makalah-apotek

of 63/63
MANAJEMEN APOTEK APOTEK NAWI SEJAHTERA Nama: Bayyinah 108102000026 Dwi Nur Astria 108102000003 Kelas: Farmasi VII A Pembimbing: Ibu Putri, S.Si, Apt FAKULTAS KEDOKTERAN dan ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA DESEMBER 2011
  • date post

    29-Oct-2014
  • Category

    Documents

  • view

    58
  • download

    10

Embed Size (px)

description

 

Transcript of makalah-apotek

  • 1. MANAJEMEN APOTEKAPOTEK NAWI SEJAHTERANama: Bayyinah 108102000026 Dwi Nur Astria 108102000003Kelas: Farmasi VII APembimbing: Ibu Putri, S.Si, AptFAKULTAS KEDOKTERAN dan ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTADESEMBER 2011

2. I. PLANNING Rencana di buat agar organisasi dapat mengarahkan dana dan sumber daya yang adauntuk mencapai suatu tujuan dan dapat di gunakan sebagai alat untuk memonitor semuakegiatan yang terjadi didalam suatu organisasi. Apotek NAWI SEJAHTERA didirikan pada tanggal 1 November 2011 berdasarkan PPNo.25 Tahun 1980, apotek dapat diusahakan oleh: a. Lembaga atau intansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat atau di daerah. b. Perusahaan milik Negara yang di tujukan oleh Negara. c. Apoteker yang telah mengucapkan sumpah dan telah memperoleh izin kerja dari Mentri Kesehatan. Apotek NAWI SEJAHTERA terletak diJalan Permata Kuning No. 18AYogyakarta.Diharapkan pendirian apotek akan berjalan dengan baik serta dapat memberikan pelayanankefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yangsehat dan sejahtera. Apotek NAWISEJAHTERAakan dikelola oleh Ibu Dwi Nur Astria, S.Far,Apt selaku Apoteker Pengelola Apotek dan Ibu Bayyinah, S.Far, Apt, selaku Pemilik SaranaApotek di Apotek NAWI SEJAHTERA ini. Visi dan Misi Visi Menjadi apotek yang menerapkan pelayanan kefarmasian yang bermutu, berkualitas dan terpercaya serta menguntungkan bagi konsumen dan karyawan. Misi 1. Menyediakan obat, alat kesehatan serta perbekalan kefarmasian lainnya yangbermutu, berkualitas dan terjangkau oleh masyarakat. 2. Melaksanakan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat, ramah, informatifdengan memerapkan konsep Pharmaceutical care secara professional. Maksud dan Tujuan Apotek Nawi Sejahtera didirikan untuk memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang sehat dan sejahtera. Tujuan pendiarian apotek Nawi Sejahtera adalah :1|Page 3. 1. Sebagai tempat pengabdian profesi apoteker.2. Melayani kebutuhan obat, bahan obat, alat kesehatan serta perbekalan farmasi lainnyasesuai dengan kebutuhan masyrakatdenganberorientasi kepadakepentingan dan kepuasan pasien sebagai implementasi kompetensi profesi farmasis.3. Memberikan dan menyediakan informasi, edukasi dan konsultasi kesehatan kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang kesehatan, khususnya obat dan cara pengobatan yang tepat.Lokasi Pencarian lokasi apotek yang strategis sangat menentukan keberhasilanapotek dan erat hubungannya dengan aspek pasar yang dilakukan dengan :-Survey lokasi denah lokasi-Menghubungi kelurahan untuk mendapatkan informasi mengenai penduduk antara lain :2|Page 4. Kepadatan penduduk Apotek Nawi Sejahtera berada didaerah dengan kepadatan penduduk yang tinggi, dekat dengan kawasan perkantoran, sentra Bank swasta, hotel, pertokoan, dan perumahan penduduk. Tingkat social dan ekonomi Tingkat pendidikan masyarakat relative tinggi mengingat letak apotek Nawi Sejahtera yang berada di lingkungan perkantoran, pusat perbelanjaan, kampus, dan sekolah. Dengan demikian, tingkat kesadaran masyarakat akan pentingnya keselamatan cukup baik. Keadaan ekonomi secara relative cukup baik.- Pencatatan pelayanan kesehatan dalam batas radius 1-2 km : 1) Rumah Sakit Bethesda 2) Rumah Sakit Panti Rapih 3) Rumah Sakit Dr. Sardjito 4) Rumah Sakit di DKT Kota Baru 5) Rumah Sakit Bersalin Pura Raharja Kota Baru 6) Klinik Husada Kota Baru- Jumlah pesaing Jumlah apotek sebagai pesaing adalah 3yaitu : Wilujeng, Medistra, Kencana.Akan tetapi dengan melihat lokasi yang sangat strategis maka diharapkan apotekdapat bersaing dengan apotek lainnya.- Keamanan Lingkungan apotek Nawi Sejahtera relative aman dan dekat dengan pos polisidan kantor polisi.- Keterjangkauan Lokasi apotek sangat mudah dijangkau karena terletak dipinggir jalan, bisadijangkau dengan berbagai kendaraan umum.Apotek ini juga memiliki area parkeryang cukup luas.3|Page 5. Peluang/Prospek PemasaranA. Kekuatan/Strength Yang menjadi kekuatan kompetitif apotek baru yang akan didirikan adalah sebagai berikut : 1. Apotek dengan konsep layanan patient oriented yang berbasis layanankefarmasian pharmaceutical care. 2. Letak/lokasi apotek berada di Jl.Jendral Sudirman yang ramai dilalui aruskendaraan dan mudah dijangkau dari segala arah. 3. Petugas apotek yang handal dan loyal, terdiri dari tenaga yang sudahberpengalaman dan tenaga-tenaga muda yang penuh semangat dan kreatif. 4. Apoteker yang selalu standby diapotek, siap memberikan layanan dankonsultasi seputar obat.B. Kelemahan/Weakness 1. Merupakan apotek baru, belum dikenal oleh masyarakat, dan belummempunyai langganan yang loyal. 2. Merupakan apotek swasta yang berdiri sendiri dan bukan suatu apotekjaringan atau warlaba. 3. Lokasi terletak dipertigaan lampu lalu lintas sehingga aksesnya sulit walaupunbanyak dilewati oleh kendaraan. Untuk menutupi kelemahan tersebut maka : 1. Nama apotek harus dibuat besar begitu juga dengan tulisan pada papannama tersebut dengan neon box, tanda/marka apotek ditepi jalan 2. Disediakan parker yang luas dan gratis.C. Peluang/Opportunity 1. Potensi daeraha. Jumlah penduduk, terutama daerah terban dan kota baru ( sekitar lokasiapotek), cukup padat, sehingga menjadi sumber pelanggan apotekpotensial.b. Penduduk dengan latar belakang social yang beragam, sangatmemungkinkan untuk menjadi pelanggan. Masyarakat golongan inimempunyai daya beli lebih tinggi, karena itu apotek harus dikonsep4|Page 6. sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi keinginan pelanggan sepertimereka. c. Pendidikan dengan tingkat pendidikan yang cukup tinggi. Golonganmasyarakat ini lebih kritis, lebih bisa menerima pikiran logis, danmungkin. 2. Karena merupakan pusat perkantoran bank dan hotel, dapat dilakukan kerjasama. Dalam penyediaan obat bagi karyawan dengan menerapkan system jemput bola atau layanan antar jemput resep atau pembelian obat lainnya.D. Ancaman/Threaths Ancaman terutama dating dari competitor/pesaing yaitu apotek lain yang berada disekitar lokasi 1. Apotek wilujeng Berada dilokasi yang banyak dikunjungi orang ( pom bensin ), tempat parkir sempit. 2. Apotek medistra Lokasi strategis, terdapat praktek dokter, ada konseling obat, tempat parkir sempit, kelengkapan obat kurang. 3. Apotek kencana Lokasi strategis, ada konseling obat, obat yang tersedia kurang lengkap, lokasi apotek yang sempit dan kurang nyaman.Sumber Daya Manusia / Tenaga Kerja Dalam menyelesaikan tugasnya Apotek NAWI SEJAHTERA tidak lepas darikinerja para karyawan yang terlibat di dalamnya. Jumlah karyawan yang bekerja diApotek Sehat ada 7 orang jumlah tersebut meliputi: - Apoteker Pengelola Apotek - Asisten Apoteker : 4 orang - Tenaga administrasi / obat bebas : 1 orang - Kasir: 1 orang - Pembantu umum: 1 orang5|Page 7. Masing-masing tenaga kerja mempunyai tugas, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peranannya di dalam apotek. Studi Kelayakan I. Bayyinah, S.Far, Apt.sebagai PemilikSarana Apotek mempunyai modal sebesar Rp. 360.000.000 II. Dwi Nur Astria, S.Far, Apt sebagai Apoteker Pengelola Apotek 1. Modala. Modal tetap- Perlengkapan penunjang(Mebeler, kulkas, TV, AC) Rp. 30.000.000;- Perlengkapan apotek Rp. 20.000.000;- Biaya perizinan Rp. 2.000.000;- Kendaraan Rp. 7.000.000;b. Modal OperasionalRp. 