a. Manajemen Kefarmasian

1. Drug Management Cycle

Pengelolaan obat di apotek merupakan salah satu unsur penting dalam fungsi

manajerial apotek karena ketidakefisienan pengelolaan obat akan memberikan dampak

negatif terhadap apotek dari segi ekonomi. Pengelolaan di Apotek UII Farma sesuai

dengan siklus Drug Management Cycle (DMC) mulai dari perencanaan, pengadaan,

penerimaan, pendistribusian, dan penggunaan obat. pengelolaan obat di apotek memiliki

perbedaan dengan pengelolaan obat di rumah yaitu tidak adanya proses seleksi.

a. Selection

Selection adalah proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan,

identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan

memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar

obat. Penentuan seleksi obat merupakan peran aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan

Terapi (PFT) untuk menetapkan kualitas dan efektifitas, serta jaminan purna transaksi

pembelian (No 1197 th 2004). Secara umum, di apotek tidak ada proses seleksi karena

seleksi hanya diadakan pada menajemen pengelolaan obat di rumah sakit. Begitu pun

pengelolaan obat di Apotek UII Farma tidak dilakukan seleksi obat. Hal ini disebabkan

karena proses seleksi harus ada referensi daftar obat, misalnya Formularium Rumah Sakit

atau Daftar Obat Esensial Nasional. Selain itu proses menurut UU No xxx bahwa proses

seleksi dilakukan oleh Panitia Farmasi dan Terapi (PFT), sedangkan di apotek terutama

Apotek UII Farma itu sendiri tidak terdapat PFT.

b. Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga dalam

rangka pengadaan dengan tujuan mendapatkan jenis dan jumlah yang sesuai dengan

kebutuhan dan anggaran, serta menghindari kekosongan obat dengan metode yang dapat

dipertanggungjawabkan. Sebelum diadakan pengadaan obat, alat kesehatan, dan Bahan

Medis Habis Pakai (BMHP) perlu adanya perencanaan dengan baik agar nantinya dapat

menjaga ketersediaan obat dengan baik. Tujuan perencanaan adalah tersedianya obat

dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan dengan mutu

obat terjamin dan obat dapat diperoleh pada saat diperlukan.

Perencanaan di Apotek UII Farma dilakukan setiap minggu setiap hari Senin dan

Kamis dengan membuat laporan defecta dengan periode 1 bulan sebelumnya. Laporan

defecta di print setiap minggunya untuk perencanaa 1 bulan ke depan. Selain perencanaan

mingguan, di Apotek UII dilakukan perencanaan harian. Perencanaan harian dilakukan

ketika minimal stok barang sesuai dengan safety stocknya, hal ini bertujuan untuk

menjaga kekosongan 1 hari sebelumnya dari barang yang terjual di apotek. Metode

perencanaan yang digunakan di Apotek UII Farma adalah:

1. Konsumsi

Metode konsumsi di Apotek UII Farma dilakukan berdasarkan pengeluaran barang

periode sebelumnya. Data konsumsi obat, alat kesehatan, ataupun BMHP

dikelompokkan berdasarkan kelompok obat dengan fast moving dengan slow moving.

Data konsumsi di Apotek UII Farma dilihat dari penjualan 1 bulan sebelumnya untuk

obat, alat kesehatan, ataupun BMHP. Barang yang perencanaannya dilakukan dengan

metode konsumsi ini mayoritas adalah barang yang tidak disertai dengan data

epidemiologi, seperti: vitamin, makanan, minuman, dan kosmetik.

2. Kombinasi

Metode kombinasi dilakukan berdasarkan kombinasi pola konsumsi dan pola

penyakit atau pengobatan kasus. Contoh: pada bulan tertentu sedang terjadi musim

pancaroba sehingga banyak pasien terserang sakit batuk dan flu, maka Apotek UII

Farma akan menyimpan obat batuk dan flu yang diminati pelanggan dalam jumlah

yang banyak.

3. Just In Time

Metode perencanaan just in time adalah pembelian tanpa ada perencanaan

sebelumnya dan dilakukan atas permintaan pelanggan. Hal tersebut dilakukan untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan dalam jangka waktu pendek, atau ada pesanan

obat/barang dengan harga mahal dan jarang dibutuhkan, serta memilik expired date

(ED) pendek, seperti: Prontosan gel yang digunakan untuk lupa pasien Diabetes

Mellitus (DM). Metode just in time yang dilakukan di apotek uii bertujuan untuk

mencegah terjadinya stok berlebih agar ada keseimbangan antara jumlah obat dan

permintaan dari pasien. Apabila terjadi kelebihan stok, maka biaya yang akan

dikeluarkan akan menjadi lebih besar.

