Makalah Komunikasi Kantor

22
LOCHA GILANG SAPUTRI NUR FITRIANI KOMUNIKASI KANTOR

description

komunikasi kantor

Transcript of Makalah Komunikasi Kantor

KOMUNIKASI KANTOR

KOMUNIKASI KANTOR2014LOCHA GILANG SAPUTRINUR FITRIANIAKADEMI SEKRETARI WIDYA MANDALA MADIUN3/21/2014

KATA PENGANTAR Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan kasih-Nya. Sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Walaupun disertai oleh tantangan dan rintangan. Adapun judul makalah ini adalah Kimunikasi Kantor. Adapun tujuan dari makalah ini adalah untuk menyelesaikan tugas pembelajaran Pengantar Manajemen yang bertujuan untuk mengetahui bagaimana ruang lingkup manajemen perkantoran. Penulisan makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan dan pengetahuan. Akhirnya pada kesempatan ini saya ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada pihak yang telah membantu saya menyelesaikan makalah ini. Dengan hati yang ikhlas, pada kesempatan ini saya menyampaikan rasa terima kasih kepada: 1. Yang teristimewa kepada Tuhan Yang Maha Esa 2. Kepada dosen pembimbing yang telah memberikan dorongan dan semangat selama penyelesaian makalah ini.3. Kepada orangtua yang selalu mendukung saya dalam penyelesaian tugas ini.4. Kepada teman-teman yang telah memberikan inspirasi kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini.Meskipun saya berusaha semaksimal mungkin, tetapi saya menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari harapan, saya sangat mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.

Madiun, 28 Maret 2012 Penulis

Locha Gilang SaputriINTISARIDalam konteks organisasi, jalinan kemitraan yang harmonis antara atasan dengan bawahan memegang peranan yang strategis, sebab pencapaian tujuan organisasi membutuhkan suatu kerjasama yang saling mendukung dan mempengaruhi.Kondisi ini hanya bisa terwujud melalui komunikasi. Pentingnya komunikasi ini antara lain diungkapkan oleh Chester Barnard (The Liang Gie:1992,19) bahwa komunikasi merupakan unsur yang pertama dari segenap organisasi. Dalam konteks lain dapat dikatakan bahwa komunikasi merupakan urat nadi pelaksanaan aktivitas organisasi. Komunikasi memungkinkan terjadinya koordinasi. Komunikasi juga memungkinkan perintah/instruksi, saran-saran, informasi dan sebagainya dapat disampaikan secara cepat dan jelas, sehingga efisiensi dan efektivitas pencapaian tujuan organisasi akan terwujud.

