Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

34

Click here to load reader

description

Aspek Hukum Rekam Medis

Transcript of Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

Page 1: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

ASPEK HUKUM DAN PERENCANAAN UNIT REKAM MEDIS DI RS

BHAYANGKARA BANJARMASIN

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN III

DI RS BHAYANGKARA BANJARMASIN

Page 2: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN III

DI RS BHAYANGKARA BANJARMASIN

DISUSUN OLEH :KELOMPOK I

ANNA MAULIDA 08D30003ASMA WAHIDAH 08D30004ERWIN ENDAR R.P 08D30013PRAHARDIKA IMAN P 08D30047SITI ASPHIA 08D30056

Page 3: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sejarah Unit Kerja Rekam Medis RS Bhayangkara Banjarmasin

Sejak RS Bhayangkara Banjarmasin didirikan tahun 1995 sampai dengan saat peresmian bangunan baru tanggal 2 Juli 2007 perkembangan sistem rekam medis masih belum berjalan sebagaimana mestinya (masih jauh dari standar). Dalam rangka menyikapi Surat Telegram Kapolri No Pol. : T / 144 / X / 2007 tanggal 24 Oktober 2007 tentang Akreditasi RS. RS Bhayangkara Banjarmasin berupaya untuk mencapai Akreditasi 5 Pelayanan Dasar yaitu salah satunya pelayanan rekam medis. Dengan telah diresmikannya bangunan rekam medis pada tanggal 2 Juli 2007 dan dibentuknya Instalasi Rekam Medik RS Bhayangkara Banjarmasin pada bulan Agustus 2007.

Page 4: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin

1. Sistem Penomoran

Sistem penomoran yang dipakai di RS Bhanyangkara Banjarmasin adalah pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System) yaitu didalam sistem pemberian nomor secara unit ini, pada saat pasien datang pertama kali untuk berobat jalan maupun rawat inap (dirawat) maka pasien tersebut akan mendapatkan nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk kunjungan-kunjungan selanjutnya baik untuk rawat jalan, rawat inap maupun kunjungan ke unit-unit penunjang medis dan instalasi lain untuk mendapatkan pelayanan kesehatan di RS Bhayangkara Banjarmsin. Dan berkas rekam medis pasien tersebut akan tersimpan didalam satu folder dengan satu nomor pasien.

Page 5: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

2. Sistem Penamaan

Sistem penamaan pasien dibagi 2 yaitu:a. Sistem Penamaan pada KIUP dan Kartu Berobat Pasien

Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatat adalah nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua kata. Dalam sistem penamaan, diharapkan :

1) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang disempurnakan.

2) Sebagai pelengkap, diakhir nama lengkap, setelah tanda koma (,) ditambah Tn./Ny./Nn./An. sesuai dengan statusnya.

3) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien dalam tanda kurung.

Page 6: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

2. Sistem Penamaan (Lanjutan)

b. Sistem Penamaan Pada Berkas / Dokumen Rekam Medik

Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas adalah nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua kata. Dalam sistem

penamaan, diharapkan :1)Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang

disempurnakan.

2)Sebagai pelengkap, diakhir nama lengkap, setelah tanda koma (,) ditambah Tn./Ny./Nn./An./By. sesuai dengan statusnya.

3)Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien dalam tanda kurung.

4)Pencantuman gelar bangsawan merupakan bagian dari indeks seperti nama suci, baptis, atau haji diletakkan di belakang nama.

Page 7: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

3. Sistem Pencatatan

Pencatatan di RS Bhayangkara Banjarmasin meliputi pencatatan rawat jalan dan rawat inap. Pada pencatatan rekam medis rawat jalan, hanya dilakukan pada poli umum dan poli gigi. Data di input oleh petugas menggunakan komputerisasi Sedangkan pencatatan rawat inap, dilakukan secara manual dan komputerisasi.