121.000.000;Cadangan modalRp. 20.000.000; +Total Modal Rp. 200.000.000;2. Rencana anggaran pendapatan dan belanja tahun ke-1a. Biaya rutin bulanan1). Tenaga kerja- Apoteker (1 orang)Rp. 3.500.000;- Asisten Apoteker (4 orang) @ Rp. 1.200.000Rp. 4.800.000;- Tenaga administrasi / penjualan bebas & Kasir (2 orang) Rp. 1.600.000;- Pembantu umum Rp. 300.000; +Rp. 10.200.000;2). Biaya lain-lain- AdministrasiRp. 500.000;- Listrik, telepon, wirelessRp.1.500.000;- Lain-lain Rp. 500.000; +Rp.2.500.000;6|Page 8. b. Biaya rutin tahun ke-11). Biaya bulanan 12 x Rp. 12.700.000; Rp. 152.400.000;2). Tunjangan hari raya (1 bulan gaji) Rp. 10.200.000; + Rp. 162.600.000;3. Proyeksi Pendapatana. Pendapatan tahun ke-1Pada tahun pertama dipromosikan resep masuk 15 lembar / hari denganharga rata-rata perlembar diperkirakan Rp. 75.000; dengan demikianakan diperoleh pendapatan pada tahun pertama sebagai berikut :- Penjualan resep tahun I (Keuntungan 35%)(15 lembar x26 hari x12 bulan)xRp.75.000;Rp. 468.000.000;- Penjualan bebas (Keuntungan 25%)26 hari x12 bulan xRp. 350.000;Rp. 109.200.000;- Penjualan lain (OWA) (Keuntungan 35%)26 hari x12 bulan xRp. 100.000;Rp. 31.200.000;+TotalRp. 608.400.000;b. Pengeluaran tahun ke-1 - Pembelian obat resep65% x Rp. 351.000.000Rp. 304.200.000 -Pembelian obat bebas75% x Rp. 109.200.000Rp. 81.900.000 -Pembelian OWA65% x Rp. 31.200.000 Rp. 20.280.000 -Pengeluaran rutin tahun ke-1 Rp. 162.600.000 +JUMLAHRp. 568.980.0007|Page 9. c. Perkiraan laba rugi tahun ke IPendapatan tahun I Rp. 608.400.000;Pengeluaran tahun IRp. 568.980.000; -Laba sebelum pajak Rp. 39.420.000;Pajak pendapatan (10%) Rp.3.942.000; -Laba netto Rp.35.478.000;Perhitungan batas laba / rugi (BEP) tahun I1. Pay Back Periode Pay back periode= = = 5,6 tahun ( 5 tahun 6 bulan )2. Return of Investement (ROI) ROI=== 17,74%3. Break Event Point (BEP) (laba obat-obatan 35%) BEP== 600.000= Rp. 490.898.372,4/tahun4. Presentase BEP % BEP === 80,49%5. Kapasitas BEP8|Page 10. Kapasitas BEP = presentase BEP x (jumlah lembar resep per tahun)= 80,49% x (20 lembar x 26 hari x 12 bulan) = 5022 lembar/tahun atau 418 lembar/bulan atau 14 resep/hari Alat dan Perbekalan Farmasi yang diperlukan 1. Bangunan, terdiri dari :a. Luas bangunan 50m2b. Ruang tunggu 16m2c. Ruang peracikan & penyerahan obat 16m2d. Ruang administrasi & kamar kerja apoteker 12m2e. Ruang penyimpanan obatf. Ruang tempat pencucian alat 7m2g. W.C 2m2h. Dinding terbuat dari betoni. Langit-langit terbuat dari plafonj. Atap terbuat dari gentengk. Lantai terbuat dari ubin9|Page 11. *Denah Bangunan10 | P a g e 12. 2. Kelengkapan bangunan apotek a. Sumber air PAM b. Penerangan dari PLN c. Alat pemadam kebakaran ada 2 ukuran 9lb & 2lb d. Jendela ada 2 buah & ventilasi ada 2 e. Sanitasi ada saluran pembuangan air limbah f. Papan nama (panjang 60cm ; lebar 40cm) dengan tulisan hitam diatas dasarputih, tinggi huruf 5cm, tebal 5mm. Papan nama memuat : nama apotik,nama A.P.A , nomor SIA, alamat apotik, nomor telepon g. Billboard nama apotek h. 1 buah TV layar datar 32 inch i. 1 jaringan Telepon j. 2 buah kipas angin k. Wireless3. Perlengkapan kerja a. Alat pengolahan / peracikan : - Gelas ukur 10ml, 100ml, 250ml @ 1 buah - Labu erlenmeyer 100ml, 250ml, 1 liter @1 buah - Gelas piala 100ml, 500ml, 1 liter @ 1 buah - Panci pengukur 1 liter 1 buah - Corong 5cm, 10cm, 15cm @ 1 buah - Timbangan miligram dgn anak timbanganl 1 set - Timbangan gram dgn anak timbanganl 1 set - Termometer 1000C 1 buah - Mortir dgn garis tengah 5-10cm; dan 10-15cm @ 1 buah - Spatel logam, tanduk, plastik, dan porselen @ 1 buah - Cawan penguap porselen dgn garis tengah 5-15cm 1 buah - Batang pengaduk 2 buah - Pemanas air 1 buah - Rak tempat pengering alat - Kapas / tissu dan alcohol untuk membersihkan11 | P a g e 13. - Kain untuk membersihkan kapsul - Sendok untuk mengambil serbuk - Sudip untuk membersihkan sekaligus mengeluarkan serbuk dari dalam mortir. b. Wadah - Botol (10-50 ml 50 buah ; 50ml-1liter 50 buah: >1 liter 10buah) - Pot - Kapsul ; besar, sedang dan kecil - Kertas perkamen - Klip dan kantong plastic - Etiket (biru dan putih) c. Tempat penyimpanan - Lemari / rak obat untuk penyimpanan obat - Lemari narkotika - Lemari psikotropika - Lemari bahan berbahaya - Kulkas 2 buah4. Perlengkapan Administrasi a. Blangko pesanan obat b. Blangko kartu stok obat c. Blangko salinan resep d. Blangko faktur dan blangko nota penjualan e. Buku pembelian f. Buku penerimaan g. Buku penjualan h. Buku pengiriman i. Buku pembukuan keuangan j. Kwitansi k. Buku pencatatan narkotika dan psikotropika12 | P a g e 14. l. Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika m. Form laporan obat narkotika n. Form laporan obat psikotropika o. Buku pencatatan penyerahan racun p. Alat-alat tulis dan kertas5. Kelengkapan buku pedoman a. Buku standar yang wajib :-Farmakope Indonesia edisi III dan IV-Kumpulan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan apotik b. Buku lainnya :-ISO volume 46-MIMS tahun 2010/2011-IONI-DOI (Data Obat di Indonesia)-Farmakologi dan terapiStrategi dan InovasiDalam rangka mengembangkan usaha perapotekan ini diperlukan strategiinovasi khusus, sehingga nantinya diharapkan mampu mempertahankan eksistensidan mampu memajukan apotek NAWI SEJAHTERAdengan membuka cabang-cabangbaru di daerah lain. Adapun strategi yang ditempuh antara lain : 1. Display ala minimarket, ada flow sebagai alur pasien dari saat kedatanganhingga keluar meninggalkan apotek. 2. Menyediakan jasa konseling secara gratis oleh APA. 3. Menyediakan obat-obatan yang dibutuhkan oleh pasien. Jika obat yangdibutuhkan pasien tidak ada maka berusaha mengambil di apotek lain,diusahakan agar pasien pulang mendapat obat yang diperlukan tanpa copieresep.13 | P a g e 15. 4. Monitoring pasien. Monitoring dilakukan terhadap pasien via telepon, terutama untuk pasien dengan penyakit kronis. Hal ini dilakukan untuk mengontrol keadaan pasien dan meningkatkan kepercayaan pasien terhadap apotek. 5. Fasilitas yang menarik. Ruang tunggu dibuat senyaman mungkin dengan fasilitas Kipas angin, TV, wireless, tempat duduk yang nyaman, majalah kesehatan, Koran dan tabloid serta tempat parkir yang luas. 6. Menerima pelayanan resep dengan sistem antar jemput (dengan catatan masih dalam Jalan Permata Kuning) 7. Memberikan bantuan rakyat bagi masyrakat yang kurang mampu dalam bentuk subsidi obat serta bekerjasama dengan kelurahan setempat 8. Sistem manajemen pelayanan customer:Bisa diakses secara online di http://nawi_sejahtera.com 9. Pemesanan obat by phone, fax, sms, internet (Yahoo Messenger, Black berry Messenger) dan semua jaringan lainnya memungkinkan untuk meraih customer dengan baik dan bisa dijangkau oleh semua kalangan pembeli obat dengan resep atau penjualan bebas yang memberi kesan interaktif dengan customer 10. Member get Member diberikan diskon special untuk member 11. Penjualan langsung dilayani oleh Asisten Apoteker berpengalaman. 