Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

67
Halaman 1 dari 67 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG 1 Pertumbuhan ekonomi Indonesia yang stabil dalam beberapa tahun terakhir, juga berdampak pada adanya peningkatan alokasi anggaran untuk belanja pemerintah dari tahun ke tahun. Dua komponen belanja pemerintah yang mempunyai pengaruh yang sangat menentukan untuk meningkatkan kinerja instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pembangunan adalah belanja barang dan belanja modal. Data tiga tahun terakhir menunjukkan rata – rata 65 persen dari total pembelanjaan kementerian/lembaga dalam APBN dialokasikan untuk kedua jenis mata anggaran tersebut. Tabel 1. Belanja Pemerintah Kementerian/Lembaga (Triliun) Sumber : Nota Keuangan Tahun 2012, 2013, 2014 Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa ratusan triliun rupiah dianggarkan untuk belanja barang dan belanja modal dalam satu tahun anggaran. Pengelolaan dana ratusan triliun tersebut melalui mekanisme pengadaan barang/jasa pemerintah menuntut adanya suatu inovasi terhadap sistem pengadaan barang/jasa yang selama ini digunakan oleh organisasi pengadaan pemerintah. Nilai pengadaan barang/jasa pemerintah yang sedemikian besar tentunya akan memberikan kontribusi yang signifikan untuk mendukung keberhasilan pembangunan nasional yang dijalankan pemerintah. Untuk mewujudkan hal tersebut, organisasi pengadaan pemerintah harus mampu melakukan proses pengadaan yang tidak hanya cepat, tetapi juga menjamin tercapainya efisiensi, efektifitas, dan akuntabilitas. Salah satu metode pengadaan yang dapat mengakselerasi proses pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu adalah metode pembelian 1 Road Map e-Katalog

Transcript of Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Page 1: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 1 dari 67

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

1Pertumbuhan ekonomi Indonesia yang stabil dalam beberapa tahun

terakhir, juga berdampak pada adanya peningkatan alokasi anggaran untuk

belanja pemerintah dari tahun ke tahun. Dua komponen belanja pemerintah

yang mempunyai pengaruh yang sangat menentukan untuk meningkatkan

kinerja instansi pemerintah dalam penyelenggaraan pembangunan adalah

belanja barang dan belanja modal. Data tiga tahun terakhir menunjukkan

rata – rata 65 persen dari total pembelanjaan kementerian/lembaga dalam

APBN dialokasikan untuk kedua jenis mata anggaran tersebut.

Tabel 1. Belanja Pemerintah Kementerian/Lembaga

(Triliun)

Sumber : Nota Keuangan Tahun 2012, 2013, 2014

Dari tabel diatas dapat diketahui bahwa ratusan triliun rupiah

dianggarkan untuk belanja barang dan belanja modal dalam satu tahun

anggaran. Pengelolaan dana ratusan triliun tersebut melalui mekanisme

pengadaan barang/jasa pemerintah menuntut adanya suatu inovasi terhadap

sistem pengadaan barang/jasa yang selama ini digunakan oleh organisasi

pengadaan pemerintah.

Nilai pengadaan barang/jasa pemerintah yang sedemikian besar

tentunya akan memberikan kontribusi yang signifikan untuk mendukung

keberhasilan pembangunan nasional yang dijalankan pemerintah. Untuk

mewujudkan hal tersebut, organisasi pengadaan pemerintah harus mampu

melakukan proses pengadaan yang tidak hanya cepat, tetapi juga menjamin

tercapainya efisiensi, efektifitas, dan akuntabilitas.

Salah satu metode pengadaan yang dapat mengakselerasi proses

pengadaan barang/jasa pemerintah, yaitu adalah metode pembelian

1 Road Map e-Katalog

Page 2: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 2 dari 67

langsung melalui sistem e-purchasing yang berbasis pada e-katalog. E-katalog adalah katalog elektronik yang memuat informasi lengkap tentang

daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga barang tertentu dari berbagai

penyedia barang/jasa pemerintah yang dapat dibeli secara langsung oleh

K/L/D/I.

Pengembangan e-purchasing yang berbasis pada e-katalog ini juga

merupakan salah satu tindak lanjut dari arahan Presiden Republik Indonesia

kepada Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

(LKPP), yang disampaikan pada pertemuan di Istana Negara pada tanggal 4

Desember 2014 untuk memperbanyak jumlah produk yang dimasukkan

dalam e-katalog pemerintah.

Komitmen presiden untuk mengembangkan e-purchasing yang

berbasis pada e-katalog semakin dipertegas dengan dikeluarkannya Instruksi

Presiden Nomor 1 Tahun 2015 tentang Percepatan Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah dan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 4

Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 54

Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa pemerintah. Kedua produk

hukum tersebut mengamanatkan LKPP untuk melakukan percepatan

pengembangan sistem e-procurement dan penerapan e-purchasing yang

berbasis pada e-katalog serta mewajibkan K/L/D/I untuk melakukan

e-purchasing terhadap barang/jasa yang sudah dimuat dalam e-katalog

sesuai kebutuhannya.

Mengingat keberhasilan penerapan e-purchasing sangat bergantung

pada e-katalog, maka jumlah barang/jasa yang ada di e-katalog harus

ditingkatkan secara cepat sehingga dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh

K/L/D/I untuk mempercepat pelaksanaan pengadaan di instansinya masing-

masing.

Percepatan peningkatan jumlah barang/jasa yang tercantum di e-

Katalog tentunya memerlukan faktor pendorong yang sinergis. Ketersediaan

jumlah SDM yang proporsional, regulasi yang menunjang efisiensi proses

pencantuman barang/jasa ke dalam e-Katalog, tata kelola e-Katalog yang

baik, dan transparansi setiap tahapan proses e-Katalog merupakan pilihan-

pilihan faktor pendorong yang dapat dijadikan alternatif percepatan tersebut.

Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem

Informasi membawahi Direktorat Pengembangan Sistem Katalog yang

memiliki tugas menyiapkan rumusan kebijakan, pengembangan, dan

pemantauan pelaksanaan pengadaan melalui sistem katalog. Dalam

menjalankan tugasnya, Direktorat Pengembangan Sistem Katalog

menyelenggarakan fungsi:

1. penyiapan perumusan kebijakan sistem katalog;

2. pengembangan sistem katalog;

3. penyelenggaraan sistem katalog; dan

4. pemantauan dan evaluasi pelaksanaan sistem katalog.

Page 3: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 3 dari 67

Direktorat Pengembangan Sistem Katalog membawahi dua unit eselon

III yaitu Kasubdit Riset dan Kontrak dan Kasubdit Pengelolaan Katalog. Kedua

unit eselon III tersebut memiliki fungsi yang berbeda dalam konteks

penyelenggaraan e-Katalog. Kasubdit Riset dan Kontrak bertugas mengelola

proses pencantuman barang/jasa e-Katalog sedangkan Kasubdit Pengelolaan

Katalog bertugas melaksanakan monev dan pengendalian e-Katalog.

Peran dan fungsi tersebut berhubungan langsung dengan para

stakeholder yaitu Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah/Institusi

(sebagai instansi pengguna e-Katalog) dan Penyedia Barang/Jasa (sebagai

entitas/badan usaha yang menyediakan barang/jasa yang tercantum di

e-Katalog). Jika dilihat berdasarkan sifat stakeholder, maka Direktorat

Pengembangan Sistem Katalog juga melaksanakan fungsi pelayanan kepada

para stakeholder. Fungsi pelayanan tersebut antara lain menyediakan sistem

e-Katalog dan e-Purchasing serta informasi terkait kedua sistem tersebut.

Dalam fungsi pelayanan publik tersebut, Direktorat Pengembangan

Sistem Katalog dipandang perlu mengedepankan nilai dan asas-asas

penyelenggaraan pelayanan publik sebagaimana diatur dalam Undang-

Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik sebagai berikut:

1. keprofesionalan;

2. keterbukaan;

3. akuntabilitas;

4. ketepatan waktu; dan

5. kecepatan, kemudahan, dan keterjangkauan.

Dalam proyek perubahan ini, project leader fokus pada pengelolaan

informasi Kontrak Katalog sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai Kasie

Kontrak Payung. Dalam menjalankan proyek perubahan, project leader

mengacu pada 4 (empat) asas-asas penyelenggaraan public yaitu

keprofesionalan, keterbukaan, akuntabilitas, dan kemudahan.

Mengapa “Informasi” yang Menjadi Fokus Perubahan?

1) Menuai Hikmah dari sebuah Inspirasi Sederhana

Ide proyek perubahan ini terinspirasi dari terbentuknya forum

komunikasi Penyedia Obat melalui media sosial whatsapp dalam rangka

proses kontrak katalog obat Tahun 2016. Forum ini dibentuk untuk

memberikan layanan informasi terkait proses kontrak katalog obat dan

proses lelang katalog obat Tahun 2016. Antusiasme Penyedia Obat

dengan adanya forum tersebut sangat baik. Semula, penyedia obat tidak

pernah mendapatkan cukup informasi terkait proses kontrak katalog obat

dan lelang obat tahun 2016. Penyedia obat merasa kesulitan untuk

menghubungi petugas direktorat untuk menanyakan informasi seputar

kontrak dan lelang obat. Dengan adanya forum ini, maka seluruh

informasi terbuka dan dapat diakses oleh semua penyedia obat.

