MAKALAH PPM Kel 7 Lengkap
-
Upload
tami-si-anak-sumatra -
Category
Documents
-
view
452 -
download
6
Transcript of MAKALAH PPM Kel 7 Lengkap
Dasar Teori
Organisasi
Apakah organisasi itu? menurut Schemerhorn (2010), organisasi adalah
“sekumpulan orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan
bersama pula”. Organisasi bentuknya bermacam-macam. Mulai dari organisasi besar
sampai organisasi kecil, lalu ada pula organisasi profit maupun organisasi non profit.
Tujuan seperti apakah yang ingin dicapai suatu organisasi? Bentuknya bisa berupa
menghasilkan suatu barang atau jasa yang berguna bagi konsumennya. Semuanya
berlandaskan pada dua hal yaitu “kualitas produk atau jasa” dan “kepuasan
konsumen”.
Organisasi berupa sistem terbuka ketika sumber daya yang digunakan oleh
organisasi tersebut berinteraksi dengan lingkungannya dalam proses menghasilkan
suatu produk/jasa yang berkualitas. Lingkungannya itu berasal dari the suppliers of
resources ataupun dari konsumen itu sendiri. Timbal balik dari lingkungan
mengindikasikan seberapa bagus suatu organisasi itu bekerja.
Sebuah organisasi harus mampu menunjukkan performansi yang bagus.
Performansi organisasi adalah kesimpulan pengukuran dari kualitas, kuantitas kinerja
dengan mempertimbangkan penggunaan sumber daya. Itu artinya performansi yang
baik tidak hanya efektif namun juga efisien. Jika sebuah organisasi mampu mencapai
tujuannya namun tidak diimbangi dengan dana, waktu, atau bahan-bahan yang
digunakan, maka bisa dikatakan organisasi itu efisien namun tidak efektif. Begitupun
sebaliknya. Ketika organisasi secara maksimal mampu meminimalkan penggunaan
dana, waktu, atau bahan-bahan yang digunakan tapi toh ternyata tidak sesuai dengan
tujuan utama organisasi, itu berarti organisasi tersebut efisien namun tidak efektif.
Manager
Manager adalah orang yang dalam organisasi secara langsung memberikan
dukungan, pengawasan, dan menggerakkan usaha dan performansi pencapaian kerja
1
para karyawan lain yaitu anggota tim maupun bawahannya. Jadi seorang manager
tidak hanya bertanggung jawab atas pekerjaannya sendiri namun ke seluruh
performansi pencapaian tim, departemen, divisi, bahkan organisasi secara
keseluruhan.
1. Secara LEVEL, manager dibagi menjadi atas:
1. TOP MANAGER
Top manager bertanggung jawab atas kinerja organisasi secara keseluruhan.
Top manager juga membuat dan mengomunikasikan visi jangka panjang
organisasi dan memastikan bahwa strategi dan tujuan yang dibuat sesuai
dengan visi dan misi organisasi. Top manager haruslah memiliki kemampuan
future-oriented dan sanggup membuat keputusan-keputusan di bawah
ancaman persaingan maupun kondisi-kondisi yang tidak pasti
2. MIDDLE MANAGER
Adalah manager yang melaporkan pekerjaannya pada Top Manager dan
bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan di suatu divisi atau departemen
yang besar. Contoh middle manager adalah dekan fakultas, manager divisi,
manager cabang dll.
3. FIRST LINE MANAGER, TEAM LEADER, SUPERVISOR
Manager ini bertugas mensupervisi secara langsung para pekerja non
manajerial dan melaporkan tugasnya kepada Middle Manager.
i. PROJECT MANAGER
Seorang project manager mengkoordinasi proyek-proyek khusus yang
kompleks dan memiliki tenggang waktu tertentu.
2. Sedangkan secara TIPE, manager dibedakan atas:
1. LINE MANAGER dan STAFF MANAGER
Pada Line Manager, manager bertanggung jawab terhadap aktivitas yang
memberikan kontribusi langsung pada proses produksi barang/jasa utama
organisasi. Contohnya adalah manager divisi penjualan atau divisi purchasing.
Sedangkan Staff Manager secara berkebalikan, yaitu menggunakan keahlian
2
khusus untuk memberikan pertimbangan atau dukungan kepada Line
Manager. Contohnya adalah manager HRD.
2. FUNCTIONAL MANAGER dan GENERAL MANAGER
Dalam bisnis seorang functional manager bertanggung jawab terhadap satu
area aktivitas khusus seperti keuangan, pemasaran, produksi, personalia dll
sedangkan untuk urusan unit organisasi yang kompleks, termasuk di dalamnya
berbagai aktivitas fungsional, itu adalah tanggung jawab General Manager.
3. ADMINISTRATOR
Manager yang bekerja di organisasi kemasyarakatan atau non profit.
Manajemen
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan
pengontrolan kepada semua penggunaan sumber daya dalam mencapai tujuan.
Proses-proses inilah yang dilakukan oleh seorang manager. Berikut penjelasan
masing-masing
1. PLANNING
Planning adalah proses menentukan tujuan dan bagaimana tujuan itu dapat
diraih. Tujuan itu sendiri adalah hasil spesifik yang ingin dicapai. Ketika
planning yang baik telah terbentuk, maka proses-proses manajemen selanjutnya
baru dapat dilakukan. Proses-proses dalam planning adalah:
1. Tentukan tujuan
2. Tentukan posisimu berada sekarang yang sesuai dengan tujuan
3. Mengembangkan premis mengenai kondisi sekarang
4. Analisis alternative dan bangunlah rencana
5. Laksanakan rencana dan lakukan evaluasi.
Rencana atau plan harus ada yang jangka panjang (long-range plans) maupun
jangka pendek (short-range plan). Top manager menentukan rencana jangka
panjang tersebut dan mengarahkan manajemen yang ada dibawahnya untuk
fokus pada pencapaian rencana jangka pendek yang membantu pencapaian
3
tujuan jangka panjang. Selain long-range dan short-range plans, sebuah rencana
juga harus mencakup strategic plans dan tactical plans. Strategic plans adalah
rencana yang berindikasi pada long-term plans. Strategic plans dimulai dari
vision atau visi organisasi yaitu mengklarifikasi tujuan organisasi dan
menunjukkan apa yang diharapkan organisasi dimasa depan. Kemudian tactical
plans dikembangkan dan digunakan untuk mengimplementasikan strategic
plans.
Kemudian tipe rencana yang terakhir adalah operational plans. Operational
plans mengindentifikasi kebutuhan apa saja yang harus dipenuhi dalam jangka
pendek. operational plans mencakup standing plans dan single-use plans.
Standing plans adalah suatu perencanaan yang dilakukan secara terus menerus.
Contohnya adalah policy dan prosedur atau aturan. Sedangkan single-use plans
adalah perencanaan yang digunkana pada tugas/periode waktu yang spesifik.
Contohnya adalah budget atau anggaran
Tools dan teknik yang digunakan dalam planning misalnya dengan:
Forecasting: proses pembuatan prediksi atau asumsi tentang apa yang
sekiranya akan terjadi di masa depan.
