BAB IPENDAHULUAN

1. Latar belakangSesuai dengan Permenkes No.749a/1989 tentang Rekam Medis, bahwa semua tempat pelayanan kesehatan baik itu rumah sakit, puskesmas, maupun klinik wajib mengadakan pelayanan rekam medis guna meningkatkan mutu pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan sarana yang sangat penting dalam sebuah pelayanan kesehatan karena rekam medis berfungsi sebagai sumber informasi dan acuan baik mengenai data sosial, data medis, hingga segala tindakan pengobatan yang diberikan kepada pasien.Menurut Permenkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada pasal 1, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan maupun rekam medis rawat inap. Rekam medis juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri.Rekam medis adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis, maupun data yang berisi informasi mengenai segala tindakan dan segala keadaan pasien di masa lalu maupun di masa sekarang. Karena sebuah rekam medis berisi berkas keadaan pasien maka berkas tersebut harus dikelola dengan baik agar dapat terasakan manfaatnya. Jadi, pengertian rekam medis bukan hanya sebuah kegiatan pencatatan namun juga berbagai kegiatan mulai dari penerimaan pasien hingga pengambilan kembali maupun pemusnahan.Rekam medis harus disimpan sesuai dengan peraturan yang ada. Untuk sarana pelayanan kesehatan dirumah sakit, rekam medis pasien rawat inap harus disimpan sekurang-kurangnya lima tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit. Setelah lima tahun, rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.Berkas rekam medis pada rak penyimpanan tidak selamanya akan disimpan. Hal ini dikarenakan jumlah rekam medis di rumah sakit terus bertambah sehingga ruang penyimpanan akan penuh dan tidak mencukupi lagi untuk rekam medis yang baru. Pemusnahan rekam medis merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas rekam medis di ruang penyimpanan. Pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna (Barthos, 2007).Berkas rekam medis dikatakan aktif ketika tanggal pulang atau tanggal kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu tiga sampai lima tahun dari tanggal sekarang. Berkas rekam medis dikatakan inaktif ketika rekam medis tersebut jarang diambil dan disimpan kembali. Oleh karena itu, file-file rekam medis inaktif disimpan di tempat yang jarang diakses daripada rekam medis yang masih aktif (Skurka, 2003).Rekam medis yang dinyatakan inaktif tetap disimpan karena informasi yang terdapat didalamnya masih diperlukan untuk pendidikan, penelitian dan berobat kembali pasien. Apabila rekam medis inaktif sudah disimpan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang ada tidak digunakan lagi maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan.Salah satu bagian rumah sakit yang menunjang pelayanan adalah ruang penyimpanan (filing) yang bertanggung jawab dalam proses pengelolaan dokumen rekam medis. Dengan salah satu kegiatannya adalah melakukan pemusnahan dokumen rekam medis yang tidak memiliki nilai guna rekam medis dengan kategori tertentu dan nantinya dilakukan pemusnahan khususnya dokumen rekam medis yang tidak disimpan secara abadi.Pemusnahan adalah suatu kegiatan penghancuran secara fisik dokumen yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak/ tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.Dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan dengan kategori adanya kerusakan dokumen rekam medis selain itu dokumen rekam medis yang memiliki masa simpan lebih dari 5 tahun atau 2 tahun sesuai standar Jadwal Retensi Arsip (JRA) pada masing-masing rumah sakit dan berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Jadwal Retensi Arsip, sehingga dokumen tersebut perlu dimusnahkan. Dengan jadwal pelaksanaan pemusnahan pada setiap rumah sakit yang berbeda-beda sesuai dengan ketentuan kebijakan rumah sakit.

2. Tujuana. Untuk Mengetahui Pengertian Rekam Medis b. Untuk Mengetahui Peran, Tujuan dan Manfaat Rekam Medisc. Untuk Mengetahui Prinsip Penyelenggaraan Rekam Medisd. Untuk Mengetahui Kegiatan Rekam Medise. Untuk Mengetahui Penyimpanan Rekam Medisf. Untuk Mengetahui Ruang Penyimpanan Dan Pengelolaan Rekam Medisg. Untuk Mengetahui Cara Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medish. Untuk Mengetahui Perencanaan Berkas Rekam Medis yang Tidak Aktif Lagii. Untuk Mengetahui Sistem Retensi Dokumen Rekam Medisj. Untuk Mengetahui Sistem Pemusnahan Dokumen Rekam Medis

BAB IIPEMBAHASAN

A. Pengertian Rekam MedisRekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, basil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang diterima pasien pada sarana kesebatan, baik rawat jalan maupun rawat inap (Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/1989)Rekam Medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan (PERMENKES No:269/MENKES/PER/III/2008).Rekam Medis adalah kompendium (ikhtisar) yang berisi informasi tentang keadaan pasien selama perawatan atau selama pemeliharaan kesehatan (Waters dan Murphy).Menurut IDI, Rekam Medis adalah sebagai rekaman dalam bentuk tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan medik/kesehatan kepada seorang pasien.Rekam medis berarti 1 berkas atau yang diucapkan dan ditulis atau 2 hasil perekaman yang berupa keterangan mengenai hasil pengobatan terhadap pasien (KBBI 1995:828), sedangkan Medis (KBBI 1995:640) berarti termasuk atau berhubungan dengan bidang kedokteran.Rekam medis adalah informasi mengenai siapa, apa, mengapa, dimana, bilamana, dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatannya, agar lengkap maka rekam medis harus berisi informasi yang cukup dan secara jelas menerangkan identitas pasien, mendukung diagnose, membenarkan pengobatan yang diterimanya serta mencatat hasil-hasil pemeriksaan secara tepat (Huffman, 1982:33).Rekam medis adalah siapa, apa, mengapa, dimana, harapan, dan bagaimana pelayanan yang diperoleh pasien selama dirawat dan diobati (Gemala Hatta, Sabarguna 2004:63).Rekam medis dijelaskan secara luas bahwa rekam medis tidak hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan suatu instalasi atau unit kegiatan. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah satu bentuk kegiatan yang tercantum di dalam uraian tugas yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya (Dirjen Yanmed, 2006)Rekam medis merupakan berkas/dokumen penting bagi setiap instansi rumah sakit. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia (2008:1), rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (Huffman dalam Fajri, 2008:5)Dengan melihat pengertian di atas dapat dikatakan bahwa suatu berkas rekam medis mempunyai arti yang lebih luas daripada hanya sekedar catatan biasa, karena didalam catatan tersebut sudah memuat segala informasi menyangkut seorang pasien yang akan dijadikan dasar untuk menentukan tindakan lebih lanjut kepada pasien.Rekam medis dapat dibuat secara konvensional (tertulis) ataupun secara elektronik. Adapun isi rekam medis berbeda-beda antara pasien rawat inap , rawat jalan, pasien dawat darurat, dan pasien bencana. Berikut isi rekam medik keempat jenis pasien tersebut:

NoPasien Rawat JalanPasien Rawat InapPasien Gawat DaruratPasien Keadaan Bencana

1.Identitas pasienIdentitas pasienIdentitas pasienJenis bencana dan lokasi dimana pasien ditemukan

2.Tanggal dan waktuTanggal dan waktuKondisi saat pasien tiba disarana pelayanan kesehatanKategori kegawatan dan nomor pasien bencana masal

3.Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakitHasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakitIdentitas pengantar pasienIdentitas yang menemukan pasien

4.Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medikHasil pemeriksaan fisik dan penunjang medikTanggal dan waktu

5.DiagnosisDiagnosisHasil anamnensis, mencakup sekurang kurangnya keluhan dan riwayat penyakit

6.Rencana penatalaksanaanRencana penatalaksanaanHasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik

7.Pengobatan dan/atau tindakanPengobatan dan/atau tindakanDiagnosis

8.Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasienPersetujuan tindakan bila diperlukanPengobatan dan/atau tindakan

9.Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinikCatatan observasi klinis dan hasil pengobatanRingkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat darurat dan rencana tindak lanjut

10.Persetujuan tindakan bila diperlukanRingkasan pulang (discharge summary)Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan

11.Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatanSarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan ke sarana pelayanan kesehatan lain

12.Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentuPelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

13.Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik

B. Peran, Tujuan dan Manfaat Rekam Medis1. PeranRekam medis yang baik adalah rekam medis yang memuat semua informasi yang dibutuhkan, baik yang diperoleh dari pasien, pemikiran dokter, pemeriksaan dan tindakan dokter, komunikasi antar tenaga medis/kesehatan dan yang lainnya. Berikut merupakan peran rekam medik secara umum: Dapat digunakan sebagai alat pembuktian adanya kelalaian medis Untuk membuktikan bahwa seluruh proses penanganan dan tindakan medik yang dilakukan dokter dan tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan standar profesi dan standar prosedur operasional atau berarti bahwa kelalaian medis tersebut tidak terjadi.2. TujuanTujuan rekam medis menurut Hatta (2008) dapat dibagi dalam dua kelompok besar, yaitu tujuan primer dan tujuan sekunder.a. Tujuan PrimerTujuan primer rekam medis ditujukan kepada hal yang paling berhubungan langsung dengan pelayanan pasien. Tujuan primer terbagi dalam lima kepentingan, yaitu : Untuk kepentingan pasien, rekam medis merupakan alat bukti utama yang mampu membenarkan adanya pasien dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta konsekuensi biayanya. Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam medis mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Untuk kepentingan manajemen pelayanan, rekam medis yang lengkap memuat segala aktivitas yang terjadi dalam manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang diberikan. Untuk kepentingan menunjang pelayanan, rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas yang berkaitan dengan penanganan sumber-sumber yang ada pada organisasi pelayanan di rumah sakit, menganalisis kecenderungan yang terjadi dan mengkomunikasikan informasi di antara klinik yang berbeda. Untuk kepentingan pembiayaan, rekam medis yang akurat mencatat segala pemberian pelayanan kesehatan yang diterima pasien. Informasi ini menentukan besarnya pembayaran yang harus dibayar.b. Tujuan SekunderTujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal yang berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak berhubungan langsung secara spesifik, yaitu untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan kebijakan.

Tujuan Primer Rekam MedisTujuan Sekunder Rekam Medis

a. Bagi pasien1) Mencatat jenis pelayanan yang di terima2) Bukti pelayanan3) Mengetahui biaya pelayanan.

a. Edukasi1) Bahan pengajaran2) Menyiapkan sesi pertemuan dan presentasi3) Mendokumentasikan pengalaman profesional di bidang kesehatan

b. Bagi pihak pemberi pelayanan kesehatan1) Membantu kelanjutan pelayanan2) Sarana pengikat klinisi3) Menunjang pelayanan pasien4) Mendokumentasikan pelayanan pasien5) Menghasilkan rencana pelayananMendokumentasikan faktor resiko pasienb. Peraturan1) Bukti pengajuan perkara ke pengadilan2) Membantu pemasaran pengawasan3) Menilai kepatuhan sesuai standar pelayanan4) Membandingkan Organisasi pelayanan kesehatan

c. Bagi manajemen pelayanan pasien1) Menganalisis kegawatan penyakit2) Merumuskan pedoman praktik penanganan resiko3) Melaksanakan kegiatan menjaga mutu4) Memberikan corak dalam menggunakan sarana pelayananc. Riset1) Mengembangkan produk baru2) Melaksanakan riset klinis3) Menilai Teknologi4) Studi keluaran pasien5) Mengidentifikasi populasi yang beresiko

d. Bagi penunjang pelayanan pasien1) Alokasi sumber2) Menilai beban kerja3) Mengkomunikasikan informasi berbagai unit kerja

d. Pengambilan kebijakan1) Mengalokasikan sumber sumber2) Melaksanakan rencana strategisMemonitor kesehatan masyarakat

e. Bagi pembayaran dan penggantian biaya1) Mengajukan klaim asuransi2) Menangani Pengeluaran3) Melaporkan pengeluaran4) Menetapkan biaya yang harus di bayare. Industri1) Melaksanakan Riset dan pengembangan2) Merencanakan strategi pemasaran

