LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN PADA BAGIAN

ADMINISTRASI UMUM, KANTOR AKUNTAN PUBLIK

USMAN DAN REKAN

RESTI UTAMI

8105142676

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini ditulis untuk memenuhi salah

satu persyaratan mendapatkan Gelar Sarjana Pendidikan pada

Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta.

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN

JURUSAN EKONOMI DAN ADMINISTRASI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2017

LEMBAR EKSEKUTIF

RESTI UTAMI, 8105142676 Laporan Praktik Kerja Lapangan pada Bagian

Administrasi Umum Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan. Program Studi

Pendidikan Administrasi Perkantoran Jurusan Ekonomi dan Administrasi,

Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Jakarta, Juli 2017. Praktik Kerja Lapangan (PKL) dilaksanakan di Kantor Akuntan Publik Usman

dan Rekan pada bagian Administrasi Umum selama satu bulan terhitung sejak tanggal 1 sampai dengan 28 Februari 2017. Tujuan dilaksanakannya Praktik Kerja Lapangan (PKL) adalah untuk mendapatkan pengalaman kerja sebelum

memasuki dunia kerja dan memperoleh surat keterangan kerja (referensi) dari perusahaan terkait. Selain itu, agar mahasiswa dapat meningkatkan wawasan,

pengetahuan, pengalaman, kemampuan dan keterampilan dibidang administrasi. Pada pelaksanaannya, Praktikan menemukan kendala, yaitu; dokumen client

yang tidak ditempatkan pada tempat yang benar sehingga terjadinya kerusakan

dokumen. Sehingga mengakibatkan sulitnya dalam mencari identitas dokumen. Untuk mengatasi kendala tersebut, Praktikan menggunakan teori perencanaan

dan sistem kearsipan. Kendala lain yang dialami adalah tidak tersedia nya mesin fotocopy yang sangat berguna dalam menggandakan dokumen. Hal tersebut mengakibatkan terkendalanya kegiatan penggandaan surat.

Praktikan mengambil kesimpulan bahwa Praktik Kerja Lapangan (PKL) merupakan proses pembelajaran nyata dan dapat menambah wawasan, pengetahuan dan keterampilan bagi Praktikan untuk menghadapi dunia kerja nyata di masa yang akan datang.

Kata kunci: wawasan, pengetahuan, pengalaman, keterampilan, kearsipan

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat

dan hidayah-Nya sehingga Praktikan dapat menyelesaikan Laporan

Praktik Kerja Lapangan Bagian Administrasi Umum Kantor Akuntan Publik

Usman dan Rekan.

Laporan praktik kerja lapangan ini dapat tersusun atas dukungan

berbagai pihak, untuk itu Praktikan menyampaikan terima kasih kepada:

1. Dra. Rr. Ponco Dewi K, MM, selaku dosen pembimbing dalam

penyusunan laporan praktik kerja lapangan.

2. Darma Rika Swaramarinda. SPd. M.SE, selaku koordinator program

studi Pendidikan Administrasi Perkantoran.

3. Mohammad Nashir Salim, M.Sc, CA., CPAI, selaku vice office Kantor

Akuntan Publik Usman dan Rekan.

4. Karyawan dan Staff office Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan.

5. Orang tua, teman-teman, serta semua pihak yang membantu dan

mendukung Praktikan dalam menyelesaikan laporan praktek kerja

lapangan.

Praktikan menyadari bahwa dalam penyusunan laporan praktik

kerja lapangan ini masih kurang sempurna, karena kesempurnaan hanya

milik Allah SWT. Praktikan mengharapkan kritik dan saran yang bersifat

membangun dan mendukung demi kesempurnaan laporan ini.

Praktikan berharap semoga laporan praktik kerja lapangan ini dapat

bermanfaat bagi semua pihak untuk memperoleh wawasan, dalam

lingkungan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta khususnya dan

masyarakat pada umumnya.

Jakarta, Juli 2017

Praktikan

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR EKSEKUTIF ................................................................................................. iii

LEMBAR PENGESAHAN ............................................................................................ iv

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... v

DAFTAR ISI....................................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ............................................................................................................. viii

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ ix

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................................... x

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PKL .................................................................................. 1

B. Maksud dan Tujuan PKL .......................................................................... 3

C. Kegunaan PKL ............................................................................................ 4

D. Tempat PKL ................................................................................................ 5

E. Jadwal Waktu PKL..................................................................................... 6

BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Perusahaan .................................................................................... 10

B. Stuktur Organisasi Perusahaan ................................................................ 12

C. Kegiatan Umum Perusahaan .................................................................... 15

BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

A. Bidang Kerja .............................................................................................. 21

B. Pelaksanaan Kerja ..................................................................................... 22

C. Kendala Yang Dihadapi .......................................................................... 35

D. Cara Mengatasi Kendala ......................................................................... 36

BAB IV KESIMPULAN

A. Kesimpulan ................................................................................................ 42

B. Saran-saran ................................................................................................. 43

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................... 45

LAMPIRAN-LAMPIRAN ............................................................................................ 46

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar II.1 Struktur Organisasi KAP Usman dan Rekan .................................... 12

Gambar II.2 Website pelayanan Jakarta ................................................................ 33

Gambar II.3 Bidang usaha dalam pelayanan Jakarta ............................................ 33

Gambar II.4 Pelayanan administrasi ..................................................................... 34

Gambar II.5 Surat Keterangan Domisili perusahaan ............................................ 34

Gambar II.6 Persyaratan perpanjangan domisili ................................................... 35

ix

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel I.1 Jadwal Jam Kerja PKL ..................................................................................... 8

Tabel I. 2 Jadwal Waktu PKL .......................................................................................... 9

Tabel I.3 Tenaga Profesional KAP Usman dan Rekan ........................................ 13

viii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 Surat Permohonan PKL .......................................................................... 46

Lampiran 2 Surat Penerimaan Mahasiswa PKL ...................................................... 47

Lampiran 3 Surat Keterangan telah Melaksanakan PKL....................................... 48

Lampiran 4 Daftar Hadir PKL ..................................................................................... 49

Lampiran 5 Kartu Konsultasi Pembimbingan Penilaian PKL .............................. 50

Lampiran 6 Lembar Penilaian PKL ............................................................................ 51

Lampiran 7 Kegiatan Harian PKL .............................................................................. 52

vi

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PKL

Setiap orang yang menempuh pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi pasti

mempunyai keinginan untuk mendapatkan pekerjaan yang baik dan

mensejahterakan kehidupannya. Berbagai cara yang dilakukan oleh setiap orang

untuk mendapatkan pekerjaan yang layak dengan tujuan mendapatkan

penghasilan dan untuk memenuhi kebutuhan hidup.

Dalam hal ini mendapatkan pekerjaan bukanlah hal yang mudah. Terlebih

untuk seseorang yang tidak mengenyam pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi.

Bahkan untuk yang telah menempuh pendidikan lebih tinggi pun tidak jarang

mereka mendapatkan pekerjaan yang kurang sesuai dengan minat dan bakat serta

kemampuan mereka. Terdapat banyak faktor yang menyebabkan pekerjaan yang

didapat kurang sesuai dengan latar belakang pendidikan seseorang.

Oleh karena itu, perencanaan dan persiapan pun harus dilakukan dengan baik

untuk mendapatkan pekerjaan yang layak sesuai dengan minat dan bakat mereka

serta mensejahterakan.

Dalam mengetahui minat dan bakat serta kemampuan bukan hanya melalui

belajar didalam ruang kelas saja, tetapi juga dengan praktek langsung atau Praktik

Kerja Lapangan (PKL) guna mengidentifikasi kemampuan apa yang dibutuhkan

dalam sebuah perusahaan.

2

Praktik kerja lapangan adalah suatu bentuk pendidikan dengan cara

memberikan pengalaman belajar kepada Mahasiswa untuk beradaptasi dengan

tugas langsung di lembaga BUMN, BUMD, perusahaan swasta dan instansi

Pemerintah di tempat dan sekaligus mengabdikan ilmu-ilmu yang telah diperoleh.