Contingency planning: membuat alternative program untuk menghadapi
situasi yang berbeda.
Scenario planning: membuat scenario apa yang dapat terjadi di masa
depan kemudian buat rencana untuk mengatasinya secara factual.
Benchmarking: membuat pembandingan baik internal atau eksternal
untuk perbaikan di masa depan
2. ORGANIZING
Organizing adalah proses penentuan tugas, sumber daya serta mengatur segala
aktivitas agar terkoordinasi dengan baik. Dalam sebuah organisasi ada semacam
strukur organisasinya yaitu diagram yang menunjukkan hubungan formal dan
pengaturan posisi kerja dalam organisasi. Struktur organisasi mencakup:
4
Division work: posisi dan gelar yang menunjukkan hubungan tanggung
jawab kerja.
Supervisory relationship: garis yang menunjukkan kepada siapa karyawan
harus melaporkan pekerjaannya.
Communication channerl: garis yang menunjukkan alur komunikasi formal
Levels of Management: hubungan management secara vertical.
Selain struktur formal, juga ada struktur informal yaitu strukur yang sebenarnya tidak
benar-benar ada, atau tidak tertulis secara hitam di atas putih. secara tradisional, struktur
organisasi bisa berupa:
1. Struktur Fungsional
Dalam struktur ini, orang-orang yang memiliki kemampuan dan tugas yang
sama akan ditempatkan di divisi yang sama.
2. Strukut Divisional
Dalam struktur ini, orang-orang akan bekerja dalam satu gur jika mereka
bekerja dalam produk yang sama, area yang sama, konsumen yang sama,
ataupun proses yang sama.
3. Struktur Matriks
Adalah gabungan struktur fungsional dan divisional.
Sedangkan secara horizontal, struktur organisasi bisa berupa:
4. Team Structure
5. Boundaryless Structure
6. Network structure
3. LEADERSHIP
5
Leadership adalah kemampuan untuk menginspirasi orang lain. Leadership
berhubungan dengan power, yaitu kemampuan untuk membuat orang lain mau
melakukan apa yang kita inginkan. Macam-macam power adalah:
Position power: power yang dilandaskan karena posisi atau jabatan
seseorang yang mencakup:
Reward Power: kapasitas untuk memberikan seseorang suatu nilai atau
positive income sehingga dapat mempengaruhi perilaku seseorang.
Istilahnya adalah, ”if you do what I ask, I’ll give you a reward”
Coercive Power: kapasitas untuk menghukum atau menahan positive
income sebagai cara untuk mempengaruhi perilaku seseorang. Istilahnya
adalah, “if you don’t do what I want, I’ll punish you”
Legitimate power: kapasitas untuk mempengaruhi orang lain dengan
menggunakan otoritas formal. Istlilahnya, “I’m the boss; therefore you
are supposed to do what I ask”
Personal Power: adalah power yang selalu melekat pada diri seseorang
dimanapun dan kapanpun orang tersebut berada. Mencakup:
Expert Power: kapasitas untuk mempengaruhi orang lain karena ia
memiliki keahlian khusus
Referent Power: kapasitas untuk mempengaruhi orang lain karena
kepribadian orang tersebut digemari oleh orang lain.
Ciri-ciri jiwa kepemimpinan:
Memiliki energy penuh dan bersemangat setiap hari
Percaya pada semua kemampuan diri atau self-confidence
Kreatif dalam menghasilkan ide-ide original
Punya kemampuan kognitif yang bagus
Memiliki motivasi yang tinggi
Fleksibel dan mampu beradaptasi di segala kondisi
Jujur dan berintegritas.
6
4. CONTROLLING
Controlling adalah proses pengukuran kinerja dan pengambilan tindakan untuk
memastikan hasil yang sesuai dengan yang diinginkan.
Organisasi Profit ( Laba ) dan Non profit ( Nirlaba )
Organisasi nirlaba atau organisasi non profit adalah suatu organisasi yang
bersasaran pokok untuk mendukung suatu isu atau perihal didalam menarik perhatian
publik untuk suatu tujuan yang tidak komersil, tanpa ada perhatian terhadap hal-hal
yang bersifat mencari laba (moneter). Organisasi nirlaba meliputi gereja, sekolah
negeri, derma publik, rumah sakit dan klinik publik, organisasi politis, bantuan
masyarakat dalam hal perundang-undangan, organisasi jasa sukarelawan, serikat
buruh, asosiasi profesional, institut riset, museum, dan beberapa para petugas
pemerintah
Banyak hal yang membedakan antara organisasi nirlaba dengan organisasi
lainnya (laba). Dalam hal kepemilikan, tidak jelas siapa sesungguhnya ’pemilik’
organisasi nirlaba, apakah anggota, klien, atau donatur. Pada organisasi laba, pemilik
jelas memperoleh untung dari hasil usaha organisasinya. Dalam hal donatur,
organisasi nirlaba membutuhkannya sebagai sumber pendanaan. Berbeda dengan
organisasi laba yang telah memiliki sumber pendanaan yang jelas, yakni dari
keuntungan usahanya. Dalam hal penyebaran tanggung jawab, pada organisasi laba
telah jelas siapa yang menjadi Dewan Komisaris, yang kemudian memilih seorang
Direktur Pelaksana. Sedangkan pada organisasi nirlaba, hal ini tidak mudah
dilakukan. Anggota Dewan Komisaris bukanlah ’pemilik’ organisasi
(sumber:www.wikipedia.com) .
MIROTA BATIK YOGYAKARTA (ORGANISASI
PROFIT)
7
A. PROFIL DAN SEJARAH MIROTA
Mirota Batik merupakan gerai pusat Batik dan Kerajinan yang terletak di Jalan
Malioboro. Di depan Pasar Beringharjo atau tepatnya di Jalan Ahmad Yani No. 9. Gerai batik
dan kerajinan ini buka pada tahun 1987. Nama Mirota diambil dari nama usaha toko makanan
dan minuman yang didirikan oleh pemilik Mirota Batik, Bpk. Hamzah Sulaiman, tahun1950-
an. Gerai ini memiliki konsep toko belanja sekaligus tempat berwisata yang nyaman dan
menunjukkan ciri khas Jawa pada umumnya dan ciri khas Jogja pada khususnya. Sebelum
memasuki arena toko terdapat banyak pedagang kaki lima berjejer berderet,yang
menunjukkan ciri khas Jogja dan Malioboro. Begitu masuki area Mirota Batik, para
pengunjung akan disuguhi suasana yang kental dengan budaya jawa. Untuk menarik
pengunjung disediakan alunan musik jawa, ibu dan bapak Among Tamu (penerima tamu),
harum - haruman aroma terapi, dekorasi bunga - bungaan. Yang belakangan mulai ditiru oleh
gerai - gerai batik lain.
Tahun 2004 Mirota Batik mengalami kebakaran .Bapak Hamzah sebagai pemilik
kemudian terobsesi membangun tempat wisata belanja kerajinan dan batik yang lebih
representatif. Selain bisa menampung lebih banyak barang kerajinan, juga menawarkan
berbagai fasilitas yang nyaman bagi pengunjung. Setahun kemudian, obsesi itu terwujud,
dengan luas bangunan menjadi sekitar 802.000 m2, terdiri dari empat lantai.
