MAKALAH Presentasi Bisnis Upb

of 35/35
MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS PRESENTASI BISNIS KELOMPOK 3: Alhansyah Brata Asih pak
  • date post

    06-Dec-2015
  • Category

    Documents

  • view

    723
  • download

    90

Embed Size (px)

description

MAKALAH Presentasi Bisnis Upb

Transcript of MAKALAH Presentasi Bisnis Upb

MAKALAHKOMUNIKASI BISNIS

PRESENTASI BISNIS

KELOMPOK 3: Alhansyah Brata Asih pak

DAFTAR ISI:

BAB IPENDAHULUAN

Dewasa ini di dunia bisnis memerlukan presentasi bisnis baik dalam kegiatan internal perusahaan maupun kegiatan eksternal perusahaan, misalnya presentasi dalam Rapat Umum Pemegang Saham, presentasi kepada calon investor, dan presentasi kepada calon konsumen. Namun tidak sedikit orang yang kurang cakap atau tidak memiliki kemampuan yang baik dalam melakukan presentasi bisnis. Padahal presentasi bisnis sangat penting dalam menentukan jalannya bisnis suatu perusahaan.Seorang presenter atau pembicara yang melakukan presentasi dihadapan pemirsa/audience tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut,seorang presenter perlu mempersiapkan diri dengn sebaik-baiknya, baik yang berkaitan dengan persiapan mental, pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan, dan pemahaman yang baik terhadap audiens.Secara umun presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok antara lain menginformasikan pesan-pesan bisinis kepada audiens, menghibur audiens, menyentuh emosi audiens, dan memotivasi audiens untuk bertindak.Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti pengajuan usulan proyek baru, pengembangan produk baru, perluasan pasar, dan lain-lain, bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik pula bagi lembaga atau institusi.Oleh karena itu, presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga tujuan presentasi bisnis yang efektif dan efisien dapat tercapai.

BAB IIPEMBAHASAN

2.1 Definisi Presentasi Bisnis Presentasi bisnis adalah suatu bentuk komunikasi lisan yang berorientasi pada proposal, yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada peserta presentasi yang relatif homogen dari berbagai tingkatan. Presentasi bisnis berfungsi untuk menyampaikan informasi dan mempengaruhi pengambilan keputusan. Berbeda dengan pidato yang lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering dibawakan dalam acara bisnis.

2.2 Persiapan Presentasi BisnisDalam kegiatan sehari-hari, hampir semua pelaku bisnis membuat laporan secara lisan dan melakukan presentasi. Mereka melakukan presentasi untuk menyampaikan informasi baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan. Persiapan untuk berbicara atau presentasi relatif sama dengan persiapan dalam menyusun pesan tertulis yang akan dikirimkan kepada audiens. Persiapan dimulai dengan menentukan tujuan penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta medianya.

2.2.1 Menentukan Tujuana. Menginformasikan Pesan-pesan Bisnis kepada AudiensSalah satu tujuan presentasi bisnis yang paling umum adalah menyampaikan atau menginformasikan (inform) pesan-pesan bisnis kepada audiens (audience). Pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindarkan bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasa nya sulit dipahami.b. Menghibur AudiensSelain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan untuk menghibur (entertain) audiens. Artinya, untuk mencapai tujuan presentasi bisnis sorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon.Seorang pembicara yang berpengalaman akan mengetahui kapan ia harus mengubah ritme presentasi dan kapan harus memesukkan humor-humor penyegar suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.c. Menyentuh Emosi AaudiensSelain memmberi informasi dan menghibur, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk dapat menyentuh emosi (emotion) audiens. Seorang pembicara yang berpengalaman tentunya tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yang mampu menyentuh emosi audiens.Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens. Sebagai contoh, seorang pembicara bisa saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara.d. Memotivasi Audiens untuk Bertindak Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi (motivation) kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai yang dikehendaki pembicara. Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. Sebagai contoh, pembicara menghibau para karyawan untuk mempertegas komitmennya meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan kualitas produk dan sejenisnya. Pendek kata, bagaimana seorang pembicara mampu memunculkan reaksi para audiens.

