Mail Merge

25
B B E E B B E E R R A A P P A A F F UN UN G G S S I I / / F F I I T T U U R R HEADER FOOTER HEADER FOOTER MEMBUAT DAFTAR ISI MEMBUAT DAFTAR ISI MAIL MERGE MAIL MERGE

description

mail merge

Transcript of Mail Merge

Page 1: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 1/25

BBEEBBEERRAAPPAA FFUNUNGGSSII//FFIITTUURR

HEADER FOOTERHEADER FOOTER

MEMBUAT DAFTAR ISIMEMBUAT DAFTAR ISI

MAIL MERGEMAIL MERGE

Page 2: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 2/25

BAHAN 1.

PEMANFAATAN HEADER, FOOTER, FOOTNOTE, ENDNOTE

Header, Footer biasanya digunakan untuk menaruh nomor halaman, catatan kecil, label,

logo, keterangan. Sedang Footnote digunakan untuk menjelaskan sesuatu paragraph atau kata.

Sesuatu yang diletakan di bagian header & footer akan selalu nampak di setiap halaman.

Sedangkan footnote akan nampak pada halaman itu saja dan endnote pada halaman terakhir dari

sebuah dokumen.

Header terletak di bagian atas setiap halaman dokumen, footer di bagian bawah setiap

dokumen, footnote dan endnote di bagian bawah pada halaman footnote & endnote.1)

 Ilustrasinya begini :

1)  ah  seperti  yang  aku  tulis  di  atas,  teman!teman  pasti  sudah  pada  tahu  maksudnya header,  footer,

footnote, sudah jadi makanan harian khan. "api let say kita seragamin dech  pengetahuan kita.

1

Page 3: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 3/25

# ya$ teman!teman pada header dan footer yang paling penting untuk diketahui adalah

tentang penomoran halaman. %lustrasinya nanti ada pada pembahasan berikut ini.

Sekarang$ yuuuk kita bermain dengan beberapa implementasi header, footer, footnote,

endnote.

Pertama. TENTANG NOMOR HALAMAN

1. Membuat nomor halaman pada doumeni!

Caranya begini :

1. ada "n#ert tab, Header $ Footer, klik Pa%e Number.

'. ilih letak nomor halaman(

o Top o& Pa%e, untuk menempatkan nomor halaman di bagian atas header).

o Bottom o& Pa%e, untuk menempatkan nomor halaman di bagian bawah footer).

o Pa%e Mar%'n#, untuk menempatkan nomor halaman di dekat marjin halaman.

o (urrent Po#'t'on, untuk menempatkan nomor halaman di posisi kursor.

*. +lik bentuk nomor halaman yang diinginkan dari galeri.

. "utup header-footer dengan mengklik ganda pada area dokumen atau klik tombol (lo#e

Header and Footer sebelah kanan.

). Merubah Format Nomor Halaman

erubah format halaman maksudnya adalah kalo yang tadinya halamannya

menggunakan angka 1,',* dst., kita ganti dengan format yang bentuknya huruf seperti i, ii,iii,

dsb., begitu.

Caranya begini:1. ada "n#ert tab, Header $ Footer, klik Pa%e Number.

2. ilih Format age umbers, muncul kotak dialog sbb(

Page 4: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 4/25

3   Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 

3. ada kotak dialog Pa%eNumber Format, bagian Number &ormat, klik tanda panah dan

 pilih gaya penomoran yang diinginkan.

4. +lik O* .

+. Merubah Penomoran Halaman

erubah nomor halaman maksudnya adalah kalo tadinya halaman mulai dari 1 mau

diubah halamannya mulai dari ' atau * atau begitu.

Caranya begini:1. ada "n#ert tab, Header $ Footer, klik Pa%e Number.

2. ilih Format age umbers, muncul kotak dialog sbb(

 

Page 5: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 5/25

FanFi/ 1 ' FanFi/

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 4

3. ada kotak dialog Pa%eNumber Format, bagian Pa%e number'n%, klik tanda panah ke

atas atau kebawah untuk menentukan nomor halaman awal dari dokumen.

4. +lik O* .

