LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN -...

LAPORANTINJAUAN

MANAJEMENLABORATORIUM DESAIN DAN

PROTOTIPE

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG

2018

LAPORANTINJAUAN

MANAJEMENLABORATORIUM DESAIN DAN

PROTOTIPEJurusan Teknik Elektro

Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

Kode Dokumen :

Revisi : 02

Tanggal : 1 September 2018

Diajukan oleh : Ketua Laboratorium Desain & Prototipe

Ttd

Ir. Unggul Wibawa, M.Sc

Dikendalikan oleh : Sekretaris Jurusan Teknik Elektro

Ttd

Ir. Nurussa'adah, M.T.

Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Elektro

Ttd

Hadi Suyono, ST, MT, Ph.D

Visi

Menjadi laboratorium riset dan pelayanan yang berwawasan entrepreneurship dalam pengembangan rekayasa dan aplikasi bidang teknik elektro

Misi

1. Sebagai pusat kegiatan rekayasa desain bidang teknik elektro dan bidang pendukung bagi dosen dan mahasiswa

2. Sebagai pusat pengembangan prototipe peralatan elektrik tepat guna bagi pemenuhan kebutuhan stakeholders

3. Sebagai pusat pelayanan kegiatan penelitian, pengabdian masyarakat serta pengembangan kelimuan pendukung lainnya bagi dosen, mahasiswa dan masyarakat

4. Sebagai pusat dokumentasi peralatan atau hasil karya unggulan dosen dan mahasiswa di lingkungan Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Brawijaya

Laporan Tinjauan Manajemen Lab. Desain & Prototipe TE FT 2018

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Desain & Prototipe TE FT

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Ir. Unggul Wibawa, M.Sc (Pimpinan Unit)

5. Koordinator Penyusun : Akhmad Zainuri, ST, MT

6. Anggota Penyusun : 1) Eka Maulana, ST, M.Eng2) Rakhmad Romadhoni, S.ST3) Guntoro 4) Sirojuddin 5) Ronny Ari S6) Yovie Sigit7) .............................................8) .............................................9) .............................................10) .............................................11) .............................................12) .............................................13) .............................................

7. Periode : Januari s.d Desember 2017

Malang, 1 September 2018Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Ir. UNGGUL WIBAWA, M.ScNIP. 196301061988021001

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN.................................................................................... i

Lab. Desain & Prototipe TE FT Universitas Brawijaya 1

Laporan Tinjauan Manajemen Lab. Desain & Prototipe TE FT 2018

I. PENDAHULUAN.........................................................................................1

II. LINGKUP BAHASAN...................................................................................2

III. PELAKSANAAN..........................................................................................2

IV. HASIL........................................................................................................3

1. Hasil Audit Internal.............................................................................4

2. Hasil Audit Eksternal..........................................................................4

3. Umpan Balik Pelanggan.....................................................................6

4. Kinerja dan Evaluasi Proses................................................................7

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan......................................8

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya...............................9

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM..............................................10

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM.......................................10

V. PENUTUP................................................................................................12

2 Lab. Desain & Prototipe TE FT Universitas Brawijaya

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Desain dan Prototipe berdiri sejak awal tahun 2012, bersamaan

dengan keluarnya Surat Keputusan Rektor Nomor: 023/SK/2012, tentang

Pengangkatan Kepala Laboratorium di Lingkungan Fakultas Teknik Universitas

Brawijaya.

Laboratorium Desain dan Prototipe merupakan pengembangan fungsi dari

laboratorium Tugas Akhir. Sebelum tahun 2012 laboratorium ini bernama laboratorium

Tugas Akhir, yang memiliki fungsi utama untuk menfasilitasi mahasiswa Teknik Elektro

yang dalam tugas akhirnya akan membuat peralatan elektrik/elektronik. Dengan

demikian, mereka dapat memanfaatkan fasilitas yang ada di laboratorium untuk

bekerja.

Pada akhir tahun 2011 dari hasil diskusi pimpinan Jurusan Teknik Elektro, muncul

pemikiran untuk meningkatkan fungsi laboratorium Tugas Akhir agar dapat menjadi

pusat kegiatan rekayasa desain dan prototipe peralatan elektrik/elektronik yang dapat

memenuhi perkembangan kebutuhan stakeholder.

Moto pelayanan Laboratorium Desain & Prototipe adalah “AMPER” yang berarti

Amanah, Manfaat, Perhatian, Efisien dan Ramah. Moto tersebut mengandung

beberapa arti sebagai berikut:

a. Senantiasa amanah dalam memberikan pelayanan,

b. Senantiasan berupaya memberi manfaat bagi orang lain dan lingkungan, serta

memanfaatkan segala sumber daya yang tersedia semaksimal mungkin

c. Senantiasa memberikan perhatian kepada pengguna,

d. Senantiasa menyelesaikan pekerjaan secara efisien,

e. Senantiasa bersikap ramah kepada siapa saja

Dengan maklumat pelayanan “Mengutamakan pelayanan yang positif, kreatif,

inovatif dan bertanggungjawab dengan memaksimalkan sumber daya yang ada untuk

kepuasan pengguna/ stakeholders”

Kesemuanya ini merupakan bentuk komitmen seluruh staf untuk melakukan

evaluasi dan perbaikan secara berkesinambungan

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistemmanajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium

Desain & Prototipe melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruanglingkup seperti yang

dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit, meliputi temuan-temuan dalam Audit Internal Mutu (AIM) UKPA Siklus 16

Tahun 2017.

2. Umpan balik pelanggan, meliputi hasil indeks kepuasan masyarakat (IKM) dan

kompilasi keluhan pengguna.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing

bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi).

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat

perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Pelaksanaan tinjauan manajemen dimulai dengan penyusunan rencana kegiatan

laboratorium, lengkap dengan rencana anggaran biaya untuk tahun berjalan. Penyusunan

rencana kegiatan didasarkan pada hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya ditambah

dengan temuan sekaligus masukan dari UJM/GJM/PJM melalui kegiatan auditnya. Tahap

berikutnya adalah eksekusi atau pelaksanaan kegiatan yang mengacu pada rencana yang

telah disusun. Setiap akhir semester atau dua kali dalam satu tahun dilakukan evaluasi

kegiatan dalam semester berjalan.