2.2.2 Penguasaan terhadap Topik atau materi yang akan DipresentasikanPenguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.Secara garis besar, perencanaan presentasi sama dengan perencanaan dalam pesan tertulis. Dimulai dengan menentukan ide pokok/utama, menyusun garis besar (outline) yang akan dipresentasikan, menentukan panjang presentasi, dan menentukan gaya/pendekatan.a. Menentukan Ide Pokok/UtamaIde pokok merupakan penyingkatan dari keseluruhan presentasi menjadi satu kalimat deklaratif. Jika tujuan merupakan sesuatu yang harus diraih atau menjadi sasaran, maka ide pokok adalah cara untuk mencapai tujuan. b. Menyusun Garis Besar (Outline)Langkah kedua dalam merencanakan presentasi adalah menentukan garis besar atau pokok-pokok pikiran (outline) presentasi. Garis besar atau pokok pikiran presentasi akan membentuk kerangka pesan yang akan disampaikan. Setiap pokok pikiran harus mendukung, menggambarkan, atau memperjelas ide pokok.c. Memperkirakan Panjang/Lama PresentasiWaktu untuk presentasi sering kali sangat dibatasi secara ketat. Dengan demikian pembicara perlu menyusun materi sesuai waktu yang tersedia. Untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam suatu presentasi, dapat digunakan kerangka/garis besar presentasi. Caranya, kerangka/garis besar yang sudah disusun dicoba untuk dipresentasikan. Pada umumnya, presentasi yang singkat membutuhkan waktu sekitar 10 menit, sedangkan presentasi yang panjang membutuhkan waktu sekitar 60 menit. Hal yang perlu diperhatikan, baik presentasi dalam waktu yang singkat maupun presentasi yang panjang, adalah bahwa presentasi harus mengandung unsur pendahuluan, isi atau batang tubuh, dan penutup. Jika memungkinkan, dilakukan tanya jawab dengan audiens.d. Menentukan Gaya/PendekatanSecara umum, presentasi bisa dilakukan dengan pendekatan formal maupun informal. Presentasi dengan pendekatan formal digunakan untuk menyampaikan hal-hal yang penting. Misalnya, dalam Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Direktur mempresentasikan kinerja perusahaan selama satu tahun. Selain itu, dalam presentasi dengan audiens yang jumlahnya banyak sebaiknya juga digunakan pendekatan formal. Untuk presentasi dengan audiens yang jumlahnya sedikit, cukup digunakan pendekatan informal. Antara pembicara dengan audiens maupun antara audiens dengan audiens dapat berinteraksi secara langsung sehingga penggunaan pendekatan informal menjadi lebih efektif.

2.2.3 Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan BaikDi samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: a. Papan tulis hitam dan putih (blackboard & whiteboard)merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi.b. Flip Chartsadalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.c. Transparansi Overhead Projectnampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb. d. Papan Tulis ElektronikPapan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya. e. Video Cassete Recorder (VCR)Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAMf. PANEL LCDPanel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.g. Proyektor LCDProyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer) .

2.2.4 Menganalisis AudiensSecara umum, analisis audiens yang pertama kali dilakukan akan menyangkut latar belakang seperti pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman, hobi, dan lain-lain. Dari latar belakang tersebut dapat diketahui kebutuhan dan keinginan audiens. Pemahaman kebutuhan dan keinginan audiens selanjutnya akan digunakan untuk menentukan gaya/pendekatan dan isi presentasi yang tepat. Setelah ditentukan latar belakangnya, kemudian dianalisis ukuran/jumlah (size), komposisi, dan reaksi.Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat melakukan berbagai persiapan antisipatif.Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :a. Siapa audiensnya?Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.b. Apa yang diinginkan audiens?Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.c. Dimana melakukan persentasi?Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.d. Kapan melakukan persentasi?Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).e. Mengapa melakukan persentasi?Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.f. Bagaimana melakukan persentasi?Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.