PENDAHULUANUntuk memahami komunikasi kantor terlebih dahulu dijelaskan tentang pengertian kantor. Apabila kita mendengar istilah kantor yang ada dalam pikiran kita adalah tempat atau ruangan, bangunan atau gedung yang digunakan untuk kegiatan usaha. Dalam kenyataan sehari-hari kantor digunakan dengan arti kata yang berbeda, perbedaan itu karena pemahaman terhadap istilah kantor yang tidak sama, sehingga dalam pemakaiannya menimbulkan istilah yang berbeda-beda. Sedikitnya ada lima kata searti untuk istilah kantor yang ditemukan dalam percakapan sehari-hari, menurut Komaruddin (1993:9) yaitu: Jasa, Jabatan, Gedung kantor, Ruang kerja, dan Biro. Banyaknya kata yang searti dalam istilah kantor tentu saja membuat kita semakin sulit untuk dapat memahaminya dengan benar. Untuk itu kita harus mengkajinya dari definisi kantor agar pemahaman terhadap istilah kantor tidak salah. The Liang Gie (1996:151) mengemukakan bahwa kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruangan-ruangan kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan organisasi. Komaruddin (1993:9) mengemukakan kantor dalam ilmu manajemen berarti keseluruhan ruang yang menjadi tempat melaksanakan kegiatan tata usaha dan kegiatan manajemen atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi. Dari pengertian tersebut, jelaslah kiranya apa yang dimaksud dengan kantor yaitu ruangan sebagai tempat menyelenggarakan kegiatan tata usaha atau tugas pimpinan lainnya dalam sebuah organisasi.Setelah pengertian kantor, untuk memahami komunikasi kantor perlu dipahami juga apa yang dimaksud dengan komunikasi. Komaruddin (2001:77) menjelaskan sebagai berikut: komunikasi adalah proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi dengan suatu cara tertentu agar penerimanya memahami pesan yang diterimanya. The Liang Gie (1992:59) mengemukakan bahwa kmunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam komunikasi itu sekaligus tercakup penyalinan secara cermat gagasan dari seseorang ke alam pikiran orang lain sehingga tercapai pengertian yang ditentukan atau menimbulkan tindakan-tindakan yang diharapkan. Definisi komunikasi tersebut menekankan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian pikiran, informasi, peraturan atau instruksi agar terjadi suatu pemahaman sehingga memberikan hal tindakan atau umpan balik yang efektif. Untuk kantor, informasi, peraturan atau instruksi dalam bekerja, biasanya dilakukan oleh atasan kepada bawahan mengenai pekerjaan yang harus dilakukan oleh bawahan agar terbina kerja sama yang baik dalam pencapaian tujuan kantor. Komunikasi yang baik harus menimbulkan efek atau memberi hasil sesuai tujuan yaitu perubahan perilaku kepada komunikan atau setidak-tidaknya orang dapat mengerti, memahami informasi yang disampaikan baik secara langsung tanpa menggunakan media maupun secara tidak langsung dengan menggunakan media.Setelah mengetahui apa yang dimaksud dengan kantor dan komunikasi, selanjutnya akan dibahas mengenai pengertian komunikasi kantor. I.G. Wursanto (1987:25) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Komunikasi kantor yakni komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor atau ada yang menyebut dengan istilah hubungan kantor (office communication) adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit kepada unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.Berkaitan dengan pengertian komunikasi kantor, The Liang Gie mengemukakan bahwa pada dasarnya komunikasi kantor mengandung arti yang sama dengan komunikasi administrasi. Charles E. Redfield (dalam The Liang Gie, 1992:60) mengemukakan pengertian komunikasi kantor sebagai berikut: Administrative communication can best be regarded as a form of social or human communication informasi which there are these five elements: A communicator (a speaker, sender, issuer) who transmits (says, sends, issues) messages (orders, reports, suggestions) to communicate (addressee, respondent, audience) to influence the behavior of the communicate, as seen in his response (reply, reaction). Berdasarkan pendapat di atas, pengertian komunikasi kantor adalah sebagai berikut: Komunikasi administrasi dapat dipandang sebaik-baiknya sebagai suatu bentuk komunikasi sosial atau komunikasi antar manusia yang di dalamnya ada lima elemen: seorang komunikator (seorang pembicara, pengirim, penyiar) yang menyampaikan (berkata, mengirim, menyiarkan) warta (perintah, laporan, saran) kepada seorang komunikan (pihak yang dikirimi, penjawab, hadirin) untuk mempengaruhi perilaku dari si penerima atau sebagaimana tampak dalam tanggapannya (jawaban, reaksi). Definisi lain menyebut bahwa Administrative communication is a process which involves the transmission and accurate replication of ideas for the purposes of eliciting actions which will accomplish company goals effectively (William G. Scott, dalam The Liang Gie, (1962:173).

RUMUSAN MASALAH1. Pengertian Komunikasi Kantor2. Unsur Komunikasi3. Proses Komunikasi Kantor4. Fungsi Komunikasi Kantor5. Jenis Komunikasi Kantor6. Bentuk Komunikasi Kantor7. Asas Komunikasi 8. Media Komunikasi9. Media Komunikasi Yang Biasa Digunakan Dikantor10. Komunikasi Eksternal dan Internal11. Efektifitas Komunikasi Kantor12. Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya13. Etika Komunikasi Kantor

Tujuan : untuk lebih memahami materi komunikasi kantor

Manfaat : membantu pembaca untuk mengetahui apa saja yang termasuk komunikasi kantor.

PEMBAHASAN1. Pengertian Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut (Bovee, 2003)

Kantor adalah keseluruhan gedung dengan ruang-ruang kerjanya yang menjadi tempat pelaksanaan tata usaha dan kegiatan-kegiatan manajemen maupun pelbagai tugas resmi lainnya dari pimpinan suatu organisasi.

Komunikasi kantor adalah suatu proses penyampaian berita dari suatu pihak kepada pihak yang lain (dari seseorang kepada orang lain, dari suatu unit ke unit lain) yang berlangsung atau yang terjadi dalam suatu kantor.

