TUGAS KEARSIPAN

SISTEM PENGARSIPAN DENGAN

SISTEM NOMOR SOUNDEX

Oleh :

1. Ayuningtyas M (2011010)2. Bastiyar Nur Himawan (2011011)3. Elisabeth Prita M (2011016)4. Nisrina Luthfi Rhosidah (2011032)5. Rita (2011042)6. Surika Christiani S (2011047) 7. Wahyu Nur Anggraini (2011054)

AKADEMI PEREKAM MEDIK DAN INFORMATIKA KESEHATAN CITRA MEDIKA SURAKARTA

2013

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Zaman yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan

teknologi yang lebih canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam

kemajuan bisnis disektor pemerintah dan swasta. Sebuah instansi

pemerintahan atau swasta dalam melakukan suatu pekerjaan dan kegiatan

pelayanan terhadap masyarakat memerlukan data dan informasi salah satunya

adalah data kearsipan. Salah satu kunci dari kelancaran organisasi

perkantoran terletak pada pengelolaaan data kearsipan yang sistematis,

sederhana, dan efisien sehingga diperlukan informasi yang teliti, tepat dan

cepat. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan

berorganisasi, maka keberadaan arsip di Kantor / Rumah Sakit benar-benar

dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua

personil dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan

data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang

memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan

arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang

terkandung didalam arsip. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila

waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan

tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena

sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan

penemuan kembali.

B. Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan sistem nomor soundex ?

2. Bagaimana prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip?

3. Bagaimana cara pengindeksan dan pengkodean sistem nomor soundex

4. Apa kelebihan dan kekurangan sistem nomor soundex ?

5. Apa saja perlengkapan yang diperlukan dalam pengarsipan dengan sistem

nomor soundex?

C. Tujuan

1. Mengetahui definisi dari sistem nomor soundex

2. Mengetahui prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip

3. Mengetahui cara pengindeksan dan pengkodean sistem nomor soundex

4. Mengetahui kelebihan dan kekurangan sistem nomor soundex

5. Mengetahui perlengkapan yang diperlukan dalam pengarsipan sistem

nomor soundex

BAB II

PEMBAHASAN

A. Definisi

1. Sistem Nomor

System Numeric atau sistem nomor adalah sistem penyimpanan

dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama

orang atau nama badan organisasi. Adapun jenis-jenis sistem nomor,

antara lain :

a. Sistem Nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang

ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

b. Sistem Nomor menurut Terminal Digit

Sistem dengan kode penyimpanan dan kode penemuan kembali

surat ,memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu

nomor yang terletak dalam surat dan buku arsip.

c. Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal

Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci

dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua

angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian

dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang

kesekian didalam map.

d. Sistem Nomor Soundex

Sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama

dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam

sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1

huruf dan 3 angka. Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad

yang diikuti urutan nomor.

2. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Nomor

a. Kelebihan

1) Penyimpanan menjadi lebih teliti, cermat dan teratur 

2) Penyimpanan menjadi lebih cepat dan tepat

3) Sangat sederhana

4) Dapat digunakan untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5) Nomor dokumen dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam

korespodensif.

6) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas

b. Kekurangan

1) Lebih banyak waktu digunakan untuk mengindeks

2) Banyaknya map untuk menyimpan surat-surat yang beraneka

ragam dapat menimbulkan kesulitan

3) Perlu ruangan yang luas dan peralatan yang memadai untuk

menyimpan arsip yang banyak.

3. Sistem Nomor Soundex

Terdapat dua macam sistem nomor, yaitu :

a. Sistem Fonik (Phonetic System)

Sistem penyimpanan jenis ini ini dilakukan dengan menyusun arsip

dalam laci-laci secara vertikal atas dasar huruf pertama nama pasien

yang diikuti oleh lafal nama pasien (bukan ejaan nama pasien).

b. Sistem Fonetik “Soundex” (Soundex Phonetic System)

Pada sistem penyimpanan ini alfabet dimampatkan atau dibagi

menjadi 6 huruf kunci, kecuali huruf hidup (seperti huruf a, i, u, e, o)

dan w, h, y tidak dikode. Penyimpanan jenis ini akan menyusun arsip

berdasarkan huruf pertama yang diikuti dengan huruf kode sesuai

hasil pengkodean nama pasien dengan huruf kunci tersebut. Adapun

tabel huruf kunci tersebut adalah :

Tabel 2.1 Huruf Kunci pada Penyimpanan dengan Sistem Fonetik

“Soundex”