Praktik kerja lapangan merupakan relevansi antara teori yang didapat selama

perkuliahan dengan praktik yang ditemui baik dalam dunia usaha swasta maupun

pemerintah.

Melihat pertumbuhan dan perkembangan ekonomi yang cepat berubah,

sehingga dipandang perlu kiranya mahasiswa menambah kemampuan mengamati,

mengkaji serta menilai antara teori yang diperoleh dengan kenyataan yang terjadi

dilapangan yang pada akhirnya dapat meningkatkan kualitas manajerial

mahasiswa dalam memahami persoalan baik dalam bentuk aplikasi teori dan

kenyataan yang sebenarnya.

Salah satu upaya peningkatan sumber daya manusia khususnya dalam

pendidikan perguruan tinggi adalah melaui Program Praktek Kerja Lapangan yang

merupakan sarana penting bagi pengembangan diri dalam dunia kerja yang nyata.

Jadi kegiatan PKL ini dapat memberikan kontribusi yang berarti bagi

perkembangan mahasiswa untuk mempersiapkan diri sebaik-baiknya sebelum

memasuki dunia kerja dan perkembangan kompetensi di Universitas Negeri

Jakarta.

Mahasiswa program studi Administrasi Perkantoran yang mendalami ilmu

selama di bangku perkuliahan telah mendapatkan bekal yang memang dibutuhkan

di banyak instansi maupun perusahaan. Bidang administrasi perkantoran sendiri

3

mencakup banyak bidang kerja, sehingga dengan banyaknya bidang kerja tersebut

banyak pula permasalahan yang timbul. Beberapa diantaranya yaitu dalam hal

kepegawaian, manajemen perkantoran dan manajemen kearsipan.

Penerapan program PKL di program studi Pendidikan Administrasi

Perkantoran dilakukan untuk membekali mahasiswa agar mampu mengatasi

masalah yang timbul dalam bidang administrasi. Setiap perusahaan tentunya

memiliki kegiatan administrasi yang berbeda pula. Sehingga dalam pelaksaan

PKL akan lebih fleksibel bagi mahasiswa program studi Pendidikan Administrasi

Perkantoran.

Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan yang bergerak pada bidang jasa

keuanganpun memiliki kegiatan administrasi. Atas dasar hal tersebut, maka usaha

perseorangan tersebut dapat dijadikan tempat pelaksaan PKL.

B. Maksud dan Tujuan PKL

Universitas Negeri Jakarta, khususnya Fakultas Ekonomi program studi S1

Pendidikan Administrasi Perkantoran, memberikan program PKL sebagai upaya

agar mahasiswa mampu beradaptasi dengan dunia kerja serta melihat secara nyata

keadaan dunia kerja yang sesungguhnya untuk mencoba mengasah kemampuan

dan keterampilan kerja para mahasiswanya.

Adapun maksud Praktikan melaksanakan PKL antara lain:

1. Untuk mendapatkan pengetahuan dan wawasan atas pelaksanaan kegiatan

Administrasi pada Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan.

4

2. Untuk mengaplikasikan ilmu yang didapat selama perkuliahan pada dunia

kerja yang sesungguhnya.

3. Untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan dalam bidang

administrasi.

Sedangkan tujuan Praktikan melaksanakan kegiatan PKL adalah sebagai

berikut:

1. Untuk studi perbandingan atas ilmu yang didapat pada bangku perkuliahan

dengan dunia kerja.

2. Untuk mengukur kemampuan dan keterampilan dalam menyelesaikan

masalah pada bidang administrasi.

3. Untuk memperoleh pengalaman di bidang administrasi pada dunia kerja.

C. Kegunaan PKL

Praktik Kerja Lapangan ini memiliki segi kegunaan bagi pihak-pihak yang

terkait dalam pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan yaitu bagi Praktikan, Fakultas

dan perusahaan tempat Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan.

1. Bagi Praktikan

a. Meningkatkan wawasan dan ketajaman analisis terhadap kondisi

pelaksanaan administrasi yang ada pada Kantor Akuntan Publik Usman

dan Rekan.

5

b. Sebagai media aplikasi antara teori dengan praktik yang diterima

dilapangan dan dapat digunakan sebagai landasan dalam pembuatan

laporan.

c. Memberikan keterampilan kepada praktikan untuk melaksanakan program

kerja pada Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan.

2. Bagi Fakultas

a. Agar lembaga dapat melihat relevansi kurikulum yang dikembangkan

dengan keadaan dan kebutuhan lapangan kerja, usaha dan industri.

b. Agar lembaga dapat menjalin informasi dan kerjasama dengan Kantor

Akuntan Publik Usman dan Rekan.

3. Bagi Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan

a. Mampu meningkatkan hubungan kemitraan dengan pihak kampus.

b. Membantu instansi / perusahaan dalam menyelesaikan tugas sehari-hari

selama Praktik Kerja Lapangan.

D. Tempat Praktik Kerja Lapangan

Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada usaha perseorangan

yang bergerak pada bidang jasa keuangan. Berikut nama perusahaan berserta

alamat lengkapnya:

nama instansi : Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan

alamat kantor pusat : Jl. Panjang Cipulir No.1, RT.16/RW.9, Cipulir, Kby.

Lama, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta

12230

6

telepon : (021) 7237919

fax : (021) 7261768

bagian kerja : Administrasi Umum

alamat kantor cabang : Jl. Maccini Tengah No. 21 Makasar

telepon : (0411) 447148

fax : (0411) 447148

akta notaris : Mintarsih Natamihardja, SH

tanggal akta : 10 Juni 2008

akta perubahan : Mintarsih Natamihardja, SH

tanggal akta : 11 Januari 2013

E. Jadwal Waktu PKL

Waktu pelaksaan PKL kurang lebih selama satu bulan terhitung dari tanggal 1

Februari sampai dengan 28 Februari 2017 di Kantor Akuntan Publik Usman dan

Rekan Bagian Administrasi Umum.

Adapun jadwal Praktik Kerja Lapangan dibagi dengan empat tahapan yaitu :

1. Tahap Observasi Tempat PKL

Pada tahap ini Praktikan datang melakukan observasi pada Kantor Akuntan

Publik Usman dan Rekan. Obervasi dilakukan pada akhir bulan Desember 2016.

Praktikan memastikan kesediaan perusahaan tersebut untuk menerima Praktikan

melaksanakan PKL. Selain itu, Praktikan juga menanyakan persyaratan

7

administrasi yang harus dipenuhi untuk mengajukan pelaksanaan PKL. Pada tahap

ini Praktikan mendatangi langsung perusahaan dan bertemu dengan resepsionis.

Walaupun perusahaan bergerak dibidang jasa keuangan, tetapi perusahaan

tetap memiliki kegiatan administrasi. Maka dari itu setelah Praktikan menjelaskan

program studi pendidikan administrasi perkantoran yang tentunya menuntut

pekerjaan Praktikan pada bidang administrasi. Resepsionis menyatakan bahwa

perusahaan dapat menerima pengajuan Praktikan dengan persyaratan administrasi

yaitu surat pengantar yang dikeluarkan oleh pihak Universitas Negeri Jakarta.

2. Tahap Persiapan PKL

Pada tahapan ini, Praktikan menyiapkan persyaratan administrasi yang

diperlukan untuk mengajukan PKL pada perusahaan yang sebelumnya di

observasi. Persyaratan administrasi tersebut berupa surat pengajuan PKL dari

Universitas Negeri Jakarta.

Praktikan membuat surat pengantar permohonan izin PKL dari fakultas untuk

selanjutnya di serahkan ke BAAK. Awal bulan Januari 2017 Praktikan mulai

mengurusi syarat administrasi. Diantaranya yaitu Surat Permohonan Izin PKL dari

Universitas Negeri Jakarta. Pada tanggal 19 Januari 2017 surat tersebut sudah

selesai dibuat. Kemudian Praktikan memberikan surat kepada bagian resepsionis

Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan untuk selanjutnya diserahkan pada

bagian penerimaan karyawan.