2.2.5 Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk PresentasiAgar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia akan melakukan presentasi bisnis.Peninjauan lokasi bagi pembicara merupakan salah satu factor yang perlu dipertimbangkan sebelum melakukan presentasi bisnis. Seringkali, pembicara memasuki ruang presentasi bisnis tanpa peninjauan sebelumnya. Hal ini dapat menggangu kelancaran presentasi bisnis tersebut. Misalnya, penyediaan sound system termasuk mikrofon, bagaimana mengoperasikan alat bantu visual presentasi bisnis, seperti: overhead projector, LCD projector, dan VCR. Mengingat berbagai macam alat bantu presentasi bisnis memiliki merek yang berbeda-beda, posisi/letak tombol untuk menghidupkan dan mematikan atau tombol untuk memfokuskan gambar dan lain-lain juga berbeda.Disamping mengetahui posisis alat bantu presentasi bisnis, peninjauan lokasi juga mencangkup antara lain tempat duduk dan tata letaknya, ruangan ber-AC atau tidak, tata lampu, podium, posisi layar (screen), posisi proyektor dan sejenisnya.

2.2.6 Analisis Bahasa TubuhGerakan-gerakan tubuh (bahasa tubuh/body language) yang dilakakukan oleh si pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk komunikasi non verbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam melakukan presentasi antara lain:a. Ekspresi wajahEkspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat member arti senang, sedih, cemberut atau marah. Wajah dapat mengungkapkan emosi dirinya dengan polos, apa adanya tanpa harus ditutup-tutupi. Oleh karena itu, pada saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan, kesedihan atau kemarahan terhadap sesuatu.b. SenyumanDalam presentasi bisnis senyum yang polos,tulus dan tidak dibuat-buat dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang lebih akrab dengan audiens. Para pelamar kerja yang tersenyum pada saat wawancara kerja lebih memiliki peluang untuk diterima daripada pelamar yang selalu menampakkan raut muka yang cemberut karena suasana kerja yang baik akan dapat terwujud jika para karyawannya tersenyum.c. Kontak Mata Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efisien adalah cirri-ciri profesionalitas pembicara. Pada menit-menit pertama melakukan presentasi bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi keberhasilan suatu presentasi. Dalam melakukan presentasi bisnis tataplah para audien dengan baik, jangan memfokuskan perhatian pada seseorang atau sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah mereka secara merata. Tatapan mata si pembicara keseluruh audiens menunjukkan bahwa ia berharap semua audiens memperoleh perhatian yang sama.d. Gerakan TanganGerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat membantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topic bahasan tertentu. Gerakan tangan yang dilakukan pembicara saat melakukan presentasi bisnis bermacam-macam sesuai dengan tujuan yang dikehendaki. Misalnya, pembicara menggerakkan tangan secara terbuka untuk menunjukkan kejujuran atau keterbukaan, tangan mengepal seraya diangkat keatas untuk menunjukkan suatu ketegasan atau kebulatan suatu ide,memasukkan tangan ke dalam saku untuk menunjukkan tidak yakin atau terlalu santai.

e. Gerakan BahuGerakan bahu pembicara dalam melakukan presentasi bisnis untuk menunjukkan kepercayaan diri atau menyerah. Gerakan bahutegak yang diiringi dengan kepala keatas menunjukkan suatu sikap yang penuh percaya diri atau siap untuk tampil. Sedangkan bahu yang terkulai yang diikuti dengan kepala menunduk menunjukkan suatu sikap yang kurang bergairah dan tidak siap atau menyerah.f. Gerakan kepalaGerakan kepala bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan sikap setuju atau menolak sesuatu. Misalnya, pembicara menganggukkan kepala untuk menunjukkan sikap setuju atau mengiyakan sesuatu. Sebaliknya, pembicara yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap tidak setuju atau menolak sesuatu.g. Cara BerdiriBerdiri dalam melakukan presentasi bisnis merupakan hal yang positif terutama karena posisi seseorang Nampak menjadi lebih tinggi dan mempermudah gerak pernapasan. Cara pembicara berdiri dihadapan audiens merupakan salah satu factor yang sangat menentukan keberhasilan presentasi bisnis. Berdirilah dengan sedikit kedepan, bukalah kedua tangan dan jangan membungkuk.h. Percaya DiriSalah satu factor yang menyebabkan keberhasilan presentasi bisnis adalah adanya factor percaya diri yang kuat dari pembicara. Pembicara yang tidak memiliki rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada presantasi bisnis yang asal-asalan sehingga tidak mencapai sasaran yang diinginkan.Ketidakpercayaan diri seseorang diekspresikan dengan berbagai sikap atau perilaku sebagai berikut:1) GemetarTangan dan lutut yang gemetar bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan suatu proses bomeostatik dari badan yang membuang kelebihan energi. Gunakan kelebihan energy tersebut secara positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan kepada audiens.