Kode Kunci Pada Penyimpanan dengan Sistem Fonetik

“Soundex”

Huruf Kunci Nomor Kode Huruf yang dianggap setara

B 1 P, F, V

C 2 S, K, G, J, Q, X, Z

D 3 T

L 4 Tidak ada yang setara

M 5 N

R 6 Tidak ada yang setara

B. Prosedur Penyimpanan dan Penemuan Kembali Arsip

1. Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

a. Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

b. Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda “perintah simpan”

(release mark) siap untuk disimpan.

c. Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan

d. Memberi kode surat, sesuai kebijakan instansi (Fonik atau Fonetik

Sistem)

e. Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi

satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

f. Menyusun menurut susunan abjad yang diikuti urutan nomor.

g. Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau

alat penyimpanan.

2. Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip, adalah :

a. Menentukan jenis surat yang di butuhkan

b. Menetapkan kode berdasarkan nama yang telah di indeks.

c. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan

bon pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika

yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.

d. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.

C. Cara Pengindeksan dan Pengkodean Sistem Nomor Soundex

1. Sistem Fonik (Phonetic System)

LACI A LACI E LACI M LACI S

Abi Eddy Maikel Smith P

Abby Edhie Maichel Smyth P

Abie Edy Michele Smythe P

--------------- --------------

Adji S Sukarno

Aji S Soekarno

Ajie S Shukarno

2. Sistem Fonetik “Soundex” (Soundex Phonetic System)

Ada 8 ketentuan dalam sistem penyimpanan secara soundex, yaitu :

a. Huruf pertama dari nama tidak diberi kode, namun difungsikan

sebagai Prefix (kata akar) dari nomor 3 digit, contoh : MARTEN

Nama MARTEN, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan

soundex :

M : previx, tidak dikode

A : huruf hidup, tidak dikode

R : 6 (huruf kunci)

T : 3 (huruf kunci)

E : huruf hidup, tidak dikode

N : 5 (huruf setara)

Jadi MARTEN dikode M635 dan akan disimpan bersama dengan

nama MARDAN, MARDYN, MERTON, MARTONO, MURTANI

dengan kode yang sama.

b. Bila suatu nama setelah dikode hanya dua huruf yang terkode, maka

ditambah 0 dibelakang kode, contoh : WONG

Nama WONG, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan soundex:

W : previx, tidak dikode

O : huruf hidup, tidak dikode

N : 5 (huruf setara)

G : 2 (huruf setara)

Jadi WONG dikode W50

c. Bila nama terkode lebih dari 3 huruf yang terkode, maka yang dikode

hanya 3 huruf didepan yang terkode, huruf lainnya diabaikan, contoh :

HAMPTON

Nama HAMPTON, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan

soundex :

H : previx, tidak dikode

A : huruf hidup, tidak dikode

M : 5 (huruf kunci)

P : 1 (huruf setara)

T : 3 (huruf kunci)

O : huruf hidup, tidak dikode

N : 5 (huruf setara)

Jadi HAMPTON dikode H513

d. Ejaan yang tidak memiliki huruf yang terkode, maka diberi kode 0,

contoh : WAHYU

Nama WAHYU, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan

soundex :

W : previx, tidak dikode

A : huruf hidup, tidak dikode

H : huruf khusus, tidak dikode

Y : huruf khusus, tidak dikode

U : huruf hidup, tidak dikode

Jadi WAHYU dikode W000

e. Bila huruf kunci beserta huruf yang setara (equivalen) muncul

bersamaan pada nama, maka dikode sebagai satu huruf (huruf runtun

setara dikode sebagai 1 huruf), contoh : CAMPBILL

Nama CAMPBILL, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan

soundex :

C : previx, tidak dikode

A : huruf hidup, tidak dikode

M : 5 (huruf kunci)

P : 1 (huruf setara)

B : 1 (huruf kunci)

I : huruf hidup, tidak dikode

L : 4 (huruf kunci)

L : 4 (huruf kunci)

Jadi CAMPBILL dikode C514

f. Apabila huruf kunci dan huruf yang dianggap setara muncul pada saat

yang bersamaan secara berturut tanpa jeda huruf, maka dikode sebagai

1 huruf, contoh : CAMPBELL

Nama CAMPBELL, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan

soundex :

C : sebagai huruf awalan

A : - (huruf hidup, tidak dikode)

M : 5 (huruf kunci)

P : tidak dikode karena huruf kuncinya muncul setelahnya, yaitu B

B : 1 (huruf kunci)

E : - (huruf hidup, tidak dikode)

L : 4 (huruf kunci)

