LPJ KEGIATAN SKB

FAKULTAS KEDOKTERANUNIVERSITAS BRAWIJAYA

KOLEGIUM MAHASISWABADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYAJl. Mayjen Haryono 171 Kampus Sumbersari Malang 65145

Telp. (0341) 569117, 567192 - Fax. (0341) 564755, Email: [email protected]

LPJ KEGIATAN

NAMA KEGIATAN

(HARUS SESUAI DENGAN PROPOSAL)

Tempat kegiatan, tanggal bulan tahun

(NAMA DEPARTEMEN/BIRO)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA

FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2013

Religius, Moralis, Intelek, Profesional




LEMBAR PERSETUJUAN LPJ

Nomor : ......./C-7/Dep/Biro..../BEM FKUB/ bulan (dlm romawi)/tahun

Kode Proker : BEM-NAMA DEPARTEMEN-NO.PROKER

Nama Kegiatan : sesuai judul cover

Kategori : (Intelektual dan Nalar Pikir, Leadership dan Organisasi, Minat dan

Bakat, Kepedulian Sosial, Kesejahteraan Mahasiswa) pilih salah satu

Lingkup : (Tingkat Fakultas, Tingkat Universitas, Tingkat Regional, Tingkat

Nasional, Tingkat Internasional) pilih salah satu

Tujuan : 1. ........................................

2. ........................................

dst.

Sasaran : 1. .............................................

2. ................................................

dst.

Pelaksanaan : tanggal bulan tahun

Tempat : tempat dilaksanakannya kegiatan

Anggaran dana : DIPA : Rp 0.000.000,00+

Total : Rp 0.000.000,00

Malang, tanggal bulan tahun

Menteri Departemen/Ka.biro.............. Ketua Pelaksana

Nama Lengkap Nama Lengkap

NIM. 0000000000 NIM. 000000000000





Sekretaris Umum BEM FKUB Bendahara Umum BEM FKUB

Febrilla Dejaneira Baiq fitria Rahmiati

NIM. 105070100111014 NIM. 105070300111019

Mengetahui,

Pembantu Dekan III FKUB Presiden BEM FKUB

dr. Bambang Prijadi , M S Randika Rea Ariady

NIP. 19520324 198403 1 002 NIM. 105070104121008





BAB I

DESKRIPSI KEGIATAN

1.1 Nama Kegiatan

Nama kegiatan ini adalah “………………………………………………”

1.2 Tema Kegiatan

Tema yang diangkat pada kegiatan ini adalah :

“.....................................................................................................”

1.3 Sasaran Kegiatan dan Kegiatan Umum

1.3.1 Sasaran Kegiatan

1. ....................................................

2. .......................................................

dst

1.3.2 Kegiatan Umum

......................................................................................................................

..................................................................................................................................

.......................................................................

1.4 Pelaksanaan Kegiatan

Hari, Tanggal : .........., ........................

Tempat : .....................................................................................................

1.5 Susunan Kepanitiaan (Lampiran 1)

1.6 Susunan Acara (Lampiran 2)

1.7 SWOT Kegiatan dan POACE Panitia (Lampiran 3)

1.8 Anggaran Dana (Lampiran 4)

1.9 Bukti Pengeluaran (Lampiran 5)

1.10 Ukuran Keberhasilan dan Hasil Kegiatan (Lampiran 6)

1.11 Dokumentasi Kegiatan (Lampiran 7)

1.12 Screenshoot Publikasi (Lampiran 8)

1.13 Rekapitulasi Daftar Hadir Rapat (Lampiran 9)

1.14 Daftar Hadir Acara dan Berita Acara (Lampiran 10)

1.15 Artikel Kegiatan (Lampiran 11)

1.16 Hasil Perhitungan SKK (Lampiran 12)

1.17 Surat Tugas Fakultas (Lampiran 13)





Lampiran 1

SUSUNAN KEPANITIAAN

Pelindung : Dekan FKUB

Dr. dr. Karyono Mintaroem, Sp.PA

Penasihat : Pembantu Dekan III FKUB

dr. Bambang Prijadi, MS

Penanggung Jawab : Presiden BEM FKUB

Randika Rea Ariady (105070104121008)

Steering Committee

1. .............................................. (....................)

