Frederick W. Taylor dianggap sebagai pencetus manajemen ilmiah modern, maka yang oleh para ahli benar-benar diakui sebagai bapak teori manajemen modern adalah Henry Fayol, seorang industrial Perancis. Berbeda dengan Taylor yang didalam kehidupannya dimulai dari seorang tukang yang tidak berpendidikan, meskipun ia dari keluarga terpelajar, Fayol adalah insinyur pertambangan lulusan Sekolah Pertambangan Nasional di St. Etienne Perancis.

Dilahirkan dari keluarga borjuis Perancis, ia mulai bekerja sebagai insinyur pada tambang Commentry, yang terkenal karena seringnya terjadi kebakaran dibawah tanah. Dalam jabatannya yang lama dan berhasil itu, Fayol meneliti prinsip-prinsip praktis dan sederhana yang dapat dipergunakan untuk menerangkan apa yang menjadi tugas pekerjaan seorang manajer. Dua ceramah penting telah diberikannya, masing-masing pada tahun 1900 dan 1908 disusul pada tahun 1916 dengan monograpnya yang terkenal sampai sekarang mengenai “Manajemen Umum dan Industri”.

Dalam studinya mengenai manajemen dengan pendekatan dari sudut kualitas pegawai (personel), Fayol mengetengahkan beberapa faktor :

Fisik : sehat, giat, atentif. Mental : mampu unutk belajar, mengerti, menilai dan menyesuaikan diri. Moral : kuat, teguh, berprakarsa, setia, bijaksana, mempunyai harga diri, siap

menerima tanggung jawab. Pendidikan Umun : pengetehuan umum tentang hal-hal yang tidak termasuk

fungsi pekerjaan. Pendidikan Khusus : pengetahuan khusus sesuai dengan fungsi pekerjaan. Pengalaman : pengetahuan yang timbul dari pekerjaan yang sesuai.

Selanjutnya Fayol mencatat empat belas prinsip manajemen yang tumbuh dari pengalamannya. Dikatakannya bahwa prinsip manajemen sifatnya luwes dan tidak mutlak, harus dapat digunakan dalam kondisi yang berubah-ubah. Keempat belas prinsip tersebut dirumuskan oleh Fayol sebagai berikut :

Pembagian tugas (division of work) Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility) Disiplin (dicipline) Kesatuan perintah (unity of command) Kesatuan pengarahan (unity of direction) Pengutamaan kepentingan umum daripada kepentingan pribadi (subordination

of individual interest to general interest) Penggajian pegawai ( remuneration of personnel) Pemusatan wewenang (centralization) Jenjang kepangkatan (scaler chain) Ketertiban (order) Keadilan (equity) Stabilitas masa jabatan (stsbility of tenure of personel) Prakarsa (initiative) Jiwa korps (esprit de corps)

Dalam karyanya itu, Fayol banyak menekankan pada pentingnya apa yang ia sebut “prevoyance” dari fungsi manajerial, yang berarti “memandang ke depan” yang ia maksudkan adalah menilai masa depan dan melakukan persiapan untuk itu.

Mengenai kedua pelopor manajemen ilmiah modern ini, yaitu Taylor dan Fayol, dua orang sarjana Amerika Harold Koontz dan Cyril O’Donell dalam bukunya Principles of Management mengatakan bahwa karya Taylor dan Fayol pada hakikatnya saling melengkapi. Kedua pelopor ilmiah itu menyadari bahwa masalah pegawai beserta manajemennya pada semua tingkat adalah “kunci dari pada keberhasilan industry”. Untuk memecahkan masalah tersebut, kedua ahli itu telah menerapkan metode-metode ilmiah. Bahwa Taylor mengutamakan karyanya pada tingkat operatif secara kejenjangan dari bawah ke atas sedengkan Fayol mengkonsentrasikan pada direktur pelaksana dan bekerja dari atas ke bawah, hanyalah merupakan refleksi dari karyanya yang sangat berbeda itu.

B. PENGERTIAN MANAJEMEN

Banyak definisi manajemen yang telah diketengahkan oleh para ahli yang dapat yang dapat kita kaji dalam berbagai literatur, yang perumusannya tergantung pada keyakinan dan pandangan para ahli masing-masing.

Ada yang mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu,yaitu ilmu yang mempelajari dan meneliti upaya manusia untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien dengan bantuan sejumlah sumber.

Ada yang menyebut manajemen sebagai pengorganisasian suatu usaha disertai pengawasan terhadapnya untuk mencapai tujuan tertentu. Ada pula yang menyatakan bahwa manajemen merupakan kekuatan yang menjalankan sebuah perusahaan dan yang bertanggung jawab atas keberhasilan dan kegagalannya. Ahli lainnya tampil dengan pendapatnya yang menegaskan bahwa manajemen merupakan tindakan memikirkan dan mencapai hasil-hasil yang diinginkan melalui usaha kelompok yang terdiri dari tindakan mendayagunakan bakat-bakat manusia dan sumber-sumber daya.

Definisi lain menyarakan bahwa manajemen adalah pemuasan-pemausan kebutuhan ekonomi dan social karena bersifat produktif bagi manusia, bagi perekonomian dan bagi masyarakat.

George R Terry mendefinisikan manajemen dengan memandangnya dari sudut proses :

“Manajemen merupakan sebauh proses yang khas, yang terdiri dari tindakan-tindakan : perencanaan, pengorganisasion, penggiatan dan pengawasan, yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya”.

Definisi Terry tersebut mencangkup sekaligus fungsi-fungsi fundamental dalam bentuk tindakan-tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan itu. Adapun sumber daya yang mendukung pencapaian sasaran itu adalah apa yang lazim dikenal sebagai “Enam M”, yaitu :

Men - Manusia Materials - Bahan Machines - Mesin Methods - Metode Money - Uang Markets - Pasar

Sumber-sumber daya tersebut dikelola dengan tindakan-tindakan dalam bentuk apa yang umum dikenal sebagai “P.O.A.C”, sebagai singkatan dari :

Planning - Perencanaan Organizing - Pengorganisasian Actuating - Penggiatan Controlling - Pengawasan

Mengenai fungsi manajemen, antara George R Terry dengan pemuka-pemuka manajemen lainnya, seperti Harold Kontz dan Cyrill O’ Donnel serta Henry Fayol, terdapat sedikit perbedaan. Fungsi-fungsi manajemen yang harus dilaksanakan menurut Harold dan Cyrill O’ Donnel adalah sebagai berikut :

Planning - Perencanaan Organizing - Pengorganisasian Staffing - Pengisian jabatan Directing - Pengarahan Controlling - Pengawasan

Sedangkan menurut Hendry Fayol, fungsi-fungsi manajemen yang harus diimplementasikan itu adalah :

Planning - Perencanaan Organizing - Pengorganisasian Commanding - Pemberian perintah Coordinating - Pengkoordinasian Controlling - Pengawasan

Dari perbandingan diantara para ahli menajemen kenamaan tersebut, jelas tampak adanya persamaan dan perbedaan istilah untuk setiap tahap. Tiga tahap dalam proses manajemen itu dinyatakan secara eksplisit, yakni : Planning, Organizing, dan Controlling. Dan untuk pelaksanaan fingsi-fungsi inilah pula, terutama pentingnya sistem informasi. Informasi menyangkut faktor utama dan pertama dari rumus “Six M”, yaitu manusia yang terdiri dari pimpinan dan yang dipimpin atau anak buah., yang dalam manajemen memegang peranan yang sangat menentukan.

Keberhasilan manajemen adalah akibat dari kemampuan si manajer dalam memimpin. Sebaliknya, kegagalan manajemen atau salah urus diakibatkan oleh ketidakmampuan si manajer dalam memimpin. Kepepimpinan seorang manajer ditunjang oleh sistem informasi manajemennya. Pentingnya sistem informasi bagi unsure manusia dalam manajemen adalah karena manusialah dalam hal ini para pegawai sebagai anak buah si manajer yang paling luwes diantara sumber-sumber daya yang dapat dimanfaatkan seorang manajer dalam menghadapi perubahan-perubahan.

Perubahan senantiasa timbul dalam manajemen, dan perubahan itu sering kali merupakan hambatan bagi manajer. Ada perubahan yang sifatnya revolusioner, ada yang evolusioner, ada yang tampak, ada pula yang tidak tampak. Ada yang timbul didalam organisasi, ada yang datangnya dari luar.

Perubahan menimbulkan problema-problema yang selain ada yang dapat dihindarkan, banyak pula yang tidak bisa dicegah. Adakala sebuah organisasi tertentu mengalami perubahan yang demikian traumatiknya, sehingga merupakan kejutan bagi sejumlah pegawai, dan mereka ini tidak mampu menghadapi situasi yang baru itu.

Sehubungan dengan itu seorang menajer harus dapat menghadapi dan menyesuiakan diri dengan perubahan-perubahan. Apabila tidak menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan, akan timbul proses “pembusukan”. Ini disebabkan kekuatan-kekuatan ekstern yang memaksakan perubahan, sedangkan kekuatan-kekuatan intern menahannya. Manajer yang berhasil adalah mereka yang dapat menghayati perubahan, menghadapi dan menyesuaikan diri dengan setiap perubahan. Dalam hubungan ini sistem informasi banyak membantu fungsi dan tugas manajer.

C. PERENCANAAN MANAJEMEN

Perencanaan merupakan fungsi pertama yang fundamental dalam proses manajemen. Lancarnya implementasi fungsi-fungsi lainnya banyak bergantung pada perencanaan. Perencanaan bukan saja diperlukan untuk memulai pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya, seperti pengorganisasian, penggerakkan, pengawasan dan lain-lain, tetapi juga diperlukan bagi setiap fungsi tersebut. Ini berarti bahwa sebelum melakukan pengorganisasian, terlebih dahulu mengadakan perencanaan khusus untuk fungsi itu. Demikian pula, sebelum melakukan penggerakan, terlebih dahulu mengadakan perencanaan.

