Laporan PKL PT Sucofindo
-
Upload
aditya-budianto -
Category
Documents
-
view
1.471 -
download
296
Transcript of Laporan PKL PT Sucofindo
0
ANALISIS MANAJEMEN SUMBER DAYA TENAGA AHLI INSPEKTOR
PADA PT. SUPERINTENDING COMPANY OF INDONESIA
(SUCOFINDO)
Laporan Kegiatan Magang
Disusun untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Mata Kuliah Magang
Program S-1 Jurusan Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika
Oleh:
Aditya Arif Budianto 1201110001
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS TELKOM
BANDUNG
2014
1
BAB I
RUANG LINGKUP MANAJEMEN DAN BISNIS PERUSAHAAN
1.1 Gambaran Umum PT. Superintending Company of Indonesia
(SUCOFINDO)
1.1.1 Profil Umum PT. SUCOFINDO Indonesia
PT Superintending Company of Indonesia (SUCOFINDO) merupakan
perusahaan inspeksi pertama di Indonesia. Perusahaan yang berdiri pada tanggal 22
Oktober 1956 ini 95 persen sahamnya dikuasai negara dan lima persen sisanya milik
Societe Generale de Surveillance Holding SA (SGS), salah satu perusahaan inspeksi
terbesar di dunia yang berpusat di Jenewa, Swiss.
Sebagai perusahaan inspeksi, PT SUCOFINDO berpengalaman di bidang
inspeksi, supervisi, pengkajuan dan pengujian. Hal ini menjadikan perusahaan ini
tidak hanya menjadi perusahaan inspeksi pertama namun juga menjadi perusahaan
inspeksi nasional terbesar di Indonesia.
Bisnis jasa pertama yang dimiliki SUCOFINDO adalah cargo
superintendence dan inspeksi. Kemudian melalui studi analisis dan inovasi,
SUCOFINDO melakukan diversifikasi jasa sehingga lahirlah jasa-jasa
warehousing dan forwarding, analytical laboratories, industrial and marine
engineering, dan fumigation and industrial hygiene.
Keanekaragaman jasa-jasa SUCOFINDO dikemas secara terpadu, jaringan
kerja Laboratorium, cabang dan titik layanan di berbagai kota di Indonesia serta
didukung oleh 2.646 Tenaga Profesional yang ahli di bidangnya.
2
1.1.2 Visi dan Misi PT. Superintending Company of Indonesia
Visi:
Menjadi perusahaan jasa yang terpercaya dan menguntungkan dalam memberikan
pemastian di Indonesia dan ASEAN.
Misi:
1. Menyediakan layanan yang inovatif, handal dan berkualitas tinggi dalam bidang
inspeksi, pengujian, sertifikasi dan jasa terkait kepada pelanggan.
2. Mewujudkan lingkungan kerja yang menantang, apresiasif dan berlandaskan
pengetahuan bagi karyawan.
3. Menciptakan nilai bagi pemegang saham, dan berkontribusi kepada
perekonomian dan masyarakat di tempat PT SUCOFINDO beroperasi.
PT. SUCOFINDO memberikan manfaat berkelanjutan bagi para
stakeholders dengan mengoptimalkan sinergi strategis antara perusahaan dengan
perusahaan BUMN lain berdasarkan mutual benefit.
1.1.3 Bidang Usaha PT. Superintending Company of Indonesia
PT. Superintending Company of Indonesia (SUCOFINDO) ini merupakan
perusahaan penyedia layanan jasa di bidang perinspeksian, khususnya inspeksi dan
audit, pengujian dan analisa, jasa sertifikasi, jasa konsultasi dan jasa pelatihan.
PT. SUCOFINDO yang sudah berkiprah di Indonesia sejak tahun 1956 ini
fokus pada transaksi Business-to-Business (B2B) karena mayoritas aktivitas proses
bisnis jasa inspeksi ini melibatkan interaksi antar perusahaan.
3
1.1.4 Makna Logo PT. Superintending Company of Indonesia
Logo PT. Superintending Company of Indonesia seperti pada Gambar 1.1
GAMBAR 1.1
LOGO PT. SUPERINTENDING COMPANY OF INDONESIA
Sumber: Data Internal Perusahaan (Juni 2014)
Makna logo PT. Superintending Company of Indonesia adalah sebagai
berikut:
a. Bentuk bola dunia menggambarkan kegiatan usaha SUCOFINDO yang telah
mendunia
b. Tiga bola dunia yang berbeda warna dan saling bersinggungan menggambarkan
kegiatan usaha PT SUCOFINDO yang mempersatukan tiga wawasan usaha,
yaitu darat, laut dan udara.
4
1.1.5 Produk PT. Superintending Company of Indonesia
Produk yang ditawarkan PT. Superintending Company of Indonesia ada
beberapa layanan jasa. Jasa yang ditawarkan oleh PT SUCOFINDO berupa:
1. Inspeksi dan Audit
PT SUCOFINDO membantu klien untuk memastikan kualitas produk
industri, komoditas dan hasil alam, sumber daya alam, serta sistem dan
proses produksi. Kemampuan Sucofindo yang didukung oleh SDM yang
bermutu dan peralatan mutakhir serta dilengkapi dengan berbagai sertifikasi
bonafid telah mendapatkan pengakuan dunia.
2. Pengujian dan Analisa
PT SUCOFINDO melayani kebutuhan pengujian dan analisis untuk
memastikan mutu dan keamanan produk. Kapabilitas laboratorium PT
SUCOFINDO meliputi pengujian kimia, mikrobiologi, kalibrasi, elektrikal
dan elektronika serta keteknikan. Saat ini PT SUCOFINDO tengah
mengembangkan kemampuan pengujian di bidang teknologi nano.
3. Layanan Sertifikasi
Sertifikasi yang dilakukan oleh Sucofindo telah mendapatkan pengakuan
secara nasional dan internasional. Layanan sertifikasi kami mencakup
sertifikasi sistem manajemen (mutu, lingkungan, kesehatan dan
keselamatan kerja) dan sertifikasi produk. Skema sertifikasi sistem
manajemen mencakup ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, SA 8000,
RSPO, HAACP, Manajemen Hutan Lestari, Chain of Custody dan Legal
Source.
4. Layanan Pelatihan
Jasa pelatihan PT SUCOFINDO menyumbangkan pengetahuan dan
kemampuan dalam berbagai aspek bisnis seperti sistem manajemen
termasuk mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, HACCP, serta
manajemen pengamanan. Selain itu, PT SUCOFINDO juga menyediakan
5
layanan pelatihan teknis termasuk didalamnya pelatihan tanggap darurat
dan pengoperasian alat-alat berat.
5. Layanan Konsultasi
PT SUCOFINDO menyumbangkan keahlian dan pengalaman puluhan
tahun dalam bentuk layanan konsultasi sistem manajemen, AMDAL, sistem
informasi, kandungan komponen dalam negeri, pengembangan wilayah,
infrastruktur dan tata ruang. Eksistensi di berbagai bidang, interaksi dengan
banyak pelaku bisnis dan pengetahuan para pakarnya memungkinkan
SUCOFINDO berbagi pengalaman sejati yang relevan dan nyata, bukan
sekadar teori.