2. .............................................. (....................)

3. .............................................. (....................)

4. .............................................. (....................)

5. .............................................. (....................)

Organizing Committee (nama +jumlah sie menyesuaikan kebutuhan)

Ketua : ......................................... (....................)

Wakil Ketua : ......................................... (....................)

Sekretaris : ......................................... (....................)

Bendahara : ......................................... (....................)

Sie ................

Koordinator : .................................... (....................)

Wa. Koordinator : ................................... (....................)

Anggota:

........................................................ (....................)

........................................................ (....................)

........................................................ (....................)

........................................................ (....................)

........................................................ (....................)

........................................................ (....................)





Lampiran 2

SUSUNAN ACARA

(Format bebas, minimal memuat waktu dan kegiatan)





Lampiran 3

SWOT PROGRAM KERJA DAN EVALUASI PANITIA

3.1 SWOT Program Kerja

3.1.1 Ketua Pelaksana

Strength

- Minat mahasiswa yang kuat untuk mengembangkan kemampuan diri (3).

- Dukungan dari departemen kastrat BEM FKUB (4).

- Kerjasama dari panitia yang semuanya alumni SKB tahun 2012 (5).

- Pemateri pemateri yang sangat berpengalaman dibidangnya (5).

Weakness

- Kesadaran mahasiswa akan kebutuhan mengembangkan softskill masih

kurang (4).

- Sampai acara selesai dana dipa belum turun (4).

Opportunity

- Pedaftaran untuk peserta SKB gratis (4).

- Panitia mempunyai relasi dengan kader kader di universitas (3).

Threat

- Jadwal acara pada hari kedua bentrok dengan diklat LAKESMA dan

LSIM (4).

- Jadwal acara sangat mepet dengan jadwal ujian (4).

3.1.2 SC

Strength

- Kerja sama dan kordinasi panitia baik (5).

- Persiapan dan publikasi sudah dilakukan jauh-jauh hari (5).

Weakness

- Kesadaran mahasiswa akan pentingnya acara ini masih kurang (3).

- Banyak form pendaftaran yang tidak kembali (4).

Opportunity

- Tidak ada biaya registrasi (4).

- Panitia mempunyai banyak relasi dengan pemateri dan calon peserta

SKB (4).

Threat





- Acara bentrok dengan acara LAKESMA dan LSIM (5).

- Jadwal acara sangat mepet dengan jadwal ujian (4).

3.2 Evaluasi Panitia

Ketua Pelaksana

- P (Planning)

Berkoordinasi dengan peserta dan panitia SKB 2012.

Mempersiapkan rencana utama dan cadangan untuk pelaksanaan SKB 2013.

Memperhatikan evaluasi SKB tahun lalu.

- O (Organizing)

Membentuk Kepanitiaan yang tediri dari BPH dan sie sie yang diperlukan .

Membagi jobdesk masing masing sie.

Berkoordinasi membuat deadline timeline keseluruhan.

- A (Actuating)

Membantu mempersiapkan semua kebutuhan hari H.

Mengadakan rapat koordinasi dengan BPH untuk menyusun konsep acara.

Mengamati jalannya acara SKB 2013.

- C (Controlling)

Mengadakan rabes untuk memantau perkembangan dan kendala yang ada.

Terus berkomunikasi dengan semua panitia.

Melakukan follow up terhadap semua jobdesk yang sudah dibagi.

- E (Evaluating)

Persiapan agak mendadak karena dana belum turun.

Keseluruhan acara SKB 2013 berjalan lancer walaupun diawal persiapan ruangan

terlalu mendadak karena kekurangan tenaga yang mempersiapkan.

Sekretaris

- P (Planning)

Membantu pembuatan proposal.

Pembuatan surat izin .

Pembuatan notulensi rapat.

