1

1

LEMBARAN DAERAH KABUPATEN PURWAKARTA

NOMOR : 9 TAHUN 2009 SERI D

PERATURAN DAERAH KABUPATEN PURWAKARTA

NOMOR : 9 TAHUN 2009

TENTANG

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGANPEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BUPATI PURWAKARTA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraanadministrasi Pemerintahan di Daerah, arsipmerupakan bagian bahan pertanggungjawabannasional yang harus dipelihara dan diamankanuntuk bahan bukti dan bahan penelitian;

b. bahwa berdasarkan ketentuan pasal 3 huruf yPeraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor 7Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan YangMenjadi Kewenangan Pemerintahan KabupatenPurwakarta, penyelenggaraan kearsipan adalahkewenangan pemerintahan;

2

2

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimanahuruf a dan b di atas dipandang perlu mengaturtentang Penyelenggaraan Kearsipan diLingkungan Pemerintah Kabupaten Purwakartadengan Peraturan Daerah;

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 4Tahun 1968 tentang Pembentukan KabupatenPurwakarta dan Kabupaten Subang denganmengubah Undang-Undang Nomor 14 Tahun1950 Pembentukan Daerah-daerah KabupatenDalam Lingkungan Propinsi Jawa Barat (LNRITahun 1968 Nomor 31, TLNRI Nomor 2851);

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 7Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok-PokokKearsipan (LNRI Tahun 1971 Nomor 32, TLNRINomor 2964);

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana (LNRITahun 1981 Nomor 76, TLNRI Nomor 3209);

4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 8Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan (LNRITahun 1997 Nomor 18, TLNRI Nomor 3674);

5. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentangPemerintahan Daerah (LNRI Tahun 2004 Nomor125, TLNRI Nomor 4438), sebagaimana telahbeberapa kali diubah, terakhir dengan Undang–Undang Nomor 12 Tahun 2008 TentangPerubahan Kedua atas Undang – Undang Nomor32 Tahun 2004 Tentang Pemerintahan Daerah(LNRI Tahun 2008 Nomor 59, TLNRI Nomor4855);

3

3

6. Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979,tentang Penyusutan Arsip (LNRI Tahun 1979Nomor 51, TLNRI Nomor 3151);

7. Peraturan Pemerintah Nomor 27 Tahun 1983tentang Pelaksanaan Kitab Undang-UndangHukum Acara Pidana (LNRI Tahun 1983 Nomor36, TLNRI Nomor 3258);

8. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999tentang Tata Cara Penyerahan dan PemusnahanDokumen Perusahaan (LNRI Tahun 1999 Nomor194, TLNRI Nomor 3912);

9. Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999tentang Tata Cara Pengalihan DokumenPerusahaan ke dalam Mikro Film atau MediaLainnya dengan legalisasi (LNRI Tahun 1999Nomor 195, TLNRI Nomor 3913);

10. Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 1999tentang Rumpun Jabatan Fungsional PegawaiNegeri Sipil;

11. Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor7 Tahun 2008 tentang Urusan Pemerintahan YangMenjadi Kewenangan Pemerintahan KabupatenPurwakarta;

12. Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor9 Tahun 2008 tentang Pembentukan SekretariatDaerah dan Sekretariat DPRD;

13. Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor10 Tahun 2008 tentang Pembentukan DinasDaerah;

4

4

14. Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor11 Tahun 2008 Tentang Pembentukan LembagaTeknis Daerah;

15. Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor11 Tahun 2008 Tentang Organisasi Kecamatandan Kelurahan di Lingkungan PemerintahanKabupaten Purwakarta;

16. Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor3 Tahun 2005 tentang Tata Cara PembentukanPeraturan Daerah ;

17. Peraturan Daerah Kabupaten Purwakarta Nomor 1Tahun 2008 tentang Pokok-pokok PengelolaanKeuangan Daerah sebagaimana telah diubahdengan Peraturan Daerah Kabupaten PurwakartaNomor 1 Tahun 2009.

