MANAJEMEN APOTEKAPOTEK NAWI SEJAHTERA

Nama:

Bayyinah 108102000026

Dwi Nur Astria 108102000003

Kelas:

Farmasi VII A

Pembimbing:

Ibu Putri, S.Si, Apt

FAKULTAS KEDOKTERAN dan ILMU KESEHATAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

DESEMBER 2011

I. PLANNING

Rencana di buat agar organisasi dapat mengarahkan dana dan sumber daya yang ada

untuk mencapai suatu tujuan dan dapat di gunakan sebagai alat untuk memonitor semua

kegiatan yang terjadi didalam suatu organisasi.

Apotek NAWI SEJAHTERA didirikan pada tanggal 1 November 2011 berdasarkan PP

No.25 Tahun 1980, apotek dapat diusahakan oleh :

a. Lembaga atau intansi pemerintah dengan tugas pelayanan kesehatan di pusat atau di

daerah.

b. Perusahaan milik Negara yang di tujukan oleh Negara.

c. Apoteker yang telah mengucapkan sumpah dan telah memperoleh izin kerja dari

Mentri Kesehatan.

Apotek NAWI SEJAHTERA terletak di Jalan Permata Kuning No. 18A Yogyakarta.

Diharapkan pendirian apotek akan berjalan dengan baik serta dapat memberikan pelayanan

kefarmasian kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang

sehat dan sejahtera. Apotek NAWI SEJAHTERA akan dikelola oleh Ibu Dwi Nur Astria, S.Far,

Apt selaku Apoteker Pengelola Apotek dan Ibu Bayyinah, S.Far, Apt, selaku Pemilik Sarana

Apotek di Apotek NAWI SEJAHTERA ini.

Visi dan Misi

Visi

Menjadi apotek yang menerapkan pelayanan kefarmasian yang bermutu,

berkualitas dan terpercaya serta menguntungkan bagi konsumen dan karyawan.

Misi

1. Menyediakan obat, alat kesehatan serta perbekalan kefarmasian lainnya yang

bermutu, berkualitas dan terjangkau oleh masyarakat.

2. Melaksanakan pelayanan kefarmasian yang tepat, cepat, ramah, informatif

dengan memerapkan konsep Pharmaceutical care secara professional.

Maksud dan Tujuan

Apotek Nawi Sejahtera didirikan untuk memberikan pelayanan kefarmasian

kepada masyarakat secara menyeluruh sehingga tercapai masyarakat yang sehat dan

sejahtera. Tujuan pendiarian apotek Nawi Sejahtera adalah :

1 | P a g e

1. Sebagai tempat pengabdian profesi apoteker.

2. Melayani kebutuhan obat, bahan obat, alat kesehatan serta perbekalan farmasi

lainnya sesuai dengan kebutuhan masyrakat dengan berorientasi kepada

kepentingan dan kepuasan pasien sebagai implementasi kompetensi profesi

farmasis.

3. Memberikan dan menyediakan informasi, edukasi dan konsultasi kesehatan

kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan pengetahuan masyarakat

tentang kesehatan, khususnya obat dan cara pengobatan yang tepat.

Lokasi

Pencarian lokasi apotek yang strategis sangat menentukan keberhasilan

apotek dan erat hubungannya dengan aspek pasar yang dilakukan dengan :

- Survey lokasi

denah lokasi

- Menghubungi kelurahan untuk mendapatkan informasi mengenai penduduk

antara lain :

2 | P a g e

Kepadatan penduduk

Apotek Nawi Sejahtera berada didaerah dengan kepadatan penduduk

yang tinggi, dekat dengan kawasan perkantoran, sentra Bank swasta,

hotel, pertokoan, dan perumahan penduduk.

Tingkat social dan ekonomi

Tingkat pendidikan masyarakat relative tinggi mengingat letak apotek

Nawi Sejahtera yang berada di lingkungan perkantoran, pusat

perbelanjaan, kampus, dan sekolah. Dengan demikian, tingkat kesadaran

masyarakat akan pentingnya keselamatan cukup baik. Keadaan ekonomi

secara relative cukup baik.

- Pencatatan pelayanan kesehatan dalam batas radius 1-2 km :

1) Rumah Sakit Bethesda

2) Rumah Sakit Panti Rapih

3) Rumah Sakit Dr. Sardjito

4) Rumah Sakit di DKT Kota Baru

5) Rumah Sakit Bersalin Pura Raharja Kota Baru

6) Klinik Husada Kota Baru

- Jumlah pesaing

Jumlah apotek sebagai pesaing adalah 3 yaitu : Wilujeng, Medistra, Kencana.

Akan tetapi dengan melihat lokasi yang sangat strategis maka diharapkan apotek

dapat bersaing dengan apotek lainnya.

- Keamanan

Lingkungan apotek Nawi Sejahtera relative aman dan dekat dengan pos polisi

dan kantor polisi.

- Keterjangkauan

Lokasi apotek sangat mudah dijangkau karena terletak dipinggir jalan, bisa

dijangkau dengan berbagai kendaraan umum. Apotek ini juga memiliki area parker

yang cukup luas.

3 | P a g e

Peluang/Prospek Pemasaran

A. Kekuatan/Strength

Yang menjadi kekuatan kompetitif apotek baru yang akan didirikan adalah

sebagai berikut :

1. Apotek dengan konsep layanan patient oriented yang berbasis layanan

kefarmasian pharmaceutical care.

2. Letak/lokasi apotek berada di Jl.Jendral Sudirman yang ramai dilalui arus

kendaraan dan mudah dijangkau dari segala arah.

3. Petugas apotek yang handal dan loyal, terdiri dari tenaga yang sudah

berpengalaman dan tenaga-tenaga muda yang penuh semangat dan kreatif.

4. Apoteker yang selalu standby diapotek, siap memberikan layanan dan

konsultasi seputar obat.

B. Kelemahan/Weakness

1. Merupakan apotek baru, belum dikenal oleh masyarakat, dan belum

mempunyai langganan yang loyal.

2. Merupakan apotek swasta yang berdiri sendiri dan bukan suatu apotek

jaringan atau warlaba.

3. Lokasi terletak dipertigaan lampu lalu lintas sehingga aksesnya sulit walaupun

banyak dilewati oleh kendaraan.

Untuk menutupi kelemahan tersebut maka :

1. Nama apotek harus dibuat besar begitu juga dengan tulisan pada papan

nama tersebut dengan neon box, tanda/marka apotek ditepi jalan

2. Disediakan parker yang luas dan gratis.

C. Peluang/Opportunity

1. Potensi daerah

a. Jumlah penduduk, terutama daerah terban dan kota baru ( sekitar lokasi

apotek), cukup padat, sehingga menjadi sumber pelanggan apotek

potensial.

b. Penduduk dengan latar belakang social yang beragam, sangat

memungkinkan untuk menjadi pelanggan. Masyarakat golongan ini

mempunyai daya beli lebih tinggi, karena itu apotek harus dikonsep

4 | P a g e

sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi keinginan pelanggan seperti

mereka.

c. Pendidikan dengan tingkat pendidikan yang cukup tinggi. Golongan

masyarakat ini lebih kritis, lebih bisa menerima pikiran logis, dan

mungkin.

2. Karena merupakan pusat perkantoran bank dan hotel, dapat dilakukan

kerjasama. Dalam penyediaan obat bagi karyawan dengan menerapkan

system “jemput bola” atau layanan antar jemput resep atau pembelian obat

lainnya.

D. Ancaman/Threaths

Ancaman terutama dating dari competitor/pesaing yaitu apotek lain yang berada

disekitar lokasi

1. Apotek wilujeng

Berada dilokasi yang banyak dikunjungi orang ( pom bensin ), tempat parkir

sempit.

2. Apotek medistra

Lokasi strategis, terdapat praktek dokter, ada konseling obat, tempat parkir

sempit, kelengkapan obat kurang.

3. Apotek kencana

Lokasi strategis, ada konseling obat, obat yang tersedia kurang lengkap, lokasi

apotek yang sempit dan kurang nyaman.

Sumber Daya Manusia / Tenaga Kerja

Dalam menyelesaikan tugasnya Apotek NAWI SEJAHTERA tidak lepas dari

kinerja para karyawan yang terlibat di dalamnya. Jumlah karyawan yang bekerja di

Apotek Sehat ada 7 orang jumlah tersebut meliputi:

- Apoteker Pengelola Apotek

- Asisten Apoteker : 4 orang

- Tenaga administrasi / obat bebas : 1 orang

- Kasir : 1 orang

- Pembantu umum : 1 orang

5 | P a g e

Masing-masing tenaga kerja mempunyai tugas, tanggung jawab dan

wewenang sesuai dengan peranannya di dalam apotek.