Rekam medis aktif adalah berkas rekam medis yang tanggal pulang atau tanggal kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu tiga sampai lima tahun dari tanggal sekarang (Skurka, 2003). Rekam medis inaktif adalah naskah/berkas yang telah disimpan minimal selama lima tahun di unit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau lima tahun setelah meninggal dunia (Dirjen Pelayanan Medik 1995 No.HK.00.06.1.5.01160).3. ManfaatAda beberapa pendapat tentang manfaat rekam medis. Di bawah ini adalah manfaat rekam medis menurut Gibony (1991) yang disingkat sebagai ALFRED:a. Administrative value, yaitu Rekam medis merupakan rekaman data adminitratif pelayanan kesehatan. b. Legal value, yaitu Rekam medis dapat.dijadikan bahan pembuktian di pengadilanc. Financial value, yaitu Rekam medis dapat dijadikan dasar untuk perincian biaya pelayanan kesehatan yang harus dibayar oleh pasiend. Research value, yaitu Data Rekam Medis dapat dijadikan bahan untuk penelitian dalam lapangan kedokteran, keperawatan dan kesehatan. e. Education value, yaitu Rekam Medis sebagai sebuah instrumen untuk proses pembelajaran baik bagi rumah sakit maupun bagi peserta pendidikan. Data/informasi perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik kepada pasien dapat dijadikan referensi pengajaran f. Documentation value; yaitu Rekam Medis bermanfaat sebagai sumber data dan informasi yg harus didokumentasi sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan RS

Dalam Peraturan Menteri Kesehatan No.749a tahun 1989 menyebutkan bahwa Rekam Medis memiliki 5 manfaat, yaitu :a. Sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pesienb. Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hokumc. Bahan untuk kepentingan penelitiand. Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan dane. Sebagai bahan untuk menyiapkan statistik kesehatanMenurut International Federation Health Organization (1992:2), rekam medis disimpan dengan tujuan:a. Fungsi komunikasiRekam medis disimpan untuk komonikasi diantara dua orang yang bertanggungjawab terhadap kesehatan pasien untuk kebutuhan pasien saat ini dan yang akan datang.b. Kesehatan pasien yang berkesinambunganRekam medis dihasilkan atau dibuat untuk penyembuhan pasien setiap waktu dan sesegera mungkin.c. Evaluasi kesehatan pasienRekam medis merupakan salah satu mekanisme yang memungkinkan evaluasi terhadap standar penyembuhan yang telah diberikan.d. Rekaman bersejarahRekam medis merupakan contoh yang menggambarkan tipe dan metode pengobatan yang dilakukan pada waktu tertentu.e. MedikolegalRekam medis merupakan bukti dari opini yang yang bersifat prasangka menegnai kondisi, sejarah dan prognosi pasien.f. Tujuan statistikRekam medis dapat digunakan untuk menghitung jumlah penyakit, prosedur pembedahan dan insiden yang ditemukan setelah pengobatan khusus.g. Tujuan penelitian dan pendidikanRekam medis di waktu yang akan datang dapat digunakan dalam penelitian kesehatan.Berdasarkan aspek diatas maka rekam medis mempunyai nilai kegunaan yang sangat luas, yaitu:1) Dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien2) Bahan pembuktian dalam hokum3) Bahan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan4) Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan5) Bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan6) Fungsi komunikasi7) Kesehatan pasien yang berkesinambungan8) Rekaman bersejarah.

C. Prinsip Penyelenggaraan Rekam MedisPencatatan dalam rekam medis pada setiap rumah sakit memiliki aturan tersendiri. Akan tetapi, pada dasarnya memiliki prinsip yang sama di antaranya sebagai berikut (Soeparto dkk., 2006).1) Catat secara tepatTenaga kesehatan sesuai dengan kompetensinya harus melakukan pencatatan dalam waktu secepat mungkindengan pelaksana observasi dan pemberian tindakan secara tepat. Jika pencatatan dilaksanakan pada akhir dinas,dikhawatirkan akan terlupakan dan informasi yang didapat tidak akurat.2) Hindari pencatatan dengan sistem blokKebiasaan mencatat semua informasi pasien dalam satu waktu atau dikenal sistem blok memiliki banyak kelemahanseperti kehilangan banyak informasi, tidak akurat, dan waktu pencatatan tidak terstruktur. Oleh karena itu, kebiasaanmencatat laporan perkembangan pasien dengan menggunakan sistem blok perlu dihindari.3) Catat segera setelah pemberian tindakanPencatatan dalam rekam medis seharusnya dilakukan setelah pemberian tindakan pada pasien. Hal ini dilakukanuntuk menghindari adanya informasi yang bias dan tidak akurat karena pencatatan yang lama tidak mencerminkanrespons secara langusng pada pasien.

4) Isi bagian format pencatatan yang masih kosongPencatatan harus ditulis selengkap mungkin untuk menghindari munculnya pertanyaan seperti sudahkah datadiperoleh atau dikaji untuk menghindari interpretasi dalam pencatatan yang kosong. Oleh karenanya, beberapafasilitas atau tempat pelayanan kesehatan memiliki aturan tersendiri, seperti pencantuman garis datar atau lainnya.Kemudian menurut Centers for Medicare dan Medicaid Services dan TrailBlazer Kesehatan Enterprise, LLC prinsip rekam medis ada 10, diantranya:1) Rekam medis harus lengkap dan dapat dibaca.2) Dokumentasi dari setiap pertemuan pasien harus mencakup: a. Tanggal; b. Alasan pertemuan itu;c. Sesuai sejarah dan pemeriksaan fisik dalam hubungan dengan keluhan utama pasien; d. Review lab, x-ray data dan layanan tambahan lainnya, bila sesuai; e. Penilaian, dan f. Rencana untuk perawatan (termasuk rencana debit, jika sesuai) 3) Diagnosa masa lalu dan sekarang harus dapat diakses oleh mengobati dan / atau dokter konsultasi..4) Alasan dan hasil X Ray, tes laboratorium dan layanan tambahan lainnya harus didokumentasikan atau dimasukkan dalam catatan medis. 5) Faktor risiko kesehatan yang relevan harus diidentifikasi 6) Perkembangan pasien, termasuk respon terhadap pengobatan, perubahan dalam pengobatan, perubahan dalam diagnosis, dan pasien non-kepatuhan, harus didokumentasikan. 7) Rencana tertulis untuk perawatan harus mencakup, jika diperlukan: a. perawatan dan obat-obatan, menentukan frekuensi dan dosisb. setiap arahan dan konsultasic. pasien / pendidikan keluarga, dan d. petunjuk khusus untuk tindak lanjut. 8) Dokumentasi harus mendukung intensitas evaluasi pasien dan / atau perawatan, termasuk melalui proses dan kompleksitas medis pengambilan keputusan s berkaitan dengan keluhan utama pasien untuk pertemuan itu.9) Semua entri ke catatan medis harus tanggal dan dikonfirmasi. 10) Kode CPT/ICD-9-CM dilaporkan pada formulir CMS-1500 klaim harus mencerminkan dokumentasi dalam catatan medis.