Page 8: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

4. Sistem Penyimpanan

Sistem penyimpanan rekam medis di RS Bhayangkara Banjarmasin menggunakan cara desentralisasi. Yaitu terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis pasien yang dirawat.

Di RS Bhayangkara Banjarmasin ruang penyimpanan rekam medis rawat inap dan rekam medis IGD berada di lantai dua pada ruangan Instalasi Rekam Medis, sedangkan rekam medis rawat jalan berada di lantai satu berdekatan dengan pendaftaran dan poliklinknya.

Page 9: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

5. Sistem Penjajaran

Sistem penjajaran di RS Bhayangkara Banjarmasin menggunakan sistem angka akhir (Terminal Digit Filling System). Disini digunakan nomor-nomor dengna 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka.

Selain itu dalam penjajaran di RS Bhayangkara Banjarmasin menggunakan kode warna untuk mempermudahkan dalam penyimpanan dan mencegah kekeliruan penyimpanan (misfile).

Page 10: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

6. Sistem Peminjaman dan Retrieval Rekam Medis

Ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan dalam pengeluaran rekam medis adalah :

a) Hanya petugas rekam medis yang dibenarkan menangani rekam medis

b) Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis (tanpa tanda keluar/ kartu permintaan)

c) Semua peminjaman rekam medis harus membuat ”surat permintaan peminjaman”.

Page 11: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin

(Lanjutan)

6. Sistem Peminjaman dan Retrieval Rekam Medis (lanjutan)d) Seorang yang menerima / meminjam rekam medis, berkewajiban untuk mengembalikan

dalam keadaan baik dan tepat waktunya

e) Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan.

f) Dokter-dokter atau pegawai-pegawai rumah sakit yang berkepentingan dapat meminjam rekam medis

g) Permintaan peminjaman rekam medis untuk pertolongan gawat darurat, harus dipenuhi segera mungkin.

Page 12: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

7. Sistem Retensi

Sampai Agustus 2010 RS Bhayangkara Banjarmasin masih

belum pernah melakukan retensi. Penyusutan rekam medis

(retensi) sendiri ialah suatu kegiatan pengurangan rekam

medis dari rak penyimpanan aktif.

Page 13: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

8. Analisis Kuantitatif

Rekam medis yang dianalisis diambil secara acak (random), yaitu dari rekam medis rawat inap. Adapun hasil dari analisis kuantitatif rekam medis RS Bhayangkara Banjarmasin cukup baik dengan nilai total rata-rata kelengkapan data bernilai 72,22%. Jumlah rata-rata (average) kelengkapan yang terendah terdapat pada bagian “auntentifikasi penulis” yaitu dengan presentase 56,67% dan yang tetinggi terdapat pada bagian “kelengkapan laporan/form yang penting” dengan presentase 90,83%.

Pada “informed concent” hanya berjumlah 9 rekam medis dengan presentasenya 100% dikarenakan dari 30 rekam medis yang dianalisis, hanya 9 rekam medis operasi dan semunya memiliki informed concent.

Page 14: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Sistem-Sistem Rekam MedisRS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

9. Penggunaan Klasifikasi Penyakit dan Tindakan untuk Penetapan Tarif

Di RS Bhayangkara tidak menggunaan klasifikasi penyakit dan tindakan untuk penetapan tarif seperti INA-DRG.

Page 15: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Alur Pasien dan Rekam Medis RS Bhayangkara Banjarmasin

1. Alur Pasien Rawat Jalan

2. Alur Pasien Rawat Inap

3. Alur Pasien Gawat Darurat

4. Alur Rekam Medis Rawat Jalan

5. Alur Rekam Medis Rawat Inap

6. Alur Rekam Medis IGD

Page 16: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

Korban/ keluarganyamelapor ke polisi

Polisi mengajukan permintaan visum et repeturm secara tertulis dan resmi ke RS Bhayangkara

Korban dibawa petugas kepolisian ke RS Bhayangkara untuk menjalani visum et

repertum

Petugas IGD

meneliti surat permintaan visum et repertum

Setelah meneliti kebenaran surat, petugas menulis tanggal, jam penerimaan, nama dan

tanda tangan.

