LAPORAN TUGAS AKHIR

SISTEM INFORMASI RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA

DI BAGIAN KESEJAHTERAAN RAKYAT SEKRETARIAT DAERAH

KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh :

INDIRA RUWINA

D1514052

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli

Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2017

ii

PERSETUJUAN

SISTEM INFORMASI RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA

DI BAGIAN KESEJAHTERAAN RAKYAT SETDA KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh:

INDIRA RUWINA

D1514052

Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Surakarta,

Pembimbing,

Jamil, S.Sos., M.M.

iii

PENGESAHAN

SISTEM INFORMASI RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA

DI KESEJAHTERAAN RAKYAT SETDA KOTA SURAKARTA

Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir

Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari :

Tanggal :

Disusun Oleh:

INDIRA RUWINA

D1514052

Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda Tangan

1. Penguji 1 Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si. ………………

2. Penguji 2 Jamil, S.Sos., M.M. ………………

Mengetahui,

Dekan,

Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si

NIP. 196108251986012001

iv

PERNYATAAN

Nama : Indira Ruwina

NIM : D1514052

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa laporan tugas akhir berjudul “Sistem

Informasi Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Kesejahteraan

Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-

hal yang bukan karya saya, dalam laporan tugas akhir tersebut diberi tanda citasi

dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya

bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan laporan tugas akhir dan

gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 26 Mei 2017

Yang Membuat Pernyataan,

Indira Ruwina

v

MOTTO

“Bisa Karena Terbiasa”

(Penulis)

ا ا نى. ا طزا رواه

“Allah mencintai pekerjaan yang apabila bekerja ia menyelesaikannya

dengan baik”.

( HR. Thabrani )

“Kemarin aku menjadi pintar, aku ingin merubah dunia. Hari ini aku

menjadi bijak, aku ingin merubah diriku sendiri.”

(Maulana Jalaludin Rumi)

“Apa arti ijazah yang bertumpuk, jika kepedulian dan kepekaan tidak ikut

dipupuk? Apa gunanya sekolah tinggi-tinggi jika hanya perkaya diri dan

sanak-famili?”

(Najwa Shihab)

vi

PERSEMBAHAN

Tugas akhir ini penulis persembahkan untuk:

Kedua Orang Tua tercinta dan seluruh keluarga

Semua teman-teman tersayang yang tidak bisa disebutkan namanya satu per satu

Semua MA A dan MA B angkatan 2014

Universitas Sebelas Maret (UNS)

vii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, segala puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT,

karena limpahan Rahmat dan Karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas

akhir yang berjudul “Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan di Bagian

Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta”.

Tugas akhir ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh gelar ahli madya

(A.Md) dalam Program Diploma III Jurusan Manajemen Administrasi Fakultas

Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Banyak hambatan yang ditemui dalam penulisan tugas akhir ini, namun

adanya bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak

akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat selesai. Oleh karena itu penulis

mengucapkan terima kasih atas segala dukungan, bantuan, semangat, dan doa

yang telah diberikan selama ini kepada:

1. Bapak Jamil, S.Sos., M.M selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah

memberikan pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan tugas

akhir ini.

2. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si selaku dosen penguji dalam

sidang tugas akhir penulis.

3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku dosen pembimbing akademik dan Kepala

Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu

Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

5. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Manajemen Administrasi. Terimakasih atas

semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada

penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Bapak

dan Ibu dosen berikan selama ini.

6. Seluruh pegawai Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota

Surakarta. Ibu Siti Anggrahini Purwanti selaku Kepala Bagian

Kesejahteraan Rakyat yang telah mengizinkan penulis melakukan

viii

pengamatan, Ibu Sri Widajanti, M.Si selaku pembimbing penulis selama

melakukan pengamatan, Bapak R. Novia Trihananto, S.T. dan semua staff

Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang sudah

membantu penulis dalam proses pengumpulan data pengamatan.

7. Keluarga yang telah mendukung dalam penulisan tugas akhir ini, khususnya

Ibu Rubiyah, Bapak Winarno dan Kakak-kakak saya tercinta.

8. Binta Haryo Yudhanto yang telah membantu dan mendukung penulis

selama masa pendidikan dan penulisan tugas akhir.

9. Sefyra Salsabilla Tien Pratiwi, Ratna Kusuma, Kahfi Ikradesi, Deyla Okti

Drastiana, Safira Fadillah, Clarissa Pricilia Sulaiman sebagai sahabat yang

telah membantu dan memberi dukungan kepada penulis selama masa

pendidikan dan penulisan tugas akhir.

10. Teman-teman seperjuangan Mahasiswa Jurusan Manajemen Administrasi

Kelas B di Universitas Sebelas Maret Surakarta Tahun Angkatan 2014, yang

telah banyak berdiskusi dan bekerja sama dengan penulis selama masa

pendidikan.

11. Semua orang yang telah membantu dalam penulisan tugas akhir yang tidak

dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna sehingga

segala kritik dan saran yang membangun penulis terima dengan senang hati.