Page 4: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 4 dari 67

Gambar: Daniel Ventjelima (Marketing Manager PT Actavis Indonesia)

Gambar ini merupakan bentuk apresiasi penyedia obat terhadap peran

aktif seksi kontrak payung memberikan informasi setiap progress Kontrak

Payung sampai dengan produk ditayangkan ke dalam e-Katalog. Hal ini

menunjukkan betapa pentingnya sebuah informasi bagi Penyedia

Barang/Jasa meskipun dengan media yang sederhana. Hal inilah yang

kemudian menginspirasi Project Leader untuk mengelola layanan

informasi melalui optimalisasi aplikasi yang sudah ada.

2) Pentingnya sebuah Informasi

Informasi merupakan media atau sarana bagi masyarakat untuk

mendapatkan keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang

mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun

penjelasannya terkait materi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Deskripsi

tersebut menegaskan bahwa informasi juga merupakan salah satu materi

yang dibutuhkan oleh masyarakat. Tanpa informasi, maka masyarakat

sulit untuk beradaptasi dengan perubahan, dalam tataran birokrasi, maka

perubahan yang dimaksud adalah terkait dengan perubahan kebijakan

yang dikeluarkan oleh Pemerintah. Sehingga informasi menjadi sangat

penting bagi masyarakat.

Dalam konteks penyelenggaraan e-Katalog, maka informasi

memainkan peranan yang penting bagi para stakeholder. Melalui

informasi, stakeholder dapat mengetahui proses pra katalog,

berpartisipasi dalam proses pra-katalog, dan berpartisipasi selama

monitoring-evaluasi pelaksanaan e-Katalog.

Jika dilihat dalam dimensi pelayanan publik, maka “pengelolaan

informasi” merupakan salah satu key factor dalam penyelenggaraan

pelayanan publik. Hal ini diatur dalam Pasal 8 ayat (1) Undang-Undang

Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik mengatur bahwa:

“Organisasi penyelenggara berkewajiban menyelenggarakan pelayanan

publik sesuai dengan tujuan pembentukannya”. Selanjutnya Pasal 8 ayat

Page 5: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 5 dari 67

(2) mengatur bahwa: “penyelenggaraan pelayanan publik sebagaimana

dimaksud pada ayat (1), sekurang-kurangnya meliputi:

a. pelaksanaan pelayanan;

b. pengelolaan pengaduan masyarakat;

c. pengelolaan informasi;

d. pengawasan internal;

e. penyuluhan kepada masyarakat; dan

pelayanan konsultasi.

Merujuk pada pentingnya informasi tersebut, project leader

melakukan analisa terhadap permasalahan yang seringkali dikeluhkan

oleh para stakeholder. Untuk menangkap permasalahan tersebut, project leader melakukan wawancara dengan beberapa stakeholder yaitu

Penyedia Barang/Jasa, kelompok kerja e-Katalog, dan sekretariat

Kelompok Kerja e-Katalog untuk menangkap persepsi stakeholder

terhadap pemberian layanan e-Katalog.

Berdasarkan persepsi stakeholder dihasilkan 4 (empat) peringkat

masalah yang perlu diperbaiki, antara lain:

1. Regulasi, Petunjuk Teknis, dan SOP;

2. Kepastian waktu penayangan produk ke dalam e-Katalog;

3. Informasi proses negosiasi; dan

4. Informasi proses kontrak katalog.

Permasalahan poin 1 dan poin 2 diatas telah diperbaiki dengan

tersusunnya rancangan regulasi berupa Petunjuk Teknis dan SOP yang

masih dalam tahap finalisasi serta dibangunnya aplikasi pra-katalog.

Permasalahan poin 1 dan poin 2 merupakan proyek perubahan yang

dilakukan pada lingkup Direktorat.

Project leader memilih menawarkan solusi terkait permasalahan

poin 3 dan poin 4 yaitu dengan memberikan kejelasan informasi dan

kemudahan berbagai informasi terkait proses kontrak katalog kepada

para stakeholder, khususnya kepada Penyedia Barang/Jasa.

Project leader menilai bahwa informasi mengenai proses kontrak

katalog belum lengkap disediakan secara komprehensif. Adapun

informasi mengenai daftar urutan negosiasi telah ditayangkan dalam

website LKPP namun belum secara optimal diperbaharui dan diketahui

oleh Penyedia Barang/Jasa. Merujuk pada kondisi tersebut, maka project leader mengambil inisiatif untuk melakukan proyek perubahan dengan

tema “Memberikan Kejelasan dan Kemudahan Akses Informasi Kontrak

Katalog Melalui Optimalisasi Aplikasi e-Katalog”.

B. TUJUAN DAN MANFAAT PROYEK PERUBAHAN

1. Target jangka pendek terhadap capaian proyek perubahan, selama proses

installment dan adoption yang dilakukan selama 65 (enam puluh lima) hari

adalah:

a. tersedianya fitur “Layanan Informasi” pada aplikasi e-Katalog; dan

Page 6: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 6 dari 67

b. terwujudnya pemanfaatan informasi proses kontrak katalog yang

tercantum di dalam fitur “Layanan Informasi” pada aplikasi e-Katalog

sesuai dengan kebutuhan para penyedia barang/jasa.

2. Melalui proyek perubahan yang bertema “Memberikan Kejelasan dan

Kemudahan Akses Informasi Kontrak Katalog Melalui Optimalisasi

Aplikasi e-Katalog”, maka diharapkan Penyedia Barang/Jasa mendapatkan

manfaat sebagai berikut:

a. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait proses kontrak,

sehingga mereka dapat mempersiapkan ketersediaan barang/jasa dan

dapat memperhitungkan waktu kapan transaksi e-Purchasing dapat

dilaksanakan;

b. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait verifikasi

administrasi dan negosiasi;

c. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait jadwal layanan

kontrak katalog; dan

d. Penyedia Barang/Jasa mendapatkan informasi terkait syarat

perpanjangan, perubahan, dan pembaharuan kontrak katalog.

C. RUANG LINGKUP

1. Kegiatan utama proyek perubahan ini adalah menyediakan informasi dan

kemudahan akses informasi kontrak katalog kepada Penyedia Barang/Jasa

dengan memanfaatkan aplikasi e-Katalog. Proyek perubahan ini termasuk

pada lingkup tugas dan tanggung jawab project leader sebagai Kepala Seksi

Kontrak Payung. Tugas dan fungsi Kepala Seksi Kontrak Payung

sebagaimana diatur dalam Pasal 113 Peraturan Kepala LKPP Nomor 9

Tahun 2013 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Kebijakan

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yaitu menyiapkan bahan rumusan

kebijakan pengadaan melalui katalog, pedoman kontrak payung dan tata

cara pemilihan penyedia, serta pelaksanaan kontrak payung.

2. Kegiatan pelaksanaan kontrak payung sebagaimana dimaksud dimulai

dari penyiapan rancangan kontrak, koordinasi dengan stakeholder terkait

pelaksanaan kontrak payung, pengelolaan informasi kontrak payung, dan

pendokumentasian dokumen kontrak.

D. STANDAR/KRITERIA KEBERHASILAN

Kriteria keberhasilan dari proyek perubahan adalah:

1. Kepuasan stakeholder berdasarkan wawancara atau kuesioner;

2. Jumlah stakeholder yang mengakses fitur layanan informasi (masuk ke

dalam dashboard e-Katalog); dan

3. Jumlah stakeholder yang memanfaatkan konsultasi kontrak katalog secara

tatap muka dan layanan pengambilan kontrak katalog secara terjadwal.

Page 7: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 7 dari 67

BAB II

DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. DESKRIPSI PELAKSANAAN PROYEK

1. Kondisi Awal

Sebagai salah satu unit penyelenggara sistem pengadaan

secara elektronik, Direktorat Pengembangan Sistem Katalog memiliki

peran tidak hanya pada tataran penyiapan, perumusan, dan

pengembangan kebijakan di bidang pengadaan barang/jasa tetapi

juga memiliki peran memberikan pelayanan publik kepada

masyarakat. Dalam beberapa tahun belakangan ini e-Katalog

mendapatkan perhatian dan minat yang cukup tinggi baik dari

Pemerintah maupun Penyedia Barang/Jasa.

Pada awal Tahun 2015 sampai dengan akhir Tahun 2015,

jumlah Penyedia Barang/Jasa yang mendaftar ke e-Katalog mencapai

rata-rata 10 s.d 20 Penyedia dalam 1 (satu) bulan. Salah satu kendala

selama menjalankan proses pendaftaran e-Katalog tersebut adalah

kurangnya jumlah SDM di Direktorat Pengembangan Sistem Katalog

yang mengelola dan menangani proses maupun manajemen

pengelolaan sistem e-Katalog. Hal ini mempengaruhi gerak proses pra

katalog.