Perencanaan di Apotek UII Farma tidak terlepas dari dokumentasi. Dokumentasi

perencanaan di Apotek UII Farmas adalah:

1. Laporan defecta

Laporan defecta digunakan untuk mencatat nama obat atau barang yang habis dan

untuk merencanakan order obat yang akan dibeli. Keuntungan laporan defecta, yaitu

dapat sekaligus mengecek barang dan stock barang, menghindari terlewatnya

pemesanan kembali suatu barang, sehingga ketersediaan barang di apotek dapat

terkontrol dan untuk mempercepat proses pemesanan. Barang yang dicatat dalam

laporan defecta yaitu :

a. Obat yang menipis di bawah safety stock

b. Obat yang habis/stok kosong

c. Obat yang diminta oleh customer

d. Obat yang jumlahnya menipis dan Obat yang habis/stok kosong.

2. Laporan persediaan barang, baik obat, alat kesehatan, maupun BMHP

3. Surat Pesanan (SP)

Blangko surat pesanan digunakan untuk memesan barang yang habis atau menipis.

Komponen yang terdapat dalam surat pesanan, yaitu:

a. Nama apotek

b. Nomor SIA

c. Alamat apotek

d. Tanggal pesanan

e. Nomor surat pesanan

f. PBF yang dituju

g. Alamat dan nomor telepon PBF

h. Nama pesanan obat/barang

i. Jumlah barang yang dipesan

j. Satuan barang

k. Tanda tangan APA beserta SIPA

c. Pengadaan

Pengadaan barang dilakukan setiap hari sesuai dengan kebutuhan. Pengadaan

dilakukan berdasarkan perencanaan yang telah dibuat dan disesuaikan dengan anggaran

keuangan yang ada. Pengadaan barang meliputi proses pemesanan, pembelian, dan

penerimaan barang. Pengadaan di Apotek UII Farma dilakukan pada hari Selasa, Rabu

dan Kamis dengan membuat surat pesanan. Metode pengadaan yang digunakan di Apotek

UII Farma yaitu:

1. Pengadaan Jumlah Terbatas

Apotek UII Farma lebih sering melakukan pengadaan barang dengan

pembelian terbatas. Metode ini digunakan untuk pembelian obat – obat atau alat

kesehatan yang bersifat slow moving dan memiliki harga yang relatif mahal, seperti :

tensimeter digital, seretide, simbicort dan obat TBC.

Pembelian dengan metode ini dilakukan dalam jumlah terbatas untuk

memenuhi kebutuhan jangka waktu pendek dan untuk memenuhi safety stock.

Metode pembelian tersebut dipilih untuk mencegah over stock sehingga antara barang

dan permintaan seimbang. Pengadaan terbatas dilakukan pada barang yang sudah

habis atau hampir habis, anggaran yang tersedia terbatas dan frekuensi kedatangan

sales ke apotek tinggi.

2. Pengadaan Terencana

Pengadaan berencana dilakukan berdasarkan penjualan perminggu atau

perbulan. Metode ini biasanya digunakan pada pengadaan barang khusus untuk obat-

obat yang harganya mahal, termasuk ke dalam fast moving atau sering digunakan.

Contoh barang di Apotek UII Farma dengan pengadaan terencana adalah Viostin DS,

Imboost Force.

3. Pengadaan Spekulasi

Pengadaan spekulasi dilakukan pada barang yang akan ada kenaikan harga

dibulan berikutnya, barang dengan riwayat kekosongan dalam jangka waktu lama di

PBF dan barang dengan penawaran khusus seperti ada bonus atau diskon dengan

syarat pembelian jumlah tertentu. Pemesanan ke PBF dilakukan setiap hari melalui

telepon. Metode spekulasi digunakan untuk obat yang harganya mahal tapi tidak

cepat keluar (slow moving) yang digunakan tetapi harus ada.

Selain pengadaan melalui pemesanan ke PBF, Apotek UII Farma juga

melakukan pengadaan dengan sistem konsinyasi. Konsinyasi adalah penitipan barang

dari distributor untuk dijual di apotek sehingga yang dibayarkan oleh apotek hanyalah

barang yang terjual, sedangkan sediaan farmasi yang tidak terjual dapat dikembalikan

lagi kepada distributor. Syarat barang yang bisa dijual dijual dengan pengadaan

konsinyasi adalah produk yang dijual harus legal dengan disertai no registrasi dari

BPOM, dari petugas apotek harus memutuskann berapa banyak yang boleh dititipkan.

Untuk awal pengadaan barang biasanya dalam jumlah yang sedikit, misalnya

sebanyak 2 atau 3 barang, hal ini untuk menghindari dead stock. Setiap barang yang

masuk dengan pengadaan dengan konsinyasi menggunakan nota yang baru. Contoh

sediaan farmasi dalam bentuk konsinyasi yang ada di Apotek UII Farma adalah madu

dan jamu atau herbal. Pengelolaan barang dengan sistem konsinyasi akan lebih

menguntungkan dikarenakan apotek tidak perlu mengeluarkan dana untuk membeli

barang, barang yang tidak laku bukan merupakan suatu kerugian bagi apotek dan

akan membuat apotek terlihat lebih lengkap. Kerugian dari sistem konsinyasi ini

adalah adanya risiko kehilangan. Jika ada barang yang hilang maka apotek harus

mengganti barang tersebut.