Studi Kelayakan

I. Bayyinah, S.Far, Apt. sebagai Pemilik Sarana Apotek mempunyai modal sebesar

Rp. 360.000.000

II. Dwi Nur Astria, S.Far, Apt sebagai Apoteker Pengelola Apotek

1. Modal

a. Modal tetap

- Perlengkapan penunjang (Mebeler, kulkas, TV, AC) Rp. 30.000.000;

- Perlengkapan apotek Rp. 20.000.000;

- Biaya perizinan Rp. 2.000.000;

- Kendaraan Rp. 7.000.000;

b. Modal Operasional Rp. 121.000.000;

Cadangan modal Rp. 20.000.000; +

Total Modal Rp. 200.000.000;

2. Rencana anggaran pendapatan dan belanja tahun ke-1

a. Biaya rutin bulanan

1). Tenaga kerja

- Apoteker (1 orang) Rp. 3.500.000;

- Asisten Apoteker (4 orang) @ Rp. 1.200.000 Rp. 4.800.000;

- Tenaga administrasi / penjualan bebas & Kasir (2 orang) Rp. 1.600.000;

- Pembantu umum Rp. 300.000; +

Rp. 10.200.000;

2). Biaya lain-lain

- Administrasi Rp. 500.000;

- Listrik, telepon, wireless Rp.1.500.000;

- Lain-lain Rp. 5 00.000; +

Rp.2.500.000;

6 | P a g e

b. Biaya rutin tahun ke-1

1). Biaya bulanan 12 x Rp. 12.700.000; Rp. 152.400.000;

2). Tunjangan hari raya (1 bulan gaji) Rp. 10.200.000; +

Rp. 162.600.000;

3. Proyeksi Pendapatan

a. Pendapatan tahun ke-1

Pada tahun pertama dipromosikan resep masuk 15 lembar / hari dengan

harga rata-rata perlembar diperkirakan Rp. 75.000; dengan demikian

akan diperoleh pendapatan pada tahun pertama sebagai berikut :

- Penjualan resep tahun I (Keuntungan 35%)

(15 lembar x 26 hari x 12 bulan) x Rp.75.000; Rp. 468.000.000;

- Penjualan bebas (Keuntungan 25%)

26 hari x 12 bulan x Rp. 350.000; Rp. 109.200.000;

- Penjualan lain (OWA) (Keuntungan 35%)

26 hari x 12 bulan x Rp. 100.000; Rp. 3 1 . 2 00.000;+

Total Rp. 608.400.000;

b. Pengeluaran tahun ke-1

- Pembelian obat resep

65% x Rp. 351.000.000 Rp. 304.200.000

- Pembelian obat bebas

75% x Rp. 109.200.000 Rp. 81.900.000

- Pembelian OWA

65% x Rp. 31.200.000 Rp. 20.280.000

- Pengeluaran rutin tahun ke-1 Rp. 1 6 2. 6 00.000 +

JUMLAH Rp. 568.980.000

7 | P a g e

c. Perkiraan laba rugi tahun ke I

Pendapatan tahun I Rp. 608.400.000;

Pengeluaran tahun I Rp. 5 6 8 .9 8 0.000; -

Laba sebelum pajak Rp. 39.420.000;

Pajak pendapatan (10%) Rp. 3. 9 4 2 .000; -

Laba netto Rp. 35.478.000;

Perhitungan batas laba / rugi (BEP) tahun I

1. Pay Back Periode

Pay back periode = Total investasiLababersih

= Rp .200.000 .000Rp.35.478 .000

= 5,6 tahun ( 5 tahun 6 bulan )

2. Return of Investement (ROI)

ROI = laba bersihtotal investasi

x100%

= Rp.35.478 .000Rp .200.000 .000

x 100%

= 17,74%

3. Break Event Point (BEP) (laba obat-obatan 35%)

BEP = 1

1−biaya variabeltotal pemasukan

xbiaya tetap

= 1

1−Rp .406.380 .000Rp.608.400 .000

x Rp .162.600.000

= Rp. 490.898.372,4/tahun

4. Presentase BEP

% BEP = Biayatetap

Pendapatan−Biaya variabelx100%

8 | P a g e

= Rp.162.600 .000

Rp .608.400 .000−Rp .406.380 .000x 100%

= 80,49%

5. Kapasitas BEP

Kapasitas BEP = presentase BEP x (jumlah lembar resep per tahun)

= 80,49% x (20 lembar x 26 hari x 12 bulan)

= 5022 lembar/tahun atau 418 lembar/bulan atau 14 resep/hari

Alat dan Perbekalan Farmasi yang diperlukan

1. Bangunan, terdiri dari :

a. Luas bangunan 50m2

b. Ruang tunggu 16m2

c. Ruang peracikan & penyerahan obat 16m2

d. Ruang administrasi & kamar kerja apoteker 12m2

e. Ruang penyimpanan obat

f. Ruang tempat pencucian alat 7m2

g. W.C 2m2

h. Dinding terbuat dari beton

i. Langit-langit terbuat dari plafon

j. Atap terbuat dari genteng

k. Lantai terbuat dari ubin

9 | P a g e

*Denah Bangunan

10 | P a g e

2. Kelengkapan bangunan apotek

a. Sumber air PAM

b. Penerangan dari PLN

c. Alat pemadam kebakaran ada 2 ukuran 9lb & 2lb

d. Jendela ada 2 buah & ventilasi ada 2

e. Sanitasi ada saluran pembuangan air limbah

f. Papan nama (panjang 60cm ; lebar 40cm) dengan tulisan hitam diatas dasar

putih, tinggi huruf 5cm, tebal 5mm. Papan nama memuat : nama apotik,

nama A.P.A , nomor SIA, alamat apotik, nomor telepon

g. Billboard nama apotek

h. 1 buah TV layar datar 32 inch

i. 1 jaringan Telepon

j. 2 buah kipas angin

k. Wireless

3. Perlengkapan kerja

a. Alat pengolahan / peracikan :

- Gelas ukur 10ml, 100ml, 250ml @ 1 buah

- Labu erlenmeyer 100ml, 250ml, 1 liter @1 buah

11 | P a g e

- Gelas piala 100ml, 500ml, 1 liter @ 1 buah

- Panci pengukur 1 liter 1 buah

- Corong 5cm, 10cm, 15cm @ 1 buah

- Timbangan miligram dgn anak timbanganl 1 set

- Timbangan gram dgn anak timbanganl 1 set

- Termometer 1000C 1 buah

- Mortir dgn garis tengah 5-10cm; dan 10-15cm @ 1 buah

- Spatel logam, tanduk, plastik, dan porselen @ 1 buah

- Cawan penguap porselen dgn garis tengah 5-15cm 1 buah

- Batang pengaduk 2 buah

- Pemanas air 1 buah

- Rak tempat pengering alat

- Kapas / tissu dan alcohol untuk membersihkan

- Kain untuk membersihkan kapsul

- Sendok untuk mengambil serbuk

- Sudip untuk membersihkan sekaligus mengeluarkan serbuk dari

dalam mortir.

b. Wadah

- Botol (10-50 ml 50 buah ; 50ml-1liter 50 buah: >1 liter 10buah)

- Pot

- Kapsul ; besar, sedang dan kecil

- Kertas perkamen

- Klip dan kantong plastic

- Etiket (biru dan putih)

c. Tempat penyimpanan

- Lemari / rak obat untuk penyimpanan obat

- Lemari narkotika

- Lemari psikotropika

- Lemari bahan berbahaya

- Kulkas 2 buah

12 | P a g e

4. Perlengkapan Administrasi

a. Blangko pesanan obat

b. Blangko kartu stok obat

c. Blangko salinan resep

d. Blangko faktur dan blangko nota penjualan

e. Buku pembelian

f. Buku penerimaan

g. Buku penjualan

h. Buku pengiriman

i. Buku pembukuan keuangan

j. Kwitansi

k. Buku pencatatan narkotika dan psikotropika

l. Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika

m. Form laporan obat narkotika

n. Form laporan obat psikotropika

o. Buku pencatatan penyerahan racun

p. Alat-alat tulis dan kertas

5. Kelengkapan buku pedoman

a. Buku standar yang wajib :

- Farmakope Indonesia edisi III dan IV

- Kumpulan peraturan perundang-undangan yang berhubungan dengan

apotik

b. Buku lainnya :

- ISO volume 46

- MIMS tahun 2010/2011

- IONI

- DOI (Data Obat di Indonesia)

- Farmakologi dan terapi

13 | P a g e

Strategi dan Inovasi

Dalam rangka mengembangkan usaha perapotekan ini diperlukan strategi

inovasi khusus, sehingga nantinya diharapkan mampu mempertahankan eksistensi

dan mampu memajukan apotek NAWI SEJAHTERA dengan membuka cabang-cabang

baru di daerah lain. Adapun strategi yang ditempuh antara lain :

1. Display ala minimarket, ada flow sebagai alur pasien dari saat kedatangan

hingga keluar meninggalkan apotek.