Hal ini menjadi perhatian para Penyedia Barang/Jasa yang

mendaftar untuk aktif menanyakan proses pra katalog. Dimulai dari

proses negosiasi sampai dengan proses kontrak. Berikut kami

tampilkan contoh beberapa pertanyaan yang seringkali ditanyakan

melalui media whatsapp sebagai berikut:

Page 8: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 8 dari 67

Gambar 1. Contoh Pertanyaan Penyedia

Page 9: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 9 dari 67

Page 10: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 10 dari 67

Jika kita merujuk pada beberapa pertanyaan diatas, maka

informasi merupakan sarana yang sangat penting untuk memberikan

kepastian dan kejelasan proses dan status perkembangan pendaftaran

Penyedia.

Sistem Informasi proses Pra Katalog Belum Tersedia Secara Komprehensif

Sebelum proyek perubahan dilaksanakan, Direktorat

Pengembangan Sistem Katalog belum memiliki sistem informasi yang

memadai terkait proses, status, dan perkembangan pendaftaran

Penyedia (proses pemilihan Penyedia). Salah satu kendala dalam

membuat sistem ini adalah ketidakpastian jadwal negosiasi yang

dilakukan oleh Kelompok Kerja e-Katalog (Pokja) yang masih bersifat

ad hoc (non permanen). Masing-masing personil Pokja merupakan

Pejabat atau Pegawai yang berasal dari unit kerja lain diluar

Direktorat Pengembangan Sistem Katalog, mengingat SDM Direktorat

Pengembangan Sistem e-Katalog hanya berjumlah tidak lebih dari 30

(tiga puluh) orang. Kesemuanya memiliki peran secara struktur

maupun administrasi.

Sistem informasi yang termuat baik di website lkpp maupun web

e-Katalog hanya informasi-informasi di tataran undangan pemasukan

penawaran e-Katalog ataupun di tataran proses e-Purchasing saja dan

belum menyentuh informasi proses pemilihan Penyedia menuju

e-Katalog atau yang seringkali kita sebut sebagai proses pra katalog.

Berikut tampilan website lkpp dan web e-Katalog sebelum adanya

aplikasi layanan informasi katalog.

Gambar 2. Contoh Tampilan website lkpp.go.id Bulan Januari

2016

Page 11: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 11 dari 67

Gambar 3. Contoh Tampilan website lkpp.go.id Bulan Februari

2016

Page 12: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 12 dari 67

Gambar 4. Contoh Tampilan web e-Katalog.lkpp.go.id

Adapun terdapat menu “Petunjuk Penggunaan” yang hanya

menampilkan petunjuk penggunaan aplikasi e-Purchasing.

Gambar 5. Contoh Tampilan Menu “Petunjuk Penggunaan” pada web

e-Katalog

Page 13: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 13 dari 67

Sistem Penjadwalan Evaluasi Administrasi, Negosiasi, dan Pelaksanaan Kontrak yang Tidak Jelas

Pada Tahun 2014 sampai dengan Tahun 2015, LKPP membuka

proses pendaftaran e-Katalog melalui dua “pintu” yaitu:

1. Demand Driven (Usulan Pemerintah); dan

2. Supply Driven (Usulan Penyedia).

Masuknya kedua jalur usulan ini membuat petugas Direktorat

Pengembangan Sistem Katalog kesulitan dalam menangani proses

usulan sampai dengan proses kontrak ditambah kendala keterbatasan

jumlah SDM yang ada. Sehingga penjadwalan dilakukan secara

sporadik belum lagi kendala dalam penanganan dokumen

administrasi. Hal ini membuat semakin menumpuknya dokumen

penawaran Penyedia yang belum diproses dan hanya menjadi

database saja.

Petugas Administrasi Kontrak Hanya Menyerahkan Kontrak Katalog yang sudah ditandatangani Jika Diminta Oleh Penyedia

Pada Gambar 1 diatas, pada salah satu testimoni Penyedia

menyampaikan bahwa Penyedia tersebut membutuhkan Kontrak

Katalog dan salinan SK Penetapan sebagai dasar mereka merespon

pesanan instansi Pemerintah. Beberapa instansi Pemerintah seringkali

meminta bukti kontrak kepada Penyedia, bahwa Penyedia yang

bersangkutan telah berkontrak dengan lkpp.

Kebutuhan tersebut belum menjadi prioritas bagi petugas admin

kontrak, karena menganggap bahwa tugas mereka telah selesai ketika

Kontrak sudah ditandatangani. Padahal, Penyedia membutuhkan

Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan sebagai dokumen hukum

(legal) selama pelaksanaan e-Purchasing dengan instansi Pemerintah.

2. Kondisi Setelah Implementasi Proyek Perubahan Yang Diharapkan

Sistem Informasi proses Pra Katalog Telah Tersedia Dan Mudah Diakses oleh Stakeholder

Kini para stakeholder, khususnya Penyedia Barang/Jasa dapat

memantau status dan perkembangan Kontrak/SK Penetapan melalui

aplikasi layanan informasi katalog, dan mendapatkan informasi

perihal jadwal evaluasi administrasi dan Negosiasi. Selain memuat

berbagai informasi yang dibutuhkan oleh Penyedia, aplikasi ini juga

mendorong Direktorat Pengembangan Sistem Katalog untuk

menyediakan tambahan layanan berupa layanan pengambilan

kontrak, konsultasi kontrak, dan verifikasi kontrak secara terjadwal.

Sistem informasi ini memanfaatkan “ruang” di dalam aplikasi

yang telah ada tanpa perlu membuat aplikasi baru dengan laman web

yang baru. Sistem informasi ini ditempatkan di dalam aplikasi

Page 14: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 14 dari 67

e-Katalog dengan menambahkan fitur baru yaitu menu “Pelayanan

Informasi”. Penambahan fitur ini tidak perlu menghabiskan biaya

yang mahal, cukup dengan aplikasi sederhana dengan pemanfaatan

optimal terhadap aplikasi yang telah ada membuat proyek perubahan

ini dilakukan dengan pengelolaan aplikasi yang lama dengan

“citarasa” baru.

Gambar 6. Tampilan Web e-Katalog dengan Penambahan Menu

“Pelayanan Informasi”

Gambar 7. Tampilan Aplikasi Layanan Informasi Katalog di

dalam menu “Pelayanan Informasi”

Page 15: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 15 dari 67

Gambar 8. Tampilan “Beranda” Aplikasi

Page 16: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 16 dari 67

Gambar 9. Informasi Petunjuk Penggunaan Aplikasi

Page 17: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 17 dari 67

Gambar 10. Menu Informasi “Tracking Kontrak”

Gambar 11. Menu Informasi “Jadwal Evaluasi”

Page 18: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 18 dari 67

Gambar 12. Menu Informasi “Jadwal Negosiasi”

Gambar 13. Menu Informasi “Jadwal Pengambilan Kontrak”

Page 19: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 19 dari 67

Gambar 14. Tampilan Menu Informasi “Konsultasi Kontrak”

Gambar 15. Tampilan Menu Informasi “Verifikasi Kontrak”

Page 20: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 20 dari 67

Gambar 16. Tampilan Menu Informasi “Persyaratan Dokumen”

Gambar 17. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 1”

Page 21: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 21 dari 67

Gambar 18. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 2”

Gambar 19. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 3”

Page 22: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 22 dari 67

Gambar 20. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 4”

Gambar 21. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 5”

Page 23: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 23 dari 67

Gambar 22. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 6”

Gambar 23. Tampilan Menu Informasi “FAQ - 7”

Selaras dengan tujuan dan 7 (tujuh) prinsip Pengadaan

Barang/Jasa yaitu “Transparansi”, maka aplikasi informasi ini

merupakan terobosan dalam mendukung transparansi pengadaan,

khususnya dalam proses e-Katalog. Masyarakat dapat ikut memantau

jalannya proses pra katalog dan memberikan masukan terkait

pengembangan aplikasi ini. Sesuai dengan 2testimoni yang

2 Testimoni tersedia dalam video

Page 24: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 24 dari 67

disampaikan oleh Kepala Biro Perencanaan, Organisasi dan Tata

Laksana, Bpk. Iwan Herniwan bahwa prinsip-prinsip Good Governance adalah transparansi, akuntabilitas, partisipasi, integritas,

dan profesionalisme merupakan prinsip good governance yang dapat

meningkatkan Reformasi Birokrasi di LKPP. Aplikasi layanan

informasi e-Katalog yang telah dikembangkan dapat ikut

meningkatkan tujuan Reformasi Birokrasi di LKPP.

Sejalan dengan prinsip-prinsip Undang-Undang Nomor 25

Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik yaitu prinsip transparansi,

profesionalisme, kemudahan, dan keterjangkauan, maka aplikasi

layanan informasi e-Katalog merupakan aplikasi layanan informasi

yang terbukti mendukung prinsip pelayanan publik di LKPP,

khususnya pada proses e-Katalog.

Proses Administrasi Penjadwalan Evaluasi Administrasi, Negosiasi, dan Proses Kontrak telah dilaksanakan secara tertib

Saat ini, proses penjadwalan dilakukan sesuai dengan undangan

penawaran dan dokumen pengadaan yang dipublikasikan di website

lkpp.go.id. Penyedia kini memasukkan penawaran sesuai dengan

jadwal-jadwal yang tercantum di dalam undangan penawaran.