Dalam tahun berjalan, kegiatan tinjauan manajemen dilaksanakan setidaknya 2 (dua)

bulan sekali atau 3 (kali) per semester. Pola kegiatan tinjauan manajemen dalam satu

semester adalah sebagai berikut: (1) Pertemuan untuk mengkonfirmasi kegiatan yang telah

direncanakan dengan kesiapan realisasinya, (2) Pertemuan untuk melakukan monitoring dan

evaluasi kegiatan tengah semester, dan (3) Pertemuan yang terkait dengan pembahasan,

analisis permasalahan, serta evaluasi atas kegiatan yang telah dilakukan selama satu

semester. Dalam satu tahun, kalender pertemuan tinjauan manajemen direncanakan

dilaksanakan pada bulan Januari, April, Juli, Agustus, Oktober dan Desember.

Gambar-1 Penyerahan Salah Satu Produk Lab. Despro Kepada Stakeholder

IV. HASIL

1. Hasil Audit Internal

Laboratorium Desain & Prototipe diaudit melalui mekanisme AIM UKPA Siklus 16

Tahun 2017, bertempat di Lab. Despro Jurusan T. Elektro FTUB. Auditor internal yang

bertugas mengaudit Laboratorium Desain & Prototipe adalah Dr. Yatnanta Padma

Devia, ST, MT (Ketua) dan Ir. Bambang Ismuyanto, MS (Anggota). Sesuai lingkup AIM

UKPA Siklus 15 Tahun 2016, Tim Auditor Internal melakukan evaluasi tindaklanjut atas

temuan AIM UKPA sebelumnya dan melakukan evaluasi pemenuhan Standar Mutu

UB, serta evaluasi pemenuhan Standar Website UKPA.

Saat AIM UKPA Siklus 16 Tahun 2017 dan Siklus 15 Tahun 2016, Laboratorium

Desain & Prototipe mendapatkan temuan KTS yang sampai saat ini masih dianggap

“open”, antara lain:

a. AIM UKPA Siklus 14 tahun 2015 masih terdapat empat butir temuan yang

belum bisa di “close”, sebagai berikut:

(1) Telah dilakukan PDCA pada setiap proses. Sample Perencanaan dan

evaluasi dilakukan dengan manajemen review di jurusan. Namun tidak

terekam dan didokumentasikan di lab.

(2) SDM tidak memenuhi standar laboratorium. Sample: 1 Laboran

memegang 3 laboratorium. SDM yang sedanya dimanfaatkan semaksimal

mungkin.

(3) Lingkungan kerja nyaman, bersih, rapi namun keselamatan kerja Dosen,

Karyawan dan Mahasiswa tidak sesauai dengan keselamatan kerja

sample; tidak ada tabung pemadam kebakaran pada setiap ruang

laboratorium.

(4) SDM untuk mengunggah dan perawatan laboratoirum dilakukan oleh

laboran. Dibutuhkan 1 SDM untuk perawatan website dan 1 SDM untuk

translator ke bahasa inggris.

b. AIM UKPA Siklus 15 tahun 2016 dilaksanakan tanpa kehadiran ketua Auditor,

sehingga tidak ada proses tindak lanjut setelah kegiatan kunjungan. Adapun

beberapa temuannya yang berjumlah delapan butir adalah sebagai berikut:

(1) Untuk sarpras (utama) secara prinsip sudah terpenuhi, tetapi bersifat

proporsional. Sedangkan SDM belum terpenuhi, namun sudah ada

permintaan kepada Fakultas.

(2) Mekanisme sudah ada, sudah dilakukan tapi belum semua proses dapat

dilaksanakan, termasuk proses evaluasi produk.

(3) Mekanisme PDCA sudah ada, tapi belum semua proses direkam dan

didokumentasi dengan baik.

(4) Mekanisme komunikasi sudah ada, diantaranya melalui media elektronik,

namun belum ada metode, format dan hasil komunikasi yang terekam

dan terdokumentasi.

(5) Analisis kebutuhan telah dilakukan oleh jurusan atau fakultas, namun

penyediaan SDM sesuai kompetensi, job dan gap analysis belum

dilakukan di laboratorium

(6) Evaluasi hanya dilakukan oleh jurusan dan fakultas, kepala laboratorium

belum melakukan evaluasi SDM di laboratorium.

(7) Prasarana utama lab. secara umum terpenuhi, sedangkan sarana

penunjang masih dalam permintaan dan masih belum terpenuhi. Metode

dan jadwal pemeliharaan sudah ada.

(8) Untuk meningkatkan keamana perlu sarana pemadam kebakaran,

sekarang belum tersedia.

Keduabelas butir temuan yang masih berstatus “open” ini beberapa diantaranya

memang belaum sempat ditindaklanjuti dan beberapa diantara yang lain tidak dapat

diselesaikan oleh personil Laboratorium Desain & Prototipe sendiri, karena

kewenangannya berada di struktur atas, yakni tingkat Jurusan atau Fakultas.

Tabel-1 Implementasi SPMI Berbasis ISO 9001:2008 Tingkat Laboratorium

NoNo.

KlausulKriteria Pemenuhan Persyaratan

A Persyaratan SMM ISO 9001:20084.1 Persyaratan Umum Organisasi (Unit Kerja)

1 4.1.a Struktur organisasi dan mandat/Tupoksi organisasi (lihat Klausul 4.2.2)

2 4.1.b Job description atau Tupoksi masing-masing personil (lihat Klausul 4.2.2).