2. Menyediakan jasa konseling secara gratis oleh APA.

3. Menyediakan obat-obatan yang dibutuhkan oleh pasien. Jika obat yang

dibutuhkan pasien tidak ada maka berusaha mengambil di apotek lain,

diusahakan agar pasien pulang mendapat obat yang diperlukan tanpa copie

resep.

4. Monitoring pasien. Monitoring dilakukan terhadap pasien via telepon,

terutama untuk pasien dengan penyakit kronis. Hal ini dilakukan untuk

mengontrol keadaan pasien dan meningkatkan kepercayaan pasien terhadap

apotek.

5. Fasilitas yang menarik. Ruang tunggu dibuat senyaman mungkin dengan

fasilitas Kipas angin, TV, wireless, tempat duduk yang nyaman, majalah

kesehatan, Koran dan tabloid serta tempat parkir yang luas.

6. Menerima pelayanan resep dengan sistem antar jemput (dengan catatan

masih dalam Jalan Permata Kuning)

7. Memberikan bantuan rakyat bagi masyrakat yang kurang mampu dalam

bentuk subsidi obat serta bekerjasama dengan kelurahan setempat

8. Sistem manajemen pelayanan customer: Bisa diakses secara online di

http://nawi_sejahtera.com

9. Pemesanan obat by phone, fax, sms, internet (Yahoo Messenger, Black berry

Messenger) dan semua jaringan lainnya memungkinkan untuk meraih

customer dengan baik dan bisa dijangkau oleh semua kalangan pembeli obat

dengan resep atau penjualan bebas yang memberi kesan interaktif dengan

customer

10. Member get Member diberikan diskon special untuk member

11. Penjualan langsung dilayani oleh Asisten Apoteker berpengalaman.

14 | P a g e

12. Racikan per resep = 15 menit, gratis teh botol untuk kelebihannya.

Kebijakan / Police

Merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu

mengarahkan pengambilan keputusan (khususnya cara berpikirnya). Salah satu

kebijakan di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu dalam penetapan harga yang

menggunakan Price base on competition (PB on competition.)

PB on Competition melandaskan pada besarnya tingkat persaingan. Dimana

penetration price diharapkan menjadi langkah terbaik untuk ditempuh. Penetration

price merupakan penerapan harga awal yang lumayan rendah untuk meraih pangsa

pasar yang luas menjangkau semua kalangan guna membangun image bisnis apotek

pada konsumen. Kekurangannya yaitu PSA harus siap untuk menerima pendapatan

atas margin yang menipis terlebih dahulu, namun sebagai kompensasinya ia akan

mendapatkan market share yang luas dan image.

Aturan-aturan / SOP

Alur orang

15 | P a g e

Keterangan

1 : pasien masuk ke apotek

2 : pasien menyerahkan resep

3 : pasien menunggu diruang tunggu

4 : pasien membayar resep dan kembali menunggu

5 : pasien mengambil resep

5b : pasien berkonsultasi dengan apoteker

6 : pasien meninggalkan apotek

Catatan pasien :

1 : Pasien yang membeli OTC baik OWA (bukan racikan), sekaligus pemberian

informasi dan pengarsipan.

4 : pasien membayar dan menerima obat

6 : pasien meninggalkan apotek

A. SOP Pelayanan OTC

1. Pasien datang

2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat apa

yang dibutuhkan

3. Tanyakan lebih dahulu keluhan atau penyakit yang diderita pasien,

kemudian bantu pasien untuk mendapatkan obat yang tepat

4. Menghitung harga minta persetujuan terhadap nominal harga

5. Bila harga sudah terjadi persetujuan, ambilkan obat yang diminta pasien

sesuai dengan permintaan meliputi : nama obat dan jumlah obat

6. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat

meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara

penggunaan obat dan efek samping obat yang diperlukan pengatasan

pertama terhadap efek samping yang ditimbulkan.

B. SOP Pelayanan OWA

1. Pasien datang

2. Menyapa pasien dengan ramah dan menanyakan kepada pasien obat yang

dibutuhkan

16 | P a g e

3. Tanyakan pada pasien apa keluhan yang dialaminya dan gejala penyakitnya

4. Tanyakan pada pasien apakah sebelumnya pernah menggunakan obat

tertentu dan bagaimana hasilnya (kondisi membaik atau bertambah parah)

5. Bila pasien telah menggunakan obat sebelumnya dan hasilnya tidak

memuaskan maka pilihkan obat lain yang sesuai dengan kondisi pasien,

begitu juga untuk pasien yang sama sekali belum pernah minum obat

6. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga

7. Setelah pasien setuju dengan harga obat, ambilkan obat diatas

8. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat

meliputi : dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara

penggunaan obat, cara penggunaan dan efek samping obat yang mungkin

timbul setelah penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama

terhadap efek samping yang ditimbulkan

9. Catat nama pasien, alamat, dan no telepon pasien

10. Buat catatan khusus tentang pasien yang nantinya sebagai patien data

record

C. SOP Pelayanan Resep

1. Menerima resep pasien

2. Lakukan skrining resep meliputi administrasi, pharmaceutical dan klinik

3. Menghitung harga dan minta persetujuan terhadap nominal harga

4. Pasien diberi no antrian

5. Tulis no. struk (print out) pada resep dan satukan resep dengan print out

6. Cocokan nama, jumlah dan kekuatan obat dalam resep dengan print out

7. Siapkan obat sesuai dengan resep

8. Jika obat racikan maka patuhi SOP meracik

9. Buat etiket dan cocokkan dengan resep

10. Teliti kembali resep sebelum diserahkan pada pasien termasuk salinan

resep dan kuitansi ( jika diminta oleh pasien )

11. Serahkan obat kepada pasien disertai dengan informasi tentang obat

meliputi dosis, frekuensi pemakaian sehari, waktu penggunaan obat, cara

penggunaan dan efek samping obat yang mungkin timbul setelah

17 | P a g e

penggunaan obat dan jika diperlukan pengatasan pertama terhadap efek

samping yang ditimbulkan

12. Catat nama pasien, alamat dan no telepon

13. Buat catatan khusus tentang pasien

D. SOP Meracik Obat

1. Siapkan alat yang akan digunakan dan bersihkan meja untuk meracik

2. Buatlah instruksi meracik meliputi : no resep, nama pasien, jumlah dan cara

mencampur

3. Siapkan etiket dan wadah obat sertakan bersama obat dan instruksinya

untuk diracik

4. Cucilah tangan bila perlu gunakan sarung tangan, masker

5. Siapkan bat sesuai resep dan cocokkan dengan yang tertera pada struknya

6. Jika ada bahan yang harus ditimbang maka persiapkan lebih dahulu

7. Bacalah instruksi meracik dengan seksama dan lakukanlah hati-hati

8. Pastikan hasil racikan sesuai dengan instruksinya

9. Masukkan dalam wadah yang telah disediakan dan dberi etiket, kemudian

serahkan pada petugas lain untuk diperiksa dan diserahkan

10. Bersihkan peralatan dan meja racik

11. Cucilah tangan sampai bersih

E. SOP Menimbang

1. Bersihkan timbangan

2. Pastikan timbangan dalam keadaan on dan dalam keadaan 0

3. Ambil bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep,

4. Timbang bahan-bahan sesuai dengan permintaan resep,

5. Ambil bahan yang sudah ditimbang kemudian diberi nama yang tertera

pada botol persediaan bahan

6. Cek ulang apakah bahan yang diambil sudah sesuai dengan resep kemudian

dikembalikan ketempatnya

18 | P a g e

F. SOP Konseling OTC

1. Menanyakan keluhan pasien dan mengapa menggunakan obat tersebut

dan sudah berapa lama pasien mengalami keluhan tersebut

2. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat

tersebut

3. Apabila obat yang diminta sesuai dengan kondisi pasien dan memberikan

efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan

4. Apabila obat yang diminta tidak sesuai dengan kondisi pasien maka pasien

dipilihkan obat yang tepat untuk kondisinya

5. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut, bila

ada yang kurang atau salah maka farmasi wajib membenarkan dan

melengkapinya

G. SOP Konseling OWA

1. Menanyakan keluhan pasien sehingga pasien menggunakan obat tersebut

dan sudah berapa lama pasien mengalami gejala tersebut

2. Cocokkan kondisi pasien dengan obat yang diminta, bila obat kurang sesuai

untuk pasien maka rekomendasikan obat yang tepat untuk pasien

3. Menanyakan tentang bagaimana pasien menggunakan obat tersebut

meliputi dosis, frekuensi, durasi dan cara penggunaan; bila yang kurang

atau salah maka farmasis wajib membenarkan dan melengkapinya

4. Menanyakan bagaimana kondisi pasien setelah menggunakan obat

tersebut

5. Apabila obat yang diminta sesuia dengan kondisi pasien dan memberikan

efek seperti yang diharapkan maka obat boleh diberikan

6. Apabila kondisi pasien tidak membaik atau semakin memburuk maka

sebaiknya dirujuk kedokter

7. Informasikan kepada pasien bahwa pasien diperbolehkan konsultasi

dengan apoteker untuk berdiskusi tentang terapi yang dijalani

H. SOP Konseling resep

1. Obat diserahkan pada pasien sekaligus dicocokkan dengan data pasien

19 | P a g e

2. Mencocokkan obat dengan kondisi pasien dengan cara menanyakan pada

pasien tentang keluhan yang dialaminya

3. Memberitahu pada pasien tentang obat yang diberikan dan tujuan

penggunaan obat tersebut

4. Memberikan informasi pada pasien tentang aturan penggunaan obat

( dosis, frekuensi, durasi, cara penggunaan)