 Penjelasan tambahan :

ada kotak dialog Pa%eNumber Format, bagian Pa%e number'n% (

o (ont'nue &rom pre'ou# #e-t'on, artinya melanjutkan nomor halaman dari section

sebelumnya.

o tart at dan isi nomor pada kotak di sampingnya, artinya memulai penomoran dari nomor

tertentu.

/. Merubah 0en'# dan uran Font Nomor Halaman

Caranya begini:1. +lik ganda pada header-footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan

Header $ Footer Tool#.

'. ilih-sorot nomor halaman.

*. ada toolbar font yang diinginkan.

2. Membuat Leta Nomor Halaman 3an% Berbeda D' Halaman Gan4'l Dan Genap

 Ilustrasinya begini :

Seperti contoh di atas, halaman ganjil memiliki nomor halaman di sebelah kanan,

halaman genap, nomor halaman di sebelah kiri.

Caranya begini :

 

Page 6: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 6/25

0hapter 1 ' *"he rticle

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

1 !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

0hapter ' 2 3

"he rticle

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

5   Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 

1. +lik ganda pada header-footer tempat nomor halaman berada untuk memunculkan

Header $ Footer Tool#.

'. ada De#'%n tab, grup Opt'on#, centang kotak D'&&erent Odd $ Een Pa%e#.

*. ada halaman ganjil, buat nomor halaman di sebelah kanan.

. +emudian pindah ke halaman genap, dan buat nomor halaman dengan posisi di sebelah

kiri.

2. Selanjutnya setiap kita menambah halaman baru, maka posisi nomor halaman akan

mengikuti format yang telah dibuat.

5. Membuat Leta Nomor Halaman Pertama 3an% Berbeda Pada et'ap Bab

 Ilustrasinya begini :

 

Page 7: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 7/25

4aftar %si "he rticle

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!!!!! !!!!! !!!! !!! !!!! !!!!! !!!! !!!

iii 1

Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 6

Seperti contoh di atas, halaman pertama pada setiap bab akan berbeda posisinya dengan

halaman!halaman yang lain. 5iasanya untuk pengaturan seperti ini, ada yang memisahkan

setiap bab!nya dalam dokumen yang berbeda.

"etapi dengan penggunaan #e-t'on brea, kita dapat menggabungkan beberapa bab

dalam dokumen yang sama.

Untuk membuat seperti di atas caranya begini :

1. +lik ganda pada header-footer untuk memunculkan Header $ Footer Tool#.

'. ada De#'%n tab, grup Opt'on#, centang kotak D'&&erent F'r#t Pa%e.

*. ada halaman pertama, buat nomor halaman seperti contoh pada gambar.

. +emudian pindah ke halaman kedua, dan beri nomor halaman di kanan atas.

2. Selanjutnya kita akan membuat section baru untuk memisahkan antar bab.

3. "aruh kursor di bagian yang ingin dibuat section baru contoh pada gambar( ditulisan

0hapter ').

6. ada Pa%e La6out tab, Pa%e etup, klik Brea#.

7. 4alam grup e-t'on Brea# , pilih jenis break Ne7t Pa%e. Sekarang lihat format nomor

halaman pada section ' akan sama dengan section 1.

8. Selanjutnya bila kita ingin menambahkan bab baru, ikuti langkah 3!7.

8. Membuat Format Nomor Halaman 3an% Berbeda Dalam Doumen 3an% ama

 Ilustrasinya begini :

 

Page 8: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 8/25

7   Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 

Seperti contoh pada gambar, halaman 4aftar %si menggunakan format angka romawi

i,ii, iii, dst) sedangkan isi menggunakan angka arab 1,',*, dst). ada bagian ini juga akan

digunakan S ection 5rea k.

Caranya begini :

1. isahkan antar bagian 4aftar %si dan "he rticle) dengan #e-t'on brea . ilih tipe break 

Ne7t Pa%e.

Tip: Kita bisa membuat section break dahulu, baru kemudian mengetikkan isi dokumen.

Tandai dengan judul masingmasing section.

'. ada "n#ert tab, Header $ Footer, klik Pa%e Number dan pilih Format Pa%e

Number#.

*. ada bagian Number &ormat, pilih format angka romawi. Setelah selesai klik O* .