2) Bicara Terputus-putusJika saat persentasi bisnis seseorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perahan-lahan, sambil melihat catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang disampaikan atau dipresentasikan, dan bukannya apa yang terlupakan.3) Mulut KeringJika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau tidak langsung.4) Tenggorokkan TersumbatApabila seseorang pembicara yang melakukan persentase bisnis tiba-tiba tengorokan terasa tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-diam sambil tundukkan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang tengorokan dan tarik udara masuk lewat hidung.5) Tersenggal-senggalApa yang perlu dilakukan bila pada saat melakukan presentase bisnis, tiba-tiba pernafasan pembicara terganggu atau tersengal-sengal? Jangan cemas, tundukkan kepala dan alihkan fokus anda dari audiens. Lipatlah lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendorkan bahu, tarik napas dalam-dalam kebagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.

2.3 Cara Pengembangan Presentasi BisnisDi dalam presentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap untuk mendengarkan apa yang akan dipresentasikan. Seperti halnya laporan tertulis, sebagian besar presentasi bisnis dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari audiensnya. Meskipun presentasi bisnis bisa mengandung unsur humor, tetapi presentasi bisnis tidak semata-mata dimaksudkan untuk memberi hiburan. Secara umum, format presentasi terdiri dari 3 bagian yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup.

2.3.1. Bagian PembukaanBagian pembukaan berisi/bertujuan mendapatkan perhatian audiens, membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. Oleh karena itu, bagian pembukaan harus dibuat menarik agar audiens tertarik dan siap menerima presentasi.a. Menarik perhatian audiensSebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia harus dapat menarik perhatian audiens terlebih dahulu. Mendapatkan perhatian audiens merupakan faktor penting dalam kesusksesan presentasi. Oleh karena sebaik apapun persiapan presentasi yang telah dilakukan, tanpa perhatian dari audiens, presentasi tidak ada maknanya. Faktor penarik perhatian audiens (umpan) dapat berupa intensitas, gerakan, keakraban, kebaruan, humor dan ketegangan (Cuurties et. All. 1996:311).b. IntensitasSesuatu yang lain dari hal yang ada di sekitarnya akan menarik perhatian, contohnya cahaya, suara, bau, dan objek. Cara menarik perhatian dengan intensitas dapat dilakukan dengan menampilkan objek, baik melalui OHP maupun viewer, atau menunjukkan objek yang tidak dibawa atau tidak dimiliki audiens.c. GerakanObjek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada objek yang diam. Seorang pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan lebih menarik perhatian audiens.d. KeakrabanSalah satu cara untuk menarik perhatian adalah dengan mengacu pada keakraban. Jika pembicara dapat mengenali audiens, baik dalam hal nama, jabatan, atau prestasi, maka pembicara tersebut lebih menarik perhatian audiens daripada tidak mengenal sama sekali. Hal yang seringkali ditemui dalam presentasi adalah menyebut beberapa nama atau jabatan, atau prestasi audiens sebelum membahas materi.e. KebaruanSesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens daripada sesuatu yang sudah dikenalnya. Pendapat itu bertentangan dengan Bovee & Thill yang menyatakan bahwa audiens akan lebih tertarik untuk membahas materi yang sudah dipahaminya. Mereka juga mengatakan bahwa materi yang kurang relevansinya dengan diri audiens akan menjadi kurang menarik (Bovee & Thill, 1995:601).f. HumorHumor akan menarik perhatian audiens karena humor akan menurunkan ketegangan, baik dari audiens maupun dari pembicaranya. Namun demikian, humor dalam presentasi bisnis harus relevan dan dengan cita rasa yang baik. Selain itu, karena humor ini hanya untuk menarik perhatian audiens, maka jumlahnya relatif kecil.g. KeteganganSituasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian audiens. Namun demikian, situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar audiens segera menangkap materi dan memberikan umpan balik, baik dengan pertanyaan maupun dengan komentar-komentar.h. Membangun kredibilitasPembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih diterima audiens daripada berkredibilitas rendah. Penampilan yang rapi akan meningkatkan kredibiltas pembicara. Pada umumnya, orang yang memiliki kompetensi paling baik dalam materi yang dipresentasikan akan mendapatkan kredibiltas yang lebih tinggi.i. Peninjauan audiensPada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan oleh audiens, yaitu membiarkan audiens memahami apa yang akan dipresentasikan dengan membacakan judul presentasi atau membacakan tujuan presentasi. Pemahaman judul atau tujuan presentasi akan membantu audiens memahami isi presentasi secara keseluruhan.

