LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK … · Penguji 1 Drs. Suryatmojo M.Si. 2....

library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

i

LAPORAN TUGAS AKHIR

SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB DI BAGIAN SEKRETARIAT BADAN PERENCANAAN,

PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH (BAPPEDA)

KABUPATEN KLATEN

Disusun Oleh :

CITRA ZELIKA

D1515020

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya

( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2018


ii

PERSETUJUAN

SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB DI BAGIAN SEKRETARIAT BADAN PERENCANAAN,

PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN DAERAH (BAPPEDA)

KABUPATEN KLATEN

Disusun Oleh :

CITRA ZELIKA

D1515020

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Surakarta, 7 Maret 2018

Pembimbing,

DJOKO PURWOKO, SS.,MH.


iii

PENGESAHAN

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Rabu

Tanggal : 14 Maret 2018

Disusun Oleh :

CITRA ZELIKA

D1515020

Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda tangan

1. Penguji 1 Drs. Suryatmojo M.Si.

2. Penguji 2 Djoko Purwoko, SS.,MH.

Mengetahui,

Dekan,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si

NIP. 19610825 198601 2 001


iv

MOTTO

“Boleh jadi kamu membenci sesuatu, padahal ia amat baik bagi kamu.

Dan boleh jadi kamu mencintai sesuatu, padahal ia amat buruk bagi kamu.

Allah Maha mengetahui sedangkan kamu tidak mengetahui”

(Al-Baqarah: 216)

“Barang siapa menginginkan dunia, maka harus dengan ilmu.

Barang siapa ingin menginginkan akhirat, maka harus dengan ilmu.

Dan barang siapa menginginkan keduanya, maka harus dengan ilmu.”

(Imam Syafi’i)

“Kesulitan yang kamu hadapi saat ini jadikanlah

semangat baru untukmu menata masa depan.

Bersyukur, ikhlas dan selalu berserah diri pada-Nya

adalah kunci utama.”

(Penulis)


v

PERSEMBAHAN

Laporan Tugas Akhir ini penulis persembahkan untuk:

1. Ibuku Sri Ekowati tercinta, terimakasih atas kasih sayang,

dukungan, bantuan dan doa untukku selama ini.

2. Seluruh keluarga besarku atas dukungan, bantuan serta doa

untukku menyelesaikan kuliahku.

3. Sahabat- sahabatku tersayang yang sudah setia menemaniku

dikala susah maupun senang atas bantuan, dukungan, doa, dan

ketulusan menemaniku sampai saat ini.

4. Seseorang yang kelak akan menjadi pendamping hidupku.

5. Teman- teman seperjuangan di jurusan Manajemen

Administrasi angkatan 2015.

6. Teman- teman di Himpunan Mahasiswa Diploma periode

2016/2017 dan 2017/ 2018, anggota divisi advokasiku tersolid.

7. Almamater FISIP UNS tercinta yang telah menjadi bagian dan

saksi dari perjalanan hidupku.


vi

PERNYATAAN

Nama : Citra Zelika

N I M : D1515020

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Sistem Pengelolaan

Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Bagian Sekretariat Badan

Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten

Klaten” adalah betul-betul karya sendiri. Hal- hal yang bukan karya saya, dalam

tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia

menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya

peroleh dari tugas akhir tersebut.


Yang Membuat Pernyataan,

Citra Zelika


vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi rabbil‟alamin, dengan mengucapkan puji syukur penulis

panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat, karunia dan bimbingan-Nya sehingga

penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul yaitu “Sistem

Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web di Bagian

Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah

(BAPPEDA) Kabupaten Klaten”. Penulisan Tugas Akhir ini ditujukan untuk

memenuhi persyaratan dalam memperoleh sebutan Vokasi Ahli Madya (A.Md)

dalam bidang Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penyelesaian Tugas Akhir ini tidak lepas dari

dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu dengan segala

kerendahan hati penulis ucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Djoko Purwoko, SS., MH. Selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir

yang telah memberikan pengarahan, bimbingan serta petunjuk dalam

penulisan Tugas Akhir.