Di Mirota lantai 1 terdapat berbagai macam baju batik dan perlengkapannya seperti
blangkon, kemben dll sedangkan di lantai 2 terdapat berbagai macam kerajinan dan pernik
pernik dari berbagai daerah seperti wayang golek (dari Jawa Barat), wayang kulit (dari Jogja
dan Solo), kerajinan perak ,sandal, sepatu, tas, miniatur Prajurit Kraton, miniatur Candi
Borobudur dan Prambanan, patung - patung keramik maupun kayu, Loro Blonyo (patung
sepasang pengantin jawa, terbuat dari kayu maupun keramik), dan berbagai macam mainan
tradisional
Struktur Kepengurusan Mirota Batik
8
direktur
Struktur organisasi di buat sesederhana mungkin untuk memudahkan pengaturan dan
pengawasan dalam setiap kegiatan
B. TUGAS DAN FUNGSI MASING MASING BAGIAN
Pemilik Mirota merangkap menjadi DIREKTUR yang bertugas mengawasi
jalannya semuan proses di Mirota
MANAJER bertugas membuat keputusan, mengatur setiap proses kerja yang ada
di mirota dan melaporkan hasil yang didapat kepada direktur, manajer
membawahi 4 bagian yaitu bagian personalia, keuangan, marketing, dan EDP
BAGIAN PERSONALIA
Bagian personalia memiliki beberapa tugas
a) Mengatur pekerjaan setiap pegawai di Mirota
b) Menilai kinerja masing masing pegawai
c) Mengatur jadwal kerja pegawai (shift)
d) Mengatur kegiatan pegawai
9
peng
awas
peng
awas
Manajer
Bagian EDPKepala bagian
Marketing
Kepala bagian
Keuangan
Kepala bagian
Personalia
Supervis
or
supervi
sor
e) Memberi peringatan kepada pegawai yang melanggar peraturan
f) Merangkap menjadi humas untuk berhubungan dengan pihak luar di
antaranya konsumen, maupun tamu
Di bawah kepala bagian personalia terdapat beberapa supervisor, supervisor
bertugas mengatur dan mengarahkan pekerjaan setiap pegawai di toko.Sedangkan
di bawah supervisor terdapat pegawai yang berhubungan langsung dengan
pelanggan, yaitu:
Pramuniaga : selain melayani tamu juga bertugas melaporkan barang yang
habis dan juga memberi tahu kepada bagian marketing barang yang
banyak dicari pengunjung.
Teknisi :mengurusi berbagai macam peralatan yang ada seperti lift, ac,
diesel dll
Cleaning service : membersihkan ruangan toko, mengganti bunga dan lilin
yang ada di toko
Petugas keamanan : selain bertugas mengamankan toko juga bertugas
menyambut pengunjung
Penerima tamu : menyambut tamu di pintu depan sekaligus menjadi
bagian informasi
BAGIAN KEUANGAN
Bagian keuangan memiliki tugas mengatur setiap keluar masuknya uang di toko,
setiap proses yang berhubungan dengan keuangan harus melalui bagian ini,
kepala bagian keuangan memiliki beberapa pengawas yang bertugas mengecek
setiap proses keuangan yang terjadi sebagai contoh pada saat pembelian stok
barang, maka pengawas akan mengecek nota pembelian yang dilakukan dan
memberi tanda tangan sebagai bukti bertanggung jawab terhadap nota tersebut.
BAGIAN MARKETING / PEMASARAN
Bagian pemasaran memiliki bebrapa tugas yaitu:
10
Berhubungan dengan suplier
Memilih barang yang diajukan oleh perngrajin
Melakukan tawar menawar harga dengan pengrajin
Mengetahui semua barang yang ada gudang dan di toko
BAGIAN EDP (Elektronik Data Processing)
bertugas terpisah dengan bagian lain yaitu mengatur keluar masuknya data pada
setiap komputer yang ada di kasir dan menghubungkan data tersebut ke bagian
keuangan, biasanya bagian EDP bekerja dalam 2 shift yang pada masing masing
shift terdiri dari 2 orang.
C. PROSES PLANNING, ORGANIZING,LEADING DAN CONTROLING
Proses planing di mirota di wujudkan dalam bentuk
menyusun target tiap bulan, target di susun berdasarkan kebutuhan
perusahaan.
Mengatur acara acara yang bisa menarik pengunjung seperti diadakannya
permainan siter setiap hari jumat,, atau permainan piano dari jam 7 samapai 9
malam
Untuk proses organizing ditunjukkan dengan
Mengatur setiap data keuangan yang ada dengan rapi
Pemanfaatan SDM sesuai dengan keahlian masing masing pegawai
Proses leading ditunjukkan dengan:
Untuk meningkatkan loyalitas pegawai dengan memberikan bonus ,gaji yang
mencukupi kepada pegawainya dan memberi kepercayaan kepada mereka
Berusaha ramah dengan bawahan
Proses controling dilakukan dengan:
Mengdakan evaluasi setiap akhir bulan, evaluasi dilakukan secara terbuka
seorang manajer bisa di evaluasi oleh pegawainya, begitu juga sebaliknya.
11
Membudayakan pegawai untuk disiplin, dengan datang kerja tiap waktu dan
melakukan absen dengan menggunakan sidik jari, jika akan ada keperluan
maka surat ijin harus paling lambat diberikan 1 hari sebelumnya.
D. PROSES KELUAR MASUKNYA BARANG DI MIROTA
Ada 3 cara untuk proses masuknya barang di Mirota.
Cara yang pertama:
1. Pramuniaga selain bertugas melayani pembeli juga berusaha mencari tahu
barang apa yang paling menarik minat pembeli dan juga paling tinggi tingkat
penjualannya.
2. Selanjutnya pramuniaga memberitahu kepada bagian marketing tentang
barang yang paling menarik serta tinggi tingkat penjualannya.
3. Kemudian bagian marketing akan memesankan barang yang dimaksud kepada
supplier.
Cara ke dua:
1. Pengrajin akan membawa barang hasil kerajinan yang di buatnya ke bagian
marketing
2. Kemudian bagian marketing akan menilai apakah barang tersebut layak untuk
di jual dan laku atau tidak.
3. Ketika bagian marketing merasa barang tersebut layak untuk di jual maka
kemudian akan menegosiasikan harga yang ditawarkan kepada pengrajin.
4. Barang kerajinan tersebut akan di pajang di toko.
Cara ke tiga:
1. Ketika banyak konsumen menanyakan barang yang belum ada di Mirota
kepada pramuniaga, maka pramuniaga akan menghubungi bagian marketing
untuk memesankan barang tersebut.
2. Bagian marketing akan menanyakan kepada semua pegawai siapakah yang
bisa memesan barang yang dimaksud, jika ada yang bisa maka bagian
keuangan akan memberikan dana kepada pegawai tersebut untuk memesan
12
barang sedangkan jika tidak ada yang bisa, maka bagian marketing akan
berusaha mencari pengrajin yang memproduksi barang tersebut.