Dengan Persetujuan Bersama

DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATENPURWAKARTA

dan

BUPATI PURWAKARTA

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAANKEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAHKABUPATEN PURWAKARTA

5

5

BAB IKETENTUAN UMUM

Pasal 1

Dalam Peraturan Daerah ini yang dimaksud dengan :

1. Daerah adalah Kabupaten Purwakarta;

2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Purwakarta;3. Bupati adalah Bupati Purwakarta;

4. Kantor adalah Kantor Arsip Daerah Kabupaten Purwakarta;

5. Kepala Kantor adalah Kepala Kantor Arsip Daerah KabupatenPurwakarta;

6. Organisasi Perangkat Daerah adalah Organisasi Perangkat Daerahdi Lingkungan Pemerintah Kabupaten Purwakarta;

7. Badan adalah sekumpulan orang dan atau modal yang merupakankesatuan baik yang melakukan usaha maupun yang tidakmelakukan usaha yang meliputi Perseroan Terbatas, PerseroanKomanditer, Perseroan lainnya, BUMN atau BUMD dengan namadan dalam bentuk apapun, Firma, Kongsi, Dana PensiunPersekutuan, Perkumpulan, Yayasan, Organisasi Massa, OrganisasiSosial atau Organisasi yang sejenis, lembaga, bentuk usaha tetapdan bentuk badan lain;

8. Arsip adalah : a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-

lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentukcorak apapun baik dalam keadaan tunggal maupunberkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

6

6

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badanswasta dan/atau perorangan, dalam keadaan tunggal maupunberkelompok, dalam pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

c Dokumen Perusahaan adalah data , catatan, dan atauketerangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaandalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis diataskertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corakapapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar.

9. Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsungdalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupankebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsungdalam penyelenggaraan administrasi negara;

10. Arsip Dinamis Aktif yang selanjutnya disebut arsip aktif adalaharsip dinamis yang secara langsung terus menerus diperlukan dandipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara;

11. Arsip Dinamis In-Aktif yang selanjutnya disebut arsip in-aktifadalah arsip dinamis yang frekuwensi penggunaannya untukpenyelenggaraan administrasi negara sudah menurun;

12. Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsunguntuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan padaumumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasinegara;

13. Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan padakegunaanya bagi kepentingan pengguna arsip;

14. Retensi Arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsipatas dasar nilai guna yang terkandung didalamnya;

7

7

15. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisikan tentang jangkawaktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedomanpenyusutan arsip;

16. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan caramemindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna dan menyerahkanarsip statis ke Kantor Arsip Daerah.

BAB IIPENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Bagian PertamaTujuan

Pasal 2

Tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah untuk menjaminkeselamatan bahan pertanggungjawaban Pemerintah Kabupatensebagai bagian pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan berkehidupan kebangsaan serta untukmenyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatanPemerintah Daerah.

Pasal 3

Untuk mewujudkan tujuan kearsipan sebagaimana dimaksud dalampasal 2 Peraturan Daerah ini, Bupati berkewajiban:

a. Membentuk lembaga yang menangani kearsipan di lingkunganPemerintah Daerah dan Unit-unit kerja kearsipan pada instansi-instansi;

b. Mengangkat tenaga-tenaga fungsional Arsiparis termasukdidalamnya pengaturan tentang pemberian tunjangan biayaoperasional dan pembinaan karier Arsiparis;

8

8

c. Menyelenggarakan pendidikan kearsipan;

d. Menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai standarisasiperalatan kearsipan;

e. Menyediakan dana untuk penyelenggaraan kearsipan termasukdidalamnya menyediakan ganti rugi arsip yang bernilaipertanggungjawaban bagi Pemerintah Daerah dan Negara yangmasih berada pada penguasaan perorangan atau Badan Swasta;

f. Menetapkan dan melaksanakan sistem kearsipan yang serasiterpadu dengan Sistem Kearsipan Nasional;

g. Menetapkan jadwal retensi arsip;

h. Melakukan penelitian dan pengembangan kearsipan;

i. Memberikan kesejahteraan kepada tenaga kearsipan sesuaidengan tugas dan fungsi dalam lingkungan Satuan Kerja PerangkatDaerahnya.

j. Melakukan sosialisasi dalam rangka menumbuhkan budaya tertibarsip di Kabupaten Purwakarta;

k. Membina dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan dalamrangka mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang mampumenghimpun, memelihara, menyelamatkan dan mengamankanbahan pertanggungjawaban nasional;