Kelima layanan jasa tersebut mencakup berbagai bidang industri, lingkup
industri yang menggunakan layanan SUCOFINDO antara lain:
1. Industri Bahan Tambang dan Galian
2. Industri Produk Mineral dan Kimia
3. Industri Minyak, Gas dan Petrokimia
4. Industri Produk Konsumen
5. Usaha Pertanian dan Perikanan
6. Jasa Perbankan dan Keuangan
7. Usaha Kehutanan dan Produk Kehutanan
8. Usaha Konstruksi dan Infrastruktur
9. Pemerintah dan Institusi Internasional
10. Usaha Transportasi dan Pariwisata
11. Industri Energi dan Prasarana Umum
12. Industri Mesin dan Alat Berat
6
1.2 Pengamatan Praktek Manajemen
1.2.1 Aspek Produksi
Produk yang ditawarkan PT. Superintending Company of Indonesia
(SUCOFINDO) berupa produk jasa. Jasa yang ditawarkan PT. SUCOFINDO ini
adalah jasa inspeksi, sertifikasi, fumigasi dan layanan jasa lainnya. Jasa yang
ditawarkan PT. SUCOFINDO diproduksi oleh sumber daya manusia internal
perusahaan. Produksi jasa tersebut juga didukung oleh sumber daya tenaga ahli
yang handal, juga peralatan lapangan serta peralatan laboratorium yang lengkap.
Proses produksi merupakan tanggung jawab Bagian Penjualan dan Bantuan
Operasi. Bagian ini adalah unit organisasi yang bertanggung jawab terhadap
kegiatan proyek yang dijalankan perusahaan serta menjalankan fungsi manajemen
proyek dan manajemen sumber daya tenaga ahli.
1.2.2 Aspek Keuangan
Pengelolaan Keuangan di PT. SUCOFINDO cabang Semarang dilakukan
oleh bidang Dukungan Bisnis. Dikepalai oleh kepala bidang dan didukung oleh sub-
bidang Akuntansi, Keuangan dan Sistem Informasi. Bagian ini menjalankan fungsi
pendanaan, pengelolaan dana operasional, perpajakan, perencanaan dan
pengembangan akuntansi dan keuangan, administrasi perkantoran, serta pelayanan
dan pengembangan sumber daya manusia dan organisasi.
Total equity yang dimiliki PT. SUCOFINDO Corporate saat ini adalah
sebesar Rp. 300.000.000.000,00 (tiga ratus milyar rupiah) yang diwujudkan dalam
tiga ratus ribu lembar saham biasa seharga satu juta rupiah per lembar dimana
Pemerintah Indonesia memiliki 285000 lembar saham biasa atau sebesar 95% dari
total saham, dan 5% sisanya dimiliki oleh Societe Generale De Surveillance
Holding SA Geneva (SGS) sebanyak 15 ribu lembar saham biasa.
7
1.2.3 Aspek Pemasaran
Dalam PT. SUCOFINDO, Kepala Cabang PT. SUCOFINDO menyerahkan
aspek pemasaran kepada Bidang Penjualan dan Dukungan Operasi khususnya pada
sub-bidang Sales Account Officer dan Customer Service. Target pasar dari PT
SUCOFINDO adalah perusahaan yang berpotensi membutuhkan jenis jasa yang
ditawarkan oleh PT. SUCOFINDO. Contohnya perusahaan ekspor impor,
perusahaan kayu, perusahaan property dan lain sebagainya.
Untuk sub-bagian Customer Service, tugas dari sub-bagian ini adalah untuk
me-maintenance perusahaan maupun perorangan yang telah menjadi pelanggan
lalu juga membuat kuesioner kepuasan pelanggan.
1.2.4 Aspek Sumber Daya Manusia
Pengelolaan sumber daya manusia di PT. SUCOFINDO dilakukan oleh
bagian SDM (Sumber Daya Manusia). Fungsi SDM di PT. SUCOFINDO bertugas
dalam pengelolaan struktur organisasi, penentuan job description dan job
specification, rekruitmen, pengelolaan fasilitas, pelatihan keahlian, pembuatan
aturan disiplin, penilaian, dan terminasi karyawan.
Berikut bentuk struktur organisasi PT. Superintending Company of
Indonesia, seperti pada Gambar 1.2
8
GAMBAR 1.2
STRUKTUR ORGANISASI PT. SUCOFINDO
Sumber: Hasil Wawancara dengan Sales Account Officer PT SUCOFINDO
Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 1.2, PT. SUCOFINDO
Cabang Semarang memiliki satu kepala cabang, yang membawahi beberapa kepala
bidang, yaitu Kepala Bidang Komersial 1, Kepala Bidang Komersial 2, Kepala
Bidang Komersial 3, Kepala Bidang Penjualan dan Operasi dan Kepala Bidang
Dukungan Bisnis. Setiap bidang tadi kemudian dibagi lagi ke dalam beberapa sub-
bidang yang kemudian terbagi menjadi unit-unit.
Dalam menjalankan struktur organisasi tersebut maka diperlukan sumber
daya manusia yang handal. Untuk mendapatkan kebutuhan tenaga sumber daya
manusia yang digunakan untuk mengisi divisi dan unit-unit diatas, PT
SUCOFINDO mengadakan pembukaan lowongan pekerjaan atau biasa disebut
rekruitmen. Metode rekruitmen yang dilakukan PT SUCOFINDO yaitu dengan
mengadakan penambahan sumber daya manusia berdasarkan project atau proyek
untuk dijadikan pegawai kerja waktu terbatas (PTT). Syarat untuk mengajukan diri
menjadi PTT minimal lulusan sarjana strata satu (S1) dengan IP 3.0 dari jurusan
yang dibutuhkan untuk project yang ada.
9
Sedangkan bagi Pegawai kerja tidak tetap (PTT) bisa diangkat menjadi
pegawai tetap. Dengan pertimbangan mengenai prestasi karyawan tersebut, serta
apabila pegawai tersebut memiliki kompetensi atau kemampuan yang tenaganya
masih terbatas atau belum ada di PT SUCOFINDO.
10
BAB II
AKTIVITAS DAN PENUGASAN MAGANG
2.1 Gambaran Umum Kegiatan Magang
2.1.1 Latar Belakang Kegiatan Magang
Melihat kecenderungan pesatnya penggunaan ilmu dan teknologi di sektor
industri telekomunikasi dan informatika, maka strategi dan program pengembangan
pendidikan Universitas Telkom diantaranya tidak saja diarahkan untuk
menghasilkan lulusan yang berkualitas tetapi juga harus sesuai dengan arah dan
perkembangan tuntutan pasar.
Selain materi perkuliahan yang diupayakan makin mendekati kebutuhan
pasar dan selalu mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi,
Universitas Telkom perlu memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk
melaksanakan kuliah magang atau praktek kerja lapangan sebagai wahana yang
tepat untuk terciptanya proses transfer pengetahuan praktis yang dapat secara
langsung dicerna oleh mahasiswa
2.1.2 Tujuan Kegiatan Magang
Tujuan kegiatan magang yang penulis lakukan antara lain sebagai berikut:
a. Kesempatan sebagai mahasiswa untuk memperoleh pengalaman kerja sekaligus
mempraktekan konsep atau teori yang diperoleh selama perkuliahan dalam
kegiatan operasional di perusahaan secara nyata.
b. Mengetahui dan mempelajari situasi kondisi kerja di dalam perusahaan serta
melakukan interaksi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proses bisnis
perusahaan.
c. Sebagai wahana orientasi bagi mahasiswa untuk mempersiapkan diri dalam
kaitannya dengan penyusunan tugas akhir atau skripsi.
