Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

38
MAKALAH MANAJEMEN KONSTRUKSI 3 Pemicu 2 Disusun oleh : 3 Sipil 1 Siang – Kelompok 2 Anisa Triana Asnansyahbudin Harahap Kananda Gusta Prawira Riskha Indah Pratiwi POLITEKNIK NEGERI JAKARTA 2014 1

Transcript of Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

Page 1: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

MAKALAH MANAJEMEN KONSTRUKSI 3

Pemicu 2

Disusun oleh :

3 Sipil 1 Siang – Kelompok 2

Anisa Triana

Asnansyahbudin Harahap

Kananda Gusta Prawira

Riskha Indah Pratiwi

POLITEKNIK NEGERI JAKARTA

2014

1

Page 2: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta

karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah Manajemen

Konstruksi 3 ini tepat pada waktunya.

Tujuan penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas mata kuliah

Manajemen Konstruksi 3. Pemicu 2 mengenai tugas Manajemen Konstruksi 3 ini berisikan

tentang parameter-parameter yang dibutuhkan dalam pengorganisasian

Dalam penyusunan makalah ini tentunya kami tidak terlepas dari pihak-pihak yang

turut membantu. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih kepada :

Ibu Fajar Susilowati, ST. MT. selaku dosen pengajar mata kuliah Manajemen

Konstruksi 3 yang telah membimbing kami dalam menyusun tugas ini,

Orangtua yang tidak ada hentinya memberikan semangat dan dukungan penuh,

Pihak-pihak lain yang turut membantu memberikan saran, dan kritiknya dalam

penyusunan tugas ini.

Kami menyadari bahwa tugas ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan

saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan

makalah ini.

Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.

Depok, 10 September 2014

Penyusun

ii

Page 3: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..........................................................................................……………ii

DAFTAR ISI ........................................................................................................…………...iii

BAB I. PENDAHULUAN ...................................................................................……………1

BAB II. STUDI PUSTAKA .................................................................................……………2

BAB III. SOLUSI PERMASALAHAN ...............................................................…………..20

DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................…………..25

iii

Page 4: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Manajemen proyek merupakan suatu tata cara mengorganisir dan mengelola sumber

penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek dari awal hingga akhir.

Manajemen proyek dapat ditetapkan pada jenis proyek apapun, dan dipakai secara luas

dalam menyelesaikan proyek yang besar dan kompleks. Fokus utama manajemen proyek

adalah pencapaian semua tujuan proyek dengan segala batasan yang ada, waktu, dan dana

yang tersedia. Maka dari itu pada makalah ini akan dianngkat beberapa aspek penting

dalam penyelesaian proyek konstruksi seperti ciri-ciri pemimpin yang ideal dalam

memimpin sebuah proyek, struktur organisasi yang benar, serta siklus administrasi proyek

yang tepat agar semua prosedur dalam pelaksaaan pekerjaan dapat terlaksana dengan

baik.

1.2. Definisi Masalah

Susunan organisasi proyek konstruksi dibawah suatu kepemimpinan untuk memotivasi

karyawan dan administrasi proyek yang diperlukan oleh PT. Bangun Persada.

1.3. Tujuan

a. Mengetahui tipe kemimpinan yang baik dalam sebuah organisasi.

b. Mengetahui cara memotivasi karyawan.

c. Mengetahui struktur organisasi yang tepat dalam sebuah proyek.

d. Mengetahui siklus administrasi proyek yang benar.

1

Page 5: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

BAB II

STUDI PUSTAKA

2.1Definisi Organisasi Konstruksi

Struktur organisasi proyek secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang

melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama – sama dengan kemampuan dan

keahlianya masing – masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai yang direncanakan. Dengan adanya

organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisien, tepat waktu serta dengan

kualitas tinggi.

Suatu proyek konstruksi yaitu proyek fisik yang dicapai dengan kegiatan konstruksi

merupakan suatu sistem. Sedangkan sistem itu sendiri secara konseptual berpengertian adanya

perangkat atau kelompok yang menyangkut beberapa usur yang saling berinteraksi untuk mencapai

tujuan bersama.

Proyek konstruksi yang mempunyai tujuan menghasilkan suatu bangunan fisik yang

memenuhi dan persyaratan melalui suatu ruang lingkup pekerjaan tertentu yang dilakukan beberapa

orang atau beberapa kelompok orang. Untuk proyek proyek besar yang harus di laksanakan oleh

beberapa kontraktor, maka pemilik proyek dapat memberikan kepercayaan yang penuh pada suatu

badan yang disebut manajemen konstruksi ( MK ) yang bertindak dan atas nama pemilik sebagai

manajer.