Dokter melakukan pemeriksaan terhadap korban

Di buat laporan hasil pemeriksaan visum et repertum dan di tandatangani oleh dokter

pemeriksaan

Visum et repertum diambil petugas kepolisian

Penyidik menandatangani penerimaan laporan visum et repertum

Permintaan visum et repertum tidak dilayani jika surat permintaan

visum et repertum tidak lengkap dan

dikembalikan untuk dilengkapi.Ya

Tidak

Alur Pengurusan

Visum et Repertum RS Bhayangkara Banjarmasin

Page 17: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Prosedur Pengurusan Visum et Repertum RS Bhayangkara Banjarmasin

a. Korban melaporkan pengaduan kepada pihak kepolisian

b. Pihak kepolisian mengajukan permintaan visum et repertum secara resmi dan tertulis kepada RS Bhayangkara Banjarmasin serta di tandatangani oleh kepala satuan kepolisian yang bersangkutan.

c. Korban kemudian dibawa petugas kepolisian ke RS Bhayangkara Banjarmasin untuk menjalani visum et repertum

Page 18: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Alur dan Prosedur Pengurusan Visum Et Repertum RS Bhayangkara Banjarmasin

(Lanjutan)

d. Petugas IGD atau dokter, meneliti surat permintaan visum et repertum. Setelah meneliti kebenaran surat, petugas menulis tanggal, jam penerimaan, nama dan tanda tangan. Permintaan visum et repertum tidak dilayani jika tanpa membawa surat permintaan visum et repertum yang lengkap.

e. Di lakukan pemeriksaan terhadap korban oleh dokter berdasarkan kondisi saat datang.

f. Di buat laporan hasil pemeriksaan visum et repertum dan di tandatangani oleh dokter pemeriksaan.

g. Visum et repertum bisa diambil oleh penyidik atau petugas kepolisian dalam waktu 2x24 jam.

h. Penyidik menandatangani penerimaan laporan visum et repertum.

Page 19: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Keperluan Lain RS Bhayangkara

Banjarmasin

1. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Poliklinik

a. Setelah pasien registrasi dengan menunjukan kartu berobat yang berisi nomor rekam medis, kemudian petugas mencarikan rekam medisnya.

b. Pada tempat keluarnya rekam medis dibuatkan kartu penunjuk keluar. Petunjuk keluar berisi : No. urut, No. RM, nama pasien, tanggal keluar, tanggal kembali, nama peminjam, serta keperluan permintaan rutin poliklinik ditulis “rutin”.

c. Petunjuk keluar ini harus dibuat menonjol, agar jika ada rekam medis yang tidak kembali dapat diketahui dengan mudah.

d. Setelah rekam medis kembali, petunjuk keluar dikeluarkan, diganti dengan rekam medis. Pada petunjuk keluar dilingkari nomor dari rekam medis yang telah kembali.

Page 20: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Keperluan Lain RS Bhayangkara

Banjarmasin (Lanjutan)

2. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Keperluan Pasien Rawat Ulang

a. Setiap permintaan rekam medis harus menggunakan surat, yang disebut kartu permintaan.

b. Kartu permintaan dibuat rangkap 3 (tiga), satu copy ditempel pada rekam medis, satu copy diletakkan pada rak penyimpanan sebagai tanda keluar, dan satu copy sebagai arsip yang meminta.

c. Apabila rekam medis yang dipinjam sudah kembali, kedua copy kartu permintaan tersebut dibuang.

Page 21: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Keperluan Lain RS Bhayangkara

Banjarmasin (Lanjutan)

2. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Keperluan

Pasien Rawat Ulang (lanjutan)

d. Pada tempat keluar rekam medis digantikan dengan petunjuk keluar.

e. Menuliskan No. urut, No. RM, nama pasien, tanggal keluar, tanggal kembali, nama peminjam, serta keperluan pada buku peminjaman rekam medis.