12. Racikan per resep = 15 menit, gratis teh botol untuk kelebihannya. Kebijakan / Police Merupakanpernyataan atau pemahamanumumyang membantumengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya). Salah satukebijakan di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu dalam penetapan harga yangmenggunakan Price base on competition (PB on competition.) PB on Competition melandaskan pada besarnya tingkat persaingan.Dimanapenetration pricediharapkan menjadi langkah terbaik untuk ditempuh. Penetrationprice merupakan penerapan harga awal yang lumayan rendah untuk meraih pangsapasar yang luas menjangkau semua kalangan guna membangun image bisnis apotekpada konsumen.Kekurangannya yaitu PSA harus siap untuk menerima pendapatan14 | P a g e 16. atas margin yang menipis terlebih dahulu, namun sebagai kompensasinya ia akanmendapatkan market share yang luas dan image. Aturan-aturan / SOPAlur orangKeterangan1: pasien masuk ke apotek2: pasien menyerahkan resep3: pasien menunggu diruang tunggu4: pasien membayar resep dan kembali menunggu5: pasien mengambil resep5b : pasien berkonsultasi dengan apoteker6: pasien meninggalkan apotekCatatan pasien :1: Pasien yang membeli OTC baik OWA (bukan racikan), sekaligus pemberian informasi dan pengarsipan.15 | P a g e 17. 4 : pasien membayar dan menerima obat6 : pasien meninggalkan apotek A. SOP Pelayanan OTC 1. Pasien datang 2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apayang dibutuhkan 3. Tanyakan lebih dahulu keluhan atau penyakit yang diderita pasien,kemudian bantu pasien untuk mendapatkan obat yang tepat 4. Menghitung harga minta persetujuan terhadap nominal harga 5. Bila harga sudah terjadi persetujuan, ambilkan obat yang diminta pasiensesuai dengan permintaan meliputi : nama obat dan jumlah obat 6. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obatmeliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, carapenggunaan obat dan efek samping obat yang diperlukan pengatasanpertama terhadap efek samping yang ditimbulkan. B. SOP Pelayanan OWA 1. Pasien datang 2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat yangdibutuhkan 3. Tanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya 4. Tanyakan pada pasien apakah sebelumnya pernah menggunakan obattertentu dan bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah) 5. Bila pasien telah menggunakan obat sebelumnya dan hasilnya tidakmemuaskan maka pilihkan obat lain yang sesuai dengan kondisi pasien,begitu juga untuk pasien yang sama sekali belum pernah minum obat 6. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga 7. Setelah pasien setuju dengan harga obat, ambilkan obat diatas 8. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obatmeliputi : dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, carapenggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin16 | P a g e 18. timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertamaterhadap efek samping yang ditimbulkan 9. Catat nama pasien, alamat, dan no telepon pasien 10. Buat catatan khusus tentang pasien yang nantinya sebagai patien datarecord C. SOP Pelayanan Resep 1. Menerima resep pasien 2. Lakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmaceutical dan klinik 3. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga 4. Pasien diberi no antrian 5. Tulis no. struk (print out) pada resep dan satukan resep dengan print out 6. Cocokan nama, jumlah dan kekuatan obat dalam resep dengan print out 7. Siapkan obat sesuai dengan resep 8. Jika obat racikan maka patuhi SOP meracik 9. Buat etiket dan cocokkan dengan resep 10. Teliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien termasuk salinanresep dan kuitansi ( jika diminta oleh pasien ) 11. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obatmeliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, carapenggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelahpenggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efeksamping yang ditimbulkan 12. Catat nama pasien, alamat dan no telepon 13. Buat catatan khusus tentang pasien D. SOP Meracik Obat 1. Siapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik 2. Buatlah instruksi meracik meliputi : no resep, nama pasien, jumlah dan caramencampur 3. Siapkan etiket dan wadah obat sertakan bersama obat dan instruksinyauntuk diracik17 | P a g e 19. 4. Cucilah tangan bila perlu gunakan sarung tangan, masker 5. Siapkan bat sesuai resep dan cocokkan dengan yang tertera pada struknya 6. Jika ada bahan yang harus ditimbang maka persiapkan lebih dahulu 7. Bacalah instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah hati-hati 8. Pastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya 9. Masukkan dalam wadah yang telah disediakan dan dberi etiket, kemudianserahkan pada petugas lain untuk diperiksa dan diserahkan 10. Bersihkan peralatan dan meja racik 11. Cucilah tangan sampai bersih E. SOP Menimbang 1. Bersihkan timbangan 2. Pastikan timbangan dalam keadaan on dan dalam keadaan 0 3. Ambil bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep, 4. Timbang bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep, 5. Ambil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama yang terterapada botol persediaan bahan 6. Cek ulang apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep kemudiandikembalikan ketempatnya F. SOP Konseling OTC 1. Menanyakan keluhan pasien dan mengapa menggunakan obat tersebutdan sudah berapa lama pasien mengalami keluhan tersebut 2. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obattersebut 3. Apabila obat yang diminta sesuai dengan kondisi pasien dan memberikanefek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan 4. Apabila obat yang diminta tidak sesuai dengan kondisi pasien maka pasiendipilihkan obat yang tepat untuk kondisinya18 | P a g e 20. 5. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut, bilaada yang kurang atau salah maka farmasi wajib membenarkan danmelengkapinya G. SOP Konseling OWA 1. Menanyakan keluhan pasien sehingga pasien menggunakan obat tersebutdan sudah berapa lama pasien mengalami gejala tersebut 2. Cocokkan kondisi pasien dengan obat yang diminta, bila obat kurang sesuaiuntuk pasien maka rekomendasikan obat yang tepat untuk pasien 3. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebutmeliputi dosis, frekuensi, durasi dan cara penggunaan; bila yang kurangatau salah maka farmasis wajib membenarkan dan melengkapinya 4. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obattersebut 5. Apabila obat yang diminta sesuia dengan kondisi pasien dan memberikanefek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan 6. Apabila kondisi pasien tidak membaik atau semakin memburuk makasebaiknya dirujuk kedokter 7. Informasikan kepada pasien bahwa pasien diperbolehkan konsultasidengan apoteker untuk berdiskusi tentang terapi yang dijalani H. SOP Konseling resep 1. Obat diserahkan pada pasien sekaligus dicocokkan dengan data pasien 2. Mencocokkan obat dengan kondisi pasien dengan cara menanyakan padapasien tentang keluhan yang dialaminya 3. Memberitahu pada pasien tentang obat yang diberikan dan tujuanpenggunaan obat tersebut 4. Memberikan informasi pada pasien tentang aturan penggunaan obat (dosis, frekuensi, durasi, cara penggunaan) 5. Menanyakan kembali tentang semua informasi yang telah disampaikanuntuk memastikan bahwa pasien telah paham dan mengerti tentang aturanpenggunaan obat19 | P a g e 21. 