Dalam sebuah proyek konstruksi, bagian – bagian manajemen dari struktur organisasi yang ada

didalamnya antara lain:

1. Pemilik proyek atau owner

2. konsultan perencana

3. konsultan pengawas

4. kontraktor

5. Project manajer

6. Site Enginer

7. Pengedali operasional proyek

8. logistik proyek

9. arsitek atau drafter gambar kerja

10. Quantity surveyor

11. Quality Qontrol.

2

Page 6: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

12. Safety atau K3

13. Pelaksana proyek

14. Surveyor

15. administrasi proyek

16. Perpajakan

17. Akutansi

18. Teknik informatika proyek

19. mekanikal elektrikal

20. mandor

21. tukang bangunan

22. kepala tukang

23. pekerja bangunan

24. satpam

25. warung makan

26. preman setempat

27. pemerintah daerah

28. aparat kepolisian

29. dll

Masing – masing dari bagian struktur organisasi harus berfungsi dengan baik agar pekerjaan

konstruksi dapat selesai dengan tepat waktu, efisien serta dengan kualitas yang memuaskan.

seluruh bagian dalam organisasi proyek adalah satu kesatuan secara utuh yang apabila salah satu

tidak bekerja dengan baik maka dapat mempengaruhi kelancaran proses pelaksanaan proyek,

misalnya apabila bagian administrasi tidak terampil dalam mengatur arus keluar masuk keuangan

proyek maka dapat menyebabkan kendala dalam pengadaan pembelian material atau

keterlambatan upah pekerja sehingga mengurangi motivasi dan semangat dalam bekerja

2.2 Penjelasan Tentang Bagan Administrasi Proyek Konstruksi Beserta Personil yang

ada didalamnya

Pihak-pihak yang terlibat dalam penyusunan administrasi proyek

• Arsitek/ahlidarikonsultanperencana

• KontraktorUtama

• Direksi (wakil owner)

3

Page 7: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

• KonsultanPengawas/MK

• Perwakilan CQC (Contractor Quality Control)

• Sub kontraktor

• Suplayer

Personil yang terlibat dalam penyusunan administrasi proyek

1.Project Manager

• Setiaporganisasipadaproyekmemiliki PM

• PM dapatwakildari owner, konsultanperencana, kontraktor, konsultanpengawas/MK

• PM biasanya bertanggung jawab secara perorangan untuk mengelola seluruh tahap proyek

untuk organisasinya

• Untuk konsultan perencana PM mengendalikan waktu, anggaran, koordinasi pengendalian

biaya untuk desain dan konstruksi, menyusun kontrak dan biasanya sebagai wakil perencana

yang berhubungan dengan owner

2.Professional Construction Manager

Jasa yang diberikan dalam industri konstruksi oleh profesional manajer meliputi suatu

jangkauan luas dari aktivitas sampai taraf tertentu, biasanya tumpang-tindih antara A/E dan

kontraktor, atau melibatkan kedua-duanya pada tahap disain dan konstruksi dari suatu proyek.

Kontrak manajemen konstruksi yang menyeluruh dapat meliputi semua tugas tersebut di dalam enam

kategori berikut

3.Quality Control Respresentative

• Dalam CE, NFEC, NASA, dan lain-lain konseppemeriksaandikenalsebagai Contractor

Quality Control (CQC)

• Dalam system ini QCR harus mengorganisasi dan menjaga sistem pemeriksaan agar hasil

kerja kontraktor dan sub kontraktor sesuai dengan kontrak.

• Secaramayoritas, sepertiditerapkanolehmasing-masingperwakilanmereka,

suatuwakilpemerintahditempatkansebagai Quality Assurance Inspection.

4.Resident Project Representative

4

Page 8: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

• Resident Project Representative : Resident Engineer; Resident Inspector; Resident Manager;

Project Representative

• Jabatan ini biasanya wakil owner atau konsultan perencana yang bekerja full time di

lapanganyang memiliki wewenang dan tanggung jawab administrasi.

• Dalambeberapahaluntukinspeksiproyekdiperlukan RPR yang berkualitassebagai register

professional engineer, dalamkasus lain bisasaja non register professional engineer

dengankualifikasi yang tinggidigunakan.

• Seorangnonregister professional engineer

diijinkanditerimakarenamemilikipengalamansebagaiinspekturkonstruksiuntukproyek yang

sama.

5.Inspector

• Inspector : Field Engineer; Quality Assurance Supervisor

• Biasanya jabatan tingkat staf yang dapat berupa: wakil owner, perencana, atau wakil kantor

pusat kontraktor di lapangan

• Merupakan Tenaga Kerja yang berkualitas tinggi dengan memiliki pengalaman dan

pengetahuan dalam pekerjaan konstruksi

• Lebih khusus mengamati masalah mutu pekerjaan

• Mengamatidanmendengarkeluhantenagakerjalapangan

• Mampumengevaluasipersoalanlapangandankompetenmemberikanrekomendasikepadasupervis

ornya

5

Page 9: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

StrukturOrganisasiProyek

2.3 Pendefinisian motivasi beserta penjelasan cara membangun motivasi

Salah satu tantangan yang dihadapi oleh pimpinan dalam organisasi adalah bagaimana

pemimpin dapat menggerakkan para bawahan agar mau dan bersedia mengerahkan

kemampuan terbaiknya untuk kepentingan organisasi. Secara taksonomi, “motivasi” berasal

dari kata latin “movere (bergerak)”. Untuk itu pemimpin harus selalu dapat memelihara

semangat, kesadaran, dan kesungguhan dari bawahannya untuk terus menunjukkan kinerja

6

Page 10: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

yang optimal. Dengan kata lain, salah satu tantangan berat bagi organisasi adalah “bagaimana

motivasi dapat tumbuh dan terbina dengan baik?”

