Kamis, 2008 Januari 10Membuat mail merge di MS WORD 2007di 00:35 Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2007, pengguna akan sedikit mengalami kesulitan. Pada Tutorial kali ini, kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan mail merge pada Microsoft Word 2007: 1. Tuliskan kata Kepada dan di pada lembar kerja Ms Word 2007 seperti di gambar:

2. Pilih menu Mailings

3. Pilih menut start Mail Merge

4. Pilih menu Step by step Mail Merge Wizard 5. Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat. Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

6. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan

tombol next yang ada di bawah. 7. Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.

8. Setelah muncul menu New addres list, pilih sub menu Customize Address list. sub menu ini digunakan jika kita hendak mengganti judul data yang akan di masukan.

9.Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data. Untuk menghapusnya tekan menu Delete.

10. Untuk memasukan judul data yang baru sesuai keinginan, pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu insert. Tekan OK untuk mengakhiri. Sebagai contoh : nama, tempat (lihat gambar)

11. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Contoh : judul nama diisi dengan Rudi, Desy, Hadi, Romy.Untuk mengakhiri tekan OK

12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di my dockumen. Beri nama file data tersebut, misalnya latihan mail merge. Setelah itu akan muncul menu mail merge recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.

13. Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit. 14. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field.

15. Masukan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukan setelah kata kepada.

16. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results

hasilnya : Diposkan oleh Catatan Label: Tutorial

Pembuatan Banyak Dokumen dengan Mail Merge Friday, 11 January 2008 Saya membuat artikel ini karena prihatin pada rekan kantor saya yang mengurusi masalah administrasi seperti membuat surat dan menyebarkan undangan ke mana-mana. Ternyata dalam membuat undangan, dia masih menggunakan satu template yang sama, lalu di-copy paste ke banyak halaman, lalu di-edit satu-satu (hehe...sorry ya, gue ga sebutin nama loh :P). Cara ini sih bagus, kalau dokumen yang diubah sedikit, misalnya sekitar 3-5 lembar. Dulu pun saya begitu. Tapi kalau banyak? Modar juga :P. Saya pernah mengalami harus mencetak kupon door prize sebanyak 1500 lembar (3 rim loh). Kupon door prize, artinya semua nomor dalam tiap kupon tidak boleh sama. Mau edit satu-satu? :) Dalam pembuatan mail merge, ada dua dokumen yang harus dipersiapkan, yaitu: a. Document Template, yaitu dokumen yang akan digunakan sebagai pola pencetakan. Selama ini saya baru mencoba dengan MS Word dan MS Publisher. Saya belum mencoba untuk software lainnya. b. Data Source, yaitu daftar data yang akan dimasukkan dalam dokumen point b. Data source bisa dari berbagai macam sumber, salah satunya adalah data dari file Excel. Walaupun data yang akan dimasukkan (no. b) bisa dibuat belakangan, namun saya menganjurkan

data ini dibuat terlebih dahulu. Saya contohkan seperti gambar di bawah ini dalam MS Excel 2003. Download file excel tersebut di sini.

Setelah Anda membuat dokumen Data Source yang diperlukan, sekarang buatlah Document Template untuk pola dokumen yang akan digunakan. Saya contohkan seperti di bawah ini di MS Word 2003. Download file word tersebut di sini.

Tujuan kita nantinya adalah memasukkan data-data Nomor, Nama, Jabatan, dan Alamat dari Data Source ke dalam Document Template, sehingga kita tidak perlu memasukkan data-data tersebut satu persatu. Saatnya Menggunakan Mail Merge. Ikuti langkah-langkah berikut dari MS Word 2003.

1. Pilih menu Tools - Letters and Mailings - Mail Merge. 2. Anda masuk ke Step 1 of 6. Perhatikan di sebelah kanan, akan muncul Jendela untuk memilih tipe dokumen. Di sini saya menggunakan "Letters". Klik "Next: Starting document".