Pada akhir bulan Januari 2017, Praktikan mendapatkan balasan atas surat

permohonan yang sebelumnya diajukan. Balasan penerimaan Praktikan untuk

8

melaksanakan PKL selama satu bulan pada bulan Februari dikirim melalui email

Praktikan yang sebelumnya dicantumkan pada surat pengajuan PKL. Balasan

berisikan mengenai penerimaan Praktikan untuk melaksanakan PKL selama satu

bulan terhitung mulai tanggal 1 sampai dengan 28 Februari 2017. Selain itu, juga

terdapat keterangan jam kerja dan beberapa peraturan yang harus diikuti Praktikan

selama melaksanakan PKL.

3. Tahap Pelaksanaan PKL

Jadwal waktu pelaksanaan PKL terhitung mulai tanggal 1 Februari sampai

dengan 28 Februari 2017. Praktikan melakukan kegiatan rutin setiap hari Senin

sampai Jumat. Selama satu bulan pelaksanaan, Praktikan selalu hadir dikarenakan

jadwal pelaksaan pada hari libur perkuliahan sehingga tidak ada hambatan dalam

pelaksanaan PKL.

Tabel I.1 Jadwal Jam Kerja Praktik Kerja Lapangan

Hari Jam Kerja Keterangan

08.00 – 12.00 WIB

Senin s.d Jumat 12.00 – 13.00 WIB Istirahat

13.00 – 17.00 WIB

Sumber : Data Diolah oleh Praktikan

4. Tahap Penulisan Laporan PKL

9

Penulisan laporan PKL dilakukan setelah Praktikan melaksanakan Praktik

Kerja Lapangan (PKL). Data-data dikumpulkan Praktikan berdasarkan kegiatan

yang dilakukan selama pelaksanaan PKL. Selain itu untuk memenuhi data

pustaka, Praktikan membaca beberapa buku referensi pada Perpustakaan

Universitas Negeri Jakarta dan Fakultas Ekonomi.

Setelah semua data dikumpulkan, Praktikan mulai menyusun laporan PKL

yang sesuai dengn pedoman penulisan laporan PKL yang dapat diunduh pada

laman resmi Fakultas Ekonomi. Laporan ini berguna untuk memenuhi salah satu

persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan program studi S1 Pendidikan

Administrasi Perkantoran.

Selama penyusunan laporan, Praktikan dibimbing oleh Dra. Rr. Ponco Dewi

K, MM. Total sebanyak 6 kali bimbingan sampai Dosen pembimbing menyetujui

Praktikan untuk melaksanakan seminar laporan PKL.

Tabel. I.2 Jadwal Waktu PKL

Tahapan Desember Januari Februari Maret Arpil Mei Juni Juli

Obervasi

Persiapan

Pelaksanaan

Pelaporan

Sumber : Data diolah oleh praktikan

10

BAB II

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN AKUNTAN PUBLIK

USMAN DAN REKAN

A. Sejarah Perusahaan

Kantor Akuntan Publik (KAP) Usman & Rekan didirikan pada tahun 1987

dan telah memperoleh izin untuk memberikan jasa profesional dalam praktik

Akuntan Publik dari Direktorat Jenderal Moneter Dalam Negeri dengan surat izin

No. 52-3386/MR/1985 tertanggal 31 Mei 1985. Dan surat izin menjalankan

praktik Akuntan Publik No. SI-817/MK.11/1987 tanggal 20 Oktober 1987,

diperbarui dengan Nomor : KEP.766/KMK.17/1998 tanggal 23 September 1998

dan No.936/KM17/1998 tanggal 22 Oktober 1998 (Kantor Pusat Jakarta) dan No.

Kep. 992/KM 17/1998 tanggal 26 Oktober 1998 (Cabang Makasar).

Sejak tahun 1997, KAP Usman & Rekan telah terdaftar di BAPEPAM

sebagai pemeriksa perusahaan publik Nomor: 224/STTD-AP/PM/1997. KAP

Usman & Rekan juga sudah terdaftar di Bank Indonesia dengan Nomor:

28/1036/UPPB/AdP Tahun 1995 dan PT Bank Rakyat Indonesia No. B.75-

KUM/1987, serta terdaftar di Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) Nomor:

012/STT/II/2009 pada tanggal 6 Pebruari 2009.

11

Berdirinya Institut Akuntan Publik Indonesia adalah respons terhadap

dampak globalisasi, dimana Drs. Ahmadi Hadibroto sebagai Ketua Dewan

Pengurus Nasional IAI mengusulkan perluasan keanggotaan IAI selain individu.

Hal ini telah diputuskan dalam Kongres IAI X pada tanggal 23 Nopember 2006.

Keputusan inilah yang menjadi dasar untuk merubah IAI – Kompartemen

Akuntan Publik menjadi asosiasi yang independen yang mampu secara mandiri

mengembangkan profesi akuntan publik. IAPI diharapkan dapat memenuhi

seluruh persyaratan International Federation of Accountans (IFAC) yang

berhubungan dengan profesi dan etika akuntan publik, sekaligus untuk memenuhi

persyaratan yang diminta oleh IFAC sebagaimana tercantum dalam Statement of

Member Obligation (SMO).

Selanjutnya, pada tanggal 15 Pebruari 2002 KAP usman & Rekan terdaftar

pula sebagai Rekanan Khusus Bidang Akuntan Publik pada PT Bank Mandiri

(Persero) Tbk Nomor: RMN.RRA/CPP.025/2002. Kantor Akuntan Publik (KAP)

Usman & Rekan juga mendapatkan Rekomendasi Audit Dana Kampanye dengan

Nomor: 016/SRek–Pilkada/IAPI/II/2013 dan 019/SRek–Pilkada/IAPI/III/2013.

Visi:

Terwujudnya Kantor Akuntan Publik yang handal,terpercaya, jujur berwatak

sosial, yang berlandaskan kepada Ketuhanan Yang Maha Esa, mampu mengatasi

semua permasalahan yang dihadapi client.

Misi:

1. Menjalankan standar profesional akuntan publik dengan benar

12

2. Menjalankan dan memahami standar PSAK dengan benar

3. Mengembangkan pendidikan, pelatihan, dan ilmu pengetahuan

4. Jujur dan berkomuniasi dengan semua pihak

5. Ramah, santun , melaksanakan prosedur,

6. Melaksanakan kaeahliannya dengan tepat sesuai profesi

B. Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar II.1 Struktur Organisasi Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan

Praktikan ditempatkan pada bagian Administrasi dan bertugas membantu staf

administrasi dalam perlaksaan tugasnya. Selain itu, ada beberapa tugas yang

diberikan langsung oleh pimpinan kepada Praktikan. Tugas tersebut berkaitan

dengan dokumen client perusahaan yaitu PT. Cipta Kridatama.

Partners

Dra. Sri Wahyoeni.

Lukman Dj Tiro, BKP., CPA.

Drs. Kastumuni Harto, Ak., M.Si., CPA.

Finance

Arisnawati, SE

Vice Office Manager

Mohammad Nashir Salim,

M.Sc., CA.,CPAI

Tax Service

Division

Financial Audit

Division

Training and

recruitment

dividion

Administration

13

Tabel I.3 Daftar Staf Profesional

NO. NAMA

KANTOR PUSAT/CABANG

1. Dra. Sri Wahyuni. Jakarta

2. Lukman Dj Tiro, BKP., CPA. Jakarta

3. Drs. Kastumuni Harto, Ak., M. Si.,

CPA.