A. Definisi Motivasi

a. Motivasi adalah proses yang mengarahkan dan mempertahankan perilaku. (Berry,

1998)

b. Motivasi adalah proses pengembangan dan pengarahan perilaku atau kelompok itu

menghasilkan keluaran (output) yang diharapkan, sesuai dengan sasaran atau tujuan

yang ingin dicapai organisasi. (Ensiklopedi Manajemen, Ekonomi dan Bisnis, 1993 :

432-433)

c. Motivasi adalah suatu proses dimana kebutuhan-kebutuhan mendorong seseorang

untuk melakukan serangkaian kegiatan yang mengarah ke tercapainya tujuan tertentu.

(Munandar, 2001)

d. Motivasi adalah pandangan mengenai proses yang menjelaskan intensitas, arah, dan

persistensi dari usaha mencapai tujuan. (Robbins, 2003)

e. Motivasi merupakan hal-hal yang berkaitan dengan keinginan, kebutuhan, dan

harapan seseorang untuk mencapai tujuan. (Spector, 2001)

Berdasarkan beberapa definisi diatas, maka motivasi dapat didefinisikan sebagai suatu

proses yang memunculkan, mengarahkan, dan mempertahankan perilaku pada individu yang

didasari keinginan, kebutuhan, dan harapan untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesimpulan dari definisi motivasi tersebut, motivasi mengandung tiga komponen yang

saling berkaitan erat, yaitu :

a. Kebutuhan

Kebutuhan timbul dalam diri individu apabila si-individu merasa adanya kekurangan

dalam dirinya (ada ketidakseimbangan antara apa yang dimiliki dengan apa yang

menurut persepsi si-individu harus dimiliki).

b. Dorongan

7

Page 11: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

Untuk mengatasi ketidakseimbangan tersebut, dalam diri si-individu akan timbul

dorongan berupa usaha pemenuhan kebutuhan secara terarah. Maka, dorongan

biasanya berorientasi pada tindakan tertentu yang secara sadar dilakukan oleh

seseorang/individu, dan inilah yang merupakan inti dari motivasi.

c. Tujuan

Pencapaian tujuan berarti mengembangkan keseimbangan dalam diri seseorang/si-

individu.

B. Cara-cara Membangun Motivasi

1. Menilai Sikap

Kita perlu mengenali sikap kita sendiri terhadap orang lain, serta bagaimana kita

melakukan tugas dan membagi tugas. Sikap kita terhadap orang lain memiliki pengaruh

terhadap motivasi orang lain dalam bekerja.

a. Buat anggota tahu peran mereka dalam organisasi.

b. Tunjukkan kompetensi pada setiap kesempatan.

2. Kepemimpinan yang Baik

Dengan kepemimpinan yang baik diharapkan dapat menciptakan iklim lingkungan

yang positif

a. Jangan hanya merasa, tapi pastikan kita “terlihat”.

b. Jangan terlalu banyak berasumsi tapi gunakan sebanyak mungkin fakta.

c. Bila hasil kurang memuaskan, nilai motivasi kita terlebih dulu setelah itu baru

anggota lainnya.

d. Hargailah setiap usaha atau tindakan anggota.

3. Meningkatkan Komunikasi

a. Pertegas pesan dengan berbagai komunikasi.

8

Page 12: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

b. Sampaikan berita intern secepatnya.

c. Ajak anggota berperan dalam mengambil keputusan.

d. Kurangi ketidakpastian dan beri sebanyak mungkin informasi kepada anggota.

e. Sediakan waktu untuk berbicara tidak sekedar menyapa.

f. Minta tanggapan anggota mengenai keputusan yang menyangkut kepentingan

bersama.

4. Meningkatkan Budaya tidak menyalahkan

a. Jangan spekulasi, gabungkan risiko dengan rencana yang matang.

b. Beri pujian dan penghargaan yang baik, walaupun ada target atau rencana yang

meleset.

c. Bahas kesalahan atau kegagalan secara tegas tapi pantas, dan jangan salahkan

orang.