Perencanaan meliputi tindakan : memilih dan menghubungkan fakta-fakta serta membuat dan menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal menvisualisasi dan merumuskan aktifitas-aktifitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

F.E. Kast dan Jim Rosenzweig mengatakan bahwa perencaan suatu usaha adalah suatu kegiatan yang terintegrasi yang bertujuan untuk memaksimumkan efektifitas keseluruhan usaha sebagai suatu sistem sesuai dengan tujuan. Fungsi perencanaan antara lain untuk menetapkan arah dan strategi, untuk menentukan titik awal kegiatan, untuk membimbing, untuk memperoleh ukuran yang dapat dipergunakan pengawasan, untuk mencegah dan mengurangi pemborosan waktu dan faktor produksi, untuk meningkatkan koordinasi, untuk memudahkan penyesuaian kepada situasi yang berubah-berubah.

Untuk memperoleh kejelasan, perencanaan dapat dibagi menjadi dua yaitu : Perencanaan strategis

Perencanaan strategis kadang-kadang disebut juga perencanaan administrative dan perencanaan kreatif.

Robert N. Anthony dalam buku “Management Control System” mendefinisikan perencanaan strategis sebagai berikut :“Perencanaan strategis adalah proses memutuskan mengenai tujuan yang akan dicapai organisasi, perubahan-perubahan dalan tujuan tersebut, sumber-sumber yang digunakan untuk tujua itu, dan mengenai kebijaksanan untuk menentukan pengadaan, penggunaan dan penempatan sumber-sumber tersebut.

Istilah strategi dalam rumusan tersebut ialah dalam pengertian memutuskan tentang bagaimana memadukan dan menggunakan sumber-sumber. Tegasnya, perencanaan strategis adalah proses mengenai bagaimana seharusnya melakukan formulasi perencanaan jangka panjang yang bersifat strategis yang merubah sifat atau arah organisasi.

Pada dasarnya semua perencanaan harus diramalkan atas dasar langkah-langkah pemecahan masalah yang analitik. Secara sederhana langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut :

Tentukan dan batasi permasalahan Kumpulkan semua fakta yang berhubungan Pertimbangkan alternatif-alternatif yang memungkinkan untuk masalah Ambil kesimpulan Lakukan kegiatan untuk memecahkan masalah

Dalam bentuk yang lebih rumit bagi sebuah bisnis, langkah-langkah berikut ini dapat dijalankan :

Buatlah tata letak bagi sebuah rencana Tegaskan tujuan dan sasaran Siapkan dasar pemikiran perencanaan Selidiki alternatif kegiatan Adakan penilaian terhadap cara-cara kegiatan Adakan pilihan cara untuk dilaksanakan Rumuskan rencana-rencana yang diperlukan dalam bidang fingsional Pastikan implementasi perencanaan yang tepat

Oleh karena itu perencanaan jangka panjang bersangkutan dengan penentuan dasar-dasar aktfitas dengan penglihatan ke masa depan yang berkaitan dengan kurun waktu lama yang harus dilalui, maka perencanaan tersebut harus dinyatakan dalam istilah-istilah umum dan harus bisa dimodifikasi apabila kondisi berubah.

Perencanaan taktisBerbeda dengan perencanaa strategis yang memerlukan penglihatan ke masa

depan yang jauh, perencanaan taktis atau kadang-kadang juga disebut perencanaan operatif dan perencanaan rutin bersangkutan dengan masa depan yang dekat saja dan biasanya dirancangkan dalan jangka waktu dalam lingkupan waktu menurut perencanaan jangka panjang.

Perencanaan yang terperinci yang menunjang perencanaan jangka panjang dikembangkan oleh staf yang mempunyai keahlian khusus.

Tujuan perencanaan taktis adalah mengidentifikasi tugas-tugas pokok yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran strategis. Dengan demikian, perencanaan taktis merupakan penjabaran perencanaan strategis.

D. PENGAWASAN MANAJEMEN

Informasi bukan saja penting bagi perencanaan, tetapi juga untuk pengawasan manajemen. Robert N. Anthony dan kawan-kawan dalam bukunya Management Control System mendefenisikan pengawasan manajemen sebagai berikut :

Proses dimana manajer memastikan bahwa sumber daya diperoleh dan digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan organisasi.

Dalam pada itu, S. Bernard Rosenblatt dan kawan-kawan dalam bukunya “Modern Business, A System Approach” menyatakan bahwa pengawasan adalah proses pengecekan rencana dan pelurusan penyimpangan dari arah yang telah direncanakan suatu aktifitas yang bersinambungan.

Tujuan sistem pengawasan manajemen adalah agar dalam mencapai tujuan organisasi terdapat keselarasan. Keselarasan tujuan yang sempurna tak dapat dicapai sepernuhnya, tetapi paling tidak secara realistik jangan sampai terjadi konflik antara tujuan organisasi dengan tujuan perorangan. Jika sistem pengawasan manajemen menyebabkan konflik tersebut menjadi parah, jelas sistem tersebut salah. Sebagai contoh, apabila sistem itu menimbulkan situasi sedemikian rupa, sehingga suatu bagian dari organisasi dapat meningkatkan keuntungan, tetapi merugikan organisasi keseluruhan, maka disini terdapat kesalahan. Dalam hubungan ini, pertimbangkan psikologis memegang peranan yang penting. Kegiatan-kegiatan seperti komunikasi, persuasi dan motivasi merupakan bagian dalam proses tersebut.

Sistem pengawasan manajemen adalah sistem total yang berarti bahwa sistem tersebut meliputi semua aspek dari pengoperasian organisasi. Perlunya sistem total ini ialah karena fungsi manajemen adalah memastikan bahwa semua bagian dari operasi berada dalam keadaan seimbang antara satu sama lainnya. Agar dapat memeriksa keseimbangan tersebut, manajemen memerlukan informasi mengenai setiap bagian. Dalam hal inilah pentingnya sistem informasi manajemen.

Sistem pengawasan manajemen adalah, atau seharusnya, merupakan sistem yang, terkoodinasikan dan terintegrasikan, yaitu meskipun data yang dikumpulkan untuk suatu tujuan berbeda dengan yang dikumpulkan untuk tujuan lain, data ini dapat dipadukan satu sama lain, dengan kata lain perkataan sistem pengawasan manajemen adalah sistem tunggal, tetapi meliputi subsistem-subsistem yang isi mengisi.

Proses pengawasan manajemen cendrung untuk berlangsung secara berirama, mengikuti pola dan jadwal waktu secara pasti, dari bulan ke bulan, dari tahun ke tahun. Meskipun demikian, dalam mencari penyesuaian dengan norma-norma yang telah ditentukan. Tetap berusaha mengembangkan inter-relasi secara efektif antar faktor-faktor kritis yang terdapat dalam organisasi.

Fungsi Pengawasan

Ralph Currier Davis dan Alan C. Filley membagi fungsi pengawasan menjadi delapan sub fungsi yang terdiri dari tahap-tahap kegiatan sebagai berikut :

Perencanaan rutin Penjadwalan Persiapan Pengabaran Pengarahan Pemeriksaan Pembandingan Pembetulan

Ke empat tahap pertama biasanya berlangsung sebelum pekerjaan yang harus diawasi itu dilaksanakan ke empat terakhir berlangsung sewaktu pekerjaan dijalankan.

E. PERANAN MANAJER

Kenyataan menunjukkan bahwa sejak munculnya pemikiran Frederick W. Taylor dan Henry Fayol yang terkenal itu hingga sekarang, belum ada kererangan yang benar-benar jelas mengenai apa yang sebetulnya harus dilakukan oleh seorang manajer. Kenyataannya ialah bahwa tugas pekerjaan manajer sangat rumit. Tugasnya bertumpuk dan tidak mudah didelegasikan wewenangnya kepada orang lain dengan begitu saja. Akibatnya ia harus bekerja banyak diluar waktu kantor.

Untuk memperoleh kejelasan mengenai peranan manajer itu, dapat dipaparkan sebagai berikut :

Peranan Antar PersonalDari wewenang yang formal pada seorang manajer secara langsung timbul tiga peranan yang meliputi hubungan antar personal yang mendasar. Ke tiga peranan tersebut adalah sebagai berikut :

Peranan tokoh Peranan pemimpin Peranan penghubung

Peranan InformasionalDisebabkan kontak antar personal, baik dengan bawahannya maupun dengan jaringan kontaknya, maka seorang manajer muncul sebagai “pusat saraf” dari unit organisasinya. Mungkin dia tidak mengetahui tentang segala hal, tetapi ia lebih banyak tahu daripada setia anggota stafnya. Peranan informasional meliputi peranan-peranan sebagai berikut :

Peranan monitor Peranan penyebar Peranan juru bicara

Peranan MemutuskanInformasi, sudah tentu, bukanlah tujuan itu sendiri. Informasi adalah sumber dasar bagi pengambilan keputusan. Satu hal yang jelas dalam studi karya manajerial, ialah bahwa manajer memegang peranan yang sangat penting dalam sistem pengambilan keputusan dalam organisasinya. Ada empat peranan pengambilan keputusan :

Peranan wiraswasta Peranan pengendali gangguan Peranan penentu sumber Peranan perunding

Dari berbagai peranan yang dipaparkan diatas jelas bahwa peranan yang banyak itu tidak mudah dipisah-pisahkan. Menurut istilah psikologi, peranan-peranan tersebut merupakan “Gestalt”, keseluruhan yang terpadu.

Satu hal yang perlu dicamkan ialah bahwa keberhasilan seorang manajer sangat dipengaruhi oleh wawasan terhadap tugasnya sendiri. Penampilan seorang manajer tergantung pada apakah ia benar-benar memahami dan benar-benar tanggap akan tekanan-tekanan dan dilemma-dilema yang terdapat dalam tugas pekerjaannya. Jadi seorang manajer harus introspektif terhadap pekerjaannya demi efektifitas tugasnya.