D. Kegiatan Rekam MedisKegiatan Rekam Medis berdasarkan SK Dirjen Yanmed No. YM.00.03.2.2.1296 tahun 1996, yaitu : Penerimaan pasien Pencatatan Pengelolaan Data Medis Penyimpanan Rekam Medis Pengambilan kembali (Retrival)Sedangkan berdasarkan Pedoman Akredetasi RS tahun 2002, kegiatan rekam medis yaitu : Penerimaan pasien (pencatatan data sosial pasien) Pencatatan data-data pelayanan Pengelolaan data (coding, indexing) Pelaporan Penyimpanan atau pengambilan kembaliDari penjelasan diatas maka secara garis besar kegiatan rekam medis terdiri dari 3 kegiatan, yaitu :1) Pencatatan, yaitu pencatatan identitas pasien yang dilakukan di tempat pendaftaran atau tempat penerimaan pasien (TPP) baik di rawat jalan, UGD, maupun rawat inap dan dikerjakan oleh petuga rekam medis. Pencatatan anamnesa, pemeriksaan fisik, diagnosis, pemeriksaan penunjang, terapi, dan tindakan medis dilakukan di tempat pelayanan kesehatan rawat jalan, UGD, dan rawat inap serta ruang pemeriksaan penunjang.2) Pengelolaan atau pengarsipan, yaitu upaya mengelola rekam medis agar isinya lengkap, mudah disimpan, dan mudah diambil kembaliika dibutuhkan. Pengelolaan berkaitan dengan tempat penyimpanan rekam medis, sistem penomoran, alat-alat yang digunakan, assembling, dan analisa baik secara kualitatif maupun kuantitatif.3) Pengelolaan data, yaitu kegiatan mengumpulkan, menghitung, dan menganalisa data-data dari kegiatan maupun data-data medis dan non-medis yang ada direkam medis sehingga menjadi laporan atau informasi yang dibutuhkan baik oleh pihak intern maupun ekstern.

E. Penyimpanan Rekam MedisDalam audit medis, umumnya sumber data yang digunakan adalah rekam medis pasien, baik yang rawat jalan maupun yang rawat inap. Rekam medis adalah sumber data yang paling baik di rumah sakit, meskipun banyak memiliki kelemahan. Beberapa kelemahan rekam medis adalah sering tidak adanya beberapa data yang bersifat sosial-ekonomi pasien, seringnya pengisian rekam medis yang tak lengkap, tidak tercantumnya persepsi pasien, tidak berisi penatalaksanaan pelengkap seperti penjelasan dokter dan perawat, seringkali tidak memuat kunjungan kontrol pasca perawatan inap, dll.Dampak dari audit medis yang diharapkan tentu saja adalah peningkatan mutu dan efektifitas pelayanan medis di sarana kesehatan tersebut. Namun di samping itu, kita juga perlu memperhatikan dampak lain, seperti dampaknya terhadap perilaku para profesional, tanggung-jawab manajemen terhadap nilai dari audit medis tersebut, seberapa jauh mempengaruhi beban kerja, rasa akuntabilitas, prospek karier dan moral, dan jenis pelatihan yang diperlukan.Diantara semua manfaat Rekam Medis, yang terpenting adalah aspek legal Rekam Medis. Pada kasus malpraktek medis, keperawatan maupun farmasi, Rekam Medis merupakan salah satu bukti tertulis yang penting. Berdasarkan informasi dalam Rekam Medis, petugas hukum serta Majelis Hakim dapat menentukan benar tidaknya telah terjadi tindakan malpraktek, bagaimana terjadinya malpraktek tersebut serta menentukan siapa sebenarnya yang bersalah dalam perkara tersebut.Kegiatan penyimpanan rekam medis bertujuan untuk melindunginya dari kerusakan fisik dan isinya itu sendiri. Rekam medis harus dilindungi dan dirawat karena merupakan benda yang sangat berharga bagi rumah sakit. Ada dua cara penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, yaitu :1. SentralisasiSentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam medis.Kelebihan Dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam medis Dapat menyeragamkan tata kerja, peraturan, dan alat yang digunakan Efisiensi kerja petugas Permintaan rekam medis dapat dilayani setiap saatKekurangan Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis Perlu ruangan, alat, dan pegawai yang lebih banyak jika tempat penyimpanan jauh dengan lokasi penggunaan rekam medis2. Desentralisasiyaitu sistem penyimpanan rekam medis dimana terjadi pemisahan antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis selama pasien dirawat. Rekam medis kunjungan poliklinik disimpan di poliklinik yang bersangkutan sedangkan rekam medis perawatan disimpan di bagian rekam medis.Kelebihan Efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan yang lebih cepat Kerja petugas rekam medis lebih ringan Pengawasan terhadap berkas rekam medis lebih ketat karena lingkupnya sempitKekurangan Terjadi duplikasi rekam medis sehingga riwayat penyakit terpisah Biaya pengadaan rekam medis lebih banyak Bentuk dan isi rekam medis berbeda Menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan oleh unit lainSedangkan sistem penyimpanannya, biasanya dilakukan dengan sistem numerik. Ada tiga sistem numerik dalam penyimpanan berkas rekam medis, yaitu :1) sistem nomor langsung (straight numerical filling system)yaitu penyimpanan berkas rekam medis pada secara berurutan sesuai dengan nomor urut rekam medis tersebut. Misalnya : 220910, 220911, 220912, dan seterusnya.Kelebihan : memudahkan dalam pengambilan sejumlah rekam medis dengan nomor yang berurutan dan untuk rekam medis yang tidak aktif lagi memudahlan dalam melatih petugas penyimpanan rekam medisKelemahan : kesibukan tidak merata, kegiatan tersebuk terjadi pada rak penyimpanan rekam medis dengan nomor terbaru perlu konsentrasi petugas untuk menghindari kesalahan penyimpanan rekam medis (nomor tertukar) pengawasan kerapian sukar dilakukan2) sistem nomor akhir (terminal digit filling system)yaitu sistem yang menggunakan nomor dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi tiga. Angka pertama terdiri dari dua kelompok angka yang terletak paling kanan, angka kedua terdiri dari dua kelompok angka yang terletak di tengah, dan angka ketiga terdiri dari dua angka yang terletak paling kiri. Misalnya : 22 09 10 (angka ketiga) (angka kedua) (angka pertama) tertiary digit secondary digit primary digitDalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan. Kelebihan : pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rakSedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan.