Seluruh tahapan proses terjadwal dengan jelas. Berikut contoh

undangan penawaran yang telah dipublikasikan di website lkpp.go.id.

a. Contoh Proses Pra Katalog Buku Kurikulum 2013 Program

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

Gambar 24. Contoh Tampilan Undangan Penawaran Katalog

Buku Kurikulum 2013

Page 25: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 25 dari 67

Gambar 25. Contoh Tampilan Informasi Evaluasi Administrasi dan

Pembuktian Kualifikasi Katalog Buku Kurikulum 2013

Page 26: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 26 dari 67

Gambar 26. Contoh Tampilan Informasi Klarifikasi, Negosiasi Teknis dan

Harga Katalog Buku Kurikulum 2013

b. Contoh Proses Pra Katalog Mesin Kapal Perikanan Program

Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun 2016

Gambar 27. Contoh Undangan Penawaran Mesin Kapal Perikanan

Tahun 2016

Page 27: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 27 dari 67

Lanjutan Gambar 27

Gambar 28. Contoh Tampilan Informasi Evaluasi Administrasi dan

Pembuktian Kualifikasi Mesin Kapal Perikanan Tahun 2016

Page 28: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 28 dari 67

Lanjutan Gambar 28

Gambar 29. Contoh Tampilan Informasi Klarifikasi, Negosiasi Teknis dan

Harga Katalog Mesin Kapal Perikanan Tahun 2016

Page 29: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 29 dari 67

Berdasarkan hasil evaluasi diatas, Staf Administrasi Kontrak

menyiapkan penjadwalan verifikasi Kontrak Katalog dan SK Penetapan

untuk memberikan konsultasi, bantuan reviu, dan memeriksa

kelengkapan dokumen kontrak yang akan ditandatangani oleh Kepala

LKPP.

Gambar 30. Contoh Tampilan Penjadwalan Verifikasi Kontrak Mesin

Kapal Perikanan

Pengembangan Konsep “Library Search” Dalam Rangka Memperbaiki Penyimpanan Dokumen Administrasi Proses Pra Katalog

Selain perbaikan pada sistem penjadwalan Pra Katalog, project leader juga menginisiasi perbaikan pada sistem administrasi

pendokumentasian proses Pra Katalog dengan menggunakan konsep

“library search”. Konsep ini memperkenalkan metode pengarsipan dan

pencarian database arsip dengan mengadopsi pengkodean arsip dan

pencarian database arsip seperti model penyimpanan data buku di

perpustakaan.

Setelah proses Pra Katalog selesai dilaksanakan, maka Sekretariat

Kelompok Kerja e-Katalog dan Staf Admin Kontrak diharuskan

menyerahkan seluruh dokumen hasil proses pemilihan penyedia

barang/jasa dan dokumen kontrak kepada staf arsip yang bertugas

sebagai arsiparis di lingkup Direktorat Pengembangan Sistem Katalog.

Diharapkan dengan metode “Library Search” ini dapat mempermudah

proses pencarian dokumen jika sewaktu-waktu diperlukan.

Page 30: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 30 dari 67

Gambar 31. Tampilan Dokumen Pra Katalog Sebelum Konsep “Library Search” Dikembangkan

Gambar 32. Daftar Rincian Dokumen Pra Katalog Sebagai Panduan

Pengarsipan dan Pendokumentasian

Page 31: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 31 dari 67

Gambar 33. Contoh Pendokumentasian Proses Pra Katalog

Menggunakan Konsep “Library Search”

Petugas Administrasi Kontrak Menyerahkan Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan Secara Terjadwal

Selain untuk memberikan manfaat bagi Penyedia, sistem

penjadwalan pengambilan Kontrak Katalog dan Salinan SK Penetapan

juga bertujuan untuk melatih petugas/staf administrasi kontrak untuk

lebih optimal dalam memberikan layanan kepada Penyedia, tentunya

dalam konteks peningkatan layanan pra katalog secara kelembagaan.

Bahwa agar layanan pengambilan-penyerahan Kontrak Katalog dan

Salinan SK Penetapan dapat terkontrol dengan baik, maka project leader

menyiapkan formulir daftar hadir sebagai berikut:

Gambar 34. Contoh Format Daftar Hadir Pemberian Layanan

e-Katalog

Page 32: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 32 dari 67

Format Daftar Hadir tersebut berfungsi sebagai format kontrol

pemberian layanan pengambilan-penyerahan kontrak yang dilaksanakan

oleh staf admin kontrak. Daftar hadir ini berisi identitas perusahaan dan

penerima kontrak katalog/Salinan SK Penetapan sesuai dengan jadwal

yang telah ditentukan. Penggunaan Format ini tercantum di dalam

lampiran laporan ini.

Selain format diatas, project leader bersama dengan tim admin

kontrak membuat penjadwalan pengambilan kontrak setelah status proses

kontrak yang tercantum di dalam informasi “Tracking Kontrak” telah

dinyatakan “selesai”. Penjadwalan pengambilan kontrak/Salinan SK

Penetapan dilakukan 1 (satu) sampai dengan 2 (dua) hari kerja setelah

kontrak katalog/SK Penetapan selesai ditandatangani oleh Kepala LKPP.

Berikut gambar keterkaitan status kontrak katalog pada informasi

“Tracking Kontrak” dengan informasi “Jadwal Pengambilan Kontrak”:

Gambar 35. Contoh Informasi “Tracking Kontrak” Katalog Kapal

Perikanan Program Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun 2016

Page 33: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 33 dari 67

Gambar 36. Contoh Informasi “Jadwal Pengambilan Kontrak” Katalog

Kapal Perikanan Program Kementerian Kelautan dan Perikanan

Page 34: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 34 dari 67

Gambar 37. Petugas/Staf Administrasi Kontrak Melayani Penyedia yang

ingin Mengambil Kontrak Katalog/Salinan SK Penetapan

Page 35: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 35 dari 67

Bukti kehadiran tercantum di dalam lampiran laporan diklat ini

Page 36: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 36 dari 67

B. PELAKSANAAN TIAP TAHAP KEGIATAN

1. Tahap Persiapan

Rincian tahapan kegiatan yang dilakukan pada saat perencanaan dan

tercantum dalam proposal proyek perubahan adalah sebagai berikut:

2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan

a. Identifikasi Masalah

Identifikasi permasalahan dilakukan untuk menjaring masukan

dan kebutuhan stakeholder yang akan menjadi “inspirasi”

terbentuknya proyek perubahan. Identifikasi masalah ini dimulai

dengan melakukan analisa terhadap bahan-bahan berupa bukti

rekap konsultasi3, bukti komunikasi berupa e-mail dan whatsapp,

dan wawancara langsung kepada Penyedia yang sedang ingin

berkonsultasi mengenai permasalahan seputar e-Katalog dan

e-Purchasing. Wawancara dilakukan terhadap beberapa Penyedia

dengan metode sampling pada pertengahan Bulan Maret 2016.

3 Rekap Konsultasi dari Bulan Januari s.d April 2016

Page 37: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 37 dari 67

Gambar 38. Project Leader Melakukan Wawancara Dengan

Penyedia4

Berdasarkan hasil analisa bahan primer dan sekunder diatas dapat

disimpulkan hasil analisa kebutuhan Customer antara lain:

1) Informasi mengenai tata cara pendaftaran/pencantuman

produk baru ke dalam e-Katalog;

2) Informasi mengenai jadwal negosiasi;

3) Informasi mengenai proses kontrak/SK Penetapan;

4) Informasi persyaratan dokumen perpanjangan/pembaharuan

kontrak;

5) Informasi waktu pengambilan kontrak; dan

6) Informasi mengenai waktu tayang produk ke dalam e-Katalog.

b. Komunikasi Dengan Mentor

Project Leader berdiskusi dengan mentor terkait dengan konsep

aplikasi yang memuat informasi berbasis layanan kepada

Customer sebagai isu utama proyek perubahan. Diskusi dilakukan

4 Bukti Absensi Wawancara Tercantum pada Lampiran Laporan ini

Page 38: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 38 dari 67

pada akhir Bulan Maret 2016 dengan disertai penandatanganan

formulir kesepakatan mentor.

Gambar 39. Diskusi Konsep Proyek Perubahan Dengan Mentor

c. Penyiapan Proposal Proyek Perubahan

Setelah mentor menyetujui konsep proyek perubahan yang

diajukan, project leader menyiapkan proposal proyek perubahan

yang telah divalidasi pada saat Seminar I dilaksanakan. Penyiapan

proposal dilakukan pada awal Bulan April 2016.

d. Paparan Proposal Proyek Perubahan

Proposal Proyek Perubahan melalui tahapan pengujian oleh

Narasumber BPK telah dilaksanakan pada akhir Bulan April 2016.

e. Pembentukan dan Penyusunan Tim Pengelola Fitur Layanan

Informasi

Salah satu kunci sukses sebuah proyek perubahan adalah

mendapatkan dukungan internal, baik dukungan pimpinan

maupun staf sebagai Key Partner dan Key Resources. Bahwa agar

layanan informasi dapat berjalan dengan baik, project leader

menginisiasi pembentukan dan penyusunan tim pengelola fitur

layanan informasi dengan rincian struktur tim sebagaimana

terlampir dalam Lampiran Laporan ini. Kegiatan pembentukan

dan penyusunan tim dilakukan pada akhir Bulan April 2016.