BAB III

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

A. PENDAHULUAN

Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Sebelum membahas konsep sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.

B. PENGERTIAN INFORMASI

Pendapat Gordon B. Davis yang menyatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang.

Definisi Gordon B. Davis itu menunjukkan pengertian informasi yang sempit, yakni pengertian informasi dalam hubungannya dengan kegiatan manajemen. Dan itu memang informasi dalam hubungannya dengan manajemen. Tetapi pada kenyataannya informasi mempunyai pengertian yang lebih luas daripada yang tercangkup oleh kegiatan manajemen.

Dr. R.J Beishon dalam karyanya berjudul “Information Flow and Manager’s Decisions” menjelaskan pengertian informasi sebagai berikut :

“informasi diinterpresentasikan, barangkali, lebih luas dari pada biasanya, yang mencangkup isyarat dan data yang diterima seorang manajer sehari-harinya, apakah itu tampak bersangkutan dengan pekerjaan atau tidak. Pendekatan seperti ini memandang hal-hal seperti ekspresi wajah dan gerak isyarat sebagai informasi, demikian pula hal-hal yang lebih jelas seperti memo dan pesan melalui telepon.

Tetapi pengertian informasi dalam sistem informasi menjadi terbatas. Bahwa informasi dalam sistem informasi harus dipahami atau dimengerti adalah jelas, tetapi informasi tersebut harus disampaikan kepada orang lain. Karenanya informasi seperti itu dinamakan “informasi manusia” untuk membedakan dari informasi sebagai persepsi dari lingkungan alamiah.

Informasi manusia tersebut sering disebut “pesan”. Istilah pesan itu mengandung arti informasi yang dating dari pengirim pesan yang ditujukan kepada penerima pesan. Proses penyampaian pesan dan penerimaan pesan tersebut dinamakan komunikasi.

Informasi pada tahap-tahap manajemen

Setiap tahap manajemen memerlukan informasi yang berbeda, yang pada gilirannya dapat berbeda pula dalam teknik atau cara penyampaiannya. Informasi pada tahap-tahap manajemen meliputi :

Informasi untuk perencanaan Informasi untuk penggiatan Informasi untuk pengawasan

Jenis-jenis informasiPara ahli sistem informasi manajemen tidak mempunyai pendapat yang sama

mengenai jenis-jenis informasi yang dioperasikan dalam manajemen. Dari berbagai pendapat yang berbeda itu dapat disimpulkan bahwa informasi dalam manajemen diklasifikasikan berdasarkan aspek-aspek seperti yang akan dipaparkan sebagai berikut :

Informasi berdasarkan persyaratanSuatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh seorang manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukan. Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut :

Informasi yang tepat waktunya Informasi yang bernilai Informasi yang dapat dipercaya

Informasi berdasarkan dimensi waktuInformasi berdasarkan waktu diklasifikasikan sebagai berikut :

Informasi masa lalu Informasi masa kini

Informasi berdasarkan sasaranInformasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditujukan kepada seseorang atau sekelompok orang, baik yang terdapat dalam organisasi maupun diluar organisasi. Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut :

Informasi individual Informasi komunitas

Demikianlah beberapa hal mengenai pengertian informasi beserta jenis-jenisnya yang patut difahami para manajer dalam rangka melaksanakan Sistem Informasi Manajemen.

C. PROSES KOMUNIKASI

Perihal komunikasi secara implicit dimuka telah ditampilkan, karena memang kalau kita berbicara mengenai informasi tak mungkin lepas dari komunikasi sebagai proses penyampaiannya oleh seseorang kepada orang lain.

Lasswell merupakan bahwa cara yang terbaik untuk menerangkan komunikasi ialah menjawab pertanyaan : Who Says What In Which Channel To Whom Whith What Effect”.

Jawaban terhadap pertanyaan yang merupakan paradigm komunikasi itu adalah unsure-unsur atau komponene-komponen yang terdapat dalam proses komunikasi. Apabila kita terapkan paradigm komunikasi itu dalam kihupan manajemen dalm kaitannnya dengan sistem informasi manajemen, maka jelas bahwa yang berfungsi sebagai komunikator sebagai unsur pertama adalah manajer, apakah

itu manajer puncak atau administrator atau manajer yang lebih rendah jenjangnya, apabila pimpinan tersebut menyampaikan suatu pesan kepada para karyawan sebagai bawahannya. Tetapi adakalanya bawahan menjadi komunikator, jika ia datang menghadap kepada pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan, misalnya laporan, gagasan atau keluhan.

Jadi, yang brfungsi sebagai komunikator adalah orang yang menyampaikan suatu pesan kepada orang lain. Wilbur Schramm, seorang pakar komunikasi yang amat terkenal, mengatakan bahwa pesan komunikasi bisa informasi, gagasan atau sikap. Tampak bahwa komunikator sebagi unsur pertama dan sebagai unsur kedua dari proses komunikasi itu kait mengkait dengan ketat, yang satu dari yang lainnya tidak mungkin dipisahkan.

Unsur ketiga adalah media sebagai saluran untuk melangsungkan suatu pesan dari komunikator itu. Media disini mengandung makna yang luas, yang diklasifikasikan menjadi media primer dan media sekunder. Yang termasuk media primer adalah bahasa, kial atau isyarat dengan anggota tubuh, misalnya menganggukkan kepala, mengkedipkan mata, melambaikan tangan dan sebagainya.

Media sekunder adalah sarana untuk meneruskan pesan kepada komunikan sebagai unsur keempat, yang banyak jumlahnya, jauh tempatnya atau kedua-keduanya, banyak dan jauh.

Dalam kehidupan manajemen pada umumnya semua media, baik media primer maupun media sekunder, dipergunakan secara luas. Unsur kelima dari komunikasi itu adalah efek yang melekat pada komunikan dan harus sesuai dengan tujuan komunikator. Dalam kehidupan manajemen jika seorang manajer atau administrator menyampaikan suatu pesan atau informasi tentunya mempunyai tujuan. Tujuannya macam-macam, dapat diklasifikasikan sebagai tujuan mengubah sikap, mengubah opini atau pandangan atau pendapat, dan mengubah perilaku komunikan.

Sikap adalah kondisi internal seseorang dalam bentuk kecendrungan semata-mata : tersembunyi atau tertutup, baru sikapnya itu diketahui orang apabila diekspresikan. Pengekspresikannya dapat dilakukan secara verbal, yakni dengan kata-kata atau secara nirverbal fisik. Jika diekspresikan secara verbal, maka jadilah opini atau pendapat, dan kalau diekspresikan secara inverbal fisik, jadilah perilaku atau kegiatan atau tindakan. Berdasarkan penjelasan itu, maka yang utama sebenarnya perubahan sikap. Kalau kita analisis lebih jauh, sikap yang terdapat dalam diri seseorang itu terdiri dari tiga komponen, yakni kognisi berbentuk pikiran, afeksi berbentuk perasaan dan konasi berbentuk tekad atau itikad. Konasi adalah resultan paduan kognisi dan afeksi, dengan perkataan lain tekad atau itikad adalah hasil paduan hasil pikiran dan perasaan.

Jenis-jenis komunikasi

Untuk memudahkan pemahaman mengenai seluk beluk komunikasi itu, kita mengadakan klasifikasi sebagai berikut :1. Komunikasi tatap muka

Komunikasi jenis ini adalah komunikasi yang berlangsung secara berhadapan muka antara komunikator dengan komunikan. Karena saling melihat, komunikator akan mengetahui tanggapan komunikan terhadap dirinya dan terhadap pesan yang disampaikan. Dapat pula dikatakan bahwa umpan balik terjadi seketika. Jika umpan baliknya positif maka si komunikator dapat bertahan pada gayanya semula. Sebaliknya, apabila umpan baliknya negatif, maka ia dapat mengubah gayanya. Terjadinya umpan balik negatif, karena gaya komunikasinya tidak komunikatif.

Komunikasi tatap muka terdiri dari dua jenis, sebagai berikut : Komunikasi antar persona

Komunikasi jenis ini adalah komunikasi antara seorang komunikator dengan seorang komunikan, yang disebut komunikasi diadik, atau antara seorang komunikator dengan dua orang komunikan, yang dinamakan komunikasi triadik. Cirri-cir komunikasi antar persona adalah sebagai berikut :- Berlangsung dua arah timbale balik- Bersifat dialogis- Umpan balik berlangsung seketika- Kerangka referensi

Yang dimaksud kerangka refensi ialah paduan nilai-nilai yang menyangkut pendidikan, kebudayaan, status sosial, status ekonomi, agama dan lain-lain yang membentuk pribadi seseorang.

Komunikasi kelompokKomunikasi kelompok terbagi dua bagian diantaranya :- Komunikasi kelompok kecil

Komunikasi kelompok kecil adalah komunikasi yang berlangsung dalam situasi yang memungkinkan dialihkannya ke situasi komunikasi antar persona.