Makassar

4. Mulyono Rasmadi, SE., MM. Jakarta

5. Muhammad Yani, SE., MM., M. Si. Jakarta

6. Drs. Hamdani M. Syah, Ak., MBA. Jakarta

7. Rafika Yuniasih, SE., MSM., CPA. Jakarta

8. Sugiarto, SE.,CA.,CPAI Jakarta

9. Drs. Kamaruddin Dg. Parebba, Ak. Makassar

10. Ahmad Dahlan, SE., Ak. Makassar

11. Drs. Djoko Wibowo, SE.,CA.,CPAI Jakarta

12. Jasman Djafar, S. Komp. Jakarta

13. Andi Wawo, SE., Ak. Makassar

14. Julkifli, SE. Makassar

14

15. Muhammad Arsyad, SE., Ak. Makassar

16. Murdani, A. Md. Jakarta

17. Sukriah Natsir, SE., Ak., M. Si. Makassar

18. Arisnawati, SE. Jakarta

19. Nurul Hadi, SE., Ak. CPAI Jakarta

20. Adi Setio Nugroho, SE. Jakarta

21. Mohammad Nashir Salim,

M.Sc.,CA.,CPAI

Jakarta

22. Drs. Hidayat Eko Saputro,

CMA.,CA.,CPAI.,AAP

Jakarta

23. Maryanah, SE. Jakarta

24. Akhmad Riyadi, SE., Ak.CPAI Jakarta

25. Elis Tiningsih, SE. Jakarta

26. Nurlena, SE. Jakarta

27. Tommy Pradana, SE. Jakarta

28. Ahdi Rokhmana Putra, SE. Jakarta

29. Nur Farida Hidayah, SE. Jakarta

30. Maulana Dwija Sudarsa, SE. Jakarta

31. Rachmad Ramadhani, SE. Jakarta

32. Eva Murlian, SH,. SE., Ak., CA.,

BKP

Jakarta

33. Syahrul Fauzi, SE. Jakarta

15

Sumber : Data Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan

C. Kegiatan Umum Perusahaan

1. Audit, Consulting Management and Training Services Division

a. General Audit

General Audit merupakan pemeriksaan umum atas laporan keuangan yang

dilakukan oleh KAP independen dengan tujuan untuk memberikan pendapat

mengenai kewajaran penyajian laporan keuangan secara keseluruhan. Audit

Umum tersebut dilakukan sesuai dengan Standar Profesional Akuntan Publik,

Kode Etik Akuntan Indonesia, dan Sistem Pengendalian Mutu KAP.

b. Management (Operational Audit)

34. Doan Ramadhani, SE., Ak. Jakarta

35. Ahmad Yani, SE. Jakarta

36. Irma Suryani Rahman, SE. Jakarta

37. Rochayati Lestari, SE. Jakarta

38. Afit Marasambungan, SE. Jakarta

39. Akramullah. Jakarta

40. Radistya Nur Pratiwi, SE. Jakarta

41. Diah Ayu Mediciana, SE. Jakarta

42. Rafid Solta Jakarta

16

Audit operasional merupakan audit yang bertujuan untuk menilai 3E

(Ekonomis, Efisien, dan Efektif) suatu kegiatan, program dan fungsi yang

diterapkan oleh manajemen suatu institusi bisnis atau pemerintah. Melalui jasa

audit ini, kami dapat membantu manajemen mengidentifikasikan “penyebab

hakiki” dari tidak ekonomis, efisien dan efektif kegiatan, program atau fungsi

sehingga diperoleh solusi/tindak lanjut yang tepat.

c. Forensic/Investigative Audit

Audit forensic/investigasi bertujuan untuk membantu pihak Direksi,

Komisaris, Pimpinan dan Atasan Pimpinan institusi bisnis atau pemerintahan

yang berkepentingan atas laporan keuangan atau aktivitas yang bebas dari

praktik kecurangan (KKN) yang ditimbulkan oleh management dan employee

fraud.

d. Management/Accounting Information System

Tujuan sistem informasi manajemen/sistem informasi akuntansi ini adalah

untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang cepat dan akurat

sehingga dapat meningkatkan nilai ekonomi, efesiensi dan efektivitas instansi

bisnis/pemerintahan. Kami dapat membantu manajemen dalam merancang

sistem informasi akuntansi dan atau mengembangkan komputerisasi sistem

informasi manajemen yang komprehensif dan terintegrasi termasuk solusi

masalah-masalah yang berhubungan dengan komputerisasi sistem informasi

manajemen melalui penggunaan teknologi informasi yang tepat.

17

e. Assessment of Public Sector Accounting

Dalam rangka reformasi manajemen keuangan, Pemerintah RI mewajibkan

Pemerintah Pusat maupun Pemerintah Daerah membuat laporan keuangan

untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan APBN/APBD yang dikelola.

Laporan tersebut harus disusun berdasarkan Standar Akuntansi Pemerintahan

sebagaimana diatur dalam PP Nomor 24 Tahun 2005.

Kami memiliki pengalaman dan kemampuan untuk membantu instansi

Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah dalam penyusunan laporan

keuangan dimaksud. Proses penyusunan laporan keuangan dilakukan dengan

mengunakan software aplikasi yang dapat menghasilkan laporan keuangan

yang cepat dan akurat.

f. Assessment of Good Corporate Governance (GCG)

Perusahaan yang sukses tidak hanya diukur dari kinerja keuangannya,

tetapi juga bagaimana implementasi “tata kelola perusahaan yang baik” (Good

Corporate Governance). Kami dapat membantu perusahaan (assessment)

dalam rangka memahami konsep-konsep GCG, menyusun Code of Corporate

Governance, Code of Conduct, Internal Audit Charter, Audit Committee

Charter, Board of Director Mannual, Corporate Secretary Mannual,

mengembangkan Key Performance Indicator (KPI) dan parameter yang

relevan dengan jenis dan pertumbuhan usaha perusahaan.

g. Training Services

Ciri utama sikap profesional adalah kesediaan menerima tanggung jawab

18

terhadap kepentingan dari pihak-pihak yang dilayani. Agar mampu

meningkatkan perannya dengan baik, para profesional baik di bidang swasta

maupun pemerintahan harus memiliki kompetensi dan integritas yang handal.

Training services department KAP Usman & Rekan dengan modul-modul dan

instruktur yang berpengalaman dapat membantu meningkatkan kompetensi

staf profesional tersebut.

2. Tax Services Division

a. Jasa Rutin Bulanan (Retainer Fee)

Konsultasi secara lisan baik langsung atau melalui telepon, dan konsultasi

secara tertulis. Review pelaporan pajak (SPT Masa) berdasarkan laporan

keuangan dan data klien lainnya, yang meliputi :

1) SPT Masa PPh Pasal 21/26

2) SPT Masa PPh Pasal 23/26

3) SPT Masa PPh Final

4) SPT Masa PPN/PPnBM

Informasi peraturan perpajakan yang berkaitan dengan ruang lingkup dan

kegiatan usaha perusahaan, mulai dari Peraturan Pemerintah, Keputusan

Presiden, Peraturan Menteri Keuangan sampai dengan Surat Edaran Direktorat

Jenderal Pajak.

Tujuan utama jasa rutin bulanan (retainer fee) adalah memberikan

konsultasi berupa saran atau pendapat atas kasus dan masalah perpajakan yang

19

dihadapi oleh perusahaan berdasarkan ketentuan dan peraturan perpajakan

yang berlaku.

b. Review Perpajakan (Semesteran atau Tahunan)

Melakukan review atas laporan keuangan perusahaan (semesteran atau

Tahunan) guna menghitung pajak-pajak yang seharusnya terhutang dalam

periode yang bersangkutan. Hasil review dibandingkan dengan pemenuhan

kewajiban perpajakan yang sudah dilakukan oleh perusahaan, dan diikuti

dengan pembetulan Surat Pemberitahuan Pajak (SPT) apabila diperlukan.

c. Konsultasi Penyusunan SPT Tahunan

Konsultasi Penyusunan SPT Tahunan PPh Badan, Konsultasi Penyusunan

SPT Tahunan PPh Pasal 21. Dalam pengisian SPT, perusahaan dapat

meminta bantuan kepada KAP sehingga pengisian dapat dilakukan dengan

benar.

d. Penyusunan Perencanaan Pajak (Tax Planning)

Melakukan pengkajian aspek perpajakan terhadap semua transaksi yang

telah terjadi sampai dengan kondisi tahun terakhir termasuk dokumen

kontrak/perjanjian antara perusahaan dengan pihak ketiga, kontrak/perjanjian

antara perusahaan dengan pihak ketiga lainnya, guna mendapatkan satu

solusi/alternatif terbaik sebagai pedoman bagi manajemen untuk pelaksanaan

kewajiban perpajakan sesuai dengan peraturan perpajakan yang berelaku.