3. Ketika selanjutnya ada konsumen yang menanyakan barang yang dimaksud
maka barang tersebut sudah tersedia di toko.
Beberapa poin tentang proses masuknya barang
Ketika ada konsumen yang menanyakan barang yang tidak ada di toko,
maka pramuaniaga akan selalu mengatakan jika barang tersebut sedang
habis untuk menjaga loyalitas konsumen.
Untuk standar harga yang di gunakan, mirota akan membandingkan
dengan harga barang sejenis di toko lain dan berusaha menjual lebih
murah untuk menarik minat membeli pengunjung.
Sedangkan untuk barang barang unik dan langka, maka bagian marketing
akan menilai barang tersebut dan memberi harga yang khusus.
Kebanyakan transaksi yang dilakukan untuk pemesanan barang
menggunakan giro untuk menjaga keamanan.
E. STRATEGI YANG DIPAKAI UNTUK MENGHADAPI PERKEMBANGAN
ZAMAN:
Mirota selalu berusaha memberikan pelayanan yang memuaskan dan harga
yang lebih murah dibandingkan toko sejenis
Selalu berusaha mencari tahu pangsa pasar dan kebutuhan masyarakat
Membuat suasana yang unik dan berbeda dengan toko toko sejenis
Membuat inovasi untuk menarik minat pengunjung sperti memanggil
pembatik asli untuk membatik di mirota, menyediakan pertunjukkan piano dll
Berusaha melakukan inovasi agar pekerjaan tiap tiap pegawai menjadi lebih
efektif dan efisien, bentuk inovasi yang dilakukan seperti
13
Dahulu kasir juga bertugas membungkus kado jik ada permintaan dari
pembeli, tetapi sekarang ada bagian konter kado yang bertugas
menurusi hal itu.
Pramuniaga dahulu mencatat nota barang yang dibeli oleh pembeli
sekarang barang yang dibeli langsung dibayarkan di kasir
Perkumpulan Lingkar (Organisasi Non Profit)
Profil Lingkar
14
Perkumpulan Lingkar adalah salah satu LSM (Lembaga Swadaya
Masyarakat) yang memfokuskan diri pada penanggulangan bencana dan pemberina
bantuan ke para korban bencana tersebut. Lingkar memiliki visi periode tahun 2007-
2012 yaitu “mewujudkan masyarakat madani yang kritis dan demokrastis dengan
penghidupan berkelanjutan yang tanggap dan tangguh terhadap bencana.” Lingkar
berlokasi di Jalan Banteng Perkasa 40, Ngaglik, Sleman-Yogyakarta 5581
Berikut beberapa program yang dibuat dan dilaksanakan oleh Lingkar:
A. Kampanye-kampanye:
Ketahanan Sosial Untuk Anak-anak Korban Gempa: dengan tujuan agar
anak-anak memiliki kemampuan dalam menghadapi dan mengelola
berbagai kesulitan yang mereka temui sehari-hari sebagai dasar untuk
meningkatkan kepercayaan diri dan kemampuan beradaptasi.
Kampanye Lingkungan Pembangunan Berkelanjutan.
Ketahanan Sosial Masyarakat Dalam Mengurangi Risiko Bencana.
Dilakukan dengan cara mengurangi dan mentransformasikan kerentanan
dan kelemahan masyarakat, serta memperkuat nilai-nilai lokal seperti
gotong-royong, toleransi dll.
B. Pengorganisasian dan Pengembangan Masyarakat
Dilakukan dengan metode intervensi sosial yaitu community organizing,
community development, dan disaster management. Kegiatannya berupa
pendampingan di tiga dusun yang terkena gempa yaitu Dusun Giriloyo,
Dusun Gunung Manuk, dan Dusun Dasilan
C. Edukasi dan Pengembangan Kapasitas
Program ini dilaksanakan berupa pembangunan sanggar belajar bermain dan
perpustakaan dusun di Dusun Dasilam, pelatihan berupa sekolah lapang
rekonstruksi lahan, kursus computer untuk para remaja, dan “Sekolah”
Lingkar
D. Community Based Disaster Risk Reduction and Risk Management dan Riset
Aksi
15
Lingkar memiliki cukup banyak jaringan dan relasi baik di dalam negeri
maupun di luar negeri. Beberapa organisasi yang menjadi jaringan Lingkar antara lain
INDONESIA PEDULI, NURANI DUNIA, Kompas, Gramedia, Peta Hijau
Yogyakarta, UNESCO, Institut Le Rosey Switzerland, dan ATLAS-HANDICAP
Internasional dan lain-lain. Kemudian mitra Lingkar antara lain: UNDP-ERA, ICMC
Yogyakarta, Borneo Tropical Rainforest Foundation, ProVention Consortium, Caritas
Switxerland, PLAN Internasional, Korean Buddhist Relief and Development Service.
Lingkar dapat dihubungi di nomor telepon/fax: 0274-886320, atau email
[email protected], [email protected]. Lingkar juga dapat dilihat di website
resminya yaitu www.lingkar.or.id
Struktur Organisasi
Dewan:
Hasil Wawancara dengan Manajer
I. Identitas Manajer:
1. Nama : Hasan Bachtiar
2. Usia : 31 tahun
16
Badan Badan Badan
Keanggotaan Pelaksanaan Pengawas
Direktur Eksekutif
Direktur Kantor
outreach programadmin keuangan
Proyek 1 Proyek 3Proyek 2
3. Pendidikan Terakhir : S1 Sastra Indonesia UGM
4. Jabatan di Perusahaan : Direktur Kantor (salah satu pendiri
Lingkar)
5. Lama Bekerja : 5 tahun
II. Pertanyaan dan Jawaban
1. Bagaimana latar belakang berdirinya Perkumpulan Lingkar, Mas?
“Latar belakang berdirinya Lingkar: kantor yang sekarang dulu adalah
tempat 3 organisasi (Jaringan Pendidikan Lingkungan, komunitas
Millenium Development Goal, dan Yayasan Hijau). Ketika ada gempa
tahun 2006, banyak teman dari luar Jogja yang ingin menyalurkan
bantuan. Kemudian dibuatlah baksos/gugus kerja/kelompok kerja dengan
nama Lingkar Kemanusiaan Penanggulangan Bencana untuk upaya
respon bencana. Kami prihatin dengan masa depan Indonesia akibat
bencana (korban, statistic kejadian, kerusakan bangunan dll). Setahun
setelah gempa yaitu tahun 2007, kelompok kerja tersebut
diinstitusionalisasikan lebih lanjut menjadi satu lembaga independent
dengan nama Perkumpulan Lingkar. Didirikan oleh 9 organisasi.”
2. Berapa banyak total anggota Perkumpulan Lingkar saat ini?
“Total anggota 71 orang yang tersebar di seluruh Indonesia. Yang berada
di Jogja hanya ofiice management (7 orang) dan program management (14
orang). Sisanya adalah pelaksana program (50 orang).”
3. Bagaimana bentuk tanggung jawab Mas Hasan kepada atasan?
“Sebenarnya direktur eksekutif membawahi semua program-program,
namun karena itu tidak mungkin maka direktur eksekutif mensupervisi
program-program management tersebut. Sementara bagian saya di kantor.