L : - (sama dengan sebelumnya, tidak dikode)

Jadi CAMPBELL dikode C-514

g. Apabila huruf setelah awalan merupakan huruf kunci atau huruf yang

setara, maka huruf kedua tidak dikode, contoh : SCHULRZ

Nama SCHULRZ, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan

soundex :

S : sebagai huruf awalan

C : - (huruf kunci dari urutan sebelumnya, yaitu S)

H : - (tidak ada kodenya)

U : - (tidak ada kodenya)

L : 4 (huruf kunci)

R : 6 (huruf kunci)

Z : 2 (huruf setara)

Jadi SCHULRZ, dikode S-462

Perhatikan untuk huruf LRZ tetap dikode karena terletak pada huruf

kunci yang berbeda-beda.

h. (1) Huruf a, i, u, e, o dan y memisahkan antar huruf kunci, atau huruf

kunci dengan huruf setaranya, maka huruf tersebut dikode sendiri dan

digunakan, contoh : TSUKUNO

Nama TSUKUNO, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan

soundex :

T : sebagai huruf awalan

S : 2 (huruf setara)

U : - (huruf hidup, tidak dikode)

K : 2 (huruf setara)

U : - (huruf hidup, tidak dikode)

N : 5 (huruf setara)

O : - (huruf hidup, tidak dikode)

Jadi TSUKUNO dikode T-225

(2) Ketika huruf h dan w memisahkan antar huruf kunci, atau huruf

kunci dengan huruf setaranya, maka hanya 1 huruf yang dikode,

contoh : HEATHDALE

Nama HEATHDALE, mempunyai arsip dengan kode penyimpanan

soundex :

H : sebagai huruf awalan

E : - (huruf hidup, tidak dikode)

A : - (huruf hidup, tidak dikode)

T : 3 (huruf setara)

H : - (tidak ada kodenya)

D : - (tidak dikode, karena huruf sebelumnya setara denga D

dan hanya dipisahkan oleh huruf H, sehingga D tidak dikode.

A : - (huruf hidup, tidak dikode)

L : 4 (huruf kunci)

E : - (huruf hidup, tidak dikode)

Jadi HEATHDALE dikode H-340

D. Kelebihan dan Kekurangan Sistem Nomor Soundex

1. Kelebihan

a. Warkat berdasarkan pengelompokan nama, tulisan atau bunyi

pengucapannya dapat dijadikan pedoman dalam penyimpanan.

b. Meminimalisir duplikasi kode dalam sistem fonetik karena setiap

nama mempunyai kode yang berbeda.

2. Kekurangan

a. Kemungkinan kesalahan dalam pengelompokan maupun penyusunan

arsip dalam sistem fonik.

b. Kemungkinan kesalahan dalam mengkode, apabila kurang memahami

huruf yang digunakan sebagai kode kunci dalam sistem fonetik.

c. Membutuhkan filing cabinet yang banyak karena setiap nama

pengkodeannya berbeda-beda.

E. Perlengkapan yang Diperlukan dalam Pengarsipan Sistem Nomor

Soundex

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem soundex adalah :

1. Filing cabinet : adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide.

Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya

mempunyai beberapa laci.

2. Folder : adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan

arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun

penutup.

3. Guide (petunjuk) : merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder.

Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder.

Terbuat dari karton tebal.

4. Bon pinjaman (out slip)

5. Kartu Kendali

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Sistem penomoran dalam pengarsipan dibagi menjadi 4, yaitu :

a. Nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

b. Sistem Nomor menurut Terminal Digit

c. Sistem Nomor Middle Digit

d. Sistem Nomor Soundex

2. Sistem Nomor Soundex dibagi menjadi 2, yaitu :

a. Sistem Fonik System

b. Sistem Fonetic System

3. Prosedur penyimpanan arsip diantaranya membaca surat dengan teliti,

memeriksa apakah sudah bisa disimpan, mengindeks sesuai nama,

mengkode, menyortir, menyusun arsip menurut susunan abjad yang

diikuti urutan nomor, menyimpan arsip.

4. Adapun salah satu kelebihan sistem nomor soundex adalah

Meminimalisir duplikasi kode dalam sistem fonetik karena setiap nama

mempunyai kode yang berbeda, sedangkan kekurangannya adalah

Kemungkinan kesalahan dalam pengelompokan maupun penyusunan

arsip dalam sistem fonik.

5. Perlengkapan yang diperlukan dalam pengarsipan dengan sistem nomor

soundex adalah filing cabinet, folder, guide, bon pinjaman, dan kartu

kendali.