Page 39: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 39 dari 67

f. Experience Learning and Sharing Proyek Perubahan bersama Bpk.

Patria Susantosa

Salah satu faktor sebuah kesuksesan dalam melaksanakan proyek

perubahan adalah dengan menumbuhkan motivasi dan komitmen

terhadap proyek perubahan. Project leader mengajak peserta

Diklat PIM Tk. IV untuk saling berbagi pengalaman dan kisah

sukses implementasi proyek perubahan bersama Bpk. Patria

Susantosa selaku ex-peserta Diklat PIM III BPK-RI. Selama proses

sharing pengalaman tersebut, Bpk. Patria Susantosa memberikan

arahan terkait hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum

memulai pelaksanaan proyek perubahan. Sharing pengalaman ini

sangat bermanfaat bagi peserta Diklat PIM IV untuk semakin

termotivasi dan semangat menjalani proyek perubahan.

g. Rapat Koordinasi Penyiapan Fitur Layanan Informasi

Project leader mendorong serangkaian rapat koordinasi dalam

rangka penyiapan layanan informasi sebagai berikut5:

1) Melakukan diskusi dengan mentor (mentor briefing) dalam

rangka persiapan pelaksanaan proyek perubahan. Diskusi

dilakukan pada tanggal 5 Mei 2016 di ruang kantor Kasubdit

Riset dan Kontrak.

Gambar 40. Mentor Briefing

2) Orientasi pegawai baru disertai dengan pengenalan konsep

proyek perubahan untuk mendapatkan dukungan Key Resources terhadap manfaat proyek perubahan. Kegiatan ini

5 Dokumentasi berupa Undangan, Notulensi, Daftar Hadir, dan Bahan Presentasi tercantum di dalam

Lampiran Laporan ini

Page 40: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 40 dari 67

dilakukan secara spontan pada tanggal 6 Mei 2016, di ruang

rapat 603, Gedung LKPP-RI.

Gambar 41. Orientasi Pegawai Baru dan Pengenalan

Konsep Proyek Perubahan

3) Kick-Off Meeting Bersama Key Partner dan Key Resources Internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog untuk

membahas konsep aplikasi layanan informasi katalog,

penyampaian uraian kerja tim, penunjukan admin layanan

yang berperan memasukkan data penjadwalan pra katalog dan

melakukan update terhadap informasi yang tertera di dalam

aplikasi tersebut. Rapat ini dilaksanakan pada tanggal 16 Mei

2016 bertempat di Ruang Rapat Pimpinan, Lantai 10, Gedung

LKPP-RI.

Gambar 42. Kick-Off Meeting Bersama Key Partner dan Key Resources

Internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog

Page 41: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 41 dari 67

4) Pelatihan input data tracking Kontrak, jadwal evaluasi, jadwal

negosiasi, jadwal layanan kontrak ke dalam aplikasi layanan

informasi katalog oleh staf subbagian data dan informasi (Biro

Hukum, Sistem Informasi dan Kepegawaian) dengan

melibatkan 3 (tiga) staf yang ditugaskan untuk memasukkan

data dan update data ke dalam aplikasi. Pelatihan ini

dilaksanakan setelah kick-off meeting selesai dilaksanakan

pada tanggal 16 Mei 2016, bertempat di ruang rapat

pimpinan, Lantai 10, Gedung LKPP-RI.

Gambar 43. Pelatihan Input Data Penjadwalan ke dalam Aplikasi

Layanan Informasi Katalog

5) Rapat koordinasi penyelarasan aplikasi layanan informasi

katalog dengan konsep aplikasi pra katalog sebagai aplikasi

induk. Project leader bersama Kepala Seksi Pengembangan

Aplikasi SPSE (Direktorat Pengembangan Sistem Pengadaan

Secara Elektronik) dan Tim IT Development. Rapat ini

dilaksanakan pada tanggal 20 Mei 2016, bertempat di ruang

rapat lantai 5, Gedung LKPP-RI.

Gambar 44. Rapat Koordinasi Penyelarasan Aplikasi

Page 42: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 42 dari 67

6) Penyampaian paparan konsep aplikasi layanan informasi

katalog kepada Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan

Pengembangan Sistem Informasi LKPP-RI. Konsep aplikasi ini

mendapat apresiasi dan dukungan yang positif dari Ibu Deputi.

Dukungan ini dibuktikan dengan disposisi dukungan6. Diskusi

ini dilaksanakan pada tanggal 20 Mei 2016, bertempat di

ruang kantor Deputi, Lantai 6, Gedung LKPP-RI.

Gambar 45. Dialog dan Diskusi Bersama Deputi Bidang Monev

dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP-RI

7) Berkoordinasi dengan Kepala Subdirektorat Pengembangan

Aplikasi dan Teknologi Informasi (Direktorat Pengembangan

Sistem Pengadaan Secara Elektronik) sebagai koordinator

pengembangan aplikasi e-Procurement (e-Tendering dan

e-Procurement) di LKPP. Koordinasi ini dilakukan dalam

rangka mendapat dukungan pengembangan aplikasi layanan

informasi katalog ke dalam aplikasi e-Katalog. Aplikasi ini

mendapatkan dukungan dari beliau7. Koordinasi dilakukan

pada tanggal 24 Mei 2016, bertempat di ruang kantor subdit

pengembangan aplikasi dan teknologi informasi, Lantai 5,

Gedung LKPP-RI.

6 Disposisi Dukungan terlampir dalam Lampiran Laporan ini 7 Surat Pernyataan Dukungan terlampir

Page 43: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 43 dari 67

Gambar 46. Berkoordinasi dengan Kepala Subdirektorat

Pengembangan Aplikasi dan Teknologi Informasi

8) Melakukan koordinasi dengan Kepala Seksi Pengembangan

Aplikasi SPSE (Direktorat Pengembangan Sistem Pengadaan

Secara Elektronik) dan Tim IT Development terkait persiapan

akses server katalog untuk mendukung publikasi layanan

informasi katalog ke dalam aplikasi e-Katalog. Koordinasi

dilakukan pada tanggal 24 Mei 2016, bertempat di ruang

kerja staf, Lantai 5, Gedung LKPP-RI.

Gambar 47. Persiapan Server

h. Rapat Penyiapan dan Pengolahan Data Layanan Informasi

Rapat koordinasi dengan 3 (tiga) admin layanan yang ditunjuk

dan staf subbagian data dan informasi. Rapat ini dilakukan secara

spontan mengingat kesibukan pekerjaan masing-masing personil.

Project leader memberikan arahan terkait dengan persiapan data-

data apa saja yang perlu dimasukkan ke dalam aplikasi tersebut

Page 44: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 44 dari 67

dan mekanisme kerja pemasukan data layanan agar dapat ter-

update setiap hari. Rapat ini dilaksanakan secara paralel dengan

kegiatan rapat koordinasi lainnya, mengingat pada Bulan Mei

sampai dengan Juni 2016, Direktorat Pengembangan Sistem

Katalog mendapatkan banyak penugasan proses e-Katalog. Rapat

dilaksanakan pada tanggal 18 Mei 2016, bertempat di ruang rapat

601, Lantai 6, Gedung LKPP-RI.

Gambar 48. Rapat Koordinasi Persiapan Pemasukan Data

Layanan Informasi ke dalam Aplikasi

i. Publikasi Fitur “Layanan Informasi” kepada Seluruh Stakeholder

Setelah data layanan informasi dimasukkan ke dalam aplikasi

layanan informasi katalog. Langkah selanjutnya adalah

mengintegrasikan aplikasi layanan informasi katalog ke dalam

aplikasi e-Katalog. Agar seluruh stakeholder mengetahui dan

memanfaatkan informasi ini, project leader memanfaatkan

berbagai channel media informasi. Berikut bukti publikasi di

berbagai media (channel) informasi:

1) Web e-Katalog;

2) Sosialisasi;

3) Website lkpp.go.id; 4) Facebook lkpp; 5) Twitter lkpp; 6) Pop-Up e-Purchasing; 7) Surat Publikasi ke Asosiasi Pengusaha (Mis. GAKESLAB); 8) Berita Utama Website LKPP; dan 9) Standing Banner di lokasi PTSP LKPP.