3 4.1.d Produk (barang/jasa) organisasi/unit kerja (lihat Klausul 7.2.3) 4 4.1.f Ketersediaan prosedur (MP) sesuai dengan proses bisnis

organisasi/unit kerja5 4.1.g Kecukupan sumberdaya (sarpras dan SDM) untuk mendukung proses

bisnis organisasi atau unit kerja (rincian lebih detil di Klausul 6)6 4.1.h Setiap proses/layanan/kegiatan mengikuti tahap-tahap siklus PDCA

(perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindaklanjut)

7 4.2.4 Rekaman setiap proses/layanan/kegiatan, meliputi tahap PDCA (perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindaklanjut)

8 5.5.3 Adanya komunikasi internal (metode, periodisitas, catatan hasil, daftarhadir, dll.)

9 6.2.2 Penyediaan SDM sesuai kompetensi (daftar kompetensi SDM, job analysis dan gap analysis, kebijakan dan perencanaan pengembangan SDM).

10 6.2.2a Dilakukan evaluasi kinerja SDM (metode dan hasilnya)11 6.3 Daftar dan Kecukupan Sarana-Prasarana (Aset), termasuk metode

pemeliharaan.12 6.4 Lingkungan kerja (aman, nyaman, bersih, rapi, kondusif).13 7.2.2 Hasil evaluasi terhadap produk (jasa) yang diberikan kepada

pelanggan (kesesuaiannya dengan persyaratan)14 7.3.2 Bahan bagi desain dan pengembangan produk/jasa. Keberadaan

fungsi/unit/wewenang, regulasi yang berlaku, informasi dari desain sebelumnya.

15 7.4.3 Verifikasi hasil pengadaan barang dan jasa oleh unit kerja (mekanisme dan hasilnya)

16 7.5.1 Rekaman untuk bukti terkendalinya pelaksanaan produksi atau layanan jasa

17 7.5.4 Rekaman milik pelanggan 18 8.2.1 Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses kegiatan

(Contoh: menggunakan borang Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) atau borang kepuasan pelanggan yang dibuat sendiri). Termasuk adanya analisis dan tindak lanjutnya.

Dari 18 butir implementasi SPMI berbasis ISO 9001:2008 untuk tingkat

laboratorium tersebut, laboratorium Desain & Prototipe telah mampu memenuhi 12

butir implementasi, dan masih menyisakan 6 butir yang belum bisa dipenuhi. Keenam

butir yang belum bisa dipenuhi tersebut adalah:

1. Butir ke-7, IS-L-24, Rekaman setiap proses/layanan/kegiatan, meliputi tahap

PDCA (perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan tindaklanjut)

2. Butir ke-11, IS-L-63, Daftar dan Kecukupan Sarana-Prasarana (Aset), termasuk

metode pemeliharaan

3. Butir ke-13, IS-L-722, Hasil evaluasi terhadap produk (jasa) yang diberikan

kepada pelanggan (kesesuaiannya dengan persyaratan)

4. Butir ke-14, IS-L-732, Bahan bagi desain dan pengembangan produk/jasa.

Keberadaan fungsi/unit/wewenang, regulasi yang berlaku, informasi dari desain

sebelumnya

5. Butir ke-15, IS-L-743, Verifikasi hasil pengadaan barang dan jasa oleh unit kerja

(mekanisme dan hasilnya)

6. Butir ke-18, IS-L-821, Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses

kegiatan (Contoh: menggunakan borang Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM)

atau borang kepuasan pelanggan yang dibuat sendiri). Termasuk adanya

analisis dan tindak lanjutnya.

Gambar-2 Kegiatan penelitian mahasiswa di lab. Despro

2. Hasil Audit Eksternal

Sampai dengan saat ini, di laboratorium Desain & Prototipe belum

pernah dilaksanakan kegiatan audit eksternal. Yang dipahami sebagai audit

eksternal, adalah kegaiatan audit yang dilakukan oleh auditor dari luar UB.

3. Umpan Balik Pengguna

3.1 Evaluasi Keluhan

Sampai dengan saat ini belum ada keluahan atau komplain yang disampaikan

oleh pengguna baik secara tertulis yang langsung dimasukkan ke dalam kotak

saran, maupun yang disampaikan melalui “E-Complain UB” terkait dengan

aktivitas pengguna di laboratorium Desain & Prototipe.

3.2 Evaluasi Kepuasan

Berdasarkan kesepakatan seluruh laboratorium di Jurusan T. Elektro, dibuat tabel

pertanyaan/pernyataan untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna sebagai

berikut:

NO

PERTANYAAN 5 4 3 2 1

1 Kondisikebersihanlaboratorium

2 Kondisiperalatanlaboratorium

3Peraturanlaboratoriumtersediadanmudahterbaca

4Penerapandisiplindanperaturanlaboratorium

5Penerimaanterhadappengunjungataupengguna

6 Keramahanpersonillaboratorium

7 Kecepatanterhadappelayanan

8 Ketepatanterhadapjadwal

9Kemudahanmenemuipersonillaboratorium

10 Tingkat pelayananlaboratorium

11 Kompetensipersonillaboratorium

12 Aksesinformasitentanglaboratorium

1 2 3 4 5Sangat kurang kurang cukup baik Sangat baik

1. Metode Pengolahan Kuesioner

Di dalam kuisioner, penilaian atas setiap pertanyaan atau pernyataan

yang disampaikan, diberi bobot dalam bentuk angka berturut-turut: 5 =

sangat baik (SB), 4 = baik, 3 = cukup, 2 = kurang dan 1 = sangat

kurang (SK)

Kuisioner yang telah terkumpul selanjutnya diolah dengan cara

memilah setiap pendapat pengguna atas setiap pertanyaan yang

diberikan untuk mendapatkan jumlah komulatif dari masing-masing

pertanyaan. Selanjutnya digambarkan dalam diagram PIE dan

dianalisis lebih lanjut untuk dapatnya ditarik suatu kesimpulan yang

akan digunakan sebagai salah satu dasar perencanaan dan

pengembangan laboratorium di tahun mendatang

2. Hasil dan Pembahasan

a. Kondisi kebersihan laboratorium

S.B; 19%

Baik; 34%

Ckp; 41%

Krg; 6%

Dari diagram di atas jelas terlihat bahwa mayoritas pengguna (41%)

berpendapat bahwa kondisi kebersihan laboratorium adalah

CUKUP. Penilaian ini sesuai dengan kenyataan mengingat bahwa

laboratoriun Desain & Prototipe juga difungsikan sebagai tempat

penyimpanan hasil karya Mahasiswa. Ini artinya, kami harus segera

meningkatkan kebersihan dan sekaligus kerapian laboratorium.

b. Kondisi peralatan laboratorium

S.B; 9%

Baik; 38%Ckp; 44%

Krg; 9%


berpendapat bahwa kondisi peralatan laboratorium adalah CUKUP.