Pasal 4

(1) Setiap Organisasi Perangkat Daerah wajib menyelenggarakankearsipan sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya masing-masing berdasarkan kepada Peraturan Daerah ini;

(2) Setiap aparatur wajib memahami melaksanakan dan mentaatiperaturan kearsipan yang berlaku sebagai suatu kewajiban yangmelekat pada pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya dalammenjalankan Pemerintahan;

9

9

(3) Setiap orang, Organisasi Perangkat Daerah, instansi, lembaga,badan swasta, organisasi dan atau suatu perkumpulan wajibmentaati peraturan kearsipan yang berlaku, dalam setiappermintaan layanan informasi, dan berbagai bentuk pelayananlainnya dari Pemerintah Daerah;

(4) Setiap instansi, badan swasta, masyarakat yang memiliki arsipyang informasinya bernilai pertanggungjawaban nasional tentangPenyelenggaraan Pemerintah dan Kehidupan Kelembagaan, sertayang bernilai sejarah wajib menyerahkan arsip tersebut kepadalembaga kearsipan yang dibentuk Pemerintah Daerah;

Bagian KeduaFungsi Arsip

Pasal 5

Arsip berfungsi sebagai sumber informasi yang dipergunakan baiksecara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan perencanaan,pelaksanaan, penelitian, evaluasi dan pengembangan penyelenggaraanpemerintah serta penyelenggaraan kehidupan berbangsa danbernegara.

Pasal 6

Arsip berdasarkan fungsi dan nilai gunanya dikelompokkan menjadiArsip Dinamis dan Arsip Statis.

Bagian KetigaTanggung Jawab Satuan Kerja Perangkat Daerah

dalam Penyelenggaraan Kearsipan

Pasal 7

(1) Arsip aktif dikelola dan diamankan oleh unit pengolah padainstansi sesuai tugas pokok dan fungsinya.

10

10

(2) Arsip dinamis yang sudah tergolong arsip in-aktif dipilih dan dinilaioleh Organisasi Perangkat Daerah masing-masing sesuai nilaigunanya dan dipindahkan kepada kantor Arsip.

(3) Arsip yang sudah tergolong sebagai arsip statis dilakukanpemilihan dan penilaian berdasarkan nilai guna arsip yangterkandung didalamnya oleh kantor Arsip sebagaimana dimaksudpada ayat (2) diatas dan selanjutnya dikonsultasikan ke ArsipNasional Republik Indonesia untuk penyimpanan dan pengelolaanselanjutnya.

BAB IIIRUANG LINGKUP PENGELOLAAN KEARSIPAN

Pasal 8

Pengelolaan meliputi :

a. Pengelolaan arsip dinamis yang terdiri dari pengelolaan arsip aktifdan arsip in aktif.

b. Pengelolaan arsip statis.

c. Pemeliharaan prasarana dan sarana kearsipan.

d. Pemberdayaan arsip.

e. Penelitian dan pengembangan kearsipan.

Pasal 9

Pengelolaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pasal 7 ayat (1)Peraturan Daerah ini, dilaksanakan oleh unit pengolah yang meliputikegiatan :

a. Penciptaan naskah dinas.

b. Pengurusan naskah dinas.

c. Penataan berkas.

11

11

d. Penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan naskah dinas.

e. Pelayanan arsip dengan memperhatikan sifat-sifat kerahasiaanarsip atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 10

(1) Pengelolaan arsip in-aktif di unit kearsipan Satuan Kerja PerangkatDaerah meliputi kegiatan:

a. Penyeleksian arsip in aktif.

b. Penataan arsip in aktif.

c. Penyusutan arsip yang meliputi pemilahan arsip, penilaian danpenyerahan arsip in aktif yang meliputi masa simpan diatasretensi 10 tahun ke lembaga kearsipan daerah sertapemusnahan arsip yang tidak bernilai guna.