Beberapa hal yang dipertimbangan dalam pengadaan barang di Apotek UII

Farma adalah:

a. Laporan defecta

Apotek UII Farma melakukan pengadaan barang disesuaikan dengan

daftar obat yang harus segera diisi dengan melihat laporan defecta karena barang

yang kosong atau hampir habis, anggaran yang tersedia dan harga yang

ditawarkan (adanya diskon, bonus dll). Laporan ini terdapat di dalam Sistem

Informasi Manajemen Apotek UII yaitu IAAS (Integrated Apotek Application

System).

b. Sisa stok barang

Di Apotek UII Farma untuk sisa stok diusahakan tidak sampai habis karena butuh

waktu untuk pengadaan selanjutnya.

c. Pemilihan PBF

1) Legalitas PBF dilihat dari aspek legalitas dari faktur pajak yang terstandar,

NPWP, alamat dan penanggung jawab PBF

2) Reputasi PBF

3) Service meliputi :

a. Frekuensi kedatangan sales ke apotek, serta ketepatan dan kecepatan

pengiriman barang.

b. Diskon atau bonus.

c. Jangka waktu pembayaran.

d. Kemudahan pemesanan.

e. Untuk obat-obat yang kadaluarsa dapat dikembalikan.

f. Kualitas dan kuantitas barang.

Pembayaran atas pembelian barang di Apotek UII Farma dilakukan dengan 2

metode:

a) Cash On Delivery (COD)

Metode tersebut dilakukan dengan cara pembayaran ketika barang datang,

berlaku untuk obat golongan narkotika dan obat lainnya sesuai kesepakatan dengan

PBF. Contoh PBF dengan pembayaran cash diskon yaitu AAM, APL, Mandiri Prima

Medika, Parit Padang, Enseval, BSP, Langkah Insani, dan Asa Mulia. Tujuan

dilakukannya pembayaran cash yaitu untuk menurunkan resiko pekerjaan bagian

keuangan.

b) Kredit

Pembayaran dengan kredit dilakukan dengan sistem pembayaran tempo

tertentu selama 14, 21 atau 30 hari. Jangka waktu tertentu mengikuti ketentuan dari

PBF. PBF dengan pembayaran kredit, yaitu : AMS, IF, KF, DNR, Brataco dan

Merapi.

Langkah-langkah pembelian perbekalan farmasi di Apotek UII Farma adalah

sebagai berikut :

1. Pengecekan barang

Pengecekan dan pencatatan barang habis dalam laporan defecta dilakukan setiap

hari. Obat–obat yang belum tersedia di apotek tetapi sudah ada permintaan dan

sudah diresepkan oleh dokter juga ditulis dalam buku penolakan obat.

2. Pemesanan

Pemesanaan dilakukan dengan melihat barang yang habis atau hampir habis dan

berpedoman pada laporan defecta. Pemesanan ditandatangani oleh APA disertai

nama dan cap apotek. Surat Pemesanan dibuat rangkap 2, yaitu lembar pertama

untuk PBF dan lembar kedua untuk apotek. Pemesanan obat narkotika dan

psikotropika dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

Prinsip pembelian barang di Apotek UII Farma yaitu :

a. Berasal dari sumber yang resmi.

Terdapat faktur pembelian, faktur, pajak, dan lain-lain.

b. Macam dan jumlah barang yang dibeli disesuaikan dengan kondisi keuangan dan

kategori arus barang, termasuk fast moving atau slow moving.

c. Kondisi yang menguntungkan yaitu pertimbangan pemilihan PBF (ketersedian

barang, kualitas barang, harga yang ditawarkan, ketepatan waktu pengiriman,

waktu jatuh tempo pembayaran, pemberian diskon dan bonus, kesesuaian antara

barang yang diterima dengan syarat pesanan, serta sikap positif distributor sangat

diperhatikan dan menjadi pertimbangan dalam memilih supplier).

d. Penerimaan Barang

Apotek UII Farma melakukan penerimaan barang di sertai dengan dokumen

pendukung berupa faktur (tanda terima). Faktur minimal 2 rangkap, untuk PBF dan

arsip apotek. Ketika melakukan penerimaan barang dilakukan pengecekan barang

datang, yaitu meliputi: nama barang, jumlah, jenis sediaan, waktu kadaluarsa, dan

nomor batch, serta kesesuaian barang yang dipesan dengan barang datang. Barang

yang sudah dipesam tetapi tidak terpenuhi maka dimasukan ke daftar obat tidak

datang. Pengecekan disertai dengan pengecekan kondisi fisik barang, kemudian faktur

ditandatangani oleh Apoteker disertai dengan nama terang, nomor SIK, tanggal dan

cap apotek. Kemudian apotek menerima 1 lembar salinan arsip faktur yang telah

ditandatangani. Penerimaan barang secara cash faktur yang diambil oleh apotek

adalah faktur asli dan tembusan serta diberi cap lunas, sedangkan untuk kredit hanya

tembusan yang diambil yang telah ditandatangan oleh Apoteker serta cap apotek.