Penyusunan perencanaan pajak bertujuan agar perusahaan dapat

melaksanakan kewajiban perpajakan sesuai dengan ketentuan dan peraturan

perpajakan yang berlaku. Hasil yang hendak dicapai, yaitu; pembayaran pajak

20

yang efisien melalui strategi, prosedur dan kewajiban manajemen dengan tetap

berdasarkan ketentuan dan peraturan perpajakan yang berlaku.

e. Jasa Bersifat Teknis atau Kasus

1) Jasa pengurusan administrasi perpajakan, seperti pendaftaran NPWP,

permohonan pengukuhan sebagai PKP, dll;

2) Mendampingi perusahaan dalam proses pelaksanaan pemeriksaan pajak;

3) Jasa pengurusan restitusi (pengembalian kelebihan pembayaran pajak),

pengajuan keberatan, banding, Peninjauan Kembali (PK), permohonan

Surat Keterangan Bebas (SKB) Perpajakan;

4) Jasa perpajakan yang bersifat teknis atau kasus lainnya,

5) Jasa-jasa bersifat teknis dan kasus hanya akan dilakukan atas dasar

permintaan dan kebutuhan dari klien.

21

BAB III

PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

A. Bidang Kerja

Selama melaksanakan PKL di Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan

yang berlokasi di jalan panjang cipulir Jakarta Selatan, Praktikan ditugaskan pada

bagian Administrasi Umum. Segala bentuk kegiatan yang bersifat adminsitrasi di

serahkan pada satu orang yang bertugas sebagai staf Administrasi. Praktikan

membantu staf Administrasi dan juga sesekali diberikan tugas lain yang masih

dalam ranah Administrasi. Jenis pekerjaan yang dilakukan diantaranya berkaitan

dengan penginputan data, penggandaa, kearsipan dan komunikasi.

Adapun bidang pekerjaan yang Praktikan lakukan meliputi:

a. Bidang Manajemen Kearsipan

22

1) Merapihkan dan menyusun surat masuk atau keluar yang disimpan dalam

ordner.

2) Mencatat surat masuk dan keluar pada buku agenda kembar.

3) Menyimpan dokumen secara elektronik ke komputer dan flashdisk (jika

dibutuhkan) dengan menggunakan scanner..

b. Bidang Komputer dan Administrasi

1) Memasukkan data karyawan pada website resmi perusahaan seperti

identitas karyawan, jam kerja dan juga penghargaan yang miliki

karyawan.

2) Memasukkan informasi nomor dan tanggal dokumen client pada

Microsoft excel.

3) Melakukan compress dan scan dokumen atau kartu identitas karyawan.

4) Mengisi perpanjangan domisili usaha pada website pelayanan Jakarta.

c. Bidang Manajemen Perkantoran

1) Menggandakan dokumen menggunakan mesin fotocopy.

2) Menghitung jam kerja masing masing karyawan guna penilaian standar

kinerja karyawan.

3) Mengirimkan dokumen kepada client melalui pos.

4) Mengetik data pekerjaan yang dilakukan KAP Usman dan Rekan pada

tahun 2016 pada Microsoft excel.

d. Bidang Kesekretarisan

1) Menerima telephone masuk

2) Menerima tamu

23

3) Mengirimkan surat melalui email

4) Mengantarkan surat masuk kepada pimpinan atau karyawan yang

bersangkutan

5) Mengirimkan dokumen melalui mesin fax

6) Membuat laporan rekanan Bank Mandiri yang berisi data pendirian

perusahaan

7) Membuat Surat Pengumuman

B. Pelaksanaan Pekerjaan

Selama pelaksanaan PKL, Praktikan selalu berusaha untuk menyelesaikan

tugas dengan benar dan tepat waktu. Untuk mengarahkan pekerjaan yang

dilakukan, Praktikan dibimbing oleh ibu Lina sebagai staf Administrasi yang

memberikan tugas langsung kepada Praktikan.

Berikut langkah-langkah yang dilakukan Praktikan dalam melaksanakan

tugas yang diberikan:

1. Menerima surat masuk

Praktikan bertugas untuk menerima surat yang diberikan dari pihak

luar. Surat yang diterima dicatat langsung secara manual dalam buku

penerimaan surat masuk. Buku agenda yang digunakan adalah buku

agenda kembar karena antara pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan

pada buku agenda yang berbeda.

Berikut langkah-langkah mengarsip surat masuk:

1. Praktikan menerima surat yang diberikan oleh pihak luar.

24

2. Lalu memastikan tujuan surat benar ditujukan untuk KAP Usman

dan Rekan atau karyawan.

3. Setelah tujuan sudah dipastikan benar, Praktikan melihat jenis surat

tersebut.

4. Jika surat tersebut surat rahasia maka Praktikan memberikan surat

tersebut kepada staf Administrasi.

5. Jika bukan surat rahasia, Praktikan berhak untuk langsung

menggandakan dengan mesin fotocopy.

6. Surat asli diberikan langsung kepada tujuan surat dan hasil

penggandaan langsung arsip.

7. Praktikan mencatat identitas surat pada buku agenda masuk secara

manual.

8. Setelah dicatat lalu di masukkan pada ordner yang diurutkan dengan

sistim tanggal.

2. Mengantar surat masuk kepada tujuan surat

Jika ada surat masuk dengan tujuan kepada karyawan maka Praktikan

memastikan apa karyawan yang bersangkutan ada dikantor. Jika karyawan

tersebut ada di kantor maka Praktikan memberikan langsung surat kepada

karyawan tersebut.

3. Mengirim surat melalui email

Pada KAP Usman dan Rekan, tidak semua karyawan setiap hari

berada dikantor. Kebanyakan karyawan berada pada perusahaan yang

menggunakan jasa perusahaan sesuai dengan tugas masing-masing. Maka

25

dari itu beberapa surat yang ditujukan kepada karyawan. Namun karyawan

yang bersangkutan tidak berada di kantor maka Praktikan bertugas untuk

mengirimkan surat tersebut melalui email karyawan yang bersangkutan.

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah melakukan scanning

pada surat sehingga dapat dijadikan dokumen elektronik. Hasil scan surat

dapat dikirimkan melalui email resmi KAP Usman dan Rekan. Mengirim

surat melalui email bertujuan agar pesan yang disampaikan dapat langsung

diterima karyawan sehingga tidak ada keterlambatan informasi.

4. Memperbanyak surat dan lembar disposisi menggunakan mesin

fotocopy

Setiap surat masuk atau surat keluar sebelum diserahkan kepada orang

yang bersangkutan telebih dahulu digandakan sebagai arsip perusahaan.

Dan juga lembar disposisi diperlukan banyak karena dokumen client yang

jumlahnya banyak.

Berikut langkah-langkah menggandakan surat ataupun lembar disposisi:

1. Pastikan ketersediaan kertas pada tempat kertas, dan sesuaikan

dengan ukuran kertas yang dibutuhkan

2. Menekan tombol power untuk menyalakan mesin fotocopy

3. Meletakkan kertas yang ingin digandakan pada bagian scanner

4. Kemudian tekan tombol kertas A4/Polio sesuai ukuran yang

dibutuhkan

26

5. Setelah itu, tekan tombol angka sesuai dengan jumlah yang

diinginkan.