11
2.1.3 Manfaat Magang
Manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan magang adalah:
a. Kegiatan kuliah magang ini diharapkan dapat menambah kemampuan dan
wawasan praktis mahasiswa, sehingga pada gilirannya akan menghasilkan
kualitas lulusan yang semakin mendekati tuntutan pasar kerja.
b. Bagi kepentingan pengembangan akademik, hasil kuliah magang para
mahasiswa diharapkan dapat dijadikan umpan balik bagi Universitas Telkom
khususnya yang berkaitan dengan peningkatan wawasan pengetahuan praktis
tenaga pengajar, muatan kurikulum lokal, serta variasi dan kedalaman materi
perkuliahan secara keseluruhan.
c. Secara kelembagaan, melalui pelaksanaan kuliah magang diharapkan makin
terbinanya jalinan komunikasi yang baik dan saling menguntungkan antara
Universitas Telkom dengan perusahaan lain dan instansi pemerintah.
d. Kesempatan bagi mahasiswa untuk membandingkan kesesuaian antara ilmu
teori yang didapat saat perkuliahan dengan prakteknya pada saat kegiatan
magang
2.2 Ruang Lingkup Magang
2.2.1 Waktu Kegiatan Magang
Kegiatan magang di PT. Superintending Company of Indonesia
(SUCOFINDO) dilaksanakan mulai tanggal 16 Juni sampai dengan 23 Agustus
2014. Kegiatan magang berlangsung selama 32 hari kerja pada hari Senin sampai
Jumat pukul 08.00-17.00 Waktu Indonesia bagian Barat.
2.2.2 Dasar Pemiilihan Tempat Magang
Penulis melaksanakan kegiatan magang di PT. Superintending Company of
Indonesia yang beralamat di Jl Raya Kaligawe Km. 8, Semarang, Jawa Tengah.
Alasan pemilihan tempat magang dikarenakan ketertarikan penulis terhadap
praktik manajemen sumber daya manusia di PT SUCOFINDO. Sehingga penulis
bisa membandingkan ilmu yang diperoleh selama studi pada jurusan Manajemen
12
Bisnis Telekomunikasi dan Informatika dengan mata kuliah keahlian yang diambil
oleh penulis, yaitu Sumber Daya Manusia (SDM) dengan praktik kerja pada saat
aktivitas magang berlangsung.
2.2.3 Bagian Kerja Praktek Magang
Penulis melaksanakan kegiatan magang di PT. Superintending Company of
Indonesia pada Bagian Penjualan dan Dukungan Operasi di sub bagian
Administrasi unit Penempatan Tenaga Kerja.
2.2.4 Uraian Aktivitas Kegiatan Magang
Magang dilaksanakan di PT. Superintending Company of Indonesia yang
beralamat di Jalan Raya Kaligawe KM. 8, Semarang, Jawa Tengah. Penempatan
pada pelaksanaan kuliah magang tersebut yaitu pada Bagian Penjualan dan
Dukungan Operasi di sub bagian Administrasi unit Penempatan Tenaga Kerja dan
dibimbing langsung oleh Sales Account Officer, Bapak Edi Laksono Riadi.
Berikut ini merupakan uraian aktivitas kegitan magang yang dilakukan
selama pelaksanaan kuliah magang di Bidang Penjualan dan Dukungan Operasi
pada PT. Superintending Company of Indonesia.
TABEL 2.1
URAIAN KEGIATAN MAGANG
Minggu ke- Tanggal Uraian Kegiatan Magang
1
16 Juni 2014
Penempatan divisi magang, lalu
dilanjutkan dengan penjelasan
mengenai kegiatan magang
18 Juni 2014 Rekapitulasi data CV Pegawai
19 Juni 2014 Rekapitulasi data CV Pegawai
20 Juni 2014 Rekapitulasi data CV Pegawai
2 23 Juni 2014 Pengolahan data CV Pegawai
24 Juni 2014 Pengolahan data CV Pegawai
13
Minggu ke- Tanggal Uraian Kegiatan Magang
2 25 Juni 2014 Pengolahan data CV Pegawai
26 Juni 2014 Pengolahan data CV Pegawai
3
30 Juni 2014 Pengolahan data CV Pegawai
1 Juli 2014
Pemilihan pegawai yang akan
diikutsertakan dalam proyek
2 Juli 2014
Pemilihan pegawai yang akan
diikutsertakan dalam proyek
3 Juli 2014
Pemilihan pegawai yang akan
diikutsertakan dalam proyek
4 Juli 2014
Pemilihan pegawai yang akan
diikutsertakan dalam proyek
4
7 Juli 2014
Scan dan Preservasi dokumen proyek
dan surat perjanjian kerja
8 Juli 2014
Scan dan Preservasi dokumen proyek
dan surat perjanjian kerja
10 Juli 2014
Scan dan Preservasi dokumen proyek
dan surat perjanjian kerja
11 Juli 2014 Scan dan Preservasi dokumen proyek
dan surat perjanjian kerja
5
14 Juli 2014 Penyusunan dokumen proposal untuk
keikutsertaan lelang proyek
15 Juli 2014 Penyusunan dokumen proposal untuk
keikutsertaan lelang proyek
14
Minggu ke- Tanggal Uraian Kegiatan Magang
5
18 Juli 2014 Penyusunan dokumen proposal untuk
keikutsertaan lelang proyek
16 Juli 2014 Penyusunan dokumen proposal untuk
keikutsertaan lelang proyek
17 Juli 2014 Penyusunan dokumen proposal untuk
keikutsertaan lelang proyek
6
21 Juli 2014 Input data ke website LPSE Online
Provinsi Jawa Tengah
22 Juli 2014 Input data ke website LPSE Online
Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta
23 Juli 2014 Input data ke Website LPSE Online
Kota Semarang
24 Juli 2014
Pengumpulan dan pencetakan dokumen
proposal untuk prasyarat keikutsertaan
lelang proyek
25 Juli 2014
Pengumpulan dan pencetakan dokumen
proposal untuk prasyarat keikutsertaan
lelang proyek
7
5 Agustus 2014 Update data pengalaman tenaga ahli di
website e-proc LPSE
8 Agustus 2014 Update data pengalaman tenaga ahli di
website e-proc LPSE
8
11 Agustus 2014 Update data pengalaman tenaga ahli di
website e-proc LPSE
14 Agustus 2014 Update data pengalaman tenaga ahli di
website e-proc LPSE
9 23 Agustus 2014 Update data pengalaman tenaga ahli di
website e-proc LPSE
15
Berdasarkan uraian kegiatan magang pada Tabel 2.1, Deskripsi aktivitas yang
dilakukan penulis selama melaksanakan kegiatan magang di PT SUCOFINDO
adalah sebagai berikut:
a. Rekapitulasi dan Pengolahan Data CV Pegawai
Dalam proses manajerial perusahaan, manajemen data dan informasi
sangat penting untuk dilakukan. Tujuan dari manajemen data tersebut supaya
mempermudah pengelolaan informasi seandainya sewaktu-waktu data tersebut
dibutuhkan, perusahaan tidak kesulitan dan membuang waktu terlalu banyak
untuk mencari dan mengumpulkan data-data terkait perusahaan. Terlebih lagi
di masa sekarang adalah era digital dan internet, dimana internet dan data digital
dianggap lebih efisien dan mulai banyak digunakan untuk kebutuhan bisnis
formal.