2. Unsur Komunikasia. Pengirim pesan (comunicator)Sumber/komunikator adalah pelaku utama/pihak yang mempunyai kebutuhan untuk berkomunikasi atau yang memulai suatu komunikasi,bisa seorang individu,kelompok,organisasi,maupun suatu negara sebagai komunikator.

b. Pesan, keterangan, atau buah pikiran Apa yang akan disampaikan/dikomunikasikan kepada penerima(komunikan),dari sumber(komunikator)atau isi informasi.Merupakan seperangkat symbol verbal/non verbal yang mewakili perasaan,nilai,gagasan/maksud sumber tadi. c. Alat dan sarana untuk menyampaikan pesanalat untuk menyampaikan pesan dari komunikator(sumber) kepada komunikan(penerima) baik secara langsung(tatap muka),maupun tidak langsung(melalui media cetak/elektronik dll)d. Penerima pesan (communicate) Orang/kelompok/organisasi/suatu negara yang menerima pesan dari sumber.Disebut tujuan(destination)/pendengar(listener)/khalayak(audience)/komunikan/penafsir/penyandi balik(decoder).e. Timbal balik (feedback) Dampak/efek yang terjadi pada komunikan(penerima) setelah menerima pesan dari sumber,seperti perubahan sikap,bertambahnya pengetahuan, dll.3. Proses Komunikasi KantorProses komunikasi, menurut Onong Uchjana Effendy (2001:11-16) terbagi menjadi dua tahap, yakni secara primer dan secara sekunder.a. Proses komunikasi secara primerProses komunikasi secara primer adalah proses penyampaian pikiran dan atau perasaan seseorang kepada orang lain dengan menggunakan lambang (symbol) sebagai media. Lambang sebagai media primer dalam proses komunikasi adalah bahasa, kial, isyarat, gambar, warna dan lain sebaginya yang secara langsung mampu menerjemahkan pikiran dan atau perasaan komunikator kepada komunikan.b. Proses komunikasi secara sekunderProses komunikasi secara sekunder adalah penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua dalam melancarkan komunikasinya karena komunikan sebagai sasarannya berada di tempat relatif jauh atau jumlahnya banyak. Surat, telepon, teleks, surat kabar, majalah, radio, televisi, film dan banyak lagi adalah media kedua yang sering digunakan dalam komunikasi.

4. Fungsi Komunikasi Kantor1. Fungsi kontrolKomunikasi dalam pandangan fungsi kontrol adalah sebagai cara untuk mengetahui apakah orang lain tetap sesuai pada jalur yang di tetapkan oleh kita atau tidak, dan juga mengetahui bagaimana keadaan orang lain sehingga kita bisa memutuskan sesuatu yang sesuai dengan keadaan orang tersebut2. InformasiKomunikasi merupakan sebuah proses untuk memberikan informasi dari sumber kepada tujuan yang pada akhirnya melahirkan feedback (tanggapan atau umpan balik).3. MotivasiFungsi komunikasi juga sebagai alat untuk memberikan motivasi kepada orang lain, fungsi motivasi dan control pada komunikasi, menurut saya agak hampir sama tujuannya, yaitu untuk memastikan, apakah orang lain tetap pada jalur yang kita inginkan atau tidak, jika fungsi kontrol menggunakan cara yang lebih force(memaksa dan memberikan konsekuensi2 nyata), fungsi motivasi lebih kepada cara-cara yang sifatnya soft, lembut namun biasanya langsung mengarah kepada nuraninya4. Ekspresi emosiKita bisa menyampaikan apa yang emosi kita rasakan melalui komunikasi, pada level ini, kita biasanya hanya butuh untuk didengar untuk membagi beban emosi kita kepada orang lain, namun tak jarang kita mengharapkan advice dan tanggapan lisan dari orang lain.5. Jenis Komunikasi Kantora. Komunikasi vertikalKomunikasi vertikal yakni komuniksi dari atas ke bawah (down ward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two way traffic communication). (Onong Uchjana Effendy, 2001:123).