6. Memberitahukan pada pasien tentang ESO obat yang mungkin terjasi dancara penanganan yang mungkin bisa dilakukan oleh pasien terhadap efeksamping yang terjadi 7. Menyarankan pasien untuk pergi kedokter bila dirasa ESO cukup berat danmengganggu 8. Informasikan pada pasien tentang hal apa saja yang perlu dihindari atauyang perlu dilakukan untuk menunjang keberhasilan riset 9. Catat nama pasien dan no telp pasein, 10. Buat catatan khusus tentang pasien sebagai. I. SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang 1. Saat barang datang dari PBF, 2. Cek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya ( kecocokantentang nama barang, bentuk, jumlah sediaan, no batch, dan tanggal ED ) 3. Cek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak), 4. Faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten apoteker dilengkapidengan no SIK/SIA/NIP serta dibubuhi stempel apotek 5. Faktur diambi 1 lambar untuk arsip apotek, 6. Serahkan faktur kapada bagian adsministrasi untuk diedit di komputer, 7. Cocokkan harga yang sudah ada di computer dengan harga yang ter-tera pada faktur baru, apakah ada kenaikan atau tidak, 8. Tandatangani faktur yang telah diedit di komputer, 9. Hargai barang-barang/obatbebas danletakkansesuai denganspesifikasinya. Untuk obat keras langsung disimpan dalam almari sesuaidengan efek farmakologinya atau berdasarkan abjad 10. Arsip faktur sesuai dengan nama PBF masing-masing merupakan rencanayang dipilih dari beberapa alternative, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.20 | P a g e 22. II. ORGANIZINGProses ini meliputi : Pembagian dan pengelompokan aktivitas yang sama dan seimbang kepada setiapkaryawan. Pemilihan orang yang tepat dalam setiap bidang, dan disesuaikan pada pengalamansifat dan pendidikannya. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawabdikoordinasikan sebagai aktivitashubungan dan tanggung jawab semua. JOB REQUIREMENTPengertian job requirement adalah penjelasan terkait persyaratan yang harusdipenuhi oleh pemangku jabatan dalam struktur organisasi apotek agar dapat menjalankanpekerjaannya sesuai target. Beberapa hal yang dibicarakan dalam Job Requirement adalah:- Persyaratan mutlak jabatan- Pendidikan- Pengalaman kerja- Kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada pemangku jabatan untuk dapatmemenuhitanggung jawab dan melakukan pekerjaandengan baik.Komponen ini hanya untuk melihat kesesuaian antara pekerjaan dengan orang yangakan menjalankannya, belum menggambarkan kemampuan orang tersebut dalammelakukan pekerjaan. JOB ROLESJob roles memiliki arti sebuah penjelasan mengenai tujuan jabatan dalam strukturorganisasi apotek tersebut diciptakan, apa yang menjadi konstribusi spesifik sebuah jabatan,bagaimana dampaknya jika jabatan tersebut ditiadakan dan mengapa jabatan tersebutdibutuhkan. Mengambarkan posisi di dalam organisasi, ruang lingkup pekerjaan, tanggungjawab, aktivitas, keterhubungan aktivitas bisnis apotek, tantangan dan informasi lain yangterkait dengan jabatan dalam struktur organisasi apotek tersebut.21 | P a g e 23. Struktur Organisasi Pemilik SaranaApotek (PSA)APA(Apoteker)Fungsi Keuangan Fungsi PembelianFungsi Gudang Fungsi Penjualan Fungsi(kasir) Pembantu Umum ( AA )( AA ) ( AA )Pembukuan Asisten Apoteker / Juru resep 1. Pemilik Sarana Apotek (PSA) Fungsi dan tugas: Membuat visi dan misi bersama APA Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama APA Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsikegiatan diapotek bersama APA Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsikegiatan diapotek bersama APA Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan programkerja pada setiap fungsi kegiatan diapotek bersama APA Wewenang dan tanggung jawab: Menerima laporan seluruh kegiatan di apotek dari APA Memberi gaji seluruh karyawan di apotek Memberi bonus kepada karyawan yang berprestasi Memberhentikan karyawan 2. Apoteker Pengelola Apotek (APA) Kualifikasi Minimal pendidikan Apoteker IPK minimal 3,0022 | P a g e 24. Berpengalaman di bidangnya minimal 3 tahun Pria/Wanita Usia minimal 25 tahun Mempunyai kemampuan leadership yang baik English active Dapat bekerja tim work Disiplin & bertanggung jawab Berkelakuan baik Fungsi dan tugas : Membuat visi dan misi bersama PSA Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama PSA Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi kegiatan diapotek bersama PSA Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi kegiatan diapotek bersama PSA Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program kerja pada setiap fungsi kegiatan diapotek bersama PSA Memberika KIE pada pelanggan apotek Wewenang dan tanggung jawab : Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan Menentukan sistim atau peraturan yang akan digunakan Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh dan melaporkan seluruh kegiatan kepada PSA 3. Asisten ApotekerI. Fungsi pembelian Tugas dan Fungsi Mendata kebutuhan barang Membuat kebutuhan pareto barang Mendata pemasok (supplier) Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yangdibutuhkan, kecuali ada ketentuan lain dari APA Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier23 | P a g e 25. Wewenang dan tanggung jawab Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang danmasa pembayaran dengan supplier Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang II. Fungsi Gudang Tugas dan fungsi Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang Menata, merawat dan menjaga keamanan barang Bertanggung jawab keamanan barang Wewenang dan tanggung jawab Menerima dan mengeluarkan barang Menata dan menjaga keamanan barang Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang, rusakdigudang III. Fungsi Penjualan / Pelayanan Tugas dan fungsi Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan Menjaga kenyamanan ruang tunggu Melayani konsumen dengan ramah dan santun Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen Membina hubungan baik dengan pelanggan Wewenang dan tanggung jawab Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya Memberikan intensif kepada pelanggan sesuai dengan matrikswewenangnya Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barangyang terdapat difungsi penjualan Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu danfasilitas konsumen lainnya Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen24 | P a g e 26. IV. Fungsi Keuangan / Kasir Tugas dan fungsi Membuat rencana aliran kas ( cash flow ) bulanan dan tahunan Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan, kerusakan uang dan surat berharga lainnya Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit Wewenang dan tanggung jawab Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan pengeluaran uang dan surat berharga lainnya Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi V. Fungsi Pembukuan Tugas dan fungsi Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan dengan benar dan tepat waktu Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen apotek dari resiko kehilangan atau kerusakan Mengawasi pelaksanaan sistim yang telah ditetapkan pada setiap kegiatan yang ada diapotek Wewenang dan tanggung jawab Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian, penyimpanana (barang,uang) dan penjualan Mengawasi pelaksanaan sistim pada seluruh kegiatan Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian laporan hasil kegiatan apotek Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen VI. Pembantu Umum Tugas dan fungsi Menjamin kebersihan di seluruh lingkungan kerja apotek25 | P a g e 27. Mengelola sampah apotek dengan penuh tanggungjawab Membantu AA dalam pengadaan dan penyiapan obat Wewenang dan tanggung jawabBertanggungjawab langsung kepada pimpinan apotek dan melaksanakan tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek.Kegiatan1) Pengadaan barang Pengadaan obat di ApotekNAWI SEJAHTERA dilakukan oleh bagian pembeliandi bawah pengawasan APA dan PSA. Semua barang yang ada di apotek NAWISEJAHTERA dicatat oleh bagian gudang. Macam macam barang yang sudah habisatau yang tinggal sedikit ditulis dalam buku Defekta dan dipapan. Kemudiandipindahkan ke dalam surat pesanan yang dibuat dalam rangkap dua, satudiserahkan untuk arsip/disimpan. Supplier mengirimkan barang yang dipesan kepadaapotek dengan disertai faktur pembelian. Pengadaan barang ini didasarkan ataskecepatan peredaran / penjualan. Pengadaan obat apotek bertujuan agar tersedianya obat dengan jenis danjumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan apotik dengan mutu yang terjaminserta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan.Pengadaan obat di apotekdilakukan dengan metode pembelian langsung ke distributor atau Pedagang BesarFarmasi (PBF).Selanjutnya pengadaan obat dilakukan oleh apoteker atau bagiankhusus pembelian apotek yang berkoordinasi dengan bagian keuangan apotik danPSA.Pengadaan obat harus menerapkan prinsip transparan, akuntabel, efisien danefektif.Dalam pengadaan penting juga memilih distributor obat.Distributor obat yangdipilih hendaknya memiliki rekam jejak yang baik dalam dunia farmasi danusaha.Hubungan apotek dengan distributor obat sangat penting sekali dalammenjaga kontinuitas ketersediaan obat di apotek. Apotek NAWI SEJAHTERA mengadakan perencanaan kebutuhan obat denganmenerapkan pola metode kombinasi yaitu metode konsumsi dan metodemorbiditas. Metode konsumsi yang didasarkan pada kebutuhan pasien akan obat,yaitu kebutuhan obat bulan lalu atau obat obat yang sering diresepkan olehdokter.Sedangkan metode morbiditas dilakukan untuk mengantisipasi sehingga tidak26 | P a g e 28. terjadi kekosongan obat dan kebutuhan pasien dapat terpenuhi karena adanya polapenyakit pada bulan-bulan tertentu, seperti pada bulan Januari sampai Februari yangmerupakan musim hujan, sehingga pada bulan tersebut pasien banyak menderitapenyakit influenza, batuk, demam, penyakit kulit, masuk angin dan sebagainya. Perencanaan akan diawali dengan pemilihan obat yang merujuk kepadaDaftar Obat Esensial Nasional (DOEN). Di Apotek ini, perencanaan dengan metodekonsumsi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan analisa baik secaraVENmaupun ABC. Di Apotik NAWI SEJAHTERA, pengadaan tidak dilakukan setiap bulan atausetiap tahun, namun disesuaikan dengan kondisi stok barang. Jika stok obat sudahmulai berkurang maka akan dilakukan perencanaan. Biasanya perencanaan yangdiikuti dengan pengadaan dilakukan maksimal 3 kali dalam sebulan baik melalui PBF( untuk cito dapat langsung menelfon pihak PBF ), kredit 30 hari, atau menunggusalesman. Untuk beberapa jenis obat yang bahan aktifnya memiliki masa kadaluarsarelative pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya sehingga harus dihindaripengadaan dalam jumlah yang besar.1. Kerjasama dengan PBF Menurut keputusan Mentri Kesehatan RI nomor: 1191/MENKES /IX/2002.Tentang perubahan mentri kesehatan nomer : 918/MENKES/PER/X/1993 tentangPedagang Besar Farmasi adalah badan hukum perseorangan terbatas atau koperasiyang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasidalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Fungsi PBF adalah kepanjangan tangan dari pabrik farmasi (principal) untukmendistribusikan segala produk farmasi ke seluruh daerah yang telah diliputnya(coverage). Alasan untuk bertransaksi dengan suatu PBF, yaitu : Produk yang dimiliki PBF Tanggapan PBF dan pelayanannya Citra & reputasi PBF Sikap & kemampuan salesman PBF Pengiriman27 | P a g e 29. Pelayanan salesman Sifat & penampilan salesman Jaminan PBF atas produk yang dijual Kemudahan bertransaksi dengan PBF Diskon & bonus Informasi & lokasi PBF dengan apotek Hubungan jangka panjang yang telah terjalin Faktor harga& pembayaran Komisi &entertainment Batas nilai pemesanan (credit limit) Masalah return (pengembalian) produkKualifikasi PBF:a. Berbentukbadan hukum, perseroan terbatas,Koperasi, Perusahaan nasional, maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing yang telah memperoleh izin usaha industrial Farmasi di Indonesia dengan perusahaan nasional. Izin diberikan oleh Mentri Kesehatan RI.b. Memiliki nomor wajib pajak ( NPWP)c. Memiliki Apoteker penanggung jawabd. Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran ketentuan perundang- undangan di bidang farmasi.e. Pedagang besar farmasi / Pedagang Besar farmasi cabang wajib mengadakan, menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi yang memenuhi syarat mutu.Obat-obatan mempunyai sertifikat keaslian dari pabrik, dan untuk alkes mempunyai sertifikat analisis.f. PBF wajib melaksanakan pengadaan obat, bahan baku obat dan alkes dari sumber yang sah.g. Bangunan atau sarana memadai untuk melaksanakan pengadaan , pengelolaan, penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi.28 | P a g e 30. Awal dari pengadaan dimulai dengan membuat SP ( Surat Permintaan ) yaitulembar yang berisi permintaan bulan berikutnya ditandatangani oleh apotekerpenanggung jawab Apotek. SP ini kemudian akan diberikan ke PBF. Adapun tahapan-tahapan pemesanan barang di Apotek NAWI SEJAHTERAKota Yogyakarta, meliputi :1. Pembuatan surat permintaan ( SP ) oleh pihak Apotek NAWI SEJAHTERA2. Diserahkan ke ApotekerPengelola Apotek yaitu Ibu Dwi Nur Astria, S.Far, Aptkemudian mendiskusikannya dengan PSA yaitu Ibu Bayyinah, S.Far, Apt3. Apabila SP tersebut disetujui kemudian diserahkan ke PBF.Kemudian PBF akanmengirimkan barang sesuai dengan permintaan, disertai dengan faktur. Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat akibat delay time danpeningkatan permintaan atau kelebihan kebutuhan obat dari pasien, perencanaanpermintaan akan dilebihkan 10 % dari permintaan pokok untuk menghindari jika adakelebihan dalam kebutuhan obat pasien. Untuk obat-obat narkotika, menggunakan surat pesanan khusus Narkotikadan hanya dipesan kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh apotekerpengelola apotek. Setiap surat pesanan narkotika hanya berlaku untuk 1 item obat,sedangkan untuk obat psikotropika menggunakan surat pesanan biasa danpemesanannya boleh dilakukan oleh PBF yang menyediakan obat tersebut.2) Penerimaan dan penyimpanan barang Penerimaan suatu rangkaian kegiatan pada penerimaan obat dari pemasokkepada Apotek dalam rangka memenuhi permintaan obat dari yang bersangkutan. DiApotik Motilango, penerimaanbarang dilakukan oleh petugasyangbertanggungjawab. Penerimaan obat di apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan olehbagian pembelian dan gudang. Untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterimasesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan makasebelum menerima barang, pihak apotek akan memeriksa barang yang datangapakah sesuai dengan permintaan.Pemeriksaan yang dilakukan meliputi :Organoleptis barang / wujud luarnya (barang yang diterima dalam keadaan baik).Kesesuaian barang dengan faktur.Jenis dan jumlah barang.29 | P a g e 31. Harga satuan dan harga total.Masa pembayaran atau jatuh tempoTanggal kadaluarsa dan no Batch. Kemudian bagi penerima menyerahkan semua barang harus sesuai dengan isidokumen dan ditandatangani oleh petugas penerima serta harus diketahui olehpimpinan. Apabila tidak memenuhi persyaratan maka petugas dapat mengajukankeberatan dan bila terdapat kekurangan dalam penerimaan obat maka wajibmenuliskan yang kurang dalam setiap penambahan obat obatan dicetak dandibukukan pada buku penerimaan obat kartu stok. Penyimpanan obat apotik bertujuan untuk menjamin agar mutu obat yangakan digunakan oleh pasien tidak berubah sesuai ketika diproduksi. Mutu obat bisadilihat dari khasiat dan keamanannya.Tempat penyimpanan obat diapotikdisesuaikan dengan volume obat apotik, jika obatnya sedikit maka cukup disimpan dirak atau lemari obat atau etalase, tetapi jika obatnya cukup banyak maka apotikperlu membuat gudang khusus. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunangudang adalah sebagai berikut :a. Kemudahan bergerakGudang menggunakan sistem satu lantai, tidak menggunakan sekat-sekat karena akanmembatasi pengaturan ruangan. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaranperbekalan farmasi, ruang gudang ditata berdasarkan sistem arus garis lurus.b. Sirkulasi udara yang baikSirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi.Gudang penyimpanan tidak terdapat AC, namum terdapat dua pintu kaca yang lebardan ventilasi sehingga mengefektifkan sirkulasi dan penyinaran.c. Rak dan PalletPenempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasiudara dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet: Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir Peningkatan efisiensi penanganan stok Dapat menampung sediaan farmasi lebih banyak. Pallet lebih murah dari pada rak.30 | P a g e 32. d. Kondisi penyimpanan khusus Narkotika dan bahan berbahaya disimpan di lemari khusus pintu 2 dan selaluterkunci. Sediaan supositoria, insulin, dan vaksin disimpan dalam lemari pendingin. Obat-obat golongan kemoterapautika disimpan tersendiri pada lemari pendingin. Ketika penyimpanan obat juga kita harus bisa menghindari atau mencegahhal-hal yang bisa menyebabkan kerusakan obat, misalnya lembab, cahaya matahari,suhu yang fluktuatif, serangga dan lain-lain.Penyusunan stok perbekalan farmasi di Apotek NAWI SEJAHTERA Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Dengan menerapkan prinsip FEFO (First Exp First Out) dimana barang yang waktu kadaluarsanya lebih cepat maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih dahulu, dan menerapkan prinsip FIFO (First In First Out) yaitu barang yang pertama diterima maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih dahulu. Prinsip ini bertujuan agar apotik bisa meminimalisir kerugian akibat menyimpan obat rusak karena penyimpanan atau kadaluarsa. 2. Meletakkan sediaan dalam rak depan tanpa di susun sehingga terlihat lebih luas dan mudah untuk diambil. 3. Untuk cairan misalnya Ringer Laktat, Glukosa, Natrium Klorida dan sebagainya di simpan di gudang penyimpanan dan disusun tidak lebih dari 8 dos. Untuk mempermudah pengambilan cairan, maka petugas mengambil 3 atau 4 dos dan diletakkan di samping ruang peracikan. 4. Memisahkan sediaan farmasi berdasarkan jenis baik untuk sediaan oral (obat tablet, syrup), topical, injeksi, inhaler, antibiotic dan sediaan lainnya, obat juga harus dibedakan penyimpanannya antara generik dan paten. 5. Dilakukan rotasi stok agar perbekalan terasebut tidak selalu berada dibelakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis. Selain penyimpanan sediaan farmasi, resep-resep yang masuk di Apotek jugadisimpan berdasarkan peraturan yang berlaku. Sebelum resep disimpan, maka obat-31 | P a g e 33. obat dalam resep akan dimasukkan ke dalam daftar yang kemudian akan diserahkanpada pihak yang bersangkutan misalnya PT.ASKES. Setelah itu resep akan disimpan dalam gudang penyimpanan yang disusunberdasarkan tanggal resep diterima. Sedangkan untuk resep narkotika akandipisahkan dari resep resep umum dan disusun tersendiri. Jika telah 3 tahunpenyimpanan maka resep akan dimusnahkan dengan cara dibakar.3) Distribusi barang Distribusi obat merupakan kegiatan penyaluran obat kepada pasien atausarana kesehatan tertentu yang membutuhkan.Distribusi obat diapotik bisa disebutjuga pemberian pelayanan obat kepada pelanggan baik menggunakan resep maupuntanpa resep.Distribusi obat dari apotik harus menyesuaikan dengan peraturanperundangan yang telah ada baik. Idealnya obat-obatan yang harus didistribusidengan resep maka apotik harus melakukannya juga, misal obat-obatan golongannarkotika psikotropika, obat-obat keras/yang berlogo merah (kecuali OWA/ObatWajib apotik). Proses distribusi obat diapotik juga sebaiknya menerapkan petunjukteknis yang tertuang dalam prosedur tetap. Hal ini bertujuan agar proses distribusiberjalan baik, cepat dan tepat. Pendistribusian barang juga dapat dilakukan dengankerjasama dengan pihak lain di sekitar apotek, seperti:-Dokter praktek-Puskesmas-Rumah Sakit-RSIA-PoliklinikDalam kegiatan distribusi obat termasuk didalamnya yaitu:Penjualan Obat Apotek NAWI SEJAHTERA melayani penjualan obat baik obat bebas, bebasterbatas maupun OWA (Obat Wajib Apotik).Berdasarkan Surat Keputusan MentriKesehatan NO.280/1980 pasal 24 yang menyatakan bahwa harga obat dengan jasaapotek ditekan serendah mungkin berdasarkan struktur harga yang ditetapkan olehMentri Kesehatan.32 | P a g e 34. Struktur harga yang ditetapkan oleh Gabungan Pengusaha farmasi (GPF) dandisetujui oleh pemerintah yaitu harga eceran tertinggi kepada konsumen yang tidakboleh dicampuri oleh pedagang eceran.Harga jual apotek dibedakan atas obatgeneric dan obat generic bermerek yang dijual umum :Harga Jual untuk Obat Generik di Apotek Motilango :HJ = HO X 1,1 P X 1,2 LHarga jual Obat Generik Bermerek di Apotek Motilango :HJ = HO X 1,1 P X 1,175 L Dimana : HJ = Harga Jual HO = Harga Obat P= Pajak L= Laba4) Pelayanan di apotekJam kerja di apotekNAWI SEJAHTERA yaitu pukul 10.00 22.00.Tahapan pelayanan resep di apotek TAHAP 1Resep diserahkan kepada asisten apoteker bagian pelayanan. Resep akan diperiksakelengkapannya yang meliputi nama dokter, alamat dan nomor ijin praktek dokter,tempat dan tanggal resep di tulis, tanda R pada bagian kiri untuk tiap obat, namaobat, jenis sediaan obat (puyer, kapsul, tablet, syrup, injeksi, infuse atau salep),jumlah obat, aturan pakai obat. keterangan lain yang dibutuhkan seperti iter, prnatau cito (bahasa latin), nama pasien,alamat pasien, umur pasien, berat badanpasien serta tanda tangan atau paraf dokter. TAHAP 2Kemudian resep ini akan dilihat cara penggunaan obatnya, dosis, frekuensipemakaian, jangka waktu penggunaan, ketepatan indikasi, adanya kontra indikasi,kemungkinan efek samping yang timbul, adanya polifarmasi, interaksi obat, dan hal-hal lain yang perlu agar obat yang di peroleh pasien aman dan berkhasiat. Apabila33 | P a g e 35. apoteker menganggap dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yangtidak tepat maka harus diberitahukan kepada dokter penulis resep.Bila karenapertimbangannya dokter tetap pada pendiriannya maka dokter wajib membubuhkantanda tangan atas resep. TAHAP 3Setelah itu asisten apoteker bagian pelayananakanmenyerahkan kepada kasir agardihitung berapa total harga obat resep tersebut, dan