Kemudian data faktur dimasukkan ke SIM Apotek.

SOP pembelian barang di Apotek UII Farma sebagai berikut :

1) Pengecekkan dan pencatatan barang habis

2) Pemesanan kepada PBF

3) Penerimaan barang disertai faktur

4) Faktur ditandatangani oleh Apoteker

5) Arsip faktur disimpan

6) Data faktur dientry ke komputer

e. Distribution

Barang yang sudah sesuai dengan faktur dan dalam keadaan kondisi fisik baik,

selanjutnya barang diletakkan ke dalam rak/etalase barang atau buffer stock yang

sesuai. Jika barang yang dipesan dalam jumlah yang banyak maka disimpan di

gudang obat Apotek UII Farma. Pendistribusian obat Apotek UII Farma kepada

konsumen meliputi penjualan obat bebas/HV (obat tanpa resep), penjualan OWA, dan

penjualan obat berdasarkan resep.

Sistem distribusi di Apotek UII Farma menggunakan sistem FIFO (First In

First Out), yaitu barang yang datang lebih awal dikeluarkan terlebih dahulu, serta

sistem FEFO (First Expired First Out), yaitu barang dengan waktu kadaluarsa lebih

dekat yang dikeluarkan terlebih dahulu. Hal tersebut bertujuan untuk meminimalkan

barang kadaluarsa yang dapat mengakibatkan kerugian pada apotek.

f. Penyimpanan

Penyimpanan barang di Apotek UII Farma ditempatkan pada rak-rak barang dan

sisanya akan diletakkan di buffer stock dan di gudang. Penyimpanan obat di Apotek UII

Farma dilakukan dengan cara :

1) Obat–obat bebas dan bebas terbatas diletakkan di lemari bagian depan sedangkan

obat keras diletakkan di bagian dalam apotek. Obat disusun berdasarkan alfabetis dan

kelas farmakoterapi seperti obat sistem gastrointestinal dan hepatobilier,

kardiovaskular dan hepatopoetik, antialergi, analgesik-antiinflamasi, kortikosteroid,

syaraf, pernafasan, flu dan batuk, dan lain-lain.

2) Dikelompokkan berdasarkan bentuk sediaan, seperti tablet, salep kulit, salep mata,

tetes mata, sirup dan injeksi.

3) Obat-obat yang harus disimpan dalam suhu dingin 20C - 80C disimpan dalam lemari

es, seperti krim kecantikan dan insulin.

4) Alat-alat kesehatan, seperti spuit injeksi, infus, dan obat dengan sediaan injeksi

dikelompokkan di lemari tersendiri serta ada yang diletakkan di etalase luar seperti

masker dan sarung tangan.

5) Narkotika disimpan dalam lemari khusus yang terbuat dari kayu, terdiri dari dua pintu

yang memiliki kunci berlainan dan terletak ditempat yang aman, yakni di bagian

dalam (belakang) apotek yang tidak dapat dilihat oleh pasien secara langsung,

sehingga penyimpanan narkotika tersebut telah sesuai dengan persyaratan yang ada.

Contoh obat narkotika yang ada di Apotek UII adalah Codein 10 mg.

6) Psikotropika disimpan dalam lemari penyimpanan tersendiri terpisah dengan obat-

obat lain dan ditandai dengan lambang psikotropika. Contoh: Alprazolam 0,5 mg,

Amitriptyline 25 mg, Analsik, Braxidin, Clobazam 10 mg, Danalgin, Diazepam 2 mg,

Phenobarbital 30 mg, Proneuron, Sanmag, Valisanbe 2 mg dan Valisanbe 5 mg.

Khusus narkotika dan psikotropika disertai pencatatan manual dengan kartu stok.

Kartu tersebut diletakkan di samping setiap macam obat yang sudah masuk di sirkulasi

apotek. Kartu stok ini digunakan sebagai kontrol sehingga harus diisi setiap obat masuk

dan keluar sehingga mempermudah untuk mengetahui tanggal dan jumlah pemasukan

dan pengeluaran barang. Hal tersebut perlu dilakukan mengingat obat-obat tersebut

rawan untuk disalahgunakan serta alasan lain yaitu sering dilakukan pemeriksaan

kesesuaian antara kartu stok dengan fisik barang pada saat inspeksi dari balai POM.