. 9langi langkah ' dan sekarang pilih Bottom o& Pa%e untuk menyisipkan nomor halaman.

2. +lik ganda pada footer di e-t'on ) bagian "he rticle). :ihat contoh pada gambar.

3. Selanjutnya pada grup Header $ Footer, klik Pa%e Number dan pilih Format Pa%e

Number#.

6. ada Pa%e number'n% klik tart At dan ketikkan angka 1. Setelah selesai klik O* .

9. Men%h'lan%an Nomor Halaman

Caranya begini :

1. ada "n#ert tab, grup Header $ Footer, klik Pa%e Number.

'. ilih Remoe Pa%e Number#.

*. 9ntuk menghapus secara manual, klik header-footer dan pilih nomor halaman. +emudian

tekan tombol Delete.

Catatan:

;ika ada membuat d'&&erent &'r#t:pa%e atau odd and een header-footer, atau memiliki

section yang tidak terhubung, maka pastikan untuk menghapus setiap nomor halaman pada

tiap header-footer.

 

Page 9: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 9/25

Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 8

*edua. MENEMPAT*AN BAN3A* HAL D" HEADER DAN FOOTER 

Selain bermain dengan nomor halaman, header dan footer dapat juga ditempatkan banyak

hal. %lustrasinya lihat halaman 1 di atas.

;ika kita tidak ingin repot!repot dengan disain header dan footer, kita bisa memilih banyak

 bentuk header dan footer melalui bulit in!nya.

Caranya begini:

1. ada "n#ert tab, Header $ Footer, klik Header atau Footer.

'. +lik Header atau Footer untuk memunculkan pilihan built in!nya.

*. +emudian lakukan sesuai keinginan anda dengan banyak bantuan header & footer tools.

"eman!teman, penjelasan tentang header & footer saya cukupkan segini saja, berikutnya

akan dijelaskan tentang foonote & endnote.

*et'%a. MENGOLAH FOOTNOTE DAN ENDNOTE

Footnote & <ndnote digunakan sebagai catatan!catatan, komentar, penjelasan, referensi

atas suatu tulisan dalam sebuah dokumen.

Footnote biasanya di tengeri-ditandai dengan angka yang di superscript !kan. <ndnote biasa

ditengeri-ditandai dengan angka romawi kecil. enanda ini dapat saja diubah sesuai keinginan

kita.

Footnote akan diletakkan di halaman dimana penanda footnote berada. 5isa di

 bawah halaman bisa juga langsung ditengah!tengah halaman setelah penanda footnote.

<ndnote diletakan diakhir dokumen atau di akhir sebuah section.

 

Page 10: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 10/25

9   Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 

 Ilustrasinya begini :

 

Page 11: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 11/25

Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 1

1. Men6'#'pan Footnote dan Endnote

Caranya begini :

1. :etakkan kursor di bagian yang ingin disisipkan footnote-endnote.

'. ilih Re&eren-e# tab, Footnote# group, klik "n#ert Footnote untuk membuat catatan

kaki) atau "n#ert Endnote untuk membuat catatan akhir).

*. Sekarang kursor akan berpindah pada bagian untuk mengetik isi footnote-endnote.

(atatan( Secara default, S =ord akan menempatkan isi Footnote di akhir halaman

sedangkan isi <ndnote di akhir dokumen.

. 9ntuk merubah format footnote-endnote, klik tanda D'alo% Bo7 Laun-her  pada

Footnote# %roup, kemudian akan tampil layar dialog Footnote & <ndnote sbb(

 Penjelasan gambar di atas sbb :

1. 5agian :ocation.

9ntuk mengaktifkan kolom Footnote atau <ndnote klik button!nya

1.1. +olom Footnotes, berisi (

 

Page 12: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 12/25

11   Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 

• 5ottom of page, diletakkan dibawah halaman. default)

• 5ellow te/t, diletakkan setelah penanda footnote.

1.'. +olom <ndnotes, berisi (

• <nd of section, diletakkan pada akhir section

• <nd of document, diletakkan pada akhir dokumen default)

1.*. "ombol 0on>ert pilih dengan meng!klik buttonnya) berisi (

• 0on>ert all footnote to endnote, mengubah semua footnote yang ada menjadi

endnote

• 0on>ert all endnote to footnote, mengubah semua endnote yang ada menjadi

footnote

• Swap all endnote and footnote, menukar semua yang tadinya endnote

menjadi footnote, yang tadinya footnote menjadi endnote.