menanyakan kepada pasienapakah setuju untuk menebus resep tersebut seluruh atau tidak. Apabila ada pasienyang tidak mampu menebus obat dalam resep maka apoteker wajib berkomunikasidengan dokter untuk pemilihan obat alternatif. Kemudian lakukan pembayaranterlebih dahulu sebelum lanjut ke langkah pelayanan resep berikutnya. TAHAP 4adalah peracikan obat oleh juru resep. Secara harfiah peracikan obat merupakankegiatan menyiapkan, mencampur, mengemas dan memberi etiket padawadah.Langkah awal peracikan obat yaitu persiapan meliputi perhitungan dosis danjumlah obat yang diracik.Setelah itu dilakukan pencampuran obat dan dilakukanpengemasan kembali.Terakhir dilakukan penulisan etiket obat. Peracikan obatselesai dan dilakukan pengecekan ulang resep oleh apoteker meliputi pencocokanantara etiket dan resep (nama pasien, tanggal, aturan pakai dan cara pemakaianobat) serta pencocokan jumlah obat. TAHAP 5asisten apoteker bagian pelayanan menyerahkan obat kepada pasien. Penyerahanobat kepada pasien harus disertai dengan pemberian informasi dan konselingmeliputi indikasi, aturan pakai, lama pemakaian obat, cara pemakaian obat, efeksamping yang mungkin timbul dan informasi lain yang diperlukan pasien, khususnyauntuk penderita beberapa penyakit tertentu. Apoteker wajib memberikan informasiini. Jika ada obat yang kosong pada apotik tempat menebus resep tersebut makaharus dibuatkan salinan/copi resep oleh apoteker dan ditandatangani oleh apotekeryang bersangkutan. Salinan/Copi resep ini dapat ditebus di apotik lain.34 | P a g e 36. Pelayanan obat tanpa resep Pelayanan obat tanpa resep merupakan salah satu pelayanan yang penting di apoteksehubungan dengan perkembangan pelayanan kefarmasian yang berorientasi padaasuhan kefarmasian dan aspek bisnis apotik terkait dengan kepuasan pelanggan.Dilakukan kepada pelanggan apotik yang ingin melakukan pengobatan sendiri atauswamedikasi. Swamedikasi dilakukan tanpa perlu periksa ke dokter, klinik, rumahsakit atau sejenisnya untuk mendapatkan resep dokter. Faktor penting dalamswamedikasi ini adalah pelanggan/pembeli mengemukakan keluhan atau gejalapenyakit, kemudian apoteker menginterpretasikan penyakitnya dan memilihkanalternatif obatnya atau menyarankan ke pelayanan kesehatan lain. Obat-obatan apotik yang dapat di beli tanpa resep meliputi obat wajib apotek(OWA), obat bebas terbatas (OBT) dan obat bebas (OB).Obat Wajib Apotek Merupakan obat keras yang dapat diserahkan Apoteker kepada pesien di apotek tanpa resep dokter. terdiri dari obat kelas terapi oral kontrasepsi (pil KB), obat saluran cerna (obat maag), obat mulut serta tenggorokan, obat saluran nafas (obat asma), obat yang mempengaruhi sistem neuromuskular, anti parasit dan obat kulit topikal.Obat Bebas Terbatas Bertanda Biru (W) Obat bebas terbatas adalah obat keras yang dapat diberikan kepada pasien tanpa resep dokter dengan pengarahan dalam bungkus aslinya dan diberi tanda peringatan. Pada kemasannya diberikan tanda bulatan warna biru. Contohnya : obat batuk dan fluObat Bebas Obat bebas adalah obat yang dapat diberikan atau dapat dibeli secara bebas dan tidak membahayakan bagi pemakai. Pada kemasannya diberi tanda bulatan warna hijau. Contohnya : obat obat multivitamin.Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi ( KIE )Pelayanan KIE merupakan pelayanan dalam memberikan komunikasi,informasi serta edukasi kepada pasien berupa cara pemakaian, indikasi serta efeksamping obat yang telah digunakan pasien secara baik.35 | P a g e 37. Berikut Cara Pemakaian / Aturan Pakai : Obat per oral, dalam meminum obat sebaiknya diminum dengan air putih, teh maupun buah buahan lainnya yang bisa membantu dalam meminumnya. Contoh : buah pisang Obat golongan antasida merupakan tablet kunyah yang cara pemakaiannya dikunyah terlebih dahulu sebelum / sesudah makan. Obat golongan tetrasiclin sebaiknya tidak diminum dengan susu karena akan membentuk khelat (komplek) Obat salep cara pemakaiannya dengan cara mengoleskan obat berkali kali pada tempat yang sakit. Suppositoria cara pemakaiannya dengan memasukkan lewat vagina maupun anus rectal. Suppositoria disini sebaiknya disimpan dalam keadaan sejuk dan dingin, karena Suppositoria akan meleleh serta mencair pada suhu panas (suhu tubuh). Obat tetes, cara pemakaiannya diteteskan kedalam mulut ataupun diteteskan ke selaput mata biasanya sehari 2 3 tetes. Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam cara pemakaian / aturan pakai antara lain : 1. 3 x sehari 1 tablet 2. 2 x sehari 1 tablet 3. 3 x sehari tablet 4. 1 x sehari 1 tablet , dll.Waktu pemakaian : pagi, siang dan sore / malam. Adanya makanan dalam lambung akan memperlambat transit obat dilambung. Oleh karena itu apabila menghendaki obat tersebut cepat terserap danbekerja secara maksimal, maka sebaiknya obat tersebut diminum pada saat lambungdalam keadaan kosong (1- 1/2 jam sebelum makan) tetapi hal tersebut hanya dalamkasus kasus tertentu.SERVICE & CARE Opening Saat pelanggan ada di hapadan langsung lakukan : salam, perkenalkanidentitas, dan pernyataan siap untuk memberikan pelayanan.36 | P a g e 38. ProbingPenggalian masalah pasien agar didapatkan fakta sebanyak mungkin tidaksebagai interogator layaknya penyidik melakukan penyidikan perkara.Pasien dibuatmerasa nyaman, dan merasakan kehadiran staf apotek sebagai relasi untuk berbagimasalah. Handling ObjectionBuat skala prioritas, masalah apa saja yang mampu untuk ditangani saat ini,memerlukan solusi jangka panjang dan masalah mana saja yang tidak mampudiselesaikan oleh staf apotek namun memerlukan pihak lain untukmenyelesaikannya. Penggunaan tutur kata sehalus mungkin bila masalah itumenyangkut kondisi jiwa, fisik, maupun mental pasien. Untuk menghindari pasiendemotivasi, maka selayaknya tutur kata yang digunakan menunjukkan sebuah spirit,motivasi dan optimisme bahwa semua akan berjalan baik baik saja. ClosingDalam tahap akhir ini, diberikan informasi terhadap pilihan pilhan yangdiambil, baik segi pasitif dan negatifnya.Bila perlu diberikan pertimbangan pertimbangan yang rasional kenapa disarankan untuk mengambil keputusan Adaripada B, namun jangan sampai memaksakan pelanggan / pasien.5) Pencatatan dan pelaporan Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transakiperbekalan farmasi yang keluar dan masuk dilingkungan Apotik. Untuk sistempencatatan di Apotek NAWI SEJAHTERA ini dilakukan pencatatan dikartu stok dandengan menggunakan system komputerisasi.Untuk pencatatan dikartu stok khususuntuk obat-obat narkotik dan psikotropika. Sistem pelaporan di apotek ini dilakukan setiap bulan yang dibuat oleh Asistenapoteker bagian pembukuan dibantu oleh kasir yang akan dilaporkan kepada APA danPSA. Laporan yang biasa dibuat adalah laporan keuangan serta laporan narkotik danpsikotropik.37 | P a g e 39. III. ACTUATING/ PERGERAKANKemampuan dalam memberikan dorongan atau motivasi kepada bawahan sehinggamereka dengan baik demi tercapainya organisasi, meliputi pengambilan inisiatif, membuatkeputusan, memotivasi karyawan, berkomunikasi, pembinaan karyawan.Melakukan training kepada staf & pengelola apotekTraining merupakan solusi agar para staf dan pegelola apotek mampu menjalin danmengembangkan hubungan tersebut.Untuk masalah training selain bisa dilakukan olehinternal bisnis apotek, mengirimkan mereka pada even training eksternal jugadiperlukan.Jika memang dibutuhkan, sesekali waktu bisa pula