2. Bapak Drs. Suryatmojo M.Si Selaku Dosen Penguji yang telah memberikan

pengarahan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

3. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeini,.MS.i selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi D-III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

5. Bapak Rino Ardhian Nugroho, S.Sos, M.T.I.Ph.D selaku Pembimbing

Akademik.

6. Drs. Bambang Sigit Sinugroho, MM selaku Kepala Badan Perencanaan,

Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten yang

telah memberikan izin tempat kepada penulis untuk melakukan pengamatan.

7. Trimo Trijoko, S.sos selaku kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

kantor Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah


viii

(BAPPEDA) Kabupaten Klaten yang telah mendukung penulis dalam

proses magang.

8. Mardiyanto selaku admin surat menyurat di bagian Sekretariat Badan

Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA)

Kabupaten Klaten yang telah membimbing penulis dalam proses magang

dan pencarian materi.

9. Anggorowati Dwi Saputro, A.Md selaku bendahara di Badan Perencanaan,

Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten yang

telah membantu dalam pencarian data pendukung dalam penulisan Tugas

Akhir ini.

10. Kedua Orang Tua dan keluarga besarku tercinta yang telah memberikan

dukungan dan doa pengarahan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

11. Sahabat- sahabatku yang telah menjadi teman seperjuangan dalam menuntut

ilmu.

12. Seluruh teman- teman di D mnIII Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, khususnya

Manajemen Administrasi Angkatan 2015.

13. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan dan penyelesaian

Tugas Akhir ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih banyak

kekurangan baik dalam penyajian maupun penyusunan. Kritik dan saran yang

membangun akan penulis terima dengan penuh kerendahan hati demi perbaikan

selanjutnya. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat

bagi pembaca dan semua pihak yang membutuhkan, akhir kata penulis

mengucapkan terimakasih.


Penulis


ix

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ............................................................................... i

PERSETUJUAN .................................................................................... ii

PENGESAHAN ..................................................................................... iii

MOTTO ................................................................................................. iv

PERSEMBAHAN .................................................................................. v

PERNYATAAN ...................................................................................... vi

KATA PENGANTAR ........................................................................... vii

DAFTAR ISI .......................................................................................... x

DAFTAR TABEL .................................................................................. xiv

DAFTAR GAMBAR ............................................................................... xv

ABSTRAK .............................................................................................. xvii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................ 1