'. 5agian Format.

'.1. umber format, mengubah bentuk penanda seperti pilihan yang ada.

'.'. 0ustom mark, mengubah bentuk penanda sendiri.

'.*. "ombol Symbol, mengubah bentuk penanda dari font symbol.

'.. Start at, mengubah awal penomoran footnote atau endnote.

'.2. umbering, berisi (

• 0ontinuous, penomoran meneruskan dari yang sudah ada.

• ?estart each section, penomoran diulang untuk setiap section.

• ?estart each page, penomoran diulang untuk setiap halaman.

*. 5agian pply changes, mengubah untuk semua dokumen.

2. +alau sudah klik pply untuk mengganti formatnya.

3. 9ntuk menambah footnote-endnote lain dengan nomor berurutan, klik pada bagian

dokumen yang akan diberi tanda footnote-endnote dan tekan(

1. (TRL;ALT;F untuk footnote.

'. (TRL;ALT;D untuk endnote.

 

Page 13: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 13/25

Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 12

). Men%hapu# Footnote dan Endnote

Caranya begini :

1. ilih tanda footnote-endnote dalam dokumen yang akan dihapus.

'. "ekan tombol DELETE.

+. Membuat *eteran%an untu Footnote dan Endnote 6an% Pan4an%

5ila footnote-endnote terlalu panjang, maka akan disambung pada halaman berikutnya. 9ntuk 

itu kita bisa membuat keterangan agar pembaca tahu bahwa footnote-endnote ini bersambung

ke halaman berikutnya.

Caranya begini :

1. ilih Dra&t >iew.

'. ada Re&eren-e# tab, Footnote# group, klik ho< Note#.

*. ;ika dokumen memiliki footnote dan endnote, akan muncul sebuah pesan. ilih

='e< &ootnote area untuk melihat catatan kaki) atau ='e< endnote area untuk 

melihat catatan akhir), dan kemudian klik O* .

. ada daftar note pane, klik Footnote (ont'nuat'on Not'-e untuk membuat keterangan

di catatan kaki) atau Endnote (ont'nuat'on Not'-e untuk membuat keterangan di catatan

akhir).

2. +emudian ketik teks untuk keterangan, misalnya !bersambung ke halaman berikutnya.

3. 5eri format yang diinginkan, misalnya mengganti tipe font atau membuat cetak miring.

6. +embali ke Pr'nt La6out dan perhatikan di baris terakhir footnote-endnote sudah muncul

keterangan yang diketik tadi.

7. 9ntuk mengedit keterangan yang dibuat, ulangi langkah 1! dan buat perubahan yang

 

Page 14: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 14/25

13   Bahan 1. Peman aatan header ooter ootnote endnote 

diinginkan.

 

Page 15: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 15/25

 

BAHAN ).

MEMBAT DAFTAR "" >TABLE OF (ONTENT!

+ita mungkin lebih sering fokus pada isi dokumen ketimbang bagian lain yang juga

 penting, seperti da&tar '#'. Sehingga bagian ini sering dikerjakan belakangan dan kadang karena

diburu waktu, kita tidak sempat memperbaikinya bila ada perubahan pada dokumen.

Hal di atas sering terjadi bila membuat daftar isi secara manual. #leh sebab itu, ganti cara

manual dengan fitur yang sudah disediakan oleh icrosoft =ord. Fitur ini dapat

membantu membuat da&tar '#' den%an -epat dan seandainya ada perubahan pada nomor 

halaman dan judul dalam dokumen, kita dapat melakukan update da&tar '#' dengan

 beberapa perintah sederhana saja.

9ntuk memulai membuat daftar isi dengan menggunakan fitur icrosoft =ord

teman! teman diminta untuk menandai terlebih dahulu bagian yang dimasukkan ke daftar 

isi. Setelah semua bagian yang ditandai, baru teman!teman membuat daftar isinya.