- Komunikasi kelompok besarKomunikasi kelompok besar adalah komunikasi yang dilangsungkan dalam jumlah yang relative sangat banyak, sehingga diselenggarakan dilapangan terbuka atau gedung yang besar. Cirri-ciri komunikasi kelompok besar adalah :1. Berlangsung satu arah 2. Komunikan bersifat heterogen3. Komunikan bersikap emosional4. Menimbulkan wabah mental

2. Komunikasi bermediaYang dimaksud media disini ialah media sekunder, yang seperti telah

disinggung dimuka berupa sarana untuk meneruskan suatu pesan kepada komunikan yang banyak jumlahnya, jauh tempatnya atau kedua-duanya. Komunikasi bermedia terbagi dua bagian :

Komunikasi media masa Komunikasi medio

Teknik-teknik komunikasi

Bagi para manajer teknik-teknik komunikasi perlu di fahami secara seksama, meskipun tidak secara teoritis sama sekali, lebih-lebih para menajer yang mengelola organisasi besar, karena setiap informasi yang disampaikan kepada sasaran, tidak semata-mata agar khalyak didalam organisasi atau diluar organisasi mengetahui, tetapi tidak jarang agar melaksanakan. Ini berarti bahwa informasi yang disampaikan, tidak hanya diharapkan menimbulkan efek kognitif saja, tetapi juga efek behavioral. Teknik-teknik komunikasi diantaranya sebagai berikut :

Teknik komunikasi informative Teknik komunikasi persuasive

Teknik komunikasi koersif

D. KOMUNIKASI MANAJEMEN

Komunikasi manusia meliputi berbagai bidang komunikasi, diantaranya adalah Komunikasi Manajemen atau kadang-kadang dinamakan juga Komunikasi Organisasional. Yang lainnya adalah Komunikasi Politik, Komunikasi Tradisional, Komunikasi Kebudayaan, Komunikasi Pembangunan, Komunikasi Internasional dan sebagainya.

Sesuai dengan maknanya istilahnya Komunikasi Manajemen adalah komunikasi dalam lingkupan kegiatan manajemen yang dengan sendirinya terdapat dalam organisasi.

Jika komunikasi manajemen mencankup tiga demensi : dimensi pertama adalah komunikasi vertikal, dimensi kedua komunikasi horizontal dan dimensi yang ketiga komunikasi eksternal.

Komunikasi VertikalKomunikasi vertikal berlangsung dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas dengan kata lain komunikasi vertikal berlangusng dari pimpinan ke bawahan dan sebaliknyaPimpinan memberikan informasi, instruksi, petunjuk, penjelasan dan lain-lain kepada bawahannya sementara bawahan memberikan laporan, saran, dan sebagainya kepada pimpinan.

Komunikasi HorisontalKomunikasi horizontal adalah komunikasi antar petugas yang mempunyai kedudukan yang setara dalam suatu organisasi, baik dalam unit yang sama maupun berbeda. Disebabkan kedudukan yang setara, maka komunikasi antar petugas ini sering kali lebih bersifat informal daripada formal. Komunikasi seperti ini terjadi sewaktu istirahat atau pulang kerja.

Komunikasi EksternalKomunikasi eksernal adalah komunikasi antara manajer dengan orang-orang yang berada diluar organisasi. Komunikasi eksternal dilakukan bukan saja dengan menggunakan media massa, tetapi juga dengan media-media lainnya, bahkan tidak jarang dilakukan secara tatap muka.

Demikianlah tiga dimensi komunikasi manajemen dalam bentuk proses pengiriman dan penerimaan informasi menurut jalur-jalur manajemen. Pentingnya pemahaman komunikasi ini karena lalu lintas informasi dalam organisasi akan mendukung tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

E. DEFENISI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Untuk dapat memahami arti sistem informasi manajemen baiklah kita kutip terlebih dahulu beberapa defenisi yang diketengahkan oleh para ahli.

Robert G. Murdick dan Joel E. Ross dalam bukunya “Information System for Modern Management” mendefenisikan SIM sebagai :

“Proses komunikasi di mana informasi masukan (input) direkam, disimpan dan diperoleh kembali (proses) bagi keputusan (output) mengenai perencanaan, pengoperasian dan pengawasan”.

Meskipun demikian, Gordon B. Davis menyatakan bahwa dia sendiri menggunakan istilah “Management Information System”. Dia mendefenisikan sebagai :

“Sisstem manusia/mesin yang terpadukan untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi”

Drs. Soetedjo Moeljodihardjo dalam karyanya “Management Information System” mendefenisikan SIM sebagai berikut :

“SIM adalah “suatu metode untuk menghasilkan informasi yang tepat waktunya bagi manajemen tentang external environment dan internal operation dari suatu bidang usaha, dengan tujuan untuk menunjang pengambilan keputusan dan memperbaiki planning dan control”.

Dalam Ensiklopedia Manajemen yang disusun oleh Drs. Komaruddin dijelaskan sebagai berikut :

Sistem informasi manajemen adalah pendekatan yang terorganisasi dan terencana untuk memberi eksekutif bantuan informasi yang tepat yang memberikan kemudahan bagi proses manajemen.

Defenisi yang diketengahkan oleh Roberts W. Holmes menyatakan sebagai berikut :

SIM adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyajikan informasi pilihan yang berorientasi kepada keputusan yang diperlukan oleh manajemen guna merencanakan, mengawasi, dan menilai aktifitas organisasi.

Sesuai dengan makna istilahnya, sistem informasi manajemen harus ditinjau denagn pendekatan sistem. Ini berarti bahwa manajemen itu sendiri dimana proses informasi berlangsung harus dilihatnya sebagai sistem, dalam hal ini sebagai “total system”. Dengan mengatakan manajemen sebagai total sistem, maka sistem informasi manajemen merupakan salah satu subsistem dari sekian banyak subsistem yang tercangkup oleh total system tersebut. Meskipun pada subsistem dalam organisasi dengan manajemennya itu , terdapat fungsionalisasi dan spesialisasi, keseluruhan subsistem di situ harus bergerak menuju satu arah, yaitu tujuan yang sudah ditetapkan untuk dicapai. Karena dampak (input) subsistem ini besar sekali dalam keseluruhan sistem, maka gerak subsistem-subsistem tadi perlu diawasi, sehingga tidak menyelewengkan dari arah.

Untuk itulah perlunya informasi yang harus dikelola secara sistematis, karena jelas di situ bahwa informasi bukan saja diperlukan secara efektif dan efisien dari puncak organisasi ke bawah secara timbal balik, tetapi juga ke luar organisasi secara timbal balik.

BAB IV

KOMPUTERISASI SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN

A. PENDAHULUAN

Istilah komputer atau dalam bahasa Inggris “computer” bersumber dari perkataan “computere” yang secara harfiah berarti “menghitung” atau “memperhitungkan”.

Bagaimana pentingnya komputer dan bagaimana besarnya dampak yang timbul pada bidang-bidang lain, antara lain terbukti bahwa menurut para ahli, program penyelidikan ruang angkasa yang dilakukan oleh negara-negara super power sekarang ini, tak mungkin dilaksanakan tanpa komputer. Komputer melebihi kekuatan manusia dalam hal melaksanakan tugas mental yang teamat banyak.

Dalam perkembangannya, komputer secara elektronik penuh mengalami beberapa generasi yang terdiri dari tiga generas, yakni generasi pertama mulai tahun 1945 sampai tahun 1959, generasi kedua mulai tahun 1959 sampai tahun 1965, dan generasi ketiga mulai tahun 1965 sampai sekarang.

Generasi Pertama (1945-1959)

Pada tahun 1945 itu adalah tampilnya mesin komputer yang di beri nama ENIAC (Elektronic Numerical Integrator and Calculator) yang merupakan “general pupose computer” atau komputer untuk segala tujuan, yang keseluruhannya dijalankan secara elektronik. Yang menciptakannya adalah Prof. Jhon W. Mauchly dan Prosper Eckert dari Universitas Pensylvania dengan menggunakan fasilitas dari Moore School of Electrical Engineering.

Pada tahun 1946, Eckert dan Mauchly membentuk sebuah perusahaan dengan nama Eckert-Mauchly Computer Corporation yang bergerak dalam pembuatan mesin komputer untuk bidang perniagaan. Pada tahun 1947 perusahaan tersebut menanda tangani kontrak dengan National Bureau of Standards untuk membuat mesin komputer, yang dapat diselesaikan pada tahun 1951 dengan diberi nama UNIVAC, singkatan dari Universal Automatic Computer.

Dari tahun ke tahun mesin komputer itu terus berkembang sehingga sejumlah perusahaan dapat menciptakan berbagai merk, IBM terkenal dengan Mark Computer Seriesnya, Burroughs dengan magnetic drum computer type E101, dan lain sebagainya.

Generasi Kedua (1959-1965)

Perkembangan komputer sejak tahun 1959 ditandai dengan munculnya transistor sebagai pengganti tabung hampa. Apabila dibandingkan dengan mesin-mesin komputer generasi pertama, mesin-mesin komputer generasi kedua ini menimbulkan banyak keuntungan pada pihak pemakai, antara lain karena mesin-mesin tersebut bentuknya lebih kecil, lebih ringan, sehingga menjadi lebih ringan, semakin tinggi “daya ingatnya”, semakin cepat proses pengolahan datanya, semakin besar daya tampungnya, dan yang paling penting semakin tinggi daya kemampuannya untuk memecahkan permasalahan yang rumuit-rumit.

Kemajuan yang dapat dicatat dalam perkembangan komputer generasi kedua ini ialah diciptakannya oleh Control Data Corporation (CDC) sebuah mesin komputer dengan model 6600 super computer yang dapat menyelesaikan tiga juta operasi per

detik, berikutnya model 7600 dengan bentuk lebih besar yang bisa melaksanakan 25 juta operasi per detik.

Generasi Ketiga (1965-…….)

Generasi ketiga dimulai tahun 1965 pada saat mana mulai diperkenalkannya kepada masyarakat mesin komputer jenis baru dengan sistem yang dinamakan “monolithic integrated circuits” sebagai pengganti transistor. Penggunaan peralatan elektronis yang baru ini menyebabkan timbulnya keuntungan baru bagi pihak pemakai dalam hal kapasitasnya yang lebih besar, fasilitas programnya semakin lengkap, kemampuannya dalam programming dan processing secara gamda dalm waktu yang sama dan juga dalam hal jumlah tenaga manusia yang lebih sedikit, tidak terbatasnya intruksi-intruksi bagi bekerjanya mesin-mesin tersebut, dan kecepatannya yang luar biasa.

Kecepatan kerja komputer disebabkan kelangsungannya melalui getaran-getaran elektronis, karenanya waktu komputer diukur dengan perseribu detik, persejuta detik dan per milyar detik.