Penulis berharap tugas akhir ini dapat berguna bagi setiap orang yang

berkepentingan.

Surakarta, 27 Maret 2016

Penulis

Indira Ruwina

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii

PENGESAHAN ..................................................................................................... iii

PERNYATAAN ..................................................................................................... iv

MOTTO ................................................................................................................... v

PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi

KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix

DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii

DAFTAR BAGAN .............................................................................................. xiii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv

DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xv

ABSTRAK ........................................................................................................... xvi

ABSTRACT ........................................................................................................ xvii

BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ..................................................................... 1

B. Perumusan Masalah ............................................................................ 3

C. Tujuan Pengamatan ............................................................................. 3

D. Metode Pengamatan ............................................................................ 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 5

A. Tinjauan Pustaka ................................................................................. 5

1. Sistem .......................................................................................... 5

a. Pengertian Sistem ................................................................. 5

b. Karakteristik Sistem.............................................................. 6

c. Klasifikasi Sistem ................................................................. 7

2. Informasi ...................................................................................... 9

a. Pengertian Informasi ............................................................. 9

b. Ciri-ciri Informasi ................................................................. 9

c. Nilai Informasi .................................................................... 10

x

d. Kualitas Informasi .............................................................. 11

3. Sistem Informasi ........................................................................ 12

a. Pengertian Sistem Informasi ............................................... 12

b. Klasifikasi Sistem Informasi............................................... 13

4. Rencana Umum Pengadaan (RUP) ............................................ 14

a. Pengertian Rencana Umum Pengadaan .............................. 14

5. Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) ............ 14

a. Pengertian Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan

(SIRUP) .............................................................................. 14

b. Jenis Kegiatan ..................................................................... 15

c. Asas Pelaksanaan Kegiatan ................................................ 20

B. Metode Pengamatan .......................................................................... 20

1. Lokasi Pengamatan .................................................................... 20

2. Jenis Pengamatan ....................................................................... 21

3. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 21

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ................................................... 24

A. Sejarah Instansi ................................................................................. 24

B. Visi dan Misi ..................................................................................... 24

C. Tugas Pokok dan Fungsi ................................................................... 26

D. Struktur Organisasi ........................................................................... 34

E. Jumlah Pegawai ................................................................................ 35

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN .................................. 37

A. Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan .................................. 37

B. Rencana Umum Pengadaan .............................................................. 41

C. Paket Pengadaan Melalui Penyedia .................................................. 48

D. Swakelola .......................................................................................... 53

E. Kelebihan dan Hambatan Sistem Informasi Rencana Umum

Pengadaan ......................................................................................... 59

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN................................................................ 61

A. Kesimpulan ....................................................................................... 61

B. Saran ................................................................................................. 61

xi

Daftar Pustaka ........................................................................................................ 63

Lampiran-lampiran

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Jumlah Pegawai di Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah

Kota Surakarta ..................................................................................... 34

Tabel 3.2 Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan di Bagian

Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta .................. 35

xiii

DAFTAR BAGAN

Bagan 3.1 Struktur Organisasi Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah

Kota Surakarta ..................................................................................... 33

Bagan 4.1 Alur Pembuatan RUP .......................................................................... 40

xiv

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Pengumuman RUP Berdasarkan Pagu Pengadaan ........................... 2

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Utama Website SIRUP ................................... 39

Gambar 4.2 Tampilan Halaman Login Website SIRUP .................................... 40

Gambar 4.3 Tampilan Halaman Beranda Aplikasi SIRUP ................................ 41

Gambar 4.4 Tampilan Halaman RKA ................................................................ 41

Gambar 4.5 Tampilan Halaman Upload RKA ................................................... 42

Gambar 4.6 Tampilan Halaman Progress Upload RKA .................................... 42

Gambar 4.7 Tampilan Halaman RKA ................................................................ 43

Gambar 4.8 Tampilan Halaman Identifikasi Pemaketan RKA .......................... 43

Gambar 4.9 Tampilan Halaman Pemilihan Identifikasi Pemaketan .................. 44

Gambar 4.10 Tampilan Halaman Identifikasi Pemaketan.................................... 44

Gambar 4.11 Tampilan Halaman Lihat Status Identifikasi .................................. 45

Gambar 4.12 Tampilan Halaman RUP melalui Penyedia .................................... 45

Gambar 4.13 Tampilan Halaman Tambah Paket Penyedia .................................. 46

Gambar 4.14 Tampilan Halaman Paket Penyedia Berhasil dibuat ...................... 49

Gambar 4.15 Tampilan Halaman Daftar RUP Paket Penyedia ............................ 49

Gambar 4.16 Tampilan Halaman Untuk Mencetak Paket Penyedia .................... 50

Gambar 4.17 Tampilan Halaman Daftar Swakelola ............................................ 51

Gambar 4.18 Tampilan Halaman Tambah Kegiatan Swakelola .......................... 51