Saya melaporkan hasil pekerjaan divisi administrasi, keuangan, dan
outreach secara lisan atau tertulis kepada direktur eksekutif setiap minggu.
Misalnya diadakan rapat seperti itu.”
17
4. Bagaimana tanggung jawab para bawahan kepada Mas Hasan?
“Saya juga meminta laporan kepada bawahan minimal sebulan sekali.
Dalam rapat dilaporkan kemajuan-kemajuan atau masalah-masalah untuk
dicari solusi pemecahannya.”
5. Apa goal atau visi dan misi Lingkar?
“Jadi kami membuat strategic plans yaitu visi dan misi perusahaan
(tertulis di buku profil Perusahaan Lingkar) yaitu:
Visi Lingkar: “mewujudkan masyarakat madani yang kritis dan
demokrastis dengan penghidupan berkelanjutan yang tanggap dan
tangguh terhadap bencana.”
Misi Lingkar:
a. Menumbuhkembangkan kesadartahuan masyarakat tentang kerawanan
dan penanggulangan bencana.
b. Melaksanakan pelayanan kemanusiaan penanggulangan bencana yang
responsif dan langsung melalui pendekatan berbasis masyarakat.
c. Melakukan pendampingan kepada komunitas yang terkena dampak
maupun berisiko bencana dengan pendekatan yang berbasis
masyarakat.
d. Menjalin dan memperluas kerjasama yang strategis dengan para pihak
yang bervisi selaras.
e. Mempromosikan sikap altruism/solidaritas sosial-kemanusiaan secara
luas.
6. Adakah target pencapaian kerja Lingkar? Bentuknya berupa apa?
“targetnya ada. Disusun dalam strategic plan untuk menghasilkan rencana
kerja tahunan, itulah yang menjadi targetnya. Target disini artinya lebih
kepada target performansi kerja. Misi perusahaan juga masuk dalam target
dalam dampaknya kepada visi.”
7. Kemudian apa penerapan tindakan yang dilakukan untuk mencapai
target tersebut?
18
“Program itu kemudian diimplementasikan oleh management program
dalam bentuk proyek-proyek/kegiatan-kegiatan baik yang didanai oleh
Lingkar sendiri (internal financing) maupun dicarikan dari donor external.
Untuk kegiatan yang didanai sendiri, biasanya setiap proyek menyusun
suatu kerangka acuan atau term of references-nya lalu dibedah sampai
anggaran kemudian output/hasil dari masing-masing kegiatan apa, itu
dilaksanakan oleh anggaran tersebut. Jadi kantor menyiapkan anggaran
kemudian pelaksana membuat laporan proses dan hasilnya”
“Kalau hubungannya dengan pembiayaan dari donor external, kita
meyusun proposal proyek. Setelah mendapat pendanaan dari ekstenal
donor, lalu kita laksanakan, lalu kita buat laporan kepada internal maupun
kepada donor. Proyek-proyek tersebut kemudian menjadi pencapaian dan
dampak-dampak yang kemudian setiap tahun kita lihat. Sejauh mana kita
udah berjalan dari strategic plans yang sudah kita buat. Lalu dilakukan
evaluasi.”
8. Tadi Mas Hasan mengatakan ada dana internal yang berasal dari
Lingkar itu sendiri. Kemudian dari mana saja Lingkar mendapatkan
dana-dana tersebut?
“Karena Lingkar adalah perkumpulan orang-orang jadi sebenarnya syarat
jadi anggota Lingkar ada iuran yang diberikan setiap tahun. Namun itu
belum diterapkan karena keterbatasan di tingkat dewan yang belum
menyelesaikan aturan tentang itu. lalu darimana Lingkar mendapatkan
uang? Bisa dari:
a. Proyek-proyek kerjasama dengan berbagai donor.
Itu kita sisihkan. Penyisihannya bukan dari korupsi atau mark up tapi
biasanya dengan memotong gaji staff program tersebut untuk
dimasukkan ke lembaga. Untuk apa? Untuk membiayai overhead cost,
yaitu biaya-biaya tetap seperti listrik, air, sewa gedung, beli kertas,
tinta printer dll. Itu semua adalah sumber pembiayaan terbesar dalam
19
Lingkar. Karyawan-karyawan Lingkar kan biasanya dikontrak
lembaga lain, misal untuk jadi fasilitator. Nah mereka dapat honor dari
situ juga, lalu dipotong.
b. Lingkar juga memiliki aset-aset untuk disewakan. Misalnya LCD
Proyektor, atau laptop. Kita punya tariff untuk itu.
c. Selain itu ada juga kontribusi inkain.
Bukan dalam bentuk uang, misalnya jika kalian menjadi volunteer
selama seminggu, honornya tidak berupa gaji melainkan dapat makan
gratis. Nah kontribusi inkain kalian tersebut dinilai oleh perusahaan
misalnya 100ribu per hari. Jadi kalian memberikan kontribusi 700ribu
pada lembaga ini.
d. Donas-donasi yang tidak mengikat. Misal orang-orang pada nyumbang
uang, barang, pakaian untuk korban merapi. Semacam itu.”
9. Jadi karyawan-karyawan disini juga suka memberikan pelatihan-
pelatihan ya mas? Bentuknya berupa apa?
“Oh iya. Khususnya dalam penanggulangan bencana. Misalkan Lingkar
melatih para pejabat di DIY bagaimana membuat program-program
penanggulangan bencana di masing-masing instansi. Atau pelatihan di
tingkat komunitas atau tingkat warga desa. Misalkan bagaimana melawan
upaya pengurangan risiko bencana di tingkat komunitas. Membuat peta,
membuat kebijakan desa untuk pengurangan risiko bencana, melakukan
tindakan mitigasi seperti menanam pohon untuk mencegah longsor dst.”
10. Bagaimana cara Mas Hasan menjalin komunikasi yang efektif dengan
para bawahan?
“Jika kita sudah berada di organisasi yang modern dan professional
seperti ini, yang pertama adalah bagaimana membangun komunikasi yang
terbuka dan eksplisit. Pemberian dan penjelasan tugas diberikan dengan
baik. Yang kedua dikembangkan suatu mekanisme feedback dari bawahan
kepada atasan. Jadi bawahan bisa cerita/curhat jika mengalami kendala
20
dalam bekerja. Itu adalah mekanisme formal. Selain itu sebagai
supervisor, saya harus melakukan asistensi pendukungan atas pekerjaan-
pekerjaan di bawah. Leader is the one who knows, shows, and goes away.
Harus tahu menunjukkan dan menjalani.”
“Lingkar selain sebagai organisasi juga sebagai komunitas,
mengembangkan mekanisme komunikasi informal untuk team bulding.
Bentuknya berupa arisan sebulan sekali. Kita ngobrol santai dan bermain.
Sejenak melepaskan segala pekerjaan. Agar tercipta hubungan bahkan
persahabatan yang mendalam sebagai satu kesatuan kelurga. Tidak hanya
team work tapi juga family work.”