5. Menanyakan kembali tentang semua informasi yang telah disampaikan

untuk memastikan bahwa pasien telah paham dan mengerti tentang aturan

penggunaan obat

6. Memberitahukan pada pasien tentang ESO obat yang mungkin terjasi dan

cara penanganan yang mungkin bisa dilakukan oleh pasien terhadap efek

samping yang terjadi

7. Menyarankan pasien untuk pergi kedokter bila dirasa ESO cukup berat dan

mengganggu

8. Informasikan pada pasien tentang hal apa saja yang perlu dihindari atau

yang perlu dilakukan untuk menunjang keberhasilan riset

9. Catat nama pasien dan no telp pasein,

10. Buat catatan khusus tentang pasien sebagai.

I. SOP Penerimaan dan Penyimpanan Barang

1. Saat barang datang dari PBF,

2. Cek kesesuaian antara SP dengan faktur dan barangnya ( kecocokan

tentang nama barang, bentuk, jumlah sediaan, no batch, dan tanggal ED )

3. Cek kondisi barang (rusak, pecah, tersegel atau tidak),

4. Faktur ditandatangani oleh apoteker atau asisten apoteker dilengkapi

dengan no SIK/SIA/NIP serta dibubuhi stempel apotek

5. Faktur diambi 1 lambar untuk arsip apotek,

6. Serahkan faktur kapada bagian adsministrasi untuk diedit di komputer,

7. Cocokkan harga yang sudah ada di computer dengan harga yang ter-

tera pada faktur baru, apakah ada kenaikan atau tidak,

8. Tandatangani faktur yang telah diedit di komputer,

20 | P a g e

9. Hargai barang-barang/obat bebas dan letakkan sesuai dengan

spesifikasinya. Untuk obat keras langsung disimpan dalam almari sesuai

dengan efek farmakologinya atau berdasarkan abjad

10. Arsip faktur sesuai dengan nama PBF masing-masing merupakan rencana

yang dipilih dari beberapa alternative, untuk dilakukan atau tidak dilakukan.

21 | P a g e

II. ORGANIZING

Proses ini meliputi :

Pembagian dan pengelompokan aktivitas yang sama dan seimbang kepada setiap

karyawan.

Pemilihan orang yang tepat dalam setiap bidang, dan disesuaikan pada pengalaman

sifat dan pendidikannya.

Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dikoordinasikan sebagai aktivitas

hubungan dan tanggung jawab semua.

JOB REQUIREMENT

Pengertian job requirement adalah penjelasan terkait persyaratan yang harus

dipenuhi oleh pemangku jabatan dalam struktur organisasi apotek agar dapat menjalankan

pekerjaannya sesuai target. Beberapa hal yang dibicarakan dalam Job Requirement adalah:

- Persyaratan mutlak jabatan

- Pendidikan

- Pengalaman kerja

- Kompetensi minimum yang dipersyaratkan kepada pemangku jabatan untuk dapat

memenuhi tanggung jawab dan melakukan pekerjaan dengan baik.

Komponen ini hanya untuk melihat kesesuaian antara pekerjaan dengan orang yang

akan menjalankannya, belum menggambarkan kemampuan orang tersebut dalam

melakukan pekerjaan.

JOB ROLES

Job roles memiliki arti sebuah penjelasan mengenai tujuan jabatan dalam struktur

organisasi apotek tersebut diciptakan, apa yang menjadi konstribusi spesifik sebuah jabatan,

bagaimana dampaknya jika jabatan tersebut ditiadakan dan mengapa jabatan tersebut

dibutuhkan. Mengambarkan posisi di dalam organisasi, ruang lingkup pekerjaan, tanggung

jawab, aktivitas, keterhubungan aktivitas bisnis apotek, tantangan dan informasi lain yang

terkait dengan jabatan dalam struktur organisasi apotek tersebut.

22 | P a g e

Struktur Organisasi

1. Pemilik Sarana Apotek (PSA)

Fungsi dan tugas:

Membuat visi dan misi bersama APA

Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama APA

Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi

kegiatan di apotek bersama APA

Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi

kegiatan di apotek bersama APA

Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program

kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama APA

Wewenang dan tanggung jawab:

Menerima laporan seluruh kegiatan di apotek dari APA

Memberi gaji seluruh karyawan di apotek

Memberi bonus kepada karyawan yang berprestasi

Memberhentikan karyawan

2. Apoteker Pengelola Apotek (APA)

Kualifikasi

Minimal pendidikan Apoteker

IPK minimal 3,00

23 | P a g e

Pemilik Sarana Apotek (PSA)

APA(Apoteker)

Fungsi Pembelian( AA )

Fungsi Gudang( AA )

Fungsi Penjualan ( AA )

Asisten Apoteker / Juru

resep

Fungsi Keuangan (kasir) Fungsi

Pembukuan Pembantu Umum

Berpengalaman di bidangnya minimal 3 tahun

Pria/Wanita Usia minimal 25 tahun

Mempunyai kemampuan leadership yang baik

English active

Dapat bekerja tim work

Disiplin & bertanggung jawab

Berkelakuan baik

Fungsi dan tugas :

Membuat visi dan misi bersama PSA

Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja bersama PSA

Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO pada setiap fungsi

kegiatan di apotek bersama PSA

Membuat dan menentukan indicator form record pada setiap fungsi

kegiatan di apotek bersama PSA

Membuat system pengawasan dan pengendalian SPO dan program

kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek bersama PSA

Memberika KIE pada pelanggan apotek

Wewenang dan tanggung jawab :

Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan

Menentukan sistim atau peraturan yang akan digunakan

Mengawasi pelaksanaan SPO dan program kerja

Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh dan melaporkan

seluruh kegiatan kepada PSA

3. Asisten Apoteker

I. Fungsi pembelian

Tugas dan Fungsi

Mendata kebutuhan barang

Membuat kebutuhan pareto barang

Mendata pemasok (supplier)

Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang

dibutuhkan, kecuali ada ketentuan lain dari APA

Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier

24 | P a g e

Wewenang dan tanggung jawab

Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan

masa pembayaran dengan supplier

Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli

Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang

II. Fungsi Gudang

Tugas dan fungsi

Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang

Menata, merawat dan menjaga keamanan barang

Bertanggung jawab keamanan barang

Wewenang dan tanggung jawab

Menerima dan mengeluarkan barang

Menata dan menjaga keamanan barang

Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang, rusak

digudang

III. Fungsi Penjualan / Pelayanan

Tugas dan fungsi

Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan

Menjaga kenyamanan ruang tunggu

Melayani konsumen dengan ramah dan santun

Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen

Membina hubungan baik dengan pelanggan

Wewenang dan tanggung jawab

Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya

Memberikan intensif kepada pelanggan sesuai dengan matriks

wewenangnya

Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan barang

yang terdapat difungsi penjualan

Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu dan

fasilitas konsumen lainnya

Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan

Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen

25 | P a g e

IV. Fungsi Keuangan / Kasir

Tugas dan fungsi

Membuat rencana aliran kas ( cash flow ) bulanan dan tahunan

Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya

sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA

Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan,

kerusakan uang dan surat berharga lainnya

Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit

Wewenang dan tanggung jawab

Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan

pengeluaran uang dan surat berharga lainnya

Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya

Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi

V. Fungsi Pembukuan

Tugas dan fungsi

Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan

laporan dengan benar dan tepat waktu

Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen

apotek dari resiko kehilangan atau kerusakan

Mengawasi pelaksanaan sistim yang telah ditetapkan pada

setiap kegiatan yang ada diapotek

Wewenang dan tanggung jawab

Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian,

penyimpanana (barang,uang) dan penjualan

Mengawasi pelaksanaan sistim pada seluruh kegiatan

Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan

penyajian laporan hasil kegiatan apotek

Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan keamanan

dokumen

VI. Pembantu Umum

Tugas dan fungsi

Menjamin kebersihan di seluruh lingkungan kerja apotek

26 | P a g e

Mengelola sampah apotek dengan penuh tanggungjawab

Membantu AA dalam pengadaan dan penyiapan obat

Wewenang dan tanggung jawab

Bertanggungjawab langsung kepada pimpinan apotek dan melaksanak

an tugas sesuai instruksi dan petunjuk pimpinan apotek.