Page 45: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 45 dari 67

Gambar 49. Pengumuman Penggunaan Aplikasi pada Halaman

Depan Aplikasi e-Katalog

Gambar 50. Sosialisasi Aplikasi Layanan Informasi Katalog Dalam

Acara Vendor dan Government Gathering

Lokasi: Hotel Grand Aston, Bali Pada Tanggal 27 Mei 2016

Page 46: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 46 dari 67

Gambar 51. Pengumuman Aplikasi Melalui Website lkpp.go.id

Gambar 52. Publikasi Melalui Facebook LKPP

Gambar 53. Publikasi Melalui Twitter LKPP

Page 47: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 47 dari 67

Gambar 54. Publikasi Melalui Pop-Up e-Purchasing

Gambar 55. Publikasi Melalui Surat Ke Asosiasi Pengusaha

(Mis. GAKESLAB Indonesia)

Gambar 56. Masuk Ke Dalam Salah Satu “Berita Utama” Website

lkpp.go.id

Page 48: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 48 dari 67

Gambar 57. Standing Banner Bertempat di lokasi PTSP LKPP

Publikasi gencar dilakukan karena luasnya lokasi stakeholder.

Total Penyedia yang telah berkontrak dengan lkpp berjumlah

kurang lebih 400 s.d 500 penyedia. Belum lagi informasi ini

ditujukan pula kepada Penyedia baru yang jumlahnya belum

dapat dikalkulasikan, mengingat tingginya minat instansi dan

Penyedia terhadap kebermanfaatan e-Katalog.

j. Pembentukan Forum Komunikasi Penyedia

Project leader menginisiasi pembuatan e-mail khusus yang

ditujukan kepada Penyedia yang ingin memberikan saran, kritik,

dan masukan terkait dengan substansi dan tampilan informasi

yang tercantum di dalam aplikasi. E-mail yang digunakan adalah

[email protected]. Alamat e-mail ini tercantum di dalam

menu “Beranda” aplikasi layanan informasi katalog.

k. Masa Implementasi Penggunaan Fitur Layanan Informasi

Selama masa implementasi ini, project leader dan tim pengelola

fitur layanan informasi telah menyiapkan data layanan informasi

Page 49: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 49 dari 67

evaluasi, negosiasi, tracking kontrak dan layanan lainnya dimulai

pada tanggal 18 Mei 2016 sampai dengan 26 Juli 2016.

Gambar 58. Contoh Kegiatan Verifikasi Kontrak Katalog dan SK

Penetapan Katalog Kapal Perikanan Tahun 2016

Page 50: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 50 dari 67

Gambar 59. Contoh Kegiatan Pemberian Layanan Pengambilan

Kontrak dan Salinan SK Penetapan

Beberapa Contoh dokumentasi tertulis kegiatan evaluasi dan

negosiasi tersedia di dalam Lampiran Laporan ini.

l. Rapat Koordinasi Akhir dengan Key Partners dan Key Resources Dalam Rangka Evaluasi Implementasi Aplikasi Layanan Informasi

Katalog

Rapat koordinasi ini bertujuan untuk mendapatkan kritik, saran,

dan masukan terkait substansi dan tampilan aplikasi layanan

informasi katalog sebagai bahan pengembangan dan

penyempurnaan aplikasi tersebut ke depan. Rapat ini

dilaksanakan pada tanggal 24 Juni 2016, bertempat di ruang rapat

603, Lantai 6, Gedung LKPP-RI.

Page 51: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 51 dari 67

Gambar 60. Rapat Koordinasi Akhir (Evaluasi)

m. Rapat Koordinasi Untuk Bekerjasama dengan Pelayanan Terpadu

Satu Pintu (PTSP) LKPP

Project leader menggandeng PTSP LKPP sebagai salah Key Partner

sekaligus pengguna aplikasi layanan informasi katalog dalam

rangka membantu petugas PTSP dalam menjawab pertanyaan

Penyedia terkait proses pra katalog. Project leader menyampaikan

paparan konsep aplikasi kepada Direktur Advokasi dan

Penyelesaian Sanggah Wilayah II dan Kepala Subdirektorat Wilayah

II Timur sebagai Koordinator Pelayanan Terpadu Satu Pintu (PTSP) LKPP.

Sebagai respon dan dukungan positif terhadap aplikasi ini,

Direktur Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah II

mengundang project leader untuk menyampaikan mekanisme

penggunaan dan penjelasan fitur aplikasi layanan informasi8.

8 Bukti Undangan, Daftar Hadir, dan Notulensi terlampir dalam Lampiran Laporan ini

Page 52: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 52 dari 67

Respon positif juga diberikan oleh Kepala Seksi Wilayah Maluku

dan Papua sebagai salah satu supervisor PTSP melalui surat

dukungan terlampir.

Gambar 61. Pemberian Dukungan Terhadap Aplikasi Layanan

Informasi Katalog oleh Kepala Seksi Wilayah Maluku dan Papua

C. ANALISIS PERAN DAN PENGARUH STAKEHOLDER

1. Stakeholder Internal

Tabel 2

Profil, Peran, dan Pengaruh Stakeholder Internal

Jabatan Nama Peran

Kepala LKPP Agus Prabowo Beliau memberikan

dukungan dan

respon positif dengan

menandatangani

surat dukungan dan

memberikan arahan

dan masukan terkait

pengembangan dan

penyempurnaan

aplikasi layanan

informasi katalog ke

depan

Deputi Bidang

Monitoring-

Evaluasi dan

Sarah Sadiqa Beliau memberikan

dukungan dan

respon positif

Page 53: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 53 dari 67

Pengembangan

Sistem Informasi

melalui disposisi

pimpinan serta

memberikan arahan

dan masukan terkait

pengembangan dan

penyempurnaan

aplikasi layanan

informasi ke depan

Direktur

Pengembangan

Sistem Katalog

Emin Adhy

Muhaemin

Beliau merupakan

Stakeholder utama

dalam proyek

perubahan ini yang

selalu mendukung

kegiatan-kegiatan

proyek perubahan

antara lain

menandatangani dan

menerbitkan SK Tim

Pengelola Layanan

Fitur Informasi, Surat

Undangan kegiatan

pra katalog, Surat

untuk Asosiasi, Nota

Dinas internal terkait

permohonan

publikasi aplikasi

kepada Kepala Biro

Hukum, Sistem

Informasi dan

Kepegawaian, dan

Nota Dinas

pemanfaatan aplikasi

kepada Direktur

Advokasi dan

Penyelesaian

Sanggah Wilayah II

sebagai koordinator

PTSP LKPP

Direktur Advokasi

dan Penyelesaian

Sanggah Wilayah II

M. Aris Supriyanto Beliau memberikan

dukungan berupa

penyelenggaraan

sosialisasi aplikasi

layanan informasi

Page 54: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 54 dari 67

katalog kepada para

petugas PTSP LKPP

Kepala

Subdirektorat Riset

dan Kontrak

Hardi Afriansyah Beliau merupakan

atasan langsung

project leader yang

berperan sebagai

mentor dalam

pelaksanaan proyek

perubahan ini. Beliau

berperan penting

dalam memberikan

masukan, arahan,

dan saran agar

proyek perubahan

ini dapat berjalan

dengan baik. Salah

satu dukungan

beliau adalah

diberikannya waktu

untuk membagi

pekerjaan utama

dengan tugas diklat

Kepala

Subdirektorat

Pengelolaan Sistem

Katalog

Dwi Satrianto Beliau memiliki

peran dalam

memberikan

dukungan terhadap

pengintegrasian

aplikasi layanan

informasi katalog

dengan aplikasi

e-Katalog dan

publikasi berupa pop up pada system

e-Purchasing

Kepala

Subdirektorat

Pengembangan

Aplikasi dan

Teknologi Informasi

Patria Susantosa Beliau memiliki

peran dalam

mendukung proyek

perubahan ini

terutama

memberikan

dukungan dalam

memberikan akses

pengembangan

Page 55: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 55 dari 67

aplikasi e-Katalog

dan penyediaan

infrastruktur akses

server e-Katalog

Kepala Bagian Tata

Usaha dan Rumah

Tangga

Ari Sulindra Beliau memberikan

dukungan dalam

penyediaan sarana

dan prasarana

pemberian layanan

informasi berupa

ruangan bagi

petugas/staf selama

melakukan evaluasi,

verifikasi kontrak,

dan pemberian

kontrak/Salinan SK

Penetapan kepada

Penyedia

Kepala Subbagian

Rumah Tangga

M. Arif Sukron Beliau memberikan

dukungan dalam

rangka membina dan

memberikan

informasi terkait

aplikasi ini kepada

petugas di bagian

frontdesk

Kepala Subbagian

Humas

Resa Anggriani Beliau memberikan

dukungan berupa

bantuan publikasi

terkait aplikasi

layanan informasi

katalog di berbagai

media baik website

lkpp maupun media

sosial lain berupa

facebook, dan twitter

lkpp

Kepala Subbagian

Data dan Informasi

Andi Martanto Beliau berperan

dalam memberikan

dukungan berupa

penyediaan aplikasi

layanan informasi

katalog dan

memberikan saran

Page 56: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 56 dari 67

serta masukan dalam

rangka

pengembangan

aplikasi ke depan

Staf Evaluasi

Administrasi dan

Pembuktian

Kualifikasi

1. Sigit Apriyanto

2. Verani Restia

Wijaya

3. Siti Fathia

Staf Evaluasi

berperan sebagai

petugas evaluator

dokumen penawaran

Penyedia dan

memasukkan data

layanan informasi ke

dalam aplikasi

Sekretariat

Kelompok Kerja

e-Katalog

1. Rizqi Imam

Saputra

2. Yuniati

Ratnaningsih

3. Dwi Nur

Maryana

4. Dinanti Tri Restio

Putri

5. Afif Pramayuda

6. Yudi Tristanto

Tanjung

Sekretariat berperan

dalam mendukung

pelaksanaan

kegiatan negosiasi,

verifikasi kontrak,

memasukkan data

layanan informasi ke

dalam aplikasi, dan

publikasi kepada

Penyedia terkait

aplikasi layanan

informasi katalog

Staf Admin Kontrak 1. Ari Wicaksono

2. Prita Adriati

3. Kartika

Staf admin Kontrak

berperan dalam

mengelola

administrasi kontrak

dan SK Penetapan,

memasukan data

layanan informasi ke

dalam aplikasi, dan

memberikan

pelayanan

pengambilan

kontrak/Salinan SK

Penetapan secara

terjadwal

Page 57: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 57 dari 67

Gambar 62. Diagram Stakeholder

Kasubbag Rumah Tangga

Direktur Pengembangan Sistem Katalog

Kasubdit

Pengelolaan

Katalog

Kasie Kontrak Payung

(Project Leader)