6. Selanjutnya, menekan tombol start untuk memulai fotocopy

7. Terakhir, mengambil dokumen yang telah di fotocopy.

5. Memasukkan data dokumen client

Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa keuangan, tentunya

Kantor Akuntan Publik Usman dan Rekan memiliki client berbagai

perusahaan. Salah satunya adalah PT Cipta Kridatama, yang dimana

berkas berkas perusahaan tersebut diserahkan ke Kantor Akuntan Publik

Usman dan Rekan. Praktikan bertugas untuk memasukkan data tersebut

secara tersusun pada program computer Microsoft excel.

Berikut langkah-langkah mendatat dan juga mengarsip berkas client

tersebut:

1. Praktikan membuka format pencatatan dokumen dengan

menggunakan program Microsoft excel pada computer.

2. Lalu mencatat dengan teliti data dokumen yang ada

3. Setelah proses pencatatan tersebut, Praktikan juga mencatat data

pada lembar disposisi yang sudah tersedia

4. Lembar disposisi direkatkan pada dokumen menggunakan staples.

5. Langkah selanjutnya dokumen dipisahkan berdasarkan bulan

pembuatannya.

6. Terakhir, dokumen dimasukkan pada ordner secara berurut dengan

sistim tanggal

27

6. Melakukan scan dan compress dokumen

Beberapa berkas karyawan seperti kartu identitas dan beberapa

sertifikat yang penting untuk keperluan perizinan pendirian usaha discan

dengan mesin scan selain itu beberapa berkas yang perlu di compress

untuk meminimalisir penggunaan data yang tersedia pada computer

perusahaan. Setelah data selesai di compress, data akan dikirim kepada

karyawan yang bersangkutan melalui email atau flashdisk.

Berikut langkah-langkah melakukan scaning:

1. Terlebih dahulu mempersiapkan dokumen yang akan di scan

2. Praktikan menyiapkan flashdisk yang akan digunakan dan

memastikan bahwa kapasitas penyimpanan di dalam flashdisk

tersebut tersedia untuk menyimpan dokumen. (Jika perlu

menggunakan flashdisk)

3. Kemudian Praktikan menghidupkan mesin scanning dengan

menekan tombol power dan memasang flashdisk pada tempatnya.

4. Setelah itu masukan dokumen ke dalam tempat atau wadah untuk

melakukan scan dokumen yang secara otomatis akan masuk ke

scanner.

5. Tekan tombol start dan secara otomatis mesin akan bekerja.

6. Jika sudah selesai ambil dokumen yang telah disimpan dan

melepaskan flashdisk dari tempatnya, lalu matikan scanner

dengan menekan tombol power.

28

Berikut langkah-langkah compress dokumen dan menyimpan ke

flashdisk:

1. Klik tombol mouse sebelah kanan untuk gambar yang mau diedit

2. Cari Open With

3. Temukan dan click Microsoft Office Picture Manager

4. Klik Edit Picture

5. Klik Compress Picture

6. Silahkan pilih jenisnya

7. Ukuran dokumen dengan resolusi 1024 x 768 px sedangkan

Ukuran Web resolusinya 448 x 336 px

8. Pastikan perubahan hasil compress dari file asli ke file hasil

compress sudah sesuai dengan pilihan no 7

9. Jika sudah sesuai, klik ok

10. Pilih menu Save As untuk menyimpan gambar dalam nama lain,

agar file asli tetap bisa dipertahankan.

7. Menerima Telepon Masuk

Praktikan bertugas untuk menerima telepon masuk, baik dari internal

kantor maupun eksternal. Biasanya telepon eksternal dari client yang

meminta dalam pengurusan dokumen atau berkas yang bersangkutan.

Langkah-langkah mengangkat telepon dengan baik:

1. Usahakan mengangkat dengan cepat, maksimal pada dering ke

tiga.

2. Mengangkat gagang telephone dengan tangan kiri.

29

3. Siapkan kertas kecil dan pensil atau pulpen untuk menulis pesan

yang ingin disampaikan.

4. Ucapkan salam dan memperkenalkan instansi Kantor Akuntan

Publik Usman dan Rekan.

5. Bicara dengan bahasa yang sopan dan santun.

6. Menanyakan keperluan pihak penelepon.

7. Jika perlu, dapat ditransfer dengan menekan kode sesuai dengan

yang tertera pada telepon

8. Menerima tamu

Walaupun merupakan perusahaan kecil, terkadang ada tamu dari luar

yang datang. Tamu yang datang meliputi client, calon pekerja ataupun

mahasiswa yang mengirimkan kuesioner. Praktikan mengarahkan tamu

sesuai dengan keperluannya masing-masing.

Jika yang datang client maka Praktikan mempersilahkan client untuk

menunggu sementara Praktikan menelepon pimpinan agar segera menemui

client. Sedangkan jika yang datang adalah calon pekerja, maka Praktikan

akan meminta berkas yang diperlukan seperti surat lamaran dan CV yang

nantikan akan dikirimkan kepada bagian penerimaan karyawan. Sementara

itu jika mahasiswa yang datang untuk mengirimkan kuesioner maka

Praktikan akan menerimanya dan nanti akan diserahkan kepada bagian

yang dituju.

9. Mengirim dokumen melalui fax

30

Selain mengirimkan surat melalui email, perusahaan juga menggunakan

fax untuk mengirim dokumen. Praktikan membantu dalam pengiriman

dokumen menggunakan fax.

Langkah-langkah mengirim dokumen menggunakan mesin fax:

1. Membuat surat pengantar untuk memastikan untuk siapa dan

kemana dokument ini akan dikirim lalu apakah nomor yang dituju

benar atau salah. Masukkan surat pengantar terlebih dahulu

sebelum dokumen ke dalam mesin fax feeder yang menghadap ke

arah mesin.

2. Masukkan nomor fax tujuan ke dalam mesin fax. Ada tombol

angka digit seperti tombol telepon pada mesin fax. Hati-hati ketik

nomor sehingga tidak membuat kesalahan, karena sulit untuk

mengetahui bila telah menghubungi nomor faks yang salah.

3. Tekan tombol kirim jika telah benar memasukkan semua angka ke

dalam mesin. Ini akan memulai pengiriman dokumen. Tombol

kirim ada di samping atau di bawah keypad mesin fax.

4. Tunggu sampai dokumen melewati mesin dokumen akan melewati

serangkaian rol dan direkam secara digital di dalam mesin fax.

5. Tunggu sampai ada konfirmasi di layar monitor yang akan

memberitahukan apakah kiriman faks berhasil terkirim atau tidak.

Apabila terkirim berarti sudah selesai dalam pengiriman fax ke

nomor tujuan.

10. Menghitung jam kerja karyawan pada Microsoft excel

31

Setiap perusahaan tentunya memiliki standar kinerja yang harus

dipenuhi oleh masing-masing karyawan. Salah satu penilaian terhadap

kinerja yang dilakukan oleh karyawan adalah jam kerja yang harus

dipenuhi. Praktikan menghitung jumlah kerja yang dilakukan oleh

karyawan selama periode 1 tahun 2016.

Berikut langkah-langkah menghitung jumlah kerja karyawan pada

Microsoft excel:

1. Praktikan membuka data karyawan yang telah diberikan oleh staf

Administrasi dengan menggunakan Microsoft excel pada laptop yang

dibawa oleh Praktikan.

2. Data yang tersedia adalah data jam kerja karyawan per satu bulan

dengan terpisah

3. Terlebih dahulu Praktikan menyatukan data per bulan untuk

dijadikan data per tahun

4. Setelah data pertahun telah dibuat, maka Praktikan menjumlahkan

jam kerja tersebut dengan menggunakan rumus SUM (summary)

5. Data kembali di simpan dengan memilih “save” yang terletak pada

bagian kiri atas layar.