11. Pernahkah mengalami kendala dengan karyawan, misalnya
karyawan malas bekerja seperti itu. Jika ada bagaimana cara Mas
Hasan membangkitkan semangat mereka lagi agar kerjanya
maksimal?
“manusia itu hampir sama dengan mesin. Ada active duration-nya. Secara
filosofis, kita dapat melihat dari perumpamaan burung yang suka bikin
formasi di langit. Ketika ada karyawan yang malas, pekerjaannya terlunta-
lunta dan memutuskan untuk keluar dari pekerjaan, harus ada
pendampingan dari teman-temannya. Bentuknya bisa berupa didatangi ke
rumahnya, diajak ngobrol tentang masalah yang dihadapinya baik masalah
kantor maupun masalah di luar kantor. Saya pun pernah mengalaminya
juga. Kita saling menjaga stamina agar tetap dalam formasi tersebut.”
12. Adakah sistem penilaian/evaluasi kinerja karyawan? jika ada
bentuknya berupa apa? Dan dilakukan berapa waktu sekali?
“secara jujur harus saya sampaikan bahwa staff performance appraisal, itu
kita atur dalam kebijakan kita. Tapi implementasinya belum pernah
terjadi. Kenapa? Karena staf HRD-nya datang dan pergi. Tidak pernah ada
yang bertahan lama hahaha. Maka performance appraisal selama ini
21
dilakukan secara tidak sistematis alias lisan oleh masing-masing
supervisor kepada bawahannya. Koordinator proyek menilai performansi
para staf di lapangan, sedangkan koordinator proyek dinilai oleh
koordinator program. Itu terjadi dalam rapat-rapat rutin biasa. Jadi belum
menggunakan sistem. Apalagi nanti kalau appraisal dikaitkan dengan
career pathway/jenjang karir. Belum sampai situ.”
13. Lalu jika memang baru dilakukan secara lisan, bagaimana
memastikan bahwa semua kegiatan itu dilakukan sesuai dengan
tujuan organisasi?
“kita ada monitoring atau pemantauan. Pemantauan dilakukan minimal
sebulan sekali. Kalau di kantor pemantauan ada rapat mingguan. Disitulah
dilakukan monitoring. Di proyek juga ada mingguan dan bulanan. Setiap
tahun ada 1 sampai 3 kali review. Disitu disampaikan, kegiatan ini yang
menjadi portfolio atau task/tugas seseorang dilihat sudah tercapai apa
belum. Jika belum, apa sebabnya? Kendalanya? Jika sudah, apa hasilnya?
Seperti itu. Nah itu yang menjadi laporan pemantauan.”
14. Pernahkah Lingkar melakukan semacam perubahan untuk
menyesuaikan diri dengan perkembangan zaman?
“oh iya tentu saja. Dengan adanya perkembangan teknologi, kita
banyak mendapatkan berkah. Orang-orang bisa bekerja, mengirimkan
hasil tugasnya dari jarak jauh. Kita memiliki sistem data base yang besar
karena kita punya komputer. Dalam hal keuangan, tidak perlu lagi tulis
tangan. Sehingga proses audit juga semakin cepat. Adaptasi seperti itu
harus terus-menerus dilakukan. Kita mendapatkan dana dari Swiss,
Genewa tidak pernah ketemu dengan orangnya. Segalanya lewat email.”
“Tapi teknologi juga tidak berarti mampu menjawab semua hal. Dalam
bekerja di tingkat desa, kita harus membatasi technological input. Dalam
arti technological development-nya harus disesuaikan dengan kemampuan
komunitas itu dalam memahami dan menerapkan tekhnologi tersebut.”
22
15. Setelah bekerja cukup lama di Lingkar ini, kepuasan apa yang
sebenarnya mas dapatkan dari LSM ini?
“itu pilihan. Saya ini sebenarnya orang yang agak sombong. Melamar
pekerjaan seperti itu nggak mau saya. Pertama, saya bekerja disini saya
bisa membangun sistem. Itu kan kepuasan. Bereksperimen membangun
sebuah sistem. Karena itu invaluable, mahal harganya. Kemudian bekerja
di sektor non profit kan berbeda dibandingkan kerja di sektor
pemerintahan atau bisnis. Nah bekerja di sektor ini, membuat saya puas
karena working as well as serving. Kerja sekaligus melayani masyarakat
bangsa saya untuk membuat perubahan-perubahan positif. Lain kalau saya
kerja bikin usaha di jalan misalnya. Jadi ada the fulfillment of social
compassion”
“disisi lain saya juga bisa bekerja tanpa di bawah tekanan professional
(atasan-bawahan) yang ketat apalagi militeristik/penuh instruksi. Disini
kan tidak. Ada proses democratic management yang diterapkan.
Kemudian juga ada fleksibilitas waktu. Bebas kerja jam berapa, pulang
jam berapa asalkan target tercapai.”
16. Kesulitan apa yang dirasakan ketika menjadi seorang manajer? Lalu
ketika Mas Hasan sedang merasakan titik jenuh dalam bekerja. Apa
yang akan Mas Hasan lakukan?
“secara pribadi, rasa capek itu muncul jika ada permasalahan yang tidak
bisa terpecahkan. Itu akan membuat saya desperate. Atau ketika
overloaded bekerja. Terlalu banyak pekerjaan yang harus diselesaikan.
Kayak pas merapi kemarin. Cara ngatasinya, saya punya mekanisme
internal misalnya dengan nonton film, baca buku. Untuk sejenak
mengalihkan permasalahan.
17. Apa keunggulan Lingkar dibandingkan LSM yang lain?
“Kecil itu dia bisa melakukan banyak hal namun juga punya
keterbatasan. Karena ini organisasi kecil ya jadi kami tidak terjebak
23
dalam masalah-masalah yang terlalu ruwet yang sering dialami oleh
organisasi besar. Keunggulannya disitu. Tapi kami punya fleksibilitas
dan elastisitas. Kami bisa bergerak di trans level. Jadi kami bisa bergerak
di tingkat komunitas, di tingkat pemerintah, ataupun di tingkat
internasional. Misalkan kita advokasi melawan bank dunia. Lebih elastis
dibanding organisasi besar.”
“nah organisasi kecil seperti Lingkar ini punya keterbatasan sumber
daya yang kecil. Kalau ia ingin melakukan perubahan yang besar, ia
harus melakukan networking dengan para lembaga lain yang punya cita-
cita yang sama. Tidak bisa membuat sendirian. Itu kelemahannya.”
“kemudian sektor non profit semacam Lingkar dibandingkan
pemerintah, punya keunggulan bahwa kita berdiri sebagai intermediary
actor (perantara). Kita bisa mengkritik pemerintah, tapi kita juga bisa
mengasistensi pemerintah. Terhadap sektor bisnis dan masyarakat juga
seperti itu. Tetap berdiri di tengah sebagai sektor ke 4, kalau dulu disebut
sektor ke tiga. Yaitu sebagai penjamin prinsip, etika, hak asasi manusia
dsb.”