- O (Organizing)

Pembagian job desk.

Koordinasi dengan sie lain (kestari).





Membawahi sie Kesekretariatan.

Koordinasi dengan Ketua Pelaksana dalam penentuan waktu serta tempat rapat.

- A (Actuating)

Ada beberapa panitia yang tidak dapat hadir saat acara.

Ada kendala memastikan jumlah peserta Sekolah Kader Bangsa.

Melihat dan memantau progress kerja masing-masing sie tiap kali rapat besar dan

waktu acara berlangsung.

Mengadakan kesepakatan bersama seluruh panitia terhadap solusi yang diajukan.

- C (Controlling)

Follow up jobdesk tiap sie.

Mengontrol dan mengawasi kerja tiap-tiap sie dengan mengadakan rapat besar

minimal satu kali seminggu.

- E (Evaluating)

Terjadi overlap jobdesk karena kekurangan beberapa fasil ada yang tidak hadir.

Mengadakan rapat evaluasi seluruh panitia dan SC setelah selesai acara.

Dalam menjalankan jobdesk dan timeline dari tiap sie ada yang tidak sesuai target

waktu karena kondisi diluar dugaaang menjadi kendala terhadap kegiatan.

Bendahara

- P (Planning)

Membuat total anggaran dana SKB 2013.

Membuat anggaran dana untuk tiap sie untuk keperluan SKB 2013.

- O (Organizing)

Mengadakan rapat anggaran tentang anggaran dana maing-masing sie.

Mengadakan rapat koordinasi dengan BPH untuk menyusun konsep acara.

- A (Actuating)

Mengamati jalannya acara SKB 2013 yang berkaitan dengan kebutuhan dana tiap

sie.

Mengadakan evaluasi terkait kebutuhan dana tiap sie.

- C (Controlling)

Semua panitia bisa bekerja sama dengan baik dalam penganggaran dan pengeluaran

dana.

Peserta bisa mengikulti acara dengan baik dan penuh perhatian terhadap materi

yang diberikan.





- E (Evaluating)

Dana Dipa belum turun bahkan sampai dihari H, hal ini menyebabkan kesulitan

dalam pelaksanaan SKB 2013.

Pengeluaran anggaran dana juga sesuai dengan dana yang dianggarkan walaupun

ada beberapa untuk keperluan yang berbeda.

Sie Kestari

- P (Planning)

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

- O (Organizing)

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

- A (Actuating)

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

- C (Controlling)

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

- E (Evaluating)

........................................................................................................................................

........................................................................................................................................

Sie Acara

- P (Planning)

Merencanakan tema dan konsep acara.

Membuat roundown dan timeline acara.

Membuat tata tertib dan peraturan untuk peserta.

Membuat standart penilaian untuk peserta sekolah kader bangsa.

- O (Organizing)

Seluruh panitia saling membantu untuk kelancaran acara seperti mempersiapkan

tempat, barang keperluan, dan sebagainya.

- A (Actuating)

Ada beberapa acara yang tidak sesuai dengan roundown karena peserta telat datang.

Lebih sedikit peserta karena berbenturan dengan acara lain di fakultas.

Banyak peserta yang datang telat, sedangkan pemateri datang tepat waktu.





- C (Controlling)

Koordinasi dengan humas untuk memastikan pemateri.

Mengubah roundown dan berkoordinasi dengan PJ hari.

- E (Evaluating)

Koordinasi lebih ditingkatkan lagi.

Aktif mencari peluang waktu.

Menyelaraskan tujuan dan target pencapaian.

Sie Humas

- P (Planning)

- O (Organizing)

- A (Actuating)

- C (Controlling)

- E (Evaluating)

Sie PDDM

- P (Planning)

Pembagian jobdesk.

Penyelenggaraan rapat dan berkoordinasi dengan sie yang lain.

Mendesain pin, sertifikat, bloknote untuk peserta dan panitia SKB.

Mendesain wallpaper SKB.

Menjadi operator presentasi selama SKB dilaksanakan.