PT SUCOFINDO sebagai perusahaan jasa inspeksi melakukan
manajemen data dan informasi tersebut. Bentuk manajemennya yaitu berupa
preservasi dan pengolahan data ke bentuk digital untuk disimpan di perangkat
komputer perusahaan, serta preservasi ke website e-procurement beberapa
pihak (Provinsi Jawa Tengah, Daerah Istimewa Yogyakarta, Kota Semarang,
dan Kementerian ESDM RI). Data yang diproses untuk dipreservasi
diantaranya adalah data CV Pegawai berikut NPWP, sertifikat dan ijazah serta
track record pegawai selama bekerja di PT SUCOFINDO (history jabatan,
pengalaman penugasan, sertifikasi yang telah diambil, dan lain sebagainya).
Dalam PT SUCOFINDO, preservasi data hasil olahan CV tersebut akan
mempermudah ketika proses pembuatan dokumen persyaratan lelang. Dengan
adanya data hasil preservasi tersebut, perusahaan tidak perlu mengumpulkan
data karyawan setiap akan mengikuti lelang proyek. Data hasil olahan tersebut
berbentuk template yang siap cetak dan selalu diupdate setiap perusahaan dan
pegawai mengikuti atau menyelesaikan suatu proyek.
16
b. Pemilihan Pegawai yang Akan Diikutsertakan dalam Proyek
PT SUCOFINDO menerima berbagai jenis pengerjaan bidang jasa
berbeda. Setiap pengerjaan bidang yang satu dengan yang lain tentu
membutuhkan pekerja dengan kompetensi yang berbeda juga, oleh karena itu
pemilihan pegawai yang diikutsertakan harus disesuaikan antara jenis bidang
pekerjaan dengan kompetensi pegawai yang dipilih supaya hasil pekerjaan lebih
valid dan maksimal.
c. Scan dan Preservasi Dokumen Proyek dan Surat Perjanjian Kerja
Preservasi Dokumen proyek maksudnya adalah menyimpan dokumen
berisi informasi proyek dan surat perjanjian kerja yang pada awalnya berwujud
fisik dan menyalinnya dalam bentuk digital dengan bantuan alat scanner.
Dengan wujud digital, data berisi informasi dokumen proyek dan surat
perjanjian kerja tersebut bisa lebih ringkas dan awet disimpan dan lebih mudah
digunakan kembali sebagai kelengkapan prasyarat dokumen lelang proyek-
proyek berikutnya. Dokumen Proyek dan surat perjanjian kerja dibutuhkan
sebagai bukti pendukung bahwa PT SUCOFINDO telah berpengalaman dalam
menangani pengerjaan berbagai macam permintaan proyek dari berbagai
perusahaan yang berbeda.
d. Penyusunan, Pengumpulan dan Pencetakan Dokumen Proposal untuk
Keikutsertaan Lelang Proyek
Penyusunan dokumen proposal ini dimulai dengan menggabungkan
berbagai data dan informasi yang telah diolah sebelumnya (data CV Pegawai
berikut kelengkapannya, CV yang dimasukkan kedalam proposal mengacu pada
nama-nama pegawai yang dipilih dalam proses pemilihan pegawai yang akan
diikutsertakan dalam proyek, lalu data pendukung pengalaman berupa dokumen
proyek dan surat perjanjian kerja dari pengerjaan proyek sebelumnya), untuk
disusun sesuai panduan pembuatan proposal yang diberikan perusahaan
pemohon jasa atau badan usaha yang mengadakan lelang proyek. Setelah
17
disusun, kemudian dicetak dalam bentuk proposal fisik sebagai pelengkap
syarat untuk diajukan kepada perusahaan yang mengadakan lelang proyek
tersebut.
e. Input dan Update Data Online di website LPSE
Selain proposal dalam bentuk fisik, prasyarat yang lainnya yaitu
melengkapi data digital pada kolom yang tersedia di website Layanan
Pengadaan Secara Elektronik (LPSE).
LPSE adalah unit kerja yang dibentuk di seluruh kementerian, atau
lembaga, atau satuan kerja perangkat daerah atau institusi lainnya (K/L/D/I)
untuk menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang atau jasa secara
elektronik serta memfasilitasi pejabat pengadaan dalam melaksanakan
pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Tujuan dari pengadaan barang dan
jasa secara elektronik ini untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas,
meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat, memperbaiki
tingkat efisiensi proses pengadaan, mendukung proses monitoring dan audit dan
memenuhi kebutuhan akses informasi yang real-time guna mewujudkan clean
and good government dalam pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan
pemerintah.
Dalam magang kali ini penulis berkesempatan untuk menginput data di
website LPSE milik Pemerintah Kota Semarang, Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah, Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, dan LPSE milik
Kementerian ESDM Republik Indonesia. Data yang diinput berupa berupa
informasi mengenai perusahaan, SDM yang dimiliki, pengalaman proyek, ijin
usaha dan lain sebagainya.
18
f. Pengamatan Alur Proses Bisnis
Sembari melakukan rutinitas dan tugas yang dibebankan selama masa
magang, penulis juga berkesempatan mengamati alur atau urutan proses bisnis
pada PT SUCOFINDO mulai dari permintaan pengerjaan hingga selesai
pembayaran. Adapun alur proses bisnis PT SUCOFINDO digambarkan dengan
skema sebagai berikut:
GAMBAR 2.1
ALUR PROSES BISNIS PT SUCOFINDO
Proses bisnis diawali dengan PT SUCOFINDO melakukan penawaran
kepada beberapa perusahaan terkait jasa inspeksi yang disediakan oleh
SUCOFINDO. Apabila perusahaan tersebut tertarik untuk melakukan
kerjasama, dilakukan negosiasi untuk masalah pengerjaan, tarif dan metode
pembayaran. Setelah mencapai kesepakatan penawaran dan perusahaan
melakukan order, pihak PT SUCOFINDO membuat laporan berupa Purchase
19
Order untuk diserahkan kepada klien untuk disepakati dan ditandatangani. Lalu
pihak SUCOFINDO dan pihak perusahaan pengguna jasa mengkonfirmasi
untuk penerbitan Order Confirmation (OC) yang kemudian diserahkan kepada
bagian penugasan untuk didata dan dilakukan penjadwalan siapa saja petugas
yang akan ditempatkan.
Pelaksanaan pekerjaan akan disesuaikan dengan surat perjanjian kerja
(SPK) yang telah disepakati di awal, dan setiap periode tertentu petugas harus
memberikan feedback berupa laporan atau report mengenai hasil inspeksi.
Setelah pengerjaan jasa dan laporan penugasan selesai, PT SUCOFINDO akan
mengeluarkan data faktur tagihan dan pajak (invoice) yang harus dibayar oleh
perusahaan pengguna jasa tersebut. Pembayaran tersebut menjadi pemasukan
bagi PT SUCOFINDO.
2.3 Permasalahan
PT. Superintending Company of Indonesia (SUCOFINDO) merupakan
Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak di berbagai macam bidang jasa
yaitu inspeksi, audit, analisis, sertifikasi, konsultasi dan pelatihan, serta lingkup
usaha yang luas yang mencakup seluruh wilayah Indonesia. Oleh karena itu, PT
SUCOFINDO membuka beberapa titik cabang pembantu di kota-kota besar di
seluruh Indonesia, salah satunya ada di Semarang, sebagai Kantor cabang
perwakilan untuk melayani permintaan jasa inspeksi di wilayah Provinsi Jawa
Tengah.