Tim Pengelola Fitur Layanan

Informasi

Kepala Bagian Tata Usaha dan Rumah

Tangga

Kasubbag Humas

Sekretariat Pokja

Sekretariat Pokja

Coach

Penyedia

Barang/Jas

a sebagai

Customer

Service

Kepala Biro Hukum, Sistem

Informasi dan Kepegawaian

Kasubbag Datin

Kasubdit Riset

dan Kontrak

Page 58: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 58 dari 67

7. Profil, Peran, dan Pengaruh Stakeholder Eksternal

Instansi Pemerintah dan Penyedia Barang/Jasa merupakan

stakeholder eksternal yang berperan dalam melaksanakan dan

mendukung proyek perubahan ini. Penyedia Barang/Jasa dan instansi

pemerintah memanfaatkan informasi ini dan memberikan masukan

serta saran terhadap perbaikan dan penyempurnaan layanan maupun

konten aplikasi layanan informasi katalog.

8. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

Stakeholder internal dan eksternal memiliki peran dan fungsi masing-

masing sesuai dengan deskripsi peran diatas. Oleh karena diperlukan

cara memobilisasi yang berbeda-beda sebagai berikut:

a. Stakeholder Internal Untuk memperoleh dukungan stakeholder internal relatif tidak

sulit karena masalah yang diangkat sebagai inspirasi proyek

perubahan ini merupakan permasalahan yang berkaitan dengan

tata kelola internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog.

Project leader melakukan pendekatan kepada pimpinan LKPP

dengan menjelaskan permasalahan yang terjadi dan menawarkan

solusi. Beberapa dukungan diantaranya berupa penerbitan SK Tim

Pengelola Fitur Layanan Informasi, penerbitan surat dan nota

dinas, publikasi eksternal, sosialisasi kepada petugas PTSP LKPP,

serta kesempatan untuk memberikan sosialisasi kepada Penyedia

dan instansi Pemerintah terkait aplikasi layanan informasi katalog

pada tanggal 27 Mei 2016, bertempat di Hotel Grand Aston Bali.

Kegiatan ini merupakan rangkaian kegiatan Sosialisasi Katalog

Daerah di beberapa lokasi di Bali.

b. Stakeholder Eksternal Penyedia dan Instansi Pemerintah merupakan sasaran utama

proyek perubahan ini. Publikasi gencar dilakukan untuk

memberikan informasi tentang kebermanfaatan layanan

informasi ini. Instansi Pemerintah seperti Kementerian Pendidikan

dan Kebudayaan serta Kementerian Kelautan dan Perikanan

dilibatkan selama penyusunan Draf Kontrak Katalog sebelum

verifikasi kontrak dan SK Penetapan dilaksanakan. Instansi

Pemerintah mendapatkan kesempatan untuk memberikan

masukan terkait draf kontrak dan SK Penetapan sesuai dengan

kebutuhan masing-masing instansi, karena Kontrak Katalog dan

SK Penetapan memberikan pengaruh atau dampak bagi instansi

pemerintah dalam melaksanakan e-Purchasing. Disamping

keterlibatan instansi Pemerintah, project leader juga

mengembangkan layanan pemberian kontrak dan Salinan SK

Penetapan kepada Penyedia secara terjadwal. Penyedia prinsipnya

Page 59: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 59 dari 67

sangat mendukung adanya aplikasi layanan informasi tersebut

dan memberikan saran serta masukan terhadap pengembangan

dan penyempurnaan aplikasi tersebut.

9. Kendala Internal dan Eksternal

a. Kendala Internal

1) Project leader tetap menjalankan tugas-tugas pokok sebagai

Kepala Seksi Kontrak Payung. Selain itu, Project leader ikut

merangkap sebagai anggota Kelompok Kerja Penugasan

Khusus untuk beberapa proyek Pemerintah seperti pengadaan

BKKBN dst.

2) Project leader diberikan tugas tambahan untuk ikut membantu

pembangunan dan pengembangan Katalog Daerah di

beberapa Kabupaten/Kota seperti Bali, Yogyakarta, Gorontalo,

dan Semarang. Dimulai dari penyiapan bahan regulasi berupa

Draf Revisi Peraturan Kepala LKPP Nomor 14 Tahun 2015

tentang e-Purchasing, rapat-rapat, sosialisasi, dan konsultasi

publik.

Kedua hal diatas merupakan tantangan yang harus dihadapi

oleh project leader, sehingga project leader dituntut untuk

dapat membagi waktu antara pekerjaan/penugasan dengan

pelaksanaan proyek perubahan.

3) Saat ini e-Katalog mendapatkan perhatian dan menarik minat

yang cukup besar baik dari Instansi Pemerintah maupun

Penyedia. Kebermanfaatan e-Katalog “ditangkap”oleh instansi

Pemerintah sebagai metode pengalihan resiko pengadaan,

sehingga instansi Pemerintah mulai perlahan-lahan

mengalihkan pelaksanaan pengadaan di instansi masing-

masing ke dalam e-Katalog. Pengajuan barang/jasa untuk

dicantumkan ke dalam e-Katalog harus segera diproses,

mengingat instansi pengusul mengalokasikan waktu

pengadaan melalui e-Purchasing untuk 2 atau 3 bulan ke

depan. Hal ini membuat seluruh Pejabat atau staf di lingkup

Direktorat Pengembangan Sistem Katalog harus fokus

terhadap proses “memproduksi” barang/jasa yang diusulkan

oleh stakeholder ke dalam e-Katalog dengan batasan waktu

yang telah ditentukan. Kesibukan inilah yang membuat project leader kesulitan untuk melakukan koordinasi dengan para key partner dan key resources.

4) Aplikasi pra katalog (aplikasi induk) yang sebelumnya

disiapkan untuk segera dipublikasikan pada Bulan Mei 2016.

Page 60: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 60 dari 67

5) Petugas admin kontrak kesulitan untuk mencapai target

pelayanan pemberian kontrak katalog yang semula

ditargetkan maksimal 20 (dua puluh) Penyedia. Hal ini

dikarenakan kurangnya fasilitas sarana dan prasarana seperti

printer dan mesin fotokopi.

b. Stakeholder Eksternal Penyedia yang berlokasi di luar jawa mengalami kesulitan dalam

memenuhi jadwal pengambilan Kontrak Katalog dan Salinan SK

Penetapan.

10. Strategi Mengatasi Masalah

Dalam menghadapi masalah-masalah tersebut, project leader

melakukan upaya-upaya sebagai berikut:

a. melakukan manajemen waktu dan skala prioritas untuk

menyelesaikan pekerjaan sesuai urutan prioritas waktu pekerjaan;

b. melakukan strategi pendekatan inter-personal untuk melakukan

koordinasi dan memanfaatkan media grup whatsapp untuk

melakukan koordinasi;

c. mengajak Direktorat terkait untuk mendiskusikan dan membahas

potensi penggabungan model dan konsep aplikasi pra katalog

sebagai aplikasi induk dengan aplikasi layanan informasi katalog;

d. mengurangi jumlah target layanan kontrak semula dialokasikan

20 penyedia setiap hari menjadi maksimal 10 penyedia. Selain itu,

project leader memberikan alokasi waktu penjadwalan dengan

rentang waktu rata-rata 1 minggu; dan

e. menyediakan softcopy Salinan Kontrak Katalog dan SK Penetapan

yang akan dikirimkan melalui e-mail Penyedia. Penyedia cukup

menyampaikan permohonan softcopy dokumen ke email:

[email protected].

11. Capaian

Kriteria keberhasilan proyek perubahan atau capaian proyek

perubahan ini diukur dari:

a. Kepuasan stakeholder berdasarkan wawancara atau kuesioner;

b. Jumlah stakeholder yang mengakses fitur layanan informasi

(masuk ke dalam dashboard e-Katalog); dan

c. Jumlah stakeholder yang memanfaatkan konsultasi kontrak secara

tatap muka dan layanan pengambilan kontrak katalog secara

terjadwal.