Mendesain spanduk / backdrop selama SKB dilaksanakan.

Mengedit video promosi SKB.

Menampilkan wallpaper SKB ketika SKB di sampaikan.

Menyiapkan camera digital minimal 2 buah untuk pendokumentasian waktu acara.

Menyiapkan video ice breaking dan musik insrumental.

- O (Organizing)

Staff di bagi menjadi 2 orang.

Pembagian jobdesk di lakukan ketika semua staff telah terkumpul.

Setiap 1 staff selalu mendapatkan jobdesk min 1.

Cek dan follow up terakhir kesiapan dan perlengakapan sebelum acara di mulai.

Mengirimkan desain pin, sertifikat, bloknote kepada sie kestari.

Mengirimkan ukuran desain foto dan nametag kepada panitia pusat.

- A (Actuating)

Rapat eksternal dengan semua sie dan BPI .





Rabes internal dengan para staff PDDM.

Menampilkan wallpaper yang telah di desain selama SKB.

Memutarkan musik instrumental selama SKB berlangsung.

Pendokumentasian pada setiap agenda yang berlansung selama acara.

Mengatur tampilan lay out dan menayangkan presentasi yang di lakukan selama

acara.

Memasang backdrop / spanduk yang telah di buat.

Membuat video promo SKB untuk publikasi ke semua jurusan di FKUB.

Menampilkan video ice breaking.

- C (Controlling)

Progress report dari tiap staff melaporkan setiap seminggu sekali.

Mengecek ulang tiap seluruh panitia dalam pengumpulan foto yang formal maupun

nonformal.

Follow up tentang kesiapan para staff PDDM dalam tanggung jawab jobdesknya

masing- masing.

Kontrol seluruh sound system, laptop, wallpaper, camdig dan perlengkapan yang

lain selama acara SKB berlangsung.

- E (Evaluating)

Pada saat Rabes 1 dan 2 dilaksanakan tidak seluruh staff datang.

Desain bloknote dan sertifikat yang tidak sesuai karena kesalahan pada tanggal.

Pada saat Ratek hanya 2 staff yang tidak dapat hadir, karena ada rapat dengan

pusat.

Sie Perlengkapan

- P (Planning)

Mendata keperluan perlatan Perlengkapan H-2 minggu.

Menyelesaikan kebutuhan peralatan maksimal H-1 hari.

Menyediakan segala macam keperluan penunjang hari H.

Seluruh staff datang lebih awal untuk persiapan.

- O (Organizing)

Keperluan perlengkapan sudah terdata.

Pembagian tugas (PJ) perhari.

Pembagian tugas menyediakan peralatan.

- A (Actuating)

Keperluan acara baru bisa diselesaikan H- beberapa jam.





Segala keperluan acara sudah tersedia.

- C (Controlling)

Menghubungi PJ untuk segera menyelesaikan tugasnya.

Membangunkan staff untuk datang lebih awal.

- E (Evaluating)

Ada beberapa perlengkapan yang sudah dipakai tidak digunakan.

Masih ada staff yang terlambat sehingga persiapan terhambat.

Sie Konsumsi

- P (Planning)

Menyedikan makanan yang lezat, nikmat dan bergizi.

Menyediakan makanan tepat waktu.

Mencukupi semua kebutuhan makanan saat acara.

- O (Organizing)

Membagi panitia sie konsumsi menjadi PJ: Novi PJ makanan panitia, Ani: PJ

makanan peserta, Tika: PJ kue pemateri.

- A (Actuating)

Konsumsi datang tepat waktu tetapi jumlah konsumsinya selalu berlebih karena

jumlah peserta dan panitia yang tidak hadir banyak.

- C (Controlling)

Melakukan rapat-rapat dan komunikasikan terkait menu, pemesanan dll.sehingga

saat hari H tidak ada kesulitan.

- E (Evaluating)

Untuk mengantisipasi jumlah konsumsi yang berlebih seharusnya panitia

menjarkom terlebih dahulu siapa yang bisa hadir dan untuk peserta mungkin bisa

saat publikasi dijelaskan juga kriteria kelulusan sehingga peserta tahu dan dapat

memaksimalkan kehadirannya di acara SKB.