Tidak hanya obat narkotika dan psikotropika yang dilakukan pencatatan secara

manual, tetapi obat tertentu juga dilakukan pencatatan manual, seperti tremenza.

Penyimpanan barang-barang selain obat seperti embalase (kantong plastik obat, botol,

sendok, etiket dan kertas puyer) disimpan dalam rak tersendiri. Sistem penyimpanan

obat/barang menggunakan komputerisasi untuk mengetahui tempat penyimpanan dan

jumlah obat/barang yang tersisa.

Kontrol persediaan barang dilakukan dengan penetapan safety stock yang

bertujuan untuk menghindari kekosongan barang, walaupun telah dilakukan penetapan

safety stock kekosongan barang masih terjadi, hal tersebut terjadi karena keterlambatan

pengiriman barang dari PBF atau stok barang di PBF kosong. Salah satu cara untuk

mengatasi kekosongan adalah malakukan pembelian ke apotek lain untuk memenuhi

kebutuhan pasien (nempil).

Indikator Inventory yang dilakukan oleh Apotek UII yaitu melihat kesesuaian

jumlah stok (jumlah fisik dengan SIM Apotek), dilakukan setiap 1 minggu sekali dengan

cara melakukan sampling stok untuk melihat kesesuaian jumlah stok dalam bentuk

prosentase. Target prosentase kesesuaian yaitu > 80%.

b. Supporting Manajemen

Apotek UII Farma merupakan bagian dari PT. Unisia Polifarma yang memberikan

pelayanan penuh kepada pasien selama 24 jam. Karyawan yang bekerja setiap hari dibagi

menjadi tiga shift yaitu shift pagi, shift siang, dan shift malam. Shift pagi dimulai pada pukul

07.00-15.00 WIB, shift siang dimulai pada pukul 15.00-22.00 WIB, sedangkan untuk shift

malam dimulai pada pukul 22.00-07.00 WIB. Untuk setiap shiftnya, minimal terdapat 1

orang apoteker yang bertugas memberikan pelayanan kepada pasien.

a. Organisasi

Stuktur organisasi memberikan gambaran tentang pemisahan kegiatan pekerjaan

dengan jelas antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan

fungsi dibatasi. Organisasi dikatakan baik jika memiliki struktur, tujuan, yang saling

berhubungan satu bagian dengan bagian yang lain untuk mengkoordinasikan bagian di

dalamnya. Apotek UII Farma merupakan bagian dari PT Unisia Polifarma yang memiliki

struktur organisasi yang memberikan batas-batas tanggung jawab yang jelas bagi seluruh

personel yang ada dalam struktur organisasi PT Unisia Polifarma. Struktur organisasi dari

PT. Unisia Polifarma yaitu:

KOMISARIS Drs. Anwar Fauzi, Apt.

DIREKTUR dr. MTS. Darmawan,

Sp.A

WAKIL DIREKTUR Novi Dwi R., S. Si., Apt.

Ka. BAG. ADM & KEU Dian Priuntari, S. Farm.,

Apt.

Ka. BAG. LOGISTIK Nining I, S. Farm.,

Apt.

Ka. BAG. HUMAS & PROMOSI

Maulana T., M. Sc., Apt.

Ka. BAG. PELAYANAN

Arifi Bhakti S., Apt.

Ka. SEKSI SDM & UMUM

Junaedi

Gambar 2. Bagan Struktur Organisasi PT Unisia Polifarma

PT. Unisia Polifarma saat ini dipimpin oleh Direktur yaitu dr. MTS. Darmawan,

Sp A. yang bertanggung jawab kepada komisaris yaitu Drs. Anwar Fauzi, Apt. Direktur

membawahi 1 wakil direktur yaitu Novi Dwi Rugiarti.,S.Si., Apt. Wakil direktur

membawahi 4 bagian yaitu :

1) Kepala bagian Administrasi dan Keuangan dijabat oleh Dian Priuntari, S. Farm, Apt.

2) Kepala bagian Logistik dijabat oleh Nining Islamiyarsih, S.Farm., Apt.

3) Kepala bagian Humas dan Promosi dijabat oleh Maulana T., N. Sc., Apt.

4) Kepala bagian SDM Pelayanan dijabat oleh Arivi Bhakti Sinatria, S. Farm., Apt.

dimana membawahi Seksi SDM dan Umum yang dijabat oleh Junaedi.