Penilaian ini sesuai dengan kenyataan bahwa laboratoriun Desain &

Prototipe berdiri baru 2 (dua) tahun dan saat ini dalam proses

melengkapi peralatan yang diperlukan sebagai sebuah laboratorium

riset dan pelayanan. Ini artinya, kami harus segera meningkatkan

pengadaan peralatan laboratorium dengan tetap memperhatikan

alokasi dana proporsional yang tersedia tentunya.

c. Ketersediaan peraturan laboratorium yang mudah dibaca

S.B; 9%

Baik; 38%

Ckp; 31%

Krg; 22%


berpendapat bahwa ketersediaan peraturan laboratorium yang

mudah dibaca sudah BAIK. Ini artinya, kami harus mempertahankan

sekaligus mengembangkan dari yang sudah ada saat ini.

d. Penerapan disiplin dan peraturan laboratorium

S.B; 13%

Baik; 22%

Ckp; 50%

Krg; 16%


berpendapat bahwa penerapan disiplin dan peraturan laboratorium

adalah CUKUP. Penilaian ini agak kontradiktif dengan pendapat

pada butir 2.3 sebelumnya. Kami akan mengkaji lebih lanjut

hubungan diantara keduanya, dengan melakukan sampling diantara

mereka yang telah menyampaikan pendapatnya tersebut dengan

pertnyaan lebih mendalam.

e. Penerimaan terhadap pengunjung atau pengguna

S.B; 16%

Baik; 47%

Ckp; 34%

Krg; 3%


berpendapat bahwa penerimaan terhadap pengunjung atau

pengguna adalah sudah BAIK. Ini artinya, kami harus

mempertahankan sekaligus terus meningkatkannya.

f. Keramahan personil pengurus laboratorium

S.B; 28%

Baik; 44%

Ckp; 25%

Krg; 3%


berpendapat bahwa keramahan personil pengurus laboratorium

adalah sudah BAIK. Hal ini menunjukkan konsistensi antara moto

kami yang salah satunya adalah “RAMAH” dengan perilakuk sehari-

hari di Laboratorium Ini artinya, kami harus mempertahankan

sekaligus terus meningkatkannya.

g. Kecepatan terhadap pelayanan

S.B; 9%

Baik; 41%Ckp; 47%

Krg; 3%


berpendapat bahwa kecepatan terhadap pelayanan adalah CUKUP,

sedangkan yang 41% menyatakan BAIK. Ini artinya, kami harus

terus meningkatkan kecepatan dalam pelayanan di Laboratorium.

h. Ketepatan terhadap jadwal atau pelayanan

S.B; 9%

Baik; 38%Ckp; 50%

Krg; 3%


berpendapat bahwa ketepatan terhadap jadwal atau pelayanan

adalah CUKUP, sedangkan yang 38% menyatakan BAIK. Ini

artinya, kami harus terus meningkatkan kedisiplinan terkait dengan

jadwal kegiatan dan keakuratan dalam pelayanan di Laboratorium.

i. Kemudahan menemui personil pengurus laboratorium

S.B; 9%

Baik; 34%

Ckp; 38%

Krg; 16%

S.K; 3%


berpendapat bahwa kemudahan menemui personil pengurus

laboratorium adalah CUKUP, sedangkan yang 34% menyatakan

BAIK. Hal ini sesuai dengan kondisi faktual, bahwa tenaga PLP atau

laboran di laboratirum Desain & Prototipe juga merangkap tugas di

laboratorium lain. Ini artinya, kami akan mengusulkan penambahan

jumlah tenaga PLP atau laboran, agar setiap orang meng”handle”

satu laboratorium.

j. Tingkat atau kualitas pelayanan laboratorium

S.B; 16%

Baik; 41%

Ckp; 38%

Krg; 6%


berpendapat bahwa tingkat atau kualitas pelayanan laboratorium

adalah BAIK, Ini artinya, kami harus terus mempertahankan dan

sedapat mungkin meningkatkan kualitas pelayanan di Laboratorium.

k. Kompetensi atau kemampuan personil pengurus laboratorium

S.B; 19%

Baik; 34%

Ckp; 38%

Krg; 9%


berpendapat bahwa kompetensi atau kemampuan personil

pengurus laboratorium adalah CUKUP, sedangkan yang 34%

menyatakan BAIK. Ini artinya, kami harus terus meningkatkan

kemampuan personil laboratorium.

l. Kemudahan akses informasi tentang laboratorium

Baik; 22%

Ckp; 50%

Krg; 16%

S.K; 13%


berpendapat bahwa kemudahan akses informasi tentang

laboratirum adalah CUKUP. Hasil ini mengandung dua

kemungkinan. Pertama, para mahasiswa yang kurang aktif

membuka situsnya jurusan Teknik Elektro, yang salah satu fiturnya

adalah informasi tentang laboratorium. Kedua, perlu juga diseminasi

informasi melalui media lainnya. Kami akan melakukan telaah lebih

lanjut untuk mendapatkan cara yang lebih efektif terkait penyebar

luasan akses ini.

Berdasar rekapitulasi pendapat pengguna laboratorium Desain &

Prototipe, dapat disimpulkan bahwa secara umum pengelolaan dan

pelaksanaan kegiatan pelayanan yang telah dilakukan oleh personil

pengurus laboratorium sudah cukup baik.