2.3.2 Bagian Isi (Body)Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupaka bagian terpenting dari presentasi, sedangkan bagain pembukaan dan penutup merupakan sarana yang mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran, alasan- alasan, dan kesimpulan dikemukakan. Oleh karena itu, bagian isi harus memiliki struktur yang jelas, dengan urutan pembahasan yang mudah dipahami dan berusaha mempertahankan perhatian audiens.a. Penekanan struktur/formatDi dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi lebih mudah diidentifikasi dengan melihat judul paragraf, jarak antarparagraf, dan daftar yang ada. Di dalam sebuah presentasi, format/struktur itu relatif sulit diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi, audiens dapat menggunakan transisi. Transisi adalah kata-kata atau kalimat-kalimat yang menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi (Curties at.al. 1996:316). Sementara untuk menghubungkan paragraf saru dengan yang lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran yang lain dapat digunakan transisi, seperti sekarang akan dibahas masalah A, pembahasan kita sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas pokok pikiran Z, atau berikut adalah kesimpulan yang dapat diambil.b. Urut-urutan bagian isiBagian isi harus memiliki irutan yang jelas dan logis untuk mempermudah audiens dalam memahami presentasi. Urut-urutan bagian isi akan berhubungan dengan pola organisasi pokok pikiran. Pola organisasi pokok pikiran dapat dibedakan menjadi kronologikal, spasial, topical, kausal, pemecahan masalah, klimaks, dan antiklimaks. Apabila pembicara memilih pola organisasi pokok pikiran yang lain, maka urutan pembahasannya mengikuti pola tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana pembicara memilih satu pola organisasi yang sesuai dengan tujuan, audiens dan situasinya. Dengan demikian, baik pembicara maupun audiens bisa mencapai tujuan.c. Mempertahankan minat audiensApabila di bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audiens, maka pada bagian isi atau batang tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan perhatian audiens. Perhatian pada bagian isi sangat penting karena di sinilah ide-ide pokok presentasi disampaiakan. Menarik perhatian pada bagian pembukaan dimaksudkan sebagai pancingan agar audiens lebih dahulu tertarik dengan presentasinya. Sementara tahap selanjutnya berada pada isi presentasi.Berikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk mempertahankan perhatian audiens: menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan audiens; menggunakan bahasa yang jelas; dan menjelaskan hubungan antara tujuan presentasi dengan ide-ide pokoknya (Bovee & Thill, 1995:604).d. Menghubungkan topik preentasi dengan kebutuhan audiensApabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran presentasi dengan kebutuhan audiens, maka dapat dipastikan bahwa audiens akan memperhatiakn pembicara. Oleh karena audiens memiliki suatu kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang mampu memenuhi kebutuhan tersebut.e. Menggunakan bahasa yang jelasPenggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens cepat bosan. Demikian juga dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami atau yang familiar. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah khusus (jargon). Apabila harus menggunakannya, berikan juga makna dari jargon tersebut.f. Menjelaskan hubungan topik dengan ide-ide yang familiarDalam presentasi dengan audiens yang sudah sedikit memahami, cukup memahami, dan sangat memahami, pembicara erlu menghubungkan topik dengan ide-ide yang sudah mereka kenal sebelumnya. Hal tersebut bukan hanya mempermudah audiens dalam memahami, tetapi juga memungkinkan audiens untuk menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di dalam ingatan audiens. Dengan demikian, presentasi akan lebih menarik minat audiens.