Untuk memenuhi permintaan dari berbagai macam bidang jasa tersebut, PT
SUCOFINDO tentunya membutuhkan tenaga manusia yang cukup besar.
Khususnya di bidang inspeksi pemerintahan, konsultasi dan jasa untuk melayani
pemeriksaan barang ekspor impor. Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan
salah satu petugas inspektor di bidang pemerintah, mereka merasa banyaknya
volume permintaan pengerjaan layanan bidang jasa inspeksi barang tidak sebanding
dengan jumlah inspektor yang tersedia. Setiap harinya PT SUCOFINDO Cabang
20
Semarang menerima permintaan pengerjaan pemeriksaan kontainer dengan jumlah
rata-rata 200 kontainer per hari. Satu inspektor maksimal menangani empat
kontainer per hari, dengan waktu pengerjaan 60 menit per kontainer. Untuk bongkar
muat (stuffing) kontainer dibutuhkan waktu 60 menit per kontainer, jadi total
pengerjaan per kontainer memakan waktu dua jam. Dengan jumlah tenaga kerja
inspektor bidang pemerintah yang dimiliki PT SUCOFINDO Cabang Semarang
saat ini berjumlah 38 orang dan jam kerja normal terbatas hanya delapan jam, maka
setiap harinya mereka hanya mampu mengerjakan maksimal 152 kontainer saja dari
rata-rata permintaan sebanyak 200 kontainer.
Untuk menyelesaikan jumlah kontainer yang tersisa tersebut, terkadang
inspektor harus mengambil lembur. Hal ini tentunya tidak efektif karena perusahaan
harus terus menerus mengeluarkan anggaran ekstra untuk membayar upah lembur
tiap pegawai inspektor. Dan dari sisi inspektor juga berpengaruh karena apabila
bekerja dengan kondisi seperti ini secara terus menerus, tentu menambah beban
kerja mereka dan akan berpengaruh juga terhadap efektivitas dan efisiensi kerja
serta bertambahnya tingkat stress para pekerja tersebut.
2.4 Landasan Teori
2.4.1 Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen sumber daya manusia merupakan salah satu kegiatan penting
dalam proses operasional perusahaan. Oleh sebab itu, pengertian dari manajemen
sumber daya manusia perlu dipahami dengan baik. Pengertian manajemen sumber
daya manusia dari beberapa literatur, antara lain:
Menurut Ivancevich (2010: 4) “Human resources management (HRM) is
the function performed in organizations that facilitates the most effective use of
people (employees) to achieve organizational and individual goals.”. Sedangkan
dalam bukunya, Armstrong (2006: 3) menyatakan bahwa manajemen sumber daya
manusia didefinisikan sebagai pendekatan strategis dan koheren untuk pengelolaan
sumber daya organisasi yang paling bernilai.
21
Berdasarkan pengertian manajemen sumber daya manusia menurut dua ahli
diatas, maka dapat penulis simpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia
merupakan rangkaian aktivitas mengenai pemanfaatan dan pengelolaan sumber
daya manusia yang dimiliki organisasi secara efektif dan efisien, untuk mencapai
tujuan organisasi atau perusahaan yang telah ditetapkan.
2.4.2 Perencanaan Sumber Daya Manusia
2.4.2.1 Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia
Proses manajemen sumber daya manusia memerlukan perencanaan yang
matang dan sistematis supaya pemanfaatan sumber daya manusia dalam perusahaan
bisa maksimal dan efisien. Menurut Ivancevich (2010: 125) “Human Resource
planning (HR Planning) is both a process and a set of plans. It is how organizations
assess the future supply of and demand for human resources.”. Sedangkan
Armstrong (2006: 363) menyatakan bahwa Human Resource planning (HR
Planning) adalah proses memprediksi sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh
perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan strategisnya. Lalu ada juga
pendapat lain dari Gomez-Mejia, et.al. (2012: 166) bahwa “Human Resource
Planning (HR Planning) is the process an organization uses to ensure that it has
the right amount and the right kinds of people to deliver a particular level of output
or services in the future.”
Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa perencanaan sumber daya
manusia merupakan serangkaian proses memperkirakan jumlah sumber daya
manusia yang dibutuhkan oleh organisasi untuk memenuhi permintaan dan
penawaran di masa mendatang, serta untuk mencapai tujuan organisasi.
2.4.2.2 Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia
Yang dimaksudkan dengan proses perencanaan SDM adalah pembuatan
ramalan tentang kebutuhan jumlah SDM untuk masa sekarang dan masa yang akan
datang. Menurut Armstrong (2006: 369) ada tujuh proses yang harus dilakukan
ketika melakukan perencanaan sumber daya manusia, yaitu :
22
1. Business Strategic Plans: Mendefinisikan tingkat kegiatan di masa
mendatang dan berinisiatif untuk mengembangkan keterampilan baru.
2. Resourcing Strategy: Berencana untuk menciptakan keunggulan
kompetitif dengan mengembangkan modal intelektual dengan cara
mempekerjakan karyawan dengan kemampuan lebih ketimbang
pesaing, memastikan bahwa mereka dapat mengembangkan
kemampuan dan pengetahuan organisasi yang lebih spesifik, dan
berkeinginan menjadi “karyawan teladan”.
3. Scenario Planning: Menilai dalam arti luas, kemana organisasi ini akan
dibawa, dengan kondisi lingkungan yang seperti ini dan apa
implikasinya terhadap kebutuhan manajemen sumber daya manusia.
4. Demand/supply forecasting: Memperkirakan seberapa besar permintaan
di masa mendatang (baik dalam bentuk angka maupun bentuk
kemampuan) dan menilai jumlah orang yang mungkin tersedia dari
dalam maupun luar perusahaan.
5. Labour turnover analysis: Menganalisis angka labour turnover
(perputaran tenaga kerja) yang sebenarnya dan tren sebagai masukan
untuk perkiraan kebutuhan sumber daya manusia.
6. Work Environment Analysis: Menganalisis lingkungan dimana orang-
orang bekerja dalam lingkup yang disediakan untuk mereka, untuk
mengembangkan kemampuan dan kepuasan kerja mereka.
7. Operation Effectiveness Analysis: Menganalisis produktivitas,
pemanfaatan manusia, dan lingkup untuk meningkatkan fleksibilitas
untuk menanggapi perubahan permintaan maupun permintaan yang
baru.
Sedangkan menurut Ivancevich (2010: 127), ada empat tahapan umum
untuk melakukan proses perencanaan sumber daya manusia, yaitu:
1. Situation Analysis or Environmental Scanning
2. Forecasting demand for human resources
23
3. Analysis of the supply of human resources
4. Development of plans for action
Dari kedua teori tentang proses perencanaan sumber daya manusia, penulis
menyimpulkan bahwa tahapan-tahapan utama yang harus dilakukan dalam proses
perencanaan sumber daya manusia adalah:
1. Menganalisis situasi, melihat track record masa lalu, dan
membandingkan dengan situasi saat ini.
2. Mendata sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan saat ini,
3. Menghitung kebutuhan sumber daya manusia yang seharusnya saat ini,
memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia untuk masa
mendatang berdasarkan dari hasil analisis situasi yang sudah dilakukan
sebelumnya, lalu membandingkan dengan data sumber daya manusia
yang dimiliki perusahaan saat ini.