3. Pada Step 2 of 6, Anda diminta memilih Document Template yang akan digunakan. Anda bisa memilih akan menggunakan dokumen yang aktif (Use the current document), template MS Word yang sudah ada (Start from a template), atau membuka file yang sudah ada sebelumnya (Start from existing document). Di sini kita menggunakan dokumen yang sudah kita buat ini, yang berupa undangan sunatan. Klik "Next: Select recipients".

4. Di Step 3 of 6, Anda diminta memilih Data Source yang akan digunakan. Kita akan menggunakan data yang sudah dibuat sebelumnya, maka pilihlah "Use an existing list", klik Browse, dan pilih file excel yang sudah dibuat sebelumnya.

5. Akan keluar tampilan untuk memilih Sheet yang akan digunakan. Karena kita membuat data di Sheet1, maka pilihlah Sheet1. Pastikan "First row of data contains column header" dicentang, yang artinya baris pertama dari data adalah judul kolom.

6. Selanjutnya akan muncul data-data dari file tersebut. Anda bisa memilih data mana yang akan digunakan dan mana yang tidak. Anda hanya dapat memilih data di baris mana yang akan digunakan. Jika ada kolom yang nantinya mungkin tidak terpakai, akan diatur belakangan. Yang dimaksud dengan baris di sini misalnya: 1, Andi, Tukang Beling, Jl.

Kaca. Sedangkan kolom adalah No., Nama, Jabatan, Alamat. Misalnya Anda hanya ingin memilih data di nomor 1, 2, dan 3 saja, maka hilangkan centang pada nomor 4, 5, dan 6. Untuk penempatan Nama, Jabatan, dll akan dibahas selanjutnya. Klik OK jika sudah.

7. Masih di Step 3 of 6, jika Anda ingin mengubah sumber data, klik "Select a different list", atau klik "Edit recipient list" untuk memilih data mana saja yang akan digunakan. Jika sudah, klik "Next: Write your letter".

8. Di Step 4 of 6, klik "More items". Anda bisa mencoba sendiri pilihan yang lain, namun yang penting di sini untuk mengambil data dari suatu kolom adalah "More items".

9. Akan keluar kotak dialog "Insert Merge Field". Pastikan "Database Fields" yang terpilih. Semua field (kolom) yang ada dari data sebelumnya muncul di sini. Anda dapat memasukkan data pada suatu field dengan meng-klik tombol "Insert". Masukkanlah

field-field yang Anda inginkan seperti terlihat dari dua gambar di bawah, yang memperlihatkan dokumen sebelum dan sesudah Anda memasukkan field. Sebelum

Sesudah

10. Jika Anda belum meletakkan kursor di posisi yang benar, tekan tombol "Cancel" dahulu, tentukan lokasinya, klik "More items" lagi, dan masukkan field yang diinginkan. Setelah selesai, klik "Next: Preview your letters".

11. Perhatikan pada dokumen. Bagian-bagian tempat field dimasukkan akan berubah menjadi data dari file Data Source yang Anda gunakan. Anda bisa menggunakan tombol > untuk berpindah dari satu data ke data yang lain. Setelah memastikan kalau posisi field-field sudah benar, klik "Next" Complete the merge".

12. Di Step 6 of 6 Anda bisa memilih langsung mencetak data yang ada (Print) atau mengubah dokumen-dokumen tersebut secara sendiri-sendiri (Edit Individual Letters). BolaNaga IP:202.152.170.254 | 2008-01-11 08:25:28 sekalian widd kasih tutorial buat mail merge di Wordstar heheheh , gue yakin orang kalo dah terbiasa ma windows dah gak doyan yg namanya WS lotus dbase.. soale ora iso kanggone BolaNaga www.crypton97.us

Tips Membuat Mailmerge Label

Nov 28, '07 5:45 AM for everyone

Lanjutan tips membuat format label Tom and Jerry, lihat di http://larassejati.multiply.com/journal/item/421, sekarang saya kasih tips membuat mailmerge. Tapi apa itu mailmerge? Gini, kamu disuruh mengirim ucapan tahun baru ke 1000 orang. Kemudian, supaya mudah dan cepat, kita cetak alamat setiap orang di atas label undangan. Nggak mungkin dong kita ketik satu2 di format label yang kemarin kita buat?