Lampiran 4

(Lihat file “Sosialisasi Perpajakan” untuk format keuangan yg kena pajak)

ANGGARAN DANA

4.1 PEMASUKAN

4.1.1 DIPA Rp..............,00

TOTAL PEMASUKAN Rp.............,00

4.2 PENGELUARAN (nama+jumlah sie menyesuaikan kebutuhan)

4.2.1 Sie …………..

4.2.1.1........................................ Rp ...........,00

4.2.1.2 ........................................ Rp ...........,00

4.2.1.3 ........................................ Rp ...........,00

4.2.1.4 ........................................ Rp ...........,00

4.2.1.5 ........................................ Rp ........... ,00

Total Rp ...........,00

4.2.2 Sie ……

4.2.2.1 ........................................ Rp ...........,00

4.2.2.3 ........................................ Rp ...........,00

4.2.2.3 ........................................ Rp ........... ,00

Total Rp ...........,00

4.2.3 Sie ……………

4.2.3.1 ........................................ Rp ...........,00

4.2.3.2 ........................................ Rp ...........,00

4.2.3.3 ........................................ Rp ........... ,00

Total Rp ...........,00

4.2.4 Sie ……………

4.2.4.1 ........................................ Rp ........... ,00

Total Rp ...........,00

4.2.5 Sie …………..

4.2.5.1 ........................................ Rp ...........,00





4.2.5.2 ........................................ Rp ........... ,00

Total Rp ...........,00

TOTAL PENGELUARAN Rp ...............,00

Lampiran 5

(Lihat file “Sosialisasi Perpajakan” untuk format keuangan yg kena pajak) Lampiran ini

dikosongi saat diletakkan di dropbox dan dilengkapi pada saat LPJ telah dinomeri dan

dicetak

BUKTI PENGELUARAN

4.2.1.1 (boleh tulisan tangan, index harus sesuai dengan pengeluaran lampiran 4)

4.2.1.2……………………………..

Dan seterusnya disesuaikan, dan diurutkan sesuai dengan pengeluaran di lampiran 4

dengan angka nominal yang sama persis atau dilebihkan berupa pembulatan.

Jika berupa kwitansi yang tidak mungkin distempel, maka kwitansi yang ditempel diberi

nama lengkap bendahara bersangkutan, dan ditandatangani oleh orang yang menerima

langsung, bukan panitia.

Contoh:


Berupa nota/kuitansi

Nota/ bukti pengeluaran/kwitnsiTidak boleh dilipat

Nota harus disertai stempel toko yang bersangkutan

Berupa nota/kuitansi

Nota/ bukti pengeluaran/kwitnsiTidak boleh dilipat

Nota harus disertai stempel toko yang bersangkutan




Sudah diterima dari : Lelita Nur Ayu (Bendahara kegiatan……..)

Uang sejumlah ……..

Untuk pembayaran : jasa kebersihan dll

Ttd

Pak……

Lampiran 6

UKURAN KEBERHASILAN DAN HASIL KEGIATAN

6.1 TOLAK UKUR KEBERHASILAN

(berupa paragraf desktiptif yang mengulas tolak ukur keberhasilan yang telah

dicantumkan pada proposal, sudah tercapai ataukah belum.)………………………......

……………………………………………………………………………………………

6.2 GRAFIK KEBERHASILAN

(berupa grafik yang menggambarkan tentang ukuran keberhasilan kegiatan dengan

beberapa variable. Misalnya: persen kehadiran, prestasi, ketercapaian master piece dll)

………………………………..…………………………………………………………

6.3 HASIL KEGIATAN / TINDAK LANJUT KEGIATAN

6.3.1 HASIL KEGIATAN (lampirkan sertifikat, penghargaan,dll, bila ada. Lampirkan

bukti pencapaian instrumen indikator keberhasilan, lampiran poin ini tidak dimasukkan

saat file diletakkan di dropbox dan baru dilengkapi saat LPJ telah dinomeri dan dicetak )

......................................................................................................................