(2) Pengelolaan arsip in aktif pada lembaga kearsipan meliputikegiatan :

a. Penerimaan, pengumpulan dan penataan arsip in aktif.

b. Pemeliharaan, perawatan dan penyelamatan arsip in aktif.

c. Penyusutan arsip yang meliputi pemilahan arsip, penilaianarsip dan pemusnahan arsip.

d. Pelayanan informasi teknis kearsipan dan pelayanan informasiarsip in aktiif dalam batas-batas wewenang yang tidakbertentangan dengan peraturan perundang-undangan sertamemperhatikan arsip-arsip yang bersifat rahasia.

(3) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud ayat (1) dan (2) pasal iniharus dilaksanakan secara profesional, agar dengan penyusutanarsip tersebut tidak mengakibatkan hambatan bagi kelancaranpenyelenggaraan pemerintahan dan hilangnya barang buktisebagai bahan pertanggungjawaban sebagai akibat penghapusanarsip, dengan berlandaskan kepada :

a. Tujuan kearsipan;

12

12

b. Nilai guna arsip yang terkandung dalam arsip yangbersangkutan bagi kepentingan Pemerintah, Badan Swastadan atau pelayanan kepada masyarakat;

c. Jadwal retensi arsip; d. Peraturan perundang-undangan yang ada kaitannya dengan

arsip yang dinilai; e. Kaitan arsip tersebut dengan arsip lain yang masih bernilai

guna; f. Penyelamatan dam pelestarian arsip oleh para pejabat atau

instansi terkait mengenai keberadaan arsip tersebut dalamkaitannya dengan pembuktian;

g. Pendapat ilmuwan apabila diperlukan.

Pasal 11

(1) Penyelenggaraan kearsipan pada Perusahaan Daerah dilaksanakansesuai dengan peraturan kearsipan bagi Organisasi PerangkatDaerah dan peraturan khusus tentang Dokumen Perusahaan.

(2) Dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud ayat (1) pasal initerdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya.

(3) Kegiatan kearsipan pada Perusahaan Daerah meliputi penciptaanarsip :

a. Pembuatan catatan dari penyimpanan dokumen perusahaan; b. Pengalihan bentuk dokumen perusahaan dan legalisasi; c. Pemindahan, penyerahan dan pemusnahan dokumen

perusahaan.

(4) Teknis pengelolaan kearsipan pada Perusahaan Daerah sebagaipelaksanaan ayat (1), (2) dan (3) pasal ini diatur tersendiridengan Peraturan Bupati.

13

13

BAB IVPENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP

Pasal 12

Untuk terpeliharanya bahan-bahan pertanggungjawabanpenyelenggaraan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan, dilakukanupaya-upaya penyelamatan dan pelestarian arsip.

Pasal 13

Penyelamatan dan pelestarian arsip sebagaimana dimaksud pasal 12Peraturan Daerah ini antara lain meliputi penyelamatan arsip-arsip yangberkaitan dengan perubahan sistem pemerintahan, pembentukan danpenghapusan kelembagaan, peristiwa-peristiwa lainnya yang bersifatperubahan mendasar dalam penyelenggaraan pemerintahan dankehidupan kebangsaan yang bernilai sejarah bagi Pemerintah Daerah,Negara dan Bangsa.

Pasal 14

Penyelamatan dan pelestarian arsip yang bernilai strategis nasional danatau yang lingkupnya nasional dilaksanakan sesuai peraturanperundang-undangan yang berlaku.

BAB VKEPEGAWAIAN

Pasal 15

(1) Pegawai yang menangani kearsipan terdiri dari pejabat fungsionalarsiparis dan non arsiparis.

(2) Arsiparis diangkat dan disumpah oleh pejabat yang berwenangsesuai prosedur berdasarkan peraturan perundang-undangan yangberlaku.

14

14

Pasal 16

(1) Arsiparis adalah Pegawai Negeri Sipil yang diberi tugas, tanggungjawab,wewenang dan hak secara penuh oleh pejabat yangberwenang untuk melakukan kegiatan kearsipan pada instansiPemerintah, termasuk kegiatan mengurus, memberkaskan danmengelola arsip-arsip aktif dan in-aktif.