Untuk itu, kita gunakan 2 file, yang satu berupa template label, yang kedua adalah pangkalan data/database alamat berupa file Excel, MS Access, MS Outlook address book dll. Itu yang disebut mailmerge. Biar nggak bingung, mending kita praktekkan langsung aja ya! ;-) Oh ya, di sini saya menggunakan software MS Word 2003 dan MS Excell. ================================================ Mari kita mulai langkah demi langkah: 1. Kita buka template yang kemarin kita buat untuk Label no. 103.

2. Ini labelnya kan:

3. Di Menu bar, klik Tools>Letter and Malings>Mail Merge

4. Setelah itu akan muncul panel di sebelah kanan. Karena kita mau bikin mailmerge untuk surat, ya kita pilih "Letters". Kemudian lihat di bagian bawah panel, klik "Starting New Document"

5. Karena kita ingin menggunakan format label yg sudah kita buka tadi, pilih "Use current Document".

6. Kemudian kita pilih, "Use existing List", ini artinya kita ingin menggunakan file berisi alamat yg kita punya. Setelah itu klik "Browse" untuk mencari lokasi dimana file Excel yang mau kita pakai berada dalam komputer kita.

7. Sebagai contoh, saya menggunakan file excel yg berisi data member mailing list pustakawan CGIAR berikut.

8. Setelah itu, kita pilih pada sheet mana data alamat tersebut berada.

9. Lalu kita akan disajikan bentuk data yang ada di dalam file excel tadi. Di sini kita bisa memilih data mana saja yang mau kita tampilkan di label. Tapi kalau bingung, tampilkan saja semuanya dulu. Caranya, klik "Select All".

10. Kita boleh memilih recipient, maksudnya si penerima surat. Silahkan edit recipient kalau diperlukan, kalau tidak lanjut saja. Klik "Next: Write Your Letter".

11. Nah, disini kamu klik cursor kamu di kolom pertama label. Kemudian klik "More Items" di panel sebelah kanan.

12. Akan muncul dialog box seperti gambar di bawah. Kita pilih ruas(field) mana yang akan kita

tampilkan di label. Kita akan mengirim surat, tentu saja yang kita akan tampilkan adalah data Nama pada ruas "Name", Nama Lembaga yang dalam contoh ini ada di ruas "Center", Kemudian saya ingin tampilkan email pada field "Email". Seharusnya ada field alamat, tapi karena sekedar contoh, nggak usah dimasalahkan ya :D

13. Ketika kamu klik "Insert", maka ruas2 itu muncul di label. Lihat gambar dibawah.

14. Yah sekarang tinggal sesuaikan susunannya. Tinggal klik enter biar susunannya turun ke bawah. Trus select dan bold fontnya sesuai kebutuhan.

15. Oh iya, saya lupa mengaktifkan toolbar mailmerge. Coba ikutin gambar di bawah ini aja ya.

16. Kalau recipient atau penerima suratnya buanyak banget, misalnya 100 orang ya, pasti kita ingin agar kita bisa mencetak secara berkesinambungan. Label 1 berisi nama A label kedua si B dst. Karena itu kita harus tambahin Macro dari Mailmerge Toolbar. Klik toolbar mailmerge yg judulnya "Insert Word Field", kemudian klik "Next Record".

17. Hasilnya akan seperti di bawah ini. Kemudian select dan block format di label pertama dan paste di semua label. Klik "Preview Your Label" di bagian bawah panel sebelah kanan.