Page 22: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Keperluan Lain RS Bhayangkara

Banjarmasin (Lanjutan)

3. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Dokter/ Mahasiswa Praktek/ Perawat

a. Membawa surat permohonan peminjaman.

b. Rekam medis tidak boleh dibawa keluar dari ruang instalasi rekam medis.

c. Peminjaman bisa dilayani mulai jam 09.00 pagi sampai jam 14.00 siang wita pada hari kerja.

Page 23: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Keperluan Lain RS Bhayangkara

Banjarmasin (Lanjutan)

4. Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk Klaim Asuransi

a. Pasien atau keluarga pasien menyerahkan :

1) Fotocopy KTP atau kartu identitas lainnya

2) Surat kuasa dari pasien disertai materai 6000 (jika yang mengurus keluarga atau orang lain)

3) Surat klaim asuransi

b. Petugas mencatat di buku register

c. Dokter mengisi form asuransi dan ditanda tangani

d. Petugas menyiapkan fotocopy resume medik untuk dilampirkan

e. Form dan resume medik di serahkan kepada pasien atau keluarga dengan menandatangani buku penyerahan.

Page 24: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Identifikasi Para Pengguna Informasi Yang Di Hasilkan Dari Rekam Medis Baik Intern

Maupun Ekstern RS Bhayangkara Banjarmasin

1. Intern

a. Kepala RS Bhayangkara Banjarmasin

b. Sekretariat RS Bhayangkara Banjarmasin

c. Komite Keperawatan

d. Komite Medis

e. Kepala Ruangan

f. Keuangan

g. Diklat

h. Manajemen Mutu

i. Perencanaan

Adapun cara penyampaian informasi atau periode pelaporan dibuat perbulan, triwulan, dan semester

Page 25: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Identifikasi Para Pengguna Informasi Yang Di Hasilkan Dari Rekam Medis Baik Intern

Maupun Ekstern RS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

2. Ekstern

a. Pusdokkes Polri

Jenis laporan yang di buat yaitu :

1)Laporan X-KR-11 s/d X-KR-20

2)Laporan Pelayanan Keluarga Berencana POLRI

Kedua jenis laporan ini cara penyampaian informasi atau

periode pelaporannya dibuat tiap bulan dan paling lambat

tanggal 5 bulan berikutnya.

Page 26: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Identifikasi Para Pengguna Informasi Yang Di Hasilkan Dari Rekam Medis Baik Intern

Maupun Ekstern RS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

2. Ekstern (lanjutan)

b. Dinas Kesehatan Kota/ Provinsi

Jenis laporan yang di buat yaitu :

1) RL1 s/d RL 5 (terkecuali RL 2c dan RL 6)

Cara penyampaian informasi atau periode pelaporannya dibuat sesuai dengan peraturan yang sudah berlaku.

2) 10 rengking terbesar rawat jalan dan rawat inap

Cara penyampaian informasi atau periode pelaporannya dibuat bulanan, triwulan, dan tahunan.

Page 27: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Identifikasi Para Pengguna Informasi Yang Di Hasilkan Dari Rekam Medis Baik Intern

Maupun Ekstern RS Bhayangkara Banjarmasin (Lanjutan)

2. Ekstern (lanjutan)

b. Dinas Kesehatan Kota/ Provinsi (lanjutan)

3) Surveilance DHF

Cara penyampaian informasi atau periode

pelaporannya dibuat bulanan,.

4) Laporan TB

Cara penyampaian informasi atau periode

pelaporannya dibuat apabila ada pasien TB yang

terdaftar di RS Bhayangkara Banjarmasin.