b. Komunikasi HorizontalKomunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar, biasanya komunikasi ini dilakukan oleh antar anggota staf, sesama karyawan dan sebagainya. Komunikasi horizontal pada umumnya bersifat pemberian informasi antara pimpinan satuan unit yang berhubungan dengan pelaksanaan kebijaksanaan pimpinan sehingga tidak mengandung unsur perintah. Dengan demikian komunikasi horizontal perlu bagi pelaksanaan koordinasi.Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa: Komunikasi horizontal ialah komunikasi secara mendatar, antara anggota staf, karyawan sesama karyawan dan sebagainya. Berbeda dengan komunikasi vertikal yang sifatnya lebih formal, komunikasi horizontal seringkali berlangsung tidak formal. Mereka berkomunikasi satu sama lain bukan pada waktu mereka sedang bekerja, melainkan pada saat istirahat, sedang rekreasi, atau pada waktu pulang kerja (2001:124).c. Komunikasi DiagonalKomunikasi diagonal menurut Onong Uchjana Effendy (2001:125) disebut juga komunikasi silang (cross communication) adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan karyawan seksi lain. Kemudian I.G. Wursanto menyatakan bahwa: Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung antara karyawan pada tingkat kedudukan yang berbeda pada tugas atau fungsi yang berbeda dan tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lain (1987:53).Komunikasi diagonal sama pentingnya dengan pelaksanaan arah komunikasi lainnya meskipun berbeda tingkatan dan kewenangannya namun melalui komunikasi ini masing-masing pihak akan memperoleh informasi yang bermanfaat bagi pelaksanaan kerja.

6. Bentuk Komunikasi Kantor Uraian tugas Buku pedoman (manual handbook) Majalah atau buletin Memo atao nota Papan pengumuman Laporan tahunan Penyusunan anggaran SP (Surat Peringatan)

7. Asas Komunikasi KantorGeoffery Mills dan Oliver Standing ford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi, agar komunikasi itu dapat berjalan dengan efektif, antara lain : a. Komunikasi berjalan antara pikiran seseorang dengan pikiran orang lain . b. Orang hanya dapat memahami tentang suatu hal jika menghubungkan dengan hal lain yang telah dimengertic. Orang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya dimengerti d. Orang tidak paham dalam menerima pesan mempunyai kewajiban untuk meminta penjelasan

8. Media KomunikasiSalah satu penentu efektivitas komunikasi adalah media yang digunakan, kualitas media yang baik sangat berpengaruh dalam proses komunikasi, untuk itu pemilihan media komunikasi itu sangat penting. Menurut Komaruddin (1993:84) dalam memilih media komunikasi perlu mempertimbangkan seperti berikut: Kecepatan. Sampai sejauhmana pentingnya komunikasi. Kecermatan. Apakan informasi yang akan disampaikan membutuhkan kecermatan? Apabila data dalam bentuk angka disampaikan melalui telepon, kesalahan dengar hampir tak dapat dihindarkan. Keamanan. Apakah resiko hilangnya informasi selama informasi itu disampaikan? Kerahasiaan. Apakan akan muncul masalah apabila informasi tersebut jatuh ke tangan orang yang tidak berhak? Catatan. Apakah komunikasi itu harus dilakukan dengan komunikasi tertulis, sehingga catatan harus disiapkan? Kesan. Apakah komunikasi dalam bentuk sedemikian rupa sehingga ia dapat menghasilkan reaksi yang diinginkan dari orang yang menerimanya? Apakah panggilan telepon tidak menyinggung penerimanya? Apakah surat justru memperlambat penerimaan informasi, karena surat tersebut mungkin tidak diperhatikan? Biaya. Berapakah biaya persiapan dan pelaksanaan untuk mengadakan komunikasi? Berapakah perbandingan antara biaya dan manfaat (cast-benefit) dari media komunikasi yang di pergunakan? 9. Media Komunikasi yang Biasa Digunakan di Kantor Surat Telepon Teleks (Teleprinter Exchange) Faksimilie E-mail (Electronic Mail) Buletin Presentasi 10. Komunikasi Internal dan EksternelFormalInformal

InternalKomunikasi yang sudah direncanakan masing-masing bagian (surat, e-mail, memo) mengikuti prosedur suatu organisasi

Komunikasi yang sudah direncanakan dengan pihak luar (surat, laporan, memo, pidato, website, maupun press release)

EksternalKomunikasi yang terjadi antar anggota organisasi (e-mail, face to face, telepon) yang tidak mengikuti prosedur suatu organisasi

Komunikasi yang berlangsung dengan pelanggan, penyalur, investor (e-mail, face to face, telepon)