A. Latar Belakang Masalah .................................................... 1

B. Perumusan Masalah .......................................................... 4

C. Tujuan Pengamatan ........................................................... 4

D. Manfaat Pengamatan ......................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN 6

A. TINJAUAN PUSTAKA .................................................... 6

1. Sistem .................................................................... 6

a. Pengertian Sistem ....................................... 6


x

b. Klasifikasi Sistem ...................................... 8

2. Pengolahan Data..................................................... 9

3. Surat ...................................................................... 11

a. Pengertian Surat ......................................... 11

b. Fungsi Surat ............................................... 12

c. Prinsip- prinsip Surat ................................. 13

d. Syarat- syarat Surat yang Baik ................... 14

e. Macam- macam Surat ................................ 15

4. Sistem Pengelolaan Surat ....................................... 16

a. Surat Masuk ............................................... 16

b. Surat Keluar ............................................... 17

5. Basis Web .............................................................. 18

B. METODE PENGAMATAN .............................................. 19

1. Lokasi Pengamatan ................................................ 19

2. Jenis Pengamatan ................................................... 20

3. Teknik Pengumpulan Data ..................................... 20

a. Wawancara ................................................. 20

b. Observasi ................................................... 22

c. Pengkajian Dokumen dan Arsip................. 23

BAB III DESKRIPSI INSTANSI ...................................................... 26

A. Profil Instansi ..................................................................... 26

B. Arti Logo Instansi .............................................................. 26

C. Sejarah Singkat .................................................................. 28


xi

D. Visi dan Misi ...................................................................... 29

E. Struktur Organisasi ............................................................ 30

F. Tugas dan Fungsi ............................................................... 33

G. Kegiatan Magang ............................................................... 56

H. Rekruitmen Pegawai .......................................................... 57

I. Jumlah Pegawai .................................................................. 60

J. Jam Kerja ........................................................................... 61

K. Penggajian Karyawan ........................................................ 62

L. Tata Kelola Kantor ............................................................. 62

M. Fakta Integritas .................................................................. 69

N. Pengawasan Melekat .......................................................... 69

O. Tanggung Jawab Sosial ..................................................... 70

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMAHASAN ................. 72

A. Pengelolaan Surat .............................................................. 72

B. Sistem Informasi Manajemen Perkantoran Bagian

Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian dan

Pengembangan Daerah (BAPPEDA) ................................ 87

C. Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Berbasis Web di Bagian Sekretariat Badan Perencanaan,

Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA)

Kabupaten Klaten .............................................................. 89

D. Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Sistem

Berbasis Web dan Manual Serta Kendala- Kenadala


xii

Dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di

Bagian Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian dan

Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten ....................... 113

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ............................................ 116

A. Kesimpulan ....................................................................... 117

B. Saran ................................................................................. 118

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................ 119

Lampiran- lampiran


xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 1.1. Tabel Data Surat Masuk dan Surat Keluar di Badan

Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah

(BAPPEDA) Kabupaten Klaten tahun 2016 .......................... 2

Tabel 1.2. Tabel Data Surat Masuk dan Surat Keluar di Badan

Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah

(BAPPEDA) Kabupaten Klaten pada Bulan Januari-

September 2017...................................................................... 3

Tabel 3.4 Tabel Jumlah Pegawai Tetap Bedasarkan Pangkat/ Gol.

Ruang............................................................................. ........ 60

Tabel 3.5 Tabel Jumlah Pegawai Kontrak............................................. 61

Tabel 3.5 Tabel Jam Kerja..................................................................... 61


xv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 3.1. Gambar Logo Badan Perencanaan Penelitian

dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten .............. 26

Gambar 3.2. Gambar Bagan Struktur Organisasi ................................ 31

Gambar 3.3. Gambar Bagan Struktur Organisasi Di

Bagian Sekretariat .......................................................... 32

Gambar 4.1. Contoh Lembar Disposisi Surat Penting dan

Surat Undangan .............................................................. 74

Gambar 4.2. Contoh Surat Penting dan Surat Undangan .................... 75

Gambar 4.3. Contoh Lembar Diposisi Surat Biasa (Rutin) ................. 76

Gambar 4.4. Surat Biasa (Rutin) ......................................................... 77

Gambar 4.5. Contoh Lampiran Surat Biasa (Rutin) ............................ 78

Gambar 4.6. Daftar Kode Klasifikasi dan Nama Klasifikasi .............. 79

Gambar 4.7. Contoh Surat Penting dan Surat Undangan ................... 82

Gambar 4.8. Contoh Surat Biasa (Rutin) ............................................. 84

Gambar 4.9. Daftar Kode Klasifikasi dan Nama Klasifikasi ............. 85

Gambar 4.10. Gambar buku agenda surat masuk .................................. 91

Gambar 4.11. Menu Login .................................................................... 92

Gambar 4.12. Menu Utama ................................................................... 93

Gambar 4.13. Menu Pada Surat Masuk ................................................. 94

Gambar 4.14. Menu Tambah Surat Masuk............................................ 95

Gambar 4.15. Tampilan Pencarian Data Surat Masuk .......................... 97

Gambar 4.16. Menu Cetak Lembar Disposisi ....................................... 98

Gambar 4.17. Lembar Disposisi ............................................................ 99

Gambar 4.18. Contoh Konsep Surat Tahun 2017 .................................. 102

Gambar 4.19. Tabel Pemeriksaan Hasil Surat ....................................... 103