 Ini salah satu bentuk T"C yang dimiliki #icroso$t %ord :

Pertama. Menanda' Ba%'an untu Da&tar "#'

Sebelum membuat daftar isi, kita perlu menandai bagian!bagian mana saja yang

akan ditampilkan dalam daftar isi. 5agian tersebut biasanya berupa heading atau judul bab,

contoh( 5ab 1 engantar, 1.1 engenalan icrosoft #ffice '@@6, dan sebagainya.

1*

 

Page 16: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 16/25

0ara mudah untuk membuat heading adalah menggunakan head'n% #t6le# yang sudah

disediakan bu'lt:'n #t6le#) oleh icrosoft =ord, yaitu Heading 1 sampai dengan Heading

8. Hal ini untuk memudahkan teman!teman menjaga format yang konsisten pada dokumen.

Selain menggunakan built!in sytles, kita juga dapat membuat daftar isi berdasarkan -u#tom

#t6le# yang kita gunakan, misalnya style yang kita buat sendiri.

*edua. Penandaan den%an men%%unaan Head'n% t6le

icrosoft =ord memiliki fitur Heading style yang telah disediakan, tinggal kita pakai.

Heading style dapat dilihat di Home tab, t6le# group. Aambarnya seperti ini (

Cara penggunaannya begini :

1. +alau sudah ada bagian yang akan ditandai, blok bagian yang ingin ditandai.

'. ilih di style group heading yang diinginkan.

Catatan :

9rutan heading biasanya merupakan tingkatan heading. rtinya pilihan heading ' merupakan

 bagian dari heading 1.

Contohnya begini :

(ontent#

<59" 4F"? %S% "5:< #F 0#"<") ................................................................. 1*

1. enandai 5agian untuk 4aftar %si ..................................................................................... 1*

'. enandaan dengan menggungakan Heading Style ............................................................ 1

*. 4aftar %si dari 5uilt!%n Heading Styles .............................................................................. 1

*et'%a. Membuat Da&tar "#' dar' Bu'lt:"n Head'n% t6le#

Caranya begini :

1. +lik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi biasanya di awal dokumen).

Page 17: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 17/25

15   Bahan 2.  Membuat  daftar  isi (table of  content) 

'. ada Re&eren-e# tab, Table o& (ontent# group, klik Table o& (ontent#, pilih gaya daftar isi

yang diinginkan.

*. Format tampilan daftar isi.

ada Re&eren-e# tab, Table o& (ontent# group, klik Table o& (ontent# dan kemudian klik 

"n#ert Table o& (ontent# untuk mengatur hal!hal berikut(

o Tab leader, untuk membuat tab leader antara teks dan nomor halaman, antara lain( garis

 putus!putus, titik!titik atau tidak menggunakan tab leader.

o Format#, untuk memilih format tampilan daftar isi, seperti( template dokumen

sesuai dengan format yang kita buat), atau format lain yang sudah disediakan oleh

icrosoft =ord seperti 0lassic, Fancy dan sebagainya.

o ho< leel#, ganti angka pada kotak di sampingnya untuk menambah-mengurangi le>el

heading yang akan ditampilkan dalam daftar isi.

 

Page 18: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 18/25

 Bahan 3. Pembuatan  Ban a!   "o!umen den an $i tur   Mail   Mer e 16

*eempat. Membuat Da&tar "#' dar' (u#tom t6le#

Aunakan cara ini bila menggunakan custom style pada heading untuk daftar isi,

contoh( "itle style atau style yang kita buat sendiri.

Caranya begini :

1. +lik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi.

'. ada Re&eren-e# tab, Table o& (ontent# group, klik Table o& (ontent#, dan kemudian

"n#ert Table o& (ontent#.

*. +lik Opt'on#.

. 4i bagian Aa'lable #t6le#, pilih style yang digunakan untuk heading dalam dokumen

dengan mengisi angka pada kotak di TO( leel.

2. ada TO( leel, isi angka 1 sampai 8 untuk menentukan le>el pada heading style.(atatan? ;ika menggunakan custom styles, hapus angka "#0 le>el untuk built!in styles,

misalnya( Heading 1.

3. 9langi langkah dan 2 untuk setiap heading style yang ingin disertakan dalam daftar isi.

6. +lik O* .