Sedemikian cepatnya komputer sehingga dapat menyelesaikan 500.000 operasi hitungan per detik, membaca pita magnetic sebanyak 100.000 huruf per detik, dan mencetak 1500 garis per menit. Sebagai ilustrasi mengenai kecepatannya, sebuah masalah yang secara manual memerlukan penghitungan selama tiga bulan, dengan mesin komputer dapat dipecahkan hanya dalam tiga detik saja.

B. SISTEM KERJA KOMPUTER

Sistem kerja komputer pada hakikatnya sinkron dengan proses berlangsungnya sistem informasi manajemen, yang meliputi kegiatan-kegiatan :

Pengumpulan data (input) Pengolahan data (processing) Penyajian informasi hasil pengolahan (output)

Ada tiga aspek dasar dalam sistem pengolahan data secara elektronis dengan mesin komputer itu, yaitu aspek-aspek :

a. Hardware - peralatanb. Software - prosedurc. Brainware - personalia

Hardware adalah seluruh peralatan yang diperlukan untuk mengoperasikn suatu sistem komputer. Untuk dapat terlaksananya proses komputerisasi, maka sebagai konsekuensinya peralatan komputer yang akan digunakan harus ada. Ini tidak berarti bahwa sebuah perusahaan, jawatannya atau instansi lainnya yang akan menyelenggarakan komputerisasi itu harus memiliki peralatannya sendiri. Dapat diusahakan dengan jalan lain, misalnya dengan menyewa, baik seluruh faset maupun sebagian.

Software adalah seluruh faset dari sistem pengolahan data diluar mesin komputer dan peralatan lainnya yang termasuk hardware. Tanpa software, proses komputerisasi tidak mungkin berjalan.

Inti dari fasilitas software ini adalah : System design, yang mencangkup :

Jenis data yang akan diolah Jaringan pengolahan data Jenis informasi yang akan dihasilkan Dan lain-lain

Program, yang terdiri dari : Users program, yang berasal dari programmers Operating system, yakni program yang membantu pelaksanaan users

program Prosedur lainnya, diantaranya standar yang dugunakan, peraturan yang

berlaku, dan sebagainya.

Seperti halnya dengan penggadaan hardware, penggadaan software pun dapat ditempuh dengan memiliki sendiri, sebagian menyewa dan sebagainya.

Brainware atau “liveware” adalah aspek manusia yang menangani proses komputerisasi. Bahwa aspek ini penting, jelas sekali, karena kesalahan informasi yang dihasilkan mesin komputer seringkali disebabkan faktor personalia yang menanganinya, baik yang menangani aspek hardware maupun aspek software. Pada umumnya aspek brainware ini meliputi personalia yang biasa dikenal dengan istilah “Electronic Data Processing Personal” sebagai berikut : Data Processing Manager

Data processing manager adalah pemimpin unit yang bertanggung jawab atas keseluruhan proses berlangsungnya pekerjaan.

System Analysis Para system analysis merupakan kelompok yang mempunyai keahlian khusus dalam mengembangkan sistem informasi dan menerapkannya dalam organisasi dimana mereka berkerja. Dalam tugasnya seorang system analysis mengadakan rancangan input dan menentukan output apa yang dikehendaki.

ProgrammersKelompok ini melakukan kegiatannya dalam bentuk penyusunan program untuk disampaikan kepada mesin komputer. Kelompok ini menangani bahasa khas untuk komputer. Jadi data yang disusun dalam bahasa manuasia oleh para programmers diterjemahkan menjadi bahasa komputer. Bahasa komputer dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis : Bahasa tertentu yang hanya dipahami oleh merk tertentu saja. Sebagai contoh,

mesin komputer type IBM, NCR, ICI, atau UNIVAC mempunyai bahasa sendiri-sendiri yang apabila dipergunakan untuk mesin komputer merk lain, tidak akan jalan.

Bahasa yang dapat dipergunakan oleh semua jenis mesin komputer, diantaranya “Common Business Oriented Language (COBOL)” dan Formula Translator (FORTRAN). Cobol adalah bahasa komputer yang secara luas dipergunakan dalam bisnis sedang FORTRAN biasanya dipakai untuk pengolahan data yang sifatnya ilmiah.

Machine OperatorPara petugas ini kadang-kadang dinamakan juga “computer operator”, karena menggarap langsung pengolahan data, menangani mesin komputer beserta komponen-komponennya, seperti key punch machine, tape machine, disc machine, dan lain sebagainya.

Data Entry Operator

Tugas operator ini mengurus data yang akan diolah, mulai dari pengumpulan data, perekaman data ke dalam media komputer sampai pada pemeriksaan dan pengiriman informasi yang dihasilkan komputer.

Disamping personalia yang disebutkan diatas masih terdapat petugas-petugas lainnya yang sifatnya penunjang. Tetapi, walupun sebagai penunjang dalam suatu organisasi setiap unsur tetap penting dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Yang beda hanyalah besar kecilnya peranan.

Klasifikasi Komputer

Selain berdasarkan perkembangannya sehingga menimbulkan klasifikasi komputer generasi pertama, generasi kedua dan generasi ketiga, komputer juga diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Komputer menurut jenis data yang diolah

a. Digital ComputerDigital Computer adalah mesin komputer yang diciptakan untuk mengolah

data yang bersifat kuantitatif dalam bentuk angka, huruf, tanda baca dan lain-lain. Mesin komputer jenis ini banyak digunakan dalam bisnis seperti untuk menghitung penjualan dan biaya.

b. Analog ComputerJenis komputer ini dibuat untuk mengolah data yang sifatnya kualitatif untuk mengukur variabel-variabel seperti voltase, kecepatan suara, resistansi udara, suhu, dan lain-lain. Analog computer ini banyak digunakan dalam kegiatan ilmiah.

c. Hybrid ComputerKomputer jenis ini diperuntukkan pengolahan data yang sifatnya baik kuantitatif maupun kualitatif. Dengan kata lain data kuantitatif yang diolah menghasilkan data kualitatif atau sebaliknya.

2. Komputer menurut tujuana. Special Purpose Computer

Komputer jenis ini dibuat untuk pengolahan data yang spesifik, misalnya accounting dalam suatu kegiatan bisnis. Jadi komputer jenis ini tidak dapat digunakan untuk pemecahan masalah lain.

b. General Purpose ComputerSesuai dengan makna istilahnya, jenis komputer ini dibuat untuk keperluan pemecahan berbagai jenis masalah.

C. PROSES KERJA KOMPUTER

Proses kerja komputer analog dengan proses pemecahan masalah yang dilakukan manusia. Seseorang yang berusaha memecahkan suatu masalah, pertama-tama akan mengamati masalahnya dengan salah satu dari pancaindranya, dengan perantara penglihatan atau pendengaran atau indera lainnya. Setelah masalah sebenarnya difahami, ia melakukan pengolahan, antara lain mengingat, membandingkan, menilai dan lain-lain. Hasil pemecahan yang kesemuanya itu

dilakukan dalam benak, kemudian dikeluarkan dalam bentuk tenaga, misalnya berbicara, menulis dan lain-lain.

Apa yang dilakukan oleh manusia itu pada hakikatnya sama dengan apa yang terdapat dalam sistem computer.

Untuk “pemecahan masalah” dengan lain istilah “pengolahan data”, dengan menggunakan komputer, cara pelaksanaanya dilakukan oleh tiga unit yaitu : Unit yang membaca data Unit yang mengolah data Unit yang merekam/mengeluarkan hasil pengolahan

Unit atau bagian besar dari mesin komputer inilah yang diartikan komponen-komponen fungsional, yang menurut termiologi dalam dunia komputer adalah sebagai berikut :

INPUT UNIT - Unit pembaca data PROCESSING UNIT - Unit pusat pengolah OUTPUT UNIT - Unit penghasil

1. Input Unit

Data yang merupakan bahan mentah harus dirubah atau dialihkan terlebih dahulu kedalam bentuk khusus yang dapat dibaca oleh komputer dengan dimasukannya kedalam alat yang disebut Input Device. Ini dapat berbentuk Card Reader, Paper Tape Reader, Magnetic Disk dan lain-lain. Jika yang dipergunakan Card Reader, maka data yang akan diproses harus di “punch” terlebih dahulu pada kartu punch. Kartu punch ini terdiri dari 80 kolom yang terbagi dalam 12 baris.

2. Processing Unit

Processing atau pengolahan dilakukan oleh Central Processing atau kadang-kadang disebut juga Central Processing Unit (CPU), yang dalam sistem komputer merupakan hatinya. Ini terdiri dari sejumlah unsur yang meskipun bervariasi diantara mesin komputer yang satu dengan yang lainnya, fungsinya sama. Tiga unsur penting dalam CPU tersebut ialah :

Primary strorage unit Airthetic logic unit Control unit

3. Output Unit

Hasil processing disajikan melalui alat yang dinamakan Output Device yang dapat berbentuk “print out”, paper tape, magnetic dan lain-lain.

Demikian penjelasan yang sangat sederhana mengenai unit-unit fungsional atau komponen-komponen dari suatu sistem komputer. Jadi komponen-komponen tersebut bekerja atas dasar instruksi/program yang diberikan kepadanya melalui Control Unit dalam Central Processing Unit. Jelas kiranya bahwa proses pelaksanaan suatu pekerjaan yang dilakukan oleh suatu sistem komputer merupakan pengolahan data yang meliputi tahap-tahap : penyiapan data, pembacaan data, manipulasi data, dan penyajian informasi.

D. KOMPUTERISASI DI INDONESIA

Indonesia pertama kali mengenal komputer pada tahun 1956 pada waktu Bank Sentral Indonesia membeli sebuah komputer merk Univac System 1004 buatan Amerika Serikat. Meskipun dipelopori oleh Bank Sentral Indonesia tersebut, ternyata lembaga-lembaga, badan-badan, atau perusahaan-perusahaan lainnya tidak ada yang mengikutinya, padahaal mesin-mesin komputer pada waktu itu sedang hangat-hangatnya membanjiri dunia.