3) sistem nomor tengah (middle digit)Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga. Contoh : 22 09 10 (angka kedua) (angka pertama) (angka ketiga)Kelebihan : memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir petugas dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegahKelemahan : memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif (Depkes, 1991 : 19)Menurut Sulistyo-Basuki (2003), arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai ketentuan undang-undang. Dalam menentukan cara untuk menyimpan arsip dinamis inaktif yang dilihat dari segi manajemen arsip dinamis dan pemakai, perusahaan memerlukan tiga pertimbangan, yaitu:a) Pengembangan jadwal pemusnahanJadwal pemusnahan dimuat dalam jadwal retensi arsip dinamis, keberadaan jadwal untuk menjamin bahwa arsip dinamis tetap dipertahankan dalam jangka waktu yang sesuai dengan nilainya.b) Keputusan menyangkut media penyimpananUntuk mengambil keputusan apakah arsip dinamis inaktif akan tetap disimpan dalam format kertas atau format elektronik.c) Keputusan menyangkut fasilitas penyimpananKeputusan ini menyangkut jenis fasilitas penyimpanan yang paling sesuai untuk menyimpan arsip dinamis inaktif, serta metode pemusnahan yang sesuai.Penyimpanan, pemusnahan dan kerahasiaan rekam medis sesuai Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008. Sesuai Permenkes tersebut dijelaskan antara lain:a. Untuk Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis maka harus memenuhi aturan sebagai berikut: Rekam medis pasien rawat inap wajib disimpan sekurang-kuangnya 5 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit. Setelah 5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik. Ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik wajib disimpan dalam jangka waktu 10 sejak ringkasan dan persetujuan medik dibuat. Rekam medis dan ringkasan pulang disimpan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.b. Untuk Pelayanan Kesehatan non rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis harus memenuhi aturan sebagai berikut: Rekam medis pasien wajib disimpan sekurang-kuangnya 2 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat. Setelah 2 tahun maka rekam medis dapat dimusnahkan.Kerahasiaan isi rekam medis yang berupa identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, petugas kesehatan lain, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Untuk keperluan tertentu rekam medis tersebut dapat dibuka dengan ketentuan:a) Untuk kepentingan kesehatan pasien.b) Atas perintah pengadilan untuk penegakan hukum.c) Permintaan dan atau persetujuan pasien sendiri.d) Permintaan lembaga /institusi berdasarkan undang-undang.e) Untuk kepentingan penelitian, audit, pendidikan dengan syarat tidak menyebutkan identitas pasien.Permintaan rekam medis tersebut harus dilakukan tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan.Sesuai Ketentuan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 maka kita dapat menjalankan pengelolaan rekam medis di rumah sakit maupun non rumah sakit. Dokter, dokter gigi dan petugas lain, pengelola dan pimpinan harus menjaga kerahasiaan rekam medis serta dapat memanfaatkan rekam medis sesuai ketentuannya.

F. Ruangan penyimpanan dan Pengelolaan Rekam MedisLokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluruh pasien, mudah dicapai dari segala penjuru dan mudah menunjang Universitas Sumatera Utarapelayanan administrasi. Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran.Ruangan penyimpanan arsip harus memperhatikan hal-hal berikut : Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, harus dijaga supaya tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar 650 F sampai 750 F dan kelembaban udara sekitar 50% sampai 65%. Untuk dihidupkan selama 24 jam terus menerus. Perhatikan AC juga bisa mengurangi banyaknya debu. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari, selain memberikan penerangan ruangan, juga dapat membantu membasmi musuh kertas arsip. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat. Untuk menghindarinya dapat digunakan sodium arsenite, dengan meletakkannya di celah-celah lantai. Setiap enam bulan sekali ruangan disemprot dengan racun serangga seperti : DDT, Dieldrin, Prythrum, Gaama Benzene Hexacloride, dengan cara menyemprotkan racun pada dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221). Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll opack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis. (Dep.Kes, 1991 : 24).

G. Retrival Berkas Rekam MedisPengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut:a) Pengeluaran rekam medisKetentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah : rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu permintaan. apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap reka medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan. rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan. permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya.b) Petunjuk keluar (outguide)Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali.c) Kode warna (sampul map)Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Garis-garis warna denga posisi yang berbeda pada pinggiran folder, menciptakan bermacam-macam posisi warna yang berbeda-beda untuk tiap section penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara yang digunakan adalah 10 macam warna untuk 10 angka pertama dari 0 sampai 9. (Dep. Kes, 1991 : 27).

H. Perencanaan Berkas Rekam Medis yang Tidak AktifRetensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16 Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Berikut ini adalah jadwal retensi/lamanya penyimpanan rekam medis.

No.KASUSAKTIFIN-AKTIF

1.Penyakit dalam :a. umumb. jantungc. paru-paru5 tahun10 tahun5 tahun2 tahun2 tahun2 tahun

2.Saraf5 tahun2 tahun

3.Penyakit kulit :a. umumb. kusta5 tahun15 tahun2 tahun2 tahun

4.Jiwa :a. umumb. Ketergantungan obat10 tahun15 tahun5 tahun2 tahun

5.Anak5 tahun2 tahun

6.Kebidanan/kandungan5 tahun2 tahun

7.Bedah5 tahun2 tahun

8.Bedah saraf5 tahun2 tahun

9.Orthopedi10 tahun2 tahun

10.THT5 tahun2 tahun

11.Gigi dan mulut :a. infeksi rahang1) dewasa2) anakb. traumac. cacat bawaan1) celah bibir2) celah langitd. kelainan rahange. tumorf. exodentiag. orthodentich. edodentici. periodentic1) protetic2) pedodentic

5 tahun5 tahun10 tahun

12 tahun15 tahun15 tahun15 tahun5 tahun10 tahun5 tahun

10 tahun5 tahun

2 tahun2 tahun2 tahun

2 tahun2 tahun2 tahun2 tahun2 tahun2 tahun2 tahun

2 tahun2 tahun

12.Kasus lainnyaDitentukan oleh SMF masing-masing sesuai ketentuannya

Sebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyipanan untuk rekam medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif, sedangkan di rumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat terbatasnya ruang penyimpanan.Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan lagi. Apabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medsi aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang aktif seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat diambilnya rekam medis tidak aktif, di tempat semula harus diletakkan tanda keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika digunakan microfilm, rekam medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan microfilm tidak banyak memakan tempat. (Dep.Kes, 1991 :30).Retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16 Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Penyusutan Rekam MedisMenurut Depkes RI (1997), penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara:1) Memindahkan arsip rekam medis inaktif dari rak aktif ke rak inaktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan.2) Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan yang berlaku.3) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan.