Kegiatan

1) Pengadaan barang

Pengadaan obat di Apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan oleh bagian

pembelian di bawah pengawasan APA dan PSA. Semua barang yang ada di apotek

NAWI SEJAHTERA dicatat oleh bagian gudang. Macam – macam barang yang sudah

habis atau yang tinggal sedikit ditulis dalam buku Defekta dan dipapan. Kemudian

dipindahkan ke dalam surat pesanan yang dibuat dalam rangkap dua, satu

diserahkan untuk arsip/disimpan. Supplier mengirimkan barang yang dipesan kepada

apotek dengan disertai faktur pembelian. Pengadaan barang ini didasarkan atas

kecepatan peredaran / penjualan.

Pengadaan obat apotek bertujuan agar tersedianya obat dengan jenis dan

jumlah yang cukup sesuai dengan kebutuhan apotik dengan mutu yang terjamin

serta dapat diperoleh pada saat yang diperlukan. Pengadaan obat di apotek

dilakukan dengan metode pembelian langsung ke distributor atau Pedagang Besar

Farmasi (PBF). Selanjutnya pengadaan obat dilakukan oleh apoteker atau bagian

khusus pembelian apotek yang berkoordinasi dengan bagian keuangan apotik dan

PSA. Pengadaan obat harus menerapkan prinsip transparan, akuntabel, efisien dan

efektif. Dalam pengadaan penting juga memilih distributor obat. Distributor obat

yang dipilih hendaknya memiliki rekam jejak yang baik dalam dunia farmasi dan

usaha. Hubungan apotek dengan distributor obat sangat penting sekali dalam

menjaga kontinuitas ketersediaan obat di apotek.

Apotek NAWI SEJAHTERA mengadakan perencanaan kebutuhan obat dengan

menerapkan pola metode kombinasi yaitu metode konsumsi dan metode

morbiditas. Metode konsumsi yang didasarkan pada kebutuhan pasien akan obat,

yaitu kebutuhan obat bulan lalu atau obat – obat yang sering diresepkan oleh

dokter. Sedangkan metode morbiditas dilakukan untuk mengantisipasi sehingga

27 | P a g e

tidak terjadi kekosongan obat dan kebutuhan pasien dapat terpenuhi karena adanya

pola penyakit pada bulan-bulan tertentu, seperti pada bulan Januari sampai Februari

yang merupakan musim hujan, sehingga pada bulan tersebut pasien banyak

menderita penyakit influenza, batuk, demam, penyakit kulit, masuk angin dan

sebagainya.

Perencanaan akan diawali dengan pemilihan obat yang merujuk kepada

Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN). Di Apotek ini, perencanaan dengan metode

konsumsi tidak lagi dilakukan dengan menggunakan analisa baik secara VEN

maupun ABC.

Di Apotik NAWI SEJAHTERA, pengadaan tidak dilakukan setiap bulan atau

setiap tahun, namun disesuaikan dengan kondisi stok barang. Jika stok obat sudah

mulai berkurang maka akan dilakukan perencanaan. Biasanya perencanaan yang

diikuti dengan pengadaan dilakukan maksimal 3 kali dalam sebulan baik melalui PBF

( untuk cito dapat langsung menelfon pihak PBF ), kredit 30 hari, atau menunggu

salesman.

Untuk beberapa jenis obat yang bahan aktifnya memiliki masa kadaluarsa

relative pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya sehingga harus dihindari

pengadaan dalam jumlah yang besar.

1. Kerjasama dengan PBF

Menurut keputusan Mentri Kesehatan RI nomor: 1191/MENKES /IX/2002.

Tentang perubahan mentri kesehatan nomer : 918/MENKES/PER/X/1993 tentang

Pedagang Besar Farmasi adalah badan hukum perseorangan terbatas atau koperasi

yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran perbekalan farmasi

dalam jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Fungsi PBF adalah kepanjangan tangan dari pabrik farmasi (principal) untuk

mendistribusikan segala produk farmasi ke seluruh daerah yang telah diliputnya

(coverage). Alasan untuk bertransaksi dengan suatu PBF, yaitu :

Produk yang dimiliki PBF

Tanggapan PBF dan pelayanannya

Citra & reputasi PBF

Sikap & kemampuan salesman PBF

28 | P a g e

Pengiriman

Pelayanan salesman

Sifat & penampilan salesman

Jaminan PBF atas produk yang dijual

Kemudahan bertransaksi dengan PBF

Diskon & bonus

Informasi & lokasi PBF dengan apotek

Hubungan jangka panjang yang telah terjalin

Faktor harga & pembayaran

Komisi & entertainment

Batas nilai pemesanan (credit limit)

Masalah return (pengembalian) produk

Kualifikasi PBF:

a. Berbentuk badan hukum, perseroan terbatas, Koperasi, Perusahaan nasional,

maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing yang telah

memperoleh izin usaha industrial Farmasi di Indonesia dengan perusahaan

nasional. Izin diberikan oleh Mentri Kesehatan RI.

b. Memiliki nomor wajib pajak ( NPWP)

c. Memiliki Apoteker penanggung jawab

d. Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran ketentuan perundang-

undangan di bidang farmasi.

e. Pedagang besar farmasi / Pedagang Besar farmasi cabang wajib mengadakan,

menyimpan dan menyalurkan perbekalan farmasi yang memenuhi syarat mutu.

Obat-obatan mempunyai sertifikat keaslian dari pabrik, dan untuk alkes

mempunyai sertifikat analisis.

f. PBF wajib melaksanakan pengadaan obat, bahan baku obat dan alkes dari

sumber yang sah.

g. Bangunan atau sarana memadai untuk melaksanakan pengadaan , pengelolaan,

penyimpanan, dan penyaluran perbekalan farmasi.

29 | P a g e

Awal dari pengadaan dimulai dengan membuat SP ( Surat Permintaan ) yaitu

lembar yang berisi permintaan bulan berikutnya ditandatangani oleh apoteker

penanggung jawab Apotek. SP ini kemudian akan diberikan ke PBF.

Adapun tahapan-tahapan pemesanan barang di Apotek NAWI SEJAHTERA

Kota Yogyakarta, meliputi :

1. Pembuatan surat permintaan ( SP ) oleh pihak Apotek NAWI SEJAHTERA

2. Diserahkan ke Apoteker Pengelola Apotek yaitu Ibu Dwi Nur Astria, S.Far, Apt

kemudian mendiskusikannya dengan PSA yaitu Ibu Bayyinah, S.Far, Apt

3. Apabila SP tersebut disetujui kemudian diserahkan ke PBF.Kemudian PBF akan

mengirimkan barang sesuai dengan permintaan, disertai dengan faktur.

Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat akibat delay time dan

peningkatan permintaan atau kelebihan kebutuhan obat dari pasien, perencanaan

permintaan akan dilebihkan 10 % dari permintaan pokok untuk menghindari jika ada

kelebihan dalam kebutuhan obat pasien.

Untuk obat-obat narkotika, menggunakan surat pesanan khusus Narkotika

dan hanya dipesan kepada PT. Kimia Farma yang ditandatangani oleh apoteker

pengelola apotek. Setiap surat pesanan narkotika hanya berlaku untuk 1 item obat,

sedangkan untuk obat psikotropika menggunakan surat pesanan biasa dan

pemesanannya boleh dilakukan oleh PBF yang menyediakan obat tersebut.

2) Penerimaan dan penyimpanan barang

Penerimaan suatu rangkaian kegiatan pada penerimaan obat dari pemasok

kepada Apotek dalam rangka memenuhi permintaan obat dari yang bersangkutan. Di

Apotik Motilango, penerimaan barang dilakukan oleh petugas yang

bertanggungjawab. Penerimaan obat di apotek NAWI SEJAHTERA dilakukan oleh

bagian pembelian dan gudang. Untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima

sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan maka

sebelum menerima barang, pihak apotek akan memeriksa barang yang datang

apakah sesuai dengan permintaan.Pemeriksaan yang dilakukan meliputi :

Organoleptis barang / wujud luarnya (barang yang diterima dalam keadaan baik).

Kesesuaian barang dengan faktur.

Jenis dan jumlah barang.

30 | P a g e

Harga satuan dan harga total.

Masa pembayaran atau jatuh tempo

Tanggal kadaluarsa dan no Batch.