Page 61: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 61 dari 67

Capaian Proyek Perubahan a. Salah satu capaian proyek perubahan diukur dari kepuasan

stakeholder (pelanggan) berdasarkan wawancara atau kuesioner.

Project leader dan Tim Admin Kontrak menyebarluaskan surat

pernyataan dukungan dengan melampirkan kuesioner. Kuesioner

tersebut terdiri dari 3 (tiga) pertanyaan dan 2 (dua) isian berupa

permintaan dukungan, saran, dan masukan sebagai berikut:

PERTANYAAN 1 : Aplikasi Layanan Informasi Katalog

memberikan kejelasan informasi

terkait proses pra katalog (Evaluasi

Administrasi dan Pembuktian

Kualifikasi, Klarifikasi dan Negosiasi

Teknis dan Harga, proses kontrak

katalog dan pemberian layanan

kontrak katalog

PERTANYAAN 2 : Aplikasi layanan informasi katalog

memberikan kemudahan bagi

Penyedia Barang/Jasa dalam

mengakses informasi pra katalog

dan layanan kontrak katalog

PERTANYAAN 3 : Aplikasi layanan informasi katalog

memberikan manfaat bagi Penyedia

Barang/Jasa selama proses

pencantuman Barang/Jasa ke dalam

Katalog Elektronik

Dua pertanyaan berupa isian sebagai berikut:

1) Penyedia memberikan dukungan. Saran, dan Masukan

terhadap Aplikasi Layanan Informasi Katalog; dan

2) Layanan apalagi yang dibutuhkan oleh Penyedia untuk

dimasukkan ke dalam Aplikasi tersebut.

Untuk menjawab pertanyaan diatas, Penyedia diminta

memberikan ceklis di kolom angka yang menurut mereka telah

sesuai, yaitu:

Angka 1 : Sangat Setuju

Angka 2 : Setuju

Angka 3 : Netral

Angka 4 : Kurang Setuju

Angka 5 : Tidak Setuju

Page 62: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 62 dari 67

Hasil Penyampaian kuesioner tersebut diuraikan sebagai berikut:

a) Berdasarkan pertanyaan berupa ceklis

Page 63: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 63 dari 67

b) Masukan berdasarkan pertanyaan berupa isian dukungan,

saran, dan masukan:

1) Jadwal lelang ikut diinformasikan;

2) Update informasi juga dikirimkan melalui e-mail Penyedia;

3) Disediakan kotak saran dan kritik dari Penyedia;

4) Pelayanan lebih dipercepat;

5) Peraturan jangan sering berubah-ubah;

6) Disediakan menu “download” untuk dokumen;

7) Penjelasan cara pengisian;

8) Menyediakan layanan hotline;

9) Disediakan forum tanya-jawab secara online;

10) Sosialisasi terhadap layanan ini lebih ditingkatkan;

11) Penambahan no kontak PIC;

12) Dibuatkan dalam bentuk smartphone atau mobile phone;

13) Search engine kadang masih belum berfungsi optimal;

14) Dibuatkan e-mail khusus untuk PIC;

15) Pendaftaran produk dapat dilakukan secara online;

16) Penambahan menu “Jadwal Penambahan Produk Baru”;

dan

17) Sarana dan prasarana diperbaiki saat untuk pendaftaran

maupun negosiasi.

Berdasarkan kuesioner diatas yang disebarkan kepada 48 (empat

puluh delapan) Penyedia, didapatkan data berikut:

Page 64: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 64 dari 67

Berdasarkan data kuesioner diatas dapat disimpulkan bahwa:

a) Sebanyak 52% responden yang menyatakan setuju bahwa aplikasi

dapat memberikan kejelasan untuk setiap tahapan pra katalog;

b) Sebanyak 54% responden yang menyatakan setuju bahwa aplikasi

dapat memberikan kemudahan akses informasi bagi Penyedia; dan

c) Sebanyak 50% responden menyatakan sangat setuju bahwa

aplikasi layanan informasi memberikan manfaat bagi Penyedia.

SS, 19, 40%

S, 26, 54%

N, 3, 6% KS, 0, 0%TS, 0, 0%

PERTANYAAN 2

SS S N KS TS

SS, 24, 50%S, 21, 44%

N, 3, 6% KS, 0, 0%TS, 0, 0%

PERTANYAAN 3

SS S N KS TS

Page 65: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 65 dari 67

b. Capaian berikutnya adalah Jumlah stakeholder yang mengakses fitur

layanan informasi (masuk ke dalam dashboard e-Katalog).

Berdasarkan data yang diambil dari dashboard aplikasi sampai dengan

tanggal 17 Juli 2016 sebanyak 1350 jumlah visitor. Hal ini

menandakan bahwa aplikasi ini telah diperhatikan dan dipantau oleh

stakeholder.

Gambar 62. Tampilan Pengunjung (Visitor) Per Tanggal 17

Juli 2016

c. Capaian yang terakhir adalah jumlah stakeholder yang memanfaatkan

konsultasi kontrak secara tatap muka dan layanan pengambilan

kontrak katalog secara terjadwal. Berdasarkan data rekap formulir

absensi pengambilan kontrak yang tercatat per tanggal 21 Juni 2016

sebanyak 25 Penyedia yang memanfaatkan Kontrak dan 2 (dua)

Penyedia yang memanfaatkan konsultasi kontrak secara tatap muka,

namun 1 (satu) penyedia membatalkan pertemuan.

12. Instrumen Monitoring yang Digunakan

Salah satu aspek yang penting dan tantangan yang besar dalam proyek

perubahan ini adalah keberlangsungan proyek meskipun Diklat PIM

telah berakhir. Beberapa instrumen yang diperlukan untuk menjawab

tantang tersebut diantaranya:

a. Penerbitan SK Tim Pengelola Fitur Layanan Informasi yang berlaku

di internal Direktorat Pengembangan Sistem Katalog;

b. Penerbitan Surat Nomor 4694/D.2.2/06/2016 yang ditujukan ke

Asosiasi Gabungan Perusahaan Alat-Alat Kesehatan dan

Laboratorium (GAKESLAB);

c. Penerbitan Nota Dinas Direktur Pengembangan Sistem Katalog

Nomor: 2913/D.2.2/06/2016 ditujukan kepada Direktur

Page 66: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 66 dari 67

Advokasi dan Penyelesaian Sanggah Wilayah II sebagai

Koordinator PTSP;

d. Integrasi sistem pra katalog dengan aplikasi layanan informasi;

e. Rapat Evaluasi Akhir bersama key patners; dan

f. Instrumen pendukung berupa Formulir Kontrol layanan berupa

Daftar Hadir Penyedia dan form kuesioner untuk menjaring

masukan dari stakeholder.

Page 67: Laporan Proyek Perubahan Mustika Rosalina Putri

Halaman 67 dari 67

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Proyek perubahan ini dilaksanakan dalam 3 (Tiga) tahap utama

dari seluruh rangkaian kegiatan yaitu perencanaan, installment, dan adoption yang dilakukan selama kurang lebih 2 (dua) sampai

dengan 3 (tiga) bulan. Meningkatnya minat dan usulan produk

yang disampaikan baik oleh instansi Pemerintah maupun Penyedia

untuk masuk ke dalam e-Katalog, merupakan tantangan tersendiri

yang harus dihadapi oleh project leader. Belum lagi melaksanakan

tugas utama dan tugas tambahan menjadi salah satu tantangan

juga.

Tentunya, untuk mendukung agar proses pelaksanaan

proyek perubahan ini dapat berjalan dengan baik, maka peran key partners dan key resources menjadi sangat penting. Bagaimana

project leader mengelola waktu dan kesempatan di sela-sela

kesibukan para key partners dan key resources merupakan

pembelajaran yang penting dalam memobilisasi SDM.

Dalam kondisi demikian tentunya memerlukan pendekatan-

pendekatan yang tidak melulu menggunakan pendekatan

informal, tetapi juga menggunakan pendekatan inter-personal

dan teknologi komunikasi yang saat ini berkembang pesat seperti

grup whatsapp maupun media komunikasi lainnya.

Meskipun mengalami tantangan dan hambatan, project leader merasa bersyukur bahwa layanan informasi pra katalog

masih dapat berjalan dengan baik dan Penyedia tetap dapat

memanfaatkan aplikasi ini, hal ini dapat dibuktikan melalui

kuesioner dan capaian keberhasilan lainnya. Semoga ke depan,

pengelolaan dan pengembangan konten maupun fitur aplikasi

menjadi lebih baik lagi.

B. SARAN

Agar aplikasi ini dapat berjalan secara berkesinambungan maka

ke depan aplikasi ini maupun konsep idenya perlu digabungkan

dengan aplikasi pra katalog yang saat ini masih dalam tahap

pengembangan. Aplikasi pra katalog memuat proses bisnis pra

katalog dimulai dari pengelolaan usulan, riset, proses pemilihan

penyedia, sampai dengan proses penayangan, sehingga para

stakeholder lebih optimal merasakan manfaat layanan informasi

tersebut.