18. Maka MS Word akan menampilkan semua data nama dan alamat di label anda.

19. Pada tahap ini proses mailmerge bisa dikatakan selesai. Kamu sudah bisa mencetak label2 tersebut pada printer. Tapi bila kamu ingin melihat dulu hasil mailmergenya dalam sebuah dokumen label yang panjang sesuai jumlah data yang kamu punya, kamu bisa lihat ke toolbar mailmerge kemudian klik tombol "Merge to New Document". Silahkan dicoba deh, pasti dia akan membuat sebuah dokumen panjang sebanyak orang yang ingin kamu kirimi surat. Jangan lupa cek kesinambungan urutan nama pada label di masing2 halaman. Kadangkala ada kesalahan urutan kerja sehingga urutannya agak kacau.

20. Saya tidak tampilkan preview seperti apa dokumen yang dihasilkan. Kalian mesti mencobanya sendiri. Bila anda ingin mencetak nama2 tertentu saja dalam pangkalan data anda, anda bisa memilih secara manual nama tersebut. Dengan mengedit recipent list. Ini ada di langkah sebelumnya. Coba kamu cari lagi ke atas deh.

Selesai deh tutorialnya. Sebelum memulai, jangan lupa siapkan dulu format labelnya dan file MS Excel atau MS Accessnya. Nanti kalau sudah jago, kamu bisa coba mailmerge dari file pangkalan data yang lain, seperti dari file txt, MS Outlook, dll. Saya ucapkan selamat mencoba ya. Kalo ada pertanyaan atau koreksi, silahkan email ke b.utomo@cgiar.org.

Menggunakan Mail Bergabung untuk mencetak envelopes dari database oleh Cindy O'Hora If you have an inkjet or a laser printer you can address envelopes straight out of your AppleWorks Jika Anda memiliki inkjet atau laser printer anda dapat envelopes alamat langsung dari Anda AppleWorks database. database. It is a snap. It is a snap. Check out the envelope size/quality specifications for your printer. Check out the amplop ukuran / kualitas spesifikasi untuk printer Anda. Be certain to follow them carefully. Pastikan mengikutinya dengan hati-hati. I Aku once bought low quality envelopes for a mass solicitation project. sekali membeli envelopes kualitas rendah untuk proyek pengumpulan massa. Every few envelopes they jammed or Setiap beberapa envelopes mereka atau macet carried through the printer incorrectly. dibawa melalui printer salah. This made quite a mess. Hal ini membuat cukup mess. If you want to use inexpensive envelopes Jika anda ingin menggunakan murah envelopes for mass mailings then I suggest you print labels. untuk massa surat maka saya menyarankan Anda mencetak label. If you are using a Laser printer you must get envelopes and labels specifically for them. Jika anda menggunakan printer Laser Anda harus mendapatkan envelopes dan label khusus untuk mereka. The heat the Panas yang printer uses will seal or unglue incorrect media. printer yang akan menggunakan cap atau unglue salah media. Labels can come off the sheets and clog up the printer. Label dapat datang di bagian atas lembar bakiak dan printer. How To: Cara:

Step 1. Use the Envelope Assistant in ClarisWorks / AppleWorks to create a template envelope. Langkah 1. Gunakan Envelope Asisten di ClarisWorks / AppleWorks untuk membuat template amplop. Where it Dimana requests you enter Addressee just type the words: "Name", "Street", "City,state,zip" as you would for any meminta Anda memasukkan penerima ketikkan kata-kata: "Nama", "Jalan", "Kota, negara bagian, kode pos" seperti yang Anda lakukan untuk setiap envelope. amplop. Use File... Gunakan file ... Page Setup to set the envelopes orientation to horizontal. Halaman Setup untuk mengatur envelopes orientasi ke horisontal. Save the envelope template to the Desktop. Menyimpan template amplop ke Desktop. Do not close it. Tidak menutupnya. Do I have to use the envelope assistant? Apakah saya harus menggunakan amplop asisten? No, you can make your own, with out a lick of Tidak, Anda dapat membuat Anda sendiri, dengan satu dari menjilat help, and use it too. membantu, dan menggunakannya juga. Step 2. Open the database of names and addresses you will be using. Langkah 2. Buka database nama dan alamat yang akan Anda gunakan. Use the Find and/or Omit features to access the records you're using. Menggunakan Cari dan / atau Omit fitur untuk mengakses catatan yang Anda gunakan. If you are printing envelopes for just one class, use Layout...Find to search the school Jika Anda envelopes pencetakan hanya untuk satu kelas, gunakan Layout ... Cari untuk mencari sekolah database by the teacher's name or room number for those students. database oleh guru nama atau nomor kamar bagi siswa. When you print, only Ketika Anda mencetak, hanya envelopes for that group will be printed. envelopes untuk grup yang akan dicetak. I suggest you use Saya menyarankan Anda menggunakan Save As and save this subset to the Desktop. Save As dan simpan ini subset ke Desktop. It will make it easier for Akan mempermudah you to find for the merging. Anda mencari untuk menggabungkan. If you take my suggestion, you can close your main database. Jika Anda mengambil saran saya, Anda dapat menutup database utama Anda. 1998 Cindy O'Hora All Rights Reserved http://homepage.mac.com/cohora/computer/db/mmenv.pdf 1998 Cindy O'Hora Hak Cipta http://homepage.mac.com/cohora/computer/db/mmenv.pdf Page 2 Halaman 2 Mail Merge Envelopes by Cindy O'Hora Bergabung mail envelopes oleh Cindy O'Hora Step 3. Return to the envelope template by clicking on its window. Langkah 3. Kembali ke amplop template dengan mengklik jendela. Highlight the word Name on your envelope template. Sorot kata Nama pada amplop template. Go File...Mail Merge. Buka File ... Gabung Mail. Use the Navigation Dialog Box to locate the database you plan to use. (Here is where Gunakan Navigasi Kotak Dialog untuk mencari database yang anda rencanakan untuk digunakan. (Di sini adalah tempat placing it on the Desktop can make it easier to find. menempatkannya pada Desktop dapat membuat lebih mudah untuk menemukan. You can leave it in your project's Anda bisa meninggalkan Anda dalam proyek

folder as long as you are comfortable finding it.) folder selama Anda merasa nyaman finding it.) Step 4. Select the matching Field Name in the Langkah 4. Pilih pencocokan Nama di Lapangan mail merge Field Names window. mail merge Bidang Nama jendela. In this case it is First Name followed by Last Dalam hal ini adalah Pertama Nama diikuti Terakhir Name. Nama. You'll see that the Name field's title Anda akan melihat bahwa Nama Bidang judul now replaces the word "name" and that they sekarang menggantikan kata "nama" dan bahwa mereka are enclosed in "willies" . yang terlampir pada "kegelisahan" . My example now reads: Contoh sekarang saya membaca: Continue to match the info on the envelope Terus sesuai dengan info pada amplop template with the appropriate field(s) in your template yang sesuai dengan bidang (s) in your database. database. Special Note: You can click in the Show Field Data box. Catatan khusus: Anda dapat klik di Lapangan Perlihatkan Data kotak. You will see the first record you have chosen Anda akan melihat satu catatan yang dipilih to print in the double brackets. untuk mencetak dalam dua tanda kurung. I like to do this to be sure of my results prior to hitting the print button. Saya suka melakukan hal ini untuk memastikan dari hasil saya sebelum memukul tombol cetak. It Ini is optional. adalah opsional. 1998 Cindy O'Hora All Rights Reserved http://homepage.mac.com/cohora/computer/db/mmenv.pdf 1998 Cindy O'Hora Hak Cipta http://homepage.mac.com/cohora/computer/db/mmenv.pdf Page 3 Page 3 Mail Merge Envelopes by Cindy O'Hora Bergabung mail envelopes oleh Cindy O'Hora Step 5: Langkah 5: Take the time to check your printer's manual to be sure you are correctly orienting the Meluangkan waktu untuk memeriksa printer manual untuk memastikan Anda yang benar orienting envelopes in the input tray. envelopes pada input tray. Step 6: Langkah 6: Hit the Print Merge button. Tekan tombol Cetak Bergabung. It is located in the bottom right corner of the Mail Merge box. Itu terletak di sudut kanan bawah Mail Gabung kotak. Your mail merged envelopes will pour out. Email Anda akan digabungkan envelopes pour out. :) :-) Tip: Tip: If you are doing a mass mailing it will be helpful to set the printer to print as many records as Jika anda melakukan mass mailing akan berguna untuk mengatur printer untuk mencetak banyak catatan sebagai you can load envelopes. Anda dapat memuat envelopes. For example: Set it to print records 1 to 25, then records 26 to 50 and so on. Sebagai contoh: Atur untuk mencetak catatan 1 sampai 25, maka catatan 26-50 dan seterusnya. That way the Itulah cara