Baru pada tahun 1964 didatangkan sebuah komputer lagi, kali ini untuk keperluan TNI Angkatan Darat di Bandung. Jenisnya adalah IBM System 1401. Jenis yang sama juga telah di datangkan tiga tahun kemudian, juga ke kota sama, yakni Bandung, tetapi kali ini untuk ITB sebagai perguruan tinggai pertama yang menggunakan komputer.

Sesudah Orde Baru, jelasnya sejak tahun tujuh puluhan, jumlah komputer di Indonesia terus meningkat dengan pesat. Jika pada tahun 1973 tercatat 23 unit komputer, pada tahun 1974 bertambah menjadi 29 unit, dan pada tahun 1975 meningkat menjadi 41 unit, 15 unit diantaranya terdapat pada perusahaan-perusahaan. Sejak tahun 1977, jumlah meningkat dengan pesat. Pada tahun itu tercatat ada 70 buah unit komputer yang tersebar di 13 kota di seluruh Indonesia, tetapi yang terbanyak adalah Jakarta, yang pada waktu itu tercatat 49 unit.

Pada tahun 1977 itu ada 11 lembaga pemerintah yang menggunakan lebih dari satu unit komputer. Yang paling banyak menggunakan komputer adalah Pertamina yang pada tahun itu memasang tujuh unit tersebar di Jakarta, Pangkalan Brandan, Plaju, Dumai dan Balik Papan. Berikutnya yang relatif banyak menggunakan komputer adalah Depertemen Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik sebanyak empat unit, dan juga PLN dalam jumlah yang sama. Yang lainnya, yang menggunakan lebih dari satu unit adalah antara lain Depertemen Keuangan, Bank Indonesia, Garuda Indonesian Airways, PN Pupuk Sriwijaya, Perum Telkom, Bumi Putra dan Jiwasraya.

Dan pada saat sekarang ini orang-orang tidak lagi canggung akan dengan adanya komputer, setiap organisasi sudah banyak memiliki komputer sebagai alat bantu dalam pekerjaannya. Dan juga komputer sudah menjelajah dikalangan mahasiswa dan pelajar lainnya untuk membantu dalam proses belajar yang diharuskan dengan menggunakan komputer.

Beberapa alternatif komputerisasi

Bagi sistem informasi manajemen, komputer merupakan alat semata-mata untuk mempercepat proses pengolahan data menjadi informasi. Prosesnya memang luar biasa cepatnya. Tidak lebih dari itu, ini berarti bahwa komputer dalam hal-hal tertentu saja dapat menandingi otak manusia, tetapi dalam hal-hal lainnya tidak. Dalam hal yang sifatnya kuantitas, komputer bisa mengalahkan otak manusia, tatapi dalam hal kualitas, manusia tetap unggul, tidak bisa diganti oleh komputer.

Yang memerlukan komputer jelas adalah organisasi-organisasi besar, tetapi tidak semua organisasi besar menghadapi setiap hari data bervolume besar untuk diolah, sedang organisasi lain hanyalah sebulan sekali, dan organisasi lainnya hanya setahun sekali. Tetapi kesemuanya memerlukan pengolahan yang cepat. Oleh karena itu ada empat kemungkinan yang dapat dipilih dalam kegiatan komputerisasi itu dengan berlandaskan pertimbangan mahalnya harga unit komputer. 1. Memiliki sendiri

2. Menyewa3. Mengadakan bagi waktu4. Membeli jasa “pusat data”

Pengorganisasian Unit Pengolahan Data

Meskipun tugas Unit Pengolahan Data adalah melayani dan menunjang pimpinan organisasi, namun pelayanan yang dilakukan, bersangkutan sangat erat dengan proses pengambilan keputusan. Karena itulah, sistem informasi untuk pimpinan yang diciptakan, dikembangkan, dipergunakan dan diperlihara harus bersifat integratif, sebab pelayanan yang diberikan oleh Unit Pengolahan Data meliputi semua segi organisasi dan semua aspek kegiatannnya.

Dalam mengoperasikan Unit Pengolahan Data, selain harus jelas tujuannnya, harus sinkron dengan tujuan organisasi yang akan dicapai. Meskipun unit itu sendiri antara yang satu dengan yang lainnya mempunyai persamaan yang hakiki, namun dala hubungannya dengan tujuan terdapat perbedaan-perbedaan. Tujuan Unit Pengolahan Data pada sebuah bank tidak sama dengan perusahaan asuransi, berbeda dengan perusahaan penerbangan, apalagi dengan instansi militer.

Selain tujuan, harus jelas pula tugas yang harus dilakukan oleh Unit Pengolahan Data itu, karena hanya dengan demikian, Unit Pengolahan Data benar-benar dapat membantu pimpinan organisasi mengambil keputusan yang tepat demi tercapainya tujuan organisasi secara efisien.

BAB V

PENGAMBILAN KEPUTUSAN

A. PENTINGNYA PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM MANAJEMEN

Dalam manajemen, pengambilan keputusan memegang peranan yang sangat penting, oleh karena keputusan yang diambil oleh seorang manajer merupakan hasil pemikiran akhir yang harus dilaksanakan oleh bawahannya atau mereka yang bersangkutan dengan organisasi yang mereka pimpin. Penting, oleh karena menyangkut semua aspek manajemen. Kesalahan dalam pengmabilan keputusan bisa merugikan organisasi, mulai dari kerugian citra sampai kepada kerugian uang.

Pengambilan keputusan adalah suatu proses pemikiran dalam rangka pemecahan suatu masalah untuk memperoleh suatu hasil akhir guna dilaksanakan. Ada masalah yang mudah saja dipecahkan, ada yang sukar, ada juga yang sangat sulit, tergantung pada besarnya masalah, dan luasnya sangkut-paut dengan berbagai faktor. Atas dasar itulah, maka keputusan yang dihasilkan ada yang tidak mengandung resiko apa-apa, ada yang resikonya kecil saja, dan ada pula resiko yang besar. Di situlah pentingnya informasi, sebab keputusan yang diambil adalah hasil akhir dari pemilihan sejumlah alternatif. Dan yang diambil adalah alternatif yang terbaik, dalam arti kata yang paling kecil resikonya.

Kepemimpinan seorang administrator atau manajer banyak ditentukan oleh kemampuan mengambil keputusan yang dinilai adalah sejauh mana keputusan-keputusan yang diambil dapat mempercepat pencapaian tujuan dengan efisien.

Menurut Dr. Sondang P. Siagian, MPA, Ph.D., semakin tinggi kedudukan seseorang dalam suatu organisasi, semakin banyak memerlukan “manajerial skill” dan semakin berkurang membutukan “technical skill”, oleh karena semakin berkurang keterlibatannya dalam kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional. Semakin luas keterampilan manajerial seorang manajer, semakin banyak yang harus diketahui olehnya aspek-aspek manajemen. Aspek-aspek manajemen ini meliputi berbagai faktor intern organisasi, dan berbagai faktor ektern organisasi. Lebih-lebih faktor-faktor ekstern organisasi, dikarenakan erat hubungannya dengan “Envirommental In pact Assessment” patut mendapat perhatian khusus dari seorang manajer puncak. Ini menyangkut politik, ekonomi, hukum, sosial dan kebudayaan. Seorang manajer harus peka terhadap gejala sosial akibat dinamikanya masyarakat. Kebijakan pemerintah bukan tidak mungkin merugikan organisasi, tetapi kerugian itu tersebut tidak akan fatal apabila seorang manajer memiliki daya ramal rasional yang kuat, sehingga setiap gejala yang mucul, apa saja yang akan terjadi bisa diduga sebelumnya. Dengan demikian dapat diadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu.

Jelas, setiap tindakan yang dilakukan adalah pengambilan keputusan.

B. BERBAGAI KEKUATAN YANG MEMPENGARUHI PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Seperti telah disinggung, pengambilan keputusan pada hakikatnya adalah pemilihan alternatif yang paling kecil resikonya, untuk dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dilakukan. Dalam proses pengambilan tersebut terdapat tiga kekuatan yang selalu mempengaruhinya, yaitu :

1. Dinamika individu2. Dinamika kelompok3. Dinamika lingkungan

1. Dinamika individu

Organisasi merupakan wadah individu-individu, yang masing-masing membawa sikapnya, dan wataknya sendiri. Setiap individu itu tidak statis, melainkan dinamis, sesuai dengan sifat alamiah manusia, lebih-lebih kalau manusia-manusia itu bergabung dalam suatu wadah yang bernama organisasi.

Dalam proses dinamikanya itu, individu dengan organisasi pengaruh-mempengaruhi. Individu mempengaruhi organisasi, tetapi organisasi pun mempengaruhi individu. Secara ontogenetik dan filogenetik, antara individu yang satu dengan individu yang lain akan berbeda dalam mengambil keputusan untuk kepentingan pribadinya. Setiap pengambilan keputusan oleh seseorang demi kepentingan organisasi akan dipengaruhi oleh kepentingan pribadinya. Sebagai contoh, seorang direktur perusahaan atau kepala jawatan yang dihadapkan pada pengambilan keputusan wanita mana yang ditetapkan sebagai sekretaris dari sejumlah pelamar, maka disini faktor pribadinya akan turut berbicara.

Korupsi di sebuah perusahaan yang dilakukan oleh seorang bendaharawan adalah hasil keputusan yang diambil olehnya, yang memang merugikan dirinya, dalam bentuk pengajuan di pengadilan, tetapi disamping itu juga merugikan kantor dimana ia bekerja. Jelas disini bahwa pengambilan keputusan yang dilakukan oleh seorang pegawai bisa berpengaruh besar organisasi tempat ia bekerja. Jelas pula dinamika individu tidak selalu positif. Dalam hubungan ini manajer perlu menaruh perhatian yang seksama dalam mendelegasikan wewenangnya.