Kemudian bagi penerima menyerahkan semua barang harus sesuai dengan isi

dokumen dan ditandatangani oleh petugas penerima serta harus diketahui oleh

pimpinan. Apabila tidak memenuhi persyaratan maka petugas dapat mengajukan

keberatan dan bila terdapat kekurangan dalam penerimaan obat maka wajib

menuliskan yang kurang dalam setiap penambahan obat – obatan dicetak dan

dibukukan pada buku penerimaan obat kartu stok.

Penyimpanan obat apotik bertujuan untuk menjamin agar mutu obat yang

akan digunakan oleh pasien tidak berubah sesuai ketika diproduksi. Mutu obat bisa

dilihat dari khasiat dan keamanannya. Tempat penyimpanan obat diapotik

disesuaikan dengan volume obat apotik, jika obatnya sedikit maka cukup disimpan di

rak atau lemari obat atau etalase, tetapi jika obatnya cukup banyak maka apotik

perlu membuat gudang khusus.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan

gudang adalah sebagai berikut :

a. Kemudahan bergerak

Gudang menggunakan sistem satu lantai, tidak menggunakan sekat-sekat karena akan

membatasi pengaturan ruangan. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran

perbekalan farmasi, ruang gudang ditata berdasarkan sistem arus garis lurus.

b. Sirkulasi udara yang baik

Sirkulasi udara yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi.

Gudang penyimpanan tidak terdapat AC, namum terdapat dua pintu kaca yang lebar

dan ventilasi sehingga mengefektifkan sirkulasi dan penyinaran.

c. Rak dan Pallet

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi

udara dan perputaran stok perbekalan farmasi. Keuntungan penggunaan pallet:

Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir

Peningkatan efisiensi penanganan stok

Dapat menampung sediaan farmasi lebih banyak.

Pallet lebih murah dari pada rak.

31 | P a g e

d. Kondisi penyimpanan khusus

Narkotika dan bahan berbahaya disimpan di lemari khusus pintu 2 dan selalu

terkunci.

Sediaan supositoria, insulin, dan vaksin disimpan dalam lemari pendingin.

Obat-obat golongan kemoterapautika disimpan tersendiri pada lemari pendingin.

Ketika penyimpanan obat juga kita harus bisa menghindari atau mencegah

hal-hal yang bisa menyebabkan kerusakan obat, misalnya lembab, cahaya matahari,

suhu yang fluktuatif, serangga dan lain-lain.

Penyusunan stok perbekalan farmasi di Apotek NAWI SEJAHTERA

Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah

sebagai berikut :

1. Dengan menerapkan prinsip FEFO (First Exp First Out) dimana barang yang waktu

kadaluarsanya lebih cepat maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan

terlebih dahulu, dan menerapkan prinsip FIFO (First In First Out) yaitu barang yang

pertama diterima maka itu yang akan dikeluarkan atau didistribusikan terlebih

dahulu. Prinsip ini bertujuan agar apotik bisa meminimalisir kerugian akibat

menyimpan obat rusak karena penyimpanan atau kadaluarsa.

2. Meletakkan sediaan dalam rak depan tanpa di susun sehingga terlihat lebih luas

dan mudah untuk diambil.

3. Untuk cairan misalnya Ringer Laktat, Glukosa, Natrium Klorida dan sebagainya di

simpan di gudang penyimpanan dan disusun tidak lebih dari 8 dos. Untuk

mempermudah pengambilan cairan, maka petugas mengambil 3 atau 4 dos dan

diletakkan di samping ruang peracikan.

4. Memisahkan sediaan farmasi berdasarkan jenis baik untuk sediaan oral (obat

tablet, syrup), topical, injeksi, inhaler, antibiotic dan sediaan lainnya, obat juga

harus dibedakan penyimpanannya antara generik dan paten.

5. Dilakukan rotasi stok agar perbekalan terasebut tidak selalu berada dibelakang

sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.

Selain penyimpanan sediaan farmasi, resep-resep yang masuk di Apotek juga

disimpan berdasarkan peraturan yang berlaku. Sebelum resep disimpan, maka obat-

32 | P a g e

obat dalam resep akan dimasukkan ke dalam daftar yang kemudian akan diserahkan

pada pihak yang bersangkutan misalnya PT.ASKES.

Setelah itu resep akan disimpan dalam gudang penyimpanan yang disusun

berdasarkan tanggal resep diterima. Sedangkan untuk resep narkotika akan

dipisahkan dari resep – resep umum dan disusun tersendiri. Jika telah 3 tahun

penyimpanan maka resep akan dimusnahkan dengan cara dibakar.

3) Distribusi barang

Distribusi obat merupakan kegiatan penyaluran obat kepada pasien atau

sarana kesehatan tertentu yang membutuhkan. Distribusi obat diapotik bisa disebut

juga pemberian pelayanan obat kepada pelanggan baik menggunakan resep maupun

tanpa resep. Distribusi obat dari apotik harus menyesuaikan dengan peraturan

perundangan yang telah ada baik. Idealnya obat-obatan yang harus didistribusi

dengan resep maka apotik harus melakukannya juga, misal obat-obatan golongan

narkotika psikotropika, obat-obat keras/yang berlogo merah (kecuali OWA/Obat

Wajib apotik). Proses distribusi obat diapotik juga sebaiknya menerapkan petunjuk

teknis yang tertuang dalam prosedur tetap. Hal ini bertujuan agar proses distribusi

berjalan baik, cepat dan tepat. Pendistribusian barang juga dapat dilakukan dengan

kerjasama dengan pihak lain di sekitar apotek, seperti:

- Dokter praktek

- Puskesmas

- Rumah Sakit

- RSIA

- Poliklinik

Dalam kegiatan distribusi obat termasuk didalamnya yaitu:

Penjualan Obat

Apotek NAWI SEJAHTERA melayani penjualan obat baik obat bebas, bebas

terbatas maupun OWA (Obat Wajib Apotik). Berdasarkan Surat Keputusan Mentri

Kesehatan NO.280/1980 pasal 24 yang menyatakan bahwa harga obat dengan jasa

apotek ditekan serendah mungkin berdasarkan struktur harga yang ditetapkan oleh

Mentri Kesehatan.

33 | P a g e

Struktur harga yang ditetapkan oleh Gabungan Pengusaha farmasi (GPF) dan

disetujui oleh pemerintah yaitu harga eceran tertinggi kepada konsumen yang tidak

boleh dicampuri oleh pedagang eceran. Harga jual apotek dibedakan atas obat

generic dan obat generic bermerek yang dijual umum :

Harga Jual untuk Obat Generik di Apotek Motilango :

HJ = HO X 1,1 P X 1,2 L

Harga jual Obat Generik Bermerek di Apotek Motilango :

HJ = HO X 1,1 P X 1,175 L

Dimana :

HJ = Harga Jual

HO = Harga Obat

P = Pajak

L = Laba

4) Pelayanan di apotek

Jam kerja di apotek NAWI SEJAHTERA yaitu pukul 10.00 – 22.00.

Tahapan pelayanan resep di apotek

TAHAP 1

Resep diserahkan kepada asisten apoteker bagian pelayanan. Resep akan diperiksa

kelengkapannya yang meliputi nama dokter, alamat dan nomor ijin praktek dokter,

tempat dan tanggal resep di tulis, tanda R pada bagian kiri untuk tiap obat, nama

obat, jenis sediaan obat (puyer, kapsul, tablet, syrup, injeksi, infuse atau salep),

jumlah obat, aturan pakai obat. keterangan lain yang dibutuhkan seperti iter, prn

atau cito (bahasa latin), nama pasien,alamat pasien, umur pasien, berat badan

pasien serta tanda tangan atau paraf dokter.

TAHAP 2

Kemudian resep ini akan dilihat cara penggunaan obatnya, dosis, frekuensi

pemakaian, jangka waktu penggunaan, ketepatan indikasi, adanya kontra indikasi,

kemungkinan efek samping yang timbul, adanya polifarmasi, interaksi obat, dan hal-

hal lain yang perlu agar obat yang di peroleh pasien aman dan berkhasiat. Apabila

34 | P a g e

apoteker menganggap dalam resep terdapat kekeliruan atau penulisan resep yang

tidak tepat maka harus diberitahukan kepada dokter penulis resep. Bila karena

pertimbangannya dokter tetap pada pendiriannya maka dokter wajib membubuhkan

tanda tangan atas resep.

TAHAP 3

Setelah itu asisten apoteker bagian pelayanan akan menyerahkan kepada kasir agar

dihitung berapa total harga obat resep tersebut, dan menanyakan kepada pasien

apakah setuju untuk menebus resep tersebut seluruh atau tidak. Apabila ada pasien

yang tidak mampu menebus obat dalam resep maka apoteker wajib berkomunikasi

dengan dokter untuk pemilihan obat alternatif. Kemudian lakukan pembayaran

terlebih dahulu sebelum lanjut ke langkah pelayanan resep berikutnya.