mengundang praktisi untukmemberikan suplemen skill& knowledge terkait bisnis apotek.Training juga merupakanajang sharing knowledge antar praktisi dan staf serta pengelola apotek.Meningkatkan citra bisnis apotek & mendidik customerDengan bekerjasama dengan pihak lain disekitar apotek, seperti dokter, RSIA, dll.Dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan bersama, seperti: Pendidikan sehat bersama diabetes dan Pelatihan penyuntikan insulin, terkait dokter Sp.PD Manajemen darah tinggi (hipertensi) & layanan tensi, terkait dokter Sp.PD Gigi sehat anak dengan pihak dokter gigi Makanan bergizi untuk ibu hamil dengan pihak RSIABonus gaji untuk yang berprestasikompensasi gaji dapat dibentuk melalui 2 elemen berikut :1. Finansial (transaksional)Kompensasi gaji finansial terbagi menjadi 2 bagian, yaitu : Kompensasi yang didasarkan atas kinerja, misal : Gaji Pokok, Bonus. Kompensasi yang tidak didasarkan atas kinerja, misal : Hak cuti karyawan.2. Non Finansial (relasional)Kompensasi gaji non finansial, terdiri atas 4 bagian, yaitu :38 | P a g e 40. Pengakuan dan status, misal :Karyawan yang berpendidikan strata sarjana akanmendapatkan gaji yang berbeda dengan strata diploma. Kesempatan belajar, misal : adanya kesempatan training eksternal bagi karyawanyang berprestasi39 | P a g e 41. IV. CONTROLLINGSistem pengendalian adalah cara-cara untuk mengawasi pelaksanaan tugas,wewenang dan tanggung jawab suatu fungsi kegiatan. Pengawasan oleh pimpinan inibertujuan untuk : Mendorong efisiensi dan menghemat biaya-biaya yang dikeluarkan. Menjaga aktiva agar tidak digunakan secara boros. Menjamin bahwa semua pendapatan diterima dan dipertanggung jawabkan.Agar suatu Apotek mampu meningkatkan penjualannya, ada beberapa faktor yangperlu diperhatikan yaitu : 4P (product, price, place, promotion) dan 7M (money, man,machine, material, methode, market, management). Semua faktor ini saling terkait satusama lainnya.Dalam sistim pengendalian terdapat stuktur pengendalian, yaitu penetapandan penggunaan sistim sebagai peraturan yang berlaku untuk mengoperasionalkan suatufungsi kegiatan. Struktur sistim yang terdiri dari fungsi-fungsi sebagai pusat pertanggungjawaban, antara lain:1) Fungsi Pembelian2) Fungsi Gudang3) Fungsi Pelayanan dan penjualan4) Fungsi Keuangan5) Fungsi Pembukuan Struktur Sistim Sistim prosedur operasionalSistimSistimSistimSistim Sistim GudangPembelian Pelayanan KeuanganPembukuanSarana Pengendalian adalah peralatan yang ditetapkan dan digunakan dalammengawasi dan mengendalikan pelaksanaan sistim operasional pada suatu fungsi kegiatandi apotek. Sarana pengawasan dan pengendalian sistim operasional trdiri dari:1) Standar Prosedur Operasional Standar sistim prosedur operasional (SPO) adalah tata cara menjalankan suatu fungsi kegiatan, misalnya:40 | P a g e 42. Standar Pelayanan OTC Standar Pelayanan OWA Standar Pelayanan Resep Standar Meracik Obat Standar Menimbang Standar Konseling OTC Standar Konseling OWA Standar konseling Resep Standar Penerimaan dan Penyimpanan Barang2) Standar Format Dokumen Standar format dokumen adalah bentuk dokumen pencatatan dan pelaporan yang sah yang digunakan oleh setiap fungsi dalam menjalankan kegiatannya. Contoh bentuk-bentuk format dokumen pada fungsi pembelian, antara lain: Defecta Surat Pesanan Laporan Pembelian Kartu Hutang Dagang Laporan Saldo HutangProses pengendalian adalah pengamatan, pencatatan, dan penilaianterhadap pelaksanaan suatu ketentuan yang telah ditetapkan. Proses pengendaliandapat dilakukan baik terhadap pelaksanaan standar prosedur operasional ataupunterhadap pencapaian sasaran (tujuan) dalam pelaksanaan program kerja pada suatufungsi.41 | P a g e 43. - Fungsi Pembelian - Fungsi GudangImplementasi SPO - Fungsi Pelayanan - Fungsi Keuangan - Fungsi PembukuanJenis Pengendalian - Fungsi Pembelian - Fungsi Gudang Pencapaian sasaran pada - Fungsi Pelayananprogram kerja - Fungsi Keuangan - Fungsi PembukuanEvaluasi penggunaan obat di apotekEvaluasi penggunaan obat merupakan serangkaian prosedur untuk menilaiapakahpenggunaan obat di apotik sudah sesuai dengan tujuan pendirian apotik baiksisibisnis maupun pelayanan kefarmasian. Faktor penting dalam proses evaluasi iniadalahpemilihan indikator yang akan digunakan. Beberapa indikator yang bisadigunakanmeliputi : Kesesuaian item obat dengan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) Kesesuaian obat dengan pola penyakit Tingkat ketersediaan obat Prosentase dan nilai obat rusak/kadaluarsa Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat Prosentase penulisan resep obat generikPenilaian pada staff apotek DATA Organisasi bisnis apotek yang sehat dalam menilai kinerja staf apoteknyatentu tidak akan bersifat subyektif. Penilaian kinerja staf apotek harus didasarkanatas informasi yang lengkap dan akurat.Kelengkapan & akurasi informasi tersebutharus mampu mengakomodasi jenis penialian kinerja staf apotek yang dibidik.Dataadalah sumber untuk mendapatkan sebuah informasi. Data dapat dimaknai sebagaisekumpulan fakta yang terkumpul sebagaimana adanya, dapat berbentuk angka,kata kata, maupun citra (model). Jika data dapat diterjemahkan demikian, maka42 | P a g e 44. sebuah data sebenarnya adalah raw material (bahan mentah yang belum diolah).Agar data tersebut dapat bermakna, maka data (baik yang berwujud angka, kata kata, citra / model) harus diolah terlebih dahulu. Data yang telah diolah menjadisesuatu yang bermakna ini dinamakan informasi. INFORMASI Informasi yang baik tentu akan memberikan sebuah pemahaman atas suatufakta yang telah terjadi. Informasi adalah data yang telah distrukturkan denganmenggunakan suatu metode tertentu, sesuai dengan kepentingannya untukmendapatkan sebuah pembelajaran atas suatu fakta. Dengan demikian, suatuinformasi yang salah bisa disebabkan karena data yang disajikan memang salah.Ketidakmengertian seseorang atas perbedaan data dan informasi inilah yang seringmenyebabkan suatu penilaian bersifat subyektif. NoData InformasiPenilaian Kinerja 1.PenjualanPenjualan per bulanPeningkatan / penurunan sales 2.AbsensiAlpa per total hari kerja Disiplin / tidak teratur 3.ResepJumlah resep per dr. Nilai produktivitas resep Adanya informasi mampu merepresentasikan sebuah penilaian kinerja stafatas bisnis apotek yang dijalankan. Setelah adanya penilaian kinerja ini, PSA akanlebih mudah melakukan evaluasi atas realitas bisnis apotek yang telah berjalan.Tentunya untuk melakukan sebuah perbaikan di tempo yang akan datang.Audit dan Inspeksi Audit adalah suatu penilaian sistematis untuk menentukan apakah aktivitasdan hasil-hasil yang berhubungan sesuai dengan pengaturan yang telahdirencanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuaiuntuk mencapai kebijakan dan tujuan organisasi.Sedangkan inspeksi adalah suatukegiatan penilaian terhadap suatu produk, apakah produk itu baik atau rusakataupun untuk penentuan apakah suatu lot dapat diterima atau tidak berdasarkanmetode & standar yang sudah ditentukan. Audit dan Inspeksi di Apotek NAWISEJAHTERA yang dilakukan oleh balai POM Kota Yogyakarta dilakukan 3 bulan sekali,43 | P a g e 45. untuk memeriksa beberapa produk obat, terutama obat narkotik dan psikotropikmengenai penyimpanan, penerimaan dan pengeluaran obat narkotika danpsikotropika. Selain itu dilakukan pemeriksaan terhadap obat-obat expired dateapakah ada yang terjual atau mengenai pemusnahannya.44 | P a g e