Job Description karyawan yang berlaku di Apotek UII Farma adalah sebagai berikut :

1) Apoteker Pengelola Apotek (APA)

a) Melakukan pekerjaan kefarmasian pada saat shift yang dijalani

b) Mengkoordinasi pekerjaan kefarmasian semua tenaga kefarmasian di apotek

c) Melakukan koordinasi pengadaan, penyimpanan, pengendalian persediaan,

pelayanan apotek

d) Membuat rencana program kerja apotek bulanan & tahunan

e) Membuat rencana pengembangan apotek

f) Membuat Job Description untuk Apoteker pendamping dan Asisten Apoteker

g) Membuat jadwal kerja tenaga kefarmasian dan OB yang membantu apotek

h) Membuat SPO semua kegiatan administrasi dan pelayanan apotek

i) Mengendalikan pelaksanaan program kerja apotek sesaui RKAP Perusahaan

j) Melakukan pengelolaan NAPZA (cek stok, mengarsipkan resep tiap hari, tiap

bulan dan tahun, serta register dan laporan)

k) Mengkoordinasi pelaksanaan pendidikan di apotek.

2) Apoteker Pendamping

a) Bertanggung jawab terhadap pelayanan kefarmasian di apotek pada saat shift yang

dijalani

b) Membimbing PKPA Apoteker Muda

Apoteker Pendamping Bagian Keuangan:

a) Membuat pengajuan dana untuk kebutuhan perusahaan setiap minggu

b) Melakukan dan mengkoordinasi semua pembayaran hutang dagang dan biaya

operasional perusahaan

c) Mempersiapkan rapat-rapat perusahaan

d) Memindahkan faktur-faktur hutang yang sudah terbayar ke faktur lunas

e) Menyusun faktur-faktur lunas per bulan dan mengarsipkan pertahun per PBF

f) Membuat laporan liran petty cash setiap bulan kepada Manager Administrasi dan

Keuangan (melakukan posting pembelian)

g) Melakukan koordinasi membuat tagihan piutang kepada customer

h) Melakukan kontrol dan mengadministrasi pembayaran piutang perusahaan.

Apoteker Pendamping Bagian Pengadaan :

a) Melakukan cek stok barang tiap hari

b) Melakukan rekomendasi order ke PBF

c) Membuat data tagihan setiap bulan dan melaporkan ke bagian keuangan untuk

penagihan piutang

d) Mengarsipkan arsip-arsip penagihan

e) Melakukan cek obat ED/hampir ED dan menyiapkan untuk retur ke PBF

f) Melakukan cek laporan pembelian yang sudah dientri

g) Melakukan cek penjualan tiap hari (nomor resep, memasukkan customer)

h) Mengarsipkan resep dan struk bebas tiap hari, tiap bulan dan tahun

i) Membuat rekap jumlah pasien

j) Melakukan posting penjualan dan membuat laporan hasil penjualan apotek setiap

bulan

k) Menaikkan harga obat bila ada kenaikan harga dari PBF.

b. Sistem Informasi Manejemn (SIM)

Apotek UII Farma saat ini telah memiliki Sistem Informasi Manajemen (SIM)

yaitu dengan menggunakan Software program IAAS (Integrated Apotek Application

System). IAAS sudah diaplikasikan di Apotek UII Farma sejak tahun 2006. Setiap

pelayanan obat dapat dilakukan dengan cepat dan tepat karena sistem program IAAS

sudah menyimpan data yang diperlukan untuk pelayanan di apotek. IAAS merupakan

sistem aplikasi yang bertujuan untuk :

1) Memaksimalkan waktu dan biaya dalam mengentri dan menghitung data yang sama

sehingga waktu dan biaya yang ada tidak terbuang dan semakin besarnya lahan bisnis

apotek maka sudah tidak layak lagi penanganan secara manual karena pasti

membutuhkan karyawan yang lebih yang tentunya berakibat pada membengkaknya

biaya operasional.

2) Menangani bidang usaha apotek secara lengkap dan terintegrasi (terpadu) seperti data

penjualan, pembelian, persediaan, serta laporan-laporan.

3) Mengontrol sistem persediaan dan mencegah permasalahan expired yang sering

dialami apotek sehingga mengakibatkan kerugian yang cukup signifikan

4) Memfokuskan agar Apoteker Pengelola Apotek (APA) dapat lebih berkonsentrasi

kepada pengembangan usaha, pemasaran, pelayanan pelanggan dan lainnya.

5) Pengganti dari aplikasi yang berjalan secara parsial, yang mengakibatkan banyak

waktu dan biaya yang terbuang karena harus berkali-kali mengentry dan menghitung

data yang sama.

6) Mempermudah dalam analisa, baik dalam analisa penjualan, pembelian, persediaan,

dengan laporan-laporan yang akurat dan representatif.

7) Mempermudah dalam penyusunan laporan keuangan karena didalamnya telah

memuat form laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, laporan piutang, dan

laporan hutang dagang.

Keuntungan yang diperoleh dengan adanya program IAAS yaitu :

1) Keamanan data, karena untuk mengoperasikan SIM tersebut pengguna diwajibkan

mempunyai password dan otorisasi ditentukan untuk masing-masing pengguna.

2) User friendly, yaitu penyajian dan penggunaan yang mudah dipahami dan digunakan,

sehingga tidak membutuhkan waktu lama untuk menguasai aplikasi tersebut.