4. Menentukan tindakan atau kebijakan apa yang akan diambil untuk
menyikapi hasil perbandingan antara perkiraan kebutuhan dengan
sumber daya manusia yang dimiliki sekarang. Apakah akan menambah
sumber daya manusia dari luar perusahaan atau mengalihkan sumber
daya manusia yang dimiliki perusahaan saat ini ke bagian yang lebih
membutuhkan dengan penambahan kompetensi karyawan tersebut.
2.4.2.3 Analisis Beban Kerja (Workload Analysis)
Menurut Hendee (1962: 21) “Workload analysis is a measure of the work
performed for all work programs and consequently provides an all-fund base”.
Sedangkan Ardana, et.al. (2012: 50) berpendapat bahwa Analisis Beban Kerja
adalah penentuan tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Menurut Keputusan Menteri Tenaga Kerja
nomor 52 tahun 2014 Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja
Mikro di Perusahaan, Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah
24
Bab 1 Nomor 3 menjelaskan bahwa Analisis Beban Kerja adalah Penentuan jumlah
pegawai yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Analisis Beban Kerja adalah
teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk mengukur perkiraan
kebutuhan pegawai untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu, kemudian hasilnya dibandingkan dengan sumber daya manusia yang ada
sekarang.
Jumlah tenaga kerja dan jam kerja tentu akan mempengaruhi produktivitas
kerja perusahaan. Untuk mencapai efektifitas kerja maksimal, perusahaan harus
menghitung secara tepat berdasarkan jam kerja karyawan dengan target kerja
perusahaan. Dari perhitungan tersebut maka dapat diperoleh berapa jumlah pekerja
yang dibutuhkan untuk mencapai target tersebut.
Menurut Ardana, et.al. (2012: 50) dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan
dan Transmigrasi Republik Indonesia (Kemenakertrans RI) Nomor 52 Tahun 2014
tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga Kerja Mikro di Perusahaan,
Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha Milik Daerah, untuk menghitung
beban kerja yang dibutuhkan dengan analisis beban kerja dapat dicari dengan rumus
berikut :
WLA = 𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 Pekerjaan
Standar Prestasi x 1 orang
Keterangan:
- WLA (Work Load Analysis)
Sedangkan menurut Peraturan Menteri Dalam Negeri No 12 tahun 2008
tentang Pedoman Penyusunan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen
Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah pasal 7 ayat 1, analisis beban kerja
menggunakan metoda membandingkan beban kerja dengan jam kerja efektif. Lalu
pada Peraturan Menteri Dalam Negeri No 12 Tahun 2008 tentang Pedoman
25
Penyusunan Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah Pasal 7 ayat 2, untuk mengukur beban kerja diperoleh dari hasil
perkalian antara volume kerja dengan norma waktu. Dan norma waktu mengacu
pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 12 tahun 2008 pasal 4 ayat 1 yang
menjelaskan bahwa norma waktu (variabel tetap) merupakan waktu yang
dipergunakan untuk menyelesaikan tugas atau kegiatan. Berdasarkan dua pasal
dalam peraturan menteri tersebut, diperoleh rumus perhitungan sebagai berikut:
Norma Waktu =Jumlah Pekerja x Waktu
Hasil
Beban Kerja = Norma Waktu x 𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 Pekerjaan
Analisis Beban Kerja = Beban Kerja
Jam Kerja Efektif
2.4.2.5 Perencanaan dan Pengambilan Keputusan (Action Planning and Action
Decision)
Menurut Armstrong (2006: 382) Action Planning adalah rencana tindakan
yang diperoleh dari alokasi sumber daya dengan analisis yang lebih mendetail
tentang faktor permintaan dan penawaran. Sedangkan menurut Ivancevich (2010:
133) Action Decision adalah keputusan yang harus dilakukan untuk mengisi gap
diantara perbandingan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan tenaga kerja
yang dimiliki perusahaan. Jadi bisa disimpulkan bahwa Action Planning dan Action
Decision adalah serangkaian kegiatan untuk merencanakan dan memutuskan
tindakan yang akan dilakukan berdasarkan hasil analisis mengenai kebutuhan
sumber daya manusia dalam perusahaan.
26
Hasil analisis kebutuhan sumber daya manusia dalam perusahaan salah
satunya diperoleh dari analisis beban kerja dan perbandingannya dengan sumber
daya manusia yang dimiliki. Setelah dilakukan proses analisis beban kerja dan
perbandingan hasil analisis tentang jumlah sumber daya manusia yang dibutuhkan
dengan sumber daya yang dimiliki, hasil analisis tersebut akan dijadikan dasar
acuan dalam Action Decision, yaitu menentukan program kebijakan dalam
mengatasi masalah sumber daya manusia.
Menurut Ivancevich (2010: 133) ada dua pilihan action decision yang harus
dipilih terkait dengan kondisi perusahaan, yaitu:
a. Action Decision dengan Kondisi Kekurangan Tenaga Kerja
Ada beberapa pilihan kemungkinan untuk menangani kasus kekurangan
tenaga kerja dalam perusahaan. Apabila jumlah kekurangan tenaga kerjanya
sedikit dan pekerja mau untuk bekerja lebih dari jam kerja normalnya,
kekurangan tenaga kerja bisa ditutupi dengan karyawan atau pekerja yang
sekarang. Ketika kekurangan sumber daya manusia dengan kompetensi
tertentu, perusahaan bisa melakukan pelatihan dan promosi jabatan atau
merekrut dan menyeleksi karyawan baru yang memiliki kompetensi yang
dibutuhkan oleh perusahaan saat itu.
b. Action Decision dengan Kondisi Kelebihan Tenaga Kerja
Ketika perbandingan kebutuhan dengan jumlah sumber daya yang dimiliki
masih menunjukkan surplus, alternatif yang bisa diambil adalah
memindahkan karyawan ke bagian yang lebih dibutuhkan, pensiun dini,
pemindahtugasan ke wilayah lain atau mengurangi jumlah karyawan dengan
pemutusan hubungan kerja (PHK).
27
2.4.3 Rekrutmen dan Seleksi
2.4.3.1 Pengertian Rekrutmen
Salah satu cara untuk menutup kekurangan tenaga kerja adalah dengan
melakukan penambahan tenaga kerja. Untuk melakukan penambahan tenaga kerja
salah satunya dengan cara mengadakan proses rekrutmen.
Menurut Ivancevich (2010: 184) “Recruitment refers to organizational
activities that influence the number and types of applicants who apply for a job and
whether the applicants accept jobs that are offered.” (Rekrutmen merujuk kepada
aktivitas organisasi yang mempengaruhi jumlah dan tipe pelamar yang melamar
pekerjaan maupun pelamar yang menerima pekerjaan yang ditawarkan tersebut).
Menurut Gomez-Mejia, et.al. (2012: 173) “Recruitment is the process of generating
a pool of qualified candidates for a particular job.”
Berdasarkan teori dari kedua ahli tersebut, dapat penulis simpulkan bahwa
rekrutmen adalah suatu proses yang dilakukan organisasi untuk menarik pelamar
yang sesuai dengan kebutuhan organisasi untuk dipekerjakan pada suatu bagian
dalam suatu organisasi.
2.4.3.2 Pengertian Seleksi
Menurut Ivancevich (2010: 213) “Selection is the process by whice an
organization chooses from a list of applicants the person or persons who best meet
the selection criteria for the position available, considering current environmental
conditions”. Sedangkan Gomez-Mejia, et.al. (2012: 201) berpendapat bahwa
“selection is the process of making a ‘hire’ or ‘no hire’ decision regarding each
applicant for a job.”