(2) Syarat-syarat pengangkatan arsiparis sebagaimana dimaksud ayat(1) pasal ini, sebagai berikut :

a. Berijazah Program D. III di bidang kearsipan atau;

b. Berijazah serendah-rendahnya SMA atau sederajat GolonganII/b dan Program D. II dibidang ilmu lain, setelah yangbersangkutan tamat mengikuti pendidikan dan atau latihandalam bidang kearsipan yang ketentuan dan petunjukteknisnya ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional RepublikIndonesia;

c. Setiap unsur Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP.3)sekurang-kurangnya bernilai baik dalam 2 (dua) tahunterakhir.

(3) Untuk menetapkan jabatan Arsiparis sebagaimana dimaksuddalam ayat (1) Pasal ini digunakan angka kredit yang berasal daripendidikan formal dan kedinasan kegiatan kearsipan,pengembangan profesi kearsipan dan penunjang kegiatankearsipan.

(4) Perpindahan Pegawai Negeri Sipil dari satu jabatan ke dalamjabatan Arsiparis dilakukan secara selektif dengan ketentuanbahwa disamping harus memenuhi syarat sebagaimana ditentukandalam ayat (1) dan ayat (2) Pasal ini, diharuskan pula memilikipengalaman dibidang kearsipan sekurang-kurangnya 2 (dua)tahun dan sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun sebelum batasusia pensiun berdasarkan peraturan perundang-undangan yangberlaku.

15

15

(5) Perpindahan Pegawai Negeri Sipil dan jabatan fungsional Arsipariske jabatan lain harus dilaksanakan secara selektif.

Pasal 17

(1) Arsiparis sebagaimana dimaksud pada Pasal 15 dan 16 PeraturanDaerah ini, selain mendapat tunjangan jabatan fungsional yangditetapkan, diberi pula tunjangan daerah.

(2) Pegawai Kearsipan Non Arsiparis diberikan tunjangan daerah.

(3) Tunjangan sebagaimana dimaksud ayat (1) dan (2) Pasal ini,diatur lebih lanjut dengan Peraturan Bupati.

Pasal 18

Arsiparis yang diangkat dalam jabatan struktural, melepaskan jabatanfungsionalnya sebagai Arsiparis, selama yang bersangkutan mendudukijabatan struktural.

Pasal 19

Bupati menetapkan prosedur dan tata cara penilaian angka kredit bagiArsiparis sebagai dasar pertimbangan kenaikan pangkat denganmemperhatikan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pasal 20

Selain ketentuan-ketentuan yang bersifat khusus bagi Arsiparis, berlakujuga seluruh peraturan kepegawaian bagi Pegawai Negeri Sipil.

16

16

BAB VIPEMBINAAN DAN PENGAWASAN

Pasal 21

(1) Kantor melakukan pembinaan kearsipan kepada semua instansidan unit kerja dilingkungan Pemerintah Kabupaten Purwakarta.

(2) Kepala Instansi atau unit kerja wajib melaksanakan pembinaankearsipan dilingkungan instansi atau unit kerja masing-masing.

Pasal 22

Untuk dapat mengamankan arsip-arsip Satuan Kerja Perangkat Daerahdan Desa sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari bahanpertanggungjawaban nasional dalam batas-batas kewenangannya,mengadakan koordinasi dan hubungan fungsional serta pembinaankearsipan kepada Satuan Kerja Perangkat Daerah dan Desa.

Pasal 23

Pengawasan pelaksanaan kearsipan dilaksanakan oleh Satuan KerjaPerangkat Daerah, fungsional penyelenggaraan sesuai peraturanprundang-undangan.

BAB VIIKETENTUAN PIDANA

Pasal 24

(1) Barang siapa dengan sengaja memiliki dan menyimpan arsipsebagaimana dimaksud pasal 1 angka 7 huruf a dan pasal 4 ayat(4) peraturan daerah ini tanpa hak dan tidak segera menyerahkanarsip tersebut kepada Pemerintah Daerah, dapat diancam denganhukuman sesuai peraturan perundang-undangan.

17

17

(2) Barang siapa memberitahukan hal-hal tentang isi naskah yangsepatutnya harus dirahasiakan kepada pihak ketiga, dipidanasesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

BAB VIIIKETENTUAN PENUTUP

Pasal 25

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundanganPeraturan ini dengan penempatannya dalam Lembaran DaerahKabupaten Purwakarta.