......................................................................................................................

......................................................................................................................

......................................................................................................................

......................................................................................................................

6.3.2 REKAP LEMBAR KUISIONER PROKER EVENT

(Setiap proker yang telah selesai diadakan menyebar kuisioner atau angket kepeda peserta

suatu program kerja yang dibuat dan dimodifikasi sendiri oleh setiap kepanitiaan. Hasil

rekapannya nanti dimasukkan di dalam LPJ bisa dalam bentuk grafik, maupun rekap

jawaban. Kumpulan kuisioner atau angket tidak termasuk dalam arsip, kumpulan kuisioner

harus ditelakkan dalam kantong plastic dan distaples, dilampirkan saat pengumpulan LPJ

ke rak BEM. Konten yang harus ada:

a. Mengenai kebermanfaatan proker.





Contoh : Apakah anda merasakan manfaat dari proker ini? atau Apakah menurut

anda proker ini bermanfaat untuk kolegium FKUB? Dan modifikasi pertanyaan

lainnya.

b. Mengenai keberlanjutan proker.

Contoh : Apakah proker ini perlu diadakan tahun kepengurusan selanjutnya?

Perlu/Biasa saja/Ragu-ragu/Tidak Perlu

c. Saran dan Kritik (dari peserta)

6.3.3 TINDAK LANJUT KEGIATAN

(tidak lanjut setelah kegiatan, bersifat realistis, dan dapat dilihat secara

kualitatif dan kuantitatif)





Lampiran 7

DOKUMENTASI KEGIATAN


Foto minimal 3, ukuran bebas, dicetak langsung di kertas ini




Lampiran 8

SCREENSHOOT PUBLIKASI

(minimal 1 screenshoot)

Contoh:





Lampiran 9

REKAP DAFTAR HADIR RAPAT

BPI

No Nama NIM Jabatan Rapat

Koordinas

i 1

Rabes 1 Rapat 2 Rabes 2 dst

Sie Kestari

Sie PDDM

Dst.





Lampiran 10

DAFTAR HADIR ACARA DAN BERITA ACARA

berupa presensi. Boleh asli, scanning, atau fotocopy, saat hari H acara.

Berita Acara boleh diketik atau tulisan tangan (ditempel), minimal memuat seperti contoh

dibawah ini.

Misal:

DAFTAR HADIR PESERTA XXXXX

Tanggal : 1 Januari 2012

Tempat: RK. 2.2 Faal FKUB

Waktu: 15.00 – 16.00 WIB

NO NAMA NIM JURUSAN JAM DATANG TTD

BERITA ACARA KEGIATAN XXXXX

Hari ke 1

Tanggal : 1 Januari 2012

Tempat : Oval GPP lantai 3

Waktu : 07.00-16.00 WIB

Deskripsi : (gambaran deskriptif ttg hari H, meliputi kendala dan solusi secara

umum, hasil yang sudah dicapai dan yang belum dicapai)

Ketua Pelaksana

(disertakan ttd kapel)

Nama Lengkap

NIM. 000000000000000

dst . sebanyak jumlah hari H acara yang diadakan





Lampiran 11

ARTIKEL KEGIATAN

(Wajib menuliskan artikel mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan)





HASIL PERHITUNGAN SKK

diisi oleh Biro Administrasi BEM, dengan syarat mengirimkan file Rekapitulasi Jam Kerja

(RJK) bersamaa dengan mengirimkan file LPJ. dan akan dikembalikan berupa SKK LPJ

fix





Surat Tugas Fakultas

(wajib dilampirkan. Dan bukan surat tugas dari BEM)





Sertifikat

(untuk program kegiatan yang memiliki sertifikat yang harus di tandatangani oleh Presiden

BEM, wajib disertakan saat LPJ masuk ke rak LPJ fix di ruang BEM)


LPJ KEGIATAN SKB

Documents

Transcript of LPJ KEGIATAN SKB