11. Memasukkan data karyawan pada website

Perusahaan memiliki website tersendiri untuk melakukan input data.

Praktikan melakukan input data atas karyawan pada website tersebut. Data

yang dimasukkan berupa data diri dan jam kerja karyawan.

Berikut langkah-langkah dalam melakukan input data karyawan:

32

6. Praktikan membuka website KAP Usman dan Rekan yang sudah

tersedia pada komputer perusahaan.

7. Lalu memilih antara “Kantor Pusat” atau “Kantor Cabang” sesuai

dengan data yang akan dimasukkan.

8. Setelah memilih kantor, website akan menunjukkan laman data

dengan pilihan rekanan-karyawan-data perusahaan-client

9. Maka Praktikan memilih “Karyawan” dan mulai memasukkan data

10. Pilih tanda tambah (+) untuk menambah data yang ingin

dimasukkan sesuai dengan karyawan yang ada

12. Mengetik data pekerjaan yang dilakukan oleh KAP Usman dan

Rekan

Perusahaan memiliki data atas pekerjaan yang dilakukan. Data

tersebut didata ulang setiap tahun. Tugas Praktikan adalah mengetik data

yang berupa tulisan pada data elektronik. Sebelumnya, Praktikan

memastikan tulisan dapat dibaca dengan baik sehingga tidak ada

kesalahan dalam proses pengetikan.

Pencatatan dilakukan pada berkas yang sudah ada sehingga Praktikan

hanya perlu membuka berkas yang ada dengan menggunakan program

Microsoft excel pada komputer. Lalu Praktikan membuka sheet yang

berisikan data pekerjaan perusahaan.

Pekerjaan ini harus dilakukan dengan teliti, sehingga tidak terjadi

kesalahan dalam pengetikan. Jika sudah dipastikan bahwa data yang

33

dimasukkan sesuai dengan data yang ditulis maka dapat langsung

disimpan.

13. Melakukan perpanjangan domisili usaha

Setiap pendirian usaha yang legal tentunya harus melalui izin domisili

usaha yang harus diperbaharui setiap satu tahun. Untuk memastikan

bahwa tempat usaha tidak berubah. Persyaratan perpanjangan izin dapat

dilihat secara online atau daring.

Berikut langkah-langkah perpanjangan domisili usaha:

1. Praktikan membuka website pelayanan.jakarta.go.id dan akan

tampil laman berikut:

Gambar II.2

Website pelayanan Jakarta

2. Pilih “Perizinan” setelah muncul lama berikut lanjutkan dengan

memilih “Bidang”

34

Gambar II.3

Bidang usaha dalam pelayanan Jakarta

3. Setelah muncul pilihan bidang usaha maka dipilih “pelayanan

administrasi” seperti gambar berikut:

Gambar II.4

Pelayanan Administrasi

35

4. Setelah muncul laman berikut maka dipilih “Surat Keterangan

Domisili Perusahaan Perpanjangan”

Gambar II.5

Surat Keterangan Domisili Perusahaan

5. Lalu akan muncul laman persyaratan seperti gambar berikut:

36

Gambar II.6

Persyaratan Perpanjangan Domisili

6. Langkah terakhir adalah memnuhi semua data beriku dan

mengirimkan langsung ke Kantor Kelurahan Cipulir

c. Formulir permohonan bermaterai

d. Fotocopy KTP pendiri usaha

e. Fotocopy Akta Notaris pendirian usaha

f. Fotocopy surat keputusan pengesahan usaha

g. Bukti kepemilikan tanah dan bangunan

h. Bukti pembayaran PBB tahun terakhir

i. SKDP sebelumnya

j. Pernyataan domisili bermaterai

k. Foto lokasi perusahaan

C. Kendala Yang Dihadapi

Setiap perusahaan tentunya memiliki masalah yang beragam. Kendala yang

dihadapi oleh praktikan dalam pengerjaan kegiatan administrasi yaitu dokumen

client PT Cipta Kridatama yang sangat banyak dan tidak terawat. Penempatan

dokumen hanya disusun dalam kardus dan ditempatkan di sudut ruangan.

Sehingga ditemukan beberapa dokumen yang sudah rusak dikarenakan serangga

dan juga tulisan yang semakin kabur disebabkan oleh dokumen yang terlalu lama

diletakkan begitu saja. Beberapa hal tersebut mengakibatkan dokumen tidak

terbaca dengan jelas.

37

Praktikan yang bertugas untuk mengarsip dokumen tersebut merasa kesulitan

ketika harus memasukkan data yang tidak dapat dibaca dengan jelas. Selain itu,

dokumen yang ada tidak tersusun dengan rapih sehingga sebelum melakukan

input data terlebih dahulu harus disusun sesuai dengan nomor dokumen yang

tertera.

D. Cara Mengatasi Kendala

Praktikan menyadari bahwa semua yang tersusun dengan rapi dan

sistematis dapat mempermudah dan mempercepat seseorang dalam

menyelesaikan pekerjaannya, termasuk dalam hal kegiatan administrasi yang

salah satunya adalah kegiatan penyimpanan dan penemuan kembali dokumen

disebuah instansi atau perusahaan.

Menurut The Liang Gie, pengertian arsip adalah :

“Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana

karena mempunyai nilai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat

ditemukan kembali” 1

Sejalan dengan hal tersebut Zulkifli AM menyatakan bahwa penataan arsip

yang benar niscaya mempercepat penemuan kembali.2

Menurut Sedarmayanti, yang dimaksud dengan pemeliharaan arsip adalah

kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk mencegah kerusakan akibat

1 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty, 2007), hal. 222

2 Zulkifli AM, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), hal.8

38

beberapa sebab. Pemeliharaan arsip secara fisik dapat dilakukan dengan cara

sebagai berikut:3

a. Pengaturan ruangan.

Ruang penyimpanan arsip harus:

1) Dijaga agar tetap kering (temperatur ideal antara 60°-75°F, dengan

kelembaban antara 50-60%).

2) Terang (terkena sinar matahari tak langsung).

3) Mempunyai ventilasi yang merata.

4) Terhindar dari kemungkinan serangan api, air, serangga dan sebagainya.

b. Tempat penyimpanan arsip.

Tempat penyimpanan arsip hendaknya diatur secara renggang, agar ada udara

diantara berkas yang disimpan.

c. Penggunaan bahan-bahan pencegah rusaknya arsip.

Salah satu caranya adalah meletakkan kapur barns di tempat penyimpanan, atau

mengadakan penyemprotan dengan bahan kimia secara berkala.

d. Larangan-larangan.

Perlu dibuat peraturan yang harus dilaksanakan, antara lain:

1) Dilarang membawa dan/atau makan ditempat penyimpanan arsip.

2) Dalam ruangan penyimpanan arsip dilarang merokok (karena percikan api

dapat menimbulkan bahaya kebakaran).

e. Kebersihan.

Arsip selalu dibersihkan dan dijaga dari noda karat dan lain-lain. Tujuan

pemeliharaan arsip adalah:

1) Untuk menjamin keamanan dari penyimpanan arsip itu sendiri. Dengan

demikian setiap pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan arsip

harus melakukan pengawasan apakah sesuatu arsip suclah tersimpan pada

tempat yang seharusnya.

3 Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern ( Bandung, Manjur Maju, 2003),

hal. 110-111

39

2) Agar penanggung jawab arsip dapat mengetahui dan mengawasi apakah

sesuatu arsip telah diproses menurut prosedur yang seharusnya.

Menurut Sedarmayanti, bermacam-macam cara untuk mencegah rusaknya

arsip, antara lain dengan cara: 4

a. Penggunaan Air Condition.

Dalam ruangan penyimpanan, menyebabkan kelembaban dan kebersihan udara

dapat diatur dengan baik.

b. Fumigasi.