“ketidakunggulannya yaitu you can’t be a rich person by working as
NGO activities. Kenapa? Karena ini non profit oriented. Kamu tidak bisa
mencari laba disini. Jadi orientasi hidup orang-orang yang kerja disini
bukan kaya tapi cukup saja. Hidupnya sederhana dan bersahaja”
18. Lalu mas, kesulitan apa saja yang dialami baik internal maupun
eksternal yang dapat menghambat kerja Lingkar ini?
“ada banyak ya. Dari eksternal sebenarnya untuk menjalankan negara
ini kan ada eksekutif, legislatif, dan yudikatif. Karena fungsi-fungsi
public service tidak dijalankan dengan baik, muncullah LSM-LSM
seperti ini untuk berteriak atau menagih. Karena kita ini sudah membayar
pajak agar republik ini tetap berjalan. Sistem birokrasi Indonesia yang
24
lemah ini lah yang membuat kerja LSM terganggu juga. Kemudian ada
pula persoalan-persoalan di tingkat komunitas. Banyak masyarakat kita
yang masih kontraproduktif tehadap kemajuan-kemajuan atau masyarakat
yang belum mendapatkan lingkungan yang kondusif untuk pemberdayaan
mereka.”
“dari sisi internasional, rezim yang berkuasa saat ini adalah
neoliberalisme atau fundamentalisme pasar. Semua diarahkan pada
market driven. Kalau semuanya market driven nilai-nilai cultural,
religiusitas akan hilang. Kita menghadapi konteks global yang tidak
bersahabat yang pro pada modal asing, yang merusak lingkungan, dan
merusak masyarakat. Tantangan inilah yang sering dialami oleh LSM.”
“dari sisi internal, Lingkar itu menghadapi soliditas tim yang kadang
lemah. Kelemahan-kelemahan manajerial juga masuk, sistem yang belum
lengkap misalnya. Maupun input sustainability. Pasokan sumber daya
yang kadang kurang. Faktor internal lain misalnya konflik antar sesama
staff. Maka tantangan Lingkar adalah bagaimana memperkuat sistem
aturan main yang ada, mengupgrade kapasitas staff, memastikan the
continuity of input, mengarahkan semua sistem, sumber daya dan staf ini
untuk mencapai suatu rencana yang strategis. Dari sana kemudian
membuat dampak-dampak di mikro, meso maupun makro level.”
19. Bagaimana kiat-kiat yang dilakukan agar Lingkar tetap bertahan di
tengah persaingan yang ketat?
“Kompetisi dengan lembaga-lembaga lain itu pasti ada. Bisa dilihat
ketika berkompetisi memenangkan tawaran-tawaran proyek
pembangunan atau bisa juga dari keberperanan suatu LSM dalam suatu
arus perubahan masyarakat. Lingkar di Jogja ini cukup leading dalam
perubahan isu bencana, bukan isu anti korupsi. Untuk mengatasi
kompetisi itu ya dengan memperbaiki sistem, public
25
communication/outreach/public relation pada pemerintah, lembaga
donor, masyarakat, maupun LSM lain. Kita membuat suatu strategic
positioning yang tepat, yang membuat Lingkar itu punya comparative
advantages apa dibanding para kompetitor. Sejauh ini kami melihat
kompetisi di Jogja ini berjalan cukup produktif. Artinya kita saling tukar-
menukar sumber daya. Kompetisi tidak menjadi konflik yang serius di
LSM karena nilai yang dianut LSM berbeda dengan sektor pemerintah
dan bisnis.”
Analisis Hasil Wawancara
Dari hasil wawancara di atas, kemudian kami merumuskan kembali tugas-tugas
Hasan Bachtiar selaku manajer di Perkumpulan Lingkar, yaitu:
I. Planning:
1. Bersama dengan dewan membuat strategic plans yaitu merumuskan visi
dan misi Perkumpulan Lingkar dengan target jangka waktu yang telah
ditentukan juga, yaitu tahun 2007-2011
2. Pembuatan target pencapaian kerja berupa rencana-rencana program
tahunan yang sesuai dengan pencapaian visi dan misi.
II. Organizing
Oleh management program, rencana program tahunan
diimplementasian ke dalam bentuk proyek atau kegiatan baik yang didanai
oleh Lingkar (internal financing) maupun dicarikan dari donor external.
Untuk kegiatan yang didanai sendiri, setiap proyek menyusun
kerangka acuan atau term of references untuk kemudian dibedah
sampai menghasilkan rencana anggaran dan output/hasil dari masing-
masing kegiatan. Lalu dibuat laporan kegiatan dan hasilnya.
26
Untuk kegiatan dari donor external, pihak management program,
meyusun proposal proyek. Setelah mendapatkan dana kegiatan
dilaksanakan dan dibuat laporan untuk Lingkar sendiri maupun kepada
donor.
Untuk sumber dana internal yang digunakan untuk pembiayaan
kegiatan-kegiatan, Lingkar memperolehnya dari:
Proyek-proyek kerjasama dengan berbagai donor.
Sebagian hasil kerjasama itu disisihkan. Penyisihannya tidak dengan
korupsi atau mark up tapi dengan memotong gaji staff program
tersebut. Dana ini digunakan untuk membiayai overhead cost, yaitu
biaya-biaya tetap seperti listrik, air, sewa gedung, beli kertas, tinta
printer dll. Karyawan-karyawan Lingkar yang terkadang suka
dikontrak lembaga lain, misal untuk jadi fasilitator. Honor mereka dari
situ juga dipotong
Penyewaan asset-aset seperti LCD Proyektor, atau laptop.
Kontribusi inkain.
Donas-donasi yang tidak mengikat. Misal orang-orang pada nyumbang
uang, barang, pakaian untuk korban merapi.
Dalam penanggulangan bencana, para karyawan Lingkar suka
memberikan pelatihan kepada para pejabat di DIY bagaimana membuat
program-program penanggulangan bencana di masing-masing instansi.
Atau pelatihan di tingkat komunitas atau tingkat warga desa seperti
upaya pengurangan risiko bencana, membuat peta, melakukan tindakan
mitigasi seperti menanam pohon untuk mencegah longsor dst.
III. Leading
1. Hasan Bachtiar berusaha menerapkan pola komunikasi formal dan
informal, meliputi:
27
Pola komunikasi formal:
Penerapan komunikasi yang terbuka dan eksplisit yaitu dengan
pemberian tugas dan tanggung jawab yang sejelas mungkin
Pengembangan mekanisme feedback dari bawahan ke atasan. Dimana
bawahan boleh cerita/curhat jika mengalami kendala dalam bekerja
Harus mampu melakukan asistensi pendukungan terhadap pekerjaan-
pekerjaan di bawah. Dimana sebagai leader, beliau harus mampu
menunjukkan sekaligus menjalani pekerjaan-pekerjaan tersebut.
Pola komunikasi informal penting untuk team building:
Diadakannya arisan sebulan sekali agar tercipta hubungan bahkan
persahabatan yang mendalam sebagai satu kesatuan keluarga. agar tercipta
tidak hanya team work tapi juga family work.
2. Sebagai seorang manajer, beliau berusaha menyemangati karyawan jika
ada diantara mereka yang sedang mengalami kebosanan dalam bekerja.