5. Membangun Kerjasama

a. Unsur dasar motivasional adalah kerjasama.

b. Selalu pastikan keinginan atau harapan kita dimengerti oleh anggota lainnya.

c. Berikan dukungan terhadap tugas dan tanggung jawab anggota lainnya.

d. Bila ada masalah, jangan menegur, tapi cari kemungkinan penyelesaiannya.

e. Perlu alasan dan penjelasan yang pantas untuk menolak ide atau permintaan.

6. Mendorong Inisiatif

Motivasi yang tinggi ditandai dengan banyaknya inisiatif.

a. Beri kesempatan pada semua anggota untuk menggunakan inisiatif sendiri bila

memungkinkan.

b. Tanggapi semua ide dan saran dengan segera dan tangani penolakan dengan taktis.

c. Berikan target yang realistis kepada anggota.

d. Jangan cepat menerima “tidak” sebagai jawaban.

9

Page 13: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

e. Kaji ulang sistem kerja dan ajak anggota untuk memberikan suaranya

2.4. Menjelaskan definisi dan tipe-tipe kepemimpinan

A.Definisi Kepemimpinan

Hasibuan (2001) merumuskan definisi kepemimpinan sebagai berikut :

a. Kepemimpinan menekankan adanya hubungan antara dua pihak, yaitu pemimpin dan

yang dipimpin atau pengikut.

b. Terjadi pola interaksi antara pemimpin dengan pengikut.

c. Dalam pola interaksi yang terjadi diantara pemimpin dengan pengikut, pemimpin

mempengaruhi perilaku para pengikut.

d. Proses pemimpin mempengaruhi para pengikutnya ini dilakukan agar pengikut

melakukan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh pemimpin

atau tujuan yang telah disepakati bersama oleh pemimpin dan para pengikutnya.

e. Tujuan yang ingin dicapai oleh pemimpin dan pengikutnya adalah tujuan organisasi.

Berdasarkan kelima hal diatas, definisi kempemimpinan dapat disimpulkan sebagai

pola interaksi antara pemimpin dengan para pengikutnya atau bawahannya untuk

melakukan tindakan-tindakan dalam mencapai tujuan kelompok yang diinginkan

pemimpin atau yang disepakati bersama antara pemimpin dengan bawahannya.

B.Tipe-tipe Kepemimpinan

Tipe-tipe kepemimpinan dan ciri-cirinya menurut Sondang P. Siagian digolongkan ke

dalam 5 tipe, yaitu :

1. Tipe Otokratis

a. Mengandalkan kepada kekuatan/kekuasaan.

b. Menganggap dirinya paling berkuasa.

c. Keras dalam mempertahankan prinsip, tidak mau menerima kritik, saran dan

pendapat.

d. Jauh dari para bawahan, menganggap bawahan sebagai alat semata-mata.

e. Perintah diberikan secara paksa.

2. Tipe Paternalistis

a. Memperlakukan bawahan sebagai orang yang belum dewasa.

10

Page 14: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

b. Bersikap selalu melindungi.

c. Jarang memberi kesempatan kepada bawahannya untuk mengembangkan daya

kreasi dan fantasinya.

d. Keputusan ada ditangan pemimpin.

e. Sering bersifat maha tahu.

3. Tipe Laissez Faire

a. Memberikebebasankepada para bawahan.

b. Pimpinan tidak terlibat dalam kegiatan.

c. Semua pekerjaan dan tanggung jawab dilimpahkan kepada bawahan.

d. Tidak mempunyai wibawa.

e. Tidak ada koordinasi dan pengawasan yang baik.

4. Tipe Militeristis

a. Dalam komunikasi menggunakan saluran formal.

b. Dalam penggerakan bawahannya lebih sering menggunakan sistem

komando/perintah.

c. Segala sesuatu bersifat formal, senang pada formalitas yang berlebih-lebihan.

d. Menuntut disiplin yang tinggi, kadang bersifatkaku.

e. Sukar menerima kritik dari bawahannya.

5. Tipe Demokratis

a. Dalam proses penggerakan bawahan selalu bertitik tolak pada manusia sebagai

makhluk termulia di dunia.

b. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan organisasi.

c. Selalu berusaha mensinkronisasi antara kepentingan tujuan organisasi dan

kepentingan tujuan pribadi bawahannya.

d. Senang menerima saran dan pendapat, bahkan kritik dari bawahannya.

e. Selalu berusaha mengutamakan kerja sama dan teman kerja dalam usaha

mencapai tujuan.

f. Selalu berusaha agar bawahannya selalu berhasil.

11

Page 15: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

g. Berusaha mengembangkan kapasitas dirinya sebagai pemimpin.

h. Dalam pengambilan keputusan mengutamakan musyawarah untuk mufakat

2.5 Cara penyampaian komunikasi yang efektif antar rekan kerja

Komunikasi adalah upaya untuk membuat pendapat, menyatakan perasaan,

menyampaikan informasi dan lain sebagainya, agar diketahui atau di pahami orang

lain. Anda akan berkomunikasi dengan rekan kerja, bawahan ataupun atasan anda.