TAHAP 4

adalah peracikan obat oleh juru resep. Secara harfiah peracikan obat merupakan

kegiatan menyiapkan, mencampur, mengemas dan memberi etiket pada wadah.

Langkah awal peracikan obat yaitu persiapan meliputi perhitungan dosis dan jumlah

obat yang diracik. Setelah itu dilakukan pencampuran obat dan dilakukan

pengemasan kembali. Terakhir dilakukan penulisan etiket obat. Peracikan obat

selesai dan dilakukan pengecekan ulang resep oleh apoteker meliputi pencocokan

antara etiket dan resep (nama pasien, tanggal, aturan pakai dan cara pemakaian

obat) serta pencocokan jumlah obat.

TAHAP 5

asisten apoteker bagian pelayanan menyerahkan obat kepada pasien. Penyerahan

obat kepada pasien harus disertai dengan pemberian informasi dan konseling

meliputi indikasi, aturan pakai, lama pemakaian obat, cara pemakaian obat, efek

samping yang mungkin timbul dan informasi lain yang diperlukan pasien, khususnya

untuk penderita beberapa penyakit tertentu. Apoteker wajib memberikan informasi

ini. Jika ada obat yang kosong pada apotik tempat menebus resep tersebut maka

harus dibuatkan salinan/copi resep oleh apoteker dan ditandatangani oleh apoteker

yang bersangkutan. Salinan/Copi resep ini dapat ditebus di apotik lain.

35 | P a g e

Pelayanan obat tanpa resep

Pelayanan obat tanpa resep merupakan salah satu pelayanan yang penting di apotek

sehubungan dengan perkembangan pelayanan kefarmasian yang berorientasi pada

asuhan kefarmasian dan aspek bisnis apotik terkait dengan kepuasan pelanggan.

Dilakukan kepada pelanggan apotik yang ingin melakukan pengobatan sendiri atau

swamedikasi. Swamedikasi dilakukan tanpa perlu periksa ke dokter, klinik, rumah

sakit atau sejenisnya untuk mendapatkan resep dokter. Faktor penting dalam

swamedikasi ini adalah pelanggan/pembeli mengemukakan keluhan atau gejala

penyakit, kemudian apoteker menginterpretasikan penyakitnya dan memilihkan

alternatif obatnya atau menyarankan ke pelayanan kesehatan lain.

Obat-obatan apotik yang dapat di beli tanpa resep meliputi obat wajib apotek

(OWA), obat bebas terbatas (OBT) dan obat bebas (OB).

Obat Wajib Apotek

Merupakan obat keras yang dapat diserahkan Apoteker kepada pesien di

apotek tanpa resep dokter. terdiri dari obat kelas terapi oral kontrasepsi (pil

KB), obat saluran cerna (obat maag), obat mulut serta tenggorokan, obat

saluran nafas (obat asma), obat yang mempengaruhi sistem neuromuskular,

anti parasit dan obat kulit topikal.

Obat Bebas Terbatas Bertanda Biru (W)

Obat bebas terbatas adalah obat keras yang dapat diberikan kepada pasien

tanpa resep dokter dengan pengarahan dalam bungkus aslinya dan diberi

tanda peringatan. Pada kemasannya diberikan tanda bulatan warna biru.

Contohnya : obat batuk dan flu

Obat Bebas

Obat bebas adalah obat yang dapat diberikan atau dapat dibeli secara bebas

dan tidak membahayakan bagi pemakai. Pada kemasannya diberi tanda

bulatan warna hijau. Contohnya : obat – obat multivitamin.

Pelayanan Komunikasi, Informasi dan Edukasi ( KIE )

Pelayanan KIE merupakan pelayanan dalam memberikan komunikasi,

informasi serta edukasi kepada pasien berupa cara pemakaian, indikasi serta efek

samping obat yang telah digunakan pasien secara baik.

36 | P a g e

Berikut Cara Pemakaian / Aturan Pakai :

Obat per oral, dalam meminum obat sebaiknya diminum dengan air putih, teh

maupun buah – buahan lainnya yang bisa membantu dalam meminumnya.

Contoh : buah pisang

Obat golongan antasida merupakan tablet kunyah yang cara pemakaiannya dikunyah

terlebih dahulu sebelum / sesudah makan.

Obat golongan tetrasiclin sebaiknya tidak diminum dengan susu karena akan

membentuk khelat (komplek)

Obat salep cara pemakaiannya dengan cara mengoleskan obat berkali – kali pada

tempat yang sakit.

Suppositoria cara pemakaiannya dengan memasukkan lewat vagina maupun anus

rectal. Suppositoria disini sebaiknya disimpan dalam keadaan sejuk dan dingin,

karena Suppositoria akan meleleh serta mencair pada suhu panas (suhu tubuh).

Obat tetes, cara pemakaiannya diteteskan kedalam mulut ataupun diteteskan ke

selaput mata biasanya sehari 2 – 3 tetes.

Adapun hal yang perlu diperhatikan dalam cara pemakaian / aturan pakai antara

lain :

1. 3 x sehari 1 tablet

2. 2 x sehari 1 tablet

3. 3 x sehari ½ tablet

4. 1 x sehari 1 tablet , dll.

Waktu pemakaian : pagi, siang dan sore / malam.

Adanya makanan dalam lambung akan memperlambat transit obat di

lambung. Oleh karena itu apabila menghendaki obat tersebut cepat terserap dan

bekerja secara maksimal, maka sebaiknya obat tersebut diminum pada saat lambung

dalam keadaan kosong (1- 1/2 jam sebelum makan) tetapi hal tersebut hanya dalam

kasus – kasus tertentu.

SERVICE & CARE

Opening

Saat pelanggan ada di hapadan langsung lakukan : salam, perkenalkan

identitas, dan pernyataan siap untuk memberikan pelayanan.

37 | P a g e

Probing

Penggalian masalah pasien agar didapatkan fakta sebanyak mungkin tidak

sebagai interogator layaknya penyidik melakukan penyidikan perkara. Pasien dibuat

merasa nyaman, dan merasakan kehadiran staf apotek sebagai relasi untuk berbagi

masalah.

Handling Objection

Buat skala prioritas, masalah apa saja yang mampu untuk ditangani saat ini,

memerlukan solusi jangka panjang dan masalah mana saja yang tidak mampu

diselesaikan oleh staf apotek namun memerlukan pihak lain untuk

menyelesaikannya. Penggunaan tutur kata sehalus mungkin bila masalah itu

menyangkut kondisi jiwa, fisik, maupun mental pasien. Untuk menghindari pasien

demotivasi, maka selayaknya tutur kata yang digunakan menunjukkan sebuah spirit,

motivasi dan optimisme bahwa semua akan berjalan baik – baik saja.

Closing

Dalam tahap akhir ini, diberikan informasi terhadap pilihan – pilhan yang

diambil, baik segi pasitif dan negatifnya. Bila perlu diberikan pertimbangan –

pertimbangan yang rasional kenapa disarankan untuk mengambil keputusan “A”

daripada “B”, namun jangan sampai memaksakan pelanggan / pasien.

5) Pencatatan dan pelaporan

Pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaki

perbekalan farmasi yang keluar dan masuk dilingkungan Apotik. Untuk sistem

pencatatan di Apotek NAWI SEJAHTERA ini dilakukan pencatatan dikartu stok dan

dengan menggunakan system komputerisasi. Untuk pencatatan dikartu stok khusus

untuk obat-obat narkotik dan psikotropika.

Sistem pelaporan di apotek ini dilakukan setiap bulan yang dibuat oleh Asisten

apoteker bagian pembukuan dibantu oleh kasir yang akan dilaporkan kepada APA dan

PSA. Laporan yang biasa dibuat adalah laporan keuangan serta laporan narkotik dan

psikotropik.

38 | P a g e

III. ACTUATING / PERGERAKAN

Kemampuan dalam memberikan dorongan atau motivasi kepada bawahan sehingga

mereka dengan baik demi tercapainya organisasi, meliputi pengambilan inisiatif, membuat

keputusan, memotivasi karyawan, berkomunikasi, pembinaan karyawan.

Melakukan training kepada staf & pengelola apotek

Training merupakan solusi agar para staf dan pegelola apotek mampu menjalin dan

mengembangkan hubungan tersebut. Untuk masalah training selain bisa dilakukan oleh

internal bisnis apotek, mengirimkan mereka pada even training eksternal juga diperlukan.

Jika memang dibutuhkan, sesekali waktu bisa pula mengundang praktisi untuk memberikan

suplemen skill & knowledge terkait bisnis apotek. Training juga merupakan ajang sharing

knowledge antar praktisi dan staf serta pengelola apotek.