Yaitu menyemprotkan bahan kimia untuk mencegah/membasmi serangga atau

bakteri. Fumigasi dapat dilakukan dengan 4 cara yaitu:

1) Fumigasi untuk seluruh gudang.

2) Fumigasi untuk beberapa ratus bundel arsip.

3) Fumigasi untuk beberapa bundel arsip.

4) Fumigasi rutin.

c. Restorasi arsip.

Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang rusak, sehingga dapat digunakan dan

disimpan untuk waktu yang lebih lama lagi. Teknik restorasi ada 2 cara, yaitu:

1) Tradisional, yaitu dengan cara melapiskan kertas handmade dan chiffon.

2) Laminasi, yaitu pekerjaan menutup kertas/arsip diantara 2 lembar plastik.

d. Mikrofilm.

Adalah suatu proses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang

diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan. Ini adalah salah

satu cara yang digunakan untuk mencegah kerusakan arsip.

Suhu dan kelembaban ruangan pada tingkat yang ideal, tiap bulan tempat

penyimpanan dokumen/arsip disemprot dengan racun serangga, di atas rak selalu

diletakkan kapur barus pada jarak yang berdekatan, setiap ruangan disediakan alas

pemadam api dan setiap saat ruangan harus dikontrol dari kemungkinan

bocor(terutama pada musim hujan). Teknik merawat dokumen/ arsip dapat di

lakukan dengan cara menghilangkan asam dan setelah i tu dokumen/arsip yang

asamnya sudah dihilangkan direstorasi.

4 Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern ( Bandung, Manjur Maju, 2003),

hal. 112

40

Menurut Sedarmayanti, secara fisik, semua arsip harus diamankan dari segi

kerusakan. Kerusakan terhadap arsip dapat terjadi karena faktor internal dan

external. 5

1) Faktor Internal.

Yang terdiri dari: kualitas kertas, tinta dan bahan perekat yang bersentuhan

dengan kertas.

2) Faktor External.

Yang dapat mempengaruhi kerusakan terhadap dokumen/arsip:

lingkungan, sinar matahari, debu, serangga dan kutu serta jamur.

Dokumen/arsip vital ialah dokumen/arsip yang sangat penting bagi

kelangsungan hidup organisasi sehingga perlu dipelihara secara abadi selama

organisasi yang bersangkutan masih ada. Menurut Sedarmayanti (2003:111), jenis

dokumen/arsip vital adalah:

1) Sertifikat.

2) Akte pendirian perusahaan.

3) Gambar teknik bangunan maupun peralatan.

4) Site plan.

5) Surat-surat berharga/surat-surat kepemilikan obligasi.

6) Sertifikat asli deposito.

7) Master database.

8) Sertifikat jaminan/agunan.

Berdasarkan teori yang diungkapkan oleh para ahli diatas dapat disimpulkan

penyimpanan arsip yang dilakukan perusahaan tidak sesuai dengan kearsipan yang

seharusnya. Banyaknya dokumen yang rusak dikarenakan tidak ditempatkan pada

tempat yang benar. Selain itu, penyusunan dokumen tidak sesuai dengan

pembuatan dokumen.

Menurut Amsyah, menyatakan bahwa :

“Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan

warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan

warkat yang sudah disimpan dapat dengan ditemukan bilamana warkat tersebut

sewaktu-waktu diperlukan”.6

5 Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern ( Bandung, Manjur Maju, 2003),

hal. 109-110 6 Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan, ( Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. 2003), Hal. 71

41

Sistem Nomor/Numerical Filling System sistem penyimpanan warkat yang

berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang

disebut juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan

memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).

Kelebihan filling system nomor ini, di antaranya adalah sebagai berikut :

1) Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.

2) Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.

3) Sederhana dan mudah dilaksanaka.

4) Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.

5) Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam

korespondensi.

6) Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.

Untuk mengatasi masalah tersebut, berdasarkan teori diatas maka

penyimpanan arsip dilakukan dengan sistem nomor. Sehingga menghemat waktu

pengerjaan dan dapat selesai dengan cepat juga tepat.S

42

BAB IV

KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Praktik Kerja Lapangan (PKL) sangat bermanfaat bagi praktikan sehingga

membuka wawasan praktikan akan dunia kerja yang sesungguhnya bukan hanya

terkait dengan pekerjaan secara professional juga bagaimana menerima instruksi

dengan baik. Praktikan juga belajar mengenai cara bersosialisasi dengan karyawan

atas sampai posisi cleaning service.

Walaupun prospek kerja Praktikan adalah bidang pendidikan. Tetapi PKL ini

juga berguna untuk Praktikan memahami bagaimana dunia kerja yang sebenarnya.

43

Jika Praktikan nantinya mengajar pada jenjang Sekolah Menengah Kejuruan

(SMK). Siswa-siswi yang memiliki prospek untuk kerja, maka Praktikan dapat

mengajarkan siswa-siswi atas dunia kerja yang sebenarnya.

Setelah melakukan Praktik Kerja Lapangan di Kantor Akuntan Publik Usman

dan Rekan berikut kesimpulan yang dapat diambil:

1. Permasalahan dalam bidang adminsitrasi yaitu pada pengarsipan berkas client

yang tidak terawat dan tidak sesuai dengan system kearsipan yang ada.

2. Atas permasalahan tersebut, praktikan menyelesaikan dengan cara

menempatkan berkas pada ordner secara tersusun rapi dengan sistim nomor.

B. Saran-saran

Selama melaksanakan Praktik Kerja Lapangan, praktikan menemukan

beberapa hal yang sebaiknya dievaluasi oleh semua pihak baik bagi mahasiswa

yang ingin melaksanakan PKL, Fakultas Ekonomi dan juga perusahaan.

Saran bagi mahasiswa yang ingin melaksanakan PKL:

1. Sudah seharusnya Mahasiswa yang ingin melaksanakan PKL, melakukan

observasi terlebih dahulu ke perusahaan yang ingin diajukan. Hal ini

bertujuan untuk memastikan kesediaan perusahaan menerima mahasiswa

PKL.

2. Setelah melakukan observasi, mahasiswa harus menanyakan persyaratan yang

diperlukan selain itu juga perlunya menjelaskan mengenai bidang kerja yang

harus dilakukan mahasiswa selama PKL sesuai dengan tuntutan jurusan. Hal

44

ini untuk memastikan bidang kerja yang didapatkan sesuai dengan jurusan

mahasiswa.

Saran bagi Fakultas Ekonomi dalam hal PKL:

1. Hendaknya pihak Fakultas memberikan referensi kepada mahasiswa yang

ingin melaksanakan PKL. Sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh

mahasiswa sesuai dengan jurusannya.

2. Bagi perusahaan yang sudah pernah menerima mahasiswa PKL dari Fakultas

Ekonomi, hendaknya dibuat perjanjian kerjasama untuk menjalin relasi

terhadap perusahaan-perusahaan.

Saran bagi Perusahaan dalam bidang administrasi:

1. Penyimpanan arsip client yang tidak dirawat dengan rapi menyebabkan

kerusakan dokumen, maka dari itu penyimpanan berkas tersebut sudah

seharusnya lebih diperhatikan dengan menyimpan pada ordner.

2. Data surat masuk yang masih dilakukan secara manual akan lebih baik jika

dicatat pada computer untuk mempermudah dalam penemuan kembali data

yang ditulis.

3. Melakukan pemeliharaan arsip guna menjaga keutuhan arsip penting.

4. Menggunakan sistem nomor dalam penyimpanan arsip.

5. Memiliki tenaga ahli bidang administrasi sebagai staf administrasi guna

efisiensi dan efektivitas kerja.

45

DAFTAR PUSTAKA

The Liang Gie, 2007, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty

Zulkifli AM, 2003, Manajemen Kearsipan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Sedarmayanti, 2003, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern,

Bandung: Manjur Maju.

46

Amsyah, Zulkifli, 2003, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT. Gramedia Pustaka

Utama.

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57