Tugas utama manajer adalah mencapai tujuan yang telah ditetapkan dengan efisien. Tujuan organisasi sudah jelas, dan tujuan individu-individu harus sinkron dengannya. Jika tujuan individu bertentangan dengan tujuan organisasi, maka pencapaian tujuan organisasi akan mengalami penghambatan. Ole karena itu, individu-individu yang terdapat di semua lini, baik dalam manajemen puncak, manajemen tengah, manajemen pengawasan, maupun individu-individu pelaksana harus mempunyai tujuan yang sama dengan tujuan organisasi.

2. Dinamika kelompok

Menurut Floyd D. Ruch dalam bukunya “ Psychology and Life”, dinamika kelompok adalah analisa daripada relasi-relasi kelompok sosial, berdasarkan prinsip bahwa tingkah laku dalam kelompok itu adalah hasil interaksi yang dinamis antara individu-individu dalam situasi sosial.

Bedasarkan defenisi Rush tersebut, maka para karyawan sebuah perusahaan, atau organisasi ke karyawan apa pun adalah kelompok sosial, karena mereka terdiri dari sejumlah individu yang telah terlihat dalam interaksi yang intensif dan teratur, sehingga individu-individu tersebut terdapat pembagian tugas, struktur dan norma-norma tertentu. Setiap kelompok mempunyai norma-norma sendiri-sendiri. Norma adalah nilai-nilai yang dalam kehidupan manusia menentukan mana yang boleh dan mana yang tidakboleh dilakukan. Norma mempunyai fungsi ganda, pertama mengikat rasa persatuan, dan kedua memperteguh rasa persatuan.

Pengaruh norma kelompok ini perlu diperhatikan oleh manager, oleh karena bawahannya yang merupakan individu-individu yang tergabung dalam organisasi yang ia pimpin itu, adalah kelompok sekunder yang mereka masuki dengan membawa norma-norma kelompok primernya.

Dewasa ini perusahaan, organisasi dan lain-lain banyak yang diperlengkapi hubungan masyarakat dengan ditempatkan sebagai biro, bagian atau seksi. Ini penting, karena direktur perusahaan lebih-lebih sebuah departemen atau pemerintah daerah propinsi atau perusahaan taraf nasional yang meliputi puluhan ribu karyawan, tidak mungkin berinteraksi dengan seluruh karyawan. Adalah tugas kepala humas antara lain menangani internal public, selain ekternal public untuk meneliti sikap, opini dan perilaku karyawan guna disampaikan hasilnya kepada atasannya. Dengan demikian keharusan peka dan tanggap terhadap dinamika kelompok dapat dipenuhi oleh seorang pemimpin organisasi.

3. Dinamika lingkungan

Yang dimaksud dengan lingkungan disini adalah situasi, kondisi dan faktor-faktor yang berkaitan dengan suatu keputusan. Suatu keputusan yang diambil merupakan jawaban terhadap suatu tantangan. Tantangan itu timbul sebagai akibat perubahan situasi dan kondisi. Apabila keputusan sudah diambil, maka ia akan mengubah situasi dan kondisi dan berbagai faktor yang bersangkutan.

Bagi seorang manajer, memperhatikan dinamika lingkungan sangat penting, oleh karena akan memperoleh wawasan dalam pengambilan suatu keputusan. Suatu keputusan yang diambilnya tidak akan berdiri sendiri, lebih-lebih keputusan penting, akan merupakan sumber penjabaran yang akan berbentuk keputusan-keputusan lain yang derajatnya lebih rendah yang akan dibuat oleh eselon-eselon yang lebih rendah.

Dengan demikian pengambilan keputusan dengan lingkungan itu saling pengaruh-mempengaruhi. Lingkungan yang dinamis memaksa seorang manajer mengambil suatu keputusan, lalu pada gilirannya, keputusan yang diambil ini mengubah lingkungan dan begitu seterusnya.

Demikianlah tiga kekuatan, yaitu dinamika individu, dinamika lingkungan yang mempengaruhi pengambilan keputusan. Dan apabila keputusan itu diambil, akan mempengaruhi pula individu, kelompok dan lingkungan.

C. JENIS-JENIS KEPUTUSAN

Setiap keputusan mengandung isi dan tujuan. Isu suatu keputusan adalah apa yang dikehendaki oleh si pengambil keputusan dan apa yang harus dilaksanakan oleh mereka yang terlibat dalam pengambilan keputusan tersebut. Oleh karena harus dilaksanakan, maka isi keputusan itu harus jelas. Jika menyangkut manusia, siapa yang harus melaksanakannya, bila menyangkut waktu, kapan mulai berlakunya keputusan tersebut dan berapa lama harus dilaksanakan kalau menyangkut biaya, dari mana biaya akan dikeluarkan dan sebagainya.

Demikian pula, tujuan keputusan harus jelas bagi si pelaksana dan bagi mereka yang berhubungan dengan keputusan tersebut. Tujuan biasanya berkaitan dengan argumentasi, seseorang yang mengambil keputusan pasti mempunyai alasan mengapa keputusan itu diambil.

Tidak semua keputusan dituangkan dalam surat keputusan. Ada juga keputusan dalam organisasi yang diambil dan diumumkan dalam bentuk lain, umpamanya instruksi atau edaran. Yang bagaimana harus dituangkan dalam surat keputusan tergantung pada derajat isi keputusan tersebut. Yang penting adalah bahwa dalam sebuah organisasi, surat keputusan mempunyai kepastian hukum dibandingkan

dengan bentuk lain yang lebih rendah derajatnya. Keputusan diklasifikasikan berdasarkan struktur organisasi dan berdasarkan kondisi dan situasi.

1. Keputusan berdasarkan struktur organisasi

Dalam jenjang manajemen suatu organisasi, manajer puncak berfungsi sebagai administrator. Kedudukannya adalah pada jenjang paling atas. Ia menetapkan kebijakan umum dan bertanggung jawab atas jalannya organisasi secara keseluruhan.

Di bawah manajer puncak terdapat manajer eksekutif atau manajer pelaksana, yang bertugas mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan manajer operatif sedemikian rupa, sehingga semua tugas dilakasanakan dengan efektif, sesuai dengan perencanaan dan tujuan yang telah ditetapkan. Jika administrator berada dalam manajemen puncak, maka manajer eksekutif dan manajer operatif berada dalam manajemen tengah.

Di bawah manajer operatif terdapat para pengawas atau mandor yang mengamati jalannya pekerjaan secara teknis yang dilakukan para pekerja. Para pekerja inilah dalam struktur organisasi merupakan tahap paling bawah yang tidak mempunyai anak buah.

Berdasarkan struktur organisasi tersebut, keputusan diklasifikasikan sebagai berikut :a. Keputusan administratif

Keputusan administratif adalah keputusan yang diambil oleh seorang administrator/manajer puncak sebagai pucuk pimpinan organisasi ke karyawan. Keputusan ini bersifat umum dan menyeluruh yang berfungsi sebagai landasan kebijakan yang oleh eselon bawahan harus dilakukan penorganisasian.

b. Keputusan eksekutifKeputusan eksekutif adalah keputusan yang diambil oleh manajer eksekutif.

Seperti dijelaskan diatas, kedudukan manajer eksekutif berada diantara manajer puncak dan manajer operatif. Tugas manajer eksekutif adalah meneruskan gagasan administrator dalam fungsinya sebagai koordinator yang mengkoordinasikan para manajer operatif.

c. Keputusan operatifKeputusan operatif adalah keputusan yang diambil oleh manajer operatif

dalam rangka pelaksanaan gagasan, arahan, dan paduan manajer eksekutif. Yang dimaksudkan dengan pelaksanaan ialah segala kegiatan operasional dalam memproduksi hasil kerja, baik berbentuk barang maupun jasa.

d. Keputusan teknisKeputusan ini adalah yang paling rendah derajatnya yang diambil oleh para

pengawasnya atau mandor. Sesuai dengan namanya, keputusan ini mengenai masalah-masalah teknis.

2. Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi

Keputusan berdasarkan kondisi dan situasi terdiri dari berbagai jenis yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :a. Keputusan menurut sistem

Sistem keputusan, yaitu model sistem dimana keputusan diambil sifatnya tertutup dan terbuka.

1. Sistem keputusan tertutup2. Sistem keputusan terbuka

b. Keputusan menurut urgensi

Menurut sistem ini, keputusan terbagi 4 jenis :1. Keputusan vital2. Keputusan penting3. Keputusan biasa4. Keputusan formalitas

c. Keputusan menurut efek

Keputusan ini diklasifikasikan sebagai berikut :1. Keputusan managerial2. Keputusan teknis3. Keputusan ekonomis4. Keputusan yuridis5. Keputusan politis

d. Keputusan menurut daya laku

Klasifikasinya sebagai berikut :1. Keputusan definitif2. Keputusan sementara3. Keputusan darurat

e. Keputusan menurut frekuensi

Berdasarkan frekuensinya, keputusan diklasifikasikan sebagai berikut :1. Keputusan incidental2. Keputusan rutin

f. Keputusan menurut kemampuan organisasi

1. Keputusan terprogram2. Keputusan tak terprogram

Demikianlah berbagai jenis keputusan, dengan mengetahui macam-macam keputusan itu, maka kiranya dapat diperkirakan informasi yang bagaimana yang diperlukan, dari mana sumbernya, bagaimana memperolehnya. Dengan demikian, maka keputusan dapat diambil dengan tepat dan cepat.

D. LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pengambilan keputusan ada yang mudah, ada yang sulit, ada juga yang sangat sulit. Ini tergantung pada luasnya ruang lingkup permasalahan yang bersangkutan dengan pengambilan keputusan tersebut. Dalam organisasi kecil permasalahan hanya sederhana saja, pengambilan keputusanpun dapat dilakukan dengan mudah. Dan lain kalau organisasi itu besar dengan ruang lingkup yang luas dan banyak manusia yang yang tergabung, serta meliputi biaya pengolahan yang besar jumlahnya, maka suatu keputusan belum tentu mudah.