2.3.3. Bagian PenutupBagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide pokok yang disampaikan. Lebih dari itu, pada bagian ini pembicara harus memperhatiakan 3 hal yaitu (1) meringkas dan mengulang pokok pikiran; (2) menggarisbawahi tahap selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan positif (Bovee & Thill, 1995:604).a. Meringkas pokok pikiranSebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran yang telah dijelaskan dibagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok pikiran kemudian membacanya adalah untuk mengingatkan kembali akan isi presentasi sehingga audiens mampu memahami secara jelas isi dan maksud presentasi.b. Menggarisbawahi tahap selanjutnyaSecara umum, tujuan presentasi bisnia adalah menginginkan audiens untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku, tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karen itu, pembicara harus menekankan tindakan yang harus dilakukan audiens setelah presentasi berakhir. Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas. Jika ada, pertanyaan biasa diajukan secara bergiliran baru kemudian dijawab. Ada kemungkinan pertanyaan terlupakan atau kurang dipahami betul intinya sehingga penanya mungkin kurang merasa puas.

2.3 Seni Penyampaian Presentasi Bisnis2.3.1. Penggunaan Visual AidDalam presentasi bisnis yang bersifat formal, pembicara memerlukan visual aid. Beberapa manfaat penggunaan visual aid adalah:1. Dapat menyederhanakan materi yang kompleks sehingga mudah dipahami audiens.2. Visual aid dpat membantu, baik pembicara maupun audiens, untuk mengingat informasi penting dari presentasi itu.3. Dimaksudkan untuk menambah atau menciptakan daya tarik presentasi. Setelah membahas beberapa materi, pembicara kemudian menunjukkan visual aid yang telah dipersiapkan agar presentasi tidak terasa monoton.a. Menyusun Visual AidDalam presentasi, pembicara dapat menggunakan dua jenis visual aid, yaitu:1) Visual aid dalam bentuk tulisan (text visual aid).Pada umumnya, visual aid dalam bentuk tulisan digunakan untuk menunjukkan suatu kesimpulan presentasi atau untuk menunjukkan garis presentasi.2) Visual aid dalam bentuk grafik (graphic visual aid).Visual yang termasuk visual aid grafik antara lain grafik garis, diagram lingkaran, grafik batang, diagram organisasi, dan diagram peta. Penggunaan masing-masing visual aid dalam bentuk grafik disesuaikan dengan kebutuhannya. Untuk menyusun visual aid yang benar-benar dapat membantu presentasi sehingga didapatkan manfaat-manfaat seperti disebutkan di atas tdaklah mudah. Oleh karena itu, penyusunannya perlu dilakukan secara hati-hati. Visual aid harus sederhana. Tujuan penyusunan visual aid yang sederhana adalah agar mudah dipahami oleh audiens.b. Memilih Media Visual AidSetelah memahami dua bentuk visual aid, yaitu tertulis dan grafik, selanjutnya adalah memilih media untuk menyampaikannya dalam suatu presentasi. Media yang dapat digunakan untuk menyampaikan visual aid tersedia dari yang paling sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu komputer. Berikut akan dibahas masing-masing media secara singkat.1) HandoutHandout merupakan visual aid yang paling sederhana dan mudah pembuatannya sehingga banyak digunakan. Media handout memungkinkan pembicara untuk mempersiapkan, baik visual aid tulisan maupun grafik ke dalam tulisan kemudian digandakan dan dibagikan kepada audiens (biasanya sebelum presentasi dimulai). Handout berisikan ringkasan materi presentasi, kesimpulan, dan grafik-grafik yang membantu pemahaman audiens.2) Papan tulis dan whiteboardPapan tulis da whiteboard merupakan media visual aid yang sederhana dan praktis. Dalam suatu presentasi yang dihadiri tidak terlalu banyak orang, media papan tulis dan whiteboard dapat digunakan. Namun untuk presentasi dengan audiens yang banyak, tentu saja penggunaan media itu tidak efektif. Contoh presentasi dengan media papan tulis dan whiteboard adalah presentasi yang dilakukan oleh Manajer Pemasaran tentang cara-cara memasrkan produk baru kepada stafnya.