Menurut Sulistyo-Basuki (2003), penyusutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan arsip dinamis dengan cara:1) Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi penggunaan rendah ke penyimpanan arsip dinamis inaktif.2) Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau penerima ke pusat arsip dinamis inaktif.3) Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu.4) Menyerahkan arsip dinamis inaktif dari unit arsip dinamis inaktif ke depo arsip statis.Menurut Amsyah (2005), tindakan-tindakan dalam proses penyusutan antara lain:1) Mengurangi (weeding) yaitu memilih dan memilah berkas atau folder yang telah mencapai masa inaktif, sesuai dengan jadwal retensi arsip. Pengurangan ini dapat berarti pula menyisihkan bahan-bahan yang tidak berguna yang ada di dalam folder, misalnya sampul, formulir yang tidak bernilai, dokumen yang jika disingkirkan tidak mempengaruhi isi folder secara keseluruhan.2) Penyisihan berkas, baik yang akan dimusnahkan ataupun yang akan dipindahkan disisihkan dari berkas aktifnya. Arsip tersebut harus tetap dalam keadaan teratur dan ditempatkan pada tempat yang layak pula, misalnya pada rak.3) Sortir, arsip yang telah disisihkan disortir untuk memilah-milahkan antara berkas yang akan dimusnahkan dan yang akan dipindahkan. Bagi arsip yang akan dipindahkan untuk sementara waktu disimpan atau ditahan sementara. Untuk menghindari jika sewaktu-waktu ada berkas yang masih diperlukan. Batas waktu penahanan ini dapat dua atau tiga bulan, asalkan tidak terapkan lama. Bagi berkas yang akan dimusnahkan juga ditahan pada tempat yang layak dan tetap dalam pengawasan.4) Pendaftaran, baik arsip yang akan dimusnahkan maupun yang akan dipindahkan dibuat daftarnya. Kegiatan pendaftaran berupa pengumuman data melalui suatu survey terhadap arsip-arsip inaktif yang ada dalam tanggung jawab lembaga negara atau badan pemerintahan yang bersangkutan.5) Menempatkan pada boks, arsip yang akan dipindahkan tetap dipertahankan sistem pemberkasannya dan ditempatkan pada boks yang telah disediakan. Pada boks diberi label yang memberikan petunjuk tentang isi boks secara singkat.Membuat berita acara, pemindahan dan pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan setelah mendapatkan persetujuan pimpinan untuk kerja. Pelaksanaannya perlu dengan membuat berita acara, dengan dilampiri daftar pertelaannya. Untuk pemusnahan arsip harus benar-benar musnah apapun bentuk arsip yang akan dimusnahkan.

I. System retensi rekam medisRetensi atau penyusutan dokumen rekam medis yaitu suatu kegiatan memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dan yang non aktif atau in-aktif. Tujuannya adalah mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan. Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan (filing) secara periodik. Dan dokumen yang sudah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari dokumen rekam medis aktif dengan mengurutkan sesuai tanggal terakhir berobat.Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi berdasarkan surat edaran direktorat jendral pelayanan medik tentang pemusnahan rekam medis Sistem retensi yaitu suatu kegiatan memisahkan atau memindahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang dinyatakan in aktif di ruang penyimpanan (filing). Sebelum melakukan retensi perlu disusun Jadwal Retensi Arsip berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.1.5.01160 tahun 1995. Dokumen rekam medis yang telah diretensi akan disimpan di ruang penyimpanan in aktif berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat dan berdasarkan diagnosis penyakit pasien. Dibawah ini merupakan Jadwal Retensi Arsip berdasarkan kelompok penyakit:NoKELOMPOKAKTIFIN AKTIF

RJRIRJRI

1.Umum5522

2.Mata51022

3.Jiwa10522

4.Orthopedi101022

5.Kusta151522

6.Ketergantungan obat151522

7.Jantung101022

8.Paru-paru51022

Untuk dokumen rekam medis anak-anak rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan lain dapat membuat ketentuan tersendiri. Selain itu, sesuai dengan kebutuhan rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan yang bersangkutan dapat pula membuat ketentuan lain untuk kepentingan: Riset dan edukasi Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hokum Perkosaan HIV Penyesuaian kelamin Pasien orang asing Kasus adopsi Bayi tabung Cangkok organ Plastik rekontruksiAdapun Peraturan PerMenKes No. 269/MenKes/PER/III/2008, berdasarkan BAB IV, pasal 8 ayat a tentang penyimpanan dokumen rekam medis bahwa:Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal pasien berobat atau dipulangkan (PerMenKes, RI. 2008).

J. System Pemusnahan rekam medisPemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik dokumen rekam medis yang sudah berakhir masa fungsi dan tidak memiliki nilai guna, rusak, tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya. Penghancuran tersebut harus dilakukan secara total yaitu dengan cara membakar habis, mencacah atau mendaur ulang sehingga tidak dapat dikenali baik isi maupun bentuknya.