Ditetapkan di Purwakarta Pada tanggal 18 Mei 2009

BUPATI PURWAKARTA,

Ttd

DEDI MULYADI

Diundangkan di Purwakarta Pada tanggal 20 Mei 2009

SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN PURWAKARTA

DRS. H. MAMAN ROSAMA,KM.MMLEMBARAN DAERAH KABUPATEN PURWAKARTA NOMOR 9 TAHUN 2009 SERI D

18

18

PENJELASANATAS

PERATURAN DAERAH KABUPATEN PURWAKARTA

NOMOR : 9 TAHUN 2009

TENTANG

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGANPEMERINTAH KABUPATEN PURWAKARTA

I. UMUM

Pokok-pokok kearsipan telah diatur dalam Undang-undangnomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan danPeraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.Untuk ketaatan dalam pelaksanaannya perlu diatur lebih lanjutpengaturannya dalam Peraturan Daerah. Dengan pengaturan dalamPeraturan Daerah dimaksudkan agar pelaksanaan peraturan tersebutdilaksanakan secara konsisten, sehingga diharapkan kedudukan, perandan fungsi arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, sumberpenelitian, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi danpengembangan penyelenggaraan Pemerintah dapat diwujudkan dengansebaik-baiknya.

Dalam Peraturan Daerah ini selain diatur mengenai kedudukanarsip sebagai dokumen penyelenggaraan Pemerintah, ruang lingkupkegiatan, juga diatur mengenai sumber daya manusia, peralatan,pembiayaan dan sistem serta sanksi bagi para pelanggar atau yangmenyalahgunakan arsip tersebut sehingga berakibat kerugian bagiseseorang, sesuai badan, aparatur atau negara pada umumnya.Penataan, pengamanan, penilaian dan konservasi arsip memerlukankeahlian pemanfaatan hasil-hasil teknologi tinggi dengan segalakonsekuensinya dilihat dari berbagai aspek.

19

19

Kearsipan tidak hanya merupakan kewajiban Instansi khususkearsipan melainkan semua Instansi yang telah dibentuk baik olehPemerintah maupun swasta bahkan pemahamannya danpengamanannya harus dilakukan pula oleh masyarakat agar tidakterjadi penyalahgunaan pemanfaatan informasi, sekalipun dalam eraketerbukaan dan pelayanan optimal kepada masyarakat. Untuk itumaka sosialisasi kearah pembudayaan arsip perlu ditangani lebihintensif, berkesinambungan dan menyeluruh.

Berkembangnya teknologi informasi tidak menghilangkankewajiban Instansi, badan swasta atau masyarakat untuk menyimpanarsip-arsip asli sebagai bahan pembuktian di Lembaga Peradilan danbahan pertanggungjawaban nasional. Dalam Peraturan Daerah inidiatur pula kewajiban Instansi, badan swasta, masyarakat yangmemiliki arsip-arsip yang informasinya bernilai pertanggungjawabannasional termasuk di dalamnya yang mengandung nilai-nilai sejarah,untuk segera menyerahkan ke Arsip Nasional atau melalui LembagaKearsipan yang terdekat.

II. PASAL DEMI PASAL

Pasal 1

Istilah-istilah dalam pasal ini, dimaksud untuk mencegah timbulnyasalah tafsir dan salah pengertian dalam memahami danmelaksanakan pasal-pasal yang bersangkutan sehingga tidak terjadikesalah pahaman.

Pasal 2 Cukup jelas

Pasal 3a. Pasal ini mengatur tentang kewajiban Bupati untuk membentuk

Lembaga yang bertugas mengkoordinasikan, mengumpulkan,mengelola, melaksanakan pembinaan, melaksanakan pelatihansumber daya manusia maupun penanggung jawab kearsipan