3) Kontrol data yang cukup baik, sehingga meminimalisir kesalahan entry bagi

pengguna.

4) Disertai analisa keuangan yang menampilkan rasio-rasio keuangan.

5) Pada saat retur pembelian, sistem sudah otomatik menampilkan nomor invoice

supplier, sehingga sangat membantu karena tidak perlu bersusah payah mencari file

pembelian.

6) Adanya sistem yang memuat data-data pasien pengguna obat-obat tertentu sehingga

memudahkan pihak apotek untuk memonitoring dan melakukan evaluasi penggunaan

obat.

Kerugian yang perlu diperhatikan dalam penggunaan program IAAS ini, diantaranya :

1) Tidak adanya Alert system, yaitu sistem yang secara otomatis mencatat dan

memberitahukan jika ada item Expired, item yg mencapai batas Reorder, item yg

mencapai batas minimal, hutang maupun piutang yang akan (sudah) jatuh tempo.

2) Belum terdapat sistem yang mengatur banyak jumlah tanggungan obat untuk

karyawan ataupun mahasiswa yang memperoleh tanggungan kesehatan tersebut,

sehingga pengguna masih menjumlahkan secara manual.

3) Belum ada sistem Online help, yaitu bantuan lokal secara online jika pengguna

mengalami kesulitan baik dalam pemahaman maupun pengoperasiannya.

Program tersebut digunakan untuk kegiatan seperti memasukkan data penjualan

OTC, penjualan obat dengan resep kepada pasien atau pembayaran secara tunai atau

kredit, konsinyasi, entry data pasien OWA, mengetahui pendapatan apotek per shift dan

pembelian obat dari PBF. Penggunaan SIM ini bertujuan untuk memperlancar segala

kegiatan yang ada di Apotek UII Farma, sehingga kinerja karyawan menjadi lebih efektif

dan efisien. Kegiatan administrasi meliputi pembelian obat, inkaso, keuangan, pencatatan

faktur barang datang dan pengarsipannya, pengecekan stok OTC setiap hari dan

pelaporan stok yang hampir menipis di laporan defecta. Semua transaksi serta

penghitungan stok barang didokumentasikan dalam file-file yang disimpan dalam

komputer, tetapi ada juga beberapa yang dicatat manual, seperti obat-obat psikotropika

dan narkotika.

Adminitrasi perbekalan farmasi di Apotek UII Farma meliputi:

1. Laporan defecta

2. Surat Pesanan

Macam-macam surat pesanan adalah :

a. Surat pesanan untuk obat non psikotropik dan non narkotika dibuat rangkap 2,

memuat nama PBF yang dituju, nomor urut SP, identitas apotek, tanggal

pemesanan, nama dan jumlah barang, kemasan dan dosis yang dimaksud,

tandatangan Apoteker dan stempel apotek.

b. Surat pesanan untuk obat narkotika

Format sudah ditentukan oleh perundang-undangan. Dalam 1 lembar SP hanya

boleh memesan satu item obat narkotika, dimana memuat identitas (nama, alamat,

jabatan) apoteker pengirim, identitas PBF (nama dan alamat), nama dan jumlah

barang yang dipesan, tanda tangan apoteker, diberi nomor SP, serta cap apotek.

Untuk pemesanan obat jenis narkotik ditujukan ke PBF Kimia Farma. Surat

pesanan untuk narkotika dibuat rangkap 5, yaitu 1 lembar untuk arsip apotek, 4

lembar diserahkan ke PBF untuk didistribusikan kepada Manajer Kimia Farma,

Dinas Kesehatan, Balai POM, dan yang lembar yang asli ke PBF Kimia Farma itu

sendiri.

c. Surat pesanan untuk obat psikotropika

Format surat pesanan psikotropika ini sudah ditentukan oleh perundang-

undangan. Untuk SP psikotropika dalam satu lembar boleh memuat beberapa item

obat, selain itu memuat identitas (nama, alamat, jabatan) apoteker pengirim,

identitas PBF (nama dan alamat), nama dan jumlah barang yang dipesan, tanda

tangan apoteker, diberi nomor SP serta cap apotek. Surat pesanan psikotropika

dibuat minimal rangkap 2.

3. Kartu Stok

Kartu stok secara fisik hanya untuk obat-obat yang mengandung narkotika dan

psikotropika dan beberapa obat tertentu, sedangkan untuk obat-obat lain diakses dari

program IAAS. Kartu stok berisi nama obat, satuan, nomor resep, tanggal

pengambilan obat, jumlah stok awal, jumlah pengambilan, sisa stok, dan paraf yang

melakukan pengambilan obat, sehingga bisa dipertanggung jawabkan apabila suatu

saat dibutuhkan.