Meningkatkan citra bisnis apotek & mendidik customer

Dengan bekerjasama dengan pihak lain disekitar apotek, seperti dokter, RSIA, dll.

Dapat dilakukan dengan melakukan kegiatan bersama, seperti:

Pendidikan sehat bersama diabetes dan Pelatihan penyuntikan insulin, terkait

dokter Sp.PD

Manajemen darah tinggi (hipertensi) & layanan tensi, terkait dokter Sp.PD

Gigi sehat anak dengan pihak dokter gigi

Makanan bergizi untuk ibu hamil dengan pihak RSIA

Bonus gaji untuk yang berprestasi

kompensasi gaji dapat dibentuk melalui 2 elemen berikut :

1. Finansial (transaksional)

Kompensasi gaji finansial terbagi menjadi 2 bagian, yaitu :

Kompensasi yang didasarkan atas kinerja, misal : Gaji Pokok, Bonus.

Kompensasi yang tidak didasarkan atas kinerja, misal : Hak cuti karyawan.

2. Non Finansial (relasional)

Kompensasi gaji non finansial, terdiri atas 4 bagian, yaitu :

39 | P a g e

Pengakuan dan status, misal : Karyawan yang berpendidikan strata sarjana akan

mendapatkan gaji yang berbeda dengan strata diploma.

Kesempatan belajar, misal : adanya kesempatan training eksternal bagi karyawan

yang berprestasi

40 | P a g e

IV. CONTROLLING

Sistem pengendalian adalah cara-cara untuk mengawasi pelaksanaan tugas,

wewenang dan tanggung jawab suatu fungsi kegiatan. Pengawasan oleh pimpinan ini

bertujuan untuk :

Mendorong efisiensi dan menghemat biaya-biaya yang dikeluarkan.

Menjaga aktiva agar tidak digunakan secara boros.

Menjamin bahwa semua pendapatan diterima dan dipertanggung jawabkan.

Agar suatu Apotek mampu meningkatkan penjualannya, ada beberapa faktor yang

perlu diperhatikan yaitu : 4P (product, price, place, promotion) dan 7M (money, man,

machine, material, methode, market, management). Semua faktor ini saling terkait satu

sama lainnya. Dalam sistim pengendalian terdapat stuktur pengendalian, yaitu penetapan

dan penggunaan sistim sebagai peraturan yang berlaku untuk mengoperasionalkan suatu

fungsi kegiatan. Struktur sistim yang terdiri dari fungsi-fungsi sebagai pusat pertanggung

jawaban, antara lain:

1) Fungsi Pembelian

2) Fungsi Gudang

3) Fungsi Pelayanan dan penjualan

4) Fungsi Keuangan

5) Fungsi Pembukuan

Struktur Sistim

Sarana Pengendalian adalah peralatan yang ditetapkan dan digunakan dalam

mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan sistim operasional pada suatu fungsi kegiatan

di apotek. Sarana pengawasan dan pengendalian sistim operasional trdiri dari:

1) Standar Prosedur Operasional

Standar sistim prosedur operasional (SPO) adalah tata cara menjalankan suatu

fungsi kegiatan, misalnya:

41 | P a g e

Sistim prosedur operasional

Sistim Pembelian Sistim Gudang Sistim

PelayananSistim

KeuanganSistim

Pembukuan

Standar Pelayanan OTC

Standar Pelayanan OWA

Standar Pelayanan Resep

Standar Meracik Obat

Standar Menimbang

Standar Konseling OTC

Standar Konseling OWA

Standar konseling Resep

Standar Penerimaan dan Penyimpanan Barang

2) Standar Format Dokumen

Standar format dokumen adalah bentuk dokumen pencatatan dan pelaporan

yang sah yang digunakan oleh setiap fungsi dalam menjalankan kegiatannya.

Contoh bentuk-bentuk format dokumen pada fungsi pembelian, antara lain:

Defecta

Surat Pesanan

Laporan Pembelian

Kartu Hutang Dagang

Laporan Saldo Hutang

Proses pengendalian adalah pengamatan, pencatatan, dan penilaian

terhadap pelaksanaan suatu ketentuan yang telah ditetapkan. Proses pengendalian

dapat dilakukan baik terhadap pelaksanaan standar prosedur operasional ataupun

terhadap pencapaian sasaran (tujuan) dalam pelaksanaan program kerja pada suatu

fungsi.

42 | P a g e

Evaluasi penggunaan obat di apotek

Evaluasi penggunaan obat merupakan serangkaian prosedur untuk menilai apakah

penggunaan obat di apotik sudah sesuai dengan tujuan pendirian apotik baik sisi bisnis

maupun pelayanan kefarmasian. Faktor penting dalam proses evaluasi ini adalah pemilihan

indikator yang akan digunakan. Beberapa indikator yang bisa digunakan meliputi :

Kesesuaian item obat dengan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN)

Kesesuaian obat dengan pola penyakit

Tingkat ketersediaan obat

Prosentase dan nilai obat rusak/kadaluarsa

Prosentase rata-rata waktu kekosongan obat

Prosentase penulisan resep obat generik

Penilaian pada staff apotek

DATA

Organisasi bisnis apotek yang sehat dalam menilai kinerja staf apoteknya

tentu tidak akan bersifat subyektif. Penilaian kinerja staf apotek harus didasarkan

atas informasi yang lengkap dan akurat. Kelengkapan & akurasi informasi tersebut

harus mampu mengakomodasi jenis penialian kinerja staf apotek yang dibidik. Data

adalah sumber untuk mendapatkan sebuah informasi. Data dapat dimaknai sebagai

sekumpulan fakta yang terkumpul sebagaimana adanya, dapat berbentuk angka,

kata – kata, maupun citra (model). Jika data dapat diterjemahkan demikian, maka

sebuah data sebenarnya adalah raw material (bahan mentah yang belum diolah).

43 | P a g e

Jenis Pengendalian

Implementasi SPO

- Fungsi Pembelian- Fungsi Gudang- Fungsi Pelayanan- Fungsi Keuangan- Fungsi Pembukuan

Pencapaian sasaran pada program kerja

- Fungsi Pembelian- Fungsi Gudang- Fungsi Pelayanan- Fungsi Keuangan- Fungsi Pembukuan

Agar data tersebut dapat bermakna, maka data (baik yang berwujud angka, kata –

kata, citra / model) harus diolah terlebih dahulu. Data yang telah diolah menjadi

sesuatu yang bermakna ini dinamakan informasi.

INFORMASI

Informasi yang baik tentu akan memberikan sebuah pemahaman atas suatu

fakta yang telah terjadi. Informasi adalah data yang telah distrukturkan dengan

menggunakan suatu metode tertentu, sesuai dengan kepentingannya untuk

mendapatkan sebuah pembelajaran atas suatu fakta. Dengan demikian, suatu

informasi yang salah bisa disebabkan karena data yang disajikan memang salah.

Ketidakmengertian seseorang atas perbedaan data dan informasi inilah yang sering

menyebabkan suatu penilaian bersifat subyektif.

No Data Informasi Penilaian Kinerja

1. Penjualan Penjualan per bulan Peningkatan / penurunan sales

2. Absensi Alpa per total hari kerja Disiplin / tidak teratur

3. Resep Jumlah resep per dr. Nilai produktivitas resep

Adanya informasi mampu merepresentasikan sebuah penilaian kinerja staf

atas bisnis apotek yang dijalankan. Setelah adanya penilaian kinerja ini, PSA akan

lebih mudah melakukan evaluasi atas realitas bisnis apotek yang telah berjalan.

Tentunya untuk melakukan sebuah perbaikan di tempo yang akan datang.

Audit dan Inspeksi

Audit adalah suatu penilaian sistematis untuk menentukan apakah aktivitas

dan hasil-hasil yang berhubungan sesuai dengan pengaturan yang telah

direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diterapkan secara efektif dan sesuai

untuk mencapai kebijakan dan tujuan organisasi. Sedangkan inspeksi adalah suatu

kegiatan penilaian terhadap suatu produk, apakah produk itu baik atau rusak

ataupun untuk penentuan apakah suatu lot dapat diterima atau tidak berdasarkan

metode & standar yang sudah ditentukan. Audit dan Inspeksi di Apotek NAWI

SEJAHTERA yang dilakukan oleh balai POM Kota Yogyakarta dilakukan 3 bulan sekali,

untuk memeriksa beberapa produk obat, terutama obat narkotik dan psikotropik

mengenai penyimpanan, penerimaan dan pengeluaran obat narkotika dan

44 | P a g e

psikotropika. Selain itu dilakukan pemeriksaan terhadap obat-obat expired date

apakah ada yang terjual atau mengenai pemusnahannya.

45 | P a g e