Tentunya kondisi secara umum laboratirum Desain & Prototipe masih

jauh dari memadai, sehingga masih harus terus melakukan

pembenahan dan peningkatan, baik dari sisi perangkat keras maupun

perangkat lunaknya, termasuk juga kemampuan dan kompetensi

personilnya

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Program kerja labiratorium Desain & Prototipe Jurusan Teknik Elektro FTUB

dibagi menjadi Lima Program, yakni: Pengembangan SDM (4 kegiatan), Peningkatan

Pengelolaan & Pelayanan (11 kegiatan), Pengembangan Sarana Prasarana (9

kegiatan), Operasioanal & Pemeliharaan (4 kegiatan) dan Lain-lainnya (2 kegiatan).

Secara detail beserta capaiannya disajikan dalam tabel berikut di bawah ini:

No. Program Kerja Skor

CapaianA. Program Pengembangan SDM1. Pembimbingan 3 mahasiswa dalam kegiatan Program Kreativitas/Lomba lainnya 100 %2. Pelaksanaan 4 kali management review 100 %3. Pembimbingan tugas akhir 3 mahasiswa 100 %4. Pengiriman 2 staf untuk mengikuti kegiatan seminar, simposium, dan lain

sebagainya100 %

B. Program Peningkatan Pengelolaan & Layanan1. Pendataan peralatan lab 100 %2. Penyusunan daftar inventaris lab 100 %3. Peyusunan 2 MP 100 %4. Peninjauan kembali 2 MP yang telah disusun 100 %5. Diskusi periodik terkait penyusunan 2 MP yang baru sesuai kebutuhan 100 %6. Penambahan jenis layanan yang tersedia di lab 100 %7. Peningkatan frekuensi pemberian materi dan tugas kuliah di lab 100 %8. Promosi dari mulut ke mulut 50 %9. Diskusi periodik terkait layanan yang telah diberikan 100 %

10. Pencatatan semua layanan lab terhadap mahasiswa 50 %11. Penyusunan dokumen monev layanan 100 %C. Program Pengembangan Sarana Prasarana1. Pemetaan kebutuhan dan kesediaan bahan habis pakai 100 %2. Pengajuan pengadaan bahan habis pakai yang dibutuhkan 80 %3. Penyimpanan bahan habis pakai sesuai spesifikasinya 80 %4. Pemetaan kebutuhan peralatan terkait aktivitas lab 100 %5. Pengajuan pengadaan peralatan lab 50 %6. Pengelompokan penyimpanan peralatan sesuai spesifikasinya 100 %7. Pemetaan kebutuhan sarana pendukung lab 100 %8. Pengajuan kebutuhan sarana pendukung lab 50 %9. Pemasangan/penempatan sarana pendukung 50 %D. Program Operasional & Pemeliharaan1. Penyusunan prosedur atau cara penggunaan peralatan (IK), terutama peralatan

dengan spesifikasi khusus100 %

2. Pengecekan peralatan setiap semester 100 %3. Perawatan peralatan setiap semester 100 %4. Pembersihan dan pemeliharaan sarana pendukung 3 bulan sekali 75 %E. Program Lain-lain1. Inventarisasi pengumpulan karya tugas akhir 2015 100 %2. Pemilihan 3 hasil karya yang memiliki inovasi atau invensi 67 %

Ada beberapa kegiatan yang belum dapat mencapai 100%. Kegiatan promosi

dari mulut ke mulut ternyata agak sulit mengukur capaiannya, sehingga lebih

merupakan hasil perkiraan kasar. Pada program mendatang tidak pelru lagi

dicamtumkan secara eksplisit.

Pencatatan semua layanan terhadap mahasiswa belum dapat dilakukan secara

akurat, karena pada beberapa kejadian, mahasiswa tidak menulis pada log book dan

laboran juga tidak melihat atau lupa mengingatkan. Perlu dipikirkan cara yang lebih

efektif agar mahasiswa tidak lupa untuk mencatatkan dirinya saat menggunakan

fasilitas laboratorium.

Pengajuan barang habis pakai tidak semua dapat dicapai (80%) karena

keterbatasan dana proporsional laboratorium yang tersedia, sehingga pengajuannya

ditinda tahun depan.Sedangakan untuk penyimpanan barang yang spesifik, masih

ditemui kesalahan atau kealpaan dalam mnegmbalikan barang habis pakai pada

tempat yang sebenarnya, baik oleh pengguna, maupun asisten sendiri.

Analog dengan pengajuan barang habis pakai, pengajuan pengadaan peralatan

hanya dapat direalisasikan 50% karena pada tahun ini ada priorotas untuk pengadaan

peralatan bagi beberapa laboratorium baru. Sarana pendukung juga belum dapat

dipenuhi semua, terutama alat pemadam kebakaran di setiap laboratorium.

Pembersiahn dan pemeliharaan sarana pendukung laboratorium dari seharusnya

dilakukan empat kali dalam setahun, pada kenyataanya hanya dapat dilakukan tiga kali

dalam setahun (75%).

Pada tahun ini dari tiga karya yang ditargetkan dapat dipilih sebagai karya

memiliki inovasi dan invensi, hanya dapat diplih 2 karya saja (67%). Satu karya

mahasiswa memenangi PIMNAS tahun ini dan satu karya berhasil didanai oleh

Kemenristek Dikti.