Page 28: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis RS Bhayangkara Banjarmasin

1. Sumber Daya Manusia (SDM)

Jumlah tenaga dibutuhkan

a. Urairan Kegiatan Unit Kerja Pendaftaran dan RM Jalan Baru = 0.507986111 = 1 orang

b. Urairan Kegiatan Unit Kerja Pendaftaran dan RM Jalan Lama = 0.762666667 = 1 orang

c. Urairan Kegiatan Unit Kerja Pendaftaran Pasien Rawat Inap = 0.382453704 = 1 orang

d. Urairan Kegiatan Unit Kerja Rawat Inap = 1.297592593 = 2 orang

Page 29: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis RS Bhayangkara Banjarmasin (lanjutan)

1. Sumber Daya Manusia (SDM) (lanjutan)

Pembagian Shift :

a. Loket Pendaftaran

KP : 1 Orang Staf : 6 orang

Shift Kerja : Pagi : 2 orang

Siang : 2 orang

Malam : 1 oran

Lepas malam : 1 orang

Cadangan : 1 orang

b. Instalasi Rekam Medis

KP : 1 Orang

Staf : 2 orang

Page 30: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis RS Bhayangkara Banjarmasin (lanjutan)

2. Sarana dan Prasarana

Luas loket = 10 m²

Luas ruang kerja staf UKRM = 6,4 m²

Luas ruang penyimpanan RM

Kebutuhan luas unit lemari Rawat Jalan = 10 m²

Kebutuhan luas Rak Statis Rawat Inap Aktif = 13 m²

Kebutuhan luas Rak Statis Rawat Inap In Aktif = 2,4 m² +

Total = 41,8 m²

= 42 m²

Jadi, kebutuhan luas UKRM di RS Bhayangkara Banjarmasin adalah 42 m²

Page 31: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis RS Bhayangkara Banjarmasin (lanjutan)

3. Anggaran

1

Annual Investasi Total Investasi Umur

Sarana Jumlah

Bangunan Rp 158.800.000 25 thn Rp

6.352.000

Alat Rp 63.755.000 5 thn Rp

13.871.000

2 Biaya Operasional Rp 103.587.796

3 Biaya Pemeliharaan Rp 36.355.500

4 Biaya Pengembangan Rp 6.000.000

TOTAL Rp 166.146.296

Page 32: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

Perencanaan Unit Kerja Rekam Medis RS Bhayangkara Banjarmasin (lanjutan)

3. Anggaran (lanjutan)

Pasien RJB /hari 15 pasien

Pasien RJL /hari 26 pasien

Pasien RI /hari 10 pasien

RM pasien dalam 1 tahun18.615 pasien

(RJB+RJL+RI)x 365 hari

Unit Cost Rp 8.925 = Rp. 9.000Total unit kost / jumlah RM selama 1 tahun

Page 33: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

April 12, 2023

SEKIAN DAN

TERIMA KASIH

Page 34: Laporan PKL III RS Bhayangkara Bjm

Ucapan Terima Kasih Kepada

RS BHAYANGKARA BANJARMASIN

Pembantu Ketua I STIKES HUSADA BORNEO

Rusman Efendi, S.KM, M.Si.

Ketua Program Studi D3 Rekam Medik dan Informasi Kesehatan

STIKES HUSADA BORNEO

Deasy Rosmala Dewi, S.KM M.Kes

Direktur Rumah Sakit Bhayangkara Banjarmasin

AKP Dr. Erwinn Zainul Hakim

KA Sub Komite Rekam Medis Rumah Sakit Bhayangkara Banjarmasin

Dr. Rinny

KA Instansi Rekam Medis RS Bhayangkara Banjarmasin

Siswanti

Pembimbing Lapangan (CI)

Dr. Rinny

Pembimbing PKL

Hj. Hozisah, S.KM, M.KM

Puji Astutik, Amd

Segenap Staf dan Instruktur

Rumah Sakit Bhayangkara Banjarmasin

Seluruh Pihak Yang Telah Membantu Menyelesaikan Laporan Ini Serta Rekan-rekan Yang Turut Berpartisipasi Hingga Terselesaikanya

Laporan Praktik Lapangan III Ini

Banjarbaru, 26 Agustus 2010