Berdasarkan dua pendapat ahli tersebut, dapat penulis simpulkan bahwa
seleksi merupakan tahapan memilih pelamar kerja terbaik yang sesuai dengan
kebutuhan posisi yang tersedia dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dipilih
yang terbaik karena hasil dari seleksi ini menentukan kualitas sumber daya manusia
secara keseluruhan dalam suatu organisasi.
28
2.4.4 Pelatihan
Menurut Ivancevich (2010: 394) “Training is the systematic process of
altering the behavior of employees in a direction that will achieve organizational
goals. Training is related to present job skills and abilities. It has a current
orientation and helps employee master specific skills and abilities needed to be
successful.” Sedangkan dalam bukunya, Armstrong (2006: 575) berpendapat
bahwa pelatihan merupakan kegiatan pemberian instruksi yang sistematis dan
terencana untuk mempromosikan kegiatan pembelajaran.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pelatihan merupakan usaha
perusahaan untuk meningkatkan kompetensi dengan cara memberikan ilmu dan
keterampilan kepada karyawannya terkait dengan pekerjaan yang dijabatnya.
2.5 Analisis dan Pembahasan Permasalahan Kegiatan Magang
2.5.1 Analisis Hubungan Antar Teori
Berdasarkan penelitian, pengamatan dan analisis selama masa kegiatan
magang, hubungan praktek pelaksanaan manajemen sumber daya manusia dimulai
dari perencanaan hingga pengambilan kebijakan dan program sumber daya
manusia, digambarkan dalam urutan diagram sebagai berikut:
29
GAMBAR 2.2
DIAGRAM HUBUNGAN ANTAR TEORI YANG DIGUNAKAN
Berdasarkan gambar diagram diatas dijelaskan bahwa menurut penulis,
proses manajemen sumber daya manusia dimulai dari proses perencanaan sumber
daya manusia, alokasi dan pencatatan sumber daya manusia yang dimiliki
perusahaan saat ini. Lalu untuk menghitung berapa besar kebutuhan sumber daya
manusia yang efektif sesuai dengan volume permintaan pekerjaan yang diterima
perusahaan, dihitunglah menggunakan rumus dari teori Workload Analysis, dengan
cara membandingkan volume pekerjaan yang diterima dengan jumlah standar
prestasi kerja karyawan. Maka akan muncul hasil berupa angka jumlah sumber daya
manusia yang dibutuhkan. Setelah muncul hasilnya, kemudian angka jumlah
sumber daya manusia tersebut dikurangkan dengan angka sumber daya manusia
yang dimiliki sekarang, lalu dilihat kembali apakah hasilnya negatif atau positif.
Setelah dihitung, ternyata hasilnya negatif, maka disimpulkan bahwa perusahaan
PT SUCOFINDO mengalami kekurangan sumber daya manusia karena volume
penjualan dengan sumber daya manusia yang ada tidak seimbang. Dari hasil
analisis ini kemudian menjadi dasar acuan untuk menentukan kebijakan mengenai
30
program sumber daya manusia. Apakah untuk menutup kekurangan tersebut harus
mengambil sumber daya manusia di luar perusahaan (rekrutmen dan seleksi), atau
dengan cara menambah kompetensi sumber daya manusia yang dimiliki internal
perusahaan dengan mengadakan pelatihan.
2.5.2 Analisis Pembahasan Masalah dalam Kegiatan Magang
Sembari melakukan rutinitas kegiatan magang, penulis juga berkesempatan
mewawancarai Bapak Antonius Budi Istiadi selaku Kepala Bidang Penjualan dan
Dukungan Operasi, serta Bapak Edi Laksono selaku Sales Account Officer di PT
SUCOFINDO. Penulis berhasil mendapatkan informasi mengenai volume
permintaan jasa dan data karyawan di bagian inspektor bidang inspeksi pemerintah
dari hasil wawancara dengan Bapak Edi Laksono.
Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa rata-rata volume permintaan
pemeriksaan mencapai 200 kontainer per hari, dengan pengerjaan pemeriksaan
memakan waktu satu jam ditambah waktu bongkar muat (stuffing) selama 60 menit,
jadi total pengerjaan per kontainer memakan waktu dua jam. Tiap inspektor dapat
menangani maksimal empat kontainer per hari, dan jumlah tenaga inspektor di
bidang inspeksi pemerintah, konsultasi dan jasa berjumlah 38 orang.
Berdasarkan data tersebut, maka menurut Ardana, et.al. (2012: 50) tingkat
beban kerja karyawan di PT SUCOFINDO dapat diukur menggunakan teori Work
Load Analysis (WLA) dengan rumus sebagai berikut:
WLA = 𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 Pekerjaan
Standar Prestasi x 1 orang
Berdasarkan rumus diatas, diketahui bahwa standar prestasi karyawan
adalah empat kontainer, volume pekerjaan sebanyak 200 kontainer, sehingga
analisis beban kerja PT SUCOFINDO per harinya dapat dijabarkan dengan
perhitungan sebagai berikut:
31
WLA = 200
1 x 4 x 1 orang = 50 orang
Selain menggunakan rumus dari Ardana dan Keputusan Menteri Tenaga
Kerja dan Transmigrasi RI, penulis juga membandingkan dengan rumus yang
mengacu pada Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 12 Tahun 2008 tentang
Pedoman Analisis Beban Kerja Di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah. Dimana rumusnya adalah sebagai berikut:
Norma Waktu =Jumlah Pekerja x waktu
Hasil
Beban Kerja = Norma Waktu x 𝑉𝑜𝑙𝑢𝑚𝑒 Pekerjaan
Analisis Beban Kerja = Beban Kerja
Jam Kerja Efektif
Berdasarkan rumus diatas dan data yang diperoleh dari PT SUCOFINDO,
maka perhitungannya adalah sebagai berikut:
Norma Waktu =1 orang x 2 jam
1 kontainer=
2
1
Beban Kerja =2
1 x 200 kontainer = 400
Analisis Beban Kerja = 400
8 jam= 50 orang
32
Hasil perhitungan dari kedua cara perhitungan diatas ternyata sama,
walaupun dengan teori yang berbeda. Lalu hasil dari perhitungan tersebut
dimasukkan ke dalam tabel analisis beban kerja untuk melihat apakah benar PT
SUCOFINDO mengalami kekurangan tenaga kerja di bagian Inspektor Bidang
Pemerintah.
TABEL 2.2
ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN SDM
Volume
Permintaan
per hari
Hasil Analisis
Beban Kerja
Jumlah Tenaga Inspektor
Bidang Inspeksi
Pemerintah yang ada
Kekurangan
200 kontainer 50 orang 38 orang 12 orang
Berdasarkan perhitungan dan tabel diatas terlihat bahwa PT SUCOFINDO
mengalami kekurangan sumber daya manusia di bidang inspeksi pemerintah
sebanyak 12 orang.
Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak PT SUCOFINDO, dampak dari
kekurangan sumber daya manusia tersebut, antara lain:
a. Suasana pekerjaan menjadi tidak menyenangkan, karena tekanan beban kerja
dalam pekerjaan menjadi lebih besar dengan adanya kekurangan tersebut.
b. Karyawan harus mengambil lembur untuk menyelesaikan pekerjaan jasa.
c. Anggaran biaya perusahaan meningkat untuk membayar upah tambahan
lembur untuk diberikan kepada karyawan tersebut.
d. Resiko karyawan mengundurkan diri, ketika karyawan tersebut merasa beban
kerja yang ditanggung terlalu berat.
e. Kinerja karyawan menjadi tidak maksimal karena terlalu lelah dan dapat
mempengaruhi kinerja perusahaan.
Menurut hasil wawancara dengan PT SUCOFINDO Cabang Semarang,
usaha yang telah dilakukan untuk menutup kekurangan tenaga kerja tersebut
adalah:
a. Merekrut karyawan freelance dengan status pegawai tidak tetap;
33
b. Mengadakan pelatihan di kalangan internal perusahaan untuk meningkatkan
kompetensi karyawan yang dirasa mampu dan cocok untuk dipromosikan dan
mengisi kekosongan sumber daya manusia tersebut;
c. Melakukan rotasi sumber daya manusia, dengan cara memindahtugaskan
karyawan PT SUCOFINDO dari kantor cabang di kota lain ke kantor cabang
Semarang;
d. Menawarkan kompensasi tambahan berupa uang lembur kepada pekerja.
2.6 Relevansi Antara Teori dengan Aktivitas Magang
Berdasarkan kegiatan magang yang telah dilaksanakan oleh penulis di PT
SUCOFINDO (Persero) Kantor Cabang Semarang selama 32 hari masa kerja,
beberapa poin yang bisa diambil oleh penulis adalah sebagai berikut :
1. Praktik manajemen sumber daya manusia dalam PT SUCOFINDO, mulai dari
sistem perekrutan hingga pengembangan sumber daya manusia sudah baik dan
sesuai dengan teori para ahli. Hal ini menunjukkan bahwa teori yang dijadikan
penulis sebagai landasan dalam penelitian masih relevan terhadap praktik di
dunia kerja.
2. Tidak sepenuhnya teori dari para ahli yang ada diterapkan secara mutlak pada
kegiatan perusahaan. Diperlukan beberapa penyesuaian untuk menyesuaikan
kebutuhan dan kondisi perusahaan.
3. Setelah dianalisis menggunakan metode perhitungan beban kerja (work load
analysis), terdapat kekurangan sumber daya manusia tenaga ahli, di bagian
tenaga ahli inspektor di bidang inspeksi pemerintah, konsultasi dan jasa pada
PT SUCOFINDO (Persero) Cabang Semarang.
4. Pengalaman aktivitas magang yang dilakukan oleh penulis membuktikan
bahwa teori yang diajarkan dalam kegiatan perkuliahan dapat dibuktikan
kebenarannya dan dilihat proses praktiknya, meskipun teori diambil dari
beberapa sumber yang berbeda.
34
BAB III
KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis serta pembahasan yang disertai dengan teori-teori
yang mendukung mengenai masalah kekurangan sumber daya manusia di PT.
SUCOFINDO, maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:
a. Berdasarkan analisis menggunakan teori Work Load Analysis (WLA), diketahui
bahwa PT SUCOFINDO kekurangan sumber daya manusia di bidang inspeksi
pemerintah sebanyak 12 orang.
b. Akibat dari kekurangan SDM tersebut adalah timbulnya permasalahan
anggaran biaya perusahaan, efektivitas operasional perusahaan dan suasana
bekerja yang menjadi tidak nyaman.
3.2 Rekomendasi
3.2.1 Rekomendasi bagi Perusahaan
Berikut rekomendasi dari penulis yang dapat PT. SUCOFINDO lakukan
untuk mengatasi kekurangan sumber daya manusia di bidang tenaga inspeksi
pemerintah, konsultasi dan jasa:
a. Dengan mempertimbangkan hasil analisis beban kerja, PT SUCOFINDO
sebaiknya mengadakan rekrutmen dan seleksi pegawai baru untuk mengisi
kekurangan sumber daya manusia di bagian tenaga ahli inspektor sebanyak 12
orang.
b. PT SUCOFINDO juga bisa mempertimbangkan opsi pelaksanaan pelatihan
untuk meningkatkan kompetensi karyawan lain untuk dipromosikan ke bagian
inspektor bidang Pemerintah dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan sumber
daya manusia bagian tenaga ahli inspektor serta memaksimalkan sumber daya
manusia yang ada sekarang.
35
3.2.2 Rekomendasi bagi Universitas
Berikut rekomendasi bagi Universitas Telkom untuk meningkatkan kualitas
kegiatan kuliah magang Mahasiswa:
a. Pihak Universitas dapat memberikan informasi atau prosedur yang jelas kepada
mahasiswa yang akan melaksanakan magang
b. Pihak Universitas dapat menambah durasi magang untuk memberi kesempatan
mahasiswa untuk memperdalam ilmu dan meningkatkan pengalaman di dunia
kerja.
c. Pelayanan magang di sekretariat sebaiknya dapat berjalan secara efektif dan
efisien
d. Pihak Universitas perlu menyediakan pedoman penulisan laporan magang yang
jelas dan pasti.
e. Perlu menambah referensi laporan magang dengan format penulisan terbaru
f. Perlu menambah sumber referensi yang menyangkut bidang sumber daya
manusia di perpustakaan Fakultas Ekonomi dan Bisnis
g. Pihak Universitas sebaiknya memberikan sertifikat kepada Mahasiswa yang
telah melaksanakan kegiatan magang di suatu perusahaan
36
DAFTAR PUSTAKA
Ardana, I Komang., Ni Wayan Mujiati, dan I Wayan Mudiartha Utama. (2012).
Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Armstrong, Michael. (2006). A Handbook of Human Resource Management (10th
Edition). London: Kogan Page.
Gomez-Mejia, Luiz R., David B. Balkin dan Robert L. Cardy. (2012). Managing
Human Resources (Seventh Edition). New Jersey: Pearson Education Inc.
Hendee, Clara Worden. (1962). Organization and Management in the Forest
Service: A Summary from The Manual and Handbook. [Online]. Michigan:
U.S. Dept. of Agriculture, Forest Service. Tersedia :
http://books.google.co.id/books?hl=id&id=UijxAAAAMAAJ&q=WORK
LOAD#v=snippet&q=WORKLOAD&f=false. [7 September 2014].
Ivancevich, John M. (2010). Human Resource Management (Eleventh Edition).
Singapore: McGraw-Hill.
Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia. (2008). Peraturan Menteri Dalam
Negeri Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2008 Tentang Pedoman
Analisis Beban Kerja di Lingkungan Departemen Dalam Negeri dan
Pemerintah Daerah. [Online]. Tersedia: http://ropeg.setjen.kemendagri.go
.id/misekdn2012/peraturan/data/Permen%20No.12-2008.Doc.
[1 September 2014].
Kementerian Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia. (2014).
Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik Indonesia
Nomor 52 Tahun 2014 Tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Tenaga
Kerja Mikro di Perusahaan, Badan Usaha Milik Negara dan Badan Usaha
Milik Daerah [Online]. Tersedia: http://jdih.depnakertrans.go.id/data_puu/
KEPMEN_52_Tahun_2014.pdf. [8 September 2014].
37
LAMPIRAN
1. Data Karyawan PT SUCOFINDO bulan Agustus 2014
2. Lembar Aplikasi Magang
3. Lembar Kegiatan Magang
4. Catatan Asistensi Magang