Namun bila komunikasi tidak berjalan dengan baik, pekerjaan pun bisa jadi

berantakan. Ada beberapa cara berkomunikasi yang bisa di terapkan agar komunikasi

berjalan dengan baik dan lancar.

1. Hindari instruksi verbal

Untuk mengingatkan sesuatu ke teman kerja baiknya tuliskan pada sebuah memo

yang berwarna cerah, karena jika tidak hal tersebut bisa saja terlupakan suatu jam

kemudian.

2. Meningkatkan team building

Sering berkembangnya teknologi untuk menyampaikan pesan pada rekan kerja,

menggunakan fitur pesan singkat jadi solusinya. Jikankita sering melakukan hal

ini, akibatnya komunikasi jadi jarang terjadi kesenjangan antara anda dan rekan

kerja.

3. Mengadakan team building

Untuk meningkatkan komunikasi langsung dikantor anda dapat melakukannya

lewat team building. Dalam team building pesserta akan mendapatkan

pembelajaran yang lebih menyenangkan dan meningkatkan kedekatan antara

peserta.

4. Menyelesaikan masalah yang ada dengan baik-baik

Konflik yang terjadi di tempat kerja mungkin adalah hal yang tidak dapat

dihindari konflik biasanya dimulai dari hal-hal kecil yang kemudian membesar.

Cara mengatasinya, kita dapat memulai mengkomunikasikan permasalahan

sekecil apapun pada manager agar tidak membesar.

12

Page 16: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

5. Memahami dan menghargai perbedaan budaya

Di kantor tentunya ada rekan kerja yang berasal dari berbagai suku, oleh

karenanya perbedaan budaya bisa jadi timbul. Dalam kasus ini dibutuhkan

komunikasi yang baik antara individu. Jangan sampai perbedaan latar belakang

budaya memicu konflik karena permasalahan perbedaan persepsi karena di

budaya A seperti ini di budaya B seperti ini.

Lebih jauh lagi, proses komunikasi merupakan sesuatu keterampilan atau

kemampuan untuk mengungkapkan keinginan, ide, perasaan, fikiran atau

pendapat seseorang sehingga tidak dapat disangkal bahwa komunikasi yang

efektif di tempat kerja sangat penting, mengingatkan bahwa dalam sebuah

perusahaan terdapat banyak orang dengan berbagai latar belakang sosial dan

pendidikan serta karakter berbeda yang berkerja dengan tujuan yang sama. Secara

umum manfaat manfaat komunikasi di tempat kerja bagi karyawan antara lain :

1. Dapat memperolah keterangan atau informasi yang di perlukan dalam

melaksanakan pekerjaan.

2. Dapat mewujudkan kerjasama antara personil di tempat kerja dalam rangka

pelaksanaan/ pekerjaan

3. Dapat memudahkan dalam pengambilan keputusan

4. Dapat memudahkan dalam penyampaian kebijakan, peraturan, ataupun

ketentuan yang berlaku di tempat kerja

5. Dapat meningkatkan nilai-nilai kebersamaan dan kekeluargaan di tempat kerja

6. Menciptakan kepuasan kerja antara sesama anggota perusahaan tersebut

7. Menyelesaikan konflik dan masalah yang terjadi

8. Meningkatkan produktivitas perusahaan

KONTEKS KOMUNIKASI

1. Komunitas intrapersonal

Merupakan komunikasi dengan diri sendiri, baik kira sadari atau tidak contohnya

berpikir. Komunikasi ini merupakan landasan komunikasi interpersonal (antar

pribadi) dan komunikasi dalam konteks-konteks lainnya. Komunikasi interpersonal

13

Page 17: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

ini dalam komunikasi dua ataupun tiga orang dan seterusnya karena sebelum

berkomunikasi dengan orang lain

2. Komunikasi interpersonel

Merupakan komunikasi antar orang-orang secara tatap muka yang memungkinkan

setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung baik secara verbal

maupun non verbal. Bentuk khusus dan komunikasi interpersonal ini adalah

komunikasi diadik yang hanya melibatkan dua orang

3. Komunikasi kelompok

Dimana kelompok adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama yang

berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu sama

lainnya dan memandang mereka sebagai bagian dan kelompok tersebut

4. Komunikasi publik

Merupakan komunikasi antara seseorang pembicara dengan sejumlah besar orang

yang tidak bisa dikenali satu persatu komunikasi demikian sering juga disebut pidato

ceramah atau kuliah

5. Komunikasi organisasi

Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi bersifat formal dan juga

informal dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dan komunikasi

kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga kelompok diadik

6. Komunikasi massa

Komunikasi yang menggunakan media massa, baik cetak ( majalah, surat kabar )

ataupun elektronik (radio, televisi) yang dikelola oleh suatu lembaga atau orang yang

di lembagakan yang diajukan kepada sejumlah orang yang tersebar di banyak

tempat,anonim, dan keterangan

2.6 Definisi administrasi proyek beserta penjelasan pihak yang terkait dalam

penyusunan administrasi proyek tersebut

Tanpa program dan pencatatan yang baik, suatu kegiatan akan kacau dan tidak

sesuai tepat waktu serta tidak akan terjalin koordinasi baik antar bidangnya. Disinilah,

dibutuhkan administrasi bila kegiatan tersebut merupakan kegiatan dibidang

pembangunan sebuah proyek, yang dibutuhkan adalah administrasi proyek.