printer does not hang when it runs out of envelopes. printer tidak hang ketika menjalankan dari envelopes. It also lets someone who needs to print one Hal ini juga memungkinkan seseorang yang perlu mencetak satu page do it between sets of envelopes. halaman melakukannya antara set envelopes. This can be a very positive plan in a one printer home. Ini bisa menjadi sangat positif rencana satu printer rumah. Believe me! Believe me! FAQ: FAQ: Can I just mail merge to envelopes? Bisakah saya mail merge ke envelopes? Heavens no! Langit no! You can mail merge to any AppleWorks WP or Draw document. Anda bisa bergabung ke AppleWorks WP Draw atau dokumen. I use it to Saya menggunakannya untuk Mail Merge Award certificates. Mail Bergabung Penghargaan sertifikat. Those mass mailing letters that have your name misspelled Massa orang-orang yang mempunyai surat surat nama misspelled on the envelop and in the greeting of the letter are another example of mail merging. menyampul dan di dalam sambutan dari huruf lain adalah contoh menggabungkan mail. You could use it to craft special labeling or even to make crazy mad libs. Anda dapat menggunakannya untuk kerajinan khusus label atau bahkan untuk membuat crazy mad libs. "Mr. Postman, look and see, how I mail merged all this stuff with glee!" "Pak pos, tampilan dan lihat, bagaimana saya mail digabung semua hal ini dengan keriangan!" Internet hunts / Internet hunts / Nature / Alam / Computers / Komputer / Puzzles & Projects / Teka-teki & Proyek / Search site / Site map / Cari situs / Peta Situs / Home / Home / Database tips index Database tips indeks All trademarks, copyright and logos belong to their respective owners. Semua merek dagang, hak cipta dan logo milik masing-masing pemilik. 1998 Cynthia O'Hora All rights reserved. Cynthia O'Hora 1998 All rights reserved. Posted 2/1998 by Posted 2 / 1998 oleh Cindy O'Hora Cindy O'Hora All the material in this site is copyrighted and may not be reproduced or distributed, in whole or in part, without the prior written permission of Semua materi dalam situs ini adalah hak cipta dan tidak dapat direproduksi atau didistribusikan, baik seluruhnya atau sebagian, tanpa izin tertulis dari Cynthia O'Hora. Cynthia O'Hora. These restrictions include the use of the materials in an educational setting. Pembatasan ini termasuk penggunaan bahan dalam pengaturan pendidikan. This site is an entirely volunteer effort. Situs ini adalah sepenuhnya upaya sukarelawan. I am not I am not associated with Apple Computers or any of its subsidiaries. Komputer Apple yang berhubungan dengan atau dari anak perusahaan.

Teks asli berbahasa Inggris:

All the material in this site is copyrighted and may not be reproduced or distributed, in whole or in part, without the prior written permission ofSarankan terjemahan yang lebih baik