Gambar 4.19 Tampilan Halaman Paket Swakelola Berhasil dibuat .................... 53

Gambar 4.20 Tampilan Halaman Daftar Paket Swakelola ................................... 54

Gambar 4.21 Tampilan Halaman untuk Mencetak Paket Swakelola ................... 54

Gambar 4.22 Tampilan Halaman Pratinjau Cetak Rencana Umum Pengadaan .. 55

xv

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Pedoman Wawancara

Lampiran 2 Surat Tugas

Lampiran 3 Formulir Monitoring Magang

Lampiran 4 Formulir Penilaian Magang

Lampiran 5 Surat Keterangan Selesai Magang

Lampiran 6 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta

Lampiran 7 SOP Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP)

Lampiran 8 Peraturan Walikota Surakarta Nomor 30 Tahun 2016

Lampiran 9 Dokumen Pelaksanaan Anggaran Perangkat Daerah Bagian

Kesejahteraan Rakyat

Lampiran 10 Hasil Cetak Rencana Umum Pengadaan (RUP) melalui Penyedia

Lampiran 11 Hasil Cetak Rencana Umum Pengadaan (RUP) melalui Swakelola

Lampiran 12 Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Lampiran 13 Diagram Alur Serah Terima Pekerjaan

Lampiran 14 Laporan Akhir Kegiatan 100%

Lampiran 15 Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Lampiran 16 Alur Penyerahan Kegiatan

xvi

ABSTRAK

Indira Ruwina. D1514052. Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan

Barang/Jasa di Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota

Surakarta. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen

Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret.

Surakarta.

Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta merupakan

salah satu instansi pemerintah yang memiliki kewajiban untuk mengisi Rencana

Umum Pengadaan ke dalam aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan

(SIRUP). Aplikasi ini bermanfaat untuk memudahkan pegawai dalam

mengumunkan rencana umum pengadaan dan sebagai sarana layanan publik

terkait Rencana Umum Pengadaan (RUP) sehingga memudahkan masyarakat

dalam mengakses secara langsung Pengadaan Barang/Jasa secara Nasional. Dalam

penulisan tugas akhir ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem

Pengisian Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Kesejahteraan

Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta.

Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu

observasi berperan. Sumber data yang diperoleh berasal dari narasumber,

peristiwa yang terjadi di lapangan, buku kepustakaan dan arsip. Teknik

pengumpulan data yang digunakan oleh penulis yaitu wawancara, observasi,

mengkaji dokumen dan arsip.

Hasil pengamatan menunjukkan bahwa pengisian Rencana Umum

Pengadaan (RUP) melalui Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP)

ada 2 jenis, yaitu melalui Penyedia dan melalui swakelola. Paket pengadaan

melalui penyedia adalah Paket kegiatan yang membutuhkan penyedia, di mana

dalam pelaksanaannya diumumkan pada bagian Penyedia. Sedangkan paket

swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa di mana pekerjaannya direncanakan,

dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh SKPD sebagai penanggung jawab

anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat. Manajemen

Sistem aplikasi dan database Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan

(SIRUP) ter-centralized pada satu server milik LKPP dan pengelolaan aplikasi

Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) ter-decentralized pada

masing-masing instansi.

Kata kunci : Rencana Umum Pengadaan, Barang/Jasa.

xvii

ABSTRACT

Indira Ruwina. D1514052. INFORMATION SYSTEM OF PRODUCT/

SERVICE PROCUREMENT GENERAL PLAN IN PEOPLE WELLBEING

DIVISION OF SURAKARTA CITY’S LOCAL SECRETARIAT. Final

Project, Administration Management Undergraduate Program, Social and

Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, Surakarta.

People Wellbeing Division of Surakarta City’s Local Secretariat is one of

government institutions with an obligation of inputting the General Plan of

Procurement into Procurement General Plan Information System (SIRUP)

application. This application is useful to facilitate the employees in announcing

the general plan of procurement as the public service medium related to

Procurement General Plan (RUP) thereby facilitating the society in accessing

directly the Product/Service Procurement nationally. This research aimed to

describe the System of Inputting General Plan of Product/Service Procurement in

People Wellbeing Division of Surakarta City’s Local Secretariat.

The type of observation used in this research was participatory

observation. Data source derived from informant, event occurring in the field,

literature and archive. Techniques of collecting data used were interview,

observation, and document and archive study.

The result of observation showed that the inputting of Procurement

General Plan (RUP) using Procurement General Plan Information System

(SIRUP) consisted of two types: through provider and through self-management,

the implementation of which was announced in provider division. Meanwhile,

self-management package is Product/Service procurement in which the work was

planned, done and/or supervised by SKPD itself as the one responsible for budget,

other government institution and/or community group. The management of

application system and the database of Procurement General Plan Information

System (SIRUP) were centralized in on server belonging to LKPP and the

management of Procurement General Plan Information System (SIRUP)

application was decentralized in respective institutions.

Keywords: Procurement General Plan, Product/Service