Administrasi proyek sangat dibutuhkan agar mempermudah segala hal

berhubungan dengan suksesnya proyek yang sedang dilakukan. Misalnya ada rencana

14

Page 18: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

pembangunan pabrik disebuah daerah maka pengkoordinasian berbagai pihak terkait

sudah harus dilakukan sejak awal perencanaannya mulai administrasi proyek

bangunan sipil, bangunan mechanical, hingga pemasangan mesin.

A. Administrasi proyek bangunan sipil meliputi hal-hal berikut ini

1. Persiapan gudang sementara

Gudang merupakan perangkat yang sangan penting disebuah lokasi

pembangunan, tanpa gudang yang difungsikan sebagai tempat penyimpanan

material, akan sulitlah proses pembangunan tersebut.

2. Kantor dan mess sementara

Terkadang lokasi pembangunan jauh dari pusat kota tempat kantor pusat

perusahaan berada. Pembangunan kantor sementara bertujuan untuk

mempermudah koordinasi antara pimpinan proyek dengan pimpinan yang ada

di kantor pusat.

Selain itu kantor sementara akan mempermudah fungsi pengawasan dan

penyelidikan semua aktifitas yang ada dilokasi pembangunan. Sementara

pembangunan mess sementara diperuntukan bagi para pekerja. Hal ini akan

memperlancar penyelesaian proyek karena para pekerja sudah berada di lokasi

pembangunan.

3. Mobilisasi material dan distributor kelokasi pembangunan

Tanpa koordinasi yang baik mobilisasi material bangunan dari distributor

kelokasi pembangunan dapat tersendat. Bila hal ini terjadi, terganggulah

penyelesaian proyek pembangunan tersebut

Setelah proses pembangunan bangunan sipil selesai, tahap selanjutnay adalah

pengerjaan bangunan mechanikal administrasi bangunan mechanical meliputi

pemasangan berbagai alat kelistrikan, boiler, genset, turbin, atap, internet, dan

instalasi pemesanan.

B. Pihak-pihak yang terlibat pada administrasi proyek

1. Arsitek/ ahli dari konsultan perencana

2. Kontraktor utama

3. Direksi/ wakil owner

15

Page 19: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

4. Konsultan pengawas/ MK

5. Perwakilan CQC

6. Subkontraktor

7. Supplyer

2.7. Penjelasan tentang siklus administrasi proyek dan cara pengendaliannya

16

Page 20: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

17

Page 21: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

a. Tahap Konseptual

Pada tahap ini, kegiatan yang banyak dilakukan adalah pengambilan keputusan yang berkaitan dengan

mengembangkan dan memformulasikan gagasan. Deliverable akhir tahap konseptual adalah paket

atau dokumen hasil studi kelayakan. Dokumen tersebut umumnya berisi analisis berbagai aspek

kelayakan seperti pemasaran, permintaan, teknik, produksi, manajemen, dan organisasi, serta untuk

membuat simulasi atau menghitung skenario bermacam kemungkinan (what if analysis). Dokumen

tersebut juga berisi perkiraan garis besar biaya dan jadwal proyek.

b. Tahap Perencanaan dan Pengembangan PP/Definisi

Pada tahap ini dipakai sebagai prasarana untuk mendukung kegiatan-kegiatan perencanaan,

melakukan analisis pemantapan baik biaya, jadwal, maupun lingkup proyek, menyiapkan rancangan

kontrak, dokumen lelang dan membuat laporan. Bila identifikasi lingkup kerja proyek sudah

diselesaikan dan ditetapkan secara definitif, maka mulai mengadakan langkah berikutnya yaitu

menyusun paket kerja dan mengkaji sumber daya yang diperlukan. Mengenai jadwal, digunakan

perangkat lunak komputer untuk membuat bagan balok dan jaringan kerja (CPM/PERT/PDM),

analisis ketergantungan, float, dan jalur kritis. Lebih lanjut digunakan untuk menganalisis dampak

interaksi berbagai unsur, seperti antara jadwal dengan biaya, metode pertukaran biaya dengan jadwal

(cost and schedule trade off), efektifitas pemakaian sumber daya dengan metode meratakan sumber

daya (resource leveling), jadwal dengan sumber daya atau waktu terbatas. Adapun paket kerja

disusun berdasarkan SRK, kemudian dilengkapi dengan kode akuntansi biaya. Pada tahap PP/Definisi

ini juga meliputi penyusunan program pengendalian termasuk sistem laporan, kode akuntansi,

memantau/mengikuti (tracking) pengadaan material, dan peralatan, inventori, dan lain-lain. Demikian

pula bahan-bahan presentasi (grafik) untuk rapat dan laporan kepada pemimpin perusahaan/proyek.