Gambar 4.20. Data Urutan Nomor Surat Keluar Tahun 2017 ............... 104

Gambar 4.21. Menu Login ................................................................... 105

Gambar 4.22. Menu Utama ................................................................... 106


xvi

Gambar 4.23. Menu Dalam Surat Keluar ............................................... 107

Gambar 4.24. Tampilan Menu Data Surat Keluar .................................. 108

Gambar 4.25. Tampilan Menu Tambah Surat Keluar ............................ 109

Gambar 4.26. Tampilan Pencarian Data Surat Keluar Bedasarkan

Nomor Surat dan Perihal Surat ...................................... 111

Gambar 4.27. Contoh Surat yang Sudah Ditanda Tangan dan

Sudah Diberi Cap Resmi ................................................ 112

Gambar 4.28. Amplop Surat Badan Perencanaan, Penelitian, dan

Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten ..................... 113


xvii

ABSTRAK

Citra Zelika, D1515020, SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI BAGIAN SEKRETARIAT

BADAN PERENCANAAN, PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

DAERAH (BAPPEDA) KABUPATEN KLATEN, Tugas Akhir, Program

Studi Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan

Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2018, 120 halaman

Pada era globalisasi teknologi komputer memegang peranan yang sangat

penting untuk membantu aktivitas kerja dalam suatu organisasi atau instansi baik

dari lembaga pemerintah atau swasta. Penggunaan komputer sebagai perangkat

pendukung dalam pengolahan data sangat diperlukan. Dalam suatu organisasi atau

instansi teknologi informasi sangat berguna terutama dalam pengolahan data surat

masuk dan surat keluar. Tujuan pengamatan ini dilakukan untuk mengetahui

pelaksanaan sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat

kantor Badan Perencanaan, Penelitian, dan Pengembangan Daerah Kabupaten

Klaten .

Lokasi pengamatan bertempat di Bagian Sekretariat kantor Badan

Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten

Klaten . Jenis pengamatan penulis menggunakan pengamatan dengan pengamatan

deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan yang studi kasusnya mengarah pada

pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa

yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya. Teknik

pengumpulan data penulis menggunakan teknik wawancara dilakukan dengan

Bapak Mardiyanto selaku Admin Surat Menyurat di Bagian Sekretariat Kantor

Badan Perencanaan, Penelitian dan Pengembangan Daerah (BAPPEDA)

Kabupaten Klaten yang dilaksanakan pada tanggal 17 Juli 2017 pukul 08.30 WIB

di ruang Bagian Sekretariat , observasi dilaksanakan selama 1 bulan mulai dari

tanggal 17 Juli - 17 Agustus 2017, serta pengkajian dokumen dan arsip terkait.

Hasil pengamatan yang dilakukan berupa data mengenai kegiatan sistem

pengelolaan surat masuk dan surat keluar di bagian Sekretariat kantor Badan

Perencanaan, Penelitian, dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten yang

terdiri dari sistem, pengelolaan, surat, sistem pengelolaan surat masuk dan surat

keluar di aplikasi berbasis web “Sistem Informasi Manajemen Perkantoran

Bagian Sekretariat Badan Perencanaan, Penelitian, dan Pengembangan

Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Klaten” , sistem pengelolaan surat masuk dan

surat keluar di bagian Sekretariat kantor Badan Perencanaan, Penelitian, dan

Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten, serta keuntungan dan kerugian sistem

berbasis web dan manual serta kendala- kendala yang dihadapi dalam pengelolaan

surat masuk da surat keluar di bagian Sekretariat kantor Badan Perencanaan,

Penelitian, dan Pengembangan Daerah Kabupaten Klaten

LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK … · Penguji 1 Drs. Suryatmojo M.Si. 2....

Documents

Transcript of LAPORAN TUGAS AKHIR SISTEM PENGELOLAAN SURAT MASUK … · Penguji 1 Drs. Suryatmojo M.Si. 2....