*el'ma. 9pdate 4aftar %si

Caranya begini :

1. ada Re&eren-e# tab, Table o& (ontent# group, klik pdate Table. tau klik di bagian

daftar isi sehingga muncul tampilan seperti di bawah ini dan klik pdate Table.

 

Page 19: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 19/25

17   Bahan 2.  Membuat  daftar  isi (table of  content) 

'. +lik(

o pdate pa%e number# onl6, bila perubahan hanya pada nomor halaman karena jumlah

halaman bertambah-berkurang atau format nomor halaman berubah.

o pdate ent're table, bila ada penambahan-pengurangan heading atau bila ada perubahan

teks pada heading.

*eenam. Men%hapu# Da&tar "#'

Caranya begini :

1. ada Re&eren-e# tab, Table o& (ontent# group, klik Table o& (ontent#.

'. +lik Remoe Table o& (ontent#.

 

Page 20: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 20/25

 

BAHAN +.

PEMBATAN BAN3A* DO*MEN DENGAN F"TR MA"L MERGE

Pertama. Pen4ela#an

"eman!teman, bacaan berikut hanyalah sebuah ilustrasi atau cerita belaka.

&aya membuat artikel ini karena prihatin pada rekan kantor saya yang mengurusi

masalah administrasi seperti membuat surat dan menyebarkan undangan ke manamana.

Ternyata dalam membuat undangan, dia masih menggunakan satu template yang 

 sama, lalu dicopy paste ke banyak halaman, lalu diedit satusatu 'hehe...sorry ya,

 gue ga sebutin nama loh : P(. Cara ini sih bagus, kalau dokumen yang diubah sedikit,

misalnya sekitar )* lembar. +ulu pun saya begitu. Tapi kalau banyak #odar juga

:P. &aya pernah mengalami harus mencetak kupon door pri-e sebanyak 1* lembar ')

rim loh(. Kupon door pri-e, artinya semua nomor dalam tiap kupon tidak boleh

 sama. #au edit satusatu

yaitu(

"eman!teman, dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus dipersiapkan,

a. 4ocument "emplate, yaitu dokumen yang akan digunakan sebagai pola pencetakan. Selamaini saya baru mencoba dengan S =ord dan S ublisher. Saya belum mencoba untuk 

software lainnya.

 b. 4ata Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam document template. 4ata source

 bisa dari berbagai macam sumber, bisa data dari file </cel, bisa juga data dari fitur 

mail merge itu sendiri.

Saya anjurkan sebaiknya teman!teman menyiapkan data sourcenya terlebih dahulu baru

membuat document templatenya. Buuk kita mulai$.

17

 

Page 21: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 21/25

19   Bahan 3. Pembuatan  Bana!   "o!umen den#an $i tur   Mail   Mer#e 

*edua. Membuat Data our-e

4ata source dapat dibuat melalui microsoft word, microsoft e/cel, microsoft access. 9ntuk 

teman!teman, saya mengajurkan menggunakan microsoft word atau microsoft e/cel yang pasti

sudah familiar karena terbiasa membuat tabel.

1. Data #our-e men%%unaan m'-ro#o&t e7-el

Saya pastikan teman!teman sudah biasa menggunakan microsoft e/cel. 9ntuk membuat

susunan data source, saya menganjurkan (

1. ada kolom pertama kita gunakan untuk nomor urut dari data source.

'. ada kolom berikutnya silahkan menyusun sendiri kebutuhan tiap!tiap record!nya, hanya beri

 judul pada cell di baris 1 untuk masing!masing kolom data.

Contohnya begini :

). Data #our-e men%%unaan m'-ro#o&t <ord

Caranya begini :

1. 5uka sebuah file document yang ingin digunakan sebagai document template.

'. +lik Ma'l'n%# tab.

*. ada tart Ma'l Mer%e group, pilih ele-t Re-'p'ent#, pilih T6pe Ne< L'#t. ucul layar

sbb (

 

Page 22: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 22/25

 Bahan 3. Pembuatan  Ban a!   "o!umen den an $i tur   Mail   Mer e 20

:ayar ini digunakan untuk mengisikan data. Hanya saja mungkin formatnya tidak sesuai dengan apa yang teman!teman inginkan. 9ntuk mengubahnya klik tombol

0ustomiCe 0olumns$., muncul layar sbb (

Silahkan teman!teman edit sendiri.