Atau ketika ada karyawan yang sedang mengalami permasalahan berat,
sampai tidak masuk kantor, sehingga pekerjaan terbengkalai, Mas Hasan
melakukan sejumlah pendampingan berupa:
didatangi ke rumahnya, diajak ngobrol tentang masalah yang
dihadapinya baik masalah kantor maupun masalah di luar kantor.
Dengan sesama karyawannya bekerja sama saling menjaga stamina
agar tetap dalam formasi. Tidak sampai mengalami perpecahan
IV. Controlling
Tidak adanya staff HRD dalam LSM ini menjadi salah satu kendala
dalam mengevaluasi kinerja karyawan. Namun hal tersebut tidaklah menjadi
kendala karena selama ini evaluasi kinerja karyawan dilakukan sendiri oleh
supervisor terhadap bawahannya. Evalusi tersebut dilakukan secara formal
28staff
lapangankoordinator
proyekkoordinator
program
melalui rapat – rapat yang rutin mereka selenggarakan. Alur penilaian
evaluasi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut:
staff lapangan sebagai penyelenggara proyek diberi evaluasi oleh
koordinator proyek mengenai teknis penyelenggaraan proyek. Koordinator
proyek sebagai evaluator juga dinilai oleh coordinator program, apakah
evaluasi yang diberikan sejalan dengan visi misi LSM.
Pemantauan kinerja karyawan dilakukan minimal sebulan sekali.
Melalui pemantauan itu karyawan diajak sharing pengalaman mereka di
lapangan, serta kesulitan apa saja yang mereka hadapi. Dengan adanya
pemantauan tersebut para atasan minimal dapat mengetahui perkembangan
proyek LSM, dan penyaluran aliran dana yang diterima LSM secara garis
besar.
Bentuk akuntabilitas kepada atasan dan bentuk dependibilitas kepada
bawahan:
Hasan Bachtiar melaporkan hasil pekerjaan divisi administrasi, keuangan, dan
outreach secara lisan atau tertulis kepada direktur eksekutif setiap minggu
misalnya melalui rapat yang diadakan setiap minggu seperti itu. Kemudian para
bawahan mengirimkan laporan hasil kerja kepada beliau minimal sebulan sekali
melalui rapat-rapat juga. Dalam rapat dilaporkan kemajuan-kemajuan atau
masalah-masalah untuk dicari solusi pemecahannya.
Selanjutnya, keunggulan dan kelemahan yang dimiliki Perkumpulan Lingkar:
A. Keunggulan Lingkar:
1. Untuk di lingkungan DIY, Lingkar cukup memimpin sebagai LSM yang ahli
mengenai perubahan isu bencana. Memfokuskan diri tentang bencana-
bencana di Indonesia.
29
2. Karena Lingkar adalah organisasi kecil jadi tidak terjebak dalam masalah-
masalah yang terlalu ruwet yang sering dialami oleh organisasi besar.
3. Lingkar punya kefleksibilitasan dan elastisitas yang lebih tinggi dibanding
organisasi profit karena Lingkar bergerak di trans level yaitu bisa bergerak di
tingkat komunitas, di tingkat pemerintah, ataupun di tingkat internasional.
4. Lingkar sebagai LSM memiliki keunggulan yaitu berdiri sebagai intermediary
actor (perantara) dimana Lingkar bisa mengkritik pemerintah sekaligus
mengasistensi pemerintah. Juga terhadap sektor bisnis dan masyarakat.
B. Kelemahan Lingkar: Kurang mampu melakukan perubahan besar dengan diri
sendiri karena keterbatasan sumber daya. Jika menginginkan perubahan besar
harus melakukan networking dengan para lembaga lain yang memiliki cita-cita
yang sama.
Hambatan-hambatan yang dihadapi oleh Perkumpulan Lingkar:
Hambatan Eksternal:
Seperti LSM-LSM lain di Indonesia pada umumnya LSM lingkar mengalami
kesulitan terkait tidak berlakunya keseimbangan sistem pemerintahan di Indonesia.
Hal ini berakibat banyaknya kewajiban yang harus dilaksanakan oleh LSM dalam
mewujudkan masyarakat Indonesia yang sejahtera.
Hambatan Internal:
Terkadang rasa solidaritas team mengalami penurunan. Hal ini mengakibatkan
adanya konflik antar staff serta lemahnya sistem manajerial. Kemudian dari sisi
SDM, LSM Lingkar juga mengalami kekurangan SDM. Hal ini mengakibatkan
adanya beberapa target yang belum bisa mereka raih. Adanya kelemahan dalam
sistem terkadang turut menghambat mereka dalam pelaksanaan proyek.
Kiat-kiat yang dilakukan agar Perkumpulan Lingkar tetap dapat bertahan di
tengah-tengah persaingan antar organisasi adalah:
30
Terus menerus memperbaiki sistem, public communication/outreach/public
relation pada pemerintah, lembaga donor, masyarakat, maupun LSM lain
Mengembangkan strategic positioning yang tepat dengan mencari tahu apa
keunggulan Lingkar yang membuat Lingkar itu punya semacam comparative
advantages dan berusaha memaksimalkan diri di bagian tersebut.
Dengan sesama LSM melakukan tukar-menukar sumber daya. Dimana itu
tandanya kompetisi tidak menjadi konflik yang serius di sesama LSM karena nilai
yang dianut LSM berbeda dengan sektor pemerintah dan bisnis.
KESIMPULAN
Dari hasil wawancara berikut analisisnya, dapat disimpulkan bahwa tugas manajer di
organisasi profit dengan organisasi non profit memiliki persamaan. Yaitu bagaimana mereka
mampu mencapai visi dan misi perusahaan mereka. Memang kalau di organisasi profit
orientasinya yaitu memperoleh untung yang sebesar-besarnya, sedangkan di organisasi non
profit lebih pada pelayanan kepada masyakarat. Perbedaannya ada pada ketersediaan sumber
daya. Salah satu hambatan terbesar sebuah organisasi non profit (LSM) adalah karena mereka
memiliki sedikit sumber daya yang digunakan. Terutama untuk masalah jumlah SDM dan
dana. Inilah yang sering membuat pergerakan sebuah LSM menjadi lambat. Seorang manajer
dimanapun mereka bekerja harus mampu melakukan tugas planning, organizing, leading, dan
controlling. Dan ini telah ditunjukkan oleh manajer Perusahaan Mirota maupun Perkumpula
Lingkar. Seorang manajer tidak ada yang mampu bekerja seorang diri. Karena itulah itu
membutuhkan kerjasama yang kokoh baik dari atasannya maupun dari bawahannya.
Semua organisasi/perusahaan baik itu profit maupun non profit harus sama-sama
memiliki kiat-kiat tertentu untuk dapat bertahan di persaingan global karena bagaimanapun
juga kompetisi di dunia seperti ini tidak dapat ditolak. Semua perusahaan harus mampu
31
mengembangkan keunggulannya khasnya masing-masing secara maksimal dan
menjadikannya sebagai senjata utama dalam menunjukkan kekuatan ke perusahaan-
perusahaan lain yang belum tentu unggul di bidang tersebut.
32