Langkah penting dalam menyiapkan program pengendalian tahap ini adalah menentukan garis dasar

(base line), seperti anggaran per paket kerja, tonggak kemajuan (milestone), dan lain-lain.

c. Tahap Implementasi

Komponen kegiatan utama pada tahap ini berbeda dari proyek ke proyek. Umumnya terdiri dari

kegiatan design engineering terinci fasilitas yang hendak dibangun, desain engineering produk,

pengadaan material dan peralatan, manufaktur atau fabrikasi dan instalasi atau konstruksi. Deliverabe

tahap ini adalah produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara mekanis. Dari segi contractual

ini ditandai dengan penyerahan serifikat mechanical completion dari pemilik proyek kepada

organisasi pelaksanaan dan kontraktor.

18

Page 22: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

2.8. Penjelasan evaluasi terhadap proyek tersebut

1. Pengertian evaluasi proyek

Evaluasi proyek juga dikenal sebagai studi kelayakan proyek, merupakan pengkajian suatu

usulan proyek, apakah dapat dilaksanakan (go project) atau tidak (no go project), dengan berdasarkan

berbagai aspek kajian. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah suatu proyek dapat dilaksanakan

dengan berhasil, sehingga dapat menghindari keterlanjuran investasi modal yang terlalu besar untuk

keegiatan yang ternyata tidak menguntungkan.

2. Tahapan-tahapan evaluasi proyek

Evaluasi proyek dapat dibagi menjadi beberapa tahap:

a. Tahap penemuan ide, yakni penelitian terhadap kebutuhan pasar dan jenis produk dari proyek.

Jika terdapat lebih dari satu ide, maka biasanya pengambilan keputusan akan dipengaruhi oleh tiga

faktor: (1)intuisi bisnis dari pengambil keputusan; (2) pengambil keputusan memahami teknis dari

proyek; (3) keyakinan bahwa proyek akan menghasilkan laba.

b. Tahapan penelitian, yakni meneliti beberapa alternatif proyek dengan berbagai metode ilmiah.

Dimulai dengan mengumpulkan data, mengolah data berdasarkan metode yang relevan, menganalisis

dan menginterpretasikan hasil pengolahan data dengan alat-alat analisis yang sesuai; menyimpulkan

hasil sampai pada pekerjaan membuat laporan hasil penelitian.

c. Tahap evaluasi. Evaluasi berarti membandingkan sesuatu berdasarkan satu atau lebih standar

atau kriteria dimana standar atau kriteria ini dapat bersifat kualitatif maupun kuantitatif. Hal yang

diperbandingkan dalam evaluasi kelayakan proyek biasanya adalah manfaat dengan seluruh biaya

yang akan timbul.

d. Tahap pengurutan usulan yang layak, apabila terdapat lebih dari satu rencana usulan proyek

yang dianggap layak, dan bila manajemen memiliki keterbatasan dalam menjalankan proyek-proyek

tersebut, maka manajemen dapat menentukan prioritas usulan yang layak berdasarkan kriteria-kriteria

pengurutan yang telah ditentukan.

e. Tahap rencana pelaksanaan. Setelah ditentukan rencana proyek mana yang akan dijalankan,

perlu dibuat rencana kerja pelaksanaan pembangunan (konstruksi) proyek; mulai dari penentuan jenis

pekerjaan; waktu yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan; jumlah dan kualifkasi tenaga pelaksana;

ketersediaan dana dan sumber daya lainnya; kesiapan manajemen; dll.

f. Tahap pelaksanaan, yakni tahap merealisasikan konstruksi proyek tersebut. Jika proyek

selesai dikonstruksi, maka proyek dioperasionalisasikan. Dalam operasionalisasi ini, diperlukan juga

19

Page 23: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

kajian-kajian untuk mengevaluasi operasionalisasi proyek. Hasil evaluasi ini dapat dijadikan sebagai

feedback bagi perusahaan untuk terus mengkaji ulang proyek secara terus-menerus.

20

Page 24: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

BAB III

SOLUSI PERMASALAHAN

Daridefinisimasalah yang ada, dapatdisimpulkanbeberapasolusipermasalahan.