;ika ingin menggunakan yang ada teman!teman tinggal ketikan isian pada kolom!kolomnya

sesuai dengan &'eld# name#!nya.

 

Page 23: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 23/25

21   Bahan 3. Pembuatan  Bana!   "o!umen den#an $i tur   Mail   Mer#e 

*et'%a. Membuat do-ument template

Setelah "eman!teman membuat dokumen 4ata Source yang diperlukan, sekarang buatlah

4ocument "emplate untuk pola dokumen yang akan digunakan. Saya contohkan seperti di

 bawah ini.

Salatiga, aret '@1@

+epada yang terhormat

Saudara-SaudariFakultas-5iro-9nit

4engan hormatD

Sehubungan dengan kegiatan pembuatan modul promosi lembaga, kami meminta kesediaan

5apak-%bu duduk sebagai dalam kegiatan ini.

9ntuk memperlancar kegiatan, saya mengudang 5apak-%bu dalam rakor persiapan modul '

 pada (

Hari, tanggal ( ;umat, '1 4esember '@'@

"empat ( ?uang ?apat *;am ( @8.@@ ! Selesai

tas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terimakasih.

Hormat saya,

Semar Sang amomong

"ujuan kita nantinya adalah memasukkan data source ke document template ini melalui

field name!nya

Caranya begini :

1. +lik Ma'l'n%# tab. Aunakan @r'te $ "n#ert F'eld# group.

'. "aruh cursor dibagian yang ingin diberi data. Aunakan "n#ert Mer%e F'eld untuk memilih

field yang ingin ditempatkan disitu.

0ontohnya sbb(

o 4ibelakang tulisan Saudara-Saudari berisi nama

o 4ibelakang tulisan Fakultas-5iro-9nit diberi unit

 

Page 24: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 24/25

 Bahan 3. Pembuatan  Ban a!   "o!umen den an $i tur   Mail   Mer e 22

o 4ibelakang kata sebagai diberi job.

*. Sehingga nantinya akan document template akan menjadi (

Salatiga, aret '@1@

+epada yang terhormat

Saudara-Saudari ENama

Fakultas-5iro-9nit n't

4engan hormatD

Sehubungan dengan kegiatan pembuatan modul promosi lembaga, kami meminta

kesediaan 5apak-%bu duduk sebagai 0ob dalam kegiatan ini.

9ntuk memperlancar kegiatan, saya mengudang 5apak-%bu dalam rakor persiapanmodul ' pada (

Hari, tanggal ( ;umat, '1 4esember '@'@

"empat ( ?uang ?apat *

;am ( @8.@@ ! Selesai

tas perhatian dan kerjasamanya saya ucapkan terimakasih.

Hormat saya,

Semar Sang amomong

. ;ika sudah selesai gunakan Pre'e< Re#ult group, untuk melihat hasil dari merge yang

diinginkan.

 Penjelasan gambar :

o re>iew ?esult, untuk melihat hasil merge.

o "anda panah untuk melihat record yang lain. Sedang ngka di tengah menunjukkan

urutan data.

 

Page 25: Mail Merge

7/17/2019 Mail Merge

http://slidepdf.com/reader/full/mail-merge-568e47e1b196c 25/25

23   Bahan 3. Pembuatan  Bana!   "o!umen den#an $i tur   Mail   Mer#e 

2. Aunakan F'n'#h group untuk memilih cara menyelesaikan pekerjaan merge.

 Pilihanpilihannya sbb :

o Ed't "nd''dual Do-ument#C, membuat file document baru yang sudah ada isiannya.

;ika ini yang dipilih akan muncul layar sbb(

o Pr'nt Do-ument#C, mencetak document yang sudah ada isiannya. ;ika ini yang dipilih

akan muncul layar sbb(

o end E:ma'l Me##a%e#C, mengirimkan ke email.

i) 5ahan ini dibuat berdasarkan praktek sehari!hari di kantor 5"S% dengan referensi ( icrosoft #ffice 5ook '@@6,

icrosoft 0orp.