4. Registrasi Narkotika dan PSikotropika

Laporan ini merupakan laporan yang digunakan untuk mengetahui rincian pemasukan

dan pengeluaran jenis obat psikotropika dan obat narkotika, baik yang dibeli oleh

apotek maupun yang digunakan oleh pasien. Laporan pemakaian obat narkotik dan

psikotropik rutin dilakukan setiap bulannya sebelum tanggal sepuluh. Pelaporan

narkotika dan psikotropika ini dilakukan secara online melalui sipnap.kemenkes.go.id

dengan memasukkan data yang memuat nama obat, pemasukan (tanggal, nama PBF,

jumlah), tanggal, pengeluaran (nama pasien, alamat, jumlah keluar, jumlah total

keluar) dan stok akhir.

c. SDM

Dalam pengelolaan apotek, Apoteker senantiasa harus memiliki kemampuan

menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat,

kemampuan berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam

situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu belajar

sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk

meningkatkan pengetahuan. Pengelolaan atau manajemen terhadap sumber daya manusia

penting sekali dilakukan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang tepat pada

masing-masing posisi.

Pengelolaan karyawan di Apotek UII Farma meliputi :

1) Recruitment

Beberapa metode yang digunakan untuk mengumumkan penerimaan karyawan

yaitu:

a) Secara terbuka, yaitu penerimaan karyawan baru yang diumumkan melalui iklan

baik media cetak atau memasang pengumuman penerimaan karyawan di beberapa

Perguruan Tinggi di Yogyakarta.

b) Secara tertutup, yaitu pengumuman penerimaan karyawan baru melalui kalangan

terbatas misalnya : pengumuman dibagian akademik FMIPA UII atau kalangan

terbatas.

2) Selection

Metode seleksi yang digunakan :

a) Seleksi persyaratan administrasi yang dikirim calon pegawai disesuaikan dengan

standar yang diharapkan perusahaan.

b) Test, seperti test teoritis, tes praktek atau psikotes.

c) Wawancara untuk dapat menilai performance calon karyawan. Wawancara

dilakukan oleh Direksi.

3) Masa percobaan atau masa training selama 3 bulan dengan melihat kinerja dan

kemampuan berinteraksi dengan karyawan lain. Pada masa percobaan ini semua

karyawan memberikan penilaian. Perusahaan mempertimbangkan semua masukan

untuk menerima sebagai karyawan tetap di Apotek UII Farma. Kontrak kerja setiap

karyawan akan di evaluasi setiap tahun.

4) Perjanjian kerja atau kontrak kerja selama 1 tahun, kemudian dilakukan evaluasi

kinerja yang dilakukan oleh seluruh staf karyawan.

5) Reward and Punishment

Setiap tahun dilakukan evaluasi kinerja karyawan. Karyawan yang mempunyai nilai

terbaik dikasih reward. Reward diberikan berupa hadiah uang kepada karyawan yang

memiliki hasil penilaian terbaik I dan terbaik II. Punishment diberikan kepada

karyawan yang memiliki hasil penilaian tidak baik/masukan yang diberikan dari

karyawan tidak baik, maka peringatan yang diberikan berupa teguran, apabila tidak

ada perbaikan maka akan diberikan surat peringatan 1 dan 2, selanjutnya apabila

masih tidak ada perbaikan karyawan tersebut akan diberikan sanksi berupa

pemberhentian kontrak kerja.

Apotek mempunyai struktur organisasi yang sistematis agar setiap bagian

mempunyai tugas dan tanggung jawab yang jelas dan diharapkan apotek UII dapat

memberikan pelayanan yang optimal. Karyawan Apotek UII Farma meliputi:

a. Apoteker Pengelola Apotek (APA) : 1 orang

b. Apoteker Pendamping (Aping) : 5 orang

c. Kasir : 3 orang

d. Pembantu Umum : 2 orang

Penggajian dan kesejahteraan karyawan adalah hal yang diperhatikan di Apotek

UII Farma. Pedoman penggajian karyawan secara umum sebagai berikut:

1) Besar gaji pokok ditentukan oleh Direktur PT. Unisia Polifarmasi dan pembayaran

gaji dilakukan setiap tanggal 25.

2) Besar gaji disesuaikan dengan besarnya tanggung jawab.

3) Besar gaji disesuaikan dengan tingkat pendidikan.

4) Besar gaji tersebut diatas tidak boleh kurang dari Upah Minimum

Provinsi/Kabupaten.

5) Pembayaran gaji karyawan meliputi: gaji pokok, uang transport, uang makan,

tunjangan jabatan dan uang resiko.

Fasilitas tambahan yang diberikan apotek untuk menjamin kesejahteraan

karyawan berupa :

1) Toeslage,

2) Tunjangan hari raya, sesuai dengan kemampuan perusahaan,

3) Jasa dokter gratis,

4) Jatah obat resep perbulan Rp. 30.000,

5) Pembelian obat-obatan dengan harga netto.