a. Tujuan dari pemusnahan1) Mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis.2) Mengabadikan formulir-formulir rekam medis yang memiliki nilai guna.b. Syarat dari pemusnahan1) Rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan dilaporkan kepada direktur rumah sakit.2) Direktur rumah sakit membuat surat keputusan tentang pemusnahan rekam medis dan menunjuk Tim Pemusnah Rekam Medis.3) Tim Pemusnah rekam medis melaksanakan pemusnahan dan membuat Berita Acara Pemusnahan yang disahkan Direktur Rumah Sakit.4) Berita acara dikirim kepada Pemilik Rumah Sakit dengan tembusan Direktur Jenderal Pelayanan Medik.Menurut Depkes RI (1997), pemusnahan adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya rendah. Penghancuran harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun bentuknya. Proses kegiatan penghancuran termasuk kegiatan penilaian dan pemilahan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan.Menurut Barthos (2007), pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.Menurut Sulistyo-Basuki (2003), pemusnahan arsip dinamis inaktif artinya pemusnahan arsip dinamis inaktif yang tidak diperlukan lagi bagi badan korporasi. Pemusnahan dapat dilakukan oleh badan korporasi pemilik arsip dinamis inaktif atau pihak lain.1. Cara Pemusnahan Berkas Rekam MedisMenurut Sugiarto dan Wahyono (2005), pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan langkah-langkah: Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan; Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan (daftar pertelaan); Pembuatan berita acara pemusnahan arsip; Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi.Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara: Pembakaran, pembakaran merupakan cara yang paling dikenal untuk memusnahkan arsip. Akan tetapi dengan cara seperti ini, dianggap kurang aman, karena terkadang masih ada dokumen yang belum terbakar, atau masih dapat dikenali. Selain itu, cara pembakaran dianggap kurang ramah lingkungan dan cara ini tidak mungkin dilakukan di dalam gedung. Pencacahan, cara pencacahan dokumen ini menggunakan alat pencacah baik manual atau mesin penghancur (paper shredder). Dengan menggunakan mesin pencacah kertas, dokumen akan terpotong-potong sehingga tidak bisa dikenali lagi. Cara ini banyak dilakukan oleh petugas arsip karena lebih praktis. Proses kimiawi, merupakan pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimia guna melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen yang ekonomis, aman, nyaman, dan tak terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air kemudian dicacah dan disaring yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas. Dengan menjadi bubur kertas maka wujud asli dokumen dan isi dokumen tidak akan dapat dikenali lagi.Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik No. HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit, pelaksanaan pemusnahan dapat dilakukan dengan cara: Dibakar, menggunakan incinerator atau dibakar biasa; Dicacah, dibuat bubur; Pihak ketiga disaksikan tim pemusnah. Dokumentasi Pemusnahan Berkas Rekam MedisMenurut surat edaran Dirjen Pelayanan Medik No.HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit, tim pemusnah harus membuat dokumentasi pemusnahan berkas rekam yang terdiri dari: Pembuatan Daftar PertelaanNoNomor Rekam MedisTahunJangka Waktu PenyimpananDiagnosis Akhir

1234

Petunjuk pengisian daftar pertelaan rekam medis inaktif yang akan dimusnahkan:1) Nomor : nomor unit arsip rekam medis2) Nomor Rekam Medis : nomor arsip rekam medis yang akan disimpan;3) Tahun : tahun terakhir kunjungan/pelayanan pasien di rumah sakit;4) Jangka Waktu Penyimpanan: menunjukkan jangka/ tenggang waktu yang ditentukan oleh komite rekam medis untuk penyimpanan arsip rekam medis inaktif yang mempunyai nilai guna tertentu;5) Diagnosis Akhir : diagnosa penyakit pasien pada saat terakhir dilayani diunit pelayanan Rumah Sakit atau diagnosa yang paling dominan bagi pasien yang mempunyai lebih dari satu diagnosa. Pembuatan Berita AcaraTim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditandatangani oleh ketua dan sekretaris dan diketahui oleh direktur rumah sakit.Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan di rumah sakit. Lembar kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah sakit vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medik). Khusus untuk rekam medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan di atas kertas segel oleh direktur rumah sakit.Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan, dalam melakukan pemusanahan wajib membuat berita acara pemusnahan. Tata Cara Dokumen Pemusnahan Dokumen Perusahaan sebagai berikut:1) Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib dibuatkan berita acara pemusnahan dokumen perusahaan;2) Berita acara pemusnahan dokumen sekurang-kurangnya dibuat rangkap tiga dengan ketentuan lembar pertama untuk pimpinan perusahaan, lembar kedua untuk unit pengolahan dan lembar ketiga untuk unit kearsipan;3) Pada setiap lembar berita acara dokumen perusahaan dilampirkan daftar pertelaan dari dokumen perusahaan yang dimaksud;4) Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang-kurangnya memuat keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukan pemusnahan. Keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan, tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan, serta tanda tangan dan nama jelas saksi-saksi. Cara Penilaian Berkas Rekam Medis Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995 No. Hk. 00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit, disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan dimusnahkan dilakukan dengan cara sebagai berikut:a) Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif.b) Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif: Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian; Nilai guna primer, mencakup: administrasi, hukum, keuangan, dan iptek; Nilai guna sekunder, mencakup: pembuktian dan sejarah.c) Lembar rekam medis yang dipilah: Ringkasan masuk dan keluar Resume Lembar operasi Lembar identifikasi bayi lahir hidup Lembar persetujuan Lembar kematiand) Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam medis inaktif;e) Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan;f) Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan komite rekam medis/komite medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan petugas lain yang terkait.Sesuai Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 dijelaskan bahwa untuk Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis maka harus memenuhi aturan sebagai berikut:a. Rekam medis pasien rawat inap wajib disimpan sekurang-kuangnya 5 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit.b. Setelah 5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik.c. Ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik wajib disimpan dalam jangka waktu 10 sejak ringkasan dan persetujuan medik dibuat.d. Rekam medis dan ringkasan pulang disimpan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.Untuk Pelayanan Kesehatan non rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis harus memenuhi aturan sebagai berikut yaitu Rekam medis pasien wajib disimpan sekurang-kuangnya 2 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat. Setelah 2 tahun maka rekam medis dapat dimusnahkan. Kerahasiaan isi rekam medis yang berupa identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, petugas kesehatan lain, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Untuk keperluan tertentu rekam medis tersebut dapat dibuka dengan ketentuan: Untuk kepentingan kesehatan pasien. Atas perintah pengadilan untuk penegakan hukum. Permintaan dan atau persetujuan pasien sendiri. Permintaan lembaga /institusi berdasarkan undang-undang. Untuk kepentingan penelitian, audit, pendidikan dengan syarat tidak menyebutkan identitas pasien. Permintaan rekam medis tersebut harus dilakukan tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan.Sesuai Ketentuan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 maka kita dapat menjalankan pengelolaan rekam medis di rumah sakit maupun non rumah sakit. Dokter, dokter gigi dan petugas lain, pengelola dan pimpinan harus menjaga kerahasiaan rekam medis serta dapat memanfaatkan rekam medis sesuai ketentuannya2. Tahap Tahap Pemusnahan Rekam MedisTata Cara Pemusnahan ( Retensi ) Arsip Rekam Medisa) UMUM UMUM= AKTIF 5 15 Th., INAKTIF 2 -5 Th. (lihat jadwal) ANAK= sesuai kebutuhan KIUP + Register + Indeks= permanen, abadi Gol.Penyakit tertentu atau kasus yang dianggap penting Diagnosa tttb) Anak : di retensi menurut kebutuhan tertentuc) KIUP+Register+Indek, disimpan permanen/abadid) Retensi berkas-berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit.Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara lain untuk : Riset dan edukasiKasus-kasus terlibat hukum ( legal aspek) minimal 23 tahun setelah ada ketetapan hukum Untuk kepentingan tertentu Penyakit jiwa Ketergantungan obat Orthopaedi Kusta Mata Perkosaan HIV Penyesuaian kelamin Pasien orang asing Kasus adopsi Bayi Tabung Cangkok Organ Plastik Rekontruksi