20

20

dalam rangka pengamanan arsip-arsip yang mengandung bahanpertanggungjawaban nasional termasuk kerjasama dengan ArsipNasional. Kelembagaan dimaksud telah dibentuk KabupatenPurwakarta Nomor 11 Tahun 2008 Tentang PembentukanLembaga Teknis Daerah, sedangkan di Sekretariat Daerah, Dinasdan Lembaga pada saat ditetapkannya Peraturan Daerah inibelum ada unit kerja khusus yang menangani kearsipansehingga arsipnya masih tergolong sebagai Arsip Dinamis Aktif.Dengan tidak adanya unit kerja khusus atau setidak-tidaknyapejabat fungsional arsiparis, dapat terjadi kemungkinanhilang/rusaknya arsip, serta penyalahgunaan arsip. Oleh karenaitu pasal 3 huruf a ini memotivasi Bupati untuk melaksanakanPembentukan Lembaga Unit-unit Kearsipan dan Unit-unitPengolah di Instansi,

b. Cukup jelas

c. 1. Pendidikan Teknis Fungsional Kearsipan; 2. Memberikan kesempatan tugas belajar pada kursus-kursus

kearsipan, sekolah kearsipan, D 3 kearsipan dan pendidikankearsipan lain yang lebih tinggi.

d. Cukup jelas.

e. Cukup jelas.

f. Yang dimaksud dengan penyelenggaraan sistem kearsipan yangserasi dan terpadu dengan Sistem Kearsipan Nasional adalahbahwa Sistem Kearsipan Kabupaten harus mengacu kepadaSistem Kearsipan Nasional.

g. Penetapan jadwal retensi arsip yang didasarkan kepada nilai gunaarsip, harus memperhatikan berbagai peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam kaitan kedudukan PemerintahDaerah sebagai Daerah Otonom dan pelaksanaan tugas Bupatisebagai Kepala Daerah.

21

21

h. Kearsipan merupakan kegiatan yang harus didukung semua pihakyaitu pencipta arsip, pengelola dan pengguna arsip baik aparaturmaupun masyarakat. Oleh karena itu untuk tercapainya tujuankearsipan harus dilakukan upaya-upaya penelitian mengenaikendala, masalah, tuntutan pengguna arsip, perkembanganteknologi administrasi dan lain-lain untuk perkembangan metodeserta pengelolaannya.

i. Kesejahteraan para pengelola kearsipan harus dipertimbangankandengan memperhatikan segi bobot tanggung jawab, frekuensidan sifat kegiatannya antara pengelola di lembaga kearsipan dandi unit-unit pengolah pada Instansi untuk memberikan motivasi kearah peningkatan kinerja kearsipan.

j. Sosialisasi harus dilaksanakan sesuai metode-metode yang tepatdengan melibatkan semua pihak baik Instansi, Organisasi,Kelompok-kelompok masyarakat secara intensif dan efisien.

k. Cukup jelas.

l. Cukup jelas.Pasal 4

Ayat (1)Penyelenggaraan kearsipan harus disadari sebagai suatukewajiban yang melekat yang tidak dapat dipisahkandengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi setiapaparatur dan organisasi dalam mencapai visi dan misinyaberdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Ayat (2)Begitu pula para pengguna jasa kearsipan harusmengetahui tata tertib dan aturan-aturan kearsipan yangberlaku di Pemerintah dan organisasi serta menyadarisepenuhnya bahwa penyalahgunaan kearsipan akanberakibat pengenaan sanksi.

22

22

Ayat (3) Cukup jelas Ayat (3)

Aparatur Pemerintah Masyarakat dan semua pihak harusmenyadari bahwa arsip-arsip yang informasinyamengandung nilai pertanggungjawaban nasional harusdiamankan dan diserahkan kepada Lembaga kearsipan.

Pasal 5 Pasal ini mewajibkan kepada semua Instansi untuk senantiasa

memfungsikan serta menggunakan arsip dalam menyusunperencanaan, menetapkan langkah-langkah operasional, berbagaikegiatan penelitian dan pengembangan penyelenggaraanpemerintah dan kehidupan kebangsaan. Untuk terwujudnya kondisitersebut maka Lembaga dan unit kerja kearsipan wajib mengolaharsip dengan tepat dan sebaik-baiknya agar mampu memberikanlayanan informasi.

Pasal 6 Cukup jelas

Pasal 7Ayat (1)

Lembaga dan unit kerja kearsipan serta seluruh Instansipada umumnya wajib mengelola kearsipan sesuaiwewenang dan jenis arsipnya. Melaksanakan secarakonsisten mekanisme kerja kearsipan sesuai prosedur dantata kearsipan yang berlaku

Ayat (2) Cukup jelasAyat (3) Cukup jelas

23

23

Pasal 8

Ruang lingkup kearsipan merupakan satu kesatuan yang harusdilaksanakan seutuhnya secara bertahap dibawah koordinasi Bupatiatau Lembaga kearsipan yang pelaksanaannya didesentralisasikansesuai sifat dan jenis kegiatannya.