Diantaranya:

A. Dalam solusi permasalahan mengenai tipe kepemimpinan yang baik dalam sebuah

organisasi adalah tipe demokratis. Pertimbangannya adalah sebagai berikut;

a. Dalam proses penggerakan bawahan selalu bertitik tolak pada manusia sebagai

makhluk termulia di dunia.

b. Berpartisipasi aktif dalam kegiatan organisasi.

c. Selalu berusaha mensinkronisasi antara kepentingan tujuan organisasi dan

kepentingan tujuan pribadi bawahannya.

d. Senang menerima saran dan pendapat, bahkan kritik dari bawahannya.

e. Selalu berusaha mengutamakan kerja sama dan teman kerja dalam usaha mencapai

tujuan.

f. Selalu berusaha agar bawahannya selalu berhasil.

g. Berusaha mengembangkan kapasitas dirinya sebagai pemimpin.

h. Dalam pengambilan keputusan mengutamakan musyawarah untuk mufakat

B. Poin dalam pembahasan solusi permasalahan ini adalah cara memotivasi karyawan. Pada

bab 2 sudah dijelaskan bahwa cara memotivasi karyawan yang baik adalah

a. Menilai Sikap

Kita perlu mengenali sikap kita sendiri terhadap orang lain, serta bagaimana kita

melakukan tugas dan membagi tugas. Sikap kita terhadap orang lain memiliki pengaruh

terhadap motivasi orang lain dalam bekerja.

b. Kepemimpinan yang Baik

Dengan kepemimpinan yang baik diharapkan dapat menciptakan iklim lingkungan

yang positif

- Jangan hanya merasa, tapi pastikan kita “terlihat”.

- Jangan terlalu banyak berasumsi tapi gunakan sebanyak mungkin fakta.

21

Page 25: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

- Bila hasil kurang memuaskan, nilai motivasi kita terlebih dulu setelah itu baru

anggota lainnya.

- Hargailah setiap usaha atau tindakan anggota.

c. Meningkatkan Komunikasi

- Pertegas pesan dengan berbagai komunikasi.

- Sampaikan berita intern secepatnya.

- Ajak anggota berperan dalam mengambil keputusan.

- Kurangi ketidakpastian dan beri sebanyak mungkin informasi kepada anggota.

- Sediakan waktu untuk berbicara tidak sekedar menyapa.

- Minta tanggapan anggota mengenai keputusan yang menyangkut kepentingan

bersama.

d. Meningkatkan Budaya tidak menyalahkan

- Jangan spekulasi, gabungkan risiko dengan rencana yang matang.

- Beri pujian dan penghargaan yang baik, walaupun ada target atau rencana yang

meleset.

- Bahas kesalahan atau kegagalan secara tegas tapi pantas, dan jangan salahkan

orang.

e. Membangun Kerjasama

- Unsur dasar motivasional adalah kerjasama.

- Selalu pastikan keinginan atau harapan kita dimengerti oleh anggota lainnya.

- Berikan dukungan terhadap tugas dan tanggung jawab anggota lainnya.

- Bila ada masalah, jangan menegur, tapi cari kemungkinan penyelesaiannya.

- Perlu alasan dan penjelasan yang pantas untuk menolak ide atau permintaan.

f. Mendorong Inisiatif

Motivasi yang tinggi ditandai dengan banyaknya inisiatif.

- Beri kesempatan pada semua anggota untuk menggunakan inisiatif sendiri bila

memungkinkan.

- Tanggapi semua ide dan saran dengan segera dan tangani penolakan dengan taktis.

- Berikan target yang realistis kepada anggota.

22

Page 26: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

- Jangan cepat menerima “tidak” sebagai jawaban.

- Kaji ulang sistem kerja dan ajak anggota untuk memberikan suaranya

C. Struktur organisasi yang tepat dalam pembuatan proyek yang ideal adalahterdiri dari:

• Arsitek/ahlidarikonsultanperencana

• KontraktorUtama

• Direksi (wakil owner)

• KonsultanPengawas/MK

• Perwakilan CQC (Contractor Quality Control)

• Sub kontraktor

• Suplayer

StrukturOrganisasiProyek

D. Pada akhirnya setiap proyek memerlukan siklus administrasi untuk menunjang

23

Page 27: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

D. Pada akhirnya setiap proyek memerlukan siklus administrasi untuk menunjang

terselenggaranya proyek tersebut sesuai dengan prosedur yang benar. Adapun

siklus administrasi proyek yang baik adalah sebagai berikut:

24

Page 28: Makalah MK3 Pemicu 3 (referensi).docx

DAFTAR PUSTAKA

Analisis Interaksi Motivasi, Puji Lestari, FPsi UI, 2009

Fungsi Kepemimpinan (Actuating), Diana Andriani, MM., MT.

http://herwanparwiyanto.staff.uns.ac.id (Diakses pada Sabtu, 20 September 2014)

Hubungan Antara Kepemimpinan Formal dalam Organisasi, Ria Agustina, FE UI, 2009

Kepemimpinan, Drs. H. Husain Jusuf, M. Pd

Power Point “Motivasi dalam Organisasi”, Agung Budibroto, Politeknik Negeri Jakarta

25