e) Retensi berdasarkan diagnosaMasing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/ Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan pertimbangan nilai guna.Indikator Nilai Gunaa) Primer :a. Adminstrsib. Hukumc. Keuangand. IPTEKb) Sekunder :a. Pembuktianb. Sejarah3. Tata Cara Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Proses Pemusnahan(1) ALUR PROSESPEMINDAHANPENILAIANPEMUSNAHAN(2) TATA CARA PENILAIANa. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktifb. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif : Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian Nilai guna :Primer :AdministrasiHukumKeuanganIptekSekunder :PembuktianSejarah Lembar rekam medis yang dipilah : Ringkasan masuk dan keluar Resume Lembar operasi Identifikasi bayi Lembar persetujuan dan Lembar kematianc. Berkas rekam medis tertentu disimpan diruang berkas rekam medis inaktifd. Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkane. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis/Komite Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait.4. Tata Cara Pemindahan Berkas Rm Aktif Menjadi Berkas Rm Inaktifa. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir .b. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari berkas RM aktifc. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjunganDaftar Arsip Musnah. Daftar Arsip Musnah memuat unsur keterangan antara lain nomor urut, jenis/series arsip, tahun arsip, jumlah dan keterangan.Panitia diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun.Langkah Langkah Pemusnahan Rekam Medis In Aktifa. Pembentukan Tim Pemusnah dari unsur Rekam Medis dan Tata Usaha dengan SK Direktur RSb. Tim pembuat pertelaanc. Pelaksanaan pemusnahan :Dibakar :menggunakan incineratordibakar biasaDicacah, dibuat buburPihak ke III disaksikan Tim Pemusnahd. Tim Pemusnah membuat Berita Acara Pemusnahan yang ditandatangani Ketua dan Sekretaris dan diketahui Direktur Rumah Sakite. Berita Acara Pemusnahan RM, yang asli disimpan di Rumah Sakit, lembar ke 2 dikirim kepada pemilik RS (RS, Vertikal kepada Dirjen. Pelayanan Medik)f. Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah rusak/tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh Direktur Rumah Sakit.Pelaksanaan pemusnahan melalui prosedur sesuai butir 2 c.Khususnya di instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut:1. Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Ketua Badan Pemeriksa Keuangan apabila menyangkut arsip keuangan;2. Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala Badan Kepegawaian Negara sepanjang arsip yang akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian;3. Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.Beberapa organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip yang dimusnahkan. Formulir sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan, tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut.

PERATURAN TERKAIT DALAM PEMUSNAHAN REKAM MEDISPERATURAN PEMERINTAH TENTANG PELAKSANAAN UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN.BAB IKETENTUAN UMUMPasal 1Dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan :Ayat 5. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.Ayat 17. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.Ayat 18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.Ayat 37. Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip.Paragraf 5Penyusutan ArsipPasal 52Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf d, dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA.Pasal 53

(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA.(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.(3) Dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi Kemasyarakatan harus memiliki JRA.(4) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI.Pasal 54(1) Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip.(2) Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.Pasal 55Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penetapan JRA dan pedoman retensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 dan Pasal 54 diatur dengan Peraturan Kepala ANRI.Pasal 56Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 meliputi kegiatan:a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;Pasal 65(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf b, menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.(2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang:a. tidak memiliki nilai guna;b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dand. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.(3) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan pencipta arsip.Pasal 66Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:a. pembentukan panitia penilai arsip;b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (2) huruf a;c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;d. penilaian oleh panitia penilai arsip;e. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dang. pelaksanaaan pemusnahan :1. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.Pasal 68(1) Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danb. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara.

Pasal 69(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danb. persetujuan tertulis dari gubernur.(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi.Pasal 70(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi sekurangkurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danb. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah provinsi.Pasal 71(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danb. persetujuan tertulis dari bupati/walikota.(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota.Pasal 72(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh bupati/walikota setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danb. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.Pasal 73(1) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danpersetujuan tertulis b. dari rektor atau sebutan lain yang sejenis.(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yang sejenis.Pasal 74(1) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh rektor atau sebutan lain yang sejenis, setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danb. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan perguruan tinggi.Pasal 75(1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis panitia penilai arsip; danb. persetujuan tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.Pasal 76(1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah mendapat:a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; danb. pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI.(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.Pasal 77Ketentuan mengenai pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65, Pasal 66, Pasal 67, Pasal 73, Pasal 74, Pasal 75, dan Pasal 76 berlaku secara mutatis mutandis bagi perusahaan atau perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.Pasal 78(1) Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip.(2) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;g. berita acara pemusnahan arsip; danh. daftar arsip yang dimusnahkan.(3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai arsip vital.(4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.

BAB IIIPENUTUP1. KesimpulanRekam medis adalah segala bentuk kegiatan dari penerimaan pasien hingga pasien kembali dari tempat pelayanan kesehatan baik dalam keadaan sehat maupun meninggal. Yang termasuk kegiatan rekam medis adalah kegiatan pencatatan, pengelolaan pengarsipan, dan pengelolaan data.Pengelolaan dan penyimpanan rekam medis didasarkan pada sistem penamaan rekam medis, sistem penomoran rekam medis dan sistem penyimpanan rekam medis.Pengambilan kembali (retrival) berkas rekam medis harus memperhatikan tata cara pengeluaran rekam medis, petunjuk keluar, dan kode warna pada sampul map.Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan cepat kepada seluruh pasien, mudah dijangkau dari segala penjuru, dan mudah menunjang pelayanan administrasi serta dapat memberikan kenyamanan kepada petugas rekam medis yang bertugas.Berkas rekam medis yang sudah tidak aktif lagi perlu disisihkan dan kemudian dimusnahkan agar tersedia tempat untuk berkas rekam medis yang baru.Pemusnahan berkas rekam medis harus sesuai Ketentuan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008.

2. Saran Sebuah instansi kesehatan harusnya memiliki petugas dan ruangan rekam medis yang menunjang peningkatan pelayanan kesehatan. Segala bentuk kegiatan rekam medis harus dibuat menjadi suatu Prosedur Tetap agar terjadi keseragaman langkah yang baik dan benar.12Makalah Dokumen Rekam Medis