Pasal 9 Cukup jelas

Pasal 10

Cukup jelas

Pasal 11Ayat (1) Cukup jelasAyat (2) Cukup jelasAyat (3) Cukup jelasAyat(4)

Teknis penyelenggaraan kearsipan pada BUMD diatur lebihlanjut oleh Bupati dengan memperhatikan prinsip-prinsipyang diatur dalam Peraturan Daerah ini, Undang-undangNomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan,Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang TataCara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan,dan Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentangTata Cara Penyerahan Dokumen Perusahaan ke dalamMikro Film atau Media lainnya dengan legislasi sertaperaturan-peraturan lainnya yang menyangkut perusahaandan atau BUMD.

24

24

Pasal 12Penyelamatan dan pelestarian sebagaimana dimaksud pasal inidiperlukan tindakan dan langkah-langkah kongrit sebagai berikut :a. Penyelamatan arsip dalam rangka mencegah hilang atau

rusaknya arsip atau penyalahgunaan arsip oleh pihak-pihakyang tidak bertanggung jawab.

b. Penyelamatan dan pelestarian fisik arsip dengan menggunakansarana teknologi dengan tetap menjamin terpeliharanyakerahasiaan dan keaslian arsip.Penyelamatan dan pelestarian arsip perlu langkah-langkah proaktif dari semua pihak.

Pasal 13Perubahan sistem pemerintah, peristiwa-perestiwa yang terjadi danperubahan kelembagaan mencerminkan dinamika pemerintahdalam mencapai tujuan negara. Perubahan-perubahan tersebutmengandung sejarah dan pertanggungjawaban yang dapatdigunakan sebagai sumber penelitian dalam upaya penyempurnaansistem pemerintah yang lebih baik yang lebih berdaya guna danberhasil guna.

Pasal 14Cukup Jelas

Pasal 15Ayat (1) Cukup Jelas

Ayat (2) Cukup Jelas

Pasal 16Ayat (1) Cukup Jelas

25

25

Ayat (2) Cukup JelasAyat (3) Cukup Jelas

Ayat (4) Cukup Jelas

Ayat (5) Cukup Jelas

Pasal 17Ayat (1)

Untuk meningkatkan kinerja arsiparis, selain mendapattunjangan Fungsional Arsiparis, Pemerintah Daerahmenetapkan pula pemberian tunjangan daerah bagiarsiparis yang besarnya disesuaikan dengan kemampuankeuangan daerah.

Ayat (2)Mengingat pengelolaan kearsipan tidak hanya dilaksanakanoleh arsiparis, namun dilaksanakan pula oleh parapengelola yang tidak berstatus arsiparis, maka kepadapengelola non arsiparis tersebut perlu untuk diberikantunjangan pengelolaan arsip atas beban APBD.

Ayat (3) Cukup jelas.

Pasal 18Cukup Jelas

Pasal 19Cukup Jelas

Pasal 20 Cukup Jelas

26

26

Pasal 21 Ayat (1) Cukup Jelas Ayat (1) Cukup jelas

Pasal 22Pembinaan dimaksud dilaksanakan oleh Lembaga KearsipanKabupaten dan khusus untuk arsip in-aktif pembinaan dilakukanbersama-sama arsip nasional dalam rangka pengamanan danpenyerahan arsip statis ke arsip Nasional.

Pasal 23Instansi fungsional pengawasan yang dimaksud adalah OPD yangmempunyai Tugas Pokok Pengawasan yang dibentuk melaluiPeraturan Daerah mengawasi ketentuan terhadap pelaksanaansistem kearsipan, pegawai, peralatan maupun pembiayaan dalamrangka penyelenggaraan kearsipan.

Pasal 24 Cukup jelas

Pasal 25Cukup Jelas

LEMBARAN DAERAH KABUPATEN PURWAKARTA NOMOR 9 TAHUN 2009 SERI D