No. Sasaran Mutu atau Indikator

Kinerja

Base

line

Target

Th.201

6

Capaia

n

Th.201

6

%

Capaia

n

1. Kegiatan penelitian yang dilakukan sedikitnya dua topik per tahun

0 2 2 100

2. Sedikitnya 3 mahasiswa rata-rata per semestar yang dibimbing dalam kegiatan ilmiah

0 3 3 76

3. Sedikitnya 3 mahasiswa rata-rata per semestar yang dibimbing dalam

0 3 3 100

penyelesaian TA

4. Sedikirnya 2 staf yang mempresentasikan hasil penelitiannya pada forum seminar atau pertemuan ilmiah lainnya

0 2 2 100

5. Tingkat kerusakan peralatan kurang dari 30%

30% 25% 25% 100

6. Tingkat kepuasan pengguna rata-rata lebih dari 90% yang menyatakan lebih dari cukup

80% 90% 85% 50

Pada semester pertama tahun 2016 ada tiga mahasiswa yang secara intensif

medapat bimbingan dan menggunakan fasilitas di lab. Despro, akan tetapi pada

semester kedua hanya ada dua mahasiswa yang manfaatkannya. Penyebanya adalah

pada semester dua biasanya sudah tidak ada lagi persiapan menuju lomba-lomba

ilmiah, khususnya yang tingkat nasional.

Kenaikan tingkat kepuasa pelanggan belum sesuai dengan yang ditargetkan.

Perlu dilakukan perbaikan dalam pelayanan kepada pengguna, utamanya dalam hal

kecepatan pelayanan, kemudahan menemui pengelola dan pembimbing, serta

kemudahan akses informasi tentang laboratorium.

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Acuan untuk melakukan tindakan koreksi terutama adalah dari adanya komplain

atau keluhan dari pengguna yang tentunya harus disampaikan secara tertulis dan

disampaikan ke pihak laboratorium, baik secara off line maupun online. Selain itu,

tindakan koreksi dapat juga dilakukan berdasar hasil jejak pendapat terkait kepuasan

masyarakat terhadap pelayanan laboratorium. Sumber acuan tindakan koreksi lainnya

adalh dari hasil temuan audit, evaluasi program kerja, atau dari evaluasi sasaran mutu.

Selain tindakan koreksi, yang tidak kalah pentingnya adalah tindakan

pencegahan atau antisipasi agar masalah yang timbul saat ini tidak terulang lagi di

masa yang akan datang. Rangkuman tindakan koreksi dan tindakan pencegahan yang

dilakukan disajikan dalam tabel berikut.

No. Masukan Tindakan

PerbaikanStatus(Open/Closed)

TindakanPencegahan

A. Keluhan

1. Keberadaan peraturan/tata tertib laboratorium kurang mudah dibaca/diketahui oleh pengguna

Dibuat poster aturan/tatib lab

open Mengevaluasiaturan/tatib setiap tahun

2. Pengelola/pengurus laboratorium agak sulit ditemui

Menempel nomor kontak

open Membuat jadwal hadir

B. Evaluasi Kepuasan

1. Pengguna merasa agak kesulitan untuk akses informasitentang laboratorium

Dibuat poster informasi lab dan ditempel

open Sosialisasi keberadaan web site lab

C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)

1. Mekanisme PDCA sudah ada, tapi belum semua proses direkam dan didokumentasi dengan baik.

Diupayakan merekan dan mendokumen

open Setiap proseslangsung direkam

2. Untuk meningkatkan keamanan perlu sarana pemadam kebakaran, sekarang belum tersedia.

Dibuat suratpengajuan ke Jurusan

open Dilarang kerjadengan api didalam lab

3. SDM belum memenuhi standar laboratorium. Sample: 1 Laboran memegang 3 laboratorium. SDM yang sedanya dimanfaatkan semaksimal mungkin

Dibuat suratpengajuan kebutuhan SDM ke Jurusan

open Sementara dilakukan rangkap tugas dan dinatu asisten

4. Mekanisme sudah ada, sudah dilakukan tapi belum semua proses dapat dilaksanakan, termasuk proses evaluasi produk.

Evaluasi produk layanan via kuesioner

open Diupayakan semua tahapan proses dilakukan

D. Evaluasi Program Kerja

1. Ada beberapa program kerja yang belum tercapai secara penuh

Meningkatkan upaya pencapaian

open Meningkatkanmonitoring program

E. Evaluasi Sasaran Mutu

1. Beberapa sasaran mutu belum dapat mencapai target

Memantau capaian mutu

open Evaluasi secara berkala

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Laporan tinjauan manajemen pada tingkat laboratorium baru dilaksanakan per

kegiatan tahun 2016 ini, sebelumnya laporan tinjauan manajemen disusun pada level

jurusan. Dengan demikian kolom “rekomendasi dari tinjauan manajemen sebelumnya”

diambil butir-butir yang utama dari laporan tinjauan manajemen tingkat jurusan tahun

sebelumnya atau dari hasil temuan audit sebelumnya, sebagai berikut:

NoRekomendasi

Tinjauan ManajemenSebelumnya

AspekTindak Lanjut yangSUDAH dilakukan

Kendala yangdihadapi

Rencanaselanjutnya

1. SDM belum memenuhi standar laboratorium. Sample: 1 Laboran memegang 3 laboratorium. SDM yang sedanya dimanfaatkan semaksimal mungkin

SDM Mengajukan permintaan SDMke Jurusan untukditeruskan ke Fakultas

Kebijakan moratorium penerimaan pegawai kontrak di UB

Mengoptimalkan kinerja SDM yang tersedia saat ini, sambil menunggu dicabutnya moratorium

2. Evaluasi hanya dilakukan oleh jurusan dan fakultas, kepala laboratorium belum melakukan evaluasi SDM di laboratorium.

SDM Kepala laboratorium melakukan evaluasi SDM berdasar SKP (Sasaran Kerja Pegawai) dan menyampaikannya kepada KetuaJurusan

Berdasar peraturan negara, tidak ada mekanismepenilaian formalyang berhak dilakukan oleh kalab