2.3.2. Keterampilan Praktis dalam PresentasiDisamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu memperhatikan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan presentasi. Kemudian faktor-faktor tersebut disebut keterampilan praktis dalam presentasi, diantaranya sebagai berikut:a. Cara berpakaianDalam presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Cara berpakaian menunjukkan citra diri orang tersebut. Oleh karena itu, hal ini perlu diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Berikut beberapa tipsnya:1) Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya.2) Memperhatikan kelengkapan pakaian, seperti resleting, kaos kaki, sepatu dan lain-lain.3) Memeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian, seperti kerah baju, kancing baju, tali sepatu dan lain-lain.4) Untuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up tidak perlu tebal, dan tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali karena akan terlihat citra kurang profesional.b. Pandangan mataUntuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus memandang ke arah audiens. Pandangan mata menyapu seluruh audiens, tetapi kalau sedikit, pembicara dapat memandang satu-persatu, tetapi tidak boleh lama, dan juga tidak dibenarkan mamandang ke lantai, ke atap, atau pada cacatan secara terus menerus pada saat berbicara.c. Presentasi dengan sikap tubuh berdiriSikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit terbuka. Tujuannya agar dapat berdiri dengan kokoh, tetapi sedikit terbuka. Tangan bisa digunakan untuk menekankan pembicaraan,dan dapat pula untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya menulis di papan tulis, membuka file presentasi, atau yag lain. Sikap yang harus dihindari adalah memasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan-gerakan yang tidak perlu secara terus-menerus, seperti memegang dasi, taplak meja atau bahkan menggaruk-garuk kepala.d. SuaraSuara merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu, harus mendapatkan perhatian besar. Agar presentasi dapat berjalan dengan baik, maka pembicara harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan suara dengan jelas, tidak menoton, dengan tekanan yang tepat dan bersemangat.1) Suara jelas dan kerasPengucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu, kata- kata juga harus diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh seluruh audiens.2) Suara tidak menotonKalimat harus diberi tekanan-tekanan tertentu agar suara tidak menoton. Kata- kata tertentu yang dirasa penting diberi tekanan yang lebih keras dan kata lain dapat lebih lemah.3) Suara bersemangatSuara yang bersemangat lebih tercermin pada pengucapan yang bersemangat. Presentasi tidak akan menarik jika pengucapan kata-katanya tidak dilakukan tanpa semangat. Selain itu, pembicara juga harus menghindari pengucapan kata dengan bergumam dan merendahkan suara di akhir kalimat.e. BahasaDalam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau bahasa formal. Pada setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang sederhana dan singkat agar mudah dipahami. Hindari penggunana bahasa sehari-hari, karena akan menurunkan tingkat formalitas presentasi. Hindari pulaPenggunaan jargon karena tidak semua audiens mamahaminya.

BAB IIIKESIMPULAN

Presentasi bisnis bagi para staf manajer pada semua level atau tingkatan dalam suatu perusahaan menengah dan besar merupakan hal yang biasa, baik dalam hal pemasaran, keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi. Dalam melakukan presentasi bisnis seorang pembicara sebaiknya melakukan persiapan dimulai dengan menentukan tujuan penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta medianya. Secara umum, presentasi bisnis harus mencakup 3 format presentasi yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup. Dan salah satu hal yang tidak boleh dilupakan dalam presentasi bisnis adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis yang baik.

DAFTAR PUSTAKA

Bovee, L. Courtland dan John V. Thill. 2003. Komunikasi Bisnis, Buku Kedua, Edisi BahasaIndonesia, Edisi Keenam. Jakarta: PT Indeks Kelompok Gramedia.Curties, B. dan et.al. 1996. Komunikasi Bisnis dan Profesional. Jakarta: Rosda Jayaputra.Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI.http://purebonline.blogspot.com/2010/05/presentasi-bisnis.html; http://manajemenppm.wordpress.com/2013/09/02/mempersiapkan-presentasi-bisnis/;

1