11. Efektifitas Komunikasi KantorKeberhasilan komunikasi yang dilaksanakan dalam kantor tidak akan tercapai dengan baik jika tidak ada usaha-usaha untuk mencapai komunikasi yang efektif. Dalam usaha mencapai komunikasi yang efektif ini terdapat faktor-faktor yang dapat mempengaruhinya.Scot M. Cultip dan Allen H. Center (dalam I.G. Wursanto, 1987:68-70), mengemukakan faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi efektif. Faktor-faktor tersebut terdiri atas tujuh faktor sehingga disebut dengan the seven cs communication, yaitu sebagai berikut: a. Credibility (kepercayaan)Dalam komunikasi antara komunikator dengan komunikan harus saling mempercayai. Kalau tidak ada unsur saling mempercayai, komunikasi tidak akan berhasil atau menghambat komunikasi. b. Context (perhubungan pertalian)Keberhasilan komunikasi berhubungan erat dengan situasi atau kondisi lingkungan pada waktu komunikasi berlangsung. Misalnya situasi atau keadaan yang sedang kacau komunikasi akan terhambat sehingga komunikasi tidak berhasil.c. Content (kepuasan)Komunikasi harus dapat menimbulkan rasa kepuasan, antara kedua belah pihak. Kepuasan ini akan tercapai apabila si berita dapat dimengerti oleh pihak komunikan dan sebaliknya pihak komunikan mau memberikan reaksi atau respons kepada pihak komunikator.d. Clarity (kejelasan)Kejelasan yang dimaksud adalah kejelasan yang meliputi akan kejelasan isi berita, kejelasan akan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan istilah-istilah yang dipergunakan dalam pengoperan lambang-lambang. e. Capability and Consistency (kesinambungan dan konsistensi)Komunikasi harus dilakukan terus menerus dan informasi yang disampaikan jangan bertentangan dengan informasi yang terdahulu.f. Capability of Audience (kemampuan pihak penerima berita)Pengirim berita harus disesuaikan dengan kemampuan dan pengetahuan pihak penerima berita. Janganlah mempergunakan istilah-istilah yang kemungkinan tidak dimengerti oleh pihak penerima berita.g. Channels of distribution (saluran pengiriman berita)Agar komunikasi berhasil, hendaknya dipakai saluran-saluran komunikasi yang sudah biasa dipergunakan dan sudah dikenal oleh umum.Saluran komunikasi yang sering dipergunakan, bisa melalui radio, televisi dan telepon.

12. Hambatan Komunikasi dan Cara Mengatasinya Menurut Robbins ada 4 hambatan komunikasi yang akan memperngaruhi kualitas komunikasi yang kita lakukan, yaitu : a. perbedaan bahasa dan persepsib. gangguan komunikasi dibagi dalam 2 bentuk yaitu gangguan emosional dan gangguan fisik c. overload informasi d. penyaringan yang tidak tepat Dari beberapa hambatan tersebut adapaun cara yang bisa dilakukan untuk meminimalisir dampak hambatan tersebut : a. melakukan pendekatan yang berpusat pada audiens b. mengembangkan iklim komunikasi yang terbuka c. komitmen untuk berkomunikasi secara etis d. menggunakan pesan yang singkat dan efektif

13. Etika Komunikasi KantorEtika komunikasi kantor, merupakan suatu rangkuman istilah yang mempunyai pengertian tersendiri. Etika berarti norma, nilai, kaidah, atau ukuran tingkah laku yang baik. Komunikasi kantor ialah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dalam bidang tata usaha dari seseorang kepada orang lain yang terjadi dalam lingkungan suatu kantor.Pada dasarnya komunikasi kantor dapat berlangsung secara lisan maupun tertulis. Secara lisan, dapat terjadi secara langsung (tatap muka, face to face) tanpa melalui perantara. Secara tidak langsug berarti melalui suatu perantara (telpon). Secara tertulis misalnya dengan menggunakan surat.Komunikasi kantor merupakan hubungan antara pegawai dengan pegawai lainnya.etika merupaka syarat mutlak dalam hubungan antar pagawai. Oleh karena itu, setiap pegawai kantor dalam menjalankan tata hubungan kantor harus mempunyai:a. Kesusilaan,dan atau budi pekerti yang baikb. Kesopanan dalam segala segi kehidupan dan tindakannya.c. Etika menjadi atau pedoman bagi pegawai dalam berhubungan atau dalam berkomunikasi

KESIMPULAN Komunikasi merupakan faktor yang strategis dalam menunjang pencapaian tujuan organiasi. Komunikasi kantor adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan melalui media tertentu dengan menggunakan bahasa tertentu, yang terjadi pada suatu kantor. Pembagian macam-macam media komunikasi merupakan suatu cara untuk mempelajari media komunikasi kantor dalam perencanaan penggunaan media komunikasi sehingga komunikasi dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien. Tidak setiap komunikasi berlangsung efektif. Oleh karena itu dalam komunikasi harus memperhatikan faktor-faktor penunjang efektivitas komunikasi