Kalab melakukan paraf pada SKP, sebelum ditanda tangani Ketua Jurusan

3. Perlu ada prosedur pelayanan bagi pengguna dari luar Jurusan T. Elektro

MR Pada level juruisan sudah ada aturannya dan prosedurnya

Peraturan BLU terkait pemasukan dana

Mengikuti mekanisme prosedur UB

4. Laporan Tinjauan Manajemen belum sepenuhnya sesuai ISO 9001:2008

MR Dilakukan pelatihan penyusunan TM yang benar

Belum masuk dalam DIPA ataupun Sireka

Dimasukan dalam DIPA sehingg bisa dilaksanakan pelatihannya

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Pada prinsipnya, ada dua hal yang mempengaruhi SMM di laboraotirum,

termasuk lab. Despro, yaitu adanya peraturan baru di tingkat nasional dan adanya

perubahan struktur organisasi di UB. Perubahan di tingkat nasional yang

mempengaruhi secara tidak langsung adalah perubahan nomenklatur perguruan tinggi,

yaitu dari (032) Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) menjadi (042)

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Perubahan nomenklatur ini

menyebabkan UB yang dulunya di bawah 1 (satu) Direktorat Jenderal (032.04) Ditjen

Pendidikan Tinggi setelah perubahan UB dibebani fungsi untuk melaksanakan mandat

dari 4 (empat) Direktorat Jenderal (042.01) Sekretariat Jenderal), (042.03) Ditjen

Kelembagaan IPTEK dan DIKTI, (042.04) Ditjen Pembelajaran dan Kemahasiswaan,

(042.05) Ditjen Sumber Daya IPTEK dan DIKTI.

Gambar-3 Pertemuan koordinasi rutin di lab. Despro

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Secara umum, masukan-masukan dari pengguna dan hasil kajian Lab. Despro untuk

peningkatan SMM di Lab. Despro adalah sebagai berikut:

a. Penggunaan website lab. Despro sebagai media penyampaian informasi yang

detil dan akurat perlu terus ditingkatkan dan diaktifkan.

b. Program kerja perlu disusun secara lebih detil dengan penjadwalan yang baik

dan persiapan yang matang.

c. Capaian program kerja dan capaian sasaran mutu harus dimonitor dan

dievaluasi secara periodik.

d. Perlu segera mengevaluasi dan memperbaiki prosedur yang ada dengan

relevansi pelaksanaan program kerja yang ada saat ini.

V. PENUTUP

Berdasarkan kajian sistem manajemen Lab. Despro seperti tertuang tersebut di atas,

dapat disimpulkan bahwa penerapan sistem manajemen mutu di lab. Despro cukup

efektif, hal ini terbukti dari pelaksanaan kegiatan yang menjadi tugas dan fungsi lab.

Despro dapat terlaksana. Adanya program dan capaian sasaran mutu yang tercapai

merupakan ukuran efektifitas yang baik.

Capaian tersebut tentunya masih jauh dari sempurna, sehingga upaya dan ihtiar

perlu terus dilakukan dan ditingkatkan secara berkesinambungan seiring dengan

perkembangan budaya organisasi, khususnya organisasi laboratorium.

Ucapan terimakasih dan penghargaan disampaikan kepada seluruh personil

anggota laboratorium Desain & Prototipe yang telah bekerja keras tanpa pamrih dan

penuh dedikasi. Juga kepada semua pihak yang telah mendukung baik langsung

maupun tidak langsung kegiatan di laboratorium Desain & Prototipe.

NOTULEN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN

(MANAGEMENT REVIEW)

MANAGEMENT REVIEW

Rapat/Pertemuan Rutin InternalHari/tanggal : Rabu, 23 November 2016Waktu : Pukul 10.00 – 11.30 wibTempat : Lab. Desain & PrototipeAgenda : Monev Kegiatan berjalan & Persiapan AIMPemimpin Rapat : KalabJumlah yang diundang/ hadir : 3 orang/ 3 orang

Butir-butir hasil pertemuan:

a. Dua kegiatan riset sudah selesai dilaksanakan dengan lancar danselamat. Sudah sampai di tahap pelaporan dan submit jurnal internasional

b. Kegiatan PKM juga sudah selesai, peralatan running text yang dibuatsudah diterima dengan baik oleh sasaran. Saat ini sampai pada tahap pelaporan.

c. Sampai dengan saat ini ada 4 mahasiswa skripsi yang memanfaatkanfasilitas di lab, serta 2 mahasiswa yang melakukan riset untuk kegiatan ilmiah danPKM.

d. Kegiatan perkuliahan di lab pada semester Ganjil 2016/2017 sudahberjalan selama dua kali pertemuan dari total empat kali pertemuan yangdirencanakan

e. Agar temuan yang masih open segera dapat close, konsultasi denganMR Jurusan cara meng-close-nya. Untuk pengajuan yang terkait dengan level diatasnya, maka kalab cukup membuat surat kejurusan sebagai tindak lanut kegiatanagar bisa di close.

f. P. Rakhmad menyiapkan kelengkapan dokumen yang diperlukan,term,asuk data aktifitas lab sampai dengan SKP laboran, dan lain-lainnya

Rencana tindak lanjut:

Pertemuan koordinasi berikutnya pada akhir Desember 2016, guna membahasevaluasi kegiatan berjalan dan rencana kegiatan Semester Genap 2016/2017

Mengetahui, Kepala Laboratorium

Unggul Wibawa

Notulis,

Rakhmad Romadhoni

MANAGEMENT REVIEW

Rapat/Pertemuan Rutin Internal

Hari/tanggal : Selasa, 31 Agustus 2016Waktu : Pukul 10.00 – 11.30 wibTempat : Lab. Desain & PrototipeAgenda : Rencana Kegiatan Semester Ganjil 2016/2017Pemimpin Rapat : KalabJumlah yang diundang/ hadir : 3 orang/ 3 orang


a. Melanjutkan kegiatan riset dengan melibatkan asisten danmahasiswa untuk membuat dan menguji perangkat PPC dan wireless sensor.

b. Melanjutkan finalisasi pekerjaan pembuatan running text.Mahasiswa juga akan dilibatkan pada saat penyerahan dan pelatihan dihadapananggota Karang Tarus sasaran PKM.

c. Target semester Ganjil 2016/2017 (mengacu capaian Genap2015/2016), sedikitnya 4 mahasiswa skripsi yang akan memanfaatkan fasilitaslab Despro secara intens, dan tidak kurang 7 mahasiswa yang melakukan risetyang akan membutuhkan sebagaian fasilitas di lab Despro. Pendampingan olehp. Eka dan P. Zainuri

d. Kegiatan perkuliahan di lab pada semester Ganjil 2016/2017hanya ada 1 kelas yakni kelasnya p. Zainuri.

e. Lebih diperhatikan oleh p. Rakhmad kebersihan, kerapian dankeamanan laboratorium khususnya setelah mahasiswa selesai beraktivutas dilab.