Beberapa model pengambilan keputusan menitik beratkan pada arus balik dari hasil keputusan. Sebagai contoh A. Rubenstein dan C.J. Habersrop mengemukakan tahap-tahap berikut :

1. Pengenalan masalah 2. Analisa dan pernyataan alternatif-alternatif3. Pilihan diantara alternatif-alternatif4. Komunikasi dan implementasi keputusan5. Tindak lanjut dan arus balik hasil-hasil keputusan

Berikut ini adalah langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan dalam rangka memecahkan masalah yang rumit dan sulit.

1. Identifikasi masalah

Dalam proses pengambilan keputusan, pertama-tama masalahnya harus benar-benar jelas. Harus jelas pula perumusannya. Dalam mengkaji masalah ini, jawaban dari beberapa pertanyaan berikut ini akan memperjelas perumusan masalah :a. Mengapa masalah itu harus dipecahkan ?b. Apa untung ruginya ?c. Faktor-faktor apa yang berpengaruh ?d. Kapan harus diselesaikan ?e. Berapa biaya diperlukan ?f. Harapan apa yang dapat diperoleh ?g. Bagaimana melaksanakannya ?h. Siapa yang akan diikutsertakan ?

2. Pengumpulan data

Untuk memecahkan masalah, data sangat diperlukan, dan data ini sudah tentu harus relevan. Untuk inilah pentingnya sistem informasi dalam suatu manajemen. Data bukan saja informasi yang masuk, kemudian disimpan untuk dijadikan informasi lagi ke luar. Bukan itu saja, tetapi juga hasil karya sendiri atau hasil pemecahan suatu masalah diwaktu-waktu yang lampau, kemudian catatannya disimpan, kalau-kalau diperlukan dikemudian hari, untuk bahan perbandingan dan untuk dijadikan landasan pemecahan masalah yang mungkin sama, atau untuk kegiatan lain.

3. Analisis data

Pada tahap ini, data yang sudah terkumpul kemudian diolah dengan sistematis, sesuai dengan pertanyaan yang dirumuskan pada tahap identifikasi masalah tadi. Data

yang sudah dikumpulkan itu kini menjadi informasi, karena kini dipergunakan, dalam hal ini untuk pengambilan keputusan.

4. Penentuan alternatif

Data yang sudah dianalisa itu menimbulkan beberapa alternatif yang harus diambil salah satu yang menurut pertimbangan paling baik. Dalam penentuan alternatif ini tidak mungkin minta tolong pada komputer, sebab komputer kemampuangnya terbatas, hanya mampu mempercepat proses saja, tidak bisa menyamai pikiran manusia, apalagi melebihinya.

Penentuan alternatif harus berdasarkan pertimbangan yang matang, berlandaskan pemikiran yang masak. Sepeti juga yang telah disinggung dimuka, alternatif yang baik adalah yang paling kecil resikonya, murah, aman, sesuai dan tidak menimbulkan efek negatif. Bahwa kemudian ternyata memang ada resikonya, maka resiko tersebut sudah diperhitungkan.

5. Pelaksanaan alternatif

Jika altenatif telah diputuskan, maka langkah selanjutnya adalah pelaksanaan alternatif tersebut yang menghendaki direalisasikannya dalam bentuk kegiatan-kegiatan. Pelaksanaan tersebut harus sinkron dengan strategi yang sudah digariskan.

6. Penilaian

Penilaian atau evaluasi adalah tahap akhir proses pengambilan keputusan. Penilaian dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan yang dilaksanakan cocok dengan perencanaan. Kalau tidak, harus segera diadakan tindakan-tindakan untuk memperbaikinya.

E. SARANA PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Seorang pemimpin organisasi kekaryaan, untuk pemecahan masalah tertentu, dapat mengambil keputusan sendiri tanpa membawa orang lain, tetapi dapat juga mengikutsertakan sejumlah orang bila dirasakan bahwa masalah yang harus dipecahkan terlalu sulit. Apabila seorang pemimpin mengikutsertakan orang lain, tidaklah berarti bahwa ia tidak mampu melaksanakan kepemimpinan, malah justru dengan mengajak stafnya atau bawahannya memikirkan bersama suatu masalah, nilai kepemimpinannya tinggi. Dalam teori kepemimpinan ia telah melaksanakan gaya kepemimpinan demokratis. Jenis kepemimpinan ini oleh siapa pun juga dianggap lebih baik daripada gaya kepemimpinan otokratis atau kepemimpinan bebas.

Dengan gaya kepemimpinan demokratis tersebut, keputusan yang diambil merupakan keputusan bersama, kerena mereka yang akan melaksanakan keputusan nanti, turus memutuskan, ikut menyumbangkan pikiran. Dengan demikian mereka bertanggung jawab secara bersama-sama.

Sehubungan dengan itu, maka dalam rangka membawa serta orang lain dalam pengambilan keputusan, seorang manajer dapat mengadakan rapat dan surah saran.

1. Rapat (meeting)

Dalam organisasi kekaryaan rapat bisa bertarap rapat pimpinan/direksi atau rapat pegawai. Rapat mana yang akan diselenggarakan tergantung pada besar kecilnya masalah yang akan dipecahkan. Sudah tentu masalah yang dibawa ke rapat pimpinan adalah masalah yang sifatnya manajerial yang menyangkut kebijakan pimpinan.

Ada beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari rapat itu, yakni :

a. Masalah yang akan dipecahkan akan menjadi jelas, karena dikupas dalam forum terbuka

b. Pertukaran pengetahuan dan pengalaman di antara para peserta rapat akan dapat menghasilkan cara pemecahan masalah yang lebih mantap

c. Akan timbul banyak alternatif, sehingga dapat dipilih salah satu yang paling kecil resikonya

d. Akan dapat ditanamkan rasa keterikatan di antara para pegawai, sehingga akan menumbuhkan rasa tanggung jawab yang lebih besar

e. Akan dapat dikembangkan jiwa demokrasi, karena para peserta rapat terlatih untuk menerima pendapat orang lain.

Meskipun rapat banyak manfaatnya, namun seringkali tidak memuaskan, disebabkan :

1. Penyelenggaraan rapat tidak dipersiapkan, sehingga kelangsungannya tidak lancar dan hasilnya tidak sebagaimana yang diharapkan

2. Rapat diadakan terlalu mendadak, sehingga orang-orang yang diharapkan hadir, terlalu banyak yang tidak datang

3. Suasana rapat diliputi emosi dan menonjolkan pribadi sehingga tujuan pribadi diboncengkan pada tujuan organisasi

2. Curah saran (brainstorming)

Curah saran atau brainstorming adalah suatu cara untuk mendapatkan banyk gagasan dari sekelompok manusia dalam waktu sangat singkat. Curah saran merupakan tata cara untuk menggalakkan kreatifitas dalam suatu kelompok dengan menghilangkan atau mengurangi faktor-faktor yang merintangi pengekspresian gagasan-gagasan yang baru dan kreatif.

Lebih tegas lagi apa yang dikatakan oleh Austin J. Freeley bahwa tujuan curah saran adalah untuk menciptakan suatu situasi yang menggalakan jalan pintas dalam proses logis dan untuk memproduksikan sejumlah besar gagasan dalam waktu singkat.

Dari definisi-defenisi tersebut jelas bahwa curah saran memang merupakan suatu pertemuan, tetapi bukan rapat pimpinan atau rapat pegawai seperti biasa kita jumpai dalam organisasi, melainkan lebih tepat dikatakan diskusi kelompok, sebab disitu para peserta bukan saja diberi kebebasan, melainkan digalakkan untuk mengemukakan gagasannya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan curah saran ini :

a. Para peserta duduk mengelilingi meja dengan jumlah tidak lebih dari 15 orang. Jika lebih banyak orang yang dapat diikut sertakan, sebaiknya dibagi menjadi kelompok kecil

b. Suasana diciptakan sedemikian rupa sehingga tidak formal para peserta dalam keadaan tidak kaku serta mempunyai kebebasan untuk mengemukakan pendapat

c. Karna tujuan curan saran adalah untuk menampung gagasan sebanyak-banyaknya dalam waktu sesingkat-singkatnya untuk memecahkan suatu masalah, maka waktu yang ditetapkan tidak lebih dari satu jam

d. Pemrakarsa curah saran mengumumkan kepada para peserta masalah yang akan dipecahkan

e. Curah saran akan berhasil apabila para peserta hampir sama derajatnya dengan fungsinya

f. Diskusi dalam curah saran sengaja tidak menggunakan pola tertentu, karena sifatnya tidak resmi

g. Para peserta digalakan untuk berpartisipasih. Selama diskusi penilaian atau kritik apapun tidak dibenarkan i. Semau gagasan, termasuk yang sekilas tampak tidak bernilai, dituangkan dalam

bentuk tulisanj. Begitu curah saran selesai dan semua gagasan dihimpun dalam bentuk yang

mudah diperiksa, maka kegiatan meningkat pada tahap penilaian secara menyeluruh.

Demikian, beberapa cara pengambilan keputusan yang dapat dipergunakan oleh seorang manajer manakala harus mengambil keputusan yang penting.

Hasil keputusan penting akan merupakan informasi penting bagi manajemen, baik untuk tahap perencanaan, penggiatan ataupun pengawasan. Penyampaian atau penyebaran informasi kepada khalayak, baik khalayak intern maupun khalayak ekstern, yang dilaksanakan dengan sistem yang mapan dan mantap, akan merupakan bantuan yang besar bagi lancarnya manajemen.

______________________

DAFTAR PUSTAKA

Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A., Sistem Informasi Manajemen, Penerbit CV. Mandar Maju, Bandung, 1989

Muhammad Fakhri Husein, SE dan Amin Wibowo, SE,MBA, Sistem Informasi Manajemen, UPP AMP YKPN, Yogyakarta, 2002