Pertemuan koordinasi berikutnya pada Oktober 2016, guna membahas monitoringrealisasi kegiatan Semester Ganjil 2016/2017


Unggul Wibawa

Notulis,

Rakhmad Romadhoni

MANAGEMENT REVIEWRapat/Pertemuan Rutin Internal

Hari/tanggal : Selasa, 26 Juli 2016Waktu : Pukul 10.30 – 12.00 wibTempat : Lab. Desain & PrototipeAgenda : Evaluasi Kegiatan Semester Genap 2015/2016Pemimpin Rapat : KalabJumlah yang diundang/ hadir : 3 orang/ 3 orang


a. Dana kegiatan penelitian baru turun, sehingga difokuskan pada pembelian kebutuhanterlebih dahulu dan belum bisa 100% melibatkan mahasiswa, karena mereka sejakmedio Juni sudah UAS dilanjutkan libur panjang lebaran.

b. Mulai awal Agustus akan fokus pada pembuatan alat sampai dengan pengujian danimplementasi.

c. Pembuatan running text untuk kegiatan PKM sudah dimulai sejak pertengahan Mei 2016lalu dan sekarang sudah proses pengujian.

d. Sampai dengan saat ini ada 4 mahasiswa skripsi yang memanfaatkan fasilitas di lab,serta 7 mahasiswa yang melakukan riset untuk kegiatan ilmiah dan PKM. Lebih rendahdari target yang telah ditentukan. Penyebabnya sebagian mahasiswa bekerja di lab lain,karena mereka kebetulan juga menjadi asisten di lab tersebut.

e. Kegiatan perkuliahan di lab sudah berjalan sesuai rencana, diharapkan p. Eka dan p.Zainuri bisa mendapatkan bibit baru penerus generasi asisten lab Despro.

f. Peralatan multimeter dan solder. Sudah diperbaiki oleh P. Rakhmad dengan caradibawa ke service mengingat ada komponen yang harus diganti dan tidak tersedia di lab

g. Pengajuan pembelian kebutuhan bahan habis pakai sudah masuk.


Pertemuan koordinasi berikutnya pada Akhir Agustus 2016 atau awal September 2016,guna membahas rencana kegiatan Semester Ganjil 2016/2017


Unggul Wibawa

Notulis,

Rakhmad Romadhoni


Hari/tanggal : Rabu 20 April 2016Waktu : Pukul 10.30 – 12.00 wibTempat : Lab. Desain & PrototipeAgenda : Monitoring & Evaluasi KegiatanPemimpin Rapat : KalabJumlah yang diundang/ hadir : 3 orang/ 3 orang


a. Dana kegiatan penelitian belum turun sampai hari ini, sehingga 2 kegiatan riset yangdirencanakan belum dapat direalisasikan. Tetapi asisten dan mahasiswa yang akandilibatkan sudah ditentukan.

b. Demikian juga, dana kegiatan PKM juga belum turun, realisasinya belum bisa dilakukansampai dengan hari ini. Segera setelah dana turun, kegiatan akan dilakukan.

c. Sampai dengan saat ini ada 3 mahasiswa skripsi yang memanfaatkan fasilitas di lab,serta 4 mahasiswa yang melakukan riset untuk kegiatan ilmiah dan PKM

d. Kegiatan perkuliahan di lab sudah berjalan sesuai rencanae. Ada beberapa peralatan yang perlu segera diperbaiki, termasuk multimeter dan solder.

P. Rakhmad agar segera memperbaikinya. Jika tidak bisa dilakukan sendiri segeradibawa ke service center saja.

f. Timah tinol dan beberapa chmaber serta kabel segera diajukan lagi saja sebelumhabis.


Pertemuan koordinasi berikutnya pada Juli 2016, guna membahas evaluasipelaksanaan kegiatan pada semester berjalan serta rencana kegiatan semester ganjil2016/2017


Unggul Wibawa

Notulis,

Rakhmad Romadhoni


Hari/tanggal : Jum’at, 15 Januari 2016Waktu : Pukul 08.30 – 10.30 wibTempat : Lab. Desain & PrototipeAgenda : Pematangan Rencana KegiatanPemimpin Rapat : KalabJumlah yang diundang/ hadir : 3 orang/ 3 orang


a. Rencana kegiatan riset ada 2 yang akan dilaksanakan di Lab Despro, yang di ketuai olehP. Unggul dan p. Zainuri melibatkan beberapa asisten dan mahasiswa.

b. Rencana kegiatan PKM ada 1 yang akan dilaksanakan penyiapannya di lab Despro,yang diketauai oleh p. Zainuri

c. Target semester genap 2015/2016 ini sedikitnya 5 mahasiswa skripsi yang akanmemanfaatkan fasilitas lab Despro secara intens, dan tidak kurang 10 mahasiswa yangmelakukan riset yang akan membutuhkan sebagaian fasilitas di lab Despro.Pendampingan oleh p. Eka dan P. Zainuri

d. Semester depan akan dilaksanakan kegiatan perkuliahan di lab oleh p. Eka dan p.Zainurie. P. Rakhmad agar mencek kembali inventaris alat dan sediaan bahan di lab Despro. Jika

ada yang perlu diadakan atau dibeli bisa memanfaatkan dana proporsional lab.


Pertemuan koordinasi berikutnya pada April 2016, guna mendiskuikan monitoring danevaluasi pelaksanaan kegiatan pada semester berjalan


Unggul Wibawa

Notulis,

Rakhmad Romadhoni

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN -...

Documents

Transcript of LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN -...